Granskning av upphandling, inköp och investeringar samt ansvarsfördelning och rapportering inom projektet "Torp växer" (KS/2013:98)

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Granskning av upphandling, inköp och investeringar samt ansvarsfördelning och rapportering inom projektet "Torp växer" (KS/2013:98)"

Transkript

1 Protokollsförslag Kommunstyrelsen Granskning av upphandling, inköp och investeringar samt ansvarsfördelning och rapportering inom projektet "Torp växer" (KS/2013:98) Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av kommumevisionen granskat om upphandling, inköp och investeringar inom ramen för lkba-projektet skett enligt lagstiftning och kommunens tillämpningsanvisningar. Ernst & Y o ung har sammanfattningsvis lämnat två rekommendationer till kommunstyrelsen och ytterligare fem rekommendationer till tekniska nämnden. Kommunledningskontoret bedömer att sex av åtgärdsförslagen skulle förbättra styrning och uppföljning av projektverksamhet Tekniska nämnden har tillstyrkt samtliga fem förslag på åtgärder. Kommunledningskontoret kan konstatera att arbete pågår med förslagen. Flera av åtgärderna sker på ett kommunövergripande plan, även om förslagen rör tekniska nämnden. Så är t ex fallet med projektmodell, rutiner för direktupphandling och uppföljning av avtalstrohet För kommunstyrelsens egen del så rekommenderas översyn av upphandlingspolicyn och att riktlinjer för projektredovisning ska tas fram. Ny policy är framtagen under våren och på remissrunda i nämnderna. En central projektredovisningsrutin finns sedan tidigare. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Tekniska nämndens protokoll Granskning av upphandling, inköp och investeringar samt ansvarsfördelning och rapportering inom projektet "Torp växer" Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att, för egen del, anta kommunledningskontorets yttrande som sitt eget, samt Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

2 Protokollsförslag Kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige godkänna kommunstyrelsens och tekniska nämndens svar till revisorerna. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

3 T JÄNSTESKRIVELSE l (4) DNR KS/2013:98 UDDEVALLA KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET HANDLÄGGARE Utvecklingschef Lena Tegenfeldt TELEFON Granskning av upphandling, inköp och investeringar samt ansvarsfördelning och rapportering inom projektet "Torp växer". Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av kommunrevisionen granskat om upphandling, inköp och investeringar inom ramen fdr IKEA-projektet skett enligt lagstiftning och kommunens tillämpningsanvisningar. Ernst & Y o ung har sammanfattningsvis lämnat två rekommendationer till kommunstyrelsen och ytterligare fem rekommendationer till tekniska nämnden. Kommunledningskontoret bedömer att sex av åtgärdsmrslagen skulle förbättra styrning och uppfåljning av projektverksamhel Tekniska nämnden har tillstyrkt samtliga fem förslag på åtgärder. Kommunledningskontoret kan konstatera att arbete pågår med förslagen. Flera av åtgärderna sker på ett kommunövergripande plan, även om förslagen rör tekniska nämnden. Så är t ex fallet med projektmodell, rutiner för direktupphandling och uppföljning av avtalstrohel För kommunstyrelsens egen del så rekommenderas översyn av upphandlingspolicyn och att riktlinjer för projektredovisning ska tas fram. Ny policy är framtagen under våren och på remissrunda i nämnderna. En central projektredovisningsrutin finns sedan tidigare. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Tekniska nämndens protokoll Tekniska kontorets tjänsteskrivelse Ernst & Y o ung revisionsrapport

4 T JÄNSTESKRIVELSE 2 (4) DNR KS/2013:98 UDDEVALLA KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att, för egen del, anta kommunledningskontorets yttrande som sitt eget att föreslå kommunfullmäktige att godkänna kommunstyrelsens och tekniska nämndens svar till revisorerna Ärendebeskrivning Granskningsansats och rekommendationer Ernst & Y o ung har på uppdrag av kommunrevisionen granskat om upphandling, inköp och investeringar inom ramen för IKEA-projektet skett enligt lagstiftning och kommunens tillämpningsanvisningar. Särskilt har granskningen omfattat projektorganisationen och dess ansvarsfördelning, rapportering, finansiering och riskhantering. Ernst & Young har lämnat följande rekommendationer: Kommunstyrelsen bör tillse att kommunens upphandlingspolicy ses över och revideras i enlighet med gällande lagkrav bör tillse att riktlinjer tas fram avseende hur projektredovisning ska ske inom kommunen Tekniska nämnden bör tillse att kommande projekt hanteras i enlighet med den projektmodell som tagits fram bör tillse att det även i kommande projekt upprättas riskanalyser. Vi rekommenderar tekniska nämnden att under projektens gång löpande följa upp att det sker ett arbete med riskanalysen för att säkerställa att projekten hanteras ändamålsenligt.

5 T JÄNSTESKRIVELSE 3 (4) DNR KS/2013:98 UDDEVALLA KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET bör tillse att det upprättas rutiner får att f6lj a upp att inköp sker i enlighet med befintliga ramavtal bör tillse att det upprättas rutiner för hur direktupphandlingar ska dokumenteras och f6ljas upp bör tillse att det redan i den inledande fasen i kommande projekt finns en riskanalys f6r att undvika att otillåtna direktupphandlingar görs Kommunledningskontorets yttrande En ny upphandlingspolicy har behandlats av kommunstyrelsen under våren Kommunstyrelsen har sänt f6rslaget på remiss till nämnderna och beslut väntas i kommunfullmäktige i september månad. Rutiner f6r projektredovisning finns (sedan 2009) i kommunens övergripande Ekonomihandbok och är gällande för alla förvaltningar. Ekonomihandboken finns tillgänglig på kommunens intranät under Ekonomisidorna där alla policys, direktiv och rutiner f6r ekonomiområdet har samlats. Tekniska nämnden har tillstyrkt samtliga fem fårslag till åtgärder som rör nämnden: l. Projektmodellen som under 2012 upprättades skall användas inom projekt på Tekniska kontoret. 2. Riskhanteringen finns med i projektmodellen avsnitt och ska enligt punkt l ovan användas vid projekt på tekniska kontoret. 3. En ny tjänst på tekniska har inrättats som handhar upphandlingsfrågor f6r att säkerställa att Tekniska kontoret bl.a. f6ljer ramavtal. 4. I ovan nämnda tjänst bör upprättande av rutiner f6r direktupphandling innefattas. 5. Komplettera projektmodellen med specifik punkt avseende direktupphandling. Kommunledningskontoret lämnar f6ljande kommentarer av övergripande karaktär som komplement till tekniska nämndens svar: l. Projektmodellen som tekniska kontoret arbetat fram under 2012 har legat till grund f6r en kommungemensam Uddevalla modell som väntas behandlas i kommundirektörens ledningsgrupp hösten Den kommungemensamma modellen innefattar nomenklatur och tillämpningsanvisningar f6r såväl investerings- som driftsprojekt av både intern- och externfinansierad (t ex ED-projekt) natur. Utbildningsmaterial finns förberett f6r internutbildning av projektmodellen.

6 T JÄNSTESKRIVELSE 4 (4) DNR KS/2013:98 UDDEVALLA KOMMUN KOMMUNLEDN!NGSKONTORET 3. Uppföljning av avtalstrohet är idag bristfällig överlag och orsakerna därtill är flera. En ny inköpsprocess med tillhörande beställarorganisation samt ny avtalsdatabas är under införande. Avtalsdatabasen väntas i drift hösten 2013 och under våren ska det nya affärssystemet Raindance möjliggöra beställningar. En funktion som central upphandlingscontroller kommer successivt införas under hösten I rollen ingår bl a uppföljning av upphandlingspolicyn, uppföljning av avtalstrohet och effekter av gjorda upphandlingar. 4. Förslaget till ny upphandlingspolicy i1mebär att samtliga upphandlingar överstigande ett basbelopp ska kvalitetsäkras av upphandlingsavdelningen. Avsikten är att säkerställa lagstiftning och tillämpningsanvisningar samt att fånga upp direktupphandlingar inom områden där framtida ramavtalsupphandlingar borde göras. Enligt den nya upphandlingspolicyn ska också samtliga upphandlingar i kommunen göras i det digitaliserade upphandlingsstödet Under hösten kommer en direktupphandlingsmodul att provas av upphandlingsavdelningen. Modulen kvalitetssäkrar direktupphandlingar (mallar och förfaringssätt) och väntas efter testkörning och internutbildning bli ett bra stöd för förvaltningarna. #f - P e~ Förvaltningschef Lena Tegenfeldt Tf Upphandlingschef Expediera till

7 Utdrag PROTOKOLL l (!) UDDEVALLA KOMMUN TEKNISKA NÄMNDEN 61 Svar på granskning av upphandling, inköp och investeringar inom projektet Torp växer (TN/2013:70) Sammanfattning Ernst and Young har på uppdrag av kommunalrevisorerna i Uddevalla anlitats som sakkunnigt biträde i en granskning av upphandling, inköp och investeringar inom ramen for IKEA-projektet. Vidare har granskningen omfattat ansvarsfordelning, rapportering, finansiering och riskhantering. Tekniska kontoret är positiv till den genomlysning som har skett. Tekniska kontoret tar till sig de synpunkter och rekommendationer som ges. Beslutsunderlag Tekniska kontorets tjänsteskrivelse samt revisionsrapport Beslut Tekniska nämnden beslutar att tillstyrka forslag på åtgärder Vid protokollet Eva Thol-Nordfeldt Justerat Zeidi Ström Jonny Jansson Justeringen tillktlnnagiven på anslagstavlan intygar Eva Thol-Nordfeldt Expedierat Tekniska kontoret KS Ernst & Young Utdragsbestyrkande

8 T JÄNSTESKRIVELSE l (3) DNR TN/2013:70 UDDEVALLA KOMMUN TEKNISKA KONTORET HANDLÄGGARE Projektledare Bo Kvartsberg TELEFON Granskning av upphandling, inköp och investeringar samt ansvarsfördelning och rapportering inom projektet "Torp växer". Sammanfattning Ernst and Young har på uppdrag av kommunalrevisorerna i Uddevalla anlitats som sakkunnigt biträde i en granskning av upphandling, inköp och investeringar inom ramen for IKEA-projektet. Vidare har granskningen omfattat ansvarsfordelning, rapportering, finansiering och riskhantering. Tekniska kontoret är positiv till den genomlysning som har skett. Tekniska kontoret tar till sig de synpunkter och rekommendationer som ges. Beslutsunderlag Tekniska kontorets tjänsteskrivelse samt revisionsrapport Förslag till beslut Tekniska kontoret foreslår Tekniska nämnden besluta att tillstyrka forslag på åtgärder

9 T JÄNSTESKRIVELSE 2 (3) DNR TN/2013:70 UDDEVALLA KOMMUN TEKNISKA KONTORET Ärendebeskrivning I rapporten från E& Y rekommenderas följande: Kommunstyrelsen bör tillse att kommunens upphandlingspolicy ses över och revideras i enlighet med gällandelagkrav bör tillse att riktlinjer tas fram avseende hur projektredovisning ska ske inom kommunen Tekniska nänmden l. bör tillse att kommande projekt hanteras i enlighet med den projektmodell som tagits fram 2. bör tillse att det även i kommande projekt upprättas riskanalyser. Vi rekommenderar tekniska nänmden att under projektens gång löpande folja upp att det sker ett arbete med riskanalysen for att säkerställa att projekten hanteras ändamålsenligt. 3. bör tillse att det upprättas rutiner for att folja upp att inköp sker i enlighet med befintliga ramavtal 4. bör tillse att det upprättas rutiner for hur direktupphandlingar ska dokumenteras och foljas upp 5. bör tillse att det redan i den inledande fasen i kommande projekt finns en riskanalys for att undvika att otillåtna direktupphandlingar görs

