IBM TRIRIGA Version 10 Release 4.2. Reservationshantering Användarhandbok

Transkript

1 IBM TRIRIGA Version 10 Release 4.2 Reservationshantering Användarhandbok

2 Anmärkning Innan du använder den här informationen och den tillhörande produkten ska du läsa informationen i Anmärkningar på sidan 39. Den här upplagan gäller för version 10, utgåva 4, modifiering 2 av IBM TRIRIGA och alla följande utgåvor och modifieringar tills annat anges i nya utgåvor. Copyright IBM Corporation 2011, 2015.

3 Innehåll Kapitel 1. Hantera reservationer och reserverbara resurser Kapitel 2. Reservationshantering - Översikt Reservationstyper Reservationsroller Applikationsadministratör Beställningscentralanvändare Kontaktcenterhandläggare Reservationssamordnare Kapitel 3. Konfigurera reservationer... 7 Reservationsutrymmesgrupper Konfigurera applikationsinställningar Konfigurera reservationskalendrar Konfigurera arbetsuppgiftsmallar Konfigurera ramavtalsinköpsorder Konfigurera resursrättigheter Konfigurera förrådsartiklar Konfigurera tillgångar Konfigurera utrymmen Konfigurera bulkuppdateringar av reservationer.. 11 Konfigurera reservationsgrupper Konfigurera reservationsutrymmesgrupper Konfigurera resursavbrott Konfigurera reservationspolicies Implementera en definierad sökning för en reservationsfråga Kapitel 4. Reservera rum, utrustning och fordon Reservationer Skapa reservationer Skapa återkommande reservationer Begära reservationer Konfigurera reservationsinställningar Exempel på att reservera resurser i Microsoft Outlook Skapa en snabbmötesreservation i Microsoft Outlook Reservera rum och tjänster i Microsoft Outlook 20 Reservera en arbetsplats i Microsoft Outlook.. 22 Exempel på reservation av resurser i IBM TRIRIGA 23 Reservera gemensamma resurser i IBM TRIRIGA 23 Reservera privata resurser i IBM TRIRIGA Kapitel 5. Integrera IBM TRIRIGA med Microsoft Exchange Microsoft Exchange-konfiguration Konfigurera Microsoft Exchange Generera skript i IBM TRIRIGA för Microsoft Exchange Skapa rumsresurser med flerbytestecken Konfigurera IBM TRIRIGA Konfigurera SMTP-porten i Linux Installera IBM TRIRIGA Reserve-tillägget i Microsoft Outlook Övervakat läge: Installera IBM TRIRIGA Reservetillägget i Microsoft Outlook Obevakat läge: Installera tillägget IBM TRIRIGA Reserve i Microsoft Outlook Konfigurera Reserve-tillägget i Microsoft Outlook 35 Avinstallera IBM TRIRIGA-tillägget för reservationer Felsöka IBM TRIRIGA Reserve-tillägget Anmärkningar Information om sekretesspolicy Varumärken Copyright IBM Corp 2011, 2015 iii

4 iv Copyright IBM Corp. 2011, 2015

5 Kapitel 1. Hantera reservationer och reserverbara resurser Du använder IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager-applikationen till att hantera reservationer av delade rum som möteslokaler och arbetsplatser, delad utrustning som projektorer och delade fordon. Du kan begära en reservation som självbetjäningsanvändare, skapa en reservation som helpdesk-handläggare och bearbeta beställningar som evenemangscentersamordnare. Du kan lägga till tjänsteleverantörer, t.ex. matserviceförsäljare, och arbetsuppgifter som rumsuppsättning, rumsnedmontering, utrustningsleverans och utrustningshämtning. För ytterligare flexibilitet vid reservation av rum kan du också integrera applikationen med Microsoft Exchange och Microsoft Outlook. Copyright IBM Corp 2011,

6 2 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

7 Kapitel 2. Reservationshantering - Översikt Reservationstyper För att kunna hantera reservationer och reserverbara resurser med IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager-applikationen måste du förstå reservationstyperna som företaget använder. Du måste också förstå de applikationsportaler som är tillgängliga för din företagsroll. Från konfigureringen till skapandet av en reservation finns det många typer av reservationsbegäranklassificeringar, reservationsklasser och reservationsformulär. Reservationsbegäranklassen definierar vilka arbetsuppgifter som genereras för en reservation. Reservationsklassen definierar vilka utrymmen som kräver godkännande och vilka roller som kan reservera dem. Reservationsformuläret definierar vilka flikar, avsnitt och fält som är nödvändiga för begäran eller resursen. Reservationsbegäranklasser Under konfigureringen av reservationer innehåller applikationen flera huvudreservationsbegäranklassificeringar som styr arbetsuppgiftsprocessen. Tjänsteplanen är definierad för varje begäranklass. För varje tjänsteplan definieras arbetsuppgiftsmallar. Arbetsuppgiftsmallarna som innehåller uppgiftsdetaljerna som tillämpas när arbetsuppgifterna skapas för en reservation. Reservationsbegäranklasserna inbegriper följande typer: Reservationsbegäranklass Möteslokalreservation Arbetsplatsreservation Tillgångsreservation Fordonsreservation Beskrivning Begäranklassen styr arbetsuppgiftsmallar för rumsuppsättning, rumsnedmontering och rumsstädning. Till skillnad från begäranklassen för möteslokal styr denna begäranklass inte rumsuppsättning, rumsnedmontering och rumsstädning. Begäranklassen styr arbetsuppgiftsmallar för leverans och hämtning a utrustning. Begäranklassen styr arbetsuppgiftsmallar för leverans och hämtning av fordon. Reservationsklasser Under reservationskonfigureringen används även formuläret Utrymme till att identifiera klassen av reserverbart utrymme. Reservationsklasser inbegriper följande typer: Reservationsklass Privat utrymme Valbart utrymme Reserverbart utrymme Beskrivning Utrymmet kan reserveras av reservationssamordnaren enbart via formuläret Receptionistreservation. Utrymmet kan reserveras av vilken roll som helst men reservationen kräver godkännande av resursägaren. Utrymmet kan reserveras av vilken roll som helst och reservationen kräver inte godkännande av resursägaren. Copyright IBM Corp 2011,

