Uddevalla kommun. El ERNST&YOUNG

Transkript

1 Revisionsrapport 2013 Genomförd på uppdrag av revisorerna Januari 2013 Uddevalla kommun Granskning av upphandling, inköp och investeringar samt ansvarsfördelning och rapportering inom projektet "Torp växer" El ERNST&YOUNG

2 H- ERNST & YOUNG Innehäll 1. Sammanfattning 2 2. Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Avgränsningar Metod Revisionskriterier 5 3. Avtalsförhållanden Avtal med externa parter Finansiering 8 4. Projektorganisation Projektorganisation och ansvarsfördelning Riskanalys Inköp och upphandling Inköps- och upphandlingsrutiner Entreprenadupphandlingar Inköp/avrop mot ramavtal Fakturahantering Substansgranskning Upphandlingar Fakturagranskning Sammanfattande bedömning 23 Bilaga 2. Dokumentförteckning 28 Bilagor: Bilaga 1 Revisionskriterier Bilaga 2 Dokumentförteckning 1

3 111111IIII1II" E.41 ERNST S OU NG 1. Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Uddevalla kommun granskat upphandling, inköp och investeringar samt ansvarsfördelning och rapportering inom projektet "Torp växer"'. Kommunstyrelsen och tekniska nämnden är ansvariga för de områden som varit föremål för granskningen. Syftet med granskningen har varit att undersöka om upphandling, inköp och investeringar inom ramen för IKEA-projektet sker på ett betryggande sätt och följer LOU och kommunens inköpsanvisningar. Granskningen har vidare syftat till att granska huruvida det finns en intern och en extern projektorganisation som säkerställer att projektet genomförs på ett betryggande sätt med avseende på ansvarsfördelning, rapportering, finansiering och riskhantering. Granskningen har visat att förhållandena mellan kommunen och övriga parter som är involverade i projektet "Torp växer" finns reglerade i ett flertal avtal. Av avtalen framgår hur ansvar och kostnader är fördelade/ska fördelas mellan parterna. Projektet finansieras dels genom investeringsmedel och dels genom en avsättning som kommunen gjorde under 2008 och En stor del av avsättningen avser de arbeten som utförs inom ramen för infrastrukturprojektet. Ytterligare en stor del avser iordningsställandet av den mark som kommer att övergå i IKEA:s och Ikano:s ägo. Vi kan konstatera att kommunen, tillsammans med IKEA, verkat för att uppnå en marknadsmässig nivå på markpriset. Kommunens kostnader för att iordningsställa marken är dock väsentligt högre än markpriset. Detta gör att det finns en risk att det bidrag som kommunen lämnat i form av de kostnader som uppstått för att iordningsställa marken inte är förenliga med EU:s statsstödsregler. Denna fråga har inte utretts vidare inom ramen för denna granskning då det krävs en fördjupad juridisk prövning för att en välgrundad bedömning ska kunna lämnas. Under projektets gång har projektorganisationen utvecklats och ramarna för projektet har fastställts i avtal och överenskommelser. Det finns en tydlig projektorganisation som är dokumenterad i form av en organisationskarta. Det saknas dock dokumenterade uppdrag där det framgår vilket ansvar som åligger den interna kommunala styrgruppen och projektledare. Det är därmed inte tydligt vad de olika funktionerna har för ansvar och uppdrag. Det har tidigare inte funnits några styrdokument som tydliggör hur projekt ska hanteras med avseende på projektplanering, kommunikation, uppföljning etc. Under 2012 har tekniska kontoret tagit fram en projektmodell som förvaltningsledningen beslutat om ska gälla. Den framtagna modellen har dock inte kunnat tillämpas på de aktuella projekten. Uppföljning och avrapportering inom ramen för både IKEA- och infrastrukturprojektet sker dock kontinuerligt, både internt samt med externa parter. Det är projektgruppen och tidigare projektkoordinator som ansvarar för information, avstämning och rapportering inom projekten. Projektredovisningen uppges vara uppbyggd på ett sätt som möjliggör uppföljning av respektive delentreprenad samt uppföljning av utfall mot avsättning respektive investering. Strukturen för hur redovisningen ska ske inom projektet bygger på det aktuella projektets förutsättningar. 1 Projektet "Torp växer" omfattar det som vii denna granskning dels benämner IKEA-projektet och dels infrastrukturprojektet. 2

4 Illllll fr2 ERNST s ov Nc En riskanalys har tagits fram för projektet och det har skett en årlig revidering av den. Granskningen har dock visat att det inte sker ett systematiskt arbete med riskanalysen och det framgår heller inte vem som ansvarar för respektive riskmoment. Det har dock skett ett kontinuerligt arbete inom projektgruppen för att identifiera och hantera risker som uppkommer men det har inte skett utifrån den framtagna riskanalysen. Granskningen har visat att kommunens upphandlingspolicy inte har reviderats sedan år Sedan den sist reviderades har det skett ett flertal ändringar i LOU, bland annat avseende vilka beloppsgränser som gäller vid direktupphandling. Det bedöms finnas en god struktur för hur entreprenadupphandlingar genomförs. Projektledarna har dels tagit hjälp av kommunens upphandlingsavdelning och dels av externa konsulter för att säkerställa att upphandlingarna sker i enlighet med gällande lagkrav. Oförutsedda åtgärder som uppstår under projektets gång tilldelas vanligtvis den ursprungliga leverantören. Att ursprunglig leverantör tilldelas kontrakt för tillkommande arbeten är i enlighet med LOU, förutsatt att beloppet för de överstigande arbetena inte överstiger hälften av det ursprungliga kontraktets värde. Merparten av inköpen inom projekten är hänförliga till de upphandlade entreprenaderna. För de inköp som görs utöver entreprenaderna görs inga kontroller om avtal finns för aktuell vara/tjänst vilket gör att det finns en risk för att inköp sker utanför befintliga ramavtal. En fördjupad granskning av fakturor har gjorts, vilken har visat på vissa brister, främst i samband med genomförda direktupphandlingar. Våra identifierade förbättringsområden/rekommendationer är enligt följande: Tekniska nämnden bör tillse att kommande projekt hanteras i enlighet med den projektmodell som tagits fram. Detta för att dels tydliggöra hur ansvaret är fördelat inom projektorganisationen samt hur enskilda projekt ska styras och dels för att säkerställa att projekthanteringen sker på ett strukturerat och ändamålsenligt sätt. Tekniska nämnden bör tillse att det även i kommande projekt upprättas riskanalyser. Vi rekommenderar tekniska nämnden att under projektens gång löpande följa upp att det sker ett arbete med riskanalysen för att säkerställa att projekten hanteras ändamålsenligt. Kommunstyrelsen bör tillse att kommunens upphandlingspolicy ses över och revideras i enlighet med gällande lagkrav. Detta för att minska risken för att inköp och upphandling inte sker i enlighet med LOU. Kommunstyrelsen bör tillse att riktlinjer tas fram avseende hur projektredovisning ska ske inom kommunen. Detta för att säkerställa att projektredovisning hanteras på ett enhetligt sätt och möjliggör en uppföljning som är likartad för samtliga projekt. Tekniska nämnden bör tillse att det upprättas rutiner för att följa upp att inköp sker i enlighet med befintliga ramavtal. Tekniska nämnden bör tillse att det upprättas rutiner för hur direktupphandlingar ska dokumenteras och följas upp. Detta för att säkerställa att de sker i enlighet med LOU och kommunens interna policys och riktlinjer. För att undvika att otillåtna direktupphandlingar genomförs bör tekniska nämnden tillse att det redan i den inledande fasen i kommande projekt finns en riskanalys för att kunna förutse sådana händelser som kan föranleda att direktupphandlingar görs. 3

