Granskning av upphandling, inköp och investeringar samt ansvarsfördelning och rapportering inom projektet "Torp växer" (KS/2013:98)

Transkript

1 Protokollsförslag Kommunstyrelsen Granskning av upphandling, inköp och investeringar samt ansvarsfördelning och rapportering inom projektet "Torp växer" (KS/2013:98) Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av kommumevisionen granskat om upphandling, inköp och investeringar inom ramen för lkba-projektet skett enligt lagstiftning och kommunens tillämpningsanvisningar. Ernst & Y o ung har sammanfattningsvis lämnat två rekommendationer till kommunstyrelsen och ytterligare fem rekommendationer till tekniska nämnden. Kommunledningskontoret bedömer att sex av åtgärdsförslagen skulle förbättra styrning och uppföljning av projektverksamhet Tekniska nämnden har tillstyrkt samtliga fem förslag på åtgärder. Kommunledningskontoret kan konstatera att arbete pågår med förslagen. Flera av åtgärderna sker på ett kommunövergripande plan, även om förslagen rör tekniska nämnden. Så är t ex fallet med projektmodell, rutiner för direktupphandling och uppföljning av avtalstrohet För kommunstyrelsens egen del så rekommenderas översyn av upphandlingspolicyn och att riktlinjer för projektredovisning ska tas fram. Ny policy är framtagen under våren och på remissrunda i nämnderna. En central projektredovisningsrutin finns sedan tidigare. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Tekniska nämndens protokoll Granskning av upphandling, inköp och investeringar samt ansvarsfördelning och rapportering inom projektet "Torp växer" Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att, för egen del, anta kommunledningskontorets yttrande som sitt eget, samt Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

2 Protokollsförslag Kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige godkänna kommunstyrelsens och tekniska nämndens svar till revisorerna. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

3 T JÄNSTESKRIVELSE l (4) DNR KS/2013:98 UDDEVALLA KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET HANDLÄGGARE Utvecklingschef Lena Tegenfeldt TELEFON lena.tegenfeldt@uddevalla.se Granskning av upphandling, inköp och investeringar samt ansvarsfördelning och rapportering inom projektet "Torp växer". Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av kommunrevisionen granskat om upphandling, inköp och investeringar inom ramen fdr IKEA-projektet skett enligt lagstiftning och kommunens tillämpningsanvisningar. Ernst & Y o ung har sammanfattningsvis lämnat två rekommendationer till kommunstyrelsen och ytterligare fem rekommendationer till tekniska nämnden. Kommunledningskontoret bedömer att sex av åtgärdsmrslagen skulle förbättra styrning och uppfåljning av projektverksamhel Tekniska nämnden har tillstyrkt samtliga fem förslag på åtgärder. Kommunledningskontoret kan konstatera att arbete pågår med förslagen. Flera av åtgärderna sker på ett kommunövergripande plan, även om förslagen rör tekniska nämnden. Så är t ex fallet med projektmodell, rutiner för direktupphandling och uppföljning av avtalstrohel För kommunstyrelsens egen del så rekommenderas översyn av upphandlingspolicyn och att riktlinjer för projektredovisning ska tas fram. Ny policy är framtagen under våren och på remissrunda i nämnderna. En central projektredovisningsrutin finns sedan tidigare. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Tekniska nämndens protokoll Tekniska kontorets tjänsteskrivelse Ernst & Y o ung revisionsrapport

4 T JÄNSTESKRIVELSE 2 (4) DNR KS/2013:98 UDDEVALLA KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att, för egen del, anta kommunledningskontorets yttrande som sitt eget att föreslå kommunfullmäktige att godkänna kommunstyrelsens och tekniska nämndens svar till revisorerna Ärendebeskrivning Granskningsansats och rekommendationer Ernst & Y o ung har på uppdrag av kommunrevisionen granskat om upphandling, inköp och investeringar inom ramen för IKEA-projektet skett enligt lagstiftning och kommunens tillämpningsanvisningar. Särskilt har granskningen omfattat projektorganisationen och dess ansvarsfördelning, rapportering, finansiering och riskhantering. Ernst & Young har lämnat följande rekommendationer: Kommunstyrelsen bör tillse att kommunens upphandlingspolicy ses över och revideras i enlighet med gällande lagkrav bör tillse att riktlinjer tas fram avseende hur projektredovisning ska ske inom kommunen Tekniska nämnden bör tillse att kommande projekt hanteras i enlighet med den projektmodell som tagits fram bör tillse att det även i kommande projekt upprättas riskanalyser. Vi rekommenderar tekniska nämnden att under projektens gång löpande följa upp att det sker ett arbete med riskanalysen för att säkerställa att projekten hanteras ändamålsenligt.

5 T JÄNSTESKRIVELSE 3 (4) DNR KS/2013:98 UDDEVALLA KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET bör tillse att det upprättas rutiner får att f6lj a upp att inköp sker i enlighet med befintliga ramavtal bör tillse att det upprättas rutiner för hur direktupphandlingar ska dokumenteras och f6ljas upp bör tillse att det redan i den inledande fasen i kommande projekt finns en riskanalys f6r att undvika att otillåtna direktupphandlingar görs Kommunledningskontorets yttrande En ny upphandlingspolicy har behandlats av kommunstyrelsen under våren Kommunstyrelsen har sänt f6rslaget på remiss till nämnderna och beslut väntas i kommunfullmäktige i september månad. Rutiner f6r projektredovisning finns (sedan 2009) i kommunens övergripande Ekonomihandbok och är gällande för alla förvaltningar. Ekonomihandboken finns tillgänglig på kommunens intranät under Ekonomisidorna där alla policys, direktiv och rutiner f6r ekonomiområdet har samlats. Tekniska nämnden har tillstyrkt samtliga fem fårslag till åtgärder som rör nämnden: l. Projektmodellen som under 2012 upprättades skall användas inom projekt på Tekniska kontoret. 2. Riskhanteringen finns med i projektmodellen avsnitt och ska enligt punkt l ovan användas vid projekt på tekniska kontoret. 3. En ny tjänst på tekniska har inrättats som handhar upphandlingsfrågor f6r att säkerställa att Tekniska kontoret bl.a. f6ljer ramavtal. 4. I ovan nämnda tjänst bör upprättande av rutiner f6r direktupphandling innefattas. 5. Komplettera projektmodellen med specifik punkt avseende direktupphandling. Kommunledningskontoret lämnar f6ljande kommentarer av övergripande karaktär som komplement till tekniska nämndens svar: l. Projektmodellen som tekniska kontoret arbetat fram under 2012 har legat till grund f6r en kommungemensam Uddevalla modell som väntas behandlas i kommundirektörens ledningsgrupp hösten Den kommungemensamma modellen innefattar nomenklatur och tillämpningsanvisningar f6r såväl investerings- som driftsprojekt av både intern- och externfinansierad (t ex ED-projekt) natur. Utbildningsmaterial finns förberett f6r internutbildning av projektmodellen.

