Hur lägger man bäst upp e0 projekt?

Transkript

1 Hur lägger man bäst upp e0 projekt? Umeå 10 december Tommie Helgeé, European Minds

2 VILKA ÄR VI? Arbetar över hela Sverige, även transnafonellt, sedan 1995 Sveriges ledande EU- konsulter Vanligaste tjänster är Rådgivning, Utbildningar, Processtöd, Projektutveckling, Utvärderingar och Utredningar Fokus på regional och lokal utveckling Fungerar både som experter och som resurser Stort transnafonellt nätverk, bl a delägare i e0 tyskt konsultbolag, ABU+ Konstant utvecklingsarbete för och med kunder och partners

3 Varför projektplanera? E# projekt är e# uppdrag som u3örs av en 7llfällig arbetsorganisa7on för a# åstadkomma e# i förväg bestämt resultat Några saker: Skapa en logisk projektansökan Säkra a0 projektet genomförs inom avsa0 Fd Undvika onödigt arbete! Förankra projekfdéer Bidra Fll hållbara och långsikfga resultat Men inte minst: För sin egen skull!

4 Vanliga brister i projekt! Ansökningar skrivs bara för a0 ordna finansiering Projektet planeras och drivs enbart av den/ de som kom på projekfdén Dåligt förarbete, svag analys kring nuläge och problem Fokus mest på projektets akfviteter, inte på mål/resultat 4

5 Fler exempel Svårt a0 påvisa effekter och resultat av gjorda insatser Ingen plan för överföring/långsikfghet Projektet sprefgt och komplext lovar för mycket Ofullständiga system för uppföljning och utvärdering

6 Framgångsrika projekt! Har klart u0alat, förankrat och intresserat ägarskap Parter visa större engagemang - från planering Fll avslut Har ansvar och roller klart definierade Har tydlig koppling mellan problem och lösning Har realisfska mål, sy_en, resurser och plan 6

7 Mera Har fokus på resultatet, inte på projektet i sig Skapar kapacitet a0 hantera risker och förändringar Ser Fll a0 målgrupp och intressenter är med i beskrivning av problem och situafon OCH i planeringen av lösningar Har mål som kan följas upp och utvärderas

8 . Varför projekt och hur lägger vi upp projektarbetet?

9 Tänk eger före! Projekt- logik Projekt- modell A B C D Projekt- kultur Projekt- strategi

10 Projektlogik Klarar ut ingångsvärden, synsä., gränssni. Beskriver projek4lödet faser, insatser, dokumentafon och beslutspunkter Säkra kopplingarna i projektet; från problem, Fll mål, Fll akfviteter, Fll resultat Tydliggör roller i projektorganisafonen, befogenheter och ansvarsförhållanden Erbjuder mallar och checklistor för projektdokumentafon Beskriver förhållandet mellan projekt och linje

11 Projektmodell Varifrån kommer projek=déerna? Inom vilket område ska projekten bedrivas? Vilka är intressenterna/slutanvändarna? Vem beslutar om finansiering? Vilka krav ställs på projekten? Hur hanteras uppföljning, lärande, utvärdering? Hur säkras långsik=g utveckling och kvalitet? Vilka blir konsekvenserna av projekten?

12 Projektkultur Diskussioner om vision och värderingar, vad och varför? Gör samtliga nivåer involverade i förändring/ utveckling Hi0a och vårda eldsjälarna nyckelpersoner för framgång Uppmuntra och visa posi=va resultat så fort som möjligt Kom ihåg a0 utveckla kompetensen uffrån de fakfska behov och det lärande som sker

13 Projektstrategi A0 projektet har en koppling =ll den reguljära verksamheten, dvs Fll planer, visioner, verksamhetskrav och verksamhetsmål A0 projektarbetsformen är erkänd och förankrad som e0 verktyg för förändring, och inte ses som e0 medel för bevarande A0 projekt drivs för a0 utveckla arbetsformer, samverkansprocesser och strukturer A0 allfd utvärdera genomförda projekt

