Examinerade språkkonsulter i svenska Protokoll för årsmöte den 18 mars 2016

Transkript

1 Examinerade språkkonsulter i svenska Protokoll för årsmöte den 18 mars 2016 Plats: Konferenshuset, Drottninggatan 55, Stockholm. Distansanslutning: Skype Tid: Närvarande: Maria Hultberg, Ulrika Berg Roos, Inkaliisa Voionmaa, Mea Näsman, Michaela Gester, Madeleine Jacobsson, Karolina Krystek, Henrik Karlsson, Emelie Frisk, Anders Lewin, Frej Persson, Erik Svensson, Josefine Malmkvist, Sara Rösare, Ingrid Herbert, Malin Bornhöft, Emelie Eriksson, Annasara Jaensson, Anna Folkesson, Anna Maria Resare, Anna Tillas-Lindberg, Mathilda Lefin Matz (distans). 1. Mötet öppnas Ess vice ordförande Sara Rösare öppnade mötet. 2. Kallelse och dagordning De närvarande ansåg att mötet är utlyst enligt stadgarna och godkände dagordningen. 3. Val av ordförande för mötet Henrik Karlsson utsågs till ordförande för mötet. 4. Val av sekreterare för mötet Anna Tillas-Lindberg utsågs till sekreterare för mötet. 5. Val av två justerare och rösträknare Karolina Krystek och Erik Svensson utsågs till justerare och rösträknare.

2 6. Styrelsens verksamhetsberättelse och resultaträkning Ess ordförande Anna Maria Resare läste upp verksamhetsberättelsen (se bilaga 1). Anna Folkesson läste upp resultaträkningen (se bilaga 1). Anna informerade också om att Ess ordinarie kassör, Mathilda Lefin Matz, fick jobb i Moldavien under året. Eftersom vårt bokföringsprogram är knutet till en enda dator bestämde styrelsen då att Anna Folkesson skulle ta över datorn, så att den fick stanna i Sverige. Mathilda och Anna har pratat om allt, men Anna har skött det praktiska kassörsarbetet. I anslutning till överlämningen kraschade kassörsdatorn. Mathilda hade säkerhetskopierat bokföringen, men programmet hade inte fungerat som det skulle och säkerhetskopian var inte användbar. Vi fick ta extern hjälp för att få tillbaka vår bokföring. I slutet av november kunde Anna komma igång med kassörsuppgifterna. På grund av detta gick inte fakturorna för höstkonferensen ut förrän i mitten av december. Detta ledde i sin tur till att en del av fakturorna betalades efter årsskiftet, och de intäkterna kommer alltså hamna på 2016 års bokföring. Anna berättade också att vi har trott att vi har fått in mer medlemsavgifter än vi faktiskt har fått. Bokföringsprogrammet känner av och räknar med fakturor som inte har betalats systemet räknar alltså inte bort dem automatiskt, vilket inte är lätt att förstå. Henrik Karlsson och Maria Hultberg, som båda har suttit som kassörer, intygade att det är svårt att förstå sig på programmet. Styrelsen arbetar nu med att hitta ett nytt, enklare och molnbaserat system för medlemshantering och bokföring dels för att underlätta för kassören, dels för att bokföringen inte ska vara knuten till en enda dator. Revisorerna Maria Hultberg och Ulrika Berg Roos kommenterade formuleringen [V]årt bokföringssystem känner av, och räknar med, fakturor som inte har betalats. Majoriteten av dessa kundfordringar är medlemsavgifter som vi inte kan räkna med att få in i not nummer 6 i resultaträkningen (se bilaga 1), som de tyckte var alltför

3 pessimistisk. De obetalda fakturorna är på sammanlagt kronor, varav ungefär kronor är relaterade till medlemsfakturor. Revisorerna tror att föreningen kan få in en stor del av dessa kronor. De lämnade också rekommendationer inför framtiden: Det behövs rutiner för påminnelser och en mer ambitiös uppföljning av medlemmar som inte betalar. Första påminnelsen kan komma på mejl, men den andra behöver vara på papper. Det är lätt att glömma bort ett mejl, men en pappersfaktura betalar de flesta. Ett annat alternativ är att gå tillbaka helt till pappersfakturor. Det normala är att man betalar innan man kommer på en konferens, men föreningen brukar skicka ut fakturorna efter konferenserna. Om vi i stället skickar dem före kan vi både få alla att betala och undvika att vissa avgifter hamnar på nästa års bokföring. I kravspecifikationen för det nya bokföringsprogrammet bör det stå att det ska finnas en tydlig koppling mellan person, faktura och medlemsmatrikel, så att det är tydligt vilka som faktiskt har betalat sin medlemsavgift. 7. Revisionsberättelse för det föregående räkenskapsåret Ulrika Berg Roos läste upp revisionsberättelsen från revisorerna (se bilaga 2) och föreslog att mötet beviljar den avgående styrelsen ansvarsfrihet, mot bakgrund av kommentarerna under punkt 6 ovan. 8. Ansvarsfrihet för styrelsen Mötet beviljade styrelsen ansvarsfrihet. 9. Val av styrelseledamöter enligt 11 i stadgarna Ingrid Herbert och Karolina Krystek presenterade valberedningens förslag till styrelse (valperiod i parentes): Ordförande Anna Maria Resare (omval, 1 år) Vice ordförande Sara Rösare (sitter kvar)

4 Kassör Mathilda Lefin Matz (sitter kvar) Sekreterare Madeleine Jakobsson (inval, 2 år) Klubbmästare Frej Persson (omval, 2 år) Klubbmästare Anna Folkesson (sitter kvar) Ledamot med webbansvar Mikaela Gester (inval, 2 år) Ledamot Annasara Jaensson (sitter kvar) Ledamot Emelie Eriksson (omval, 2 år) Årsmötet godkände valberedningens förslag. 10. Val av två revisorer Ingrid Herbert presenterade valberedningens förslag: att sittande revisorer Maria Hultberg och Ulrika Berg Roos väljs om. Mötet godkände valberedningens förslag. 11. Val av valberedning Årsmötet valde Erik Svensson, Malin Bornhöft och Anna Tillas-Lindberg (sammankallande) till valberedningen. 12. Medlemsavgift för det innevarande räkenskapsåret Mötet beslutade att medlemsavgiften på 500 kronor för ordinarie medlemmar och 100 kronor för studenter samt avgiften på kronor för en synlig företagsflik ligger fast. 13. Budget för det innevarande räkenskapsåret Anna Folkesson presenterade styrelsens förslag till budget för år 2016 (se bilaga 3). Några av posterna hon kommenterade var dessa:

5 Styrelsen vill stryka posterna för Begriplexkonferensen, nyhetsbrev, foldrar och trycksaker, arbetsgrupper, projektverktyg på nätet och kanslist/projektledare. Dessa poster har inte varit aktuella på flera år. Styrelsen vill ha separata poster för vår- och höstkonferensen, så att det är lättare att hålla isär siffrorna. Styrelsen vill höja konferensbudgeten för att kunna fortsätta höja kvaliteten. Frågetecknen i posten för räntan beror på att vi inte vet vad den blir än, men den brukar bli cirka 800 kronor. Tidigare har föreningen haft en policy som säger att sektionerna i städerna där det inte har examinerats några språkkonsulter än får kronor, medan sektioner som även har examinerade språkkonsulter får kronor. Styrelsen har valt att sätta Göteborgs budget till kronor trots att det nu finns examinerade språkkonsulter där, eftersom sektionsarbetet inte har kommit igång än. Årsmötet diskuterade budgetförslaget. Vi var överens om att vi som förening inte ska ha som mål att gå med vinst. I styrelsens förslag har vi budgeterat att gå kronor med vinst. Årsmötet tyckte att dessa pengar i stället ska läggas på posterna för styrelsens resor och för sektionerna. Om sektionerna har mer pengar kan de bjuda in fler föreläsare som tar arvode. Årsmötet tyckte också att alla sektioner ska ha lika mycket pengar. Om någon sektion skulle gå över sin budget är det inte ett stort problem; vi ska som sagt inte gå med vinst, och dessutom kommer vi förmodligen få in en del pengar från medlemsavgifter (se punkt 6) som inte finns medräknade i budgetförslaget. Budgeten som årsmötet antog är den som styrelsen lade fram, men med följande ändringar: Stockholmssektionens post höjs från kronor till kronor. Umeåsektionens post höjs från kronor till kronor. Göteborgssektionens post höjs från kronor till kronor. Lundsektionens post höjs från kronor till kronor. Posten för styrelsens resekostnader höjs från kronor till kronor.

6 14. Styrelsens förslag (inklusive beslut om förslag från förra årsmötet) Inga. 15. Enskilda medlemmars motioner Inga. 16. Övriga frågor Inga. 17. Mötet avslutades Vid protokollet Anna Tillas-Lindberg Ort och datum Justeras Justeras Karolina Krystek Ort och datum Erik Svensson Ort och datum

7 Bilaga 1: Verksamhetsberättelse och resultaträkning Ess verksamhet under 2015 Ess har haft ett aktivt år med både medlemsträffar och konferenser. Vi ordnade en halvdagskonferens för medlemmarna i samband med årsmötet och en öppen höstkonferens för både medlemmar och externa deltagare. Styrelse Styrelsen har sedan årsmötet i mars 2015 bestått av ordförande Anna Maria Resare vice ordförande Sara Rösare sekreterare Anna Tillas-Lindberg kassör Mathilda Lefin Matz klubbmästare Frej Persson klubbmästare Anna Folkesson ledamot Malin Bornhöft ledamot Annasara Jaensson ledamot Emelie Eriksson Styrelsen har haft 13 styrelsemöten under året varav två fysiska i Stockholm, ett under våren och ett i samband med höstkonferensen. Övriga möten har vi hållit över Skype. Samtliga protokoll finns på Ess webbplats. Medlemmar Under året hade föreningen 196 ordinarie medlemmar och 75 studerandemedlemmar. Medlemsavgiften har under 2015 varit 500 kronor för ordinarie medlemmar och 100 kronor för studerande. Medlemsaktiviteter Våren 2015 hade vi en halvdagskonferens för våra medlemmar i samband med årsmötet. Den handlade om ny forskning inom begriplighet. Vi hade 41 betalande deltagare och gick 2790 kronor med förlust.

8 Utöver konferensen har vi arrangerat flera medlemsaktiviteter under året. I Stockholm: medlemsträff med SAOL-tema spelkväll med spelet Språknörd träff om att skriva i grupp träff med Catharina Nyström Höög julfika och träff med Daniel Wojahn som har doktorerat om språkaktivism. I Göteborg: medlemsträff om att starta eget medlemsträff med SAOL-tema glögg- och spelkväll. I Umeå: medlemsträff med SAOL-tema spelkväll med spelet Språknörd sektionspeppsfika glöggmingel. I Lund: uppstartsmöte glöggmingel och lättläst. Bilaga 1: Verksamhetsberättelse och resultaträkning Under hösten annonserade vi på konferensen Presens i Umeå och erbjöd våra medlemmar rabatt på konferenspriset. Öppen konferens I oktober hade vi en öppen höstkonferens med temat lättläst. Vi hade 85 betalande deltagare och gick cirka 1800 kronor med vinst under Sammanlagt (med betalningar som kommit in efter årsskiftet) går vi dock med betydligt större vinst detta kommer dock redovisas under 2016 års bokföring. Vi valde att höja priset för konferensen för att ha möjlighet att erbjuda våra talare arvode. Syftet var att inte tumma på kvaliteten på grund av en begränsad budget.

9 Bilaga 1: Verksamhetsberättelse och resultaträkning Vi hade ett konferensutbyte med SFÖ (Sveriges Facköversättarförening) som innebar att en representant från dem fick gå gratis på höstkonferensen mot att en representant från oss får gå gratis på deras konferens i maj Övrig verksamhet under året Vi har varit aktiva i sociala medier under året som gått. Vi har bland annat börjat presentera nyutexaminerade studenters uppsatser på vår Facebook-sida. Under året har vi fortsatt ge ut vårt nyhetsbrev Essentiellt där vi bland annat informerat om kommande aktiviteter i föreningen och intervjuat språkkonsulter. Vi har gett ut fyra nummer under Vår ordförande Anna Maria har besökt studenterna i Umeå, Stockholm och Lund för att berätta om vår verksamhet och svara på frågor. Fram till hösten 2015 använde vi Dropbox för lagring av styrelsens gemensamma dokument. Då gratisversionen har begränsat utrymme bytte vi till Owncloud för att få mer utrymme utan kostnad. Barbro Ehrenberg-Sundin skriver tillsammans med Maria Sundin Krångelspråk blir klarspråk Från 1970-tal till 2010-tal, en bok om klarspråksarbetets historia i Sverige. De har intervjuat styrelsen om Ess arbete och mål. Både Barbro och Maria är medlemmar i Ess.

10 Bilaga 1: Verksamhetsberättelse och resultaträkning Räkenskapsåret ingående balans Tillgångar Plusgiro Sparkonto Checkräkningskonto Kundfordringar 1) kr kr 300 kr kr Summa Skulder och eget kapital Eget kapital Resultat föregående år kr kr kr Summa kr Intäkter Medlemsavgifter kr Konferens kr Avgift för företagsflik kr Summa kr Kostnader Webben Programvaror Bank & porto Sektion Stockholm Sektion Umeå Sektion Göteborg Sektion Lund Årsmöte, medlemsträffar Styrelsens omkostnader 2) Styrelsearvode 3) Konferensen 4) Utbildning av styrelsemedlemmar 5) Styrelsens resekostnader kr kr kr kr kr kr - 0 kr - 0 kr kr kr kr kr kr

11 Bilaga 1: Verksamhetsberättelse och resultaträkning Marknadsföring Summa Årets resultat kr kr kr Räkenskapsåret 2015 Utgående balans, Plusgiro Sparkonto Kundfordringar 6) Summa kr kr kr kr Skulder och eget kapital Leverantörsskulder Ingående eget kapital Årets resultat Summa eget kapital 0 kr kr kr kr Noter 1) Kundfordringarna är ett negativt tal eftersom vi har krediterat obetalda medlemsavgifter i efterhand. 2) Styrelsens omkostnader. Kostnaderna avser förtäring vid styrelsemöten. Här ligger även vissa utgifter som har hamnat fel, därav den överskridna budgeten. 3) Styrelsearvode. Styrelsearvodet är 999 kronor per styrelsemedlem och år. 4) Konferens. Här inkluderas kostnader för både vår- och höstkonferens. Dessutom har vi lagt in kostnader för årsmöte här eftersom det sker simultant med vårkonferensen och därför betalas på samma faktura. En stor summa intäkter för höstkonferensen redovisas inte heller här då många betalningar

12 Bilaga 1: Verksamhetsberättelse och resultaträkning för höstkonferensen inte kom in förrän efter årsskiftet. Dessa intäkter kommer att redovisas i 2016 års bokföring. 5) Utbildning av styrelsemedlemmar. Här utgörs kostnaden av utbildning i Visma för ny kassör. 6) I år har vi inte krediterat de kundfakturor som ligger kvar i systemet. Det betyder att vårt bokföringssystem känner av, och räknar med, fakturor som inte har betalats. Majoriteten av dessa kundfordringar är medlemsavgifter som vi inte kan räkna med att få in.

13 Revisionsberättelsen är inte bifogad i den digitala versionen av protokollet, men den finns med i pappersversionen. Kontakta Ess sekreterare på info@sprakkonsult.se om du vill ha tillgång till den. Bilaga 2: Revisionsberättelse

14 Bilaga 3: Styrelsens förslag till budget för 2016 Ess utfall 2015 och budget 2016 Intäkter Budget 2015 Utfall 2015 Budget 2016 Eget kapital, IB kr kr kr Medlemsavgifter kr kr kr Ränta 800 kr?? 800 kr Synlig företagsflik kr kr kr Vårkonferens / / kr Höstkonferens kr kr kr Medlemsträffar 0 kr 0 kr 0 kr Kurser 0 kr 0 kr 0 kr Begriplexkonferensen 0 kr 0 kr / Summa intäkter kr kr kr Intäkter plus eget kapital kr kr kr Kostnader Språkkonsulten/nyhetsbrev / / / Webbplats kr kr kr Foldrar och trycksaker kr 0 kr / Begriplexkonferensen 0 kr 0 kr / Vårkonferens kr kr Höstkonferens kr kr kr Medlemsträffar 0 kr 0 kr 0 kr Sektion Stockholm kr kr kr Sektion Umeå kr 290 kr kr Sektion Göteborg kr 545 kr kr Sektion Lund kr 0 kr kr Kurser 0 kr 0 kr 0 kr Porto, bankkostnader kr kr kr Kontorsmat./trycksaker kr 0 kr kr Styrelsemöten kr kr kr Arbetsgrupper 0 kr 0 kr / Styrelsens arvode kr kr kr Utbildning av styrelsemedlemmar kr kr 0 kr

15 Bilaga 3: Styrelsens förslag till budget för 2016 Projektverktyg på nätet 0 kr 0 kr / Styrelsens resekostnader kr kr kr Övrigt och oförutsett kr kr kr Marknadsföringsaktiviteter kr kr kr Lokal och förvaring 0 kr 0 kr 0 kr Kanslist/projektledare 0 kr 0 kr / Medlemshantering (65xx) kr 0 kr kr Summa kostnader kr kr kr Eget kapital, UB kr kr kr Diff kr kr kr Kostnader plus eget kapital kr kr kr