Tyst kunnande i arbetslivet. En metod framtagen genom projektet Livspondus

Transkript

1 Tyst kunnande i arbetslivet En metod framtagen genom projektet Livspondus 1

2 Innehåll Tyst kunnande sid 3 Synliggöra tyst kunnande ett projekt föddes sid 5 Metoden kompetenslaboratorier sid 6 Deltagare berättar tyst kunnande gör skillnad! sid 9 Teorier om tyst kunnande i arbetslivet sid 10 Resultat vi har sett hittills sid 13 Gynnsamma förutsättningar på arbetsplatsen sid 14 Vilka är vi? sid 15 2

3 Tyst kunnande Jag visste inte att jag kunde så mycket! Alla bär vi på kunskap som sitter i ryggmärgen, eller kommer till oss som en magkänsla. Många gånger behöver beslut fattas snabbt, och vi litar på att känslan i magen leder oss rätt. Trots att vi omger oss med böcker och manualer, som alla är exempel på explicit kunskap, är det den rätta känslan, erfarenheten och våra färdigheter som avgör om och hur vi klarar av våra uppgifter. Tyst kunskap är precis det, den rätta känslan. När vi agerar utifrån känslan, omsätter den i handling, då omsätter vi den tysta kunskapen i tyst kunnande. Det tysta kunnandet baseras på tidigare erfarenheter. Det fungerar som en personligt färgad förmåga, ett självtillverkat verktyg, som vi omedvetet använder när vi griper oss an problem, värderar olika fenomen och tar ställning till dem. Vi är sällan medvetna om varför vi gör som vi gör, vi bara gör. Det tysta kunnandet karaktäriseras av att det oftast är omedvetet, abstrakt och svårt att uttrycka, vilket har gjort att det benämns som just tyst. Tyvärr leder omedvetenheten till att det tysta kunnandet sällan tas till vara. För en arbetsplats kan det innebära att den erfarne som exempelvis genom pensionsavgång försvinner från arbetsplatsen även försvinner med ett gediget tyst kunnande som kan vara avgörande för arbetsplatsen. Men det går att bli medveten om och ta till vara tyst kunnande i denna skrift kan du läsa om vår metod. Projektet Livspondus arbetar för att synliggöra tyst kunnande i Kriminalvården. Bilden visar en samling av de goda effekter som synliggörandet av tyst kunnande har lett till enligt projektdeltagare. Foto: Åsa Ljusenius Man blir mer trygg i sitt arbete och känner ett värde i att stanna kvar. Sagt av en av deltagarna i projektet Livspondus 3

4 Bild: Deltagare i projektet Livspondus utbyter erfarenheter med varandra vid en nätverksträff. Foto: Åsa Ljusenius Fakta om projektet Livspondus: Syftet med projektet är att synliggöra och sprida tyst kunnande bland Kriminalvårdens personal. Den gedigna kompetens som finns hos personalen uppmärksammas och tas till vara. Metoden som används för att synliggöra tyst kunnande kallas för kompetenslaboratorier, eller kort och gott komplabb. Projektet startade våren 2011 och löper till och med Livspondus drivs av Kriminalvården i Region Väst, i samarbete med Göteborgs Universitet, institutionen för sociologi och arbetsvetenskap. Europeiska Socialfonden är medfinansiär. 4

