Rollbeskrivning för kombinerad tjänst som assistent och sekreterare

Transkript

1 Rollbeskrivning för kombinerad tjänst som assistent och sekreterare Välkommen till Gideoniterna! En ny tjänst har inrättats som assistent/sekreterare med placering vid förbundets kansli i Örebro. Syftet är att öka kansliets service och ett led i att ytterligare utveckla Gideoniternas bibelspridningsarbete. Tjänsten skapar utrymme och möjlighet att bredda servicen till verksamhetens lokala grupper, genom att avlasta vissa uppgifter inom nuvarande funktioner på kansliet. Detta är Gideoniterna Gideoniterna, The Gideons International, är en internationell kristen organisation med medlemmar från alla evangeliska kyrkor och samfund. Gideoniternas främsta uppgift är att placera Biblar och Nya testamenten på hotell, sjukhus, fängelser och vårdhem och dela ut ficktestamenten till bl a skolungdom, militärer och sjukvårdspersonal. Varje år delar Gideoniterna ut ca 80 miljoner Biblar och Nya testamenten i ca 200 länder, vilket motsvarar ca exemplar per dag. För Sveriges del bli det exemplar årligen. I Sverige arbetar Gideoniterna i tolv geografiska områden. Allt medlemsarbete sker ideellt. Biblarna delas ut helt utan kostnad för mottagaren. Utgifterna för bibelspridningen täcks av frivilliga gåvor, dels från församlingar, dels från medlemmarna själva. Gideoniterna är ett omfattande volontärarbete som utförs av medlemmar i Sverige och i stort sett hela världen. Utdelning och placering av biblar görs av engagerade personer som kommer från en mängd olika församlingar och samfund men som attraheras av möjligheten att få göra en livspåverkande insats. 1: 5

2 Det svenska förbundet är organiserat med styrelse och ett högsta beslutande årsmöte. I centrum för detta arbete i Sverige och dess engagerade personer runt om i hela vårt land, finns Gideoniternas kansli i Örebro. Vi står inför utmaningen att med hjälp av utvecklad kommunikation och arbetssätt långsiktigt säkerställa bibelspridningen i hela Sverige. Inrättandet av en tjänst som assistent/sekreterare syftar till att skapa utrymme för ett större utåtriktat kontaktarbete och att skapa arbetsmetoder med fokus på förändrade förutsättningar. Ett spännande och utvecklande arbete! Kansliets personal Kansliet leds av direktor Olle Nordahl. På kansliet finns också ekonomiansvarig Anders Johansson och Ronny Leijon som arbetar med lager, logistik och fastighet. Rollen som Assistent och Sekreterare Tjänsten är en administrativ servicefunktion vid Gideoniternas kansli i Örebro och är knuten till förbundets direktor. Tjänsten är en nyinrättad tillsvidareanställning. Arbetets innehåll och funktion kommer delvis att utformas tillsammans med den som anställs. Tjänstens omfattning är heltid, men detta kan diskuteras. 2: 5

3 Arbetsuppgifterna som administrativ assistent innebär att du: - arbetar nära och på uppdrag av förbundets direktor - har varierade administrativa uppgifter av konfidentiell natur - är behjälplig med och har överblick av direktors kontakter (korrespondens brev/e- post, uppföljning, etc) - ansvarar för planering och uppföljning av tidplan för förbundets nationella arrangemang och aktiviteter (Sammanträdesagenda, utskick av inbjudningar till seminarier, uppföljning anmälningar, bokning av lokaler, etc) - ansvarar för innehållet på förbundets hemsidor, (Uppdateringar, bevakning, mm) - sammanställer underlag för trycksaker (textmanus, bilder) - samordnar föredragningslistor med tillhörande material, inför sammanträden med styrelser och kommittéer - skriver protokoll där direktor är föredragande (förbereder och skriver första utkast till protokoll för styrelser och kommittéer innan genomgång av direktor) - ansvarar för arkivering av protokoll, brev, DVD- material, mm - samlar in material för tidningen och är behjälplig vid produktionen - är ansvarig för särskilda projekt - vid behov avlastar bokföringsarbetet på kansliet (kontering, registrering av fakturor av lokalgruppernas budget mm) - vid behov avlastar vid registreringar i förbundets register (medlemmar, gåvogivare, årsmötesvalen mm) - har kontakt med ledamöterna i styrelser och kommittéer i samband med genomförande och uppföljning av sammanträden och arrangemang - är behjälplig i det praktiska arbetet vid större utskick - ansvarar för konferensbyrån vid konferenser 3: 5

4 Personen vi söker har sannolikt följande egenskaper och erfarenheter: - dokumenterat god erfarenhet av arbete som sekreterare, administrativ assistent eller motsvarande funktion - en väl utvecklad förmåga att skapa god ordning och administrativa rutiner - dokumenterat god erfarenhet av att arbeta i team - god kommunikationsförmåga - god datavana och erfarenhet av Microsofts Officeprogram, och har förmåga och är intresserad av att lära sig web- publiceringsverktyg samt administrativa system - förmåga och intresse av att vara serviceinriktad (snarare än att driva egna projekt) - ett förtroendegivande arbetssätt - utmärkt förmåga att kommunicera både skriftligt och muntligt på svenska, goda kunskaper i engelska i tal och skrift är också till stor hjälp för att klara uppdraget Personen vi söker är: - intresserad av att vara en aktiv del i ett långsiktigt utvecklingsarbete - flexibel och lyhörd för arbetsplatsens behov - stresstålig i förhållande till varierande uppgifter och intensitet i arbetet - effektiv och finkänslig när det gäller att hantera interna och externa kontakter som förutsätter hög integritet - skicklig på att hantera relationer - en lyssnande person - skicklig på att lokalisera och lösa problem direkt, konstruktivt och konfidentiellt 4: 5

5 Vi tror också att du har en kristen livssyn delar Gideoniternas uppdrag och mål har förmåga att effektivt planera din tid i förhållande till varierande typer av arbetsuppgifter har ett positivt och konstruktivt förhållningssätt har lätt att samarbeta och kommunicera Villkor: Tjänstens omfattning: Förhandlingsbart men inriktningen är 75 % till 100 %. Oavsett omfattning är arbetet utlagt på veckans alla fem arbetsdagar. Kollektivavtal: Gideoniterna har hängavtal med Vision och har åtagit sig att följa Bransch- och löneavtal för Ideella och idéburna organisationer. Vi erbjuder därmed marknadsmässig lön och pension enligt ITP plan. Gideoniternas kansli är en liten organisation som värdesätter medarbetarnas flexibilitet och förmåga att hantera flera uppgifter parallellt. Hög kompetens är en viktig förutsättning för att vi ska klara våra uppgifter. I vårt rekryteringsarbete strävar vi också efter en jämnare könsfördelning på kansliet och ser gärna att du som kvinna söker tjänsten. Hoppas vi har fått dig nyfiken och intresserad av att söka tjänsten Om vi inte redan fått din ansökan, skicka den senast 4 maj till orebro@sandahls.se. Frågor om rollen och rekryteringsprocessen ställs till rekryteringskonsult Mia Haglund på Sandahl Partners, : 5