8 Reservationsformulär Skapandet av en reservation inbegriper flera formulär, men varje formulär är specifikt för en viss begäran eller resurs. Reservationsformulären är bland annat av följande typer, beroende på din roll: Formulär Reservationsbegäran Receptionistreservation Rumsreservation Utrustningsreservation Fordonsreservation Beskrivning Det här formuläret fungera som ett särskilt självbetjäningsscenario. Om din roll kräver att du skickar begäran till en reservationssamordnare, kan du begära att få reservera tillgängliga möteslokaler, arbetsplatser, utrustning och fordon. Det här formuläret fungerar som receptionistscenario. Om du vill reservera ett privat utrymme kan du ringa reservationssamordnaren. Reservationssamordnaren kan sedan skicka en begäran om reservation för ett privat utrymme genom det här formuläret. Det här formuläret fungerar som ett typiskt självbetjäningsscenario för många roller. Du kan välja ett eller flera rum för reservationen. Om en matservice- eller utrustningsleverantör är associerad med möteslokalen kan du lägga till en matservice- eller utrustningsbeställning med rumsreservationen. Det här formuläret fungerar som ett typiskt självbetjäningsscenario för många roller. Du kan välja en eller flera utrustningsposter för varje utrustningsorder. Det här formuläret fungerar som ett typiskt självbetjäningsscenario för många roller. Du kan välja ett eller flera fordon för varje fordonsbeställning. Reservationsroller När du loggar in till applikationen kommer du till startsidan. Din startsida är din ingång till applikationen. Från startsidan kan du granska startportalen eller använda menysystemet för att öppna de processportaler som är tillgängliga för din roll. Använd menyraden om du vill öppna andra tillgängliga portaler. Beroende på din roll kan applikationen bestå av en eller många portaler. Inställningen för IBM TRIRIGA-startsidan görs i avsnittet Standardportal i din profilpost. Din startportal eller dina processportaler kan variera beroende på din roll i företaget och din behörighet och licensåtkomst. Dina portaler innehåller dock en kombination av komponenter och avsnittstyper som beskrivs här. Varje portal består i sin tur av olika portalavsnitt. Varje portalavsnitt är till för en särskild funktion och visar den information som är tillämplig för din affärsroll. Portalavsnitten i portalen konfigureras av applikationsadministratören för din roll i systemet. Applikationsadministratör Den som har rollen som applikationsadministratör brukar vara den som installerar och konfigurerar applikationen. Applikationsadministratörens huvudansvar är att hantera IBM TRIRIGA-applikationen åt företaget. I arbetet ingår att skapa och hantera licenser och behörighets- 4 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

9 grupper, konfigurera användaråtkomst och underhålla standarder på systemnivå och applikationsnivå, t.ex. klassificeringar och listvärden. När du loggar in i rollen som applikationsadministratör är portalen Applikationsadministratör din startportal. En portal för applikationsadministratör kan exempelvis innehålla följande avsnitt: v Påminnelser - Applikationsadministratör v Senast besökta v Applikationsadministration v Licens och säkerhet v Applikationsadministration - Datafunktioner Beställningscentralanvändare Självbetjäningsbeställaren är den användarroll som brukar skicka och övervaka beställningar i applikationen. Självbetjäningsbeställarens huvudansvar är att vid behov skicka begäran till IBM TRIRIGA-applikationen. I arbetet ingår att hitta de utrymmen som berörs av tjänstebeställningar, visa kalender för att begära reservationer och övervaka statusen för aktiva begäran. I applikationen är beställningscentralrollen skräddarsydd som självbetjäningsbeställare. När du loggar in i en beställningscentralroll är portalen Beställningscentral din startportal. En portal för beställningscentral kan exempelvis innehålla följande avsnitt: v Beställningscentral v Relaterade länkar - Beställningscentral v Senast besökta v Påminnelser - Beställningscentral v Mina aktiva begäran v Min kalender v Mina reservationer v Hitta utrymme Kontaktcenterhandläggare Kontaktcenterhandläggaren är den användarroll som brukar ta emot helpdesk-samtal från anställda och som anger samtalsdetaljerna i applikationen. Kontaktcenterhandläggarens huvudansvar är att ta emot helpdesk-samtal från företagets anställda. I arbetet ingår att registrera samtalsdetaljer i IBM TRIRIGA-applikationen och försöka lösa problem under samtalet så att tjänstebegäran kan undvikas. Andra uppgifter är att hålla de uppringande underrättade om statusen för deras tjänstebegäran. När du loggar in i rollen som kontaktcenterhandläggare är portalen Kontaktcenter din startportal. En portal för kontaktcentret kan exempelvis innehålla följande avsnitt: v Påminnelser - Kontaktcenter v Relaterade länkar - Kontaktcenter v Senast besökta v Uppföljningsuppgifter Kapitel 2. Reservationshantering - Översikt 5

10 v Mina samtalsposter Reservationssamordnare Reservationssamordnaren är den användarroll som brukar hantera reserverbara rum och deras relaterade tjänster i applikationen. Reservationssamordnares huvudansvar är att hantera en portfölj av reserverbara rum i IBM TRIRIGA-applikationen. I arbetet ingår att konfigurera reserverbara rumstyper, rumsdisponeringsalternativ och tjänstekontrakt samt övervaka leverans och hämtning av mat- och utrustningsbeställningar. Andra uppgifter kan vara att fungera som receptionist för privata rum, ta emot samtal om reservationer samt analysera användningsmätvärden för att optimera reserverbart utrymme och reserverbar utrustning. När du loggar in i rollen som reservationssamordnare är portalen Reservationssamordnare din startportal. En portal för reservationssamordnare kan exempelvis innehålla följande avsnitt: v Påminnelser - Reservationssamordnare v Resultatmätvärden - Reservationssamordnare v Relaterade länkar - Reservationssamordnare v Mina möteslokaler v Mina hotellutrymmen v Reservation - Rumsutnyttjande v Reservation - Utrustningsutnyttjande 6 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

11 Kapitel 3. Konfigurera reservationer Innan reservationsprocessen börjar krävs det vissa aktiviteter för att förbereda applikationen för dina rumsreservationer, utrustningsreservationer och fordonsreservationer. I konfigureringsaktiviteterna ingår bland annat att redigera detaljerna för ett reserverbart rum, t.ex. dess namn, disponering, reservationstyp, kalender, grupp och rumstjänster. Reservationstypen bestämmer om rummet är ett privat rum eller ett rum som kan begäras eller reserveras. Reservationskalendern definierar arbetstider och arbetsfria händelser för rummet. Reservationsgruppen definierar de medlemmar som kan hantera rummet. Reservationsutrymmesgrupper En reservationsutrymmesgrupp kombinerar två eller flera enskilda utrymmen till ett större utrymme, som kan ha större kapacitet än de enskilda utrymmena. Följande information gäller för reservationsutrymmesgrupper: v Reservationsutrymmesgrupper kan användas enbart för enstaka reservationer, inte för seriereservationer. v Reservationsutrymmesgrupper kan användas enbart för reservationer som skapas i IBM TRIRIGA, inte för reservationer som skapas i Microsoft Outlook. v Reservationsutrymmesgrupper är inte tillgängliga i IBM TRIRIGA CAD Integrator/Publisher. v Utrymmen som ingår i en reservationsutrymmesgrupp kallas för beroende utrymmen. v När en reservationsutrymmesgrupp bokas för en reservation, bokas även de beroende utrymmena. De beroende utrymmena hanteras av IBM TRIRIGA och syns inte för den person som gör reservationen. v När ett utrymme som tillhör en reservationsgrupp bokas, bokas även alla reservationsutrymmesgrupper som det utrymmet tillhör. De ytterligare bokningarna hanteras av IBM TRIRIGA och syns inte för den person som gör reservationen. v Reservationsutrymmesgrupper ingår inte användningsmätvärdena. v När reservationsutrymmesgrupperna skapas, kan de hanteras i platshierarkin eller i formuläret Reservationsutrymmesgrupper. Konfigurera applikationsinställningar Använd applikationsinställningarna till att ange varaktigheten av tjänsteaktiveringar, varaktigheten av preliminära bokningar och projektorspecifikationsklasser. Du kan även ange färgerna som ska användas för avvisade och beroende resursreservationer kalendervyer. Om IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager-applikationen är integrerad med Microsoft Exchange, anger du Microsoft Exchangeegenskaperna. Innan du börjar Du måste logga in som applikationsadministratör eller reservationssamordnare. Copyright IBM Corp 2011,

