24-timmarsstrategi för Sveriges Domstolar

Transkript

1 24-timmarsstrategi för Sveriges Domstolar

2 Innehåll Regeringens vision om en 24-timmarsmyndighet...3 Tio punkter för tillgängligare domstolar... 5 Vidareutveckla verksamhetsstödet Vera...6 Anpassa öppet- och förhandlingstider efter intressenternas behov... 7 Se över domstolens telefonkultur... 7 Skapa en central eller regional kundtjänst... 9 Arbeta med bemötandefrågor... 9 Skapa rutiner kring domstolens kontakter med massmedia Göra det möjligt att skicka domar och beslut elektroniskt Utöka möjligheterna till förhandling via videokonferens Se över språket i domar, kallelser och blanketter Skapa enhetliga webbplatser för alla domstolar Om projektet som har tagit fram den här strategin Regeringens vision om en 24-timmarsmyndighet Den här strategin har tagits fram av en projektgrupp på Domstolsverket och en referensgrupp från Sveriges Domstolar. Syftet med strategin är att den ska tydliggöra vad begreppet 24-timmarsmyndighet innebär för Sveriges Domstolar samt att den ska kunna användas som stöd vid domstolens verksamhetsplanering. Begreppet 24-timmarsmyndighet står för en myndighet som är brukarorienterad, arbetar öppet och effektivt med offentlig service, är tillgänglig för medborgare och företag när de efterfrågar den, på ett klart och tydligt sätt informerar om sin verksamhet och om medborgarnas rättigheter och skyldigheter i relationen till det offentliga, och ger snabba och rättvisa besked oavsett vem du är och var i landet du bor. Fokus för arbetet är nytta, värde och effektivitet. Det som ska åstadkommas är en förvaltning som ger god service till medborgare och företag, och som är öppen, demokratisk och rättssäker samt verkar effektivt. Vision Visionen för Sveriges Domstolars arbete mot 24- timmarsmyndigheten är: En domstol för medborgaren tillgänglighet, rättssäkerhet och kvalitet. lighet för domstolens intressenter. Intressenter är de som verksamheten är till för eller som påverkas av eller är beroende av verksamheten. Med en tillgänglig myndighet menas en effektiv och nåbar myndighet som lämnar besked i rimlig tid. Människor med olika bakgrund, kultur och värderingar kontaktar domstolarna varje dag. Det ställer höga krav på bemötandet. Tillgänglighet handlar om respekt för individen - den som kontaktar en domstol, oavsett hur, ska få ett professionellt bemötande. Kvalitetsarbetet i Sveriges Domstolar Att förbättra tillgängligheten är en ständigt pågående process och handlar i grunden om kvalitet. På flera domstolar pågår ett systematiskt kvalitetsarbete. Du kan läsa mer om det i handledningen Att arbeta med kvalitet i domstolsväsendet, som kan beställas från Domstolsverket. De grundläggande principer för framgångsrika organisationer som tas upp där gäller även för arbetet med att förbättra tillgängligheten. Utifrånperspektivet är viktigt att man i verksamheten vägleds av intressenternas behov, krav, önskemål och förväntningar. Avgränsningar Den här strategin har medborgarperspektivet som fokus och är avgränsad till att omfatta tillgäng-

3 Tio punkter för tillgängligare domstolar Projektet har tagit fram tio prioriterade punkter för Sveriges Domstolars arbete mot visionen om 24-timmarsmyndigheten. De tio punkterna är uppställda utan inbördes rangordning. Vidareutveckla verksamhetsstödet Vera för att bland annat ge parter möjlighet att följa sitt ärende via webben Anpassa öppet- och förhandlingstider efter intressenternas behov Se över domstolens telefonkultur Skapa en central eller flera regionala kundtjänstfunktioner som kompletterar domstolens växel Arbeta med bemötandefrågor Skapa rutiner kring domstolens kontakter med massmedia Göra det möjligt att skicka domar och beslut elektroniskt Utöka möjligheterna till förhandling via videokonferens Se över språket i domar, kallelser och blanketter Skapa enhetliga webbplatser för alla domstolar

