Remiss 1- Framtida stödorganisation

Transkript

1 Remiss 1- Framtida stödorganisation Innehåll 1. Bakgrund 2. Ny serviceorganisation 3. Verksamhetsområde 4. Klubbkonsulenter 5. Varför Klubbkonsulent istället för Sailcoach? 6. Tydligare och effektivare koppling mellan lokalt och centralt stöd 7. Uppdragsfördelning 8. Styrning av klubbkonsulenten 9. Ekonomi Bilaga Remissvar skall senast vara SSF:s kansli tillhanda den 30 sep Svar mottages skriftligt och för att underlätta gruppens arbete skall det vara i redigerbar dokumentform, dvs en wordfil och ej pdf. Skicka ditt svar till ssf@ssf.se. Märk ämnesraden: REMISS följt av siffran på den remiss ditt svar avser. 1

2 1. Bakgrund För medlemsklubbarna ser servicen idag olika ut, beroende på var de håller till geografiskt och vilken aktivitetsnivå de har i klubben. Vissa klubbar får mycket stöd från sin distriktsstyrelse och har tillgång till väl fungerande Sailcoacher på nära håll, andra har långt till sin Sailcoach och några har inget sådant stöd alls. Även tillgången till utbildning för ledare och funktionärer varierar från regelbunden och välfungerande till mindre regelbundet och ibland obefintligt. Bland de ideella i klubbarna och distrikten finns oroligt mycket energi och engagemang, vilket är en stor drivkraft för seglingssporten. Det sköra i ideellt engagemang är att det varierar i intensitet och kontinuitet, dessutom riskerar det ibland att brytas ner av byråkrati och administration. Sailcoacherna har på flera håll varit den pusselbit som saknats, någon som hjälper klubbarna och distrikten att genomföra sina planer och stötta de ideella krafter som finns. Sailcoacherna är dock begränsade i att de (undantaget några få distrikt) endast arbetar på timbasis med klubbutvecklingsprojekt (genom Idrottslyftet) och har en annan huvudsyssla i form av annan anställning eller studier. Detta har resulterat i att även deras engagemang har varierat på flera håll. Arbetsgruppen vill ta till vara på de krafter som finns i klubbar och distrikt och se till att det hålls på en kontinuerligt hög nivå för en hållbar utveckling, detta utan att göra förändringar i den demokratiska ordningen eller nuvarande ekonomiska strukturen. På uppdrag av Seglardagen 2015 har arbetsgruppen för en framtida stödorganisation skissat på ett förslag med syfte: Att fördela det gemensamma ansvaret och uppgiften att hjälpa, stödja och serva föreningarna. Att tydliggöra de olika rollerna och ansvarsuppgifterna, och att alla har samma grunduppgift/uppdrag gentemot föreningarna. Att service till föreningarna skall vara likadan över hela landet och att dessa supporteras av anställd personal jämte den ideella stödorganisationen. Att Svensk Segling koordinerar allt sitt stöd istället för att jobba som olika organisationer och därigenom förenklar för användarna. SSF, med distrikt, kommunicerar som en enhet. 2. Ny serviceorganisation Med hjälp av en ny typ av serviceorganisation skall Svenska Seglarförbundet skapa en högre servicegrad till klubbar, klassförbund och seglare än vad den idag erbjuder desamma. Vår utgångspunkt är att det måste finnas en professionell stödorganisation med anställd personal i botten. Detta för att säkerställa kvalitéten, kontinuitet, erfarenhetsöverföring men framförallt utveckling av densamma. Det är dock viktigt att organisationen kan dra nytta av ideella krafter där det lämpar sig. 3. Verksamhetsområde Ett verksamhetsområde, i texten även benämnt som område, är ett eller flera distrikt som tillsammans arrangerar och koordinerar gemensam verksamhet. Varje verksamhetsområde behöver mellan klubbar för att kunna behålla befintlig avgiftsstruktur. I Norrland blir antalet klubbar färre. Verksamhetsområdet har ingen demokratisk funktion (varje distrikt har fortfarande egen styrelse och egen röst på Seglardagen), utan fokus ligger på att tillsammans kunna skapa mer 2

