INKÖPSPROCESSER I OFFENTLIGA

Transkript

1 INKÖPSPROCESSER I OFFENTLIGA VERKSAMHETER En flerfallstudie av upphandlingsavdelningarna på Växjö Kommun och Linnéuniversitet Författare: Olle Albrektson Amer Catak Sissela Järsö Robert Kezovski Grupp: 9 Handledare: Hana Hulthén Examinator: Åsa Gustavsson Termin: VT 16 Ämne:Ämnesfördjupande arbete i Logistik

2 Förord Författarna vill först och främst tacka Växjö Kommun och Linnéuniversitetet för den tid de har lagt ner på att förse oss med den information och kunskap som behövts under arbetets gång. Vi vill även tacka vår handledare Hana Hulthén för det stöd och den konstruktiva kritik hon givit som varit väldigt värdefull för genomförandet. Även examinatorn Åsa Gustavsson och våra opponenter ska ha tack för deras värdefulla åsikter och synpunkter som hjälpt oss skapa en relevant och bidragande studie. Växjö vårterminen 2016 Olle Albrektson Amer Catak Sissela Järsö Robert Kezovski

3 Sammanfattning Uppsatsens titel: Inköpsprocesser i offentliga verksamheter - en flerfallsstudie på upphandlingsavdelningarna inom Växjö Kommun och Linnéuniversitetet Ämne: Ämnesfördjupande arbete i logistik, 15 hp (2FE25E) Datum: Författare: Olle Albrektson, Amer Catak, Sissela Järsö och Robert Kezovski Handledare: Hana Hulthén Examinator: Åsa Gustavsson Bakgrund: Det som skiljer inköpsprocesser mellan privata och offentliga verksamheter åt är att offentliga verksamheter använder så kallade offentliga upphandlingar. Syftet med offentlig upphandling är bland annat att främja kostnadseffektivt användande av skattemedel och underlätta för företag att göra bra affärer med offentlig sektor. Offentliga verksamheter är även tvungna att följa Lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU), som strikt styr hur upphandlingarna ska gå till. De offentliga inköpen står för cirka 20 % av Sveriges BNP vilket motsvarar cirka 741 miljarder kronor, förespråkar en stor del av de nationella inköpsaktiviteterna och är väldigt viktigt för vår nations ekonomi. Enligt konkurrensverket råder idag övergripande brister i den offentliga sektorns inköpsprocesser som behöver lösas omgående för att skapa en mer effektiv inköpsprocess. Syfte: Syftet med denna uppsats är att finna de problemområden som existerar i inköpsprocesser för offentliga verksamheter och genom analys av dessa problem sedan presentera förbättringsförslag i ämnet. Metod: Uppsatsen är en kvalitativ flerfallsstudie på Växjö Kommun och Linnéuniversitetet med ett deduktivt angreppssätt. Datainsamlingen är utförd med semistrukturerade intervjuer med fallföretagens upphandlare som är utvalda med bekvämlighets- och snöbollsurval. Slutsats: De två fallföretagens inköpsprocesser är mycket lika varandra och det finns många problem inom de båda. Några av problemen som identifierats kan kopplas direkt till verksamheterna och deras sätt att behandla problem som uppstått, medan vissa problem

4 härstammar från ett större, mer strukturellt problem som härstammar från LOU. Det är tydligt att Lag (2007:1091) om offentlig upphandling inte är utformad för att hjälpa offentliga verksamheter att vara så effektiva som möjligt, utan snarare syftar till att upprätthålla konkurrensen och förhindra korruption, vilket hämmar verksamheterna. För att lösa problemen finns det vissa möjligheter för verksamheterna att själva effektivisera sina inköpsprocesser, medan problemområdena som rör LOU kräver mer lagändringar. Nyckelord: Inköpsprocesser, offentliga verksamheter, offentlig upphandling, logistik, Lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU).

5 Innehållsförteckning 1 Inledning Bakgrund Problemdiskussion Problemformulering Syfte Disposition Metod Vetenskapliga synsätt Val av vetenskapligt synsätt Vetenskapligt angreppssätt Val av vetenskapligt angreppssätt Forskningsmetoder Val av forskningsmetod Undersökningsdesign Val av undersökningsdesign Insamling av data Primärdata och Sekundärdata Olika typer av dokument Kvalitativa Intervjuer Ostrukturerade och semistrukturerade intervjuer Val av datainsamlingsmetod Urval Uppsatsens urvalsmetod Kvalitetsmått Diskussion av kvalitetsmått Forskningsetiska övervägande Diskussion av forskningsetiska övervägande Studiens metodval Analysmodell Hur ser offentliga verksamheters inköpsprocesser ut? Teori Inköpsprocesser Definiera specifikation Val och bedömning av leverantör Avtal Beställning Leveransbevakning Uppföljning och utvärdering av inköpsprocessen... 22

6 3.2 Empiri Växjö Kommun Växjö Kommuns inköpsprocess Ramavtal Referensgrupper Specifikationer Uteslutningskriterier Lämplighetskriterier Avrop Kontakt med leverantörer Linnéuniverstietet Linnéuniversitetets inköpsprocess Referensgrupp Uteslutningskriterier Lämplighetskriterier Avrop Kontakt med leverantör Analys Växjö Kommuns inköpsprocess Definiera specifikation Välja leverantör Avtal Beställning Leveransbevakning Utvärdering Linnéuniversitetets inköpsprocess Definera specifikation Välja leverantör Avtal Beställning Leveransbevakning Utvärdering Sammanfattande processkarta Vilka problem identifieras i dessa verksamheters inköpsprocesser? Teori Offentliga verksamheter Offentlig upphandling Lag (2007:1091) om offentlig upphandling Ramavtal Direktupphandling Otillåten direktupphandling Överprövning Problemområden Olika inköpstransaktioner Effektivitet Flaskhalsar Leverantörsrelationer Försörjningsstrategier EMPIRI Problemområden i Växjö Kommuns inköpsprocess... 43

7 Sex månaders väntetid Specifikation Överprövningar Ramavtal Får inte diskriminera Problemområden i Linnéuniversitetets inköpsprocess Anbudsförfrågningar Affärsmässigt bra affärer Överprövningar Statistik från konkurrensverket Korta avtalstider Överprövningar Domslut Analys Problemidentifiering i Växjö Kommuns inköpsprocess Blufföretag Brist på längre leverantörsrelationer Komplexa anbudsförfrågningar och anbud Väntetid innan påbörjande av upphandling Endast nya köp Överprövningar Problemidentifiering Linnéuniversitetet Brist på längre leverantörsrelationer Komplexa anbudsförfrågningar och anbud Endast nya köp Överprövningar Sammanfattning av problem Baserat på dessa problem, vilka förbättringar kan implementeras i verksamheternas inköpsprocesser? Teori Förbättringsområden Värdeverkstad Lean Kaizen Prognoser ABC-klassificering Standardavtal Skäl för längre leverantörsrelationer Analys Förbättringsförslag till Växjö Kommun och Linnéuniversitet Väntetid innan påbörjande av upphandling Komplexa anbudsförfrågningar och anbud Blufföretag Brist på längre leverantörsrelationer Endast nya köp Överprövningar Sammanfattning förbättringsförslag Slutsats... 70

8 6.1 Resultat Användbarhet Studiens bidrag Kritik till eget arbete Förslag till vidare forskning Källförteckning Internethemsidor Dokument, Rapporter och tidningsartiklar Vetenskapliga artiklar Böcker Bilagor Intervju med upphandlingssamordnare på Växjö Kommun Intervju med upphandlare på Växjö Kommun Intervju med upphandlare på Linnéuniversitetet

9 1 INLEDNING Det inledande kapitlet börjar med en bakgrundsbeskrivning av inköpsfunktionens syfte, skillnaden mellan privata och offentliga verksamheters inköpsprocesser och statistik kring offentliga inköp. Bakgrunden leder vidare till studiens problemdiskussion som sedan mynnar ut i problemformuleringen och syftet med studien. Slutligen presenteras studiens disposition. 1.1 BAKGRUND Inköp och inköpsfunktionens syfte har på senare tid fått en allt mer viktig och betydande roll i en organisation på grund av den direkta påverkan den har på dess lönsamhet. Tidigare sågs inköpsfunktionen endast som en nödvändig administrativ enhet vars uppgift var att förse råvarulagret med produkter för att säkerställa möjligheten att tillgodose produktionens materialbehov. Under tidens gång har inköpsfunktionen fått en mer affärsmässig roll på grund av prisförhandlingars direkta förankring till den kortsiktiga vinsten och vikten av att välja de billigaste leverantörerna. Nuförtiden fokuserar även inköpsfunktionen på att minska kostnaderna genom hela inköpsprocessen, vilket ger dem en strategisk orientering som därmed även bidrar till långsiktiga fördelar för organisationen (Pop, 2012). Den stora skillnaden mellan privata och offentliga verksamheters inköpsprocesser är de upphandlingsregler som endast gäller den offentliga verksamheten (Konkurrensverket, 2015). Dessa upphandlingsregler kan härledas till år 1952 då Sverige skärpte kraven på offentliga upphandlingar när en upphandlingskungörelse etablerades, där beslutet blev att inget företräde skulle ges till de inhemska leverantörerna och deras produkter, istället skulle alla ha samma möjlighet till affärer, för ökad konkurrens. Upphandlingskungörelsen ersattes den 1 juli 1986 av upphandlingsförordningen och sedan dess har ett antal förändringar av regleringen gjorts. Den 1 januari 2008 började Lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) att gälla, vilket är den lagstiftning som gäller för Sverige idag (Medarbetarportalen, 2015). LOU bygger på de EU-direktiv som reglerar tilldelningen av offentliga kontrakt och syftar till att EU ska ha en så fri rörlighet för varor och tjänster som möjligt och de EG-rättsliga principer som följer av dessa, nämligen: icke-diskriminering, likabehandling, öppenhetsprincipen, proportionalitetsprincipen och principen om ömsesidigt erkännande (Gertell, 2011; Flintberg, 2015). Syftet med offentlig upphandling är att främja 1

10 kostnadseffektivt användande av skattemedel, underlätta för företag att göra affärer med den offentliga sektorn, främja fri rörlighet inom EU, undanröja ageranden som begränsar konkurrens samt se till att företaget som säljer de mest efterfrågade varorna till de mest förmånliga villkoren vinner. (Konkurrensverket, u.å) I den forskningsrapport som gjorts av konkurrensverket (2015) om den offentliga marknaden i Sverige beskrivs det att offentliga inköp står för cirka 20 % av Sveriges BNP, andelen har enligt konkurrensverket varit oförändrad sedan Totalt upphandlingar annonserades 2014 vilket motsvarar cirka 741 miljarder kronor, där kommuner och landsting står för 289 respektive 241 miljarder kronor vardera (Konkurrensverket, u.å). Detta är en stor del av de nationella inköpsaktiviteterna och är väldigt viktigt för vår nations ekonomi (Brehmer, Brege, Lindskog, 2013). 1.2 PROBLEMDISKUSSION Offentliga verksamheters fokus är att minska kostnader, istället för att öka kvalitet. Detta härleds till att pris- och kvalitetsdifferentiering inte existerar inom offentlig sektor då detta härstammar från den privata sektorn där målet är större vinst. Dessa marknadskrafter gäller inte i den offentliga verksamheten där priset på till exempel skolpengen är standardiserad och likadan oavsett hur kunden värderar tjänsten, alla får exakt lika stort belopp. Därav finns det inget incitament för offentliga verksamheter att investera i varor och tjänster eller processer som kan löna sig på lång sikt, priset kommer ändå vara detsamma för kunden. Investeringen blir en kostnad utan möjlighet till intäkt vilket leder till att förbättringsarbetet i offentliga verksamheter generellt sett blir bortprioriterade (Bylund, 2014). Samtidigt är ett av syftena med offentliga upphandlingar att främja kostnadseffektivt användande av skattemedel (konkurrensverket, u.å) vilket i dess essens innebär att förbättringsarbeten är nödvändiga. Van Weele (2010) anser att det i den offentliga sektorn finns stora problem som behöver lösas omgående för att åstadkomma en effektivare inköpsprocess. EU- direktiven är för komplexa, de saknar flexibilitet, allt som har med processen att göra måste vara publikt, direktiven stimulerar inte samarbete och innovation genom leveranskedjan samt den alltför komplexa administrationen som krävs för att applicera dessa direktiv, är alla konkreta områden som enligt Van Weele (2010) behöver förbättras. 2

