Reglemente för Förtroenderådet i Ryd

Transkript

1 Styrelsen Sida 1 (5) Reglemente för Förtroenderådet i Ryd Detta reglemente är ett komplement till FR Ryds stadgar. Dess syfte är i första hand att vara till hjälp för styrelsen i dess löpande arbete under året. 1. Styrelsen Till hjälp för styrelsen finns dokument vilka beskriver verksamheten mer ingående. Dessa uppdateras vid behov av sittande styrelse. Styrelsen kan utse viceansvariga för olika poster och ledamöter kan delegera delansvar till varandra för att jämna ut arbetsbördan förutsatt att ordföranden informeras. Stadgarna kräver endast att styrelsen består av minst fem och högst tolv ledamöter. Finns mindre än tio ledamöter kan några av ledamöterna inneha två poster. Finns fler än tio ledamöter kan posten IT-chef/webmaster delas och/eller en ledamot fungera som en vanlig ledamot som tilldelas olika uppgifter beroende på vad styrelsen vill prioritera för tillfället. Styrelsen består av följande medlemmar:.1.1 Ordförande Ordförandens uppgifter är: att leda och samordna styrelsens arbete, att representera Förtroenderådet i Ryd i officiella sammanhang, att ansvara för att styrelsens verksamhetsberättelse färdigställs..1.2 Vice ordförande Vice ordförandes uppgifter är: att avlasta ordföranden, att vara styrelsens huvudkontaktperson gentemot Studentbostäder i Linköping AB och ansvara för boendefrågor, att leda Boendeutskottet..1.3 Kassör Kassörens uppgifter är: att sköta FR Ryds bokföring, att betala fakturor i tid och göra utbetalningar från kassan för utlägg, att tillse att det ekonomiska reglementet följs och att redovisning av låneavgifter, depositioner och andra inbetalningar görs på rätt sätt..1.4 Sekreterare Sekreterarens uppgifter är: att föra protokoll vid styrelsens sammanträden, att tillse att styrelsens och utskottens arbete sker i enlighet med och att beslut är förenliga med stadgarna, reglementet och gällande tidigare beslut, att organisera FR Ryds dokument och upprätthålla en förteckning över gällande beslut och oavslutade ärenden för att hjälpa kontinuiteten i FR Ryds arbete.

2 Styrelsen Sida 2 (5).1.5 Informationschef (InfoC) Informationschefens uppgifter är: att ansvara för att medlemmarna informeras om FR Ryds och SBL:s verksamhet i enlighet med avsnitt 4 Information, att leda informationsutskottet..1.6 Intendent Intendentens uppgifter är: att ansvara för underhållet av FR Ryds inventarier, att ansvara för kansliets öppethållande och skötsel, att ansvara för FR Ryds övriga lokaler utom de sportrelaterade, att sköta FR Ryds nycklar..1.7 IT-chef/webmaster IT-chefens uppgifter är: att som IT-ansvarig ansvara för administrationen av FR Ryds datorutrustning och säkerhetskopieringen av informationen på densamma, att som IT-ansvarig administrera FR Ryds internetdomän med avseende på e-postadresser inom den samma samt DNS-information i den utsträckning det är applicerbart, att som webmaster leda det tekniska arbetet med FR Ryds webbplats,.1.8 Sport- och fritidschef (SpFrC) Sport- och fritidschefens uppgifter är: att ansvara för skötseln av FR Ryds sportrelaterade lokaler, anläggningar och utrustning,.1.9 Festansvarig Festansvariges uppgifter är: att leda FR Ryds festutskott och därigenom ansvara för FR Ryds eventuella festverksamhet, att se till att styrelsen har så kul som möjligt under sitt verksamhetsår Cykelverkstad Cykelverkstadsansvariges uppgifter är: att ansvara för cykelverkstaden. att utrustning upp till ett värde av 2000 kronor per räkenskapsår betalas med hjälp av cykelverkstadens intäkter. att se till att cyklar för uthyrning är hela. 2. Utskott Utskott finns för att avlasta styrelsen med vissa uppgifter och för att få bättre kontakt med medlemmarna. Styrelseledamot kan även vara ledamot i ett eller flera utskott. Utskott kan sakna ledamöter. Utöver de nedanstående utskotten kan styrelsen inrätta ytterligare utskott i enlighet med stadgarna.

3 Styrelsen Sida 3 (5).2.1 Boendeutskottet Syftet med boendeutskottet är att få ett bättre beslutsunderlag i olika boendefrågor. Boendeutskottet hjälper styrelsen att utreda idéer och förslag så att FR Ryd kan presentera bra argument för sina ståndpunkter. Ledamöterna i boendeutskottet bör vara representativt fördelade på olika områden och lägenhetstyper. Ordförande i Boendeutskottet är FR Ryds vice ordförande..2.2 Informationsutskottet Informationsutskottets uppgift är att informera medlemmarna om FR Ryds och SBL:s verksamhet i enlighet med avsnitt 4, Information. Ordförande i informationsutskottet är informationschefen. I uppgiften att informera ingår att att utveckla FR Ryds webbplats/-server. Webmastern ingår i informationsutskottet och leder detta arbete..2.3 Festutskottet Festutskottets namn är Ryds FResteri. Festutskottets uppgift är att hjälpa styrelsen att göra Studentryd roligare..2.4 Sportsektionen Sportsektionens uppgift är att sköta FR Ryds sportrelaterade lokaler, anläggningar och utrustning samt cykelverkstaden. Om möjligt ska sportsektionen erbjuda medlemmarna billiga sportaktiviteter och tävlingar. 3. Boendebevakning FR Ryds primära uppgift är att bevaka medlemmarnas intresse när det gäller själva boendet. Styrelsen är ytterst ansvarig för boendebevakningen och fattar policybeslut. Vice ordförande bereder boendefrågor med hjälp av boendeutskottet. FR Ryd skall alltid eftersträva en kreativ dialog med hyresvärden. 4. Information FR Ryds styrelse skall genom informationsutskottet löpande vidta åtgärder för att hålla medlemmarna informerade om sitt arbete och kommande aktiviteter, samt göra efterforskningar och komplettera hyresvärdens information när den är bristfällig..4.1 Medium för information anslagstavlor i Studentryd och på universitetet, webbplatsen, elektroniska nyhetsbrev. 5. Kontakten med övriga organisationer FR Ryd skall sträva efter god kontakt med andra organisationer med anknytning till Ryd, liksom med övriga förtroenderåd, KOMBO, kårerna och andra som FR Ryd kan tänkas samarbeta med.

4 Styrelsen Sida 4 (5) 6. Kansliet FR Ryds kansli bör hållas öppet minst två gånger i veckan med undantag för sommaren, långhelger och tentamensperioder. På kansliet skall finnas möjlighet att låna den utrustning som FR Ryd äger för ändamålet, samt att hyra nycklar till biljardrummet..6.1 Utrustning till utlåning Styrelsen beslutar om avgifter för lån av föreningens lånbara utrustning. Avgifterna skall vara administrativa och inte avsedda att finansiera utrustningen. Styrelsen får besluta om skälig förseningsavgift vid för sent återlämnande av utrustning. Utrustningen får endast lånas av medlemmar. Styrelseledamöter får kostnadsfritt använda utrustningen. Betalande medlemmar har dock företräde. 7. Sportanläggningar.7.1 Biljardrummet Föreningens biljardrum på Rydsvägen 254 skall hållas tillgängligt för medlemmarna. Sport- och fritidschefen ansvarar ytterst för att biljardrummet och dess inventarier är i gott skick. Styrelsen beslutar om regler för biljardrummet och avgifter för hyra av nycklar till detsamma. Styrelseledamöter får kostnadsfritt utnyttja biljardrummet. Betalande medlemmar har dock företräde. Biljardrummet får endast nyttjas av medlemmar..7.2 Bollplanerna För de bollplaner som administreras av FR Ryd bör ansvariga personer utses. Dessa ansvarar för att bokningslistor finns vid planerna. Sport- och fritidschefen ansvarar för att nät sätts upp på våren och tas ned på hösten. Styrelsen beslutar om regler för bollplanerna. 8. Ekonomi.8.1 Inköpsordning Styrelsen beslutar om alla inköp om inte annat beslutas av styrelsen..8.2 Redovisning av inköp Varje inköp skall dokumenteras med kvitto och/eller faktura i original. Det ankommer på kassören att så sker. Ersättare för kassören är ordföranden..8.3 Bokföring och kassa Det är kassörens ansvar att alla transaktioner bokförs på ett godtagbart sätt. Undantaget är inbetalningar av låneavgifter och biljardnyckelhyra, samt in- och återbetalningar av eventuella depositioner, vilka skall noteras på särskilt sätt av den som tar emot betalningen eller tar emot eller återlämnar depositionen. En särskild handkassa bör användas för ändamålet. Huvudkassan bör endast kassören och ordföranden ha tillgång till.

5 Styrelsen Sida 5 (5).8.4 Depositioner Styrelsen beslutar om deposition skall erläggas vid lån av viss utrustning eller nycklar, samt om depositionens storlek. Styrelseledamöter behöver aldrig erlägga deposition.