5 ""1""" ā ERNST & YOUNG 2. Inledning 2.1. Bakgrund Arbetet med projektet "Torp växer" påbörjades under våren 2007 då förhandlingar inleddes mellan Uddevalla kommun, IKEA och Ikano. Samarbetet grundar sig i att kommunen åtagit sig att iordningsställa mark med syftet att etablera ett IKEA-varuhus samt ytterligare lokaler för detaljhandel etc. Respektive parters åtaganden regleras i upprättade samarbets-, exploaterings- och köpeavtal. Exploatering av handelsområde Östra Torp med bland annat IKEA:s etablering i området, medför att infrastrukturåtgärder behöver vidtas. Ett avtal har tecknats mellan kommunen och Trafikverket avseende ett infrastrukturprojekt, vilket tillsammans med IKEAprojektet utgör projektet "Torp växer". Trafikverket ansvarar för genomförandet av infrastrukturprojektet som finansieras till två tredjedelar av Uddevalla kommun. Revisorerna lyfter fram att IKEA-projektet och infrastrukturprojektet är en av kommunens största investering i nutid. Då ett flertal parter är involverade i projektet bedömer revisorerna att det finns en risk att gränsdragningen dem emellan inte är tillräckligt tydligt. Inom ramen för kommunens åtagande att förbereda mark för IKEA och Ikano har ett flertal entreprenadupphandlingar genomförts. Enligt revisorerna har rådande markförhållanden lett till att oförutsedda åtgärder fått vidtas. Under vissa förutsättningar tillåter LOU (Lagen om offentlig upphandling) att uppdrag tilldelas de ursprungliga entreprenörerna, även om aktuellt uppdrag inte ingår inom ramen för tidigare uppdrag. På grund av projektets storlek bedömer revisorerna att det finns en risk att uppdrag som avser oförutsedda åtgärder tilldelas tidigare upphandlade entreprenörer utan att först se över huruvida lagen tillåter detta. Mot bakgrund av ovanstående vill de förtroendevalda revisorerna dels granska följsamheten mot lagen om offentlig upphandling (LOU) och dels granska hur tekniska nämnden tillsett att projektet styrs på ett ändamålsenligt sätt Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att undersöka om upphandling, inköp och investeringar inom ramen för IKEA-projektet sker på ett betryggande sätt och följer LOU och kommunens inköpsanvisningar. Granskningen syftar vidare till att granska huruvida det finns en intern och en extern projektorganisation som säkerställer att projektet genomförs på ett betryggande sätt, med avseende på ansvarsfördelning, rapportering, finansiering och riskhantering. Nedanstående revisionsfrågor ska besvaras av granskningen: Hur säkerställer tekniska nämnden att inköp och upphandling inom projektet sker i enlighet med gällande lagar och regler samt kommunens inköpsanvisningar? - Vilka risker finns för att icke förutsett nytt åtgärdsbehov inte upphandlas utan går till tidigare entreprenör utan förnyad upphandling? Finns det klara gränsdragningar mellan parterna avseende hur ansvar och kostnader ska fördelas? Hur säkerställer tekniska nämnden att riskbedömning hanteras på ett ändamålsenligt sätt inom projektet? 4

6 111111II"'ll" ERNST&YOUNG Finns det fastställda och dokumenterade rutiner avseende projektledningens rapporteringsvägar samt deras beslutsbefogenheter (ekonomiska och verksamhetsmässiga)? - Sker det någon uppföljning av huruvida rutinerna efterlevs? - Genomför tekniska nämnden någon löpande granskning avseende hur projektet fortskrider? 2.3. Avgränsningar Tekniska nämnden och kommunstyrelsen är ansvariga för den verksamhet som granskas 2.4. Metod Granskningen har i huvudsak genomförts som en dokument- och intervjustudie. Därutöver har vi granskat gällande avtal mellan de inblandade parterna samt genomfört en stickprovsgranskning av kommunens inköp kopplade till projektet. Detta för att undersöka huruvida kommunens utgifter förhåller sig dels till LOU och kommunens inköpsanvisningar samt hur de förhåller sig till aktuella avtal. Utöver detta har vi genomfört en fördjupad granskning av två upphandlingar. Intervjuer har genomförts med: Ordförande, kommunstyrelsen Ordförande, tekniska nämnden Vice ordförande, tekniska nämnden Kommundirektör (tidigare "torpkoordinator") Chef, Tekniska kontoret Projektledare Projektekonom Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att faktagranska rapporten Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen som utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna kan hämtas ifrån lagar och förarbeten eller interna regelverk, policys och fullmäktigebeslut. Kriterier kan också ha sin grund i jämförbar praxis eller erkänd teoribildning. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av tillämpliga delar av kommunallagen och lagen om offentlig upphandling. Vidare utgörs revisionskriterierna av kommunens interna styrdokument såsom upphandlingspolicy, delegationsordning samt av kommunfullmäktige och tekniska nämnden tagna beslut, mål och uppdrag. De revisionskriterier som ligger till grund för denna granskning framgår av bilaga 1. 5

