Guide för ansökan om medel till regionala utvecklingsprojekt

Transkript

1 Guide för ansökan om medel till regionala utvecklingsprojekt Denna guide ger vägledning till de aktörer som ansöker om medel från Region Kronoberg för regionala utvecklingsprojekt. Guiden innehåller information om formella krav och grunder för prioritering, samt en handledning i hur blanketten Ansökan regionala projektmedel ska fyllas i. Guiden ger också råd gällande projektplanering och integrering av horisontella perspektiv i projekt. Utgångspunkter Koppling till det regionala utvecklingsarbetet och en hållbar tillväxt Projektmedel är ett viktigt verktyg för regional utveckling, och dessa ska därför användas till projekt som ligger i linje med den regionala utvecklingsstrategin (RUS) samt dess understrategier. Syftet med RUS är en hållbar regional utveckling, det vill säga att Kronobergs län ska arbeta för utveckling som tillgodoser dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillgodose sina behov. Alla projektansökningar ska beskriva hur projektet förhåller sig till hållbar tillväxt ekonomiskt, miljömässigt och socialt. Detta innebär att projekten ska innehålla en beskrivning av specifika utmaningar kopplade till jämställdhet, mångfald, tillgänglighet, miljö samt barn och unga, och hur dessa utmaningar kan bemötas. Till exempel kan det handla om att välja miljösmarta lösningar och/eller att inkludera personer med olika kön, ålder och bakgrund i projektet; för att på så sätt gynna flera grupper i samhället och ta vara på hela befolkningens kompetens. Formella krav Med projekt avses insatser utanför den ordinarie verksamheten, som är avgränsade i fråga om tid, ekonomi och arbetsinsats. Följande krav måste uppfyllas för att ett projekt ska kunna bli aktuellt för finansiering: Projektets ansökan lämnas in på Region Kronobergs ansökningshandlingar. Projektet bidrar till att uppnå målen i RUS. Projektet ersätter inte ordinarie verksamhet det ska addera ett mervärde. Projektet beaktar och arbetar med frågor kopplade till en hållbar tillväxt genom att tillämpa följande perspektiv: jämställdhet, mångfald, tillgänglighet, miljö samt barn och unga. Projektet har mätbara mål. Projektet har en tydlig aktivitetsplan. Projektet gynnar inte enbart enskild aktör och snedvrider inte konkurrensen i näringslivet. Projektet innehåller inte enbart enskilda insatser såsom produktion av böcker och film; resor, mässor; anordnande av kurser/konferenser; eller investeringar. Region Kronobergs andel av finansiering är rimlig i förhållande till projektägaren och andra relevanta aktörers andelar. Maximalt 50 % av projektets kostnader kan finansieras med det statliga anslaget 1:1.

2 Grunder för prioritering Om ett projekt uppfyller samtliga formella krav, gäller följande grunder för Region Kronobergs prioritering av de projekt som inkommit: En aktiv dialog har förts med Region Kronoberg innan ansökan lämnats in. Projektet överensstämmer med årets prioriteringar. Projektet har ett regionalt mervärde, genom att aktiviteter sker i fler än en kommun eller är av pilotkaraktär som kan göra projektet intressant också för andra. Projektet har EU-, nationell eller annan medfinansiering. Projektet är nytänkande. Projektet är strukturpåverkande. Projektet innehåller samverkan mellan flera olika aktörer. Projektet har en plan (samt i tillämpliga fall en budget) för uppföljning/utvärdering inom projektperioden. Projektet har potential för fortsättning utan projektmedel samt en plan för detta. Villkor Region Kronoberg ställer följande beslutsvillkor på de projekt som beviljas medfinansiering: Medel betalas ut i efterhand, mot upparbetade kostnader. Projektet ska delredovisas löpande, minst en gång per halvår. Slutrapport med slutrekvisition ska inkomma senast tre månader efter projektets avslut (om inget annat anges i beslutet). Rapportering och rekvisitioner sker enligt särskilda mallar. Region Kronobergs medverkan i finansieringen av projektet ska framgå i samband med information om projektet. Region Kronobergs logotyp ska vara synlig på eventuella trycksaker, marknadsföring och webbplats. Innan logotyper används ska avstämning ske med Region Kronobergs kommunikationsavdelning: kommunikationsavdelningen@kronoberg.se Om förutsättningarna för genomförandet av projektet ändras av någon anledning, såsom budgetförändringar eller förändringar i tidsplanen, ska Region Kronoberg snarast informeras om detta. Större ändringar eller budgetförändringar kräver Region Kronobergs godkännande. För projekt som beviljats mer än kr från Region Kronoberg och/eller projektets budget uppgår till totalt minst 3 mkr, måste projektet anlita en extern utvärderare inom ramen för projektets budget. Utvärderingen ska överlämnas till Region Kronoberg i samband med slutrapportering. Region Kronoberg har som princip att inte delta med representant i styrgrupper; såvida inte Region Kronoberg själva äger projektet alternativt är aktivt i projektets aktiviteter Handledning för ifyllande av ansökningsblankett En komplett ansökan till Region Kronoberg ska bestå av ifylld ansökningsblankett, matrisbilaga och budgetbilaga. Bilagor såsom medfinansieringsintyg samt protokollsutdrag som styrker firmatecknare ska bifogas också ansökan. Ansökan med samtliga bilagor ska sändas dels via e-post till ruprojekt@kronoberg.se, dels per post med underskriven ansökan i original (adressuppgifter återfinns i ansökningsblankett).

3 Ifyllande av allmänna uppgifter del 1 till 4 Nedan beskrivs de olika rubrikerna i ansökningsblankettens del 1 till Allmänna uppgifter Fyll i projektets namn, samt den period som projektet ska bedrivas. Det sökta beloppet från Region Kronoberg samt projektets totala budget ska också anges här. Välj vilken prioritering inom den regionala utvecklingsstrategin (RUS) projektet verkar inom. Om projektet bidrar till uppfyllande av understrategier till RUS ska även dessa kryssas i här. Aktuella länkar till RUS- och strategidokument hittas på 2. Uppgifter om sökande Fyll i uppgifter om projektägaren. Glöm inte att fylla i CFAR-nummer som anger arbetsställe ( Tänk på att momskostnader endast är stödberättigade om sökande ej är momsredovisningsskyldig. Det är därför viktigt att ni väljer rätt gällande detta. Kontrollera er status med Skatteverket vid osäkerhet. Ibland gäller momsredovisningsskyldigheten inte enskilda projekt, även om verksamheten i stort redovisar moms. 3. Kontaktperson/Projektledare samt Ekonomiansvarig Fyll i kontaktuppgifter till kontaktperson/projektledare och ekonomiansvarig. Glöm inte att meddela Region Kronoberg om kontaktuppgifterna förändras eller nya personer tillsätts. 4. Underskrift För att projektansökan ska vara giltig, krävs underskrift av projektägarens firmatecknare. Bifoga protokollsutdrag eller liknande som styrker firmatecknaren. Ifyllande av projektbeskrivningen del 5 Nedan beskrivs de olika avsnitten i ansökningsblankettens del 5, som handlar om projektets mål, genomförande och uppföljning. A. Sammanfattning Sammanfattningen ska kunna användas för att snabbt få en överblick över projektets mål, målgrupp och genomförande (max 2000 tecken). Vårt råd är att skriva sammanfattningen sist. B. Projektets bakgrund Här beskrivs hur projektidén uppkom samt hur processen med att utveckla projektansökan sett ut. Hur gick planeringsprocessen till och vilka deltog? Hur har projektet förankrats hos relevanta målgrupper och samarbetspartners har dessa deltagit i utformandet av projektet? C. Kopplingar till andra projekt/insatser Beskriv kopplingar till och eventuell dialog med andra projekt och insatser som sker inom samma område som projektet ämnar verka. Dessa kan till exempel vara tidigare projekt/insatser eller andra pågående projekt/insatser inom samma område. D. Geografiskt område där projektet kommer att bedrivas Specificera om projektet kommer att genomföras lokalt (i en kommun), regionalt (i flera kommuner i Kronobergs län), nationellt eller internationellt. Uppge även vilka kommuner respektive regioner som är involverade i projektet och var verksamheten kommer att bedrivas. E. Omvärldsanalys

4 Beskriv generellt de samhälleliga utmaningar som finns inom området, det vill säga det sammanhang projektet verkar inom. Omvärldsanalysen är ett första steg som sätter projektet i ett större sammanhang, och lägger grunden till problembeskrivningen under F. Problembeskrivning, där de specifika utmaningar projektet ska arbeta för att lösa beskrivs. Inkludera relevanta utmaningar kopplade till jämställdhet, mångfald, tillgänglighet, miljö samt barn och unga. Ex. vilka branscher finns i regionen och hur fördelar de sig avseende kön, ålder och utländsk bakgrund. Hur har tidigare projekt inom liknande område påverkat miljön positivt eller negativt exempelvis vad gäller att minska utsläpp eller påverka naturresurser. Här finns också utrymme att relatera till understrategier till RUS som projektet kopplar an till och de utmaningar som tas upp i dessa. F. Problembeskrivning Ett projekt kan inte bemöta alla samhälleliga utmaningar som finns inom ett område, utan bör fokusera på en eller ett par utmaningar och problem som är realistiska för projektet att förändra (givet till exempel tid och resurser). Utifrån den bredare omvärldsbilden under E. Omvärldsanalys beskrivs här mer specifikt det eller de problem som ska lösas med hjälp av projektet. Inkludera de utmaningar kopplade till jämställdhet, mångfald, tillgänglighet, miljö samt barn och unga som projektet kommer att arbeta med. Ex. projektet ska bidra till att få fler utlandsfödda kvinnor att arbeta inom branschen eller att projektet ska bidra till återanvända material på ett effektivare sätt. G. Projektets mål och indikatorer (matrisbilaga) Projektets mål (tillsammans med indikatorer för att mäta måluppfyllelse samt aktiviteter och riskanalys) ska anges i en målmatris (särskild bilaga till ansökan). När det/de problem som projektet ska bidra till att lösa är identifierade (F. Problembeskrivning) kan projektets mål formuleras. Målen är de tillstånd/förändringar som förväntas ha uppnåtts vid projektets slut och på längre sikt. Tänk på att målen ska spegla de problem och utmaningar som projektet identifierat. Om särskilda utmaningar identifierats kopplade till jämställdhet, mångfald, tillgänglighet, miljö samt barn och unga bör mål relaterade till dessa utmaningar finnas med. Tänk även på att projektet bör ha mätbara mål, som går att följa upp. Ett råd är att utgå från att målen ska vara SMARTa Specifika, Mätbara, Accepterade, Rimliga och Tidsatta. Ibland är det inte möjligt, eller lämpligt, att använda SMARTa mål. Exempelvis kan processinriktade mål vara svåra att formulera i enlighet med SMART-principerna. Om projektet innehåller aktiviteter som syftar till att vara systemförändrande exempelvis genom att stärka samverkan, förändra rutiner, eller liknande ska ni formulera ett kvalitativt huvudmål som anknyter till dessa. Dock ska de tillhörande delmålen vara mätbara. Mer information om detta finns i målmatrisen. Matrisen innehåller två målnivåer: Huvudmål: Huvudmålet/-en är grunden till att projektet genomförs och ska beskriva vilka effekter projektinsatserna ska bidra med på lång sikt exempelvis ökat antal anställda eller fler företag. Detta mål ska anknyta till målen i den regionala utvecklingsstrategin. Delmål: Beskriver vilka delmål som behöver uppnås för att kunna nå projektmålet. Dessa mål är insatser i projektet som kan förstås som effekter på kort- och medellång sikt, och kan därmed förväntas vara uppnådda redan vid projektets slut. Delmålen syftar med andra ord ofta till att mäta attityder, kunskaper och beteenden som behöver ändras för att på sikt nå det långsiktiga effektmålet, d.v.s. det övergripande projektmålet. Under varje delmål ska de aktiviteter som bidrar till måluppfyllelse av delmålet anges.

5 För att kunna svara på om ett projekt uppnått eller är på väg att uppnå sina mål behöver indikatorer kopplas till både projektmål och delmål. Indikatorerna hjälper till att mäta projektets utveckling, både under projektets gång och vid projektets avslut. En indikator kan vara kvantitativ eller kvalitativ: Kvantitativ indikator mäter siffror och statistik. Verifieras ofta genom en befintlig statistikkälla. Kvalitativ indikator mäter till exempel deltagarnas upplevelser av något (att ha ökat sina kunskaper, förändring i kvalitet, etc.). Verifieras till exempel genom intervjuer eller enkätundersökningar. H. Genomförande (matrisbilaga) När projektets problembeskrivning och mål definierats kan de aktiviteter som behöver genomföras för att nå målen planeras. Aktivitetsplaneringen ska alltid göras efter att målen skapats, och ska angripa orsakerna till problemen som projektet vill bemöta. Kom ihåg att aktiviteter inte är projektets mål, de utgör medel för att uppnå målen. Projektägaren ska upprätta en aktivitetsplan tillsammans med projektets intressenter. Aktivitetsplanen ska i ansökan presenteras i en matris, innehållande: Typ av aktivitet (t.ex. seminarium, workshop, konferens, framtagande av kunskapsunderlag, föreläsning, kampanj, studie, studiebesök, etc.) Fundera över om aktiviteterna tar hänsyn till olika förutsättningar som jämställdhet, mångfald, tillgänglighet, miljö samt barn och unga. Aktivitetens syfte (kort beskrivning av varför aktiviteten behövs för att uppfylla projektets mål) Frekvens och omfattning i tid Målgrupp Antal kvinnor Antal män Totalt antal I. Riskanalys (matrisbilaga) En riskanalys görs av projektägaren för att identifiera, analysera och bedöma olika faktorer som påverkar projektets möjligheter att uppnå sina mål. Risker brukar delas in i två kategorier, externa och interna. Externa risker befinner sig utanför ramen för projektets kontroll. Till exempel omvärldsfaktorer såsom politisk eller ekonomisk utveckling, förändringar i nationella riktlinjer, etc. Interna risker som projektet kan påverka, till exempel byte av personal, försening i leveranser, interna konflikter, ointresse från målgruppen, etc. I ansökan ska en riskanalys i form av en matris fyllas i som sammanfattar projektets risker, konsekvenser, sannolikhet att risken inträffar och hantering. Matrisen består av följande kolumner: Risker: Lista de interna och externa risker som kan komma att påverka projektets genomförande. Konsekvenser: Bedöm vilka konsekvenser det får för projektet om risken inträffar. Hög/medium/låg: Bedöm sannolikhetsgraden för att risken ska inträffa. Hantering: Gör en handlingsplan för de risker ni identifierat, börja med de risker som bedöms som mest allvarliga och har högst sannolikhet att inträffa.

6 J. Målgrupp Beskriv vilka målgrupper som projektet vänder sig till. Vilka och hur många är de? Finns det andra grupper i samhället som får nytta av projektet utöver den primära målgruppen? I många projekt finns det en primär och en sekundär målgrupp. Den primära målgruppen är den som slutligen ska stå för förändringen som finns formulerad i projektmålet. För att kunna åstadkomma denna förändring behöver man dock ofta arbeta mot en sekundär målgrupp, exempelvis aktörer som arbetar med primärmålgruppen. Exempelvis: För att minska studieavhoppen från gymnasieskolan behöver man nå ut till elever i riskzonen (primär målgrupp). För att utveckla hållbara insatser kan man dock behöva rikta insatser mot lärarna som arbetar med eleverna (sekundär målgrupp). I beskrivningen av målgrupp ska ni även beskriva hur målgruppen ser ut ur perspektiven jämställdhet, mångfald, samt barn och unga. Exempel på frågor ni kan ställa er är hur könsfördelningen ser ut i projektets målgrupp. Om könsfördelningen är skev, hur kan vi arbeta för att såväl kvinnor som män gynnas av projektet? Kan ni bredda målgruppen och nå ut till fler branscher och till personer med andra kön, ålder eller bakgrund än nu? Målgruppen kan också brytas ner i ålder, bakgrund och andra variabler som är relevanta för projektet. K. Projektorganisation och eventuella samarbetspartners För att projektet skall kunna genomföras krävs en fungerande och relevant projektorganisation och samverkan med samarbetspartners som har intresse av projektet på olika sätt. Projektorganisationen består ofta av en uppdragsgivare, en styrgrupp, en projektledare, en projektgrupp/arbetsgrupp, en referensgrupp. I denna del i ansökan skall ni beskriva organisationen, hur den är sammansatt, varför samt ansvar kopplat till rollen i projekt. Samverkan och samarbete är en viktig del i ett projekt för att kunna avsätta och implementera resultat och säkerställa långsiktighet. Samarbete bör därmed ske med funktioner och organisationer som har intresse av och/eller påverkas av projektet. Många gånger är intressenterna fler än vad man från början trott och därför är det viktigt att dessa blir identifierade (intressentanalys) och informerade om samt eventuellt involverade i samarbetet. Beskriv vilka samarbetspartners projektet har samt hur dessa är involverade i projektet. Både i projektorganisation och samarbetspartners skall ni överväga representation mellan kvinnor/män eller olika branscher och motivera fördelning. Ni skall också beskriva den kompetens som finns att tillgå avseende jämställdhet och mångfald och de metoder för jämställdhetsintegrering som kommer att användas i projektet. L. Uppföljning och lärande Om projektsumman överstiger kr kräver Region Kronoberg att ni ska anlita en extern utvärderare av projektet. Om detta är aktuellt i ert fall ska ni i detta avsnitt beskriva hur ni, i dialog med utvärderaren, har planerat att utvärdera projektet. Ett grundkrav är, oavsett utförare, att de angivna målen alltid ska följas upp. Om projektsumman understiger kr är det Region Kronoberg som utför den externa utvärderingen/uppföljningen av projektet. M. Resultatspridning För att projektet ska få en effekt också utanför de som direkt berörs av projektet är det av högsta vikt att resultat och erfarenheter sprids under projektets gång samt efter att projektet avslutats; internt i den egna organisationen men även till andra kommuner, aktörer m.fl. Hur kommer ni att arbeta i projektet med

7 denna fråga? Vilka riktar ni kommunikationen till och på vilket sätt kommer den att ske? Kommer ni anordna lärseminarium eller liknande? N. Efter projektets slut Region Kronoberg ger projektmedel till insatser som är avgränsade i tid. Detta innebär att finansieringen är tillfällig. Beskriv de tankar som finns kring verksamhet efter projekttiden. Hur kommer projektets resultat att tas tillvara efter projekttiden? Finns plan för vidare verksamhet efter projektets slut? Vilka förutsättningar finns för fortsättning med annan finansiering, och hur kommer denna finansiering i sådana fall att se ut? Ifyllande av till budgetblanketten Budgeten ska göras per år. Glöm inte att fylla i projektperiod. Observera att kostnader och finansiering måste gå jämnt upp Region Kronoberg medfinansierar endast projekt som är fullfinansierade. Projekten får inte gå med vinst. Personal Här fyller ni i kostnader för anställd personal. Endast faktiska lönekostnader är stödberättigade. Projektbidrag ska enligt förordning i första hand gå till tidsbegränsad anställning av personal. Om projektledare eller liknande är tillsvidareanställd, ska personen tydligt kunna uppvisa att arbete sker i projektet snarare än inom ramen för den vanliga anställningen, genom friställningsintyg eller liknande samt tidrapportering. Köp av tjänst Här fyller ni i konsultkostnader och liknande. Lokalkostnader Här fyller ni eventuella lokalhyror. Investeringar Region Kronoberg medfinansierar normalt sett inga större investeringar. I de flesta projekt utgår därför denna kategori, alternativt summan är mycket liten. Exempel på investeringar kan vara inköp av dator, telefon etc. Övriga kostnader Övriga kostnader utgörs av andra kostnadsslag som inte ryms i kategorierna ovan, med tydlig koppling till projektets aktiviteter. Exempel kan vara resekostnader, arrangemang, marknadsföring etc. Dessa kostnader ska särskilt specificeras i tabell längre ner på sidan. Budgettabellen uppdaterar sig då själv. Observera att Region Kronoberg normalt sett inte ersätter merkostnader såsom räntekostnader, valuta-skillnader, förseningsavgifter, böter och liknande. OH-kostnader Kostnader som tas upp som OH-kostnader ska inte budgeteras eller redovisas som direkta kostnader. Ni behöver inte verifiera kostnaderna med fakturor. Däremot kan Region Kronoberg begära att ni redovisar enligt vilken schablon ni räknat fram er OH-kostnad samt vad som ingår. Projektintäkter Om projektet har intäkter, ska dessa dras ifrån de totala kostnaderna. Glöm inte att skriva minustecken framför angiven summa. Obs projektintäkter ska inte förväxlas med medfinansiering Bidrag i annat än pengar

8 Om ni har extern medfinansiering som utgörs av annat än kontanter, t.ex. arbetstid eller lokaler som upplåts för er räkning, ska dessa anges både som en kostnad och som finansiering. Fyll i den särskilda tabellen längre ner på sidan och redogör för dessa bidrag. Budgettabellen uppdaterar då sig själv. Glöm inte att ange både vilken typ av bidrag det är samt vilken organisation som bidrar. Bidrag i annat än pengar är både en kostnad i kostnadsbudgeten och en finansiering i finansieringsplanen. Bidrag i annat än pengar avser kostnader/medfinansiering i projektet som inte betalas av den sökande organisationen utan av utomstående offentliga eller privata aktörer. Detta kan t.ex. avse nedlagd tid, lokaler eller övriga kostnader som andra aktörer bekostar inom sin organisation och därmed inte fakturerar projektet för kostnaderna. Detta innebär att projektägaren inte kan budgetera kostnader från den egna organisationen som medfinansiering i annat än pengar. Vid framtida rekvirering av projektmedel ska bidrag i annat än pengar redovisas genom tidredovisning vid nedlagd tid eller kostnadsunderlag för lokalkostnader eller övriga kostnader. Observera att om något bidrag i annat än pengar (offentligt eller privat) skulle falla bort, fastän det finns med i de uträkningar som står i projektbudget och beslut, kan detta leda till att de beviljade beloppet från Region Kronoberg reduceras. Finansiering Här fyller ni i de olika finansiärer som ni planerar ska bidra till ert projekt. Glöm ej medfinansieringsintyg.