4 1. Vidareutveckla verksamhetsstödet Vera 2. Anpassa öppet- och förhandlingstider efter intressenternas behov Visionen för Vera Sedan något år tillbaka har Sveriges Domstolar ett modernt, webbaserat verksamhetsstöd - Vera. Projektets referensgrupp har lyft fram följande punkter som en vision för att vidareutveckla Vera: Parter ska via Sveriges Domstolars webbplats kunna logga in sig i Vera och följa händelser i målet. Parter ska kunna kommunicera elektroniskt via webbplatsen. Information om planerade förhandlingar ska kunna publiceras på domstolens webbplats direkt från Vera. Domar ska gå att beställa direkt från Vera via webbplatsen. Domar ska kunna publiceras på webbplatsen direkt från Vera. Varje domstol kan använda alla möjligheter som finns i Vera, och i så stor utsträckning som möj- ligt skriva in olika uppgifter direkt där. kan komma med synpunkter och önskemål om förbättringar till Domstolsverket. Information om hur det går till finns på intranätet Doris. Domstolsverket kan tillsammans med domstolarna fortsätta att utveckla Vera. Att vidareutveckla Vera Vera vidareutvecklas kontinuerligt och nya delar - releaser - av Vera sätts normalt sett i drift två gånger per år. De nya releaserna av Vera innehåller både förbättringar och helt nya funktioner. Det tar ungefär ett år att ta fram varje ny release av Vera, och nya releaser arbetas fram parallellt. Domstolarna kan via sin Veragrupp lämna in synpunkter och önskemål om förändringar av Vera. Domstolsverket prioriterar bland önskemålen med hjälp av en referensgrupp. Om många domstolar önskar en viss funktion, kan den prioriteras högre. Varje domstol har för närvarande endast tillgång till sin egen information i Vera, och på grund av lagstiftning är det än så länge inte möjligt att söka bland all information i hela Vera. Inom kort kommer det dock att under vissa förhållanden bli möjligt att läsa information om mål och avgörande mellan instanserna. För att utveckla Vera mot visionen om direktåtkomst via webben, krävs därför både förbättringsförslag och ändringar i lagstiftningen. Mål: Anpassa domstolens öppet- och förhandlingstider efter intressenternas behov snarare än den egna organisationens. Öppettider bör vara enhetliga för alla domstolar. Personal som kan svara på frågor bör finnas på plats hela tiden. 3. Se över domstolens telefonkultur Mål: Den som ringer till domstolen ska alltid bli professionellt bemött och få svar på sin fråga, alternativt bli hänvisad till någon som kan svara. Varje medarbetare på Sveriges Domstolar bör vara tillgänglig för att svara på frågor i så stor utsträckning som möjligt. har ett ansvar att hänvisningskoppla sin telefon, när man inte är tillgänglig. kan, då det är lämpligt, hänvisa den som ringer till webbplatsen för mer information. Varje domstol och Domstolsverket kan hålla öppet exempelvis måndag till fredag mellan 8-16, även under lunchtid. Varje domstol och Domstolsverket bör se till att de som arbetar i växeln har god kännedom om verksamheten på domstolen och vet vem de ska koppla samtalen till. Hänvisa till webbplatsen även via domstolens telefonsvarare. kan ta fram en arbetsbeskrivning/ checklista som stöd för personalen i växeln. kan använda fler bärbara telefoner för att göra medarbetarna mer tillgängliga. kan ta fram en checklista för att underlätta för den enskilda medarbetaren.

5 4. Skapa en central eller regional kundtjänst Mål: Avlasta domstolarnas växel genom att skapa en kundtjänstfunktion på lokal, regional eller central nivå, som kompletterar domstolens egen växel. De som ringer ska kunna få svar på vanliga frågor om domstolarnas verksamhet, och parterna ska kunna få besked om vad som händer i egna ärenden. Det ska inte vara någon flervalsfunktion med knapptryckningar, utan den som ringer ska mötas av en medmänniska. Gentemot dem som ska använda tjänsten är det viktigt att vara tydlig med att det inte handlar om någon rådgivning. Varje domstol som vill kan påverka Domstolsverket att initiera ett sådant projekt. Domstolsverket arbetar med att ta fram en telefonistrategi för Sveriges Domstolar. Flera domstolar kommer så småningom att få gemensamma telefonistfunktioner. 5. Arbeta med bemötandefrågor Mål: Alla som tar kontakt med domstolen ska bemötas på ett professionellt och respektfullt sätt. Första steget är att ta reda på hur människor upplever att de blir bemötta av domstolen. Hur människor blir bemötta i rättssalen är kanske den allra viktigaste frågan. Varje domstol och Domstolsverket kan starta en dialog med sina intressenter för att ta reda på hur de upplever domstolens arbete. Med resultatet som grund kan domstolen arbeta med att förbättra bemötandet. Läs mer om hur man gör i handledningen Att arbeta med kvalitet i domstolsväsendet.

6 6. Skapa rutiner kring domstolens kontakter med massmedia 7. Göra det möjligt att skicka domar och beslut elektroniskt Mål: En ökad tydlighet gentemot massmedia genom att domstolen skapar och använder rutiner för hur den ska hantera sina relationer med massmedia. Varje domstol kan planera och förbereda sin information i samband med uppmärksammade mål. Läs mer i Domstolsverkets publikation Domstolarna och massmedia. Som komplement till den egna domstolens personal finns Mediegruppen - en grupp domare som åtagit sig att vara tillgängliga för kontakter från media. En lista med namn och telefonnummer finns på webbplatsen domstol.se. kan skicka pressmeddelanden i samband med uppmärksammade rättegångar. Ett pressmeddelande kan till exempel tydliggöra innehållet i en dom och ge domstolen möjlighet att lyfta fram de viktigaste delarna i samband med uppmärksammade domslut. En guide för hur man skriver ett pressmeddelande finns på intranätet Doris. Domstolsverket kan ta fram checklistor och annat material som underlättar för domstolarna att skapa rutiner för sina kontakter med massmedia. erbjuder redan idag, via webbpubliceringsverktyget, en mall för att skapa och skicka iväg pressmeddelanden. Mål: Gör det möjligt för domstolarna att lämna ut Domstolsverket kan verka för att offentliga domar och beslut i elektronisk form via möjligheterna att skicka domar och e-post till enskilda. Frågan om utlämnande av domar beslut i elektronisk form utökas. via e-post kan i framtiden bli föremål för särskild reglering. Därför finns det anledning att avvakta den departementspromemoria om automatiserad behandling vid domstolar och nämnder, som väntas komma våren Utöka möjligheterna till förhandling via videokonferens Mål: Utöka antalet förhandlingar via videokonferens på domstolarna. Domstolarnas möjligheter till förhandling via videokonferens är författningsreglerade. Riksdagen har beslutat om en rad förändringar av det processuella regelverket med det övergripande syftet att skapa förutsättningar för en modernare rättegång i allmän domstol. Reformen innebär bland annat att försöksverksamheten med videokonferens ersätts av permanenta bestämmelser om videokonferens omfattande samtliga all- Domstolsverket arbetar med att genomföra den av riksdagen beslutade reformen en modernare rättegång. männa domstolar. Vad gäller förvaltningsdomstolarna finns ännu så länge inget beslut. Till skillnad från vad som gäller nu kommer det inte längre att vara frivilligt för parterna att delta genom videokonferens. Det kommer därmed att finnas utrymme för rätten att, mot en parts vilja, besluta om att han eller hon ska delta vid en förhandling genom videokonferens

7 9. Se över språket i domar, kallelser och blanketter Mål: Domar och andra texter från Sveriges Domstolar ska vara skrivna på ett modernt och begripligt språk och med utgångspunkt i vem som ska läsa och förstå dem. Den som har det största intresset av att kunna förstå innehållet i ett domslut och resonemangen bakom detta (dvs. domskälen) är parterna i målet. Tilltron till rättsväsendet vilar inte i första hand på auktoritet utan på rationalitet: medborgarna vill nuförtiden förstå domstolar, läkare och andra auktoriteter och är inte beredda att rätta sig efter de besked som ges enbart för att domstolen är domstol, läkaren läkare osv. Domstolens uppgift i det här sammanhanget är att övertyga parterna - och en intresserad allmänhet (oftast genom massmedia) - om domens riktighet och att skapa avgöranden som parter och andra kan få vägledning av. Detta kan bara göras om domstolen formulerar begripliga svar på de frågor som ställts i processen. Utdrag ur Domstolsverkets publikation Språk och struktur i domar och beslut. Hela publikationen finns på intranätet Doris. Varje medarbetare kan reflektera över vem man skriver för. Domarakademierna har tagit initiativ till ett projekt som syftar till att undersöka förutsättningarna för att förenkla domskrivningen. Projektet stöds av Domstolsverket. Domstolsverket kan tillsammans med domstolarna fortsätta att utveckla språket i kallelser och blanketter. 13

8 10. Skapa enhetliga webbplatser för alla domstolar Mål: Öka kunskapen hos allmänhet och journalister om domstolens roll och uppgift. Skapa enhetliga webbplatser för alla domstolar, så att allmänheten enkelt kan hitta informationen. Underlätta för den som ska besöka domstolen genom att publicera vägbeskrivning och annan praktisk information på webbplatsen. Varje domstol kan få en egen webbplats i Sveriges Domstolars gemensamma webbmiljö. Domstolen får all den gemensamma informationen på webbplatsen och kan vid behov komplettera med lokal information. kan på sin webbplats lägga in en beskrivning av hur man hittar till domstolen, var man kan parkera och eventuell annan praktisk information som underlättar för den som ska besöka domstolen. Domstolsverket erbjuder redan idag enhetliga webbplatser för alla domstolar. Om projektet som har tagit fram den här strategin Strategin för hur domstolarna kan arbeta mot visionen om 24-timmarsmyndigheten är resultatet av ett återrapporteringskrav i regleringsbrevet för Strategin har tagits fram av en projektgrupp bestående av medarbetare på Domstolsverket, samt av en referensgrupp från Sveriges Domstolar som träffats vid två tillfällen under våren 2006 och arbetat fram de tio punkterna i strategin. Referensgruppen bestod av följande medarbetare: Urban Möller, chefsadministratör Mathias Hjertén, chefsadministratör Lena Egelin, hovrättsråd Jörn Jacobsson, lagman Lise-Lotte Bäckström, rådman Christer Wennberg, administrativ direktör Åke Dembrower, chefsadministratör Gunilla Bergman, chefsadministratör Marie-Louise Alkelius, chefsadministratör Hanna Werth, assessor Tomas Karlsson, IT-handläggare Anders Eklind, chefsadministratör Monica Petersson, domstolssekreterare Thomas Askelöf, expert Uddevalla tingsrätt Hyresnämnden i Göteborg Göta hovrätt Hässleholms tingsrätt Blekinge tingsrätt Hovrätten för Västra Sverige Högsta domstolen Södra Roslags tingsrätt Linköpings tingsrätt Länsrätten i Hallands län Göteborgs tingsrätt Länsrätten i Mariestad och Mariestads tingsrätt Jönköpings tingsrätt Stockholms tingsrätt 14 15

9 Domstolsverket Central förvaltningsmyndighet för Sveriges Domstolar Jönköping Besöksadress: Kyrkogatan 34 Telefon: Fax: E-post: