Handlingsplan. Standardiserat vårdförlopp

Transkript

1 Handlingsplan Standardiserat vårdförlopp Projektledare Datum: Helena Berglund Version: 1 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Dnr:

2 2

3 Innehåll 1 Sammanfattning Bakgrund Handlingsplan Övergripande frågor att besvara Förankring och information Involvering av andra Stöd av utvecklingsarbetet Implementering Vårdadministrativt system Ansvar för stödprocesser Fortsatt planering Utmaningar och åtgärder... 17

4 1 Sammanfattning Regeringen satsar för att skapa en mer jämlik och tillgänglig cancervård med ökad kvalitet, med fokus på att korta väntetiderna och att minska de regionala skillnaderna. Implementering av diagnosspecifika SVF sker med hjälp av representanter från hela vårdkedjan i verksamhetsanknutna projektgrupper. De standardiserade vårdförloppen (SVF)beskriver vilka utredningar och första behandlingar som ska göras inom respektive cancerdiagnos, samt vilka maximala tidsgränser som gäller för de olika åtgärderna. Vårdförloppen börjar med beslut om remiss till följd av välgrundad misstanke om en viss cancerdiagnos och följs sedan av utredning och start av första behandling. Misstanke och välgrundad misstanke om cancer kan uppstå i såväl primärvård som somatisk sjukhusvård. Oavsett var den välgrundade misstanken uppstår ska patienten remitteras enligt ett standardiserat vårdförlopp. Under 2015 skall SVF för fem pilotdiagnoser införas följt av ytterligare tio under Information och dialog i verksamheterna är av största vikt för ett effektivt införande. Ett gemensamt utvecklingsarbete behöver ske i regionen så att en gemensam struktur för dokumentation och uppföljning skapas. En systematisk användning av koder, termer och begrepp är nödvändigt för att få en fungerande ledtidsmätning. 4

5 2 Bakgrund Regeringen satsar för att skapa en mer jämlik och tillgänglig cancervård med ökad kvalitet, med fokus på att korta väntetiderna och att minska de regionala skillnaderna. De standardiserade vårdförloppen (SVF) beskriver vilka utredningar och första behandlingar som ska göras inom respektive cancerdiagnos, samt vilka maximala tidsgränser som gäller för de olika åtgärderna. Alla steg i processen och samtliga ledtider är beräknade utifrån vad som är värdeskapande tid ur patientens perspektiv det vill säga hur många dagar som krävs för att genomföra optimal handläggning och medicinsk behandling utan hänsyn till nuvarande organisation och arbetssätt. Standardiserat vårdförlopp inleds med beslut om remiss till följd av välgrundad misstanke och avslutas i och med första behandling. Vårdförloppen kan i framtiden komma att utökas med fortsatta behandlingar och uppföljningar. Vårdförloppen har ett multidisciplinärt upplägg och involverar både primärvården och den somatiska sjukhusvården, som var för sig eller tillsammans ansvarar för delar av vårdprocessen. Välgrundad misstanke om cancer kan uppstå i såväl primärvård som somatisk sjukhusvård. Oavsett var den välgrundade misstanken uppstår ska patienten remitteras enligt ett standardiserat vårdförlopp. I det standardiserade vårdförloppet ska en individuell vårdplan upprättas för varje enskild patient med cancerdiagnos. En kontaktsjuksköterska ska utgöra den fasta vårdkontakten och ska tillsammans med patienten ta fram en vårdplan. Under 2014 har standardiserade vårdförlopp utarbetats för fem pilotdiagnoser för vuxna patienter. Dessa är 1. Akut myeloisk leukemi (AML) 2. Huvud- och halscancer 3. Cancer i matstrupe och magsäck 4. Prostatacancer 5. Cancer i urinvägarna Denna handlingsplan ska koordineras med de andra båda landstingen inom sydöstra regionen. Detta arbete kommer att samordnas inom Regionalt cancercentrum Sydöst (RCC) i avsikt att beskriva införandet av standardiserade vårdförlopp (SVF). I arbetet med SVF ska även patientföreträdare involveras. Beslut om införande av SVF i landstinget sker vid framställan till beslut till landstingsstyrelsen i mars I samband med beslutet går ett pressmeddelande ut riktat mot allmänheten. 5

