Uddevalla kommun. El ERNST&YOUNG

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Uddevalla kommun. El ERNST&YOUNG"

Transkript

1 Revisionsrapport 2013 Genomförd på uppdrag av revisorerna Januari 2013 Uddevalla kommun Granskning av upphandling, inköp och investeringar samt ansvarsfördelning och rapportering inom projektet "Torp växer" El ERNST&YOUNG

2 H- ERNST & YOUNG Innehäll 1. Sammanfattning 2 2. Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Avgränsningar Metod Revisionskriterier 5 3. Avtalsförhållanden Avtal med externa parter Finansiering 8 4. Projektorganisation Projektorganisation och ansvarsfördelning Riskanalys Inköp och upphandling Inköps- och upphandlingsrutiner Entreprenadupphandlingar Inköp/avrop mot ramavtal Fakturahantering Substansgranskning Upphandlingar Fakturagranskning Sammanfattande bedömning 23 Bilaga 2. Dokumentförteckning 28 Bilagor: Bilaga 1 Revisionskriterier Bilaga 2 Dokumentförteckning 1

3 111111IIII1II" E.41 ERNST S OU NG 1. Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Uddevalla kommun granskat upphandling, inköp och investeringar samt ansvarsfördelning och rapportering inom projektet "Torp växer"'. Kommunstyrelsen och tekniska nämnden är ansvariga för de områden som varit föremål för granskningen. Syftet med granskningen har varit att undersöka om upphandling, inköp och investeringar inom ramen för IKEA-projektet sker på ett betryggande sätt och följer LOU och kommunens inköpsanvisningar. Granskningen har vidare syftat till att granska huruvida det finns en intern och en extern projektorganisation som säkerställer att projektet genomförs på ett betryggande sätt med avseende på ansvarsfördelning, rapportering, finansiering och riskhantering. Granskningen har visat att förhållandena mellan kommunen och övriga parter som är involverade i projektet "Torp växer" finns reglerade i ett flertal avtal. Av avtalen framgår hur ansvar och kostnader är fördelade/ska fördelas mellan parterna. Projektet finansieras dels genom investeringsmedel och dels genom en avsättning som kommunen gjorde under 2008 och En stor del av avsättningen avser de arbeten som utförs inom ramen för infrastrukturprojektet. Ytterligare en stor del avser iordningsställandet av den mark som kommer att övergå i IKEA:s och Ikano:s ägo. Vi kan konstatera att kommunen, tillsammans med IKEA, verkat för att uppnå en marknadsmässig nivå på markpriset. Kommunens kostnader för att iordningsställa marken är dock väsentligt högre än markpriset. Detta gör att det finns en risk att det bidrag som kommunen lämnat i form av de kostnader som uppstått för att iordningsställa marken inte är förenliga med EU:s statsstödsregler. Denna fråga har inte utretts vidare inom ramen för denna granskning då det krävs en fördjupad juridisk prövning för att en välgrundad bedömning ska kunna lämnas. Under projektets gång har projektorganisationen utvecklats och ramarna för projektet har fastställts i avtal och överenskommelser. Det finns en tydlig projektorganisation som är dokumenterad i form av en organisationskarta. Det saknas dock dokumenterade uppdrag där det framgår vilket ansvar som åligger den interna kommunala styrgruppen och projektledare. Det är därmed inte tydligt vad de olika funktionerna har för ansvar och uppdrag. Det har tidigare inte funnits några styrdokument som tydliggör hur projekt ska hanteras med avseende på projektplanering, kommunikation, uppföljning etc. Under 2012 har tekniska kontoret tagit fram en projektmodell som förvaltningsledningen beslutat om ska gälla. Den framtagna modellen har dock inte kunnat tillämpas på de aktuella projekten. Uppföljning och avrapportering inom ramen för både IKEA- och infrastrukturprojektet sker dock kontinuerligt, både internt samt med externa parter. Det är projektgruppen och tidigare projektkoordinator som ansvarar för information, avstämning och rapportering inom projekten. Projektredovisningen uppges vara uppbyggd på ett sätt som möjliggör uppföljning av respektive delentreprenad samt uppföljning av utfall mot avsättning respektive investering. Strukturen för hur redovisningen ska ske inom projektet bygger på det aktuella projektets förutsättningar. 1 Projektet "Torp växer" omfattar det som vii denna granskning dels benämner IKEA-projektet och dels infrastrukturprojektet. 2

4 Illllll fr2 ERNST s ov Nc En riskanalys har tagits fram för projektet och det har skett en årlig revidering av den. Granskningen har dock visat att det inte sker ett systematiskt arbete med riskanalysen och det framgår heller inte vem som ansvarar för respektive riskmoment. Det har dock skett ett kontinuerligt arbete inom projektgruppen för att identifiera och hantera risker som uppkommer men det har inte skett utifrån den framtagna riskanalysen. Granskningen har visat att kommunens upphandlingspolicy inte har reviderats sedan år Sedan den sist reviderades har det skett ett flertal ändringar i LOU, bland annat avseende vilka beloppsgränser som gäller vid direktupphandling. Det bedöms finnas en god struktur för hur entreprenadupphandlingar genomförs. Projektledarna har dels tagit hjälp av kommunens upphandlingsavdelning och dels av externa konsulter för att säkerställa att upphandlingarna sker i enlighet med gällande lagkrav. Oförutsedda åtgärder som uppstår under projektets gång tilldelas vanligtvis den ursprungliga leverantören. Att ursprunglig leverantör tilldelas kontrakt för tillkommande arbeten är i enlighet med LOU, förutsatt att beloppet för de överstigande arbetena inte överstiger hälften av det ursprungliga kontraktets värde. Merparten av inköpen inom projekten är hänförliga till de upphandlade entreprenaderna. För de inköp som görs utöver entreprenaderna görs inga kontroller om avtal finns för aktuell vara/tjänst vilket gör att det finns en risk för att inköp sker utanför befintliga ramavtal. En fördjupad granskning av fakturor har gjorts, vilken har visat på vissa brister, främst i samband med genomförda direktupphandlingar. Våra identifierade förbättringsområden/rekommendationer är enligt följande: Tekniska nämnden bör tillse att kommande projekt hanteras i enlighet med den projektmodell som tagits fram. Detta för att dels tydliggöra hur ansvaret är fördelat inom projektorganisationen samt hur enskilda projekt ska styras och dels för att säkerställa att projekthanteringen sker på ett strukturerat och ändamålsenligt sätt. Tekniska nämnden bör tillse att det även i kommande projekt upprättas riskanalyser. Vi rekommenderar tekniska nämnden att under projektens gång löpande följa upp att det sker ett arbete med riskanalysen för att säkerställa att projekten hanteras ändamålsenligt. Kommunstyrelsen bör tillse att kommunens upphandlingspolicy ses över och revideras i enlighet med gällande lagkrav. Detta för att minska risken för att inköp och upphandling inte sker i enlighet med LOU. Kommunstyrelsen bör tillse att riktlinjer tas fram avseende hur projektredovisning ska ske inom kommunen. Detta för att säkerställa att projektredovisning hanteras på ett enhetligt sätt och möjliggör en uppföljning som är likartad för samtliga projekt. Tekniska nämnden bör tillse att det upprättas rutiner för att följa upp att inköp sker i enlighet med befintliga ramavtal. Tekniska nämnden bör tillse att det upprättas rutiner för hur direktupphandlingar ska dokumenteras och följas upp. Detta för att säkerställa att de sker i enlighet med LOU och kommunens interna policys och riktlinjer. För att undvika att otillåtna direktupphandlingar genomförs bör tekniska nämnden tillse att det redan i den inledande fasen i kommande projekt finns en riskanalys för att kunna förutse sådana händelser som kan föranleda att direktupphandlingar görs. 3

5 ""1""" ā ERNST & YOUNG 2. Inledning 2.1. Bakgrund Arbetet med projektet "Torp växer" påbörjades under våren 2007 då förhandlingar inleddes mellan Uddevalla kommun, IKEA och Ikano. Samarbetet grundar sig i att kommunen åtagit sig att iordningsställa mark med syftet att etablera ett IKEA-varuhus samt ytterligare lokaler för detaljhandel etc. Respektive parters åtaganden regleras i upprättade samarbets-, exploaterings- och köpeavtal. Exploatering av handelsområde Östra Torp med bland annat IKEA:s etablering i området, medför att infrastrukturåtgärder behöver vidtas. Ett avtal har tecknats mellan kommunen och Trafikverket avseende ett infrastrukturprojekt, vilket tillsammans med IKEAprojektet utgör projektet "Torp växer". Trafikverket ansvarar för genomförandet av infrastrukturprojektet som finansieras till två tredjedelar av Uddevalla kommun. Revisorerna lyfter fram att IKEA-projektet och infrastrukturprojektet är en av kommunens största investering i nutid. Då ett flertal parter är involverade i projektet bedömer revisorerna att det finns en risk att gränsdragningen dem emellan inte är tillräckligt tydligt. Inom ramen för kommunens åtagande att förbereda mark för IKEA och Ikano har ett flertal entreprenadupphandlingar genomförts. Enligt revisorerna har rådande markförhållanden lett till att oförutsedda åtgärder fått vidtas. Under vissa förutsättningar tillåter LOU (Lagen om offentlig upphandling) att uppdrag tilldelas de ursprungliga entreprenörerna, även om aktuellt uppdrag inte ingår inom ramen för tidigare uppdrag. På grund av projektets storlek bedömer revisorerna att det finns en risk att uppdrag som avser oförutsedda åtgärder tilldelas tidigare upphandlade entreprenörer utan att först se över huruvida lagen tillåter detta. Mot bakgrund av ovanstående vill de förtroendevalda revisorerna dels granska följsamheten mot lagen om offentlig upphandling (LOU) och dels granska hur tekniska nämnden tillsett att projektet styrs på ett ändamålsenligt sätt Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att undersöka om upphandling, inköp och investeringar inom ramen för IKEA-projektet sker på ett betryggande sätt och följer LOU och kommunens inköpsanvisningar. Granskningen syftar vidare till att granska huruvida det finns en intern och en extern projektorganisation som säkerställer att projektet genomförs på ett betryggande sätt, med avseende på ansvarsfördelning, rapportering, finansiering och riskhantering. Nedanstående revisionsfrågor ska besvaras av granskningen: Hur säkerställer tekniska nämnden att inköp och upphandling inom projektet sker i enlighet med gällande lagar och regler samt kommunens inköpsanvisningar? - Vilka risker finns för att icke förutsett nytt åtgärdsbehov inte upphandlas utan går till tidigare entreprenör utan förnyad upphandling? Finns det klara gränsdragningar mellan parterna avseende hur ansvar och kostnader ska fördelas? Hur säkerställer tekniska nämnden att riskbedömning hanteras på ett ändamålsenligt sätt inom projektet? 4

6 111111II"'ll" ERNST&YOUNG Finns det fastställda och dokumenterade rutiner avseende projektledningens rapporteringsvägar samt deras beslutsbefogenheter (ekonomiska och verksamhetsmässiga)? - Sker det någon uppföljning av huruvida rutinerna efterlevs? - Genomför tekniska nämnden någon löpande granskning avseende hur projektet fortskrider? 2.3. Avgränsningar Tekniska nämnden och kommunstyrelsen är ansvariga för den verksamhet som granskas 2.4. Metod Granskningen har i huvudsak genomförts som en dokument- och intervjustudie. Därutöver har vi granskat gällande avtal mellan de inblandade parterna samt genomfört en stickprovsgranskning av kommunens inköp kopplade till projektet. Detta för att undersöka huruvida kommunens utgifter förhåller sig dels till LOU och kommunens inköpsanvisningar samt hur de förhåller sig till aktuella avtal. Utöver detta har vi genomfört en fördjupad granskning av två upphandlingar. Intervjuer har genomförts med: Ordförande, kommunstyrelsen Ordförande, tekniska nämnden Vice ordförande, tekniska nämnden Kommundirektör (tidigare "torpkoordinator") Chef, Tekniska kontoret Projektledare Projektekonom Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att faktagranska rapporten Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen som utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna kan hämtas ifrån lagar och förarbeten eller interna regelverk, policys och fullmäktigebeslut. Kriterier kan också ha sin grund i jämförbar praxis eller erkänd teoribildning. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av tillämpliga delar av kommunallagen och lagen om offentlig upphandling. Vidare utgörs revisionskriterierna av kommunens interna styrdokument såsom upphandlingspolicy, delegationsordning samt av kommunfullmäktige och tekniska nämnden tagna beslut, mål och uppdrag. De revisionskriterier som ligger till grund för denna granskning framgår av bilaga 1. 5

