Reflektion kring konvergensfasen i designprocessen

Transkript

1 Reflektion kring konvergensfasen i designprocessen mattias ludvigsson mdi.interaktionsdesign it-universitetet i göteborg it3luma@ituniv.se personlig uppsats.designmetodik

2 Innehållsförteckning Inledning... 3 Bakgrund... 3 Uppsatsens inriktning... 3 Reflektion... 4 Konvergensfasen i förhållande till designprocessen... 4 Traditionella designmetoder inom konvergensfasen... 5 Det blir inte alltid som man tänkt sig... 6 En faktor lika viktig som andra... 7 Krysschemat som en alternativ metod... 7 Konvergens i det stora och i det lilla... 9 Designmetoder för hjälp och stöd i beslutsprocessen Slutsats Vikten av att åskådliggöra designprocessen Om användandet av designmetoder Referenser

3 Inledning Uppsatsen är ett delmoment i kursen Designmetodik som ingår i magisterprogrammet MDI/Interaktionsdesign vid IT-Universitetet i Göteborg. I uppsatsen ska reflektioner göras över aspekter relaterade till kursen med utgångspunkt från den kunskap som förvärvats under föreläsningarna, i kurslitteraturen och i ett det IT-projekt som parallellt genomförts i kursen Ubiquitous Computing. Bakgrund I kursen ingick ett mindre och ett större projekt. Det mindre projektet gick ut på att skapa en konceptuell skiss av ett nytt kommunikationsverktyg med hjälp av fyra tilldelade designmetoder (Ideo Methd Cards 2003). Syftet med projektet var att få prova på att aktivt arbeta med olika metoder vid praktiskt designarbete. Det större projektet gick ut på att planera, utvärdera och i vissa fall även använda sig av olika metoder i designprocessen av ett IT-projekt. Den designprocess som skulle följas delades in i fyra stadier; idé, koncept, prototyp och utvärdering. Alla stadier delades i sin tur in i tre faser; divergens, transformation och konvergens (Jones 1992). Divergensfasen gick ut på att vidga valmöjligheterna medan transformationsfasen analyserade, omvandlade och förädlade idéerna. Konvergensfasen syftade till att sålla ut och fastställa ett slutligt val av design. Uppsatsens inriktning Jag har i denna uppsats valt att fokusera min reflektion runt konvergensfasen och dess roll i några av designprocessens stadier. Ämnet är valt på grund av att jag tycker denna fas har varit klurig i flera bemärkelser och att det under IT-projektets gång visat sig vara en svår fas att ta sig igenom med mycket hårt arbete, vilda diskussioner och några oväntade vändningar. Jag kommer i uppsatsen att diskutera kring de val gruppen gjort i projektet och vilka svårigheter vi stött på samt lite om de lärdomar jag tagit till mig i arbetet med de delar som berör konvergensfasen och ett antal olika designmetoder. 3

4 Reflektion to converge is to reduce a range of options to a single chosen design as quickly and cheaply as can be managed and without the need for unforeseen retreats. (Jones 1992 s. 69) Ständigt, och ofta omedvetet, tas en mängd beslut i vardagen som sakta men säkert leder oss från en punkt till en annan. Fördelar och nackdelar vägs emot varandra och hänsyn tas till en mängd olika parametrar. Många gånger sker dessa beslut i en högst icke-formaliserad form, till exempel baserat på tidigare erfarenheter eller bara en viss känsla i magtrakten. I en mer formaliserad designprocess kommer man oundvikligen att vid ett flertal tillfällen behöva ta viktiga beslut för att kunna driva processen vidare. Dessa beslut kan, liksom i vardagen, fattas i huvudet hos en designer och vara baserat på gissningar, intuition eller erfarenhet. Man kan i dessa fall se designern som en black box, där beslutet tas med hjälp av designerns tysta kunskap (Jones 1992). Enligt både Jones och Cross (1994) är det dock bättre om sådana beslut kan fattas genom ett mer rationellt och öppet förfarande, till exempel genom att använda sig av olika designmetoder för att åskådliggöra designprocessen även för andra än designern. På så sätt möjliggör man att andra personer involverade i designprocessen (till exempel beslutsfattare, kunder, användare eller kollegor i designteamet) får möjlighet till att medverka i och bidra till förankring av beslutet. Jones menar att designern i dessa fall kan ses som en glass box, där hela beslutet baserar sig på ett rationellt tänkande som både kan och bör åskådliggöras. Konvergensfasen i förhållande till designprocessen It is the stage after the problem has been defined, the variables have been identified and the objectives have been agreed. The designer s aim becomes that of reducing the secondary uncertainties progressively until only one of many possible alternative designs is left as the final solution to be launched into the world. (Jones 1992 s. 68) Jones (1992) har valt att kalla denna beslutsprocess för konvergensfasen. Den bildar tillsammans med divergensfasen och transformationsfasen tre 4

5 grundläggande steg i designprocessen. Syftet med konvergensfasen är att successivt minska osäkerheter, som identifierats under transformationsfasen, till dess att bara ett av flera alternativa designförslag återstår. De tre faserna kan komma att upprepas ett flertal gånger under designprocessen beroende på vilken designstrategi som väljs. I en linjär strategi kanske de tre faserna bara utförs en gång efter varandra medan alla eller några av faserna kan återkomma vid ett flertal tillfällen i en inkrementell designstrategi. Ser man övergripande på designprocessen är den konvergent till sin natur oavsett strategi eller avsiktliga faser av divergens (Cross 1994). Huvudmålet med designprocessen är trots allt att i slutändan kunna komma fram till ett designförslag. Den övergripande designstrategi som användes i kursens stora projekt var av inkrementell natur. Det gjorde att de tre faserna upprepades för vart och ett av designprocessens fyra olika stadier. Trots att konvergensfasen kom att genomföras fyra gånger blev våra val av designmetoder mycket olika. Detta kom till stor del att styras av skillnaden i de olika stadiernas inriktningar. Traditionella designmetoder inom konvergensfasen The weighted objectives method provides a means of assessing and comparing alternative designs, using differentially weighted objectives. This method assigns numerical weights to objectives, and numerical scores to the performances of alternative designs measured against these objectives. (Cross 1994 s. 122) En av de vanligaste förekommande designmetoderna för att minska antalet alternativ är att via matematisk beräkning kombinera gradering och viktning av de olika alternativens egenskaper och funktioner. Metoder som Ranking and Weighting (Jones 1992) och The Weighted Objectives Method (Cross 1994) är båda typiska exempel på detta. Nackdelar hos de två metoderna är att de lätt blir komplicerade och dessutom kräver en gemensam måttstock för jämförelser. Både Jones och Cross menar att metoderna ska användas med försiktighet och inte allt för lättvindigt då det är svårt att sätta matematiska värden på egenskaper och funktioner. Det är inte heller säkert att alternativet som fått högst värde är bäst då metoderna ofta endast jämför två alternativ åt 5

6 gången. Resultatet kan bli annorlunda om tre eller fler egenskaper eller funktioner jämförs samtidigt. En kompletterande metod är Building Consensus (SkyMark 2004) som går ut på att i samförstånd fatta ett beslut. Metoden kan ses som ett ramverk med olika verktyg, till exempel strukturerade diskussioner och röstning, som kan appliceras på ett flertal olika designmetoder. Huvudsyftet med metoden är inte att nå fullständig överenskommelse, utan att komma fram till ett resultat som alla kan vara nöjda med. Det är därför viktigt att alla får vara med i diskussionen som föregår beslutet och att alla frågor som anses vara av vikt diskuteras innan beslutet tas. Det blir inte alltid som man tänkt sig Metoden Ranking and Weighting användes, ofta i kombination med Building Consensus, ett flertal gånger under IT-projektet. Användandet av metoden förenklades, huvudsakligen för att spara tid men även för att bättre anpassas för den aktuella situationen och för att undvika att göra besluten mer komplicerade än nödvändigt. I idéstadiet användes metoden först för att minska det stora antalet idéer som framkommit under de två tidigare faserna. Metoden applicerades genom att kombinera gradering av alla alternativ med en diskussion om fördelar och nackdelar hos de olika förslagen. De båda metoderna återanvändes sedan när det var dags för att ta det slutliga beslutet om vilken idé vi önskade arbeta vidare med i det påföljande konceptstadiet. Gruppen lyckades att, efter långa diskussioner, gemensamt fatta ett beslut om vilken idé vi alla kunde tänkas fortsätta med. Användandet av metoderna var detsamma som vid det tidigare tillfället. Den vinnande idén blev en intelligent klädhängare, som känner av vädret utomhus och ger förslag på vilken jacka man lämpligen bör använda. Morgonen efter samlades gruppen igen och efter en kort diskussion enades vi om att ändra idé till Skrytmössan, som indikerar hur fort man åker i till exempel skidbacken. Förändringen av beslutet kan bero på att gruppen kände att det fortsatta arbetet med Skrytmössan skulle vara roligare än i fallet med klädhängaren. 6

7 En faktor lika viktig som andra it must be emphasized that such weighting and scoring can lead the unwary into some very dubious arithmetic. Simply assigning numbers to objectives, or objects, does not mean that arithmetical operations can be applied to them. (Cross 1994 s. 122) Att den idé, som dagen innan kom på tredje plats, plötsligt över en natt seglade upp som ny vinnare kan tyckas besynnerligt. Svaret på hur det kunde ske kan ha många olika förklaringar. En skulle kunna vara att gruppen var trött och less på att diskutera och väga de olika alternativen för och emot varandra och därför nådde konsensus lite väl snabbt. En annan förklaring skulle kunna vara att vi förenklade metoden för mycket. Vi valde att bara gradera alternativen och lät bli att väga dem gentemot varandra. Dessutom förbisåg vi i våra överväganden helt betydelsen av hur mycket vi kände för respektive alternativ, som till stor del fokuserades på genomförbarhet och alternativens förhållande till ämnesområdet Ubiquitous Computing. Troligen hade resultatet blivit ett annat om vi vid graderingen av alternativen hade haft tid och ork att utvidga användandet av metoden till att kombinera de mer tekniska och filosofiska parametrarna med en viktad lustfaktor. Det visade sig nämligen att de flesta i gruppen var ense om att klädhängaren passade bra som artefakt inom Ubiquitous Computing, men vi tyckte nog alla att den var lite trist och tråkig. Det som slutligen tog överhanden var känslan av att om vi ska orka med att genomföra detta projekt under den fastslagna tidsperioden var vi alla tvungna att tycka själva idén vara tillräckligt rolig och intressant. Det räckte inte med att den ur alla andra aspekter hade utmärkta egenskaper. Denna faktor ska inte förringas, även om den kan kännas väldigt motstridig till det rationella tänkandet som genomsyrar användandet av moderna designmetoder. Krysschemat som en alternativ metod En alternativ och relativt enkel metod som kunnat användas efter smärre modifikationer är Krysschemat som Landqvist (1994) förespråkar som metod för objektiv utvärdering. Krysschemat ska ses som ett redskap för att ge en samlad bedömning där resultatet blir så detaljerat och objektivt som möjligt. Metoden innebär att man plockar ut de idéer eller förslag vars olika 7

8 förtjänster man har olika åsikter om och ställer respektive idé mot de högst prioriterade funktionerna från till exempel en tidigare utförd funktionsanalys. Genom att successivt betygsätta varje idé i förhållande till vad den ska uppfylla fås en bra överblick om vilken idé som bäst tillgodoser de flesta funktionerna samtidigt som möjlighet ges att i efterhand gå tillbaka för att diskutera och analysera resultatet. Praktiskt används en matris där man i den vänstra vertikala kolumnen placerar de funktioner som prioriteras och de för vilka man vill diskutera hur de olika idéerna blir bäst tillgodosedda. De idéer som bedömts som intressanta och utvecklingsbara, men där enighet inte kan nås om vilken som är bäst, placeras i den övre horisontella kolumnen. Funktion för funktion diskuteras och poängen fastställs gemensamt i varje ruta efter att ha vägt de olika idéernas förutsättningar i förhållande till varandra. En poängskala från ett till fem kan lämpligen användas och visar det sig att produkterna anses som likvärdiga ska de ha samma poäng. Om en idé över huvud taget inte klarar en viss funktion får den inga poäng utan istället ett sträck. Enligt Landqvist talar krysschemat inte bara om vad den maximalt fungerande produkten ska innehålla utan också, efter bland annat ekonomiska överväganden, vilka funktioner som eventuellt måste offras. Ofta kan man upptäcka att en idé får höga poäng för nästan samtliga funktioner men kanske blir helt utan på en enda. Den sammanlagda poängsumman blir alltså lägre än för en mer medelmåttig idé som blir godkänd (men utan att höja sig) inom samtliga i schemat uppställda funktioner. Detta ger en bra grund till att analysera den goda idéns enda brist där man kan fråga sig om det går att avhjälpa bristen på något sätt. Kanske kan det göras genom att använda sig av någon annan idé som klarar av just det kravet men som påvisar brister i övrigt. 8

9 Konvergens i det stora och i det lilla When a range of alternative designs has been created, the designer is then faced with the problem of selecting the best one. At various points in the design process there may also be decisions of choice to be made between alternative sub-solutions or alternative features that might be incorporated into a final design. Choosing between alternatives is therefore a common feature of design activity (Cross 1994 s. 121) För att kunna använda dessa metoder på ett effektivt sätt i konvergensfasen krävs att ett bra förarbete är utfört redan i transformationsfasen. Enligt Jones (1992) kan det bli problematiskt om man ofta behöver gå tillbaka för att utöka eller göra om beslutsunderlaget. Det kan dock vara svårt att helt undvika oförutsedda kritiska problem, som dyker upp under processens gång. Man kan däremot försöka att organisera problemen och på så sätt öka chanserna att kunna förutse, eller helt undvika, dessa genom att redan på en mer generell nivå kunna sätta in och utföra lämpliga åtgärder. Gränsen mellan transformationsfasen och konvergensfasen kan därför ibland tyckas vara flytande eller aningen luddig. I vissa lägen kan det mycket väl vara så att resultatet av transformationen direkt kan appliceras på en konvergensmetod för reducering av alternativ. Men i de flesta av fallen krävs ett arbete av karaktären två steg framåt och ett steg bakåt, innan något avgörande beslut kan tas. Det dyker ofta upp nya frågeställningar när saker och ting slutligen ställs på sin spets varvid en ny omgång av transformation, och kanske till och med divergens, behövs för att reda ut den nya situationen. Denna process av itererande av de tre faserna pågår ständigt i det lilla formatet, oavsett faser och stadier. Om än inte i formaliserade former utan snarare i form av små beslut som hela tiden behöver tas och som, varje gång ett val av något slag måste till, kräver en stunds tankearbete. Därför kan det ibland upplevas som konstlat att behöva dela in de ingående stadierna i designprocessen i dessa tre faser. Detta blir extra tydligt i beskrivningen av hur arbetet med övriga designmetoder har upplevts. 9

10 Designmetoder för hjälp och stöd i beslutsprocessen The process of formalizing a procedure also tends to widen the approach that is taken to a design problem and to widen the search for appropriate solutions it encourages and enables you to think beyond the first solution that comes into your head. (Cross 1994 s. 36) I koncept- och prototypstadiet användes ett flertal designmetoder som i sig kanske inte är direkt ämnade för beslutsfattande, men som indirekt ger stöd för beslutsprocessen genom att utöka och förfina beslutsunderlaget och därigenom förenkla själva beslutet. Designmetoden Error Analysis (Ideo Method Cards 2003) användes under konvergensfasen i konceptstadiet för att undersöka vad som skulle kunna gå fel i de scenarier som vi definierat tidigare i transformationsfasen. Med hjälp av metoden kunde ett flertal av de föreslagna konceptlösningarna sållas bort då de uppvisade klara brister i att hantera en eller flera av de situationer som undersöktes. Under arbetet med metoden skapades även en större gemensam förståelse för vilka komponenter, funktioner och egenskaper som skulle kunna vara önskvärda och behöva ingå i den slutliga konceptlösningen. Designmetoden Personal Inventory (Ideo Method Cards 2003) användes för att komplettera beslutsunderlaget i samma konvergensfas. Genom att utgå från personas och scenarier, som definierats i tidigare faser, kunde ytterligare ett antal alternativa konceptförslag reduceras. Den bild vi byggt upp av människorna bakom våra personas gav oss möjlighet att identifiera vad för slags saker som var viktiga för dem. På så sätt skapades en klarare bild av vad för sorts mössor var och en av dem skulle föredra med avseende på egenskaper, funktioner och design. Återigen visar det sig svårt att på ett tydligt sätt kunna säga var gränserna för de tre faserna uppstår, och då i synnerhet mellan faserna för transformation och konvergens. Till exempel användes alla tre faser i konvergensfasen för att komma fram till det slutliga designförslaget. Genom att kombinera (transformation) och utveckla (divergens) de olika situationer som uppstod vid användandet av metoderna kunde de olika konceptförslagen jämföras (konvergens) varefter vissa förslag direkt kunde uteslutas (konvergens). 10