7 ERNST&YOUNG 3. Avtalsförhållanden IKEA-projektet har pågått sedan 2007 då förhandlingar inleddes mellan kommunen och IKEA. Ett första köpekontrakt mellan kommunen och IKEA tecknades under hösten Detta ersattes 2011 med nya köpeavtal samt exploaterings- och samarbetsavtal med IKEA och Ikano. Enligt projektledarna regleras ansvaret för markåtagandena i dessa avtal. De uppger dock att det på grund av projektets storlek finns en risk att det uppstår oklarheter kring ansvarsfördelning då det är svårt att på förhand reglera alla tänkbara scenarion. Avseende fördelning av kostnader så uppger projektledarna att de kostnader som är hänförliga till iordningsställandet av marken endast ska belasta kommunen, då kommunen åtagit sig att leverera byggklar mark till IKEA och Ikano. Det som är reglerat i avtalen avser vem som ansvarar för vad avseende markens beskaffenhet. Det är således inte några löpande kostnader som ska fördelas mellan parterna Avtal med externa parter Att möjliggöra IKEA:s etablering är enligt intervjuer ett omfattande projekt för Uddevalla kommun. Dels har kommunen åtagit sig att förbereda de områden som ska överlåtas till IKEA och Ikano och dels krävs det en utveckling av infrastrukturen i området där en stor del av kostnaderna tas av kommunen IKEA och Tkano Inledande köpekontrakt Förhandlingar mellan kommunen och IKEA inleddes under våren Hösten 2007 tecknades ett köpekontrakt mellan kommunen och IKEA, avseende köp av markområde. Av köpekontraktet framgår att syftet var att möjliggöra etablering av IKEA handelsvaruhus med IKEA-koncept med en byggarea om cirka kvm BTA inklusive restaurang samt därtill hänförliga servicefunktioner. Avtalets giltighet är dock villkorat av ett flertal punkter, bland annat att köpekontraktet ska godkännas av kommunfullmäktige i Uddevalla och IKEA Fastigheter AB:s styrelse inom angiven tidsperiod. I övrigt regleras vilken upplåtelseform som ska gälla för marköverlåtelsen, köparens byggnadsåtagande samt villkor avseende köpeskillingen och hur den ska erläggas. I avtalet framgår att köparen ska erlägga handpenning om 600 tkr inom tre veckor från det att kontraktet godkänts av bägge parter. Handpenningen motsvarar 10 procent av då beräknad köpeskilling. Vidare framgår det av avtalet vem som bär ansvaret och kostnaden för eventuella brister i fastighetens beskaffenhet Nuvarande avtalsstruktur Det tidigare köpekontraktet ersattes 2011 av nya avtal. Detta för att det ursprungliga köpekontraktet upprättades i ett tidigt skede i processen och det fanns i det läget en begränsad kunskap kring vad som krävdes för att iordningsställa byggbar mark samt övriga ytor. Vidare hade IKEA ett önskemål att följa samma koncept för avtalsstruktur som de hade upprättat tillsammans med en annan kommun i ett liknande ärende. Denna avtalsstruktur innebar att det upprättades ett samarbetsavtal, ett exploateringsavtal samt ett köpeavtal. Det ursprungliga avtalet omfattade delar som annars hanteras i särskilda exploateringsavtal. Ytterligare faktorer som låg till grund för de förnyade avtalen var att omfattningen på projektet ökade. Dels avsåg IKEA att uppföra ett större va- 6

8 1111II1IIII'I ERNST&YOUNG ruhus än vad som tidigare avtalats och dels tillkom lkano:s etablering i området (avseende lokaler för handel som inte avser IKEA-varuhus). I samband med att det upprättades nya köpeavtal gjordes en ny värdering av marken för att säkerställa att köpet skulle ske till ett marknadsmässigt pris. Detta gjordes delvis för att undvika överklaganden eller liknande som kan leda till att projektet försenas. Kommunen har tagit hjälp av tre externa konsulter för värderingen av marken. Två konsulter som utförde två av varandra oberoende värderingar samt ytterligare en konsult som värderade de två första värderingarna då de inte var helt eniga. Den nya värderingen ledde till att köpeskillingen ökade från 6 mnkr till 72 mnkr, varav marken som sålts till IKEA värderades till 42 mkr och marken som sålts till Ikano värderades till 30 mnkr. Sedan det första köpekontraktet tecknades har Ikano involverats i etableringsplanerna för att upprätta lokaler för handelsändamål (som inte avser IKEA handelsvaruhus). Förhållandena mellan kommunen och IKEA och Ikano regleras i tre övergripande avtal; samarbetsavtal, exploateringsavtal och köpeavtal. Därtill har tilläggsavtal till både exploaterings- och köpeavtalet tecknats samt en ansvarsförbindelse med anledning av hantering av bergmassor med förhöjd sulfidhalt. Dessa avtal reglerar tillsammans hur ansvar och kostnader fördelas mellan parterna Samarbets-, köpe- och exploateringsavtal I köpeavtalen fastslås köpeskillingen samt att övriga villkor kring köpet fastställs, bland annat hur kostnader och intäkter ska fördelas mellan köparen och säljaren, innan och efter tillträdesdagen. Enligt köpeavtalet är båda parterna överens om att det nya avtalet ersätter tidigare ingånget köpekontrakt. Samarbetsavtalet reglerar ansvarsfördelningen på en övergripande nivå och hänvisar till exploateringsavtal och köpeavtal för en tydligare ansvarsfördelning. Av exploateringsavtalet framgår att kommunens åtagande i projektet är att förbereda de områden som ska överlåtas till IKEA och Ikano. Därtill ansvarar kommunen för byggnation av gator och cykelvägar i anslutning till de områden som överlåtits åt IKEA och Ikano. IKEA och Ikano ansvarar i sin tur för att byggnation för handelsändamål med bland annat ett IKEA-varuhus, andra varuhus för handel samt parkering och vägar inom kvartersmark genomförs på den mark kommunen genom köpeavtalet överlåter till IKEA och Ikano. Kommunen har träffat avtal med vardera part, vilka reglerar på en mer detaljerad nivå än samarbetsavtalet hur ansvar och kostnader är fördelade. Det finns en tidplan kopplad till avtalet där det framgår när arbetet med de markåtaganden som anges i avtalet ska genomföras. I avtalet framgår vilka åtgärder kommunen ska vidta avseende utbyggnad av trafik- och allmänna anläggningar. Enligt avtalet ansvarar kommunen för arbetet avseende utformning och dimensionering samt säkerställer att detta arbete sker i samråd med Trafikverket, IKEA/Ikano samt exploatören. Se för beskrivning av vad som överenskommits med Trafikverket Tilläggsavtal Tilläggsavtalen tecknades på grund av att de arbeten som kommunen skulle utföra enligt exploateringsavtalet blev fördröjda, bland annat på grund av en försenad miljödom. Parterna enades då om att upprätta tilläggsavtal till köpe- och exploateringsavtalen där datum och villkor för äganderättstillträdet förändrats. Tillträdet skedde i juni 2012, vilket var inom ramen för avtalad tillträdesdag. Tillägget till exploateringsavtalet innehåller bland annat reviderad tidplan, förändrade vitesbelopp samt rätt för kommunen att efter 7

