23. Öppnande LEADER Mellansjölandets ordförande Anders Tivell öppnade mötet.

Transkript

1 LEADER Protokoll Mellansjölandet Sammanträdestyp: Sammanträdestid: nr: LAG möte kl Plats: Kommunhuset Fjugesta, konferensrum Multen Ordförande: Anders Tivell Sekreterare: Monica Hane Närvarande: 18 av 22 Askersund Degerfors Hallsberg Karlskoga Kumla Laxå Lekeberg Örebro Erik Johan Hjelm (i) AU Gudrun Haglund Eriksson (p) Maria Säfverblad (o) Anette Jansson (i) AU Monica Hane (p) Robert Mörk (o) Mats Nylin (i) Karin Albertsson (p) Maja Stopek (0) AU Sivert Gustafsson (i) AU Sture Johansson (i) Anders Eriksson (p) Anna-Kajsa Gullberg (o) AU Anders Tivell (i) AU Marian van Ham (p) Anna Eriksson (o) Rasmus Axelsson (i) Milis Ivarsson (p) AU Dag Stranneby (o) Anders Enarsson (i) AU Kurt Gustavsson (p) Kerstin Rehn (o) Adjungerad, Lena Danielsson, verksamhetsledare 23. Öppnande LEADER Mellansjölandets ordförande Anders Tivell öppnade mötet. 24. Dagordning Dagordningen godkändes med korrigeringen att protokoll LAG-möte ändrades till Minnesanteckningar. Bil Val av justeringsperson Till justeringsperson valdes Robert Mörk

2 26. Protokoll från årsstämma ; från konstituerande möte samt minnesanteckningar från LAG-möte Inga kommentarer. 27. Information om Avtal med Länstyrelsen Den långa checklistan på krav på LAG för avtalet är nu verkställd och avtalet godkänt. Detta innebär att LAG Mellansjölandet nu är behörig att rekvirera och hantera medlemsavgifter och projektpengar. Checklistan innehöll till exempel krav på verksamhetsledare, visad kompetens att hantera regelverket, en sammansättning av ledamöter som motsvarar regelverket, registrering så att man har organisationsnummer. 28. Information från kansliet Verksamhetsledaren LD har avtalat tid med lokalpressen för att informera om avtalet. LD kommer också att innan dess via informera samtliga medlemmar. Närvarolistor skickas runt vid varje sammanträde. Där anger var och en också underlaget för ev reseersättning. Varje ledamot uppmanas att fylla i blanketten Utbetalningsuppgifter för ersättningar och lämna till kansliet Varje ledamot uppmanas också att kopiera sitt exemplar av Ansökan om medlemskap och frikostigt dela ut till intresserade grupper av personer som täcks av formuleringarna om medlemskap i stadgarna. Varje ledamot fick också broschyrerna: Utveckling på landet Sveriges landsbygdsprogram Levande landsbygd Vi gör det på landet samt information om att det finns en motsvarande broschyr som riktar sig speciellt till unga. LAG Mellansjölandet var representerade vid årets Kvinnerstadagar. Många besökare fick därmed information om LEADER. Dessutom intervjuades 67 ungdomar om sina tankar om vad som skulle kunna göra boendet på landsbygden attraktivare. De vanligaste svaren även om många föreföll att inte tidigare ställt sig frågan var: Kommunikationer anpassade till ungas behov dvs även under lov och fritid Något att göra på fritiden Arbetstillfällen Bättre miljö EU-stöd och bättre betalt för jordbruksprodukter Under samtalen med de intervjuade förespeglades att varje kommun nu kommer att bjuda upp till fortsatta samtal kring ungdomars syn Sid 2 (7)