6 T JÄNSTESKRIVELSE 4 (4) DNR KS/2013:98 UDDEVALLA KOMMUN KOMMUNLEDN!NGSKONTORET 3. Uppföljning av avtalstrohet är idag bristfällig överlag och orsakerna därtill är flera. En ny inköpsprocess med tillhörande beställarorganisation samt ny avtalsdatabas är under införande. Avtalsdatabasen väntas i drift hösten 2013 och under våren ska det nya affärssystemet Raindance möjliggöra beställningar. En funktion som central upphandlingscontroller kommer successivt införas under hösten I rollen ingår bl a uppföljning av upphandlingspolicyn, uppföljning av avtalstrohet och effekter av gjorda upphandlingar. 4. Förslaget till ny upphandlingspolicy i1mebär att samtliga upphandlingar överstigande ett basbelopp ska kvalitetsäkras av upphandlingsavdelningen. Avsikten är att säkerställa lagstiftning och tillämpningsanvisningar samt att fånga upp direktupphandlingar inom områden där framtida ramavtalsupphandlingar borde göras. Enligt den nya upphandlingspolicyn ska också samtliga upphandlingar i kommunen göras i det digitaliserade upphandlingsstödet Under hösten kommer en direktupphandlingsmodul att provas av upphandlingsavdelningen. Modulen kvalitetssäkrar direktupphandlingar (mallar och förfaringssätt) och väntas efter testkörning och internutbildning bli ett bra stöd för förvaltningarna. #f - P e~ Förvaltningschef Lena Tegenfeldt Tf Upphandlingschef Expediera till

7 Utdrag PROTOKOLL l (!) UDDEVALLA KOMMUN TEKNISKA NÄMNDEN 61 Svar på granskning av upphandling, inköp och investeringar inom projektet Torp växer (TN/2013:70) Sammanfattning Ernst and Young har på uppdrag av kommunalrevisorerna i Uddevalla anlitats som sakkunnigt biträde i en granskning av upphandling, inköp och investeringar inom ramen for IKEA-projektet. Vidare har granskningen omfattat ansvarsfordelning, rapportering, finansiering och riskhantering. Tekniska kontoret är positiv till den genomlysning som har skett. Tekniska kontoret tar till sig de synpunkter och rekommendationer som ges. Beslutsunderlag Tekniska kontorets tjänsteskrivelse samt revisionsrapport Beslut Tekniska nämnden beslutar att tillstyrka forslag på åtgärder Vid protokollet Eva Thol-Nordfeldt Justerat Zeidi Ström Jonny Jansson Justeringen tillktlnnagiven på anslagstavlan intygar Eva Thol-Nordfeldt Expedierat Tekniska kontoret KS Ernst & Young Utdragsbestyrkande

8 T JÄNSTESKRIVELSE l (3) DNR TN/2013:70 UDDEVALLA KOMMUN TEKNISKA KONTORET HANDLÄGGARE Projektledare Bo Kvartsberg TELEFON Bo.kvartberg@uddevalla.se Granskning av upphandling, inköp och investeringar samt ansvarsfördelning och rapportering inom projektet "Torp växer". Sammanfattning Ernst and Young har på uppdrag av kommunalrevisorerna i Uddevalla anlitats som sakkunnigt biträde i en granskning av upphandling, inköp och investeringar inom ramen for IKEA-projektet. Vidare har granskningen omfattat ansvarsfordelning, rapportering, finansiering och riskhantering. Tekniska kontoret är positiv till den genomlysning som har skett. Tekniska kontoret tar till sig de synpunkter och rekommendationer som ges. Beslutsunderlag Tekniska kontorets tjänsteskrivelse samt revisionsrapport Förslag till beslut Tekniska kontoret foreslår Tekniska nämnden besluta att tillstyrka forslag på åtgärder

9 T JÄNSTESKRIVELSE 2 (3) DNR TN/2013:70 UDDEVALLA KOMMUN TEKNISKA KONTORET Ärendebeskrivning I rapporten från E& Y rekommenderas följande: Kommunstyrelsen bör tillse att kommunens upphandlingspolicy ses över och revideras i enlighet med gällandelagkrav bör tillse att riktlinjer tas fram avseende hur projektredovisning ska ske inom kommunen Tekniska nänmden l. bör tillse att kommande projekt hanteras i enlighet med den projektmodell som tagits fram 2. bör tillse att det även i kommande projekt upprättas riskanalyser. Vi rekommenderar tekniska nänmden att under projektens gång löpande folja upp att det sker ett arbete med riskanalysen for att säkerställa att projekten hanteras ändamålsenligt. 3. bör tillse att det upprättas rutiner for att folja upp att inköp sker i enlighet med befintliga ramavtal 4. bör tillse att det upprättas rutiner for hur direktupphandlingar ska dokumenteras och foljas upp 5. bör tillse att det redan i den inledande fasen i kommande projekt finns en riskanalys for att undvika att otillåtna direktupphandlingar görs

10 T JÄNSTESKRIVELSE 3 (3) DNR TN/2013:70 UDDEVALLA KOMMUN TEKNISKA KONTORET Kommentar och svar på åtgärder från Tekniska kontoret: l. Projektmodellen som under 2012 upprättades skall användas inom projekt på Tekniska kontoret. 2. Riskhanteringen finns med i projektmodellen avsnitt och ska enligt punkt l ovan användas vid projekt på tekniska kontoret. 3. En ny tjänst på tekniska har inrättats som handhar upphandlingsfrågor for att säkerställa att Tekniska kontoret bl. a. fciljer ramavtal. 4. I ovan nämnda tjänst bör upprättande av rutiner fcir direktupphandling innefattas. 5. Komplettera projektmodellen med specifik punkt avseende direktupp handling. Patrik Petre Teknisk chef Bo Kvartsberg Projektledare Expediera till Tekniska Kontoret Kommunstyrelsen Revisorerna