7 ERNST&YOUNG 3. Avtalsförhållanden IKEA-projektet har pågått sedan 2007 då förhandlingar inleddes mellan kommunen och IKEA. Ett första köpekontrakt mellan kommunen och IKEA tecknades under hösten Detta ersattes 2011 med nya köpeavtal samt exploaterings- och samarbetsavtal med IKEA och Ikano. Enligt projektledarna regleras ansvaret för markåtagandena i dessa avtal. De uppger dock att det på grund av projektets storlek finns en risk att det uppstår oklarheter kring ansvarsfördelning då det är svårt att på förhand reglera alla tänkbara scenarion. Avseende fördelning av kostnader så uppger projektledarna att de kostnader som är hänförliga till iordningsställandet av marken endast ska belasta kommunen, då kommunen åtagit sig att leverera byggklar mark till IKEA och Ikano. Det som är reglerat i avtalen avser vem som ansvarar för vad avseende markens beskaffenhet. Det är således inte några löpande kostnader som ska fördelas mellan parterna Avtal med externa parter Att möjliggöra IKEA:s etablering är enligt intervjuer ett omfattande projekt för Uddevalla kommun. Dels har kommunen åtagit sig att förbereda de områden som ska överlåtas till IKEA och Ikano och dels krävs det en utveckling av infrastrukturen i området där en stor del av kostnaderna tas av kommunen IKEA och Tkano Inledande köpekontrakt Förhandlingar mellan kommunen och IKEA inleddes under våren Hösten 2007 tecknades ett köpekontrakt mellan kommunen och IKEA, avseende köp av markområde. Av köpekontraktet framgår att syftet var att möjliggöra etablering av IKEA handelsvaruhus med IKEA-koncept med en byggarea om cirka kvm BTA inklusive restaurang samt därtill hänförliga servicefunktioner. Avtalets giltighet är dock villkorat av ett flertal punkter, bland annat att köpekontraktet ska godkännas av kommunfullmäktige i Uddevalla och IKEA Fastigheter AB:s styrelse inom angiven tidsperiod. I övrigt regleras vilken upplåtelseform som ska gälla för marköverlåtelsen, köparens byggnadsåtagande samt villkor avseende köpeskillingen och hur den ska erläggas. I avtalet framgår att köparen ska erlägga handpenning om 600 tkr inom tre veckor från det att kontraktet godkänts av bägge parter. Handpenningen motsvarar 10 procent av då beräknad köpeskilling. Vidare framgår det av avtalet vem som bär ansvaret och kostnaden för eventuella brister i fastighetens beskaffenhet Nuvarande avtalsstruktur Det tidigare köpekontraktet ersattes 2011 av nya avtal. Detta för att det ursprungliga köpekontraktet upprättades i ett tidigt skede i processen och det fanns i det läget en begränsad kunskap kring vad som krävdes för att iordningsställa byggbar mark samt övriga ytor. Vidare hade IKEA ett önskemål att följa samma koncept för avtalsstruktur som de hade upprättat tillsammans med en annan kommun i ett liknande ärende. Denna avtalsstruktur innebar att det upprättades ett samarbetsavtal, ett exploateringsavtal samt ett köpeavtal. Det ursprungliga avtalet omfattade delar som annars hanteras i särskilda exploateringsavtal. Ytterligare faktorer som låg till grund för de förnyade avtalen var att omfattningen på projektet ökade. Dels avsåg IKEA att uppföra ett större va- 6

8 1111II1IIII'I ERNST&YOUNG ruhus än vad som tidigare avtalats och dels tillkom lkano:s etablering i området (avseende lokaler för handel som inte avser IKEA-varuhus). I samband med att det upprättades nya köpeavtal gjordes en ny värdering av marken för att säkerställa att köpet skulle ske till ett marknadsmässigt pris. Detta gjordes delvis för att undvika överklaganden eller liknande som kan leda till att projektet försenas. Kommunen har tagit hjälp av tre externa konsulter för värderingen av marken. Två konsulter som utförde två av varandra oberoende värderingar samt ytterligare en konsult som värderade de två första värderingarna då de inte var helt eniga. Den nya värderingen ledde till att köpeskillingen ökade från 6 mnkr till 72 mnkr, varav marken som sålts till IKEA värderades till 42 mkr och marken som sålts till Ikano värderades till 30 mnkr. Sedan det första köpekontraktet tecknades har Ikano involverats i etableringsplanerna för att upprätta lokaler för handelsändamål (som inte avser IKEA handelsvaruhus). Förhållandena mellan kommunen och IKEA och Ikano regleras i tre övergripande avtal; samarbetsavtal, exploateringsavtal och köpeavtal. Därtill har tilläggsavtal till både exploaterings- och köpeavtalet tecknats samt en ansvarsförbindelse med anledning av hantering av bergmassor med förhöjd sulfidhalt. Dessa avtal reglerar tillsammans hur ansvar och kostnader fördelas mellan parterna Samarbets-, köpe- och exploateringsavtal I köpeavtalen fastslås köpeskillingen samt att övriga villkor kring köpet fastställs, bland annat hur kostnader och intäkter ska fördelas mellan köparen och säljaren, innan och efter tillträdesdagen. Enligt köpeavtalet är båda parterna överens om att det nya avtalet ersätter tidigare ingånget köpekontrakt. Samarbetsavtalet reglerar ansvarsfördelningen på en övergripande nivå och hänvisar till exploateringsavtal och köpeavtal för en tydligare ansvarsfördelning. Av exploateringsavtalet framgår att kommunens åtagande i projektet är att förbereda de områden som ska överlåtas till IKEA och Ikano. Därtill ansvarar kommunen för byggnation av gator och cykelvägar i anslutning till de områden som överlåtits åt IKEA och Ikano. IKEA och Ikano ansvarar i sin tur för att byggnation för handelsändamål med bland annat ett IKEA-varuhus, andra varuhus för handel samt parkering och vägar inom kvartersmark genomförs på den mark kommunen genom köpeavtalet överlåter till IKEA och Ikano. Kommunen har träffat avtal med vardera part, vilka reglerar på en mer detaljerad nivå än samarbetsavtalet hur ansvar och kostnader är fördelade. Det finns en tidplan kopplad till avtalet där det framgår när arbetet med de markåtaganden som anges i avtalet ska genomföras. I avtalet framgår vilka åtgärder kommunen ska vidta avseende utbyggnad av trafik- och allmänna anläggningar. Enligt avtalet ansvarar kommunen för arbetet avseende utformning och dimensionering samt säkerställer att detta arbete sker i samråd med Trafikverket, IKEA/Ikano samt exploatören. Se för beskrivning av vad som överenskommits med Trafikverket Tilläggsavtal Tilläggsavtalen tecknades på grund av att de arbeten som kommunen skulle utföra enligt exploateringsavtalet blev fördröjda, bland annat på grund av en försenad miljödom. Parterna enades då om att upprätta tilläggsavtal till köpe- och exploateringsavtalen där datum och villkor för äganderättstillträdet förändrats. Tillträdet skedde i juni 2012, vilket var inom ramen för avtalad tillträdesdag. Tillägget till exploateringsavtalet innehåller bland annat reviderad tidplan, förändrade vitesbelopp samt rätt för kommunen att efter 7

9 IIIIII"1",,.. I1) =l ERNST & YOUNG tillträdesdagen disponera vissa delar av det förvärvade området för färdigställande av markarbeten Trafikverket IKEA:s etablering medför att infrastrukturåtgärder behöver vidtas. Ett avtal har tecknats mellan kommunen, Trafikverket och Västra Götalandsregionen där förhållandet dem emellan regleras vid genomförandet (finansiering, planering, projektering och byggande) av infrastrukturprojektet. Trafikverket ansvarar för genomförandet av projektet men finansieras av staten och kommunen gemensamt. Kommunen har genom avtalet åtagit sig att medfinansiera projektet med 189 mnkr (av totalt 283 mnkr), resterande bekostas av Trafikverket. I avtalet regleras att om projektbudgeten överskrids med av båda parter godkända kostnader ska dessa kostnader fördelas procentuellt utifrån den övergripande fördelningen, det vill säga att kommunen svarar för 66,8 procent och Trafikverket för 33,2 procent av kostnaderna. På grund av att projektet behövde byggstartas före planerad medelstilldelning till projektet i Regional plan för transportinfrastrukturen i Västra Götaland så erbjöd sig kommunen förskottering av medel till projektet. Trafikverket ska återbetala mottaget förskotteringsbelopp när medel för projektet finns tillgängliga i Trafikverkets budget. Kommunen ska ges möjlighet att följa projektet genom samråd och insyn. Ändringar eller tillägg i projektet i form av nya funktioner eller anläggningar ska beslutas av Trafikverket efter samråd med kommunen Vår bedömning Hur ansvar och kostnader fördelas mellan kommunen, IKEA och Ikano regleras i de avtal som finns upprättade. Granskningen har inte visat på annat än att kommunen genom dessa avtal och därtill hörande överenskommelser tillförsäkrat sig om att det finns en tydlighet i vilket ansvar som åligger dem respektive IKEA och Ikano, utifrån kända förutsättningar vid tidpunkten för avtalets tecknande. Även avtalet mellan Uddevalla kommun, Västra Götalandsregionen och Trafikverket (dåvarande Vägverket) bedöms ge en tydlig bild hur ansvaret är fördelat på en övergripande nivå mellan parterna. Vi kan konstatera att kommunen, tillsammans med IKEA, verkat för att uppnå en marknadsmässig nivå på markpriset Finansiering Innan det första köpekontraktet hade tecknats mellan kommunen och IKEA belastade kommunens kostnader driftsbudgeten. När det därefter uppdagades att projektet skulle bli mer omfattande beslutades att det skulle göras en avsättning, vilket skedde under 2008 och Avsättningen uppgår till totalt 362,5 mkr och ska omfatta samtliga kostnader som inte avser investeringar. En stor del av avsättningen avser de arbeten som sker inom ramen för infrastrukturprojektet mot Trafikverket, bortsett från del av Hogstorpsvägen som är att betrakta som en investering då väghållningsansvaret efter beslut åligger kommunen. Det finns en investeringsbudget för projekten som uppgår till 85 mnkr. Sammantaget beräknas kommunens utgifter således uppgå till totalt 447 mnkr fördelat på dels infrastrukturprojektet och dels IKEA-projektet. Av avsättningen är 191 mnkr (+11 mnkr budgetreserv) direkt hänförliga infrastrukturprojektet och 85 mnkr2 (netto) är direkt hänförliga till IKEA-projektet och iordningsställandet av den mark som kommer att övergå i IKEA:s och Ikano:s ägo. Resterande utgifter avser bland annat ut- 2 Enligt budget. Enligt prognos kommer utgifterna att uppgå till 70,7 mnkr (netto) 8

10 ~ I1 =/J ERNST&YOUNG gifter för uppförande av bussterminal för Västtrafik samt kostnader för projektledning som inte är direkt hänförliga till ett av projekten. De utgifter som avser investeringar bokas till en början på ett resultatkonto för att vid delårsbokslut rapporteras som ett pågående arbete. Detta redovisas samlat för tekniska nämnden. Vid årsbokslut förs det sedan över som pågående arbete per investeringskod. Det som avgör om kostnaderna ska gå som investering eller bokas mot avsättningen beror i huvudsak på hur ägandet kommer att se ut framöver. Om det ska vara kvar i kommunens ägo och överstiger 0,5 prisbasbelopp ska det normalt gå som en investering. Om det däremot kommer att övergå i exempelvis IKEA:s/Ikano:s ägo bokas det däremot mot avsättningen. Av granskningen har framkommit att det vid tidpunkten för granskningen pågår förhandlingar med Trafikverket avseende fördyringar som uppstått. I dagsläget beräknas dessa fördyringar uppgå till 34 mnkr. Beloppet kan komma att ändras i takt med att projektet fortskrider. I skrivelse som projektledningen tagit fram uppges att fördyringarna grundar sig i att grundkalkylerna som gjordes i infrastrukturprojektet baserades på ett grovt underlagsmaterial och togs fram innan projektering var gjord. Detta gör att det förekommit vissa avvikelser. En av de större avvikelserna berör Hogstorpsvägen som utgör en del av de åtgärder som ska vidtas inom ramen för projektet. Åtgärderna på Hogstorpsvägen har lett till avvikelser från grundkalkylen som uppgår till 34 mnkr. I skrivelsen ges förklaringar till de avvikelser som uppstått samt ett förslag på hur de ökade kostnaderna ska fördelas mellan kommunen och Trafikverket, vilken baseras på vilken av parterna som bör hållas ansvarig för avvikelsen samt på hur fördelning av kostnader normalt görs för vissa åtgärder. Enligt uppgift har en överenskommelse nåtts mellan Trafikverket, VGR och kommunen där fördelningen av merkostnaden sker enligt samma princip som i grundavtalet Vår bedömning Hur finansieringen av projekten ska fördelas mellan de involverade parterna regleras i avtalen, se avsnitt 3.1. Vi kan konstatera att kommunen står för merparten av finansieringen av de båda projekten. Kostnaderna redovisas antingen mot den avsättning som gjorts eller som en investering. Det finns fastställda ramar för både avsättningen och investeringarna. Kommunens kostnader för att iordningsställa den mark som sålts till IKEA och Ikano är prognostiserade till totalt 141,7 mnkr. Intäkterna som kommunen erhåller vid försäljningen av marken täcker ungefär hälften av kostnaderna, vilket innebär att kommunens nettokostnad är 70,7 mnkr. Vi har tagit hjälp av ett juridiskt ombud i denna fråga och konstaterar utifrån detta att det kan finnas en risk att det bidrag som kommunen lämnat i form av de kostnader som uppstått för att iordningsställa marken inte är förenliga med EU:s statsstödsregler. Detta är dock en fråga som inte utreds vidare inom ramen för denna granskning då det krävs en fördjupad juridisk prövning för att en välgrundad bedömning ska kunna lämnas. För att tekniska nämnden ska hållas informerade om hur infrastrukturprojektet fortgår bör tekniska nämnden löpande följa projektets utveckling och tillse att de erhåller uppföljning kring tillkommande kostnader och fördelning av dessa ska ske mellan parterna. 9

11 ERNST&YOUNG 4. Projektorganisation Under projektets gång har projektorganisationen utvecklats och ramarna för projektet har fastställts i avtal och överenskommelser. Nedan ges en beskrivning av hur projektorganisationen är uppbyggd inom kommunen samt de forum som finns för uppföljning och återrapportering. Vidare återges hur risker hanteras i projektet Projektorganisation och ansvarsfördelning Det är ett flertal parter som är involverade i projektet, både interna och externa. Utöver det finns det ytterligare intressenter som bland annat kräver information kring projektet och dess fortskridande. Nedan beskrivs översiktligt de parter som antingen är involverade i eller är berörda av projektet på annat sätt. Kommunala - nämnder, - utskott (ÖPU) - förvaltningar - avdelningar - bolag Kommunstyrelsen Intern kommunal styrgrupp, KSB I Projektkoordinator Torp handelsområde Styrgrupp för Infrastrukturavtal Kommunen, Trafikverket, Västra Götalandsregionen Externa intressenter Dialogmöten övergripande Planering Mobility Management Tekniska nämnden Projektorganisation Östra Torp IKEA, Ikano Uddevalla och Trafikverket Infrastrukturavtal, projektledare Allmänhet Dialogmöten och kommunikation med - Direkt berörda - Allmänheten - Intresseorganisationer Kommunstyrelsen ansvarar för att besluta om ramar för projektet samt tilläggsbeslut som inte ryms inom projektramen. Kommunstyrelsen finns representerade i den interna styrgruppen, som består av följande representanter: kommunstyrelsens ordförande kommunstyrelsens vice ordförande tekniska nämndens ordförande miljö- och stadsbyggnadsnämndens ordförande Tf kommundirektör (tidigare projektkoordinator) Förvaltningschef, tekniska kontoret Förvaltningschef, miljö och stadsbyggnad 10

12 IIII1IIII' _. ERNST&YOUNG Styrgruppen utgör en koordinerande funktion. Det finns dock ingen uppdragsbeskrivning eller liknande där det framgår vilket ansvar som åligger styrgruppen eller i vilken mån de har möjlighet att besluta om eventuella åtgärder och/eller omprioriteringar inom projektet. Enligt intervjuer tas normalt inga beslut av styrgruppen. Tekniska nämnden är huvudansvarig för genomförandet av IKEA-projektet och infrastrukturprojektet. Det är mark- och exploateringsavdelningen som genom utsedd projektledare har uppdrag att leda det arbete som regleras i avtalen med IKEA och Ikano. I uppdraget ingår att organisera och genomföra arbetet samt att ha kontakter med externa och interna parter. I arbetet ingår rapportering till teknisk chef, projektets styrgrupp samt till tekniska nämnden och andra politiska organ. Den interna projektorganisationen har förändrats under projektets gång. Till en början hade kommunen en ensam projektledare som drev projektet och hade det övergripande ansvaret för både planering och ekonomi. Efterhand som projektet ökade i omfattning och förutsättningarna klargjordes uppstod ett behov av att tillsätta ytterligare en projektledare. En extern konsult togs in under 2010 för att utgöra stöd i byggprojektledningen och vid årsskiftet 2010/2011 tillsattes ytterligare en projektledare, som under våren 2011 ensam blev huvudansvarig för projektet då den ursprungliga projektledaren gick i pension. Behovet av ytterligare en projektledare kvarstod och i december 2011 tillsattes en huvudansvarig projektledare. Kommunen beslutade vid samma tidpunkt att tillsätta en projektkoordinator (se nedan). Under sommaren 2011 tillsattes även en projektekonom på heltid. I dagsläget arbetar projektekonomen inte längre på heltid med projektet. Vidare ingår en kontrollant i projektorganisationen, vars uppgift är att sköta samordning mellan entreprenörerna samt ansvara för kontroll av dem. Under 2012 har projektorganisationen således bestått av två projektledare, projektekonom samt kontrollant. Det saknas en uppdragsbeskrivning som tydliggör hur arbetet och ansvaret ska vara fördelat mellan projektledarna. Enligt uppgift finns det dock en informell fördelning som grundar sig i deras kunskap och kompetens där den huvudansvarige projektledaren besitter kompetens inom anläggnings- och byggprojekt såsom entreprenörskontakter och upphandling och den andre projektledaren har kompetens med fastighetsrättslig anknytning, såsom kontakter med berörda markägare/grannar, inlösen av fastigheter, förhandlingar och upprättande av avtal etc. Projektledarna uppger att de arbetar parallellt i de flesta frågor samt att de har en god insyn i varandras arbete genom att arbetar nära och löpande tar del av varandras arbetsmaterial. Detta anser de minskar risken för att något "hamnar mellan stolarna". Projektkoordinatorn tillsattes i december 2011 med uppdrag att ha helhetsansvar för kommunens engagemang inom Torps handelsområde. I det anställningsavtal som tecknades framgår att uppdraget var tänkt att pågå till och med 31 december I oktober 2012 genomfördes dock en förändring i kommunens organisation vilket innebar att projektkoordinatorn lämnade uppdraget för att tillträda som tillförordnad kommundirektör. Enligt intervju med tillförordnad kommundirektör och teknisk chef var projektkoordinatorn ansvarig för de externa kontakterna med allmänheten, Trafikverket samt övriga externa intressenter. Koordinatorn ansvarade även för kontakten/kommunikationen med interna intressenter. Av anställningsavtalet för projektkoordinatorn framgår att rapportering av arbetet skulle ske till kommunens interna styrgrupp och till Översiktsplaneringsutskottet. Av intervjuerna framgår att det inte längre finns något behov av en projektkoordinator varför denna tjänst inte kommer att tillsättas på nytt. Dock har delar av projektkoordinatorns uppdrag fördelats ut till bland annat projektledare. 11

13 (11IIIIIiI" Eli ERNST&YOUNG Planering, uppföljning och rapportering Det har tidigare inte funnits några styrdokument som tydliggör hur projekt ska hanteras med avseende på projektplanering, kommunikation, uppföljning etc. Under 2012 har dock tekniska kontoret tagit fram en projektmodell som förvaltningsledningen beslutat om ska gälla. Projektmodellen beskriver bland annat roller och ansvar inom projekt, hur projekt ska styras (när och av vem beslut ska tas), projektets faser samt vilken dokumentation som ska tas fram under projektets gång (inkl. dokumentmallar). Den framtagna modellen har dock inte kunnat tillämpas på de aktuella projekten. Uppföljning och avrapportering inom ramen för både IKEA- och infrastrukturprojektet sker dock kontinuerligt, både internt samt med externa parter. Det är projektgruppen och tidigare projektkoordinator som ansvarar för information, avstämning och rapportering inom projekten. Avseende infrastrukturprojektet finns det fastställt vilka möten som ska genomföras, vad de syftar till, hur ofta de ska genomföras samt vilka som ska delta. Bland annat hålls projektledarmöten två gånger i månaden för att stämma av och samordna gemensamma projekt (delprojekt inom ramen för det övergripande infrastrukturprojektet). Ungefär fyra gånger per år träffas styrgruppen för Infrastrukturavtal för att hantera strategiska beslut. Därutöver hålls samverkans- och dialogmöten i olika former ungefär 4 gånger per år. Båda dessa möten protokollförs. Inom IKEA-projektet hålls informations-, uppföljnings- och avstämningsmöten löpande. Bland annat hålls projektgruppsmöten där kommunens, IKEA:s och Ikano:s projektledare deltar. Det sker även regelbundna avstämningar mellan Uddevalla kommun och dess entreprenörer (Markbygg, Veidekke) samt IKEA och lkano:s entreprenörer (PEAB). Vidare hålls det kontinuerligt byggmöten med projektledare, byggledare och entreprenör samt byggledarmöten där kommunens byggledare och projektledare deltar. Ramarna för dessa möten samt hur ofta de ska hållas är dock inte fastställt i någon dokumenterad plan. Projektledare har kontinuerliga avstämningar med teknisk chef samt att de tillsammans med projektekonomen gör månadsvisa ekonomiavstämningar som redovisas till tekniska nämnden. Projektledarna har en stående informationspunkt under tekniska nämndens sammanträden. Under dessa månatliga rapporteringar sker det främst en redovisning kring hur projektet fortskrider i förhållande till tidplan och avsättning/investeringar. Det finns inte krav på att dessa uppföljningar ska ske skriftligt. Vid två tillfällen per år sker en mer omfattande rapportering där projektledare ger en mer detaljerad uppföljning av respektive delentreprenad inom projektet. Av granskningen har framkommit att tekniska nämnden upplever att den uppföljning de får är strukturerad och tillräcklig med avseende på omfattning och innehåll. Utöver de uppföljningar som görs är tekniska nämnden involverade i projektet då beslut ska tas kring exempelvis anvisning av medel inför genomförandet av respektive entreprenad, vid särskilda delegationsärenden, då avtal ska tecknas etc. Den interna kommunala styrgruppen erhåller också månadsvis uppföljning kring projektets fortskridande. Under styrgruppsmötena behandlas främst sådant som dykt upp i relation till Trafikverket, hur arbetsplanen fortskrider, vilka eventuella åtgärder som behöver vidtas, omläggningar i projektet etc. De styrgruppsmöten som hålls protokollförs inte Vår bedömning Det finns en tydlig projektorganisation som är dokumenterad i form av en organisationskarta. Det saknas dock dokumenterade uppdrag där det framgår vilket ansvar som 12

14 1111II1II"II" ERNST&YOUNG åligger den interna kommunala styrgruppen och projektledare. Det är därmed inte tydligt vad de olika funktionerna har för ansvar och uppdrag. De möten som hålls i den interna kommunala styrgruppen protokollförs inte vilket minskar möjligheterna att i efterhand följa vilka frågor som behandlats samt vilka eventuella beslut som tagits under mötestillfällena. Det har tidigare saknats en dokumenterad rutin för uppföljning och rapportering, med avseende på vad den ska innehålla samt när och till vem det ska ske. Vår granskning visar dock att uppföljning och rapportering sker frekvent till nämnd och styrgrupp och att den uppföljning som lämnas till tekniska nämnden upplevs vara tillräcklig med avseende på omfattning och kvalitet. För att dels tydliggöra hur ansvaret är fördelat inom projektorganisationen samt hur enskilda projekt ska styras och följas upp och dels säkerställa att projekthanteringen sker på ett strukturerat och ändamålsenligt sätt bör tekniska nämnden tillse att kommande projekt hanteras i enlighet med den projektmodell som tagits fram Riskanalys I inledningen av projektet saknades en utförlig riskbedömning/riskanalys. Under hösten 2010 tog kommunen hjälp av extern konsult som bistod i att ta fram en projektriskanalys. En uppdatering/revidering av denna gjordes under hösten Projektriskanalysen omfattar riskidentifiering, riskvärdering och förslag på säkerhetshöjande åtgärder av risker som kan utgöra hot mot projektmålen. Projektmålen är här definierade som tid, kostnad och kvalitet utifrån det arbete som ska/har utförts under markentreprenad M Syftet med projektriskanalysen är att på ett tidigt stadium kunna föreslå åtgärder för att hantera avvikelser mot projektmålen. Resultaten av riskanalysen finns dokumenterade i ett analysprotokoll som ska följas upp regelbundet av projektledaren. Projektriskanalysen genomfördes av kommunens projektledare tillsammans med extema konsulter. Riskerna i analysen är värderade som låg/medel/hög risk. För risker som värderats som hög risk har rekommendationer för att reducera risken beskrivits i analysprotokollet. För risker som värderats som medel eller låg risk har rekommendationer tagits fram i de flesta fallen. Av vad som framgår i dokumentationen kring projektriskanalysen ska denna följas upp i samband med exempelvis projekteringsmöten för att säkerställa att projektet arbetar med de identifierade riskerna och de åtgärder som föreslagits och för respektige åtgärd ska det finnas en person som ansvarar för att detta genomförs. I analysprotokollet framgår det dock inte vem som ansvarar för vad. Enligt intervju med representanter från kommunens interna styrgrupp upplever de att projektgruppen arbetat med projektriskanalysen. Inte utifrån den bedömning som gjordes för tre år sedan, men en sammantagen riskbild. Av intervju med projektledare framkommer att de kontinuerligt arbetar med att identifiera risker för att undvika fördyringar och förseningar inom projektet. De uppger dock att de inte arbetar systematiskt med projektriskanalysen. De risker som lyfts fram i analysen menar de dock finns med under arbetet samt att de uppger att risker hanteras allteftersom de uppstår. Under projektledarmöten samt byggmöten diskuteras vilka risker som finns för att budget och/eller tidplan inte kommer att kunna hållas samt att det sker en kontinuerlig uppföljning av ekonomiska risker i form av ÄTA-arbeten. Kommunens projektledare begär löpande in prognoser från entreprenörerna. 13

15 ERNST & YOUNG Vår bedömning I stora projekt är det av stor vikt att det finns en riskanalys som tydliggör vilka risker som finns inom projektet, vilka konsekvenser de kan få samt hur de ska hanteras. Att arbetet med riskerna följs upp löpande är viktigt för att säkerställa att de hanteras på ett ändamålsenligt sätt. I detta projekt har en riskanalys tagits fram och det har skett en årlig revidering av den. Granskningen har dock visat att det inte sker ett systematiskt arbete med riskanalysen och det framgår heller inte vem som ansvarar för respektive riskmoment. Detta bedömer vi bidrar till att det är möjligt att samtliga risker inte beaktas och hanteras på ett ändamålsenligt sätt. För att säkerställa en ändamålsenlig och effektiv riskhantering bör tekniska nämnden tillse att det i kommande projekt sker en löpande uppföljning av hur arbetet fortgår i förhållande till framtagen riskanalys. 14

16 11111IIIIIIII" Ell ERNST&YOUNG 5. Inköp och upphandling 5.1. Inköps- och upphandlingsrutiner Det finns inte några specifika riktlinjer eller rutiner som styr hur inköp och upphandling ska ske inom IKEA-projektet specifikt. De inköp och upphandlingar som görs ska hanteras i enlighet med kommunens övergripande styrdokument. Inom kommunen finns en upphandlingspolicy som reviderades senast Policyn beskriver på en övergripande nivå hur inköp och upphandling ska gå till. Av policyn framgår bland annat att hur direktupphandlingar ska dokumenteras samt vilka beloppsgränser som gäller. Bland annat framgår att direktupphandling får göras upp till ett värde av sju prisbasbelopp (motsvarande 308 tkr i 2012 års prisnivå). Enligt LOU är direktupphandlingar tillåtna om värdet understiger 15 procent av tröskelvärdet, för närvarande cirka 284,6 tkr. Policyn beskriver även vilken dokumentation som ska göras i samband med direktupphandlingar, enligt följande: <1 prisbasbelopp - Inköp kan göras utan att ta in skriftliga anbud. 1-2,5 prisbasbelopp - Skriftligt anbud från minst två anbudsgivare ska införskaffas. 2,5 7 prisbasbelopp - Skriftligt anbud från minst 3 anbudsgivare ska införskaffas. I delegationsordningen regleras vem som har rätt att göra inköp och teckna avtal samt inom vilka beloppsgränser. Projektledarnas attestbehörigheter framgår av särskild blankett avseende attestuppdrag. Av blanketten framgår vilken attestfunktion de har rätt att utföra samt inom vilka ramar attesträtten gäller. Blanketten har undertecknats av förvaltningschef och avdelningschef. Av granskningen har framkommit att det är projektledarna som genomför merparten av de inköp som görs inom ramen för projektet samt att de sköter det praktiska arbetet kring upphandlingarna, med hjälp från kommunens upphandlingsenhet och externa konsulter Vår bedömning De inköp och upphandlingar som görs inom ramen för projektet ska ske i enlighet med kommunens övergripande policys och riktlinjer. Kommunens upphandlingspolicy har inte reviderats sedan år Sedan den sist reviderades har det skett ett flertal ändringar i LOU, bland annat avseende vilka beloppsgränser som gäller vid direktupphandling. För att säkerställa att policyn överensstämmer med aktuella lagkrav bör kommunstyrelsen se över och revidera upphandlingspolicyn Entreprenadupphandlingar De upphandlingar som gjorts inom projektet avser främst entreprenadupphandlingar. Markentreprenaden är uppdelad i olika områden, där varje del upphandlats separat. Totalt har sex upphandlingar gjorts avseende markentreprenad, varav tre avser delentreprenad M04. Enligt intervjuer har projektledarna tagit hjälp av både externa konsulter och kommunens upphandlingsenhet i samtliga entreprenadupphandlingar. De externa konsulterna uppges hjälpa till med att ta fram de administrativa föreskrifterna (AF). Upphandlingsenheten granskar därefter formalia och stämmer av de juridiska delarna. 15

17 111IIIIIIII" fli ERNST&YOUNG Upphandlingsenheten uppges utgöra ett bra stöd för att stämma av de juridiska delarna samt för tolkningar av lagtext. I de entreprenadupphandlingar som genomförts har eventuella tillkommande arbeten beaktats i samband med utvärderingen, då anbudsgivarna utöver sitt offererade arvode fått fylla i en timprislista med fiktiva mängder för eventuella tillkommande arbeten. Enligt LOU 4 kap 8 är det tillåtet att tilldela kontrakt för tillkommande arbeten till den ursprungliga leverantören utan föregående annonsering om det beror på oförutsedda omständigheter. För att detta ska vara tillåtet krävs det också att de tillkommande arbetena inte utan stora tekniska eller ekonomiska olägenheter för kommunen kan skiljas från det ursprungliga kontraktet eller att de även om de kan avskiljas, är absolut nödvändiga för att kontraktet ska kunna fullföljas. Vid tillkommande arbeten får inte det sammanlagda värdet av dessa kontrakt överstiga hälften av det ursprungliga kontraktets värde. Inom ramen för en av de upphandlade entreprenaderna (M03) har det visat sig finnas ett behov av att bygga en tillfällig ytterligare vägsträckning. Detta för att undvika en ohållbar trafiksituation under byggnationen av IKEA bland annat. Att anlägga en tillfällig väg skulle uppgå till ungefär 10 mnkr och på grund av den höga kostnaden tog projektledarna stöd av upphandlingsenheten för att utreda huruvida det var förenligt med LOU att befintlig leverantör fick i uppdrag att genomföra detta tillkommande arbete utan föregående annonsering. Enligt skrivelse av kommunens upphandlingschef så förelåg det inget hinder i lagen för att tilldela uppdraget till befintlig leverantör vilket gjordes. Inom ramen för denna granskning har en fördjupad granskning gjorts av två upphandlingar, se I tekniska nämndens kontrollplan för 2012 framgår att kontroller ska göras av att ingångna avtal och utförda uppgifter korrelerar samt att en särskild kontroll ska ske av tilläggstjänster. Detta ska göras genom att slumpvist välja ut tre fakturor som överstiger 100 tkr för kontroll av erfaren projektledare utanför "Torp-projektet". Fakturorna ska kontrolleras mot utförda arbetsuppgifter på plats utifrån mall. Kontrollen ska enligt kontrollplanen genomföras vid två tillfällen under året och det är projektekonom som är ansvarig. Vid tidpunkten för vår granskning har kontrollen inte utförts i enlighet med kontrollplanen. Enligt uppgift har dock samtliga entreprenörsfakturor granskats kontinuerligt av extern konsult/byggledare och kontrollant, vilket projektledare och projektekonom bedömer ersätter angiven kontroll enligt kontrollplan. Av intervjuerna framgår att kontrollen är svår att genomföra då projektledare utanför Torpprojektet inte upplevs ha tillräcklig kunskap för att avgöra om fakturorna är korrekta Vår bedömning Av vad som framkommit av granskningen bedömer vi att det finns en god struktur för hur entreprenadupphandlingar genomförs. Projektledarna har dels tagit hjälp av kommunens upphandlingsavdelning och dels av externa konsulter för att säkerställa att upphandlingarna sker i enlighet med gällande lagkrav. Oförutsedda åtgärder som uppstår under projektets gång tilldelas vanligtvis den ursprungliga leverantören, bortsett från om det avser större arbeten då vi kunnat se att projektledarna tagit hjälp av upphandlingsavdelningen för att utreda huruvida det är tillåtet att tilldela uppdraget till ursprunglig leverantör. Att ursprunglig leverantör tilldelas kontrakt för tillkommande arbeten är i enlighet med LOU, förutsatt att beloppet för de överstigande arbetena inte överstiger hälften av det ursprungliga kontraktets värde. Vi bedömer det som positivt 16

18 11111I"1IIII1I El ERNST&YOUNG att det vid större tillkommande arbeten utretts huruvida tilldelning kan ske till ursprunglig leverantör utan att frångå LOU. För att säkerställa att värdet för tillkommande arbeten inte överstiger det ursprungliga kontraktets värde bör tekniska nämnden tillse att det införs en rutin som tydliggör att arbeten som överstiger ett i förhand angivet belopp/andel av kontraktssumman ska utredas mot gällande lagkrav. Vi kan konstatera att den utvärdering av kontroll som beskrivs i kontrollplanen inte utförts. Detta kommer heller inte att ske då det inte bedöms vara genomförbart enligt projektekonomen. Vår uppfattning är att kontrollmomentet som beskrivs i kontrollplanen är en ändamålsenlig kontroll. Tekniska nämnden bör tillse att de kontrollmoment som beslutats om i kontrollplanen genomförs Inköp/avrop mot ramavtal Löpande inköp av material har inte skett inom ramen för projektet då detta ingår i totalsumman för respektive entreprenad. Det har heller inte skett någon upphandling av ramavtal som är specifikt hänförlig till projektet. De tillkommande inköp av tjänster som gjorts (som inte ingår i de upphandlade entreprenaderna) har skett genom direktupphandling. Det har enligt intervjuerna inte skett någon kontroll av om kommunövergripande ramavtal funnits inom de områden där direktupphandling gjorts Vår bedömning Merparten av inköpen inom projekten är hänförliga till de upphandlade entreprenaderna. För de inköp som görs utöver entreprenaderna görs inga kontroller om avtal finns för aktuell vara/tjänst vilket gör att det finns en risk för att inköp sker utanför befintliga ramavtal. För att säkerställa att inköp sker i enlighet med ramavtal bör tekniska nämnden dels tydliggöra vikten av att kontrollera huruvida avtal finns innan inköp görs och dels tillse att det upprättas rutiner för uppföljning av avtalstrohet inom projekt. Tekniska nämnden bör även tillse att det sker en dokumentation av att kontrollen genomförts samt av uppföljningen av avtalstrohet Fakturahantering Innan nuvarande projektekonom tillsattes var projektredovisningen bristfällig enligt vad som framkommit av intervjuer samt utifrån vad som framkommit av tidigare genomförda uppföljningar. Tidigare skedde redovisningen på två konteringar som var fördelade utifrån kostnader som avsåg kommunen respektive Trafikverket. Fakturorna konterades då inte utifrån projekt/entreprenad som fakturan avsåg. Nu är projektet uppdelat på olika projektkoder för att underlätta uppföljning av respektive delprojekt. Strukturen för hur redovisning ska ske har utarbetats utifrån det aktuella projektets förutsättningar. För att kostnaderna ska fördelas korrekt mellan VA, gata etc. används en fördelningsnyckel. Fördelningsnyckeln bygger på den information som lämnades i mängdförteckningen i samband med respektive upphandling. En stor del av fakturorna som avser IKEA-projektet ligger inom ramen för respektive entreprenad, och betalningen sker efter fastställda betalplaner. När fakturan kommer går den i första hand till projektekonom som godkänner fakturan i systemet och lägger in dem på rätt projektkoder. Det uppges framgå tydligt av fakturorna vilken entreprenad respektive faktura avser. Om det inte framgår uppger projektekonom att hon stämmer av med projekt- eller byggledare. Därefter skickas fakturan till byggledare som kontrollerar och godkänner fakturan innan den går vidare för beslutsattest. Beslutsattest sker 17

19 I11""" - =1 ERNST & YOUNG av projektledare, teknisk chef eller tekniska nämndens ordförande beroende på vilket belopp det gäller. Enligt uppgift är beloppsgränser kopplade till respektive person och detta är inlagt i systemet vilket hindrar att personer attesterar belopp som överskrider deras behörighet enligt attestordning Vår bedömning Projektredovisningen är uppbyggd på ett sätt som möjliggör uppföljning av respektive delentreprenad samt uppföljning av utfall mot avsättning respektive investering. Detta bedömer vi är en förutsättning för att kunna säkerställa en ändamålsenlig uppföljning av hur projektet förhåller sig till budget. Strukturen för hur redovisningen ska ske inom projektet bygger på det aktuella projektets förutsättningar. För att säkerställa en korrekt och ändamålsenlig redovisning som möjliggör en detaljerad uppföljning bör kommunstyrelsen tillse att riktlinjer tas fram avseende hur projektredovisning ska ske inom kommunen. Detta för att säkerställa att projektredovisning hanteras på ett enhetligt sätt och möjliggör en uppföljning som är likartad inom samtliga projekt som bedrivs. Avseende attestförfarandet bedömer vi att det finns en ändamålsenlig struktur kring kontroll och godkännande av leverantörsfakturor. Att de ordinarie kontrollstegen i ekonomisystemet kompletterats med en ytterligare kontroll som utförs av byggledare bedömer vi som positivt då detta bidrar till att säkerställa att fakturan motsvarar vad som faktiskt levererats. 18

20 11111IIIIIIIII ERNST&YOUNG 6. Substansgranskning Vi har genomfört en fördjupad granskning av två upphandlingar och femton inköp som skett inom ramen för projektet. Detta har vi gjort för att undersöka huruvida upphandling och inköp skett i enlighet med LOU och kommunens inköpsanvisningar samt hur de förhåller sig till aktuella avtal Upphandlingar En översiktlig granskning har gjorts av två upphandlingar som genomförts under 2011 och Markentreprenaden inom projektet är uppdelad på sex stycken delentreprenader (M01, M02, M03, M04-1, M04-2 samt M04-3). Upphandlingen av M01 genomfördes innan 2011, och resterande har genomförts under 2011 och Av dessa har vi valt att granska M03 samt M04-2. Detta för att få en spridning mellan entreprenörer och omfattning på upphandlingarna. För respektive upphandling har följande granskats: Övergripande - Vad upphandlingen avser - Vilken form av upphandling det är - Upphandlingens omfattning - Vem som genomfört upphandlingen samt på vems uppdrag När och var upphandlingen annonserats Sista anbudsdag Vilka som lämnat anbud och när anbuden inkommit enligt ankomststämpel När anbuden inkommit enligt öppningsprotokoll Hur utvärderingen gått till samt om den är rimlig i förhållande till förfrågningsunderlaget Vem som fattat tilldelningsbeslut samt att samtliga anbudsgivare tagit del av tilldelningsbeslutet När och av vem avtal tecknats Genom att följa dessa steg har vi kunnat följa hela processen samt göra en bedömning av den dokumentation som finns avseende upphandlingarna. Det vi har granskat är således att processen gått till på ett korrekt sätt och innefattar därmed inte granskning av sakinnehållet M03 Upphandlingen avser Hogtorpsvägen och genomfördes enligt öppet förfarande. Omfattningen på upphandlingen uppgick till 69,5 mnkr och det var Veidekke Entreprenad AB som lämnade in det vinnande anbudet. Upphandlingen genomfördes av kommunens upphandlingsenhet och beställare var tekniska kontoret. Projektledare för IKEAprojektet var beställarens ombud. Upphandlingen annonserades via Allego. Sista anbudsdag var enligt annons och anbudsinbjudan/förfrågningsunderlag. Därefter förlängdes datumet i två omgångar och enligt sista förlängningen var sista anbudsdag Anbud lämnades av fem leverantörer; Oden Anläggningsentreprenad AB, Veidekke Entreprenad AB, Skanska AB, NCC Constructions AB samt Markbygg i Bohuslän AB. Samtliga anbud öppnades och det var två personer närvarande. Enligt öppningsprotokollet hade alla anbud inkommit

Granskning av upphandling, inköp och investeringar samt ansvarsfördelning och rapportering inom projektet "Torp växer" (KS/2013:98)

Granskning av upphandling, inköp och investeringar samt ansvarsfördelning och rapportering inom projektet Torp växer (KS/2013:98) Protokollsförslag Kommunstyrelsen 2013-08-28 24 Granskning av upphandling, inköp och investeringar samt ansvarsfördelning och rapportering inom projektet "Torp växer" (KS/2013:98) Sammanfattning Ernst

Läs mer

Matarengivägsprojektet

Matarengivägsprojektet www.pwc.se Revisionsrapport Robert Bergman, revisionskonsult Matarengivägsprojektet Övertorneå kommun Mars 2013 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...3 2.1. Bakgrund...3 2.2. Revisionsfråga...3

Läs mer

Södertälje kommun. Granskning av upphandling och hantering av avtal inom social- och omsorgskontoret och samhällsbyggnadskontoret

Södertälje kommun. Granskning av upphandling och hantering av avtal inom social- och omsorgskontoret och samhällsbyggnadskontoret Revisionsrapport 5/2014 Genomförd på uppdrag av revisorerna 2014 Södertälje kommun Granskning av upphandling och hantering av avtal inom social- och omsorgskontoret och samhällsbyggnadskontoret Innehåll

Läs mer

Revisionsrapport Granskning av upphandlingsrutiner. Ragunda Kommun

Revisionsrapport Granskning av upphandlingsrutiner. Ragunda Kommun Revisionsrapport Granskning av upphandlingsrutiner. Ragunda Kommun 11 Januari 2013 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Resultat... 3 3. Revisionell bedömning... 7 Sammanfattning På uppdrag

Läs mer

Revisionsrapport 1 / 2010 Genomförd på uppdrag av revisorerna juni 2010. Haninge kommun. Granskning rörande kostnader Ungdomens hus

Revisionsrapport 1 / 2010 Genomförd på uppdrag av revisorerna juni 2010. Haninge kommun. Granskning rörande kostnader Ungdomens hus Revisionsrapport 1 / 2010 Genomförd på uppdrag av revisorerna juni 2010 Haninge kommun Granskning rörande kostnader Ungdomens hus Innehåll 1. Inledning...2 1.1. Syfte och avgränsning...2 2. Bakgrund och

Läs mer

Uppföljning av upphandlingsgranskning från 2011

Uppföljning av upphandlingsgranskning från 2011 Revisionsrapport 10/2013 Genomförd på uppdrag av revisorerna Uppföljning av upphandlingsgranskning från 2011 Upplands Väsby kommun Innehåll 1 Inledning...2 1.1 Bakgrund...2 1.2 Syfte...2 1.3 Metod...2

Läs mer

Projekt med extern finansiering styrning och kontroll

Projekt med extern finansiering styrning och kontroll www.pwc.se Revisionsrapport Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Johan Lidström Revisor Projekt med extern finansiering styrning och kontroll Sollefteå kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1

Läs mer

Granskning av upphandlingsverksamhet

Granskning av upphandlingsverksamhet Revisionsrapport Granskning av upphandlingsverksamhet AB Kristianstadsbyggen Yvonne Lundin Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 1 1.3 Metod och avgränsning 2 2 Iakttagelser

Läs mer

Revisionsrapport Granskning av upphandlade ramavtal. Härjedalens Kommun

Revisionsrapport Granskning av upphandlade ramavtal. Härjedalens Kommun Revisionsrapport Granskning av upphandlade ramavtal. Härjedalens Kommun 2 November 2012 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Resultat... 3 3. Bedömning och rekommendationer... 5 Sammanfattning

Läs mer

Granskning av upphandlingsverksamhet

Granskning av upphandlingsverksamhet Revisionsrapport Granskning av upphandlingsverksamhet Yvonne Lundin Kristianstads Renhållnings AB, Kristianstads Biogas AB Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 2 1.3 Metod och

Läs mer

Granskning av kontroller i investeringsprocessen. Trosa kommun

Granskning av kontroller i investeringsprocessen. Trosa kommun Revisionsrapport Granskning av kontroller i investeringsprocessen Matti Leskelä Februari 2013 Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning 1 2 Vårt uppdrag 2 2.1 Bakgrund 2 2.2 Syfte 2 2.3 Metod 2 3

Läs mer

Riktlinjer till inköps- och upphandlingspolicyn

Riktlinjer till inköps- och upphandlingspolicyn -1 - Riktlinjer till inköps- och upphandlingspolicyn INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Inledning och syfte s. 2 2. Upphandlingsprocessen s. 2-5 2.1 Tröskelvärden 2.2 Upphandlingar över tröskelvärdet 2.3 Upphandlingar

Läs mer

Revisionsrapport. Granskning av inköpsrutinen. mot leverantörer. Borgholm Energi AB. Malin Kronmar Caroline Liljebjörn

Revisionsrapport. Granskning av inköpsrutinen. mot leverantörer. Borgholm Energi AB. Malin Kronmar Caroline Liljebjörn Revisionsrapport Granskning av inköpsrutinen och köptrohet mot leverantörer Borgholm Energi AB Malin Kronmar Caroline Liljebjörn 7 februari 2012 Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Revisionsfråga

Läs mer

Löpande granskning av rutin för upphandling

Löpande granskning av rutin för upphandling Revisionsrapport Länsstyrelsen i Uppsala län Hamnesplanaden 3 751 86 Uppsala Datum Dnr 2008-03-19 32-2007-0588 Löpande granskning av rutin för upphandling Som ett led i den årliga revisionen av Länsstyrelsen

Läs mer

Externt finansierade projekt

Externt finansierade projekt Revisionsrapport Externt finansierade projekt Gällivare kommun Mars 2010 Hans Forsström, certifierad kommunal revisor Rolf Särkimukka, revisionskonsult 2010-03-11 Hans Forsström Rolf Särkimukka Innehållsförteckning

Läs mer

Revisionsrapport Granskning av inköpsrutiner och ramavtal. Krokoms kommun

Revisionsrapport Granskning av inköpsrutiner och ramavtal. Krokoms kommun Revisionsrapport Granskning av inköpsrutiner och ramavtal Krokoms kommun December 2013 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Granskningsresultat... 3 3. Bedömning och rekommendationer... 8

Läs mer

Riktlinjer för upphandling i Norrtälje kommun

Riktlinjer för upphandling i Norrtälje kommun FÖRFATTNINGSSAMLING Riktlinjer för upphandling i Norrtälje kommun Antagen av kommunstyrelsen 2014-03-31, 52 1 2014-01-27 Riktlinjer för upphandling i Norrtälje kommun Riktlinjer till samtliga kommunens

Läs mer

Inköps- och upphandlingspolicy

Inköps- och upphandlingspolicy STRÖMSTADS KOMMUN KOMMUNSTYRELSEN Inköps- och upphandlingspolicy Antaget av Kommunfullmäktige 2008-10-30, 111 Sidan 1 av 3 Inköps- och upphandlingspolicy för kommunerna Lysekil, Munkedal, Sotenäs, Strömstad

Läs mer

Policy och riktlinjer för upphandling Antagen av kommunfullmäktige 2005-mm-dd Ersätter upphandlingspolicy antagen 2003-09-22

Policy och riktlinjer för upphandling Antagen av kommunfullmäktige 2005-mm-dd Ersätter upphandlingspolicy antagen 2003-09-22 Policy och riktlinjer för upphandling Antagen av kommunfullmäktige 2005-mm-dd Ersätter upphandlingspolicy antagen 2003-09-22 Upphandlingspolicy Vallentuna 2005.doc 1/6 Policy Vallentuna kommuns och kommunala

Läs mer

Krav på riktlinjer vid direktupphandlingar

Krav på riktlinjer vid direktupphandlingar Krav på riktlinjer vid direktupphandlingar Direktupphandling får användas om kontraktets värde uppgår till: Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) Högst 505 800 kronor, dvs. högst 28 procent

Läs mer

Granskning av konsultanvändningen inom kommunstyrelsen organisation

Granskning av konsultanvändningen inom kommunstyrelsen organisation Revisionsrapport Granskning av konsultanvändningen inom kommunstyrelsen organisation Kalmar kommun Maj 2009 Pär Sturesson Stefan Wik Innehållsförteckning 1 Inledning...1 2 Tillvägagångssätt...1 3 Iakttagelser...2

Läs mer

Regler vid inköp och upphandling vid Högskolan Dalarna

Regler vid inköp och upphandling vid Högskolan Dalarna Regler vid inköp och upphandling vid Högskolan Dalarna Beslut: 2015-04-10 Reviderad: - Dnr: DUC 2014/1879/10 Ersätter: - Relaterade dokument: Bilaga 1, Upphandlingsprocessen. Bilaga 2, Handläggningsordning

Läs mer

Riktlinjer för upphandling i Hallstahammars kommun

Riktlinjer för upphandling i Hallstahammars kommun Riktlinjer för upphandling i Hallstahammars kommun Inledning: Kommunen är totalt sett en mycket stor köpare av varor och tjänster. Denna upphandlingspolicy syftar till att kommunens medel används effektivt

Läs mer

Revisionsrapport. Granskning av inköpsrutinen. mot leverantörer. Borgholms kommun. Malin Kronmar Caroline Liljebjörn

Revisionsrapport. Granskning av inköpsrutinen. mot leverantörer. Borgholms kommun. Malin Kronmar Caroline Liljebjörn Revisionsrapport Granskning av inköpsrutinen och köptrohet mot leverantörer Borgholms kommun Malin Kronmar Caroline Liljebjörn 7 februari 2012 Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Revisionsfråga

Läs mer

Avtalsuppföljning utifrån granskning om bisysslor

Avtalsuppföljning utifrån granskning om bisysslor Avtalsuppföljning utifrån granskning om bisysslor Dnr: Rev 33-2012 Genomförd av: Revisionsenheten Thomas Vilhelmsson Vilhelm Rundquist Behandlad av Revisorskollegiet den 19 februari 2014 1 Innehåll 1 Sammanfattning...

Läs mer

Upphandlings- och inköpsreglemente för Malung-Sälens kommun

Upphandlings- och inköpsreglemente för Malung-Sälens kommun Upphandlings- och inköpsreglemente för Malung-Sälens kommun Antagen av kommunfullmäktige 2013-10-28 93 Gäller från och med 2013-11-26 Reviderad 2014-11-03 av upphandlingsenheten Innehåll Syfte...3 Regler...3

Läs mer

Granskning av upphandlingsförfarandet. inom utvalda nämnder och förvaltningar

Granskning av upphandlingsförfarandet. inom utvalda nämnder och förvaltningar Revisionsrapport Granskning av upphandlingsförfarandet inom utvalda nämnder och förvaltningar Svalövs Kommun Fredrik Andrén Januari 2013 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...2 2.1.

Läs mer

Revisionsrapport. Granskning av efterarbetes- och uppföljningsprocessen efter avslutad upphandling inom Båstad Kommun.

Revisionsrapport. Granskning av efterarbetes- och uppföljningsprocessen efter avslutad upphandling inom Båstad Kommun. Revisionsrapport Granskning av efterarbetes- och uppföljningsprocessen efter avslutad upphandling inom Båstad Kommun. Januari 2012 Fredrik Andrén, Jur. Kand. Innehåll 1 Sammanfattning... 3 2 Inledning...

Läs mer

Granskning av delårsrapport

Granskning av delårsrapport Revisionsrapport Granskning av delårsrapport 2012 Kalix kommun Conny Erkheikki Auktoriserad revisor Anna Carlénius Revisionskonsult 12 november 2012 Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning 1 2.1

Läs mer

Revisionsrapport. Intern styrning och kontroll i upphandlings- och inköpsprocessen. Sammanfattning

Revisionsrapport. Intern styrning och kontroll i upphandlings- och inköpsprocessen. Sammanfattning Revisionsrapport Göteborgs universitet Box 100 405 30 Göteborg Datum Dnr 2012-02-13 32-2011-0676 Intern styrning och kontroll i upphandlings- och inköpsprocessen Riksrevisionen har som ett led i den årliga

Läs mer

Revisionsrapport. Attestrutiner. Östhammars kommun. Datum: 080918. Författare: Jonas Eriksson Carin Norberg

Revisionsrapport. Attestrutiner. Östhammars kommun. Datum: 080918. Författare: Jonas Eriksson Carin Norberg Revisionsrapport Attestrutiner Östhammars kommun Datum: 080918 Författare: Jonas Eriksson Carin Norberg Sammanfattning Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har fått i uppdrag av de förtroendevalda

Läs mer

Granskning av delårsrapport, redovisning och intern kontroll 2013

Granskning av delårsrapport, redovisning och intern kontroll 2013 Revisionsrapport Cecilia Axelsson Granskning av delårsrapport, redovisning och intern kontroll 2013 Gästrike Räddningstjänst Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning 1 2 Inledning 2 2.1 Delårsrapport

Läs mer

ABCD. Intern kontroll avseende inköp Revisionsrapport. Arvika kommun. KPMG 2011-11-15 Antal sidor: 12

ABCD. Intern kontroll avseende inköp Revisionsrapport. Arvika kommun. KPMG 2011-11-15 Antal sidor: 12 ABCD Arvika kommun Intern kontroll avseende inköp Revisionsrapport KPMG 2011-11-15 Antal sidor: 12 ABCD Arvika kommun Intern kontroll avseende inköp 2011-11-15 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund

Läs mer

Policy för inköp och upphandling inom Värmdö kommun

Policy för inköp och upphandling inom Värmdö kommun Policy för inköp och upphandling inom Värmdö kommun Värmdö kommuns inköps- och upphandlingspolicy gäller för alla typer av inköp och upphandlingar som görs inom kommunen eller kommunens bolag. 1 Syfte

Läs mer

Revisionsrapport Granskning av upphandlingsprocess efter antagande av ny upphandlingspolicy Trelleborgs kommun

Revisionsrapport Granskning av upphandlingsprocess efter antagande av ny upphandlingspolicy Trelleborgs kommun Revisionsrapport Granskning av upphandlingsprocess efter antagande av ny upphandlingspolicy Trelleborgs kommun Fredrik Andrén November 2012 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning 3 2. Inledning 4 2.1.

Läs mer

Upphandling i kommunala bolag

Upphandling i kommunala bolag Revisionsrapport Upphandling i kommunala bolag Halmstads kommun Januari 2009 Bo Thörn Innehållsförteckning INLEDNING 1 UPPDRAG 1 GENOMFÖRANDE 1 RESULTAT 1 KOMMUNENS RIKTLINJER 1 HALMSTADS FASTIGHETS AB

Läs mer

Riktlinjer för direktupphandling

Riktlinjer för direktupphandling Riktlinjer för direktupphandling för Ystads kommun med helägda bolag Inklusive blankett för dokumentation av direktupphandlingar Tillämpningsanvisningar till inköps- och upphandlingspolicyn antagen i Kommunfullmäktige

Läs mer

REVISIONSRAPPORT. Landstinget Halland. Granskning av projektredovisning. styrning och uppföljning 2004-05-18. Leif Johansson

REVISIONSRAPPORT. Landstinget Halland. Granskning av projektredovisning. styrning och uppföljning 2004-05-18. Leif Johansson REVISIONSRAPPORT Granskning av projektredovisning styrning och uppföljning Landstinget Halland 2004-05-18 Leif Johansson INNEHÅLLSFÖRTECKNING INNEHÅLLSFÖRTECKNING...1 1. Uppdrag...2 2. Syfte och metod...2

Läs mer

SOLLENTUNA KOMMUN Kommunledningskontoret

SOLLENTUNA KOMMUN Kommunledningskontoret 14 SOLLENTUNA KOMMUN Kommunledningskontoret Tjänsteutlåtande 2012-10-31 Ingegärd Bornelind Sidan 1 av 2 Kommunjurist/Avd.chef +46 8 579 216 03 Dnr 2012/0625 KS-1 Diariekod: 801 Kommunstyrelsen Revidering

Läs mer

Plan för intern kontroll 2015

Plan för intern kontroll 2015 2 STADSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN Handläggare B Rinander Datum 2015-03-25 Diarienummer GSN-2015-0516 Gatu- och samhällsmiljönämnden Plan för intern kontroll 2015 Förslag till beslut Gatu- och samhällsmiljönämnden

Läs mer

2013-11-13. Rapport från kommunrevisorerna avseende granskning av rutiner för bilanvändning

2013-11-13. Rapport från kommunrevisorerna avseende granskning av rutiner för bilanvändning KARLSKOGA KOMMUN Kommunstyrelsen 2013-11- 1 4 ~ KARLSKOGA KOMMUN "ld'. Revisionen 2013-11-13 Samhällsbyggnadsnämnden Socialnämnden För kännedom: Kommunfullmäktige Rapport från kommunrevisorerna avseende

Läs mer

Yttrande över granskningsrapport Verksamheter utlagda på entreprenad

Yttrande över granskningsrapport Verksamheter utlagda på entreprenad Kommunstyrelsen 2011 03 14 70 135 Arbets och personalutskottet 2011 02 28 41 78 Dnr 10.814 007 marsks17 Yttrande över granskningsrapport Verksamheter utlagda på entreprenad Bilaga: Tekniska nämndens yttrande

Läs mer

Revisionsrapport 5 / 2010 Genomförd på uppdrag av revisorerna Februari 2011. Lidingö stad. Granskning av upphandling

Revisionsrapport 5 / 2010 Genomförd på uppdrag av revisorerna Februari 2011. Lidingö stad. Granskning av upphandling Revisionsrapport 5 / 2010 Genomförd på uppdrag av revisorerna Februari 2011 Lidingö stad Granskning av upphandling Innehåll 1. Sammanfattning...2 2. Inledning...3 2.1. Bakgrund...3 2.2. Syfte och avgränsning...3

Läs mer

Uppföljning av det interna kontrollarbetet 2014

Uppföljning av det interna kontrollarbetet 2014 Uppföljning av det interna kontrollarbetet 2014 Osby kommun 25 februari 2015 Anna Hammarsten Bakgrund, syfte och metod Bakgrund Kommunstyrelsen och nämnderna ska i enlighet med gällande kommunallag tillse

Läs mer

Granskning av Intern kontroll

Granskning av Intern kontroll www.pwc.se Revisionsrapport Lars Wigström Cert. kommunal revisor Granskning av Intern kontroll Vingåkers kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer... 1 2. Inledning...3

Läs mer

Uppföljning av upphandling svar på revisionsskrivelse

Uppföljning av upphandling svar på revisionsskrivelse 8 april 2014 KS-2014/476.912 1 (7) HANDLÄGGARE Mikael Blomberg 08-535 302 98 mikael.blomberg@huddinge.se Kommunstyrelsen Uppföljning av upphandling svar på revisionsskrivelse Förslag till beslut Kommunstyrelsens

Läs mer

Granskning av intern styrning och kontroll vid Statens servicecenter

Granskning av intern styrning och kontroll vid Statens servicecenter 1 Granskning av intern styrning och kontroll vid Statens servicecenter Riksrevisionen har som ett led i den årliga revisionen av Statens Servicecenter granskat den interna styrning och kontroll i myndighetens

Läs mer

Granskning av upphandlingar inom bolagen

Granskning av upphandlingar inom bolagen 2007-02-07 Kommunstyrelsen För kännedom: Kommunfullmäktige Granskning av upphandlingar inom bolagen Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av Lunds kommuns revisorer granskat genomförda upphandlingar

Läs mer

Upphandlingspolicy. MA Upphandlingsenheten. Upphandlingspolicy 1(10)

Upphandlingspolicy. MA Upphandlingsenheten. Upphandlingspolicy 1(10) Upphandlingspolicy MA Upphandlingsenheten Upphandlingspolicy 1(10) Innehållsförteckning Upphandlingspolicy... 3 Upphandlingsrutiner... 3 Inledning... 3 Grunderna för offentlig upphandling... 3 Omfattning...

Läs mer

Intern kontroll avseende redovisning och räkenskaper 2013. Växjö Kommun. Genomförd på uppdrag av revisorerna

Intern kontroll avseende redovisning och räkenskaper 2013. Växjö Kommun. Genomförd på uppdrag av revisorerna Intern kontroll avseende redovisning och räkenskaper 2013 Växjö Kommun Genomförd på uppdrag av revisorerna September 2013 Innehållsförteckning 1. INLEDNING... 2 1.1 SYFTE OCH METOD... 2 2. ALLMÄNNA REVISIONSÅTGÄRDER...

Läs mer

www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av intern kontroll Joanna Hägg Tilda Lindell Tierps kommun September 2014 pwc

www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av intern kontroll Joanna Hägg Tilda Lindell Tierps kommun September 2014 pwc www.pwc.se Revisionsrapport Joanna Hägg Tilda Lindell Granskning av intern kontroll Tierps kommun pwc Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning... 1 2. Inledning... 2 2.1. Granskningsbakgrund...

Läs mer

Revisionsrapport 17 / 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna December 2012. Huddinge kommun. Granskning av otillåtna bisysslor

Revisionsrapport 17 / 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna December 2012. Huddinge kommun. Granskning av otillåtna bisysslor Revisionsrapport 17 / 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna December 2012 Huddinge kommun Granskning av otillåtna bisysslor Innehåll 1. Sammanfattning... 3 2. Inledning... 4 2.1. Bakgrund... 4 2.2.

Läs mer

För ytterligare information angående granskningen hänvisas till rapporten.

För ytterligare information angående granskningen hänvisas till rapporten. MARIESTAD KOMMUN 2011-12-13 Revisorerna Till Kommunstyrelsen Barn- och utbildningsnämnden Socialnämnden Miljö- och byggnadsnämnden Teknisk nämnd Kulturnämnd För kännedom Kommunfullmäktige Kommunrevisorerna

Läs mer

Kommunrevisionens granskning Kommunens upphandlingsverksamhet

Kommunrevisionens granskning Kommunens upphandlingsverksamhet Kommunstyrelsen 2008-03-17 64 159 Arbets- och personalutskottet 2008-02-25 45 117 Dnr 07.853-007 marsks16 Kommunrevisionens granskning Kommunens upphandlingsverksamhet och regler för leasing Bilaga: Slutdokument

Läs mer

Granskning av delårsrapport

Granskning av delårsrapport Revisionsrapport Granskning av delårsrapport 2013 Alvesta kommun Kristina Lindhe Caroline Liljebjörn 10 september 2013 Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning 1 2 Inledning 2 2.1 Bakgrund 2 2.2

Läs mer

Katrineholms kommuns författningssamling

Katrineholms kommuns författningssamling Kommunstyrelsens handling nr 38/2008 Katrineholms kommuns författningssamling Reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner Antaget av kommunfullmäktige 1992-02-24, 86 Reviderat av kommunfullmäktige

Läs mer

Revisionsrapport Granskning av upphandlingsverksam heten Kristianstads kommun

Revisionsrapport Granskning av upphandlingsverksam heten Kristianstads kommun Revisionsrapport Granskning av upphandlingsverksam heten Kristianstads kommun Fredrik Andrén Oktober 2012 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning 3 2. Inledning 5 2.1. Bakgrund 5 2.2. Syfte 5 2.3. Metod

Läs mer

Granskning av årsredovisning i Samordningsförbundet Välfärd Nacka Avrapportering av revision per 31 december 2012 2013-04-09 Revisorerna i Samordningsförbundet Välfärd i Nacka Min granskning har genomförts

Läs mer

BYGGENTREPRENADUPPHANDLINGAR UR ETT JURIDISKT PERSPEKTIV

BYGGENTREPRENADUPPHANDLINGAR UR ETT JURIDISKT PERSPEKTIV BYGGENTREPRENAD UPPHANDLINGAR UR ETT OSUND JURIDISKT STRATEGISK PERSPEKTIV ANBUDSGIVNING Anna Ulfsdotter Forssell / Partner / Advokat Kristian Pedersen / Delägare Partner / / Advokat 21 27 september oktober

Läs mer

Tranås kommun. Uppföljning av granskning om upphandling. Revisionsrapport. KPMG AB 21 mars 2011

Tranås kommun. Uppföljning av granskning om upphandling. Revisionsrapport. KPMG AB 21 mars 2011 Uppföljning av granskning om upphandling Revisionsrapport KPMG AB 21 mars 2011 Revrapport_Uppföljning av granskning om upphandling_tranås.docm Innehåll 1. Bakgrund 1 2. Syfte 1 3. Avgränsning 1 4. Ansvarig

Läs mer

Granskning av kommunens leasingbilar

Granskning av kommunens leasingbilar www.pwc.se Revisionsrapport Stina Björnram Granskning av kommunens leasingbilar Surahammars kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning... 1 2. Inledning och bakgrund...2 2.1.

Läs mer

Revisionsrapport Granskning av projektredovisning

Revisionsrapport Granskning av projektredovisning Revisionsrapport Granskning av projektredovisning Anna Hilmarsson, Certifierad kommunal revisor Emelie Lönnblad, Revisionskonsult Kristianstads kommun Januari 2012 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning

Läs mer

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1 Regler för upphandling i Sollentuna kommun Antagna av kommunstyrelsen 2011-03-23, 60 Reviderade av kommunstyrelsen 2012-11-28, 202 att gälla från 2013-04-01 Reviderade av fullmäktige 2013-09-18, 99.

Läs mer

Riktlinjer för direktupphandling inom Vetlanda kommun

Riktlinjer för direktupphandling inom Vetlanda kommun 1 (5) Riktlinjer för inom Vetlanda kommun Dokumenttyp: Riktlinje Beslutad av: Kommunstyrelse (2014-11-05 181) Gäller för: Alla kommunens verksamheter Giltig fr.o.m.: 2014-11-05 Dokumentansvarig: Leif Henriksson,

Läs mer

Avesta kommun. Övergripande granskning - Representation och Direktupphandling av konsulttjänster. KPMG AB 2012-09-19 Antal sidor: 11

Avesta kommun. Övergripande granskning - Representation och Direktupphandling av konsulttjänster. KPMG AB 2012-09-19 Antal sidor: 11 Avesta kommun Övergripande granskning - Representation och Direktupphandling av konsulttjänster KPMG AB 2012-09-19 Antal sidor: 11 2012 KPMG Bohlins AB, the Swedish member firm of KPMG International, a

Läs mer

Granskning av intern kontroll 2011 - svar på revisionsskrivelse

Granskning av intern kontroll 2011 - svar på revisionsskrivelse STYRELSEN SAMMANTRÄDES PROTOKOLL 30 (36) Sammanträdesdatum Paragraf Kommunstyrelsen 30 januari 2012 19 Diarienummer KS-2011/1 036.912 Granskning av intern kontroll 2011 - svar på revisionsskrivelse Kommunstyrelsens

Läs mer

Plan för konkurrensutsättning och alternativa driftsformer i Stenungsunds kommun

Plan för konkurrensutsättning och alternativa driftsformer i Stenungsunds kommun STENUNGSUNDS KOMMUN Plan för konkurrensutsättning och alternativa driftsformer i Stenungsunds kommun Typ av dokument Plan Dokumentägare Näringslivsansvarig Beslutat av Kommunfullmäktige Giltighetstid Tills

Läs mer

Avesta kommun. Intern kontroll Uppföljning av revisionsgranskning

Avesta kommun. Intern kontroll Uppföljning av revisionsgranskning Uppföljning av revisionsgranskning Offentlig sektor KPMG AB 2012-10-02 Antal sidor: 6 Antal bilagor: X Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 1 3. Syfte 2 4. Avgränsning 2 5. Ansvarig styrelse 2 6. Metod

Läs mer

Ägardirektiv för Elmen AB

Ägardirektiv för Elmen AB Kommunfullmäktige 2013-08-27 1 (5) Beslutsreferens KF 2013-09-30, 86, Dnr 2013/157 003 Elmens bolagsstämma 2013-11-05, 7 Ägardirektiv för Elmen AB 1 Styrande dokument Bolagets verksamhet regleras av kommunallagen

Läs mer

Granskning av lönesystem

Granskning av lönesystem www.pwc.se Revisionsrapport Anna Gröndahl Granskning av lönesystem Vingåker kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattande revisionell bedömning... 1 2. Inledning... 2 2.1. Bakgrund... 2 2.2. Uppdrag...

Läs mer

www.pwc.se Revisionsrapport Kommunala kontokort Haparanda stad Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Martin Gandal

www.pwc.se Revisionsrapport Kommunala kontokort Haparanda stad Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Martin Gandal www.pwc.se Revisionsrapport Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Kommunala kontokort Haparanda stad Martin Gandal Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 2 2.1. Bakgrund... 2 2.2. Syfte

Läs mer

Granskning av delårsrapport 2013

Granskning av delårsrapport 2013 Revisionsrapport Anders Thulin, Auktoriserad revisor, Certifierad kommunal revisor Emelie Lönnblad, Revisionskonsult Granskning av delårsrapport 2013 Båstads kommun Christina Widerstrand, Certifierad kommunal

Läs mer

2014-04- 09. Arvidsjaurs kommun Revisorerna. Arvidsjaurs kommun. Kommunstyrelsen. I 0 / 201'1 --00 7 Kommunstyrelsen~----:/f---~--=-~ Nämnderna

2014-04- 09. Arvidsjaurs kommun Revisorerna. Arvidsjaurs kommun. Kommunstyrelsen. I 0 / 201'1 --00 7 Kommunstyrelsen~----:/f---~--=-~ Nämnderna Arvidsjaurs kommun Revisorerna För kännedom: Fullmäktiges presidium Gruppledarna Datum 2014-04-03 Arvidsjaurs kommun Kommunstyrelsen 2014-04- 09 Dnr '/, }, ~ 1- I 0 / 201'1 --00 7 Kommunstyrelsen~----:/f---~--=-~

Läs mer

Granskning av delårsrapport

Granskning av delårsrapport Revisionsrapport Granskning av delårsrapport 2013 Övertorneå kommun Anna Carlénius Revisionskonsult Per Ståhlberg Certifierad kommunal revisor Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning 1 2 Inledning

Läs mer

Betalkort. Landstingets revisorer Revisionsrapport Februari 2013

Betalkort. Landstingets revisorer Revisionsrapport Februari 2013 Betalkort Landstingets revisorer Revisionsrapport Februari 2013 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Sid 1 BAKGRUND 1 2 UPPDRAG 1 2.1 Syfte 1 2.2 Avgränsningar 1 2.3 Revisionskriterier 1 2.4 Metod 2 3 LANDSTINGETS RIKTLINJE

Läs mer

EY Building a better working world. Alingsås kommun. Fördjupad granskning av intern kontroll inom inköp och upphandling

EY Building a better working world. Alingsås kommun. Fördjupad granskning av intern kontroll inom inköp och upphandling Revisionsrapport 2014 Genomförd på uppdrag av revisorerna Januari 2015 Alingsås kommun Fördjupad granskning av intern kontroll inom inköp och upphandling EY Innehåll 1. Sammanfattning 2 2. 2.1. 2.2. 2.3.

Läs mer

Revisionsrapport* Eskilstuna kommun. Kartläggning och analys av kommunens köp av konsulttjänster. *connectedthinking. Mars 2008 Pär Lindberg

Revisionsrapport* Eskilstuna kommun. Kartläggning och analys av kommunens köp av konsulttjänster. *connectedthinking. Mars 2008 Pär Lindberg Revisionsrapport* Kartläggning och analys av kommunens köp av konsulttjänster Eskilstuna kommun Mars 2008 Pär Lindberg *connectedthinking Innehållsförteckning 1 Inledning...1 1.1 Bakgrund och revisionsfråga...1

Läs mer

Granskning av klassificering drift/investering

Granskning av klassificering drift/investering Revisionsrapport Granskning av klassificering drift/investering Botkyrka kommun 2010-05-31 Anders Petersson Jonas Eriksson Innehållsförteckning 1. Sammanfattning...1 2. Inledning...2 2.1 Bakgrund/syfte,

Läs mer

Askersunds kommun. Projektredovisning vid investeringar. Audit KPMG Bohlins AB 11 december 2007 Antal sidor: 7

Askersunds kommun. Projektredovisning vid investeringar. Audit KPMG Bohlins AB 11 december 2007 Antal sidor: 7 Audit KPMG Bohlins AB 11 december 2007 Antal sidor: 7 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Inledning 2 3. Metod 2 4. Resultat av granskningen 2 4.1 Rutin för investeringar 2 4.1.1 Uppföljning 2 4.1.2 Budgetöverskridande

Läs mer

ATTESTREGLEMENTE FÖR SJÖBO KOMMUN

ATTESTREGLEMENTE FÖR SJÖBO KOMMUN 1(5) ATTESTREGLEMENTE FÖR SJÖBO KOMMUN 1 Omfattning För att upprätthålla en god intern kontroll krävs bl.a. ändamålsenliga regelverk och rutiner för kontroll av verifikationer. Kontroller i enlighet med

Läs mer

BOTKYRKA KOMMUN Författningssamling

BOTKYRKA KOMMUN Författningssamling 1 (8) REGLEMENTE FÖR BUDGETANSVAR OCH ATTEST Detta reglemente (tillsammans med Reglemente för internkontroll) ersätter tidigare Reglemente för budgetansvar och intern kontroll från. Syfte med reglementet

Läs mer

Reglemente för ekonomisk förvaltning och intern kontroll avseende Norrköpings kommuns nämnder och förvaltningar

Reglemente för ekonomisk förvaltning och intern kontroll avseende Norrköpings kommuns nämnder och förvaltningar Riktlinje 2011-05-30 Reglemente för ekonomisk förvaltning och intern kontroll avseende Norrköpings kommuns nämnder och förvaltningar KS-584/2010 Detta reglemente gäller från och med den 1 januari 2005.

Läs mer

Riktlinjer vid direktupphandling för Bollebygds kommun

Riktlinjer vid direktupphandling för Bollebygds kommun Styrdokument 1 (5) 2014-12-05 Fastställd: Kommunstyrelsen 2014-12-01 198 Gäller för: samtliga nämnder och verksamheter Dokumentansvarig: Ekonomichef Reviderad: Dnr : KS2014/345 Riktlinjer vid direktupphandling

Läs mer

Granskning av utbetalningar

Granskning av utbetalningar Revisionsrapport Granskning av utbetalningar Trelleborgs kommun Bengt-Åke Hägg Godkänd revisor Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 1 2.1. Bakgrund... 1 2.2. Revisionsfråga... 1

Läs mer

Upphandlingspolicy. för Borlänge, Falun, Gagnef, Ludvika och Säter

Upphandlingspolicy. för Borlänge, Falun, Gagnef, Ludvika och Säter Upphandlingspolicy för Borlänge, Falun, Gagnef, Ludvika och Säter Upphandlingspolicy för Borlänge, Falun, Gagnef, Ludvika och Säter. Upphandlingspolicyn gäller för kommunerna och innehåller riktlinjer

Läs mer

Granskning av investeringsprocessen. Kommun

Granskning av investeringsprocessen. Kommun Granskning av investeringsprocessen i Jönköpings Kommun Jönköping december 2004 Björn Lindblad (1) 1 Sammanfattning... 3 2 Inledning... 3 2.1 Bakgrund... 3 2.2 Syfte... 4 2.3 Metod... 4 2.4 Avgränsning...

Läs mer

Nya regler för inköp och direktupphandling

Nya regler för inköp och direktupphandling STRÖMSTADS KOMMUN Kallelse/ärendelista Sida 6 (17) Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum 2015-03-26 Kf Ks 39 Au 32 Ks/2015-0016 Nya regler för inköp och direktupphandling Kommunstyrelsens förslag till Kommunfullmäktiges

Läs mer

Förtroendevald revisor i regionens stiftelser

Förtroendevald revisor i regionens stiftelser Förtroendevald revisor i regionens stiftelser Förtroendevald revisors uppgifter i regionens stiftelser Några särskilda arbetsuppgifter för den förtroendevalde revisorn vid granskningen av stiftelser är

Läs mer

Halmstad kommun. Granskning av entreprenadtjänster. Halmstads Stadsnät AB. Revisionsrapport

Halmstad kommun. Granskning av entreprenadtjänster. Halmstads Stadsnät AB. Revisionsrapport Revisionsrapport Rebecca Lindström Revisionskonsult Carl-Magnus Stenehav Certifierad kommunal revisor Granskning av entreprenadtjänster Halmstads Stadsnät AB Granskning av entreprenadtjänster, Halmstads

Läs mer

Revisionsrapport Oxelösunds kommun

Revisionsrapport Oxelösunds kommun Revisionsrapport Granskning av investeringsprojekt Ramdalen simhallen etapp III Lars Edgren 2013-01-14 Oxelösunds kommun Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 2 Inledning 2 2.1 Bakgrund och revisionsfrågor

Läs mer

Revisionsrapport 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna 2012. Uddevalla kommun. Granskning av utvecklingsprojekt E2 ERNST & YOUNG

Revisionsrapport 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna 2012. Uddevalla kommun. Granskning av utvecklingsprojekt E2 ERNST & YOUNG Revisionsrapport 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna 2012 Uddevalla kommun Granskning av utvecklingsprojekt E2 ERNST & YOUNG I~~~IIIIIIII'~ El ERNST s ov Nc Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Inledning

Läs mer

Granskning av fakturahanteringen. Trelleborgs kommun

Granskning av fakturahanteringen. Trelleborgs kommun www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av fakturahanteringen Emelie Lönnblad Revisionskonsult 1. Sammanfattning har fått i uppdrag av Trelleborg kommuns revisorer att genomföra en granskning av styrelse

Läs mer

Riktlinjer för upphandling

Riktlinjer för upphandling Riktlinjer för upphandling UPPH2012-0066 Fastställda av Landstingsstyrelsen 2013-05-27 Gäller fr.o.m. 2013-07-01 Tidigare riktlinjer upphör därmed att gälla. Landstingets ledningskontor Upphandlingsenheten

Läs mer

Revisionsrapport. Anställdas bisysslor/sidouppdrag Östersunds kommun. 2010-03-30 Anneth Nyqvist

Revisionsrapport. Anställdas bisysslor/sidouppdrag Östersunds kommun. 2010-03-30 Anneth Nyqvist Revisionsrapport Anställdas bisysslor/sidouppdrag Östersunds kommun 2010-03-30 Anneth Nyqvist 2010-03-30 Anneth Nyqvist, uppdragsledare/projektledare 1 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning...3 2 Inledning...4

Läs mer

Attestreglemente med tillämpningsanvisningar

Attestreglemente med tillämpningsanvisningar Attestreglemente med tillämpningsanvisningar Dokumentnamn Dokumenttyp Fastställd/upprättad Beslutsinstans Attestreglemente med tillämpningsanvisningar Reglemente 2001-02-26, 3 Kommunfullmäktige Dokumentansvarig/processägare

Läs mer

Granskning av delårsrapport 2007-08-31

Granskning av delårsrapport 2007-08-31 Granskning av delårsrapport 2007-08-31 Granskningsrapport 1/2007 Oktober 2007 Ernst & Young AB Per Pehrson Innehållsförteckning 1 SAMMANFATTNING...3 2 INLEDNING...4 2.1 Syfte... 4 2.2 Metod... 4 2.3 Avgränsningar...

Läs mer

Inhyrd personal via bemanningsföretag

Inhyrd personal via bemanningsföretag Revisionsrapport Inhyrd personal via bemanningsföretag Landstinget i Östergötland 2010-08-26 Anders Larsson, certifierad kommunal revisor Lotta Ricklander Stefan Knutsson Eva Andlert, certifierad kommunal

Läs mer

Reglemente Internkontrollplan Lindesberg 2014-04-11. Arbetsrutiner Projektansökan. 1. Idé om aktivitet/projekt finns. Medlem i förbundet

Reglemente Internkontrollplan Lindesberg 2014-04-11. Arbetsrutiner Projektansökan. 1. Idé om aktivitet/projekt finns. Medlem i förbundet Reglemente Internkontrollplan Lindesberg 2014-04-11 Arbetsrutiner Projektansökan 1. Idé om aktivitet/projekt finns. Medlem i förbundet 2. Idé diskuteras och bereds Beredningsgrupp 3. Beredningsgruppen

Läs mer

Att betalning sker vid rätt tidpunkt. Att transaktionen är rätt konterad

Att betalning sker vid rätt tidpunkt. Att transaktionen är rätt konterad HAPARANDA STAD 01-05-02 ATTESTREGLEMENTE Omfattning 1 Detta reglemente gäller för Haparanda stads samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som staden

Läs mer

Granskning av utbetalningar

Granskning av utbetalningar Revisionsrapport Granskning av utbetalningar Trelleborgs kommun Bengt-Åke Hägg Godkänd revisor Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 1 2.1. Bakgrund... 1 2.2. Revisionsfråga... 1

Läs mer