Samarbetet kring förbrukningsvaror till hälso- och sjukvården samt tandvården

Transkript

1 1

2 Samarbetet kring förbrukningsvaror till hälso- och sjukvården samt tandvården Broschyren du just nu håller i din hand innehåller information om hur förbrukningsvaror når fram till din arbetsplats. Vi vill samtidigt berätta lite om vilka vi är, vad vi gör och hur vi tillsammans samarbetar på bästa sätt med val av artiklar. Det fi nns även anvisningar om vart du vänder dig i olika frågor. Efter fyra års samarbete mellan Varuförsörjningen (VF), den s.k. Treklövern (landstingen i Uppsala, Västmanland och Dalarna) och Kronans Droghandel AB (KD) var intresset hos grannlandstingen Örebro och Sörmland tillräckligt stort för att de skulle ansluta sig och bilda den nya och utökade VF och ingå i den politiska nämnden. Samordningen mellan de fem landstingen och distributören, sköts från Landstinget i Uppsala län som värdlandsting, av Varuförsörjningen. Kronans Droghandel AB är distributör och det företag som sköter hemtagning, lagerhållning, plock och pack samt distribution och fakturering av förbrukningsvarorna. Varuförsörjningen och Kronans Droghandel AB förser de fem landstingen med förbrukningsvaror till över beställande kunder/avdelningar och till mer än 500 platser. Detta ställer stora krav på upphandling, lagerhållning och logistik samt på kommunikationen mellan Kronans Droghandel AB, leverantörer och kunder/beställare. Effekten av det unika samarbetet som VF och KD har i detta uppdrag, är att vi frigör tid för vården och att vi sparar skattemedel. Vi har nått de övergripande målen som sattes upp för VF och nämnden vid verksamhetens begynnelse Vårt gemensamma mål är att förenkla rutinerna för dig som beställare och användare av det upphandlade sortimentet och att leverera så prisvärda varor som möjligt. 2

3 De största fördelarna för dig som kund Tillgång till ett brett och kundanpassat sortiment Gemensam distribution av varor sparar pengar till vården Samordnade upphandlingar för fem landsting ger större volymer och lägre inköpspriser Upphandlarens roll är att tillsammans med materialkonsulenten, i samråd med vårdens representanter, se till att ovanstående fördelar uppnås. 3

4 Varuförsörjningen Varuförsörjningen (VF) upphandlar och ansvarar för sortimentet av förbrukningsartiklar till hälso- och sjukvården samt tandvården. VF ansvarar även för produktrådgivning, varuinformation och systemuppdatering. VF beslutar tillsammans med vården om en vara ska fi nnas i lager hos Kronans Droghandel AB i Borlänge. En av varuförsörjningens materialkonsulenter rådgör med beställare. Materialkonsulenten Materialkonsulentens roll är att vara vårdens företrädare i upphandlingsarbetet. Tillsammans med upphandlare och referensgrupper tar man gemensamt beslut om vilka artiklar som ska upphandlas. Materialkonsulenten ansvarar bl.a. för tester och bedömning av produkter, ordnar visningar och utställningar samt informerar och utbildar vårdpersonal om nya produkter. Materialkonsulenten utvärderar löpande upphandlat sortiment och samarbetar med upphandlarna och referensgrupper för att nå bästa möjliga resultat. Materialkonsulenten är även reklamationsansvarig gentemot leverantören. 4

5 Upphandlaren Upphandling är en komplicerad process som tar tid i genomsnitt tar det månader att genomföra en upphandling. Varuförsörjningens upphandlare är specialiserade på detta och gör upphandlingar av förbrukningsvaror för cirka 900 miljoner kronor/år till de fem landstingen. Upphandlaren har god kännedom om vilka varor och leverantörer som fi nns på marknaden. Det är lagen om offentlig upphandling (LOU) som styr landstingen i upphandlingsverksamheten. Varuförsörjningens stab Några av stabens arbetsuppgifter är att ge en central produktrådgivning, hålla varukatalogen och hemsidan aktuell gällande priser, sortiment, bilder m.m. För mer information om Varuförsörjningen, se vår hemsida på Tina Frykenfeldt, produktrådgivare med placering i Uppsala hjälper dig med frågor kring sortimentet. 5

6 Kronans Droghandel AB Kronans Droghandel (KD) är ett anrikt distributionsföretag för hälso- och sjukvården med uppgift att se till att rätt vara kommer till rätt plats i rätt skick och vid rätt tidpunkt. Varorna kan vara t.ex. sjukvårdsmaterial, medicintekniska produkter, läkemedel, vacciner och näringslösningar. Rätt plats kan vara ett sjukhus, apotek eller för vissa produkter ett enskilt hem. Och den rätta tidpunkten kan vara nästan när som helst. KD:s affärsidé är att utveckla och tillhandahålla kostnadseffektiva och kundanpassade logistiklösningar av högsta kvalitet på den nordiska marknaden. Utvecklingen ska ske i samverkan med industrin samt hälsooch sjukvården. På uppdrag av VF avropar, lagerhåller och distribuerar KD produkter, från de produktleverantörer som VF har tecknat avtal med. KD transporterar ut produkterna från sitt centrallager i Borlänge till respektive landstings godsmottagning. KD agerar som en neutral tredjepartsdistributör, vilket betyder att KD inte tar del av prissättningen av produkterna. Detta innebär att KD hanterar hela fl ödet på helt lika och opartiska villkor oavsett uppdragsgivare. KD arbetar även med att utveckla sina tjänster och erbjuder även tilläggstjänster utöver avtalet. Exempel på detta är inköpsservice, avemballering samt hantering av avdelningsförråd. Tillsammans med VF ser KD också till att utveckla tjänsten när nya krav ställs p.g.a. förändringar i vården. Exempel på sådana tjänster är förrådshantering, som KD utför på ett antal avdelningar på Akademiska sjukhuset i Uppsala och Universitetssjukhuset i Örebro. Dessa tjänster skapar mervärden för vården i form av frigjord tid, renare miljö och sänkta kostnader i kapitalbindning. Skanning pågår. För mer information om KD, se vår hemsida 6

7 Upphandlat sortiment Det upphandlade sortimentet består av olika kategorier av artiklar: lagerartiklar som är lagerlagda hos KD i Borlänge och anskaffningsartiklar, ej lagerlagda, beställs av KD i Borlänge alternativt Enköping. Det är olika leveranstider för de olika kategorierna. För lagerartiklar är leverans tiden två dagar och motsvarande för anskaffningsartiklar är cirka 7-9 dagar. Fasta leveransdagar och bestämda körscheman kan också påverka leveranstiden. På Varuförsörjningens hemsida, hittar du hela det upphandlade sortimentet. Titta under Artikelsökning och Varusortiment. På hemsidan fi nns även artikelsökningsfunktionen SökMemo. Det är en hjälp som du kan använda för att hitta artiklar på ett enkelt sätt. Många av artiklarna har bild, vilket gör det lättare att känna igen den sökta artikeln. 7

8 Beställning Du kan beställa genom landstingens egna elektroniska beställningssystem för elektronisk handel eller via: Kronans Droghandels kundservice KD Kundservice har öppet för ordermottagning och förfrågningar vardagar mellan kl Vi som arbetar på KD Kundservice i Borlänge är stående från vänster: Marie Hultgren, Lise-Lotte Hammar. Sittande från vänster: Birgitta Wiik, Gullan Dahlberg, Sirkka Eriksson. Telefonnummer (vardagar kl ) Faxnummer eller E-post order.blge@kd.se Brev Kronans Droghandel AB Mästargatan Borlänge Telefonnummer , , Faxnummer Brev Kronans Droghandel AB Kvartsgatan Enköping Beställningsblanketter fi nns att hämta på Varuförsörjningens hemsida under Beställningsinfo. Fyll alltid i namn, avdelning, kundnummer, referens/beställarens namn och telefonnummer. 8

9 Leverans sker alla helgfria vardagar Om du beställer en lagerartikel före kl levereras varorna till ditt landstings godsmottagning inom 48 timmar. Därefter ansvarar ditt landstings interna organisation för distributionen av dina varor. Om du beställer en anskaffningsartikel (ej lagerlagd artikel) före kl skickar Kronans Droghandel AB (KD) en order till leverantören samma dag. Efter artikelns ankomst till lagret i Borlänge levereras den till ditt landstings godsmottagning snarast möjligt. Order plockas på KD:s lager Reklamation och retur Vid fel i leverans som orsakats av KD eller vid leverans av felaktiga/ skadade varor gäller full returrätt för både lager- och anskaffningsartiklar. Du kan även returnera en felaktigt beställd lagerartikel under förutsättning att denna är oskadad, ren och att avdelningsförpackningen är obruten. Om leverantören godkänner retur gäller samma regler även för anskaffningsartiklar och då tillkommer en returavgift. Begäran om retur eller reklamation ska inkomma till kundservice senast 10 dagar efter att du har mottagit din leverans. Blankett för retur fi nns att hämta på (under Innehåll A-Ö/ Blanketter). Extrabeställning Beställning med leverans utöver ordinarie leveransdag kan utföras mot en extra kostnad. Reklamation vid produktfel Reklamation vid fabrikationsfel på medicintekniska artiklar hanteras av Varuförsörjningen, kontakta materialkonsulenten/-assistenten i ditt län vid reklamationer som gäller denna typ av fel på artiklar. 9

10 Kontaktvägar Vem gör vad? Kontakta Varuförsörjningen när du har frågor om: SökMemo/Varukatalogen Sortimentet Produktens användningsområde Produktreklamationer Kontakta KD:s kundservice när du har frågor om: Varubeställningar Leveransbesked Utebliven leverans Felleverans Följesedlar Fakturor Transportskadereklamationer Returer Kontakta ditt eget landsting när du har frågor om: Elektroniska beställningssystem Interntransporter Artiklar som inte räknas till förbrukningsvaror Kontaktpersonerna hittar du under ditt landsting på de kommande sidorna. 10

11 Materialkonsulent Gunilla Jerner Worander Tel alt Assistent Anna-Karin Linder Tel alt Inkosamordnare Elisabeth Bonde Hagström Tel alt Produktrådgivare Tina Frykenfeldt Tel För mer information om Varuförsörjningen, se KUNDANSVARIG hos Kronans Droghandel Svarar på frågor om distributionstjänsten - verkar som Kundservices förlängda arm. Representerar KD hos beställare och avd. chefer bl.a. på VF:s beställarträffar. Tar reda på kundernas behov och önskemål samt ansvarar för uppföljning och utveckling. Kundansvarig Kundservice Tel Elektronisk handel Support Marakanda Inköp Systemutveckling Ulla Lennartsson Tel ulla.lennartsson@ltdalarna.se Registeransvarig Marie Lindmark Tel marie.lindmark@ltdalarna.se Utbildning Seth Olsson Tel seth.olsson@ltdalarna.se Länkar till Landstingets information: ekonomi, system, E-handel Du är också välkommen att kontakta landstingets interna organisation: Eller landstinget i Dalarna, intranät, Data/IT Godsmottagningar Falu lasarett Tel Mora lasarett Tel Avesta lasarett Tel Ludvika lasarett Tel Säters sjukhus Tel Logistikfrågor Logistiksamordnare Seth Olsson Tel seth.olsson@ltdalarna.se Upphandling och Affärsutveckling Landstinget Dalarna Varuförsörjningen KD Landstinget Dalarna 11

12 Varuförsörjningen Materialkonsulent Elisabeth Granath Tel alt Assistent Anne Forsberg Tel alt Produktrådgivare Tina Frykenfeldt Tel För mer information om Varuförsörjningen, se KD KUNDANSVARIG hos Kronans Droghandel Svarar på frågor om distributionstjänsten - verkar som Kundservices förlängda arm. Representerar KD hos beställare och avd. chefer bl.a. på VF:s beställarträffar. Tar reda på kundernas behov och önskemål samt ansvarar för uppföljning och utveckling. Kundansvarig Fredrik Sterneborg Tel alt Du är också välkommen att kontakta landstingets interna organisation: Landstinget i Södermanlands intranät, Insidan Service FLOTT svarar för logistikkedjan på landstingets tre sjukhus. Övriga enheter beställer via landstingets inköpssystem i IFS. Frågor gällande elektronisk handel med IFS beställarstöd: FLOTT- ansvarig Lena Sundin Andersson Tel Landstinget Sörmland lena.sundin.andersson@dll.se Frågor gällande leveranser och returer skall gå via Landstingets FLOTT organisation: Service FLOTT NLN Tel tvattforradfl ott@dll.se Service FLOTT KSK Tel fl ott.ksk@dll.se Service FLOTT MSE Tel fl ott.mse@dll.se Frågor angående artiklar i IFS inköp: Upphandlingsenheten /Inköp Inger Björklund Tel inger.bjorklund@dll.se Beställning av ej FLOTT-markerade artiklar för Hälso- och sjukvården i Sörmland görs via Landstingets Inköpsorganisation. 12

13 Materialkonsulenter Irén Hemlin Tel alt Pirkko Hooli Tel alt Assistent Birgitta Rydolw Tel alt Produktrådgivare Tina Frykenfeldt Tel För mer information om Varuförsörjningen, se KUNDANSVARIG hos Kronans Droghandel Svarar på frågor om distributionstjänsten - verkar som Kundservices förlängda arm. Representerar KD hos beställare och avd. chefer bl.a. på VF:s beställarträffar. Tar reda på kundernas behov och önskemål samt ansvarar för uppföljning och utveckling. Kundansvarig Gun Åberg Tel alt Du är också välkommen att kontakta din egen förvaltning om frågor kring E-handel samt beställarsystem och Interna transporter: Akademiska sjukhuset Lasarettet i Enköping Barbro Lundin, Kaarina Lempinen, Anette Rohlin, Gunnel Söder, Primärvården Maud Claesson, Landstingsservice Sylvia Hagberg, Landstingsservice Carina Wallander, Interna transporter, Folktandvården Landstingets kansli Eva Blomkvist, Bo Nyberg, Kultur i länet Habilitering och hjälpmedel Gulli Persson, Sandra Liljegren, Varuförsörjningen KD Landstinget i Uppsala län För övergripande e-handelsfrågor besök vår hemsida: 13

14 Varuförsörjningen Materialkonsulent Anders Hansson Tel alt Produktrådgivare Tina Frykenfeldt Tel För mer information om Varuförsörjningen, se KD KUNDANSVARIG hos Kronans Droghandel Svarar på frågor om distributionstjänsten - verkar som Kundservices förlängda arm. Representerar KD hos beställare och avd. chefer bl.a. på VF:s beställarträffar. Tar reda på kundernas behov och önskemål samt ansvarar för uppföljning och utveckling. Kundansvarig Gun Åberg Tel alt Elektronisk handel Landstinget Västmanlands beställningssystem: här hittar du också användarhjälp och kontaktpersoner. Systemfrågor, t.ex. hantering av beställningar, mallar eller fakturor går också bra att e-posta till: economa@ltv.se. Landstinget Västmanland Inom folktandvården i Västmanland används Marakanda som inköpssystem. Folktandvårdens service Lars Iwar Tel Marina Lundberg Tel Gunilla Pihl Tel Internlogistik svarar för förbrukningsmaterial till vården internt inom Landstinget i Västmanland. Som inköpsstöd för våra lokala lager och övriga beställningar används Agresso. Verksamhetschef Susanne Åkerström Tel Systemansvariga Barbro Flodkvist Tel Carina Edlund Tel Kundtjänst/Inköp Inger Dahlberg Tel Jhanke Åkerdal Tel

15 Materialkonsulent Lena Frändberg Tel alt Assistent Kia Johansson Tel alt Produktrådgivare Tina Frykenfeldt Tel För mer information om Varuförsörjningen, se KUNDANSVARIG hos Kronans Droghandel Svarar på frågor om distributionstjänsten - verkar som Kundservices förlängda arm. Representerar KD hos beställare och avd. chefer bl.a. på VF:s beställarträffar. Tar reda på kundernas behov och önskemål samt ansvarar för uppföljning och utveckling. Kundansvarig Fredrik Sterneborg Tel alt Elektronisk handel FtB-support Tel E-post Elektronisk handels hemsida Intranät Elektronisk handels hemsida Internet ftb-support@orebroll.se Du är också välkommen att kontakta landstingets interna organisation: Örebro Läns Landsting Intranät Örebro Läns Landsting Internet Varuförsörjningen KD Örebro Läns Landsting 15

16 dalarna västmanland uppsala örebro sörmland Landstingsservice tryckeri, maj 2007, ver.1 16