Innovativa upphandlingsmodeller för Måltidstjänsten för äldre

Transkript

1 Projektrapport 1(27) Innovativa upphandlingsmodeller för Måltidstjänsten för äldre - En förstudie Sigrid Pettersén, projektledare under förstudien

2 Projektrapport 2(27) Förord Förstudien har initierats hos Inköp Gävleborg utifrån det betänkande av Innovationsupphandlingsutredningen (SOU 2010:56) där Sveriges regering 2009 gav Hans Jeppson uppdraget som särskild utredare. I utredningen beaktas möjligheter för att främja innovation och utveckla modeller som kan tillämpas inom offentligsektor för att stödja omställningen till ett hållbart samhälle, med ett särskilt fokus på små- och medelstora företags möjligheter att delta i innovationsupphandling. I Region Skåne, Skånes Livsmedelsakademi gjordes 2010 på uppdrag av Vinnova en studie; Mat för äldre- Innovativ Upphandling, där resultatet visade på att de insatserna beträffande äldres måltidsbehov inte fullt ut tillgodoses av kommuner och andra aktörer på marknaden. Det finns således ett behov av nya alternativa lösningar för äldres måltidssituation. Förstudien har drivits av Inköp Gävleborg med finansiering via Region Gävleborg och Vinnova under perioden Projektledare för förstudien har varit; Sigrid Pettersén, doktorand vid Nordiska högskolan för Folkhälsovetenskap. Övriga resurser i förstudien har varit; Johan Almesjö, förbundsdirektör Inköp Gävleborg, Michael Kazmierczak, verksamhetskontroller Inköp Gävleborg, Magnus Ernström, Region Gävleborg. Vi vill rikta ett tack till Vinnova och Region Gävleborg som möjliggjort denna förstudie. Gävle den: Johan Almesjö Förbundsdirektör Inköp Gävleborg

3 Projektrapport 3(27) Innehållsförteckning Innovativa upphandlingsmodeller för Måltidstjänsten för äldre... 1 Förord... 2 Sammanfattning... 4 Summary Bakgrund Sverige - Det nya matlandet Inledning Måltidssituationen för äldre Det holistiska perspektivet - Folkhälsoperspektivet Innovativa upphandlingsmodeller Förkommersiell upphandling; Katalytisk upphandling; Inköp Gävleborg Region Gävleborg Regionalt utvecklingsprogram, RUP Den Regionala innovationsstrategin för Gävleborg Vinnova Den Nationella Innovationsstrategin Nätverket för Innovativ upphandling Nulägesbeskrivning Syfte och Målsättning Syfte Målsättning Datainsamling Resultat Omvärldsbevakning Studier, projekt och andra aktiviteter inom området Måltid för äldre Diskussioner med forskare och juridisk expertis Förankringsprocessen Förankring hos samverkanspartners i ett kommande projekt Förankring hos micro, små- och medelstora leverantörer i Region Gävleborg Innovativa Upphandlingsmodeller Ansökan till Vinnova Slutord Litteraturförteckning Bilaga 1. Sändlista... 27