5 Så synliggörs tyst kunnande Synliggöra tyst kunnande ett projekt föddes En organisation som synliggör och tar till vara på tyst kunnande blir en lärande organisation som bekräftar och drar nytta av personalens fulla kompetens. I Kriminalvården gjordes en enkätundersökning som visade att personalen önskade att man bättre kunde ta till vara all erfarenhetsbaserad kompetens, det vill säga allt tyst kunnande, hos de anställda innan de gick i pension. För att möta detta önskemål startades projektet Livspondus. Kort sagt ger synliggörandet av tyst kunnande en stolt, medveten och lyhörd personal. En kriminalvårdares vardag består ofta av att hantera oväntade situationer i mötet med andra människor. I projektet har vi sett att när man synliggör det tysta kunnandet stärks både individer och arbetsgrupper i tilltron till sin egen och varandras kompetens. Man reflekterar, frågar och lyssnar mer i sitt vardagliga arbete. Kort sagt ger synliggörandet av tyst kunnande en stolt, medveten och lyhörd personal. Projekt Livspondus har tagit fram en metod för att synliggöra, ta tillvara och sprida det tysta kunnandet inom Kriminalvården i Region Väst. Metoden bygger på kända teorier om bland annat arbetsinnehåll och lärande, samt reflektion i handling. Rent konkret träffas personalen i små grupper ledda av en processledare och pratar om sin kompetens och sitt tysta kunnande utifrån vardagliga situationer som de varit med om i sitt arbete. Man tränas i att bli observant på sitt eget handlande och på att definiera vad som egentligen händer när magkänslan indikerar att man bör göra på ett visst sätt. Det främsta verktyget jag har är jag själv Sagt av en av deltagarna i projektet Livspondus Projektets främsta resultat I efterintervjuer och utvärderingar lyfter deltagare fram att de har vuxit i yrkesrollen, blivit modigare, och också fått en större ödmjukhet efter att de deltagit i projektet. De har idag djupare insikt om sitt eget och andras tysta kunnande, och känner en ännu starkare gemenskap med sina kollegor. De upplever ett bättre lärandeklimat och ökad meningsfullhet och involvering på arbetsplatsen. Många framhåller också att de reflekterar mer idag, både kring arbetet och kring sig själva. Och inte minst har projektet gett energi, framtidshopp och arbetsglädje! Livspondus ger energi som skapar framtidshopp och arbetsglädje! Skrivet i en utvärdering om projektet vid en nätverksträff för deltagare 5

6 Berättelserna Metoden kompetenslaboratorier En strukturerad metod med tydliga resultat. Ramen: träffarna Processen i Livspondus sker i huvudsak i den gruppaktivitet som kallas kompetenslaboratorier eller kort komplabb. I komplabb möts man vid åtta tillfällen, två timmar varje gång, med två veckors mellanrum. Arbetet i gruppen består av att alla deltagare delar med sig av situationer de varit med om i yrkeslivet, och hjälper varandra att uppmärksamma vilka kompetenser de har använt i situationen. Gruppen och processledaren I komplabben arbetar man i små grupper om sex deltagare samt en processledare. För att få bra dynamik i grupperna bör deltagarna bestå av en blandning i ålder, kön och antal år de har arbetat i yrket. Processledaren håller i strukturen under träffarna, ber deltagarna att komma med berättelser, förvissar sig om att alla kommer till tals, med mera. I komplabb känner man sig sedd, och inte granskad Ewa Nybom, processledare i Livspondus, Frivården Göteborg Berättelserna är själva utgångspunkten i komplabben. De används som konkreta exempel på när en person använt sitt tysta kunnande. En berättelse bör handla om personens vardag, och det är en förutsättning att berättaren själv deltagit aktivt i den händelse som beskrivs. När ett komplabb börjar inventerar man vad de olika deltagarna har för berättelser och gruppen väljer ut två att ta upp den dagen. Berättaren får först berätta fritt och utveckla sin berättelse. Därefter ställer övriga i gruppen öppna, perspektivskapande frågor till berättaren, till exempel Vad var det som gjorde att du?, Hur tänkte du när du?, Hur visste du att?. Därigenom får berättaren tillfälle att fördjupa sin berättelse och reflektera över den. I nästa steg sammanfattar processledaren tillsammans med deltagarna de kompetenser som kommit fram genom berättelsen. Den som berättat känner sig ofta överraskad över det tysta kunnande som kommit fram, men också bekräftad och styrkt, både som människa och medarbetare. Exempel på tyst kunnande Att vara lyhörd och kunna lyssna på andra Att kunna samarbeta, ingå i och bygga nätverk Att respektera och tolerera andras värderingar Att tillämpa sina moraliska ideal med erfarenhet och omdöme Att vilja ta ansvar Att vilja se och erkänna sina egna förtjänster och begränsningar Att kunna hantera osäkerhet och stress Till en början ser deltagarna bara det tysta kunnandet genom att titta på saker som redan har hänt. Men allt eftersom man träffas, lyssnar till varandras berättelser och reflekterar tillsammans blir man varse att man använder tyst kunnande hela tiden, varje dag. När man tränar sig i att reflektera och se fler perspektiv, faller det sig så småningom naturligt att se sitt eget (och kollegornas) tysta kunnande i det man gör för stunden. Man kommer till insikt om att man bär på tyst kunskap redan innan man omsätter den i handling. 6

