HANDLINGSPLANER FÖR 2016 ÅRS SVF. Uppsala Örebro sjukvårdsregion

Transkript

1 HANDLINGSPLANER FÖR 2016 ÅRS SVF Uppsala Örebro sjukvårdsregion Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-post Akademiska sjukhuset Uppsala Science Park (vx) UPPSALA Dag Hammarskjölds v 54 A XX

2 REGIONALT CANCERCENTRUM 2 (6) Innehållsförteckning Sammanfattning... Landstinget Dalarna... Region Gävleborg... Landstinget Sörmland... Landstinget i Uppsala län... Landstinget Värmland... Landstinget Västmanland... Region Örebro län...

3 REGIONALT CANCERCENTRUM 3 (6) Standardiserade vårdförlopp handlingsplaner Arbetet efter redovisningen för 2015 Alla sju landsting har redovisat att arbetet med samtliga SVF fortgår och har utvecklats. Det är tydligt att man tagit tillvara erfarenheterna från arbetet under 2015 inför det fortsatta arbetet med SVF. De flesta landsting har redovisat arbetet både på en generell och en mer specifik nivå för varje SVF. Landstingen påpekar också att arbetet flutit på relativt bra men flaskhalsarna har varit och är att hitta system för obokade tider och att få koordinatorer på plats. En fråga man lyfter är att även om man upplever att man aktivt genomfört informationsinsatser till alla berörda så finns det fortfarande ett uppdämt behov. I de landsting där man har en primärvårdsorganisation med många privata utförare inom ramen för landtingsuppdraget krävs ganska mycket arbetet för att nå ut ordentligt med informationen. Ett exempel är Västmanland som jobbat mycket strukturerat med att nå ut till alla delar av primärvården, både de egna enheterna och de privata vårdgivarna anser att de fortsatt krävs ett aktivt kommunikations- och informationsarbete även för kommande SVF. I och med att alla inte fått kodningen på plats så verkar det som att redovisningen i SKL:s databas inte riktigt stämmer överens med det antal man själv redovisat. Det har funnits en otydlighet vilka möjligheter det finns för att efterrapportera i väntetidsdatabasen. RCC ser ett behov av att förtydliga hur inrapporteringen i databasen fungerar. Alla landsting efterfrågar ett väl fungerande system för överföring av information när patienter förflyttas/remitteras mellan landstingen. RCC Uppsala Örebro har satt samman en regional arbetsgrupp för att skapa en rutin för att tydliggöra detta under våren Frågor som dyker upp när det gäller definitionen för när ett SVF är genomfört är exempelvis vad som händer när ingen patient har passerat ett vårdförlopp innan den 1/11. Diagnoser med få fall, exempelvis, AML, hjärntumörer I redovisningen av en patient som är remitterad till annat landsting vem får tillgodoräkna sig patienten/var finns pinnen? RCC:s bedömning: Landstingen har i detta huvudavsnitt uppfyllt kraven i handlingsplanen. Plan för införande av 2016 års SVF Några av landstingen uppger att man delat uppstarten av de 13 nya SVF:en i en vår och en höstdel. Vi påpekar att det kan finnas svårigheter med att hinna med att få in patienter i samtliga vårdförlopp om man inte klarar av att starta upp samtliga senast under sommarmånaderna. En utmaning är att det är många SVF som berörda verksamheter ska klara av att implementera för att säkerställa att det finns minst två patienter som genomgått och avslutas enligt definitionen i överenskommelsen mellan stat och SKL. I detta ingår förstås att få koordinatorer och obokade tider

4 REGIONALT CANCERCENTRUM 4 (6) på plats. Enstaka landsting har redan täckt in behovet av koordinatorer i ett flertal av årets SVF, andra kommer att lösa detta under hösten. När det gäller frågan om hur landstinget avser att stödja utvecklingsarbetet har man både beskrivet den övergripande styrningen och ledningen av arbetet med SVF, samt redogjort för vad och hur projektledare och projektgrupper ska arbeta med införandet. Några landsting lyfter det lokala cancerrådets roll, någon beskriver hur landstingen fattar övergripande beslut om exempelvis ett diagnostiskt centrum, särskilt stöd för att utveckla it- system så att de motsvarar kraven osv. Samtliga landsting har listat utmaningar och också utvecklat åtgärder för att möta utmaningarna. Några exempel är rekrytering av patientrepresentation, att nå ut med information kring SVF, kompetensförsörjning inom specialitetsområden som patologi, radiologi men också kontaktsjuksköterskor. Som tidigare påpekats är också tidsramen en utmaning för landstingen. Undanträngningseffekterna avvaktar man med att precisera, man förmodar att arbetet med SVF kommer att påverka benigna sjukdomar. Landstingen avser att följa konsekvenserna av införandet av SVF. RCC:s bedömning: Landstingen har i detta huvudavsnitt uppfyllt kraven i handlingsplanen. Information och förankring Involveringen av patientrepresentanter i framtagande av handlingsplanerna har inneburit att man bjudit in patientrepresentanter som fått ta del av innehållet exempelvis i samband med arbetsgruppsmöten och också fått möjligheter att komma med synpunkter på handlingsplanerna. Det har både varit etablerade patientföreträdare från patient och närståenderåd eller vårdprocessgrupp och i något fall särskild utvald patient som fått lämna synpunkter. Flera av landstingen upplever att man behöver utveckla samarbetet mellan patientföreträdare och vården i införandet av SVF. Men beskriver också att en svårighet är att det inte finns lokala föreningar i varje landsting som motsvarar de tretton SVF:n. Man beskriver då att en lösning kan vara att ta in närstående representation som också kan tillföra viktiga aspekter på patientperspektivet. Generellt så uppger man att man har en infrastruktur för att informera de privata vårdgivarna. Man etablerar kontakter och bjuder in till kontinuerliga dialogmöten. Dom erbjuds i något landsting plats i arbetsgrupper och man försöker också hitta lösningar där de privata vårdgivarna inte har samma it- system som landstingen, dvs man förser dessa med pappersremisser som märks med SVF. Landstingens egen primärvårdsorganisation har också en etablerad informationsstruktur med informationsträffar, skriftlig information som sprids via etablerade kanaler. Projektledarna har i varierande grad besökt landstingens vårdenheter för att sprida informationen om arbetet med SVF primärvårdsrepresentation finns i de lokala cancerrården och finns med i projektgrupperingarna i SVF. Region Örebro län kommer också att genomföra en enkät till personal inom primärvården för att följa upp kunskapen kring rutiner samt hur informationen om SVF uppfattats.

5 REGIONALT CANCERCENTRUM 5 (6) RCC:s bedömning: Landstingen har i detta huvudavsnitt uppfyllt kraven i handlingsplanen. Uppföljning Flera av landstingen anger att man kommer att regelbundet kommer att rapportera till olika ledningsnivåer. Man nämner Hälso- och sjukvårdsledningen, cancerråden, styrgrupp för arbetet med SVF och verksamhetschefer. Syftet är att kunna dra slutsatser för att prioritera om, omfördela resurser och generellt driva förbättringsarbetet. PREM- enkät Samtliga landsting kommer att distribuera enkäten enligt framtagen modell. Något landsting skriver även att man succesivt kommer att inkludera tretton nya SVF under året. Man uppger också att man kommer att informera personalen om PREM-enkäten för att säkra att patienterna får informationen om denna när man delges välgrundad misstanke. Något landsting pekar på vikten att motivera patienterna att besvara enkäten som ett led i förbättringsarbetet med cancervården. Landstingen hoppas att resultaten kommer att kunna användas för att skapa utvecklings- och förbättringsarbeten. Man vill så snart det är möjligt, göra de egna resultaten publika. Återföring till hälso- och sjukvårdsledningen lyfts också. Resultaten ska också användas i möten med patientföreträdare för att återkoppla både vad patienterna anser och hur man avser att driva förbättringsarbete utifrån detta. RCC:s bedömning: Landstingen har i detta huvudavsnitt uppfyllt kraven i handlingsplanen. RCC och de sju ingående landstingen har samarbetet i framtagandet av handlingsplanerna. Ansvariga för granskning och sammanställning av samtliga handlingsplaner är: Pia Jestin Regional verksamhetsutvecklare Birgitta Clarin Chef

6 REGIONALT CANCERCENTRUM 6 (6)

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21 1(10) HANDLINGSPLAN REGION GÄVLEBORG för arbetet med standardiserade vårdförlopp enligt överenskommelsen mellan regeringen och SKL om kortare väntetider i cancervården 2016 Utskriftsdatum:

22 2(10) Upprättare: Per Fessé Dokumentnamn: Handlingsplan SVF 2016 Datum.: Beskrivning av arbetet efter rapporteringen den 1 november Nuläget för införda vårdförlopp a) Sedan rapporten har en riktad informationssatsning till primärvården genomförts och kommer att pågå kontinuerligt. Utveckling och uppdatering av Region Gävleborgs hemsida pågår så att all information avseende SVF samlas på en plats, och är lättillgänglig för alla berörda parter offentliga och privata vårdgivare samt invånare. SVF huvud och hals löper på som planerat. Vid uppföljningen av SVF har vi noterat att informationsöverföringen, eller kommunikationen, från MDK kan förbättras vad gäller start av behandling. Där avvikelser skett har händelserna analyserats och avvikelserna beror framför allt på bristande följsamhet av beskrivna och fastslagna rutiner och riktlinjer. SVF urinblåsa och urinvägar fortskrider enligt införd process sedan 1 januari 2015, e-remiss till röntgen och pappersremiss till koordinator. Det som uppmärksammats är att röntgen har vetskap och information om patienten tidigare än koordinatorn på grund av ledtiden för pappersremissen att nå fram. Om koordinatorn inte har kontaktat röntgen för att planera in patienten, tar röntgen kontakt med koordinatorn andra kalenderdagen efter mottagenremiss. SVF AML fortskrider enligt införda och satta nationella rutiner/riktlinjer för SVF. SVF matstrupe och magsäck sker en utbyggnad av tillgängligheten till skopi-enheten. SVF prostata finns fortfarande brist på kompetens i form av urologer, samt beslut om regional nivåstrukturering inom RCC Uppsala Örebro som skall implementeras En handlingsplan för att hantera situationen håller på att fastslås och arbete pågår med förbättringar utifrån satta mål i SVF prostata. Utöver arbetet med nivåstruktureringen finns en plan för ytterligare insatser under en period för att höja processhastigheten och minska väntetiden till ett första besök specialistvården. Denna handlingsplan samt resurser för genomförande kommer vara på plats under våren Omnämnt projekt på patologin avseende prostatabiopsier har startat. Arbete pågår inom patologin för att förbättra/utveckla svarstider mot satta nationella mål inom respektive SVF. Utskriftsdatum:

23 3(10) Upprättare: Per Fessé Dokumentnamn: Handlingsplan SVF 2016 Datum.: b) Uppladdning sker varje månad från det patientadministrativa systemet till SKL:s nationella databas. Under mars 2016 kommer en övergripande bild av införda SVF, från start av SVF till avslut/start av behandling, finnas på Region Gävleborgs hemsida. Under respektive SVF på Region Gävleborgs hemsida kommer det även att finnas tabell/vårdförloppsbild över antal patienter med ingående ledtider och övergripande ledtider på gruppnivå. Målet är att informationen uppdateras var 24:e timme. Genom detta kan invånarna samt remittenter följa nuläget inom respektive SVF. Respektive SVF-ägare och ansvariga kommer under våren att kunna följa ledtidsdata på individnivå. Det kan agera med att ta fram åtgärder och förbättringsförslag utifrån systematiska avvikelser. Koordinatorsfunktionen är driftsatt och finns på plats i samtliga 5 SVF i samband med infördet Bokning av tider i utredningsförloppet bokas utifrån satta ledtider i respektive SVF. I de SVF inte detta uppnås arbetar Gävleborg med åtgärder för att nå dessa. 1.2 Erfarenheter av 2015 års arbete Arbetet för 2016 är påbörjat och patientrepresentanter deltar i ett tidigare skede än 2015, samt i arbetsgruppen tillsammans med professionen. Arbetsgruppen är breddad med administrativ personal som är med från början, framförallt i arbetet med inkodning i det patientadministrativa systemet. Tätare informationsinsatser mot primärvård samt specialistvården avseende SVF sker. Fredagar är specifikt avsatta för arbete med SVF samt projektgruppen har fler avstämningar av arbetet. Nu erbjuds även kontaktsjuksköterska samt etablering av Min Vårdplan som innefattar en rehabiliteringsplan utifrån patientensbehov (personcentrerad vård) och understödjande vård. Gävleborg har inga synpunkter gällande den nationella definitionen av välgrundad misstanke i något av SVF. Utskriftsdatum:

24 4(10) Upprättare: Per Fessé Dokumentnamn: Handlingsplan SVF 2016 Datum.: Antal avslutade patienter Under perioden för införandet fram till och med den 31 januari En konsekvens av att de patienter från Gävleborg som startar sin behandling i ett annat landsting är att vi har svårigheter att redovisa dessa. Arbete pågår att förbättra följsamheten i kodning av överflytt av patient till annat landsting i det patientadministrativa systemet. Vårdförlopp i antal Män Kvinnor AML 1 0 Cancer i urinblåsan och övre urinvägarna Huvud- och halscancer Matstrups- och magsäckscancer 1 0 Prostatacancer Överföring av information Behandlande landsting/region ansvarar för att uppladdning sker varje månad från det patientadministrativa systemet till SKL:s nationella databas. a) I remisser i anmälan till MDK/start av behandling i andra landsting/regioner ingår datum för välgrundad misstanke så att behandlande landsting/region registrerar SVF start manuellt i sitt patientadministrativa system. Det finns brister i följsamheten att ange datumet. Ett arbete som kommer tas upp inom RCC Uppsala Örebro är att ta fram en gemensam remiss för patienter som går över till annat landsting. b) Under 2016 kommer uppföljning ske med berörda landsting/regioner som ansvarar för inrapportering av patienter som startar sitt SVF i Region Gävleborg av införda SVF samt nya berörda SVF där uppföljningsdata laddas upp från annat landsting/region. Kontinuerlig uppföljning sker av samarbetet mellan landsting/regioner för att upprätta följsamhet till uppsatta mål och fånga upp möjligheter till förbättring/utveckling i respektive SVF. Här bör ett nationellt långsiktigt projekt starta så att alla vårdinstanser nationellt har samma möjligheter att kunna ha digital kommunikation mellan vårdinstanser i olika landsting/regioner nationellt. Utskriftsdatum:

25 5(10) Upprättare: Per Fessé Dokumentnamn: Handlingsplan SVF 2016 Datum.: Plan för införande av de 13 nya vårdförloppen under Tidplan för införande a) Respektive koordinatorsfunktion för de nya SVF kommer finnas på plats i samband med respektive SVF:s driftsättning. I arbetet med respektive SVF ingår etablering av funktionen. b) Tidbokning inom respektive SVF koordineras utifrån satta ledtider för att öka flexibilitet och säkra att besök och undersökningar sker i rätt tid, som etableras i samband med respektive driftsättning. c) Inkludering av patienter i respektive SVF kommer ske i tre etapper: Bröstcancer Lymfom Lungcancer Myelom Äggstockscancer April Juni Augusti Levercancer Malignt melanom Bukspottkörtelcancer Cancer i galla och gallvägar Tjock-och ändtarmscancer Hjärntumörer Cancer utan känd primärtumör (CUP) Cancermisstanke vid allvarliga ospecifika symtom 2.2 Stöd till utvecklingsarbete Hälso- och sjukvårdsdirektören har i Region Gävleborg delegerat utvecklingsarbetet till den etablerade projektgruppen med delprojektledare sedan 2015, som har ett riktat uppdrag och drivs av den lokala cancersamordnaren. Delprojektledaren involverar de resurser/möjligheter som finns för arbetet och skapar en arbetsgrupp för respektive SVF, om det inte redan finns en etablerad. Fredagar är avsatta för projektgruppen att arbeta med SVF och inbjudningar för respektive SVF arbetsgrupp sker framförallt på fredag förmiddag. Införandet för respektive SVF följer framtagen modell för implementering. Berörda verksamheter informeras om införandedatum för respektive SVF senast en månad i förväg. a) Informations- och utbildningsinsatser genomförs riktat mot primärvården samt lättillgänglig information och stöd finns tillgängligt. I arbetet ingår att följa upp kvalitén på ifylld SVF remiss och välgrundad misstankekriterier, följsamhet från primärvården för att fånga upp systematiska avvikelser, möjligheter och följa upp med riktade insatser. Riktad projektgrupp för SVF finns som stöd och hjälp för verksamheten inom primärvården. Med detta görs primärvården medveten om sin funktion i SVF och att man har full insikt i begreppet välgrundad misstanke samt att tiden från beslut om välgrundad misstanke i primärvården och att remissen är mottagen hos koordinator är kort. Utskriftsdatum:

26 6(10) Upprättare: Per Fessé Dokumentnamn: Handlingsplan SVF 2016 Datum.: b) Informations- och utbildningsinsatser genomförs riktade mot specialistvården samt lättillgänglig information och stöd finns tillgängligt. Riktad projektgrupp för SVF finns som stöd och hjälp för verksamheten inom specialiserad vård samt till processägare och ansvariga. I arbetet ingår att följa upp kvalitén på ifylld SVF remiss inom specialiserad vård och välgrundad misstankekriterier, följsamhet att fånga upp systematiska avvikelser och möjligheter att följa upp med riktade insatser. Samtliga berörda inom specialistvården ska ha samma uppfattning och förståelse för välgrundad misstanke som primärvården. c) I projektarbetet ingår framtagande av koordinatorsfunktionen innan driftsättning av respektive SVF med stöd och hjälp av projektgrupp, d.v.s. funktionen är på plats från införandets första dag. Funktionen är tydligt definierad gällande ansvar och skyldighet. d) I projektarbetet ingår framtagande av tidbokning, obokade tider inom respektive SVF. Dessa koordineras utifrån satta ledtider innan driftsättning av respektive SVF med stöd och hjälp av projektgrupp. 2.3 Utmaningar och konsekvenser Utmaning Tid för verksamheterna att driva utveckling och förbättring Följsamhet till etablering av SVF Kompetensbrister Kommunikation inom Region Gävleborg och mellan Region Gävleborg och andra landsting/regioner Otydligt i förvaltningen av processägandeskap och ansvariga för respektive SVF Otydligheter och framgång i nivåstrukturering inom cancervården nationellt och inom RCC Uppsala Örebro Förståelsen, känslan av och bidra med sin del i teamet i en personcentreradvård oavsett organisatorisk tillhörighet Planerad åtgärd Ekonomisk ersättning för viss vikariekostnad, samt att projektgrupp stöttar upp verksamheterna att driva arbetet Tydlig kommunikation med information och utbildning samt kontinuerlig uppföljning av driftsatta SVF med dess komponenter och rutiner/riktlinjer Kontinuerlig rekrytering enligt HR-strategi Kommunikationsplan med framtagna kommunikationsvägar med kontaktvägar och uppföljning av dessa Underlag framtagen för införande samt innehåll med riktlinjer för förvaltning Följer utvecklingen och deltar i arbetet Kommunikationsplan med framtagna kommunikationsvägar med kontaktvägar och uppföljning av dessa Utskriftsdatum:

27 7(10) Upprättare: Per Fessé Dokumentnamn: Handlingsplan SVF 2016 Datum.: SVF följer inte befintlig organisatoriska strukturer och ekonomiska incitament samt strukturer Samtliga patienter erbjuds Min vårdplan inklusive rehabiliteringsplan för att öka möjlighet till information och delaktighet Utse processägare och ekonomiska förutsättningar för att driva ett SVF Ingår i arbete med respektive SVF. Parallellt ges stöd och hjälp från arbetsgrupp för kontaktsjuksköterska inom RCC Uppsala, Örebro samt lokalt av Gävleborgsrepresentant Utifrån en riskanalys (januari 2016) för berörda enheter med perspektiv på hur hela sjukvården kan påverkas framkom en potentiell risk för undanträngning. Därför ingår undanträngningseffekten som en uppföljningsparameter i respektive SVF. Berörd enhet och processägare har i uppgift att fånga upp denna risk. Därefter kan förbättrings/utvecklings åtgärder tas fram. Delar av övriga risker som framkom finns med i ovanstående utmaningar. 3. Information och förankring 3.1 Patienter Patientföreträdare från aktiva patientföreningar i Region Gävleborg har deltagit i att ta fram handlingsplanen genom att ha varit med i upprättandet både skriftligt och i mötesform. Patientföreträdare involveras aktivt i arbetet i handlingsplanen och detta sker kontinuerligt. Patientrepresentanter deltar i arbetsgrupperna för respektive SVF tillsammans med professionen. Patientetrepresentanterna ingår aktivt i de olika arbetsgrupperna och arbetsgruppsmötena planeras på så sätt att detta görs möjligt. I de fall där ingen aktiv patientförening finns som kan representera i ett SVF söks representantskap inom befintlig patienter för aktuell tumörgrupp. 3.2 Privata vårdgivare I berörda verksamheter inom primärvård och specialiserad vård ingår de i arbetsgrupperna i respektive SVF på samma villkor som offentligt driven verksamhet, det vill säga, ingen åtskillnad mellan privat eller offentlig vård. 3.3 Primärvård Primärvårdrepresentanter ingår i arbetsgrupperna för respektive SVF. I alla nyhetsbreven under 2016 inom primärvården finns en statusrapport med det pågående arbetet med SVF. I dialogmöten inom primärvården deltar Utskriftsdatum:

28 8(10) Upprättare: Per Fessé Dokumentnamn: Handlingsplan SVF 2016 Datum.: projektgruppen och informerar om SVF arbetet. Projektgruppen är även ute på hälsocentralerna och informerar om SVF. Primärvården kommer att vara den funktion som träffar patienterna först i de flesta fall, därför är det en förutsättning att primärvården har full kännedom om SVF och förståelse för deras funktion. 4. Uppföljning De nationella mätpunkterna, men framförallt ingående ledtider inom respektive SVF, används för att följa följsamhet till överenskomna rutiner och riktlinjer i atomiserade rapporter som uppdateras varje natt. Processägare och processledare följer kontinuerligt resultaten och kommer redovisa till cancerrådet med patientrepresentanter. I detta innefattas hela vårdförloppet från primärvård, utredning, behandling till uppföljning med dess ingående komponenter av olika professioner, rehabilitering, omvårdnad och palliation. Genom de atomiserade och kontinuerliga rapporterna får berörda kliniker och cancerrådet med patientrepresentanter direkt kännedom om de möjligheterna att uppnå de bestämda ledtiderna. Processägare och processledare för respektive SVF har ansvaret att utifrån uppföljningsdata fånga möjligheter och ta fram åtgärder till förbättring/utveckling av respektive SVF i de fall där ledtider inte uppnås. 5. Arbete med PREM-enkäten 5.1 Användande av PREM-enkät Befintlig Nationell Patient Enkät (NPE) struktur och NPE kontaktperson för Region Gävleborg kommer användas i införandet av PREM-enkäten och distribution av den. Region Gävleborg ansluter sig genom ett avrop till IC-Quality och lämnas in via NPE kontaktpersonen för att ansluta sig till distributören och sammanställning av resultat. PREM-enkäten kommer att skickas kontinuerligt varje månad av distributör från och med mars månads patienter. Det innebär att underlaget laddas upp innan sista april och patienterna får enkäten 8 veckor efter att de avslutat SVF av olika anledningar, eller startat behandling. Första enkät utskicket kommer ske i maj månad. Enkäten skickas ut med ett följebrev till patienten via post inklusive en påminnelse. Sen tar distributören hand om svaren och gör rapporter i olika nivåer nationell, RCC region och landsting/region. Mätningen kommer vara kontinuerlig och allt eftersom Region Gävleborg inför de 13 nya SVF för 2016 kommer de anslutas till PREM-mätningen. Från och med augusti månads patienter kommer 18 SVF vara anslutna. Utskriftsdatum:

