Protokoll. Sammanträdestyp: Sammanträdestid: nr: LAG möte kl Plats: PerOlofGården, Lerbäck 326, Åsbro

Transkript

1 Protokoll Sammanträdestyp: Sammanträdestid: nr: LAG möte kl Plats: PerOlofGården, Lerbäck 326, Åsbro Ordförande: Anders Tivell Sekreterare: Monica Hane Närvarande: 13 av i dagsläget 19 röstberättigade Askersund Degerfors Hallsberg Karlskoga Kumla Laxå Lekeberg Örebro Erik Johan Hjelm (i) AU Gudrun Haglund Eriksson (p) f o m 8 Sabina Karlsson (o) (adjungerad tills vidare) Anette Jansson (i) AU Monica Hane (p) Robert Mörk (o) t o m 11 Mats Nylin (i) Karin Albertsson (p) Maja Stopek (0) AU Sivert Gustafsson (i) AU Sture Johansson (i) Anders Eriksson (p) t o m 7 Vakant i väntan på adjungerad (o) Anders Tivell (i) AU Marian van Ham (p) Anna Eriksson (o) Rasmus Axelsson (i) Milis Ivarsson (p) AU Dag Stranneby (o) Anders Enarsson (i) AU Kurt Gustavsson (p) Larz Lundberg (o) (adjungerad tills vidare ) Adjungerad, Lena Danielsson, verksamhetsledare Adjungerad Hans-Olof Stålgren, Landsbygdsnätverket Mötet inleddes med en kort sammanfattning och reflektion över de grupparbeten som LAGgruppen genomfört dagen innan kring vilka hot och hopp som var och en upplevde för Världen i stort respektive för Mellansjölandet.

2 87. Öppnande LEADER Mellansjölandets ordförande Anders Tivell öppnade mötet. 88. Dagordning och beslutsmässighet Dagordningen Bilaga 1 korrigerades genom att lägga punkt 11 före punkt 10. Dessutom noterades att behovet av ökade kansliresurser måste ses mot en bakgrund av vilka förstärkande arbetsformer som LAG kan komma att utveckla. En föredragning av EJH av ett förslag om arbetsformerna kompletterade därför punkt 10. Punkt 9 om behovet av Stopptider hänfördes också till diskussionen om arbetsformer. Alltså: Punkt 9 11 sammanförs i dagordningen. Under övriga frågor anmäldes följande beslutspunkter: 18.1 Deltagande i European LEADER Expo 26 feb 1 mars 18.2 Konkret insats inom ramen för paraplyprojektet Klimat 18.3 Att skicka ut AU-protokollen till samtliga ledamöter. Därefter diskuterades beslutsmässigheten vid dagens möte. I stadgarna fastställs att 2/3 av de 22 ledamöterna skall vara närvarande för att styrelsen skall betraktas beslutsmässig. Tre företrädare för den offentliga sektorn har avsagt sig uppdraget och ersatts med adjungerade ledamöter fram till nästa föreningsstämma. Beslut: Den korrigerade dagordningen godkändes. Dessutom beslutades att för de två LAG-möten som återstår före föreningsstämman då regelrätta fyllnadsval kan ske skall beslutsmässigheten beräknas som 2/3 av 19 röstberättigade dvs minimun 13 närvarande. 89. Val av justeringsperson Beslut: Till justeringsperson valdes Anders Enarsson 90. Nya adjungerade ledamöter i LAG. Ordförande Anders Tivell presenterade två nya adjungerade ledamöter i LAG. Sabina Karlsson, Askersund, Offentlig sektor Larz Lundberg, Örebro, Offentlig sektor 91. Protokoll LAG-möte Protokollet föredrogs av sekreteraren. Följande lösa trådar som inte direkt framgick av dagens dagordning lyftes upp: 70. Förfarandet för ekonomisk revision och förvaltningsrevision utreds fortfarande av AU. Berörs i punkt Brevväxling med Regionförbundet. Redovisas under punkt Hemsidan skulle varit klar 31/12. Redovisas under punkt Information om projekt U-Mojjen. Redovisas under punkt 13. Protokollet lades därefter till handlingarna. Sid 2 (9)

3 92. Anmälan om jäv inför projektbeslut Ingen ledamot anmälde jäv. 93. Behandling av projektansökningar Samtliga ledamöter har haft tillgång till handlingarna sedan den 23e januari. 93:1. Projekt M Egenproducerad energi sol och vind. Sökande: Latorps byalag Lena Danielsson föredrog projektet och AUs förslag. Ärendet hade beretts av AU Projektet syftar till att undersöka möjligheten att i Latorps byalags regi uppföra vindkraftverk och initiera användandet av solenergi. Avsikten är att den producerade energin skall försörja byns behov. Ansökan omfattar kostnader som uppkommer för att utforska de praktiska och tekniska möjligheterna att genomföra projektet. Parallellt med den tekniska undersökningen skall invånarnas intresse inventeras och studiecirklar genomföras. Ansökan om projektanslag till LAG Mellansjölandet omfattar : :- av detta utgör kostnaderna för undersökningar av de tekniska förutsättningarna. Resten avser kostnader för studiecirklar och inventeringar av intresset. Medfinansieringen omfattar :- Efter dragningen följde cirka 20 minuters diskussion. Både yrkanden om avslag och om bifall förelåg. I diskussionen påpekades att det i den här typen av projekt kan vara olämpligt att kräva omfattande lokal uppslutning kring en idé innan man tar upp ett projekt i LAG och beviljar pengar. Människors tid och engagemang är kanske idag den mest sårbara resursen i samhället. Inte heller den resursen får missbrukas i ett hållbart samhälle. Innan man vet om de tekniska förutsättningarna föreligger kan det därför vara etiskt tveksamt att be många människor att lägga sin dyrbara tid i ett projekt som senare kanske visar sig orealistiskt från början. Beslut: Ansökan M-0057 om :- bifalles i sin helhet Motivering: Projektet berör ett område som i högsta grad ligger i LAGs strategiska intresse att stödja. Projektet förefaller kunna ge för hela Mellansjölandet relevanta erfarenheter av att lokalt försöka bygga upp en småskalig och ur miljösynpunkt hållbar energiförsörjning. De för många intressanta erfarenheterna handlar om de rent tekniska och juridiska svårigheterna som man kommer att möta. Projektet förväntas också kunna generera synnerligen relevant kunskap om den sociala process som möjliggör de ganska omfattande gemensamma ekonomiska åtaganden som ligger i projektet och kanske till och med kan resultera i ett gemensamt ägande också i form av en bilpool. Sid 3 (9)

4 LAG beslutade också att utse Larz Lundberg att följa projektet och på olika sätt förmedla till LAG de erfarenheter som efter hand växer fram. I diskussionen påpekades att projektet självfallet har ett värde i sig för de boende i området, om de lyckas bygga den planerade anläggningen, men att det stora och också generella värdet ligger i de kunskaper som erhålls om vilka svårigheter man möter i ett sådant projekt och hur dessa kan hanteras. 93:2. Projekt M-0059: Ny bagarstuga. Sökande: Mullhyttans Bygdeförening. Lena Danielsson föredrog projektet och AUs förslag. Ärendet hade beretts av AU Projektet syftar till att bygga en helt ny bagarstuga. Den gamla har angripits av hussvamp. Verksamheten i bagarstugan är ett led i att hålla liv i gammal överlevnadskonst av typen baka bröd i vedeldad ugn. Föreningen driver också egen kvarn och kan i samarbete med lokala odlare och lokala handlare konkret demonstrera och lära ut hela kedjan kravordling från ax till limpa. Själva byggandet av bagarstugan sker också med gamla hantverksmetoder en kunnighet som man avser att förvalta och sprida genom projektet. Ansökan omfattar ett projektstöd från Jordbruksverket om :- och från LAG på :-. Kostnaderna gäller i första hand material och arbetsinsatser av olika experter. Efter dragningen följde cirka 15 minuters diskussion. Endast yrkanden om bifall förelåg. Beslut: Ansökan M-0059 om :- bifalles i sin helhet. Motivering: Projektet erbjuder ett för hela Mellansjölandet viktigt lärtillfälle för personer som vill lära sig och därmed förvalta olika äldre hantverkstraditioner. Lärandet gäller både traditionell timmerteknik, murandet av en vedeldad bakugn samt de historiska rötterna i det ekologiska tänkandet som demonstreras genom själva bakandet på detta ursprungliga sätt. LAG kommer att med intresse följa projektet och ta del av de erfarenheter som görs. Sökanden uppmuntras också att överväga om den kunnighet som vinns genom lärprojekten kan dokumenteras och på så sätt göras tillgänglig för allt fler. 93:3. Projekt M-0053: Bystuga, retreatanläggning och Forskarby Av sökanden Elisabet Olsson- Chemnitz återtagen ansökan. Lena Danielsson föredrog ärendet och den korrespondens som förekommit i ärendet. Ansökan har behandlats både av AU och av LAG vid flera tidigare tillfällen. Krav på kompletteringar och revideringar har i omgångar Sid 4 (9)

5 framförts till sökanden och nya handlingar har lämnats in. Sökanden har efterhand uppfattat att uppfyllandet av ställda krav hela tiden bara leder till nya, fler och dessutom delvis varandra motriktade krav. Ansökan omfattade :- och avsåg att i första hand med trovärdiga konsulter undersöka projektets tekniska och juridiska förutsättningar en förstudie som alltså skulle visa om projektet byggde på en realistisk grund eller ej. De krav som ställdes från LAG och AU handlade huvudsakligen om att redan innan förstudien kunde behandlas i stor omfattning engagera både finansiärer, föreningar och kringboende dvs redan innan sökanden själv kunde veta om projektet byggde på en realistisk grund. Ett samtal med en ledamot i AU uppfattades dessutom som ett villkorande av projektets upplägg och val av konsulter, som sökanden av flera skäl inte kunde acceptera. Sökanden har hela tiden fått löften om att vid bestämda tidpunkter få definitiva besked för att själv kunna ta ställning till sitt eget fortsatta agerande. Att hålla projektets potential levande har kostat privata pengar. Nu var gränsen nådd och de privata pengarna slut. Därför återtogs ansökan. 94. Information om läget i paraplyprojektet kom igång projekt. LAG beslutade att av tidsskäl låta informationspunkterna i möjligaste mån utgå och ersättas med motsvarande information via e-post. Bilaga Ekonomirapport, kommunal medfinansiering, budgetfördelning (punkt 11) arbetsordning för LAG och AU(punkt 9 och 10) samt beslut om utökade kansliresurser (punkt 10) Samtliga dessa punkter var kopplade till varandra och behandlades därför som en helhet. Ekonomirapport Samtliga kommuner har tillskrivits för att uppmärksamma åtagandet att trots budgetscykler och mandatperioder garantera medel för hela Leaderperioden fram till Medfinansieringsintyg kan väntas runt påsk. Jordbruksverket har vidare beslutat att hålla inne 15% av tilldelade medel till dess att samtliga Leaderområden är klara. Det troliga är att samtliga pengar i tidigare kalkyler kommer att betalas. Hittills beviljade projekt ligger klart inom den summa som LAG redan förfogar över. För att i dagsläget vara helt på den säkra sidan också för det egna administrativa projektet (max 20% av tilldelade medel) och bara göra åtaganden för pengar vi redan säkert disponerar skulle årets budget Sid 5 (9)

6 behöva reduceras med runt :- Årets budget slutar på summan :- Runt :- är av typen opåverkbara fasta kostnader. Flera osäkerheter påverkar i dagsläget intäktsbilden. Regionförbundet fattar senare i vår beslut om huruvida de skall gå in som medfinansiär. Jordbruksverkets slutliga fördelning är ännu oklar. Offentliga representanters tid och resor kan bli betraktade som medfinansiering osv liksom det bidrag som Lekebergs kommun står för genom att erbjuda kontor, kopiator etc. Beslut: I avvaktan på säkrare information om intäkterna skall alla beslut som rör det administrativa projektet kännetecknas av största möjliga sparsamhet. Hans-Olof Stålgren informerade om, som svar på en direkt fråga, att en enskild LAG-ledamot aldrig blir personligt betalningsskyldig för eventuella underskott i föreningen 2013 såvida styrelsen inte begått lagbrott och att de löpande uppföljningarna från Jordbruksverket kommer att garantera att det inte uppstår ett sådant underskott. Förslag till arbetsordning i LAG och AU Kansliet behöver förstärkning. För att förstärka resursen föreslår AU att några personer i AU specialiserar sig på att avlasta verksamhetsledaren de administrativa uppdragen medan andra ledamöter specialiserar sig mot projekten. Varje projekt, som ser ut att ha förutsättningar att bli ett lite större projekt tilldelas en kontaktperson ur LAG. Kontaktpersonen väljs med hänsyn till kompetens och intresse och diskvalificeras inte som kontaktperson bara för att projektet i första hand är lokaliserat i den egna kommunen. Dessa kontaktpersoner förstärker under beredningsfasen AU. Kontaktpersonen följer sedan projektet, erbjuder stöd om det behövs och arrangerar nödvändiga uppföljnings- och utvärderingsaktiviteter. Hans-Olof Stålgren informerar om att vissa LAG-grupper erfarit att rollen som kontaktperson kan innebära en jävssituation genom den speciella relationen man får till projektet. Detta behöver beaktas. Kontaktpersonen arbetar med att bereda ärenden, kan adjungeras till AU i förekommande fall men har inte rösträtt i AU. Beslut som delegerats till AU till exempel att bevilja kom i gång stöd eller ställa krav på kompletteringar fattas formellt av AU i sin helhet. Beslut: LAG beslutade att tillsätta en arbetsgrupp med uppdrag att utarbeta ett konkret förslag. Förslaget skall också ta upp och analysera argumenten för om LAG bör ta emot ansökningar löpande eller om vissa sista ansökningdag skall gälla. Kurt Gustavsson, Erik-Johan Hjelm och Mats Nylin utsågs att ingå i arbetsgruppen. Förslaget skall presenteras vid nästa AU-möte den 5e mars. Sid 6 (9)

7 Förstärkning av kansliet. Rasmus Axelsson har haft uppdrag att under en försöksperiod undersöka vilken typ av uppgifter som kan avlasta verksamhetsledaren. Avtalet med Rasmus har gällt max 5o timmar per månad. Behovet av förstärkning är uppenbar. Möjligheten att inrätta en lönebidragsbefattning har utretts. I så fall skulle LAGs budget inte belastas i nämnvärd grad. Beslut: Avtalet med Rasmus Axelsson förlängs till dess Lena genom Arbetsförmedlingen kan hitta en lämplig person som är berättigad en lönebidragstjänst. Tjänsten skall omfatta det antal timmar per vecka som krävs för att garantera innehavaren fullgott försäkringsskydd. Vidare beslutades att inte göra åtaganden som sträcker sig länge än 2009; dvs den period vi i dagsläget kan överblicka och ta ekonomiskt ansvar för. 98. Information från kansliet Informationen skickas senare via e-post. Bilaga Rapporter 99:1 Arbetsgruppen för Ungdom Rapporten skickas via e-post 99:2Arbetsgruppen för Information och kommunikation Rapporten skickas via e-post 100. Arvoden och andra ersättningar till LAG-ledamöter Erik-Johan Hjelm föredrog en utredning som gjorts kring hur andra Leader-områden ersätter sina ledamöter. Med utgångspunkt i denna har AU utarbetat ett förslag till skrivning som kan komplettera beslutet på årsstämman Båda handlingarna hade skickats ut i förväg till ledamöterna. Beslut: LAG beslutade att tills vidare anta de riktlinjer för arvoden och ersättningar till ledamöter i LAG som uttrycktes i förslaget. Bilaga 4. De enda mer principiella skillnaderna mot den tidigare tillämpade praxisen är att ett arvode skall kunna utgå till ordförande ( ), sekreterare (3000;-) och kassör (3000:-). Kraven att beakta behovet av formell upphandling betonas särskilt i skrivningen Ersättning för arbete i arbetsgrupper Beslut: De tillsatta arbetsgrupperna anmodades att göra en budget för sina insatser och inkomma med en offert till nästa LAG-möte. Sid 7 (9)

8 Offerten skall vara i enlighet med de riktlinjer som antagits i 100 men motivera tidsåtgången. LAG beslutar vid nästa möte om den totala omfattningen av ersättningen både retroaktivt och det som planeras i respektive arbetsgrupp Föreningsstämma 2009 Beslut: Årets föreningsstämma kommer att hållas den 28 april klockan Valberedningen uppmanades att snarast påbörja rekryteringen av ledamöter. Beslut: LAG-mötet uppdrog åt Monica Hane att undersöka möjligheten och kostnaderna för att hålla stämman i Degerfors Folkets Hus. Lokalen måste ta minst 100 personer. Beslut: LAG-mötet uppdrog åt Lena Danielsson att påminna valberedningen om att starta rekryteringsprocessen och också att påminna om att LAG eftersträvar en jämn könsfördelning Datum för LAG-möten 2009 Beslut: Beslutades att kommande LAG-möten skall hållas 31 mars tisdag 3 juni onsdag 8 oktober torsdag 24 november tisdag 104. Övriga frågor 104:1 [18.1] Deltagande i European LEADER Expo 26 feb 1 mars i Ungern. Information om möjligheten att delta i konferensen hade skickats ut till samtliga ledamöter av Anders Enarsson. Diskussionen visade att intresset just nu inte var tillräckligt även om kostnaderna för LAG bara skulle omfatta resor. Arrangörerna i samarbete med de ungerska LAG-grupperna erbjöd gratis logi och uppehälle. Resor med flyg tor skulle kosta under 500:- per person. Diskussionen visade också att det internationella samarbetet skulle kräva en mera genomarbetad strategi mot vilken Mellansjölandets ledamöter kan prioritera sina insatser. Den stora investeringen gäller ledamöternas tid för att engagera sig i projekt och det krävs därför synnerligen väl förberedda resor för att ge tillräckligt utbyte i förhållande till den tid man satsat. Detta hindrar inte att man också måste vara öppen för att kontakter helt ut i det blå kan ge just de speciella första kontakter som senare växer till sig till ett långt samarbete. För att vara kongruenta med vår egen utvecklingsstrategi behöver också alternativen till flyg beaktas i varje projekt. Beslut: LAG mötet avstår från att skicka någon representant till European Leader Expo i Ungern. Sid 8 (9)

9 104:2 [18.2] Konkret insats inom ramen för paraplyprojektet Miljö och Klimat. Anders Tivell informerade om arbetet att inom ramen för projektets informationsdel engagera Nanny-Maja Annerback, från Norra Sverige, att utifrån sin bok vem fa n bryr sig föreläsa för elever i kommunernas skolor. Arrangemanget skulle vara öppet också för LAG-medlemmar och andra intresserade. Beslut: LAG uppmanade Anders Tivell att återkomma till nästa AUmöte med en budget och en mera konkret projektplan för hur aktiviteten skall genomföras på samma sätt som övriga arbetsgrupper. AU fattar beslut i frågan och informerar i efterhand LAG i enlighet med tidigare beslut om paraplyprojekt. I diskussionen påpekades särskilt kravet från LAG på korrekt formell upphandling i egna projekt och att tänka på det självklart olämpliga att ledamot både beordrar och avlönar sig själv. I diskussionen framfördes också det önskvärda med att först göra ett pilotprojekt vid någon skola, som ganska snart kan utvärderas, innan alla kommuner engageras på stor bredd. 104:3 [18.3] AU-protokollen till samtliga ledamöter. Beslut: Alla AU-protokoll skall löpande och senast inför LAG-mötet skickas ut till samtliga ledamöter Nästa LAG-möte Tid: tisdag den 31e mars 2009 klockan Plats: Kommunhuset, Fjugesta 106. Avslutning Ordförande Anders Tivell avslutade mötet Vid protokollet Monica Hane, sekreterare Justeras: Anders Tivell, ordförande Anders Enarsson, ledamot Sid 9 (9)