10 T JÄNSTESKRIVELSE 3 (3) DNR TN/2013:70 UDDEVALLA KOMMUN TEKNISKA KONTORET Kommentar och svar på åtgärder från Tekniska kontoret: l. Projektmodellen som under 2012 upprättades skall användas inom projekt på Tekniska kontoret. 2. Riskhanteringen finns med i projektmodellen avsnitt och ska enligt punkt l ovan användas vid projekt på tekniska kontoret. 3. En ny tjänst på tekniska har inrättats som handhar upphandlingsfrågor for att säkerställa att Tekniska kontoret bl. a. fciljer ramavtal. 4. I ovan nämnda tjänst bör upprättande av rutiner fcir direktupphandling innefattas. 5. Komplettera projektmodellen med specifik punkt avseende direktupp handling. Patrik Petre Teknisk chef Bo Kvartsberg Projektledare Expediera till Tekniska Kontoret Kommunstyrelsen Revisorerna

11 Till: Uddevalla kommun Kommunstyrelsen Uddevalla Granskning av upphandling, inköp och investeringar samt ansvarsfördelning och rapportering inom projektet "Torp växer" Ernst & Y o ung har på uppdrag av kommunrevisionen granskat om upphandling, inköp och investeringar inom ramen for IKEA-projcktet sker på ett betryggande sätt samt följer LOU och kommunens inköpsanvisningar. Granskningen har vidare syftat till att granska huruvida det finns en intern och en extern projektorganisation som säkerställer att projektet genomfors på ett betryggande sätt med avseende på ansvarsfördelning, rapportering, finansiering och riskhantering. Rapporten innehåller en rad iakttagelser och rekommendationer. Sammanfattningsvis har granskningen visat det inte har funnits några styrdokument som tydliggör hur projekt ska hanteras men projektorganisationen bedöms ha säkrat att det finns en tydlig ansvarsfördelning samt att uppföljning, rapportering och riskhantering sker på ett i huvudsak strukturerat sätt. Under 2012 har tekniska kontoret tagit fram en projektmodell men denna har ej kunnat tillämpas på detta projekt. Det bedöms finnas fastst!illda ramar för projektets finansiering men då kommunens kostnader för att iordningsstlllla den mark som överlåtits åt IKEA och lkano överstiger intäkterna för markförsäljningen kan det finnas en risk att det inte är förenligt med EU :s statsstödsregler. Denna fråga har dock inte utretts vidare inom ramen för denna granskning. A v granskningen har framkommit att det saknas dokumentation där det framgår vilket ansvar som åligger projektledare och styrgrupp samt hur uppföljning och rapportering ska ske inom ramen för projektet. Det saknas också riktlinjer för hur projektredovisning ska ske. Inom projektet har det skett ett kontinuerligt arbete med att identieera och hantera risker, men det har inte skett utifrån framtagen riskanalys. Det bedöms finnas goda rutiner för hur upphandlingar ska hanteras. När det gäller övriga inköp och direktupphandlingar finns det dock vissa brister. Det har bland annat framkommit att det saknas rutiner för hur direktupphandlingar ska dokumenteras och motiveras. Vidare har det framkommit att kommunens upphandlingspolicy inte reviderats sedan 200 l. Sedan den sist reviderades har det skett etl flertal ändringar i LOU, bland annat avseende vilka

12 Revisorerna beloppsgränser som gäller vid direktupphandling. För att stärka den interna kontrollen i samband med projekt, både avseende projektstyrning och npphandling/inköp, lämnas följande rekommendationer till kommunstyrelsen och tekniska nämnden: Kommunstyrelsen bör tillse att kommunens upphandlingspolicy ses över och revideras i enlighet med gällandelagkrav bör tillse att riktlinjer tas fram avseende hur projektredovisning ska ske inom kommunen Tekniska nämnden bör tillse att kommande projekt hanteras i enlighet med den projektmodell som tagits fram bör tillse att det även i kommande projekt upprättas riskanalyscr. Vi rekommenderar tekniska nämnden att under projektens gång löpande följa upp att det sker ett arbete med riskanalysen för att säkerställa att projekten hanteras ändamålsenligt. bör tillse att det upprättas rutiner för att följa upp att inköp sker i enlighet med befintliga ramavtal bör tillse att det upprättas rutiner för hur direktupphandlingar ska dokumenteras och följas upp bör tillse att det redan i den inledande fasen i kommande projekt finns en riskanalys för att undvika att otillåtna direktupphandlingar görs Ovan redogörs för de viktigaste iakttagelserna och rekommendationerna, för ytterligare iakttagelser och utförligare beskrivning hänvisas till rapporten. Granskningsrapporten översänds med önskemål att senast den 15 april2013 erhålla ett svar på vilka åtgärder som kommunstyrelsen ämnar vidta med anledning av de bedömningar och rekommendationer som redovisas i rapporlen och som berör kommunstyrelsen. Svar önskas elektroniskt till Enligt värt reglemente ska våra granskningsrapporter redovisas löpande under året till kommunfullmäktige. Vi planerar att lämna bifogade granskningsrapport till vår uppdragsgivare i mars. Uddevalla den 13 februari 2013 e::s7/'/z-"" c~'" --? ----<~ Eva Carlsund Ordförande,~-rx~{~ Bo Sandeli Vice ordförande

13 Revisionsrapport 2013 Genomförd på uppdraq av revisorerna Januari 2013 Uddevalla kommun Granskning av upphandling, inköp och investeringar samt ansvarsfördelning och rapportering inom projektet "Torp växer" ä/ ERNST & YOUNG

14 IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIH"""" $!/En N sr & YouNG Innehåll 1. Sammanfattning lnledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Avgränsningar Metod Revisionskriterier Avtalsförhållanden Avtal med externa parter Finansiering Projektorganisation... 1 O 4.1. Projektorganisation och ansvarsfördelning... 1 O 4.2. Riskanalys Inköp och upphandling Inköps- och upphandlingsrutiner Entreprenadupphandlingar Inköp/avrop mot ramavtal Fakturahantering Substansgranskning Upphandlingar Fakturagranskning Sammanfattande bedömning Bilaga 2. Dokumentförteckning Bilagor: Bilaga 1 Revisionskriterier Bilaga 2 Dokumentförteckning 1

15 lllllllllllllllllllllllllllll'"'" ii1l ERNST & YOUNG 1. Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Uddevalla kommun granskat upphandling, inköp och investeringar samt ansvarsfördelning och rapportering inom projektet "Torp växer"'. Kommunstyrelsen och tekniska nämnden är ansvariga för de områden som varit föremål för granskningen. Syftet med granskningen har varit att undersöka om upphandling, inköp och investeringar inom ramen för IKEA-projektet sker på ett betryggande sätt och följer LOU och kommunens inköpsanvisningar. Granskningen har vidare syftat till att granska huruvida det finns en intern och en extern projektorganisation som säkerställer att projektet genomförs på ett betryggande sätt med avseende på ansvarsfördelning, rapportering, finansiering och riskhantering. Granskningen har visat att förhållandena mellan kommunen och övriga parter som är involverade i projektet "Torp växer" finns reglerade i ett flertal avtal. Av avtalen framgår hur ansvar och kostnader är fördelade/ska fördelas mellan parterna. Projektet finansieras dels genom investeringsmedel och dels genom en avsättning som kommunen gjorde under 2008 och En stor del av avsättningen avser de arbeten som utförs inom ramen för infrastrukturprojektet Ytterligare en stor del avser iordningsställandet av den mark som kommer att övergå i IKEA:s och lkano:s ägo. Vi kan konstatera att kommunen, tillsammans med IKEA, verkat för att uppnå en marknadsmässig nivå på markpriset. Kommunens kostnader för att iordningsställa marken är dock väsentligt högre än markpriset. Detta gör att det finns en risk att det bidrag som kommunen lämnat i form av de kostnader som uppstått för att iordningsställa marken inte är förenliga med EU:s statsstödsregler. Denna fråga har inte utretts vidare inom ramen för denna granskning då det krävs en fördjupad juridisk prövning för att en välgrundad bedömning ska kunna lämnas. Under projektets gång har projektorganisationen utvecklats och ramarna för projektet har fastställts i avtal och överenskommelser. Det finns en tydlig projektorganisation som är dokumenterad i form av en organisationskarta. Det saknas dock dokumenterade uppdrag där det framgår vilket ansvar som åligger den interna kommunala styrgruppen och projektledare. Det är därmed inte tydligt vad de olika funktionerna har för ansvar och uppdrag. Det har tidigare inte funnits några styrdokument som tydliggör hur projekt ska hanteras med avseende på projektplanering, kommunikation, uppföljning etc. Under 2012 har tekniska kontoret tagit fram en projektmodell som förvaltningsledningen beslutat om ska gälla. Den framtagna modellen har dock inte kunnat tillämpas på de aktuella projekten. Uppföljning och avrapportering inom ramen för både IKEA- och infrastrukturprojektet sker dock kontinuerligt, både internt samt med externa parter. Det är projektgruppen och tidigare projektkoordinator som ansvarar för information, avstämning och rapportering inom projekten. Projektredovisningen uppges vara uppbyggd på ett sätt som möjliggör uppföljning av respektive delentreprenad samt uppföljning av utfall mot avsättning respektive investering. strukturen för hur redovisningen ska ske inom projektet bygger på det aktuella projektets förutsättningar. 1 Projektet "Torp vaxer" omfattar det som vi i denna granskning dels benämner IKEA-projektet och dels infrastrukturprojektet 2

16 llllllllllllllfllllllllllllllllllli''' E?Jj frnst& YOUNG En riskanalys har tagits fram för projektet och det har skett en årlig revidering av den. Granskningen har dock visat att det inte sker ett systematiskt arbete med riskanalysen och det framgår heller inte vem som ansvarar för respektive riskmoment. Det har dock skett ett kontinuerligt arbete inom projektgruppen för att identifiera och hantera risker som uppkommer men det har inte skett utifrån den framtagna riskanalysen. Granskningen har visat att kommunens upphandlingspolicy inte har reviderats sedan år Sedan den sist reviderades har det skett ett flertal ändringar i LOU, bland annat avseende vilka beloppsgränser som gäller vid direktupphandling. Det bedöms finnas en god struktur för hur entreprenadupphandlingar genomförs. Projektledarna har dels tagit hjälp av kommunens upphandlingsavdelning och dels av externa konsulter för att säkerställa att upphandlingarna sker i enlighet med gällande lagkrav. Oförutsedda åtgärder som uppstår under projektets gång tilldelas vanligtvis den ursprungliga leverantören. Att ursprunglig leverantör tilldelas kontrakt för tillkommande arbeten är i enlighet med LOU, förutsatt att beloppet för de överstigande arbetena inte överstiger hälften av det ursprungliga kontraktets värde. Merparten av inköpen inom projekten är hänförliga till de upphandlade entreprenaderna. För de inköp som görs utöver entreprenaderna görs inga kontroller om avtal finns för aktuell vara/tjänst vilket gör att det finns en risk för att inköp sker utanför befintliga ramavtal. En fördjupad granskning av fakturor har gjorts, vilken har visat på vissa brister, främst i samband med genomförda direktupphandlingar. Våra identifierade förbättringsområden/rekommendationer är enligt följande: '*' Tekniska nämnden bör tillse att kommande projekt hanteras i enlighet med den projektmodell som tagits fram. Detta för att dels tydliggöra hur ansvaret är fördelat inom projektorganisationen samt hur enskilda projekt ska styras och dels för att säkerställa att projekthanteringen sker på ett strukturerat och ändamålsenligt sätt. ~r Tekniska nämnden bör tillse att det även i kommande projekt upprättas riskanalyser. Vi rekommenderar tekniska nämnden att under projektens gång löpande följa upp att det sker ett arbete med riskanalysen för att säkerställa att projekten hanteras ändamålsenligt. Kommunstyrelsen bör tillse att kommunens upphandlingspolicy ses över och revideras i enlighet med gällande lagkrav. Detta för att minska risken för att inköp och upphandling inte sker i enlighet med LOU. '*' Kommunstyrelsen bör tillse att riktlinjer tas fram avseende hur projektredovisning ska ske inom kommunen. Detta för att säkerställa att projektredovisning hanteras på ett enhetligt sätt och möjliggör en uppföljning som är likartad för samtliga projekt. ~r Tekniska nämnden bör tillse att det upprättas rutiner för att följa upp att inköp sker i enlighet med befintliga ramavtal. w Tekniska nämnden bör tillse att det upprättas rutiner för hur direktupphandlingar ska dokumenteras och följas upp. Detta för att säkerställa att de sker i enlighet med LOU och kommunens interna policys och riktlinjer. ~r För att undvika att otillåtna direktupphandlingar genomförs bör tekniska nämnden tillse att det redan i den inledande fasen i kommande projekt finns en riskanalys för att kunna förutse sådana händelser som kan föranleda att direktupphandlingar görs. 3

17 lllllllllllllllllllllllllllll""" 2J frnst& Y O!! NG 2. Inledning 2.1. Bakgrund Arbetet med projektet "Torp växer" påbörjades under våren 2007 då förhandlingar inleddes mellan Uddevalla kommun, IKEA och lkano. Samarbetet grundar sig i att kommunen åtagit sig att iordningsställa mark med syftet att etablera ett IKEA-varuhus samt ytterligare lokaler för detaljhandel etc. Respektive parters åtaganden regleras i upprättade samarbets-, exploaterings- och köpeavtal. Exploatering av handelsområde östra Torp med bland annat IKEA:s etablering i området, medför att infrastrukturåtgärder behöver vidtas. Ett avtal har tecknats mellan kommunen och Trafikverket avseende ett infrastrukturprojekt, vilket tillsammans med IKEAprojektet utgör projektet "Torp växer". Trafikverket ansvarar för genomförandet av infrastrukturprojektet som finansieras till två tredjedelar av Uddevalla kommun. Revisorerna lyfter fram att IKEA-projektet och infrastrukturprojektet är en av kommunens största investering i nutid. Då ett flertal parter är involverade i projektet bedömer revisorerna att det finns en risk att gränsdragningen dem emellan inte är tillräckligt tydligt. Inom ramen för kommunens åtagande att förbereda mark för IKEA och lkano har ett flertal entreprenadupphandlingar genomförts. Enligt revisorerna har rådande markförhållanden lett till att oförutsedda åtgärder fått vidtas. Under vissa förutsättningar tillåter LOU (Lagen om offentlig upphandling) att uppdrag tilldelas de ursprungliga entreprenörerna, även om aktuellt uppdrag inte ingår inom ramen för tidigare uppdrag. På grund av projektets storlek bedömer revisorerna att det finns en risk att uppdrag som avser oförutsedda åtgärder tilldelas tidigare upphandlade entreprenörer utan att först se över huruvida lagen tillåter detta. Mot bakgrund av ovanstående vill de förtroendevalda revisorerna dels granska följsamheten mot lagen om offentlig upphandling (LOU) och dels granska hur tekniska nämnden tillsett att projektet styrs på ett ändamålsenligt siltt Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att undersöka om upphandling, inköp och investeringar inom ramen för l KEA-projektet sker på ett betryggande sätt och följer LOU och kommunens inköpsanvisningar. Granskningen syftar vidare till att granska huruvida det finns en intern och en extern projektorganisation som säkerställer att projektet genomförs på ett betryggande sätt, med avseende på ansvarsfördelning, rapportering, finansiering och riskhantering. Nedanstående revisionsfrågor ska besvaras av granskningen: " Hur säkerställer tekniska nämnden att inköp och upphandling inom projektet sker i enlighet med gällande lagar och regler samt kommunens inköpsanvisningar? - Vilka risker finns för att icke förutsett nytt åtgärdsbehov inte upphandlas utan går till tidigare entreprenör utan förnyad upphandling? '" Finns det klara gränsdragningar mellan parterna avseende hur ansvar och kostnader ska fördelas? '" Hur säkerställer tekniska nämnden att riskbedömning hanteras på ett ändamålsenligt sätt inom projektet? 4

18 '''' EJ fi?nst & YOUNG Finns det fastställda och dokumenterade rutiner avseende projektledningens rapporteringsvägar samt deras beslutsbefogenheter (ekonomiska och verksamhetsmässiga)? Sker det någon uppföljning av huruvida rutinerna efterlevs? Genomför tekniska nämnden någon löpande granskning avseende hur projektet fortskrider? 2.3. Avgränsningar Tekniska nämnden och kommunstyrelsen är ansvariga för den verksamhet som granskas 2.4. Metod Granskningen har i huvudsak genomförts som en dokument- och intervjustudie. Därutöver har vi granskat gällande avtal mellan de inblandade parterna samt genomfört en stickprovsgranskning av kommunens inköp kopplade till projektet. Detta för att undersöka huruvida kommunens utgifter förhåller sig dels till LOU och kommunens inköpsanvisningar samt hur de förhåller sig till aktuella avtal. Utöver detta har vi genomfört en fördjupad granskning av två upphandlingar. Intervjuer har genomförts med: ~ Ordförande, kommunstyrelsen Ordförande, tekniska nämnden ~ Vice ordförande, tekniska nämnden ~ Kommundirektör (tidigare "torpkoordinator") > Chef, Tekniska kontoret Projektledare '" Projektekonom Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att faktagranska rapporten Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen som utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna kan hämtas ifrån lagar och förarbeten eller interna regelverk, policys och fullmäktigebeslut Kriterier kan också ha sin grund i jämförbar praxis eller erkänd teoribildning. l denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av tillämpliga delar av kommunallagen och lagen om offentlig upphandling. Vidare utgörs revisionskriterierna av kommunens interna styrdokument såsom upphandlingspolicy, delegationsordning samt av kommunfullmäktige och tekniska nämnden tagna beslut, mål och uppdrag. De revisionskriterier som ligger till grund för denna granskning framgår av bilaga 1. 5

19 lllllllllllllllllllllllllll llll"" EJ1 frnst & YOUNG 3. Avtalsförhållanden IKEA-projektet har pågått sedan 2007 då förhandlingar inleddes mellan kommunen och IKEA. Ett första köpekontrakt mellan kommunen och IKEA tecknades under hösten Detta ersattes 2011 med nya köpeavtal samt exploaterings- och samarbetsavtal med IKEA och lkano. Enligt projektledarna regleras ansvaret för markåtagandena i dessa avtal. De uppger dock att det på grund av projektets storlek finns en risk att det uppstår oklarheter kring ansvarsfördelning då det är svårt att på förhand reglera alla tänkbara scenarion. Avseende fördelning av kostnader så uppger projektledarna att de kostnader som är hänförliga till iordningsställandet av marken endast ska belasta kommunen, då kommunen åtagit sig att leverera byggklar mark tiiiikea och lkano. Det som är reglerat i avtalen avser vem som ansvarar för vad avseende markens beskaffenhet. Det är således inte några löpande kostnader som ska fördelas mellan parterna Avtal med externa parter Att möjliggöra IKEA:s etablering är enligt intervjuer ett omfattande projekt för Uddevalla kommun. Dels har kommunen åtagit sig att förbereda de områden som ska överlåtas till IKEA och lkano och dels krävs det en utveckling av infrastrukturen i området där en stor del av kostnaderna tas av kommunen IKEA och /kano Inledande köpekontrakt Förhandlingar mellan kommunen och IKEA inleddes under våren Hösten 2007 tecknades ett köpekontrakt mellan kommunen och IKEA, avseende köp av markområde. Av köpekontraktet framgår att syftet var att möjliggöra etablering av IKEA handelsvaruhus med IKEA-koncept med en byggarea om cirka kvm BTA inklusive restaurang samt därtill hänförliga servicefunktioner. Avtalets giltighet är dock villkorat av ett flertal punkter, bland annat att köpekontraktet ska godkännas av kommunfullmäktige i Uddevalla och IKEA Fastigheter AB:s styrelse inom angiven tidsperiod. l övrigt regleras vilken upplåtelseform som ska gälla för marköverlåtelsen, köparens byggnadsåtagande samt villkor avseende köpeskillingen och hur den ska erläggas. l avtalet framgår att köparen ska erlägga handpenning om 600 tkr inom tre veckor från det att kontraktet godkänts av bägge parter. Handpenningen motsvarar 1 O procent av då beräknad köpeskilling. Vidare framgår det av avtalet vem som bär ansvaret och kostnaden för eventuella brister i fastighetens beskaffenhet Nuvarande avtalsstruktur Det tidigare köpekontraktet ersattes 2011 av nya avtal. Detta för att det ursprungliga köpekontraktet upprättades i ett tidigt skede i processen och det fanns i det läget en begränsad kunskap kring vad som krävdes för att iordningsställa byggbar mark samt övriga ytor. Vidare hade IKEA ett önskemål att följa samma koncept för avtalsstruktur som de hade upprättat tillsammans med en annan kommun i ett liknande ärende. Denna avtalsstruktur innebar att det upprättades ett samarbetsavtal, ett exploateringsavtal samt ett köpeavtal. Det ursprungliga avtalet omfattade delar som annars hanteras i särskilda exploateringsavtal. Ytterligare faktorer som låg till grund för de förnyade avtalen var att omfattningen på projektet ökade. Dels avsåg IKEA att uppföra ett större va- 6

20 lllllllllllllllllllllllllllll"", iilj ERNST & YOUNG ruhus än vad som tidigare avtalats och dels tillkom lkano:s etablering i området (avseende lokaler för handel som inte avser IKEA-varuhus). l samband med att det upprättades nya köpeavtal gjordes en ny värdering av marken för att säkerställa att köpet skulle ske till ett marknadsmässigt pris. Detta gjordes delvis för att undvika överklaganden eller liknande som kan leda till att projektet försenas. Kommunen har tagit hjälp av tre externa konsulter för värderingen av marken. Två konsulter som utförde två av varandra oberoende värderingar samt ytterligare en konsult som värderade de två första värderingarna då de inte var helt eniga. Den nya värderingen ledde till att köpeskillingen ökade från 6 mnkr till 72 mnkr, varav marken som sålts till IKEA värderades till 42 mkr och marken som sålts till lkano värderades till 30 mnkr. Sedan det första köpekontraktet tecknades har lkano involverats i etableringsplanerna för att upprätta lokaler för handelsändamål (som inte avser IKEA handelsvaruhus). Förhållandena mellan kommunen och IKEA och lkano regleras i tre övergripande avtal; samarbetsavtal, exploateringsavtal och köpeavtal. Därtill har tilläggsavtal till både exploaterings- och köpeavtalet tecknats samt en ansvarsförbindelse med anledning av hantering av bergmassor med förhöjd sulfidhalt Dessa avtal reglerar tillsammans hur ansvar och kostnader fördelas mellan parterna Sam arbets-, köpe- och exploateringsavtal l köpeavtalen fastslås köpeskillingen samt att övriga villkor kring köpet fastställs, bland annat hur kostnader och intäkter ska fördelas mellan köparen och säljaren, innan och efter tillträdesdagen. Enligt köpeavtalet är båda parterna överens om att det nya avtalet ersätter tidigare. ingånget köpekontrakt. Samarbetsavtalet reglerar ansvarsfördelningen på en övergripande nivå och hänvisar till exploateringsavtal och köpeavtal för en tydligare ansvarsfördelning. Av exploateringsavtalet framgår att kommunens åtagande i projektet är att förbereda de områden som ska överlåtas tiiiikea och lkano. Därtill ansvarar kommunen för byggnation av gator och cykelvägar i anslutning till de områden som överlåtits åt IKEA och lkano. IKEA och lkano ansvarar i sin tur för att byggnation för handelsändamål med bland annat ett IKEA-varuhus, andra varuhus för handel samt parkering och vägar inom kvartersmark genomförs på den mark kommunen genom köpeavtalet överlåter till IKEA och lkano. Kommunen har träffat avtal med vardera part, vilka reglerar på en mer detaljerad nivå än samarbetsavtalet hur ansvar och kostnader är fördelade. Det finns en tidplan kopplad till avtalet där det framgår när arbetet med de markåtaganden som anges i avtalet ska genomföras. l avtalet framgår vilka åtgärder kommunen ska vidta avseende utbyggnad av trafik- och allmänna anläggningar. Enligt avtalet ansvarar kommunen för arbetet avseende utformning och dimensionering samt säkerställer att detta arbete sker i samråd med Trafikverket, IKEA/Ikano samt exploatören. Se för beskrivning av vad som överenskommits med Trafikverket Tilläggsavtal Tilläggsavtalen tecknades på grund av att de arbeten som kommunen skulle utföra enligt exploateringsavtalet blev fördröjda, bland annat på grund av en försenad miljödom. Parterna enades då om att upprätta tilläggsavtal till köpe-och exploateringsavtalen där datum och villkor för äganderättstillträdet förändrats. Tillträdet skedde i juni 2012, vilket var inom ramen för avtalad tillträdesdag. Tillägget till exploateringsavtalet innehåller bland annat reviderad tidplan, förändrade vitesbelopp samt rätt för kommunen att efter 7

21 IIIIIIIIIIIJJJilllillllllillllll'''''' gj) ft?nst& YOUNG tillträdesdagen disponera vissa delar av det förvärvade området för färdigställande av markarbeten Trafikverket IKEA:s etablering medför att infrastrukturåtgärder behöver vidtas. Ett avtal har tecknats mellan kommunen, Trafikverket och Västra Götalandsregionen där förhållandet dem emellan regleras vid genomförandet (finansiering, planering, projektering och byggande) av infrastrukturprojektet Trafikverket ansvarar för genomförandet av projektet men finansieras av staten och kommunen gemensamt. Kommunen har genom avtalet åtagit sig att medfinansiera projektet med 189 mnkr (av totalt 283 mnkr), resterande bekostas av Trafikverket l avtalet regleras att om projektbudgeten överskrids med av båda parter godkända kostnader ska dessa kostnader fördelas procentuellt utifrån den övergripande fördelningen, det vill säga att kommunen svarar för 66,8 procent och Trafikverket för 33,2 procent av kostnaderna. På grund av att projektet behövde byggstartas före planerad medelstilldelning till projektet i Regional plan för transportinfrastrukturen i Västra Götaland så erbjöd sig kommunen förskottering av medel till projektet. Trafikverket ska återbetala mottaget förskotteringsbelopp när medel för projektet finns tillgängliga i Trafikverkets budget. Kommunen ska ges möjlighet att följa projektet genom samråd och insyn. Ändringar eller tillägg i projektet i form av nya funktioner eller anläggningar ska beslutas av Trafikverket efter samråd med kommunen Vår bedömning Hur ansvar och kostnader fördelas mellan kommunen, IKEA och lkano regleras i de avtal som finns upprättade. Granskningen har inte visat på annat än att kommunen genom dessa avtal och därtill hörande överenskommelser tillförsäkrat sig om att det finns en tydlighet i vilket ansvar som åligger dem respektive IKEA och lkano, utifrån kända förutsättningar vid tidpunkten för avtalets tecknande. Aven avtalet mellan Uddevalla kommun, Västra Götalandsregionen och Trafikverket (dåvarande Vägverket) bedöms ge en tydlig bild hur ansvaret är fördelat på en övergripande nivå mellan parterna. Vi kan konstatera att kommunen, tillsammans med IKEA, verkat för att uppnå en marknadsmässig nivå på markpriset Finansiering Innan det första köpekontraktet hade tecknats mellan kommunen och IKEA belastade kommunens kostnader driftsbudgeten. När det därefter uppdagades att projektet skulle bli mer omfattande beslutades att det skulle göras en avsättning, vilket skedde under 2008 och Avsättningen uppgår till totalt 362,5 mkr och ska omfatta samtliga kostnader som inte avser investeringar. En stor del av avsättningen avser de arbeten som sker inom ramen för infrastrukturprojektet mot Trafikverket, bortsett från del av Hogstorpsvägen som är att betrakta som en investering då väghållningsansvaret efter beslut åligger kommunen. Det finns en investeringsbudget för projekten som uppgår till 85 m n kr. Sammantaget beräknas kommunens utgifter således uppgå till totalt 447 mnkr fördelat på dels infrastrukturprojektet och dels IKEA-projektet. Av avsättningen är 191 mnkr (+11 mnkr budgetreserv) direkt hänförliga infrastrukturprojektet och 85m nk( (netto) är direkt hänförliga IiiilKEA-projektet och iordningsställandet av den mark som kommer att övergå i IKEA:s och lkano:s ägo. Resterande utgifter avser bland annat ut- 2 Enligt budget. Enligt prognos kommer utgifterna att uppgå till 70,7 mnkr (netto) 8

22 llllllllllllllllllllllllllllll""" E!/ frnst & YOUNG gifter för uppförande av bussterminal för Västtrafik samt kostnader för projektledning som inte är direkt hänförliga till ett av projekten. De utgifter som avser investeringar bokas till en början på ett resultatkonto för att vid delårsbokslut rapporteras som ett pågående arbete. Detta redovisas samlat för tekniska nämnden. Vid årsbokslut förs det sedan över som pågående arbete per investeringskod. Det som avgör om kostnaderna ska gå som investering eller bokas mot avsättningen beror i huvudsak på hur ägandet kommer att se ut framöver. Om det ska vara kvar i kommunens ägo och överstiger 0,5 prisbasbelopp ska det normalt gå som en investering. Om det däremot kommer att övergå i exempelvis IKEA:s/lkano:s ägo bokas det däremot mot avsättningen. Av granskningen har framkommit att det vid tidpunkten för granskningen pågår förhandlingar med Trafikverket avseende fördyringar som uppstått. l dagsläget beräknas dessa fördyringar uppgå till 34 mnkr. Beloppet kan komma att ändras i takt med att projektet fortskrider. l skrivelse som projektledningen tagit fram uppges att fördyringarna grundar sig i att grundkalkylerna som gjordes i infrastrukturprojektet baserades på ett grovt underlagsmaterial och togs fram innan projektering var gjord. Detta gör att det förekommit vissa avvikelser. En av de större avvikelserna berör Hagstorpsvägen som utgör en del av de åtgärder som ska vidtas inom ramen för projektet. Atgärderna på Hagstorpsvägen har lett till avvikelser från grundkalkylen som uppgår till 34 m n kr. l skrivelsen ges förklaringar till de avvikelser som uppstått samt ett förslag på hur de ökade kostnaderna ska fördelas mellan kommunen och Trafikverket, vilken baseras på vilken av parterna som bör hållas ansvarig för avvikelsen samt på hur fördelning av kostnader normalt görsför vissa åtgärder. Enligt uppgift har en överenskommelse nåtts mellan Trafikverket, VGR och kommunen där fördelningen av merkostnaden sker enligt samma princip som i grundavtalet Vår bedömning Hur finansieringen av projekten ska fördelas mellan de involverade parterna regleras i avtalen, se avsnitt 3.1. Vi kan konstatera att kommunen står för merparten av finansieringen av de båda projekten. Kostnaderna redovisas antingen mot den avsättning som gjorts eller som en investering. Det finns fastställda ramar för både avsättningen och investeringarna. Kommunens kostnader för att iordningsställa den mark som sålts till IKEA och lkano är prognostiserade till totalt 141,7 mnkr. Intäkterna som kommunen erhåller vid försäljningen av marken täcker ungefär hälften av kostnaderna, vilket innebär att kommunens nettokostnad är 70,7 m n kr. Vi har tagit hjälp av ett juridiskt ombud i denna fråga och konstaterar utifrån detta att det kan finnas en risk att det bidrag som kommunen lämnat i form av de kostnader som uppstått för att iordningsställa marken inte är förenliga med EU:s statsstödsregler. Detta är dock en fråga som inte utreds vidare inom ramen för denna granskning då det krävs en fördjupad juridisk prövning för att en välgrundad bedömning ska kunna lämnas. För att tekniska nämnden ska hållas informerade om hur infrastrukturprojektet fortgår bör tekniska nämnden löpande följa projektets utveckling och tillse att de erhåller uppföljning kring tillkommande kostnader och fördelning av dessa ska ske mellan parterna. 9

23 lllllllllllllllllllllllilllll"' frnsj & YOUNG 4. Projektorganisation Under projektets gång har projektorganisationen utvecklats och ramarna för projektet har fastställts i avtal och överenskommelser. Nedan ges en beskrivning av hur projektorganisationen är uppbyggd inom kommunen samt de forum som finns för uppföljning och återrapportering. Vidare återges hur risker hanteras i projektet Projektorganisation och ansvarsfördelning Det är ett flertal parter som är involverade i projektet, både interna och externa. Utöver det finns det ytterligare intressenter som bland annat kräver information kring projektet och dess fortskridande. Nedan beskrivs översiktligt de parter som antingen är involverade i eller är berörda av projektet på annat sätt. l Kommunstyrelsen l styrgrupp för Infrastrukturavtal l Kommunen, Trafiklintern kommunal styrgrupp, l landsregionen verket, Västra Göta- Kommunala - nämnder, KSB - utskott (ÖPU) - förvaltningar ~ - avdelningar -bolag Projektkoordinator Externa intressenter Torp handelsområde Dialogmöten övergripande Planering Mobility Management Tekniska nämnden Allmänhet Dialogmöten och kommunikation med - Direkt berörda -Allmänheten Projektorganisation Uddevalla och - Intresseorganisationer 6stra Torp IKEA, lkano Trafikverket Infrastrukturavtal, projektledare Kommunstyrelsen ansvarar för att besluta om ramar för projektet samt tilläggsbeslut som inte ryms inom projektramen. Kommunstyrelsen finns representerade i den interna styrgruppen, som består av följande representanter: ~ kommunstyrelsens ordförande kommunstyrelsens vice ordförande tekniska nämndens ordförande miljö- och stadsbyggnadsnämndens ordförande Tf kommundirektör (tidigare projektkoordinator) ~» Förvaltningschef, tekniska kontoret Förvaltningschef, miljö och stadsbyggnad 10

24 lllllllllllllllllllilllllllllll"'" E!/ frnst & YOUNG styrgruppen utgör en koordinerande funktion. Det finns dock ingen uppdragsbeskrivning eller liknande där det framgår vilket ansvar som åligger styrgruppen eller i vilken mån de har möjlighet att besluta om eventuella åtgärder och/eller omprioriteringar inom projektet. Enligt intervjuer tas normalt inga beslut av styrgruppen. Tekniska nämnden är huvudansvarig för genomförandet av IKEA-projektet och infrastrukturprojektet Det är mark- och exploateringsavdelningen som genom utsedd projektledare har uppdrag att leda det arbete som regleras i avtalen med IKEA och lkano. l uppdraget ingår att organisera och genomföra arbetet samt att ha kontakter med externa och interna parter. l arbetet ingår rapportering till teknisk chef, projektets styrgrupp samt till tekniska nämnden och andra politiska organ. Den interna projektorganisationen har förändrats under projektets gång. Till en början hade kommunen en ensam projektledare som drev projektet och hade det övergripande ansvaret för både planering och ekonomi. Efterhand som projektet ökade i omfattning och förutsättningarna klargjordes uppstod ett behov av att tillsätta ytterligare en projektledare. En extern konsult togs in under 201 O för att utgöra stöd i byggprojektledningen och vid årsskiftet 2010/2011 tillsattes ytterligare en projektledare, som under våren 2011 ensam blev huvudansvarig för projektet då den ursprungliga projektledaren gick i pension. Behovet av ytterligare en projektledare kvarstod och i december 2011 tillsattes en huvudansvarig projektledare. Kommunen beslutade vid samma tidpunkt att tillsätta en projektkoordinator (se nedan). Under sommaren 2011 tillsattes även en projektekonom på heltid. l dagsläget arbetar projektekonomen inte längre på heltid med projektet. Vidare ingår en kontrollant i projektorganisationen, vars uppgift är att sköta samordning mellan entreprenörerna samt ansvara för kontroll av dem. Under 2012 har projektorganisationen således bestått av två projektledare, projektekonom samt kontrollant. Det saknas en uppdragsbeskrivning som tydliggör hur arbetet och ansvaret ska vara fördelat mellan projektledarna. Enligt uppgift finns det dock en informell fördelning som grundar sig i deras kunskap och kompetens där den huvudansvarige projektledaren besitter kompetens inom anläggnings- och byggprojekt såsom entreprenörskontakter och upphandling och den andre projektledaren har kompetens med fastighetsrättslig anknytning, såsom kontakter med berörda markägare/grannar, inlösen av fastigheter, förhandlingar och upprättande av avtal etc. Projektledarna uppger att de arbetar parallellt i de flesta frågor samt att de har en god insyn i varandras arbete genom att arbetar nära och löpande tar del av varandras arbetsmaterial. Detta anser de minskar risken för att något "hamnar mellan stolarna". Projektkoordinatorn tillsattes i december 2011 med uppdrag att ha helhetsansvar för kommunens engagemang inom Torps handelsområde. l det anställningsavtal som tecknades framgår att uppdraget var tänkt att pågå till och med 31 december l oktober 2012 genomfördes dock en förändring i kommunens organisation vilket innebar att projektkoordinatorn lämnade uppdraget för att tillträda som tillförordnad kommundirektör. Enligt intervju med tillförordnad kommundirektör och teknisk chef var projektkoordinatorn ansvarig för de externa kontakterna med allmänheten, Trafikverket samt övriga externa intressenter. Koordinatorn ansvarade även för kontakten/kommunikationen med interna intressenter. Av anställningsavtalet för projektkoordinatorn framgår att rapportering av arbetet skulle ske till kommunens interna styrgrupp och till översiktsplaneringsutskottet Av intervjuerna framgår att det inte längre finns något behov av en projektkoordinator varför denna tjänst inte kommer att tillsättas på nytt. Dock har delar av projektkoordinatorns uppdrag fördelats ut till bland annat projektledare. 11

25 lllllllllllllllllllllllllllll"'" JJ ERNsT & YouNG Planering, uppföljning och rapportering Det har tidigare inte funnits några styrdokument som tydliggör hur projekt ska hanteras med avseende på projektplanering, kommunikation, uppföljning etc. Under 2012 har dock tekniska kontoret tagit fram en projektmodell som förvaltningsledningen beslutat om ska gälla. Projektmodellen beskriver bland annat roller och ansvar inom projekt, hur projekt ska styras (när och av vem beslut ska tas), projektets faser samt vilken dokumentation som ska tas fram under projektets gång (inkl. dokumentmallar). Den framtagna modellen har dock inte kunnat tillämpas på de aktuella projekten. Uppföljning och avrapportering inom ramen för både IKEA- och infrastrukturprojektet sker dock kontinuerligt, både internt samt med externa parter. Det är projektgruppen och tidigare projektkoordinator som ansvarar för information, avstämning och rapportering inom projekten. Avseende infrastrukturprojektet finns det fastställt vilka möten som ska genomföras, vad de syftar till, hur ofta de ska genomföras samt vilka som ska delta. Bland annat hålls projektledarmöten två gånger i månaden för att stämma av och samordna gemensamma projekt ( delprojekt inom ramen för det övergripande infrastrukturprojektet). Ungefär fyra gånger per år trätfas styrgruppen för Infrastrukturavtal för att hantera strategiska beslut. Därutöver hålls samverkans- och dialogmöten i olika former ungefär 4 gånger per år. Båda dessa möten protokollförs. Inom IKEA-projektet hålls informations-, uppföljnings- och avstämningsmöten löpande. Bland annat hålls projektgruppsmöten där kommunens, IKEA:s och lkano:s projektledare deltar. Det sker även regelbundna avstämningar mellan Uddevalla kommun och dess entreprenörer (Markbygg, Veidekke) samt IKEA och lkano:s entreprenörer (PEAB). Vidare hålls det kontinuerligt byggmöten med projektledare, byggledare och entreprenör samt byggledarmöten där kommunens byggledare och projektledare deltar. Ramarna för dessa möten samt hur ofta de ska hållas är dock inte fastställt i någon dokumenterad plan. Projektledare har kontinuerliga avstämningar med teknisk chef samt att de tillsammans med projektekonomen gör månadsvisa ekonomiavstämningar som redovisas till tekniska nämnden. Projektledarna har en stående informationspunkt under tekniska nämndens sammanträden. Under dessa månatliga rapporteringar sker det främst en redovisning kring hur projektet fortskrider i förhållande till tidplan och avsättning/investeringar. Det finns inte krav på att dessa uppföljningar ska ske skriftligt. Vid två tillfällen per år sker en mer omfattande rapportering där projektledare ger en mer detaljerad uppföljning av respektive delentreprenad inom projektet. Av granskningen har framkommit att tekniska nämnden upplever att den uppföljning de får är strukturerad och tillräcklig med avseende på omfattning och innehåll. Utöver de uppföljningar som görs är tekniska nämnden involverade i projektet då beslut ska tas kring exempelvis anvisning av medel inför genomförandet av respektive entreprenad, vid särskilda delegationsärenden, då avtal ska tecknas etc. Den interna kommunala styrgruppen erhåller också månadsvis uppföljning kring projektets fortskridande. Under styrgruppsmötena behandlas främst sådant som dykt upp i relation till Trafikverket, hur arbetsplanen fortskrider, vilka eventuella åtgärder som behöver vidtas, omläggningar i projektet etc. De styrgruppsmöten som hålls protokollförs inte Vår bedömning Det finns en tydlig projektorganisation som är dokumenterad i form av en organisationskarta. Det saknas dock dokumenterade uppdrag där det framgår vilket ansvar som 12

Uddevalla kommun. El ERNST&YOUNG

Uddevalla kommun. El ERNST&YOUNG Revisionsrapport 2013 Genomförd på uppdrag av revisorerna Januari 2013 Uddevalla kommun Granskning av upphandling, inköp och investeringar samt ansvarsfördelning och rapportering inom projektet "Torp växer"

Läs mer

Matarengivägsprojektet

Matarengivägsprojektet www.pwc.se Revisionsrapport Robert Bergman, revisionskonsult Matarengivägsprojektet Övertorneå kommun Mars 2013 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...3 2.1. Bakgrund...3 2.2. Revisionsfråga...3

Läs mer

Projekt med extern finansiering styrning och kontroll

Projekt med extern finansiering styrning och kontroll www.pwc.se Revisionsrapport Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Johan Lidström Revisor Projekt med extern finansiering styrning och kontroll Sollefteå kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1

Läs mer

Revisionsrapport Granskning av upphandlingsrutiner. Ragunda Kommun

Revisionsrapport Granskning av upphandlingsrutiner. Ragunda Kommun Revisionsrapport Granskning av upphandlingsrutiner. Ragunda Kommun 11 Januari 2013 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Resultat... 3 3. Revisionell bedömning... 7 Sammanfattning På uppdrag

Läs mer

Södertälje kommun. Granskning av upphandling och hantering av avtal inom social- och omsorgskontoret och samhällsbyggnadskontoret

Södertälje kommun. Granskning av upphandling och hantering av avtal inom social- och omsorgskontoret och samhällsbyggnadskontoret Revisionsrapport 5/2014 Genomförd på uppdrag av revisorerna 2014 Södertälje kommun Granskning av upphandling och hantering av avtal inom social- och omsorgskontoret och samhällsbyggnadskontoret Innehåll

Läs mer

Granskning av upphandlingsverksamhet

Granskning av upphandlingsverksamhet Revisionsrapport Granskning av upphandlingsverksamhet Yvonne Lundin Kristianstads Renhållnings AB, Kristianstads Biogas AB Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 2 1.3 Metod och

Läs mer

Granskning av kontroller i investeringsprocessen. Trosa kommun

Granskning av kontroller i investeringsprocessen. Trosa kommun Revisionsrapport Granskning av kontroller i investeringsprocessen Matti Leskelä Februari 2013 Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning 1 2 Vårt uppdrag 2 2.1 Bakgrund 2 2.2 Syfte 2 2.3 Metod 2 3

Läs mer

Revisionsrapport Granskning av inköpsrutiner och ramavtal. Krokoms kommun

Revisionsrapport Granskning av inköpsrutiner och ramavtal. Krokoms kommun Revisionsrapport Granskning av inköpsrutiner och ramavtal Krokoms kommun December 2013 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Granskningsresultat... 3 3. Bedömning och rekommendationer... 8

Läs mer

Revisionsrapport Granskning av upphandlade ramavtal. Härjedalens Kommun

Revisionsrapport Granskning av upphandlade ramavtal. Härjedalens Kommun Revisionsrapport Granskning av upphandlade ramavtal. Härjedalens Kommun 2 November 2012 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Resultat... 3 3. Bedömning och rekommendationer... 5 Sammanfattning

Läs mer

Granskning av upphandlingsverksamhet

Granskning av upphandlingsverksamhet Revisionsrapport Granskning av upphandlingsverksamhet AB Kristianstadsbyggen Yvonne Lundin Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 1 1.3 Metod och avgränsning 2 2 Iakttagelser

Läs mer

Revisionsrapport 1 / 2010 Genomförd på uppdrag av revisorerna juni 2010. Haninge kommun. Granskning rörande kostnader Ungdomens hus

Revisionsrapport 1 / 2010 Genomförd på uppdrag av revisorerna juni 2010. Haninge kommun. Granskning rörande kostnader Ungdomens hus Revisionsrapport 1 / 2010 Genomförd på uppdrag av revisorerna juni 2010 Haninge kommun Granskning rörande kostnader Ungdomens hus Innehåll 1. Inledning...2 1.1. Syfte och avgränsning...2 2. Bakgrund och

Läs mer

REVISIONSRAPPORT. Landstinget Halland. Granskning av projektredovisning. styrning och uppföljning 2004-05-18. Leif Johansson

REVISIONSRAPPORT. Landstinget Halland. Granskning av projektredovisning. styrning och uppföljning 2004-05-18. Leif Johansson REVISIONSRAPPORT Granskning av projektredovisning styrning och uppföljning Landstinget Halland 2004-05-18 Leif Johansson INNEHÅLLSFÖRTECKNING INNEHÅLLSFÖRTECKNING...1 1. Uppdrag...2 2. Syfte och metod...2

Läs mer

Revisionsrapport. Intern styrning och kontroll i upphandlings- och inköpsprocessen. Sammanfattning

Revisionsrapport. Intern styrning och kontroll i upphandlings- och inköpsprocessen. Sammanfattning Revisionsrapport Göteborgs universitet Box 100 405 30 Göteborg Datum Dnr 2012-02-13 32-2011-0676 Intern styrning och kontroll i upphandlings- och inköpsprocessen Riksrevisionen har som ett led i den årliga

Läs mer

Yttrande över granskningsrapport Verksamheter utlagda på entreprenad

Yttrande över granskningsrapport Verksamheter utlagda på entreprenad Kommunstyrelsen 2011 03 14 70 135 Arbets och personalutskottet 2011 02 28 41 78 Dnr 10.814 007 marsks17 Yttrande över granskningsrapport Verksamheter utlagda på entreprenad Bilaga: Tekniska nämndens yttrande

Läs mer

Ovanåkers kommun. Ansvarsgranskning av kommunstyrelsen och nämnderna med inriktning mot intern kontroll. Revisionsrapport

Ovanåkers kommun. Ansvarsgranskning av kommunstyrelsen och nämnderna med inriktning mot intern kontroll. Revisionsrapport Ansvarsgranskning av kommunstyrelsen och nämnderna med inriktning mot intern kontroll Revisionsrapport KPMG AB Antal sidor: 9 Innehåll 1. Sammanfattning och kommentarer/rekommendationer 1 2. Uppdrag 2

Läs mer

Förslag till beslut Landstingsstyrelsen föreslås besluta MISSIV 2012-05-21 LJ2012/518

Förslag till beslut Landstingsstyrelsen föreslås besluta MISSIV 2012-05-21 LJ2012/518 MISSIV 2012-05-21 LJ2012/518 Landstingsstyrelsen Projektavstämning kulturhuset Spira - rapport från landstingsrevisionen Landstingets revisorer har granskat projektet med kulturhuset Spiras ekonomiska

Läs mer

Revisionsrapport Granskning av upphandlingsprocess efter antagande av ny upphandlingspolicy Trelleborgs kommun

Revisionsrapport Granskning av upphandlingsprocess efter antagande av ny upphandlingspolicy Trelleborgs kommun Revisionsrapport Granskning av upphandlingsprocess efter antagande av ny upphandlingspolicy Trelleborgs kommun Fredrik Andrén November 2012 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning 3 2. Inledning 4 2.1.

Läs mer

Granskning av årsredovisning i Samordningsförbundet Välfärd Nacka Avrapportering av revision per 31 december 2012 2013-04-09 Revisorerna i Samordningsförbundet Välfärd i Nacka Min granskning har genomförts

Läs mer

Granskning av upphandlingsförfarandet. inom utvalda nämnder och förvaltningar

Granskning av upphandlingsförfarandet. inom utvalda nämnder och förvaltningar Revisionsrapport Granskning av upphandlingsförfarandet inom utvalda nämnder och förvaltningar Svalövs Kommun Fredrik Andrén Januari 2013 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...2 2.1.

Läs mer

Uppföljning av upphandling svar på revisionsskrivelse

Uppföljning av upphandling svar på revisionsskrivelse 8 april 2014 KS-2014/476.912 1 (7) HANDLÄGGARE Mikael Blomberg 08-535 302 98 mikael.blomberg@huddinge.se Kommunstyrelsen Uppföljning av upphandling svar på revisionsskrivelse Förslag till beslut Kommunstyrelsens

Läs mer

Externt finansierade projekt

Externt finansierade projekt Revisionsrapport Externt finansierade projekt Gällivare kommun Mars 2010 Hans Forsström, certifierad kommunal revisor Rolf Särkimukka, revisionskonsult 2010-03-11 Hans Forsström Rolf Särkimukka Innehållsförteckning

Läs mer

Granskning av konsultanvändningen inom kommunstyrelsen organisation

Granskning av konsultanvändningen inom kommunstyrelsen organisation Revisionsrapport Granskning av konsultanvändningen inom kommunstyrelsen organisation Kalmar kommun Maj 2009 Pär Sturesson Stefan Wik Innehållsförteckning 1 Inledning...1 2 Tillvägagångssätt...1 3 Iakttagelser...2

Läs mer

PROTOKOLL Kommunstyrelsen 55 Svar på Revisionsrapport kommunstyrelsens uppsikt över bolagen Beredning Yrkande Kommunstyrelsens beslut

PROTOKOLL Kommunstyrelsen 55 Svar på Revisionsrapport kommunstyrelsens uppsikt över bolagen Beredning Yrkande Kommunstyrelsens beslut PROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsen 2013-02-26 15 55 Dnr 2012.397 107 Svar på Revisionsrapport kommunstyrelsens uppsikt över bolagen Kommunens revisorer har gett Kommunal Sektor inom PwC

Läs mer

ABCD. Intern kontroll avseende inköp Revisionsrapport. Arvika kommun. KPMG 2011-11-15 Antal sidor: 12

ABCD. Intern kontroll avseende inköp Revisionsrapport. Arvika kommun. KPMG 2011-11-15 Antal sidor: 12 ABCD Arvika kommun Intern kontroll avseende inköp Revisionsrapport KPMG 2011-11-15 Antal sidor: 12 ABCD Arvika kommun Intern kontroll avseende inköp 2011-11-15 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund

Läs mer

Revisionsrapport. Granskning av efterarbetes- och uppföljningsprocessen efter avslutad upphandling inom Båstad Kommun.

Revisionsrapport. Granskning av efterarbetes- och uppföljningsprocessen efter avslutad upphandling inom Båstad Kommun. Revisionsrapport Granskning av efterarbetes- och uppföljningsprocessen efter avslutad upphandling inom Båstad Kommun. Januari 2012 Fredrik Andrén, Jur. Kand. Innehåll 1 Sammanfattning... 3 2 Inledning...

Läs mer

Riktlinjer för upphandling i Norrtälje kommun

Riktlinjer för upphandling i Norrtälje kommun FÖRFATTNINGSSAMLING Riktlinjer för upphandling i Norrtälje kommun Antagen av kommunstyrelsen 2014-03-31, 52 1 2014-01-27 Riktlinjer för upphandling i Norrtälje kommun Riktlinjer till samtliga kommunens

Läs mer

Riktlinjer till inköps- och upphandlingspolicyn

Riktlinjer till inköps- och upphandlingspolicyn -1 - Riktlinjer till inköps- och upphandlingspolicyn INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Inledning och syfte s. 2 2. Upphandlingsprocessen s. 2-5 2.1 Tröskelvärden 2.2 Upphandlingar över tröskelvärdet 2.3 Upphandlingar

Läs mer

Uppföljning av upphandlingsgranskning från 2011

Uppföljning av upphandlingsgranskning från 2011 Revisionsrapport 10/2013 Genomförd på uppdrag av revisorerna Uppföljning av upphandlingsgranskning från 2011 Upplands Väsby kommun Innehåll 1 Inledning...2 1.1 Bakgrund...2 1.2 Syfte...2 1.3 Metod...2

Läs mer

Avtalsuppföljning utifrån granskning om bisysslor

Avtalsuppföljning utifrån granskning om bisysslor Avtalsuppföljning utifrån granskning om bisysslor Dnr: Rev 33-2012 Genomförd av: Revisionsenheten Thomas Vilhelmsson Vilhelm Rundquist Behandlad av Revisorskollegiet den 19 februari 2014 1 Innehåll 1 Sammanfattning...

Läs mer

Avesta kommun. Intern kontroll Uppföljning av revisionsgranskning

Avesta kommun. Intern kontroll Uppföljning av revisionsgranskning Uppföljning av revisionsgranskning Offentlig sektor KPMG AB 2012-10-02 Antal sidor: 6 Antal bilagor: X Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 1 3. Syfte 2 4. Avgränsning 2 5. Ansvarig styrelse 2 6. Metod

Läs mer

Granskning av Intern kontroll

Granskning av Intern kontroll www.pwc.se Revisionsrapport Lars Wigström Cert. kommunal revisor Granskning av Intern kontroll Vingåkers kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer... 1 2. Inledning...3

Läs mer

Löpande granskning av rutin för upphandling

Löpande granskning av rutin för upphandling Revisionsrapport Länsstyrelsen i Uppsala län Hamnesplanaden 3 751 86 Uppsala Datum Dnr 2008-03-19 32-2007-0588 Löpande granskning av rutin för upphandling Som ett led i den årliga revisionen av Länsstyrelsen

Läs mer

Uppföljning av det interna kontrollarbetet 2014

Uppföljning av det interna kontrollarbetet 2014 Uppföljning av det interna kontrollarbetet 2014 Osby kommun 25 februari 2015 Anna Hammarsten Bakgrund, syfte och metod Bakgrund Kommunstyrelsen och nämnderna ska i enlighet med gällande kommunallag tillse

Läs mer

Revisionsrapport Granskning av projektredovisning

Revisionsrapport Granskning av projektredovisning Revisionsrapport Granskning av projektredovisning Anna Hilmarsson, Certifierad kommunal revisor Emelie Lönnblad, Revisionskonsult Kristianstads kommun Januari 2012 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning

Läs mer

Granskning av styrsystemet MORA PLUS IT

Granskning av styrsystemet MORA PLUS IT Revisionsrapport Granskning av styrsystemet MORA PLUS IT Mora kommun November 2009 Författare Robert Heed Hans Gåsste Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 1.1 Bakgrund och revisionsfråga... 3 1.2 Metod...

Läs mer

2013-11-13. Rapport från kommunrevisorerna avseende granskning av rutiner för bilanvändning

2013-11-13. Rapport från kommunrevisorerna avseende granskning av rutiner för bilanvändning KARLSKOGA KOMMUN Kommunstyrelsen 2013-11- 1 4 ~ KARLSKOGA KOMMUN "ld'. Revisionen 2013-11-13 Samhällsbyggnadsnämnden Socialnämnden För kännedom: Kommunfullmäktige Rapport från kommunrevisorerna avseende

Läs mer

www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av intern kontroll Joanna Hägg Tilda Lindell Tierps kommun September 2014 pwc

www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av intern kontroll Joanna Hägg Tilda Lindell Tierps kommun September 2014 pwc www.pwc.se Revisionsrapport Joanna Hägg Tilda Lindell Granskning av intern kontroll Tierps kommun pwc Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning... 1 2. Inledning... 2 2.1. Granskningsbakgrund...

Läs mer

Revisionsrapport Bokslutsprocessen

Revisionsrapport Bokslutsprocessen www.pwc.se Revisionsrapport Per Ståhlberg Cert. kommunal revisor Bokslutsprocessen Skellefteå kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2

Läs mer

Jönköpings kommun Granskning av upphandlingsprocessen inom tekniska nämnden. December 2014 Torbjörn Bengtsson, Jakob Janerheim och Viktor Johansson

Jönköpings kommun Granskning av upphandlingsprocessen inom tekniska nämnden. December 2014 Torbjörn Bengtsson, Jakob Janerheim och Viktor Johansson Jönköpings kommun Granskning av upphandlingsprocessen inom tekniska nämnden December 2014 Torbjörn Bengtsson, Jakob Janerheim och Viktor Johansson Innehåll Sammanfattning 1 1. Inledning 2 2. Tekniska nämndens

Läs mer

Policy och riktlinjer för upphandling Antagen av kommunfullmäktige 2005-mm-dd Ersätter upphandlingspolicy antagen 2003-09-22

Policy och riktlinjer för upphandling Antagen av kommunfullmäktige 2005-mm-dd Ersätter upphandlingspolicy antagen 2003-09-22 Policy och riktlinjer för upphandling Antagen av kommunfullmäktige 2005-mm-dd Ersätter upphandlingspolicy antagen 2003-09-22 Upphandlingspolicy Vallentuna 2005.doc 1/6 Policy Vallentuna kommuns och kommunala

Läs mer

Regler vid inköp och upphandling vid Högskolan Dalarna

Regler vid inköp och upphandling vid Högskolan Dalarna Regler vid inköp och upphandling vid Högskolan Dalarna Beslut: 2015-04-10 Reviderad: - Dnr: DUC 2014/1879/10 Ersätter: - Relaterade dokument: Bilaga 1, Upphandlingsprocessen. Bilaga 2, Handläggningsordning

Läs mer

Verkställighet och återrapportering av beslut

Verkställighet och återrapportering av beslut Revisionsrapport Verkställighet och återrapportering av beslut Motala kommun April 2010 Christina Norrgård Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning och rekommendationer...1 2 Bakgrund...2 2.1 Uppdrag

Läs mer

Revisionsrapport. Granskning av inköpsrutinen. mot leverantörer. Borgholm Energi AB. Malin Kronmar Caroline Liljebjörn

Revisionsrapport. Granskning av inköpsrutinen. mot leverantörer. Borgholm Energi AB. Malin Kronmar Caroline Liljebjörn Revisionsrapport Granskning av inköpsrutinen och köptrohet mot leverantörer Borgholm Energi AB Malin Kronmar Caroline Liljebjörn 7 februari 2012 Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Revisionsfråga

Läs mer

Granskning av utbetalningar

Granskning av utbetalningar Revisionsrapport Granskning av utbetalningar Trelleborgs kommun Bengt-Åke Hägg Godkänd revisor Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 1 2.1. Bakgrund... 1 2.2. Revisionsfråga... 1

Läs mer

Granskning av intern kontroll. Söderhamns kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Micaela Hedin Certifierad kommunal revisor

Granskning av intern kontroll. Söderhamns kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Micaela Hedin Certifierad kommunal revisor Granskning av intern kontroll Söderhamns kommun Revisionsrapport Februari 2011 Micaela Hedin Certifierad kommunal revisor Robert Heed Revisionskonsult Innehållsförteckning Sammanfattning... 3 1. Inledning...

