Lägerchefer Linda Gårdstam, Västerås Version Ändrade avsnitt Lägersekreterare TBD Ändrad text LÄKO-Sekreterare TBD LÄKO

Transkript

1 LÄKO Lägerchefer Linda Gårdstam, Västerås Version Torbjörn Jacobsson, Älvsjö Från föregående: Ändrade avsnitt Lägersekreterare TBD Ändrad text LÄKO-Sekreterare TBD Infrastruktur Program Information/PR "Kaplan" Internationellt Funktionär Stödfunktioner Ansvarig Ansvarig Ansvarig Ansvarig Ansvarig Ansvarig Ansvarig Funktionssekreterare Funktionssekreterare Funktionssekreterare Funktionssekreterare Funktionssekreterare Plats Dagsprogram Chefredaktör Ledningsgrupp Reception Team HR/Personalhantering Ekonomi Platskontor Spontan Hemsida/webbredaktör LÄKO representant Landankomst Icke-scoutresurser Budget Byggbod & Service Stora aktivteter/ceremoni Lägerbok Teolog deltagare Lägervärdar Familjecamp Bokföring Skylttillverkning Lägerbål - mindre Souvenirer/Profilprodukter Teologi ledare & funk Home Hospitality Funktionärsmatsal Fakturering Godsmottagning Caféer Lägertidning Musik yngre barn Översättning Funktionärskontor "Centralbank" Gemensamma platser Internationellt café Lägerradio (ev) Musik äldre barn Vän-/Värdkårer Lägis Försäkringar Ved & Slanor Ledar-/Funktionärs café Art Director Innehåll Tolkar "Kassaskåp" EL fler caféer Illustratör Lägret Anmälan Vatten & Avlopp Ledarprogram Lägermärke/Loggo Join-In System Hygien & Toa Ä/U program Informationskontor Ny scoutbön Administration Renhållning Programkontor Områdeskontor Kyrkor/Möten Avtals-/Inköpsstöd Transport Musik Lägerexpedition/Växel Lägerområdet Sponsring/Fundraising Resebyrå/Transportcentrum Stora scenen Utställningar Patrullstudier Mat Scoutresor Caféer Marknadsföring/Inbjudan Planering Taxiservice Gudstjänster och samlingar Nationellt Distribution/Matbutik Linjeturer Lägerbål - mindre Internationellt Handel Interna transporter Funktionärsprogram Press/Media "Scoutvaror" Vägar Join-in Program Besökarservice Livsmedel/Ätbart Trafikomläggningar Gästcamp Post & Bank Kommunikation Scouthotell Apotek Radio Gästgiveri Hållbarhet IT Turistbyrå Miljökoordinator Telefoni Insamling Rättvisekoordinator Säkerhet Dokumentation Kommunkoordinator Sjukvård Bevakning/Parkering Krishantering Bad Brand Larmcentral Lokaler/Tält/Hallar/Baracker Lantmäteri Karta Placering funktioner Placering boende Ljud & Ljus & Storbild Fixarteam

2 Läko Läko Lägerchefer Linda Gårdstam, Västerås Leda LÄKO varandra Torbjörn Jacosson, Älvsjö Leda LÄKO varandra, ekonomi Lägersekreterare LÄKO - Sekreterare Kallelser, Protokoll, Beslutslogg, Öppna poster - lista Infrastruktur ansvarig Platschef (vice) Program ansvarig Dagsprogram (vice) InfoPR ansvarig Informationskontor ansv (vice) Kaplan Internationellt ansvarig Funktionärs ansvarig Ekonomi- / Administrativ chef Ingår ej i LÄKO men är med på mötena Lägerchefer och Lägersekreterare