3 på landsbygdsutveckling. 51 av de intervjuade sade OK till att via SMS bli inbjudna till dylika satsningar. Slutsatsen från deltagandet i dessa dagar var att LAG även bör delta nästa år. Verksamhetsledaren och några ledamöter i AU har genomfört Jordbruksverkets Steg 1 utbildning. Verksamhetsledaren och kassören kommer dessutom att nu genomföra Steg 2 för att lära sig rapportera aktuella projekt via olika aktuella datorsystem. Några projektidéer har kommit in. De handlar till exempel om att använda gamla hus, skapa cykelleder, aktionsgrupper för tågstopp, etablera lokala köpcentra, energisparande nätverk. I Lekeberg pågår en diskussion om att genomföra en förstudie rörande samverkan via pipelines mellan enskilda biogasleverantörer, om utveckling av flexibel kollektivtrafik, om bilpoolspark osv. Regionförbundet har genomfört en motsvarande utredning. I diskussionen kring projektidéerna betonades att LEADER skall ses som ett smörjmedel mellan aktuella parter där andra stödformer inte är direkt tillämpbara. 29. Information om upphandling av redovisningstjänster samt revisor. Bokföringen av LAGs transaktioner sker tills vidare i vanlig liggare. AU genomför i enlighet med beslut vid konstituerande LAG-möte förenklad lokal upphandling av tjänst för löpande bokföring och redovisning samt en behörig revisor. Förfrågan har gått ut men bara ett fåtal har svarat. Underlaget kommer därför att vidgas till hela Mellansjölandet. Deltagande kommuner kan erbjuda sina tjänster på samma villkor som övriga och kommer inte att sätta konkurrensen ur spel genom att subventionera tjänsten. Roterande revisorskap har övervägts men övergetts. Beslut förväntas föreligga i början av oktober. 30. Information om val av bank. AU har enligt konstituerande mötet uppdraget att besluta om bank. Två banker har tillfrågats om vilka villkor de kan erbjuda. Förfrågan har gällt ränta både på kapital tillgängligt för löpande transaktioner och bundet 6 mån. Diskussionen har också gällt handläggningstider och inställningen till service till lokala projektägare. Handelsbanken erbjöd på samtliga punkter bättre villkor än Lekebergs Sparbank. Avtal kommer därför att snarast tecknas med Handelsbanken men kan självfallet omprövas om något år om detta visar sig relevant. I diskussionen framfördes fördelen för framtida lokala projektägare med att Handelsbanken fanns på samtliga orter. Sid 3 (7)

4 31. Information om läget vad avser erfarenhetsutbytet med Ungern. Ansökan om medel ( :-) för detta erfarenhetsutbyte inlämnades innan LAG konstituerades, som ett svar på en förfrågan om samarbete från Ungern. Utbytet skulle omfatta ett besök i Ungern och deltagande i en konferens med totalt 5 olika länder. Besöket genomfördes under våren med medlemmar i nuvarande LAG. Konferensen har dock av oklar anledning ställts in av arrangörerna. Tysslinge lokala nämnd har varit interimistisk projektägare. AU har uppdraget att nu om möjligt förlänga projekttiden för att hinna undersöka möjligheten att revidera projektplanen så att den ursprungliga ambitionen att utforska likheter och skillnader mellan de två ländernas utvecklingsstrategier kan fullföljas. C:a :- har utnyttjats. 32. Information om logotype. Den av AU beslutade logotypen förevisades. Den limegröna färgen skall associera till spirande grönska. Den blå till himmel och vatten. Den rödbruna till skog och röda stugor. Mötet uttalade sig genomgående positivt till valet av logotype. 33. Arbetsordning och sammanträdesplan. Den utskickade handlingen Provisorisk arbetsordning för LEADER Mellansjölandet föredrogs avsnitt för avsnitt av EJH och SG. Det poängterades att detta är ett levande dokument som kan komma att behöva revideras och kompletteras i takt med att erfarenheter visar sig. Det framfördes i diskussionen önskemål om att sammanträdesdagarna framgent skall förläggas tisdag, onsdag och torsdag enligt rullande schema. Bil 2 med underbilagor 2.1 Delegationer till Verksamhetsledaren och 2.2 Sammanträdesplan. LAG beslutade att ställa sig bakom samtliga skrivningar i Avsnitt 1 och i Bilaga 2.1 LAG beslutade att ställa sig bakom samtliga skrivningar i Avsnitt 2. (till och med rad 1 sid 2). SG uppmärksammade LAG på att samtliga protokoll är offentlig handling och måste lämnas ut om någon så kräver men också om att beslutet att samtliga protokoll skall publiceras på hemsidan kräver särskilt varsamhet med personrelaterade uppgifter och att namnuppgifter där kräver att vederbörande tillfrågas. LAG fann de föreslagna stopptiderna för projektansökan rimliga och beslutade att arbeta efter den föreslagna sammanträdesplanen. Sid 4 (7)

