Protokoll 1 Sammanträdesdatum Barn- och utbildningsnämnden

Transkript

1 Protokoll 1 Plats och tid ande Tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Utses att justera Justeringens plats och tid Timrå kommun Mats Wallin (S) Lisbeth Eklund (S) Lars-Erik Byström (S) Lotta Borg (S) Karina Nordgren (S) Anders Wallgren (M) Anders Bergström (V) Margaretha Sandström (S) Maud Olsén-Ekström (M) Kenneth Westberg (M) Susanne Sundquist (FP) Rigmor Edelryd, nämndsekreterare Ann-Christin Isaksson, förvaltningschef Cristina Canencia Tarberg, controller Mika Sankala, verksamhetschef grundskolan 166 Anna-Karin Ivansen Lindqvist (V) Lotta Borg (S) Susanne Sundquist (FP) Barn- och utbildningskontoret Tisdagen den 20 november kl Underskrifter Mats Wallin, ordförande Rigmor Edelryd, sekreterare Lotta Borg, justerare Susanne Sundquist (FP) ANSLAG / BEVIS Justering av Barn- och utbildningsnämndenprotokoll har tillkännagivits genom anslag på kommunens anslagstavla Förvaringsplats för protokollet Barn- och utbildningskontoret Anslaget uppsatt den Anslaget nedtas den Paragrafer Rigmor Edelryd

2 Protokoll 2 Ärendeförteckning sid. 165 Fastställande av dagordning Lokalfråga Böle skola - anmälan Aktuell statistik vid kommunens förskolor - anmälan, Dnr BUN/2012: Anmälan av informationsärenden oktober 2012, Dnr BUN/2012: Redovisning av delegeringsbeslut oktober anmälan, Dnr BUN/2012: Granskning enligt plan för intern kontroll - fakturor och attester, Dnr BUN/2011: Granskning enligt plan för internkontroll - utdrag ur belastningsregistret - anmälan, Dnr BUN/2011: Ekonomisk rapport oktober 2012 anmälan Periodrapport januari - oktober Intern kontrollplan 2013, Dnr BUN/2012: Läsårstider 2013/2014, Dnr BUN/2012: Delegeringsordning , Dnr BUN/2011: Attestordning 2013, Dnr BUN/2012: Revisionsrapport "Jämförelsetal år 2011", Dnr BUN/2012:

3 Protokoll Fastställande av dagordning Fastställa mötets dagordning. Ordförande Mats Wallin (S) frågar om fastställande av mötets dagordning.

4 Protokoll Lokalfråga Böle skola - anmälan Informationen läggs till handlingarna. Mika Sankala, verksamhetschef för grundskolan, ger aktuell information om lokalfrågan vid Böle skola. Mats Wallin (S) och Anders Wallgren (M) rapporterar från en träff med representanter för teknikoch kulturnämnden. s tidigare behandling Barn- och utbildningsnämnden , 153.

5 Protokoll Aktuell statistik vid kommunens förskolor - anmälan Dnr BUN/2012:62 Informationen läggs till handlingarna. Aktuell statistik den 31 oktober 2012 Förskolan Antal personal Antal personal exklusive kökstjänst 0,08 per heltidstjänst 155,31 142,89 Inskrivna barn i 858 förskolan Antal barn/pers 5,52 6,00 Bibass * inklusive 29 Resurs exklusive 11,42 Barn i kö till 31 december Antal barn placerade i Utsikten * Barn i behov av särskilt stöd

6 Protokoll Anmälan av informationsärenden oktober 2012 Dnr BUN/2012:238 Informationen läggs till handlingarna. Ingela Eriksson, Sörberge : 1. Synpunkter om elevgruppers beteende i skogsområde, Dnr 2012:213 Föräldrarådet Böleängens förskola : 2. Följdfrågor till Barn- och utbildningsnämndens svar den , Dnr 2012:21 Från synpunkt@timra.se : 3. Synpunkter om vegetarisk vecka på skolans matsedel, Dnr 2012:208. Från synpunkt@timra.se : 4. Synpunkter om kommunens prioritering av skolan, Dnr 2012:209 Svar från Mika Sankala : 5. Svar till Synpunkter om kommunens prioritering av skolan, Dnr 2012:209 Rektor vid Söråkers skola, : 6. Händelse/anmälan Söråker, Dnr 2012:112 Kommunstyrelsen : Barn- och utbildningsnämndens uppdrag att i samband med delårsrapport den 31 augusti redovisa åtgärder, Dnr KS/2012: Utveckling av kommunens arbetsmarknadsinsatser m.m, Dnr KS/2012:190 Skolinspektionen : 9. Uppföljningsbeslut av riktad tillsyn vid Mariedalsskolan gällande bedömning och betygssättning, Dnr :6059 Barn- och elevombudsmannen : 10. om åtgärder för att motverka kränkande behandling, Dnr :170

7 Protokoll 7 Kultur- och tekniknämndens AU : Ansökan om medel för finansiering av två utredningar, införande av automatiserad utlåning av media på huvudbiblioteket samt underhållsarbeten på två byggnader på Åstön, KTN/ 2012:265 Timrå kommuns samhälls- och servicechef och avd. chef för fastighet och anläggning : 12. Information om säkerhets- och brandskyddsfrågor till personal och politiker i kommunhuset Internationella engelska skolan : 13. Anmälan om brott mot skolplikt, Dnr 2012:144 Kultur och teknikförvaltningen : 14. Minnesanteckningar från Barn- och ungdomsberedningen Skolinspektionen : 15. Godkännande av Plusgymnasiet AB som huvudman för gymnasieskola i Sundsvalls kommun, Dnr :746 Miljö- och folkhälsoberedningen, Dnr 2012:236: 16. Minnesanteckningar från sammanträdet Skolinspektionen : 17. Riktad tillsyn av huvudmännens klagomålshantering, Dnr :6495 Svar till Skolinspektionens beslut Dnr :649: 18. Klagomål och synpunkter till Barn- och utbildningsnämnden, Dnr 2012: 80 Kultur- och tekniknämnden : Remiss Motion om förbud mot maskering på kommunala inrättningar, KTN/2012: Ansökan om medel för finansiering av två utredningar, införande av automatiserad utlåning av media på huvudbiblioteket samt underhållsarbeten på två byggnader på Åstön, KTN/ 2012:265 Socialnämnden : Riktlinjer för samverkan och skola och socialtjänst

8 Protokoll Redovisning av delegeringsbeslut oktober anmälan Dnr BUN/2012:9 Anmälan läggs till handlingarna. Dnr BUN/2012:50 Förvaltningschef: 2:16 Anställning av icke behörig lärare under läsåret 12/13 2:17 Mottagande i grundsärskolan (integrerad elev) 2:18 Byte av inriktning för elev i grundsärskolan 2:19 Förtydligande av beslut om mottagande av elev i grundsärskolan 2:20 Mottagande av elev i grundsärskolan Dnr BUN/2012:99 Barn- och utbildningsnämndens ordförande: 1:5 Godkännande av inackorderingstillägg för elev vid utbildning vid domargymnasiet Gävle 1:6 Yttrande angående ändring av detaljplan för utökade byggrätter avseende Mjällby 1:41 m.fl. fastigheter i Fagersand, Tynderö 1:7 Yttrande angående ändring av detaljplan för utökade byggrätter avseende Åstön 2:36 m.fl. Tynderö Dnr BUN/ 2012:131Verksamhetschef gymnasieskola: 5:5 om inackorderingstillägg läsåret 2012/13 Dnr BUN/2012:232 Rektor Böle: 14:1 Anpassad studiegång för elev Dnr BUN/2012:233 Rektor Mariedal: 22:1 3 Tillfällig avstängning av elever

9 Protokoll Granskning enligt plan för intern kontroll - fakturor och attester Dnr BUN/2011:155 Informationen läggs till handlingarna Granskning av fakturor Tio slumpmässigt utvalda fakturor bokförda har granskats med avseende på kontering, rimlighet och köp enligt ramavtal. Av tio granskade fakturor bokförda under perioden är sex inköp gjorda enligt gällande ramavtal, det finns ramavtal för samtliga inköp. Två av fakturorna är konterade fel. Det finns ingen orimlighet i något av inköpen. Granskningen avser kontroll av beslutsattesteringar och attest av egna kostnader i tjänsten Granskning har genomförts på fem slumpmässigt utvalda fakturor som avser kostnader för resor/utbildning. Av verifikationer som avser resor ska resans mål, syfte och vem/vilka som rest framgå. Om en resa avser en utbildning/konferens som faktureras separat ska hänvisning göras till verifikationen för utbildningen/konferensen. Granskade fakturor är bokförda perioden Fem slumpmässigt utvalda fakturor har granskats för perioden Av de granskade fakturorna finns plats för utbildning/resemål redovisat på tre fakturor. Syfte för resan/utbildningen finns redovisade på alla utom en faktura.. Information om vem/vilka som deltagit i utbildningen/resan saknas på två fakturor. På två av fakturorna finns namn på deltagare från Timrå kommun men namn på övriga deltagare saknas. En faktura har information om samtliga deltagare i utbildningen. Ingen av de fem granskade fakturorna avser en resekostnad i samband med utbildning eller konferens. Av den anledningen finns ingen hänvisning till verifikation för utbildning/konferens. Som åtgärd föreslår barn- och utbildningsförvaltningen att respektive chef har ett medvetandegörande samtal med den som handlat utanför ramavtalen. Dessutom är information inplanerad och delvis genomförd av Hans Johnsson, kommunekonom. Protokollsutdrag till Chefer BUN Exp / 201

10 Protokoll Granskning enligt plan för internkontroll - utdrag ur belastningsregistret - anmälan Dnr BUN/2011:155 Informationen läggs till handlingarna Granskning över inlämning av utdrag ur belastningsregistret har gjorts på elva slumpmässigt utvalda personer som anställts under perioden Av de nio som lämnat in sina utdrag från belastningsregistret är det två där det inte framgår när utdraget lämnades in, vilket beror på att stämpel saknas på utdraget och att det inte finns något datum på anställningsavtalet. Av de två personer som inte lämnat in ett utdrag är en person lärare på gymnasiet och behöver därmed inte lämna in något utdrag. Det saknade utdraget har visats upp för ansvarig rektor men förekommit. Personen är uppmanad att omgående begära ut ett nytt. Protokollsutdrag till Rektorerna, Förskolechefer Exp / 2012

11 Protokoll Ekonomisk rapport oktober 2012 anmälan Informationen läggs till handlingarna. Controller Cristina Canencia Tarberg har upprättat en ekonomisk rapport för oktober.

12 Protokoll Periodrapport januari - oktober 2012 Godkänna periodrapporten för januari till och med oktober Controller Cristina Canencia Tarberg har upprättat en periodrapport från januari till och med oktober 2012, för inlämnande till kommunledningskontoret. sunderlag Periodrapport t o m oktober 2012 Barn och utbildningsnämnden. Protokollsunderlag till Kommunstyrelsen Exp / 2012

13 Protokoll Intern kontrollplan 2013 Dnr BUN/2012:235 Barn- och utbildningsnämndens ledamöter uppmanas lämna in underlag för beslut till kommande års plan för intern kontroll senast den 30 november. Barn- och utbildningsnämnden upprättar varje år en plan för intern kontroll av verksamhetsområdet. Den innehåller beskrivningar av de områden som nämnden beslutar är nödvändigt att speciellt se över under året, samt en handlingsplan för hur kontrollen ska ske. Nämnden beslutar om kommande års plan för internkontroll i december månads sammanträde. Som underlag för årets beslut, uppmanas nämnden komma in med förslag senast den 30 november. sunderlag Plan för intern kontroll 2012, Barn- och utbildningsnämnden.

14 Protokoll Läsårstider 2013/2014 Dnr BUN/2012:203 Fastställa tider för läsåret 2013/2014 enligt följande: Läsåret 2013/2014 Börjar Slutar Höstterminen 21 augusti 20 december Vårterminen 8 januari 13 juni Skolförordningens 3 Enligt kapitel 3, skall läsåret inom grundskolan och grundsärskolan börja i augusti och sluta i juni. Dagarna för höst- och vårterminens början och slut ska beslutas av huvudmannen. Barn- och utbildningsförvaltningen har upprättat följande förslag för läsåret 2013/2014: Läsåret 2013/2014 Börjar Slutar Höstterminen 21 augusti 20 december Vårterminen 8 januari 13 juni sunderlag Barn- och utbildningsförvaltningens tjänsteskrivelse. Protokollsutdrag till Chefer BOU Ingrid Hassel Exp / 2012

15 Protokoll Delegeringsordning Dnr BUN/2011:139 Fastställa uppdaterad delegeringsordning med förändringarna: 1. Ändrad sidnumrering där sidan 1 är sidan med inledningstexten. 2. Sid 3 under kapitel 2 ärende om godkännande för anordnare av enskild verksamhet att bedriva förskoleverksamhet och skolbarnsomsorg som ej anordnas vid en skolenhet. under Lag/avtal tas 7 bort. 3. Sid 4 under kapitel 4 ärende Rutiner för klagomål och kommentarer ska skrivas i BUN Sid 27 Förordning om vuxenutbildning (2011:1108) ersätter Förordning om svenskundervisning för invandrare (1994:895) och Förordning om kommunal vuxenutbildning (2001:1012). Vissa ärenden inom barn- och utbildningsnämndens ansvarsområde får delegeras till någon annan att fatta beslut om på nämndens vägnar. Regler om delegering finns i kommunallagen kapitel 6 och med stöd av delegation ska jämställas med ett beslut som nämnden själv fattat. et ska kunna överklagas, antingen genom kommunal- eller förvaltningsbesvär. Det beslut som fattas med stöd av delegering kan inte omprövas eller ändras av nämnden. Nämnden kan återta delegeringen och kan också förse delegationen med bindande riktlinjer för beslut. Nämnden har alltid det yttersta ansvaret för delegerade beslut. Därför ska också dessa alltid anmälas till nämnden. Ny lagstiftning inom barn- och utbildningsnämndens verksamhetsområde innebär förändringar i nuvarande delegeringsordning. Barn- och utbildningsförvaltningen har därför upprättat ett förslag till uppdatering av Delegeringsordningen De föreslagna förändringarna är: 1. Ändrad sidnumrering där sidan 1 är sidan med inledningstexten. 2. Sid 3 under kapitel 2 ärende om godkännande för anordnare av enskild verksamhet att bedriva förskoleverksamhet och skolbarnsomsorg som ej anordnas vid en skolenhet. under Lag/avtal tas 7 bort. 3. Sid 4 under kapitel 4 ärende Rutiner för klagomål och kommentarer ska skrivas i BUN

16 Protokoll Sid 27 Förordning om vuxenutbildning (2011:1108) ersätter sid 25 (nuvarande numrering) Förordning om svenskundervisning för invandrare (1994:895) och sid 26 (nuvarande numrering) Förordning om kommunal vuxenutbildning (2001:1012). sunderlag Barn- och utbildningsförvaltningens tjänstskrivelse. Barn- och utbildningsnämndens Delegeringsordning s tidigare behandling Barn- och utbildningsnämnden , 51. Protokollsutdrag till Chefer BoU Exp / 2012

17 Protokoll Attestordning 2013 Dnr BUN/2012:222 Godkänna upprättad attestordning för Enligt beslut från Kommunstyrelsen, , ska varje nämnd införa beloppsgränser för beslutsattestanter. Dessa beloppsgränser ska framgå av attestförteckningen. I barn- och utbildningsförvaltningens förslag till attestordningen för 2013, finns därför fem olika beloppsnivåer knutna till prisbasbelopp. Nivåerna är: ½, 3, 10, 100 respektive 250 prisbasbelopp. Prisbasbeloppet för 2013 är kr. sunderlag Attestordning för Timrå kommun Barn- och utbildningsnämnd Protokollsutdrag till Kommunstyrelsen Chefer BoU Exp / 2012

18 Protokoll Revisionsrapport "Jämförelsetal år 2011" Dnr BUN/2012:201 Godkänna förvaltningens förslag: Barn- och utbildningsnämnden arbetar med den av Fullmäktige fastlagda ramen. En omfördelning av resurser inom barn- och utbildningsnämndens ram kommer att utredas, som svar på revisionsrapporten Jämförelsetal KPMG har liksom tidigare år på uppdrag av Timrå kommuns revisorer sammanställt nyckeltal och verksamhetsmått för år Avsikten har bl a varit att genom olika jämförelser kunna få indikatorer på om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och ur ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. I rapporten redovisas ett stort antal nyckeltal och verksamhetsmått för Timrå kommun. Vid alla nyckeltalsjämförelser är det dock viktigt att peka på skillnader som kan påverka nyckeltalen. Därför är det viktigt att tolka nyckeltalen med beaktande av andra faktorer som kan vara relevanta vid en bedömning av helheten, men som inte var kända för oss vid analysen. Kommunens revisorer har från rapporten särskilt noterat följande punkter som de ber respektive ansvarig nämnd återkomma med en kommentar till: Timrå kommuns nettokostnader för utbildning är lägre än samtliga jämförelsegrupper och personaltätheten i grundskolan är lägre än samtliga jämförelsegruppen samtidigt som meritvärdet i åk 9 har minskat jämfört med 2010 och liksom tidigare ligger under samtliga jämförelsegrupper. Barn- och utbildningsförvaltningens föreslår följande kommentar till revisionsrapporten: Barn- och utbildningsnämnden arbetar med den av Fullmäktige fastlagda ramen. En omfördelning av resurser inom barn- och utbildningsnämndens ram kommer att utredas. sunderlag Barn och utbildningsförvaltningens tjänsteskrivelse. Protokollsutdrag till Revisionen Kommunstyrelsen Timrå / 2012