3 Infrastruktur Infrastruktur Mikael Nilsson, Västra Götaland Hålla ihop funktionen och vara ledamot i LÄKO. Ansvarar särskilt för förläger och efterläger tillsammans med Lägerchef. Ansvarar för slutkontroll av hela lägerområdet Hålla i funktionens ledningsgrupp Löpande rapportera till LÄKO, Budget för funktionen, Utvärdering av funktionen efter Funktionssekreterare Kallelser, Protokoll, Beslutslogg, Öppna poster - lista Ingår ej i ledningen men är med på mötena Funktionsansvarig Plats Vice ledamot i LÄKO för infrastruktur Platskontor Lotsa rätt på vart man behöver vända sig. Byggbod & Service Verktyg, redskap och övrigt material inkl förbrukningsmaterial System för hantering av rekvisioner från övriga funktioner. Efter återställa lånad material. För att det ska gå enklare, ha ett system för märkning av all inlånad materiel. Lika mycket internt Infrastruktur som externa Serva projekt och grupper med hjälp kring material och verktyg samt praktiska lösningar. Allmän service och underhåll. Uppsättning av skyltar Kontorsservice Skylttillverkning Att alla funktioner som behöver får skyltar tillverkade och gjorda Synka grafisk profil samt kom ihåg att olika behov kan lösas på olika sätt. En del kan vara vit A4 i platsficka. Godsmottagning Samtlig godshantering in och ut Ta emot allt gods som kommer Plats, Transport, Fakturering och distribuera ut det till rätt mottagare. Sända iväg gods från till rätt mottagare samt ev fakturera rätt mottagare. Gemensamma platser Iordningsställande av; allmänna Omfattar även städning av Program platser, flaggor & flaggstänger, gemensamma platser under lägerbålsplatser, stora scenen, portal etc Ved & Slanor Tillse att ved och slanor finns i rätt mängd. Skaffa brännved och slanor samt tillse att det transporteras till. Även sälja det som inte går åt efter. InfoPR EL Vatten & avlopp Hygien & Toa Planera s elbehov och försörja med el. Tillse att Vatten (dricks resp sjö) finns tillgängligt för alla. Tillse att avloppsvatten (bla diskvatten) omhändertas Upphandling av toaletter och tömning. Många kommer på sent vad de behöver. Samordna nedgrävning med Vatten & avlopp Anskaffa och återställa material, utföra behövliga elarbeten, införskaffa tillstånd och samarbetspartner (lokalt elbolag) samt besiktiga anläggningen. Var rådgivande och krävställare mot de som ska använda el. Synka med kommunen. Vatten Skaffa och återställa material, från sjön? Ska vi ha pipelines få in vatten på området. eller ska det vara större Omhänderta avloppsvatten. behållare som fylls på? Finns materialet från Trerix kvar? Samordna nedgrävning med el. Samordna tömning med Hygien & toa Duschtält för funktionärer, tvätt möjligheter Placera ut, hämta och lämna toaletter, sköta tillsyn och rengöring av toaletter Elbolag, Program, Vatten & avlopp Miljökoordinator, El, Hygien & Toa Miljökoordinator, Vatten och avlopp

4 Infrastruktur Renhållning Upphandling av sophämtning Sköta tillsyn av sophantering Miljökoordinator och utforma regler för sopsortering Transport In- och Utrycknings ansvar De som har bussar till Planera in- och utryckning. Program kan kanske hyra in under Planera transporter tillsammans vecka beroende på hur behovet med programs behov. ser ut? Ordningställa parkeringar, vändplaner, brandvägar, Resebyrå/Transportcentrum Scoutresor Taxiservice Linjeturer Interna transporter Ordna prisvärda och miljövänliga resor från olika håll i Sverige åt scouterna. Ej gratis service, kan betala vid VIP transporter Skapa linjeturer som går enligt turlista som kan behöva förbokas och som har fast priser eller är gratis. Omfattar persontransport, traktorer, entreprenadsmaskiner, cyklar, 4- hjulingar etc Kan vi köpa in det från en resebyrå? Samordning av transporter. Till och från hela vägen fram. Tänk på prissättning och hur man ska kunna betala. Till och från allmänna kommunikationer (buss, tåg, flyg) samt till shoping områden (Alingsås?) Även ej akuta sjuktransporter, leds från Transportcentrum. Varje fordon bör ha en förare så långt som möjligt. Miljökoordinator Interna transporter Sjukvård, Transportcentrum Vägar Se till att vägarna inom lägerområdet fungerar och ev byggs. Omfattar även broar över diken samt väg till bad Trafikomläggningar Säkra vägarna i området Ev enkelriktningar etc Kommunen, Vägverket Kommunikation Tillse fungerande kommunikationer på Radio Fungerande radiokommunikation Ska fungera från dag 1 på för! IT Se till att vi har fungerande bredband och nätverk, skrivare, datorer, nätverkslagring etc Anskaffning av kommunikationsutrustning, sammanställa behov och önskemål samt föredela de resurser som finns. Anskaffa / Låna in behövlig utrustning och återställ den. Inventera behov, anskaffa utrustning, sätt upp regler för användande av egen utrustning Säkerhet/Larmcentralen Lägerexp, InfoPR, Mat, Ekonomi, Kontorsservice, Försäkring Telefoni Säkerhet Samordna säkerhetsgrupperna och ansvara för s säkerhet Sjukvård Säkerställa att sjukvård finns tillgänglig för deltagare och funktionärer. Både centralt och lokalt. Fasttelefoni, behövs det? Upphandlig av mobilväxel och mobilavtal under lägertiden? Hur löser vi laddning av telefoner? Vilka ska ha läger telefoner? Kontakter med "civila" säkerhetsfunktioner så som polis, brand, kommunnen, sjukhus, ambulans m m Vårdcentraler och akutbil är bra att ha. Läkare, Sjuksyster, Undersköterska, Tandläkare Mobilbolagen bör kontaktas tidigt för att tillfälligt förstärka basstationerna Samordning av samtliga säkerhetsfunktioner. Övergripande ledning. Lägerexp/Växel (InfoPR) Transport Anskaffa sjukvårdsutrustning, Transport, Kommunikation, organisation och kompetens, Krishantering kontakter med "civil" sjukvård & tandläkare, utrusta lokaler, synka transporter och kommunikation