4 Projektrapport 4(27) Sammanfattning Sverige skall bli Europas nya matland, vårt unika matarv har stor potential att profilera Sverige beträffande matupplevelser, detta innefattar även våra offentliga måltider. Många människor äter mat som kommunerna tillhandahåller, i första hand våra äldre medborgare som behöver mat levererad till hemmet eller äldre som bor i särskilt boende. Trots att maten som levereras är av god kvalitet så lider många äldre idag av undernäring. Kopplingen mellan de offentliga insatserna beträffande måltidssituationen till äldre och de äldres behov ligger idag till stor del i hur den offentliga upphandlingsprocessen fungerar. Upphandling av en måltidssituation är en komplex process med många inblandade aktörer som t.ex. olika offentliga beställare, upphandlare, offentliga utförare, olika företag som är verksamma inom livsmedelsbranschen men även företag inom logistikområdet och transportsektorn. Politiska mål och intentioner spelar också roll i livsmedelsupphandlingar. Viktiga parametrar vid kravställningen inför en upphandling är förutom att säkra brukarkrav och önskemål också att livsmedel skall vara närodlat, ekologiskt, miljövänligt eller rättvisemärkt. Vilket till del är en stor utmaning i förhållande till gällande regelverk ((2007:1091), 2011). Innovationsupphandlingsutredningen (SOU 2010:56, 2010) utreder förutsättningarna för ökad tillämpning av innovationsupphandling i Sverige vilket syftar till att stärka offentliga verksamheters förnyelse, kvalitet och effektivitet i bred bemärkelse. Det planerade kommande projektet avser att titta närmare på möjligheter att använda innovativa upphandlingsmodeller vid den offentliga upphandlingen av mat och måltid till äldre i Gävleborg. Denna ansökan avser en förstudie till kommande Vinnovaprojektansökan. Syftet med förstudien är att identifiera olika intressenter inom upphandlingsprocessen av Måltidstjänsten för äldre ur ett holistiskt perspektiv samt att implementera projekttankarna och få respons från de kommande pilotkommunerna och de övriga kommunerna inom Inköp Gävleborg (totalt 10 kommuner), så att det framgår var det finns störst potential att lägga de pilotmodeller som projektet avser driva. Målet med ansökan är att; Förstudien skall mynna ut i en färdig ansökan till Vinnova och Region Gävleborg beträffande möjligheter att skapa Innovativa upphandlingsmodeller inom den offentliga upphandlingen mat och måltider för äldre. Förankrar projektets syfte, värde och idé hos Regionstyrelsen. Väcka intresse hos de olika intressenterna inom Måltidstjänsten för äldre att vilja delta i projektet. Skapa förutsättningar för ett samarbete med andra regioner i Sverige men även inom Norden. Samla kunskap om vad som finns gjort inom området Måltidstjänsten för äldre utifrån ett holistiskt perspektiv.

5 Projektrapport 5(27) Summary Sweden is to become Europe's new Food country, our unique food and heritage give us a great potential to profile Sweden concerning dining, this includes also our public meals. Many people eat food that provides from the social services in the municipalities, primarily our senior citizens who need food home delivered or elderly living in geriatric care. Although the delivered food is of good quality, many older people today are suffering from malnutrition. The link between public action and the meal situation for elderly is in large part in how the public procurement process works. Procurement of a meal situation is a complex process involving many stakeholders such as various public clients, purchasers, public service providers, and various companies operating in the food industry but also companies in the area of logistics and transport sector. Policy objectives and intentions play a role in food procurement. Important parameters in specifying requirements before a procurement process is in addition to securing user requirements and requests also that food should be locally produced, organic, environmentally friendly or fair trade. Which to some is a major challenge in relation to current regulations ((2007:1091), 2011). Innovation Procurement Commission (SOU 2010:56, 2010) investigates conditions for increasing the application of innovative procurement in Sweden, which aims to enhance public activities innovation, quality in its broadest sense and efficiency. The planned future project intends to look at opportunities to use innovative procurement models in the public procurement of food and meals for the elderly in Gävleborg. This application is for a feasibility study to the next Vinnova project application. The purpose of the pilot study is to identify the various stakeholders interested in the procurement process of food service to the elderly from a holistic perspective. But also to implement the project ideas and get feedback from the upcoming pilot municipalities and other municipalities in the purchase Gävleborg (total of 10 municipalities), so that it shows where there is greatest potential to put the pilot models the project intends to run. The goals of the application are; To make a completed application to Vinnova and Regions Gävleborg on the opportunities to create models for innovative procurement in public purchasing of food and meals for the elderly. Anchors the project's purpose, values and ideas of the Regional Board. Generate interest for the project among the various stakeholders in the meal- time situation for the elderly. Create conditions for cooperation with other regions in Sweden and in Scandinavia. Gather knowledge about what is done in the field of the mealtime situation for elderly people from a holistic perspective.