Läs mer

Kommunrevisionens granskning Kommunens upphandlingsverksamhet

Kommunrevisionens granskning Kommunens upphandlingsverksamhet Kommunstyrelsen 2008-03-17 64 159 Arbets- och personalutskottet 2008-02-25 45 117 Dnr 07.853-007 marsks16 Kommunrevisionens granskning Kommunens upphandlingsverksamhet och regler för leasing Bilaga: Slutdokument

Läs mer

Revisionsrapport Granskning av upphandlingsverksam heten Kristianstads kommun

Revisionsrapport Granskning av upphandlingsverksam heten Kristianstads kommun Revisionsrapport Granskning av upphandlingsverksam heten Kristianstads kommun Fredrik Andrén Oktober 2012 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning 3 2. Inledning 5 2.1. Bakgrund 5 2.2. Syfte 5 2.3. Metod

Läs mer

Granskning av ändrad organisation avseende nämndernas ekonomfunktion Nynäshamns kommun Revisionsrapport

Granskning av ändrad organisation avseende nämndernas ekonomfunktion Nynäshamns kommun Revisionsrapport Granskning av ändrad organisation avseende nämndernas ekonomfunktion Nynäshamns kommun Revisionsrapport Percy Carlsbrand Februari 2011 Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning och rekommendationer...

Läs mer

Granskning av delårsrapport 2007-08-31

Granskning av delårsrapport 2007-08-31 Granskning av delårsrapport 2007-08-31 Granskningsrapport 1/2007 Oktober 2007 Ernst & Young AB Per Pehrson Innehållsförteckning 1 SAMMANFATTNING...3 2 INLEDNING...4 2.1 Syfte... 4 2.2 Metod... 4 2.3 Avgränsningar...

Läs mer

Riktlinjer för inköp och upphandling inom Värmdö kommun

Riktlinjer för inköp och upphandling inom Värmdö kommun Riktlinjer för inköp och upphandling inom Värmdö kommun Detta dokument beskriver hur professionella inköp och upphandlingar ska göras, vilka generella riktlinjer som finns och hur ansvarsfördelningen ser

Läs mer

TOMELILLA KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Nr A 14:7

TOMELILLA KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Nr A 14:7 TOMELILLA KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Nr A 14:7 Kf 103/2014 Dnr Ks/K 2001.10441 REGLEMENTE FÖR TOMELILLA KOMMUN OCH DESS HELÄGDA FÖRETAG Antagen av kommunfullmäktige den 18 juni 2014, Kf 103. 1.

Läs mer

För ytterligare information angående granskningen hänvisas till rapporten.

För ytterligare information angående granskningen hänvisas till rapporten. MARIESTAD KOMMUN 2011-12-13 Revisorerna Till Kommunstyrelsen Barn- och utbildningsnämnden Socialnämnden Miljö- och byggnadsnämnden Teknisk nämnd Kulturnämnd För kännedom Kommunfullmäktige Kommunrevisorerna

Läs mer

Ägardirektiv för Elmen AB

Ägardirektiv för Elmen AB Kommunfullmäktige 2013-08-27 1 (5) Beslutsreferens KF 2013-09-30, 86, Dnr 2013/157 003 Elmens bolagsstämma 2013-11-05, 7 Ägardirektiv för Elmen AB 1 Styrande dokument Bolagets verksamhet regleras av kommunallagen

Läs mer

EY Building a better working world. Alingsås kommun. Fördjupad granskning av intern kontroll inom inköp och upphandling

EY Building a better working world. Alingsås kommun. Fördjupad granskning av intern kontroll inom inköp och upphandling Revisionsrapport 2014 Genomförd på uppdrag av revisorerna Januari 2015 Alingsås kommun Fördjupad granskning av intern kontroll inom inköp och upphandling EY Innehåll 1. Sammanfattning 2 2. 2.1. 2.2. 2.3.

Läs mer

Granskning av intern kontroll 2011 - svar på revisionsskrivelse

Granskning av intern kontroll 2011 - svar på revisionsskrivelse STYRELSEN SAMMANTRÄDES PROTOKOLL 30 (36) Sammanträdesdatum Paragraf Kommunstyrelsen 30 januari 2012 19 Diarienummer KS-2011/1 036.912 Granskning av intern kontroll 2011 - svar på revisionsskrivelse Kommunstyrelsens

Läs mer

Granskning av klassificering drift/investering

Granskning av klassificering drift/investering Revisionsrapport Granskning av klassificering drift/investering Botkyrka kommun 2010-05-31 Anders Petersson Jonas Eriksson Innehållsförteckning 1. Sammanfattning...1 2. Inledning...2 2.1 Bakgrund/syfte,

Läs mer

Riktlinjer för upphandling i Hallstahammars kommun

Riktlinjer för upphandling i Hallstahammars kommun Riktlinjer för upphandling i Hallstahammars kommun Inledning: Kommunen är totalt sett en mycket stor köpare av varor och tjänster. Denna upphandlingspolicy syftar till att kommunens medel används effektivt

Läs mer

Granskning av nämndernas beredningsrutiner

Granskning av nämndernas beredningsrutiner Revisionsrapport Granskning av nämndernas beredningsrutiner Marks kommun 2010-06-23 Hans Gåsste Innehållsförteckning 1 Bakgrund... 3 1.1 Uppdrag och syfte... 3 1.2 Revisionsfråga... 3 1.3 Kontrollmål...

Läs mer

Revisionsrapport Översiktlig granskning ledningssystem för systematisk kvalitetsarbete

Revisionsrapport Översiktlig granskning ledningssystem för systematisk kvalitetsarbete s revisorer Kommunstyrelsen För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium Revisionsrapport Översiktlig granskning ledningssystem för systematisk kvalitetsarbete Revisionen har via KPMG genomfört en granskning

Läs mer

Granskning av delårsrapport

Granskning av delårsrapport Revisionsrapport Granskning av delårsrapport 2012 Kalix kommun Conny Erkheikki Auktoriserad revisor Anna Carlénius Revisionskonsult 12 november 2012 Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning 1 2.1

Läs mer

SOLLENTUNA KOMMUN Kommunledningskontoret

SOLLENTUNA KOMMUN Kommunledningskontoret 14 SOLLENTUNA KOMMUN Kommunledningskontoret Tjänsteutlåtande 2012-10-31 Ingegärd Bornelind Sidan 1 av 2 Kommunjurist/Avd.chef +46 8 579 216 03 Dnr 2012/0625 KS-1 Diariekod: 801 Kommunstyrelsen Revidering

Läs mer

Revisionsstrategi. Innehållsförteckning 2012-04-16

Revisionsstrategi. Innehållsförteckning 2012-04-16 Revisionsstrategi Innehållsförteckning 1 Inledning... 2 2 Revisionens uppdrag... 2 3 Revisionens strategier... 3 3.1 Ansvarsprövning... 3 3.1.1 Planering... 3 3.1.2 Granskning... 3 3.1.3 Prövning... 5

Läs mer

Reglemente för intern kontroll

Reglemente för intern kontroll Reglemente för intern kontroll Strategi Plan/program Riktlinje Regler och instruktioner Fastställt av: Kommunfullmäktige Datum: 2014-06-17 För revidering av reglementet ansvarar: Kommunfullmäktige För

Läs mer

Rapport Granskning av projektstyrning. Östersunds kommun

Rapport Granskning av projektstyrning. Östersunds kommun Rapport Granskning av projektstyrning Östersunds kommun November 2013 Innehåll Sammanfattning 1 1. Inledning 2 2. Granskningsresultat 3 3. Bedömning och rekommendationer 7 Sammanfattning Uppdrag och bakgrund

Läs mer

Inköps- och upphandlingspolicy

Inköps- och upphandlingspolicy STRÖMSTADS KOMMUN KOMMUNSTYRELSEN Inköps- och upphandlingspolicy Antaget av Kommunfullmäktige 2008-10-30, 111 Sidan 1 av 3 Inköps- och upphandlingspolicy för kommunerna Lysekil, Munkedal, Sotenäs, Strömstad

Läs mer

Landstingets ärende- och beslutsprocess

Landstingets ärende- och beslutsprocess LANDSTINGET I VÄRMLAND REVISIONSRAPPORT Revisorerna AM/JM 2012-12-18 Rev/12017 Landstingets ärende- och beslutsprocess Sammanfattning Denna granskning har omfattat hantering enligt riktlinjen för landstingets

Läs mer

Yttrande över revisorernas granskningsrapport om intern kontroll avseende investeringsprojekt. Ärendebeskrivning LULEÅ KOMMUN

Yttrande över revisorernas granskningsrapport om intern kontroll avseende investeringsprojekt. Ärendebeskrivning LULEÅ KOMMUN Tekniska nämnden 2012 05 24 58 164 Tekniska nämndens arbetsutskott 2012 05 11 73 174 Dnr 2011/945.04 Yttrande över revisorernas granskningsrapport om intern kontroll avseende investeringsprojekt Bilaga:

Läs mer

Föravtal gällande hotell på del av fastigheten Kvarnholmen 2:1, Ölandskajen

Föravtal gällande hotell på del av fastigheten Kvarnholmen 2:1, Ölandskajen TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Johanna Kindqvist 2014-08-19 KS 2012/0379 50126 Kommunstyrelsen Föravtal gällande hotell på del av fastigheten Kvarnholmen 2:1, Ölandskajen Förslag till

Läs mer

Växjö Kommun. Intern kontroll 2008 Projektredovisning Tekniska nämnden

Växjö Kommun. Intern kontroll 2008 Projektredovisning Tekniska nämnden e Växjö Kommun Intern kontroll 2008 Projektredovisning Tekniska nämnden Revisionsrapport 2008 Genomförd på uppdrag av revisionen i Växjö Kommun Kristina Lindstedt Åke Andersson Innehållsförteckning 1 INLEDNING...5

Läs mer

INKÖPS- OCH UPPHANDLINGSPOLICY FÖR LANDSTINGET I ÖSTERGÖTLAND

INKÖPS- OCH UPPHANDLINGSPOLICY FÖR LANDSTINGET I ÖSTERGÖTLAND INKÖPS- OCH UPPHANDLINGSPOLICY FÖR LANDSTINGET I ÖSTERGÖTLAND 1. BAKGRUND Landstingsdirektören har det formella ansvaret för framtagande av inköps- och upphandlingspolicy och gemensamma regler för anskaffning

Läs mer

Granskning avseende Härryda kommuns hantering av upplåning och placeringar.

Granskning avseende Härryda kommuns hantering av upplåning och placeringar. Granskning avseende Härryda kommuns hantering av upplåning och placeringar. Härryda kommun Oktober 2014 Pernilla Lihnell, certifierad kommunal Innehåll Sammanfattning... 2 1. Inledning... 4 2. Finansförvaltningen...