7 Reflektionens roll Reflektionen är kärnan i komplabben. Varje komplabb avslutas med en reflektionsrunda. Deltagarna får en stund av eftertanke baserat på det man varit med om i komplabbet och skriver ner sina reflektioner. Därefter delger var och en någon eller några av sina reflektioner för gruppen. Avsiktsförklaringar Vid den näst sista träffen tänker man igenom och sätter ord på sådant som man själv har kommit fram till under tiden i komplabb. Det utmynnar i en enskild avsiktsförklaring, vilket är en beskrivning av tankar och åtgärder som man vill försöka föra vidare i organisationen. Den sista gången arbetar man med att komma fram till en gemensam avsiktsförklaring. I komplabben arbetar man i små grupper om sex deltagare samt en processledare. 7 Foto: Åsa Ljusenius

8 Att se det tysta kunnandet är att se det som inte syns, höra det som inte sägs, och läsa mellan raderna. Ann Nilsson, kriminalvårdare och först deltagare, sedermera lokal processledare för projektet Livspondus på Skogome. Foto: Åsa Ljusenius Foto: Åsa Ljusenius Att reflektera ihop ger en otrolig feedback! Christer Mann, kriminalvårdare och deltagare i projektet Livspondus i Mariestad. Det handlar om att ta vara på min egen erfarenhet, men också att lära av mina kollegor. Foto: Åsa Ljusenius Anna Carin Öman, kriminalvårdare och lokal processledare för projektet Livspondus i Mariestad. 8

9 Bekräfta och stärka varandra Deltagare berättar tyst kunnande gör skillnad! Kriminalvårdarna Christer, Ann och Anna Carin berättar om sina upplevelser av kompetenslaboratorier och av att synliggöra tyst kunnande i sin vardag. Att se det tysta kunnandet är att se det som inte syns, höra det som inte sägs och läsa mellan raderna. Det är en blandning av yrkeserfarenhet och livserfarenhet, förklarar Ann Nilsson. Hon berättar att två timmar i kompetenslaboratorium (komplabb) går väldigt fort. Man pratar om sitt yrke, om alla saker man gör varje dag och som får allt att fungera. Det är en konstruktiv, rent av spännande atmosfär i gruppen och Ann har känt både förväntan och glädje över att gå dit. Christer Mann beskriver komplabben som ett gyllene tillfälle att vidga perspektiven. Det blir en mötesplats där personer som har jobbat olika länge delger varandra händelser de varit med om, vad man gjorde, hur resultatet blev och hur man tänkte. Att reflektera ihop ger en otrolig feedback, berättar han. Anna Carin Öman delar Christers och Anns bild av komplabben som en god plattform för erfarenhetsutbyte. Med Livspondus skapas en stimulerande lärandemiljö. Det handlar om att ta vara på min egen erfarenhet, men också att lära av mina kollegor. De som deltar i komplabben har arbetat i Kriminalvården från några år och upp till ett helt yrkesliv. Från början fanns en tanke att de som var äldre i yrket skulle dela med sig av sin erfarenhet till de yngre. Men det har visat sig att de som jobbat länge lär sig lika mycket av de yngre. Själva ordet Livspondus är en bekräftelse, menar Anna Carin. De som inte har jobbat så länge tror först att de inte har så mycket att tillföra, men även de får bekräftat att de har mycket tyst kunnande att komma med. Alla tre är överens om att Livspondus har ökat harmonin och tryggheten i gruppen av komplabbsdeltagare. Vi har lärt känna varandra på ett djupare plan och vet hur vi ska tänka för att göra oss starkare, säger Ann. Kommunicera och ställa öppna frågor Ett återkommande tema är att våga och kunna kommunicera för att undvika missförstånd. Det är till exempel viktigt att lita på sin egen magkänsla, och att tala om magkänslor med kollegorna. Hur ska vi kunna förstå varandras magkänslor? Anna Carin ställer frågan och förklarar att i komplabben tränar man på att ställa öppna frågor till varandra. Hur kom det sig att du gjorde så? Vad tänkte du innan? Hur tror du att klienten uppfattade situationen? Vad hade blivit annorlunda ifall? De öppna frågorna belyser en situation och gör det möjligt att förstå den ur flera perspektiv. Då kan man också sätta ord på sin magkänsla och prata om den. På frågan om Livspondus gett några avtryck i det vardagliga arbetet svarar Ann att hon idag är tryggare och mer medveten. Jag tar ett djupt andetag innan jag ger mig in i en händelse, räknar till 10, tar reda på vad som hänt, sänker axlarna lite och blir mer lyhörd. I bakhuvudet hör jag frågorna som vi har gått igenom i Livspondus: Vad är det som händer? Hur kan jag tackla detta? 9

