Standardiserat vårdförlopp

Transkript

1 Rapport Datum: Version: 1 Dnr:

2

3 1 Sammanfattning Regeringen satsar för att skapa en mer jämlik och tillgänglig cancervård med ökad kvalitet, med fokus på att korta väntetiderna och att minska de regionala skillnaderna. De standardiserade vårdförloppen beskriver vilka utredningar och första behandlingar som ska göras inom respektive cancerdiagnos, samt vilka maximala tidsgränser som gäller för de olika åtgärderna. Cancerprocessen har under flera år varit en av landstingets prioriterade processer och införandet av standardiserat vårdförlopp är nu en central del i det arbetet. Implementering har skett genom att avsätta resurser för en processorganisation som har planerat och genomfört handlingsplanen gällande standardiserat vårdförlopp (SVF) i landstingets olika förvaltningar och enheter via styrgrupp, projektledningsgrupp, projektgrupper och berörd verksamhet. Kommunikationen har i huvudsak skett genom forum för information och dialog i all berörd verksamhet, inklusive privata vårdgivare, vid flertalet tillfällen. I dessa forum har också utbildning i remissrutiner och mallar ingått. Information och dialog i verksamheterna har varit av största vikt för ett effektivt införande. Tilldelade stimulansmedel har bl. a. använts till köförkortande åtgärder, utbildningsfilm samt projektanställning av koordinatorer i införandefasen. Den 21 september 2015 implementerades SVF för fem pilotdiagnoser dessa följs av ytterligare tretton under Den 23 oktober hade 62 patienter ingått SVF. Författare: Helena Berglund, projektledare

4

5 Innehåll 11. Sammanfattning Bakgrund Handlingsplan och och redovisning av hur av hur landstinget arbetat landstinget utifrån arbetat den... utifrån en Övergripande Övergripande frågor frågor att att besvara besvara Förankring och information i verksamheten Förankring och information i verksamheten Involvering av av andra andra Stöd av utvecklingsarbetet Implementering Stöd av utvecklingsarbetet av de fem standardiserade... vårdförloppen Uppföljning Implementering av ledtider av de och fem indikatorer SVF... i vårdadministrativt system Ansvar och aktiviteter för att IT-stöd blir funktionellt Uppföljning av ledtider och indikatorer i vårdadministrativt system Utmaningar och åtgärder Ansvar och aktiviteter för att IT-stöd blir funktionellt Införande av SVF Goda exempel på lösningar vid införandet av 5. pilotdiagnoserna Utmaningar och 2015 åtgärder Utmaningar Goda exempel inför på kommande lösningar SVF vid 2016 införandet av pilotdiagnoserna Ekonomi Utmaningar inför kommande SVF Bilagor Ekonomi Bilagor

6 2 Bakgrund Regeringen satsar för att skapa en mer jämlik och tillgänglig cancervård med ökad kvalitet, med fokus på att korta väntetiderna och att minska de regionala skillnaderna. De standardiserade vårdförloppen (SVF) beskriver vilka utredningar och första behandlingar som ska göras inom respektive cancerdiagnos, samt vilka maximala tidsgränser som gäller för de olika åtgärderna. Alla steg i processen och samtliga ledtider är beräknade utifrån vad som är värdeskapande tid ur patientens perspektiv det vill säga hur många dagar som krävs för att genomföra optimal handläggning och medicinsk behandling utan hänsyn till nuvarande organisation och arbetssätt. Standardiserat vårdförlopp inleds med beslut om remiss till följd av välgrundad misstanke och avslutas i och med första behandling. Vårdförloppen kan i framtiden komma att utökas med fortsatta behandlingar och uppföljningar. Vårdförloppen har ett multidisciplinärt upplägg och involverar både primärvården och den somatiska sjukhusvården, som var för sig eller tillsammans ansvarar för delar av vårdprocessen. Välgrundad misstanke om cancer kan uppstå i såväl primärvård som somatisk sjukhusvård. Oavsett var den välgrundade misstanken uppstår ska patienten remitteras enligt ett standardiserat vårdförlopp. I det standardiserade vårdförloppet ska en individuell vårdplan upprättas för varje enskild patient med cancerdiagnos. En kontaktsjuksköterska ska utgöra den fasta vårdkontakten och ska tillsammans med patienten ta fram en vårdplan. Under 2014 har standardiserade vårdförlopp utarbetats för fem pilotdiagnoser för vuxna patienter. Dessa är 1. Akut myeloisk leukemi (AML) 2. Huvud- och halscancer 3. Matstrups- och magsäckscancer 4. Prostatacancer 5. Cancer i urinblåsa och övre urinvägar Beslut om införande av SVF i landstinget togs vid framställan till beslut vid landstingsstyrelsens möte i mars Handlingsplanen överlämnades till Socialdepartementet samma månad. Denna redovisning gällande pilotinförandet av SVF koordineras tillsammans med de andra båda landstingen inom sydöstra regionen. Arbetet kommer att samordnas inom Regionalt cancercentrum Sydöst (RCC).

7 3 Handlingsplan och redovisning av hur landstinget arbetat utifrån den Enligt regeringens anvisningar för pilotinförande av SVF fanns ett antal frågeställningar att beakta i handlingsplanen och denna redovisning är uppbyggd utifrån dessa frågor. I redovisningen ska det framgå att pilotdiagnosernas SVF har införts samt hur arbetet utförts i relation till handlingsplanen. Detta är en redovisning till Socialdepartementet hur vi arbetat utifrån handlingsplanen och skall vara redovisat senast den 1 november

8 4 Övergripande frågor att besvara 4.1 Förankring och information i verksamheten Fråga 1 Hur har landstinget informerat och fört dialog om SVF inom verksamheterna i syfte att skapa förank ring och ett effektivt införande av de fem pilotdiagnosernas SVF? Hur har landstinget samverkat med regionala cancercentrum (RCC) under införandet av SVF och vilka erfarenheter kan ni dela med er av inför 2016 års arbete? Cancerprocessen har under flera år varit en av landstingets prioriterade processer och införandet av standardiserat vårdförlopp är nu en central del i det arbetet. Införandet är inskrivet i Landstingsplanen för Redan under hösten 2014 började landstinget att informera om standardiserat vårdförlopp (SVF) på bred front. I och med detta skapades en medvetenhet och diskussioner kunde inledas på ett tidigt stadium. I januari 2015 hölls en uppstartskonferens med verksamhetsföreträdare, chefer och medarbetare från samtliga berörda förvaltningar och enheter. Den huvudsakliga spridningsvägen för information om SVF sker via cheferna i respektive förvaltning (linjeorganisationen) och hos de privata vårdgivarna. Utöver denna väg har olika forum för samverkan varit centrala. Kommunikationsplan för förankring och effektivt införande Informatörfunktion är knuten till projektet lokalt men också genom RCC utifrån det regionala/nationella perspektivet. Landstingets kommunikationsplan blev klar under våren 2015 grundad på SKL:s kommunikationsplan och informationsmaterial och i samverkan med RCC Sydöst. Planen förmedlar landstingets strategi, målgrupper, anpassning av nationella budskap, kanaler och former för dialog. Förutom den sammanhållande informatörsfunktionen ingår berörda förvaltningarnas informatörer i kommunikationsarbetet. Kommunikationen har i huvudsak skett genom forum för information och dialog i all berörd verksamhet, inklusive privata vårdgivare, vid flertalet tillfällen. I dessa forum har också utbildning i remissrutiner och mallar ingått. Det övergripande målet med kommunikationen är: Kunskap och förståelse: att sprida kunskap och förståelse för satsningen inom de delar av vården som berörs. Motivation och dialog: att motivera medarbetarna att delta i förbättringsarbetet och skapa dialog som möjliggör införandet. Nya rutiner och arbetssätt: att bidra till att skapa och införa nya rutiner och arbetssätt, samt att sprida goda exempel.

9 Ett informationsstöd för chefer har tagits fram bestående av: övergripande informationsfilm bildspel med textstöd utbildningsfilmer remissmallar flödesscheman lathundar för rutiner Stödet har bland annat används då chefer på olika nivåer ska förstå och förklara för medarbetare hur verksamheterna påverkas och motivera dem att delta i utvecklingen av det nya arbetssättet. Utöver det har även det nationellt framtagna informationsstödet som appen Cancervård, informationsblad till patient och frågor och svarfunktionen använts. En särskild plats för standardiserat vårdförlopp har skapats på landstingets intranät där information har publicerats löpande. Informationen har kopplats till uppdateringar i nyhetsflödet på intranätets ingångssida och från det digitala nyhetsbrevet för chefer. IT-relaterad information om SVF har gått ut i ITs nyhetsbrev via sändlistor till chefer, lokalt systemansvariga och privata vårdgivare. I landstingets personaltidning har artiklar om arbetet med SVF publicerats vid flertalet tillfällen. Information till länets kommuner har skett via länsgemensam ledning för landsting och kommuner. Genom pressmeddelanden har medborgare informerats om arbetet. Skärmbild: Landstingets intranätssidor om SVF 7

10 Nästa steg är att fortsätta beskriva arbetet och motivera genom att i olika kanaler bland annat lyfta goda exempel och berättelser från verksamheten om arbetssätt och resultat. Dessutom behöver informationen fortsätta att anpassas efter specifika målgruppers behov. Kommande vårdförlopp ingår i kommunikationsplanen där samma kanaler och forum används. Fler forum för dialog och utvärdering är inplanerade under höst/vinter Där arbetssätt, rutiner och IT-stöd ska vidareutvecklas i dialog med verksamheten och där även goda exempel lyfts. Dessutom kommer vi vid dessa tillfällen utvärdera kommunikationsarbetet med verksamheten. Inom kommunikationen SVF har landstinget samverkat med regionalt cancercentrum sydöst vad gäller kommunikationsplanen. Dessutom har samverkan inom området skett genom dialog och även spridning om artiklar och annat informationsmaterial. Processorganisation verksamheten delaktig i införandet Utöver information och förankring via ordinarie kanaler sker också en kommunikation, dialog och utveckling genom den processorganisation som bildats (se illustration, nedan) och som i huvudsak består av verksamhetsföreträdare. Processorganisationen för införandet av SVF leds av en styrgrupp. Styrgruppen består av medlemmarna i landstingets Sjukvårdsledningsgrupp. Processamordnare för prioriterade processer finns sedan tidigare och har samverkat med projektledaren för att knyta ihop det arbete som gjorts tidigare med det arbete som nu görs avseende SVF. Projektledningsgruppen håller samman läns- och regionfrågor och verksamhetsanknutna projektgrupper för förankring finns på varje enskilt sjukhus i länet, i primärvården samt i form av en partsammansatt grupp för välgrundad misstanke. Illustration: Landstingets processorganisation SVF

11 Projektgrupperna har samverkat med ledningsgrupper och med berörda enheter genom möten och ordinarie kommunikationskanaler. Grupperna har bland annat processkartlagt vårdförloppen, genomfört förändringar och planerat hur kommunikationen mellan enheterna ska fungera, vad behöver kommuniceras till vem och när. 9

12 Stödresurser IT-förvaltningen stödjer projektet genom resurs från IT Vårdsystem och Utdata-enheten i projektlednings och projektgrupp. Stödresurser har kopplats in i varje del där det blir aktuellt i form av kompetenser från till exempel patologi, radiologi, onkologi samt av personer i organisationen som tidigare arbetat med denna typ av frågor. Samverkan med RCC Utöver kommunikationsarbetet har samarbete i sydöstra regionen gällande SVF implementerats via utsedda processcoacher. Erfarenhetsutbyte har skett vid återkommande avstämningsmöten i regionen. RCC har levererat statistik samt initierat regionalt IT-arbete gällande SVF. Projektledare för SVF samt processcoach har deltagit i flertalet lärandeseminarier som anordnats av RCC/sydöst.

13 4.2 Involvering av andra Fråga 2 Hur har landstinget involverat patientrepresentanter i arbetet med SVF? Hur har landstinget involverat representanter från de privata vårdgivarna i arbetet med SVF? Landstinget i Kalmar län (LKL) har en politiskt beslutad strategi för utveckling av patientmedverkan. Sedan flera år bedrivs ett målmedvetet arbete kring kvalitet och patientsäkerhet där patientmedverkan spelar en viktig roll. Både patienterna och sjukvården har mycket att vinna på att patienters och närståendes engagemang och kunskap bättre tas tillvara. Etablerade tanke- och arbetssätt förändras och leder till en kulturförändring när patienter och närstående blir medskapare i hälso- och sjukvården. I landstingsplanen står att patient/närstående aktivt ska delta som teammedlem i förbättringsarbetet samt att metoder och verktyg ska utvecklas och anpassas för att ge förutsättningar för att lyfta in patienter och närståendes kunskap och erfarenhet i förbättringsarbetet. Vi har valt att ha patientmedverkan med egen erfarenhet av akut myeloisk leukemi i projektledningsgruppen för SVF, detta har fallit mycket väl ut och varit lärorikt i diskussioner och planering inför start av SVFs pilotdiagnoser. Denna modell kommer att användas i det fortsatta arbetet med SVF. Projektledare för SVF har medverkat i RCC Sydösts patientråd. Alla hälsocentraler, såväl offentliga som privata, utgår från samma uppdrag i landstinget. Verksamhetsutvecklare från primärvården och hälsovalsstrateg på Hälsovalsenheten är representerade i projektledningsgrupp och projektgrupp som arbetat med välgrundad misstanke samt en grupp gällande primärvårdsfrågor. Samma information har getts till såväl offentliga som privata vårdgivare. Privata specialister inom urologi ingår liksom övrig verksamhet. Projektledaren för SVF har ansvarat direkt för dessa kontakter, information och implementering av SVF, parallellt med det arbetet har införande av Cosmic vårdsystem skett hos privat specialist för enhetlig remittering- och dokumentation i LKL. 11