29 9(10) Upprättare: Per Fessé Dokumentnamn: Handlingsplan SVF 2016 Datum.: Användning av resultat Resultaten kommer att presenteras på Region Gävleborgs hemsida när första resultaten kommer, tidigast under försommaren. Resultaten kommer användas och komplettera den befintliga strukturen av kontinuerlig uppföljning av införda SVF. All data kommer att följas av och återkopplas till cancerrådet och respektive berörd processägare och processledare som även återkopplar till processteamen för respektive SVF med framtagande av förbättrings/utvecklings åtgärder. Visar resultaten på sytematiska avvikelser eller exempel på vad som kan förbättras ges en möjlighet att ta fram förbättrings/utvecklings åtgärder och förslag övergripande samt i respektive SVF. I detta innefattas även att kommunicera och utvärdera resultatet i samarbetet med patientrepresentanter som skall vara delaktiga i den kontinuerliga uppföljningen av PREM-resultaten och i framtagandet av förbättrings/utvecklings åtgärder samt kunna kommunicera ut detta till sina medlemmar lokalt och nationellt. Utskriftsdatum:

30 10(10) Upprättare: Per Fessé Dokumentnamn: Handlingsplan SVF 2016 Datum.: Utskriftsdatum:

31 HANDLINGSPLAN för arbetet med standardiserade vårdförlopp enligt överenskommelsen mellan regeringen och SKL om kortare väntetider i cancervården 2016 I Landstinget Sörmland

32 1. Beskrivning av arbetet efter rapporteringen den 1 november Nuläge för införda vårdförlopp a) Beskriv läget för de fem SVF som infördes utgå från det som skett efter att 2015-års rapport lämnades in senast den 1 november Samtliga fem förlopp är införda och förlöper planenligt. AML, Akut lymfatisk leukemi- Förloppet fungerar inom stipulerade tider. Patienter omhändertas subakut eller akut via hematologjouren på Mälarsjukhuset i Eskilstuna, och reserverade tider för dessa patienter finns alltid tillgängliga. Koordinatorsfunktionen ansvarar kontaktsjuksköterskan för i samråd med hematologjouren. Inom detta vårdförlopp har medicinklinikerna främst jobbat med att etablera kontaktsjuksköterskefunktionen, då det inte funnits tidigare. Tre sjuksköterskor har gått KSSK- utbildningen som anordnats i regionen. Kontaktsjuksköterskorna har tagit fram, Min vårdplan, utifrån den generiska nationella modellen som finns och sedan anpassat den till AML. Vidare har kontaktsjuksköterskorna utarbetat en pärm med patientinformation som har börjat användas i en testversion till några patienter. Innehållet kommer att utvärderas och revideras utifrån de synpunkter som framförs. Vårdrutiner är genomgångna, justerade och införda för att anpassas till det standardiserade vårdförloppet. KVÅ-kodningsrutiner finns och är under implementering. Huvud- och halscancer: Öron näsa och halskliniken i Sörmland har infört ett nytt samordnat arbetssätt på mottagningarna för ett effektivt patientomhändertagande i förloppet. De finns reserverade tiderna, för både ny- och återbesök som motsvarat behoven och om någon tid inte utnyttjats till patientgruppen så har tiden används till andra patienter enligt fastställd rutin. Tiden för första besök med läkare och sjuksköterska har förlängts från 20 min till 40 minuter. Koordinator ringer och bokar in ett första besök inom 5 dagar. Ny rutin för återbesök, där koordinatorn har en viktig roll att se till att alla provsvar finns i tid till läkarbesöket. I samverkan med Universitetssjukhuset i Örebro har en checklista, för överföring till regionvård, utarbetatas och börjat användas när patienterna remitteras vidare för vård och behandling. Hela vårdförloppet är noga genomgånget och skriftlig rutin införd, för vad som ska göras från inremissbedömning tills patienten remitteras vidare för vård och behandling i Örebro. Utbildning har genomförts till läkare avseende u-ljud och punktion. Tre sjuksköterskor har gått KSSK-utbildning på 7,5 HP som anordnats i sjukvårdsregionen. Min vårdplan är upprättad och används till patienterna. Här har man förbättrat och förtydligat 2

33 kontaktsjuksköterskans uppdrag och deras möjlighet att delta vid diagnosbesked samt efterföljande samtal med patienten, då Min vårdplan upprättas. Hittills har 49 patienter remitterats till ÖNH med symtom på misstänkt huvud- och halscancer, av dem bedömdes 20 patienter ha en välgrundad misstanke och av dem fick 6 patienter, någon huvud- och halscancer diagnos. Kodningsrutinen har tillkommit lite sent i förloppet därför syns inte det i de siffror vi rapporterat hittills men tycker ändå det finns relevans att berätta om dessa erfarenheter. Matstrups- och magsäckscancer: Information till primärvården att skriva SVF-remiss för gastroskopi vid misstanke om cancer börjar ge resultat, det kommer allt fler SVFremisser för gastroskopi från primärvården. Vårdförloppet fungerar bra från det att välgrundad misstanke uppstår på endoskopienheterna. Från och med v. 48 jobbar man enligt en ny rutin med förbättrat innehåll för MDK:n med fler aktörer involverade, kirurg, onkolog, patolog, radiolog länsgemensamt samt med Karolinska Huddinge. Återkoppling om vidare utredning och behandling efter MDK, sker till patienten samma dag. Det finns reserverade tider för gastroskopi och för besök i utredningsförloppet. Koordinatorsfunktionen bemannas av medicinska sekreterare som bokar in tiderna i förloppet och bevakar att ledtider följs. Kontaktsjuksköterska finns för patientgruppen och Min vårdplan är väletablerad och används sedan flera år tillbaka. Två kontaktsjuksköterskor har slutfört KSSKutbildning på 7,5 HP i regionens regi i december. Rutin för överföring till regionvård till Karolinska Huddinge finns och fungerar. Väntetider till utredning som sker på regionvårdsnivå upplevs ha blivit längre. När behandling med kirurgi är beslutad, får patienten snabbt en tid. Kodningsrutiner är implementerade och börjar fungera, även om det inledningsvis varit en del oklarheter vid överflyttning till KS Huddinge. Prostatacancer och Cancer i urinblåsa och övre urinvägar. Införandet av SVF Cancer i urinblåsa och övre urinvägar, har genomförts inom ramen för den sedan tidigare etablerade processarbetsgruppen för prostatacancer och det har fungerat på ett mycket bra sätt. De tydliga alarmsymtomen i detta förlopp gör att dessa patienter omhändertas snabbt i hela vårdprocessen. Prostatacancerprocessen har avsevärt förbättrat sin tillgänglighet i hela länet under de senaste tre åren, från en bottenplacering i Öppna jämförelser till en topplacering vid senaste mätningen. Min vårdplan och KSSK finns i förloppet och fungerar bra. De flesta patienter får en kontaktsjuksköterska och antalet aktiva monitoreringar har ökat. Två kontaktsjuksköterskor har genomgått KSSK-utbildning 7,5 HP. Det finns reserverade tider i förloppen och de medicinska sekreterare fungerar som koordinatorer på urologsektionen. Diskussion pågår hur funktionen ska utvecklas, nu när fler förlopp införs. Kodningsrutinerna inom dessa vårdförlopp har införts relativt sent under året. Det har visat sig att vi har problem med att fånga KVÅ-koderna framförallt för SVF prostatacancer. Identifiering av problemet pågår och ett antal åtgärder är planerade för 3

34 att komma till rätta med problemen. Det pågår även ett utvecklingsarbete med att utdatarapporten så att vi fångar aktuella KVÅ-koderna i de olika anteckningstyperna för förloppen på ett korrekt sätt. För samtliga fem införda förlopp är de effekter som vi hittills kan skönja bara positiva avseende tillgänglighet, ökad uppmärksamhet, bättre och standardiserat omhändertagande och ökad kvalitet i patientomhändertagandet. b) Om uppföljning i de patientadministrativa systemen och rapportering till SKL:s nationella databas, koordinatorsfunktion eller obokade tider inte är på plats för samtliga SVF, vilka åtgärder kommer landstinget att vidta för att färdigställa detta? Användandet av KVÅ-kodning finslipas på alla berörda enheter och tillämpningen behöver förbättras. Det är många som behöver information om att koda och sedan komma ihåg att göra det. Vi har haft på plats information på alla vårdcentraler till läkare och sekreterare. Vidare har rutiner tagit fram i respektive vårdförlopp för vem som kodar i vilken anteckning i journalen i respektive vårdförlopp. Det är relativt grannlaga att få till kodsättningen i journalen. När koderna väl är dokumenterade i journalsystemet är det inte några problem att fånga dem. Implementering av kodningsrutiner pågår och återkommande uppföljning krävs för att öka följsamheten. Vårt journalsystem är gammalt och ska bytas ut och det är därför svårt att få till några IT-tekniska finesser i befintligt system. Vi har manuellt lagt in, frastexter avseende alarmsymtom i allmänremissen, i de första fem standardiserade vårdförloppen, i vårt befintliga journalsystem. Det finns inte möjlighet att lägga in obligatoriskt innehåll med automatik i remisserna, därför har vi gjort så gott som det går med det gamla journalsystemet. Utmaningen ligger i att få läkare att använda frastexterna och sekreterarna att hjälpa till att påminna om det glöms bort, viktigt med teamwork från remitterande instans sida och i resterande del av vårdförloppet avseende KVÅ-kodning. Vi har även lagt in manuella frastexter i röntgenremissen för SVF i undersökningsfältet + önskad underökning och sedan i anamnes status fältet, skrivs vilket SVF förlopp som är aktuellt följt av anamnes och status, för att på så sätt kunna prioritera att patienterna som ingår i SVF ska få sina röntgentider i rimlig tid i förloppet. På samma sätt så har vi lagt in SVF fraser även i remisserna till klinisk fysiologi. KVÅ- koderna är inlagda i vårt journalsystem sedan början av oktober. Under hösten togs kodningsrutiner fram. Rutinerna är implementerade med varierad framgång. Vi har nu satt in extra stödresurser så att alla inblandade i processerna gör sin del av kodningen. Information på plats till de som ska göra jobbet. Vi kommer också att återkoppla hur arbetet förlöper månatligen till både primärvården och sjukhusens berörda enheter. Obokade eller reserverade tider som vi kallar det för, finns för de införda förloppen. Koordinatorsfunktion finns för de införda förloppen och är bemannad av medicinsk sekreterare på enheterna som tar emot SVF-remisserna, de bokar undersökningar och 4

35 besök för patienten enligt aktuellt SVF. Nu när det kommer betydligt fler cancerförlopp, så kommer koordinatorsfunktionen sannolikt att vidareutvecklas. Skriftlig rutin för koordinatorsfunktion och kontaktsjuksköterska är fasställd på landstingsövergripande nivå den 29 januari Erfarenheter av 2015 års arbete a) Har landstingets erfarenheter av implementeringen 2015 lett till förändringar i upplägget inför 2016 och i så fall på vilket sätt? Vi kommer att arbeta på ungefär samma sätt men med betydligt mer erfarenhet med oss in i uppstarten av de nya SVF-förloppen. En sak som kommer att finnas med från början är ta fram kodningsrutin och information till de som ska utföra kodningen på ett mycket mer distinkt sätt än vi hade möjlighet till förra året. Utan att för den skull glömma huvudintentionen med att vi inför SVF nämligen att öka tillgängligheten för patienterna och att ge dem ett tryggt, effektivt och säkert omhändertagande med god kvalitet. Stimulansmedlen kommer att fördelas med ännu mer delaktighet med berörda processarbetsgrupperna och berörda chefer för att på bästa sätt stimulera införandet av SVF. b) Har landstinget erfarenheter som ni vill föra vidare gällande den nationella definitionen av välgrundad misstanke i något av SVF? Nej det har vi inte. 1.3 Antal avslutade patienter Hur många patienter har genomgått och avslutat (påbörjat behandling eller avslutat av annan anledning) de SVF som implementerades 2015 fram till och med den 31 januari 2016? Redovisa antal uppdelat på kön. Patienter anses ha genomgått och avslutat ett SVF när de är registrerade för både välgrundad misstanke och avslut av SVF, t.ex. genom start av behandling. Vårdförlopp, antal patienter som genomgått SVF Patienter som överflyttats till landsting/region med KVÅ-kod VGM Män Kvinnor Män Kvinnor AML Cancer i urinblåsan och övre urinvägarna Huvud- och halscancer Matstrups- och magsäckscancer Prostatacancer 8 (50*)

36 I tabellen redovisas antal patienter som genomgått och avslutat de SVF som vi fångade i vår utdatarapport. * Utdatarapporten gav endast 8 prostatacancerpatienter i landstinget Sörmland under perioden, vilket vi direkt kunde konstatera är felaktigt och en extra körning med en rapport i journalsystemet visar att vi haft 50 patienter. Kvaliteteten på vår inrapportering och vårt utdatauttag håller succesivt på att förbättras 1.4 Överföring av information Hur har landstinget löst frågor gällande överföring av information om uppföljningsdata när flera landsting har ansvar för olika delar i ett enskilt SVF? a) Hur har landstinget arbetat med frågan hittills? Matstrups- och magsäckscancer förloppet har utformat nya rutiner för MDK och det finns rutiner inför för vad som ska skickas med vid övertagande. Vi skickar med datum och kod för välgrundad misstanke tillsammans med övriga journalhandlingar till Karolinska Huddinge. Huvud-halscancer följer en checklista som ÖNH-kliniken på Universitetssjukhuset i Örebro tagit fram i samverkan med berörda landsting. Den har precis blivit klar i början av året och används redan. Även här skickar vi med datum och kod för välgrundad misstanke vid överremittering till USÖ. b) Vilka vidare åtgärder tänker ni vidta för att informationsöverföringen ska fungera under 2016? Fortsätta slipa på de arbetssätt som införts och följa hur det fungerar. Troligen kommer enheterna att använda en projektkod i journalen för att lättare kunna sortera ut SVF-patienterna för uppföljning. 2. Plan för införande av de 13 nya vårdförloppen under 2016 För närvarande finns 12 fastställda SVF för införande SVF för malignt melanom kommer att fastställas under våren och ska ingå i de 13 SVF som ska vara införda senast den 1 november Tidplan för införande Hur ser tidplanen för året ut? Ange följande: Vi planerar att införa förloppen enligt tabell nedan. Vårdförlopp Malignt melanom Före 15/ Före 15/ x 6

37 Tjock- och ändtarmscancer Bröstcancer Lungcancer Bukspottkörtelcancer Cancer i galla+ gallvägar Levercancer Maligna lymfom Myelom Cancer med okänd primärtumör Allvarliga ospecifika symtom som kan bero på cancer Äggstockscancer Primära maligna hjärntumörer x x x x x x x x x x x x För de patienter som genomgått SVF under hösten kommer vi att hämta data ur journalsystemet om vi inte hunnit rapportera dem till SKL:s databas. a) När planerar landstinget att koordinatorsfunktion för de nya SVF ska vara i drift? Det ska finnas på plats när respektive SVF startas, hur funktionen bemannas avgörs i respektive förlopp beroende på hur många patienter som är aktuella för respektive mottagning. b) När planerar landstinget att obokade tider för de nya SVF ska vara i drift? I samband med starten av respektive standardiserat vårdförlopp, ska frågan om hur många disponibla tider per vecka som krävs, vara identifierat och disponibla tider ska finnas att boka i respektive förloppet. Med fördel använder enheterna sin produktions- och kapacitetsplaneringsverktyg och kan vid behov få stöd av Utvecklingsenhetens metodstödjare. c) När planerar landstinget att börja inkludera patienter i respektive SVF? I samband med uppstart av varje processarbetsgrupp bjuds patientförening in till arbetsmötena. Om det saknas lokal patientförening, så får processarbetsgruppen i uppdrag att hitta lämplig patient/anhörig som kan delta i arbetsgruppsmötena alternativt involveras på lämpligt sätt. Vi kommer att genomföra dialogmöten med patient och anhöriga, för att vårdens representanter ska få ta del av patienternas och deras anhörigas upplevelse av vården och hur den kan förbättras. 7

38 Flera enheter, både Malignt melanom och lungkliniken har ingått, som nu ska införa standardiserat vårdförlopp, i landstingets Sörmlands pilotprojekt avseende personcentrerad vård. Vi kommer att ta med oss kunskaperna ifrån det arbetet och inkorporera det personcentrerade arbetssättet i arbetet med SVF. 2.2 Stöd till utvecklingsarbete a) Hur avser landstinget att stödja verksamheternas utvecklingsarbete med införandet av välgrundad misstanke i primärvården? Vi fortsätter på inslagen bana genom att primärvården ska använda SVF-remisser med frastexter för alarmsymtomen. Kodningen av välgrundad misstanke görs i primärvården redan idag för de införda förloppen. Vi kommer att arrangera en heldagsutbildning för alla läkare i primärvården om SVF som upprepas med samma program vid två tillfällen under april månad. Huvudfokus är på tjock- och ändtarmscancer, urologisk cancer samt maligna blod sjukdomar. Vi kommer även att ge en allmän information om primärvårdsversionerna och projektuppstart med ett Diagnostiskt centrum som ska ta hand om CUP, Cancer utan känd primärtumör och Allvarliga symtom som kan bero på cancer. Vi kommer månatligen att återkoppla hur väl följsamheten till att skriva SVF remisser och använda frastexterna fungerar från primärvården. Återkommande kommunikation/ informationsinsatser och utbildning efter behov till läkare och rådgivningssjuksköterskor. b) införandet av välgrundad misstanke i den specialiserade vården? Vi tillsätter arbetsgrupper för de nya förloppen som ska införas I den mån vi kan använder vi befintliga eller nästan befintliga konstellation på arbetsgrupperna som för 2015 års SVF införande, kommer vi att göra det. Vi tillsätter processledare, processtödjare, tvärprofessionella arbetsgrupper som är länsövergripande som initialt gör en nulägesanalys och ser över förbättringsområden för att klara SVF. Varje grupp har stöd från den övergripande projektledare och om möjligt metodstödjare från Utvecklingsenheten där det efterfrågas. c) införande av koordinatorfunktion? Initialt genom arbetet i respektive processarbetsgrupp. Vi erbjuder också metodoch utvecklingsstöd till de nya enheter som inför SVF under 2016 från Utvecklingsenheten. Rutin för koordinatorsfunktion är fastställd av Lokala Cancerrådet d) obokade tider? 8

39 Varje vårdförlopp ska göra en produktionsplanering, med stöd av det produktionsoch kapacitetsplaneringsverktyg som finns i Hälso- och sjukvården, för hela förloppet. Där alla delar i förloppet beaktas så som undersökningar, nybesök, återbesök och olika behandlingar såväl kirurgisk som onkologisk behandling. Vi erbjuder även här metod- och utvecklingsstöd till de nya enheter som inför SVF under 2016 från vår Utvecklingsenhet. Landstingsdirektören har delegerat ledningen och styrningen av hela Cancerarbetet, inklusive SVF, till Lokala Cancerrådet. Cancerrådet och dess ordförande är sedan 4 år tillbaka processägare till de av Hälso- och sjukvårdsledningen fastställda och beslutade, kliniska vårdprocesserna inom Cancerområdet. 2.3 Utmaningar och konsekvenser Vilka utmaningar ser landstingen med införandet av de nya SVF och hur avser man att lösa dessa? Utmaning Information till all berörd personal i primärvården och tillämpningen av frastexterna i remisserna för respektiver SVF Planerad åtgärd Fortsatta informationssinsatser på vårdcentralerna. Feedback hur användandet av frastexter och SVF-remisser månatligen. Utbildningsdag för primärvårdsläkarna om SVF, under våren. Gammalt journalsystem, svårigheter att få in alla uppgifter i en standardremiss med automatik och en smidig lösning. Önskan att ha en standardiserat allmänremiss med allt innehåll enligt SVF som egentligen krävs. Ej möjligt i befintligt system, kommer inte att gå på minst fem år då ett nytt system är upphandlat. Frastexter i allmänremissen, öka användandet och fortsätta sprida informationen om SVF och att frastexterna ska användas. Krav på framtidens informationssystem om mer intelligenta remisser, möjlighet att följa ledtider i realtid, direktöverföring till kvalitetsregister etc. Obligatoriska frastexter i Sectra Ris avseende remissinnehåll Manuella frastexter för SVF, så som vi börjat med. Ställa utvecklingskrav på systemet på obligatoriska uppgifter i remissen på längre sikt. Tillämpning av rutinerna för KVÅ-kodning, d.v.s. att använda dem ute i vårdverksamheten Informationsinsatser direkt till berörda enheter där följsamheten behöver förbättras. Månatlig feedback på hur respektive vårdförlopp ligger till 9

40 Långa diktatköer och brist på medicinska sekreterare är en patientsäkerhetsrisk men försvårar införandet av koordinatorer då det är samma yrkesgrupp som efterfrågas. Frågan lyft till Hälso- och sjukvårdsledningen för helhetsgrepp i frågan. Verksamhetsutveckling inom de administrativa enheterna är också på gång. Kompetensförsörjning Brist på medicinska sekreterare, Sjuksköterskor, specialistsjuksköterskor, Biomedicinska analytiker, Specialistläkare inom en rad områden (lungläkare, urologer, onkologer, patologer distriktsläkare m.fl.) Tillgång till radiologiska undersökningar, CT och PET-CT, mammografi. Väntetider för radiologi, kan bli svåra att klara i alla SVF-förlopp Samarbete med HR, kompetensförsörjningsplaner. RUR-arbetet i regionen. Följa väntetiderna och skicka patienterna dit det är kortas väntetid. Kartlägga om kapaciteten i regionen räcker till. Bevaka att SVF-remisser används på korrekt sätt. Väntetid på patologisvar Förhandla fram ett tilläggsavtal med Unilabs på patologisvarstider som är SVF-anpassade Tillgång på patologer, behov av öka ST i patologi Brist på Coloskopister, långa väntetider Att frigöra tid från verksamheter för få verksamhetsföreträdare till processarbetsgrupperna för att genomföra SVF och den verksamhetsutveckling som krävs. Idag är Unilabs avtalspart, och frågan om ST i patologi bör beaktas i det avtal som landstinget skriver. Verksamhetsutveckling Översyn av endoskopiverksamheten i landstinget Sörmland är lyft och kommer att ses över under Ett sätt är att klinikerna får ekonomisk ersättning, för den personal som frikopplas för att utveckla SVF-arbetet och för de vikarier som behöver anställas. Bekostas av stimulansmedlen. Bedömer landstinget att eventuella undanträngningseffekter kan komma att uppstå under 2016 som en följd av införandet av SVF? Beskriv i så fall vilka och hur de kommer att följas och åtgärdas. Radiologi här befarar professionen att det finns risk för fördröjda väntetider för benigna åkommor och när efterfrågan ökar i och med fler SVF införs. Svårigheter att klara de stipulerade ledtiderna i respektive SVF ses som en utmaning. 10

41 3. Information och förankring 3.1 Patienter Hur har landstinget involverat patientföreträdare i arbetet med handlingsplanen? Vi har träffat de två patientföreningarna Aurora och Näckrosbröderna som har lokalorganisation i Sörmland, inför skrivandet av handlingsplanen och haft en dialog om vad som förväntas av oss i 2016 års arbete med införandet av SVF. Representanterna har varit delaktiga i utformningen av planen och lämnat synpunkter på innehållet. Handlingsplanen har därefter skickats ut på remiss till patientföreningarna. Planen har även skickats på remiss till en erfaren patient som lämnat värdefulla synpunkter till planen. Hur avser landstinget involvera patientrepresentanter i arbetet med SVF? I varje processarbetsgrupp så bjuder vi med patientföreningar alternativt patientföreträdare. För mindre diagnosgrupper har det varit svårt att få med patientföreträdare. Vi jobbar utifrån personcentrerad vård i landstinget Sörmland och försöker på flera olika sätt skapa en mer jämbördig delaktighet för patienterna genom ett mer personcentrerat arbetssätt. Både malignt melanom processen och lungkliniken har varit med i landstinget Sörmlands pilotprojekt om Personcentrerad vård och har det arbetssättet med sig även i SVF-arbetet. Övrigt Patienter som inte kan svenska, saknar information på andra språk på RCC hemsida. 3.2 Privata vårdgivare Hur avser landstinget involvera representanter från de privata vårdgivarna i arbetet med SVF? De privata vårdcentralerna är informerade på samma sätt som de landstingsdrivna vårdcentralerna. Projektledaren för SVF har varit på respektive vårdcentral och givit information om SVF direkt till berörda läkare och medicinska sekreterare, ca minuters information. På vissa vårdcentraler har samtlig personal tagit det av informationen Privata vårdgivarna delges information skriftligt och erbjuds på platsbesök av projektledningen för SVF. De läkarare som går på nationella taxan är ju inte avtalsbundna på samma sätt men projektledningen delger dem den information som de berörs av i SVF arbetet. Beställaren Hälsoval, informeras av projektledningen om vilka krav, som måste beaktas i SVF arbetet, inför att nya avtal/förnyelse av avtal skrivs med de privata vårdgivarna. 3.3 Primärvård Hur säkerställer landstinget att primärvårdens medarbetare har kännedom om SVF? Projektledaren har varit på respektive vårdcentral och givit information om SVF direkt till berörda läkare och medicinska sekreterare, ca min information, på vissa enheter har samtliga personalkategorier deltagit vidinformationstillfällena. personal deltagit på inf 11

42 De privata vårdcentralerna är informerade på samma sätt som de landstingsdrivna vårdcentralerna. Vi har sedan hösten 2015 infört fasta frastexter utifrån de kriterier för alarmsymtom som beskrivs i primärvårdsversionerna. Remisserna från primärvården börjar i allt större omfattning, att använda de förvalda frastexterna för alarmsymtom vid SVF som lagts in i journalsystemet. Information på plats på respektive vårdcentral till berörda läkare och medicinska sekreterare har förbättrat användandet av SVF-remissen. SVF-remissen, med manuellt inlagda fraser för alarmsymtom, är var vårt nuvarande journalsystem klarar av. Vi har lagt in fraser för SVF både i allmänremissen och i radiologiremissen. 4. Uppföljning Hur avser landstinget att följa upp och använda resultaten av de nuvarande nationella mätpunkterna i det fortsatta arbetet med de införda SVF? Landstinget Sörmland avser att följa upp resultaten av de nuvarande mätpunkterna genom att månadsvis rapportera till Cancerråds AU och Cancerrådet, de antal patienter som ingår i SVF och rapporteras till SKL samt vilka faktiska ledtider varje förlopp har. Genom de kontinuerliga rapporterna får Cancerrådet direkt kännedom om de berörda klinikernas möjlighet att uppnå de stipulerade ledtiderna. I de fall ledtiderna inte uppnås kan man direkt via berörd klinik detektera orsaken till den långa ledtiden. Utifrån orsak får Cancerrådet stötta kliniken till att förbättra ledtiderna med stöd av Utvecklingsenhetens metodstödjare och projektledaren för SVF. 5. Arbete med PREM-enkäten För att få ta del av medlen ska den PREM-enkät som har tagits fram av SKL och RCC och som bygger på arbetet med nationell patientenkät (NPE) användas under Kravet gäller för de fem SVF som har implementerats 2015 men önskvärt är att även de som införs 2016 utvärderas med enkäten. Resultaten ska kunna användas såväl nationellt som regionalt och lokalt. Enkäten planeras vara klar för utskick den 1 mars Då kommer också rekommendationer om täthet av utskick, antal patienter/svf (alla respektive andel av SVFutredda) mm. 5.1 Användande av PREM-enkät Hur avser landstinget arbeta med den PREM-enkät som tagits fram och ska införas under 2016? Vi kommer att inkluderar alla patienter som ingått i SVF per den 1 mars både för de införda förloppen och succesivt för de som införs under året. 12

43 5.2 Användning av resultat Hur kommer resultaten från PREM-enkäten att användas? Vi kommer med stort intresse att ta del av svaren från PREM-enkäten och utifrån svaren fundera på vad som fungerar bra och vad som behöver förbättras utifrån patienternas perspektiv. Synpunkterna kommer att beaktas i utvecklingsarbetet inom respektive processarbetsgrupp. Om det finns synpunkter av övergripande karaktär så lyfter vi det till lokala Cancerrådet och Hälso- och sjukvårdsledningen samt gör en handlingsplan. Vidare har vi diskuterat att svaren från patienterna PREM-enkäter ska involveras i vårt arbete med att införa personcentrerad vård i landstinget Sörmland. Alla sätt att förbättra vården utifrån kundens perspektiv tycker vi är väldigt värdefullt. 13

44 Planen framtagen av: Handlingsplanen är framtagen av projektledare Anne Genander i samverkan med lokala cancerrådets AU, patientföreträdare, patientföreningarna Aurora och Näckrosbröder. Handlingsplanen är fastställd av lokala Cancerrådet i Sörmland som är styrgrupp för införandet av Standardiserat vårdförlopp. Bilaga: Fastställda standardiserade vårdförlopp De fem vårdförlopp som infördes under 2015 : Akut myeloisk leukemi, AML Cancer i urinblåsan och övre urinvägarna Huvud- och halscancer Matstrups- och magsäckscancer Prostatacancer De 13 nya vårdförloppen : Allvarliga ospecifika symtom som kan bero på cancer Bröstcancer Cancer i bukspottkörteln och periampullärt Cancer i gallblåsa och perihilär gallgång Cancer utan känd primärtumör, CUP Lungcancer Maligna lymfom Malignt melanom (fastställs våren 2016) Myelom Primär levercancer Primära maligna hjärntumörer Tjock- och ändtarmscancer Äggstockscancer De standardiserade vårdförloppen kan hämtas på 14

45 Handlingsplan från landstinget i Uppsala län för arbetet med standardiserade vårdförlopp enligt överenskommelsen mellan regeringen och SKL om kortare väntetider i cancervården 2016 Handlingsplanerna ska vara Socialdepartementet tillhanda senast den 15 mars 2016

46 Inledning Detta är en mall för landstingens handlingsplaner för införandet av 2016 års standardiserade vårdförlopp (SVF). Regionala cancercentrum (RCC) har tagit fram mallen i enlighet med överenskommelsen mellan regeringen och Sveriges Kommuner och Landsting (SKL). För att få ta del av medlen ska landstingen tillsammans med RCC ta fram och lämna in en handlingsplan enligt denna mall. Respektive RCC samlar in och samordnar arbetet med handlingsplanerna. Det kommer också att finnas en mall för den redovisning som ska vara Regeringskansliet tillhanda senast den 1 november Krav i överenskommelsen 2016 För att få ta del av vårens medel (203 mkr) ska landstingen senast 15 mars 2016: gemensamt med RCC ta fram en handlingsplan enligt mall involvera patientföreträdare vid framtagandet av handlingsplanen genom RCC lämna in handlingsplanen fortsätta arbetet med de fem under 2015 införda SVF* För att få ta del av höstens medel (203 mkr) ska landstingen också senast den 1 november 2016: lämna in en redovisning enligt en kommande mall. I redovisningen ska det framgå att landstingen o senast den 1 november 2016 har infört* 13 nya SVF (totalt 18 införda SVF) o redovisat hur de har arbetat med SVF som går över landstingsgränser o använt den nationella PREM-enkäten för de fem SVF som införts under 2015 (se avsnitt 5 nedan). RCC samordnar arbetet med redovisningarna. *Ett standardiserat vårdförlopp räknas som infört när patienter med välgrundad misstanke har remitterats för start av standardiserat vårdförlopp, alternativ beslut tagits om att starta ett standardiserat vårdförlopp. Patienter ska ha genomgått utredning enligt det standardiserade vårdförloppet och startat behandling eller avslutats på annat sätt. 2

47 1. Beskrivning av arbetet efter rapporteringen den 1 november Nuläge för införda vårdförlopp a) Beskriv läget för de fem SVF som infördes utgå från det som skett efter att 2015-års rapport lämnades in senast den 1 november För de fem SVF har en rad gemensamma åtgärder genomförts; 1. En processledare för koordinering av alla SVF har anställts där en stor del av arbetet är att samla ledarna för de olika SVF till avstämningsmöten, engagera en rad administrativa enheter att vara behjälpliga i utvecklingsarbetet och informera primärvård och sjukhusets olika verksamheter. 2. Kontaktsjuksköterskor har engagerats i SVF-arbetet inom aktuella cancerdiagnoser. För kommande SVF pågår rekrytering. Beroende på diagnosgruppens storlek kan koordinatorfunktionen kopplas till kontaktsköterskeuppdraget alternativt innehas av annan medarbetare. En gemensam arbetsskrivning för koordinatorer har framtagits. 3. Avdelningen för elektronisk patientjournal (EPJ) har involverats i högre grad med gott resultat; ett utvecklingsarbete har påbörjats med särskilda journalmallar för SVF, bl.a för att kunna underlätta verksamhetsplaneringen framöver, men även för att underlätta sökande av samlad information om en patients undersökningar och/eller behandlingar. En prototyp för en gemensam remissmall för SVF där de olika cancerdiagnoserna finns som en rullgardin har tagits fram. 4. Avdelningen för vårdadministrativa system (VAS) har likaså involverats i högre grad fr.o.m i år, med bl.a regelbunden uppdatering och information om SVF anpassat för medicinska sekreterare. Tillsammans med sekreterarna i VAS har KVÅ-kodningen kommit igång för samtliga aktuella SVF. 5. Radiologin har förbättrat ledtider med att skapa en koordinatorstjänst samt förenklat arbetet för kontaktsjuksköterskor/koordinatorer genom att alla nu kan se när tider blivit bokade och undersökningar blivit genomförda i röntgens system. En specifik ruta på elektroniska röntgenremisser där SVF finns med som alternativ har skapats. 6. Patologin skapade initialt en egen ruta för i kryssning av välgrundad misstanke om cancer. Emellertid användes denna av många utan att patienten var med i SVF, varför texten ändrades till patient ingår i SVF. 7. Processkartläggningen som genomfördes förra året för flera SVF, där även patientrelaterade utfallsmått ingick, kan nu enklare registreras och visualiseras. Tack vare multiprofessionell processkartläggning har en rad åtgärdspaket med exempelvis gemensamma mottagningar införts för att korta ledtider. Patientdeltagande i detta arbete är avgörande. 8. Arbetet med att i större utsträckning engagera primärvård och privata specialister kommer att intensifieras under året genom olika riktade informationsinsatser. 3

48 AML: Alla C-länspatienter utreds och behandlas vid hematologisektionen (avd/mottagning 50C, Akademiska Sjukhuset). Utredningen sker oftast och initial behandling alltid inneliggande. Viss svårt sjuka patienter med misstänkt AML remitteras akut till 50C från medicinklinikerna i Uppsaladelen av UÖ-regionen. Då AML är en akut sjukdom hade kliniken redan sedan många år tillbaka en väl fungerande utredningsprocess samt tidig start av behandling. Det här är inte en stor patientgrupp (20-25 nyupptäckta fall/år med AML utreds i Uppsala), vilket innebär att det kan dröja lång tid mellan patientfallen. Vi har skapat en rutin där läkare i samarbete med erfaren avdelningssekreterare matar in KVÅ-koder så att SVFfallen verkligen registreras internt. Matstrupe- och magsäckscancer: Denna patientgrupp har utretts och behandlats på Akademiska sjukhuset sedan många år. Patientprocessen optimerades redan för tre år sedan i samband med arbetet kring införandet av värdebaserad vård. Detta arbete skedde multiprofessionellt med medverkan av patientrepresentant. Vi har startat en ny multidisciplinär konferens (MDK) som är videosänd till regionen, utarbetat en ny multiprofessionell mottagning där representanter för de olika professionerna (Kirurgi, Onkologi, dietist mfl) samlas kring patienten under ett och samma besök, samt infört kontaktsköterskefunktionen. Vi bedömer att samarbetet mellan de olika ingående enheterna är välfungerande, både för patienter från vårt län och de som remitteras hit. Vid införandet av SVF kunde vi sålunda utgå från denna uppdaterade process för utredning och behandling av patienter med matstrups- och magsäckscancer. Vi har nu formaliserat kontaktsköterskefunktionen och utarbetat Min vårdplan. Vi har inte haft några problem att erbjuda bedömning på MDK inom 1 vecka från remiss, utföra gastroskopier inom de stipulerade ledtiderna eller starta planerad behandling (onkologi eller direkt kirurgi). Koordinatorfunktionen sköts för närvarande av kontaktsjuksköterskan. Vi har kontinuerliga arbetsgruppsmöten med patientrepresentation. Under de gångna åren har vi infört minimalinvasiv operationsteknik, vilket ökar antalet patienter som kan få kirurgisk behandling samt minskar behovet av rutinmässig intensivvård. Vi har tagit fram ett sjukhusövergripande datastöd samt ansökt om att bli ett nationellt center. Vi ser framemot att öka vårt åtagande och därmed utveckla vården ytterligare för en större patientgrupp. SVF för cancer i urinblåsa och övre urinvägar samt prostatacancer: Patienterna utreds på flera sjukhus och privata specialistmottagningar inom landstinget. Samarbetet med Enköping är utvecklat och man har bland annat arbetat tillsammans i processen kring den Värdebaserade vården cancer i urinblåsa. Som framgår på annan plats i handlingsplanen krävs ytterligare informationsåtgärder för att på samma sätt få en ökad medverkan av privata specialistmottagningarna i arbetet med standardiserade vårdförlopp. Urologkliniken har nu en koordinator som handhar SVF patienterna och ser till att ledtider etc sköts. Fortfarande kommer det in remisser som inte är kodade SVF. Koordinatorn är dock uppmärksam och tillsammans med kontaktsjuksköterskorna initierar hon själv SVF starten. 4

49 Urologkliniken på Akademiska har arbetat med att ta fram processkartor, pm och rutindokument för bl a KVÅ-koder. Nätverk har skapats mellan Enköping (där flertalet av våra blåscancerpatienter genomgår sin första operativa behandling), koordinatorn och klinikens kontaktsjuksköterskor, för ett snabbare och säkrare handhavande av patienterna. Även interna nätverk mellan röntgen och onkologen har utvecklats. Reserverade tider för bokning av SVF patienterna finns tillgängliga mån-fre på specialistläkarmottagningen. Även fasta röntgentider finns som koordinatorn kan styra över. Patologen prioriterar SVF analyserna vilket gör att tiden för PAD-svar har kortats betydligt. Varannan vecka hålls det uppföljande möten med koordinator, kontaktsjuksköterskorna och sekreterarna, för att lyfta problem och arbeta fram lösningar. Ett nära samarbete finns mellan dessa yrkeskategorier. Tät kontakt sker även med projektledare och avdelningen för elektronisk patientjournal. Huvud- och halscancer: Utreds vid Akademiska sjukhuset. Vi har under 2015 utarbetat riktlinjer för patientflödet genom ÖNH-kliniken, dessa fungerar, efter vissa modifieringar sedan starten av SVF september 2015, nu väl. Remissbedömningen liksom nybesök med filterfunktion sker hos specialist med tumörkirurgisk inriktning. Mottagningsverksamheten har anpassats för att möjliggöra nybesök inom stipulerade ledtider. Vi har fört en kontinuerlig dialog med våra operationsplaneringssjuksköterskor för att möjliggöra start av kirurgi inom ledtid. Onkologen har anpassat sina nybesök för att förkorta ledtiden till start strålbehandling. Registreringen av KVÅ koder har varit problematisk då de inte alltid är kopplade till ett vårdåtagande, EPJ har nu utvecklat en lösning som för närvarande testas på ÖNH kliniken. Verksamheten har under hösten haft två kontaktsjuksköterskor, varav den ena även haft ett koordinatorsuppdrag. b) Om uppföljning i de patientadministrativa systemen och rapportering till SKL:s nationella databas, koordinatorsfunktion eller obokade tider inte är på plats för samtliga SVF, vilka åtgärder kommer landstinget att vidta för att färdigställa detta? Rapporteringen till SKL fungerar planenligt. Koordinatorsfunktionen och obokade tider är på plats inom 2015 års vårdförlopp. Exakt lösning är anpassad till respektive verksamhet. För de kommande 13 vårdförloppen pågår anställning av koordinatorer och översikt av nuvarande schemaorganisation. Regelbundna styrgruppsmöten hålls för att säkerställa verksamheternas följsamhet. 1.2 Erfarenheter av 2015 års arbete Har landstingets erfarenheter av implementeringen 2015 lett till förändringar i upplägget inför 2016 och i så fall på vilket sätt? 5

50 Det processkartläggningsarbete som användes för de första fem SVF fungerade utmärkt. Patientrepresentanter deltog i detta arbete (där värdebaserad vård står som modell). Vi har därför påbörjat ett grundligt arbete inom alla 13 SVF-områden, där tvärprofessionella arbetsgrupper sätts samman i syfte att genomföra en kartläggning av patientens väg genom vården och att på så sätt kunna identifiera problem och hitta lösningar på dessa problem, allt för att skapa ett så tryggt, snabbt och säkert omhändertagande som möjligt för patienten. Beroende på antalet patienter med kriterier för välgrundad misstanke och om misstanken uppstår i primärvård eller inom specialistklinik så kommer behovet av stöd variera stort för de nya SVF. Uppenbart är att dialogen med primärvården för flera nya SVF är av stor vikt. Har landstinget erfarenheter som ni vill föra vidare gällande den nationella definitionen av välgrundad misstanke i något av SVF? Inom AML har man påpekat vikten av att begrunda definitionen så att inte tratten blir för vid. Många urologer anser likaså att tratten för prostatacancer är för vid. På samma sätt befarar många kolorektalkirurger att tratten för tjock- och ändtarmscancer är för vid. Cancer är ett laddat ord. Många patienter i vårt landsting läser sina journaler, där de kommer att kunna läsa välgrundad misstanke om cancer. Inom bröst SVF har det beslutats att en grupp 3 förändring på mammografi skall trigga igång SVF. Definitionsmässigt är en grupp 3 förändring ett oklart fall där patienten ofta efter kompletterande utredning aldrig träffar en läkare. Start av SVF bröst hade varit att föredra. Denna iakttagelse är sannolikt inte reserverad för bröstprocessen. 1.3 Antal avslutade patienter Hur många patienter har genomgått och avslutat (påbörjat behandling eller avslutat av annan anledning) de SVF som implementerades 2015 fram till och med den 31 januari 2016? Redovisa antal uppdelat på kön. Patienter anses ha genomgått och avslutat ett SVF när de är registrerade för både välgrundad misstanke och avslut av SVF, t.ex. genom start av behandling. Använd gärna tabellen Vårdförlopp i antal Män Kvinnor AML 12 9 Cancer i urinblåsan och övre urinvägarna 13 7 Huvud- och halscancer 9 18 Matstrups- och magsäckscancer

51 Prostatacancer 12 0 Tillägg till ovanstående tabell: Diagnoserna AML och matstrups-och ventrikelcancer har under 2015 arbetat med sina patienter i väl genomtänkta processer enligt SVF, dock har KVÅ-kodningen inte fungerat optimalt, vilket resulterar i att ovanstående siffror kan skilja sig från de siffror som rapporterats in till SKL. 1.4 Överföring av information Hur har landstinget löst frågor gällande överföring av information om uppföljningsdata när flera landsting har ansvar för olika delar i ett enskilt SVF? a) Hur har landstinget arbetat med frågan hittills? Uppsala läns landsting är för många patienter den vårdgivare som startar behandling och därmed den som slutligen registrerar ledtid fram till start av behandling. För att registrera mätpunkter som finns i andra vårdgivares omhändertagande, behöver remitterande landsting registrera koder med tidpunkter på remiss till vårt landsting. Diskussioner med de andra landstingen pågår där också Cosmic-landstingen haft möten om hur remisserna ska utformas. Frågan har slutgiltigt inte lösts och i väntan på detta kan det bli ett merarbete att behöva läsa journalanteckningar från remitterande landsting. Uppsala läns landsting har infört kodverket för SVF enligt den KVÅ-modell som tagits fram nationellt. b) Vilka vidare åtgärder tänker ni vidta för att informationsöverföringen ska fungera under 2016? Landstinget har under 2015 deltagit i de av RCC anordnade regionmötena om standardiserade vårdförlopp. Under mötena har registrering av ledtider diskuterats och erfarenheter har utbytts. Vid senaste mötet i januari föreslogs att tillsätta en arbetsgrupp för att ta fram förslag till rutiner och information som ska förmedlas över landstingsgränserna. RCC åtog sig uppdraget att sätta samman arbetsgruppen. 2. Plan för införande av de 13 nya vårdförloppen under 2016 För närvarande finns 12 fastställda SVF för införande SVF för malignt melanom kommer att fastställas under våren och ska ingå i de 13 SVF som ska vara införda senast den 1 november Tidplan för införande Hur ser tidplanen för året ut? Ange följande: a) När planerar landstinget att koordinatorsfunktion för de nya SVF ska vara i drift? 7

52 Koordinatorer håller på att införas inom alla verksamhetsområden som arbetar med SVF. Man har av naturliga skäl kommit lite olika långt med detta och de arbetsrutiner som ska gälla för en koordinator kan komma att kräva en del omfördelningar av arbetsuppgifter. Vi räknar med att en koordinatorsfunktion finns på plats inom alla de 13 nya vårdförloppen senast 1/ b) När planerar landstinget att obokade tider för de nya SVF ska vara i drift? Införs som en integrerad del av processarbetet. Några verksamhetsområden kan redan i befintlig schemaorganisation klara att omhänderta cancerutredningar enligt SVF-modell. Inom röntgen har man noterat att det fungerar bättre när man via en särskild koordinator sköter alla bokningar. Detta har visat sig påtagligt minska risken för att obokade tider förblir outnyttjade. c) När planerar landstinget att börja inkludera patienter i respektive SVF? Alla 13 vårdförlopp kommer att börja implementera SVF enligt nedanstående tabell: Vårdförlopp Malignt melanom Tjock- och ändtarmscancer Bröstcancer Lungcancer Bukspottkörtelcancer Cancer i galla+ gallvägar Levercancer Maligna lymfom Myelom Cancer med okänd primärtumör Allvarliga ospecifika symtom som kan bero på cancer Äggstockscancer Primära maligna hjärntumörer Före 1/ Före 15/ /4 19/4 1/3 1/3 1/5 19/4 19/4 1/5 15/5 31/3 31/8 20/8 1/6 8

53 2.2 Stöd till utvecklingsarbete Hur avser landstinget att stödja verksamheternas utvecklingsarbete med a) införandet av välgrundad misstanke i primärvården? Särskilda informationsmöten erbjuds ffa den privata sektorn inom primärvården. Inom den offentliga primärvården hålls regelbundna möten där bl.a SVF avhandlas. Primärvården finns dessutom med i styrgruppen för TEMA cancer i Uppsala läns landsting och i den mån det är möjligt är de även representerade i de olika processarbetena för varje SVF. Även i det lokala cancerrådet finns representant som ansvarar för information mot såväl den offentliga som privata primärvården. b) införandet av välgrundad misstanke i den specialiserade vården? Ett gediget arbete pågår där man i tvärprofessionella sammansatta grupper, enligt en utprovad metod för värdebaserad vård, arbetar med att kartlägga patientens väg genom vårdkedjan och på så sätt arbetar sig fram till hur och med vilka medel man kan underlätta och effektivisera omhändertagandet. Centrala funktioner stödjer processarbetet för att skapa kompetensöverföring och ett rimligt mått av enhetlighet. c) införande av koordinatorfunktion? Anställning av koordinatorer pågår f.n inom alla verksamhetsområden. d) obokade tider? Man har inom flera områden (t.ex huvud-hals & ventrikel-matstrupe) redan infört systemet med obokade tider. Inom andra verksamhetsområden kan man frigöra tider för cancerpatienter redan inom befintlig schemaorganisation. 9