11 Enligt Konkurrensverket (2015) råder idag övergripande brister i den offentliga sektorns inköpsprocesser. Problematiken härstammar från begränsad kunskap om hur inköpsfunktioner skall skötas. Ett av argumenten som presenteras av konkurrensverket är bristen av förståelse om vad offentliga verksamheter spenderar sin budget på. Detta påverkar möjligheten för analyser kring inköp av varor och tjänster, hur verksamheter fördelar sina inköp mellan olika leverantörer samt hur stora volymer verksamheterna inhandlar, vilket resulterar i att ovisshet genomsyrar alla processer. Arrowsmith (2010) förstärker detta då hon menar att offentliga inköpsprocesser är ett relativt oforskat ämne bland ekonomer, advokater och socionomer. Ett relativt oforskat ämne som står för 20% av alla inköpsaktiviteter i Sverige och uppgår till ett värde på 741 miljarder kronor är något som kräver fördjupad forskning. Sett i det perspektivet är det inte längre rimligt att inte identifiera de problem som Van Weele (2010) tydligt menar existerar och utifrån dessa problem framföra förbättringsförslag i offentliga verksamheters inköpsprocesser. Därav kommer studien undersöka en statlig och en kommunal verksamhet som fallföretag för att kunna identifiera övergripande problem och förbättringsförslag i offentliga verksamheters inköpsprocesser. 1.3 PROBLEMFORMULERING Hur ser offentliga verksamheters inköpsprocesser ut? Vilka problem identifieras i dessa verksamheters inköpsprocesser? Baserat på dessa problem, vilka förbättringar kan implementeras i verksamheternas inköpsprocesser? 1.4 SYFTE Syftet med denna uppsats är att finna de problemområden som existerar i inköpsprocesser för offentliga verksamheter och genom analys av dessa problem sedan presentera förbättringsförslag i ämnet. 3

12 1.5 DISPOSITION Figur 1: Studiens disposition. 4

13 2 METOD I detta kapitel presenteras teori kring forskningsmetoder, vetenskapliga synsätt, datainsamling, kvalitetsmått samt olika etiska överväganden. Detta följs upp med motivering av uppsatsens tillvägagångssätt. Slutligen presenteras en sammanställning av den metod som använts tillsammans med en analysmodell som förklarar kopplingen mellan de olika problemformuleringarnas teori, empiri och analys samt hur problemformuleringarna hänger ihop. 2.1 VETENSKAPLIGA SYNSÄTT Bryman och Bell (2013) beskriver att det finns olika övergripande synsätt som beskriver hur en forskare bör analysera insamlad data, de talar bland annat om epistemologi. Epistemologiska frågeställningar berör vad som kan uppfattas som godtagbar och giltig kunskap inom ett visst arbetsområde. Något som spelar stor roll i detta sammanhang är att avgöra huruvida studien ska granska den sociala verksamheten utifrån naturvetenskapens verklighetsbild, metod och principer. Det finns två perspektiv som skiljer sig åt inom epistemologi, dessa är positivism och hermeneutik. Positivism kallas den epistemologiska uppfattning som lägger stor vikt vid att efterlikna och följa naturvetenskapens synsätt. Det är en objektiv uppfattning som endast betraktar trovärdig kunskap som sådant som kan uppfattas genom de olika sinnena. Med andra ord går det inte att lita på tankar eller känslor, det ska vara möjligt att observera teoretiska termer för att de ska anses vara genuint vetenskapliga. Detta medför att forskaren får ett litet eller inget utrymme att själv tolka det resultat som uppnåtts (Bryman & Bell, 2013). Hermeneutik är också en form av epistemologi och ett synsätt som hävdar att kunskap uppstår mellan individer. Här betraktas människans beteende och forskare försöker se saker utifrån de berörda personernas perspektiv, vilket innebär att forskaren ges utrymme för att själv utvärdera och formulera betydelsen av sina resultat (Bryman & Bell, 2013) VAL AV VETENSKAPLIGT SYNSÄTT Studien har ett positivistiskt synsätt då syftet är att genom intervjuer identifiera problem inom offentliga verksamheters inköpsprocesser och därigenom föreslå förbättringsåtgärder för de offentliga verksamheterna. Författarna syftar inte till att analysera och förstå människors beteende, vilket utesluter ett hermeneutistiskt synsätt. Under studiens gång har egna åsikter och värderingar uteslutits. 5

14 2.2 VETENSKAPLIGT ANGREPPSSÄTT Enligt Bryman och Bell (2013) kan forskning angripas på ett deduktivt eller induktivt sätt, där det deduktiva angreppssättet är vanligare. Då forskare väljer att arbeta med ett deduktivt angreppssätt utgår de först från teorin för att sedan samla in empirisk data. Därefter dras slutsatser om teorin skall korrigeras eller inte. Även om kvantitativ forskning är den vanligaste formen vid deduktion, används angreppssättet även vid kvalitativ forskning. Det induktiva angreppssättet är motsatsen till det deduktiva och går ut på att först söka empirisk fakta där teorin blir ett resultat av de slutsatser som dras utifrån empirin VAL AV VETENSKAPLIGT ANGREPPSSÄTT I denna studie har författarna utgått från den existerande teoribasen samt den forskning som finns om offentliga verksamheters inköpsprocesser för att förklara den empiri som framkommer från de intervjuer som gjorts med anställda på Linnéuniversitetet och Växjö Kommun. Det empiriska materialet från de offentliga verksamheterna har jämförts med det teoretiska för att se om teorin stämmer överens med empirin eller inte. Målet med uppsatsen är att med utgångspunkt i teorin, så tydligt som möjligt beskriva de utmaningar som finns i offentliga inköpsprocesser, och genom identifiering av dessa kunna bidra med förbättringsförslag, därav har denna uppsats ett deduktivt angreppssätt. 2.3 FORSKNINGSMETODER Enligt Bryman och Bell (2013) skiljer många forskare på två olika forskningsstrategier då de skriver metodologiska frågeställningar. De forskningsstrategier Bryman och Bell (2013) syftar på är kvantitativa- eller kvalitativa forskningsmetoder. Enligt Bryman och Bell (2013) ligger fokus inom den kvantitativa forskningsmetodens dataanalys och datainsamling på kvantifiering av siffror. Den innehåller ett deduktivt synsätt med en tyngd på teoriprövning via observationer och har, framförallt när det gäller positivismen, integrerat det naturvetenskapliga synsättet i normer och tillvägagångssätt. Då forskare använder sig av kvantitativ forskningsmetod läggs stort fokus på fyra olika områden: mätning, kausalitet, generalisering och replikation. Med mätning kan forskaren beskriva små och hårfina skillnader mellan människor för att sedan kunna åtskilja dessa. Kvantitativa forskare är mer intresserade av varför något är på ett visst vis och har sällan något intresse av att beskriva hur saker och ting är. Genom kausalitet som har ett förklarande fokus ges forskaren en möjlighet att förklara de bakomliggande orsakerna till en viss företeelse. Forskare som utför kvantitativa undersökningar är oftast intresserade av 6

15 huruvida de resultat som presenteras kan generaliseras till andra grupper eller liknande situationer. Replikation innebär att forskaren bör dokumentera varje steg som utförts under studien för att ge andra forskare möjligheten att replikera samt granska studiens resultat. Forskare som använder sig av en kvalitativ forskningsmetod lägger störst vikt vid ord och inte kvantifiering vid insamling och analys av data. Forskaren använder sig ofta av ett induktivt synsätt på relationen mellan teori och forskning men även ett deduktivt synsätt är applicerbart. Den ser även den sociala verkligheten som ständigt föränderlig och verkligheten kan direkt kopplas till individernas skapande och konstruerande förmåga. Till skillnad från den kvantitativa forskningsmetoden tar den kvalitativa avstånd från det naturvetenskapliga synsättet och fokuserar istället på de olika individernas tolkning och uppfattning av den sociala verkligheten. Inom kvalitativ forskning ligger större fokus på förståelse snarare än förklaring. Fallstudie är den vanligaste undersökningsdesignen inom kvalitativ forskning där forskaren oftast använder sig av observationer och intervjuer för att få en bättre bild och förståelse av organisationen. Kvalitativ forskning innehåller ofta kvantitativ data, precis som kvantitativ forskning (Bryman & Bell, 2013) VAL AV FORSKNINGSMETOD Denna studie ämnar att undersöka offentliga verksamheters inköpsprocesser genom att utföra en fallstudie på Växjö Kommun samt en på Linneuniversitetet, detta kallas för flerfallstudie. Då författarna vill skapa en förståelse av den sociala verkligheten krävs en djupare förståelse för hur de anställda på Växjö Kommun respektive Linneuniversitetet arbetar med deras inköp och den informationen erhålls genom ett flertal intervjuer. Detta tillsammans med att studien kommer behandla ord mer än siffror leder till att denna studie har utgått från en kvalitativ forskningsmetod. 2.4 UNDERSÖKNINGSDESIGN Val av forskningsdesign som ska användas i undersökningen spelar stor roll då den utgör en ram för insamling och analys av den data som samlats in. Bryman och Bell (2013) presenterar fem olika typer av undersökningsdesigner: experimentell design, tvärsnittsdesign, longitudinell design, fallstudiedesign och komparativ (jämförande) design. Experimentell design går ut på att forskaren testar två grupper, där den ena gruppen utsätts för en experimentell variation för att senare jämföras med den andra gruppen som fungerar som en kontrollgrupp och som inte utsätts för experimentell variation. En tvärsnittsdesign används mer inom kvantitativ forskning och går ut på att samla in data från mer än ett fall, 7

16 oftast vid en viss tidpunkt där syftet är att komma fram till en uppsättning av data. Denna har koppling till två eller fler variabler som sedan granskas för att upptäcka ett samband (Bryman & Bell, 2013). En longitudinell design innebär att ett och samma fall studeras vid två eller fler tidpunkter för att kartlägga förändringar (Yin, 2007). Komparativ design innebär att två eller fler skilda fall studeras. Komparativ design kan användas för att jämföra olika fall men också för att skapa en bättre förståelse kring specifika företeelser. Med en komparativ design går det att jämföra samt identifiera skillnader mellan två teorier vid ett specifikt tillfälle eller jämföra en teori vid två olika tillfällen (Yin, 2007). Den sista undersökningsdesignen som presenteras är fallstudiedesign. Denna forskningsdesign innebär att forskare gör en detaljerad studie av exempelvis en plats, person, specifik händelse eller en organisation. En fallstudiedesign kan vara både kvalitativ och kvantitativ och enligt Bryman och Bell (2013) samt Yin (2007) är denna forskningsdesign väldigt populär och ofta använd inom företagsekonomisk forskning. Ejvegård (2011) förklarar att syftet med en fallstudie är att beskriva verkligheten med hjälp av ett fall. Beskrivningen skall i sin tur generera ett resultat som går att använda i mer generella sammanhang. Bryman och Bell (2013) förklarar att det som skiljer en fallstudie från andra tillvägagångssätt är att forskaren kan studera ett eller fler fall som på förhand valts ut. Yin (2007) kallar en fallstudie för ett common case och menar på att en fallstudie utgör en intensiv empirisk undersökning som studerar verkliga företeelser i dess aktuella sammanhang och där målet är att studera teoretiska problem med hjälp av verkligheten. Fallstudier som utförs på flera fall kallas för flerfallstudie (Yin, 2007). Yin (2007) beskriver att fallstudie som metod passar väldigt bra in på problemområden som rör hur och varför frågor. En nackdel med fallstudier som undersökningsdesign är att den inte fullständigt kan representera verkligheten. Forskaren måste därmed vara försiktig med att dra för generaliserade slutsatser från studien innan andra studier redovisat liknande resultat (Ejvegård, 2011). Yin (2007) beskriver att fördelen med en fallstudie är att forskaren kan skaffa sig faktisk information och kunskap om en verklig situation samt att den går att kombinera med andra forskningsdesigner. 8

17 2.4.1 VAL AV UNDERSÖKNINGSDESIGN Då studien undersöker offentliga verksamheters inköpsprocesser och då den första frågeställningen är av hur typ, anser författarna att den mest lämpade undersökningsdesignen för denna studie är att utföra en fallstudie. Då författarna ska jämföra teori med empiri och inte jämföra olika teorier anser författarna att komparativ design inte är lämplig. Experimentell design utesluts då författarna inte genomför några experiment. Författarna anser också att en longitudinell design inte är lämplig då denna studie på grund av tidsbrist inte kan studeras vid olika tidpunkter. Det empiriska materialet har samlats in genom intervjuer med både Växjö Kommun samt Linnéuniversitetet och en kvalitativ forskningsmetod har används för att skapa en förståelse kring inköpsprocesserna, detta är enligt Bryman och Bell (2013) ett vanligt tillvägagångssätt då en fallstudie används. 2.5 INSAMLING AV DATA Vid insamling av data finns det många olika typer av vägar en forskare kan gå, allt från intervjuer till dokumentinsamling. Vilken typ av datainsamlingsmetod som används är av stor betydelse för kvaliteten i en studie och därav bör stor tyngd läggas på motiveringen av dessa. (Bryman & Bell, 2013) PRIMÄRDATA OCH SEKUNDÄRDATA Primärdata är data som forskaren själv samlat in, till exempel genom intervjuer, observationer eller enkäter. Fördelen med primärdata är att inga andra personers åsikter har vridit den, vilket är en risk med sekundärdata. Sekundärdata är data som erhållits från andra undersökningar, exempelvis kvantitativa forskningsstudier. Fördelen med sekundärdata är att det är mindre kostsamt samt att det är lättare att samla in en högre volym data. Det är dock viktigt att vara kritisk till sekundärdata då andra forskares åsikter kan ha vinklat dem samt att datan kan ha tagits fram med ett annat syfte (Bryman & Bell, 2013) OLIKA TYPER AV DOKUMENT Det finns många olika typer av dokument som kan komma till användning vid datainsamling. Personliga dokument, publika dokument, organisatoriska dokument och virtuella dokument ger olika infallsvinklar och är alla användbara beroende på vad det är forskaren vill ha ut av dem. Personliga dokument kan vara dagböcker och brev som ger en djupare insyn i en anställds liv och kan användas som komplement till en intervju. De dokumenten som staten lägger ut är publika dokument. Staten kan vara en gedigen källa för 9

18 kvantitativ data, lagar samt officiella rapporter om händelser där staten är inblandad. Organisatoriska dokument är viktiga för en företagsekonomisk forskare. Ofta finns det stora mängder dokumenterad information inom de flesta företag vilket är perfekt sekundärdata om ett fallföretag. Den dokumentform som enligt Bryman & Bell (2013) växer mest är de virtuella dokumenten. Dessa är de dokument som befinner sig på internet och kan innehålla både kvalitativ och kvantitativ data KVALITATIVA INTERVJUER Inom kvalitativ forskning finns det en metod för datainsamling som sannolikt är den mest använda, intervjuer. Intervjuer erbjuder flexibilitet och är möjlig att anpassa efter intervjuarens behov, vilket gör den väldigt attraktiv som insamlingsmetod. Att genomföra intervjuer är även den metod som kräver mest arbete och tid av forskaren då den insamlade datan måste sammanställas trots möjlighet till väldigt varierande och personliga svar (Bryman & Bell, 2013). Seymour (1992) beskriver metoden som ett sätt för att erhålla mer djup och bredd, jämfört med en kvantitativ undersökning, på grund av de välformulerade förklaringarna forskaren erhåller. Till skillnad från kvantitativa undersökningar vill en forskare oftast ha detaljerade och utformade svar som kan bredda forskarens förståelse och ibland händer det att ett intervjuobjekt får ställa upp flera gånger för intervju (Bryman & Bell, 2013) OSTRUKTURERADE OCH SEMISTRUKTURERADE INTERVJUER Beroende på hur forskare väljer att utforma intervjuer finns det två huvudsakliga typer som är möjliga att använda. De typer som man främst syftar på är ostrukturerade- och semistrukturerade intervjuer. Om forskaren önskar hög frihet i svarsformuleringen av intervjuobjektet ställs frågor som bjuder in till samtalskonversation, i dessa fall används att lösa minnesanteckningar (Bryman & Bell, 2013). Vid användandet av semistrukturerade intervjuer finns det ofta en mall eller lista med ämnen som önskas beröras, ofta kallad intervjuguide. Trots att det finns en lista med specifika teman och frågor är det inte tvunget att de ska gå i listans ordning, utan det bjuder ändå in till en mer öppen konversation eller improvisation av frågor. En semistrukturerad intervju används vid tillfällen då behovet av att få ut en viss specifik information från intervjun är större än vid ostrukturerade intervjuer (Bryman & Bell, 2013). 10

19 2.5.5 VAL AV DATAINSAMLINGSMETOD Studiens empiri baseras på kvalitativa intervjuer som är semistrukturerade. Detta motiveras av att författarna vet vilken typ av information de vill få fram, men är öppna kring innehållet och vill att de intervjuade ger sin syn på sin verksamhets inköpsprocess. Intervjuerna kompletteras av publika och virtuella dokument som erhållits i syfte av att samla in teori och sedan kompletterar den information intervjuerna tillgodosett. Studien kommer att omfattas av både primär och sekundärdata. Primärdata består av semistrukturerade intervjuer vilket är den empiriska basen i studien och beskrivs i figur 2. Primärdatan analyseras tillsammans med empiri för att ge svar på hur inköpsprocesserna ser ut i Linnéuniviersitet och Växjö Kommun och vilka problem som identifieras i dessa processer. Den sekundärdata som används för studien består av vetenskapliga artiklar, litteratur i form av böcker samt en mindre mängd elektroniska källor som används för att få fram fakta från de olika företagen. Studien har även tagit hjälp av publika dokument i form av domslut och kvantitativ data angående offentliga upphandlingar från tidigare forskning som används för att komplettera primärdatan. Figur 2: Interjvuernas respondenter 2.6 URVAL För att göra en undersökning av samtliga berörda individer inom ett undersökningsområde krävs ofta stora resurser då den berörda populationen med största sannolikhet är väldigt stor. För att ändå lyckas göra en trovärdig och representativ undersökning väljer forskare istället att göra ett urval eller få fram ett stickprov. Vid konstruktion av en urvalsuppsättning är det viktigt att använda ett representativt urval som kan spegla hela populationen på ett överensstämmande och passande sätt. Det finns två olika sätt att sammanställa sitt urval, genom sannolikhetsurval och icke-sannolikhetsurval (Bryman & Bell, 2013). 11

20 Sannolikhetsurval är ett urval som är gjort på slumpmässig grund där sannolikheten för en individ att bli vald är lika stor för alla medlemmar inom populationen. Här är målet att minimera de urvalsrelaterade fel som kan uppstå (Bryman & Bell, 2013). Om en forskare har valt sitt urval på ett annat sätt än på ett slumpmässigt vis kallas det ickesannolikhetsurval. Det finns i detta fall en medlem inom populationen som har större möjlighet att bli vald till urvalet än övriga (Bryman & Bell, 2013). Enligt Bryman och Bell (2013) finns det två typer av urval inom icke-sannolikhetsurval. En av dem är bekvämlighetsurval som representeras av de personer som finns i forskarens närhet och är tillgängliga för undersökningen. Vid användning av bekvämlighetsurval finns en större risk att urvalet inte är representativt för hela den population som ska undersökas. Den andra typen av urval är snöbollsurval där forskaren först undersöker ett mindre antal personer för att sedan genom dessa få kontakt med ytterligare respondenter som är relevanta för undersökningen (Bryman & Bell, 2013) UPPSATSENS URVALSMETOD Urvalet av de som intervjuas togs fram genom ett icke-sannolikhetsurval då författarna anser att det är viktigast att intervjua de som anses ha bäst kunskap om inköpsprocesserna. Ett bekvämlighetsurval används för det första intervjuobjektet. Detta togs fram med tanke på vem som var tillgänglig. Sedan används ett snöbollsurval för att hitta nästa person i kedjan som ansågs kunna bidra med kompletterande data. 2.7 KVALITETSMÅTT För att kunna bedöma den forskning som gjorts inom företagsekonomi finns det enligt Bryman och Bell (2013) några viktiga begrepp som måste tas hänsyn till. Begreppen som presenteras är reliabilitet, replikerbarhet samt validitet och de har alla ett kvantitativt förhållningssätt. Med reliabilitet brukar det talas om forskningens tillförlitlighet och det innebär att forskare vill undersöka om ett mått är stabilt eller inte, det vill säga om resultatet från en tidigare undersökning blir detsamma om det skulle genomföras på nytt eller om den påverkas av andra företeelser. Replikerbarhet handlar om huruvida forskare försöker reproducera eller upprepa någon annans forskningsresultat. Validitet innebär att det ska kunna göras en bedömning av de slutsatser som gjorts från undersökningen för att se om de hänger ihop eller inte. Bryman och Bell (2013) skiljer på tre olika validitetskriterierna, det vill säga begreppsvaliditet, internvaliditet och externvaliditet. 12

21 Då forskare gör kvalitativa undersökningar beskriver Bryman och Bell (2013) att det finns två viktiga kriterier som kan användas för att beskriva hur pass välgjord undersökningen är. De kriterier som nämns är trovärdighet och äkthet. Trovärdighet kan delas in i fem olika delkriterier som beskrivs nedan. Tillförlitlighet Innebär att säkerställa att resultatet av forskningen är troligt och tillförlitligt. Den aktuella forskningen bör utföras utifrån de regler och normer som finns inom forskningsområdet och bör presentera resultatet för de personer som varit inblandade i studien för att på så sätt stärka tillförlitligheten ytterligare. Genom att forskaren presenterar resultatet till de personer som är en del av den sociala verkligheten går det att säkerställa att det som studerats uppfattats på ett korrekt sätt (Bryman och Bell, 2013). Överförbarhet Kvalitativ forskning innehåller i normalfallet studier som är intensiva och berör ett särskilt fenomen eller en grupp individer. Dessa upplevs oftast som unika och denna typ av forskning har en tendens att fokusera på en djupare förståelse av ting istället för en bredd och förklaring vilket eftersträvas inom kvantitativ forskning. Detta leder till att möjligheten för att replikera det arbete som gjorts försvåras trots att exakt samma förutsättningar ges. Det är därför av stor vikt att lämna djupare beskrivning av de detaljer som påverkat forskarens resultat, för att på så sätt underlätta då andra forskare skall bedöma hur pass överförbart resultatet är till en annan miljö (Bryman och Bell, 2013). Pålitlighet För att säkerställa att studien är pålitlig och för att underlätta för andra forskare när de ska bedöma pålitligheten i de resultat som presenteras i studien, är det extremt viktigt att en fullständig redogörelse av alla steg i forskningsprocessen finns tillgänglig. Enligt Bryman och Bell (2013) ska de val som gjorts gällande problemformulering, urvalskriterier, metodval, intervjuutskrifter och så vidare, finnas beskrivna och presenterade. Utifrån dessa redogörelser kan andra forskare som granskar arbetet bedöma kvaliteten på tillvägagångssättet som använts och kvaliteten på de resultat som presenterats. 13

22 Möjlighet att styrka och konfirmera Innebär att det måste säkerställas att forskaren haft kontroll över sina värderingar, det vill säga att forskaren inte låtit personliga åsikter och värderingar påverka studien på något avgörande eller skevt sätt (Bryman och Bell, 2013). Äkthet Det sista huvudkriteriet som presenteras av Bryman och Bell (2013) är äkthet som innebär att resultatet skall ge en rättvis bild utav de fenomen som studerats. Presenterade resultat bör stämma överens med de åsikter och uppfattningar som finns i den grupp som studerats DISKUSSION AV KVALITETSMÅTT För att stärka tillförlitligheten i arbetet har författarna vid intervjuerna ställt följdfrågor för att få mer djup och bättre förståelse kring frågorna. Då författarna känt sig tveksamma vid vissa svar har de återupprepat svaren för att kontrollera att de förstått svaret på frågan rätt. Avslutningsvis skrev författarna ner intervjufrågorna i text för att sedan skicka den empiriska fakta de fått in via intervjun till den intervjuobjektet. Detta gjordes för att säkerställa att åsikter och citat har uppfattats på rätt sätt så inget tolkas fel och på så sätt har arbetets äkthet ökat. Författarna har haft kontinuerlig handledning under studiens gång samt obligatoriska opponentseminarier med både studenter och examinator. Dessa har enligt författarna hjälpt till att öka pålitligheten för studien då andra studenter har kunnat granska arbetet och på så sätt har förbättringar av arbetet kunnat utföras. Då författarna använt sig av kurslitteratur som universitetet rekommenderar samt vetenskapliga artiklar har detta hjälpt till att öka pålitligheten för studien och för studiens källor. Studiens syfte är att identifiera problemområden och presentera förbättringsförslag för offentliga verksamheter. Därav har tyngd lagts på problemområden som är övergripande för båda fallföretagen och skulle kunna överföras till andra offentliga verksamheter. Samtidigt är det svårt att generalisera resultaten då en fallstudie används som forskningsdesign. Metoden som används för att nå resultaten är möjligt att applicera på liknande studier och är därav överförbart men författarna kan inte garantera att resultatet är generaliserbart, även om detta är studiens mål. 14

23 I studien har författarna endast redovisat det som har upptäckts under arbetsprocessen och på så sätt har inte personliga värderingar och åsikter blandats in som påverkar resultatet, vilket uppnår kriteriet för möjlighet att styrka och konfirmera. 2.8 FORSKNINGSETISKA ÖVERVÄGANDE Bryman och Bell (2013) skriver att forskare bör ta hänsyn till olika etniska överväganden då företagsekonomisk forskning utförs. De utgår från hur forskare skall behandla olika individer som ingår i undersökningen men också om det finns aktiviteter som forskare bör eller inte bör engagera sig i för undersökningens syfte. Bryman och Bell (2013) beskriver några etiska principer som måste tas hänsyn till inom svensk forskning. Principer som nämns är informationskravet som innebär att den berörda personer som kontaktats får rätt information om undersökningens syfte samt vilka moment som ingår. Samtyckeskravet innebär att den berörda personen skall vara medveten om att de frivilligt deltar i undersökningen och har rätt att avbryta sin medverkan när de vill. Konfidentialitets- och anonymitetskravet innebär att personer som deltar har rätt till att vara anonyma under undersökningen och obehöriga personer skall inte kunna få tillgång till personuppgifter som rör den berörda personen. Nyttjandekravet innebär att de uppgifter och information som kommit in av olika personer för undersökningens syfte endast får användas för forskningen. Förfalska förespeglingar innebär att forskare inte får ge vilseledande eller falsk information om undersökningen DISKUSSION AV FORSKNINGSETISKA ÖVERVÄGANDE Författarna har under hela studiens gång tagit hänsyn till de olika etiska kraven för att säkerställa att studiens tillförlitlighet och resultat inte påverkas. Författarna har varit väldigt noga med att redan vid första kontakt med intervjupersonerna från Växjö Kommun samt Linneuniversitetet förklara och informera om studiens syfte och ändamål och på så sätt har informationskravet uppfyllts. Vidare har författarna klargjort att alla personer som blivit intervjuade varit medvetna om att intervjun är frivillig och att de har rätt att avbryta intervjun när de vill. Den information och de uppgifter författarna fått in har endast används för studiens syfte och på så sätt uppfylls nyttjandekravet. Vidare har de personer som deltagit i studien getts möjlighet att behandlas med konfidentialitet och anonymitet och författarna har varit ärliga om studiens syfte samt inte gett någon vilseledande eller falsk information om studien. På så vis följer studien konfidentialitets- och anonymitetprincipen och principen om förfalska förspeglingar. 15

24 2.9 STUDIENS METODVAL Figur 3: Studiens metodval 16

25 2.10 ANALYSMODELL Figur 4: Analysmodell som beskriver vilken empiri och teori som använts för de olika problemformuleringarnas analyser. Varje problemformulering är baserad på den tidigare. 17

26 3 HUR SER OFFENTLIGA VERKSAMHETERS INKÖPSPROCESSER UT? Kapitel tre svarar på den första problemformuleringen; Hur ser offentliga verksamheters inköpsprocesser ut? Kapitlet inleds med teori om inköpsprocesser för att sedan beskriva den empiri som tagits fram från de båda fallföretagen. Detta analyseras sedan och sammanfattas i en kartläggning av inköpsprocesserna. 3.1 TEORI I detta delkapitel presenteras den teoribas som används för att besvara den första problemformuleringen; Hur ser offentliga verksamheters inköpsprocesser ut? Teoribasen består av information om hur Van Weele illustrerar en inköpsprocess med inriktning mot offentliga verksamheter INKÖPSPROCESSER Van Weele (2010) har utformat en standardiserad modell för inköpsprocesser och hur de vanligtvis ser ut vilket illustreras i figur 5. Figur 5: Avritat från Van Weeles illustration av inköpsprocessen. Inköpsprocessens modell består av sex steg och visar hur dessa är kopplade till varandra. De sex stegen innebär att definierar specifikationer, välja en leverantör, skriva avtal, lägga en beställning, bevaka leveransen samt utvärdering av leverantör. Offentliga verksamheter har speciella lagar och regler vilket innebär att de tre första stegen i inköpsprocessen blir mer invecklade. De tre senare stegen följer däremot samma principer (Van Weele, 2010). 18

27 DEFINIERA SPECIFIKATION Figur 6: Första steget i inköpsprocessen. Specificeringsfasen är det första steget i inköpsprocessen. Här fastställs kraven på produkten och det inköpande företaget ställs inför frågan om de ska producera själva eller köpa in. Väljer företaget att köpa in produkter finns det många olika aspekter att tänka över innan det fattar ett beslut. Företaget måste veta om det ska ta sig in på en ny marknad eller stanna på den befintliga och vilka resurser som kommer behövas för genomförandet. I detta steg är det viktigt att vara noga med specificeringen av det som ska köpas in, för att vara på det klara med vad inköparen ska leta efter. Specifikationen ska skrivas på ett objektivt och leverantörsneutralt sätt och godkännas av inköpsavdelningen för att minska risken för fel längre fram i processen (Van Weele, 2010). Detta steg är viktigt för offentliga verksamheter då det i princip bestämmer vilken leverantör som kommer kontrakteras. Enligt LOU får offentliga verksamheter varken diskriminera eller behandla någon leverantör annorlunda. Detta innebär att den offentliga verksamheten måste välja den leverantör som kan leverera det bästa erbjudandet i förhållande till specifikationerna som är satta. I enlighet med samma lag får specifikationerna inte vara vända mot något speciellt företag (Van Weele, 2010). VAL OCH BEDÖMNING AV LEVERANTÖR Figur 7: Andra steget i inköpsprocessen. För en offentlig verksamhet går valet av leverantör ut på att hitta de leverantörer som kommer kunna klara av att fullfölja avtalet. Det är viktigt att kriterierna relaterar till leverantörernas organisations kvalitet och inte till kvaliteten på det som kommer levereras vilket är orsaken till många domstolsärenden inom offentliga inköp. Det är även i detta skede av processen viktigt att ha LOU i åtanke (Van Weele, 2010). 19

28 För offentliga verksamheter kan leverantörskriterier enligt Van Weele (2010) delas upp i två olika kategorier, uteslutningskriterier och lämplighetskriterier. Uteslutningskriterier Uteslutningskriterier behandlar leverantörens personliga situation och är uppdelade i två olika grupper, obligatoriska och dispositiva. Obligatoriska uteslutningskriterier används om leverantörerna tillhör brottsliga organisationer, arbetar med korruption samt om de använder sig av pengatvätt. Sysslar leverantören med detta kan de inte bli valda som leverantör. Vid dispositiva uteslutningskriterier kan en leverantör bli utesluten ur valprocessen om denne har begått mindre allvarliga brott, är bankrupt eller inte har betalat sin skatt. (Van Weele, 2010). Lämplighetskriterier De leverantörer som inte blivit uteslutna är utvärderade utefter lämplighetskriterier. Dessa kriterier handlar om hur leverantören är ställd ur en finansiell synpunkt samt ur en teknisk eller professionell synpunkt. Baserat på dessa kriterier gör den upphandlande myndigheten en utvärdering där de ser om leverantören kommer kunna lyckas med att slutföra uppdraget. Om en leverantör inte lyckas leva upp till den nivån som är tvungen för att kunna slutföra uppdraget exkluderas leverantören. Om den offentliga verksamheten vill sänka antalet framtida leverantörer som tas i anspråk kan de använda sig av frivilliga krav. Då frivilliga krav används måste de vara objektiva och helt öppna, vilket återigen är krav från LOU (Van Weele, 2010). AVTAL Figur 8: Tredje steget i inköpsprocessen. Det tredje steget i förhandlingsprocessen är när kontrakt mellan inköpare och leverantör ska skrivas. De olika specifikationerna i kontraktet beror på vilken produkt som ska köpas in och de juridiska villkoren i kontraktet uppdateras till varje enskilt inköp. Därför är det inte möjligt att använda sig av några standardiserade kontrakt (Van Weele, 2010) För offentliga verksamheter innehåller detta steg av processen en utvärdering av de anbud som erfarits, informerande av avslag till de leverantörer som inte blivit valda samt kontraktering av den leverantör som blivit vald. Vid utvärdering av anbuden får den kontrakterande parten välja mellan det anbud med lägst pris och bäst anbud ur en 20

29 ekonomisk synpunkt, givet att leverantören möter de specifikationer som tidigare satts. Om den kontrakterande parten väljer att gå på lägst pris, vilket är vanligt då varan som ska köpas in inte kräver andra kriterier, tas andra aspekter såsom kvalitet och leveranstider inte i åtanke vilket gör detta steg simpelt. Om produkten eller tjänsten som ska köpas in däremot behöver en hög servicenivå eller är skräddarsydd för behovet, är det bättre att välja det anbud som är bäst ur en ekonomisk synpunkt (Van Weele, 2010). När en offentlig verksamhet vill ha det anbud som är bäst ur en ekonomisk synpunkt tar de även hänsyn till andra aspekter än pris. Kriterier som kvalitet, teknik, estetiska aspekter, funktionella aspekter, miljöinriktade aspekter, totalkostnad av ägande samt teknisk support är några av många kriterier som kan användas. Den offentliga verksamheten får använda sig av vilket kriterie de vill, förutsatt att de är tydligt länkade till ändamålet för den produkt eller tjänst som de vill köpa. Alla kriterier måste inte vara objektiva men om ett subjektivt kriterie används måste det tydligt beskrivas varför det används. Om kriterier inte är länkade till ändamålet för produkten eller tjänsten, eller om ett subjektivt kriterie används utan förklaring, är verksamheten sårbar för en överprövning. (Van Weele, 2010) BESTÄLLNING Figur 9: Fjärde steget i inköpsprocessen. Beställning och order är det fjärde steget i inköpsprocessen och sker enligt kontraktbestämmelser. Vid orderläggning är tydlighet viktigt då specifikationer och instruktioner ges till leverantören för att undvika problem eller missförstånd. Rutininköp är baserade på ett kontrakt som löper över längre tid, till exempel ett år, och täcker de material-, och produktbehov det inköpande företaget har under kontraktstiden. Det är vanligt att företaget och leverantören använder ett elektroniskt inköpssystem samt ett system som meddelar aktuella lagernivåer för att förenkla orderläggningen (van Weele, 2010). 21

30 LEVERANSBEVAKNING Figur 10: Femte steget i inköpsprocessen. När en beställning är lagd återstår en del arbete för den inköpande enheten i form av leveransbevakning. Det finns tre olika typer av leveransbevakning, som är det femte steget i inköpsprocessen. Dessa är avvikelsebaserad bevakning, förebyggande metod och avancerad statuskontroll (van Weele, 2010). När beställda produkter levererats är det viktigt att utföra kvalitetskontroller även efter leverans. Leverantören ska vid färdig beställning göra ett acceptanstest innan leverans och det inköpande företaget ska göra ett acceptanstest vid leverans. Det är även viktigt att användaren av det inköpta materialet gör ännu ett test när det väl tas i bruk för första gången. För att undvika återkommande leveransproblem är det viktigt att företagen sinsemellan har ett rapporteringssystem och rapporterar eventuella problem med leverans eller produkt direkt (van Weele, 2010). UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING AV INKÖPSPROCESSEN Figur 11: Sjätte och sista steget i inköpsprocessen. Det sjätte steget i inköpsprocessen handlar om det arbete som bör ske efter leverans och bruk av den nya produkten. Det är viktigt att inköpande enheter utvärderar leverantören noggrant för att hela tiden ha ett uppdaterat register av aktuella leverantörers prestationer. Eventuellt extraarbete efter leverans är också viktigt att dokumentera för att få en överensstämmande och sanningsenlig bild av hur mycket de totala kostnaderna uppgick till och hur stor tidsåtgången för inköpet blev (van Weele, 2010). 22