5 Infrastruktur Bevakning/Parkering Lägrets säkerhet på plats avseende Transport, Kommunikation, bevakning av att inte obehöriga inte Krishantering, Sjukvård, finns på samt att fungerande Brand, Bad, Larmcentral parkering finns för besökare och deltagare/funktionärer Vad behöver vi spärra av? Byggstaket runt läger/längs väg? Ta betalt på gästparkering. Behöver synas tydligt. Målet är att inte ha märkts när är slut. Kontrollera att motortrafiken har tillstånd. Vid akuta händelser agera ordningsvakter. Införskaffa nödvändig utrustning, utbilda funktionärer inom gruppen, bemanna infart/- er, dagbevakning av främst gemensamma platser samt nattpatrull på lägerområdet. Hjälpa till vid in- och utryckning. Ta ut parkeringsavgift och bevaka parkeringarna Krishantering Bad Brand Krisorganisation, kontakter med SOS Alarm och Polisen Badvakter vid de tider då bad används Se till att det inte brinner där det inte ska men om det händer ha resurser för att lösa problemet Utgå från Galax09 och Trerix Simborgarprov, sälja simborgarmärke? Ansvar för att inlånad utrustning blir återställd Upprätta plan samt klara LÄKO, Media, Sjukvård kontaktvägar Bevaka badplatsen, Utforma Sjukvård badregler, Livräddningsberedskap, Utrusta badplatsen Ta fram nödvändig utrustning, Plats, Program, Transport, utrusta olika lokaler med Lantmäteri, miljökoordinator brandskyddsutrustning, Skriva eldningsregler, brandstyrkans organisation och arbetsuppgifter (utryckning/förebyggande) och dess träning. Larmcentral Dygnet runtbemanning Synka med Lägerexp/Växel och Bemanna larmtelefon och radio andra inom säkerhet. Vara en samt kunna initiera utryckning central punkt för Säkerhet där av interna resurser samt larma fika alltid finns. externt Lokaler/Tält/Hallar/Baracker Att funktionerna har de lokaler/tält som behövs. Börja tidigt med att leta efter sådana vi kan låna in. Var kan vi lagra utrustning redan från juni? Inventera behovet hos olika funktioner och införskaffa de lokaler/tält som krävs. Transport till/från samt uppbyggnad Alla andra inom Säkerhet, Lägerexp/växel Lantmäteri Markägarna Karta Ta fram kartor över lägerområdet och programområden Tryckning behöver kunna ske sent då mycket ändrar sig, tex även under för. Placering funktioner Hitta en bra funktionell placering av alla funktioner Sista ordet har LÄKO/Lägerchef Hitta en optimal placering av alla funktioner inom området genom att inventera behov och samband mellan funktioner. Byggbod & Service, Platskontor, Godsmottagning, Skylttillverkning, Resebyrå/Transportcentrum, Kommunikation, Sjukvård, Bevakning, Brand, Larmcentral, Programkontor, Caféer, Utställningar, Lägertidning, Lägerradio, Lägerexp/Växel, Scouthotell, Gästgiveri, Turistbyrå, Områdeskontor, Kyrkor, Funktionärsmatsal, Funktionärskontor, Lägis, Ekonomi, Distribution /Matbutik, Handel (butiker) Karta, Många

