Sammanträde med Barn- och ungdomsnämndens arbetsutskott

Transkript

1 Kallelse/Underrättelse Sammanträde med Barn- och ungdomsnämndens arbetsutskott Tid: Tisdagen den 12 Mars 2013, kl 14:00-17:00 Plats: Sunnerö, barn- och ungdomskontoret Ärendelista Val av justerare och tid för justering Beslutsärende 1. Skolskjutsupphandling 2013 Taxi grundskola Beslut fattas av arbetsutskottet på delegation från Barn- och ungdomsnämnden. Ärendet hanteras med omedelbar justering. Det råder absolut sekretess tills dess att tilldelningsbeslutet är skickat till berörda anbudsgivare enl Lou =lagen om offentlig upphandling 2007:1091. Därför läggs handlingar på bordet vid dagens möte. Föredragning av upphandlingschef Magnus Bernhardsson och upphandlare Henrik Larsson kl Information och överläggningar Sekreterare Förvaltningschef Förvaltningens samverkansgrupp Övrigt Övriga ärenden Ev. ajournering av mötet för gruppvisa överläggningar 2. Budgetuppföljningar 2013 Personalföreträdare har närvarorätt på nämndsammanträdet Föredragning: Barbro Eckerström Tedeborg, Controller 3. Arbetsmiljö-Konsekvensbeskrivning 2013 Vt ht 2013 Personalföreträdare har närvarorätt på nämndsammanträdet 4. Internkontrollplan uppföljning Personalföreträdare har närvarorätt på nämndsammanträdet 5. Personaltäthet för kommunala och fristående förskolor, fritidshem och pedagogisk omsorg 2013 Personalföreträdare har närvarorätt på nämndsammanträdet Alingsås kommun Postadress: Alingsås Besöksadress: Rådhuset, Stora torget Telefon: Fax: E-post: kommunstyrelsen@alingsas.se Webbplats:

2 Kallelse/Underrättelse 6. Likabehandlingsplaner läsåret 2012/ uppföljning Personalföreträdare har närvarorätt på nämndsammanträdet 7. Lokalförsörjningsplan Delegationsförteckning - revidering 9. Patientsäkerhetsberättelse Verksamhetsberättelse Utvecklingsenheten Anmälan om kränkande behandling av elev 12. Anmälan om kränkande behandling av elev Christian Jerhov (M) Ordförande Britta Ryding Sekreterare Tel: E-post: Britta.Ryding@alingsas.se Alingsås kommun Postadress: Alingsås Besöksadress: Rådhuset, Stora torget Telefon: Fax: E-post: kommunstyrelsen@alingsas.se Webbplats:

3 Ärende 1 Skolskjutsupphandling 2013

4 Ärende 2 Budgetuppföljningar 2013

5 Barn- och ungdomsförvaltningen Datum: Barn- och ungdomsnämnden Handläggare: Barbro Eckerström-Tedeb Direktnr: Beteckning: BUN Budgetuppföljningar 2013 Ärendebeskrivning I enlighet med kommunens styrmodell skall nämnderna följa upp sin budget och göra en årsprognos för verksamheten per varje månad. Prognosen ska vid stora avvikelser översändas till kommunstyrelsen. Förvaltningens yttrande Prognos per februari är 16,2 mnkr, vilket är ett underskott på 15,0 mnkr mot budget. Verksamheterna går in i 2013 med för hög nivå på lönekostnaderna. Prognosen bygger på den anpassning som hittills är planerad som realistisk inför höstterminen 2013, samt de förändringar som görs under våren. Löneutfallet för lärarkollektivet per den 1 april 2013 är en osäker faktor som riskerar bli högre än budget. Förslag till beslut i Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden godkänner prognos per februari 2013 och överlämnar den till kommunstyrelsen Barn- och ungdomsförvaltningen Cecilia Knutsson Förvaltningschef Barbro Eckerström-Tedeborg Controller Godkänd av: Cecilia Knutsson Titel: Datum:

6 Barn- och ungdomsförvaltningen Kostnader och intäkter per huvudverksamhet Belopp i mnkr Budget 2013 Kostnader Prognos Diff /- Politisk verksamhet -0,8-0,8 0,0 Förskola -253,4-257,5-4,1 Fritidshem -57,6-60,3-2,7 Pedagogisk omsorg -6,6-6,6 0,0 Förskoleklass -20,4-20,3 0,1 Grundskola -340,4-345,2-4,8 Grundsärskola -16,0-16,6-0,6 Kost -76,4-72,4 4,0 Summa -771,6-779,8-8,2 Intäkter Politisk verksamhet 0,0 0,0 0,0 Förskola 29,9 29,6-0,3 Fritidshem 16,8 16,8 0,0 Pedagogisk omsorg 1,3 1,3 0,0 Förskoleklass 0,4 0,4 0,0 Grundskola 18,0 15,4-2,5 Grundsärskola 0,4 0,4 0,0 Kost 76,4 72,4-4,0 Kommunbidrag 627,2 627,2 0,0 Summa 770,4 763,7-6,8 Netto -1,2-16,2-15,0 Ekonomisk sammanfattning Prognosen per februari visar på ett resultat på 16,2 mnkr för 2013, vilket är ett underskott på 15,0 mnkr mot budget. Verksamheterna går in i 2013 med för hög nivå på lönekostnaderna. Prognosen bygger på den anpassning som hittills är planerad som realistisk inför höstterminen 2013 utifrån prognostiserat elev- och barnantal samt de förändringar som görs under våren. Hur mycket av organisationsanpassningen som kommer kunna hanteras inom personalplaneringen och den interna personalomsättningen är ännu inte klar. Förvaltningen arbetar med detta under våren. Detta kommer påverka det ekonomiska utfallet. Löneutfallet för lärarkollektivet per den ¼ 2013 är också en osäker faktor som riskerar bli högre än budget. Intäkter och kostnader i Kostenhetens verksamhet minskar med 4,0 mnkr, vilket inte är resultatpåverkande. Anledningen är hyreskostna- 1

7 der som regleras direkt mellan VÄN och Alingsåshem och inte går via Kostenheten. Prognostiserad kostnadsavvikelse för alla verksamheter bortsett från Kostenenheten är 12,3 mnkr, vilket till största delen utgörs av lönekostnader. Prognosen visar också på lägre externa intäkter än budgeterat. Budget för externa intäkter fastställdes för ca ett år sedan och förutsättningarna har förändrats sedan dess. Bland annat har reglerna för en del statsbidrag ändrats samt förutsättningarna för kostverksamheten. Prognostiserad avvikelse för externa intäkter per februari, bortsett från Kostenheten, är 2,8 mnkr. Politisk verksamhet +/- 0 Ingen avvikelse. Förskola 4,4 mnkr Större delen av avvikelsen utgörs av högre personalkostnader än budgeterat. Fritidshem 2,7 mnkr Högre personalkostnader än budgeterat i kommunal fritidsverksamhet. Pedagogisk omsorg +/- 0 Ingen avvikelse. Förskoleklass + 0,1 mnkr Något lägre personalkostnader i kommunal verksamhet än budget. Grundskola 7,3 mnkr Högre personalkostnader än budgeterat i verksamheten och kort tid att hämta hem underskotten, då vårens organisation kostar ända fram till halva augusti. Prognosen visar också på lägre externa intäkter än budgeterat. Budget för externa intäkter fastställdes för ca ett år sedan och förutsättningarna har förändrats sedan dess. Bland annat har reglerna för en del statsbidrag ändrats. Grundsärskola - 0,6 mnkr Större delen av avvikelsen beror på köpt särskoleplats i Göteborg och resterande på personalkostnad i kommunal verksamhet. Kost +/- 0 Intäkter och kostnader minskar med 4,0 mnkr, vilket inte är resultatpåverkande. Anledningen är hyreskostnader som regleras direkt mellan VÄN och Alingsåshem och inte går via Kostenheten. 2

8 Styrtal Förskola, pedagogisk omsorg 1-5 år Budgeterat styrtal Flerårsstrategi Alingsås, antal barn/elever Genomsnitligt antal barn/elever i verksamhet under perioden jan-feb Prognos helår, antal barn/ele ver Avvikelse prognos mot budget 2013, antal barn/elever Prognosen är lägre än vad rektorerna budgeterat med, vilket innebär att det ryms inom budget, men att ytterligare anpassningar kan vara aktuella i verksamheten. Antalet behöver analyseras djupare. För fristående prognostiseras inga stora avvikelser. Fritidshem, pedagogisk omsorg 6-12 år Budgeterat styrtal Genomsnitligt antal Flerårsstrategi Alingsås, barn/elever i antal verksamhet barn/elever under perioden jan-feb Prognos helår, antal barn/ele ver Avvikelse prognos mot budget 2013, antal barn/elever Prognosen är lägre än vad rektorerna budgeterat med, vilket innebär att det ryms inom budget, men att ytterligare anpassningar kan vara aktuella i verksamheten. Antalet behöver analyseras djupare. För fristående prognostiseras inga stora avvikelser. Förskoleklass, skola åk 1-9, särskola Budgeterat styrtal Flerårsstrategi Alingsås, antal barn/elever Genomsnitligt antal barn/elever i verksamhet under perioden jan-feb Prognos helår, antal barn/ele ver Avvikelse prognos mot budget 2013, antal barn/elever Styrtalet för åk 6-9 ligger högt. Prognosen visar att kommunal skola har ett lägre antal elever. Antalet växlar också mellan kommunala skolor och fristående utan tydligt mönster. Totala antalet elever i åldersgruppen behöver analyseras djupare. 3

9 Ärende 3 Arbetsmiljö- Konsekvensbeskrivning 2013 Vt ht 2013

10 1 av 4 Konsekvens- och riskanalys inför ändringar i verksamheten. Analysen omfattar: -avdelningen/-enheten, Ängaboskolan skola/fritidshem Förvaltning: BoU Konsekvens- och riskanalys genomförd av: 1., Claes Hämberg Befattning: Rektor 2., Befattning: Konsekvensanalys A PRECISERA DEN PLANERADE ÄNDRINGEN VAD består ändringarna av? Ändrade förutsättningar i budget inför Utifrån förutsättningarna i budget behöver följande förändringar genomföras på årsbasis: 1. Minskad personalstyrka på skolan med 0,65 åa. 2. Minskad personalstyrka på fritidshemmet med 1,5 åa. 3. Minskat anslag till vikariekostnader. VAR ska ändringarna genomföras? Skolan och fritidshemmet. 1. Minskning med 0,65 lärartjänst alternativt minskning av fritidspersonalens skolsamverkan med 0, Kraftigt minskad bemanning på fritidshemmet. Sannolikt kan detta inte göras utan att avdelningar slås samman, med mycket stora barngrupper. 3. Inom alla verksamheter. VILKA arbetstagare eller grupper blir berörda av förändringarna? All personal i skolan och på fritidshemmet. 1. Lärargruppen alternativt fritidspersonalen. 2. Fritidspersonalen. 3. All personal.

11 2 av 4 B GÖR RISKBEDÖMNING (utifrån den planerade ändringen) RISKER RISKBEDÖMNING Sannolikhet 1 Konsekvens 2 Bedömning 3 ÅTGÄRD KLART SENAST ANSVARIG 1 Kraftigt ökad arbetsbelastning på fritidshemmet med mycket stora barngrupper. Stora svårigheter att garantera barnens säkerhet. Minskad planeringstid. Mycket stor Mycket stor Stor risk Mer aktiviteter i storgrupp. Mindre utomhusaktiviteter. Se över ansvarsområden, minimera. Hjälp i administrationen av barnens närvaro. Under 2013 Rektor 2 Ökad arbetsbelastning för klasslärarna då möjligheterna till stöttning för de elever med behov av särskilt stöd minskar. Möjligheterna att leva upp till styrdokumentens krav minskar. Stor Stor Medelstor risk Prioritering av arbetsuppgifter. Minska tiden för vissa mötesforum. Under 2013 Rektor 3 Ökad arbetsbelastning för all personal då möjligheterna att ta in vikarie vid frånvaro minskar. Mycket stor Stor Stor risk Restriktivitet med fortbildning. Under 2013 Rektor 1 Sannolikhet att risken inträffar. Ange efter skala liten, medel, stor eller mycket stor, se nedan bild. 2 Konsekvens om risken inträffar. Ange efter skala liten, medel, stor eller mycket stor, se nedan bild. 3 Sammanvägd bedömning av sannolikhet och konsekvens. Anges enligt acceptabel, medelstor eller stor risk, se nedan bild. =

12 Riskbedömning = 3 av 4 Stor risk Medelstor risk Acceptabel risk Lägg inte lika mycket kraft här Prioritera detta i arbetsmiljöarbetet Sannolikhet Liten Medel Stor Mycket stor Liten Medel Stor Mycket stor Konsekvens

13 4 av 4 C ÅTGÄRDA Vilka är de största riskerna med förändringen? Konsekvenserna för fritidshemsverksamheten blir oerhört stora. Med den bemanning budgeten tillåter kan vi inte behålla den organisation vi har idag, med fyra fritidshemsavdelningar. Vi blir sannolikt tvungna att bedriva en lika stor verksamhet fast med tre avdelningar. Detta i en verksamhet som redan idag är mycket hårt ansträngd. Barngrupperna blir då så stora att det är tveksamt om verksamheten faktiskt är säker för barnen. Riskerna för olyckor och långtidssjukskrivningar ökar. Konsekvenserna för skolan blir att möjligheterna att ge de elever det stöd de är i behov av minskar. Detta medför att belastningen på klasslärarna kommer att öka och elevernas måluppfyllelse sannolikt kommer att minska. Konsekvenserna av att medlen för vikarieanskaffning minskar blir att kollegorna i arbetslaget kommer att få täcka upp för varandra i än större utsträckning än vad de gör idag. Detta medför att pressen att gå till arbetet även vid sjukdom ökar. Vilka åtgärder behöver genomföras för att eliminera dessa risker? För fritidshemmets del behöver tiden i barngrupp öka. Fritidspersonalens ansvarsområden minimeras. De behöver också stöd och hjälp i administrationen av barnens närvaro för att minimera riskerna för misstag. Verksamhetens innehåll behöver läggas om, fler aktiviteter i storgrupp och mindre utomhusaktiviteter. För skolans del behöver lärarna hjälp med prioritering av arbetsuppgifter och mötestiden behöver minska. verksamhet utanför kärnuppdraget behöver skalas av för att vi ska kunna leva upp till skollag, förordning och läroplan. För all personal måste stark restriktivitet gälla för all form av fortbildning. =

14 1 av 4 Konsekvens- och riskanalys inför ändringar i verksamheten. Analysen omfattar: -avdelningen/-enheten, Grundsärskolan Ängabo Förvaltning: BoU Konsekvens- och riskanalys genomförd av: 1., Raila Lindström Befattning: Rektor 2., Befattning: Konsekvensanalys A PRECISERA DEN PLANERADE ÄNDRINGEN VAD består ändringarna av? Ändrade förutsättningar i budget inför Utifrån förutsättningarna i budget behöver följande förändringar genomföras på årsbasis: 1. Minskad personalstyrka på grundsärskolan med 0,95 åa. 2. Minskat anslag till vikariekostnader. 3. Möjligheterna att ha elever integrerade i en grundskoleklass minskar. VAR ska ändringarna genomföras? Skolan och fritidshemmet. 1. Minskning med 0,95 tjänst 2. För grundsärskolan och fritidshemmet VILKA arbetstagare eller grupper blir berörda av förändringarna? All personal i skolan och på fritidshemmet. 1. Elevassistenter/pedagoger i skolan 2.All personal

15 2 av 4 B GÖR RISKBEDÖMNING (utifrån den planerade ändringen) RISKER RISKBEDÖMNING Sannolikhet 1 Konsekvens 2 Bedömning 3 ÅTGÄRD KLART SENAST ANSVARIG 1 Ökad arbetsbelastning för lärarna, då möjligheter till stöttning från elevassistent minskar. Svårigheter att garantera barnens säkerhet. Möjligheterna att leva upp till styrdokumentens krav minskar. Minskad planeringstid Mycket stor Mycket stor Stor risk Mer aktiviteter med hela gruppen särskolebarn åk 1-5. Mindre utomhusaktiviteter. Se över ansvarsområden, minimera Mera hjälp med vissa administrativa arbetsuppgifter. Under 2013 Rektor 2 Ökad arbetsbelastning för all personal då möjligheterna att ta in vikarie vid frånvaro minskar. Mycket Stor Stor Stor risk Prioritering av arbetsuppgifter. Minska tiden för vissa mötesforum. Under 2013 Rektor 3 1 Sannolikhet att risken inträffar. Ange efter skala liten, medel, stor eller mycket stor, se nedan bild. 2 Konsekvens om risken inträffar. Ange efter skala liten, medel, stor eller mycket stor, se nedan bild. 3 Sammanvägd bedömning av sannolikhet och konsekvens. Anges enligt acceptabel, medelstor eller stor risk, se nedan bild. =

16 Riskbedömning = 3 av 4 Stor risk Medelstor risk Acceptabel risk Lägg inte lika mycket kraft här Prioritera detta i arbetsmiljöarbetet Sannolikhet Liten Medel Stor Mycket stor Liten Medel Stor Mycket stor Konsekvens

17 4 av 4 C ÅTGÄRDA Vilka är de största riskerna med förändringen? Skolans konsekvenser för fritidshemsverksamheten påverkar även grundsärskolan, eftersom grupperna blir stora och den särskoleresurs som fritidshemmet får i sin budget inte täcker behovet. Konsekvenserna för grundsärskolan blir att en till en undervisningen och möjligheterna att ge de elever det stöd de är i behov av minskar. Detta medför att belastningen på klasslärarna kommer att öka och elevernas måluppfyllelse sannolikt kommer att minska. Konsekvenserna av att medlen för vikarieanskaffning minskar blir att kollegorna i arbetslaget kommer att få täcka upp för varandra i större utsträckning än vad de gör idag. Detta medför att pressen att gå till arbetet även vid sjukdom ökar. Vilka åtgärder behöver genomföras för att eliminera dessa risker? För fritidshemmets del behöver tiden i barngrupp öka. Fritidspersonalens ansvarsområden minimeras. De behöver också stöd och hjälp i administrationen av barnens närvaro för att minimera riskerna för misstag. Verksamhetens innehåll behöver läggas om, fler aktiviteter i storgrupp och mindre utomhusaktiviteter. För grundsärskolans del behöver lärarna hjälp med prioritering av arbetsuppgifter och mötestiden behöver minska, verksamhet utanför kärnuppdraget behöver skalas av för att vi ska kunna leva upp till skollag, förordning och läroplan. För all personal måste stark restriktivitet gälla för all form av fortbildning. =

18 1 av 4 Konsekvens- och riskanalys inför ändringar i verksamheten. Analysen omfattar: -avdelningen/-enheten, Ängabo enhets förskolor Förvaltning: Barn- och ungdomsförvaltningen Konsekvens- och riskanalys genomförd av: 1., Anne Sundvall Befattning: Förskolechef 2., Raila Lindström Befattning: Förskolechef Konsekvensanalys A PRECISERA DEN PLANERADE ÄNDRINGEN VAD består ändringarna av? ndrade förutsättningar i budget inför Utifrån förutsättningarna i budget behöver följande förändringar genomföras på årsbasis: 1. Minskad personalstyrka på förskolan med 1,50 åa. 2. Minskat anslag till vikariekostnader. 3. Återhållsamhet med fortbildning VAR ska ändringarna genomföras? Förskolor inom Ängabo enhet 1. Minskning med 0,10 åa per avdelning 2. Alla förskoleavdelningar 3. All personal VILKA arbetstagare eller grupper blir berörda av förändringarna? All personal och alla barn.

19 2 av 4 B GÖR RISKBEDÖMNING (utifrån den planerade ändringen) RISKER RISKBEDÖMNING Sannolikhet 1 Konsekvens 2 Bedömning 3 ÅTGÄRD KLART SENAST ANSVARIG 1 Minskad personaltäthet: med 0,20 åa per två avdelningar: Ökad arbetsbelastning Ökad sjukfrånvaro Svårare att garantera säkerheten för våra barn. Lägre måluppfyllelse när det gäller statliga och kommunala mål. m.stor m. stor stor Ökat samarbete mellan avdelningar och anpassad schemaläggning utifrån barngruppens närvarodagar. Prioritering av arbetsuppgifter. fortlöpande under år 2013 Försko lechef 2 Större restriktivitet vid vikarietillsättning: Ökad arbetsbelastning Högre sjuknärvaro vilket i förlängningen kan öka sjukfrånvaron Mindre möjlighet att få specialpedagogisk handlening. Ökad risk för stressreaktioner Svårare att garantera säkerhet för våra barn m.stor m.stor stor Ökat samarbete mellan avdelningarna. Minska planeringstid på dagtid till förmån för tid i barngrupp. Minskad handledningstid från specialpedagog. fortlöpande under år 2013 Försko lechef 3 Återhållsamhet med fortbildning: Lägre måluppfyllelse i verksamheten, vilket påverkar utvecklingsmöjligheterna. stor stor stor Använda oss av de resurser som finns inom organisationen i den mån som personal kan frigöras utan vikarier. fortlöpande under år 2013 Försko lechef 1 Sannolikhet att risken inträffar. Ange efter skala liten, medel, stor eller mycket stor, se nedan bild. 2 Konsekvens om risken inträffar. Ange efter skala liten, medel, stor eller mycket stor, se nedan bild. 3 Sammanvägd bedömning av sannolikhet och konsekvens. Anges enligt acceptabel, medelstor eller stor risk, se nedan bild. =

20 Riskbedömning = 3 av 4 Stor risk Medelstor risk Acceptabel risk Lägg inte lika mycket kraft här Prioritera detta i arbetsmiljöarbetet Sannolikhet Liten Medel Stor Mycket stor Liten Medel Stor Mycket stor Konsekvens

21 4 av 4 C ÅTGÄRDA Vilka är de största riskerna med förändringen? Här beskriver ni sammanfattande de bedömningar som är "Medel till hög" eller "Hög" i "B". Den redan höga arbetsbelastningen kommer att öka, vilket kan medföra högre sjukskrivningstal. Vi kommer att få svårigheter med att fylla de ställda kraven i läroplan och Skollag och vi kommer att få en kvalitetssänkning av verksamheten. Handlingsplaner för att anpassa verksamheten utifrån barns individuella behov samt tid för specialpedagogisk handledning kommer att bli svårare att genomföra. Svårt att kunna garantera barnens säkerhet. Vilka åtgärder behöver genomföras för att eliminera dessa risker? Sammanfattande åtgärder av de ovan beskrivna allvarliga riskerna: Anpassad schemaläggning utifrån barngruppens närvarotid och närvarodagar. Styra 15-timmars barnens närvarotid till lämpliga dagar utifrån verksamheten. Mera samordning mellan avdelningarna för att få ut planeringstid, raster. Se över de ansvarsområden som personalen tilldelats idag och minska tiden för vissa mötesforum. Se över ambitionsnivån i våra effektmål. =

22 1 av 4 Konsekvens- och riskanalys inför ändringar i verksamheten. Analysen omfattar: -avdelningen/-enheten, Nolhagaskolan Förvaltning: BOU Konsekvens- och riskanalys genomförd av: 1., Marianne Lindfors Befattning: Rektor 2., Befattning: Konsekvensanalys A PRECISERA DEN PLANERADE ÄNDRINGEN VAD består ändringarna av? VAR ska ändringarna genomföras? VILKA arbetstagare eller grupper blir berörda av förändringarna? Minska personalstyrkan I klasserna i alla arbetslag Eleverna samt lärare o annan personal på skolan

23 2 av 4 B GÖR RISKBEDÖMNING (utifrån den planerade ändringen) RISKER RISKBEDÖMNING Sannolikhet 1 Konsekvens 2 Bedömning 3 ÅTGÄRD KLART SENAST ANSVARIG 1 Eleverna når inte kunskapskraven MS MS S 2 Vi klarar inte att följa skollagen MS MS S 3 Ökad sjukfrånvaro pga ökad arbetsbelastning M M M 1 Sannolikhet att risken inträffar. Ange efter skala liten, medel, stor eller mycket stor, se nedan bild. 2 Konsekvens om risken inträffar. Ange efter skala liten, medel, stor eller mycket stor, se nedan bild. 3 Sammanvägd bedömning av sannolikhet och konsekvens. Anges enligt acceptabel, medelstor eller stor risk, se nedan bild. =

24 Riskbedömning = 3 av 4 Stor risk Medelstor risk Acceptabel risk Lägg inte lika mycket kraft här Prioritera detta i arbetsmiljöarbetet Sannolikhet Liten Medel Stor Mycket stor Liten Medel Stor Mycket stor Konsekvens

25 4 av 4 C ÅTGÄRDA Vilka är de största riskerna med förändringen? Här beskriver ni sammanfattande de bedömningar som är "Medel till hög" eller "Hög" i "B". Att eleverna inte når kunskapskraven med allt vad det innebär. Bristande självkänsla, bristande känsla av delaktighet i skola och samhälle, fler år på gymnasiet. Att vi inte följer lagen. Att arbetsbelastningen blir för hög. Vilka åtgärder behöver genomföras för att eliminera dessa risker? Sammanfattande åtgärder av de ovan beskrivna allvarliga riskerna. Vi behöver ha kvar den personalstyrka vi har. Helst öka densamma. =

26 Datum: Handläggare:Peter Lundgren, Birgitta Kroon Direktnr: , Risk- och konsekvensanalys inför ändringar utifrån budget 2013 för Lendahls enhet Förskoleverksamheten: Den reella sänkningen av barnomsorgspengen för 2013 innebär att vi får ett stort underskott i vår förskoleverksamhet. Barnomsorgspengen för 4-5-åringar är oförändrad men ska bära ökade lönekostnader jämfört med ingångsvärdet för 2012 (lönelyft över beräknad löneökning samt administratörslön som nu ligger i pengen), för 1 3-åringar är den något höjd men inte heller här räcker den mot de ökade lönekostnader som gäller. Totalt på våra fem förskolor handlar det om cirka kr. År 2012 kunde förskoleverksamheten i stort sett balanseras i budget men utfallsprognosen pekar mot ett underskott på ca för detta år. Till stor del förklaras det resultatet av lönerörelsen, tomma platser på några förskolor samt vikariekostnader i samband med t ex Lust att lära.. Åtgärder: För att balansera budgeten för 2013 måste både intäkterna ökas och kostnaderna minskas, dvs placera fler barn i våra barngrupper och minska personalresursen. En utökning av barnantalet innebär att vi kommer att ligga högt i intervallet 5,7 6,3 barn per årsarbetare (som uttryckts som mål i förvaltningen sedan tidigare), i vissa fall överskrida denna gräns. Att minska antal personal är inte möjligt då vi ska ha verksamheten bemannad från varje dag. Däremot behöver vi minska vikariekostnaden genom att tillämpa mycket stor restriktivitet vid önskemål om ledigheter och uppbokning av vikarier samt undvika tillsättande av extraresurser kring barn i behov av särskilt stöd. Konsekvenser och risker: Utökat barnantal på samtliga förskolor leder till minskade möjligheter att ge varje barn det stöd som behövs för sin utveckling och lärande enligt LpFö. Barn i behov av extra stöd kommer endast vid enstaka tillfällen att få det. Stora barngrupper påverkar barnens arbetsmiljö och är en stor risk för att fler bar känner sig otrygga och därmed kan fler konflikter skapas. Stora barngrupper leder till höga ljudvolymer med risk för hörselskador och stress hos såväl barn som vuxna. Det medför också trängsel i trånga utrymmen vilket kommer att öka arbetsbelastningen ytterligare. Pedagogerna kommer att få ägna stor tid till att försöka upprätthålla en säker verksamhet och mindre tid till pedagogisk verksamhet. Pedagogerna kommer att ha fler ansvarsbarn vilket leder till mindre tid för kontakt med varje förälder. Riskbedömning: Vi bedömer att ovanstående risker med stor sannolikhet kommer att inträffa. Konsekvenserna för barn och personal blir mycket stora. Alingsås kommun Enhet Lendahl-Östlyckan Adress: Lendahlsskolan, Norra Strömgatan 19, ALINGSÅS Telefon exp: , Fax: Adress: Östlyckeskolan, Vintergatan, ALINGSÅS Telefon exp: , Fax: Webbplats:

27 Skola F 5 samt fritidsverksamheten: Den reella minskningen av elevpengen och skolbarnsomsorgspeng för 2013 innebär att vi får ett underskott på cirka Elevpengen har inte ökats i förhållande till lönekostnadsökningen. Beräkningen bygger på att vi får in 42 barn i F-klasserna till hösten. År 2012 kunde dessa verksamheter i stort sett balanseras i budget och utfallsprognosen 2012 är också i stort sett i balans. Detta trots resultatet av lönerörelsen. Fler barn i F-klass och på fritids, lägre personalkostnad med visstidsanställd personal på fritids samt att vi inte fullt urt ersatt sjukskriven personal har varit viktiga faktorer som vägt upp kostnadsökningarna. Åtgärder: För att balansera budgeten för 2013 måste framförallt kostnaderna minskas, dvs minska personalresursen. I första hand handlar det om att minska och omfördela resurserna för barn i behov av stöd bl a genom att lägga två uppdrag på samma assistent samt att skolans specialpedagoger i större utsträckning får vara i elevgrupperna. Vi behöver minska vikariekostnaden genom att tillämpa stor restriktivitet vid önskemål om ledigheter, stor försiktighet vid uppbokning av vikarier samt sammanslagning av klasser i stället för vikarie. På fritidsavdelningen för de äldre eleverna där cirka 80 barn är inskrivna, behöver personalminskning ske så att de under delar av veckan får klara sig med tre pedagoger mot fyra idag. Skolans musikprofil motsvarar cirka 60% lärartjänst och kan komma att läggas ner under året. Besparingen under 2013 kan dock endast omfatta hösten om uppsägningen av denna tjänst till Kulturskolan sker i januari, dvs halva kostanden kan sparas. I den mån det går att öka intäkterna i skolan behöver vi vara mer generösa med att ta emot elever från andra områden, dvs fler barn i klasserna. Konsekvenser och risker: Barn i behov av extra stöd kommer endast vid enstaka tillfällen att få det vilket leder till större svårigheter för dessa elever att nå målen. Arbetsbelastningen kommer att öka för lärare i deras arbete att utveckla barnens lärande. Grupptimmar kommer att minska eller försvinna och klasslärare får arbeta på fritids för att fylla upp sin tjänst. Större barngrupper kommer att leda till högre bullernivåer med åtföljande stress för pedagoger och barn. Risk för bullerskador ökar. På fritids kommer pedagogerna att få ägna stor tid till att försöka upprätthålla en säker verksamhet och mindre tid till pedagogisk verksamhet. Minskningen i personaltäthet leder till att pedagogerna får svårare att hinna med följa upp varje barns situation. Riskbedömning: Vi bedömer att ovanstående risker med stor sannolikhet kommer att inträffa. Konsekvenserna för barn och personal blir mycket stora. Lendahls enhet som ovan Peter Lundgren Birgitta Kroon Alingsås kommun Enhet Lendahl-Östlyckan Adress: Lendahlsskolan, Norra Strömgatan 19, ALINGSÅS Telefon exp: , Fax: Adress: Östlyckeskolan, Vintergatan, ALINGSÅS Telefon exp: , Fax: Webbplats:

28 Alingsås kommun Enhet Lendahl-Östlyckan Adress: Lendahlsskolan, Norra Strömgatan 19, ALINGSÅS Telefon exp: , Fax: Adress: Östlyckeskolan, Vintergatan, ALINGSÅS Telefon exp: , Fax: Webbplats:

29 1 av 4 Konsekvens- och riskanalys inför ändringar i verksamheten. Analysen omfattar: -avdelningen/-enheten, Lendahls enhet Förvaltning: Barn och Ungdom Konsekvens- och riskanalys genomförd av: 1., Peter Lundgren Befattning: Rektor, Förskolechef 2., Birgitta Kroon Befattning: Rektor, Förskolechef Konsekvensanalys A PRECISERA DEN PLANERADE ÄNDRINGEN VAD består ändringarna av? Den reella sänkningen av barnomsorgspeng och elevpeng för år 2013 med åtföljande 1. neddragningar av personalresurs (till viss del under vt, men flera tjänster berörs under ht) 2. ökning av barngruppernas storlek VAR ska ändringarna genomföras? Alla verksamheter inom enheten berörs. VILKA arbetstagare eller grupper blir berörda av förändringarna? Alla arbetstagare och alla arbetsgrupper berörs

30 2 av 4 B GÖR RISKBEDÖMNING (utifrån den planerade ändringen) RISKER RISKBEDÖMNING Sannolikhet 1 Konsekvens 2 Bedömning 3 ÅTGÄRD KLART SENAST ANSVARIG 1 Den ökade arbetsbelastningen riskerar att leda till a: ökad stress, b: svårigheter att hinna med sitt uppdrag, c: mer buller, d: ökad sjukdom mycket stor medelstor stor risk, a: Förskolechef/rektor behöver ha samtal med arbetstagare och arbetslag b: Begränsa pågående utv.arbete och renodla i uppdraget c: Kompletterande fysisk bullerdämpning och organisatoriska förändringar d: Ge arbetstagare möjlighet att få stöd från företagshälsovården. start genast, kontinu erligt utföra Försko lechef/ rektor 2 Oro för risken att bli uppsagd. Personal som är resurs utanför den ordinarie pedagogiska organisationen (assistenter, specialpedagog, administratör, skolsamverkan) kan sägas upp, omplaceras. Mycket stor medelstor stor risk Förskolechef/rektor behöver ha kontinuerliga samtal med nyckelpersoner inom enheten, berörd personal och fackliga representanter. Ge arbetstagare möjlighet att få stöd från företagshälsovården. start genast, kontinu erligt utföra Försko lechef/ rektor 3 Svårigheter att upprätthålla ett engagemang i jobbet stor stor stor risk Förskolechef /rektor behöver lägga mycket tid till att motivera och uppmuntra personalen start genast, kontinu erligt utföra Försko lechef/ rektor 1 Sannolikhet att risken inträffar. Ange efter skala liten, medel, stor eller mycket stor, se nedan bild. 2 Konsekvens om risken inträffar. Ange efter skala liten, medel, stor eller mycket stor, se nedan bild. 3 Sammanvägd bedömning av sannolikhet och konsekvens. Anges enligt acceptabel, medelstor eller stor risk, se nedan bild. =

31 Riskbedömning = 3 av 4 Stor risk Medelstor risk Acceptabel risk Lägg inte lika mycket kraft här Prioritera detta i arbetsmiljöarbetet Sannolikhet Liten Medel Stor Mycket stor Liten Medel Stor Mycket stor Konsekvens

32 4 av 4 C ÅTGÄRDA Vilka är de största riskerna med förändringen? Här beskriver ni sammanfattande de bedömningar som är "Medel till hög" eller "Hög" i "B". De största riskerna är att den ökade arbetsbelastningen leder till stress, oro och minskat engagemang. Vilka åtgärder behöver genomföras för att eliminera dessa risker? Sammanfattande åtgärder av de ovan beskrivna allvarliga riskerna. Kontinuerliga samtal mellan arbetsledning och personal för att renodla arbetsuppgifter och stötta/uppmuntra. Vid behov ge möjlighet att få stöd genom företagshälsovården. =

33 1 av 4 Konsekvens- och riskanalys inför ändringar i verksamheten. Analysen omfattar: -avdelningen/-enheten, BoU-kontoret Förvaltning: BOU Konsekvens- och riskanalys genomförd av: 1., Barbro Eckerström Tedeborg Befattning: Adm chef 2., Ronnie Sjöberg Befattning: Personalsekreterare Konsekvensanalys A PRECISERA DEN PLANERADE ÄNDRINGEN VAD består ändringarna av? Minskat anslag till kompetensutveckling med 100 tkr. VAR ska ändringarna genomföras? BoU-kontoret VILKA arbetstagare eller grupper blir berörda av förändringarna? Alla medarbetare inom administrativa enheten

34 2 av 4 B GÖR RISKBEDÖMNING (utifrån den planerade ändringen) RISKER RISKBEDÖMNING Sannolikhet 1 Konsekvens 2 Bedömning 3 ÅTGÄRD KLART SENAST ANSVARIG 1 4) Påverkan på teamkänslan pga risk för indragna utvecklingsdagar med övernattning liten stor medelstor Kontinuerligt arbete med teamkänslan under året. Dec -13 Chef/ Medar betare 2 5) Fel beslut alt underlag till beslut till verksamhet, politiker och allmänhet liten stor medelstor Aktivare omvärldsbevakning för att se när egen kompetenshöjning enl p 1. Dec -13 Chef/ Medar betare 3 1 Sannolikhet att risken inträffar. Ange efter skala liten, medel, stor eller mycket stor, se nedan bild. 2 Konsekvens om risken inträffar. Ange efter skala liten, medel, stor eller mycket stor, se nedan bild. 3 Sammanvägd bedömning av sannolikhet och konsekvens. Anges enligt acceptabel, medelstor eller stor risk, se nedan bild. =

35 Riskbedömning = 3 av 4 Stor risk Medelstor risk Acceptabel risk Lägg inte lika mycket kraft här Prioritera detta i arbetsmiljöarbetet Sannolikhet Liten Medel Stor Mycket stor Liten Medel Stor Mycket stor Konsekvens

36 4 av 4 C ÅTGÄRDA Vilka är de största riskerna med förändringen? Här beskriver ni sammanfattande de bedömningar som är "Medel till hög" eller "Hög" i "B". Se s 2 Vilka åtgärder behöver genomföras för att eliminera dessa risker? Sammanfattande åtgärder av de ovan beskrivna allvarliga riskerna. Se s 2 =

37 1 av 4 Konsekvens- och riskanalys inför ändringar i verksamheten. Analysen omfattar: -avdelningen/-enheten, BoU-kontoret Förvaltning: BOU Konsekvens- och riskanalys genomförd av: 1., Barbro Eckerström Tedeborg Befattning: Adm chef 2., Ronnie Sjöberg Befattning: Personalsekreterare Konsekvensanalys A PRECISERA DEN PLANERADE ÄNDRINGEN VAD består ändringarna av? Minskat anslag till kompetensutveckling VAR ska ändringarna genomföras? BoU-kontoret VILKA arbetstagare eller grupper blir berörda av förändringarna? Alla medarbetare inom administrativa enheten

38 2 av 4 B GÖR RISKBEDÖMNING (utifrån den planerade ändringen) RISKER RISKBEDÖMNING Sannolikhet 1 Konsekvens 2 Bedömning 3 ÅTGÄRD KLART SENAST ANSVARIG 1 Lägre kvalitet på arbetet då kompetens saknas. liten stor medelstor Egen kompetenshöjning genom nätverkande inom funktion, kommun, andra kommuner, SKL Dec -13 Chef/ Medar betare 2 Stress pga oförmåga att utföra arbetsuppgifter liten stor medelstor Uppföljning i dialog mellan medarbetare och chef och stöd utifrån behov från kollegor, chef, Avonova Dec -13 Chef/ Medar betare 3 Lägre motivation medel stor medelstor Uppföljning i dialog mellan medarbetare och chef, exempelvis enskilt samtal, funktionsträff, apt Dec -13 Chef/ Medar betare 1 Sannolikhet att risken inträffar. Ange efter skala liten, medel, stor eller mycket stor, se nedan bild. 2 Konsekvens om risken inträffar. Ange efter skala liten, medel, stor eller mycket stor, se nedan bild. 3 Sammanvägd bedömning av sannolikhet och konsekvens. Anges enligt acceptabel, medelstor eller stor risk, se nedan bild. =

39 Riskbedömning = 3 av 4 Stor risk Medelstor risk Acceptabel risk Lägg inte lika mycket kraft här Prioritera detta i arbetsmiljöarbetet Sannolikhet Liten Medel Stor Mycket stor Liten Medel Stor Mycket stor Konsekvens

40 4 av 4 C ÅTGÄRDA Vilka är de största riskerna med förändringen? Här beskriver ni sammanfattande de bedömningar som är "Medel till hög" eller "Hög" i "B". Se s 2 Vilka åtgärder behöver genomföras för att eliminera dessa risker? Sammanfattande åtgärder av de ovan beskrivna allvarliga riskerna. Se s 2 =

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61 Barn- och ungdomsförvaltningen Datum: Barn- och ungdomsnämnden Handläggare: Cecilia Knutsson Direktnr: Beteckning: BUN Konsekvens- och riskanalys inför ändringar i verksamheten gällande år 2013 Ärendebeskrivning Enligt föreskrift från arbetsmiljöverket (AFS 2001:1 8 ) så skall en arbetsgivare göra en konsekvens- och riskanalys inför större förändringar i verksamheten. Exempel på dessa förändringar kan vara ändrande budgetförutsättningar, organisationsförändringar eller nedskärningar inom verksamheten. En konsekvensoch riskanalys består av tre delar. Arbetsgivaren måste uppge den planerande ändringen, göra en riskbedömning av den planerande förändringen samt beskriva vilka åtgärder som måste göras för att motverka riskerna med den planerande förändringen. Inför de nya budgetförutsättningarna 2013 så har förvaltningen bestämt att förskolechefer/rektorer/chefer ska skicka sina konsekvens- och riskanalyser till barn- och ungdomsförvaltningen. De enheter som har skickat in sina konsekvens- och riskanalyser är följande: Lendahls område, Ängabo område, Nolby/Långared område, Barn- och ungdomskontoret, Noltorps område, Bjärke område och Nolhagaskolan. Dessa enheter anser att de förändrande budgetförutsättningarna påverkar verksamheten redan under vårterminen Inför höstterminen ska förskolechefer/rektorer/chefer skicka in konsekvens- och riskanalyser senast i början av juni. Barn- och ungdomsförvaltningen återkommer i ärendet i augusti. Förvaltningens yttrande De förändringar som enheterna uppger på grund av förändrande budgetförutsättningar är följande: Fritidsavdelningar slås ihop Mer barn i barngrupperna Minskad personalstyrka Minskade belopp till vikariekostnader Möjlighet att ha elever i grundsärskola integrerade i grundskoleklass minskar Minskad stödundervisning för elever i behov av stöd och särskilt stöd. Mer elever i klasserna

62 De risker som uppges kan uppstå i samband med dessa förändringar är bland annat, ökad arbetsbelastningen, ökade stressreaktioner som kan leda till sjukdom, högre bullernivåer när det är fler barn i barngrupperna, ökad sjuknärvaron när möjligheterna att ta in vikarier minskar, lägre måluppfyllelse och att säkerheten för barn och elever kan äventyras. Förskolechefer/rektorer/chefer anser att det är en stor sannolikhet att ovanstående risker inträffar. De åtgärder som föreslås för att minska riskerna är bland annat återhållsamhet med kompetensutveckling, att planeringstiden för förskollärare/fritidspedagoger förläggs på de tider då barnen har lämnat förskolan, mera samordning mellan avdelningar för att få ut mera planeringstid, att se över ansvarsområden, att minska tid för mötesforum, och hård prioritering av arbetsuppgifter, mer stöd då det gäller administrativa uppgifter samt att tillämpa en mycket stor restriktivitet vid önskemål av ledigheter. Förslag till beslut i Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden tar del av konsekvens- och riskanalyserna och lägger informationen till handlingarna. Barn- och ungdomsförvaltningen Cecilia Knutsson Förvaltningschef Ronnie Sjöberg Personalsekreterare Godkänd av: Titel: Datum: approvername approvertitle approverdate

63 1 av 4 Konsekvens- och riskanalys inför ändringar i verksamheten. Analysen omfattar: -avdelningen/-enheten, Nolby/Långareds enhet Förvaltning: BoU Konsekvens- och riskanalys genomförd av: 1., Ingela Karlson Befattning: förskolechef 2., Mariann Westberg, Lisbeth Wängroth Befattning: rektor, rektor tillika,förskolchef Konsekvensanalys A PRECISERA DEN PLANERADE ÄNDRINGEN VAD består ändringarna av? 1.Kraftiga neddragningar av tjänster respektive del av tjänster VAR ska ändringarna genomföras? I alla verksamheter VILKA arbetstagare eller grupper blir berörda av förändringarna? alla arbetstagare och arbetslag berörs 2.Antal barn i grupperna på förskolan ökar. 3.Klasser kommer att slås ihop. inför ht-13.

64 2 av 4 B GÖR RISKBEDÖMNING (utifrån den planerade ändringen) RISKER RISKBEDÖMNING Sannolikhet 1 Konsekvens 2 Bedömning 3 ÅTGÄRD KLART SENAST ANSVARIG 1 -Ökad arbetsbelastning -Stor risk för fler sjukskrivningar -Det blir omöjligt att stödja alla barn att nå full måluppfyllelse enligt våra styrdokument. mycket stor mycket stor stor risk behålla lärartätheten 2 Det kommer att vara omöjligt att tillgodose alla barns behov i förskolan och på fritids. Detta medför bl a koncentrationssvårigheter, att barn regredierar i sin utveckling och att säkerheten på förskolan/fritids försämras. mycket stor mycket stor stor risk inte tvingas öka antalet barn i grupperna för att få en budget i balans 3 - möjligheten att individualisera undervisningen minskar. - ökad risk att barn med olika typer av inlärningssvårigheter får det svårare och att denna grupp ökar. - alla barn får inte det stöd de behöver för att nå full måluppfyllelse mycket stor mycket stor stor risk behålla lärartätheten 1 Sannolikhet att risken inträffar. Ange efter skala liten, medel, stor eller mycket stor, se nedan bild. 2 Konsekvens om risken inträffar. Ange efter skala liten, medel, stor eller mycket stor, se nedan bild. 3 Sammanvägd bedömning av sannolikhet och konsekvens. Anges enligt acceptabel, medelstor eller stor risk, se nedan bild. =

65 Riskbedömning = 3 av 4 Stor risk Medelstor risk Acceptabel risk Lägg inte lika mycket kraft här Prioritera detta i arbetsmiljöarbetet Sannolikhet Liten Medel Stor Mycket stor Liten Medel Stor Mycket stor Konsekvens

66 4 av 4 C ÅTGÄRDA Vilka är de största riskerna med förändringen? Här beskriver ni sammanfattande de bedömningar som är "Medel till hög" eller "Hög" i "B". Barn/elever får inte den hjälp de enligt våra styrdokument har rätt till. Större barngrupper minskar säkerheten för barnen i våra verksamheter. Arbetsbelastningen ökar - risk för fler sjukskrivningar - fler outbildade i våra verksamheter. Barn/elever med behov av extra stöd kommer att öka. Ensamarbetet i barngrupperna kommer att öka. Vilka åtgärder behöver genomföras för att eliminera dessa risker? Sammanfattande åtgärder av de ovan beskrivna allvarliga riskerna. Vi behöver ha resurser för barn/elever i behov av särskilt stöd. Inte minska lärartätheten i förskola fritids och skola. Säkerhet måste upprätthållas =

67 Ärende 4 Internkontrollplan uppföljning

68 Barn- och ungdomsförvaltningen Datum: Barn- och ungdomsnämnden Handläggare: Kristina Jakobsson Direktnr: Beteckning: BUN Uppföljning av internkontrollplan 2012 Den av barn- och ungdomsnämnden antagna internkontrollplan 2012 ska följas upp årligen. Kontroll enligt planen har genomförts under året och de områden/punkter som kontrollerats redovisas enligt bifogad plan. Förvaltningens yttrande Kontroll har genomförts och de brister som har uppdagats har åtgärdats direkt i underlag/dokument. Följande punkter 1,2,9 och 10 ingår redan i 2013 års beslutade interkontrollplan. I och med att det är processer/rutiner som förvaltningen redan har konstaterat att de behöver fortsätta att följas upp i internkontrollen. Vad gäller punkt 11 har det vid stickprov visat sig att det har funnits brister i att anmäla ärende i Asynja, vilket gör att förvaltningen anser att denna punkt ska föras över till internkontrollplan år 2013 för fortsatt kontroll. Förslag till beslut i Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden har tagit del av och godkänner resultatet av genomförd internkontroll av 2012-års internkontrollplan, samt att punkt 11 förs över till internkontrollplan 2013 för fortsatt kontroll. Barn- och ungdomsnämnden sänder vidare uppföljning av genomförd internkontroll plan 2012 till kommunstyrelsen. Barn- och ungdomsförvaltningen Cecilia Knutsson Förvaltningschef Kristina Jakobsson Ekonom Godkänd av: Cecilia Knutsson Titel: Datum:

69

70 1(5) Barn och ungdomsnämndens Interna kontrollplan D nr BUN Barn och ungdomsnämnden har för år 2012 beslutat följande processer där internkontroll ska utföras under 2012 för att kunna klarlägga att uppsatta mål eftersträvas genom att bestämda åtgärder genomförs enligt plan. Uppföljning av intern kontrollplanen kommer att ske i februari nästkommande år och redovisas i BUN mars månad. Risk = Beskriver sannolikheten för att ett fel uppstår inkl konsekvensbedömning (jämför matris nedan / skala 1-16) K= konsekvens S= sannolikhet Risk- och väsentlighetsbedömning gjord av berörd handläggare Process/rutin Kontrollmoment Ansvarig Metod Uppföljning (frekv) Rapport till och tidpunkt Risk Utförd kontroll Åtgärd / Resultat 1. Mobbing och trakasserier Efterföljsamhet av planer för barn och elever som utsätts för mobbing och trakasserier Rektor / Förskolechef Kontroll vid årsplanerin g 1 gång per år Uppföljning september enligt årsplanering Adm chef 8 (K4 S2) Erfarenhetsutbyte mellan skolledare, framtagning av rutin för kontroll av likabehandlingsplaner 2013, granskning vid kvalitetsredovisning 2.Åtgärdsprogram/Handlingsplan Se till att åtgärdsprogram för elev i skola samt handlingsplan för barn i förskola som är i behov av särskilt stöd upprättas. Rektor/ Förskolechef Kontroll vid årsplanerin g 1 gång per år Uppföljning juni enligt årsplanering Adm chef 9 (K3 S3) Erfarenhetsutbyte mellan skolledare, granskning vid kvalitetsredovisning Underlag i form av elev/barnantal 3 år framåt till statistik som ligger till grund för planering av lokaler, antal platser i olika 3.Statistikunderlag Planeringsekr. Kontroll av ekonomifu nktion 1 gång per år Januari, inför BUN februari Adm chef 12 (K3 S4) Justering direkt då felaktigheter upptäcktes.