14 Projektplanering i prakkken?

15 . Projektplaneringsmetoder Exempel: LFA (Logical Framework approach) PCM (Project cycle management) AGIL- projekthantering PRINCE (Project in controlled environments) Verktyg: Projectplace, Project Management Lab

16 . Vad är LFA? E0 etablerat verktyg (60- talet) som har rekommenderats av bl. a. EU i flera programperioder E0 demokrafsk metod! De som berörs involveras i processen Bygger på målgruppsfokus och verkliga behov Används inom olika typer av projektplanering Finns som cerffiering

17 Därför LFA! Skapa en logisk koppling mellan akfviteter, mål och resultat Flera olika intressenter OCH målgruppen involveras i planeringsprocessen. Svarar mot och planeras uffrån verkliga behov! Intressenterna bearbetar Fllsammans frågor kring den nuvarande situafonen och huvuddragen i en projektplan (ansökan) 17

18 Mera Dialog och förankring är i centrum. Resultatet är vikfgare än akfviteterna! E0 processinriktat och flexibelt arbetssä0, som kan justeras och anpassas e_er varje situafon Bidrar Fll bä0re uppföljning och utvärdering

19 GilFghet Hållbarhet Projekt- förutsänningar Relevans Genomför- barhet

20 LFA en arbete i nio steg 1. Omvärldsanalys 2. Intressentanalys 3. Problemanalys 4. Målanalys 5. AkFvitetsplanering 6. Resursplanering 7. Indikatorer 8. Riskanalys 9. Antaganden/förutsä0ningar RELEVANS GENOMFÖRBARHET HÅLLBARHET

21 Hur genomföra? Använd en övningsledare, någon som leder arbetet framåt och som sammanställer Förslagsvis används Post- It eller liknande Mångfald är bra! Tänk in olika aktörer och glöm inte målgruppen. Är en grupp- övning: Ge alla utrymme och säkra allas åsikter. Helst 5-10 deltagare. Tänk LFA i prakfken! Genomför de delar ni hinner med.

22 1. Omvärldsanalys Klara ut vad ni menar egentligen, vad handlar frågan om? I vilken omgivning existerar den? Man påverkas hela Fden av olika processer Ta fram bakgrundsinformafon: Börja med a0 undersöka vad som görs/gjorts inom ert projektområde eller sektor. Ta vara på befintliga lärdomar! Inspel Fll horisontella kriterier, ex Jämställdhet, mångfald, miljö etc Snälla, uppfinn inte hjulet en gång Fll

23 2. Intressentanalys Intressenter de som har e0 intresse av a0 projektet genomförs. De som berörs av projektet ska involveras i usormning Särskilt fokus på målgruppen som intressent samt andra relevanta aktörer såsom projektägare, myndigheter, experter, arbetsgivare etc. Tänk bre0, mångfald, olika kompetenser.

24 Intressenter och de som ska dra ny0a av den Projektet De som levererar Fll förändringen

25 Intressentmatris Plan Verklighet Intressent- hierarki Varför är de med? Hur är de med? När är de med? Följ upp det reella usallet! Primära (målgrupp) Sekundära (möjliggörare) TerKära (potenfellt vikfga för a0 genomföra)

26 3. Problemanalys Fastställ huvudproblemet som projektet vill (bidra Fll a0) lösa. Vilka är orsakerna Fll och effekterna av nämnda huvudproblem? Varför behövs e0 projekt? Bygg (processa fram) e0 rimligt problemträd! OBS! Glöm ej de horisontella kriterierna Och avgränsa om det behövs!

27 Problem- /situafonsträdet Verkan Huvud- problem Orsak

28 4. Målanalys Vilket är projektets huvudmål; försök a0 avgränsa! Ange delmål som tar hand om, som motsvarar problemorsakerna samt de övergripande målen. Tre nivåer av mål presenteras i form av e0 realisfskt målträd (spegelbild av problemdito) Hur planerar ni in eventuella horisontella kriterier? Notera: Skilj på mål och akfviteter!

29 Målnivåer Övergripande mål/utvecklingsmål: O_ast långsikfga, resultat på 5-10 år. Det posifva resultatet som uppstår från en lösning av det idenffierade huvudproblemet. Notera a0 flera delar utanför projektet spelar in. Projektmål: Det (ETT) mål som projektet ska nå. Lösningen på huvudproblemet. Svaret på varför projektet genomförs. Tidsaspekten från 0-3 år. Delmål: Uppnås på kort sikt. Ska bidra Fll a0 lösa huvudproblem. Delmålen nås genom resultatet från akfviteterna. 3-7 delmål är bra..

30 Målträd Övergripande mål Projektmål Delmål, resultat, akfvi- teter

31 SMART Målformulering Specifikt Mätbart Accepterat RealisFskt Tidsa0

32 Smart- a mål E0 MÅL beskriver en ü Önskad ü FramFda ü Uppnådd.SITUATION

33 Problemträdet Effekter Målträdet Övergripande mål Huvudproblem Projektmål Orsaker Resultat

34 5. AkKvitetsplanering AkFviteterna är inte målet! AkFviteter talar om HUR projektet ska nå sina mål. Ange relevanta och trovärdiga akfviteter som bidrar Fll e0 klart orsakssamband mellan mål och insatser (projekt- /programlogik) Horisontella kriterier? Använd e0 verktyg som hjälp

35 6. Resursplanering Vilka resurser behövs för a0 genomföra det skissade projektet? Tänk på projektbalansen Beakta exempelvis resurser för; personal, externa tjänster, lokaler, utrustning, resor, kompetens. VikFgt a0 tydliggöra ansvar! och annat kanske? Tänk Fll, se bakåt! Notera också a0 många gånger utbetalas medel i e_erhand

36 Tänk allkd på projektbalansen! Tid Resurser Kvalitet 36

37 7. Indikatorer Indikatorer = må0 på måluppfyllelse. Kopplas mot varje mål. Kan vara såväl kvanftafva t.ex. antal deltagare som få0 arbete, en modell, en bro som kvalitafva deltagarnas kompetens- höjning, upplevelsen av personlig utveckling, awtydförändring osv. Koppla an uppföljning och utvärdering

38 8. Riskanalys Interna risker och externa (kan delvis sammanfalla med punkt 9.) Förutsä0ningar för måluppfyllelse. Vad kan man påverka respekfve inte påverka? VikFgt med åtgärdslista för a0 hantera risker (e0 sä0 a0 skapa handlingskra_). Gör riskanalysen i Fd (och Fllsammans) för a0 undvika problem senare i processen Många gånger inte utvecklat! Bra även om det inte krävs

39 MiniRisk- analys Risk Sannolikhet (1 5) Konsekvens (1 5) Riskvärde (1 25)

40 9. Antaganden Y0re faktorer och förutsä0ningar som inte går (eller är mycket svåra) a0 påverka Ex: EU- stöd eller annat (finansiering) är en förutsä0ning. En viss arbetsmarknadsmarknadsåtgärd som förutsä0ning för måluppfyllelse av projektet. Lagar och regler omöjliggör Förankring som säkerställer implementering. Vad har intressenterna sagt? Hur förhåller ni er Fll dessa förutsä0ningar?

41 Mål Indikatorer Kontrollkällor Antaganden Långsik=gt mål: Ex. Projektplanerings- (LFA- ) matris Projektmål: Delmål och förväntade resultat: Ak=viteter:

42 Några avslutande Kps ü Vad vill ni/er organisafon med projekten? Tänk e_er före! ü A0 ansöka tar Fd ü Förankring är A och O ü Målgruppen i fokus! Vad vet vi om våra deltagare? ü Börja i rä0 ända! AkFviteterna är INTE målet ü Våga avgränsa. Många mål inte nödvändigtvis bä0re ü Involvera nödvändig kompetens ü Säkra lärande. Ta fasta på vad ni lärt er och bygg vidare ü Till sist: Projektplaneringen är Fll för er själva!

43 Tack för mig!