11 Till: Uddevalla kommun Kommunstyrelsen Uddevalla Granskning av upphandling, inköp och investeringar samt ansvarsfördelning och rapportering inom projektet "Torp växer" Ernst & Y o ung har på uppdrag av kommunrevisionen granskat om upphandling, inköp och investeringar inom ramen for IKEA-projcktet sker på ett betryggande sätt samt följer LOU och kommunens inköpsanvisningar. Granskningen har vidare syftat till att granska huruvida det finns en intern och en extern projektorganisation som säkerställer att projektet genomfors på ett betryggande sätt med avseende på ansvarsfördelning, rapportering, finansiering och riskhantering. Rapporten innehåller en rad iakttagelser och rekommendationer. Sammanfattningsvis har granskningen visat det inte har funnits några styrdokument som tydliggör hur projekt ska hanteras men projektorganisationen bedöms ha säkrat att det finns en tydlig ansvarsfördelning samt att uppföljning, rapportering och riskhantering sker på ett i huvudsak strukturerat sätt. Under 2012 har tekniska kontoret tagit fram en projektmodell men denna har ej kunnat tillämpas på detta projekt. Det bedöms finnas fastst!illda ramar för projektets finansiering men då kommunens kostnader för att iordningsstlllla den mark som överlåtits åt IKEA och lkano överstiger intäkterna för markförsäljningen kan det finnas en risk att det inte är förenligt med EU :s statsstödsregler. Denna fråga har dock inte utretts vidare inom ramen för denna granskning. A v granskningen har framkommit att det saknas dokumentation där det framgår vilket ansvar som åligger projektledare och styrgrupp samt hur uppföljning och rapportering ska ske inom ramen för projektet. Det saknas också riktlinjer för hur projektredovisning ska ske. Inom projektet har det skett ett kontinuerligt arbete med att identieera och hantera risker, men det har inte skett utifrån framtagen riskanalys. Det bedöms finnas goda rutiner för hur upphandlingar ska hanteras. När det gäller övriga inköp och direktupphandlingar finns det dock vissa brister. Det har bland annat framkommit att det saknas rutiner för hur direktupphandlingar ska dokumenteras och motiveras. Vidare har det framkommit att kommunens upphandlingspolicy inte reviderats sedan 200 l. Sedan den sist reviderades har det skett etl flertal ändringar i LOU, bland annat avseende vilka

12 Revisorerna beloppsgränser som gäller vid direktupphandling. För att stärka den interna kontrollen i samband med projekt, både avseende projektstyrning och npphandling/inköp, lämnas följande rekommendationer till kommunstyrelsen och tekniska nämnden: Kommunstyrelsen bör tillse att kommunens upphandlingspolicy ses över och revideras i enlighet med gällandelagkrav bör tillse att riktlinjer tas fram avseende hur projektredovisning ska ske inom kommunen Tekniska nämnden bör tillse att kommande projekt hanteras i enlighet med den projektmodell som tagits fram bör tillse att det även i kommande projekt upprättas riskanalyscr. Vi rekommenderar tekniska nämnden att under projektens gång löpande följa upp att det sker ett arbete med riskanalysen för att säkerställa att projekten hanteras ändamålsenligt. bör tillse att det upprättas rutiner för att följa upp att inköp sker i enlighet med befintliga ramavtal bör tillse att det upprättas rutiner för hur direktupphandlingar ska dokumenteras och följas upp bör tillse att det redan i den inledande fasen i kommande projekt finns en riskanalys för att undvika att otillåtna direktupphandlingar görs Ovan redogörs för de viktigaste iakttagelserna och rekommendationerna, för ytterligare iakttagelser och utförligare beskrivning hänvisas till rapporten. Granskningsrapporten översänds med önskemål att senast den 15 april2013 erhålla ett svar på vilka åtgärder som kommunstyrelsen ämnar vidta med anledning av de bedömningar och rekommendationer som redovisas i rapporlen och som berör kommunstyrelsen. Svar önskas elektroniskt till mikaela.bengtsson@se.ey.com. Enligt värt reglemente ska våra granskningsrapporter redovisas löpande under året till kommunfullmäktige. Vi planerar att lämna bifogade granskningsrapport till vår uppdragsgivare i mars. Uddevalla den 13 februari 2013 e::s7/'/z-"" c~'" --? ----<~ Eva Carlsund Ordförande,~-rx~{~ Bo Sandeli Vice ordförande

13 Revisionsrapport 2013 Genomförd på uppdraq av revisorerna Januari 2013 Uddevalla kommun Granskning av upphandling, inköp och investeringar samt ansvarsfördelning och rapportering inom projektet "Torp växer" ä/ ERNST & YOUNG

14 IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIH"""" $!/En N sr & YouNG Innehåll 1. Sammanfattning lnledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Avgränsningar Metod Revisionskriterier Avtalsförhållanden Avtal med externa parter Finansiering Projektorganisation... 1 O 4.1. Projektorganisation och ansvarsfördelning... 1 O 4.2. Riskanalys Inköp och upphandling Inköps- och upphandlingsrutiner Entreprenadupphandlingar Inköp/avrop mot ramavtal Fakturahantering Substansgranskning Upphandlingar Fakturagranskning Sammanfattande bedömning Bilaga 2. Dokumentförteckning Bilagor: Bilaga 1 Revisionskriterier Bilaga 2 Dokumentförteckning 1

15 lllllllllllllllllllllllllllll'"'" ii1l ERNST & YOUNG 1. Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Uddevalla kommun granskat upphandling, inköp och investeringar samt ansvarsfördelning och rapportering inom projektet "Torp växer"'. Kommunstyrelsen och tekniska nämnden är ansvariga för de områden som varit föremål för granskningen. Syftet med granskningen har varit att undersöka om upphandling, inköp och investeringar inom ramen för IKEA-projektet sker på ett betryggande sätt och följer LOU och kommunens inköpsanvisningar. Granskningen har vidare syftat till att granska huruvida det finns en intern och en extern projektorganisation som säkerställer att projektet genomförs på ett betryggande sätt med avseende på ansvarsfördelning, rapportering, finansiering och riskhantering. Granskningen har visat att förhållandena mellan kommunen och övriga parter som är involverade i projektet "Torp växer" finns reglerade i ett flertal avtal. Av avtalen framgår hur ansvar och kostnader är fördelade/ska fördelas mellan parterna. Projektet finansieras dels genom investeringsmedel och dels genom en avsättning som kommunen gjorde under 2008 och En stor del av avsättningen avser de arbeten som utförs inom ramen för infrastrukturprojektet Ytterligare en stor del avser iordningsställandet av den mark som kommer att övergå i IKEA:s och lkano:s ägo. Vi kan konstatera att kommunen, tillsammans med IKEA, verkat för att uppnå en marknadsmässig nivå på markpriset. Kommunens kostnader för att iordningsställa marken är dock väsentligt högre än markpriset. Detta gör att det finns en risk att det bidrag som kommunen lämnat i form av de kostnader som uppstått för att iordningsställa marken inte är förenliga med EU:s statsstödsregler. Denna fråga har inte utretts vidare inom ramen för denna granskning då det krävs en fördjupad juridisk prövning för att en välgrundad bedömning ska kunna lämnas. Under projektets gång har projektorganisationen utvecklats och ramarna för projektet har fastställts i avtal och överenskommelser. Det finns en tydlig projektorganisation som är dokumenterad i form av en organisationskarta. Det saknas dock dokumenterade uppdrag där det framgår vilket ansvar som åligger den interna kommunala styrgruppen och projektledare. Det är därmed inte tydligt vad de olika funktionerna har för ansvar och uppdrag. Det har tidigare inte funnits några styrdokument som tydliggör hur projekt ska hanteras med avseende på projektplanering, kommunikation, uppföljning etc. Under 2012 har tekniska kontoret tagit fram en projektmodell som förvaltningsledningen beslutat om ska gälla. Den framtagna modellen har dock inte kunnat tillämpas på de aktuella projekten. Uppföljning och avrapportering inom ramen för både IKEA- och infrastrukturprojektet sker dock kontinuerligt, både internt samt med externa parter. Det är projektgruppen och tidigare projektkoordinator som ansvarar för information, avstämning och rapportering inom projekten. Projektredovisningen uppges vara uppbyggd på ett sätt som möjliggör uppföljning av respektive delentreprenad samt uppföljning av utfall mot avsättning respektive investering. strukturen för hur redovisningen ska ske inom projektet bygger på det aktuella projektets förutsättningar. 1 Projektet "Torp vaxer" omfattar det som vi i denna granskning dels benämner IKEA-projektet och dels infrastrukturprojektet 2