12 Arbetsordning 1. Välj Verktyg > Systemkonfiguration > Allmänt > Applikationsinställningar. 2. Ange inställningarna på fliken Reservationsinställningar. 3. Spara posten. Konfigurera reservationskalendrar Använd reservationskalendrar till att ange arbetstider och arbetsfria händelser för dina reserverbara resurser. När du aktiverat dina kalendrar öppnar du varje reserverbar resurs och väljer dess kalender. Innan du börjar Du måste logga in som applikationsadministratör eller reservationssamordnare. Arbetsordning 1. Välj Verktyg > Systemkonfiguration > Allmänt > Kalendrar. 2. Klicka på åtgärden Lägg till och välj alternativet Reservationskalender. 3. Ange detaljerna. 4. Skapa utkastet. 5. Aktivera posten. Konfigurera arbetsuppgiftsmallar Använd arbetsuppgiftsmallarna till att ange uppgiftsdetaljer som tillämpas när arbetsuppgifter skapas för en reservation. Applikationen innehåller flera huvudklassificeringar för reservationsbegäran: möteslokal, arbetsplats, tillgång och fordon. Definiera tjänsteplanen för varje begäranklass. Definiera sedan arbetsuppgiftsmallar för varje tjänsteplan. Innan du börjar Du måste logga in som applikationsadministratör eller reservationssamordnare. Arbetsordning 1. Välj Verktyg > Administration > Klassificeringar. 2. Välj Begäranklass > Reservationer i klassificeringshierarkin. 3. Öppna reservationsbegäranklassen. 4. Öppna tjänsteplanen. 5. Lägg till eller ändra arbetsuppgiftsmallen. 6. Ange detaljerna. 7. Spara mallen. Konfigurera ramavtalsinköpsorder Genom att ange ramavtalsinköpsorder kan du ange matservice för dina reserverbara utrymmen. När du aktiverar dina ramavtalsinköpsorder öppnar du varje reserverbart utrymme för att välja dess matservicekontrakt. Innan du börjar Du måste logga in som applikationsadministratör eller reservationssamordnare. 8 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

13 Arbetsordning Konfigurera resursrättigheter 1. Välj Kontrakt > Kontrakt > Ramavtalsinköpsorder. 2. Klicka på åtgärden Lägg till. 3. Ange detaljerna, inklusive detaljer för varje produkt och tjänst. 4. Skapa utkastet. 5. Aktivera posten. Använd resursrättigheter till att ange varje användares befattning och de reserverbara resurser som varje roll har rätt att reservera. Definiera befattningen för varje person. Definiera resursspecifikationen för varje reserverbar resurs. Definiera sedan de befattningar som har rättigheter för varje resursspecifikation. Innan du börjar Du måste logga in som applikationsadministratör eller reservationssamordnare. Arbetsordning 1. Välj Portfölj > Personer och välj sedan en persontyp. Persontypen kan vara anställda, konsulter eller externa kontakter. 2. Öppna personposten. 3. Ange befattningen. 4. Aktivera personposten. 5. Öppna resursposten. Resurs Arbetsplats Utrustningsobjekt eller fordon Åtgärd Välj Portfölj > Platser > Utrymmen. Öppna utrymmesposten. På fliken Reservera kontrollerar du att arbetsplatsen är vald för fältet Rumstyp. Välj utrymmesstandardspecifikationen för fältet Arbetsplatsrättighet. Öppna den länkade utrymmesstandardspecifikationen. Välj Portfölj > Tillgångar och välj sedan en tillgångstyp. Öppna tillgångsposten. Öppna den länkade specifikationen på fliken Allmänt. Konfigurera förrådsartiklar 6. Ange rättigheterna i specifikationsposten. 7. Aktivera specifikationsposten. 8. Aktivera resursposten. Genom att använda förrådsartiklar skapar du reserverbara tillgångar när artiklarna tas emot i förrådet. Du konfigurerar förrådet genom att definiera huvudplatserna med deras utrustning och byggnader. Definiera lagringsområden för varje huvudplats. Definiera utrustningsspecifikationen, huvudplatsen och förrådsområdet för varje förrådsartikel. Ta sedan emot artiklarna i förrådet för att skapa tillgångarna. Öppna till sist varje tillgång för att definiera den som reserverbar. Innan du börjar Du måste logga in som applikationsadministratör eller förrådsansvarig. Kapitel 3. Konfigurera reservationer 9

14 Arbetsordning Konfigurera tillgångar 1. Välj Förråd > Hantera förråd > Förrådsplatser. 2. Skapa eller öppna en huvudplats i förrådsplatshierarkin. 3. Ange utrustning och byggnader på fliken Tjänsteplatser. 4. Aktivera posten. 5. Skapa eller öppna ett lagringsområdet under en huvudplats i förrådsplatshierarkin. 6. Aktivera posten. 7. Välj Förråd > Hantera förråd > Poster. 8. Klicka på åtgärden Lägg till. 9. Ange utrustningsspecifikationen, huvudplatsen och lagringsområdet. 10. Välj den reserverbara tillgången i fältet Förrådstyp. 11. Markera kryssrutan Skapa tillgång vid inleverans. 12. Klicka på åtgärden Order/inleverans. 13. Välj förrådsmottagningen i fältet Transaktionstyp. 14. Bekräfta att kryssrutan Skapa tillgång vid inleverans fortfarande är markerad. 15. Klicka på åtgärden Registrera. 16. Öppna varje tillgångspost på fliken Tillgångsdetaljer. 17. Markera kryssrutan Reserverbar på fliken Allmänt. 18. Ange detaljerna på fliken Reservera. 19. Aktivera posten. På fliken Reservera i formuläret Tillgång anger du reservationsdetaljer för utrustningsposten, fordonet eller annan tillgång. Innan du börjar Konfigurera utrymmen Du måste logga in som applikationsadministratör eller reservationssamordnare. Arbetsordning 1. Välj Portfölj > Tillgångar och välj sedan en tillgångstyp. 2. Öppna tillgångsposten. 3. Markera kryssrutan Reserverbar på fliken Allmänt. 4. Ange detaljerna på fliken Reservera. 5. Aktivera posten. På fliken Reservera i formuläret Utrymme anger du rumsnamnet, rumsdisponeringen, reservationstypen, rumstjänster och andra reservationsdetaljer för utrymmet. Innan du börjar Du måste logga in som applikationsadministratör eller reservationssamordnare. 10 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

15 Arbetsordning 1. Välj Portfölj > Platser > Utrymmen. 2. Öppna utrymmesposten. 3. Markera kryssrutan Reserverbar på fliken Allmänt. 4. Ange detaljerna på fliken Reservera. 5. Aktivera posten. Konfigurera bulkuppdateringar av reservationer Använd bulkuppdateringsprocessen om du vill uppdatera reservationsdetaljer för många reserverbara resurser samtidigt utan att lämna processformuläret. De reserverbara resurserna kan vara rum, utrustning eller fordon. Innan du börjar Du måste logga in som applikationsadministratör eller reservationssamordnare. Arbetsordning 1. Välj Begäran > Konfigurera > Bulkuppdatera reservationer. 2. Ange detaljerna på fliken Rum. 3. Välj de reserverbara rummen och klicka på åtgärden Uppdatera. 4. Ange detaljerna på fliken Tillgångar. 5. Välj den reserverbara utrustningen eller de reserverbara fordonen och klicka på åtgärden Uppdatera. Konfigurera reservationsgrupper Använd reservationsgrupper till att ange de rum som gruppen hanterar och medlemmarna i gruppen. När du har sparat grupperna visas den valda gruppen för varje reserverbart rum. Innan du börjar Du måste logga in som applikationsadministratör eller reservationssamordnare. Arbetsordning 1. Välj Begäran > Konfigurera > Reservationsgrupp. 2. Klicka på åtgärden Lägg till. 3. Ange detaljerna. 4. Skapa posten. Konfigurera reservationsutrymmesgrupper För att skapa en reservationsutrymmesgrupp anger du de reserverbara utrymmen som ingår i reservationsutrymmesgruppen. Innan du börjar Du måste logga in som applikationsadministratör eller reservationssamordnare. Kapitel 3. Konfigurera reservationer 11

16 Den här uppgiften Konfigurera resursavbrott Arbetsordning 1. I platshierarkin väljer du en byggnad och våning för reservationsutrymmesgruppen. 2. På menyn Hierarki väljer du Ny > Reservationsutrymmesgrupp. 3. På fliken Allmänt namnger du reservationsutrymmesgruppen, väljer Reserverbar och väljer utrymmen för reservationsutrymmesgruppen. 4. På fliken Reservera anger du detaljerna och klicka på Skapa utkast. 5. Klicka på Aktivera. Använd resursavbrottsposter till att ange orsaken, varaktigheten och resurserna som tas ur drift. Redigera eventuella berörda reservationer efter att du har aktiverat reservationer. Innan du börjar Du måste logga in som applikationsadministratör eller reservationssamordnare. Arbetsordning 1. Välj Begäran > Hantera reservationer. 2. Välj Administration > Resursavbrott i portalavsnittet Relaterade länkar. 3. Klicka på åtgärden Lägg till. 4. Ange detaljerna. 5. Skapa utkastet. 6. Aktivera posten. Konfigurera reservationspolicies Använd reservationspolicies till att ange hur långt in i framtiden en uppsättning rum kan reserveras och vilka användare som kan göra framtida reservationer. Ett företag kan t.ex. använda reservationspolicyposter för att tillåta att administrativa assistenter förhandsbokar rum innan rummen öppnas för bokning av allmänna användare. Reservationspolicyposter kan också användas till att utse vissa rum för särskilda användare för att se till att det finns en rumsuppsättning som ska användas av ett viss produktteam. När policyperioden löper ut blir rummen tillgängliga för andra användare att reservera. Innan du börjar Du måste logga in som applikationsadministratör eller reservationssamordnare. Den här uppgiften Reservationspolicyposter för ett visst rum får inte ha överlappande tider. Endast de angivna användarna kan göra reservationer inom policyperioden. I avsnittet Tillgängliga rum kan andra användare se de rum för vilka det finns reservationspolicies i kraft. Om de försöker boka ett rum med en gällande reservationspolicy, får de dock en avisering som informerar dem om att rummet har en begränsning. Om inga användare anges är rummen tillgängliga för alla användare under policyperioden. Reservationspolicies som har statusen aktiv eller revision pågår har trätt 12 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

17 ikraft. Reservationspolicies med statusen utkast är inte ikraft. Arbetsordning 1. Välj Begäran > Konfigurera > Reservationspolicies. 2. Klicka på åtgärden Lägg till. 3. Ange detaljerna. 4. Skapa posten. Implementera en definierad sökning för en reservationsfråga Antalet resultat från en reservationsfråga kan begränsas. Du kan t.ex. ange att körningen av reservationsfrågan ska stoppa efter att ha returnerat 10 resultat. Begränsningen av antalet resultat minskar den tid som krävs för att köra en reservationsfråga. Den här uppgiften För att konfigurera den definierade sökningen ändrar du det relaterade affärsobjektet och formuläret så att det inkluderar fältet triavailabilityresultslimitnu. Om värdet för fältet triavailabilityresultslimitnu är noll eller mindre, eller om fältet inte finns, är den definierade sökningen avaktiverad. Det angivna antalet resultat returneras i slumpmässig ordning. Arbetsordning 1. Lägg till fältet triavailabilityresultslimitnu i kontextaffärsobjektet i reservationsfrågan och publicera affärsobjektet. 2. Lägg till fältet triavailabilityresultslimitnu i formuläret och publicera formuläret. 3. För att definiera resultatuppsättningen för en reservationsfråga anger du det maximala antalet resultat i fältet i formuläret. Kapitel 3. Konfigurera reservationer 13

18 14 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

19 Kapitel 4. Reservera rum, utrustning och fordon Du kan skapa reservationer för dig själv eller för någon annan. Du kan också begära att någon annan skapar reservationer åt dig. För att spara tid kan du göra inställningar för betalningsmetod, möteslokaler, arbetsplatser och fordon. Reservationer Det finns flera olika metoder att skapa reservationer beroende på din roll. Rollerna kan vara en beställningscentralroll, kontaktcenterhandläggare, reservationssamordnare och Microsoft Outlook-användare. Oavsett vilken metod du använder utlöser dessa olika reservationsmetoder samma uppsättning affärsregler för bokningsstatusen och arbetsuppgifterna. Processflödet för att skapa reservationer Outlook-användare (TRIRIGA-tillägg) Rumsreservation (plats) Matserviceorder Beställning av utrustningstjänst Skapa reservationer Reservationstyp? Utrustningsreservation Fordonsreservation Receptionist (privata rum) Receptionistreservation Matserviceorder Beställning av utrustningstjänst Figur 1. Flödesdiagram för skapandet av olika typer av reservationer Reservationsroller och scenarier Även om de olika metoderna att skapa reservationer påminner om varandra finns det skillnader på grund av de olika portaler och processer som reservationsrollerna använder. Roll Beställningscentralroll Scenario Loggar in till portalen Beställningscentral. I det här självbetjäningsscenariot skapar reservationscentralrollen en reservation, anger detaljerna och skickar reservationen. Den aktiva begära syns för alla reservationssamordnare som hanterar de reserverbara utrymmen inom den begärda byggnaden. Copyright IBM Corp 2011,

20 Roll Kontaktcenterhandläggare Reservationssamordnare Microsoft Outlook-användare Scenario Rollen loggar in till portalen för kontaktcenterhandläggare och bearbetar den uppringandes begäran om att reservera ickeprivata rum. I det här helpdesk-scenariot tar kontaktcenterhandläggaren emot ett samtal, skapar en reservation, anger samtalsdetaljer och skickar reservationen för den uppringande. Loggar in till portalen Reservationssamordnare. v Det första scenariot bearbetar onlinebegäran om reservationer. I det här scenariot får reservationssamordnaren en begäran, skapar en reservation, anger detaljer om begäran och skickar beställarens reservation. v Det andra scenariot bearbetar begäran från uppringande om att reservera privata rum. I det här receptionsscenariot svarar reservationssamordnaren på ett samtal, skapar en reservation, anger samtalsdetaljer och skickar reservationen för den uppringande. Om IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager-applikationen är integrerad med Microsoft Exchange öppnar den här användaren Microsoft Outlook. I det här självbetjäningsscenariot skapar användaren en reservation, anger detaljerna och skickar reservationen. 16 Copyright IBM Corp. 2011, 2015 Skapande av reservationen Skapandet av en reservation utlöser följande affärsregler: v När du lägger till rum till reservationen innan du skickar den, är bokningsstatusen för varje tillagt rum Preliminär. Om de tillagda rummen fortfarande är tillgängliga när du skickat reservationen, ändras bokningsstatusen för varje tillagt rum från Preliminär till Accepterad. v Om en rumsdisponering innehåller en uppsättningstid och nedmonteringstid, spärras dessa tider som upptagna perioder före och efter reservationen. Arbetsuppgifter skapas också för rumsuppsättning och rumsnedmontering. v Om du beställer matservice skapas en inköpsorderpost. v Om du reserverar utrustning, eller beställer utrustningstjänster, reserveras utrustningen med samma varaktighet som reservationen. Arbetsuppgifter skapas också för att leverera och hämta utrustningen. v Om du reserverar fordon reserveras fordonen under hela reservationstiden. Arbetsuppgifter skapas också för fordonsleverans och fordonshämtning. Ändring av reservationen Ändringen av en reservation utlöser följande affärsregler: v När du lägger till rum till reservationen innan du skickar den, är bokningsstatusen för varje tillagt rum Preliminär. Om de tillagda rummen fortfarande är tillgängliga när du skickat reservationen, ändras bokningsstatusen för varje tillagt rum från Preliminär till Accepterad. v Om en rumsdisponering innehåller en uppsättningstid och nedmonteringstid, spärras dessa tider som upptagna perioder före och efter den redigerade reservationstiden. De ursprungliga arbetsuppgifterna inaktiveras också och andra arbetsuppgifter skapas för rumsuppsättning och rumsnedmontering. v Om du beställer matservice, inaktiveras den ursprungliga inköpsorderposten och en annan inköpsorderpost skapas.

21 v Skapa reservationer v Om du reserverar utrustning, eller beställer utrustningstjänster, reserveras utrustningen med samma varaktighet som den redigerade reservationen. De ursprungliga arbetsuppgifterna inaktiveras också och andra arbetsuppgifter skapas för leverans och hämtning av utrustningen. Om du reserverar fordon reserveras fordonen under den redigerade reservationstiden. De ursprungliga arbetsuppgifterna inaktiveras också och andra arbetsuppgifter skapas för leverans och hämtning av fordonet. Annullering av reservationen Annulleringen av en reservation utlöser följande affärsregler: v Om en rumsdisponering innehåller en uppsättningstid och nedmonteringstid, inaktiveras arbetsuppgifterna för uppsättningen och nedmonteringen av rummet. v Om du annullerar matservice inaktiveras inköpsorderposten. v Om du annullerar utrustning eller utrustningstjänster inaktiveras arbetsuppgifterna för att leverera och hämta utrustningen. v Om du annullerar fordon inaktiveras arbetsuppgifterna för leverans och hämtning av fordonet. Använd din kalender till att reservera tillgängliga mötesutrymmen, arbetsplatser, utrustning och fordon. Om en matservice- eller utrustningsleverantör är associerad med möteslokalen kan du lägga till en matservice- eller utrustningsbeställning med rumsreservationen. Innan du börjar Du måste logga in i en beställningscentralroll, som beställningscentralhandläggare eller som reservationssamordnare. Om du är Microsoft Outlook-användare måste IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager-applikationen integreras med Microsoft Exchange. Arbetsordning 1. Skapa reservationen. Roll Åtgärd Beställningscentralroll I portalavsnittet Beställningscentral väljer du Reservationer > Min kalender. I avsnittet Kalender väljer du den dag då reservationen ska skapas. Kontaktcenterhandläggare Reservationssamordnare (begäranscenario) Reservationssamordnare (receptionistscenario) Microsoft Outlook-användare Välj Begäran > Kontaktcenter. Klicka på åtgärden Skapa reservation i avsnittet Kalender. Välj Begäran > Hantera reservationer. Välj beställaren i avsnittet Begärdes för. I avsnittet Kalender väljer du den dag då reservationen ska skapas. Välj Begäran > Hantera reservationer > Receptionist. Välj alternativet IBM TRIRIGA Reserve i ett möte. 2. Ange detaljerna. Kapitel 4. Reservera rum, utrustning och fordon 17

