Askersunds kommun. Projektredovisning vid investeringar. Audit KPMG Bohlins AB 11 december 2007 Antal sidor: 7

Transkript

1 Audit KPMG Bohlins AB 11 december 2007 Antal sidor: 7

2 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Inledning 2 3. Metod 2 4. Resultat av granskningen Rutin för investeringar Uppföljning Budgetöverskridande Möjliga förändringar Upphandlingsunderlag samt utvärdering av dessa 3 5. Torget Syfte Bidrag från Vägverket Ekonomi och uppföljning Vår bedömning 4

3 1. Sammanfattning genomför årligen investeringar till ansenliga belopp. Revisorerna har därför gett KPMG i uppdrag att granska rutinerna avseende projektredovisning i samband med investeringar i kommunen. Kommunen saknar idag en formellt dokumenterad rutin för hur investeringar ska hanteras i verksamheterna. Vi bedömer att det kan vara bra att utforma skriftliga rutiner kring hur projektredovisningen i kommunen ska hanteras. Dessa rutiner bör behandla allt från beslut om igångsättande till uppföljning samt eventuell avrapportering till kommunfullmäktige. Vi ser det som en viktig styrningsprincip att kommunen framöver upprättar fleråriga planer för investeringar. Vi vet att det inom kommunen finns stora behov av investeringar och tror därför att ett längre tidsperspektiv skulle skapa bättre möjligheter till prioriteringsordning utifrån de resurser som finns att tillgå. Vi ser det också som ytterst väsentligt att det för varje beslutat investeringsprojekt tillsätts en egen projektorganisation med projektansvarig. Det är denna projektorganisation som sedan är ansvarig för att projektet fullföljs inom tilldelade ramar samt att uppföljning och rapportering sker på ett tillfyllest sätt. Det finns inte några möjligheter att återrapportera samtliga investeringsprojekt till kommunfullmäktige i en kommun av Askersunds storlek. Vi anser dock projekt som är av stort allmänt intresse eller avser beloppsmässigt väsentliga belopp bör återrapporteras till kommunfullmäktige. När det gäller Torgetprojektet så kan konstateras att beslutsgången kring projektet är tillfyllest. De projekthandlingar som finns är väldokumenterade. Det finns i nuläget ingen slutlig ekonomisk redovisning av projektet. Vi har genom en muntlig presentation tagit del av nuläget gällande ekonomin och kan konstatera att det inte föreligger risk för budgetöverskridande. Vi anser att ett projekt på Torget bör återrapporteras till kommunfullmäktige eftersom det är ett projekt som varit av stort allmänt intresse. 1

4 2. Inledning genomför årligen investeringar till ansenliga belopp. Inom Tekniska nämndens verksamhetsområde återfinns den övervägande delen av kommunens anläggningstillgångar så som fastigheter, vägar och avlopps/vattenanläggningar. Många av dessa investeringar kräver stora resurser vilket gör redovisning och uppföljning väsentlig. Revisorerna har därför gett KPMG i uppdrag att granska rutinerna avseende projektredovisning i samband med investeringar i kommunen. 3. Metod Vi har genomfört intervjuer med berörda tjänstemän, studerat de dokument och policys som finns avseende de rutiner som finns i dag i kommunen. Vi har även gått igenom beslutsgången samt rutinerna kring investeringen i Torgetprojektet. 4. Resultat av granskningen 4.1 Rutin för investeringar Kommunen saknar idag en formellt dokumenterad rutin för hur investeringar ska hanteras i verksamheterna. Det som styr är att kommunfullmäktige har fastställt en investeringsbudget. Det är sedan nämndens ansvar att starta upp projektet samt att följa upp investeringarna utifrån syfte och ekonomi Uppföljning Uppföljning sker på respektive nämnd avseende pågående investeringsprojekt. Det finns inte några fastställda riktlinjer för att investeringsprojekt ska återrapporteras i KF när de är färdigställda. Det är inte heller möjligt att göra en sådan uppföljning på samtliga projekt. Vi anser dock att vissa typer av projekt mer än andra kanske ändå bör vara föremål för uppföljning i fullmäktige. Det kan vara projekt som är av stort allmänt intresse, beloppsmässigt väsentliga belopp eller andra projekt som utifrån kommunens framtida budgetprocess är viktiga att fullmäktige tar del av Budgetöverskridande I det fall en investering riskerar att överskrida budget ska rapportering ske till respektive nämnd som i sin tur vidtar åtgärder för att hålla sig inom budgetramen. I sista hand sker begäran hos KS/KF om omdisponering eller tilläggsbudgetering. Det innebär att det är samma rutin som gäller för överskridanden både gällande investeringar som driftskostnader. 2

5 4.2 Möjliga förändringar Idag är rutinen att ett underlag med motivering för projektet, investeringsutgift och inkomst samt kostnadskonsekvenser ska vara bifogat äskat investeringsbelopp till budgetberedningen. Rutinen fungerar inte. Vi anser dock att denna form av dokumentation är rimlig att begära i samband med att pengar för en investering äskas. Det bör även framgå prioriteringsordningen på de projekt som en nämnd äskar pengar för. Vad är viktigast att man genomför under ett år? I nuläget äskas mer pengar för investeringar än vad som senare hinner användas. Vi anser att det är respektive nämnds ansvar att göra en prioriteringsordning på tänkbara projekt. I de fall konsulter behöver hyras in för upprättande av upphandlingsunderlag, utvärdering eller projektledning o dyl ska denna kostnad finnas med i ovanstående underlag som lämnas till budgetberedningen d v s kostnaden för konsulter ska ingå som en budgeterad investeringsutgift. Det är ovanstående underlag som dels hjälper budgetberedningen i sin prioritering av vilka investeringar som måste göras, dels underlättar uppföljning av projektet från centralt håll. Ett bra sätt att kunna prioritera investeringar kan vara att det i kommunfullmäktiges budget avsätts pengar för förstudier avseende tänkta investeringar. Tanken med förstudien är att man på detta sätt ska kunna påvisa om en investering är tekniskt och ekonomiskt försvarbar. Visar förstudien att så inte är fallet så kan projektet läggas ner och kostnaden faller inom den avsatta ramen för förstudier. Vi ser det som en viktig styrningsprincip att kommunen framöver upprättar fleråriga planer för investeringar. I nuläget finns det inte något längre tidsperspektiv på vilka investeringar som är nödvändiga att göra t e x inom en femårsperiod. Vi vet att det inom kommunen finns stora behov av investeringar och tror därför att ett längre tidsperspektiv skulle skapa bättre möjligheter till prioriteringsordning utifrån de resurser som finns att tillgå. Vi ser det också som ytterst väsentligt att det för varje beslutat investeringsprojekt tillsätts en egen projektorganisation med projektansvarig. Det är denna projektorganisation som sedan är ansvarig för att projektet fullföljs inom tilldelade ramar samt att uppföljning och rapportering sker på ett tillfyllest sätt. 4.3 Upphandlingsunderlag samt utvärdering av dessa Enligt de intervjuer vi har gjort så förekommer två olika förfaringssätt gällande upprättande av upphandlingsunderlag. Antingen tar kommunen in en konsult som upprättar underlaget alternativt upprättas det av en tjänsteman på kommunen. Utvärdering av inkomna anbud görs alltid av kommunens tjänstemän. Det finns inte någon policy el dyl som säger när man ska använda sig av konsulter eller inte och vi tror att det är svårt att upprätta en sådan. Vid större entreprenader är oftast är konsulter inblandade i delar eller i projektet som helhet. Det är oftast komplexiteten i projekten som styr om en konsult tas in eller inte. Observera vår diskussion i punkt 4.2 kring kostnaden för konsulter. 3

6 5. Torget 5.1 Syfte Syftet med projektet var att göra Torget trafiksäkrare för gångtrafikanter samt att möjliggöra en hastighetssänkning för genomfartstrafik och omkringliggande gator. I projektet låg också att belysning och miljö skulle förbättras. Under projektets gång tillkom aspekten kring att brister på VA-systemet behövde åtgärdas. 5.2 Bidrag från Vägverket Vägverket har tilldelat kommunen bidrag för att utföra trafiksäkerhetsåtgärder kring torget. Vägverket har inte några krav på någon egen besiktning av Torget utan kommer enbart att ta del av slutbesiktningsprotokoll. Enligt uppgift har projektet inneburit att hastigheten sänkts kring torget. Dessutom har säkerheten för gångtrafikanterna förbättrats vilket innebär att de kriterier som fanns för bidraget därmed uppfyllts. 5.3 Ekonomi och uppföljning När det gäller ekonomin i projektet så finns det dels ett ursprungsbeslut i KF, dels ett par beslut avseende omdisponering av medel. Omdisponeringen har gjorts då projektets kostnader överskridit de ursprungliga ramarna beroende av ett antal olika faktorer. Det finns formella beslut kring samtliga omdisponeringar. Teknisk slutbesiktning har gjorts av Torget varmed det uppdagades brister som måste åtgärdas. Det finns därmed inte någon slutlig ekonomisk uppföljning av projektet att tillgå i nuläget men enligt den muntliga genomgång vi fått kommer de tilldelade ramarna inte att överskridas på totalnivå. Det kan dock konstateras att det inom projektet finns budgeterade kostnader för t ex konsulter m m som överskridits av olika anledningar. Det sker som vi nämnt tidigare inte heller någon formell återrapportering till KF kring projektet. Uppföljningen sker därmed enbart i berörd nämnd. 5.4 Vår bedömning Vår bedömning utifrån slutförd granskning är följande: Vi bedömer att det kan vara bra att utforma skriftliga rutiner kring hur projektredovisningen i kommunen ska hanteras. Dessa rutiner bör behandla allt från beslut om igångsättande till uppföljning samt eventuell avrapportering till kommunfullmäktige. Vi ser det som väsentligt att en sådan viktig rutin finns dokumenterad tillsammans med övriga ekonomistyrningsprinciper. Det är, enligt vår uppfattning, inte tillfyllest att den enbart förmedlas muntligt ut i organisationen. Det underlag som i nuläget är tänkt att vara en del av budgetberedningens grund för beslut om investering, men som inte alltid finns med 4

7 från nämnden, anser vi måste prioriteras samt tas fram. Det bör även ligga i nämndens intresse att ha ett sådant fullgott underlag som stöd för sitt äskande om investeringar. Vi anser därför att denna rutin måste förbättras. Det bör också ligga i respektive nämnds/förvaltnings intresse att i förväg veta hur mycket den tänkta investeringen kommer att innebära i kostnadsökning. Uppfattningen kring detta får man enkelt genom att rutinerna som idag finns i kommunen används d v s att man i samband med äskande om medel för investering anger hur stor kostnadsökningen kommer att bli. När det gäller Torgetprojektet så kan konstateras att beslutsgången kring projektet är tillfyllest. De projekthandlingar som finns är väldokumenterade. Det finns i nuläget ingen slutlig ekonomisk redovisning av projektet. Vi har genom en muntlig presentation tagit del av nuläget gällande ekonomin och kan konstatera att det inte föreligger risk för budgetöverskridande. Det finns inte några möjligheter att återrapportera samtliga investeringsprojekt till kommunfullmäktige i en kommun av Askersunds storlek. Det skulle inte heller tillföra något ytterligare kring beslutsprocessen. Vi tror dock att skulle tillföra en hel del kring trovärdighet och öppenhet om återrapportering sker till kommunfullmäktige kring syfte och ekonomi vid projekt av Torgets karaktär som till viss del kan ses som kontroversiellt samt har varit av allmänt intresse. Caroline Depui Auktoriserad revisor 5