10 Reflektion och handling Teorier om tyst kunnande i arbetslivet Att vila på en vetenskaplig grund har varit en styrka när vi arbetade fram metoden. Metoden komplabb är influerad av olika teoretiska utgångspunkter. Den utgår främst från teorier om arbetsinnehåll och lärande samt teorier om reflektion i handling. Dessa teorier betonar att ett yrkesutövande byggt på teoretiska kunskaper inte alltid är tillräckligt. Arbetsinnehåll och lärande Beroende på vad man har för arbetsuppgifter är det mer eller mindre nödvändigt att, förutom givna regler, även i stunden anpassa sitt arbetssätt till vad man möter. I sitt yrkesutövande lär man många gånger utan att veta om det: man skaffar sig erfarenhet. Denna erfarenhet kan vara avgörande för att lösa en situation som inte är på förhand given. För att bli medveten om sitt eget kunnande krävs möjligheten att få reflektera över hur man löser sina arbetsuppgifter. Förmågan att reflektera Reflektionsförmågan är intimt kopplad till personlig mognad, och den är även en förutsättning för att kunna bli professionell i sin yrkesroll. Kärnan i reflektionen är att kunna växla perspektiv mellan att befinna sig i och utanför en situation, bilda sig en överblick. Förmågan går att träna upp. På en arbetsplats kan man underlätta för personalen att reflektera mer genom att skapa trygghet, avsätta tid och skapa reflekterande miljöer. 10 Genom att reflektera över sitt eget och andras handlande antas man utveckla en rad förmågor som är värdefulla för ett yrkesliv. Erfarenheter blir till kunskap där samband mellan orsak och verkan blir synliga. Detta kan leda till ett mer medvetet handlande. Reflektion hjälper oss att se hur vårt eget tänkande förändras och är ett hjälpmedel för att utveckla tidigare erfarenheter. De allra flesta människor bara gör och reflekterar över en händelse först i efterhand (eller inte alls). 1 2 PRAKTISERA 3 REFLEKTERA 4 5 Det optimala är dock att träna upp sin reflektionsförmåga så att reflektionen kan ske redan under tiden man handlar. Genom upprepad reflektion över sitt eget tänkande och handlande kan man gradvis utveckla ett slags reflekterande förhållningssätt, som genast ska kunna omsättas i det praktiska arbetet. Figuren nedan visar vinsterna med att kunna praktisera och reflektera samtidigt. PRAKTISERA 1. Sätt igång att praktisera (göra). 2. Uppmärksamma vad som sker. REFLEKTERA 3. Återskapa händelseförloppet. 4. Överväg möjliga tolkningar. 5. Värdera erfarenheterna från praktiken och dra slutsatser utifrån moment 2, 3, 4. Uppmärksamma eventuella lärdomar. 6. Sätta de nya lärdomarna i praktiskt arbete PRAKTISERA REFLEKTERA I komplabben reflekterar man över händelser i efterhand (som i den övre figuren). Deltagare vittnar dock om att de tack vare att de genomgått komplabb även har börjat reflektera allt mer i stunden (som i den nedre figuren) och även innan de går in i en situation och börjar agera