22 Avsnitt Reservation för Begärdes för Begärdes av Reservationsdetaljer Sökkriterier Välj hämtningsplats Åtgärd Välj den beställare som gör reservationsbegäran, t.ex. du själv eller någon annan. Om du väljer det senare alternativet visas avsnittet Begärdes för och avsnittet Begärdes av i formuläret. Avsnittet Reservation för visas i formuläret om en annan användare har delegerat uppgiften att göra reservationer till dig. Välj namnet på den indirekta beställaren för reservationen. Välj namnet på den direkta beställaren av reservationen. Ange ämne, varaktighet och upprepning för reservationen. För rums- och receptionistreservationer anger du kriterier för rumssökningen. För utrustnings- och fordonsreservationer anger du ort, anläggning och byggnad för hämtningen. 3. Visa tillgängliga rum, utrustningsposter eller fordon. 4. Lägg till en eller flera rum, utrustningsposter eller fordon. 5. Spara reservationen. 6. Skicka reservationen. Skapa återkommande reservationer Genom återkommande reservationer kan utrymme, utrustning och matservice reserveras för en rad möten. Om det valda utrymmet inte är tillgängligt för varje förekomst i serien, hålls det valda utrymme för de tillgängliga tiderna och undantagen visas. Du kan tilldela tillgängliga alternativa utrymmen till undantagen. Den här uppgiften Du kan manuellt tilldela ett tillgängligt rum till ett undantag eller låta IBM TRI- RIGA automatiskt tilldela tillgängliga rum till något eller samtliga undantag. För den automatiska tilldelningen utökas sökningen till utrymmen i samma byggnad om inga rum är tillgängliga på samma våning som det rum som hålls. Om det inte finns några tillgängliga rum i samma byggnad, utökas sökningen till utrymmen i samma egendom. Som standard visas upp till två månaders undantag. Du kan ändra sökningstiden i fältet Varaktighet för undantagskontroll, som finns på fliken Reservationsinställningar i formuläret Applikationsinställningar. Arbetsordning 1. Välj Min kalender i portalavsnittet Beställningscentral. 2. I avsnittet Kalender väljer du den dag då den återkommande reservationen ska starta och klickar på Skapa. 3. I avsnittet Reservationsdetaljer i formuläret Rumsreservationer anger du reservationstypen och ämnet. 4. Klicka på Upprepning. 5. På fliken Upprepning anger du detaljer om upprepningen och klickar på Spara upprepning. 6. I avsnittet Sökkriterier anger du kriterier för rumssökningen. 7. Välj ett rum och klicka på Boka valda rum. 18 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

23 Begära reservationer 8. Om det rum du valde inte är tillgängligt för alla förekomster, tilldelar du rumsundantag till alternativa rum i avsnittet Undantag och klickar på Acceptera tilldelningar. 9. Granska reservationsdetaljerna och klicka på Skicka. Och sedan då? Om den återkommande reservationen har undantag, och om matservice eller utrustning behövs för undantagen, reserverar du dem manuellt. Öppna varje undantag i kalendervyn och gör matservice- eller utrustningsreservationerna för dem. Om din roll kräver att du skickar begäran till en reservationssamordnare, kan du begära att få reservera tillgängliga möteslokaler, arbetsplatser, utrustning och fordon. Innan du börjar Du måste logga in med en beställningscentralroll. Arbetsordning 1. Gå till portalavsnittet Beställningscentral. 2. Välj Reservationer > Reservationsbegäran. 3. Ange detaljerna. 4. Skapa utkastet. 5. Skicka begäran. Konfigurera reservationsinställningar För att spara tid kan du göra inställningar för betalningsmetod, möteslokaler, arbetsplatser och fordon och delegeringar i din profilpost. När du reserverar rum, utrustning och fordon visas dessa önskade inställningar som standard. Om du väljer personer att delegera till kan dessa personer skapa reservationer i sina kalendrar åt dig. Innan du börjar Du måste logga in i en beställningscentralroll, som beställningscentralhandläggare eller som reservationssamordnare. Arbetsordning 1. Klicka på länken Välkommen, användarnamn. 2. Ange önskade inställningar på fliken Inställningar. 3. Spara posten. Exempel på att reservera resurser i Microsoft Outlook I företaget ABC är IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager integrerat med Microsoft Exchange och Microsoft Outlook. I Microsoft Outlook kan användare skapa möten och använda IBM TRIRIGA-formulär till att reservera företagsresurser. Företagsresurser kan vara rum, arbetsplatser, catering och utrustning som projektorer och utrustning för videokonferenser. Beroende på deras IBM TRIRIGA- Kapitel 4. Reservera rum, utrustning och fordon 19

24 användarroll, kan användare göra och hantera reservationer av gemensamma eller privata resurser för dem själva eller för andra anställda i företaget. Skapa en snabbmötesreservation i Microsoft Outlook Microsoft Outlook-användare som behöver reservera ett rum med kort varsel kan snabbt skapa ett möte, välja deltagare, reservera rummet och skicka reservationsinformationen till deltagare. Användarna brukar oftast veta vilket rum de ska reservera och det finns inga krav andra resurser som mat eller utrustning. Bakgrund Anita är en Microsoft Outlook-användare som har fått en förfrågan från sin chef att omedelbart hitta ett rum för ett personalmöte. Hon känner till rummen i avenybyggnaden och vill boka Gröna rummet för ett möte på en timme. Steg 1: Skapa mötet Anita öppnar Microsoft Outlook-applikationen, öppnar ett nytt möte och anger mötestiden. I schemaläggningsassistenten anger hon deltagarna och lägger till Gröna rummet som en deltagare. Microsoft Outlook-mötesprocessen söker efter tillgänglighetsinformation för Gröna rummet i IBM TRIRIGA-miljön. Steg 2: Välja rummet Anita tittar i tillgänglighetsvyn för att kontrollera att Gröna rummet är ledigt. Hon kan visa rumstillgängligheten som ett ganttdiagram eller som ett grafiskt gränssnitt. Om Gröna rummet är ledigt vid den angivna mötestiden väljer hon rummet. Om Gröna rummet inte är ledigt skjuter hon starttids- och sluttidsreglagen till en ledig tid och väljer rummet. Steg 3: Skicka möteskallelsen Anita skickar möteskallelsen. Om det finns rumsavgifter anger hon betalningsinformationen för debiteringarna och skickar informationen. Microsoft Outlook lägger till mötet i Anitas Microsoft Outlook-kalender och skickar kallelser till deltagarna. TRIRIGA Workplace Reservation Manager skapar en reservationspost i IBM TRI- RIGA-miljön och lägger till reservationen i Anitas portal Min kalender. Hon behöver inte interagera med IBM TRIRIGA-reservationen. Hon kan fortsätta att hantera mötet i Microsoft Outlook. Reservera rum och tjänster i Microsoft Outlook Ett möte i ett internationellt företag kan kräva reservationer av fler konferensrum på olika geografiska platser. Varje plats kan ha krav på andra företagsresurser som matservice och utrustning för de valda rummen. I Microsoft Outlook kan behöriga användare söka efter och reservera tillgängliga resurser som baseras på deras angivna kriterier genom att använda IBM TRIRIGA-reservationsformuläret. Användarna brukar vanligtvis inte känna till de tillgängliga rummen och behöver kunna jämföra rum för att veta vilka rum de ska välja. Bakgrund Anita är en Microsoft Outlook-användare som vill skapa en reservation av två rum som kräver mat- och utrustningsservice. Hon vill arrangera ett fyratimmarsmöte för veckan därpå. Det kommer tio personer till mötet från Solnakontoret och fem personer från Londonkontoret. Mötet kräver datorprojektor och en cateringmåltid 20 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