6 Infrastruktur Placering boende Märka upp områden för deltagande Gäller även att göra det på Transport (Inryckning), patruller samt till sammans med plats under för på ett sätt Placering funktioner och Karta Inrycksplaneringen hitta former för så att alla hittar dit de ska. att hitta dit. Utifrån nordiskt baptistscoutläger så finns viss hänsyn att göra för att föra ihop danskar/tyskar/ norrmän/finländare med sina svenska vänkårer Ljud & Ljus & Storbild Magnus Larsson, Örbyhus Att det finns det ljud och ljus som behövs för planerade aktiviteter oavsett väder Stora scenen Lägerbålsplatser Caféer Få till en fungerande stor scen där alla ser bra Dessa utrustas med en enklare ljudanläggning (inget ljus/bild) Behoven kan vara olika beroende på inriktning på caféet Fixarteam Finnas till hands Ni är generallister med stor fixar förmåga, ansvarstagande och god kontakt med alla funktioner. Snabb inställelse tid när det krisar till, hittar och fixar problem, finns tillhands. Bör ha tillgång (egen) 4-hjuling Inventera behov och anskaffa nödvändig utrustning samt tekniker för drift av anläggningarna Att stötta samtliga grupper inom Infrastruktur och Lägerchefer med praktiskt arbete. Program, Infra - El, Gemensamma platser Program, Infra - El, Gemensamma platser Program, Infra - El, Gemensamma platser Program, Infra - El, Gemensamma platser Ansvarig för Infra, Platschef, Byggbod & Service

7 Program Program Hålla ihop funktionen och vara ledamot i LÄKO. Ta fram dagsschema för. Informera Allt program ska genomsyras av s tema/ledord och det budskap som vi vill förmedla, ej Hålla i funktionens ledningsgrupp och uppdatera DBS (danskarna) och bara en massa bra saker tyska scoutchefen om vad som ingår staplade på varandra. Avstå i program hellre en bra sak om det inte hänger ihop Funktionssekreterare Dagsprogram Spontan Kallelser, Protokoll, Beslutslogg, Öppna poster - lista Huvudaktiviteten varje dag utifrån temat och vara synkat med "kaplan" innehållet Aktiviteter som scouten kan göra själv, med nya vänner eller med patrullen. Stora aktivteter/ceremoni Invigning, avslutning samt stora lägerbål. Lägerbål - mindre Struktur för hur dessa ska planeras och genomföras Ingår ej i ledningen men är med på mötena Hur ska valen gå till? Hålla ihop detta från Program och genomföra minikurser i vad som kännetecknar bra lägerbål samt att tema/lägerberättelse tas vidare Vice ledamot i LÄKO för program Infrastruktur Funktionsansvarig Kaplan Kaplan, Infrastruktur; Gemensamma platser, El Områdeskontoren, Kaplan Löpande rapportera till LÄKO, Budget för funktionen, Utvärdering av funktionen efter Caféer Menyer, inredning, program, utrustning - allt som behövs för att driva caféet Internationellt café Flera olika med olika inriktning? LÄKO beslutar vilka inriktingar som är OK. Pratar främst engelska här Ledar-/Funktionärs café fler caféer Ledarprogram Särskilda programpunkter som riktar sig till ledare Ä/U program Programkontor Programledningskontor där alla kan lotsas rätt Handel synkar alla inköp men tänk på Hållbarhetsprincipen. Handel (Stödfunktion), El, Vatten & avlopp En plats där program kan Kontorsservice planeras, där man kan svara på frågor etc Kaplan, El Musik Ta fram lägersång och ev nya andaktsånger. Stora scenen Konserter? El Caféer El Gudstjänster och samlingar El Lägerbål - mindre El Funktionärsprogram Ska vi ha något eget för funktionärerna? Turningar i något? Join-in Program Valda delar av programet ska anpassas till mindre läger och även för yngre scouter. Join-in Kaplan