6 Projektrapport 6(27) 1. Bakgrund 1.1 Sverige - Det nya matlandet Sverige ska bli Europas nya matland och skapa jobb och tillväxt över hela landet. År 2008 kom regerings vision om att det svenska matarvet, de unika råvarorna, kulturmiljöer och inte minst våra internationellt kända kockar som ger Sverige en möjlighet att profilera sig som ett land med stor potential beträffande matupplevelser. Visionen innehåller fem fokusområden: Offentlig mat, primärproduktion, förädlad mat, matturism och restaurang (Landsbygdsdepartementet, 2011). Det första fokusområdet i vision beskriver offentlig mat; Måltiderna som vi serverar på våra äldreboenden och sjukhus och till barnen i skolan är en viktig del av visionen. Att den offentliga måltiden ska vara både god, trevlig och näringsriktig är en självklarhet. Det handlar om att maten ska smaka bra och att den är lagad på bra råvaror, men också att den omgivande miljön är tilltalande. Mycket av satsningarna på offentlig mat handlar om kompetensutveckling. Både för de som lagar maten, de som köper in maten men också för små- och medelstora företag som kan lägga anbud på marknaden för offentlig upphandling. Regeringens livsmedelsstrategi syftar till att stärka livsmedelsbranschens konkurrenskraft, där man bidrar till tillväxt genom att underlätta till företagande i hela livsmedelskedjan och på så sätt skapa fler arbetstillfällen. (Regeringskansliet, En livsmedelsstrategi för hela Sverige, 2011). Maten och måltiden har stora möjligheter att skapa tillväxt och ökad sysselsättning inom områden som förädling, export, turism och upplevelser. Det kan även ge positiva effekter för Sveriges råvaruproduktion (Jordbruksverket, 2011). Källa: Spisa

7 Projektrapport 7(27) 2. Inledning 2.1 Måltidssituationen för äldre Den samlade kunskapen om äldres måltidssituation är relativt god, men det saknas en sammanfattande holistisk behovsanalys och beskrivning av måltidssituationen som kan utgöra underlag i upphandlingen äldres måltidssituation. Statens Folkhälsoinstitut (Statens Folkhälsoinstitut, 2009) visar på fyra områden som anses som speciellt viktiga för att äldre människor ska må bra. Dessa områden kallas för hörnpelare för ett gott åldrande och omfattar; Social gemenskap Delaktighet/meningsfullhet, känna sig behövd Fysisk aktivitet Bra matvanor Mot bakgrund av gällande lagstiftning och den demografiska utvecklingen i större delen av världen som innebär att andelen äldre ökar markant krävs förnyelse i hur de äldres behov skall mötas och tillgodoses. Den ökande andelen äldre och funktionshindrade utgör också en intressant potentiell marknad för ett stort antal olika företag. Värdet av den offentliga upphandlingen uppskattas i Sverige upp till miljarder kronor per år, varav stora delar upphandlas inom kommunerna i Sverige (Konkurrensverket, 2011). 2.2 Det holistiska perspektivet - Folkhälsoperspektivet Maten har en central roll i alla människor liv. Vi måste äta för att överleva, men maten har också en stor roll ur ett socialt perspektiv (Forsell, Zaletaeva, 2006). Det finns studier som pekar på äldre människor både de som bor hemma och de som bor i särskilt boende som lider av undernäring (Andersson, 2002), (Holm, 2009), (Fillion, 2001) trots att den mat som levereras är av god kvalitet (Österman, 2004). Äldre blir äldre, äldre blir fler. I Sverige finns det cirka 1,7 miljoner personer som är 65 år eller äldre det utgör 18 procent av befolkningen. I Gävleborg uppgår andelen personer över 65 år till 20 % av befolkningen (Hjälpmedelsinstitutet, 2010). En ökad medikalisering av samhället (Arman et. al, 2009) och i synnerhet bland äldre kan få tillstånd en stigmatiserad bild av äldre som mer vårdkrävande personer, än som personer med vissa sjukdomar som kan medicineras, det kan innebära en förskjutning av hur samhället ser på sjuka och äldre människor generellt (Oliver, 1990).