54 2.3 Utmaningar och konsekvenser Vilka utmaningar ser landstingen med införandet av de nya SVF och hur avser man att lösa dessa? Använd gärna tabellen: Utmaning Undanträngningseffekter inom specialistvården Undanträngningseffekter inom röntgen Planerad åtgärd Översikt och ev. omstyrning av respektive mottagnings läkartider Regelbunden genomgång av röntgens tillgång alt. brist på tider i styrgrupp Säkerställa personalbehovet på röntgen Undanträngningseffekter inom patologin Säkerställa tillgången på patologer Ytterligare befästa kunskapen ute i verksamheterna om vikten av att märka remisserna rätt. Involverandet av särskilt den privata sektorn inom primärvården. Tillgången på kontaktsjuksköterskor Tidsplanen (d.v.s införandet av 13 SVF före sommaren 2016) Engagemang av privata specialister Erbjuda informationstillfällen gällande SVF Aktiv rekrytering och uppmuntran att söka till kontaktsjuksköterskeutbildningen. Ett gediget arbete pågår med kartläggning av antalet kontaktsjuksköterskor i Uppland; ffa aktuellt på Akademiska Sjukhuset i Uppsala KVÅ-kodning kommer att påbörjas enligt bifogad tabell för alla 13 vårdförlopp. Riktade informationsinsatser Bedömer landstinget att eventuella undanträngningseffekter kan komma att uppstå under 2016 som en följd av införandet av SVF? Beskriv i så fall vilka och hur de kommer att följas och åtgärdas. Var god se tabellen ovan Vi kommer speciellt följa väntetider till mottagning och röntgen (utredning) för en rad benigna sjukdomar inom olika verksamhetsområden. Redan idag ser vi vissa undanträngningseffekter för dessa patientgrupper. Tider för CT-kolon och koloskopi är redan idag hårt ansträngda och med införandet av SVF för tjock och ändtarmscancer kan det bli ett stort problem för patienter med benigna tarmsjukdomar. 10

55 3. Information och förankring 3.1 Patienter Hur har landstinget involverat patientföreträdare i arbetet med handlingsplanen? Handlingsplanen har skickats på en remissrunda till patientföreningar, från vilka vi fått positiv återkoppling. För närvarande pågår dessutom diskussion om en fast plats för en patientrepresentant i Cancerrådet. Redan nu bjuds patientrepresentanter in till Cancerråds-möten 2 ggr/år. I tillägg till detta har vi haft och kommer att fortsätta ha, separata SVF-möten med patientföreningarna. Allra viktigast bedöms emellertid patientrepresentation i respektive vårdförlopps processarbete vara. Hur avser landstinget involvera patientrepresentanter i arbetet med SVF? I den processkartläggning som varje verksamhetsområde bedriver som ett led i införandet av SVF ingår en patientrepresentant eller anhörig. 3.2 Privata vårdgivare Hur avser landstinget involvera representanter från de privata vårdgivarna i arbetet med SVF? Vi kommer att erbjuda besök och mötestillfällen för information om SVF. Vidare kommer vi att undersöka möjligheten att informera via privatläkarföreningen och företagshälsovården. 3.3 Primärvård Hur säkerställer landstinget att primärvårdens medarbetare har kännedom om SVF? Genom regelbundna möten där SVF är en fast mötespunkt. Regelbundna brukarmöten mellan olika verksamhetsområden med primärvården. Information på hemsidan Navet. Speciella informationsträffar med företagshälsovård och privatläkare. 4. Uppföljning Hur avser landstinget att följa upp och använda resultaten av de nuvarande nationella mätpunkterna i det fortsatta arbetet med de införda SVF? Vi kommer bland annat att använda oss av dessa resultat vid styrgruppsmöten inom TEMA Cancer, möten som hålls 2 ggr/termin för att vid behov göra erforderliga justeringar i verksamheten. Vid dessa styrgruppsmöten deltar verksamhetschefer från alla berörda 11

56 verksamheter, liksom representanter från viktiga stödprocesser. Resultat kommer regelbundet att förevisas i sjukhusledningen där prioriteringsdiskussioner kan uppkomma. Resultaten kommer även att behöva diskuteras i de olika regionala specialitetsråden, speciellt med hänsyn till patienter som remitterats över landstingsgränserna. De processgrupper som finns inom varje SVF kommer kontinuerligt att utvärdera sin och verksamhetens implementering av och fortsatta arbete med SVF, skapande förutsättningar för fortsatt utveckling och förbättring. 5. Arbete med PREM-enkäten För att få ta del av medlen ska den PREM-enkät som har tagits fram av SKL och RCC och som bygger på arbetet med nationell patientenkät (NPE) användas under Kravet gäller för de fem SVF som har implementerats 2015 men önskvärt är att även de som införs 2016 utvärderas med enkäten. Resultaten ska kunna användas såväl nationellt som regionalt och lokalt. Enkäten planeras vara klar för utskick den 1 mars Då kommer också rekommendationer om täthet av utskick, antal patienter/svf (alla respektive andel av SVFutredda) mm. 5.1 Användande av PREM-enkät Hur avser landstinget arbeta med den PREM-enkät som tagits fram och ska införas under 2016? Enkäten kommer att skickas ut enligt direktiv, information kommer att ges till personalen inom berörda verksamhetsområden, främst kontaktsjuksköterskorna, av projektledare Maria Aslani och cancersamordnare Lotten Blomqvist. Kontaktsjuksköterskorna har här ett särskilt ansvar för att informera patienterna om att de kommer att få en enkät och att alla svar är viktiga som en del i arbetet med att förbättra cancervården. 5.2 Användning av resultat Hur kommer resultaten från PREM-enkäten att användas? Resultaten kommer att återföras till varje SVF-område och därvid användas i det kontinuerliga förbättringsarbetet. Dessa resultat blir också viktiga att redovisa i samband med möten med patientföreningar och vid arbetsplatsträffar inom sjukvården. 12

57 Bilaga: Fastställda standardiserade vårdförlopp De fem vårdförlopp som infördes under 2015 : Akut myeloisk leukemi, AML Cancer i urinblåsan och övre urinvägarna Huvud- och halscancer Matstrups- och magsäckscancer Prostatacancer De 13 nya vårdförloppen : Allvarliga ospecifika symtom som kan bero på cancer Bröstcancer Cancer i bukspottkörteln och periampullärt Cancer i gallblåsa och perihilär gallgång Cancer utan känd primärtumör, CUP Lungcancer Maligna lymfom Malignt melanom (fastställs våren 2016) Myelom Primär levercancer Primära maligna hjärntumörer Tjock- och ändtarmscancer Äggstockscancer De standardiserade vårdförloppen kan hämtas på 13

58 14

59 HANDLINGSPLAN LK/ för arbetet med standardiserade vårdförlopp enligt överenskommelsen mellan regeringen och SKL om kortare väntetider i cancervården 2016

60 Härmed överlämnas handlingsplanen från Landstinget i Värmland Thomas Hallgren Överläkare Ordförande Cancerrådet Eva Eriksson Utvecklingsledare Samordnare Cancerrådet 2

61 Inledning Detta är en mall för landstingens handlingsplaner för införandet av 2016 års standardiserade vårdförlopp (SVF). Regionala cancercentrum (RCC) har tagit fram mallen i enlighet med överenskommelsen mellan regeringen och Sveriges Kommuner och Landsting (SKL). För att få ta del av medlen ska landstingen tillsammans med RCC ta fram och lämna in en handlingsplan enligt denna mall. Respektive RCC samlar in och samordnar arbetet med handlingsplanerna. Det kommer också att finnas en mall för den redovisning som ska vara Regeringskansliet tillhanda senast den 1 november Krav i överenskommelsen 2016 För att få ta del av vårens medel (203 mkr) ska landstingen senast 15 mars 2016: gemensamt med RCC ta fram en handlingsplan enligt mall involvera patientföreträdare vid framtagandet av handlingsplanen genom RCC lämna in handlingsplanen fortsätta arbetet med de fem under 2015 införda SVF* För att få ta del av höstens medel (203 mkr) ska landstingen också senast den 1 november 2016: Lämna in en redovisning enligt en kommande mall. I redovisningen ska det framgå att landstingen o senast den 1 november 2016 har infört* 13 nya SVF (totalt 18 införda SVF) o redovisat hur de har arbetat med SVF som går över landstingsgränser o använt den nationella PREM-enkäten för de fem SVF som införts under 2015 (se avsnitt 5 nedan). RCC samordnar arbetet med redovisningarna. *Ett standardiserat vårdförlopp räknas som infört när patienter med välgrundad misstanke har remitterats för start av standardiserat vårdförlopp, alternativ beslut tagits om att starta ett standardiserat vårdförlopp. Patienter ska ha genomgått utredning enligt det standardiserade vårdförloppet och startat behandling eller avslutats på annat sätt. 3

62 1. Beskrivning av arbetet efter rapporteringen den 1 november Nuläge för införda vårdförlopp a) Beskriv läget för de fem SVF som infördes utgå från det som skett efter att 2015 års rapport lämnades in senast den 1 november Det är mycket tydligt att medarbetarna i vårt landsting har en positiv inställning till arbetet med SVF. Många påtalar att man ser klara förbättringar i vården av våra cancerpatienter, både genom SVF och tidigare genomförda egna satsningar med bland annat införandet av kontaktsjuksköterskor, Min vårdplan och Tarmcancerprocessen. Samtliga fem pilot-svf för 2015 driftsattes i vårt landsting i full omfattning 1 december Vi hade då genomfört ett omfattande förarbete för att verkligen kunna starta på ett sätt som enligt vår uppfattning motsvarade kraven från Socialdepartementet tidigare köer var hanterade, kontaktsjuksköterskor fanns på plats, koordinatorer var tillsatta och i funktion samt ett rimligt antal reserverade tider fanns på utredande och behandlande enheter. Vi hade också en rapporteringsrutin på plats som visserligen kräver en del manuellt arbete men samtidigt bedömdes som tillförlitlig. Arbetet i samtliga fem SVF har sedan dess fungerat väl. Efter hand som informationen successivt når ut till alla delar av organisationen och till alla medarbetare, både i våra egna och i de privata verksamheterna, har fler och fler SVF-remisser kommit in eller så har SVF kunnat påbörjas när välgrundad misstanke påvisats på annat sätt. Arbetet med Cancer i urinblåsa och övre urinvägar kan lyftas fram som särskilt framgångsrikt då vi redan kan se en förkortning av tid från välgrundad misstanke till påbörjad behandling från 70 dagar till 28 dagar ett mycket glädjande resultat! ÖNH-kliniken har i sitt arbete med Huvud- och halscancer lyckats väl och fått möjlighet att beskriva sitt positiva arbete på Cancercentrums hemsida titta gärna in där för mer utförlig information: Både Prostatacancer och Matstrups- och magsäckscancer fungerar enligt plan och fler och fler patienter påbörjar SVF och många har avslutats. Framför allt avseende den senare diagnosen har en hel del arbete utförts för att inkludera även de patienter som primärt undersöks vid Sjukhuset i Arvika eller Sjukhuset i Torsby, och många samtal och möten med Örebro har genomförts för att skapa trygg övergång till annat landsting. AML är en relativt sällan förekommande diagnos med ett akut förlopp. Patienter med misstanke om eller säkerställd diagnos med AML har sedan länge haft ett snabbt och välfungerande omhändertagande via landstingets hematologienhet vid Centralsjukhuset i Karlstad. När välgrundad misstanke om AML påvisas för nyinsjuknade patienter startas nu SVF, vanligen via hematologjouren, och utredning sker enligt där fastställda rutiner. 4

63 b) Om uppföljning i de patientadministrativa systemen och rapportering till SKL:s nationella databas, koordinatorsfunktion eller obokade tider inte är på plats för samtliga SVF, vilka åtgärder kommer landstinget att vidta för att färdigställa detta? Vi rapporterar regelbundet till den nationella databasen för samtliga fem pilotdiagnoser inom SVF. Rapporteringen från de patientadministrativa systemen kräver fortsatt en hel del manuellt arbete men fungerar stabilt. Koordinatorsfunktion och reserverade (obokade) tider för de fem första SVF fungerar idag väl och här har vi i nuläget inga ytterligare planerade åtgärder. Vi önskar nu omgående kunna rapportera från alla nya SVF som kommit eller kommer igång efter hand. 1.2 Erfarenheter av 2015 års arbete Har landstingets erfarenheter av implementeringen 2015 lett till förändringar i upplägget inför 2016 och i så fall på vilket sätt? SVF-införandet av de fem pilotdiagnoserna under 2015 innebar ett arbete som involverade ett stort antal medarbetare och patientföreträdare i respektive process. Att göra detta på ett bra och över tid hållbart sätt är betydligt mer omfattande och övergripande än vad som kunde förutses vid arbetets start. Men trots detta har arbetet fortskridit mycket bra. Uppgiften har gett oss viktiga erfarenheter av processarbete och vi har arbetat fram patientcentrerade och verksamhetsövergripande rutiner som kommer att ligga som grund för allt vidare arbete med SVF. För varje SVF som skall införas finns nu listat ett antal aktiviteter som är grundläggande, återkommande och lika för alla. Här har vi bland annat tagit fram en checklista att använda som mall för införandet av alla nya SVF. En annan erfarenhet är att processledarkunskap och avsatt tid för uppgiften är en bärande del för framgång i arbetet. Inför 2016 och 13 nya SVF måste vi involvera fler medarbetare med processkunskap. Därför kommer vi att genomföra utbildningsinsatser så att vi kan garantera tillräcklig kunskap för alla som har den typen av uppgifter. Kontaktsjuksköterskor har varit en viktig del av cancersjukvården i Värmland under senare år. Cancerrådet har drivit på för att få allt fler kontaktsjuksköterskor. Vid nyligen gjord inventering kunde vi identifiera 38 kontaktsjuksköterskor med skriftligt definierat uppdrag de flesta med särskild utbildning. Vilket får anses vara positivt för ett landsting av Värmlands storlek. Kontaktsjuksköterskans del i SVF är ovärderlig. Vi behöver inför uppgiften med de nya SVF se till att öka antalet kontaktsjuksköterskor och att det i inget nytt SVF saknas sådan kompetens och avsatt tid för uppgiften. Under arbetet med de fem första diagnoserna framkom en del oro för flaskhalsar inom vissa SVF. Exempelvis ansåg initialt vissa verksamheter att de inte skulle kunna erbjuda reserverade (obokade) tider i tillräcklig omfattning. Hittills har dessa farhågor dock kommit på skam. Genom god planering och bra samarbete över verksamhetsgränser har fungerande lösningar skapats som är godtagbara för alla. 5

64 Med ytterligare många SVF är detta dock en viktig fråga att bevaka och vi har insett att även begränsade förändringar i en verksamhet emellanåt kan får avsevärda konsekvenser inom en annan verksamhet som primärt inte beaktats. Cancerrådets AU är ett viktigt forum. Genom frekventa korta möten kan vi säkerställa att i princip alla involverade verksamheter får information om nyheter och förändringar inom SVF och därmed en möjlighet att direkt påverka beslut och se till att inget hamnar mellan stolarna. Har landstinget erfarenheter som ni vill föra vidare gällande den nationella definitionen av välgrundad misstanke i något av SVF? Generellt uppfattar vi att de olika definitionerna av välgrundad misstanke är väl utarbetade. Vi har hittills inte fått några väsentliga kommentarer från våra processansvariga när vi riktat frågan till dem. Det blir dock tydligt att en relativt vid ingångstratt som vid SVF för tjock- och ändtarmscancer ställer stora krav på organisationen. Idag finns en risk att det leder till att inte helt rätt patienter undersöks och mer prioriterade undersökningar som viktiga uppföljningskontroller fördröjs. 1.3 Antal avslutade patienter Hur många patienter har genomgått och avslutat (påbörjat behandling eller avslutat av annan anledning) de SVF som implementerades 2015 fram till och med den 31 januari 2016? Redovisa antal uppdelat på kön. Patienter anses ha genomgått och avslutat ett SVF när de är registrerade för både välgrundad misstanke och avslut av SVF, t.ex. genom start av behandling. Vårdförlopp i antal Män Kvinnor AML 3 0 Cancer i urinblåsan och övre urinvägarna 9 4 Huvud- och halscancer 2 2 Matstrups- och magsäckscancer 4 3 Prostatacancer 13 Ovanstående siffror gäller enbart patienter med start och avslut inom vårt eget landsting. Vi har inte haft full återkoppling på avslut för patienters som remitterats över landstingsgränser. De rapporteras i det landsting där de avslutas en princip som bör ifrågasättas och utredas vidare. 6

65 1.4 Överföring av information Hur har landstinget löst frågor gällande överföring av information om uppföljningsdata när flera landsting har ansvar för olika delar i ett enskilt SVF? a) Hur har landstinget arbetat med frågan hittills? Vi arbetar landstingsgemensamt med övriga landsting för att få till strukturerade remisser över gränserna. Våra remisser märks med VGM-datum så att mottagande enhet kan rapportera vidare när behandling påbörjas. Vi har hittills haft patienter i två SVF som passerat landstingsgränsen matstrups- och magsäckscancer samt huvud- och halscancer. Patienter i dessa grupper får delar av sin utredning och/eller behandling i Örebro. Vi har genom informationsutbyte mellan kontaktsjuksköterskor kunnat vara uppdaterade på situationen för det begränsade antal patienter som blivit remitterade till annat landsting, och på så vis få uppföljningsdata. Vi har kanske i en del fall missat att överrapportera startdatum till mottagande landsting, men identifierat problemet och kommer att skapa en rutin för att få det att fungera. Ett exempel på hur det fungerar redovisas nedan avseende patienter med huvud- och halscancer som har en del av sin SVF i Örebro; Måndagar: Överrapportering USÖ till CSK och vice versa. Besked från kontaktsjuksköterska om behandlingsbeslut vid diskussion på fredagsronden där. Fax går samtidigt till onkologkliniken, CSK. Onsdagar: Genomgång av patienter med pågående strålbehandling tillsammans med personal på behandlingsenheten. Fredagar: MDK. Genomgång av patienter aktuella för strålbehandling tillsammans med personal på strålbehandlingsmottagningen. Genomgång med sjukhustandvårdens tandhygienister gällande patienter som får eller har fått strålbehandling mot munhåla. b) Vilka vidare åtgärder tänker ni vidta för att informationsöverföringen ska fungera under 2016? En hantering enligt ovan är ju inte möjlig att driva vidare när patientvolymerna ökar betydligt. Då måste automatiserade rutiner vara i funktion. Här behövs sannolikt ett omfattande åtgärdspaket genomföras för att få en stabil och tillförlitlig informationsöverföring mellan de olika landstingen i första hand inom vår region och på sikt nationellt. Landstingen i Uppsala-Örebroregionen har flera olika journalsystem som inte kommunicerar med varandra och därmed torde stor del av problematiken vara regiongemensam. Vi ser här en stor möjlighet för RCC att stödja utvecklingen av SVF via insatser mot alla våra landsting för en gemensam, likartad och välfungerande informationsöverföring mellan våra journalsystem. I vårt eget landsting kommer vi att arbeta vidare på flera fronter. Dels via vårt journalsystem Cosmic där alla användarlandsting har en gemensam arbetsgrupp med 7

66 SVF högt på sin agenda. Vår representant i denna grupp har fått ett tydligt uppdrag att stödja utvecklingen av SVF och i hög grad informationsöverföringen mellan systemen. Akademiska sjukhuset i Uppsala är en viktig samarbetspartner när det gäller cancersjukvård och har också Cosmic. Vi ser här möjligheten till en bra lösning och planerar integrationsarbete. Samtidigt behöver arbetet fortsätta med ett nationellt system då kommande beslut om nivåstrukturering av cancersjukvården kommer att medföra ett landstings- och regionövergripande patientsamarbete i allt högre utsträckning. Vi tror inte att varje landsting var för sig ska behöva lägga alltför mycket kraft på samma problem! 8

67 2. Plan för införande av de 13 nya vårdförloppen under Tidplan för införande Hur ser tidplanen för året ut? Ange följande: a) När planerar landstinget att koordinatorsfunktion för de nya SVF ska vara i drift? b) När planerar landstinget att obokade tider för de nya SVF ska vara i drift? c) När planerar landstinget att börja inkludera patienter i respektive SVF? Den 1 februari 2016 driftsattes i Värmland SVF för Tjock- och ändtarmscancer samt Bukspottkörtelcancer. För båda dessa fanns vid driftstart både koordinatorsfunktion och reserverade (obokade) tider på plats. Redan under första veckan inkluderades patienter i båda vårdförloppen. Därmed är sammanlagt sju (fem pilot + två nya) SVF nu införda eller driftsatta i vårt landsting. Avseende det fortsatta arbetet under året redovisas nedan vår arbetsplan för 2016 som innehåller all nödvändig information som efterfrågas ovan. 9

68 Tidplan 2016 SVF-diagnos Planerat Faktiskt Reserverade Processansvarig Koordinator införande införande tider på plats Akut myeloisk leukemi (AML) Ingmar Nilsson Huvud-halscancer Claes Theander Matstrups- och magsäckscancer Linda Hauge Prostatacancer Georgios Daouacher Urinblåse- och urinrörscancer Anna-Lena Svalberg Tjock- och ändtarmscancer Marina Åkerblom Sörensson Bukspottkörtelcancer Joen Ståhlbröst Bröstcancer Jenny Granström Cancer utan känd primärtumör (CUP) Susann Plate Thomas Hallgren Lungcancer Taivo Kipper Lymfom Karin Hallén Cancer i galla och gallvägar Joen Ståhlbröst Cancermisstanke vid allvarliga diffusa symtom Susann Plate Thomas Hallgren Hjärntumör Johan Sanner Levercancer Joen Ståhlbröst Malignt melanom Cristina Hendre Myelom Ingmar Nilsson Äggstockscancer Margareta Lood

69 2.2 Stöd till utvecklingsarbete Hur avser landstinget att stödja verksamheternas utvecklingsarbete med; a) Införandet av välgrundad misstanke i primärvården? Landstingets Cancerråd är den sammanhållande grupperingen för att införa och utveckla SVF inom landstinget som helhet, inkluderande de tre sjukhusen, allmänmedicin och privata vårdgivare. Både rådets ordförande och samordnare har definierad del av sin arbetstid avsatt för uppdraget. Finansieringen sker via landstinget. Landstinget har också i samband med uppstarten av SVF-arbetet tillsatt en förbättringsledare med kunskaper ibland annat processarbete något som är och har varit helt avgörande för att få en fungerande organisation och gemensamt arbetssätt för SVF-införandet. Hon har skapat ett grundläggande koncept som kan överföras till varje nytt SVF som skall in en avgörande framgångsfaktor och arbetat i hög grad över verksamhetsgränser både inom slutenvård, diagnostik och primärvård. Hon har även utvecklat informationsstrukturen på ett mycket positivt sätt. Processansvariga har upprepade gånger uttalat den avgörande betydelsen av detta goda arbete! Allmänmedicin har avsatt tid för en erfaren allmänmedicinsk kollega för att leda implementeringen av SVF mot primärvården. Han deltar i de flesta processgrupperna i varierande omfattning och kan på så vis se till att rutiner skapas på ett optimalt sätt för primärvården redan från början och samtidigt vara garant för att kunskap och information når ut hela vägen. Cancerrådet har möte en gång per månad och omfattar företrädare för alla verksamheter som utreder och behandlar cancerpatienter inklusive allmänmedicin. Mellan dessa rådsmöten sammanträder ett mindre AU förbereder ärenden och tar löpande beslut i allt som rör SVF. I såväl Cancerrådet som AU deltar allmänmedicins företrädare återigen en viktig tillgång för att sprida kunskap, rutiner, arbetssätt om SVF till vårdcentralerna och som sammanhållande länk mellan öppen och sluten vård. De privata vårdgivare som inte har tillgång till vårt journalsystem (Cosmic) och dess dynamiska remissmallar för varje SVF-diagnos har fått information om motsvarande mallar som är tillgängliga på intranätet och skall användas och inskickas i pappersform till dess Cosmic är infört även i de privata verksamheterna (beräknas genomfört under 2016). Under både maj och december månad 2015 genomförde allmänmedicin i Värmland två stora samlande möten med obligatorisk närvaro. De så kallade allmötena hålls dubblerade så att alla ska kunna delta utan att verksamheten behöver stänga eller medarbetare uteblir på grund av verksamhetsskäl. Vid dessa möten presenterades SVF - kriterier och definitioner för misstanke och välgrundad misstanke. Vid decembermötet kunde vi visa tillgängliga remissmallar för SVF i journalsystemet Cosmic (med specifikt vårdstöd om definitioner för välgrundad misstanke), vidare det samlade och välstrukturerade informationsmaterialet på intranätet och all information om såväl pågående som planerat arbete. Även företrädare för de privata 11

70 vårdcentralerna var närvarande och de får kontinuerligt samma information. Möjlighet till dialog och frågor ges stort utrymme Dessa möten för den samlade allmänmedicinska kompetensen hålls två gånger per termin och SVF är nu en fast återkommande punkt på dagordningen. Den 3 och 11 februari i år genomfördes ytterligare två möten med alla distriktsläkare inbjudna med obligatorisk närvaro för landstingsanställda Då presenterades statistik och de nyligen driftsatta SVF colorektal och pancreas. Nästa möten sker i slutet av april och i början av maj då vi kommer att informera om aktuellt läge och nyheter. Vid varje AU går vi igenom inkomna SVF-remisser per diagnos och får en överblick på vilka enheter som använder remissmallarna och vilka som ännu inte börjat. Informationen återrapporteras till samtliga vårdcentraler och dess chefer för att få total följsamhet. Riktade informationsinsatser kommer att ske via rådets allmänmedicinrepresentant och AT-läkare via deras utbildningsträffar. På intranätets första sida har SVF en fast portal och i detta arbete är vår kommunikationsenhet en viktig aktör. Genom denna har vi en enkel och tydlig ingång för alla medarbetare till varje särskild SVF. All information är samlad på ett ställe vilket ger en bra förutsättning till följsamhet av fastställa rutiner. Ingen i verksamheten ska tveka om var all samlad information finns för varje SVF. Kontinuerligt har vi i olika former information om SVF på intranätets första sida. Den senaste informationen är från Bilaga 1. b) Införandet av välgrundad misstanke i den specialiserade vården? Cancerrådet i Värmland är den sammanhållande länken för arbetet. I rådet finns representanter för samtliga delar av den specialiserade vården, varav ett flertal verksamhetschefer, som utreder och behandlar cancerpatienter. Representanterna har ett huvudansvar att föra information vidare och beslut om SVF i sina respektive verksamheter. Varje SVF har en processansvarig med medicinsk kunskap i aktuellt område (bilaga 1) som leder en verksamhetsöverskridande grupp. Gruppen har ansvar för att i organisationen göra kriterierna för välgrundad misstanke kända. Kontaktsjuksköterskorna i landstinget har ett eget nätverk. Cancerrådet stödjer regelbundna nätverksmöten och då är alltid SVF en punkt på dagordningen och diskussion kring kriterierna för välgrundad misstanke kommer alltid upp. Senaste mötet var den 4 februari i år och då samlades nästan alla som i landstinget har en kontaktsjuksköterskefunktion. I början av februari år hölls ett landstingsövergripande seminarium på Centralsjukhuset i Karlstad om SVF med videoöverföring till Sjukhuset i Torsby och Sjukhuset i Arvika. Alla verksamheter och personalgrupper var inbjudna och den stora Samlingssalen fylldes snabbt och närvaron via video från de två sjukhusen var hög. På seminariet gick vi igenom huvuddelarna kring välgrundad misstanke och presenterade den informationsstruktur som finns tillgänglig på intranätet. SVF urotelial redovisades som ett exempel på framgångsrikt arbete och målbilden för SVF- 12

71 arbetet lyftes fram. Nöjda patienter, kortare tid från välgrundad misstanke till behandlingsstart och utjämnade köns- och regionala skillnader i cancervården. c) Införande av koordinatorsfunktion? Koordinatorsfunktion för SVF byggs upp utifrån befintliga enheter och processer. På landstingets enda urologenhet har vi tillsatt en koordinator med ansvar för två SVF - Cancer i urinblåsa och övre urinvägar samt Prostatacancer. I nära samarbete med kontaktsjuksköterskorna har skapats en bra arbetsfördelning där man utnyttjar respektive kompetens på bästa sätt. På liknande sätt står vi precis i begrepp att tillsätta en koordinator för SVF kring gastrointestinal cancer. Detta görs i samband med en organisationsförändring och skapandet av ett Gastrocentrum. På så vis får vi en både flexibel och hållbar funktion. Vår uppfattning är att alla SVF skall ha en koordinatorsfunktion. Exakt hur den är konstruerad kan variera och vi tror att det är nödvändigt att hitta anpassade lösningar för olika verksamheter. Därigenom kan man överallt upprätthålla hög kompetens och ett välfungerande samarbete. Vi har alltså inte för avsikt att ha en samlad koordinatorsfunktion för all cancer. d) Obokade tider? Vi har valt att i våra dokument använda begreppet reserverade tider SVF. Då blir det tydligt att det är just en reservation fram till en viss tidpunkt. Vi har när det gäller CT-undersökningar ett antal reserverade tider/vecka på länets tre sjukhus: - Centralsjukhuset i Karlstad 20 tider/vecka - Sjukhuset i Torsby 10 tider/vecka - Sjukhuset i Arvika 10 tider/vecka Om tiden då inte blir inbokad för en SVF-patient före utsatt tidsgräns står det enheten fritt att använda den till andra patienter. På så vis undviker vi att tider inte blir utnyttjade och undanträngningseffekten minimeras. Vi avser att allokera delar av stimulansbidraget till verksamheter med stort behov av reserverade tider. Ett exempel på sådan verksamhet är bilddiagnostik där behovet av undersökningar med reserverade tider kommer att öka avsevärt när man inför nya SVF som till exempel CUP och Diffusa symtom. Stöd måste också riktas för att förbättra bokningssystem så hanteringen av reserverade tider kan ske så smidigt och effektivt som möjligt från enheter som vill utnyttja tiderna. 13

72 2.3 Utmaningar och konsekvenser Vilka utmaningar ser landstingen med införandet av de nya SVF och hur avser man att lösa dessa? Utmaning Identifiera flaskhalsar Planerad åtgärd Dialog och analys i Cancerrådet Tillgång processledarkompetens Rekrytering och utbildning av processledare Att få till stånd en automatiserad rapporteringsrutin som i realtid för varje SVF visar hur många patienter som startat respektive slutat ett SVF samt var i förloppet de befinner sig har varit svårare än vi initialt förväntade. Vi kommer att arbeta vidare med att få fram en sådan funktion. Tanken är en sökbar canceröversikt som en integrerad del av det patientadministrativa systemet. Vi har en kontinuerlig dialog med vår IT-enhet för att komma vidare i frågan och ser ett tydligt behov av en kompetens- och resursförstärkning för att nå målet. Att uppmärksamma behovet av rehabilitering och psykosocialt stöd vid införandet av varje SVF I införanderutinerna definiera och uppmärksamma kontaktvägar till rehabilitering och psykosocialt stöd. Patient- och närståendeutbildningar, ibland i gruppform ser vi framöver som en viktig åtgärd. Landstingets ekonomiska situation För Cancerrådets räkning lyfta frågan kontinuerligt i den administrativa- och politiska ledningen. Att bibehålla medarbetarnas engagemang när totalt 18 SVF pågår samtidigt Cancerrådet följer kontinuerligt arbetet med samtliga diagnoser och synliggör arbetets vikt och betydelse i så många sammanhang som möjligt. Att engagera patientföreträdare i tillräcklig omfattning när totalt 18 SVF pågår samtidigt. I Värmland saknas lokala patientföreningar för de flesta av de tretton nya diagnoser som ska införas under Samarbete och informationsöverföring med och till landsting inom och utanför vår region där journalsystemen varierar Dialog om delaktighet med regionala/nationella samt med erfarna patienter i Värmland. Förbättra informationen till patienter om att föreningar finns, både på lokal- och riksnivå. Frågan aktualiseras i RCCs styrgrupp 14

73 Bedömer landstinget att eventuella undanträngningseffekter kan komma att uppstå under 2016 som en följd av införandet av SVF? Beskriv i så fall vilka och hur de kommer att följas och åtgärdas. Vi bedömer som sannolikt att vissa undanträngningseffekter kan ske. Troligen är de benigna diagnoserna de som kommer att påverkas i första hand. Cancerrådet kommer kontinuerligt följa aktuellt läge vad gäller köer till operation, väntetider till mottagningar, svarstider från röntgen och patologi. Patologin rapporterar redan nu att de upplever undanträngningseffekter. Ett stort antal remisser märkta SVF kommer nu in till patologen och detta har effekt på svarstiderna för många andra preparat. Här finns en stor oro för att klara uppdraget när ytterligare mer än 10 SVF tillkommer under året! Våra endoscopienheter anger också problem med undanträngningseffekter. Där har man idag svårt att boka patienter som behöver följas upp efter tidigare canceroperationer eller borttagande av polyper. Frågan är viktig och måste hanteras för att inte riskera att sena återfall dyker upp som borde ha identifierats betydligt tidigare. Rådet kommer kontinuerligt att rapportera till den administrativa- och politiska ledningen och avvikelser som undanträngning kommer att belysas specifikt. 15

74 3. Information och förankring 3.1 Patienter Hur har landstinget involverat patientföreträdare i arbetet med handlingsplanen? I arbete med pilotdiagnoserna har patientföreträdare varit involverade i processgrupperna. Då flera diagnoser inte har patientföreningar har vi i en del fall använt erfarna patienter. Vi kommer att sträva efter att patientrepresentanter även ska komma att ingå i varje processgrupp för de 13 kommande SVF. Hur avser landstinget involvera patientrepresentanter i arbetet med SVF? När det gäller den aktuella handlingsplanen har Cancerrådet inför skrivandet haft kontakt med de fem stora patientföreningar som finns representerade i Värmland för att få deras synpunkter och tankar inför det fortsatta arbetet. De har fått arbetsmaterialet för att därigenom komma med kommentarer på innehållet innan det skickats vidare till RCC. Inkomna synpunkter har beaktats och vävts in i handlingsplanen. Cancerrådet önskar utveckla samarbetet med patientföreningarna ytterligare och har tagit beslut om att skapa en tydlig rutin för det fortsatta arbetet. 3.2 Privata vårdgivare Hur avser landstinget involvera representanter från de privata vårdgivarna i arbetet med SVF? Frågan är besvarad i 2.2.a) 3.3 Primärvård Hur säkerställer landstinget att primärvårdens medarbetare har kännedom om SVF? Frågan är besvarad i 2.2.a) 16

75 4. Uppföljning Hur avser landstinget att följa upp och använda resultaten av de nuvarande nationella mätpunkterna i det fortsatta arbetet med de införda SVF? Landstinget i Värmland jobbar aktivt för att utifrån vårt journalsystem (Cosmic) skapa en rapportgenerator som möjliggör månadsvis avläsning för varje separat SVF. Via detta avser vi att få specifika rapporter för varje SVF med värden inom vårt landsting på de nationella mätpunkterna. Med detta som underlag avser vi att noggrant analysera hur våra resultat förhåller sig till de för varje SVF uppsatta mål. Utifrån resultaten kan vi sedan genomföra förbättringsprojekt och särskilt rikta resurser till de områden där vi identifierar brister eller på annat vis inte når uppsatta mål. 17

76 5. Arbete med PREM-enkäten För att få ta del av medlen ska den PREM-enkät som har tagits fram av SKL och RCC och som bygger på arbetet med nationell patientenkät (NPE) användas under Kravet gäller för de fem SVF som har implementerats 2015 men önskvärt är att även de som införs 2016 utvärderas med enkäten. Resultaten ska kunna användas såväl nationellt som regionalt och lokalt. Enkäten planeras vara klar för utskick den 1 mars Då kommer också rekommendationer om täthet av utskick, antal patienter/svf (alla respektive andel av SVFutredda) mm. 5.1 Användande av PREM-enkät Hur avser landstinget arbeta med den PREM-enkät som tagits fram och ska införas under 2016? Vi kommer att informera verksamhetschefer, processansvariga, förbättringsledare och kontaktsjuksköterskor om enkäten. Kontaktsjuksköterskorna har här ett särskilt ansvar för att informera patienterna om att de kommer att få en enkät och att alla svar är viktiga som en del i arbetet med att förbättra cancervården. Vi har fått synpunkter från patientorganisationer om att man uppfattar delar av PREMenkäter som svåröverskådliga, men samtidigt bedömer det som viktigt att informationen samlas in och leder till förbättringar. 5.2 Användning av resultat Hur kommer resultaten från PREM-enkäten att användas? Vi kommer att analysera samtliga enkätsvar både på övergripande nivå och per SVF. Detta för att identifiera bristområden och flaskhalsar där vi behöver göra ytterligare insatser i olika former för att genomföra förbättringar. Kontinuerlig rapportering av resultaten kommer att ske till verksamhetschefer, processansvariga, förbättringsledare, kontaktsjuksköterskor och medarbetare. Rapportering kommer att ske månadsvis i Cancerrådet och dess AU som är ansvariga för SVF. Rådet kommer att föreslå insatser avseende exempelvis resursfördelning efter behov eller omfördelning av resurser vilket ordförande och samordnare rapporterar kvartalsvis till den administrativa- och politiska ledningen. 18

77 Bilaga: Fastställda standardiserade vårdförlopp De fem vårdförlopp som infördes under 2015 : Akut myeloisk leukemi, AML Cancer i urinblåsan och övre urinvägarna Huvud- och halscancer Matstrups- och magsäckscancer Prostatacancer De 13 nya vårdförloppen : Allvarliga ospecifika symtom som kan bero på cancer Bröstcancer Cancer i bukspottkörteln och periampullärt Cancer i gallblåsa och perihilär gallgång Cancer utan känd primärtumör, CUP Lungcancer Maligna lymfom Malignt melanom (fastställs våren 2016) Myelom Primär levercancer Primära maligna hjärntumörer Tjock- och ändtarmscancer Äggstockscancer De standardiserade vårdförloppen kan hämtas på 19

78 Bilaga 1 Datum: Nyheter Intranätets startsida Framtidens hälso- och sjukvård: - Patienten vinnaren när Varje dag räknas i standardiserade vårdförlopp i cancervården. 26 februari 2016 Nyhet Fokus på patientens bästa väg genom vården blir alltmer en självklar utgångspunkt för utvecklingen av framtidens hälso- och sjukvård. Ett tydligt exempel på det är de standardiserade vårdförlopp (SVF) i cancervården, som just nu införs för ett antal cancerdiagnoser. - Bättre cancervård och nöjdare patienter med SVF, är Håkan Fermhede övertygad om. I Värmland, liksom i övriga landsting, pågår arbetet med införandet av SVF i cancervården för högtryck. Många i vården är engagerade i arbetet och allmänläkaren Håkan Fermhede tror starkt på modellen som han arbetar med att införa: - Det är intressant och spännande, och jag är övertygad om att det blir bättre framförallt för patienten men också tydligare för läkaren. Effektivisera i flöden De standardiserade vårdförloppen infördes 2015 med fem pilotdiagnoser (se faktaruta). I år införs ytterligare tretton nya diagnoser i modellen, varav två redan nyligen är driftsatta i den värmländska sjukvården; för tjock- och ändtarmscancer samt cancer i bukspottkörteln. 20

79 Håkan Fermhede arbetar med implementering av SVF i cancervården inom allmänmedicin i sin roll som medicinskt sakkunnig från primärvården. - Det handlar om att kartlägga och effektivisera i flöden, att göra övergångar mellan olika delmoment i förloppen smidigare. Vi har en hierarkisk bakgrund som vi kan kalla stuprör i vården. Varje verksamhet gör sitt arbete bra men ser inte alltid till helheten. Nu arbetar vi med att snabba på processer, samla resurs kring patienten och underlätta för övergångar mellan enheter. Även att förbättra informationen till patienten under förloppet skapar kvalitet, säger Håkan Fermhede. Han är övertygad om att många patienters oro och frustration i en utsatt situation där välgrundad misstanke om cancersjukdom uppstått kommer att minska. Både genom att de blir väl informerade om de olika stegen i förloppet, men också genom att väntetiderna kommer att minska. Välvilliga kollegor I uppdraget ingår att informera kollegor om innebörden i de standardiserade vårdförloppen, men också hur det rent praktiskt fungerar med till exempel nya remissmallar. Och han beskriver att han möts med välvilja av kollegorna i sitt implementeringsarbete. - Jag tror att många allmänläkare upplever den här modellen som ett positivt stöd i diagnosarbetet, säger Håkan Fermhede som redan i sitt arbete som kliniker fått inleda och praktiskt använda redan införda standardiserade vårdförlopp. - Det är många vårdförlopp som ska driftsättas och mycket arbete återstår, men jag är övertygad om att det här är ett arbetssätt som kommer ge en bättre cancervård; kortare väntetider och nöjdare patienter. 21

80

81

82

83

84

85

86

87

88

89

90

91

92

93 Rapport Datum: Författare: Rickard Simonsson HANDLINGSPLAN för arbetet med standardiserade vårdförlopp enligt överenskommelsen mellan regeringen och SKL om kortare väntetider i cancervården 2016

94 Inledning Denna handlingsplan redovisar hur Region Örebro planerar att införa 13 nya standardiserade vårdförlopp (SVF) för att korta tiden mellan välgrundad misstanke om cancer uppstår till det att patienten får besked om diagnos och startar behandling av sin sjukdom. Handlingsplanen följer helt den mall som Regionalt cancercentrum tagit fram i enlighet med överenskommelsen mellan regeringen och SKL, och innehåller förutom planering inför 2016 också en redogörelse för de erfarenheter vi fått av arbetet med de fem första pilotdiagnoserna 2015.

95 Region Örebro län Införande av SVF i Region Örebro län Författare: Richard Simonsson Datum: (22)

96 Handlingsplan för arbetet med införande av standardiserade vårdförlopp inom de tretton diagnoser 2016 i Region Örebro län. Rickard Simonsson, regiondirektör Författare: Johan Ahlgren, verksamhetschef, onkologiska kliniken, USÖ Sören Andersson, verksamhetschef, laboratoriemedicinska kliniken Mats Björeman, medicinsk rådgivare Regionkansliet Petra Ekenstam, kommunikationsstrateg Ulrika Landström, e-hälsostrateg, regionkansliet Eivor Niva, projektledare Björn Strandell, distriktsläkare, chefläkare Hälsovalsenheten Elizabeth Nyström, produktionscontroller Pia Öijen, chef för ledningsstöd, områdeschef Område operation och onkologi Ingrid Östlund, bitr hälso- och sjukvårdsdirektör

97 Innehåll 1. Beskrivning av arbetet efter rapporteringen den 1 november Nuläge för införda vårdförlopp Erfarenheter av 2015 års arbete Antal avslutade patienter Överföring av information Plan för införande av de 13 nya vårdförloppen under Tidplan för införande Stöd till utvecklingsarbete c) obokade tider? Utmaningar och konsekvenser Information och förankring Privata vårdgivare Primärvård Uppföljning Arbete med PREM-enkäten Användande av PREM-enkät Användning av resultatet Bilagor Region Örebro län Införande av SVF i Region Örebro län Författare: Richard Simonsson Datum: (22)

98 1. Beskrivning av arbetet efter rapporteringen den 1 november Nuläge för införda vårdförlopp a) Beskriv läget för de fem SVF som infördes 2015 utgå från det som skett efter att 2015-års rapport lämnades in senast den 1 november Under senhösten 2015 beslutades om en fortsatt projektorganisation för arbetet med standardiserade vårdförlopp inom Region Örebro län, med en delvis ombildad styrgrupp och med en projektledare på heltid. Ordförande i styrgruppen är biträdande hälso- och sjukvårdsdirektören, vilket garanterar koppling direkt till hälso- och sjukvårdens linjeorganisation. Under januari och februari månad har ansvaret för fortsatt drift av de fem SVF som infördes under 2015 överförts från projektgruppen till de verksamheter som driver de olika förloppen. Detta har skett vid överlämningsmöten där linjeorganisationen representerats av chefer i linjen och företrädare för de olika processgrupperna, och styrgruppen för SVF representerats av processledare och ordförande eller ersättare och någon ytterligare representant. I samband med dessa överlämningsmöten har de olika klinikerna fått redogöra för sina erfarenheter av införandet skriftligt, vilket har varit till stor nytta för det fortsatta arbetet. Styrgruppen har också beslutat att Cancerrådet inom Region Örebro län får uppdraget att följa upp de SVF som införts och som överlämnats till klinikerna att driva. Uppföljningen ska ske i form av statistikuttag som beskriver volymer och ledtider samt måluppfyllnad enligt det nationella regelverket för varje SVF. Huvud och halscancer Öron-näsa-halskliniken har startat en tumörmottagning som bemannas av tumörkirurger. Den startade under vecka Tumörmottagningen har reserverat 15 mottagningstider per vecka för patienter som kommer med misstanke om huvud- och halscancer enligt SVF. Alla remisser går numera till tumörmottagningen från hela länet och remissbedömning är borttagen på remisser märkta SVF. Mottagningstiden har förlängts för att hinna ge en bra information och kunna genomföra de undersökningar som behövs vilket lett till färre återbesök samt att patienten träffar en specialist. Tumörläkaren håller i hela förloppet för patienten. Kliniken har utformat rutiner för att dessa tider inte ska gå tomma utan kan fyllas på med andra patienter. Reserverade tider finns även för dessa patienter för narkosbedömning. Koordinatorsfunktionen är bemannad och delas mellan olika funktioner som har en tydlig ansvarsfördelning. Kontaktsjuksköterskan är med i tidigt i förloppet redan vid misstanke och diagnosbesked vilket har upplevts som en trygghet för patienten. Från primärvården anser man att samarbetet med öron- näsa-halskliniken på USÖ fungerar bra. Vårdförloppen har möjliggjort lika vård för patienter i hela regionen. Initialt förekom en del missförstånd men efter gemensamma träffar har dessa kunnat lösas på ett bra sätt. Det finns numera en