71 2(5) geografiska områden. 4. Löneöversyn 5. LAS 6. Delegation Underlag till löneöversyn är uppdaterad och korrekt Följsamhet av LAS och rekryteringspolicy. Att återrapportering sker av alla fattade beslut Att fastställda bestämmelser genom myndighetsutövning följs Personalsekr Nämndsekr 7. Myndighetsutövning Nämndsekr / Admchef Frågar chefer för kontroll Kontroll i winlas och företrädeslis ta Information Kontroll del listor Utbildning Stöd i Asynja Information Kontroll del listor Utbildning Stöd i Asynja 1 gång per år Våren (då avtal är fastställda) Adm chef Månadvis efter Varje månad lönekörning Adm chef Kontinuerligt Kontinuerligt 1 g/år Mallar justeras vid Ht behov Vid info/utb ges Vid behov återkoppling, frågeställningar tas fram och besvaras Adm chef Kontinuerligt Kontinuerligt 1 g/år Mallar justeras vid Ht behov Vid info/utb ges Vid behov återkoppling, frågeställningar tas fram 9 (K3 S3) 9 (K3 S3) 9 (K3 S3) 12 (K4 S3) Personalsekr Justering direkt i underlag då fel upptäcktes Åtgärder planeras av personalfunktionen inför vår 2013 då ev felaktigheter riskerar att ske i samband med rekrytering Vid felaktigheter informeras deleganten direkt om vad och hur beslutet ska anmälas Delegaten informeras löpande om rutiner i samband med fattade beslut.

72 3(5) 8. Inköpskontroll Löpande kontroller av gjorda inköp i ekonomiredovisningssytem. Kontroll mot ramavtal och bilagor för bekräftelse av inköp. 9. Studiehandledning modersmål 10. Inskrivning i särskola Kontrollpunkt från 2011 följs upp när det gäller studiehandledning på modersmål i somaliska. Att beslut fattas på rätt grunder. Att beslut är korrekt utformade. Ekonom Rektor med ansvar för studiehandle dning Rektor för särskola Stickprov med hjälp av analysfråga ROR Rektor rapporterar Rektor rapporterar vid varje inskrivning och besvaras Adm chef Kontroller varje månad Adm chef 9 2 gånger Vår och höst 2012 Adm chef Varje inskrivningstillfälle Löpande under året Adm chef (K3 S3) 9 (K3 S3) 8 (K4 S2) Påpekande till inköpare då avsteg från ramavtal har gjorts och information om ramavtal På grund av svårighet med rekrytering har elever under hösten inte kunnat ges studiehandledning på modersmål i somaliska. Fortsatt uppföljning av denna punkt under år Samordnare kommer att kontrollera att samtliga bedömningar/dokumentation är riktiga vid inskrivningstillfälle. Kopia på dokumentation ges av rektor till samordnare. 11. Placering i särskild undervisningsgrupp Att beslut fattas på rätt grunder. Att beslut är korrekt utformade. Rektor Stickprov 2 gånger Efter vårtermin och hösttermin Adm chef 8 K4 S2) Efter påpekande från internkontrollant skriver de rektorer som inte har gjort det in beslutet i Asynja.

73 4(5) Risk-och väsentlighetsbedömning Konsekvens 4 Allvarlig Kännbar Lindrig Försumbar Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 - Sannolik Sannolikhet Varje ruta i matrisen svarar mot en kombination av bedömd sannolikhet och ekonomisk, verksamhetsmässig eller annan konsekvens, dvs. en subjektiv väsentlighets- och riskbedömning. Konsekvenserna och sannolikheten graderas från ett till fyra med nedanstående innebörd: 4 Allvarlig Är så stor att fel helt enkelt inte får inträffa. 3 Kännbar Uppfattas som besvärande för intressenter och kommunen. 2 Lindrig Uppfattas som liten av såväl intressenter som kommunen. 1 Försumbar Är obetydlig för de olika intressenterna och kommunen.

74 5(5) 1 Osannolik Risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå 2 Mindre sannolik Risken är mycket liten för att fel ska uppstå. 3 Möjlig Det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå. 4 Sannolik Det är mycket troligt att fel ska uppstå. De olika komponenterna multipliceras med varandra och texten ovan beskriver utgångsläget för en specifik rutin. Bedöms konsekvensen som lindrig men sannolikheten som möjlig får vi således: konsekvensen om något går fel uppfattas som liten av såväl intressenter som kommunen men det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå. När en väsentlighets- och riskbedömning är utförd kan en grov indelning se ut så här: 1 3: Inget agerande krävs. Vi accepterar riskerna. 4 8: Rutinen/processen bör hållas under uppsikt. 9 12: Rutinen/processen bör tas med i kommande internkontrollplan. Försök reducera riskerna : Direkt åtgärd krävs. Försök att minimera riskerna.

75 Ärende 5 Personaltäthet för kommunala och fristående förkolor, fitids och pedagogisk omsorg 2013

76 Personaltäthetsrapport februari 2013 PERSONALTÄTHET KOMMUNALA FÖRSKOLOR Grund- Total- Antal Andel Total Barn/årsbemanning bemanning barn Barn 1-3 år schematid/v arbetare totalbem. årsarb. barn Antal Barn/årsarb. Volymtim/ Volymtim/ Schematid =< 15 tim/v % April ,8 332, % ,00 5,68 193,4 32, % Sep ,5 327, % ,65 5,32 180,0 31, % Nov ,6 327, % ,70 5,37 183,0 32, % Feb ,0 334, % ,81 5,56 188,0 32, % PERSONALTÄTHET ENSKILDA FÖRSKOLOR Grund- Total- Antal Andel Total Barn/årsbemanning Barn/årsarb. Volymtim/ Volymtim/ Schematid=< 15 tim/v bemanning barn Barn 1-3 år schematid/v arbetare totalbem. årsarb. barn Antal % April ,12 57, ,0% ,97 4, , ,5% Sep ,03 58, ,0% ,70 4, , ,8% Nov ,93 58, ,0% ,78 4, , ,0% Feb ,43 57, ,0% ,48 5, , ,8% PERSONALTÄTHET KOMMUNALA FRITIDS Grund- Total- Antal Total schema- Barn/års- Barn/års- Volymtim/ Volymtim/ Andel bemanning bemanning barn tid/vecka arbetare arbetare totalbem. årsarbetare barn år (HT) år (VT) April ,85 74, ,88 19,25 395,2 18,06 12,1% Sep ,66 80, ,55 20,72 437,3 18,57 15,6% Nov ,96 80, ,65 19,94 415,5 18,35 13,1% Feb ,74 79, ,48 19,96 454,6 20,22 11,8% PERSONALTÄTHET ENSKILDA FRITIDS Grund- Total- Antal Total schema- Barn/års- Barn/års- Volymtim/ Volymtim/ Andel bemanning bemanning barn tid/vecka arbetare arbetare årsarbetare barn år totalbem. April ,35 9, ,6 22,6 368,8 16,3 21% Sep 2012 Nov 2012 Feb ,35 9, ,6 22,6 368,8 16,3 21% Fritidshemmet Giraffen 9,60 9, ,4 23,4 384,1 16,4 31% ingår inte i underlaget pga 10,61 10, ,9 19,9 307,0 15,4 15% utebliven rapportering.

77 Barn- och ungdomsförvaltningen Datum: Barn- och ungdomsnämnden Handläggare: Christine Flood Direktnr: Beteckning: BUN Personaltäthet för kommunala och fristående förskolor, fritidshem och pedagogisk omsorg 2013 Ärendebeskrivning Barn- och ungdomsförvaltningen mäter personaltätheten i kommunal och enskild förskole- och fritidshemsverksamhet, samt pedagogisk omsorg fyra gånger per år. Dessa mättillfällen är februari, april, september och november. Denna rapport avser februari månads mätning. Rapporten som delges nämnden innehåller olika mått för personaltätheten i förskola och fritids på kommunnivå. Förslag till beslut i Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden lägger informationen till handlingarna. Barn- och ungdomsförvaltningen Cecilia Knutsson Förvaltningschef Christine Flood Planeringssekreterare Godkänd av: Cecilia Knutsson Titel: Datum:

78 Ärende 6 Likabehandlingsplaner läsåret 2012/ uppföljning

79 Datum: Handläggare: Irene Lidén Direktnr: Beteckning: Huvudmannens rutiner för uppföljning av arbetet mot diskriminering och kränkande behandling hösten 2012 Enligt Skolverkets Almänna råd, Arbetet mot diskriminering och kränkande behandling ska huvudmannen se till att varje verksamhet regelbundet kartlägger och analyserar sin organisation och sina arbetssätt för att försäkra sig om att det inte finns något som leder eller riskerar att leda till diskriminering eller kränkande behandling. Förvaltningens uppföljning består av två delar; dels rektors/förskolechefs egen granskning av verksamhetens likabehandlingsplan för innevarande läsår (12/13), dels förvaltningens stickprov av 10 planer/år. 1. Egen granskning av innevarande års planer mot kränkande behandling/diskriminering Följande kriterier ska vara uppfyllda i planerna: 1) Det finns en uppföljande redogörelse över föregående års genomförda åtgärder. 2) Det finns en redogörelse över den kartläggning som gjorts i verksamheten som ligger till grund för de åtgärder som föreslås. Kartläggningsarbetet har involvera organisation, arbetssätt, barnens/elevernas trygghet och trivsel. Det är dokumenterat hur barnen/eleverna har ingått i kartläggningsarbetet. 3) Det finns en översikt över de åtgärder som behövs för att förebygga och förhindra kränkande behandling och diskriminering och hur dessa åtgärder arbetas med på förskolan/skolan. 4) Det finns en målbild vad vill förskolan/skolan uppnå med åtgärderna? 5) Det finns beskrivet i information till vårdnadshavare hur man går tillväga om ens barn blir utsatt för kränkande behandling eller diskriminering. Om ett eller flera kriterier ej är uppfyllda gå vidare i nedan dokument Datum Skola/förskola Kriterie 1 uppfyllt: Västra Bodarna enhet Magra skola och Bjärkes förskolor Kriterie 2 uppfyllt: Kriterie 3 uppfyllt: Kriterie 4 uppfyllt: Kriterie 5 uppfyllt: Ansvarig rektor/förskolechef Ja Ja Ja Ja Ja Anita Björnum Ja Ja Ja Ja Ja Annelie Cronstam Sollebrunn F-5 Ja Ja Ja Ja Ja Johan Östlund Ödenäs enhet Ja Ja Ja Ja Ja Christina Lundh Ingareds förskolor Ja Ja Ja Ja Ja Christina Lundh Ängaboskolan Ja Ja Ja Ja Ja Claes Hämberg Östlyckeskolan Ja Ja Ja Ja Ja Kerstin Sondefors Hemsjö enhet Ja Ja Ja Ja Ja Pia Hanzén Alingsås kommun Postadress: Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 7 Telefon: Fax: E-post: barn.ungdom@alingsas.se Webbplats:

80 Nolbyskolan ja ja ja ja ja Mariann Westberg Kullingsbergsskolan Ja Ja Ja Ja Ja Annica Steneld Kullingsbergs enhet Förskolorna Ja Ja Ja Ja Ja Andreas Ljungqvist Ängabo förskola Ja Ja Ja Ja Ja Lindström/Sundvall Utefsk Lodjuret Ja Ja Ja Ja Ja A Sundvall Stockslycke förskola Ja Ja Ja Ja Ja A Sundvall Herrgårdens förskola Ja Ja Ja Ja Ja A Sundvall Långareds enhet Ja Ja Ja Ja Ja Lisbeth Wängroth Gustav Adolfsskolan Ja Ja Ja Ja Ja Ann-Christin Pinola Sollebrunns skola 6-9 Ja Ja Ja Ja Ja Christina Öberg St Mellby skola F-6 och fritids Ja Ja Ja Ja Ja Christina Öberg/ Annelie Cronstam Lendahlsskolan Ja Ja Ja Ja Ja B.Kroon/P.Lundgren Klockareskolan Ja Ja Ja Ja Ja Annika Andersson- Thern Noltorps enhet Ja Ja Ja Ja Ja Ingela Lindahl/Annika Svensson/Per Jonzén Nolhagaskolan Ja Ja Ja Ja Ja Marianne Lindfors Nolby enhet Förskolorna Ja Ja Ja Ja Ja Ingela Karlson Ingaredsskolan Ja Ja Ja Ja Ja Gerd Elmander Om ett visst kriterium ej är uppfyllt, skriv hur och när kriteriet ska uppfyllas. Datum Skola/förskola Kriterium som ej är uppfyllt Beskriv hur och när kriteriet ska vara uppfyllt Ansvarig rektor/förskolechef Alingsås kommun Postadress: Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 7 Telefon: Fax: E-post: barn.ungdom@alingsas.se Webbplats:

81 Huvudmannens uppföljning av arbetet mot diskriminering och kränkande behandling Frågor vid granskning av 10 slumpvis valda planer från förskola och skola 1. Hur arbetar skolan på vardaglig basis vad gäller att uppmärksamma bra och dåliga beteendemönster hos eleverna? (Tex aktivt arbete, vuxna är goda förebilder, levande diskussion bland personalen 2. Hur har arbetet med att kartlägga organisation och arbetssätt gått till? (Tex gedigen genomgång som gjorts för året, inte bara tagit den gamla. Eleverna har varit delaktiga. Kartläggning utifrån GR-enkäten.) 3. Hur har arbetet med att kartlägga elevernas trygghet och trivsel gått till? (se ovan) 4. Hur arbetar skolan vidare utifrån kartläggningen? (Tex åtgärder har skrivits in i planen, mål har satts upp för hur all personal arbetar med detta) 5. Hur gör skolan för att implementera och levandehålla planen mot kränkande behandling och diskriminering? (Tex diskussion på t ex APT bland personal inte bara inledningsvis utan återkommande. Att planen hänvisas till då personal undrar över hur man ska arbeta? Stående punkt vid arbetslagsträffar? Hänvisning till planen i enskilda elevärenden? Att lärare pratar med eleverna om att denna plan finns och vilka värden den stadgar? Att vårdnadshavare har informerats om den.) Alingsås kommun Postadress: Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 7 Telefon: Fax: E-post: barn.ungdom@alingsas.se Webbplats:

82 Alingsås kommun Postadress: Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 7 Telefon: Fax: E-post: barn.ungdom@alingsas.se Webbplats:

83 Barn- och ungdomsförvaltningen Datum: Barn- och ungdomsnämnden Handläggare: Irene Lidén Direktnr: Beteckning: BUN Likabehandlingsplaner läsåret 2012/2013 Ärendebeskrivning Enligt Skolverkets Allmänna råd, Arbetet mot diskriminering och kränkande behandling ska huvudmannen se till att varje verksamhet regelbundet kartlägger och analyserar sin organisation och sina arbetssätt för att försäkra sig om att det inte finns något som leder eller riskerar att leda till diskriminering eller kränkande behandling. Huvudmannen ska varje år upprätta en plan med en översikt över de åtgärder som behövs för att dels främja lika rättigheter och möjligheter för de barn, elever eller studenter som deltar i eller söker till verksamheten, oavsett kön, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning eller sexuell läggning och dels förebygga och förhindra trakasserier. Förvaltningens uppföljning består av två delar; rektors/förskolechefs egen granskning av verksamhetens likabehandlingsplan för innevarande läsår (2012/2013), och förvaltningens stickprov av 10 planer/år. Rektor/förskolechefs egen granskning I rektor/förskolechefers egen granskning svarar samtliga att de uppfyller de 5 utvalda kriterierna. Uppföljning av 10 stycken planer Urval har skett av likabehandlingsplaner som inkommit till barn- och ungdomsförvaltningen fram till och med den 5 februari Den 5 februari hade 20 stycken planer inkommit. Av dessa har urval gjorts i första hand genom att ta varannan. För att sprida uppföljningen på olika typer av verksamheter och för att planerna ska representera en större del av förvaltningen har hänsyn tagits till att ha ungefär lika många för skola som för förskola. Planerna som ligger till grund för uppföljningen är Bjärke skolor/förskolor, Hemsjö förskolor, Ödenäs fritidshem, Ingareds förskolor, Ängabo förskola Älgen, Nolhagaskolan, Ingareds skola/fritids, Ödenäs skola, Lendahlsskolan och Västra Bodarna förskola/fritids/skola. Förvaltningens yttrande Förvaltningen har gått igenom rektorer/förskolechefers egen granskning och 10 stycken likabehandlingsplaner.

84 I rektor/förskolechefs granskning uppfyller samtliga de 5 kriterierna. I förvaltningens uppföljning av 10 likabehandlingsplaner uppfylls de 5 kriterierna i de flesta fall. Utvecklingsområden: I 3 av 10 planer finns ingen beskrivning av hur arbetet med att kartlägga organisationen och arbetssätt gått till I 3 av 10 planer finns ingen beskrivning av hur arbetet med att kartlägga elevernas trygghet och trivsel gått till I en av 10 planer beskrivs inte hur arbetet ska gå vidare utifrån den kartläggning som gjorts Ytterligare utvecklingsområde som huvudmannen bör se över inför uppföljning av nästa år planer, är det Allmänna rådets krav på att det ska finnas en plan för varje verksamhet, skola, fritidshem, förskola. Planen ska avspegla och utgå från förhållandena i varje enskild verksamhet. Skolinspektionen har i sina regelbundna tillsyner konstaterat att en vanlig brist är att planer är gemensamma för t ex flera förskolor. Detta stämmer inte överens med det Allmänna rådets riktlinjer. Inom Barnoch ungdomsförvaltningen förekommer likabehandlingsplaner där en och samma plan gäller för flera verksamheter. Förvaltningen ger återkoppling till de förskolechefer och rektorer som ansvarar för de likabehandlingsplanerna som granskats. Förslag till beslut i Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden godkänner uppföljningen och lägger denna till handlingarna. Barn- och ungdomsförvaltningen Cecilia Knutsson Förvaltningschef Irene Lidén Utvecklingschef Godkänd av: Cecilia Knutsson Titel: Datum:

85 Ärende 7 Lokalförsörjningsplan

86 Lokalförsörjningsplan Barn- och Ungdomsförvaltningen Barn- och ungdoms verksamhet är uppdelad i 8 resultatenheter, samt ett förvaltningskontor. En ny organisation tas i bruk 2013 där den största förändringen är att alla 6-9 skolor i centrum bildar en resultatenhet. En resultatenhet finns i kommunens norra del, Bjärke (Sollebrunn/St Mellby/Magra) och en enhet finns i den södra delen, Hemsjö/Ingared/Ödenäs. De fem andra enheterna finns i centrala delar av kommunen och dess närhet (V:a Bodarna och Långareds enheter ingår i centrumteamen) /03/05

87 6. Barn- och ungdomsnämnden 6.1 Inledning Arbetet med lokalförsörjningsplan är en viktig del av Barn- och Ungdomsförvaltningens arbete. Det är nu tredje året som en lokalförsörjningsplan tas fram för att belysa och ge ett underlag för framtida behov och förändringar. Ett arbete har inletts för att utreda hur organisationen av förskolor och skolor ska se ut i framtiden. Hur uppfyller vi Skollagens krav och hur får vi ekonomiskt och verksamhetsmässigt effektiva lokaler? Hur stora behöver enheterna vara för att bli effektiva? I arbetet med lokaler är det viktigt att fokusera på verksamhetens behov av ändamålsenliga lokaler för att utveckla och främja barn och ungas behov av lärande och omsorg. Det är viktigt med bra lokaler som är effektiva ur miljö- och energisynpunkt. Lokalerna är en resurs i arbetet men också en stor kostnadspost. Det är därför viktigt med en långsiktig planering vad gäller behov och underhåll. Detta sker i nära samarbete med Fabs och Alingsåshem. En lokalinventering planeras under våren 2013 för att få en bättre bild förutsättningar och framtida behov för våra lokaler. Lokalresursbehovet grundar sig på kommunens trendprognos Geografisk indelning områden Resultatenhet Antal Antal Antal Ped. Grund- Antal Fritids Särskola rekt/fchef fsk avd omsorg skolor skolor Cetnrum 6-9 team Östl/GA/Nolh/Klockaresk Bjärke (Sollebrunn, F-9/F St Mellby/Magra) V:a Bodarna/ 4 1 4,5 F Kullingsberg/ 1 Stadsskogen Ängabo F Lendahl ,5 F-5 1 Nolby/Långared F-5/F Noltorp F Hemsjö/Ingared/ F Ödenäs SUMMA Nulägesbeskrivning och prognoser per verksamhet Tillgången på barnomsorgsplatser har stabiliteratas och alla barn kan nu erbjudas en förskoleplats inom fyra månader oftast i det område som önskas. Detta minskar behovet av omplaceringar och ger bättre stabilitet i barngrupperna. Vissa områden har en större efterfrågan än vad det finns platser. Detta gäller framförallt Tegelbruket, Ängabo och Långared. Miljöhus/återvinningsstationer planeras att byggas under 2013 vid de flesta enheter. Då kommer alla verksamheter att ha möjligheter att källsortera sitt avfall /03/05

88 6.3.1 Förvaltningskontoret Tillgängligheten för allmänheten är god när förvaltningslokalerna finns i centrum och samarbetet med andra förvaltningar underlättas. Under hösten 2013 kommer en översyn av lokalerna att göras i samarbete med de andra förvaltningarna i huset. Gemensamma personalutrymmen och sammansträdesrum för fyra förvaltningar kommer att skapas i källarplanet Förskolor Det finns 39 förskolor (110 avdelningar), varav 11 stycken avdelningar finns i paviljonger med tillfälliga bygglov. Fem förskolor hyr förvaltningen av Alingsåshem En hyrs av tekniska kontoret (Villekulla i Hemsjö) Två stycken hyrs av externa hyresvärdar (Savannen av Alingsås Pingstkyrka och Hill av HSB) Resten av förskolorna hyrs av Fabs Under våren 2013 hyrs en klubblokal av Långares BoIS att lösa det akuta behovet av förskoleplatser i Långared. Detta diagram visar alla barn i förskoleåldern som bor i Alingsås Kommun. Av dessa finns en del i enskilda förskolor och några i andra kommuner. Ökningen av barn i denna ålder har planat ut något och efter 2023 ser vi en minskning. Den största ökningen är i centrum där genomsnittet är runt 13% för perioden. Behovet av barnomsorgsplatser förskola och pedagogisk omsorg VT13 HT13 VT14 HT14 Vt 15 Ht 15 Vt 16 Ht 16 Vt 17 Ht 17 Vt 18 Ht 18 Vt 19 Ht 19 Antal platser Behov Över/undersko Tabellen inkluderar planerad utbyggnad. Behovet av platser utgår från kommunens /03/05

89 trendprognos och en framräknad beläggningsprocent som grundar sig på 2012 års beläggning. Eftersom full behovstäckning nu finns betyder det ett visst överskott på platser. Detta är en konsekvens av att ha full behovstäckning. Det är ett överskott varje höst men det måste finnas för att full behovstäckning ska kunna tillgodoses under vårterminen. Det högsta antalet inskrivna barn finns i mars-maj. Överskottet av platser är framförallt i de södra och norra kommundelarna och till viss del i Stadsskogen. Se nedanstående tabell. Behovet av barnomsorgsplatser i centrum VT13 HT13 VT14 HT14 Vt 15 Ht 15 Vt 16 Ht 16 Vt 17 Ht 17 Vt 18 Ht 18 Vt 19 Ht 19 Antal platser Behov Över/undersko Det överskott av platser som finns i dagsläget i Ingared behövs för att klara verksamheten under ombyggnationen av Hemsjö enhet. Ett ökat bostadsbyggande i Ingared är också planerat inom de närmaste åren. Några av förskolornas verksamhet bedrivs i byggnader med tillfälliga bygglov och flera är små enheter med begränsade möjligheter till samarbete och effektivitet. När nu full behovstäckning råder måste arbetet med att få fram permanenta, ändamålsenliga lokaler för en framtida organisation påbörjas. Eftersom antalet elever i grundskolan ökar kraftigt de närmaste åren måste en planering för detta ske. Några förskoleavdelningar som har inrymts i lediga skollokaler kan behöva få en annan placering. Lokalytor och kostnader förskola Antal Antal Area Årshyra Hyra Antal Snitt kostnsnittyta fsk avdeln per kvm platser per plats per plats Permanenta förskolor ,7 Förskolor i paviljonger ,3 Förskolor som hyrs extern inkl Villekulla 3 4, ,1 TOTAL , ,7 Jämförelse ,2 I arean ingår personalutrymmen men inte kök där det finns ett separat kök som bara används av ISS. Hyran per kvm i permanenta förskolor har ökat med drygt 200 kr sedan förra året och detta beror på att andelen nya och ombyggda avdelningar har ökat. Lokalbehovet för förskolan I centrum behövs en fortsatt utökning för att möta den ökande befolkningen. Här finns också flera förskolor med tillfälliga bygglov som måste ersättas av permanenta lösningar. För att få större lokaleffektivitet kommer också organisationen att ses över så att fler större enheter byggs. Några permanenta lokaler är gamla och nedslitna och behöver ersättas för att få en bra miljö Pedagogisk omsorg I dagsläget finns det 7 st familjedaghem och efterfrågan på denna verksamhetsform är inte stor. Det är 49 barn placerade i jan-13 varav 6 st är skolbarn. Det finns också ett familjedaghem som tar emot 4 barn i nattomsorg. Detta är i dagsläget bara en timanställning /03/05

90 6.3.4 Grundskolor Från årsskiftet 12/13 finns det 17 kommunala grundskolor i kommunen då den nya skolan i Stadsskogen är klar (F-5). I centrum finns sex stycken grundskolor med förskoleklass åk 5 (Lendahl, Noltorp, Kullingsberg, Nolby, Ängabo och Stadsskogen) I centrum finns tre skolor med åk 6-9 (Östlyckan, Nolhaga och Gustav Adolf) I södra kommundelen finns fyra stycken skolor med förskoleklass åk 6 (Ingared, Hemsjö, Ödenäs och V:a Bodarna) Norr om Alingsås finns tre skolor med förskoleklass åk 6 (Långared, St Mellby och Magra) och en med Förskoleklass åk 9 (Sollebrunn) Det finns också två resursskolor (Klämmaskolan och Klockareskolan) för barn med särskilda behov. Detta diagram visar alla barn skolåldern som bor i Alingsås Kommun. Av dessa finns en del i friskolor och i andra kommuner. I förvaltningens verksamhet tillkommer även inresande barn från närliggande kommuner. Det är fler barn som reser in till kommunen än som reser ut. Befolkningsökningen för barnen i de lägre skolåldrarna är ca 14% och för de högre åldrarna ca 23%. Diagrammet visar totala antalet elever i kommunen, sedan är det drygt 10% av dessa som väljer andra skolor. V:a Bodarna och Nolbyskolan har de största prognostiserade ökningarna procentuellt. För 6-9 skolorna i centrum har alla en procentuell ökning av antalet elever men det är svårt att veta vilken skola som får den högsta ökningen eftersom flera av eleverna väljer skola utanför sitt eget upptagningsområde. St Mellby och Ödenäs har procentuellt den största minskningen av elevantalet På delområden finns endast prognoser framtagna till För att få en bättre strategisk lokalplanering behövs prognoser för längre period. Lokalbehovet för grundskolan För möta det framtida lokalbehovet planeras en inventering av alla skolor för att kunna bedöma och planera för framtiden. Vi ser en stor elevökning i centrum fram till 2019 och organisationen för skolorna ska utredas /03/05

91 6.3.5 Fritidshem Det finns skolbarnsomsorg vid alla kommunens F-5/F-6 skolor. Totalt finns 1595 barn placerade i denna verksamhet (jan 2013). De senaste åren har behovet av fritidsplatser ökat och några nya avdelningar har startat. Anpassning av lokaler för fritidsverksamhet sker fortlöpande utifrån behovet. Lokalytor och kostnader för grundskolor inkl fritids och förskoleklass Grundskolor F-5/ Area Årshyra Hyra/ Max ant Fakt Kostnad Area F-6, 6-9 inkl fritids kvm kvm elever antal /elev /elev Skolor F Skolor F Skolor Summa Jämförelse Kostnaden för allaktivitetshuset i Stadsskogen är inte med eftersom den lokalen inte är färdigställd ännu. Ökningen av årshyran och kostnad per kvadratmeter mot 2012 beror på att Stadsskogenskolan är tagen i bruk. En del av den hyreskostnaden är fördelad till förskola. Kostnad och yta per elev är beräknat på det faktiska antalet elever i jan Detta är bruttohyra som inkluderar de ytor som utanför skoltid disponeras av Kultur och Fritid. Ytan för kök som disponeras av ISS är avdragen i ytan och i hyreskostnad. Hyran för grundsärskolan är inte med i ovanstående uppställningar. När ny hyresmodell träder i kraft från 2014 kommer hyrorna per objekt att förändras Grundsärskola Det finns fyra grundsärskolor i kommunen. Vårterminen 2013 finns 48 barn inskrivna varav 8 st är individintegrerade i grundskolan. Antalet elever i grundsärskolan har ökat med 6 st från Grundsärskola Ålder Antal elever Ängabo 7-11 år 7 Noltorp 7-11 år 15 Östlyckan år 3 Nolhaga år Prognos över beräknad hyreskostnad uppdelad per verksamhet Hyreskostnad per Lokalyta Budget Budget Plan Plan verksamhet Öppen förskola Förskola Fritidshem Pedagogisk omsorg Förskoleklass Skola åk Skola åk Särskola Förvaltningskontor Summa I ovanstående tabell är kökshyror, reserver och prognostiserad hyreshöjning för Hemsjö inräknade /03/05

92 Beräknad hyreshöjning för ny- och ombyggnation i Hemsjö är: Förskola (6 avd) Skola (inkl F-klass, fritids) SUMMA Utveckling, effektivisering och delområdesprognoser En lokalinventering kommer att starta under våren 2013 som ska vara ett underlag för att se över lokaleffektiviteten inom förvaltningen. Detta för att ha ändamålsenliga och likvärdiga kvalitéer på lokalerna och att det inte finns för många små enheter. Det är viktigt att frigöra resurser till personal. Ett arbete har påbörjats för att ersätta tillfälliga och dåliga förskolelokaler med nya. En lokalinventering planeras att innehålla följande delmoment: En kapacitetsberäkning på befintliga lokaler (först skolor och sedan förskolor) Utveckling av GIS-verktyget för att säkerställa och analysera de befolkningsprognoser som finns. Avstämning av förvaltningens prognoser för vilken förskola/skola som föräldrar väljer i varje delområde. Uthyrningen av idrottslokaler ses över. Idag hyr barn- och ungdom lokalerna av Fabs och kultur och fritid hyr dem i andra hand för kvällar och helger. I samband med att en ny hyresmodell införs kommer avtalen för idrottshallar att skrivas om och delas upp mellan BoU och KuF. Varje förvaltning har sitt eget avtal för den tid som disponeras Ingared/Hemsjö/Ödenäs Prognoserna i denna del av kommunen är ofta lägre än vad utfallet blir eftersom närheten till Göteborg gör att inflyttning och omsättning på villor är stor i området. Området bebos till stor del av barnfamiljer. Ödenäs har ett vikande elevunderlag och skolan har i dagsläget bara 46 elever. Förändringen de närmaste åren enligt kommunens trendprognos över antalet barn i området är en minskning med ca 10 barn. I Hemsjö har en projektering startat för att kunna få fram ritningar för bygglovsansökan och upphandlingsunderlag för ny- och ombyggnation enligt beslut i BUN /03/05

93 Förhoppningen är att en byggstart för etapp 1 ska komma igång under hösten Denna etapp innehåller en förskola med sex avdelningar, klassrum för fyra klasser och ett nytt kök för både skola och barnomsorg. Denna beräknas sedan vara klar till sommaren Då ska etapp 2 inledas som innebär ombyggnad av det gamla skolhuset och expeditionen samt nybyggnation av idrottshall. Denna etapp beräknas vara klar sommaren Förseningen av projektet beror till största delen på att detaljplan för området skulle tas fram. Detta var klart vid årsskiftet 12/13. I Ingared har skol- och kommunbiblioteket flyttats till lokaler utanför skolan eftersom elevantalet ökar och skola och fritids behöver mer lokaler. Detta har kunnat lösas genom att biblioteket har flyttat in i lokalen som förut disponerades av förskolan Säven. Där ryms nu också fritidsgården som KuF driver. Tillgången på förskoleplatser i området är god. En viss överkapacitet råder fortfarande i Ingared sedan nybyggnationen. Denna överkapacitet kommer att behöva nyttjas av Hemsjö under byggtiden V:a Bodarna/Kullingsberg/Stadsskogen V:a Bodarna har procentuellt en stor ökning av antalet elever den närmaste perioden. Ökningen av barn i förskoleåldern är inte lika stor utan har planat ut. Prognossiffrorna för Stadsskogens skola är osäkra på grund av att inflyttningstakten i området är svår att prognostisera. Kullingsbergsskolan har ett stabilt elevunderlag och där görs bedömningen att lokalerna kommer att räcka till under den närmaste tioårsperioden. En ny förskola med 5 avdelningar har tagits i bruk i V:a Bodarna dec Det betyder utökning med en avdelning och att gamla paviljonger kan avyttras. Inom en inte alltför avlägsen framtid behöver en översyn och upprustning göras av skolans lokaler för att få dem mer ändamålsenliga och anpassade till dagens verksamhet. I Stadsskogen har en ny skola tagits i bruk vårterminen Den inrymmer då F-klass, åk 1 och 2. Dessutom finns tre förskoleavdelningar där. Rubingatans paviljonger har avyttrats. Om ca tre år behöver dessa tre avdelningar flyttas till annan lokal för att ge rum för elevökningen framöver. Förhandlingar är inledda med ett externt företag som ska bygga på Rubingatan och som är intresserade av att bygga förskolelokaler för 6 avdelningar. Det är svårt att bedöma i vilken takt inflyttningen sker i Stadsskogen men eventuellt kan avdelningar som idag finns i tillfälliga paviljonger i Parken flyttas över till Rubingatans nya förskola som beräknas vara klar vintern 14/ /03/05

94 En permanent förskola har börjat byggas på Skogskullegatan som ska ersätta de tillfälliga paviljongerna nedanför. Den nya förskolan ska ha fyra avdelningar i två plan. Förskola i två plan byggs dels för att kunna nyttja en liten tomt mer effektivt, dels för att få en bättre energieffektivitet Bjärke (Sollebrunn, St Mellby, Magra) Elevunderlaget för perioden är ganska stabilt i området. men både St Mellby och Magra är små skolor och elevunderlaget i St Mellby ser ut att minska ytterligare. Sollebrunns skola har lokalkapacitet att ta emot fler elever i Bjärkeområdet utan att behöva bygga om. Tillgången på barnomsorgsplatser i området är god Långared/Nolby Elevunderlaget för Långared är stabilt för perioden. Nolbyskolan har en stor procentuell ökning av elever och där kommer en översyn av lokalfrågan att behövas. Nolby är ett område som ser ut att öka den närmaste prognosperioden. De två förskoleavdelningar som finns i Nolbyskolans lokaler kan behöva flyttas till andra lokaler. Därför kan en nybyggnation behövas i anslutning till området Enehagen/Nolby/Tomtered. Trycket på Långared är stort avseende både förskoleplatser och fritidshemsplatser. Under vårterminen hyr förvaltningen en klubblokal av Långareds BoIS för att lösa en akut /03/05

95 situation i avvaktan på nybyggnation av en förskola med två avdelningar. Albert Hallsstyrelsens ansökan om bygglov för två förskoleavdelningar som skulle hyras ut till kommunen avslogs av samhällsbyggnadsnämnden. Ärendet är överklagat till Länsstyrelsen. Styrelsen arbetar på att få fram andra lösningar och förvaltningen för också diskussioner med Fabs för att lösa problemet. När en nybyggnation är klar kan paviljongen som finns i Långared avyttras. Fabs har köpt intilliggande fastighet som förut inrymde en pizzeria och som är en gammal skolbyggnad från början. Den används nu av skolan som fritids- och grupplokaler Ängabo Elevunderlaget ökar i Ängabo och detta beror både på planerad utbyggnad och generationsskiften. Efterfrågan på förskoleplatser ökar redan nu och det beror troligen på generationsskiften eftersom den planerade utbyggnaden av området ännu inte startat. Etapp 1 i utbyggnaden av Stockslycke förskola är klar och en ny avdelning har tagits i bruk årsskiftet 12/13. Etapp 2 som beräknas vara klar hösten 2014 innefattar två nya avdelningar Lendahl Lendahls upptagningsområde har förändrats i och med att Stadsskogenskolan har tagits i bruk. Vi ser att det är en ökning av antalet elever inom perioden. En omfattande ombyggnad av Lendahlsskolan har genomfört under Detta främst för att tillgodose Arbetsmiljöinspektionens krav. Matsalen ingick inte i ombyggnationen och med anledning av det ökande elevantalet behöver den också ses över. Ett arbete pågår med att försöka hitta permanenta lösningar för Stockens förskola vid /03/05

96 Savannen som har tre avdelningar. Den inryms i paviljonger med tillfälliga bygglov. Förfrågningar har gjorts till samhälsbyggnadsnämnden men detaljplanen medger inte bygglov för permanent förskola på den tomt där paviljongerna står nu Noltorp Elevunderlaget i Noltorp är ganska stabilt med en viss uppgång Närheten till Montessoriskolan Globen gör att det är svårt att förutsäga hur stor del av eleverna som väljer Noltorpsskolan. Detta skiftar mellan åren. Behovet av platser inom förskola, skola och fritids är stort inom området detta troligen beroende på generationsskiften. Lövhyddans förskola med fyra avdelningar som ägs av Alingsås Hem är i dåligt skick och är inte värd att reparera enligt Alingsås Hem. Detta medför att en nybyggnation behöver göras och i samband med det undersöks då möjligheten att flytta ihop några små förskolor för att få bättre effektivitet. En förfrågan om detaljplaneändring har lämnats in till samhällsbyggnadsnämnden för att undersöka möjligheten att bygga en ny förskola för 6-8 avdelningar i närheten av Noltorpsskolan. Gläntans förskola som innehåller en avdelning planeras att stängas till sommaren. Lokalerna är inte ändamålsenliga och personalkostnaden för att driva en förskola med bara en avdelning är stora. I området har en enskild förskola startat som har kapacitet att ta emot barn till minst två avdelningar Centralt 6-9 team (Östlyckeskolan, Gustav Adolfsskolan, Nolhagaskolan, Klockareskolan) /03/05

97 Alla 6-9 skolor i centrum ingår nu i en gemensam resultatenhet (Gustav Adolfskolan, Nolhagskolan, Östlyckeskolan och Klockareskolan). Detta för att bättre kunna samordna sina resurser emellan skolorna. I dessa åldrar väljer flera elever en annan skola än den anvisade och det har gjort planeringen inför läsåret svårt. Nu ingår alla elever i samma team och förhoppningsvis kan man bättre samordna både lokal- och personalresurser. 6.6 Framtida åtgärder Planering för paviljonger Antalet avdelningar som finns i paviljonger är 13 st. De flesta används till förskola (11 st) och några används som fritids- eller skollokaler (2 st). Under 2012 har antalet avdelningar i paviljonger minskat med 5 st. Några har avvecklats och några har permanentats eftersom det har bedömts att behovet kvarstår under många år framöver. Nedan finns en förteckning över antalet paviljonger med årshyran för Några har en planerad avveckling men för några finns ingen framtagen lösning på när de kan avvecklas eller ersättas med permanent lösning. Arbetet fortskrider. Tillfälliga paviljonger Årshyra Verksamhet Start tkr Avvecklas Övrigt Sollebrunn Förskola 2 avd (314) En avd enskild fsk Ängabo Fritids Ingår i skolan/fritids hyra Hemsjö Skola/fritids ht - 14 Motsv 2 avd, avvaktar projekt Stocken Förskola 3 avd Nolhaga Förskola 2 avd Avvaktar detaljplan Parken Förskola 2 avd vt-15 Flyttade fr Ingared Långared Förskola 1 avd vt Planerade lokalförändringar Nybyggnationer samt större ombyggnationer/tillbyggnationer och tillfälliga lokallösningar Verksamhet antal Antal Ny- Omb. Tillf. Klart avd nya pl bygg. Tillb. lokal Hemsjö X X Fsk VT Sk HT Långareds förskola 2 18 X VT Stockslycke förskola 2 36 X X HT Stadsskogen 2 fsk 4 18 X HT Nolhaga förskola 5 36 X HT Ängabo förskola 5 54 X HT Prästeryd 5 72 X HT Rubingatan (extern) 6 18 X VT Uppställning- och avvecklingskostnader, tkr Stocken (3 avd) 1000 Skogskullegatan 500 Nolhaga 2 avd 500 Parken (2 avd) 500 Långared (1 avd) 400 Hemsjö Summa /03/05

98 6.6.3 Övriga kommande åtgärder Nattöppen förskola utreds Permanent lösning för Stockens förskola diskussion förs med Svenska Kyrkan ang deras tomt i centrum. Ytterligare utbyggnad i Ängaboområdet när ett nytt bostadsområde byggs där Förskola i Prästeryd när det området börjar bebyggas. Utökning av förskoleplatser ovanför Nolby/Bolltorp/Tomtered. Se över grundsärskolans organisation med fyra grundsärskolor idag Ev utbyggnad av Herrgårdens förskola. Behov av ny förskola vid Hjälmared utreds. Ombyggnad och översyn av V:a Bodarnas skola om några år 6.7 Sammanfattning Prognoser över barn och elevantal är hämtade från kommunens trendprognos för de närmaste tio åren. Delområdesprognosen finns bara för kortare period. Tanken är sedan att de ska stämmas av och följas upp kontinuerligt för att planeringen ska bli så bra som möjligt. De senaste årens höga belastning på behovet av förskolelokaler har gjort att många akuta lösningar har arbetats fram. Ett arbete med att hitta permanenta och långsiktiga lösningar pågår. Det finns också flera gamla lokaler som har stora behov av renoveringar beroende på nya och ökade krav för tillgänglighet, miljökrav och nya arbetssätt inom verksamheten. Detta arbete sker i nära samarbete med Fabs som äger de flesta av lokalerna. Det är viktigt att alla barn och elever har tillgång till standardmässiga och likvärdiga lokaler i hela kommunen. Alingsås kommun har antagit V:a Götalands regionens riktlinjer för standard för fysisk tillgänglighet. Vad dess riktlinjer kommer att innebära i eventuellt ökade kostnader för förvaltningen kan in dagsläget inte preciseras (KF ). Den översyn av organisationen som ska ske under 2013 kommer också att påverka den framtida planeringen både avseende placering av verksamhetslokaler och storleken på dessa. Beroende på vad utredningen kommer fram till kan denna planering som finns nedskriven här förändras. Cecilia Knutsson Förvaltningschef Margareta Arvidsson Controller /03/05

99 Barn- och ungdomsförvaltningen Datum: Barn- och ungdomsnämnden Handläggare: Margareta Arvidsson Direktnr: Beteckning: BUN Lokalförsörjningsplan Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige beslutade att en lokalsamordningsfunktion ska inrättas. Uppdraget är att samordna och effektivisera lokalanvändningen i kommunen. Alla förvaltningar ska ha en lokalförsörjningsplan som uppdateras årligen. Beredning Lokalförsörjningsplanen revideras årligen. En väl genomarbetad lokalförsörjningsplan ger en bra överblick och blir ett instrument för en effektiv lokalanvändning inom förvaltningen. Förslaget till Lokalförsörjningsplan för barn- och ungdomsnämnden för innehåller bakgrundsmaterial, en nulägesbeskrivning över befintliga lokaler och dess kostnader. Det finns också trendprognos över befolkningsutvecklingen i åldrarna 1-16 år, möjliga effektiviseringar i framtiden, behovet av barnomsorgsplatser Varje område är kort beskrivet med olika åtgärder och behov som kan eller behöver genomföras inom perioden. Det finns också diagram över barn- och elevutvecklingen i kommunen. Elevutvecklingen finns också på varje delområde. Slutligen finns tabeller över de tillfälliga paviljonger som finns och över planerade lokalförändringar. Befolkningssiffror och siffror över barn/elever är hämtade ur kommunens trendprognos. I den ser det ut som ökningen av antal barn i åldern 1-5 år planar ut något fram till Antalet förskoleavdelningar har ökat med 6 st mot Fortfarande sker en ökning av behovet främst i centrum. Kostnader och ytor per elev har stigit något i jämförelse med 2012 som ett resultat av att en ny skola har startat (Stadsskogen). Förslag till beslut i Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden godkänner Lokalförsörjningsplan Barn- och ungdomsförvaltningen Cecilia Knutsson Förvaltningschef Margareta Arvidsson Controllerler

100 Ärende 8 Delegationsförteckning - revidering

101 Barn- och ungdomsförvaltningen Datum: Barn- och ungdomsnämnden Handläggare: Lena Lager-Hult Direktnr: Beteckning: BUN Delegationsförteckning - revidering Ärendebeskrivning Justeringar i nämndens delegationsförteckning är påkallade enligt nedan. Förvaltningens yttrande Justeringar och tillägg behöver göras enligt följande, under rubriken Förskola, pedagogisk verksamhet. Beslut avseende erbjudande av förskola vid barnets eget behov pga familjens situation i övrigt (SL 8:5) delegeras till rektor/förskolechef (R/Föc) alt förskolechef (Föc) istället för rektor/utvecklingsenheten. Så att beslut jämställs med beslut i fritidshem, för att korta handläggningstid och för att en familj kan ha barn både i förskola och fritidshem och därmed kan ge ett enklare förfaringssätt mot den enskilde. Beslut avseende erbjudande av förskola pga fysiska, psykiska eller andra skäl då barnet behöver stöd i sin utveckling (SL 8:7) delegeras till rektor/förskolechef (R/Föc) alt förskolechef (Föc) istället för rektor/utvecklingsenheten. Så att beslut jämställs med beslut i fritidshem, för att korta handläggningstid och för att en familj kan ha barn både i förskola och fritidshem och därmed kan ge ett enklare förfaringssätt mot den enskilde. Anställning av timvikarier i förvaltningen delegeras till administrativa chefen på grund av administrativa rutiner inom projektet Time care. Förslag till beslut i Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden godkänner angivna justeringar och tillägg i nämndens delegationsförteckning. Barn- och ungdomsförvaltningen Cecilia Knutsson Förvaltningschef Lena Lager-Hult Administrativ che Godkänd av: Cecilia Knutsson Titel: Datum:

102 Ärende 9 Patientsäkerhetsberättelse 2012

103 Barn- och ungdomsförvaltningen Datum: Barn- och ungdomsnämnden Handläggare: Maria Amström Direktnr: Beteckning: BUN Patientsäkerhetsberättelse 2012 Ärendebeskrivning Patientsäkerhetslagen (SFS 2010:659) syftar till att göra vården säkrare och skall beskriva hur verksamheten arbetat med att utveckla patientsäkerheten. Patientsäkerhetsberättelsen skall innehålla övergripande mål och strategier, organisatoriskt ansvar, struktur och åtgärder som genomförts och hur dessa utvärderats. Vårdgivaren för elevhälsans medicinska del ansvarar för ledning och styrning av vården och hur verksamhetens förutsättningar ser ut. Varje år skall en patientsäkerhetsberättelse upprättas och sedan göras tillgänglig för allmänheten. Förvaltningens yttrande Verksamhetschef för elevhälsans medicinska del Maria Amström har upprättat patientsäkerhetsberättelsen. Förslag till beslut i Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden godkänner elevhälsans patientsäkerhetsberättelse och övergripande mål och strategier för Barn- och ungdomsförvaltningen Cecilia Knutsson Förvaltningschef Maria Amström Verksamhetschef skolhälsovård Godkänd av: Cecilia Knutsson Titel: Datum:

104 Alingsås Kommun Barn och ungdom Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare Elevhälsans medicinska del 2012 Datum och ansvarig för innehållet Maria Amström verksamhetschef skolhälsovården, barn och ungdom och utbildningsförvaltningen Alingsås Mallen är framtagen av Sveriges Kommuner och Landsting

105 Innehållsförteckning Sammanfattning 3 Övergripande mål och strategier 5 Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet 5 Struktur för uppföljning/utvärdering 6 Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet 6 Uppföljning genom egenkontroll 9 Samverkan för att förebygga vårdskador 11 Riskanalys 11 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet 12 Hantering av klagomål och synpunkter 13 Sammanställning och analys 13 Samverkan med patienter och närstående 13 Resultat 14 Övergripande mål och strategier för kommande år 15 Patientsäkerhetsberättelsen ska göras offentlig för allmänheten och ha en sådan detaljeringsgrad att det går att bedöma hur det systematiska patientsäkerhetsarbetet har bedrivits i verksamhetens olika delar, och att informationsbehovet hos externa intressenter tillgodoses. SOSFS 2011:9 7 kap. 3 2

106 Sammanfattning Den 1/ infördes en ny patientsäkerhetslag SFS 2010:659 och SOFSF 2011:9. Syftet med den lag är att göra vården säkrare och att det skall bli enklare för patienter att anmäla felbehandling. Vårdgivarens ansvar innebär bland annat följande: Tydligare ansvar att bedriva ett systematiskt patientsäkerhetsarbete och arbeta förebyggande för att förhindra vårdskador Skyldigheten att utreda tillbud, risker och händelser Legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal som bedöms vara en fara för patientsäkerheten skall rapporteras till socialstyrelsen Patienter och närstående skall uppmuntras att involvera sig i patientsäkerhetsarbetet Varje år skall en patientsäkerhetsberättelse upprättas där verksamhetens arbete med patientsäkerhet beskrivs och utvärderas. Mallen som används är SKL: s mall. Verksamhetschefen tillsammans med vårdgivaren leder patientsäkerhetsarbetet. Personalens förutsättningar, kompetens och kunnande är en grundsten i patientsäkerhetsarbetet och i mötet med elever och vårdnadshavare. Därav är arbetsmiljön och arbetsbelastningen direkt kopplade till patientsäkerhet. Patientsäkerhetsarbetet har förstärkts även på nationell nivå och varje år genomförs en patientsäkerhetskonferans via SKL. Forskning och rapporter lyfter fram att hälso- och sjukvården inte är en riskfri verksamhet utan kan jämföras exempelvis med bergsklättring. De vanligaste vårdskadorna är Infektioner och smittor (hygienbrister) Läkemedelsfel (handhavande och ordinationer) Kommunikation (brister, missförstånd) Dokumentation Slutsatser som dragit av detta är att det måste vara lätt att göra rätt. Våra system och IT struktur skall underlätta detta arbete. Vi kan också av ovanstående göra slutsatsen att vår verksamhet inom elevhälsan inte kan undantas från vårdskador. Våra insatser skall rikta sig mot att förebygga och undanröja hinder men också titta på vilka processer som gör att vi gör rätt. Under året 2012 har bland annat följande åtgärder i syfte att öka patientsäkerheten gjorts: Egenkontroll av journalhantering och dokumentation har genomförts systematiskt med alla skolsköterskor 3

107 Gemensam utbildning, planering och genomförande av de nya vaccinationerna mot humant papillom virus Rutiner framtagna kring egenvård för förskola/skola och gymnasiet Patientsäkerhets och säkerhetskulturen har systematiskt funnits med i verksamhetsmöten för att stärkas och synliggöras Gemensamma besök av verksamhetschef och utvecklingschef i elevhälsoteamen på skolorna för att följa upp arbetet som sker Träffar med nya rektorer för att kommunicera förutsättningar, uppdrag och arbete Studiecirkel kring att utveckla elevhälsan har startats upp Skolsköterskor deltar aktivt i att ta fram och utveckla säkra rutiner i det medicinska arbetet Skolsköterskor fortsätter att rapporterar in risker, tillbud och händelser enligt avvikelserutin Verksamhetschefen har slutfört utvecklingsprogram inom kvalitetsområdet via GR Identifiering av riskområden inom elevhälsans medicinska del har påbörjats Regelbunden utbildning och kompetensutveckling inom området Utvecklingsarbete kring hälsosamtal med utgångspunkt i aktuell forskning av Marie Golsäter Jönköpings Hälsohögskola Uppföljning av skolläkarinsatserna och avtal terminsvis för att säkerställa kvalité och omfattning Styrgrupp för Asynja journalsystem arbetar vidare för att utveckla kvalitén i systemet systematiskt och långsiktigt Kompetensutveckling i dokumentation och IT användande Upphandlingsförberedelser inför upphandling IT stöd för hela elevhälsan och rektorer Upphandling skolvaccinationer tillsammans med delar av Göteborgsregionen Månadsmail har införts för att säkerställa information och kommunikationsflödet ut i verksamheten Under året har 12 avvikelser (inom områden: IT stöd och funktion, journalhantering, remiss och vårdkedja, vaccinationer) kommit in. Fyra av dessa händelser har bedömts som ringa, sex av dessa händelser har bedömts som måttliga och två som betydande. Åtgärder har vidtagits för att dessa händelser inte skall inträffa igen. Arbetet kring avvikelse och riskhantering sker i korthet genom: Egenkontroll Risk identifiering Hur patienter och närståendes involveras i patientsäkerhetsarbetet 4

108 Resultaten som uppnåtts Uppföljning och utvärdering Övergripande mål och strategier SFS 2010:659 3 kap, 1 Vårdgivaren skall planera, leda och kontrollera verksamheten så att den leder till att kravet på en god vård upprätthålls. Målet är att bedriva en god och säker vård där risker och händelser identifieras tidigt och kan förebyggas. Noll tolerans för vårdskador Det skall inom verksamheten finnas den bemanning, personal och den kompetens som är nödvändig för att på sikt uppnå detta. Det skall finnas säkra rutiner och lokala riktlinjer för arbetet. Dessa skall vara kända för all personal. Arbetsmiljön skall vara sådan att tid finns för planering och kvalitetsarbete. Strategier för att uppnå dessa mål är Årligen säkra bemanning och kompetens utifrån god vård och en verksamhet som tidigt kan förebygga händelser och avvikelser Kommunens arbetsmijöenkät och resultat används som underlag och beaktas i analysen av patientsäkerhet Förutsättningar att arbeta systematiskt med riktlinjer och rutiner som kan implementeras i verksamheten Kontroll och uppföljning av arbetet Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Vårdgivaren skall dokumentera hur ansvaret är organiserat och fördelat i verksamheten. Barn och ungdomsnämnden respektive utbildningsnämnden är vårdgivare för den hälso- och sjukvård som bedrivs inom elevhälsan och ytterst ansvariga. Verksamhetschef enligt HSL 29 är utsedd och är Maria Amström. Verksamhetschefen ansvarar för ledning, planering och utveckling av verksamheten och att god vård bedrivs. Exempel på detta kan vara att medarbetarna har rätt kompetens, får fortbildning och möjlighet att bedriva en god vård med hög kvalité. Lokaler och utrustning för arbetet skall vara anpassade för verksamhetens behov. Rutiner och egenkontroll skall upprättas och följas. Avvikelser och risker skall analyseras och följas upp. Varje legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal har ett eget yrkesansvar att arbetet skall utföras med god kvalité och hög patientsäkerhet och skall medverka och bidra till att hög patientsäkerhet upprätthålls. Varje medarbetare ansvarar för att avvikelser och risker identifieras och rapporteras. 5

109 Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 Vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska med stöd av ledningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten Avvikelser och vårdskador hanteras och mäts via rapportering i avvikelsehanteringen. En risk eller händelse mäts enligt risk och händelse analys (socialstyrelsen). Avvikelser skall rapporteras till nämnden snarast vid allvarlig händelse eller årligen i patientsäkerhetsberättelsen. Beslutade åtgärder följs upp på skolsköterskornas kategorimöten, dokumentation sker i protokoll och i lokala riktlinjer. Dessa finns publicerade på kommunportalen. Utvärdering av verksamheten sker i verksamhetsberättelsen, egenkontroll och i patientsäkerhetsberättelsen. Uppföljningar sker annars löpande av basprogrammet och vaccinationerna. Egenkontroll av olika insatser ger också kunskap kring verksamhetens kvalité. Resultatet av egenkontroll, uppföljningar och utvärderingar skall sedan rapporteras och återföras till verksamheten för att säkerställa utveckling och förbättring. Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 Vårdgivaren skall senast den 1 mars varje år upprätta en patientsäkerhetsberättelse där arbetet med patientsäkerhet skall beskrivas och vilka åtgärder som har vidtagits och vilka resultat som har uppnåtts. Under året har flera insatser skett: Patientsäkerhets och säkerhetskulturen Detta har fortsatts diskuterats på alla verksamhetsmöten och arbetsplatsträffar. Arbetet med dessa frågor handlar mycket om inställning, orsaker, hur människor fungerar i en komplex situation där beslut skall fattas snabbt och hur vi påverkas av olika saker i omgivningen, såsom stress, oro, ensamarbete mm, Kommunikation och brister i kommunikation kan ofta vara en delorsak till oönskade händelser och tillbud. Nya uppdragsbeskrivningar har tagits fram för elevhälsan. Månadsmail har införts för att kommunicera en samlad information kring nyheter, händelser, rutiner mm Ny avvikelseblankett har tagits fram Aktuella riktlinjer publiceras på kommunportalen 6

110 Skolsköterskor deltar aktivt i att utveckla säkra rutiner kring Skolläkarmedverkan, mottagningsarbete och elevhälsoteams träffar Vaccinationer Mottagande av nyanlända elever från andra länder Skolsköterskor rapporterar in risker, tillbud och händelser enligt avvikelserutin Bemanning och resursfrågan lyfts kontinuerligt för att säkerställa att arbetet hinns med och kan planeras. Vid risk för att arbetet inte kan genomföras enligt planeringen av basprogram och vaccinationer skall detta rapporteras till verksamhetschefen Enligt Patientdatalagen skall dokumentering i patientjournal genomföras snarast i anslutning till besöket för att förhindra risker eller fel i dokumentationen. Detta kan inte alltid ske. Det är en risk som vi behöver titta vidare på och hitta metoder för att säkerställa Vi behöver också arbeta vidare med och utveckla avvikelsehanteringen och säkerställa att alla risker och händelser rapporteras. Idag vet vi att detta är underrapporterat Kompetens och utvecklingsprogram inom kvalitetsområdet Verksamhetschef har genom GR utbildning gått en skräddarsydd utbildning i ledning och styrning av elevhälsans medicinska del. Utbildningen är processinriktad och har sträckts sig över 2 år och har gett redskap och förmåga till ett strukturerat ledarskap i en verksamhet som är kvalitetsmedveten och fokuserad på utveckling, styrning, och kvalité Utbildningen avslutades under hösten och har gett många verktyg för att fortsätta utveckla verksamheten. Verksamhetschefens uppdrag på UN har förstärkts Sedan september 2011 har verksamhetschefens uppdrag förstärkts med 20 % för att möjliggöra arbetet på utbildningsförvaltningen. Under året har uppföljning skett kontinuerligt med förvaltningschef och nämnd för att följa upp och utveckla arbetet på Alströmergymnasiets skolhälsovård. Detta har medfört att patientsäkerhetsarbetet och kvalitetsarbetet har kunnat öka totalt sett och fortgå i en annan hastighet än tidigare. Strukturerad uppföljning med nämnden 2 ggr/år. Årsredovisning sker på hösten och patientsäkerhetsberättelsen på våren Träffar med skolsköterskor på Alströmergymnasiet utöver de skolskötersketräffar som hela verksamheten deltar i 7

111 Identifiering av riskområden inom elevhälsans medicinska del Arbetet har påbörjats med att identifiera riskområden såsom vaccinationer, dokumentation och IT program, elevinflyttning och utflyttning, vårdkedja och samverkan Västbus. Under 2012 inväntades nya reviderade riktlinjer för Västbus arbetet kring elever med sammansatt psykisk/psykiatrisk och social problematik i förskola/skola. Dessa riktlinjer hanterar ansvarsfördelning exempelvis inom det medicinska omhändertagandet av psykisk ohälsa Inkomna avvikelser och egenkontroll visar att journalhantering och dokumentationsarbetet bör förstärkas IT stöd för journaldokumentation är under fortsatt utveckling. Under 2012 har upphandlingsarbetet och kravställande påbörjats inför upphandling av hela elevhälsan och rektors dokumentation. Utbildning och kompetensutveckling inom kvalitetsområdet sker strukturerat Både intern fortbildning och extern fortbildning har genomförts. Bland annat Dokumentation och journalhantering Motiverande samtal, s.k. MI fortbildning Riksföreningen för skolsköterskor och ledningsansvariga har haft två konferenser där representanter från verksamheten deltagit Medverkan i GR: s nätverk för skolsköterskor och skolläkare Styrgrupp för Asynja journalsystem Arbetet har fortsatt under året kring IT och dokumentation. Styrgruppen har en sammansättning för att helheten kring IT stödet skall hanteras med hög kvalité. Styrgruppens syfte är att leda och hålla ihop hela elevhälsans dokumentation och säkerställa allt från IT teknisk kompetens, juridisk kompetens, support och användarkompetens, samt att förordningar följs, rutiner blir kända och kan efterföljas och att fortbildning och kompetens kan säkras. Vi har haft stor hjälp av IT tekniker, administrativ chef och nämndsekreterare i detta arbete. Journalhantering och dokumentation har blivit än viktigare i arbetet för att eleverna skall kunna nå utbildningens mål (skollagen, SFS 2010:800) En skolsköterska har tid avsatt för systemansvar i Asynja och support, i detta arbete ingår också att introducera nya användare och ordna fortbildning inom området. Arbetet med sökord har ej påbörjats Lokala rutiner tas fram löpande inom det medicinska området Rutiner som tagits fram under året är bland annat Egenvård 8

112 Vaccinationer mot Humant Papillom virus Påbörjat arbetet kring att kvalitetssäkra hälsosamtalen Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 Vårdgivaren skall utföra egenkontroll i syfte att säkra verksamhetens kvalité Egenkontroll av lokaler och utrustning har skett. Den visar att verksamheten har ändamålsenliga lokaler och bra utrustning på de flesta skolhälsovårdsmottagningarna. Det är några undantag där det inte finns ändamålsenliga lokaler eller fullgod utrustning (på småskolorna). Planering för större inköp och investeringar finns. Vid nybyggnation eller ombyggnation finns de medicinska kraven med. Egenkontroll av journalhantering och dokumentation har skett under året. Den visar bland annat att Journalerna signeras direkt efter att uppgifterna är införda. Uppgifter såsom personnummer, skola, klasstillhörighet och adress stämmer med folkbokföring Syn och hörselkontroller är genomförda och rätt dokumenterade Hälsobesöken är genomförda och dokumenterade Förvaring av pappersjournalerna görs i säkra journalskåp som endast kan nås av skolhälsovården Bra språkbruk som är anpassat och följer gällande lagstiftning i Patientdatalagen Brister kan konstateras inom några olika områden: Mottagandet av nya elever och uppstart av journalen med relevant och standardiserade uppgifter är ej säkerställt Säkerställande och dokumentering av elevens vaccinationsstatus görs inte systematiskt vid skolstart och nyinflyttning Överrapportering och överlämning av journaler och medicinsk information mellan skolor sker inte patientsäkert Ej standardiserade sökord Ej säkerställt att relevant information och genomgångar finns dokumenterat även om de är utförda Vissa inskannade dokument från kan ej öppnas eller skrivas ut beroende på fel filformat Vissa av bristerna kan bero på att rutiner för dokumentation saknas. Varje år i juni genomförs medicinsk kontroll av apparater och utrustning såsom vågar och blodtrycksmanschetter enligt fastställd rutin. 9

113 Egenkontroll av bemanning och resursfördelning sker inför varje läsår för att säkerställa rätt skolsköterskebemanning på de olika skolorna utifrån elevunderlag. Vi kan nu se att de senaste årens ökade krav nu nått en punkt där vi har svårt att i alla delar ge en god hälsofrämjande och förebyggande vård. Orsakerna till detta är flera: I takt med ökat elevunderlag och att många elever upplever psykisk ohälsa och stress har arbetsbelastningen ökat. Vid hälsobesöken framkommer att många elever behöver stöd, hjälp och även hänvisning till andra vårdgivare för vård och behandling. Samhället ställer större krav på att skolhälsovården skall medverka i det förebyggande arbetet kring vaccinationer, övervikt/fetma, psykisk ohälsa, rökning, alkohol och sexuellt överförbara sjukdomar Skolhälsovårdens uppdrag med hälsofrämjande och förebyggande arbete, inkl vaccinationer och hälsobesök har utökats. Under 2012 har dubbla vaccinationsprogram genomförts. Orsakerna till detta är att HPV vaccinationerna (vaccineringen mot livmoderhalscancer) nationellt fördröjts och först under våren 2012 påbörjats Samhällets övriga vårdaktörer är också ansträngda och många gånger får eleverna inte den vård hjälp de behöver. Detta påverkar elevens situation och hälsa på flera sätt bland annat kan skolprestationen försämras Skolhälsovården är en viktig aktör inom många andra olika områden, exempelvis folkhälsa, vårdsamverkan och andra samverkansgrupper som Alingsås Kommun ingår i Arbetsmiljö enkäten 2012 visar att arbetsbelastningen upplevs mycket hög och detta påverkar i hög grad patientsäkerheten. Resultatet kan kopplas samman med ovanstående punkter som vaccinationer, elevernas skolsituation och elevhälsans nya uppdrag Kraven på kvalité, inklusive dokumentation och uppföljningar har ökat och detta ställer krav på att inhämta kunskap inom hälso och sjukvårdsområdet utöver kunskaper inom skolans områden i övrigt Skolhälsovården följer upp antal hälsobesök, hälsosamtal mm i verksamhetsberättelserna årligen och kan konstatera att i princip så kommer alla elever till skolsköterskan som planerat. Något sämre uppslutning finns på gymnasiet. Forskning kring elevhälsans hälsosamtal (M Golsäter) visar att eleverna tycker att det är värdefullt och viktigt att tala med en skolsköterska om sin hälsa och situation i skolan Vi har inte gjort några målgruppsundersökningar kring skolhälsovårdens arbete eller inhämtande av synpunkter från vårdnadshavare, patientnämnd eller motsvarande. Det finns inga öppna jämförelser att jämföra skolhälsovårdens insatser med 10

114 nationellt. Därför är det svårt att på djupare nivå veta vilka resultat vårt arbete ger i ett långsiktigt perspektiv. Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4 kap. 6, 7 kap. 2 3 Vårdgivaren skall identifiera processer där samverkan behövs för att förebygga vårdskador Intern samverkan inom skolan Egenvårdsrutin har framtagits för hela förskolan/skolan Viktigt att skolhälsovården får kännedom om nya elever på skolorna och likaså vid utflyttningar. Detta för att journaler skall beställas och att insatser ej skall fördröjas eller utebli Samverkan med lärare vid vaccinering underlättar identifieringen för de mindre eleverna. Likaså skapas en tryggare miljö för eleverna. Extern samverkan med andra vårdgivare eller insatser Viktigt att remissrutiner är framtagna, följs och är kända i enheten. Detta behov har framkommit men rutin är ej framtagen Skolläkarinsatserna sker genom avtal med primärvården och samverkan sker med dessa huvudmän för att säkra tillgången på skolläkare. Detta arbete har fungerat mycket bra under året Samverkan sker genom träffar med ungdomsmottagningen, barnhälsovården och logopedmottagningen regelbundet då många elever finns inom våra verksamheter Likaså anordnas träffar med barn och ungdomspsykiatrin regelbundet på olika nivåer för att säkerställa processer i informationsflöde, remissgång och behandlingsresultat Samverkan enligt Västbus har inväntat nya reviderade riktlinjer som skall komma under våren 2013 Riskanalys SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 Vårdgivaren skall fortlöpande bedöma om det finns risk för att händelser skulle kunna inträffa som kan medföra brister i verksamhetens kvalitet. För varje sådan händelse ska vårdgivaren 1. uppskatta sannolikheten för att händelsen inträffar och 2. bedöma vilka negativa konsekvenser som skulle kunna bli följden av händelsen. All personal inom elevhälsans medicinska del ansvarar för att identifiera och rapportera risker som kan medföra negativa händelser eller tillbud i verksamheten och för elever. Större förändringar i verksamheten kan också väsentligen påverka patientsäkerheten. Verksamhetschef ansvarar tillsammans med berörda för att göra en riskanalys och återföra information och kunskap till verksamheten. 11

115 Likaså ansvarar verksamhetschefen för att uppmärksamma och påtala risker till vårdgivaren. Här kommer en riskanalys att göras kring bemanning och resurser utifrån uppdrag, arbetsmiljö och riskområden. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2 p 5 Hälsooch sjukvårdspersonalen är skyldig att bidra till att hög patientsäkerhet upprätthålls. Personalen skall rapportera till vårdgivaren risker och händelser som skulle kunna medföra en vårdskada Avvikelser Skolläkare och skolsköterskor rapporterar till rektor och verksamhetschef händelser som har medfört skada eller hade kunnat medföra skada för elev i samband med vård och behandling. Verksamhetschefen ansvarar för bedömning och analys och utser analysteam vid behov. Rektor ansvarar för elevens skolgång och skall också få rapport om händelsen. Avvikelser 2012 Områden Antal Bedömning av allvarlighetsgrad It stödet Asynja och dokumentation Vårdkedja och remisshantering 6 Avvikelserna har varit ringa (2) eller måttliga (4) 2 Måttliga Läkemedel/vaccinationer 2 Måttliga System och organisationsnivå 2 Betydande Avvikelserna på system och organisationsnivå: Övergripande ledningssystem utifrån kravet om ledningssystem är ej färdigställt Riktlinjer kring loggar och genomförandet av loggkontroller utifrån Patientdatalagen är ej genomfört full ut. Ovanstående avvikelser måste analyseras mer och i ljuset av arbetsmiljön. Hantering av klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 12

116 Synpunktshanteringen i kommunen kan användas även för synpunkter och klagomål från elever och vårdnadshavare i frågor som rör elevhälsans medicinska delar. Föräldrar behöver upplysas om att denna möjlighet finns utöver den möjligheten att kontakta respektive skolsköterska eller skolläkare direkt. Synpunkter på omhändertagandet inom skolhälsovården skall alltid tas om hand och vidarebefordras till verksamhetschef. Vi skall främja möjligheterna att samverka med elever och vårdnadshavare i dessa frågor i syfte att öka kvalitén. Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 Inkomna klagomål och synpunkter skall sammanställas och analyseras för att vårdgivaren skall kunna se mönster och trender. Skolhälsovården har under året haft få inkomna synpunkter och klagomål på verksamheten. System för att arbeta strukturerat med dessa frågor saknas (ledningssystem). De synpunkter som kommit har framförts direkt till personal i verksamheten som sedan rapporterat till verksamhetschefen. Åtgärder och återkoppling har alltid skett med berörda. Utvecklingsområden: verksamheten behöver informera vårdnadshavare om att synpunkter och klagomål kan lämnas och var de kan lämnas. Sammanställning och hanteringen av inkomna synpunkter och klagomål behöver också utvecklas för att kunna följa flöden över tid och se mönster och trender som indikerar brister i verksamhetens kvalitet. Detta kan på sikt öka medverkan från vårdnadshavare. Samverkan med patienter och närstående SFS 2010:659 3 kap. 4 Vårdgivaren skall ge patienter och närstående möjlighet att delta i patientsäkerhetsarbetet. All hälso- och sjukvård är med några få undantag frivillig. Det är den som har hälsoproblem (eller vårdnadshavare till minderårig enligt 6 kap föräldrabalken) som avgör om han eller hon skall söka vård. Samtycke till vård, undersökning eller behandling är i de flesta fall muntlig men vid vaccinering efterfrågas skriftligt medgivande. Skolsköterskor och skolläkare skall alltid sträva efter samarbete med elev och vårdnadshavare för bästa möjliga resultat av vård och behandling. Elev bör alltid informeras i det som rör honom eller henne och informationen skall vara anpassad efter ålder och mognad. Vårdnadshavare kontaktas när man så bedömer det. Barnet skall ha ett medinflytande som med tiden eller under vissa omständigheter övergår till ett självbestämmande. En välinformerad patient ökar sin upplevelse av trygghet. Information och samverkan med elever och vårdnadshavare inom skolhälsovården kan exempelvis se ut som följer. Informationen skall 13

117 alltid vara anpassad utefter elevens behov, ålder, kunskap och situation: Beskrivning av skolhälsovårdens roll och uppdrag Information inför genomförande av vaccinering och eventuella biverkningar Information inför och uppföljning efter hälsobesök och hälsosamtal Sekretess och tystnadsplikt Information om vidtagna åtgärder och uppföljning och vad man skall vara uppmärksam på vid exempelvis symtom eller skada. Tolk används vidbehov när så behövs. Information kan vara både muntlig och skriftlig och eleven skall känna sig respekterad. Utvecklingsområde: Synen på information och medverkan från elev/vårdnadshavare behöver också stärkas och synliggöras som en viktig del i omhändertagandet och arbetet med patientsäkerhet. Resultat SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 3 Vilka resultat som har uppnåtts i verksamheten av genomförda åtgärder. Strukturmått utgör förutsättningar för att nå definierade mål. Alla skolsköterskor har fått en ökad medvetenhet i att upptäcka och rapportera avvikelser och risker. Detta arbete har fortsatt under 2012 Till stor del deltar skolsköterskorna i arbetet med att utveckla säkra rutiner. Alla skolsköterskorna samarbetar för att säkerställa att arbetet utifrån basprogrammet kan hinnas med Ökad kompetens i styrning och ledning för verksamhetschef. Detta kan i sin tur öka kompetensen inom patientsäkerhetsområde och kvalitén inom skolhälsovårdens verksamhet. Ökat arbete med rutiner, kvalité, skolläkarinsatser och dokumentation riktat till Alströmergymnasiets skolhälsovård och Vårdgivare UN Vidareutveckling av arbetet kring riskområden och utarbetande av säkra rutiner Rutin kring egenvård har tagits fram Uppföljning av skolläkarinsatserna har genomförts Kompetensutveckling för skolsköterskor under året: 14

118 Riksföreningens skolsköterskekonferens i Göteborg där 5/14 skolsköterskor deltog Dokumentation och IT fortbildning internt 2 halvdagar, 13/14 skolsköterskor deltog Skolskötersketräffarna som sker 1 ggr/månad har ett högt deltagande Fortbildning kring hälsosamtalen i Jönköping 14/14 skolsköterskor deltog Resultatmått speglar utfallet 12 avvikelser i samband med information, dokumentation och vård och behandling har inrapporterats. Generellt sett kan sägas att skolhälsovården underrapporterar risker och händelser (Nils Lundin läkartidningen nummer 9) Orsakerna kan vara oklarheter i rutiner och vad som skall rapporteras. Under 2012 har 8 fler avvikelser inrapporterats sedan 2011 och detta tyder på att uppmärksamheten kring detta har ökat Journalanteckningar dokumenteras inte alltid i direkt anslutning till elevbesöken p.g.a. hög arbetsbelastning. Exakt uppgift kring detta saknas. Remiss svar från BUP saknas i stor utsträckning Journalgranskningen visar på flera förbättringsområden att fortsätta med under 2013 Ett ledningssystem är ett verktyg för kvalité som systematiskt och fortlöpande kan förbättra verksamheten. Att inte ett ledningssystem är fullt utvecklat och färdigställt kan få flera konsekvenser All information från verksamheten kan inte sammanställas, analyseras och leda till förbättringar Styrning och ledning kan inte ske systematiskt Vårdgivare kan inte följa och säkra verksamhetens kvalitet full ut Övergripande mål och strategier för 2013 Mål Säkerställa en god och säker vård som bedrivs av skolsköterskor och skolläkare med hög kompetens. Öka elevers och vårdnadshavares delaktighet i patientsäkerhetsarbetet. Strategi 15

119 Målet bör vara att minska elevantalet/heltid skolsköterska på barn och ungdomsförvaltningen från idag 480 till 450 så att arbetsbelastningen minskar och patientsäkerheten ökar Ta fram ett ledningssystem för verksamheten som säkerställer kvalité Fortsätta ta fram lokala riktlinjer kring dokumentation och implementera dem i verksamheten Intensifiera arbetet med riskbedömningar och riskområden Fortsätta arbetet med en kultur som främjar dialog kring händelser, risker och avvikelser i skolhälsovården Fortbildning inom området patientsäkerhet Fortsatt arbete med styrgrupp Asynja Egenkontroll införs i verksamheten i än större omfattning Samverkan med andra vårdgivare i närområdet och inom ramen för Västbus och Närsjukvård Öka kännedomen internt och externt kring synpunkter och klagomålshantering Undersöka möjligheten för IT stöd inom avvikelshanteringen Medverkan av elev/vårdnadshavare i patientsäkerhetsarbetet skall ökas exempelvis genom fokusgrupper 16

120 Ärende 10 Verksamhetsberättelse Utvecklingsenheten 2012

121 Barn- och ungdomsförvaltningen Datum: Barn- och ungdomsnämnden Handläggare: Irene Lidén Direktnr: Beteckning: BUN Verksamhetsberättelse Utvecklingsenheten 2012 Ärendebeskrivning En verksamhetsberättelse är upprättad för Utvecklingsenhetens arbete 2012 där enhetens olika verksamheter, uppdrag, omfattning och utvecklingsarbete beskrivits. Förvaltningens yttrande Verksamhetsberättelsen innehåller en kort beskrivning av de olika yrkeskategorier, verksamheter, uppdrag och utvecklingsarbete som finns och bedrivits av enheten under Berörd personal har haft möjlighet att bifoga särskilda insatser de medverkat i. Förslag till beslut i Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden tar del av verksamhetsberättelsen och lägger den till handlingarna. Barn- och ungdomsförvaltningen Cecilia Knutsson Förvaltningschef Iréne Lidén Utvecklingschef Godkänd av: Cecilia Knutsson Titel: Datum:

122 Dnr: Dnr: Verksamhetsberättelse Utvecklingsenheten 2012 Barn- och ungdomsförvaltningen Alingsås kommun Utvecklingsenheten Barn och ungdomsförvaltningen Alingsås kommun Postadress: Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 7 Telefon: Fax: E-post: barn.ungdom@alingsas.se Webbplats: