Ifyllningsanvisningar för ArPL-årsanmälan

Transkript

1 Ifyllningsanvisningar för ArPL-årsanmälan Anvisningar för årsanmälan för löner utbetalda år 2016 Försäkringsaktiebolaget Pensions-Alandia behöver årligen anställnings- och löneuppgifter från arbetsgivaren för uträkningen av pensioner och försäkringsavgifter. Utgående från de uppgifter som arbetsgivaren meddelat oss kan vi fastställa den slutliga ArPL-försäkringsavgiften för det föregående året. Hur görs en årsanmälan? Årsanmälan kan göras som elektronisk TYVI-anmälan via tjänsten Palkka.fi med lista från löneprogram med den förhandsifyllda årsanmälningsblanketten om ni inte ännu använder ett elektroniskt anmälningssätt. ArPL-årsanmälan ska göras senast den 31 januari Vi utför årsavräkningen i februari april utgående från uppgifterna som ni meddelat. Efter det sänder vi årsavräkningen och en specifikation över arbetstagarna till er per post. Eftersom årsavräkningen innehåller konfidentiella personoch löneuppgifter skickar vi den i ett kuvert märkt med texten Konfidentiellt. Gå gärna igenom rutinerna kring vem som är berättigad att öppna konfidentiell post för att garantera att uppgifterna behandlas av rätt person. Om ni gör årsanmälan med blanketten lönar det sig att börja med att kontrollera att de anställningsförhållanden och löneuppgifter som redan tidigare har meddelats är rätt registrerade, och vid behov komplettera dem. Om vi har kommit överens med er om avdelnings- eller pensionsgrupps indelning är arbets tagarna grupperade enligt den. Det är viktigt att vi får er årsanmälan i tid. Löneuppgifterna är nödvändiga för att kunna räkna ut den slutliga försäkringsavgiften, och de behövs också för att kunna ge era anställda pensionsutdrag. Vilka uppgifter meddelas? Arbetstagarens personuppgifter Meddela arbetstagarens namn i ordningen efternamn och officiella förnamn. Personbeteckningen meddelas alltid. Om personbeteckningen saknas meddela arbetstagarens födelsedatum och kön (m = man, k = kvinna). Arbetstagarens lön Med årsanmälan meddelas den lön som ni betalat till arbetstagaren under år Lönen meddelas i en enda summa. Varken förskottsskatt eller arbetstagarens egen arbetspensionsavgift ska avdras. Arbetsgivaren ska anmäla alla arbetstagare i åldern år vars lön överstiger 57,51 euro per månad. I slutet av denna anvisning finns en förteckning över arvoden och tillägg som anses vara pensionsgrundande och som meddelas på årsanmälan. Meddela på årsanmälan också lönen som betalats till tillfällig arbetskraft. Anmälningarna kan också göras under årets lopp, men senast med årsanmälan meddelas både löneuppgifterna och anställningstiden för tillfällig arbetskraft. Årsanmälan kan skickas ofrankerad (utan frimärke) till denna adress: Eget svar Alandia Försäkring Pension Avtal 22100/303 AX MARIEHAMN

2 Om det finns fel i löneuppgifter som meddelats tidigare kan ni korrigera dem genom att meddela de rätta uppgifterna med årsanmälan. Uppgifter om löner som betalats före år 2016 och som inte anmälts tidigare ber vi er meddela som om det skulle vara frågan om en ny anställning, dvs. ange anställningens begynnelse- och eventuellt avslutningsdatum samt lön per år. Försäkringen har överflyttats från ett annat bolag Har ArPL-försäkringen överflyttats till Försäkringsaktiebolaget Pensions-Alandia under år 2016, meddelas inte hela årets lön på årsanmälan utan bara den lön som betalats efter att försäkringen trätt i kraft hos oss. För de arbetstagare som var i er tjänst då försäkringen överflyttades anges på blanketten både den ursprungliga begynnelse dagen för försäkrande och den dag då försäkringen överflyttades till Försäkringsaktiebolaget Pensions-Alandia. Kontrollera att de stämmer. Om alla arbetstagare som var i er tjänst vid överflyttningen inte finns med, ber vi er tillägga dem på årsanmälan. Meddela som anställningens begynnelsedag den dag då försäkringen trädde i kraft i Pensions-Alandia (1.1, 1.4, 1.7 eller 1.10) och ange den lön som betalats från överflyttningen fram till årets slut. Om arbetstagarens anställning börjat efter att försäkringen överflyttats, meddela anställningens begynnelsedag och lönen för Anmälningssättet för löneuppgifterna har ändrat Om anmälningssättet för löneuppgifter har ändrats från månadsanmälan till årsanmälan i samband med att försäkringen över flyttats från ett annat försäkringsbolag till Försäkringsaktiebolaget Pensions-Alandia, ber vi er meddela uppgifter om de arbetstagare som fattas från registret. Meddela som begynnelse dag för de anställningsförhållanden som var fortlöpande vid överflyttningen den dag då försäkringen övergått till Försäkringsaktiebolaget Pensions-Alandia (d.v.s. 1.1, 1.4, 1.7 eller 1.10). Som lön meddelas det belopp som utbetalats till arbetstagaren under den tid ArPL-försäkringen varit i kraft i Försäkringsaktiebolaget Pensions-Alandia. En del av lönen har redovisats som tillfällig arbetsgivare Har ni redan anmält och redovisat en del av lönerna för år 2016 som så kallad tillfällig arbetsgivare, ska den lönen inte anmälas på nytt på årsanmälan. Situationen kan ha uppstått om ni anmält och redovisat löner som tillfällig arbetsgivare och först senare under samma år tecknat försäkringsavtal med Försäkringsaktiebolaget Pensions-Alandia. En tillfällig arbetsgivare anställer endast då och då och betalar ut sammanlagt mindre än 8238 euro. (2016 års index) i löner under ett halvt år. Arbetsgivaren kan inte samtidigt vara både avtalsarbetsgivare (tecknat ArPL-försäkring) och tillfällig arbetsgivare. Anställningsförhållanden som börjat eller upphört Vi ber er meddela på er årsanmälan både anställningar som inletts och som slutat år Begynnelsedagen för ett anställningsförhållande är den dag då arbetstagaren börjar underlyda ArPL eller omfattas av denna försäkring. Anställningen avslutas den dag då anställningsförhållandet upphör eller personen inte längre lyder under ArPL t.ex. då arbetstagaren fyller 68 år. Meddela då också lönen för avslutningsåret. Arbetsgivarens uppgifter har ändrat Om ändringar i företagets namn, adress, bolagsform eller ägoförhållanden ber vi er meddela till oss snarast möjligt. Saknas uppgiften om arbetsgivarens företags- eller organisationsnummer (FO-nummer) ber vi er meddela den i samband med er årsanmälan. Upphörande av försäkring Upphörande av försäkring meddelas alltid skriftligen. Det kan göras genom att använda en färdig blankett eller ett fritt format brev. Meddela samtidigt också orsaken till att försäkringen avslutas, anställningsförhållandenas avslutningsdag och de anställdas utbetalda löner för avslutningsåret. Försäkringen behöver inte avslutas om ni under den närmaste tiden kommer att anställa nya arbetstagare som underlyder ArPL. Försenade eller försummade årsanmälningar Om årsanmälan lämnas in för sent eller försummas helt leder det till förhöjd försäkringsavgift (ArPL 163 ). ArPL-årsanmälan ska göras senast i slutet av januari. Vem försäkras enligt ArPL? Ni kan försäkra samtliga arbetstagare inom den privata sektorn i Försäkringsaktiebolaget Pensions-Alandia oberoende av anställningsförhållandets längd och bransch. I sjömanslagen avsett arbete lyder dock under lagen om sjömanspensioner. Enligt ArPL försäkras personer i anställningsförhållande. Defini tionen av anställningsförhållande i ArPL följer den i arbetsavtalslagen. Enligt den förbinder sig en arbetstagare att personligen utföra arbete för arbetsgivarens räkning under dess ledning och övervakning mot lön eller annat vederlag. I det fall förutsättningarna för försäkrande uppfylls, ska lönen försäkras oberoende om skatt innehålls. Arbetsgivaren ska försäkra alla arbetstagare som är mellan 18 och 67 år och som erhåller minst 57,51 euro per månad (2016 års nivå). Också en arbetstagare som redan är pensionär försäkras om ovan nämnda krav för ålder och lön uppfylls. Även arbetstagarens arbetspensionsavgift avdras från arbets tagarens lön i sådana fall. Uppgifter om försäkringsavgifter och andra socialförsäkringsavgifter finns på vår webbplats Arbetstagarens nationalitet inverkar inte på försäkrandet enligt ArPL eller på intjäningen av pension. Om en finländsk arbetsgivare anställer utländska arbetstagare i Finland försäkras de liksom finländska arbetstagare. En utländsk arbetsgivare som anställer arbetstagare i Finland försäkrar sina arbetstagare i Finland enligt ArPL.

3 Till ArPL anmäls också arbetstagare som har läroavtal. En person som deltar i en annan utbildning än läroavtalsutbildning försäkras om det gjorts upp ett arbetsavtal. En person som är på arbetslivsträning försäkras inte. Arbetstagaren fyller 18 år Försäkringsskyldigheten börjar i början av kalendermånaden närmast efter arbetstagarens 18-årsdag. Om arbetstagaren är anställd vid ingången av den kalendermånad som följer efter att han eller hon fyllt 18 år, meddelas som begynnelsedatum den första dagen i månaden närmast efter 18-årsdagen. Som lön anmäls den lön som betalats från och med samma dag oberoende när lönen har intjänats (löneperiod). Till exempel om arbetstagaren har fyllt 18 år och lön har betalats och , anmäls endast lönen som betalats Också arbetstagarens egen pensionsavgift börjar dras av från lönen från och med den här tidpunkten. Arbetstagaren fyller 68 år Försäkringsskyldigheten upphör i slutet av den månad då arbets tagaren fyller 68 år. Om arbetstagarens anställning slutar under den månad då han eller hon fyller 68 år, anmäls som avslutningsdatum månadens sista dag. Som lön anmäls den lön som betalats till samma tidpunkt. Om normal slutlön betalats efter månaden då personen fyllt 68 år meddelas också den lönen. Om anställningen fortsätter månaden efter att personen fyllt 68 år, meddelas som avslutningsdatum sista dagen i den månad då 68 års ålder uppnåtts, dvs. den dag då försäkringsskyldigheten upphör. Också lönen meddelas fram till samma dag. Lönen som betalas efter att försäkringsskyldigheten upphört meddelas inte. Om anställningen börjar månaden efter att den anställda fyllt 68 år eller ännu senare behöver varken utbetald lön eller begynnelse- och avslutningsdagar meddelas till oss. Inte heller arbetstagarens pensionsavgift innehålls då. Anmälan om oavlönad frånvaro Om en anställd har oavlönad frånvaro, t.ex. på grund av permittering, studier eller moderskapsledighet, meddelas detta olika på årsanmälan beroende på om frånvaron i sin helhet infallit under kalenderåret 2016 eller inte. Om det är frågan om en kortare oavlönad frånvaro som infallit under kalenderåret 2016, behöver ni inte i samband med årsanmälan meddela frånvarons begynnelse- eller avslutningsdatum, utan bara den totala lönen som utbetalats för den anställda år Om den oavlönade frånvaron har börjat år 2016, men ännu inte avslutats, ber vi er meddela som anställningsförhållandets avslutningsdag den dag då arbetstagaren varit på jobb. Meddela också den utbetalda lönen för år När arbetstagaren senare kommer tillbaka från sin oavlönade frånvaro kan ni meddela oss det datum då personen har börjat jobba igen. Tiden för den oavlönade perioden behöver inte meddelas. Observera att om ni under den oavlönade perioden betalar lön av något slag (t.ex. semesterlön) ska den utbetalda lönen också försäkras. Ni kan meddela lönen i samband med årsanmälan för det år då lönen har utbetalats. Om ingen annan lön utbetalats under året meddelas lönen som om den anställda hade arbetat under den månad då lönen betalats. Som anställningens begynnelsedag meddelas då utbetalningsmånadens första dag och som avslutningsdag månadens sista dag. Anmälan om utbetald lön då den anställda gått i pension Vi ber er kontrollera den uppgift om utbetald lön under år 2016 som vi har för de anställda som gått i pension. Om arbetsförhållandet har avslutats på grund av att den anställda har börjat lyfta ålders- eller invalidpension under år 2016, har som anställningens avslutningsdatum