14 4.3 Stöd av utvecklingsarbetet Fråga 3 Hur har stödet inom landstinget sett ut för införandet av välgrun - dad misstanke i primärvården och den specialiserade vården? Vilka första observationer har ni gjort avseende effekter utifrån pa - tient- och verksamhetsperspektiv efter införandet av SVF? Hur har landstinget lö st införandet av koor dinatorfunktion för respektive diagnosspecifikt SVF? Hur har landstinget definierat koordinator funktionens uppdrag? Vid vilken tidpunkt infördes koordinatorfunktionen för respektive pilotdiagnos? Vilka första observationer har ni gjort avseende effekter utifrån pa - tient- och verksamhetsperspektiv efter införandet av SVF? Hur har landstinget löst obokade tider för respektive pilotdiagnos? Vilka första observationer har ni gjort avseende effekter utifrån pa - tient-och verksamhetsperspektiv efter införandet av SVF? Projektorganisationen har i samarbete med berörda verksamheter arbetat med implementering av pilotdiagnoserna. Välgrundad misstanke Definition av välgrundad misstanke finns beskriven i de olika SVF och har använts som beslutsunderlag. Remisser för välgrundad misstanke (VGM) om cancer och för filterfunktioner finns utarbetade i vårdsystemet Cosmic. Arbetet med remisser har bedrivits av projektgruppen för VGM och beslutats i samråd med företrädare från primärvård (PV) och slutenvård (SV). Remisserna är sorterade efter kliniktillhörighet och utformade som en checklista, utifrån definitionen VGM för respektive vårdförlopp, med tvingande fält att fylla i för tydlighetens skull. I verksamheternas remissinkorgar finns möjlighet att sortera på respektive remissmall, detta för att få en överskådlig bild av inflödet och kontroll på SVF. Önskemål finns att koppla beslutsstöd till remissen men detta har hittills inte varit möjligt. Samverkande patientflöde Flödesbeskrivningar har upprättas i PV och SV för att underlätta för verksamheten att upprätthålla patientflöde och vårdkvalitet inom varje SVF. För att säkra patientflödet har det krävts en tydlig beskrivning av ansvar och roller mellan primärvård och den somatiska sjukhusvården. Den remitterande enheten har till ansvar att informera patienten att välgrundad misstanke om cancer föreligger. Patienten får information om SVF och vilka väntetider hen kan förvänta sig. I remissmallen finns en fråga att besvara om patienten fått information om, och önskar delta i SVF. Ett anpassat vårdförlopp krävs för de patienter som avböjer deltagande i SVF. Eftersom remissen för välgrundad misstanke är den sammanhållande länken i kommunikationskedjan är det av stor vikt att IT-vårdstödet fungerar fullt ut. I och med att remissen sänds alt. då vårdåtagande för SVF skapats i specialistverksamheten för det aktuella förloppet, fångas mätpunkt 1. Observationer gällande välgrundad misstanke efter införandet av SVF

15 Vid samtal med de läkare i PV som har skickat remiss för välgrundad misstanke enligt standardiserade vårdförlopp eller remiss till filterfunktion, så anser läkarna att det har varit lätt att följa såväl flödesschema som att fylla i och skicka remisser. Patienterna har varit positiva och har kommenterat att det har gått snabbt. Det är däremot för tidigt att dra några långtgående slutsatser ännu. Rapport från SV säger att de nya remissmallarna gör det tydligt för remissmottagaren att urskilja SVF-remiss i Cosmic. Koordinator kan följa patienten i journalsystemet och se när olika undersökningar är inbokade vilket förenklar för koordinator att boka in efterföljande besök på kliniken. Samordnande koordinatorfunktion Koordinatorfunktionen finns i linjeorganisationen och är utsedda i respektive vårdförlopps verksamhet då komplexiteten kräver verksamhetsspecifik kunskap. I syfte att säkra verksamheten har flera medarbetare på berörda kliniker koordinatorfunktion. Koordinatorn kan vara sjuksköterska, undersköterska eller medicinsk sekreterare. Koordinatorrollen har avgränsats gentemot rollen som kontaktsjuksköterska. Koordinatorfunktionen är länken mellan primärvård och sjukhus, är den som har kontakt med patienten och planerar hens väg genom vården genom att säkra kontinuitet i vårdförloppet avseende alla bokningar av tider, från välgrundad misstanke till behandlingsstart, och därmed uppnå ett snabbt vårdförlopp. Det finns en upprättad funktionsbeskrivning för koordinatorerna, bilaga 1. Koordinatorfunktionen infördes som projektanställning i de verksamheter som är berörda vid pilotinförandets start den 21 september. Onkologiska kliniken inför koordinator den 21 oktober bl.a. för att vid MDK ge patienten tid för behandling. Observationer gällande koordinatorfunktionen efter införandet av SVF Olika verksamheter har valt olika lösning med vilken yrkeskategori som innehar koordinatorfunktionen. Funktionsbeskrivning för koordinator har tagits i bruk. Koordinatorernas närvaro har varit avgörande för möjligheterna att starta upp arbetet. De har också haft en nyckelroll i utformandet av gemensamma processer och kommunikationsvägar. Initialt vid pilotinförandet av SVF har det efterfrågats koordinator från onkologen som ska delta i alla MDK för att ytterligare förbättra för patienterna och kunna ge tider för behandling vid sittande konferens, denna tillträdde först den 21 oktober. Obokade tider Obokade tider finns avsatta för de undersökningar och behandlingar som utlovas inom ramen för SVF och som koordinatorfunktionen använder för att boka in patienten i hela vårdförloppet. Verksamheterna har ansvarat för att frigöra ett anpassat antal tider för detta. Rutin för hur länge tider ska förbli obokade har upprättas på verksamhetsnivå. Stödprocesser som radiologi och operation har i synnerhet utökat det utrymme som tidigare varit vikt för akut verksamhet. Produktions- och kapacitetsplaneringen har under en tid varit ett utvecklingsområde. Erfarenheterna från detta arbete kan bli värdefulla i detta sammanhang. 13