5 LAG beslutade också att arbeta för en lite längre samling för principdiskussioner en söndag lunch till måndag lunch i början av februari 2009 efter det att några omgångar ansökningar behandlats. 34. Delegering till AU att fatta beslut om arbetsinsats för LAG-medlem. LAGs medlemmar har i flera fall valts på grund av sin speciella kompetens i frågor som kan bli aktuella i LAGs veksamhet och i olika projekt. Det förefaller därför på sitt sätt rimligt att LAG-medlem, som ställer sin kompetens till förfogande i ett beviljat projekt, också skall kunna erhålla ersättning enligt gällande taxa 175:- per timme. Diskussionen betonade dock det grannlaga i detta och framhöll principen att hålla en skarp rågång både gentemot vad som skulle kunna kallas svågerpolitik och mot att konkurrensen på en marknad skulle kunna snedvridas. LAG beslutade att uppdra åt AU att ta reda på exakt vilka regler som gäller för ersättningar för LAG-medlemmars arbetsinsatser och återkomma med förslag om riktlinjer för upphandlingsförfarandet, vilken prissättning som enligt regelverket skall tillämpas och hur beslutsprocessen skall dokumenteras. LAG beslutade att LAG-medlem kan arvoderas LAG beslutade att AU fattar beslut om detta i förekommande fall LAG beslutade att 175:- per timme gäller tills vidare 35. Behandling av projektansökan. Avsnittet Behandling av projektansökan i Bilaga 2 Provisorisk arbetsordning föredrogs av EJH. Det betonades att LAG fattar sitt beslut på grundval av nyttan med projektet. Länstyrelsen överprövar inte det beslutet utan prövar enbart om projektet är i överensstämmelse med lagar och strategidokument. LAG beslutade att arbeta efter de föreslagna principerna och i enlighet med tidplanen i Bilaga Firmateckning och beloppsnivåer. LAG beslutade att ordföranden och kassören tecknar firma var för sig upp till ett belopp av SEK och därutöver i förening. Alla avtal tecknas i förening. Sid 5 (7)

6 37. Arvoden och ersättningar. Avsnittet Arvoden och ersättningar i Bilaga 2 föredrogs av SG. I diskussionen betonades att förutsättningarna för att få ersättningar för sitt deltagande i LAG som en del i sitt uppdrag kan variera för deltagarna från den offentliga sektorn. LAG beslutade i enlighet med skrivningen i avsnittet men med förtydligandet att arvode inte utgår för förberedelsetid utan bara för sammanträdestiden ( rad 2) tillägget att undantagsvis ( rad 11) stryks. tillägget att innehållet i paragraf 34 Delegering till AU integreras i skrivningen 38. LAGs arbetsformer. AU har funnit det önskvärt att flera LAG-medlemmar deltar i verksamheten och förslog därför att ett antal arbetsgrupper organiseras kring olika medlemmars intressen och engagemang. I diskussionen betonas att det troligen behövs olika typer av stöd och aktiviteter för att finna de entusiaster som är villiga att åta sig att vara projektägare. Bilaga 3. LAG beslutar att låta frågan om arbetsgrupper vila tills arbetet med ansökningar kommit i gång och naturliga intressegrupper kan visa sig. LAG beslutar att uppdra åt AU att förbereda en ansökan om ett så kallat paraplyprojekt, med LAG som projektägare, genom vilket olika mindre aktiviteter kan finasieras till exempel lokala projektverkstäder, studiebesök för inspiration osv 39. Budget för resten av 2008 samt Budget för ett normalår. Varje budget bygger på antaganden som under resans gång kan visa sig behöva revideras. Det aktuella förslaget har noggrant analyserats i AU. Kassören har ett signalansvar dvs att så fort behov av revideringar visar sig informera LAG. Kassören påminner också om vikten att i kommande budgetar arbeta upp ett litet kapital som kan användas för perioden då projekten skall slutrapporteras men inga nya pengar tillförs verksamheten. LAG beslutar att anta den föreslagna budgeten. Bilaga 4 Sid 6 (7)

7 40. Upphandlingsstrategi och beloppsgräns. LAG beslutar att tillämpa förenklad lokal upphandling inom det som definieras som Mellansjölandet och med beloppsgränsen 5 basbelopp. 41. Paraplyprojekt: Marknadsföring och demokrati Det har visat sig att marknadsföring skall ingå i den ordinarie verksamheten och finansieras inom ramen för denna (18%). LAG uppdrag åt AU att formulera specifika paraplyprojekt ( se 38). 42. Örebroregionen 2025 den 4 sept. LAG Mellansjölandet representeras av Lena Danielsson 43. Lokalekonomidagar i Västerås den september. LAG Mellansjölandet representeras av Monica Hane. Ytterligare intresserade kan anmäla sig till verksamhetsledaren. 44. Promotionsbåten den oktober. LAG Mellansjölandet representeras av Milis Ivarsson. Ytterligare intresserade kan anmäla sig till verksamhetsledaren. 45. Övriga frågor. Sekreteraren försäkrade sig om att det inte fanns några outtalade självklara förväntningar på sekreteraren utöver att skriva protokoll i samband med LAGs möten. En snabb rundfråga om vilka aktiviteter som planerades i olika kommuner för att informera om LEADER, LAG och Mellansjölandet. 46. Nästa LAG-möte Tid: Torsdagen den 9 oktober kl (OBS tiden) Plats: Kommunhuset Fjugesta 47. Avslutning Ordförande Anders Tivell avslutade mötet Vid protokollet Monica Hane, sekreterare Justeras: Anders Tivell, ordförande Robert Mörk, ledamot Sid 7 (7)