11 Fördjupning: Forskare som har skrivit om arbetsinnehåll och lärande, och om reflektion och handling är bland andra Per-Erik Ellström och Donald Schön. Modellen med halvcirklarna är hämtad ur rapporten Samhällsentreprenören Fanzingo - Från krigare till barnmorska av Anneline Sander och Thomas Jordan, publicerad år trouper - Fotolia.com

12 Sättet att ställa frågor har jag med mig från Livspondus öppna frågor. Jag märkte skillnad när en stressad kollega kom med ett problem. Jag började ställa öppna frågor. Resultatet blev att problemet blev tydligt och min kollega blev hjälpt. Han kom ur stressen och fick kraft att handla! Sagt av en av deltagarna i projektet Livspondus Jag ser en kollega som möter en intagen som skriker och står i, jag ser hur min kollega kommer att tänka på allt hon lärt i Livspondus, hur hon andas, slappnar av, går ner i varv och tänker hur hon ska hantera den här mannen på bästa sätt. Det var nästan en religiös upplevelse Britt Holmqvist, processledare Livspondus, Anstalten Skogome OBS: Fotografier från Kriminalvårdens bildbank. Det är inte personerna på bilderna som har sagt citaten. 12 Foto: Niclas Sandberg Att jag fått vara med i komplabb har faktiskt gjort väldigt mycket med mig. Jag har fått ett ökat självförtroende, en större pondus, och därmed ökad respons från min chef och från mina arbetskamrater. Tidigare har jag varit lite tillbakadragen och inte velat ta plats. Idag vågar jag säga min åsikt. Sagt av en av deltagarna i projektet Livspondus Foto: Niclas Sandberg Foto: Niclas Sandberg

13 Extern utvärdering Resultat vi har sett hittills Medvetenhet om det tysta kunnandet ökar meningsfullheten och involveringen på arbetsplatsen. Det tydligaste resultatet som vi har sett i efterintervjuer och även kunnat mäta genom enkätundersökningar är att de som genomgått kompetenslaboratorier upplever en ökad meningsfullhet och involvering på arbetsplatsen. Även den sociala gemenskapen och tilliten till kollegorna har stärkts. En av deltagarna uttrycker sig såhär efter att ha deltagit i komplabb: Jag har fått mer empati och tålamod, mer energi på jobbet, blivit piggare. Jag är mer medveten om mitt eget kunnande, ser mer möjligheter, och upplever att det är mer spännande på jobbet. Sammanställning av intervjuer En sammanställning av intervjuer som gjorts med personer som deltagit i komplabb visar att deltagarna: Har en ökad medvetenhet om sitt eget tysta kunnande, samt ökad insikt om sina kollegors tysta kunnande. Reflekterar mer i sitt vardagliga arbete, både kring sitt eget och andras handlande. Fått en stärkt självkänsla och yrkesstolthet, och även en ökad motivation och arbetslust. Ger mer positiv feedback till kollegor och tänker på att dela med sig av sitt kunnande. 13 Även en externa utvärdering av projektet ger att tilliten i arbetsgruppen har ökat, liksom samarbetsklimatet. Deltagarna har en ökad medvetenhet om sin egen och andras kompetens, och de förhåller sig annorlunda till sitt arbete efter att de gått i komplabb. Komplabbens bekräftelse av det egna kunnandet har ökat motivationen i arbetet. Projektet har också skapat en ökad förståelse mellan personer som arbetar på olika avdelningar, eftersom de har träffats i komplabb och fått insikt i varandras arbete. Deltagarna uppger även att reflektion i vardagen fått ett större värde. Vinster på sikt En möjlig vinst för såväl personen som organisationen på sikt handlar om hälsa. Forskning visar att personer som upplever meningsfullhet, begriplighet och hanterbarhet såväl i sitt yrke som i sitt liv i stort lever friskare och mår bättre. Dessa tre faktorer tillsammans ger individen en känsla av sammanhang. För organisationen innebär en frisk och välmående personal en vinst i form av färre sjukskrivningar och lägre personalomsättning. En annan vinst handlar om bemötandet av de människor som kommer i kontakt med organisationen. I ett människovårdande yrke ger en stärkt personal i förlängningen ökad kvalitet och trygghet för mottagarna av vården. Åtgärder som bekräftar och stärker personalen i sin kompetens leder till att personalen får en större verktygslåda. I Kriminalvårdens fall har personalen blivit ännu bättre på att skapa trygghet och tillit och även avvärja hotfulla situationer i bemötandet av klienter. Personal i Kriminalvården som deltagit i projektet säger sig känna sig mer förberedda då de hamnar i situationer som skulle kunna leda till en konflikt.

14 Lokal planering Gynnsamma förutsättningar på arbetsplatsen För att nå framgång med komplabbsverksamheten behöver nedanstående roller och faktorer fungera. Ledningens roll Avgörande för att kunna genomföra kompetenslaboratorier (komplabb) är ledningens engagemang och intresse. Ledningsgruppen behöver därför ha god kännedom om syfte, mål och vinsterna med komplabb för att skapa organisatoriska förutsättningarna för genomförandet. Processledare Komplabben leds av en processledare som har till uppgift att hålla i strukturen samt att observera den grupprocess som sker. Därför är det viktigt att processledaren har god kännedom om strukturen för komplabbar samt har en fördjupad kunskap om de teorier som metoden utgår från. Samlat intryck är att komplabbet är konstruktivt, inspirerande och trevligt som form. Det behövs en ansvarig person på arbetsplatsen som har god förmåga att planera och organisera informationen till medarbetare, boka tider och lokal för komplabb, med mera. Utsedd person har även kontinuerlig kontakt med ledningsgruppen samt personalansvariga för att tillsammans se över vilka som kan gå komplabb. Det är att rekommendera att samma person som håller i komplabben, det vill säga processledaren, tar ansvar för den lokala planeringen. Tid och resurser Den största utmaningen under projektet Livspondus har varit att hitta tid för komplabbsdeltagarna att träffas regelbundet varannan vecka, samt att hitta resurser i form av vikarier som kan täcka upp under två timmar. Regelbundna komplabbsträffar är viktigt för att deltagarna ska fördjupa sig och få ut mesta möjligt av metoden. Man sitter i komplabb och har inga intagna, inga larm och då börjar hjärnan att arbeta. Man hinner reflektera. Man sitter i en sån liten grupp, man får inga onda ögon, en god stämning. Sagt av en av deltagarna i projektet Livspondus Tillgänglig information Sist men inte minst behövs tillgång till tydlig och relevant information om komplabben såväl för deltagare som för chefer, personalansvariga och kollegor. Sagt av en av deltagarna i projektet Livspondus 14

15 Vilka är vi? Ett samarbete mellan Kriminalvården, Göteborgs universitet och Europeiska socialfonden. Livspondus är ett projekt i Kriminalvården i Region Väst. Det genomförs på alla nio verksamhetsområden i regionen. Projektet styrs av en styrgrupp och drivs av en operativ projektgrupp med ett samordnande ansvar. Vi som har tagit fram denna informationsfolder arbetar i den operativa projektgruppen. Livspondus startade 2011 och löper till och med Kontakta oss E-post: livspondus@kriminalvarden.se Telefon: Adress: Kriminalvården Region Väst Projekt Livspondus Lilla Badhusgatan 4 Box Göteborg Hemsida: Medverkande till att skapa denna folder: Text: Texterna i denna folder är författade av Livspondus operativa projektgrupp I projektet samarbetar Kriminalvården med Göteborgs universitet, som bland annat utbildar och handleder i metoden. Projekt Livspondus medfinansieras av Europeiska Socialfonden (ESF). Cecilia Algelius (projektledare) Lena Sattler Carl-Erik Ängerheim Carina Gustafsson Britt Holmqvist Åsa Ljusenius (informatör) Hans Lindgren (metodstöd från Göteborgs universitet) 15 Layout och foto: Åsa Ljusenius, informatör Livspondus, Kriminalvården Magnus Rosendahl, freephotos.se (björklöv på framsidan) Niclas Sandberg, Kriminalvårdens bildbank (foton på sid 12) Bildbanken Fotolia (fotot på sid 11)

16 Norrköping Tel: Beställningsnummer