16 Observationer gällande obokade tider efter införandet av SVF Inför pilotens start har enstaka verksamhet kunnat operera bort köer, vilket gör det möjligt att snabbt kunna boka in patienter för operation enligt SVF. I viss utsträckning har man sparat för mycket lediga tider, bl.a. på operation, vilket renderat i mycket jobb att boka in patienter för att fylla programmet. De specialistmottagningar som bedömts behöva ta emot en större mängd patienter med kort framförhållning har lagt in obokade tider i anslutning till tider för telefonmottagning där man har lättare att vara lite mer flexibel. Gällande Öron- och Medicinkliniken har de sedan tidigare ett fungerande flöde för att kunna ge tid direkt till patienterna. I övrigt har vi varit igång för kort tid för att kunna dra några större slutsatser.

17 4.4 Implementering av de fem standardiserade vårdförloppen Fråga 4 Om och i så fall hur har landstinget implementerat de fem pilotdia - gnosernas SVF under 2015? Hur många patienter har startat utredning i respektive SVF efter beslut om välgrundad misstanke? Hur många av de patienter som utretts med SVF har fått diagnosen, AML, Huvud- och halscancer, Matstrupe - och magsäckscancer, Prostatacancer, Cancer i urinblås a och övre urinvägar? Hur många patienter inom respektive SVF har avslutats genom start av behandling? Hur många patienter har avslutat SVF av annan anledning, ex. medi - cinska skäl eller annat? Finns delar av SVF som inte implementerats och hur ser tids planen ut för att det ska genomföras? Finns det rutiner för överföring utan fördröjning av patient till be - handlande enhet när denna är annan än utredande? Implementering har skett genom att avsätta resurser för en processorganisation som har planerat och genomfört handlingsplanen gällande SVF i landstingets olika förvaltningar och enheter via styrgrupp, projektledningsgrupp, projektgrupper och berörd verksamhet. Implementering av diagnosspecifika SVF har skett med hjälp av representanter från hela vårdkedjan i de verksamhetsanknutna projektgrupperna. Verksamhetsutvecklare och processledare är resurspersoner och har haft ett verksamhetsnära ansvar i projektgrupperna. GAP-analys med kartläggning av flöden i förhållande till SVFs mål gjordes i uppstartsfasen. Denna analys gav underlag till förbättringsåtgärder i verksamheterna för att nå målen. Varje projektgrupp upprättade en aktivitetsplan att arbeta efter. Parallellt med införandet av SVF har arbete pågått med införande av vårdöverenskommelse, kontaktsjuksköterskor, individuella vårdplaner samt att alla patienter med nyupptäckt cancer ska diskuteras på multidisciplinär konferens (MDK) med utgångspunkt från gällande nationella vårdprogram och riktlinjer. En riktlinje för MDK är framtagen och implementerad i verksamheten. Cancerrehabilitering och palliativ vård är samtidiga utvecklingsområden som också kommer att bidra till en god och sammanhållen cancervård framåt. Ledningens engagemang har varit en viktig faktor vid förändringen. Kontinuerlig rapportering har därför skett i linjeorganisationen, styrgruppen och landstingsstyrelsen i syfte att supportera. 15

18 Standardiserat vårdförlopp Akut myeloisk leukemi (AML) Huvud- och halscancer Matstrups- och magsäckscancer Hur mån ga patienter h ar startat utredning i resp ektive SVF efter beslut o m välgrundad misstanke? Hur mån ga av de patienter so m utretts med SVF har fått can cerdiagnos ino m det förloppet? Hur mån ga patienter ino m resp ektive SVF har avslutats geno m start av behandlin g? - * * * - 1 Prostatacancer 21 * 1 5 Cancer i urinblåsan och övre urinvägarna 33 * - 18 Totalt antal 62 * 1 24 Hur mån ga patienter h ar avslutat SVF av annan anlednin g, ex. medicinska skäl eller annat? *Under vecka 43 fick vi återkoppling från Cambio kring hur vi ska göra för att lyckas få ut diagnosen ur canceröversikten. Vid rapportskrivningen är vi inte i mål med den punkten men är nära en lösning. Samtliga fem pilotdiagnoser implementerades den 21 september 2015 i LKL. Överföring av patienter utan fördröjning sker genom tidigare utarbetade rutiner, SVF har i dagsläget inte ändrat rutinerna för det.

19 4.5 Uppföljning av ledtider och indikatorer i vårdadministrativt system Fråga 5 Hur har landstinget tillsett att SVF från välgrundad misstanke till start av behandling går att följa i de vårdadministrativa systemen? Finns åtgärder som ska genomföras för att uppföljningen ska kunna ske och hur ser tidplanen för dessa ut? Vilka av de nationella ledti derna kan redovisas via vårdadministrativt system för SVF vid rap portskrivandet? Sydöstra sjukvårdsregionen har startat ett utvecklingsarbete så att en gemensam struktur för dokumentation och uppföljning av SVF skapas. Denna struktur är viktig för att kunna skapa gemensamma rutiner för registreringar, dokumentation och rapportering. Detta är särskilt viktigt för de SVF som innebär åtgärder mellan landstingen. En systematisk användning av koder, termer och begrepp är nödvändigt för att få en fungerande ledtidsmätning. Vi har använt existerande funktioner i journalsystemet och skapat en lösning där verksamheten uppdaterar journalen med tillbörlig information för att vi ska kunna följa upp ledtiderna. Genom att utforma remisser, sökord och dokumentationsmallar så att de stödjer processen och de fastställda mätpunkterna, är det möjligt att ledtiden kan fångas i utdatarapporter. Remissmallar och canceröversikt för dokumentation är framtagna i samråd regionalt. Mätpunkt 1, remissbeslut om välgrundad misstanke, fångas då remissmall för det enskilda förloppet fyllts i och sänts eller då vårdåtagande för SVF skapats i specialistverksamheten för det aktuella förloppet. Mätpunkt 5, start av första behandling, fångas i canceröversikten via fasta val och datum. I det regionala samarbetet har säkring gjorts att mätpunkterna innebär samma sak även om de i enstaka fall är benämnda olika i respektive vårdsystem. e-remiss som ska gälla för remittering över landstings- och regiongränser är under framtagande men inte klart vid rapportskrivningen. Remittering till radiologisk och patologisk undersökning är ännu inte implementerat i vårdsystemet Cosmic utan sköts med hjälp av manuell rutin vilket måste utvecklas. LKL har underlag för att redovisa alla efterfrågade ledtider, och kommer fr.o.m. mitten av oktober 2015 manuellt rapportera in SVFs mätpunkter 1 och 5, datum för välgrundad misstanke samt start av första behandling. I januari 2016 kommer denna rapportering att vara automatiserad, arbetet pågår med lösningar för detta. I dokumentationssystemet finns övriga, från början tänkta, mätpunkter inbyggda med fasta val och datum för uppföljning. Utdatarapporter till verksamheten kommer att skapas, möten är inplanerade under hösten 2015 för att systematiskt efterfråga vad som önskas utifrån verksamheternas behov. Realtidsdata efterfrågas av verksamheten och en mall framtagen av Region Jönköping diskuteras i den regionala utvecklingsgruppen. 17

20 4.6 Ansvar och aktiviteter för att IT-stöd blir funktionellt Fråga 6 Hur har landstinget utvecklat de stödpro cesser som behövs för att följa och följa upp SVF i respektive IT -stöd? Landstinget har genom att kartlägga processen för olika händelser i SVF definierat ansvar och behov av aktiviteter så att uppföljning kan ske. Utgångspunkt är den kartläggning som tidigare gjorts avseende ledtidsmätning (se bild). Patientperspektiv Första symtom Första kontakt med vårdgivare 3. Information om diagnos 4. Med patienten upprättad och beslutad vårdplan 5. Behandling startar Vårdgivarperspektiv 1. Remissbeslut 2. Första besök hos specialistläk are Behandlings -beslut Kartläggningen ger nedanstående mätpunkter (se bild) som måste vara möjliga att fånga så att SVF kan följas upp avseende händelser och ledtider. Genom ett aktivt samarbete i regionen har lösningar i vårdsystemet arbetats fram där fokus legat på att kunna fånga nödvändig indata på ett sätt som medger användarvänlighet för verksamheten. Koordinatorn har till uppgift att säkra att alla mätpunkter dokumenteras. Verktyg för att följa upp indata utvecklas och förvaltas av landstingets utdataenhet, där även ansvaret för dessa ligger. Forum för att fånga upp krav kring dessa verktyg kommer att sättas samman framöver.

21 4.7 Införandet av fler standardiserade vårdförlopp 2016 Fråga 7 Hur har landstinget planerat för införandet av fler SVF 2016? Hur har landstinget samverkat och löst övergångar för patienter som går över landstingsgränserna? Pilotinförandet av SVF under 2015 kommer att stå som modell för det fortsatta införandet av SVF för andra grupper under 2016 och framåt. Vi bedömer att såväl själva implementeringsarbetet som de erfarenheter av nya arbetssätt som skapats i verksamheten kommer att ge bra och tillräcklig ledning av hur det fortsatta implementeringsarbetet ska bedrivas. Uppföljning av pilotinförandet kommer att göras kontinuerligt under hösten 2015 och utvärdering kommer att göras under januari De cancerdiagnoser som ska implementeras under 2016 är: Tjock- och ändtarmscancer Bröstcancer Lungcancer Lymfom CUP, cancer utan känd primärtumör Dessa diagnoser kommer att flödeskartläggas under hösten 2015 och planeras för införande under januari-mars Äggstockscancer Myelom Malignt melanom Hjärntumör Cancermisstanke vid allvarliga symtom Levercancer Cancer i galla och gallvägar Bukspottscancer Dessa diagnoser kommer att flödeskartläggas under januari/februari 2016 och planeras för införande under maj I nedanstående tabell anges antal patienter med cancerdiagnos 2013 i Kalmar län (RCC Sydöst): Diagnos Bröstcancer 195 Lungcancer 113 Lymfom 64 Tjock- och ändtarmscancer 165 Levercancer 17 Cancer i galla och gallvägar 11 Hjärntumörer 29 Malignt melanom 106 Myelom 27 Äggstockscancer 15 Bukspottscancer 46 Totalt antal 788 Antal (st) Sedan många år finns en god samverkan i regionen vid överföring av patienter över region- och landstingsgränser. SVF har i det korta perspektivet inte ändrat rutinerna för det. Detta är dock en fråga som kommer att diskuteras regionalt i november

22

23 5 Utmaningar och åtgärder Fråga 8 Vilka har varit de stora utmaningarna vid införandet av de fem första SVF och hur har ni hanterat dem? Vilka goda exempel på lös ningar har ni erfarenhet av från införandet under 2015? Vilka utmaningar ser ni inför kommande SVF 2016? Utmaningar vid införandet av de fem första SVF samt åtgärder Aspekt Utmaning Åtgärd Förankring Resurser Obokade tider Chefernas engagemang och kommunikation i verksamheterna. Att rätt personer fått rätt information och utbildning. Att komma överens mellan vårdinstanser om vem som gör vad. Samarbete över verksamhetsgränser. Förändra arbetssätt och släppa invanda mönster. Att ha tid i verksamheterna för utvecklingsarbete. Köförkortande åtgärder inför SVF för att kunna erbjuda obokade tider. Kommunikationsplan. Information om SVF på olika nivåer och forum. Skriftliga instruktioner rutiner och checklistor. Samarbete mellan projektgrupper och berörda verksamheter. Sammansättningen i de olika projektgrupperna. Flödeskartläggning och dialog, planera schema efter verksamhet. SVF-arbetet har prioriterats. Annat som fått stå tillbaka? Tilldelning av stimulansmedel för köförkortande åtgärder. Obokad SVF-tid som inte utnyttjas, hur får man in en annan patient med kort varsel? Uppföljning av utfall, verksamhetsrutin för hur man fyller tiderna och när. IT/Vårdstöd/ Utdata Koordinator Funktionsbeskrivning för koordinator. Patient-information Kunskapsstöd Uppföljning Att anpassa och förenkla remittering och dokumentation i Cosmic efter vårdens behov. Att rigga systemet så att mätpunkterna blir rätt genom ett enkelt handhavande för verksamheterna i den dagliga dokumentationen av SVF. Att ha en överskådlig bild över aktiva patienter som ingått SVF. Ett fungerande verktyg för hur verksamheterna ligger till i vårdförloppen i realtid. Lång handläggningstid på ändringar i vårdsystemet Cosmic. Hur ska rollen fungera, vilket behov ska den fylla. Hur koppla Koordinatorfunktionen till Kontaktsjuksköterska och Medicinsk sekreterare? Patient och närståendeinformation gällande respektive förlopp samt ledtidsinformation. Beslutsstöd i remisser i Cosmic önskvärt från flera verksamheter. Viktigt att få veta hur införandet av SVF har fungerat i verksamheterna och dra lärdom av det inför kommande förlopp. Att hinna dra lärdom av pilotinförandet innan planering av kommande förlopp. Stimulansmedel avsatta för att säkra IT vårdstöd och utdata i SVF. Fasta val och datum i canceröversikten. Försök pågår på ett av länets sjukhus att via Excelfil följa detta i väntan på integration i Cosmic gällande realtidsdata. Arbete pågår med realtidsdata samt rapporter till verksamheten. Har vi inte löst. Tydlig fördelning av vem som gör vad i verksamheten. Använda det material som SKL och 1177 utarbetar, dock tar utarbetande och ändringar för lång tid. Ledtidsinformation till patient är svår i början då vi i uppstartsfasen är en bit ifrån målvärdena i respektive förlopp. Inte möjligt då Cosmics nuvarande version inte stödjer det. Uppföljning och utvärdering av införandet av SVF 2015/2016. Kontinuerlig uppföljning under hösten Övrigt Får LKLs patienter de undersökningar och behandlingar som be- Hur vi fångar det är inte klart i 21

24 hövs ifrån regionen inom utsatt tid? dagsläget.