99 ingång för samtliga remisser. Remitterande läkare kan kontakta tumörkirurg direkt vilket också gör att onödiga remisser kan undvikas. AML När det gäller AML har det funnits en patient som startat behandling. Koordinatorsfunktionen delas mellan olika professioner. Patienterna tas om hand akut och därför inga problem med långa väntetider. Rutinbeskrivning för inregistrering och övervakning av KVÅ koderna har tagits fram. För primärvården fungerar förloppet AML bra. Det finns tydliga instruktioner att följa och kontaktuppgifter till hematolog. Urologi För att ge patienterna i länet en jämlik vård med hög kvalitet kommer urologiska verksamheterna samordnas som en gemensam enhet i länet. Alla remisser ska gå till USÖ med start 1 januari 2016 det blir en gemensam väntelista, tidbok och remissbedömning. Man arbetar även för en gemensam urologjournal. På urologiska kliniken delas koordinatorsfunktionen mellan två sekreterare för båda SVF. Koordinatorerna tar emot remisser, bedömer dessa och avvisar i de fall de inte uppfyller kraven. Man planerar och kallar patienterna och ser till att undersökningar och prover är gjorda inför besöket. Det är också koordinatorn som kontaktar patienterna för tidbokning. De övervakar vårdförloppet och ser till att rätt KVÅ-koder sätts. Dock har kodningen i dessa förlopp inte varit enkel. Läkarnas mottagningsschema har ändrats med längre framförhållning och antalet reserverade besök är utifrån behovet för dessa patienter ingående i SVF. Man upplever att det har blivit bättre för patienten som tas om hand snabbare och ett bättre flöde. Antalet patienter på urologen har ökat vilket kan bero på en allmän ökad medvetenhet om alarmsymtom. Tidigare har man inom primärvården sållat bort en del patienter med hematuri och exempelvis cystit. Ökningen visar att informationen om kriterier för välgrundad misstanke har nått fram till läkarna inom primärvården. Koordinator på urologen har fått många remisser där längd och vikt inte har angivits. Dessa uppgifter är viktiga inför röntgenundersökningen. Primärvårdens chefläkare har informerat extra vid möten att dessa uppgifter är viktiga för att möjliggöra ett snabbt vårdförlopp. 7

100 Matstrups- och magsäckscancer Endoskopimottagningen ringer kontaktsjuksköterskan på kirurgiska kliniken ifall något misstänkt uppkommer vid undersökningen. Patienten får information om SVF, vilka undersökningar som ska göras och ett minicall nummer till sjuksköterskan. Patienten blir uppringd dagen efter för en tid till läkarbesök. Reserverade tider med fasta dagar finns på röntgenkliniken för dessa patienter. Koordinatorn har kontroll på KVÅ- koder och ledtider. Patienter upplever ett snabbt omhändertagande. Kliniken har haft vissa svårigheter att nå ut med information i linjen. Röntgenkliniken Röntgenkliniken har tillsatt en koordinator på heltid som har tillgång till hela länets tider. Det finns reserverade tider för SVF- patienter och klinikens koordinator får en tid till patienten direkt genom att ansvaret för berättigandebedömningen har lagts på remittenten. Rutiner för att använda icke utnyttjade tider finns och planer finns för att fortsätta möta upp behoven. Patologen På patologen har en kryssruta för SVF tillkommit för att märka ut patienterna. Man ser över arbetsrutiner på labb, arbetsfördelning mellan läkarna, på utskärningen en standard på provet och översyn av MDK-ronder för att dessa ska bli effektiva. Min vårdplan Ett arbete pågår med att ta fram Min vårdplan som ska vara den samma för hela regionen. I arbetet ska också ett bedömningsformulär för patientens behov av rehabilitering tas fram. Den kommer att skickas hem till patienten efter diagnosbesked och inför mötet med kontaktsjuksköterska. Den ingår sedan i patientens journal. Samverkan utifrån rehabiliteringsbehov kommer sedan ske med läkare, kuratorer, fysioterapeuter och arbetsterapeuter. b) Om uppföljning i de patientadministrativa systemen och rapportering till SKL:s nationella databas, koordinatorsfunktion eller obokade tider inte är på plats för samtliga SVF, vilka åtgärder kommer landstinget vidta för att färdigställa detta? Sedan november har också arbetet med att registrera KVÅ-koder inom de fem pilotdiagnoserna fortsatt, liksom arbetet med att ta fram utdata som redovisar det aktuella läget för de olika vårdförloppen. Vi kan visa antalet patienter som genomgått förloppen och hur lång tid dessa har tagit. Under 2016 kommer vi att komplettera såväl extern rapportering som intern uppföljning med de 13 nya vårdförloppen. Vi vill också kunna redovisa hur stor andel av patienter med den aktuella diagnosen som följt ett standardiserat vårdförlopp och hur många som fått

101 diagnos på andra vägar. Problemet idag är att i realtid fånga det sanna antalet patienter som får diagnos utanför SVF det finns en fördröjning både i rapportering till Cancerregistret men framför allt till kvalitetsregistren. Vår målsättning är att använda cancerregistret som bas för att bedöma andelen patienter som genomgår SVF. Koordinatorsfunktioner finns inom de fem pilotdiagnoserna, och även arbete för att säkra att det finns obokade tider för patienter som ska följa SVF. Störst svårighet med att få till möjligheter för koordinatorerna att boka sådana tider har vi haft för röntgenundersökningar. 1.2 Erfarenheter av 2015 års arbete Har landstingets erfarenheter av implementeringen 2015 lett till förändringar i upplägget inför 2016 och i så fall på vilket sätt? Vi har valt att ombilda projektgruppen enligt ovan och även att välja en helt annan strategi för att introducera nya SVF på klinikerna än under 2015, då vi hade en mycket ambitiös utbildning i processkunskap för processansvariga på klinikerna, och omfattande journalgranskningar för att beskriva respektive process. En ny projektplan för införande av 13 nya SVF under 2016 har tagits fram. (Se bilaga 1: Projektplan). Vi har förenklat arbetssättet för processanalys, tagit fram en tydlig strategi för hur nya SVF ska införas under året med angivande av de olika parternas roller och en tydlig tidsaxel. (Se bilaga 2: Strategi för införande av SVF). Vi har även sett att det är viktigt att alla intressenter i ett vårdförlopp deltar från början i processarbetet för att hitta det bästa flödet. Cancerrehabiliteringen kommer att finnas med under hela processarbetet. En god framförhållning med planering av möten är viktig för att processarbetet ska flyta på. Det har blivit tydligt att läkarengagemanget i processarbetet för att nå ut och få förankring i den gruppen är en absolut nödvändighet. I fortsättningen ska det vara läkare som är processledare. Vi har sett att det är svårt att nå ut med information till alla personer i hela linjen. I det övergripande projektet har en kommunikationsplan tagits fram för de nya SVF som ska införas under (Se bilaga 3 Kommunikationsplan SVF 2016) För att underlätta också för klinikerna har en mall för att göra en kommunikationsplan på kliniknivå tagits fram som stöd. (bilaga 4 Kommunikationsmall för klinik). Vi ser också att vi behöver ta fram rutinbeskrivningar, patientinformation och se över vårdriktlinjer så att det stämmer överens med de nationella vårdprogrammen. Arbetet behöver komma igång redan när processarbetet börjar så att allt är klart inför starten. 9

102 Har landstinget erfarenheter som ni vill föra vidare gällande den nationella definitionen av välgrundad misstanke i något SVF? Kriterierna för välgrundad misstanke om huvud-halscancer har varit för tvådimensionell vilket har framförts och ändrats nationellt. Kriterierna för välgrundad misstanke prostatacancer tolkas ibland felaktigt viket har framförts nationellt. 1.3 Antal avslutade patienter Hur många patienter har genomgått och avslutat (påbörjat behandling eller avslutat av annan anledning) de SVF som implementerades 2015 fram till och med den 31 januari 2016? Redovisa antal uppdelat på kön. Patienter anses ha genomgått och avslutat ett SVF när de är registrerade för både välgrundad misstanke och avslut av SVF, t.ex. genom start av behandling. Endast patienter som har en välgrundad misstanke samt start av behandling eller avslut innan start av behandling ingår i våra rapporterade underlag. Patienter som flyttas över till annat landsting ingår således inte om de startar eller avslutas i andra landsting. Patienter som kommer från ett annat landsting som vi ansvarar för att rapportera, kommer med i våra rapporteringar under förutsättning att det finns ett datum för välgrundad misstanke och datum för start/avslut innan start av behandling. Inga hela förlopp finns med i rapporten över dessa patienter. Patienten har oftast remitterats till MDK - konferens. Från och med februari 2016 noteras en förbättring av denna rapporterade uppgift och slutsatsen är att rutiner för detta har förbättrats. Vårdförlopp i antal Män Kvinnor AML Cancer i urinblåsan och övre urinvägarna Huvud- och halscancer Matstrups- och magsäckscancer Prostatacancer

103 1.4 Överföring av information Hur har landstinget löst frågor gällande överföring av information om uppföljningsdata när flera landsting har ansvar för olika delar i ett enskilt SVF? a) Hur har landstinget arbetat med frågan hittills? Universitetssjukhuset Örebro är remissinstans också för andra regioner och landsting, främst inom huvud- och halscancer och matstrups-magsäckscancer. Inom dessa diagnoser har dialog med remitterande landsting förts under året via kontaktsjuksköterskor och vårdprocessgruppen för att säkra effektiva vårdkedjor och tydligt ansvar för registrering av de olika KVÅ-koderna. Det är det behandlande sjukhuset som ska rapportera de kompletta förloppen till SKL. De patienter som genomgår MDK på USÖ men får sin behandling i hemlandstinget skickas med en journalkopia med datum för MDK. Det skulle underlätta om inremitterande landsting kunde skriva till datum för start av SVF på remissen. Det görs inte idag. Vilka vidare åtgärder tänker ni vidta för att informationsöverföringen ska fungera under 2016? Det är det remitterande landstinget som ska ange datum för beslut om start av SVF och ange KVÅ-kod för välgrundad misstanke till mottagande landsting. Detta ska anges på remissen. Landstinget använder sig av de rekommendationer som finns för rapportering av SVF då patienten överförs till annat landsting/region för fortsatt utredning och/eller start av första behandling från SKL. RCC Uppsala Örebro ska ta fram en lathund som innehåller vilka koder som ska användas vid överrapportering och mottagande från annat landsting samt vilka datum som ska rapporteras vid överföringen. Koordinator fortsätter att återkoppla direkt till remittent (koordinator) om det är något som saknas samt i nätverk för kontaktsjuksköterskor och vårdprogramgrupper. Det kommer att vara viktigt att få till en telefonlista till koordinator mellan landstingen. 11

104 2. Plan för införande av de 13 nya vårdförloppen under 2016 För närvarande finns 12 fastställda SVF för införande SVF för malignt melanom kommer att fastställas under våren och ska ingå i de 13 SVF som ska vara införda senast den 1 november Tidplan för införande Hur ser tidplanen för året ut? Ange följande: Tidplan Diagnos Start Infört Processägare Processledare Bröstcancer Mars Juni Göran Wallin Åsa Wickberg Tjock-och ändtarmscancer Mars Juni Göran Wallin Peter Matthiessen Bukspottkörtelcancer och periampullärt Februari Juni Göran Wallin Hampus Klockhoff Cancer i gallblåsa-och Februari Juni Göran Wallin Victor Wanjura gallvägar Primär levercancer Februari Juni Göran Wallin Ingmar Bolin Lungcancer April September Stella Cizinsky Maria Rönnqvist Maligna lymfom Mars Augusti Johan Ahlgren Urban Jerlström Myelom Mars Juni Ewa Öhrling Olle Linder Äggstockscancer april september Ingrid René Bangshöj Strandman Primära maligna hjärntumör Mars Augusti Martin Gunnarsson Annelie Påhlsson CUP Mars Augusti Göran Wallin Bayar Baban Allvarliga ospecifika April September Mats Björeman Harris Lempessi symtom som kan bero på cancer Malignt melanom April Oktober Anna Josefsson Anna Josefsson a) När planerar landstinget att koordinatorsfunktion för de nya SVF ska vara i drift? Koordinatorsfunktionen ska vara bemannad och definierad för varje SVF innan start av processarbetet och det kommer att ske i takt med start av varje process. b) När planerar landstinget att obokade tider för de nya SVF ska vara i drift? Obokade tider kommer att finnas för varje förlopp vid införande enligt tidplan. c) När planerar landstinget att börja inkludera patienter i respektive SVF?

105 Processarbetet för respektive vårdförlopp startar mellan februari och april enligt tidplan. Senast 30 juni ska 13 nya standardiserade vårdförlopp ha startat. Det innebär att specialistvården ska kunna ta emot remiss märkt SVF enligt den nationella definitionen misstanke/välgrundad misstanke. Inregistreringen av KVÅ- koder ska ha påbörjats, det ska finnas reserverade tider på utredande enheter. Koordinatorsfunktionen ska vara bemannad. Infört enligt tidplan innebär att det ska finnas patienter som remitterats in i SVF, utretts, startat behandling eller avslutat SVF. 2.2 Stöd till utvecklingsarbete Hur avser landstinget att stödja verksamheternas utvecklingsarbete med a) införandet av välgrundad misstanke i primärvården? I styrgruppen för SVF finns en av chefsläkarna inom primärvården. Han sitter i staben för hälso- och sjukvård (Hälsoval) vid regionkansliet och har därmed direkt möjlighet att stödja införandet av SVF inte bara inom primärvården för Region Örebro län utan också hos de privata vårdgivarna. Dessutom finns i styrgruppen en kommunikationsstrateg som på uppdrag av styrgruppen via olika kanaler informerar primärvård och specialistsjukvård om SVF. Exempel på sådana kanaler är personaltidningen för Region Örebro län, Tebladet, nyhetsbrev på förvaltningsnivå- och områdesnivå samt intranätet. Kriterier för välgrundad misstanke vid olika vårdförlopp finns på intranätet under Vårdriktlinjer för varje diagnos. Information ges också vid ledningsgruppsmöten inom förvaltningen, kliniker eller områden. Flera utbildningstillfällen har givits inom primärvården och på kliniker och på ett USÖ-forum som är ett öppet informationsmöte på fredagsmorgnarna för alla medarbetare. a) införandet av välgrundad misstanke i den specialiserade vården? Förutom kommunikationsinsatser enligt punkt a ovan informeras personalen inom specialistvården via öppna möten så kallade USÖ-forum som också filmas, läggs ut på intranätet och kan ses av personal vid lasaretten i Lindesberg och Karlskoga. Stöd för kommunikation ges också vid varje enskild klinik och vårdförlopp genom att en kommunikatör aktivt går in och stöttar respektive processgrupp med att ta fram en kommunikationsplan. I planen listas målgrupper, man formulerar sina kommunikationsmål och budskap, väljer kanaler och gör en lista på aktiviteter. b) införande av koordinatorfunktion? I samband med start av SVF inom verksamheterna tas en diskussion om hur koordinatorsfunktionen ska bemannas. Till stöd finns en uppdragsbeskrivning framtagen som bemannas och organiseras 13

106 utifrån den egna kliniken. I vissa fall kan det bli aktuellt att avsätta tillfälliga budgetmedel för att kunna säkra koordinatorsfunktioner. Detta sker efter beredning i styrgrupp och beslut i Hälso- och sjukvårdens ledningsgrupp. c) obokade tider? Även när det gäller obokade tider måste diskussion med berörda verksamheter ske vid införandet. Hänsyn måste tas till förväntade volymer och klinikernas schemaläggning, men generellt kan sägas att schemaläggning för läkarna måste ske med betydligt större framförhållning än vad som varit regel på många kliniker. 2.3 Utmaningar och konsekvenser Vilka utmaningar ser landstingen med införandet av de nya SVF och hur avser man att lösa dessa? Använd gärna tabellen: Utmaning Diagnostik (patologi och röntgen) ej tillräckligt riggade för att möta upp på ett bra sätt. Speciellt patologin har problem med underbemanning på såväl läkarsida som bland laborerande personal. Oavsett SVF eller inte så kommer successivt allt större krav att ställas på patologin med avancerade och kostsamma behandlingsstyrande diagnostik, speciellt inom molekylärpatologin Planerad åtgärd Successivt ställa om verksamheten för att möta de högre kraven, så att genomströmningen av prover löper med korta ledtider oavsett SVF eller inte. Detta görs bl a med rekrytering av personal inkl läkare, specialister såväl som STläkare. Med hjälp av ny utrustning kan vissa delar av t ex immunhistokemin automatiseras. Digital patologi håller på att införas vilket kommer att underlätta en del samarbete och hjälp externt. Omfördelning av arbetsuppgifter så att t ex BMA gör mer av traditionella läkaruppgifter. En del av detta kan åstadkommas inom befintliga ramar, men fullt ut krävs resurstillskott. I nuvarande situation finns i det korta perspektivet viss risk för undanträngningseffekter på patologen. Se ovan.

107 Otillräckligt med provtagningsmaterial medför att vårdförloppet förlängs i onödan. Utmanande är att kirurgen ska införa flertalet SVF Få en följsamhet till att följa de nationella vårdprogramen Avsaknad av IT-stöd gällande konsultremiss mellan primärvård och specialistvård. PREM enkäten På vilket sätt vi ska redovisa ledtiderna i vårdförloppen till allmänheten. Genom införande av SVF misstänker vi att vissa mindre undanträngningseffekter allmänt kommer att ske, eftersom utredningsförloppen är så snabba att något fler patienter kommer till radiologisk undersökning än annars skulle varit fallet. Populationsstråldos och kostnader kan komma att öka. Kompetenshöjande åtgärder Genom en gemensam start av alla SVF dra nytta av varandras processarbeten Information Ny remissmodul ska införas hösten 2016 inom primärvården för att därefter starta med elektroniska remisser. Att ta tillvara patienternas synpunkter för att förbättra vården. Länk till cancercentrums sida där tillgänglig statistik för uppföljning ska läggas ut på Följa ledtider hos röntgen från inkomande remiss tills patienten får en tid och undersökning. De största undanträngningseffekterna orsakas av att SVF-patienterna måste undersökas med kort varsel, vilket innebär att plats måste lämnas för dessa i tidboken, och icke utnyttjade platser riskerar att inte kunna utnyttjas fullt ut till andra patienter vilket skulle kunna leda till att får vi lägre utnyttjandegrad av radiologisk utrustning. I så fall kan väntetiderna komma att öka för patienter från andra sjukdomsgrupper som inte omfattas av SVF. Långa svartider för resultat av provtagning från patologen. Uppföljning av ledtider och uppföljning av ej utnyttjade tider. Patologen förbättrar arbetsrutiner och MDKkonferenser. Bedömer landstinget att eventuella undanträngningseffekter kan komma att uppstå under 2016 som en följd av införandet av SVF? Beskriv i så fall vilka och hur de kommer att följas och åtgärdas. I det korta perspektivet kan det bli en undanträngning då det sker en förflytning av patienter från primärvård till specialistvård. Men vi ser inte att det blir långsiktiga undanträngningseffekter. De 15

108 medicinskt svårast sjuka patienterna är de som kommer att prioriteras. Dessa patienter finns redan och skapar inte underskott av resurser. Genom att göra rätt saker från början, vid rätt tidpunkt och genom att använda rätt kompetens vid mötet av patienten, tror vi att det på sikt frigörs resurser. Vi måste arbeta med att möta upp behoven med rätt bemanning och schemaläggning. Frigörande av tider som inte används måste organiseras så att andra patientgrupper utnyttjar dessa. Brist på kompetens och utrustning måste föranleda kapacitetsberäkningar och omstruktureringar. Vi måste öka kunskapen om alarmsymtom då mer ospecificerade symtom ökar tendensen till undanträngning. En ökad kunskap om betydelsen för olika cancerformer av väntetider behövs också. Röntgenkliniken hyser vissa farhågor för att införandet av obokade tider i beredskap för SVF-patienter kan komma att få undanträngningseffekter och skapa köproblem för andra sjukdomsgrupper. Den verksamhet vi genomfört som hittills fungerat utmärkt är öronmärkta tider för SVF som 1-2 dagar innan undersökningsdagen gradvis används till andra patientkategorier för att undvika hål i tidboken så långt det är möjligt. Vi kommer att följa ledtiderna hos både röntgen och patologin för att se om det förekommer undanträngningseffekter.

109 3. Information och förankring 3.1 Patienter Hur har landstinget involverat patientföreträdare i arbetet med handlingsplanen? I arbetet med handlingsplanen har företrädare för olika patientföreningar bjudits in till möte. Representanter från Bröstcancerföreningen Hilda i Örebro län, Mag-och tarmföreningen i Örebro län och Blodsjukas förening i Örebroregionen deltog på möte den Möjlighet att ställa frågor fanns, ge synpunkter och information gavs om standardiserade vårdförlopp. Handlingsplanen fick ett positivt mottagande från hela gruppen. Ett uppdrag gavs till föreningarna att komma med förslag på representanter som kan tänkas vilja delta i processarbetet för respektive vårdförlopp. Hur avser landstinget involvera patientrepresentanter i arbetet med SVF? En patientrepresentant ska vara adjungerad till mötena i varje processgrupp från patientföreningarna. Saknas patientförening kommer rekrytering ske på annat sätt, till exempel genom att tillfråga patienter/anhöriga på kliniken direkt om deltagande. Detta kommer att ske i enlighet med tidsplanen. Informationsmöten om SVF kommer att hållas för allmänheten; Cancerrådet och politiken bjuder tillsammans in patientföreningsrepresentanter, patienter och anhöriga att delta i öppna möten. Dessa möten kommer hållas på Lindesbergs lasarett den 11 april, på Karlskoga lasarett den 10 maj och på USÖ den 20 september. 3.2 Privata vårdgivare Hur avser landstinget involvera representanter från de privata vårdgivarna i arbetet med SVF? Primärvårdens chefläkare är informationsansvarig och kontaktperson. Primärvådens chefläkare har regelbundna informationsträffar med alla privata vårdgivare inom länet. Där har de fått även skriftlig information. Region Örebro län har en hemsida för remittenter: Här kan privata vårdgivare och vårdgivare i andra landsting få information om SVF i Region Örebro län. 3.3 Primärvård Hur säkerställer landstinget att primärvårdens medarbetare har kännedom om SVF? Primärvårdens chefläkare arrangerar regelbundna möten. Möten för distriktsläkare sker två gånger per halvår. Privata vårdgivare, anslutna till Hälsoval träffas två gånger per halvår. Dessutom träffas alla medicinsk ansvariga läkare. 17

110 En checklista har tagits fram för att informera personal på vårdcentraler. Denna har sänts till alla chefer på vårdcentralerna. (Se bilaga 5 Checklista för primärvården om SVF) Checklistan inkluderar information specifikt till olika yrkeskategorier. Personalen på vårdcentralerna informeras också muntligt på APT. All personal har länkar till standardiserat vårdförlopp på intranätet. Alla löpande förändringar i riktlinjer kommuniceras ut till berörda, samt verksamhetschefer. Vi har även rekommenderat att man lägger ut skriftlig information i alla postfack vid vissa tillfällen då man inte når alla vi mejl. Primärvården kommer under våren gå ut med en enkät till all personal för att följa upp hur kunskapen kring rutiner samt informationen om cancervård enligt standardiserat vårdförlopp nått ut i organisationen. Vi ser det även som ännu ett sätt att nå ut med information. 4. Uppföljning Hur avser landstinget att följa upp och använda resultaten av de nuvarande nationella mätpunkterna i det fortsatta arbetet med de införda SVF? För att underlätta för verksamheterna och ledningen att följa processerna och ledtiderna har vi byggt interna uppföljningsrapporter både på individnivå och på aggregerad nivå. Vi planerar att bygga ytterligare aggregerade interna rapporter för att följa upp ledtiderna i förhållande till målnivåerna. Hälso-och sjukvårdens ledningsgrupp kommer att följa upp ledtider. Rapporter över ledtider kommer också månatligen skickas till verksamhetschefer och områdeschefer. Införandet av SVF innebär ett kontinuerligt förbättringsarbete som kommer att fortsätta under överskådlig tid. Till en början, åtminstone tills alla SVF-processer är startade, kommer procedur- och logistikfrågorna för SVF att vara av stor betydelse. Både SVF-styrgrupp och Cancerrådet kommer att ge feed-back till de olika SVF-teamen och de berörda verksamheterna för att processen ska bli välfungerande. Styrgruppens ansvar innefattar även regionövergripande frågor om hantering av KVÅ-kodning, ITsystem inklusive att ett uttag av rapporter fungerar på ett optimalt sätt. Ju bättre funktion vi får i SVFprocessen desto större värde kommer de uppföljningsdata som SVF genererar att få. I Region Örebro län kommer ansvaret för att driva på förbättringsarbetet avseende själva patientvårdsprocesserna att skiftas över från SVF styrgrupp till Cancerrådet. Övergripande uppföljning och feed-back kommer då att ske via Cancerrådets ordinarie möten cirka fyra gånger om året då resultat per diagnos kommer att visas och diskuteras. Cancerrådet kommer också att ansvara för att en

111 resultatrapport tas fram per diagnos. Dessa rapporter ska kommenteras av respektive SVF-team och berörd verksamhetschef. När flaskhalsar och andra svaga punkter i vårdprocessen identifieras ska en handlingsplan med syfte att uppnå förbättring krävas. Exakt hur ofta detta ska ske är inte fastställt. Man kan tänka sig att de vanligaste cancersjukdomarna på ett meningsfullt sätt följs upp kvartalsvis. För diagnoser med låg incidens, färre än 100 om året kan uppföljning ske halvårsvis eller årsvis om det är färre än tio fall årligen. Cancerrådet ansvarar för rapporten som ska vara en sammanställning av de mått och resultat som uppnåtts inklusive kommentarer från SVF-teamet, berörd verksamhetschef och Cancerrådet. Eftersom Cancerrådet inte ligger i linjeorganisationen kommer resultaten fortlöpande att rapporteras till Hälsooch sjukvårdens ledningsgrupp som i sin tur ansvarar för rapportering till regionsstyrelsen. Det är även av stor vikt att alla medarbetare som deltar i det direkta patientomhändertagandet samt patientnära administration kan nås av återkoppling av de resultat vi kommer att kunna rapportera. Ansvaret för detta ligger till stor del på respektive chefer men också på styrgrupps- och Cancerrådsnivå genom att låta välgjorda pedagogiskt välfungerande rapporter finns tillgängliga via intranät mm. Cancerrådet har varje termin möte med patientföreträdare. Synpunkter på SVF-resultat kommer att inhämtas via dessa möten. Patientföreträdare kommer på så vis att kunna påverka innehållet i rapporterna. Allmänheten bör kunna få återkoppling bland annat via Region Örebro läns officiella hemsida i form av relevanta och tydliga rapporter där kommunikatörer knutna till SVF-arbetet spelar en viktig roll. 5. Arbete med PREM-enkäten För att få ta del av medlen ska den PREM-enkät som har tagits fram av SKL och RCC och som bygger på arbetet med nationell patientenkät (NPE) användas under Kravet gäller för de fem SVF som har implementerats 2015 men önskvärt är att även de som införs 2016 utvärderas med enkäten. Resultaten ska kunna användas såväl nationellt som regionalt och lokalt. Enkäten planeras vara klar för utskick under första veckan i maj för mars månads patienter. 5.1 Användande av PREM-enkät Hur avser landstinget arbeta med den PREM-enkät som tagits fram och ska införas under 2016? Vi kommer att följa SKLs tidsplan: Anvisningar för mätning av patientupplevelser. 19

112 Informationen lokalt om PREM enkäten kommer att ske i linjen via Hälso-och sjukvårdens ledningsgrupp till områdeschefer, verksamhetschefer och första linjens chefer. Det kommer även att informeras på USÖ forum den 22 april som är ett öppet informationstillfälle för alla medarbetare. Intern information har gått ut i nyhetsbrev för alla chefer inom Hälso- och sjukvården och i nyhetsbrev för all personal inom USÖ. Det har även spridits information på intranätet, tillgänglig för all personal inom Region Örebro län. Muntlig information har givits direkt från SVF projektgrupp till alla processteam och kontaktsjuksköterskor. Information till patienter om PREM-enkäten ges i första hand av kontaktsjuksköterskan. Information kommer också finnas tillgänglig på 1177.se och på Region Örebro läns hemsida. Vi kommer att använda oss av det informationsmaterial som tas fram av RCC och sprida informationen om enkäten. 5.2 Användning av resultatet Hur kommer resultaten från PREM-enkäten att användas? Resultatet från PREM-enkäten kommer att beaktas som en del i patienternas erfarenheter för att utveckla vården vid SVF. Det kommer att ingå i verksamheternas förbättringsarbete, med ett särskilt ansvar för kontaktsjuksköterskorna inom de olika vårdprocesserna att med utgångspunkt i enkätresultaten föreslå förbättringar. Vi bedömer dock inte att det under 2016 kommer att bli tillräckligt stort antal enkätsvar från de enskilda vårdförloppen inom varje landsting för att kunna dra några säkra slutsatser, men på sjukvårdsregional nivå kan möjligen skillnader mellan de olika vårdförloppen utläsas. Vi kommer att redovisa de sjukvårdsregionala enkätresultaten vid våra regelbundna möten med patientföreningsföreträdare, och kommer då också att redovisa förslag till förbättringsåtgärder i de fall vi får negativa synpunkter från patienterna. Enkäten kommer att följas upp av det regionala cancerrådet och styrgruppen för SVF.

113 Bilagor Bilaga 1: Projektplan: Införande av standardiserade vårdförlopp för 13 cancerdiagnoser under 2016 Bilaga 2: Strategi: införande av SVF 2016 Bilaga 3: Kommunikationsplan för införande av SVF 2016 Bilaga 4: Kommunikationsmall för införande av standardiserade vårdförlopp på klinik Bilaga 5: Checklista för primärvården om SVF Bilaga 6: Fastställda standardiserade vårdförlopp 21

114 Bilaga 6 : Fastställda standardiserade vårdförlopp De fem vårdförlopp som infördes under 2015 : Akut myeloisk leukemi, AML Cancer i urinblåsan och övre urinvägarna Huvud- och halscancer Matstrups- och magsäckscancer Prostatacancer De 13 nya vårdförloppen : Allvarliga ospecifika symtom som kan bero på cancer Bröstcancer Cancer i bukspottkörteln och periampullärt Cancer i gallblåsa och perihilär gallgång Cancer utan känd primärtumör, CUP Lungcancer Maligna lymfom Malignt melanom (fastställs våren 2016) Myelom Primär levercancer Primära maligna hjärntumörer Tjock- och ändtarmscancer Äggstockscancer De standardiserade vårdförloppen kan hämtas på

115 Projekt: Införande av standardiserade vårdförlopp för 13 cancerdiagnoser under 2016 Projektplan 1(10) Datum Projektledare: Eivor Niva Version 1.0 Införande av standardiserade vårdförlopp för 13 cancerdiagnoser under 2016 Projektägare är Ingrid Östlund, biträdande Hälso- och sjukvårdsdirektör Projektledare är Eivor Niva, Laboratoriemedicinska kliniken Versionshistorik Version 1 Datum Författare Godkänd av Ändringshistorik Eivor Niva Ingrid Östlund 1 Själva dokumentnamnet ska ej ändras i samband med ny version. Detta eftersom målsättningen på sikt är att dokumenten ska in i vårt dokumenthanteringssystem som då även sköter versionshanteringen.

116 Projekt: Införande av standardiserade vårdförlopp för 13 cancerdiagnoser under 2016 Projektplan 2(10) Datum Projektledare: Eivor Niva Version 1.0 Checklista inför beslut, BP2 Faller detta uppdrag inom ramen för ÖLL:s definition av ett projekt. Har ett komplett projektdirektiv utformats (detta dokument)? Följer uppdraget verksamhetens mål och strategier? Är uppdragsägare, uppdragsledare, mottagare och övriga intressenter utpekade? Är resurserna säkrade för genomförandefasen? Ja Nej x x x x x Kryssa i rutan för vilket alternativ som gäller (besluten ska tas av uppdragsägaren): JA NEJ Datum Kommentar: Beslut BP2 x Styrgruppen

117 Projekt: Införande av standardiserade vårdförlopp för 13 cancerdiagnoser under 2016 Projektplan 3(10) Datum Projektledare: Eivor Niva Version 1.0 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 BAKGRUND OCH SYFTE PROJEKTMÅL KRAV PÅ PROJEKTET Förutsättningar Avgränsningar Kopplingar till andra projekt och verksamheter TIDPLAN PROJEKTORGANISATION..8 6 HINDER OCH MÖJLIGHETER REFERENSER OCH BILAGOR... 10

118 Projekt: Införande av standardiserade vårdförlopp för 13 cancerdiagnoser under 2016 Projektplan 4(10) Datum Projektledare: Eivor Niva Version Bakgrund och syfte Varje dag räknas, är en nationell satsning från regeringen för att förkorta väntetiderna och minska de regionala skillnaderna inom cancervården. Den bygger på en ekonomisk satsning kr per år mellan som ska uppmuntra och stärka tillgänglighetsarbetet i landstingen. Det handlar i första hand om att förkorta vårdförloppet mellan att misstanke om cancer finns till behandlingsstart. Dessa vårdförlopp beskriver vilka utredningar och första behandlingar som ska göras inom respektive cancerdiagnos och vilka maximala tidsgränser som gäller för de olika åtgärderna. Förebilden kommer från Danmark som arbetat med standardiserade vårdförlopp (pakkeforløb) sedan Syftet med uppdraget är att cancerpatienter ska uppleva en välorganiserad, helhetsorienterad professionell process utan onödig väntetid i samband med utredning och behandling. RCC har givit de nationella vårdprogramsgrupperna i uppdrag att utarbeta standardiserade underlag för 13 diagnoser som ska införas under 2016 i Region Örebro. Dessa är bröstcancer, tjock-och ändtarmscancer, bukspottkörtelcancer, cancer i galla och gallvägar, CUP-Cancer utan känd primärtumör, cancermisstanke vid allvarliga ospecifika symtom, hjärntumörer, levercancer, lungcancer, lymfom, myelom, äggstockscancer och malignt melanom. Arbetet med dessa standardiserade vårdförlopp (SVF) omfattar processen från välgrundad misstanke om cancer till start av första behandling med tydligt angivna ledtider. Införande av koordinatorsfunktionen och införandet av obokade/reserverade tider hos utredande enheter. 2 Projektmål Övergripande mål med projektet är att implementera standardiserade vårdförlopp för 13 cancerdiagnoser enligt nationella riktlinjer och överenskommelsen mellan SKL och staten. Projektet ska ge förutsättningarna för ett införande inom Hälso-och sjukvårdsförvaltningen. När projektet är avlutat ska: Koordinationsfunktionen inom specialistvården vara definierad och bemannad för samtliga utvalda cancerdiagnoser. Kontaktsjuksköterska finnas inom specialistvården för alla cancerdiagnoser. Samtliga interna/externa aktiviteter i kommunikationsplanen vara genomförda. Utvärdering av införande av SVF vara genomförd. o KVÅ koder vara införda i processflödet för specialistvården. o Modell för utdata framtagen för KVÅ koder. Förutsättningarna för att införa konsultremissen vara utredda. Detta utifrån både teknik och verksamhet. Reserverade/obokade tider ska finnas på utredande enheter. Det möjliggör att koordinatorfunktionen kan ge patienten förbokade tider i hela vårdkedjan direkt i handen eller per telefon.

119 Projekt: Införande av standardiserade vårdförlopp för 13 cancerdiagnoser under 2016 Projektplan 5(10) Datum Projektledare: Eivor Niva Version 1.0 Min Vårdplan ska finnas tillgänglig i specialistvården. Min Vårdplan ska även finnas tillgänglig på 1177 Vårdguiden och intranätet. Cancerrehabilitering ska ingå i Min Vårdplan och är aktuell från misstanke om cancersjukdom. Behov av rehabilitering ska bedömas utifrån ett bedömningsformulär som tas fram enligt QMS-mall och är en del av patientens journal. Uppdatering av 1177 Vårdguiden, regionala tillägg Cancervård, vara genomförd. Den nationella patientenkäten följs upp 3 Krav på projektet 3.1 Förutsättningar Region Örebro har beslutat att fortsätta med införande av standardiserade vårdförlopp för 13 nya cancerdiagnoser. Arbetet ska följa de nationella riktlinjerna och överenskommelsen mellan SKL och staten. Att utgå från Manual för att utforma standardiserade vårdförlopp för cancer. Projektet ansvarar för att samordna svar till SKL enligt Mall för redovisning av landstingens handlingsplaner för införande av standardiserade vårdförlopp i cancervården. Rapportering , se Bilaga 1. Ansvaret för processarbetet ligger hos processägare och processledare o kartläggning av nuläge och börläge för vårdförloppen med förslag till förbättringar för vårdförloppet o Ansvar för hela processen, även primärvård, Lindesbergs lasarett, Karlskoga lasarett samt privata aktörer. o Ansvara för koordinatorsfunktionen är organiserad och bemannad o Ansvara för inregistering av KVÅ koder och följa ledtider o Ansvara för att det finns reserverade/obokade tider Projektet ansvarar för att aktuella KVÅ koder finns i vårdadministrativa systemet och manual finns för hur inregistrering ska ske Projektet ansvarar för att ledtider kontinuerligt rapporteras till SKL 3.2 Avgränsningar I projektet ingår inte att driva fortsatt processutveckling efter uppdraget avslutas. Ansvaret för processen lämnas över till verksamhetschefen på kliniken.

120 Projekt: Införande av standardiserade vårdförlopp för 13 cancerdiagnoser under 2016 Projektplan 6(10) Datum Projektledare: Eivor Niva Version Kopplingar till andra projekt och verksamheter Uppföljningsstöd Medverkan av Hälso- och sjukvårdens produktionskontroller samt utdatakoordinator från vård-it för stöd att välja mätmetoder och genomförande av mätningar. Projekt Strukturerad journalföring Samverkan med projekt Strukturerad journalföring. Frigörande av tider på röntgen För att kunna boka tider åt patienten i enlighet med de standardiserade vårdförloppen Uppföljning av ledtider på patologen VårdIT Tillsammans med processledare, VårdIT inregestrera KVÅ koder i vårdflödet. Ta fram mallar för utdata för respektive vårdförlopp Cancerrådet Projektet har en fortsatt nära samverkan med både det regionala cancerrådet RCC och det lokala cancerrådet. Deltagande finns i styrgruppen. ehälsa Kopplingar till nationell och regional ehälsa. Webbtidböcker och 1177 Vårdguiden redaktionellt innehåll. Journal på nätet. Möjlighet att se bokade tider och dokumentation via Journal på nätet, införande planerat på Region Örebro län våren 2016.

121 Projekt: Införande av standardiserade vårdförlopp för 13 cancerdiagnoser under 2016 Projektplan 7(10) Datum Projektledare: Eivor Niva Version Tidplan Beslut Benämning Kommentar Tid BP2 Beslut projektstart Beslut om fortsatt införande av 13 SVF i HSL Godkänd projektplan MS1 Svar till SKL Mall för redovisning av införande av standardiserade vårdförlopp och inlämnande av handlingsplan MS2 Process kartläggning BP3:1 Utvärdering 1 SVF Alla processflöden ska ha gjort en kartläggning av det framtida flödet och inregistrering av KVÅ koder påbörjats se, Bilaga 3 Statusrapport utvärdering SVF Beslut om fortsatt inriktning MS3 Start av samtliga SVF Alla processflöden ska ha startat sitt SVF BP3:2 Utvärdering 2 MS3 SVF Kommunikationsinsatser genomförda Statusrapport utvärdering SVF Beslut om fortsatt inriktning Samtliga aktiviteter för intern/extern kommunikation i kommunikationsplanen ska vara genomförda. Kommunikationsplan, se Bilaga 4 Analys för att införa konsultremissen klar BP3:3 Beslut att lämna över processerna Överlämning till kliniker och förvaltningsorganisation BP:4 Slutleverans Leverans av slutrapport BP:5 Beslut slutrapport Presentation av slutrapport till HSL Detaljerad tid och aktivitetsplan tas fram inom projektet och ändras kontinuerligt.

122 Projekt: Införande av standardiserade vårdförlopp för 13 cancerdiagnoser under 2016 Projektplan 8(10) Datum Projektledare: Eivor Niva Version Projektorganisation Uppdragsgivare Hälso-och sjukvårdsledningen Projektägare Styrgrupp Projektledare Cancerrådet Referensgrupp Metodstöd Projektgrupp Primärvård Röntgen Patologi Cancerrehab Vård-IT, E-hälsa Bröstcancer Tjock- och ändtarmsarmscancer Bukspottkörtelcancer Cancer i gallblåsa-och gallvägar Primär levercancer Lungcancer Lymfom Myelom Äggstockscancer Hjärntumörer CUP Allvarliga ospecifika symtom som kan leda till cancer Melanom

123 Projekt: Införande av standardiserade vårdförlopp för 13 cancerdiagnoser under 2016 Projektplan 9(10) Datum Projektledare: Eivor Niva Version 1.0 Styrgrupp Träffas 1 gång/ månaden under projektet och består av: Ingrid Östlund projektägare Johan Ahlgren verksamhetschef onkologiska kliniken Pia Öijen chef ledningsstöd Elizabeth Nyström produktions-controller Mats Björeman medicinsk rådgivare Ulrika Landström, ehälsostrateg Eivor Niva projektledare Björn Strandell, primärvården Sören Andersson, verksamhetschef Mats Geijer, verksamhetschef röntgenkliniken Petra Ekenstam, kommunikationsstrateg Projektgrupp Träffas 1-2 gånger/månad under projektet och består av: Petra Ekenstam, kommunikationsstrateg Johan Ahlgren ordförande Cancerrådet, medicinskt sakkunnig Ingrid Alkebro samordnare Cancerrådet adjungerad Vård IT adjungerad Metodstöd Fredrik Trossö Processteam och Tidplan Diagnos Start Infört Processägare Processledare Förbättringsledare Bröstcancer Februari Juni Göran Wallin Åsa Fredrik Trossö Wickberg Tjock-och Februari Juni Göran Wallin Peter Fredrik Trossö ändtarmscancer Matthiessen Bukspottkörtelcancer Februari Juni Göran Wallin Hampus Fredrik Trossö och periampullärt Klockhoff Cancer i gallblåsaoch Februari Juni Göran Wallin Victor Fredrik Trossö gallvägar Wanjura Primär levercancer Februari Juni Göran Wallin Ingmar Bolin Fredrik Trossö Lungcancer Mars Augusti Stella Maria Fredrik Trossö Cizinsky Rönnqvist Maligna lymfom Mars Augusti Johan Urban Verksamheten Ahlgren Jerlström Myelom Mars Augusti Ewa Öhrling Olle Linder Verksamheten Äggstockscancer April September Ingrid Strandman Rene Bangshöj Verksamheten Primära maligna hjärntumör Mars Augusti Martin Gunnarsson Annelie Påhlsson Verksamheten

124 Projekt: Införande av standardiserade vårdförlopp för 13 cancerdiagnoser under 2016 Projektplan 10(10) Datum Projektledare: Eivor Niva Version 1.0 CUP Mars Augusti Göran Wallin Peter Mattiessen Allvarliga ospecifika April September Mats symtom som kan Björeman bero på cancer Malignt melanom April Oktober Anna Anna Josefson Josefsson Verksamheten Verksamheten Verksamheten 6 Hinder och möjligheter För att ge möjlighet har projektet tagit fram en strategi som ska göra det enklare och tydligare för ett införande av SVF. 7 Referenser och bilagor Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Mall för redovisning av landstingens handlingsplaner för införande av standardiserade vårdförlopp i cancervården Strategi för införande av standardiserade vårdförlopp Kommunikationsplan

125 Kontakt mellan projektorganisation och verksamhetschef (processägare) på kliniken (info om SVF Upprättade av resurskontrakt mellan projektägare och Processägare Verksamhetschef ska utse: - Processledare ev läkare - Sekreterare (ev koordinator) - Koordinator enligt dokument Kontakt-SSK - Eventuellt stöd av bättringscoach - Kodningsansvarig Dessa 4 roller ska utgöra processteam. - Informationsmöte på kliniken angående SVF med projektägare, projektledare, förbättringscoach, förbättringsteam, områdeskommunikatör, Karlskoga och Lindesberg, kommunikatör - Diskussion om: o Patientinformation o Remissrutin o Primärvårdsversionen - Genomgång av RCCs processbeskrivning - Information om RCCs hemsida - Information om KVÅ-koder - Information om intranätet angående SVF - Planera processmöten med projektledaren 1 ggr/mån (minnesanteckningar) - Processtemets arbetsmöten 1ggr/v- 14.e dag (minnesanteckningar) - Rutinbeskrivningar, vårdriktlinjer ses över - Information om kartläggning av process - Utförande av behovsanalys (statistik över antal patienter som beräknas utredas, antal som får diagnos etc) Upprätta: - Kommunikationsplan - Intressentanalys(sama rbetspartners) kontakt med dessa - Kommunikatör, processteam och projektledare deltar Framtida flöde utifrån RCCs dokumentation. Deltagare: Nulägesanalys processteam, primärvård, Karlskoga, Lindesberg) Identifiera strul samt åtgärder - Processteam - Primärvård - Patientrepresentant - Kommunikatör - Karlskoga - Lindesberg Workshop med: -Presentation av framtida flöde med primärvård, Karlskoga och Lindesberg - Kommunikatör - Berörda kliniker - Röntgen - Labmedicin - Primärvården - VårdIT (KVÅ-koder samt tidböcker) - Ange KVÅ-koder i processkartan - Börja inregistrera KVÅ-koder (VårIT behövs som stöd) Framtagande av rutiner för patientflödet (t ex checklistor) min vårdplan Kontrollera att: Information på klinik inför start av SVF Information inför införandet av nya flödet intern / externt (kommunikatör ansvarar / webbredaktör) - Kontakt-SSK finns - Koordinator finns - Rutiner framtagna - Kontaktuppgifter till remittent/koordinator finns - Koordinator kan boka tid åt patient - Patient får tider i hand eller via telefon - Inregistrering av KVÅkoder sker - Analysera utdata : Att KVÅ-koder finns samt ledtid följs - Tillgängliga tider finns - Information internt/extern - Min vårdplan finns (cancerrådet) - Kliniken kan ta emot konsultremiss märkt med standardiserat vårdförlopp SVF Utvärdering från kliniken av införandet av nytt patientflöde Överlämnande/ implementering av process till verksamheten/ Cancerrådet Utvärdering av införandet (styrgruppen) Uppföljning Cancerrådet fortlöpande - 5 mån -4,5 mån -4 mån -3,5mån -3 mån -2,5 mån -2 mån -1,5 mån -1 mån -0,5 mån Tid 0 0,5 mån 1 mån 2 mån 6 mån

126 REGION ÖREBRO LÄN Varje dag räknas! en nationell satsning för kortare väntetider i cancervården Kommunikationsplan för fortsatt införande av standardiserade vårdförlopp i Region Örebro län Mallversion

127 REGION ÖREBRO LÄN 1. Bakgrund Varje dag räknas är en nationell satsning för att korta väntetiderna i cancervården. Regeringen satsar två miljarder för att korta väntetiderna för utredning och minska de regionala skillnaderna. Merparten ska gå till att införa standardiserade vårdförlopp. De tas fram nationellt, är diagnosspecifika och beskriver: vad som ligger till grund för en välgrundad misstanke om cancer, vilka utredningar som ska göras för att ställa diagnos och ta behandlingsbeslut, vilka maximala ledtider som gäller för alla utredningsåtgärder som ingår. Den tid som följs upp är tiden från att välgrundad misstanke om cancer uppkommer, till att behandlingen börjar. I många fall är målsättningen att denna tid ska halveras, bland annat genom förbokade tider och seriebokningar som görs i olika block. Välgrundad misstanke om cancer kan uppstå i både primärvården och sjukhusvården. Under 2015 infördes standardiserade vårdförlopp för fem cancerformer. Ytterligare 13 diagnoser införs under Detta berör alla verksamheter som behandlar cancer, upptäcker cancer eller deltar i utredning av misstänkt cancer, både i privat och offentligvård. För personalen innebär detta bland annat nya remissrutiner, nya arbetssätt och att de behöver utbildas i de nya kriterierna för välgrundad misstanke om cancer. De vårdförlopp som kommer att införas under 2016 är: Allvarliga ospecifika symtom som kan bero på cancer Bröstcancer (Kirurgiska kliniken) Cancer i bukspottkörteln och periampullärt Cancer i gallblåsa och perihilär gallgång Cancer utan känd primärtumör (CUP) Hjärntumörer Lungcancer Maligna lymfom Myelom Primär levercancer Primära maligna hjärntumörer Tjock- och ändtarmscancer Äggstockscancer 2 (12)

128 REGION ÖREBRO LÄN 2. Syfte Införande av standardiserade vårdförlopp kräver förändringar i stora delar av vården, både vad gäller arbetssätt och hur vården är organiserad. Det påverkar både verksamheter som behandlar cancer och verksamheter som hanterar remisser eller kommer i kontakt med patienter under utredningsförloppet, till exempel inom kirurgi, onkologi, röntgen, patologi och primärvården. I första hand ska införandet av standardiserade vårdförlopp på klinik förbereda ett arbetssätt genom att: Kartlägga vårdprocessen Utföra behovsanalys Inregistrering av KVÅ-koder Analysera utdata Skapa rutiner för patientflöde Kommunikationsplan Intressentanalys Etablera kontaktsjuksköterska Tillsätta koordinator Kontaktuppgifter för remittenter Möjlighet att ta emot konsultremiss märkt med standardierat vårdförlopp Därför är det viktigt att ha en strategi för kommunikationen under arbetet. Syftet med denna plan är att ge en övergripande strategi och att peka ut kommunikationsmål, målgrupper, kanaler, ansvarsfördelning, med mera. 3. Målgrupper Standardiserade vårdförlopp påverkar både sjukhusvården, primärvården och tandvården. Det gäller både offentliga och privata vårdgivare. De tre huvudmålgrupperna för införandet av SVF 2016 är: Chefer och medarbetare inom hälso- och sjukvården, såväl privat som offentlig, Patienter och närstående. 3 (12)

129 REGION ÖREBRO LÄN 4. Kommunikationsmål Interna kommunikationsmål Personal inom hälso- och sjukvården ska känna till att Region Örebro län inför 13 nya vårdförlopp under Hälso- och sjukvårdens ledningsgrupp och samtliga ledningsgrupper på områdesnivå ska agera efter fattade beslut och verka för införande och spridning av kunskap. Ledningsgrupper på områdesnivå och verksamhetschefer ska föra dialog, arbeta med förankring och vara navet i arbetet. Primärvården/närsjukvårdsområden, privata och offentliga vårdcentraler samt Hälsoval ska vara väl informerade och agera i enlighet med nya riktlinjer för remisshantering. Verksamhetscheferna och lokala processledare/processteam ska vara informerade, föra dialog och agera efter fattade beslut och verka för införande och spridning av kunskap och goda exempel på klinikerna. Medarbetare på kliniker till exempel läkare, sjuksköterskor, omvårdnadspersonal, medicinska sekreterare, kontaktsjuksköterskor och lokala samverkansgrupper ska veta hur de påverkas, hur och vad de kan påverka i det lokala utvecklingsarbetet och bidra till att föra in nya riktlinjer och arbetssätt. Externa målgrupper Patienter som remitteras i det standardiserade vårdförloppet ska få information om diagnos, misstanke och vad välgrundad misstanke innebär. Patient- och anhörigföreningar inom sjukvården ska medverka i dialog under införandet, både regionalt och lokalt. Patienter och närstående som berörs ska få tydlig information från sin vårdgivare och via 1177 om olika undersökningar och behandlingar.. Invånare i Region Örebro län ska känna till att det pågår en satsning i regionen för att korta väntetiderna inom cancervården. 4 (12)

130 REGION ÖREBRO LÄN 5. Budskap Huvudbudskapen i den nationella satsningen finns i den nationella kommunikationsstrategin, som kan laddas under fliken information på: Huvudbudskapen är att satsningen ska: korta väntetiderna alla ledtider ska vara medicinskt motiverade, skapa en mer jämlik cancervård med ökad kvalité, bidra till att cancerpatienterna känner sig mer nöjda med vården Det ska göras genom att: förkorta ledtiderna i cancervårdsprocesserna, förbättra kommunikationen med patienterna och ge tydlig information om innehållet i de standardiserade vårdförloppen, så att de vet vad som ska ske och när det ska ske, kontinuerligt följa upp och kommunicera i vilken mån standardiseradevårdförlopp tillämpas och ledtiderna hålls, mäta patienternas grad av nöjdhet med cancervården Följande nationella budskap ska användas: Svensk cancervård är bra. Trots det finns det skillnader i hur vi omhändertar den som är sjuk. I dag får man får vänta olika länge på att få behandling för olika diagnoser, beroende på var i landet man bor. Det ska arbetet med standardiserade vårdförlopp ändra på. Svensk cancervård är bra, men vi ska bli ännu bättre. Standardiserade vårdförlopp innebär att nya arbetssätt och rutiner gör vägen genom vården snabbare och tydligare för patienten. Standardiserade vårdförlopp ger patienten en trygghet i att oavsett var man bor så fungerar utredningen från en första misstanke om cancer till behandlingsstart likadant i hela landet. Regional och lokal anpassning av budskap Budskap formuleras på olika sätt beroende på sammanhang, kanal och målgrupp, men det är viktigt huvudbudskapen finns med i alla sammanhang. 5 (12)

131 REGION ÖREBRO LÄN 6. Kanaler internt Interna kommunikationskanaler Möten och utbildningar Lokala cancerrådets möten Hälso- och sjukvårdens ledningsgruppsmöten Möten i områdenas ledningsgrupper samt befintliga möten i linjen APT-möten för medarbetare vid aktuella kliniker USÖ-forum och andra aula -möten Hälsovalsenhetens kanaler: MAL-möten, Infodagar för vcchefer, samverkansmöten för privata vårdgivare Distriktsläkardagar el liknande Introduktionsmöten på kliniker inför varje SVF Kommunikatörsmöten i Hälso- och sjukvården Johan Ahlgren ordförande Ingrid Östlund områdeschefer o verksamhetschefer avdelningschefer och enhetschefer Johan Ahlgren/Ingrid Östlund Björn Starndell Björn Strandell Ingrid, Eivor, Björn och Petra Petra Ekenstam Skriftliga (elektroniska) Nationell informationssida på Intranät med allmän info om satsningen standardiserade vårdförlopp och länk till aktuella vårdförlopp. HS Förvaltningens Ledningsinformation Beslutsstöd genom nationell app för surfplatta och mobil som beskriver vårdförlopp och kontaktvägar RCC Petra Ekenstam Petra E RCC Skriftliga (papper) Mall för kommunikationsplan till kliniker Interna nyhetsbrev för respektive område: Bearbetad kort primärvårsversion av resp vårdförlopp. Resp kommunikatör +Petra RCC + anvarig klinik i 6 (12)

132 REGION ÖREBRO LÄN samarbete med prim Stöd för chefer: Powerpoint-presentation RCC + Petra + områdeskommunikatör Externa kommunikationskanaler Möten Kontaktsjuksköterskan och koordinatorns möten Primärvårdsläkares externa möten Skriftliga (elektroniska) Region Örebro läns externa webbplats för remittenter 1177 Vårdguiden Skriftliga (papper) Patientinformation: Beskrivning av vårdförlopp som beskriver utredningsprocessen och innehåller kontaktinformation RCC Ev pressmeddelanden till lokala medier Sten /Petra 7 (12)

133 REGION ÖREBRO LÄN 7. Resurser och budget Styrgruppen består av: Inger Östlund, uppdragsgivare, Johan Ahlgren, verksamhetschef på Onkologiska kliniken, Pia Öijen, chef för ledningsstöd, Elisabeth Nyström, produktionscontroller, Mats Björeman, medicinsk rådgivare. Eivor Niva, projektledare, Urika Landström, e-hälsostrateg, Petra Ekenstam, kommunikationsstrateg. Från och med 1 september 2015 drivs SVF som ett projekt. Större delen av arbetet kommer att göras i de verksamheter som berörs. Under 2015 kommer 444,5 miljoner att satsas på projektet nationellt. 1 april gavs besked att Region Örebro län hittills tilldelas 6,1 miljoner av de nationella medlen. Under hösten tillkom ytterligare 6 miljoner. Hur pengarna i Region Örebro län ska fördelas beslutas av regionens politiker. Införande av standardiserade vårdförlopp är i första hand en verksamhetsfråga, men eftersom så många delar av sjukvården berörs är väl fungerande kommunikation centralt. Hälso- och sjukvården, kommunikation samordnar kommunikationsarbetet inom förvaltningen. Kommunikatörer inom område Opererande och onkologi, Medicin och Rehab samt Thorax, kärl och diagnostik stöttar verksamheter inom respektive område Exempel på stöd: att hjälpa till verksamheter att ta fram en kommunikationsplan, att lyfta positiva exempel lokalt och publicera artiklar på intranätet och i nyhetsbrev, att ge kommunikativt stöd till chefer som ska arbeta med frågan, Pressaktiviteter och information till medierna. 8 (12)

134 REGION ÖREBRO LÄN 8. Aktivitetsplan Tid/datum Aktivitet inklusive kanal Målgrupp Ansvarig Status Interna aktiviteter övergripande Februari 2016 Information om om aktuella vårdförlopp under 2016 på intranätet och genom nyhetsbrev. Slutenvården Petra Vid resp start. Riktlinjer och rutiner för varje vårdförlopp publiceras på intranätet och Remittenter och specialister och personal som tar hand om cancerpatienter. Klinikens webbredaktör i samarbete med kommunikatör Vid resp start. Information på intranätet inför start av varje nytt vårdförlopp. Remittenter i närsjukvården Löpande Björn informerar kontinuerligt personal inom närsjukvården och Hälsoval vartefter nya vårdförlopp standardiseras. Möten? Björn S 29 april 2016 Ingrid presenterar USÖ-forum den 29 april där Urologkliniken informerar om SVF. Ingrid Ö Februari 2016 Remissrutiner och förenklade primärvårdsversion om SVF på usorebro.se Remittenter privata och utom länet Resp kliniks webbreda ktör Allmän info om att Region Örebro län infört SVF i cancervården. Remittenter privata och utom länet Petra Februari Uppdatera presentation Powerpoint om Varje dag räknas, nationell satsning för kortare Medarbetare/ Finns på 9 (12)

135 REGION ÖREBRO LÄN 2016 väntetider i cancervården Chefer intranätet Tid/datum Aktivitet inklusive kanal Målgrupp Ansvarig Status Interna aktiviteter verksamhets- och områdesnivå: Inför start Uppstartsmöten på varje klinik: Projektorganisation och verksamhetschef Informationsmöte på klinik: projektgrupp, kommunikatör och klinikrepresentanter med processteam. Processteam. Projektledare och kommunikatör stöttar. Efter informationsmöte Kommunikationsplan upprättas för införande av respektive vårdförlopp. Nulägesanalys som identifierar strul och åtgärder. Processteam i samarbete med Primärvård, Kga och Linde Workshop med presentation av framtida flöden. Projektgrupp, kommunikatörer, klinikrepresentanter, röntgen, patologi och labb samt primärvården och Vård IT. Processteam. Projektledare och kommunikatör stöttar. Processteam Processteam Skapa rutiner och checklistor för patientflöde Min vårdplan Se över och uppdatera övrig patientinformation. Informationsmöte på klinik inför start av SVF. Visar bl a hur riktlinjer ska publiceras på intranätet och www Processteam Processteam Processteam Processteam, projektgrupp, webbredaktör Information i samverkansgruppen Fackliga 10 (12)

136 REGION ÖREBRO LÄN organisationer Aktiviteter för att sprida information och presentationsmaterial för patienter och allmänhet Cancerrådets möten med lokala patientorganisationsföreträdare Patienter och närstående 2016 Lokalt anpassad information på www om satsningen Varje dag räknas med länkar till RCC webbplats 2016 Artiklar i Tebladet/hushåll om SVF, den nationella satsningen Varje dag räknas och välgrundad misstanke Anpassa och sprida nationella trycksaker (broschyrer, affischer roll-ups mm som RCC tar fram) 2016 Skriva lokalt anpassad information och publicera på 1177 Vårdguiden Allmänhet Allmänhet Johan Ahlgren Johan Ahlgren Kommuni katör i samarbete med Ingrid Ö Mars 2015 Cancerrådet möte med Patientnämnden Patientnämnden Tebladsredaktion en i samarbete med Ingrid Ö Kommuni katör i samarbete med RCC och lokal projektled are Kommuni katör i samarbete med Carl Olsson Vänta Vänta Vänta Vänta Pressmeddelanden 2016 Lyfta goda exempel på verksamheter som förbättrat vården och kortat väntetiderna. Petra/Sten 11 (12)

137 REGION ÖREBRO LÄN 9. Utvärdering och uppföljning Målgrupp Typ av utvärdering Tid/datum Ansvarig Alla läkare i primärvården ska känna till, kunna skriva remiss till SVF Enkät med hjälp av Esmaker Jan-feb 2016 Eva Frantz, ev med hjälp av Eva Straumits 12 (12)

138 Mall kommunikationsplan Datum: Kommunikationsplan Mall för att införa standardiserat vårdförlopp på klinik

139 BAKGRUND och SYFTE Standardiserade vårdförlopp ska minska väntetiderna från välgrundad misstanke om cancer till behandling. Införandet är en del av den nationella satsningen "Varje dag räknas" där regeringen satsar två miljarder för att korta väntetiderna för utredning och minska de regionala skillnaderna. Införandeprojektet Standardiserat vårdförlopp SVF i Region Örebro län ska: Införa KVÅ-koder för att göra det möjligt att mäta ledtider från välgrundad misstanke till behandling. Utse en koordinator per standardiserat vårdförlopp Möjliggöra förbokade tider för röntgenundersökningar och andra undersökningar. Informera verksamhet och remittenter om det standardiserade vårdförloppet. Se över patientinformationen för aktuell diagnos, provtagning och behandling så att patienter är välinformerade och kan känna sig delaktiga under hela förloppet.

140 INTRESSENT- OCH MÅLGRUPPSANALYS Vilka aktörer ingår i klinikens process för att minska väntetiderna från välgrundad misstanke till behandling för aktuell diagnos? Internt på kliniken: Till exempel: klinikens alla läkare, kontaktsjuksköterska, koordinator, webbredaktör, vårdadministratör etc Vilka kan tänkas remittera patienter till vår verksamhet? Internt och externt i regionen och externt utom länet? Internt inom Region Örebro län: Tilll exempel: läkare från primärvården, läkare från andra kliniker, Externt: Till exempel: läkare från andra landsting, läkare från privata vårdgivare Förutom de som är aktörer i själva processen vilka övriga intressenter kommer att beröras eller behöver känna till förändringen och det nya vårdflödet? Interna målgrupper: Tilll exempel: primärvård, Hälsoval, röntgen, labb, patologi, kirurgiska och medicinska verksamheter, onkologen. Externa målgrupper: Till exempel: patienter med välgrundad misstanke om cancer som remitterats in i det standardiserade vårdförloppet. Region Örebro län Kommunikationsplan SVF Datum: (8)

141 PRIORITERADE KOMMUNIKATIONSMÅL Vad behöver de olika aktörerna och remittenter, patienter känna till, tycka eller göra för att det standardiserade vårdförloppet inom aktuell diagnos ska vara möjlig att uppfylla? Remittenter ska exempelvis: känna till att kliniken har startat SVF remittera patienter enligt instruktion som ligger på intranätet använda den förkortade primärvårsversionen som beskriver hur remitteringen ska göras och hur mottagningen kan kontaktas veta att remissen ska märkas med standardiserat vårdförlopp när det handlar om välgrundad misstanke dela ut den patientinformation om standardiserat vårdförlopp som finns på intranätet Kodningsansvarig på kliniken ska exempelvis: vid välgrundad misstanke kunna registrera en KVÅ-kod för att ledtiden ska kunna mätas fram till start av behandling Patienter ska exempelvis: genom remitterande läkare få information om misstänkt cancerdiagnos och vad som baserar sig i välgrundad misstanke få information av sin läkare om det standardiserade vårdförloppet ska få information om och inför olika undersökningar och behandlingar Vad ska andra aktörer, känna till, tycka eller göra för att kliniken ska kunna införa standardiserade vårdförlopp? 4 (8) Kommunikationsplan SVF Datum: Region Örebro län

142 BUDSKAP Vilka budskap behöver aktuella aktörer och remittenter nås av för att SVF inom aktuell diagnos ska vara möjlig att uppfylla. Att nu startar ytterligare ett standardiserat vårdförlopp avseende diagnos xx. Riktlinjer och kontaktuppgifter för att remittera patienter till standardiserat vårdförlopp finns publicerade på intranätet och kort primärvårdsversion Patienter får information via remitterande läkare om misstänkt cancerdiagnos, välgrundad misstanke, vad som är ett standardiserat vårdförlopp. Patienter får information om undersökningar och behandlingar inom den aktuella kliniken. KANALER Vilka medarbetare/aktörer kan hjälpa mig att kommunicera? Inom kliniken: Utanför kliniken: Region Örebro län Kommunikationsplan SVF Datum: (8)

143 Vilka kanaler och mötesforum kan jag använda för att kommunicera? Möten på kliniken: APT. Läkarmöten, ledningsgruppsmöten Intranätet: Chefens ord (Sida för remittenter, privata och utom länet) Intranätet: Klinikens webbredaktör lägger upp informationen på intranätet: 1. Riktlinjer & rutiner 2. Vårdriktlinjer och rutiner 3. Cancervård 4. Aktuell diagnos Dokumentet laddas upp i Klinikens webbredaktör lägger upp information för externa remittenter på 1. Behandlingar 2. Cancer 3. Aktuell diagnos Kommunikatörer och webbredaktörer för område och förvaltning kan bistå klinikens webbredaktör med support och instruktioner. Projektrum på intranätet 6 (8) Kommunikationsplan SVF Datum: Region Örebro län

144 EXEMPEL PÅ AKTIVITETER Informationsmöte på kliniken ang SVF: Deltagare: Förbättringsteam ( t ex processledare, koordinator, kontaktsjuksköterska, vårdadministratör, kodningsansvarig). - Genomgång av RCCs processbeskrivning, RCC hemsida. - Genomgång av SVF på intranätet. - Genomgång av SVF på extern webbplats - Informera och diskutera: o remissrutiner o primärvårdsversion o patientinformation Boka processmöten med projektledaren 1 gång i månaden Boka arbetsmöten med projektteamen var 14:e dag Remissrutiner Anpassa primärvårdsversion av SVF till den egna verksamhetens rutiner och fylla på med kontaktuppgifter: Region Örebro län Kommunikationsplan SVF Datum: (8)

145 Kontakta klinikens webbredaktör Publicera information till remittenter och utredare av SVF på intranätet och externa webbplatser. Information på klinik inför uppstart Information till aktörer inom regionen inför uppstart 8 (8) Kommunikationsplan SVF Datum: Region Örebro län

146 Björn Strandell Checklista till Verksamhetschef Information till medarbetare gällande införande av Standardiserat vårdförlopp (SVF) Övergripande JA Nej Har informerat all personal vid ex. APT, övergripande om SVF Har försäkrat sig om att alla utgående remisser är märkta med ett nåbart telefonnummer tex passningstelefon/akutnummer till vårdenheten. Har informerat Medicinska vårdadministratörer: JA NEJ Känner väl till innehållet i den Regionövergripande rutinen: Standardiserat vårdförlopp(svf) Remittering till specialistklinik Rutin för remitering enligt SVF (märkning av remiss, hantering som akutremiss, faxas samma dag, att kontaktinformation till patient och remitent finns dvs. nåbart telefonnummer dagtid) Märkning av ev. remiss till röntgen. Anamnes. Standardiserat vårdförlopp(svf).. Se preliminär version sist i detta dokument. Att i receptionen alltid kolla att aktuellt telefonnummer framförallt mobilnummer är inlagt rätt i journalen, dvs som hemnummer/arbetstelefonnummer. Att informera patienten om att vården ringer med dolt nummer Har informerat läkare: JA NEJ Känner väl till primärvårdsversionerna av de 5 första SVF Känner väl till Regionens intranätsida för SVF där lokal information för SVF finns. Känner väl till innehållet i den Regionövergripande rutinen: Standardiserat vårdförlopp(svf) Remittering till specialistklinik Rutin för remitering enligt SVF (märkning av remiss, hantering som akutremiss, faxas samma dag, att kontaktinformation till patient och remitent finns dvs. nåbart telefonnummer dagtid ) Märkning av ev. remiss till röntgen. Anamnes. Standardiserat vårdförlopp(svf).. Se preliminär version sist i detta dokument. Att läkaren skall informera patienten om att det finns anledning att utreda cancermisstanke.att informera patienten om att vården ringer med dolt nummer Har informerat Sjuksköterskor: JA NEJ Att alltid kolla att aktuellt telefonnummer framförallt mobilnummer är inlagt rätt i journalen, dvs. som hemnummer/arbetstelefonnummer Känner väl till primärvårdsversionerna av de 5 första SVF Känner till de viktigaste alarmsymtomen (bla. hematuri som alltid skall utredas över 40 år) Att informera patienten om att vården ringer med dolt nummer

147 Forts sjuksköterskor. Björn Strandell Om fördelen med att skicka hem IPSS-formuläret(som ingår i remittering för misstänkt prostatacancer) samt gärna miktions-lista vid bokning av patient med misstänkt prostatabesvär. Har informerat BMA samt undersköterskor JA NEJ Att om möjligt tillse att aktuellt telefonnummer framförallt mobilnummer är inlagt rätt i journalen, dvs. som hemnummer/arbetstelefonnummer Har informerat sjukgymnaster JA NEJ Att alltid tillse att aktuellt telefonnummer framförallt mobilnummer är inlagt rätt i journalen, dvs. som hemnummer/arbetstelefonnummer Har informerat ev. konsultläkare enligt ovan information till läkare JA NEJ Vårdcentral med hyrläkare, Tips: Att sjuksköterskor som bokar patient med cancermisstanke kan dra ut intranätets primärvårdsversion av aktuellt SVF, och lämna till läkaren

148 Björn Strandell Märkning av remiss till röntgen eller patologisk undersökning vid utredning enligt standardiserat vårdförlopp (SVF) 1. Remisser till röntgen klinik på Karlskoga lasarett, Lindesbergs lasarett eller Universitetsjukhuset Örebro vid utredning enligt SVF. Anamnes. Skriv först. Standardiserat vårdförlopp (SVF) och specificera ex Prostatacancer. Mobilnummer eller annat telefonnummer till patient där röntgen vid behov kan nå patienten. Om kontrast undersökning. Kreatinin.-p längd,vikt. Diabetes,Metformin? 2. Remiss till Laboratoriemedicinska länskliniken USÖ för patologi eller cytologi vid utredning enligt SVF Sjukhistoria, klinisk diagnos och frågeställning. Skriv först. Standardiserat vårdförlopp (SVF) och specificera vårdförloppet ex. Prostatacancer Om frågor behov av hjälp, information Ring eller maila mig. Björn Strandell tel / / Chefsläkare Örebro och Örebro syd Närsjukvård/Skebäcks Vc RCC Örebro Uppsala