registrerats den s.k. pensionsfallsdagen. Det är den dag fram till vilken personen tjänar in pension. Som lön har det registrerats det belopp som har meddelats till oss i samband med pensioneringen. Kontrollera att lönen stämmer. Om ni förutom den löneuppgift som syns på årsanmälan har betalat någon annan lönepost för den anställda i fråga (t.ex. bonus) ber vi er korrigera lönesumman. Om lönerna meddelas med den förhandsifyllda blanketten, meddela som tilläggsuppgift vilken typ av lön det handlar om. Inleder personen ett nytt anställningsförhållande efter pensioneringen meddelas begynnelse- och eventuell avslutningsdag för den nya anställningen samt den lön som betalats. Övergång från en avdelning eller en pensionsgrupp till en annan Arbetsgivaren och Försäkringsaktiebolaget Pensions-Alandia kan komma överens om att arbetsförhållandena i ArPL-försäkringen indelas i avdelningar. Med hjälp av indelningen kan företaget till exempel följa med utvecklingen av ArPL-kostnaderna för olika personalgrupper i årsavräkningen. Arbetsförhållanden kan också indelas enligt pensionsgrupper om det i försäkringen har inkluderats förbättrade pensionsförmåner. Om arbetstagaren under år 2016 har övergått från en avdelning eller pensionsgrupp till en annan, meddela på årsanmälan hans eller hennes lön skilt för varje avdelning eller pensionsgrupp. Arvode för förtroendeuppdrag Arvoden för förtroendeuppdrag meddelas bara om arbetstagaren står i arbetsförhållande till den som betalar arvodena. Då läggs arvodena för förtroendeuppdragen till den normala lönen (försäkras alltså inte skilt). Också en styrelseordförande på heltid kan anses stå i anställningsförhållande, särskilt om han

4 eller hon övergått till uppgiften direkt från att ha varit verkställande direktör. Förtroendevalda som inte står i arbetsförhållande till betalaren Personer i förtroendeuppdrag som inte står i arbetsförhållande meddelas i samband med årsanmälan endast om det tecknats en särskild ArPL-försäkring för förtroendevalda. I annat fall ska arvoden för förtroendeuppdrag inte meddelas. Om ni vill kan ni frivilligt ordna ArPL-pensionsskydd för de åriga personer som valts till förtroendeuppdrag och som inte står i arbetsförhållande till er genom att teckna en skild ArPL-försäkring för dem. Förutsättningen är att arvodet per månad uppgår till minst 57,51 euro per månad. (2016 års nivå) Det betalas ArPL-försäkringsavgifter för de förtroendevalda som omfattas av försäkringen. Även arbetstagarens pensionsförsäkringsavgift avdras från arvodet som betalas till den förtroendevalda enligt samma regler som från övriga arbetstagare. Försäkringsavgiften motsvarar den ArPL-avgiftsprocent som fastställts för tidpunkten då lönen utbetalats. Då ni tecknar försäkringen ska ni ta ställning till från och med vilken tidpunkt de arvoden som betalats till de förtroendevalda ska beaktas som pensionsgrundande, dvs. försäkras. Arvoden kan beaktas retroaktivt, men högst de arvoden som betalats under kalenderåret omedelbart före året då försäkringen tecknades. Hushåll som arbetsgivare Reglerna för försäkringsskyldighet enligt ArPL gäller även hushåll som anställer arbetstagare, t.ex. som barnskötare eller städhjälp. Har en ArPL-försäkring tecknats och som anmälningssätt valts årsanmälan, ska årsanmälan lämnas in också om arbetsgivaren är hushåll. I vissa fall har det avtalats om att dagvårdarens lön delvis består av stödet för privat vård och delvis av ett kommunalt tillägg. Då räknas också det