11 Slutsats Under hela IT-projektet har gruppen varit tvungen att fatta en mängd beslut, både lätta och av svårare karaktär. Dessa beslut har föregåtts av vilda diskussioner inom gruppen. Olika viljor har ofta dragit åt olika håll, men de designmetoder som använts inom konvergensfasen har onekligen hjälpt oss i arbetet med att enas och samtidigt bidragit till att minska antalet designalternativ. En av de främsta fördelarna med att använda designmetoderna har varit att gruppen gemensamt kunnat åskådliggöra var och ens tankar inför varandra och på så sätt har gruppen på ett bättre och mer effektivt sätt kunnat kommunicera sina åsikter, idéer och frågeställningar. Detta har i sin tur underlättat själva beslutfattandet i den mening att designrymden, inom vilken en slutlig lösning funnits, på ett bättre sätt kunnat exploateras, undersökas och struktureras. Vikten av att åskådliggöra designprocessen Att kunna åskådliggöra designprocessen är onekligen en av styrkorna med att använda moderna designmetoder. De designmetoder som använts har alla varit ett bra stöd och bidragit till att förtydliga innehållet vid problemlösning, diskussioner och argumentationer. Vi har under hela designprocessen valt att, oavsett designmetod, alltid ha till hands och flitigt använda oss av två verktyg: whiteboard och digitalkamera. Det mesta som kommunicerats inom gruppen, i synnerhet under idé- och konceptstadierna, har skrivits ner och illustrerats på en whiteboard. På så sätt har alla samtidigt kunnat se och skapa sig en gemensam bild av det som diskuteras för tillfället. Det har hjälpt oss mycket när vi vridit och vänt på våra tankar för att hitta till exempel potentiella problem. Allt som nedtecknats har också fotograferats med en digitalkamera. Detta har varit särskilt bra då minnet allt för ofta tryter eller om någon i gruppen, som varit frånvarande, vill uppdatera sig om läget. 11

12 Om användandet av designmetoder Det visade sig att vi kom att använda långt fler metoder än vi initialt planerat för. Behovet att komplettera med fler metoder växte desto djupare i problematiken man grävde sig. Flera av de designmetoder som använts har också behövts modifieras på ett eller annat sätt. Dels för att vissa i sin ursprungliga form var allt för komplicerade och tidsödande, dels för att kunna anpassas till rådande förhållanden. Ovanan att använda metoderna bidrog också till att dess fullständiga styrka och kraft inte kunde utnyttjas till fullo. I de fall där en metod användes vid flera tillfällen blev både metodarbetet och resultatet bättre ju fler gånger den användes. En annan viktig slutsats är att det förarbete och beslutsunderlag som tagits fram i transformations- och konvergensfasen måste vara av hög kvalitet för att underlätta själva beslutsfattandet. Att i konvergensfasens sena skede åter igen behöva utforska designrymden tar både tid och kraft i anspråk. Även om användandet av designmetoderna varit mycket fruktsamt, framförallt i framtagandet och förfinandet av själva beslutsunderlaget, är upplevelsen av att vanliga diskussioner, tysta beslut och den där känslan i magen har en starkare inverkan och större betydelse i själva beslutsprocessen än man kanske både tror och vill erkänna. 12

13 Referenser Cross, N. (1994). Engineering Design Methods (Second edition). John Wiley & sons. ISBN Ideo (2003). Ideo Method Cards. ISBN , Jones, J. C. (1992). Design methods (Second edition). John Wiley & Sons. ISBN Landqvist, J. (1994). Vilda idéer och djuplodande analys. Om designmetodikens grunder. Carlssons bokförlag. ISBN SkyMark (2004) Building Consensus. 13