16 llllllllllllllfllllllllllllllllllli''' E?Jj frnst& YOUNG En riskanalys har tagits fram för projektet och det har skett en årlig revidering av den. Granskningen har dock visat att det inte sker ett systematiskt arbete med riskanalysen och det framgår heller inte vem som ansvarar för respektive riskmoment. Det har dock skett ett kontinuerligt arbete inom projektgruppen för att identifiera och hantera risker som uppkommer men det har inte skett utifrån den framtagna riskanalysen. Granskningen har visat att kommunens upphandlingspolicy inte har reviderats sedan år Sedan den sist reviderades har det skett ett flertal ändringar i LOU, bland annat avseende vilka beloppsgränser som gäller vid direktupphandling. Det bedöms finnas en god struktur för hur entreprenadupphandlingar genomförs. Projektledarna har dels tagit hjälp av kommunens upphandlingsavdelning och dels av externa konsulter för att säkerställa att upphandlingarna sker i enlighet med gällande lagkrav. Oförutsedda åtgärder som uppstår under projektets gång tilldelas vanligtvis den ursprungliga leverantören. Att ursprunglig leverantör tilldelas kontrakt för tillkommande arbeten är i enlighet med LOU, förutsatt att beloppet för de överstigande arbetena inte överstiger hälften av det ursprungliga kontraktets värde. Merparten av inköpen inom projekten är hänförliga till de upphandlade entreprenaderna. För de inköp som görs utöver entreprenaderna görs inga kontroller om avtal finns för aktuell vara/tjänst vilket gör att det finns en risk för att inköp sker utanför befintliga ramavtal. En fördjupad granskning av fakturor har gjorts, vilken har visat på vissa brister, främst i samband med genomförda direktupphandlingar. Våra identifierade förbättringsområden/rekommendationer är enligt följande: '*' Tekniska nämnden bör tillse att kommande projekt hanteras i enlighet med den projektmodell som tagits fram. Detta för att dels tydliggöra hur ansvaret är fördelat inom projektorganisationen samt hur enskilda projekt ska styras och dels för att säkerställa att projekthanteringen sker på ett strukturerat och ändamålsenligt sätt. ~r Tekniska nämnden bör tillse att det även i kommande projekt upprättas riskanalyser. Vi rekommenderar tekniska nämnden att under projektens gång löpande följa upp att det sker ett arbete med riskanalysen för att säkerställa att projekten hanteras ändamålsenligt. Kommunstyrelsen bör tillse att kommunens upphandlingspolicy ses över och revideras i enlighet med gällande lagkrav. Detta för att minska risken för att inköp och upphandling inte sker i enlighet med LOU. '*' Kommunstyrelsen bör tillse att riktlinjer tas fram avseende hur projektredovisning ska ske inom kommunen. Detta för att säkerställa att projektredovisning hanteras på ett enhetligt sätt och möjliggör en uppföljning som är likartad för samtliga projekt. ~r Tekniska nämnden bör tillse att det upprättas rutiner för att följa upp att inköp sker i enlighet med befintliga ramavtal. w Tekniska nämnden bör tillse att det upprättas rutiner för hur direktupphandlingar ska dokumenteras och följas upp. Detta för att säkerställa att de sker i enlighet med LOU och kommunens interna policys och riktlinjer. ~r För att undvika att otillåtna direktupphandlingar genomförs bör tekniska nämnden tillse att det redan i den inledande fasen i kommande projekt finns en riskanalys för att kunna förutse sådana händelser som kan föranleda att direktupphandlingar görs. 3

17 lllllllllllllllllllllllllllll""" 2J frnst& Y O!! NG 2. Inledning 2.1. Bakgrund Arbetet med projektet "Torp växer" påbörjades under våren 2007 då förhandlingar inleddes mellan Uddevalla kommun, IKEA och lkano. Samarbetet grundar sig i att kommunen åtagit sig att iordningsställa mark med syftet att etablera ett IKEA-varuhus samt ytterligare lokaler för detaljhandel etc. Respektive parters åtaganden regleras i upprättade samarbets-, exploaterings- och köpeavtal. Exploatering av handelsområde östra Torp med bland annat IKEA:s etablering i området, medför att infrastrukturåtgärder behöver vidtas. Ett avtal har tecknats mellan kommunen och Trafikverket avseende ett infrastrukturprojekt, vilket tillsammans med IKEAprojektet utgör projektet "Torp växer". Trafikverket ansvarar för genomförandet av infrastrukturprojektet som finansieras till två tredjedelar av Uddevalla kommun. Revisorerna lyfter fram att IKEA-projektet och infrastrukturprojektet är en av kommunens största investering i nutid. Då ett flertal parter är involverade i projektet bedömer revisorerna att det finns en risk att gränsdragningen dem emellan inte är tillräckligt tydligt. Inom ramen för kommunens åtagande att förbereda mark för IKEA och lkano har ett flertal entreprenadupphandlingar genomförts. Enligt revisorerna har rådande markförhållanden lett till att oförutsedda åtgärder fått vidtas. Under vissa förutsättningar tillåter LOU (Lagen om offentlig upphandling) att uppdrag tilldelas de ursprungliga entreprenörerna, även om aktuellt uppdrag inte ingår inom ramen för tidigare uppdrag. På grund av projektets storlek bedömer revisorerna att det finns en risk att uppdrag som avser oförutsedda åtgärder tilldelas tidigare upphandlade entreprenörer utan att först se över huruvida lagen tillåter detta. Mot bakgrund av ovanstående vill de förtroendevalda revisorerna dels granska följsamheten mot lagen om offentlig upphandling (LOU) och dels granska hur tekniska nämnden tillsett att projektet styrs på ett ändamålsenligt siltt Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att undersöka om upphandling, inköp och investeringar inom ramen för l KEA-projektet sker på ett betryggande sätt och följer LOU och kommunens inköpsanvisningar. Granskningen syftar vidare till att granska huruvida det finns en intern och en extern projektorganisation som säkerställer att projektet genomförs på ett betryggande sätt, med avseende på ansvarsfördelning, rapportering, finansiering och riskhantering. Nedanstående revisionsfrågor ska besvaras av granskningen: " Hur säkerställer tekniska nämnden att inköp och upphandling inom projektet sker i enlighet med gällande lagar och regler samt kommunens inköpsanvisningar? - Vilka risker finns för att icke förutsett nytt åtgärdsbehov inte upphandlas utan går till tidigare entreprenör utan förnyad upphandling? '" Finns det klara gränsdragningar mellan parterna avseende hur ansvar och kostnader ska fördelas? '" Hur säkerställer tekniska nämnden att riskbedömning hanteras på ett ändamålsenligt sätt inom projektet? 4