25 på båda platserna samt ett uppringningsnummer och en URL-adress för videokonferens. De administrativa behörigheter som systemadministratören har ställt in för Anita gör att hon kan visa och skapa möten för avdelningens samtliga anställda. Steg 1: Skapa mötet Anita öppnar Microsoft Outlook för att kontrollera deltagarnas scheman. Hon skapar en tid för mötet och bifogar en Microsoft Word-fil med dagordningen. Steg 2: Söka efter rum Anita väljer IBM TRIRIGA-alternativet Reservera för att öppna IBM TRIRIGAreservationsformuläret i Microsoft Outlook-mötet. Hon väljer företagets huvudkontor i Solna. Hon startar en sökning som innehåller följande kriterier för rum och tjänster: v Mötesdatum, som fylls i från Microsoft Outlook-mötet v Mötestidsperiod v Antal deltagare: 10 v Rumsdisponering: Runt bord v Catering: Ja v Nätverksanslutning: Ja v Telefonkonferens: Ja v Videokonferens: Ja v Whiteboard: Ja Steg 3: Granska rumsresultaten När Anita har angett kriterierna för Solnakontoret visas tre rum i sökresultaten i listvyn. Hon känner till konferenslokalen Gula rummet, men kontrollerar även de båda andra rummen för att vara säker på att de är lämpliga för mötet. Hon väljer konferenslokalen Gröna rummet och visar bilder av rummet. Hon ser en grafisk vy av Gröna rummet i våningsplanritningen. Steg 4: Jämföra rumsresultaten Anita tror att konferensrummet Gröna rummet kan vara för litet för mötet, och granskar därför konferensrummet Blå rummet. Som hjälp i beslutet väljer hon jämförelsevyn så att hon kan titta på alla tre rummens egenskaper samtidigt. Steg 5: Välja rum för den första platsen Anita bestämmer sig för att reservera konferensrummet Gula rummet eftersom hon känner till det. När hon bokar Gula rummet preliminärbokar TRIRIGA Workplace Reservation Manager medan hon slutför resten av mötesåtgärderna. Den preliminära bokningen förhindrar att andra anställda reserverar samma rum för samma tid. TRIRIGA Workplace Reservation Manager lägger också till det valda rummet i Microsoft Outlook-tillgänglighetsvyn. Steg 6: Välja rum för den andra platsen Anita söker efter, granskar, jämför och väljer ett rum för Londonkontoret. TRIRIGA Workplace Reservation Manager lägger till det valda rummet i Microsoft Outlooktillgänglighetsvyn. Kapitel 4. Reservera rum, utrustning och fordon 21

26 Steg 7: Lägga till resurser i det första rummet Anita noterar att det behövs mer utrustning för konferensrummet Gula rummet eftersom en datorprojektor inte är standardutrustning för det rummet. Hon öppnar utrustningen i vyn för utrustningsbeställning i reservationen av Gula rummet och väljer en tillgänglig projektor. Anita behöver också matservice för lunch och snacks i konferensrummet Gula rummet. Hon öppnar vyn för matbeställning som visar de tillgängliga cateringalternativen. Hon väljer matserviceleverantören och menyalternativ samt granskar servicetider och kostnader. Steg 8: Lägga till resurser i det andra rummet Anita lägger till en datorprojektor och matservice för reservationen av rummet i Londonkontoret. TRIRIGA Workplace Reservation Manager hanterar tidszonsskillnaden. Steg 9: Skicka kallelsen Anita skickar Microsoft Outlook-kallelsen till mötet. Hon granskar avgifterna för användning av rummen, utrustning, matbeställningar och eventuell omdisponering av rummen. Hon anger den kontokod som ska användas för att betala kostnaderna. TRIRIGA Workplace Reservation Manager bearbetar Microsoft Outlook-kallelsen: v Den preliminära bokningen av resurser ändras till accepterad status v Arbetsuppgifterna för att ställa i ordning och montera ned rummet skapas v Arbetsuppgifterna för att leverera och hämta utrustningen skapas v Inköpsorder för matservice skapas Steg 10: Bekräfta reservationen Vid en fördefinierad tidpunkt före mötet får Anita en e-postbegäran om att bekräfta att mötet fortfarande gäller. E-postmeddelandet innehåller de åtgärder som hon använder för att svara direkt från e-postmeddelandet. Det finns knappar för att bekräfta eller avbryta reservationen. Anita bekräftar reservationen. Steg 11: Frigöra rummen om mötet slutar tidigare Mötet varar inte de schemalagda fyra timmarna och Anita öppnar därför Microsoft Outlook-reservationen och klickar på en knapp i IBM TRIRIGA Reservera för att avsluta reservationen tidigare. Den tidiga utcheckningen frigör rummet så att andra anställda kan reservera det. Steg 12: Ta emot undersökningen När mötet är slut får Anita en nöjdhetsundersökning om reservationsprocessen och upplevelsen av reservationen. Reservera en arbetsplats i Microsoft Outlook Anställda som reser till ett annat företag kan behöva reservera en arbetsplats medan de befinner sig på den andra platsen. I kan Microsoft Outlook-användare söka efter och reservera en tillgänglig arbetsplats enligt deras kriterier genom att använda IBM TRIRIGA-reservationsformuläret. 22 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

27 Bakgrund Sam planerar att resa till Solnakontoret för ett viktigt möte i avenybyggnaden. Sam vill reservera en arbetsplats så att han kan arbeta från avenybyggnaden medan han är där. Sam vet att arbetsplatser måste reserveras och att anställda endast kan reservera arbetsplatser som motsvarar deras befattning. Steg 1: Skapa mötet Sam öppnar Microsoft Outlook-applikationen och öppnar ett nytt möte. Sam anger mötesinformationen och de datum han planerar att befinna sig i avenybyggnaden. Steg 2: Söka efter en arbetsplats Sam öppnar IBM TRIRIGA-reservationsformuläret i Microsoft Outlook-mötet och anger att sökningen gäller en arbetsplats. Steg 3: Välja arbetsplatsen Sam väljer avenybyggnaden som plats. Sam visar de arbetsplatser som är tillgängliga inom den angivna tidsrymden för hans befattning. Sam väljer och reserverar en arbetsplats. TRIRIGA Workplace Reservation Manager lägger till den valda arbetsplatsen i Microsoft Outlook-tillgänglighetsvyn. Steg 4: Checka in på arbetsplatsen TRIRIGA-administratören konfigurerade den arbetsplats som Sam reserverade med kravet att användaren måste checka in till arbetsplatsen innan reservationstiden startar. Sam får ett e-postmeddelande med en påminnelse om incheckningspolicyn innan reservationen startar. Han klickar på länken i e-postmeddelandet för att utlösa incheckningsåtgärden. Steg 5: Checka ut från arbetsplatsen När Sam har slutat använda arbetsplatsen öppnar han reservationen i Microsoft Outlook och väljer åtgärden Checka ut. Om Sam inte checkar ut sker utcheckningen när reservationstiden är slut. Exempel på reservation av resurser i IBM TRIRIGA I företaget ABC är IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager integrerat med Microsoft Exchange och Microsoft Outlook. Beroende på deras användarroller kan användare göra och hantera reservationer av gemensamma eller privata företagsresurser för dem själva eller för andra företagsanställda. Företagsresurser kan vara rum, arbetsplatser, catering, fordon och sådan utrustning som projektorer och utrustning för videokonferenser. Reservera gemensamma resurser i IBM TRIRIGA IBM TRIRIGA-beställningscentralanvändare som behöver reservera gemensamma företagsresurser kan använda IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager för att reservera resurserna. Reservationsprocessen genererar en e-postavisering med reservationsinformation till den person för vilken reservationen gjordes. Kapitel 4. Reservera rum, utrustning och fordon 23

28 Bakgrund Betty är administrativ assistent för en affärsenhet i företaget ABC. Hon behöver ett sammanträdesrum för en timme för en intervju med en tänkbar rekrytering. Steg 1: Skapa mötet Från portalen Beställningscentral i IBM TRIRIGA öppnar Betty sin portal Min kalender, väljer mötesdatumet och väljer Skapa. Steg 2: Söka efter rum Betty anger informationen för mötet: v Reservationstyp: Plats v Ämne: Möte med ny rekrytering v Start- och slutdatum och start- och sluttid v Rumstyp: Möteslokal v Rumsdisponering: Konferens Steg 3: Reservera rummet Sökresultaten inkluderar tre rum i listvyn. Betty föredrar att schemalägga intervjuer nära lobbyn vid hissen och byter därför till våningsplansvyn. Betty väljer en möteslokal nära lobbyn och reserverar rummet. Steg 4: Lägga till en matbeställning Betty granskar reservationsöversikten och bestämmer sig för att lägga till en matbeställning till reservationen. Cateringtjänster är tillgängliga för de reserverade rummen. Hon väljer matbeställningsvyn, granskar de tillgängliga menyalternativen, beställer bordsvatten, sparar matbeställningen och återvänder till reservationsöversikten. Steg 5: Skicka reservationen Betty skickar rumsreservationen. Om det finns några uppskattade avgifter för reservationen granskar Betty avgifterna, anger kreditkortsinformationen som ska användas och skickar betalningsinformationen. TRIRIGA Workplace Reservation Manager lägger till reservationen till Bettys portal Min kalender och skickar ett e-postmeddelande till Betty med en icalendar-händelse (ical) bifogad..ical-bilagan innehåller informationen från IBM TRIRIGA-reservationen. När Betty öppnar och sparar bilagan läggs reservationen till i hennes Microsoft Outlook-kalender. Valfritt: Steg 6 Om reservationen behöver ändras eller tas bort måste ändringarna göras i IBM TRIRIGA-miljön. Reservera privata resurser i IBM TRIRIGA Privata rum kan endast reserveras av IBM TRIRIGA-användare med receptionistroll för beställningscentralen som äger rummen. Receptionistanvändare reserverar privata resurser för andra anställdas räkning. 24 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

29 Bakgrund Kathy hanterar en grupp av utrymmen i Norra byggnaden i företaget ABC. En företagschef ringer Kathy för att boka ett privat rum med utrustning och matservice för ett återkommande möte. Steg 1: Skapa mötet Kathy öppnar receptionistformuläret från sin startsida i IBM TRIRIGA och anger allmän information om den uppringande och reservationsdetaljer. Hon öppnar vyn Upprepning och anger detaljer för det återkommande mötet och sparar dem. Steg 2: Söka efter rummet Kathy anger Norra byggnaden och kriterier för möteslokalen som baseras på den uppringandes behov: v Antal deltagare: 5 v Rumsdisponering: Runt bord v Catering: Ja v Nätverksanslutning: Ja v Videokonferens: Ja Steg 3: Välja rummet Kathy väljer och bokar ett ledigt privat rum från listvyn över de rum som hon ansvarar för. Rummet är preliminärbokat medan hon slutför reservationen. Steg 4: Lägga till en matbeställning Kathy öppnar matbeställningsvyn och väljer matserviceleverantör och menyalternativ samt granskar servicetider och kostnader. Kathy sparar matbeställningen och återvänder till reservationsöversikten. Steg 5: Skicka reservationen Kathy skickar reservationen. Om det förekommer rums-, utrustnings- eller matserviceavgifter anger Kathy den uppringandes kontokod och skickar betalningsinformationen. TRIRIGA Workplace Reservation Manager skapar en reservationspost, ändrar resursstatusen till accepterad och genererar ett e-postmeddelande till den uppringande som begärde reservationen. E-postmeddelanden innehåller en icalendar-händelse (ical) med reservationsinformation. När användaren öppnar.ical-bilagan i Microsoft Outlook placeras reservationen i användarens Microsoft Outlookkalender. Steg 6: Ändra reservationen Kathy får en begäran om att se till att en projektor är tillgänglig för det andra mötet i serien. I IBM TRIRIGA-miljön öppnar Kathy receptionistformuläret och anger namnet på den person som reservationen gjordes för, klickar på fliken Kalender och visar en lista över beställarens reservationer. Kathy vänsterklickar på reservationsposten för det andra mötet i serien och öppnar det. I rumsreservationsposten väljer Kathy utrustningsbeställningsvyn och väljer en lämplig projektor och sparar utrustningsbeställningen. Hon tillhandahåller den uppringandes betalningsinformation för projektordebiteringar och sparar reservationen. TRIRIGA Workplace Reservation Manager skickar ett e-postmeddelande med en.ical-händelse som bilaga Kapitel 4. Reservera rum, utrustning och fordon 25