8 Projektrapport 8(27) Kopplingen mellan de offentliga insatserna beträffande måltidssituationen till äldre och de äldres behov ligger idag till stor del i hur den offentliga upphandlingsprocessen fungerar. Den mat som äldre får hemkörd eller blir serverade i det särskilda boendet är upphandlad enligt lagen om offentlig upphandling (LOU 2007:1 091). Upphandlingen av livsmedel inom Inköp Gävleborg är idag bara en del av den helhet som eftersträvas inom Måltidstjänsten för äldre, då upphandlingen till största del omfattar livsmedel. 2.3 Innovativa upphandlingsmodeller Upphandling av en måltidssituation är en komplex process med många inblandade aktörer som t.ex. olika offentliga beställare, upphandlare, offentliga utförare, olika företag som är verksamma inom livsmedelsbranschen men även företag inom logistikområdet och transportsektorn. Politiska mål och intentioner spelar också roll i livsmedelsupphandlingar. Viktiga parametrar vid kravställningen inför en upphandling är förutom att säkra brukarkrav och önskemål också att livsmedel skall vara ekologiskt, miljövänligt eller rättvisemärkt. Innovationsupphandlingsutredningen (SOU 2010:56, 2010) utreder förutsättningarna för ökad tillämpning av innovationsupphandling i Sverige vilket syftar till att stärka offentliga verksamheters förnyelse, kvalitet i bred bemärkelse och effektivitet. Med innovation avses i dessa direktiv en nyskapande kombination av olika resurser som tar formen av ett värdehöjande erbjudande som svarar mot en efterfrågan på en marknad. Med resurser avses bl.a. kompetens, såväl forskningsbaserad som erfarenhetsbaserad kompetens. De innovativa upphandlingsmodellerna (förkommersiell upphandling/katalytisk upphandling) är möjliga att utveckla och använda vid upphandlingsprocessen av mat och måltider för äldre och kommer att finnas med som modeller att testa och utveckla i det kommande Vinnovaprojektet Förkommersiell upphandling; Förkommersiell upphandling är en metod att upphandla FoU- tjänster med målet att underlätta en kostnadseffektiv utveckling av innovativa lösningar för offentliga tjänster ur ett bredare perspektiv. Tanken är att sporra till kommersialisering och spridning av nya lösningar av produkter/tjänster. Metoden innebär enligt EU- kommissionen följande;

9 Projektrapport 9(27) Delning av risker och fördelar på marknadsvillkor Stegvis konkurrensinriktad utveckling Åtskillnad av FoU- fasen från kommersiellt införande av slutprodukter. FoU i detta fall kan innefatta försökspiloter i pågående verksamhet, som fungerar som en testarena. Genom en delning av risker och fördelar mellan upphandlande myndighet och leverantörer där hela upphandlingsprocessen genomförs med insyn, öppenhet, rättvisa och prissättning på marknadsvillkor uppnås maximal konkurrens och den offentliga upphandlaren får en bild av vad som är den bästa möjliga lösningen på marknaden (SOU 2010:56, 2010) Katalytisk upphandling; Katalytisk upphandling kan beskrivas som en process där upphandlingen ska ge en katalyserande effekt och där syftet är att påverka marknaden. Vid en katalytisk upphandling tar myndigheten ställning som då kan vara till förmån för såväl produkter, tjänster som dess producenter. Detta kan vara myndigheter som har till uppgift att påverka utvecklingen i samhället som t.ex. Folkhälsoinstitutet (beteendemönster för bättre hälsa). Här kan katalytisk upphandling vara en av flera metoder för att påverka utvecklingen i samhället. En förutsättning för att katalytisk upphandling ska övervägas är att det finns politiska övergripande mål som brutits ned till ett eller flera operativa mål (SOU 2010:56, 2010). Som exempel på politiska övergripande mål finns Matlandet Sveriges vision om; att den offentliga måltiden ska vara både god, trevlig och näringsriktig är en självklarhet. Det handlar om att maten ska smaka bra och att den är lagad på bra råvaror, men också att den omgivande miljön är tilltalande (Jordbruksverket, 2011). Men även Folkhälsoinstitutets fyra hörnpelare för ett gott åldrande som omfattar, social gemenskap, delaktighet/meningsfullhet, känna sig behövd, fysisk aktivitet samt bra matvanor (Statens Folkhälsoinstitut, 2009).

10 Projektrapport 10(27) 2.4 Inköp Gävleborg Inköp Gävleborg är ett kommunalförbund (Inköp Gävleborg, 2012) som upphandlar varor och tjänster för offentliga aktörer i vår region och innefattar kommunerna; Bollnäs, Gävle, Hofors, Hudiksvall, Ljusdal, Nordanstig, Ockelbo, Ovanåker, Söderhamn och Älvkarleby. Inköp Gävleborg är i juridisk mening upphandlande myndighet och genomför upphandlingar enligt LOU (Lagen om offentlig upphandling) samt ger stöd och rådgivning åt kommunernas förvaltningar och bolag. Inköp Gävleborg gör upphandlingar för ca 2,5 miljarder årligen. Värdet för respektive upphandling och område varierar mellan både större och mindre upphandlingar. Det finns därför möjlighet för både små och stora företag att vara med och konkurrera om affärerna. Kommunalförbundet Inköp Gävlebor leds av förbundsdirektör, Johan Almesjö och det beslutande organet är direktionen. Direktionen är sammansatt av utsedda politiker från var och en av medlemskommunerna. Beslutanderätten är i löpande frågorna delegerad till personal i kommunalförbundet enligt fastställd delegationsordning. 2.5 Region Gävleborg Region Gävleborg är ett samverkansorgan mellan Gävleborgs kommuner och landsting och har i uppgift att svara för regionala utvecklingsfrågor i länet. Till denna uppgift hör bland annat att: Utarbeta program för länets utveckling, samt samordna och samverka med andra aktörer för genomförandet av programmet. Besluta om användandet av statliga projektmedel för regional utveckling. Upprätta och besluta om länsplan för regional infrastruktur Regionalt utvecklingsprogram, RUP Det regionala utvecklingsprogrammet innefattar; Dynamiskt näringsliv. Inom den programpunkten finns Innovationsstrategi för tillväxt, där innovativt användande av offentliga medel spelar en viktig roll (Region Gävleborg, 2009). Övriga punkter i utvecklingsprogram är; Lära och växa Den goda resan. Sveriges gröna lunga.

11 Projektrapport 11(27) Det attraktiva länet. Ledarskap och samarbete Den Regionala innovationsstrategin för Gävleborg Den regionala innovationsstrategin skall ses som ett levande dokument för att möjliggöra den fortsatta utvecklingen av de prioriteringar som kommer att krävas för att näringsliv, akademi, brukare och aktörer i det offentliga rummet skall kunna samverka kring frågor rörande utveckling och innovation. Region Gävleborg ska agera som en Tillhandahållare Skapare och Tagare i processen mot en implementering av den regionala innovationsstrategin där det särskilt betonas vissa principer som; Hållbarhet med en regional utveckling mot frågeställningar som berör ökad tillväxt, livskvalitet och välfärd. Tydliga Målbeskrivningar med planer på resultatredovisning såväl korta som långa uppfyllelse tider. Regionala satsningar i ett nationellt sammanhang ger en tydlig regional roll ur ett nationellt perspektiv. Fokus på utvalda projekt ger ökad möjlighet till finansiering, tillväxt och attraktionskraft i och utanför regionen. Det regionala ledarskapet en tydlig ansvars- och rollfördelning ger konkurrensfördelar vid drivande av innovationsprojekt beträffande såväl kompetensförsörjning i projekten som samverkan med olika nationella och internationella aktörer. Förebild Region Gävleborg ska arbeta mot en attityd som är bejakande till nyskapande tankar och idéer, kreativitet, innovation och entreprenörskap. Arbetet med innovationsstrategin kan beskrivas som en process där delaktighet, förankring och fokusering präglar arbetet och där redovisade resultat av gjorda satsningar tillsammans med nationella och internationella trender ligger till grund för uppdateringar och utveckling av målbilden.

12 Projektrapport 12(27) 2.6 Vinnova Vinnova bildades 2001 och är Sveriges innovationsmyndighet. VINNOVAs verksamhet styrs av regeringens instruktion och det årliga regleringsbrevet. Vinnovas huvuduppgift är att främja hållbar tillväxt och stärka Sveriges konkurrenskraft genom finansiering av behovsmotiverad forskning, utveckling av effektiva innovationssystem samt att verka för att de resultat som forskningen genererar också kommer samhället till nytta. Att öka samarbetet mellan företag, högskolor, universitet, forskningsinstitut samt andra organisationer inom innovationssystemet är också en viktig del av verksamheten (Vinnova, 2011) Den Nationella Innovationsstrategin Den nationella innovationsstrategin som förväntas förbättra innovationsklimatet i Sverige planeras att vara klar hösten Syftet med den nationella innovationsstrategin är att skapa förutsättningar och möjligheter för företag, offentlig sektor, kommuner, regioner och forskningsaktörer att få vara innovativa i mötet med utmaningar att skapa bättre behovs- och efterfrågestyrda lösningar. Arbetet med den nationella innovationsstrategin leds av Näringsdepartementet med involvering från samtliga departement. En gemensam vision; Sverige 2020 skall utformas utifrån en dialog med civilsamhället, näringsliv, offentlig sektor och akademi. