IBM TRIRIGA Självbetjäningsanvändare - Göra reservationer (videoskript)

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "IBM TRIRIGA Självbetjäningsanvändare - Göra reservationer (videoskript)"

Ingvar Ström
för 8 år sedan
Visningar:

1 IBM TRIRIGA Självbetjäningsanvändare - Göra reservationer (videoskript)

2 ii IBM TRIRIGA Självbetjäningsanvändare - Göra reservationer (videoskript)

3 Innehåll IBM TRIRIGA Självbetjäningsanvändare - Göra reservationer (videoskript) iii

4 iv IBM TRIRIGA Självbetjäningsanvändare - Göra reservationer (videoskript)

5 IBM TRIRIGA Självbetjäningsanvändare - Göra reservationer (videoskript) IBM TRIRIGA-självbetjäningsanvändare kan använda beställningscentralen för att reservera allmänna resurser. Om självbetjäningsanvändare har behörighet kan de reservera allmänna resurser åt andra personer. Allmänna resurser kan vara företagets konferensrum, arbetslokaler, matservice, fordon och utrustning som white board-tavlor, projektorer och högtalartelefoner. Den här videon demonstrerar hur en självbetjäningsanvändare i beställningscentralen kan reservera en konferenslokal som de själva ska använda. Den visar också hur det går till att reservera utrustning, cateringservice och fordon. Beställningscentral Självbetjäningsanvändare börjar reservationsprocessen i portalen Beställningscentral. Klicka på pilen till höger om Reservationer begärantypen om du vill se reservationsalternativen. Reservationsalternativen kan användas på följande sätt: v Använd alternativet Min kalender om du vill visa befintliga reservationer eller starta reservationsprocessen. Ett reservationsformulär öppnas och där kan du konfigurera en reservation. Reservationsprocessen beskrivs längre fram i den här videon. v När en användarroll krävs för att skicka begäran till en reservationssamordnare i stället för att göra den själv använder du alternativet Reservationsbegäran. Ange detaljer om din begäran, beskriv den och välj eventuellt utrustning och tjänster som krävs. Klicka på Skicka om du vill dirigera begäran till en reservationssamordnare som gör reservationen. v Om du vill reservera ett rum och kanske också utrustning och mat använder du alternativet Platsreservation. Reservationsprocessen demonstreras längre fram i den här videon. v Använd alternativet Utrustningsreservation om du vill skapa en utrustningsorder för en eller flera alternativ. Klicka på Utrustningsreservation, ange reservationsdetaljer och hämtningsplatser och klicka sedan på Skicka. v Om du vill skapa en fordonsbeställning för ett eller flera fordon använder du alternativet Fordonsreservation. Klicka på Fordonsbeställning, ange informationen och klicka på Skicka. Reservationsexempel I följande exempel demonstreras reservationsprocessen för att reservera ett konferensrum för ett projektmöte i exempelvis Solnakontoret. 1. Välj Reservationer > Min kalender i portalen Beställningscentral. 2. Klicka på ett datum och välj Skapa. 3. Gör så här i avsnittet Begärandetaljer: a. Använd standardreservationstypen Plats. b. Ange Projektmöte som ämne. c. Välj ett start- och slutdatum och tiden. 1

Allmänna resurser kan vara företagets konferensrum, arbetslokaler, matservice, fordon och utrustning som white board-tavlor, projektorer och högtalartelefoner.

6 4. Gör så här i avsnittet Sökkriterier: a. Ange 8 som deltagarantal. b. Använd standardvärdena för rumstyp och rumsdisponering. c. I fältet Byggnad visas användarens platsinformation. Om du behöver en annan plats kan du söka efter den. d. Välj Catering tillgänglig och Nätverksanslutning. Medan du anger sökkriterierna ändras listan över tillgängliga rum för att matcha dina kriterier. De tillgängliga rummen som uppfyller alla dina kriterier visas i listvyn. Om du inte känner till var rummen är placerade kan du välja planritningsvyn. Du kan också jämföra de valda rummen. 5. Välj det rum som du vill reservera och klicka på Boka valda rum. 6. Granska dina val i reservationsöversikten. Om avsnittet Matservicebeställningar och avsnittet Utrustningsorder visas, kan beställningar av matservice och utrustning läggas till eller ändras för reservationen. 7. Gör så här för en matbeställning: a. Klicka på Lägg till matbeställning. b. Välj Visa menyer. c. Välj objekten och klicka på Lägg till matbeställning. d. Klicka först på Spara matbeställning och sedan på Tillbaka till Reservationsöversikt. Processen för att beställa utrustning är ungefär densamma som processen för att beställa mat. 8. Klicka på Skicka när reservationen är klar. Reservationsprocessen är ungefär densamma för varje typ av reservationsbegäran: 1. Välj typen av tjänstebegäran. 2. När formuläret öppnas anger du information om begäran. 3. Skicka begäran. Om det finns avgifter för reservationen kan du godkänna dem med ett kreditkort eller en kontokod. Reservationen visas i vyn Min kalender. Beställaren får en avisering som bekräftar reservationen. Om IBM TRIRIGA är integrerat med Outlook-meddelandeprogramvaran får användaren ett e-postmeddelande. E-postmeddelandet innehåller information om reservationen och en icalbilaga. När bilagan öppnas läggs reservationen till i beställarens Outlook-kalender. Om du vill redigera eller avbryta en reservation klickar du på reservationen i vyn Min kalender och väljer Öppna eller Avbryt händelse. Fler videor I videon IBM TRIRIGA Självbetjäningsanvändare Beställa tjänster finns en demonstration av beställning av tjänster. Varumärken IBM, IBM-logotypen, IBM Business Partner-emblemet, ibm.com och TRIRIGA är varumärken eller registrerade varumärken som tillhör International Business Machines Corporation i USA och/eller andra länder. Om dessa och andra IBM- 2 IBM TRIRIGA Självbetjäningsanvändare - Göra reservationer (videoskript)

Medan du anger sökkriterierna ändras listan över tillgängliga rum för att matcha dina kriterier. De tillgängliga rummen som uppfyller alla dina kriterier visas i listvyn.

7 varumärkestermer första gången de förekommer i denna information är markerade med en varumärkessymbol ( eller ) anger dessa symboler varumärken som är registrerade eller välkända i USA och som ägs av IBM vid den tidpunkt då denna information publicerades. Sådana varumärken kan också vara registrerade eller välkända varumärken i andra länder. Skärmbilder används med tillstånd från Microsoft. Microsoft och Outlook är registrerade varumärken eller varumärken som ägs av Microsoft Corporation i USA och/eller andra länder. Andra namn på produkter och tjänster kan vara varumärken som tillhör andra. IBM TRIRIGA Självbetjäningsanvändare - Göra reservationer (videoskript) 3

Sådana varumärken kan också vara registrerade eller välkända varumärken i andra länder. Skärmbilder används med tillstånd från Microsoft.

Relevanta dokument

IBM TRIRIGA Självbetjäningsanvändare - Göra reservationer i Outlook (videoskript)

IBM TRIRIGA Självbetjäningsanvändare - Göra reservationer i Outlook (videoskript) ii IBM TRIRIGA Självbetjäningsanvändare - Göra reservationer i Outlook (videoskript) Innehåll IBM TRIRIGA Självbetjäningsanvändare