kommunala tillägget som pensionsgrundande arbetsinkomst och meddelas som dagvårdarens lön på årsanmälan, också i sådana fall att kommunen betalar stödet direkt till dagvårdaren. Familjen som anställt dagvårdaren ansvarar för betalningen av arbetspensionsförsäkringsavgiften både för den lön som familjen själv betalar och för det stöd som betalas av FPA. Familjen ska också ta ut arbetstagarens pensionsavgift från dag vårdarens totalinkomst inklusive den del som bestäms på basis av eventuellt stöd. Varken FPA eller kommunen innehåller arbetstagarens pensionsavgift från det stöd som de betalar. Om dagvårdarens lön endast består av stödet från FPA (och eventuellt kommunalt tillägg), kan arbetsgivaren inte innehålla arbetstagarens pensionsavgift och bekostar då själv både arbetsgivarens och arbetstagarens del av pensionsförsäkringsavgiften. Vad ingår i lönen som meddelas på årsanmälan? Enligt huvudregeln beaktas lön eller annat vederlag, som betalats eller som avtalats som ersättning för arbete i anställningsförhållande, som pensionsgrundande och ska försäkras. Prestationens benämning är inte avgörande i sig, utan frågan om en prestation är pensionsgrundande inkomst avgörs utgående från prestationens verkliga natur. På följande sida har vi samlat exempel på vederlag och huruvida de ska meddelas på årsanmälan. Stöd för privat vård av barn När det gäller en anställd dagvårdare meddelas som lön i års anmälan både den lön som familjen själv betalat till dagvårdaren och det stöd som FPA betalar direkt till den anställda dagvårdaren. På årsanmälan meddelas alltså det sammanlagda beloppet.

5 Ska arbetstagarens pensionsavgift innehållas? I listan nedan ser du vilka inkomster som skall anmälas i årsanmälan. Betjäningsavgifter och penninggåvor, från allmänheten... Ja Dagtraktamenten, beskattningsbara... Ja Dagtraktamenten och ersättningar, skattefria... Nej Dividend och vinstandel... Nej Ersättning för lagstridig uppsägning... Nej Ersättning för uppsägning under permittering... Nej Ersättning åt förtroendeman och arbetarskyddsfullmäktige... Ja Försäkringslön för utlandsarbete... Ja Grundlön (för tid och prestation, inkl. övertidsersättningar)... Ja Lön för lagstadgad uppsägningstid... Ja Lön för sjuktid... Ja Lön för väntetid... Nej Lön som betalats av ställföreträdande betalare (konkursbo, lönegarantimyndighet eller annan betalare)... Ja Naturaförmåner då inkomsten endast består av naturaförmåner... Ja Naturaförmåner (bostads-, kost-, bil-, telefonförmån)... Ja Naturaförmåner då inkomsten endast består av naturaförmåner... Ja Penninggåva och presentkort... Ja Personalfondinbetalning... Nej Personalförmån som inte är vederlag för arbete... Nej Provision, om i arbetsförhållande... Ja Royalty, ersättning för upphovsrätt... Nej Sakgåvor, skattefria... Nej Semesterersättning -premie, -lön och -penning... Ja Tantiem eller bonus, om i arbetsförhållande... Ja Tillägg och förhöjningar (t ex övertids-, söndagsarbete, ersättning för dejourering, friturersättning)... Ja Tilläggsdagpenning från sjukkassan... Nej Lön som utbetalats till KB:s tysta bolagsman... Ja Lön som betalats under läro- eller utbildningsavtalstid... Ja Mötesarvode för förtroendeuppdrag, om i arbetsförhållande till betalaren... Ja Mötesarvode för förtroendeuppdrag, utom arbetsförhållande... Nej Har du frågor, tveka inte att kontakta oss på tel. (018) eller per e-post pension@alandia.com FÖRSÄKRINGSAKTIEBOLAGET PENSION-ALANDIA Ålandsvägen 31, Mariehamn, Tel , Fax , FO-nummer ,