25 6 Goda exempel på lösningar vid införandet av pilotdiagnoserna 2015 Projektorganisation med bred kompetens, inkluderat patientmedverkan, och samma mål Bra samarbete över förvaltningsgränser och mellan berörda verksamheter för att hitta lösningar Korta beslutsvägar Projektledningsgrupp med förankring i olika verksamheter och projektgrupper Informationspaket med film om SVF, PPP- presentation för verksamheterna att använda vid personalinformation, lathundar Remissmallar i form av checklista Canceröversikt för sammanhållen dokumentation för cancerpatienten Tydliga skriftliga rutiner i verksamheterna Patientöversikt SVF för registrering av remisser, undersökningar och behandling i Excel, på försök på ett av länets sjukhus i väntan på integration i Cosmic 23

26 7 Utmaningar inför kommande SVF 2016 Tillgängligheten för andra patientgrupper, är vi säkra på att det är de som kan vänta som väntar? Köer i köerna, blir det fler köer nu? Fler diagnoser som konkurrerar om tider, behandling etc. Mängden av vissa undersökningar och behandlingar ökar, hur möter vi det? En ökad press på våra stödkliniker att leverera på kort tid Hur mäter vi undanträngningseffekt? IT-lösningar, e-remiss, samlad dokumentation, realtidsdata Tekniken vid MDK Hur kan vi påverka andra landsting och regioner som vi skickar SVFpatienter till så att tiderna hålls? CUP- vem ska vara remissmottagare? Vid brist i vårdförloppen, hur länge ska man vänta på ändring? Många av punkterna som varit utmaningar inför pilotstart 2015 kommer att vara utmanande även inför kommande diagnoser då det är nya verksamheter och företrädare som ska kopplas på

27 8 Ekonomi En översiktlig bild av hur stimulansmedlen har använts och vad återstående stimulansmedel kommer att användas till. Hur mycket medel från 2015 kommer att överföras till 2016? Stimulansmedel fördelade 2015 Projektorganisation (projektledare, processledare, resor, lokaler) Arvode patientmedverkan Koordinator Onkologiska kliniken, projektanställning 100 % Koordinator Kirurgiska kliniker i länet, projektanställning 100 % IT-vårdsystem, projektanställning 50 % IT-utdata, projektanställning 50 % Informationsfilm PV/HV Köförkortande åtgärder Radiologiska kliniker i länet Köförkortande åtgärder Kirurgiska kliniker, urologi, i länet Administrativt system för realtidsdata i regionen Summa: Kostnadsfördelning kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr Stimulansmedel som tilldelats Landstinget i Kalmar län, kr, av dessa överförs kr till

28 9 Bilagor 9.1 Funktionsbeskrivning koordinator Bilaga 1

29 Bilaga 1 Funktionsbeskrivning för Koordinator Standardiserat vårdförlopp Uppdragets avgränsning och plats i organisationen Funktionen benämns koordinator Önskvärd utbildning/kunskap Hälso och-sjukvårdsutbildning, såsom medicinsk sekreterare, undersköterska eller sjuksköterska Kunskap om den aktuella diagnosen och det standardiserade vårdförloppet God IT-vana Funktion Koordinatorns roll är att boka in undersökningar inkluderade i de standardiserade vårdförloppen, att säkra att vårdförloppen följs, att beställda undersökningar genomförs samt att följa tillgänglighet och aktuella väntetider I koordinatorns uppgifter ingår att: Vara första kontakt med remittent vid behov Ta emot remisser som uppfyller kriterierna för standardiserat vårdförlopp Boka in tider för undersökning i enlighet med det standardiserade vårdförloppet Ta kontakt med patienten och meddela undersökningstider Följa undersökningstider Följa det standardiserade vårdförloppet och ansvara för dokumentation i journalsystemet Se till att svar på undersökningar och provtagning föreligger vid ex. läkarbesök Förmedla kontakt med kontaktsjuksköterska om behov uppstår Tillsammans med ansvarig läkare och kontaktsjuksköterska säkerställa överlämning till annan vårdgivare Informera verksamhetsansvarig vid avvikelser i det standardiserade vårdförloppet Tillgänglighet Koordinatorn, är den som remittent i första hand kontaktar då de har frågor kring en patient med välgrundad misstanke för en cancersjukdom som ingår i vårdförloppet. är tillgänglig på telefon, kontorstid måndag fredag, med direktnummer för remittent, patient och närstående 27