8 Information/PR Information/PR Huvudansvar för Info/PR samt kommunikationen. Kallelser, Protokoll, Beslutslogg, Öppna poster - lista Hålla ihop funktionen och vara ledamot i LÄKO. Ansvarig för att kommunikationsplan finns och följs. Du är projektledare, organisatör och drivande. Hålla i funktionens ledningsgrupp Löpande rapportera till LÄKO, Budget för funktionen, Utvärdering av funktionen efter Chefredaktör Anton Mannerfelt, Linköping/Västerås Innehållet i det skrivna ordet Även ta fram och hålla ihop framtagande av profilprodukter, flaggor, foldrar etc Att hålla ihop vilken information som sprids och hur den formuleras. Art Director, Marknadsföring Hemsida, webbredaktör Bygga upp en hemsida och löpande uppdatera den med information Jaga även info att lägga ut, det är inte bara en passiv roll. Jobbar nära chefredaktören Lägerbok Sofia Olofsgård, Abrahamsberg Ta fram lägerbok Även på engelska Program, Övriga info, Mat, Kaplan Souvenirer/Profilprodukter Ta fram ett sortiment Sälj gärna tröjor etc via Anmälan, ekonomi anmälan för utlämning på. Blir inte lika svårt att ta hem vad som behövs då. Lägertidning Förmedla vad som händer på Endast väggtidning och pdf Kontorsservice till deltagarna, besökare och funktionärer. tidning på webben? Webbtidning är viktig för många tittar hemifrån. Facebook redaktör? Lägerradio (ev) Om någon är intresserad och kan driva självständigt, ej prioriterat Art Director Nils Lyckander, Ta fram den grafiska profilen / LÄKO Stockholm/Göteborg konceptet. Omvandla ord till bild Illustratör Att ta fram illustrationer som speglar ev inköpt tjänst Lägermärke/Loggo Ta fram lägermärke och logga utifrån den grafiska profilen Kolla om program har något särskilt som påverkar layouten Informationskontor Samordnar alla områdeskontor Träffar de ansvariga dagligen och hjälper till att fixa fram info. Vice ledamot i LÄKO för InfoPR Art Director, Program, Join-in Program Områdeskontor Ansvarar för all info inom det delområde som scouterna bor på. Har all info Trerix: Häradshövdningar Lägerexpedition/Växel Officiella expeditionen och växel där Som lokaliserad med man hamnar om man inte vet vart Turistbyrå, larmcentralen? man ska. Utställningar Se till att de som ska få möjligheten att göra en monter/utställning. Samtliga utländska kårer ska kunna presentera sitt land (en per land). För sponsorer och partners och andra organisationer samt för utländska deltagare Program, Kaplan, Internat, Kontorsservice Kommunikation (Infra), Kontorsservice Marknadsföring Marknadsföra i syfte att få många deltagare och funktionärer. Ta fram reklamblad, broschyrer och informationstidning både nationellt, och internationellt tillsammans med chefredaktören. Nationellt Behöver ske löpande. Lägg upp en marknadsplan som beslutas i LÄKO. Under skapa underlag för framtida PR material för equmenia scout. Personlig information på konferenser, distriktsårsmöten, scoutinfo träffar Komihåg nordiskt baptistscoutläger, ev krav/traditioner kring inbjudan. Riktat till både scouter, ledare och funktionärer samt församlingarna/kyrkorna Chefredaktör, LÄKO Home Hospitality