18 '''' EJ fi?nst & YOUNG Finns det fastställda och dokumenterade rutiner avseende projektledningens rapporteringsvägar samt deras beslutsbefogenheter (ekonomiska och verksamhetsmässiga)? Sker det någon uppföljning av huruvida rutinerna efterlevs? Genomför tekniska nämnden någon löpande granskning avseende hur projektet fortskrider? 2.3. Avgränsningar Tekniska nämnden och kommunstyrelsen är ansvariga för den verksamhet som granskas 2.4. Metod Granskningen har i huvudsak genomförts som en dokument- och intervjustudie. Därutöver har vi granskat gällande avtal mellan de inblandade parterna samt genomfört en stickprovsgranskning av kommunens inköp kopplade till projektet. Detta för att undersöka huruvida kommunens utgifter förhåller sig dels till LOU och kommunens inköpsanvisningar samt hur de förhåller sig till aktuella avtal. Utöver detta har vi genomfört en fördjupad granskning av två upphandlingar. Intervjuer har genomförts med: ~ Ordförande, kommunstyrelsen Ordförande, tekniska nämnden ~ Vice ordförande, tekniska nämnden ~ Kommundirektör (tidigare "torpkoordinator") > Chef, Tekniska kontoret Projektledare '" Projektekonom Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att faktagranska rapporten Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen som utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna kan hämtas ifrån lagar och förarbeten eller interna regelverk, policys och fullmäktigebeslut Kriterier kan också ha sin grund i jämförbar praxis eller erkänd teoribildning. l denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av tillämpliga delar av kommunallagen och lagen om offentlig upphandling. Vidare utgörs revisionskriterierna av kommunens interna styrdokument såsom upphandlingspolicy, delegationsordning samt av kommunfullmäktige och tekniska nämnden tagna beslut, mål och uppdrag. De revisionskriterier som ligger till grund för denna granskning framgår av bilaga 1. 5

19 lllllllllllllllllllllllllll llll"" EJ1 frnst & YOUNG 3. Avtalsförhållanden IKEA-projektet har pågått sedan 2007 då förhandlingar inleddes mellan kommunen och IKEA. Ett första köpekontrakt mellan kommunen och IKEA tecknades under hösten Detta ersattes 2011 med nya köpeavtal samt exploaterings- och samarbetsavtal med IKEA och lkano. Enligt projektledarna regleras ansvaret för markåtagandena i dessa avtal. De uppger dock att det på grund av projektets storlek finns en risk att det uppstår oklarheter kring ansvarsfördelning då det är svårt att på förhand reglera alla tänkbara scenarion. Avseende fördelning av kostnader så uppger projektledarna att de kostnader som är hänförliga till iordningsställandet av marken endast ska belasta kommunen, då kommunen åtagit sig att leverera byggklar mark tiiiikea och lkano. Det som är reglerat i avtalen avser vem som ansvarar för vad avseende markens beskaffenhet. Det är således inte några löpande kostnader som ska fördelas mellan parterna Avtal med externa parter Att möjliggöra IKEA:s etablering är enligt intervjuer ett omfattande projekt för Uddevalla kommun. Dels har kommunen åtagit sig att förbereda de områden som ska överlåtas till IKEA och lkano och dels krävs det en utveckling av infrastrukturen i området där en stor del av kostnaderna tas av kommunen IKEA och /kano Inledande köpekontrakt Förhandlingar mellan kommunen och IKEA inleddes under våren Hösten 2007 tecknades ett köpekontrakt mellan kommunen och IKEA, avseende köp av markområde. Av köpekontraktet framgår att syftet var att möjliggöra etablering av IKEA handelsvaruhus med IKEA-koncept med en byggarea om cirka kvm BTA inklusive restaurang samt därtill hänförliga servicefunktioner. Avtalets giltighet är dock villkorat av ett flertal punkter, bland annat att köpekontraktet ska godkännas av kommunfullmäktige i Uddevalla och IKEA Fastigheter AB:s styrelse inom angiven tidsperiod. l övrigt regleras vilken upplåtelseform som ska gälla för marköverlåtelsen, köparens byggnadsåtagande samt villkor avseende köpeskillingen och hur den ska erläggas. l avtalet framgår att köparen ska erlägga handpenning om 600 tkr inom tre veckor från det att kontraktet godkänts av bägge parter. Handpenningen motsvarar 1 O procent av då beräknad köpeskilling. Vidare framgår det av avtalet vem som bär ansvaret och kostnaden för eventuella brister i fastighetens beskaffenhet Nuvarande avtalsstruktur Det tidigare köpekontraktet ersattes 2011 av nya avtal. Detta för att det ursprungliga köpekontraktet upprättades i ett tidigt skede i processen och det fanns i det läget en begränsad kunskap kring vad som krävdes för att iordningsställa byggbar mark samt övriga ytor. Vidare hade IKEA ett önskemål att följa samma koncept för avtalsstruktur som de hade upprättat tillsammans med en annan kommun i ett liknande ärende. Denna avtalsstruktur innebar att det upprättades ett samarbetsavtal, ett exploateringsavtal samt ett köpeavtal. Det ursprungliga avtalet omfattade delar som annars hanteras i särskilda exploateringsavtal. Ytterligare faktorer som låg till grund för de förnyade avtalen var att omfattningen på projektet ökade. Dels avsåg IKEA att uppföra ett större va- 6