6 3 Handlingsplan Enligt regeringens anvisningar ska ett antal frågeställningar beaktas i handlingsplanen och denna handlingsplan är uppbyggd utifrån dessa frågor. Handlingsplanen ska också enligt anvisningarna följas upp och redovisas 1 november I redovisningen ska det framgå att pilotdiagnosernas SVF har införts. Det ska i redovisningen också framgå hur landstinget har arbetat med SVF som går över landstingsgränser. Det är även av vikt att inom ramen för införandet av SVF beakta de sex löften som fastställts av RCC Sydöst: 1. Alla cancerpatienter i regionen ska få behandling inom fyra veckor. 2. Alla cancerpatienter ska erbjudas diagnostik och behandling enligt Best practice. 3. Alla cancerpatienter ska vara välinformerade och delaktiga genom hela vårdkedjan. 4. Alla cancerpatienter i livets slutskede ska få lika god palliativ vård oavsett bostadsort. 5. Alla ska erbjudas bästa möjliga hälsofrämjande insatser och välfungerande screeningprogram. 6. Regionalt cancercentrum Sydöst ska prioritera patientnära forskning inom cancerområdet. 6

7 4 Övergripande frågor att besvara 4.1 Förankring och information Fråga 1 Hur tänker landstinget informera och föra dialog om de standardi serade vårdförloppen inom verksamheterna i syfte att skapa förank ring och ett effektivt införande av förlop pen? Redan under hösten 2014 började landstinget att informera om SVF på bred front. I och med detta skapades en medvetenhet och diskussioner kunde inledas på ett tidigt stadium. I januari 2015 hölls därtill en uppstartskonferens med verksamhetsföreträdare, chefer och medarbetare från samtliga berörda förvaltningar och enheter. Cancerprocessen har under flera år varit en av landstingets prioriterade processer. I Landstingplanen för finns nu också inskrivet att SVF ska införas. Kommunikationsplan Informatörfunktion är knuten till projektet lokalt men också genom RCC utifrån det regionala/nationella perspektivet. En kommunikationsplan kommer att tas fram under våren 2015 grundad på SKL:s informationsmaterial. Kopplingen till RCC Sydöst kommer under arbetet att bidra till utformningen av kommunikationsplanen. Kommunikationsplanen ska förmedla landstingets budskap och beskriva när och på vilket sätt informationen ska spridas. Kommunikationen kommer i huvudsak att ske på sedvanligt sätt genom information och dialog i linjeorganisationen men också genom nyhetsbrev via landstingets intranät. Information till länets kommuner sker genom förmedling av den gemensamma ledningen som finns för landsting och kommun. Processorganisation Utöver information och förankring via ordinarie kanaler sker också en kommunikation genom den processorganisation som bildats (se bild, nästa sida) och som i huvudsak består av verksamhetsföreträdare. Processorganisationen för införandet av SVF leds av en styrgrupp. Styrgruppen består av medlemmarna i landstingets Sjukvårdsledningsgrupp. Processamordnare för prioriterade processer finns sedan tidigare och kommer att samverka med projektledaren för att knyta ihop det arbete som gjorts tidigare med det arbete som nu ska göras avseende SVF. Projektledare har anställts initialt under två år med ansvar att samordna och leda arbetet med att införa SVF. En projektledningsgrupp är tillsatt för att hålla samman läns- och regionfrågor. Verksamhetsanknutna projektgrupper för förankring kommer också att finnas på varje enskilt sjukhus i länet, i primärvården samt i form av en partsammansatt grupp för välgrundad misstanke. Alla projektgrupper kommer att ha en person representerad i projektledningsgruppen. 7

8 Stödresurser IT-förvaltningen stödjer projektet genom resurs från IT Vårdsystem och Utdataenheten. Stödresurser kommer att kopplas in i varje del där det blir aktuellt i form av kompetenser från patologen, radiologen, onkologen etc. samt av personer i organisationen som tidigare arbetat med denna typ av frågor. 8

9 4.2 Involvering av andra Fråga 2 Hur avser landstinget involvera patientrepresentanter och representanter från de privata vårdgivarna i arbetet med de standardiserade vårdförloppen? Landstinget i Kalmar län har en uttalad strategi för utveckling av patientmedverkan. Sedan flera år bedrivs ett målmedvetet arbete kring kvalitet och patientsäkerhet där patientmedverkan spelar en viktig roll. Både patienterna och sjukvården har mycket att vinna på att patienters och närståendes engagemang och kunskap bättre tas tillvara. Etablerade tanke- och arbetssätt förändras och leder till en kulturförändring när patienter och närstående blir medskapare i hälso- och sjukvården. I landstingsplanen står att patient/närstående aktivt ska delta som teammedlem i förbättringsarbetet samt att metoder och verktyg ska utvecklas och anpassas för att ge förutsättningar för att lyfta in patienter och närståendes kunskap och erfarenhet i förbättringsarbetet. Alla hälsocentraler, såväl offentliga som privata, utgår från samma uppdrag i landstinget. Verksamhetsutvecklare från primärvården och hälsovalsstrateg på Hälsovalsenheten kommer att vara representerade i projektledningsgrupp och projektgrupp som arbetar med välgrundad misstanke. Samma information ska ges till såväl offentliga som privata vårdgivare. Privata specialister inom urologi ingår också i arbetet och projektledaren för SVF ansvarar direkt för dessa kontakter. Patient- och närståendemedverkan kommer att ske genom representation i projektledningsgruppen. 9

10 4.3 Stöd av utvecklingsarbetet Fråga 3 Hur avser landstinget att stödja verksamheternas utvecklingsarbete med införandet av välgrundad miss tanke i primärvården och den specialiserade vården, införande av koor dinatorfunktion och obokade tider? Det gäller både offentliga och privata vårdgivare. Välgrundad misstanke Definition av välgrundad misstanke finns beskriven i SVF och kommer att användas som beslutsunderlag. Det är av stor vikt att begreppet välgrundad misstanke är känt i verksamheterna. Remisshanteringen kommer att tydliggöras gällande registrering, märkning av remiss för välgrundad misstanke och flaggning av densamma i Cosmic. Samverkande patientflöde Rutinbeskrivningar ska upprättas för att underlätta för verksamheten att upprätthålla patientflöde och vårdkvalité inom varje SVF. Nationella dokument behövs för att kunna systematisera användandet, exempelvis via beslutsstöd. För att säkra patientflödet krävs en tydlig beskrivning av ansvar och roller mellan primärvård och den somatiska sjukhusvården, detta finns till viss del beskrivet i SVF och kommer vidare att beskrivas i rutinbeskrivningarna. Den remitterande enheten har till ansvar att informera patienten att välgrundad misstanke om cancer föreligger. Patienten ska också få information om SVF och vilka väntetider hen kan förvänta sig. Eftersom remissen för välgrundad misstanke är den sammanhållande länken i kommunikationskedjan är det av stor vikt att IT-vårdstödet fungerar fullt ut. Det är också viktigt att KVÅ-koder finns framtagna av Socialstyrelsen, som planeras vara klart i maj Samordnande koordinatorfunktion Koordinatorfunktionen skall finnas i linjeorganisationen, nära verksamheten, då komplexiteten kommer att kräva verksamhetsspecifik kunskap. I syfte att säkra verksamheten kommer flera medarbetare på berörda kliniker att ha koordinatorfunktion. Koordinatorn kan komma att vara sjuksköterska, undersköterska eller medicinsk sekreterare. Koordinatorrollen kommer att avgränsas gentemot rollen som kontaktsjuksköterska. Koordinatorfunktionen skall vara länken mellan primärvård och sjukhus och vara den som planerar patientens väg genom vården genom att säkra kontinuitet i vårdförloppet avseende alla bokningar av tider, från välgrundad misstanke till behandlingsstart, och därmed uppnå ett snabbt vårdförlopp. 10

11 Förbokade tider Förbokade tider skall finnas för de undersökningar och behandlingar som utlovas inom ramen för SVF och som koordinatorfunktionen använder för att boka in patienten i hela vårdförloppet. Verksamheterna ansvarar för att frigöra tider för detta. Rutin för hur länge tider ska förbli obokade upprättas på verksamhetsnivå. Produktions- och kapacitetsplaneringen har under en tid varit ett utvecklingsområde. Erfarenheterna från detta arbete kan bli värdefulla i detta sammanhang. Outnyttjade förbokade tider kan medföra en viss undanträngningseffekt, vilket behöver hanteras. 11

12 4.4 Implementering Fråga 4 Hur avser landstinget implementera de fem pilotdiagnosernas standar - diserade vårdförlopp under 2015? Implementering sker genom att avsätta resurser för en projektorganisation som kommer att planera och genomföra handlingsplanen gällande SVF i landstingets olika förvaltningar och enheter via styrgrupp och projektledningsgrupp. Implementering av diagnosspecifika SVF sker med hjälp av representanter från hela vårdkedjan i de verksamhetsanknutna projektgrupperna. Samtliga verksamhetsutvecklare är resurspersoner och kommer att supportera SVF. GAP-analys med kartläggning av dagens flöden i förhållande till SVFs mål pågår i landstinget. Denna analys ska ge underlag till förbättringsåtgärder i verksamheterna för att nå målen. För varje enskilt SVF kommer en aktivitetsplan att upprättas. Parallellt med införandet av SVF pågår arbete med införande av kontaktsjuksköterskor och individuella vårdplaner, vilket kommer att bidra till positiva samordningsvinster. Cancerrehabilitering och palliativ vård är samtidiga utvecklingsområden som också kommer att bidra till en god och sammanhållen cancervård. Ledningens engagemang är en viktig faktor vid förändring. Kontinuerlig rapportering kommer därför att ske i linjeorganisationen, styrgruppen och landstingsstyrelsen i syfte att supportera. Antal patienter i landstinget med diagnostiserad cancer inom varje SVF 2013 Diagnos Antal (st) Huvud/hals 33 Matstrupe/magsäck 38 Urinblåsa/urinvägar 109 Prostata 284 AML 4 Totalt antal patienter

13 4.5 Vårdadministrativt system Fråga 5 Hur tänker landstinget tillse att det vårdadministrativa systemet går att använda för uppföljning av den ledtid som ska följas nationellt? Landstinget bedömer att ett gemensamt utvecklingsarbete behöver ske i regionen så att en gemensam struktur för dokumentation och uppföljning skapas. En gemensam struktur är viktig dels för att ett färre antal förändringar i Cosmic skulle krävas och dels för att kunna skapa gemensamma rutiner för registreringar, dokumentation och rapportering. Detta är särskilt viktigt för de SVF som innebär åtgärder mellan landstingen. En systematisk användning av koder, termer och begrepp är nödvändigt för att få en fungerande ledtidsmätning. Genom att utforma remisser, sökord och dokumentationsmallar så att de stödjer processen och de fastställda mätpunkterna, blir det möjligt att ledtiden kan fångas i utdatarapporter. 13

14 4.6 Ansvar för stödprocesser Fråga 6 Hur avser landstinget definiera ansvar och aktiviteter för att utveckla och införa stödprocesser för att följa och följa upp standardiserade vårdförlopp i landstingens IT -stöd? Landstinget avser att genom att kartlägga processen för olika händelser i SVF definiera ansvar och behov av aktiviteter så att uppföljning kan ske. Utgångspunkt är den kartläggning som redan gjorts avseende ledtidsmätning (se bild). Patientperspektiv Första symtom Första kontakt med vårdgivare 3. Information om diagnos 4. Med patienten upprättad och beslutad vårdplan 5. Behandling startar Vårdgivarperspektiv 1. Remissbeslut 2. Första besök hos specialistläk are Behandlings -beslut Kartläggningen ger nedanstående mätpunkter (se bild) som måste vara möjliga att fånga så att SVF kan följas upp avseende händelser och ledtider. Mätpunkt 1 Remissbeslut om välgrundad misstanke Ny nationell KVÅ-kod ska användas. Mätpunkt 2 Remissankomst Registreras idag. Behöver kunna kopplas till aktuell KVÅ-kod eller på annat sätt identifiera patienten som SVF-patient. Mätpunkt 3 Första besök hos specialistläkare Registreras idag. Behöver kunna kopplas till aktuell KVÅ-kod eller på annat sätt identifiera patienten som SVF-patient. Mätpunkt 4 eventuellt ytterligare besök Registreras idag. Behöver kunna kopplas till aktuell KVÅ-kod eller på annat sätt identifiera patienten som SVF-patient. 14

15 Mätpunkt 5 Multidisciplinär konferens Registreringsrutiner behövs. Behöver kunna kopplas till aktuell KVÅ-kod eller på annat sätt identifiera patienten som SVF-patient. Mätpunkt 6 Information och med patienten upprättad vårdplan Registreringsrutiner behövs. Behöver kunna kopplas till aktuell KVÅ-kod eller på annat sätt identifiera patienten som SVF-patient. Även kod för vårdplan. Mätpunkt 7 Behandlingsbeslut Registreringsrutiner behövs. Behöver kunna kopplas till aktuell KVÅ-kod eller på annat sätt identifiera patienten som SVF-patient. Mätpunkt 8 Behandlingsstart Registreringsrutiner behövs. Behöver kunna kopplas till aktuell KVÅ-kod eller på annat sätt identifiera patienten som SVF-patient. Av detta drar vi följande slutsatser avseende ansvar och aktiviteter: 1. SVF-patienten måste ha någon form av identifikation förslagsvis med KVÅ-kod så att hen är möjlig att följa genom processen. 2. Där registreringsmöjligheter/rutiner saknas idag behöver detta skapas. Ansvar för att utarbeta registreringsmöjligheter bör om möjligt vila på en regional arbetsgrupp. Ansvaret för arbetsrutiner avseende registreringar vilar på linjeorganisationen. 3. Ansvar för informationsaktiviteter vilar på landstingets informationsenhet. Ansvar för utbildningsinsatser vilar på IT Vårdsystem. 4. Ansvar för utdatarapporter till nationell nivå vilar på utdataenheten. 5. Ansvar för interna BO-rapporter vilar på utdataenheten. 15

16 4.7 Fortsatt planering 2016 Fråga 7 Hur avser landstinget att planera för införande av fler standardiserade vårdförlopp 2016? Införandet av SVF för fem cancergrupper under 2015 kommer att stå som modell för det fortsatta införandet av SVF för andra grupper under 2016 och framåt. Vi bedömer att såväl själva implementeringsarbetet som de erfarenheter av nya arbetssätt som skapas i verksamheten kommer att ge bra och tillräcklig ledning av hur det fortsatta implementeringsarbetet ska bedrivas. De cancerdiagnoser som kan komma att implementeras under 2016 är Lungcancer Tjock- och ändtarmscancer Malignt melanom Bröstcancer Myelom Lymfom Hjärntumörer Bukspottkörtelcancer Levercancer Cancer i galla och gallvägar Cancer utan känd primärtumör Äggstockscancer Cancermisstanke vid allvarliga, diffusa symtom Antal patienter med cancerdiagnos 2013 i Kalmar län (RCC Sydöst) Diagnos Antal (st) Bröstcancer 195 Lungcancer 113 Lymfom 64 Tjock- och ändtarmscancer 165 Levercancer 17 Cancer i galla och gallvägar 11 Hjärntumörer 29 Malignt melanom 106 Myelom 27 Äggstockscancer 15 Bukspottscancer 46 Totalt antal