9 IIIIII"1",,.. I1) =l ERNST & YOUNG tillträdesdagen disponera vissa delar av det förvärvade området för färdigställande av markarbeten Trafikverket IKEA:s etablering medför att infrastrukturåtgärder behöver vidtas. Ett avtal har tecknats mellan kommunen, Trafikverket och Västra Götalandsregionen där förhållandet dem emellan regleras vid genomförandet (finansiering, planering, projektering och byggande) av infrastrukturprojektet. Trafikverket ansvarar för genomförandet av projektet men finansieras av staten och kommunen gemensamt. Kommunen har genom avtalet åtagit sig att medfinansiera projektet med 189 mnkr (av totalt 283 mnkr), resterande bekostas av Trafikverket. I avtalet regleras att om projektbudgeten överskrids med av båda parter godkända kostnader ska dessa kostnader fördelas procentuellt utifrån den övergripande fördelningen, det vill säga att kommunen svarar för 66,8 procent och Trafikverket för 33,2 procent av kostnaderna. På grund av att projektet behövde byggstartas före planerad medelstilldelning till projektet i Regional plan för transportinfrastrukturen i Västra Götaland så erbjöd sig kommunen förskottering av medel till projektet. Trafikverket ska återbetala mottaget förskotteringsbelopp när medel för projektet finns tillgängliga i Trafikverkets budget. Kommunen ska ges möjlighet att följa projektet genom samråd och insyn. Ändringar eller tillägg i projektet i form av nya funktioner eller anläggningar ska beslutas av Trafikverket efter samråd med kommunen Vår bedömning Hur ansvar och kostnader fördelas mellan kommunen, IKEA och Ikano regleras i de avtal som finns upprättade. Granskningen har inte visat på annat än att kommunen genom dessa avtal och därtill hörande överenskommelser tillförsäkrat sig om att det finns en tydlighet i vilket ansvar som åligger dem respektive IKEA och Ikano, utifrån kända förutsättningar vid tidpunkten för avtalets tecknande. Även avtalet mellan Uddevalla kommun, Västra Götalandsregionen och Trafikverket (dåvarande Vägverket) bedöms ge en tydlig bild hur ansvaret är fördelat på en övergripande nivå mellan parterna. Vi kan konstatera att kommunen, tillsammans med IKEA, verkat för att uppnå en marknadsmässig nivå på markpriset Finansiering Innan det första köpekontraktet hade tecknats mellan kommunen och IKEA belastade kommunens kostnader driftsbudgeten. När det därefter uppdagades att projektet skulle bli mer omfattande beslutades att det skulle göras en avsättning, vilket skedde under 2008 och Avsättningen uppgår till totalt 362,5 mkr och ska omfatta samtliga kostnader som inte avser investeringar. En stor del av avsättningen avser de arbeten som sker inom ramen för infrastrukturprojektet mot Trafikverket, bortsett från del av Hogstorpsvägen som är att betrakta som en investering då väghållningsansvaret efter beslut åligger kommunen. Det finns en investeringsbudget för projekten som uppgår till 85 mnkr. Sammantaget beräknas kommunens utgifter således uppgå till totalt 447 mnkr fördelat på dels infrastrukturprojektet och dels IKEA-projektet. Av avsättningen är 191 mnkr (+11 mnkr budgetreserv) direkt hänförliga infrastrukturprojektet och 85 mnkr2 (netto) är direkt hänförliga till IKEA-projektet och iordningsställandet av den mark som kommer att övergå i IKEA:s och Ikano:s ägo. Resterande utgifter avser bland annat ut- 2 Enligt budget. Enligt prognos kommer utgifterna att uppgå till 70,7 mnkr (netto) 8

10 ~ I1 =/J ERNST&YOUNG gifter för uppförande av bussterminal för Västtrafik samt kostnader för projektledning som inte är direkt hänförliga till ett av projekten. De utgifter som avser investeringar bokas till en början på ett resultatkonto för att vid delårsbokslut rapporteras som ett pågående arbete. Detta redovisas samlat för tekniska nämnden. Vid årsbokslut förs det sedan över som pågående arbete per investeringskod. Det som avgör om kostnaderna ska gå som investering eller bokas mot avsättningen beror i huvudsak på hur ägandet kommer att se ut framöver. Om det ska vara kvar i kommunens ägo och överstiger 0,5 prisbasbelopp ska det normalt gå som en investering. Om det däremot kommer att övergå i exempelvis IKEA:s/Ikano:s ägo bokas det däremot mot avsättningen. Av granskningen har framkommit att det vid tidpunkten för granskningen pågår förhandlingar med Trafikverket avseende fördyringar som uppstått. I dagsläget beräknas dessa fördyringar uppgå till 34 mnkr. Beloppet kan komma att ändras i takt med att projektet fortskrider. I skrivelse som projektledningen tagit fram uppges att fördyringarna grundar sig i att grundkalkylerna som gjordes i infrastrukturprojektet baserades på ett grovt underlagsmaterial och togs fram innan projektering var gjord. Detta gör att det förekommit vissa avvikelser. En av de större avvikelserna berör Hogstorpsvägen som utgör en del av de åtgärder som ska vidtas inom ramen för projektet. Åtgärderna på Hogstorpsvägen har lett till avvikelser från grundkalkylen som uppgår till 34 mnkr. I skrivelsen ges förklaringar till de avvikelser som uppstått samt ett förslag på hur de ökade kostnaderna ska fördelas mellan kommunen och Trafikverket, vilken baseras på vilken av parterna som bör hållas ansvarig för avvikelsen samt på hur fördelning av kostnader normalt görs för vissa åtgärder. Enligt uppgift har en överenskommelse nåtts mellan Trafikverket, VGR och kommunen där fördelningen av merkostnaden sker enligt samma princip som i grundavtalet Vår bedömning Hur finansieringen av projekten ska fördelas mellan de involverade parterna regleras i avtalen, se avsnitt 3.1. Vi kan konstatera att kommunen står för merparten av finansieringen av de båda projekten. Kostnaderna redovisas antingen mot den avsättning som gjorts eller som en investering. Det finns fastställda ramar för både avsättningen och investeringarna. Kommunens kostnader för att iordningsställa den mark som sålts till IKEA och Ikano är prognostiserade till totalt 141,7 mnkr. Intäkterna som kommunen erhåller vid försäljningen av marken täcker ungefär hälften av kostnaderna, vilket innebär att kommunens nettokostnad är 70,7 mnkr. Vi har tagit hjälp av ett juridiskt ombud i denna fråga och konstaterar utifrån detta att det kan finnas en risk att det bidrag som kommunen lämnat i form av de kostnader som uppstått för att iordningsställa marken inte är förenliga med EU:s statsstödsregler. Detta är dock en fråga som inte utreds vidare inom ramen för denna granskning då det krävs en fördjupad juridisk prövning för att en välgrundad bedömning ska kunna lämnas. För att tekniska nämnden ska hållas informerade om hur infrastrukturprojektet fortgår bör tekniska nämnden löpande följa projektets utveckling och tillse att de erhåller uppföljning kring tillkommande kostnader och fördelning av dessa ska ske mellan parterna. 9