Läs mer

2014-04- 09. Arvidsjaurs kommun Revisorerna. Arvidsjaurs kommun. Kommunstyrelsen. I 0 / 201'1 --00 7 Kommunstyrelsen~----:/f---~--=-~ Nämnderna

2014-04- 09. Arvidsjaurs kommun Revisorerna. Arvidsjaurs kommun. Kommunstyrelsen. I 0 / 201'1 --00 7 Kommunstyrelsen~----:/f---~--=-~ Nämnderna Arvidsjaurs kommun Revisorerna För kännedom: Fullmäktiges presidium Gruppledarna Datum 2014-04-03 Arvidsjaurs kommun Kommunstyrelsen 2014-04- 09 Dnr '/, }, ~ 1- I 0 / 201'1 --00 7 Kommunstyrelsen~----:/f---~--=-~

Läs mer

Uppföljning av intern kontrollplan 2012

Uppföljning av intern kontrollplan 2012 1(4) Förvaltningsnamn Ekonomiavdelningen Jonatan Buhr Juris Landstingsstyrelsen Uppföljning av intern kontrollplan 2012 Bakgrund Den interna kontrollens syfte är att genom uppföljningssystem kontrollera

Läs mer

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1 Regler för upphandling i Sollentuna kommun Antagna av kommunstyrelsen 2011-03-23, 60 Reviderade av kommunstyrelsen 2012-11-28, 202 att gälla från 2013-04-01 Reviderade av fullmäktige 2013-09-18, 99.

Läs mer

Riktlinjer för styrdokument Örebro kommun

Riktlinjer för styrdokument Örebro kommun 2014-03-11 Ks 182/2013 Riktlinjer för styrdokument Örebro kommun Beslutad av: Kommunstyrelsen, den 18 mars 2014 Dokumentansvarig på politisk nivå; Kommunstyrelsens ordförande Dokumentansvarig på tjänstemannanivå;

Läs mer

Granskning av utbetalningar

Granskning av utbetalningar Revisionsrapport Granskning av utbetalningar Trelleborgs kommun Bengt-Åke Hägg Godkänd revisor Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 1 2.1. Bakgrund... 1 2.2. Revisionsfråga... 1

Läs mer

Betalkort. Landstingets revisorer Revisionsrapport Februari 2013

Betalkort. Landstingets revisorer Revisionsrapport Februari 2013 Betalkort Landstingets revisorer Revisionsrapport Februari 2013 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Sid 1 BAKGRUND 1 2 UPPDRAG 1 2.1 Syfte 1 2.2 Avgränsningar 1 2.3 Revisionskriterier 1 2.4 Metod 2 3 LANDSTINGETS RIKTLINJE

Läs mer

www.pwc.se Revisionsrapport Kommunala kontokort Haparanda stad Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Martin Gandal

www.pwc.se Revisionsrapport Kommunala kontokort Haparanda stad Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Martin Gandal www.pwc.se Revisionsrapport Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Kommunala kontokort Haparanda stad Martin Gandal Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 2 2.1. Bakgrund... 2 2.2. Syfte

Läs mer

Uppdrag i budget 2014 - fastställande av uppdragshandlingar.

Uppdrag i budget 2014 - fastställande av uppdragshandlingar. Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott i Falkenberg 2013-12-10 377 Uppdrag i budget 2014 - fastställande av uppdragshandlingar. KS 2013-422 KS Beslut Arbetsutskottet

Läs mer

Avesta kommun. Övergripande granskning - Representation och Direktupphandling av konsulttjänster. KPMG AB 2012-09-19 Antal sidor: 11

Avesta kommun. Övergripande granskning - Representation och Direktupphandling av konsulttjänster. KPMG AB 2012-09-19 Antal sidor: 11 Avesta kommun Övergripande granskning - Representation och Direktupphandling av konsulttjänster KPMG AB 2012-09-19 Antal sidor: 11 2012 KPMG Bohlins AB, the Swedish member firm of KPMG International, a

Läs mer

Granskning av delårsrapport 2013

Granskning av delårsrapport 2013 Revisionsrapport Anders Thulin, Auktoriserad revisor, Certifierad kommunal revisor Emelie Lönnblad, Revisionskonsult Granskning av delårsrapport 2013 Båstads kommun Christina Widerstrand, Certifierad kommunal

Läs mer

Revisionsrapport. Sveriges Lantbruksuniversitets årsredovisning 2008. 1. Sammanfattning

Revisionsrapport. Sveriges Lantbruksuniversitets årsredovisning 2008. 1. Sammanfattning Revisionsrapport Sveriges Lantbruksuniversitet Box 7070 750 07 Uppsala Datum Dnr 2009-03-30 32-2008-0760 Sveriges Lantbruksuniversitets årsredovisning 2008 Riksrevisionen har granskat Sveriges Lantbruksuniversitets

Läs mer

Upphandling i kommunala bolag

Upphandling i kommunala bolag Revisionsrapport Upphandling i kommunala bolag Halmstads kommun Januari 2009 Bo Thörn Innehållsförteckning INLEDNING 1 UPPDRAG 1 GENOMFÖRANDE 1 RESULTAT 1 KOMMUNENS RIKTLINJER 1 HALMSTADS FASTIGHETS AB

Läs mer

Projekthantering inom landstinget i Värmland - en förstudie

Projekthantering inom landstinget i Värmland - en förstudie LANDSTINGET I VÄRMLAND Revisionskontoret 2014-08-28 Veronica Hedlund Lundgren Rev/14024 Projekthantering inom landstinget i Värmland - en förstudie Rapport 2-14 Projekthantering vid Landstinget i Värmland

Läs mer

Granskning av delårsrapport

Granskning av delårsrapport Revisionsrapport* Granskning av delårsrapport Tyresö kommun September 2007 Anders Hägg Frida Enocksson Jonas Eriksson *connectedthinking Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning...3 2 Inledning...5

Läs mer

Revisionsrapport Utskottsorganisation. Ragunda kommun

Revisionsrapport Utskottsorganisation. Ragunda kommun Revisionsrapport Utskottsorganisation. Ragunda kommun 30Augusti 2013 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Budgetprocessen... 3 3. Revisionell bedömning... 6 Sammanfattning På uppdrag av kommunens

Läs mer

REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL I YSTADS KOMMUN

REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL I YSTADS KOMMUN REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL I YSTADS KOMMUN Syfte med reglementet 1 Syfte Detta reglemente syftar till att säkerställa att kommunstyrelsen, nämnder och bolagsstyrelser upprätthåller en tillfredsställande

Läs mer

Granskning av delårsrapport, redovisning och intern kontroll 2013

Granskning av delårsrapport, redovisning och intern kontroll 2013 Revisionsrapport Cecilia Axelsson Granskning av delårsrapport, redovisning och intern kontroll 2013 Gästrike Räddningstjänst Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning 1 2 Inledning 2 2.1 Delårsrapport

Läs mer

Revisionsrapport Ledningssystemet Stratsys

Revisionsrapport Ledningssystemet Stratsys www.pwc.se Revisionsrapport Ledningssystemet Stratsys Håkan Olsson Cerifierad Kommunal Yrkesrevisor Anna Laurell Lysekils kommun Kommunens arbete med ledning och styrning samt användandet av Stratsys Innehållsförteckning

Läs mer

Revisionsrapport Skellefteå kommun

Revisionsrapport Skellefteå kommun Revisionsrapport Avtalshantering Linda Marklund Per Stålberg 2011-09-23 Linda Marklund, projektledare Bo Rehnberg, uppdragsledare Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 2 Inledning 3 2.1 Bakgrund 3 2.2

Läs mer

REGLEMENTE SERVICENÄMNDEN I ÄLVDALEN

REGLEMENTE SERVICENÄMNDEN I ÄLVDALEN REGLEMENTE SERVICENÄMNDEN I ÄLVDALEN Dokumentbeskrivningar Policy En policy ska ange viljeinriktningen för ett specifikt område. Den ska vara vägledande för beslut och styrning. En policy som är av principiell

Läs mer

Reglemente för ekonomisk förvaltning och intern kontroll avseende Norrköpings kommuns nämnder och förvaltningar

Reglemente för ekonomisk förvaltning och intern kontroll avseende Norrköpings kommuns nämnder och förvaltningar Riktlinje 2011-05-30 Reglemente för ekonomisk förvaltning och intern kontroll avseende Norrköpings kommuns nämnder och förvaltningar KS-584/2010 Detta reglemente gäller från och med den 1 januari 2005.

Läs mer

Övergripande granskning av Regionstyrelsens intern kontroll arbete. Region Halland. Revisionsrapport

Övergripande granskning av Regionstyrelsens intern kontroll arbete. Region Halland. Revisionsrapport Revisionsrapport Övergripande granskning av Regionstyrelsens intern kontroll arbete Region Halland Rebecca Andersson, revisionskonsult Kerstin Sikander, Cert. kommunal revisor Carl-Magnus Stensson, Cert.

Läs mer

Upphandlings- och inköpsreglemente för Malung-Sälens kommun

Upphandlings- och inköpsreglemente för Malung-Sälens kommun Upphandlings- och inköpsreglemente för Malung-Sälens kommun Antagen av kommunfullmäktige 2013-10-28 93 Gäller från och med 2013-11-26 Reviderad 2014-11-03 av upphandlingsenheten Innehåll Syfte...3 Regler...3

Läs mer

KOMMUNENS REVISORER BUDGET 2011 OCH 2012 MED PLAN FÖR 2013-2014

KOMMUNENS REVISORER BUDGET 2011 OCH 2012 MED PLAN FÖR 2013-2014 43 KOMMUNENS REVISORER BUDGET 2011 OCH 2012 MED PLAN FÖR 2013-2014 Sammanfattning av nämndens viktigaste effektmål och prioriterade aktiviteter Enligt kommunallagen ska revisorerna, i den omfattning som

Läs mer

Kommunstyrelsen Bygg- och miljönämnden Humanistiska nämnden Socialnämnden Tekniska nämnden. För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium

Kommunstyrelsen Bygg- och miljönämnden Humanistiska nämnden Socialnämnden Tekniska nämnden. För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium Revisorerna 1 (1) Kommunstyrelsen Bygg- och miljönämnden Humanistiska nämnden Socialnämnden Tekniska nämnden För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium Revisionsrapport: Revisorerna har uppdragit till

Läs mer

Revisionsrapport. Anställdas bisysslor/sidouppdrag Östersunds kommun. 2010-03-30 Anneth Nyqvist

Revisionsrapport. Anställdas bisysslor/sidouppdrag Östersunds kommun. 2010-03-30 Anneth Nyqvist Revisionsrapport Anställdas bisysslor/sidouppdrag Östersunds kommun 2010-03-30 Anneth Nyqvist 2010-03-30 Anneth Nyqvist, uppdragsledare/projektledare 1 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning...3 2 Inledning...4

Läs mer

Granskning av investeringsprocessen. Kommun

Granskning av investeringsprocessen. Kommun Granskning av investeringsprocessen i Jönköpings Kommun Jönköping december 2004 Björn Lindblad (1) 1 Sammanfattning... 3 2 Inledning... 3 2.1 Bakgrund... 3 2.2 Syfte... 4 2.3 Metod... 4 2.4 Avgränsning...

Läs mer

Rapport Granskning av flyktingverksamheten. Ragunda Kommun

Rapport Granskning av flyktingverksamheten. Ragunda Kommun Rapport Granskning av flyktingverksamheten. Ragunda Kommun Augusti 2013 Innehåll Sammanfattning... 1 Inledning... 2 Rutinbeskrivning... 3 Granskningsresultat... 7 Sammanfattning Kommunen tar emot flyktingar

Läs mer

Revisionsrapport 17 / 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna December 2012. Huddinge kommun. Granskning av otillåtna bisysslor

Revisionsrapport 17 / 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna December 2012. Huddinge kommun. Granskning av otillåtna bisysslor Revisionsrapport 17 / 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna December 2012 Huddinge kommun Granskning av otillåtna bisysslor Innehåll 1. Sammanfattning... 3 2. Inledning... 4 2.1. Bakgrund... 4 2.2.

Läs mer