17 4.8 Utmaningar och åtgärder Fråga 8 Handlingsplanen ska också innehålla en beskrivning av de utmaningar som landstinget förutser vid införandet av standardiserade vårdförlopp samt hur man avser åtgärda dessa. Under den uppstartskonferens i januari 2015 som nämns under fråga 1 gjordes en inventering av de utmaningar konferensdeltagarna såg för införandet av SVF och listades förslag på lämpliga åtgärder (se nedanstående utdrag). Inventeringen kommer att beaktas då handlingsplanen genomförs. Aspekt Utmaning Åtgärd Förankring Resurser Obokade tider IT/Vårdstöd/ Utdata Koordinator SVF är en möjlighet till att förbättra cancervården och inte en pålaga uppifrån. Få med alla och förstå att det inte finns något val. Chefernas engagemang och kommunikation i verksamheterna. Tidsåtgång vid införande. Kartläggning av eventuella omdisponeringar av resurser eller nya resurser. Samarbete över verksamhetsgränser tar tid. Förändra arbetssätt. Identifiera och åtgärda ev. flaskhalsar. Schema och bemanning Kommer tillgängligheten att vara fortsatt god? Finns det någon risk med obokade tider? Kan det flaggas i Cosmic vid obokade tider? Lediga tider, hur får man in patient? Kan patienter taggas som kan komma med kort varsel? Undanträngningseffekter, säkerställa dem! Icke prioriterade patienter, hur/vem tar hand om dem? Icke-maligna tillstånd, handläggning? Vårdstöd olika system att skriva remiss i Om tiden är passerad, kan det flaggas upp? Patientorsakad väntan, ger det fler besök totalt sett? Registreras på särskilt sätt? Utdata- behövs avsatta personer? Koordinatorns plats i organisationen Hur koppla Koordinatorfunktionen till Kontaktsjuksköterska och Medicinsk sekreterare? Information om SVF och varför införande. Resultatåterkoppling. Kommunikationsplan. Styrgrupp finns för beslut och omfördelning Pausa annat ok uppifrån. Flödeskartläggning. Planera schema efter verksamhet Bevakning av utdata, alla patientgrupper Nivåstrukturering Riktlinje för PV/specialistvård gällande vem som tar hand om icke maligna/icke prioriterade tillstånd Satsa stimulansmedel från SKL på att säkra IT vårdstöd/utdata? Verksamheten bestämmer hur koordinatorfunktionen skall se ut Tydlig fördelning/vem gör vad Patientinformation Kunskapsstöd Uppföljning Övrigt Patient och närståendeinformation, kopplat till nya patientlagen och bör vara gemensam i LKL. Kunskapsstöd, enkelt och tillgängligt för alla berörda Kompetensförsörjning Hur skall uppföljningen gå till? Viktigt att verksamheterna får återkoppling på hur det fungerar Regionsamverkan, får LKL de undersökningar/behandlingar som behövs från regionen, ser vi det i utdata? Nivåstrukturering. Överdiagnostisering, vad händer med bifynd? Återbesök, kan videomöte och brev användas istället för fysiskt återbesök om allt bra? Använda material som SKL och 1177 utarbetar Beslut om var våra SVF skall finnas (Jönköping/Östergötland/Fakta) Nivåstrukturering och långsiktighet Ledtidsmätning Kvalitetsregister Öppna jämförelser ha koll Regionen inför ny konfiguration i Cosmic, kan vi följa regionpatienter där? Beslut Sjukvårdsledning Remittera direkt från specialist till specialist, inte via PV. 17