Processbeskrivning av dialysleveranser till PD-patienter

Transkript

1 Processbeskrivning av dialysleveranser till PD-patienter DokumentID 030 v Den senaste versionen finns att ladda ner på: Innehållsförteckning 1. Bakgrund och syfte Ny patient Patientansvarig sjuksköterska (PAS) kontaktar SLL Transport om leveransplan PAS informerar SLL Transport om ny patient PAS meddelar ApoEx om den nya hemdialyspatientens sortiment ApoEx administrerar ApoEx skickar beställningsinformation till PAS för att lämna vidare till patienten Förändring av ordination Beställning Ordinarie beställningar Expressbeställningar Leverans Helgdagar Restsituationer Indragningar, reklamationer Indragningar Reklamationer Avslutad patient Gästpatienter/resor Resor utomläns Resor utomlands Gästdialys Returer och emballage ApoEx kundtjänst Blanketter... 5 Processbeskrivning av dialysleveranser till PD-patienter - Sid 1

2 1. Bakgrund och syfte ApoEx AB är Stockholms Läns Landstings nya upphandlade distributör av läkemedel. ApoEx kommer att genomföra dialysleveranser i samarbete med SLL Transport som transporterar varorna till patient. Följande processbeskrivning detaljerar hur dialysleveranserna är tänkta att fungera i den nya läkemedelsförsörjningen. Idag hanteras hemdialyspatienterna avseende peritonealdialys (PD) via fyra enheter; PD-mottagningen Danderyds sjukhus, PD-mottagningen Karolinska Solna, Kungsholmsdialysen samt Barnkliniken, Huddinge. ApoEx webbeställningssystem för patienterna heter ApoEx ApoLys. 2. Ny patient 2.1 Patientansvarig sjuksköterska (PAS) kontaktar SLL Transport om leveransplan. PAS kontaktar SLL Transport och överenskommer om lämplig körtur för den nya patienten, en s.k. leveransplan. PAS kontaktar ApoEx med uppgifter om patientens namn och leveransplan. Personnummer avseende den nya patienten överförs via telefon. Samtidigt meddelar ApoEx patientens kundnummer till PAS. 2.2 PAS informerar SLL Transport om ny patient Blankett Dialysleveranser - Ny patient skickas till SLL Transport med samtliga adress- och leveransuppgifter. Det kan förekomma att patienten önskar leverans till flera leveransadresser. 2.3 PAS meddelar ApoEx om den nya hemdialyspatientens sortiment PAS skickar per fax eller internpost två blanketter till ApoEx; en för patientens adress- och leveransuppgifter ( Dialysleveranser - Ny patient ) och en för patientens sortiment ( Dialysleveranser Beställningslista för ny patient ). 2.4 ApoEx administrerar Går igenom beställningslistan Lägger upp varor i beställningssystem för avrop av patienten Administrerar behörighet för patienten till webbeställningssystemet Tar ut en kopia av beställningslistan till PAS Skriver ut blankett med användarnamn och lösenord till PAS för förmedling till patient. Användarnamn och lösenord används både för telefonbeställning och för websidan. 2.5 ApoEx skickar beställningsinformation till PAS för att lämna vidare till patienten Kopia på beställningslistan Information om beställningsrutiner i ApoEx ApoLys ApoEx kundtjänstuppgifter och telefonnummer Inloggningsuppgifter i webbeställningssystemet Processbeskrivning av dialysleveranser till PD-patienter - Sid 2

3 3. Förändring av ordination Förändringar kan avse exempelvis borttagande av patient ur beställningssystemet, byte av sortiment, borttagande av beställning, ändring av adressuppgifter PAS skickar faxblankett Dialysleveranser - Ändringar till ApoEx. ApoEx skickar ny lista på patientens ordination till PAS vid förändringar av beställningslistan. 4. Beställning 4.1 Ordinarie beställningar Patienten beställer dialysvätskor och utrustning senast en vecka före fastställd leveransdag. Beställning görs via: o Webbeställningssystem eller o telefon I vissa fall gör PAS beställningar för patientens räkning. ApoEx hanterar beställningen: o Registrerar o Plockar och packar på pall. Vätskor och övriga produkter sampackas. SLL Transport aviserar nya patienter dagen före leverans. 4.2 Expressbeställningar Akuta beställningar, dvs behov av varor utanför ordinarie leveransplan, kan hanteras. ApoEx bokar bud via SLL Transport som ombesörjer leverans och fakturerar HSNf eller annan enhet. Sortimentet för beställning av expressbeställningar begränsas till lagervaror på ApoEx. Beställningar läggs på samma sätt som vanligt, dvs via telefon eller i ApoEx ApoLys beställlningssystem via nätet, men ApoEx kundtjänst kontaktas därefter för att initiera expressleverans. 5. Leverans SLL Transport levererar varorna direkt till patient. Om patienten ej kan ta emot leveransen behåller SLL Transport varorna för utleverans vid annan tidpunkt. När leveranser skall ställas in tillfälligtvis meddelar PAS detta till ApoEx och SLL Transport (blankett Dialysleveranser Ändringar ) Avhämtning av varor av patient kan ej ske hos ApoEx. 6. Helgdagar Inför storhelger lägger PD-mottagningarna och SLL Transport upp en plan för utfördelning av patienternas leveranser på icke röda dagar. PD-mottagningarna meddelar patienterna vilka de alternativa leveransdagarna blir. Processbeskrivning av dialysleveranser till PD-patienter - Sid 3

4 7. Restsituationer Vid långvariga restsituationer kontaktar ApoEx PAS avseende eventuellt utbyte till alternativt preparat. 8. Indragningar, reklamationer 8.1 Indragningar ApoEx meddelar patienten via mail eller telefon om indragning samt hur patienten skall agera för att kunna returnera eventuella kvarvarande varor till ApoEx. 8.2 Reklamation Reklamationer görs av respektive PD-enhet. Om patienten kontaktar ApoEx om en reklamation skall ApoEx hänvisa till PAS. 9. Avslutad patient Dialysenheten meddelar ApoEx och SLL Transport om avslutad patient (blankett Dialysleveranser Ändringar ) 10. Gästpatienter/resor 10.1 Resor utomläns Respektive PD-mottagning ansvarar för att kontakta PD-mottagning på orten som patienten ska besöka för att arrangera leverans med deras leverantör. Fakturan skickas sedan till PD-enheten Resor utomlands Patienten ombeds kontakta sin PAS i god tid. PAS meddelar ApoEx och SLL Transport om eventuella inställda leveranser (blankett Dialysleveranser Ändringar ). I övrigt sköts varuleveranserna av PD-mottagningen Gästdialys När utomläns dialyspatienter kommer till Stockholms län önskas dialysleveranser. PD-sköterska kontaktar ApoEx och SLL Transport med uppgifter om gästpatienten på blankett Dialysleveranser Ny patient. ApoEx registrerar patienten i beställningssystemet för beställning. 11. Returer och emballage SLL Transport hanterar returer och kartonger. 12. ApoEx kundtjänst Kundtjänst kl. 8-17, vardagar. Telnr: E-post: pd-stockholm@apoex.se Faxnr: Processbeskrivning av dialysleveranser till PD-patienter - Sid 4

5 13. Blanketter Dialysleveranser - Ny patient Dialysleveranser Beställningslista för ny patient Dialysleveranser - Ändringar Processbeskrivning av dialysleveranser till PD-patienter - Sid 5