20 lllllllllllllllllllllllllllll"", iilj ERNST & YOUNG ruhus än vad som tidigare avtalats och dels tillkom lkano:s etablering i området (avseende lokaler för handel som inte avser IKEA-varuhus). l samband med att det upprättades nya köpeavtal gjordes en ny värdering av marken för att säkerställa att köpet skulle ske till ett marknadsmässigt pris. Detta gjordes delvis för att undvika överklaganden eller liknande som kan leda till att projektet försenas. Kommunen har tagit hjälp av tre externa konsulter för värderingen av marken. Två konsulter som utförde två av varandra oberoende värderingar samt ytterligare en konsult som värderade de två första värderingarna då de inte var helt eniga. Den nya värderingen ledde till att köpeskillingen ökade från 6 mnkr till 72 mnkr, varav marken som sålts till IKEA värderades till 42 mkr och marken som sålts till lkano värderades till 30 mnkr. Sedan det första köpekontraktet tecknades har lkano involverats i etableringsplanerna för att upprätta lokaler för handelsändamål (som inte avser IKEA handelsvaruhus). Förhållandena mellan kommunen och IKEA och lkano regleras i tre övergripande avtal; samarbetsavtal, exploateringsavtal och köpeavtal. Därtill har tilläggsavtal till både exploaterings- och köpeavtalet tecknats samt en ansvarsförbindelse med anledning av hantering av bergmassor med förhöjd sulfidhalt Dessa avtal reglerar tillsammans hur ansvar och kostnader fördelas mellan parterna Sam arbets-, köpe- och exploateringsavtal l köpeavtalen fastslås köpeskillingen samt att övriga villkor kring köpet fastställs, bland annat hur kostnader och intäkter ska fördelas mellan köparen och säljaren, innan och efter tillträdesdagen. Enligt köpeavtalet är båda parterna överens om att det nya avtalet ersätter tidigare. ingånget köpekontrakt. Samarbetsavtalet reglerar ansvarsfördelningen på en övergripande nivå och hänvisar till exploateringsavtal och köpeavtal för en tydligare ansvarsfördelning. Av exploateringsavtalet framgår att kommunens åtagande i projektet är att förbereda de områden som ska överlåtas tiiiikea och lkano. Därtill ansvarar kommunen för byggnation av gator och cykelvägar i anslutning till de områden som överlåtits åt IKEA och lkano. IKEA och lkano ansvarar i sin tur för att byggnation för handelsändamål med bland annat ett IKEA-varuhus, andra varuhus för handel samt parkering och vägar inom kvartersmark genomförs på den mark kommunen genom köpeavtalet överlåter till IKEA och lkano. Kommunen har träffat avtal med vardera part, vilka reglerar på en mer detaljerad nivå än samarbetsavtalet hur ansvar och kostnader är fördelade. Det finns en tidplan kopplad till avtalet där det framgår när arbetet med de markåtaganden som anges i avtalet ska genomföras. l avtalet framgår vilka åtgärder kommunen ska vidta avseende utbyggnad av trafik- och allmänna anläggningar. Enligt avtalet ansvarar kommunen för arbetet avseende utformning och dimensionering samt säkerställer att detta arbete sker i samråd med Trafikverket, IKEA/Ikano samt exploatören. Se för beskrivning av vad som överenskommits med Trafikverket Tilläggsavtal Tilläggsavtalen tecknades på grund av att de arbeten som kommunen skulle utföra enligt exploateringsavtalet blev fördröjda, bland annat på grund av en försenad miljödom. Parterna enades då om att upprätta tilläggsavtal till köpe-och exploateringsavtalen där datum och villkor för äganderättstillträdet förändrats. Tillträdet skedde i juni 2012, vilket var inom ramen för avtalad tillträdesdag. Tillägget till exploateringsavtalet innehåller bland annat reviderad tidplan, förändrade vitesbelopp samt rätt för kommunen att efter 7

21 IIIIIIIIIIIJJJilllillllllillllll'''''' gj) ft?nst& YOUNG tillträdesdagen disponera vissa delar av det förvärvade området för färdigställande av markarbeten Trafikverket IKEA:s etablering medför att infrastrukturåtgärder behöver vidtas. Ett avtal har tecknats mellan kommunen, Trafikverket och Västra Götalandsregionen där förhållandet dem emellan regleras vid genomförandet (finansiering, planering, projektering och byggande) av infrastrukturprojektet Trafikverket ansvarar för genomförandet av projektet men finansieras av staten och kommunen gemensamt. Kommunen har genom avtalet åtagit sig att medfinansiera projektet med 189 mnkr (av totalt 283 mnkr), resterande bekostas av Trafikverket l avtalet regleras att om projektbudgeten överskrids med av båda parter godkända kostnader ska dessa kostnader fördelas procentuellt utifrån den övergripande fördelningen, det vill säga att kommunen svarar för 66,8 procent och Trafikverket för 33,2 procent av kostnaderna. På grund av att projektet behövde byggstartas före planerad medelstilldelning till projektet i Regional plan för transportinfrastrukturen i Västra Götaland så erbjöd sig kommunen förskottering av medel till projektet. Trafikverket ska återbetala mottaget förskotteringsbelopp när medel för projektet finns tillgängliga i Trafikverkets budget. Kommunen ska ges möjlighet att följa projektet genom samråd och insyn. Ändringar eller tillägg i projektet i form av nya funktioner eller anläggningar ska beslutas av Trafikverket efter samråd med kommunen Vår bedömning Hur ansvar och kostnader fördelas mellan kommunen, IKEA och lkano regleras i de avtal som finns upprättade. Granskningen har inte visat på annat än att kommunen genom dessa avtal och därtill hörande överenskommelser tillförsäkrat sig om att det finns en tydlighet i vilket ansvar som åligger dem respektive IKEA och lkano, utifrån kända förutsättningar vid tidpunkten för avtalets tecknande. Aven avtalet mellan Uddevalla kommun, Västra Götalandsregionen och Trafikverket (dåvarande Vägverket) bedöms ge en tydlig bild hur ansvaret är fördelat på en övergripande nivå mellan parterna. Vi kan konstatera att kommunen, tillsammans med IKEA, verkat för att uppnå en marknadsmässig nivå på markpriset Finansiering Innan det första köpekontraktet hade tecknats mellan kommunen och IKEA belastade kommunens kostnader driftsbudgeten. När det därefter uppdagades att projektet skulle bli mer omfattande beslutades att det skulle göras en avsättning, vilket skedde under 2008 och Avsättningen uppgår till totalt 362,5 mkr och ska omfatta samtliga kostnader som inte avser investeringar. En stor del av avsättningen avser de arbeten som sker inom ramen för infrastrukturprojektet mot Trafikverket, bortsett från del av Hogstorpsvägen som är att betrakta som en investering då väghållningsansvaret efter beslut åligger kommunen. Det finns en investeringsbudget för projekten som uppgår till 85 m n kr. Sammantaget beräknas kommunens utgifter således uppgå till totalt 447 mnkr fördelat på dels infrastrukturprojektet och dels IKEA-projektet. Av avsättningen är 191 mnkr (+11 mnkr budgetreserv) direkt hänförliga infrastrukturprojektet och 85m nk( (netto) är direkt hänförliga IiiilKEA-projektet och iordningsställandet av den mark som kommer att övergå i IKEA:s och lkano:s ägo. Resterande utgifter avser bland annat ut- 2 Enligt budget. Enligt prognos kommer utgifterna att uppgå till 70,7 mnkr (netto) 8