3 verksamhet och ett ännu bättre stöd för klubbarna i området. Klubbkonsulenterna kommer att jobba inom olika verksamhetsområden men kommer att täcka upp för varandra om behov finns. Verksamhetsområdet har egen verksamhetsplan, ekonomi, administration och hemsida för kommunikation med klubbar och seglare i området. Verksamhetsplanen för verksamhetsområdet görs av klubbkonsulenten och en av de ingående distrikten utsedd person i samråd med SSF:s samordnare. Exempel på verksamhetsområde: Område 1 (Skåne, Småland & Blekinge, förutom Vättern) Område 2 (Västkusten + Vänern och delar av VVSF) Område 3 (Stockholm & Gotland) Område 4 (Vättern, Östergötland, Södermanland, Örebro, Västmanland, Dalarna(?), Uppland & Gästrikland) Område 5 (Dalarna(?), Norrbotten, Västerbotten & Mellannorrland) 4. Klubbkonsulenter I medlemskapet i SSF skall en basservice (se nedan) ingå som alla klubbarna kommer erbjudas av i landet utspridda klubbkonsulenter. Detta sker via help at your door (uppsökande service). Klubbkonsulenterna är en vidareutveckling av Sailcoachrollen. Mer om det nedan. Vid möten med klubbkonsulenten får klubben hjälp att se det utbud som finns i form av utbildningar och bidrag för detta och andra aktiviteter inom ramen för basstödet. Klubbkonsulenterna anställda på heltid där hälften av deras tid skall gå till denna basservice. Därutöver finns möjlighet att nyttja extra typer av tilläggsservice i form av utbildningar, utvecklingsprojekt m.m. Den andra hälften av Klubbkonsulentens tid skall täckas genom dessa tilläggsuppdrag som klubbarna efterfrågar. Dessa tilläggsuppdrag (se nedan) finansieras av de klubbar som beställer/nyttjar tjänsterna. 5. Varför Klubbkonsulent istället för Sailcoach? Genom att ha heltidsanställda klubbkonsulenter kan vi skapa en kontinuitet i kontakterna mellan klubbarna, distrikten och SSF vilket är av stor vikt då såväl klubbar som distrikt består av ideella krafter och ofta byts ut. Heltidsanställningen skapar även en karriärväg för de som önskar att jobba med segling och idrott. Något som minskar risken för den personalomsättning som finns idag. Därigenom kan vi skapa en organisation med långsiktigt tänk till skillnad för idag då vi lägger för stora resurser på att hitta deltidsanställd personal. Genom gemensam arbetsledning, SSF kan vi utbyta erfarenheter på ett bättre sätt än idag. Sailcoacherna kommer fortfarande på vissa håll att ha kvar en roll som utförare av klubbutvecklingsprojekt mm. 6. Tydligare och effektivare koppling mellan lokalt och centralt stöd 3

4 I den nya organisationsmodellen skall vi på ett bättre sätt koppla ihop det regionala stödet med det centrala från SSF:s kansli. Likaså skall vi tydliggöra stödet mot klassförbunden. SSF samordnare av klubbstöd blir en utveckling av den funktion som redan finns på SSF:s kansli. Någon ny tjänst kommer inte att inrättas för detta. 7. Uppdragsfördelning Klubbens medlemmar Utövar sporten genom en klubb och/eller klassförbund. Har förpliktelser mot klubb och/eller klassförbund. Klubben Operativt ansvar för att driva verksamhet på medlemmarnas uppdrag. Representerar medlemmarna. Distrikt Vissa operativa uppdrag via klubbarna. Representerar klubbarna inför förbundet och RF-distrikten. Samordnar viss verksamhet på uppdrag av klubbarna. - samordna och sanktionera kappseglingar inom och ibland mellan distrikten - stödja klubbarna vid rekrytering av fler seglare - stödja klubbarna med utbildning av funktionärer, instruktörer och tränare - skapa möjlighet till träning Klassförbund Samordnar viss verksamhet på uppdrag av medlemmar, såsom läger, clinics etc. Representerar medlemmar/alt klubb rörande klassfrågor. Marknadsför sin klass och inspirerar klubbarna att arrangera kappseglingar för klassens seglare. Samarbetar med distrikt och klubbkonsulent när klassens verksamhet sker i dess verksamhetsområde. SSF Samordnar verksamhet på uppdrag via distrikt och klassförbund. Vissa operativa uppdrag. Representerar Segling nationellt och internationellt. 4

5 Klubbkonsultenten Se beskrivning nedan. 8. Styrning av klubbkonsulenten Verksamhetsplanen för verksamhetsområdet görs av klubbkonsulenten, tillsammans med en av de ingående distrikten utsedd person i samråd med SSF:s samordnare. 9. Ekonomi Överslagsberäknat är det möjligt att finansiera merparten av förlaget. Se bilaga 5 med räkneexempel för hur det ser ut med dagens ekonomiska modell. Frågan dyker dock upp om inte alla distrikt ska bidra lika mycket för att ta del av samma service. Idag varierar avgifterna till distrikten från noll till 18,50 kronor per medlem. Flera distrikt delar på en gemensam klubbkonsulent för ett gemensamt verksamhetsområde. Distrikten delar på kostnader för klubbkonsulenterna såsom lön, kontorsplats och löpande kostnader för transporter samt pengar för aktiviteter. SSF centralt tar overheadkostnader såsom övergripande klubbstöd och lön för detta (redan befintlig tjänst), arbetsledning och arbetsgivaransvar för klubbkonsulenterna, inklusive planering och kostnader för regelbundna gemensamma träffar med klubbkonsulenterna. 5

6 Klubbkonsultent - Grundläggande arbetsuppgifter En bra klubbkonsulent ber i första skedet om att få komma och hälsa på. Konsulenten berättar sedan om vad denna och andra resurspersoner skulle kunna stötta klubben med. Graden av stöttning baseras sedan på klubbens upplevda behov och ambition att utvecklas. En konsulent ska vara efterfrågad resurs och bidra med kunskap och energi till klubben. Klubbstöd - bas (Detta stöd har alla klubbar tillgång till, det ingår i medlemskapet i SSF.) Besöka alla klubbar minst en gång vartannat år Berätta om vad verksamhetsområdet/aktuellt distrikt/ssf gör Informera om vad de kan få hjälp med Vilka är årets viktiga datum Vilka bidragsmöjligheter som finns Status på klubben, vad skulle de vilja få hjälp med? Besöka årsmöten och följa upp när klubbarna får nya styrelsemedlemmar - Fokus på Ordförande, Kassör, Utbildningsansvarig, Tävlingsansvarig och Träningsansvarig Informera alt. utbilda i bidragssystem, idrottsorganisationens uppbyggnad, projekt som går att söka stöd för Besöka seglarskolor och träningar - Följa upp utbildade instruktörer och tränare och stötta dem i deras verksamhet Stötta dem i planeringen av säsongens seglarskola Var med under en dag/ett pass och ge dem tips och feedback - Hjälpa till med säsongsplanering för träningen Vilka är tränare, behöver dessa utbildning? Hur läggs en tränings/tävlingssäsong för olika klasser/nivåer - Se över ev. anställningsavtal från både klubbens och den anställdes sida Besöka regattor - Följa upp nya seglingsledare Är med vid första tillfället det är skarpt läge. - Stötta nya koncept Hjälp klubben inför och under regattan om det är nya funktionärer eller om de testar ett nytt koncept. Besöka, hålla kontakt med och uppdatera info med alla SISU-konsulenter och kommunrepresentanter som arbetar i området - Se till att det finns en fungerande kontakt mellan klubb och SISU-konsulent och kommunrepresentant. Ordna möten mellan klubben och sisukonsulenten och se till att klubben får tillgång till det samarbete som SISU erbjuder. Uppmuntra klubben att bjuda in en representant från kommunen vid en av klubbens aktiviteter för att bygga upp en god relation. Nya lagar på gång? Uppdaterade regler kring miljö, vatten, spolplattor etc.? Numret man ringer till Klubbkonsulenten är den som svarar när en klubb, seglare eller någon som är nyfiken på segling i området ringer. Denne har kanske inte alla svar, men vet vem klubben kan kontakta (SISU, 6

7 kommunen, kansliet, en juridiskt kunnig, en tränare etc.) så att personen med frågan får ett svar på nära håll. Bygger upp nätverk tillsammans med övriga klubbkonsulenter och SSF:s kansli. Stötta distriktet/distrikten (beroende på hur mycket ideella krafter som finns i distriktet) I ett aktivt distrikt sköts detta av distriktsstyrelsen eller andra ideella. - Hemsida - Bokföring - Marknadsföring Verksamhetsområdets aktiviteter Samordna träningar och träningsläger i området för befintliga klasser (jolle & kölbåt) - Samla ihop tränare och träningsansvariga i området och gör en gemensam säsongsplan Vilka klubbar arrangerar träning och läger för vilka klasser? Kan de arrangera samträning i några klasser? - Samarbete med klasstränare och klassförbund Vilka klasser är aktiva i området? Arrangera läger i samband med regatta? - Marknadsföra områdets aktiviteter Kommunicera med närliggande område, klassförbund, SSF - Uppdatera hemsida Resultat, artiklar om regattor, påannonsera utbildningar. Samordna tävlingarna i verksamhetsområdet (jolle & kölbåt) - Upprätta en tävlingskalender för verksamhetsområdet och/eller respektive distrikt Administrerar områdets sanktioneringar Ser till att tävlingar med samma målgrupp inte krockar med varandra och andra regattor som dessa klasser ev. är iväg på. Vid behov, bjud in till ett sanktioneringsmöte. Sammanställer alla områdets tävlingar i en kalender (fysisk och/eller digital) - Cuper för jollar och kölbåtar Beslutar tillsammans med tävlingsansvarig i området vilka klasser som ska ingå, en eller flera cuper, hur många regattor och undersöker vilka klubbar som vill arrangerar? Organisera och samordna verksamhetsområdets utbildningskalender - Inventera behov Kontaktar utbildningsansvariga i klubbarna och hör efter vilket behov de har. Informerar och planerar tillsammans med utbildningsansvarig i området/distrikten och på kansliet. Se avsnitt om områdets utbildningar Arrangera inspirationsträffar - Om klubbverksamhet, kappseglingsmodeller, eskadersegling, anläggning, etc. Bjuder in föreläsare, tar emot anmälan, bokar lokal - Deltar och är delaktig i SeglarForum i området Ger input till kansliet om vad som är intressant för området att ta del av/diskutera Samordnar lokal och annat på plats, tillsammans med ansvarig på kansliet Arrangera mättillfällen för entyp, SRS & ORCi Boka mätman, kran, våg och påannonsera tillfället 7

8 Deltar i RF s distriktsträffar - Vad händer hos RF? Tar med informationen ut till klubbarna Ser till att segling finns med på agendan hos RF-distriktet Uppdaterar sig på om det är några projekt på gång som områdets klubbar kan deltaga i. - Inspiration och utbyte med andra idrotter Tar del av andra idrotters erfarenheter Undersöker möjlighet till samarbeten/utbyten Tilläggsuppdrag i klubb/krets (varje enskild klubb ansöker/beställer) Klubbutvecklingsprojekt á 60 timmar (Idrottslyft) Se bilaga 1 Kretsutvecklingsprojekt á 40 timmar per deltagande klubb i projektet (Idrottslyft) Se bilaga 1 Uppdrag segling i en klubb 10 timmar (SISU poäng alt. Klubben själv betalar) Se bilaga 2 Seglingsledare Grön, 10 timmar (SISU poäng alt. Klubben själv betalar) Se bilaga 3 Regelutbildning, 2 dagar/4 kvällar (SISU poäng alt. Klubben själv betalar) Kappseglingsclinic, 2 dagar (SISU poäng alt. Klubben/deltagarna själv betalar) Se bilaga 4 Verksamhetsområdets utbildningar (SISU poäng alt. klubben själv betalar) Klubbkonsulenten planerar områdets utbildningskalender, tillsammans med utbildningsansvarig för området och på SSF:s kansli administrerar kursen påannonserar i tid (två månader innan) bokar lokaler och föreläsare (om denne inte är föreläsare själv) bokar mat och boende om kursen kräver övernattning tar emot anmälningar skickar ut bekräftelse, intyg och fakturerar Assistentutbildning, 8 timmar (SISU poäng alt. Klubben själv betalar) Tränare Grön 15 timmar Instruktörsutbildning 40 timmar Seglingsledare Blå Ny i styrelsen (samarbete med SISU) Idrott Online Hemsidan (samarbete med SISU) Idrott Online Medlemsregistret (samarbete med SISU) Mätman/besiktningsman Domare Profil klubbkonsulent - Kan segling och kan segla, intresse för sporten - Är utbildad inom idrottsvetenskap/sportmanagement/beteendevetare/annan pedagogisk utbildning - Har datakunskap, gärna med inriktning register, bokföring och hemsideuppbyggnad. Gärna kunskap om verktygen i Idrott Online. - Är pedagogisk - Har kunskap om föreningsliv - Har lätt för att ta kontakt med nya människor Andra kunskaper som är bra: grundläggande bokföring, juridik 8