11 ERNST&YOUNG 4. Projektorganisation Under projektets gång har projektorganisationen utvecklats och ramarna för projektet har fastställts i avtal och överenskommelser. Nedan ges en beskrivning av hur projektorganisationen är uppbyggd inom kommunen samt de forum som finns för uppföljning och återrapportering. Vidare återges hur risker hanteras i projektet Projektorganisation och ansvarsfördelning Det är ett flertal parter som är involverade i projektet, både interna och externa. Utöver det finns det ytterligare intressenter som bland annat kräver information kring projektet och dess fortskridande. Nedan beskrivs översiktligt de parter som antingen är involverade i eller är berörda av projektet på annat sätt. Kommunala - nämnder, - utskott (ÖPU) - förvaltningar - avdelningar - bolag Kommunstyrelsen Intern kommunal styrgrupp, KSB I Projektkoordinator Torp handelsområde Styrgrupp för Infrastrukturavtal Kommunen, Trafikverket, Västra Götalandsregionen Externa intressenter Dialogmöten övergripande Planering Mobility Management Tekniska nämnden Projektorganisation Östra Torp IKEA, Ikano Uddevalla och Trafikverket Infrastrukturavtal, projektledare Allmänhet Dialogmöten och kommunikation med - Direkt berörda - Allmänheten - Intresseorganisationer Kommunstyrelsen ansvarar för att besluta om ramar för projektet samt tilläggsbeslut som inte ryms inom projektramen. Kommunstyrelsen finns representerade i den interna styrgruppen, som består av följande representanter: kommunstyrelsens ordförande kommunstyrelsens vice ordförande tekniska nämndens ordförande miljö- och stadsbyggnadsnämndens ordförande Tf kommundirektör (tidigare projektkoordinator) Förvaltningschef, tekniska kontoret Förvaltningschef, miljö och stadsbyggnad 10

12 IIII1IIII' _. ERNST&YOUNG Styrgruppen utgör en koordinerande funktion. Det finns dock ingen uppdragsbeskrivning eller liknande där det framgår vilket ansvar som åligger styrgruppen eller i vilken mån de har möjlighet att besluta om eventuella åtgärder och/eller omprioriteringar inom projektet. Enligt intervjuer tas normalt inga beslut av styrgruppen. Tekniska nämnden är huvudansvarig för genomförandet av IKEA-projektet och infrastrukturprojektet. Det är mark- och exploateringsavdelningen som genom utsedd projektledare har uppdrag att leda det arbete som regleras i avtalen med IKEA och Ikano. I uppdraget ingår att organisera och genomföra arbetet samt att ha kontakter med externa och interna parter. I arbetet ingår rapportering till teknisk chef, projektets styrgrupp samt till tekniska nämnden och andra politiska organ. Den interna projektorganisationen har förändrats under projektets gång. Till en början hade kommunen en ensam projektledare som drev projektet och hade det övergripande ansvaret för både planering och ekonomi. Efterhand som projektet ökade i omfattning och förutsättningarna klargjordes uppstod ett behov av att tillsätta ytterligare en projektledare. En extern konsult togs in under 2010 för att utgöra stöd i byggprojektledningen och vid årsskiftet 2010/2011 tillsattes ytterligare en projektledare, som under våren 2011 ensam blev huvudansvarig för projektet då den ursprungliga projektledaren gick i pension. Behovet av ytterligare en projektledare kvarstod och i december 2011 tillsattes en huvudansvarig projektledare. Kommunen beslutade vid samma tidpunkt att tillsätta en projektkoordinator (se nedan). Under sommaren 2011 tillsattes även en projektekonom på heltid. I dagsläget arbetar projektekonomen inte längre på heltid med projektet. Vidare ingår en kontrollant i projektorganisationen, vars uppgift är att sköta samordning mellan entreprenörerna samt ansvara för kontroll av dem. Under 2012 har projektorganisationen således bestått av två projektledare, projektekonom samt kontrollant. Det saknas en uppdragsbeskrivning som tydliggör hur arbetet och ansvaret ska vara fördelat mellan projektledarna. Enligt uppgift finns det dock en informell fördelning som grundar sig i deras kunskap och kompetens där den huvudansvarige projektledaren besitter kompetens inom anläggnings- och byggprojekt såsom entreprenörskontakter och upphandling och den andre projektledaren har kompetens med fastighetsrättslig anknytning, såsom kontakter med berörda markägare/grannar, inlösen av fastigheter, förhandlingar och upprättande av avtal etc. Projektledarna uppger att de arbetar parallellt i de flesta frågor samt att de har en god insyn i varandras arbete genom att arbetar nära och löpande tar del av varandras arbetsmaterial. Detta anser de minskar risken för att något "hamnar mellan stolarna". Projektkoordinatorn tillsattes i december 2011 med uppdrag att ha helhetsansvar för kommunens engagemang inom Torps handelsområde. I det anställningsavtal som tecknades framgår att uppdraget var tänkt att pågå till och med 31 december I oktober 2012 genomfördes dock en förändring i kommunens organisation vilket innebar att projektkoordinatorn lämnade uppdraget för att tillträda som tillförordnad kommundirektör. Enligt intervju med tillförordnad kommundirektör och teknisk chef var projektkoordinatorn ansvarig för de externa kontakterna med allmänheten, Trafikverket samt övriga externa intressenter. Koordinatorn ansvarade även för kontakten/kommunikationen med interna intressenter. Av anställningsavtalet för projektkoordinatorn framgår att rapportering av arbetet skulle ske till kommunens interna styrgrupp och till Översiktsplaneringsutskottet. Av intervjuerna framgår att det inte längre finns något behov av en projektkoordinator varför denna tjänst inte kommer att tillsättas på nytt. Dock har delar av projektkoordinatorns uppdrag fördelats ut till bland annat projektledare. 11

13 (11IIIIIiI" Eli ERNST&YOUNG Planering, uppföljning och rapportering Det har tidigare inte funnits några styrdokument som tydliggör hur projekt ska hanteras med avseende på projektplanering, kommunikation, uppföljning etc. Under 2012 har dock tekniska kontoret tagit fram en projektmodell som förvaltningsledningen beslutat om ska gälla. Projektmodellen beskriver bland annat roller och ansvar inom projekt, hur projekt ska styras (när och av vem beslut ska tas), projektets faser samt vilken dokumentation som ska tas fram under projektets gång (inkl. dokumentmallar). Den framtagna modellen har dock inte kunnat tillämpas på de aktuella projekten. Uppföljning och avrapportering inom ramen för både IKEA- och infrastrukturprojektet sker dock kontinuerligt, både internt samt med externa parter. Det är projektgruppen och tidigare projektkoordinator som ansvarar för information, avstämning och rapportering inom projekten. Avseende infrastrukturprojektet finns det fastställt vilka möten som ska genomföras, vad de syftar till, hur ofta de ska genomföras samt vilka som ska delta. Bland annat hålls projektledarmöten två gånger i månaden för att stämma av och samordna gemensamma projekt (delprojekt inom ramen för det övergripande infrastrukturprojektet). Ungefär fyra gånger per år träffas styrgruppen för Infrastrukturavtal för att hantera strategiska beslut. Därutöver hålls samverkans- och dialogmöten i olika former ungefär 4 gånger per år. Båda dessa möten protokollförs. Inom IKEA-projektet hålls informations-, uppföljnings- och avstämningsmöten löpande. Bland annat hålls projektgruppsmöten där kommunens, IKEA:s och Ikano:s projektledare deltar. Det sker även regelbundna avstämningar mellan Uddevalla kommun och dess entreprenörer (Markbygg, Veidekke) samt IKEA och lkano:s entreprenörer (PEAB). Vidare hålls det kontinuerligt byggmöten med projektledare, byggledare och entreprenör samt byggledarmöten där kommunens byggledare och projektledare deltar. Ramarna för dessa möten samt hur ofta de ska hållas är dock inte fastställt i någon dokumenterad plan. Projektledare har kontinuerliga avstämningar med teknisk chef samt att de tillsammans med projektekonomen gör månadsvisa ekonomiavstämningar som redovisas till tekniska nämnden. Projektledarna har en stående informationspunkt under tekniska nämndens sammanträden. Under dessa månatliga rapporteringar sker det främst en redovisning kring hur projektet fortskrider i förhållande till tidplan och avsättning/investeringar. Det finns inte krav på att dessa uppföljningar ska ske skriftligt. Vid två tillfällen per år sker en mer omfattande rapportering där projektledare ger en mer detaljerad uppföljning av respektive delentreprenad inom projektet. Av granskningen har framkommit att tekniska nämnden upplever att den uppföljning de får är strukturerad och tillräcklig med avseende på omfattning och innehåll. Utöver de uppföljningar som görs är tekniska nämnden involverade i projektet då beslut ska tas kring exempelvis anvisning av medel inför genomförandet av respektive entreprenad, vid särskilda delegationsärenden, då avtal ska tecknas etc. Den interna kommunala styrgruppen erhåller också månadsvis uppföljning kring projektets fortskridande. Under styrgruppsmötena behandlas främst sådant som dykt upp i relation till Trafikverket, hur arbetsplanen fortskrider, vilka eventuella åtgärder som behöver vidtas, omläggningar i projektet etc. De styrgruppsmöten som hålls protokollförs inte Vår bedömning Det finns en tydlig projektorganisation som är dokumenterad i form av en organisationskarta. Det saknas dock dokumenterade uppdrag där det framgår vilket ansvar som 12

14 1111II1II"II" ERNST&YOUNG åligger den interna kommunala styrgruppen och projektledare. Det är därmed inte tydligt vad de olika funktionerna har för ansvar och uppdrag. De möten som hålls i den interna kommunala styrgruppen protokollförs inte vilket minskar möjligheterna att i efterhand följa vilka frågor som behandlats samt vilka eventuella beslut som tagits under mötestillfällena. Det har tidigare saknats en dokumenterad rutin för uppföljning och rapportering, med avseende på vad den ska innehålla samt när och till vem det ska ske. Vår granskning visar dock att uppföljning och rapportering sker frekvent till nämnd och styrgrupp och att den uppföljning som lämnas till tekniska nämnden upplevs vara tillräcklig med avseende på omfattning och kvalitet. För att dels tydliggöra hur ansvaret är fördelat inom projektorganisationen samt hur enskilda projekt ska styras och följas upp och dels säkerställa att projekthanteringen sker på ett strukturerat och ändamålsenligt sätt bör tekniska nämnden tillse att kommande projekt hanteras i enlighet med den projektmodell som tagits fram Riskanalys I inledningen av projektet saknades en utförlig riskbedömning/riskanalys. Under hösten 2010 tog kommunen hjälp av extern konsult som bistod i att ta fram en projektriskanalys. En uppdatering/revidering av denna gjordes under hösten Projektriskanalysen omfattar riskidentifiering, riskvärdering och förslag på säkerhetshöjande åtgärder av risker som kan utgöra hot mot projektmålen. Projektmålen är här definierade som tid, kostnad och kvalitet utifrån det arbete som ska/har utförts under markentreprenad M Syftet med projektriskanalysen är att på ett tidigt stadium kunna föreslå åtgärder för att hantera avvikelser mot projektmålen. Resultaten av riskanalysen finns dokumenterade i ett analysprotokoll som ska följas upp regelbundet av projektledaren. Projektriskanalysen genomfördes av kommunens projektledare tillsammans med extema konsulter. Riskerna i analysen är värderade som låg/medel/hög risk. För risker som värderats som hög risk har rekommendationer för att reducera risken beskrivits i analysprotokollet. För risker som värderats som medel eller låg risk har rekommendationer tagits fram i de flesta fallen. Av vad som framgår i dokumentationen kring projektriskanalysen ska denna följas upp i samband med exempelvis projekteringsmöten för att säkerställa att projektet arbetar med de identifierade riskerna och de åtgärder som föreslagits och för respektige åtgärd ska det finnas en person som ansvarar för att detta genomförs. I analysprotokollet framgår det dock inte vem som ansvarar för vad. Enligt intervju med representanter från kommunens interna styrgrupp upplever de att projektgruppen arbetat med projektriskanalysen. Inte utifrån den bedömning som gjordes för tre år sedan, men en sammantagen riskbild. Av intervju med projektledare framkommer att de kontinuerligt arbetar med att identifiera risker för att undvika fördyringar och förseningar inom projektet. De uppger dock att de inte arbetar systematiskt med projektriskanalysen. De risker som lyfts fram i analysen menar de dock finns med under arbetet samt att de uppger att risker hanteras allteftersom de uppstår. Under projektledarmöten samt byggmöten diskuteras vilka risker som finns för att budget och/eller tidplan inte kommer att kunna hållas samt att det sker en kontinuerlig uppföljning av ekonomiska risker i form av ÄTA-arbeten. Kommunens projektledare begär löpande in prognoser från entreprenörerna. 13

15 ERNST & YOUNG Vår bedömning I stora projekt är det av stor vikt att det finns en riskanalys som tydliggör vilka risker som finns inom projektet, vilka konsekvenser de kan få samt hur de ska hanteras. Att arbetet med riskerna följs upp löpande är viktigt för att säkerställa att de hanteras på ett ändamålsenligt sätt. I detta projekt har en riskanalys tagits fram och det har skett en årlig revidering av den. Granskningen har dock visat att det inte sker ett systematiskt arbete med riskanalysen och det framgår heller inte vem som ansvarar för respektive riskmoment. Detta bedömer vi bidrar till att det är möjligt att samtliga risker inte beaktas och hanteras på ett ändamålsenligt sätt. För att säkerställa en ändamålsenlig och effektiv riskhantering bör tekniska nämnden tillse att det i kommande projekt sker en löpande uppföljning av hur arbetet fortgår i förhållande till framtagen riskanalys. 14

16 11111IIIIIIII" Ell ERNST&YOUNG 5. Inköp och upphandling 5.1. Inköps- och upphandlingsrutiner Det finns inte några specifika riktlinjer eller rutiner som styr hur inköp och upphandling ska ske inom IKEA-projektet specifikt. De inköp och upphandlingar som görs ska hanteras i enlighet med kommunens övergripande styrdokument. Inom kommunen finns en upphandlingspolicy som reviderades senast Policyn beskriver på en övergripande nivå hur inköp och upphandling ska gå till. Av policyn framgår bland annat att hur direktupphandlingar ska dokumenteras samt vilka beloppsgränser som gäller. Bland annat framgår att direktupphandling får göras upp till ett värde av sju prisbasbelopp (motsvarande 308 tkr i 2012 års prisnivå). Enligt LOU är direktupphandlingar tillåtna om värdet understiger 15 procent av tröskelvärdet, för närvarande cirka 284,6 tkr. Policyn beskriver även vilken dokumentation som ska göras i samband med direktupphandlingar, enligt följande: <1 prisbasbelopp - Inköp kan göras utan att ta in skriftliga anbud. 1-2,5 prisbasbelopp - Skriftligt anbud från minst två anbudsgivare ska införskaffas. 2,5 7 prisbasbelopp - Skriftligt anbud från minst 3 anbudsgivare ska införskaffas. I delegationsordningen regleras vem som har rätt att göra inköp och teckna avtal samt inom vilka beloppsgränser. Projektledarnas attestbehörigheter framgår av särskild blankett avseende attestuppdrag. Av blanketten framgår vilken attestfunktion de har rätt att utföra samt inom vilka ramar attesträtten gäller. Blanketten har undertecknats av förvaltningschef och avdelningschef. Av granskningen har framkommit att det är projektledarna som genomför merparten av de inköp som görs inom ramen för projektet samt att de sköter det praktiska arbetet kring upphandlingarna, med hjälp från kommunens upphandlingsenhet och externa konsulter Vår bedömning De inköp och upphandlingar som görs inom ramen för projektet ska ske i enlighet med kommunens övergripande policys och riktlinjer. Kommunens upphandlingspolicy har inte reviderats sedan år Sedan den sist reviderades har det skett ett flertal ändringar i LOU, bland annat avseende vilka beloppsgränser som gäller vid direktupphandling. För att säkerställa att policyn överensstämmer med aktuella lagkrav bör kommunstyrelsen se över och revidera upphandlingspolicyn Entreprenadupphandlingar De upphandlingar som gjorts inom projektet avser främst entreprenadupphandlingar. Markentreprenaden är uppdelad i olika områden, där varje del upphandlats separat. Totalt har sex upphandlingar gjorts avseende markentreprenad, varav tre avser delentreprenad M04. Enligt intervjuer har projektledarna tagit hjälp av både externa konsulter och kommunens upphandlingsenhet i samtliga entreprenadupphandlingar. De externa konsulterna uppges hjälpa till med att ta fram de administrativa föreskrifterna (AF). Upphandlingsenheten granskar därefter formalia och stämmer av de juridiska delarna. 15

17 111IIIIIIII" fli ERNST&YOUNG Upphandlingsenheten uppges utgöra ett bra stöd för att stämma av de juridiska delarna samt för tolkningar av lagtext. I de entreprenadupphandlingar som genomförts har eventuella tillkommande arbeten beaktats i samband med utvärderingen, då anbudsgivarna utöver sitt offererade arvode fått fylla i en timprislista med fiktiva mängder för eventuella tillkommande arbeten. Enligt LOU 4 kap 8 är det tillåtet att tilldela kontrakt för tillkommande arbeten till den ursprungliga leverantören utan föregående annonsering om det beror på oförutsedda omständigheter. För att detta ska vara tillåtet krävs det också att de tillkommande arbetena inte utan stora tekniska eller ekonomiska olägenheter för kommunen kan skiljas från det ursprungliga kontraktet eller att de även om de kan avskiljas, är absolut nödvändiga för att kontraktet ska kunna fullföljas. Vid tillkommande arbeten får inte det sammanlagda värdet av dessa kontrakt överstiga hälften av det ursprungliga kontraktets värde. Inom ramen för en av de upphandlade entreprenaderna (M03) har det visat sig finnas ett behov av att bygga en tillfällig ytterligare vägsträckning. Detta för att undvika en ohållbar trafiksituation under byggnationen av IKEA bland annat. Att anlägga en tillfällig väg skulle uppgå till ungefär 10 mnkr och på grund av den höga kostnaden tog projektledarna stöd av upphandlingsenheten för att utreda huruvida det var förenligt med LOU att befintlig leverantör fick i uppdrag att genomföra detta tillkommande arbete utan föregående annonsering. Enligt skrivelse av kommunens upphandlingschef så förelåg det inget hinder i lagen för att tilldela uppdraget till befintlig leverantör vilket gjordes. Inom ramen för denna granskning har en fördjupad granskning gjorts av två upphandlingar, se I tekniska nämndens kontrollplan för 2012 framgår att kontroller ska göras av att ingångna avtal och utförda uppgifter korrelerar samt att en särskild kontroll ska ske av tilläggstjänster. Detta ska göras genom att slumpvist välja ut tre fakturor som överstiger 100 tkr för kontroll av erfaren projektledare utanför "Torp-projektet". Fakturorna ska kontrolleras mot utförda arbetsuppgifter på plats utifrån mall. Kontrollen ska enligt kontrollplanen genomföras vid två tillfällen under året och det är projektekonom som är ansvarig. Vid tidpunkten för vår granskning har kontrollen inte utförts i enlighet med kontrollplanen. Enligt uppgift har dock samtliga entreprenörsfakturor granskats kontinuerligt av extern konsult/byggledare och kontrollant, vilket projektledare och projektekonom bedömer ersätter angiven kontroll enligt kontrollplan. Av intervjuerna framgår att kontrollen är svår att genomföra då projektledare utanför Torpprojektet inte upplevs ha tillräcklig kunskap för att avgöra om fakturorna är korrekta Vår bedömning Av vad som framkommit av granskningen bedömer vi att det finns en god struktur för hur entreprenadupphandlingar genomförs. Projektledarna har dels tagit hjälp av kommunens upphandlingsavdelning och dels av externa konsulter för att säkerställa att upphandlingarna sker i enlighet med gällande lagkrav. Oförutsedda åtgärder som uppstår under projektets gång tilldelas vanligtvis den ursprungliga leverantören, bortsett från om det avser större arbeten då vi kunnat se att projektledarna tagit hjälp av upphandlingsavdelningen för att utreda huruvida det är tillåtet att tilldela uppdraget till ursprunglig leverantör. Att ursprunglig leverantör tilldelas kontrakt för tillkommande arbeten är i enlighet med LOU, förutsatt att beloppet för de överstigande arbetena inte överstiger hälften av det ursprungliga kontraktets värde. Vi bedömer det som positivt 16

18 11111I"1IIII1I El ERNST&YOUNG att det vid större tillkommande arbeten utretts huruvida tilldelning kan ske till ursprunglig leverantör utan att frångå LOU. För att säkerställa att värdet för tillkommande arbeten inte överstiger det ursprungliga kontraktets värde bör tekniska nämnden tillse att det införs en rutin som tydliggör att arbeten som överstiger ett i förhand angivet belopp/andel av kontraktssumman ska utredas mot gällande lagkrav. Vi kan konstatera att den utvärdering av kontroll som beskrivs i kontrollplanen inte utförts. Detta kommer heller inte att ske då det inte bedöms vara genomförbart enligt projektekonomen. Vår uppfattning är att kontrollmomentet som beskrivs i kontrollplanen är en ändamålsenlig kontroll. Tekniska nämnden bör tillse att de kontrollmoment som beslutats om i kontrollplanen genomförs Inköp/avrop mot ramavtal Löpande inköp av material har inte skett inom ramen för projektet då detta ingår i totalsumman för respektive entreprenad. Det har heller inte skett någon upphandling av ramavtal som är specifikt hänförlig till projektet. De tillkommande inköp av tjänster som gjorts (som inte ingår i de upphandlade entreprenaderna) har skett genom direktupphandling. Det har enligt intervjuerna inte skett någon kontroll av om kommunövergripande ramavtal funnits inom de områden där direktupphandling gjorts Vår bedömning Merparten av inköpen inom projekten är hänförliga till de upphandlade entreprenaderna. För de inköp som görs utöver entreprenaderna görs inga kontroller om avtal finns för aktuell vara/tjänst vilket gör att det finns en risk för att inköp sker utanför befintliga ramavtal. För att säkerställa att inköp sker i enlighet med ramavtal bör tekniska nämnden dels tydliggöra vikten av att kontrollera huruvida avtal finns innan inköp görs och dels tillse att det upprättas rutiner för uppföljning av avtalstrohet inom projekt. Tekniska nämnden bör även tillse att det sker en dokumentation av att kontrollen genomförts samt av uppföljningen av avtalstrohet Fakturahantering Innan nuvarande projektekonom tillsattes var projektredovisningen bristfällig enligt vad som framkommit av intervjuer samt utifrån vad som framkommit av tidigare genomförda uppföljningar. Tidigare skedde redovisningen på två konteringar som var fördelade utifrån kostnader som avsåg kommunen respektive Trafikverket. Fakturorna konterades då inte utifrån projekt/entreprenad som fakturan avsåg. Nu är projektet uppdelat på olika projektkoder för att underlätta uppföljning av respektive delprojekt. Strukturen för hur redovisning ska ske har utarbetats utifrån det aktuella projektets förutsättningar. För att kostnaderna ska fördelas korrekt mellan VA, gata etc. används en fördelningsnyckel. Fördelningsnyckeln bygger på den information som lämnades i mängdförteckningen i samband med respektive upphandling. En stor del av fakturorna som avser IKEA-projektet ligger inom ramen för respektive entreprenad, och betalningen sker efter fastställda betalplaner. När fakturan kommer går den i första hand till projektekonom som godkänner fakturan i systemet och lägger in dem på rätt projektkoder. Det uppges framgå tydligt av fakturorna vilken entreprenad respektive faktura avser. Om det inte framgår uppger projektekonom att hon stämmer av med projekt- eller byggledare. Därefter skickas fakturan till byggledare som kontrollerar och godkänner fakturan innan den går vidare för beslutsattest. Beslutsattest sker 17

19 I11""" - =1 ERNST & YOUNG av projektledare, teknisk chef eller tekniska nämndens ordförande beroende på vilket belopp det gäller. Enligt uppgift är beloppsgränser kopplade till respektive person och detta är inlagt i systemet vilket hindrar att personer attesterar belopp som överskrider deras behörighet enligt attestordning Vår bedömning Projektredovisningen är uppbyggd på ett sätt som möjliggör uppföljning av respektive delentreprenad samt uppföljning av utfall mot avsättning respektive investering. Detta bedömer vi är en förutsättning för att kunna säkerställa en ändamålsenlig uppföljning av hur projektet förhåller sig till budget. Strukturen för hur redovisningen ska ske inom projektet bygger på det aktuella projektets förutsättningar. För att säkerställa en korrekt och ändamålsenlig redovisning som möjliggör en detaljerad uppföljning bör kommunstyrelsen tillse att riktlinjer tas fram avseende hur projektredovisning ska ske inom kommunen. Detta för att säkerställa att projektredovisning hanteras på ett enhetligt sätt och möjliggör en uppföljning som är likartad inom samtliga projekt som bedrivs. Avseende attestförfarandet bedömer vi att det finns en ändamålsenlig struktur kring kontroll och godkännande av leverantörsfakturor. Att de ordinarie kontrollstegen i ekonomisystemet kompletterats med en ytterligare kontroll som utförs av byggledare bedömer vi som positivt då detta bidrar till att säkerställa att fakturan motsvarar vad som faktiskt levererats. 18

20 11111IIIIIIIII ERNST&YOUNG 6. Substansgranskning Vi har genomfört en fördjupad granskning av två upphandlingar och femton inköp som skett inom ramen för projektet. Detta har vi gjort för att undersöka huruvida upphandling och inköp skett i enlighet med LOU och kommunens inköpsanvisningar samt hur de förhåller sig till aktuella avtal Upphandlingar En översiktlig granskning har gjorts av två upphandlingar som genomförts under 2011 och Markentreprenaden inom projektet är uppdelad på sex stycken delentreprenader (M01, M02, M03, M04-1, M04-2 samt M04-3). Upphandlingen av M01 genomfördes innan 2011, och resterande har genomförts under 2011 och Av dessa har vi valt att granska M03 samt M04-2. Detta för att få en spridning mellan entreprenörer och omfattning på upphandlingarna. För respektive upphandling har följande granskats: Övergripande - Vad upphandlingen avser - Vilken form av upphandling det är - Upphandlingens omfattning - Vem som genomfört upphandlingen samt på vems uppdrag När och var upphandlingen annonserats Sista anbudsdag Vilka som lämnat anbud och när anbuden inkommit enligt ankomststämpel När anbuden inkommit enligt öppningsprotokoll Hur utvärderingen gått till samt om den är rimlig i förhållande till förfrågningsunderlaget Vem som fattat tilldelningsbeslut samt att samtliga anbudsgivare tagit del av tilldelningsbeslutet När och av vem avtal tecknats Genom att följa dessa steg har vi kunnat följa hela processen samt göra en bedömning av den dokumentation som finns avseende upphandlingarna. Det vi har granskat är således att processen gått till på ett korrekt sätt och innefattar därmed inte granskning av sakinnehållet M03 Upphandlingen avser Hogtorpsvägen och genomfördes enligt öppet förfarande. Omfattningen på upphandlingen uppgick till 69,5 mnkr och det var Veidekke Entreprenad AB som lämnade in det vinnande anbudet. Upphandlingen genomfördes av kommunens upphandlingsenhet och beställare var tekniska kontoret. Projektledare för IKEAprojektet var beställarens ombud. Upphandlingen annonserades via Allego. Sista anbudsdag var enligt annons och anbudsinbjudan/förfrågningsunderlag. Därefter förlängdes datumet i två omgångar och enligt sista förlängningen var sista anbudsdag Anbud lämnades av fem leverantörer; Oden Anläggningsentreprenad AB, Veidekke Entreprenad AB, Skanska AB, NCC Constructions AB samt Markbygg i Bohuslän AB. Samtliga anbud öppnades och det var två personer närvarande. Enligt öppningsprotokollet hade alla anbud inkommit