22 llllllllllllllllllllllllllllll""" E!/ frnst & YOUNG gifter för uppförande av bussterminal för Västtrafik samt kostnader för projektledning som inte är direkt hänförliga till ett av projekten. De utgifter som avser investeringar bokas till en början på ett resultatkonto för att vid delårsbokslut rapporteras som ett pågående arbete. Detta redovisas samlat för tekniska nämnden. Vid årsbokslut förs det sedan över som pågående arbete per investeringskod. Det som avgör om kostnaderna ska gå som investering eller bokas mot avsättningen beror i huvudsak på hur ägandet kommer att se ut framöver. Om det ska vara kvar i kommunens ägo och överstiger 0,5 prisbasbelopp ska det normalt gå som en investering. Om det däremot kommer att övergå i exempelvis IKEA:s/lkano:s ägo bokas det däremot mot avsättningen. Av granskningen har framkommit att det vid tidpunkten för granskningen pågår förhandlingar med Trafikverket avseende fördyringar som uppstått. l dagsläget beräknas dessa fördyringar uppgå till 34 mnkr. Beloppet kan komma att ändras i takt med att projektet fortskrider. l skrivelse som projektledningen tagit fram uppges att fördyringarna grundar sig i att grundkalkylerna som gjordes i infrastrukturprojektet baserades på ett grovt underlagsmaterial och togs fram innan projektering var gjord. Detta gör att det förekommit vissa avvikelser. En av de större avvikelserna berör Hagstorpsvägen som utgör en del av de åtgärder som ska vidtas inom ramen för projektet. Atgärderna på Hagstorpsvägen har lett till avvikelser från grundkalkylen som uppgår till 34 m n kr. l skrivelsen ges förklaringar till de avvikelser som uppstått samt ett förslag på hur de ökade kostnaderna ska fördelas mellan kommunen och Trafikverket, vilken baseras på vilken av parterna som bör hållas ansvarig för avvikelsen samt på hur fördelning av kostnader normalt görsför vissa åtgärder. Enligt uppgift har en överenskommelse nåtts mellan Trafikverket, VGR och kommunen där fördelningen av merkostnaden sker enligt samma princip som i grundavtalet Vår bedömning Hur finansieringen av projekten ska fördelas mellan de involverade parterna regleras i avtalen, se avsnitt 3.1. Vi kan konstatera att kommunen står för merparten av finansieringen av de båda projekten. Kostnaderna redovisas antingen mot den avsättning som gjorts eller som en investering. Det finns fastställda ramar för både avsättningen och investeringarna. Kommunens kostnader för att iordningsställa den mark som sålts till IKEA och lkano är prognostiserade till totalt 141,7 mnkr. Intäkterna som kommunen erhåller vid försäljningen av marken täcker ungefär hälften av kostnaderna, vilket innebär att kommunens nettokostnad är 70,7 m n kr. Vi har tagit hjälp av ett juridiskt ombud i denna fråga och konstaterar utifrån detta att det kan finnas en risk att det bidrag som kommunen lämnat i form av de kostnader som uppstått för att iordningsställa marken inte är förenliga med EU:s statsstödsregler. Detta är dock en fråga som inte utreds vidare inom ramen för denna granskning då det krävs en fördjupad juridisk prövning för att en välgrundad bedömning ska kunna lämnas. För att tekniska nämnden ska hållas informerade om hur infrastrukturprojektet fortgår bör tekniska nämnden löpande följa projektets utveckling och tillse att de erhåller uppföljning kring tillkommande kostnader och fördelning av dessa ska ske mellan parterna. 9

23 lllllllllllllllllllllllilllll"' frnsj & YOUNG 4. Projektorganisation Under projektets gång har projektorganisationen utvecklats och ramarna för projektet har fastställts i avtal och överenskommelser. Nedan ges en beskrivning av hur projektorganisationen är uppbyggd inom kommunen samt de forum som finns för uppföljning och återrapportering. Vidare återges hur risker hanteras i projektet Projektorganisation och ansvarsfördelning Det är ett flertal parter som är involverade i projektet, både interna och externa. Utöver det finns det ytterligare intressenter som bland annat kräver information kring projektet och dess fortskridande. Nedan beskrivs översiktligt de parter som antingen är involverade i eller är berörda av projektet på annat sätt. l Kommunstyrelsen l styrgrupp för Infrastrukturavtal l Kommunen, Trafiklintern kommunal styrgrupp, l landsregionen verket, Västra Göta- Kommunala - nämnder, KSB - utskott (ÖPU) - förvaltningar ~ - avdelningar -bolag Projektkoordinator Externa intressenter Torp handelsområde Dialogmöten övergripande Planering Mobility Management Tekniska nämnden Allmänhet Dialogmöten och kommunikation med - Direkt berörda -Allmänheten Projektorganisation Uddevalla och - Intresseorganisationer 6stra Torp IKEA, lkano Trafikverket Infrastrukturavtal, projektledare Kommunstyrelsen ansvarar för att besluta om ramar för projektet samt tilläggsbeslut som inte ryms inom projektramen. Kommunstyrelsen finns representerade i den interna styrgruppen, som består av följande representanter: ~ kommunstyrelsens ordförande kommunstyrelsens vice ordförande tekniska nämndens ordförande miljö- och stadsbyggnadsnämndens ordförande Tf kommundirektör (tidigare projektkoordinator) ~» Förvaltningschef, tekniska kontoret Förvaltningschef, miljö och stadsbyggnad 10

24 lllllllllllllllllllilllllllllll"'" E!/ frnst & YOUNG styrgruppen utgör en koordinerande funktion. Det finns dock ingen uppdragsbeskrivning eller liknande där det framgår vilket ansvar som åligger styrgruppen eller i vilken mån de har möjlighet att besluta om eventuella åtgärder och/eller omprioriteringar inom projektet. Enligt intervjuer tas normalt inga beslut av styrgruppen. Tekniska nämnden är huvudansvarig för genomförandet av IKEA-projektet och infrastrukturprojektet Det är mark- och exploateringsavdelningen som genom utsedd projektledare har uppdrag att leda det arbete som regleras i avtalen med IKEA och lkano. l uppdraget ingår att organisera och genomföra arbetet samt att ha kontakter med externa och interna parter. l arbetet ingår rapportering till teknisk chef, projektets styrgrupp samt till tekniska nämnden och andra politiska organ. Den interna projektorganisationen har förändrats under projektets gång. Till en början hade kommunen en ensam projektledare som drev projektet och hade det övergripande ansvaret för både planering och ekonomi. Efterhand som projektet ökade i omfattning och förutsättningarna klargjordes uppstod ett behov av att tillsätta ytterligare en projektledare. En extern konsult togs in under 201 O för att utgöra stöd i byggprojektledningen och vid årsskiftet 2010/2011 tillsattes ytterligare en projektledare, som under våren 2011 ensam blev huvudansvarig för projektet då den ursprungliga projektledaren gick i pension. Behovet av ytterligare en projektledare kvarstod och i december 2011 tillsattes en huvudansvarig projektledare. Kommunen beslutade vid samma tidpunkt att tillsätta en projektkoordinator (se nedan). Under sommaren 2011 tillsattes även en projektekonom på heltid. l dagsläget arbetar projektekonomen inte längre på heltid med projektet. Vidare ingår en kontrollant i projektorganisationen, vars uppgift är att sköta samordning mellan entreprenörerna samt ansvara för kontroll av dem. Under 2012 har projektorganisationen således bestått av två projektledare, projektekonom samt kontrollant. Det saknas en uppdragsbeskrivning som tydliggör hur arbetet och ansvaret ska vara fördelat mellan projektledarna. Enligt uppgift finns det dock en informell fördelning som grundar sig i deras kunskap och kompetens där den huvudansvarige projektledaren besitter kompetens inom anläggnings- och byggprojekt såsom entreprenörskontakter och upphandling och den andre projektledaren har kompetens med fastighetsrättslig anknytning, såsom kontakter med berörda markägare/grannar, inlösen av fastigheter, förhandlingar och upprättande av avtal etc. Projektledarna uppger att de arbetar parallellt i de flesta frågor samt att de har en god insyn i varandras arbete genom att arbetar nära och löpande tar del av varandras arbetsmaterial. Detta anser de minskar risken för att något "hamnar mellan stolarna". Projektkoordinatorn tillsattes i december 2011 med uppdrag att ha helhetsansvar för kommunens engagemang inom Torps handelsområde. l det anställningsavtal som tecknades framgår att uppdraget var tänkt att pågå till och med 31 december l oktober 2012 genomfördes dock en förändring i kommunens organisation vilket innebar att projektkoordinatorn lämnade uppdraget för att tillträda som tillförordnad kommundirektör. Enligt intervju med tillförordnad kommundirektör och teknisk chef var projektkoordinatorn ansvarig för de externa kontakterna med allmänheten, Trafikverket samt övriga externa intressenter. Koordinatorn ansvarade även för kontakten/kommunikationen med interna intressenter. Av anställningsavtalet för projektkoordinatorn framgår att rapportering av arbetet skulle ske till kommunens interna styrgrupp och till översiktsplaneringsutskottet Av intervjuerna framgår att det inte längre finns något behov av en projektkoordinator varför denna tjänst inte kommer att tillsättas på nytt. Dock har delar av projektkoordinatorns uppdrag fördelats ut till bland annat projektledare. 11

25 lllllllllllllllllllllllllllll"'" JJ ERNsT & YouNG Planering, uppföljning och rapportering Det har tidigare inte funnits några styrdokument som tydliggör hur projekt ska hanteras med avseende på projektplanering, kommunikation, uppföljning etc. Under 2012 har dock tekniska kontoret tagit fram en projektmodell som förvaltningsledningen beslutat om ska gälla. Projektmodellen beskriver bland annat roller och ansvar inom projekt, hur projekt ska styras (när och av vem beslut ska tas), projektets faser samt vilken dokumentation som ska tas fram under projektets gång (inkl. dokumentmallar). Den framtagna modellen har dock inte kunnat tillämpas på de aktuella projekten. Uppföljning och avrapportering inom ramen för både IKEA- och infrastrukturprojektet sker dock kontinuerligt, både internt samt med externa parter. Det är projektgruppen och tidigare projektkoordinator som ansvarar för information, avstämning och rapportering inom projekten. Avseende infrastrukturprojektet finns det fastställt vilka möten som ska genomföras, vad de syftar till, hur ofta de ska genomföras samt vilka som ska delta. Bland annat hålls projektledarmöten två gånger i månaden för att stämma av och samordna gemensamma projekt ( delprojekt inom ramen för det övergripande infrastrukturprojektet). Ungefär fyra gånger per år trätfas styrgruppen för Infrastrukturavtal för att hantera strategiska beslut. Därutöver hålls samverkans- och dialogmöten i olika former ungefär 4 gånger per år. Båda dessa möten protokollförs. Inom IKEA-projektet hålls informations-, uppföljnings- och avstämningsmöten löpande. Bland annat hålls projektgruppsmöten där kommunens, IKEA:s och lkano:s projektledare deltar. Det sker även regelbundna avstämningar mellan Uddevalla kommun och dess entreprenörer (Markbygg, Veidekke) samt IKEA och lkano:s entreprenörer (PEAB). Vidare hålls det kontinuerligt byggmöten med projektledare, byggledare och entreprenör samt byggledarmöten där kommunens byggledare och projektledare deltar. Ramarna för dessa möten samt hur ofta de ska hållas är dock inte fastställt i någon dokumenterad plan. Projektledare har kontinuerliga avstämningar med teknisk chef samt att de tillsammans med projektekonomen gör månadsvisa ekonomiavstämningar som redovisas till tekniska nämnden. Projektledarna har en stående informationspunkt under tekniska nämndens sammanträden. Under dessa månatliga rapporteringar sker det främst en redovisning kring hur projektet fortskrider i förhållande till tidplan och avsättning/investeringar. Det finns inte krav på att dessa uppföljningar ska ske skriftligt. Vid två tillfällen per år sker en mer omfattande rapportering där projektledare ger en mer detaljerad uppföljning av respektive delentreprenad inom projektet. Av granskningen har framkommit att tekniska nämnden upplever att den uppföljning de får är strukturerad och tillräcklig med avseende på omfattning och innehåll. Utöver de uppföljningar som görs är tekniska nämnden involverade i projektet då beslut ska tas kring exempelvis anvisning av medel inför genomförandet av respektive entreprenad, vid särskilda delegationsärenden, då avtal ska tecknas etc. Den interna kommunala styrgruppen erhåller också månadsvis uppföljning kring projektets fortskridande. Under styrgruppsmötena behandlas främst sådant som dykt upp i relation till Trafikverket, hur arbetsplanen fortskrider, vilka eventuella åtgärder som behöver vidtas, omläggningar i projektet etc. De styrgruppsmöten som hålls protokollförs inte Vår bedömning Det finns en tydlig projektorganisation som är dokumenterad i form av en organisationskarta. Det saknas dock dokumenterade uppdrag där det framgår vilket ansvar som 12