Kommunikation genom internet och möten

Transkript

1 Avdelningsledare Svenska Kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 Kommunikation genom internet och möten Under rundresan i Japan så är avdelningarna, International Service Team (IST) och kontingentsledningen utspridda på flera olika ställen i Japan. Under lägertiden är vi däremot allesammans på samma ställe. Det innebär att vi behöver olika sätt att hålla kontakt med varandra under olika delar av tiden vi är i Japan. Avdelningarnas kontakt med stödfunktionerna under rundresan Eftersom vi inte kommer att vara på samma ställe under rundresan så behöver vi kunna hålla kontakt med varandra på olika sätt. Kommunikationen när vi inte befinner oss på lägerområdet kommer i huvudsak att ske via internet med hjälp av appen Viber som man kan skicka textn med och använda till röstsamtal. Varje avdelning ska också ha tillgång till en pocket wi-fi som man använder som trådlöst nätverk. Till varje pocket wifi kan tio enheter kopplas i taget. Det innebär att både ledare och deltagare kan använda wi-fi för att t.ex. skicka snapchat och Facebookuppdateringar, utöver att vi använder wi-fi för att hålla kontakt inom kontingenten. Avdelningarna ska ha daglig kontakt med kontingentsledningen varje dag via Viber så att vi vet att allt är väl och så att vi prata om det behövs. Alla avdelningsledare ska därför programmera in nummer i sina telefoner under kontakten Participant. Det går till en telefon som Head of Participant ansvarar för och den kommer dygnet runt att bemannas av i huvudsak Helene Gestrin och Andreas Höög. De flesta dagar räcker ett chatt om att allt är väl, ibland vill man prata och någon gång kanske man behöver träffa någon. Uppstår mer akuta situationer och man vill ha kontakt omgående för stöd så kan man ringa Participant via Viber. Resurs finns tillgänglig för avdelningarna både under rundresan och under lägertiden. När flera avdelningar är på samma plats så finns oftast Resurs i samma område. Eftersom de geografiska områdena är stora så behövs ett sätt att nå kontakt. Även Resurs har en telefon som är igång dygnet runt. Lägg in telefonnummer

2 i era telefoner under kontakten Resurs. Till Resurs kan man skicka Vibern om att man vill ha kontakt så ringer de upp. Utlägg ska redovisas i appen Bold Expences varje dag. Ekonomi nås genom att man i sin dagliga rapport till Participant ber att Ekonomi ska ringa upp. Vid akuta ekonomiska situationer som man inte kan lösa själv kontaktas Participant genom Vibersamtal. Från vem Till vem Innehåll När Vilket system Varje avdelning Head of Daglig Under Viber Participant rapport dagen textmeddelan Experience Senast kl de Varje avdelning Head of Dygnet runt Vibersamtal Participant vid när ett Experience enligt punkten ovan inte är tillräckligt Budskap Skicka Avdelning 01 Allt väl/ Behöver kontakt/vill ha kontakt med Ekonomi/Vill ha kontakt med Resurs. Ring vid akut av kontakt.

3 Ekonomi- Ekonomi- Kvitton Varje dag Appen Redovisa kvitton: se redovisning för enligt Bold bilagd instruktion om alla som har särskild Expences Bold Expences. Scoutbetalkort. instruktion och Viber- Om man behöver meddelan kontakt: skicka de. på Viber till Head of Participant i den dagliga rapporten. Ekomomi återkopplar då under kvällen. Ekonomi akut Head of Participant Händelse av akut ekonomisk karaktär man inte kan hantera själv Akut av få kontakt med ekonomi Vibersamtal Ring Head of Participant på Viber. Resurs efter efter Resurs Viber textmeddelan Skicka behöver kontakt under dagen/ snarast. de Avdelningarnas kontakt med stödfunktionerna under lägret Under lägertiden bor vi alla på samma område. Det gör att det blir lättare med fysiska möten. Participanttelefonen kommer fortfarande att vara igång dygnet runt och man kan fortfarande skicka om man vill ha kontakt för att prata om något. Vid tre tillfällen under lägertiden är alla ansvariga avdelningsledare/en ledare per avdelning välkomna på informationsträff med kontingentsledningen.

4 Resurs kommer att gå runt i byarna till alla avdelningar varje dag för att stämma av hur alla mår. Utöver det har Resurs öppen mottagning varje dag kl i den svenska kontingentens tält och man kan skicka vibern till dem om att man söker kontakt. Resurss telefon bevakas dygnet runt. Kontingentsledningen och stödfunktionerna kommer att ha sin bas i den svenska kontingentens tält dit man kan komma om man söker kontakt med någon funktion. I kontingentens tält finns också en utställning om Sverige som alla på lägret kan besöka. Från vem Innehåll När Vilket Budskap med system Varje Head of Rapport/ Under dagen Viber text- Skicka avdelning participant önskemål om experience kontakt Avdelning 01 behöver kontakt. Resurs- efter efter Viber text- Skicka Resurs- eller personligt behöver besök på kontakt under öppen dagen/snarast mottagning kl eller besök varje öppen dag mottagning i kontingentstältet kl varje dag.

5 Japanska lägerledningen Dagligen, tidpunkt som Japan bestämmer Avdelningsledarmöte subcamp Subcampmöte Ansvarig avdelningsledare/ Japan sätter programmet. subcamp Avdelningsledarmöte Sverige Med svenska kontingenten I svenska kontingenstältet eller utanför det Tre gånger: 30 juli 3 augusti 6 augusti Tid anpassas efter tiden för subcampmötena. Ansvarig avdelningsledare/en ledare per avdelning För informationsspridning och frågor. När det krisar rejält Jourtelefonen bemannas av Head of Contingent (HoC) dygnet runt. Lägg in HoC i din telefonbok med numret , Vibersamtal fungerar. Head of Contingent kontaktar de funktioner som behövs för att hantera en kris som har uppstått. En person ur jourorganisationen kommer också att sova i svenska kontingentens tält varje natt. Den fullständiga beredskapsplanen hittar du på Scouternas hemsida när styrelsen godkänt den.