9 Information/PR Internationellt Kolla innan inbjudan går ut till ett Det är ett svenskt läger men Översättning, Internationellt, land att de kan få visum till Sverige. utländska besökare, SSR (via scoutkoordinator) marknadsför på rätt sätt. Press/Media Skriva pressreleaser, arbeta upp presskontakter under planeringsstadiet, ta hand om besökande press samt skriva färdiga artiklar att lämna ut. Besökarservice Se till att våra besökare får en bra bild av och känner sig välkomna. Gästcamp Både tidningar och tv/radio är viktigt. Gör artiklar som kårerna kan anpassa och ge till lokala tidningar. Upparbetad kontakt finns på Sändaren som lovat att följa lägerplanering och. Tält och husvagnscamp som ska vara lätt att komma in och ut på. Bra priser med möjlighet till el-tillägg Scouthotell Se till att hotellet fungerar Färdig uppställt tält med tältsäng/liggunderlag och sovsäck där man betalar per natt inkl frukost Gästgiveri Turistbyrå Insamling Ta fram ett equmenia projekt som läger insamlingen går till och hitta sätt att föra fram det budskapet. Dokumentation Dokumentera med text, bild, rörlig bild, ljud, Sälja färdiglagad mat till besökare. Även a la carte meny? Navet för besökarna där man kan få hjälp med allt man behöver. Hyra en guide? Alingsås turistbyrå har en filial här? Skapa även en utställning om insamlingsprojektet Videoklipp på hemsida Utrusta hotellet, göra så att gästerna tvirvs med sin tillvaro på hotellet och kunna guida dom rätt med frågor och funderingar equmenias pressansvarige, Kontorsservice Turistbyrån, Gästgiveriet Mat Kartor, Kommunen, Lägerexp, Kontorsservice equmenias kansli (ansvarig för projektet), Utställningar

10 "Kaplan" "Kaplan" Ledningsgrupp Se uppdragsbeskrivning Ansvarig Lasse Andersson, Vrigstad Att skapa förutsättningar för alla på att få en nära relation till Gud/Jesus under på olika sätt Hålla ihop funktionen. LÄKO representant Teresia Lenngren, Alingsås Föredrag funktionens aktuella frågor i LÄKO. Kallelser, Protokoll, Beslutslogg, Öppna poster - lista Du är projektledare, organisatör och drivande. Hålla i funktionens ledningsgrupp, LÄKO representanten Funktionsansvarig Löpande rapportera till LÄKO via LÄKO representanten, Budget för funktionen, Utvärdering av funktionen efter Teolog deltagare Teologi ledare och funktionär Musik yngre barn Musik äldre barn Gunnel Noreliusson, Mariestad Innehåll Att skapa ett innehåll utifrån s tema/budskap Lägret Join-In Ny bön Göra den nya scoutbönen använd och lanserad. Kyrkor/Möten Att skapa tillfällen att möta Gud/Jesus på olika sätt Det är mycket viktigt att detta blir en integrerad del av programmet. Vi vill inte ha två pararella program. Det som sker på Ta fram / anpassa s andaktsmaterial så att det kan använda på de mindre join-in lägren. Synka med SSR och framtagandet av en ny scoutbön. (Arne Jamtrot och Atle Svanberg) Vad kan Riksevangelisterna bidra med? De kommer om vi kallar dom tidigt Andra inriktningar typ Katolskt? Lovsång Taize Väckelsemöte Gospel??? Lägerområdet Hur märks/syns Kaplan på lägerområdet? Patrullstudier Ett egenstudiematerial som ska finnas med i lägerboken Även för Join-in Program Join-in Program equmenia - scoutkoordinator Musik Program, Join-in Kaplan

11 Internationellt Internationellt Ansvarar för att utländska besökar Hålla ihop funktionen och vara får nödvändig info på andra språk än ledamot i LÄKO. svenska, ge dem möjlighet att presentera sitt land i utställningen. Samt andra aktiviteter/händelser som gör till en bra upplevelse för de internationella gästerna Hålla i funktionens ledningsgrupp Löpande rapportera till LÄKO, Budget för funktionen, Utvärdering av funktionen efter Funktionssekreterare Kallelser, Protokoll, Beslutslogg, Öppna poster - lista Ingår ej i ledningen men är med på mötena Funktionsansvarig Reception Team Skriva tackbrev till alla utländska kårer efter Landankomst Se till att utländska besökare upplever det mottagande att komma till Sverige. Lägervärdar Hjälpa de utländska patrullerna inom sitt lägerområde med service och frågor Home Hospitality Organisera HH samt ge förslag på lämpliga aktiviteter Översättning Översätta texter m m under Hjälpa till med Visumregler och hjälp i kontakter med Invandrarverket och UD Trerix: Fladdrar Viktigt att finnas tillhands redan vid inryckning samt skapa en ordlista med termer som vi använder under hela planeringen. Vän-/Värdkårer Samordna och ta in intresseanmälningar om att vara Vän-/Värdkår i förväg och se till att alla utländska patruller får en sådan. Under stötta Lägervärdarna Lägerchefer mfl Områdeskontor (InfoPR) InfoPR, Vän-/Värdkårer Lägervärdar, Anmälan Tolkar Tolka vid olika aktivieter eller funktioner. Central stab utöver Lägervärdarna som ska ta det mesta av detta.

12 Funktionär Funktionär Ta fram info "vad förväntas av mig som funk?". Hålla ihop funktionen och vara ledamot i LÄKO. Hålla i funktionens ledningsgrupp Löpande rapportera till LÄKO, Budget för funktionen, Utvärdering av funktionen efter HR/Personalhantering Bemanning och intervjuformulär. Personalfrågor. Funktionärsfest kvällen efter lägeravslut Intranätadministratör Sköta administration av behörigheter m m av valt intranät Icke-scoutresurser Planering av vilka resurser som behövs och när samt introduktion till dom. Familje- och Icke-scoutresurser Camp Se till att bra lägerområde finns til dom Funktionärscamp/område Att se till att funktionärer har någon stans att bo Under stötta grupper som inte fungerar så bra som man tänkt sig. Tänkt schema och tydlighet för vilka (främst) församlingsresurser vi vill ha och när. Se till att ta betalt för elen, det är husvagnsägare/tältare vana vid. Kan det finnas behov av inomhusboende? Vandrarhem? Ta fram hjälpmedel för hur vi säkerställer att rätt funktionär hamnar på rätt plats även om det inte är där man först trodde att man skulle vara. Se till att de får tydliga instruktioner och guidning till vart de ska, vem de ska kontakta etc. Alla enheter om resurstillsättande Infra - El för husvagnar Funktionärsmatsal Att se till att alla funktionärer får mat. Även på för- och efterläger. Se till att det alltid finns fika (kaffe, te, saft, vatten) Funktionärskontor En plats dit funktionärer kan vända sig för att få veta vad de behöver. Lägis Vara en dagsverksamhet för barn som är för unga för att vara deltagare men så gamla så att de inte behöver blöjor (minst) Bygga upp en förskola/fritids där båda föräldrarna är funktionärer eller ledare/funktionär. Matansvarig, El HR Ansvarig, Kontorsservice Funktionärsmatsal

13 Stödfunktioner Stödfunktioner Hålla ihop funktionen och vara ledamot i LÄKO. Är ekonomi-/administrativ chef som har ekonomi som hemma område Hålla i funktionens ledningsgrupp Löpande rapportera till LÄKO, Budget för funktionen, Utvärdering av funktionen efter Funktionssekreterare Kallelser, Protokoll, Beslutslogg, Öppna poster - lista Ingår ej i ledningen men är med på mötena Funktionsansvarig Ekonomi Se till att allt blir bokfört och uppföljning av det hela Budget Bokföring Upprätta budget för gemensamt med respektive funktion. Sedan göra uppföljning av det hela. Löpande kontera/bokföra kostnader på rätt funktion Även vara stöd vid utvärdering av offerter Kanske främst under för att ha kolla på hur det ser ut. Även kvitto hantering m m. Detta så att allt sedan kan lämnas till kansliet efteråt men att vi under har lite koll. Anmälan, Handel, Infrastruktur, equmenias ekonomichef equmenias ekonomichef equmenias ekonomichef Fakturering "Centralbank" Försäkringar "Kassaskåp" Kontorsservice Skapa underlag och rutiner för Hur ska underlag etc se ut för fakturering samt uppföljning att det fakturering under? Leg blir betalt, både före, under och efter kontroll? Åldersgränser? Att under sköta Fixa inlösenavtal med bank m likvidförsörjningen till/från alla m (Torbjörn jobbar på bank). försäljningsställen samt betalsystem Valutahantering? för kortbetalningar Tillse att och deltagarna är Hur skaffar vi kolla på all rätt försäkrade materiel? Tillse att det finns kassaskåpsförvaring för det som behöver det under. Hjälpa de som behöver med kontorsutrustning Framförallt värdefulla föremål och de utländska besökarnas pass/returbiljetter etc kan behöva låsas in. Vilka ska kunna komma in? Även brandskyddat. Kan en låsbar container vara ett alternativ? Bygga upp kontorshotell och service kring kontorsgöromål som behöver utföras Anmälan, equmenias ekonomichef equmenias ekonomichef, Säkerhet/bevakning, Insamling, Handel och Caféer equmenias ekonomichef "Centralbank" Plats-, Funktionärs- och Programkontor. Områdeskontor, Lägertidning, Kommunikation Anmälan System Skapa ett tekniskt system för anmälningar enligt krav spec Individuellt och kåranmälningar som de kan administrera själva. Underlag för fakturering ska fås ut. Gärna kunna få ut kopior på fakturor och se att de är betalda. Extra beställningar som tröjor, matallergier, sjukvårdsupplysningar (extra säkerhet). Kreditkortsbetalning. Flera språk InfoPR

14 Stödfunktioner Administration Administrera anmälningar, support Svara på mail och telefon (vissa Anmälan System till kårer/individer samt rapporter till tider, särskild telefon?) mottagare av info Rapporter: Tex anmälningsläget, mat mfl Avtals-/Inköpsstöd Stödfunktion för alla som köper in Juridiskt kunnig något eller tecknar avtal. Sponsring/Fundraising Ta fram sponsorer och ta hand om Ju mer vi jobbar med detta de som kommer fram i olika grupper desto mer pengar ger det. genom kontakter. Skapa regler som kan följas och vara tydliga. Emma Wedegård på equmenias kansli equmenias policy Mat Emelie Harrysson, Valsätra Malin Siklosi, Täby Övergipande ansvar för Mat Se till att maten fungerar från för! Funkmatsal, Gästgiveri, Gästcamp, Handel, Hållbarhet Planering Ta fram matsedel samt köpa in mat Maten ska så långt som möjligt vara i linje med Hållbarhetstanken (Rättvisemärkt, Ekologiskt, Närproducerat) Distribution/Matbutik Från s centrallager distribuera ut maten till alla patruller, cafeer, funktionärsmatsal och gästgiveri. Bemanna lokala matbutiker inkl den inredning m m som behövs. Egen butik för specialkost? Gör upphandling i tid och helst ihop med Handel. Hållbarhet El Handel Ansvarig för all handel och inköp avseende dess varor. Även lokaler och inredning ingår i ansvaret. "Scoutvaror" Produkter som passar för försäljning Vi bör få provision på allt som på ett läger. Bemanning och säljs. Scoutvaror har färdiga kit inventering och tillgänglighet. Bygga för läger som kan användas. upp shopen och marknadsföra varorna. Här ska även lägersouvinirer säljas Livsmedel/Ätbart Var ska försäljningen ske? I Kiosker? Ska det finnas glass? Maten ska så långt som möjligt vara i linje med Hållbarhetstanken (Rättvisemärkt, Ekologiskt, Närproducerat) Profilprodukter (InfoPR), El Vad ska säljas avseende detta? Caféer, Mat, El Synka inköpen till caféerna. Det finns mycket att hämta från leverantörerna som tom kan garantera visst sortiment och ta tillbaka det som inte går åt. Även hjälp med utrustning och reklammaterial kan erhållas Post & Bank Apotek Tillse att det finns nödvändig nivå på möjlighet för post och bankärenden. Upphandla och vara kontaktperson mot valt apotek. Börja med att inventera vad som behövs. Kanske egna centralbanken räcker och en vanlig internetbank för? Någon av apoteken kan får sälja på mot att vi får provision. Vi sätter upp vad vi vill ha avseende öppettider och bemanning m m. Vi köper också in det vi behöver via den som gör detta. Hållbarhet Miljökoordinator Ulrika Johansson, Motala Titta även på olika typer av tillstånd, t ex fyrverkeri Rättvisekoordinator Kommunkoordinator Synka alla kontakter till / från kommunen Att även utgöra s egen postdistribution. El Sjukvård, El Kommunen, Vatten, Hygien, Avlopp Lena Eriksson, Föreningskonsulent, Kulturoch Fritidsförvaltningen Alingsås kommun Miljöpolicyn för equmenia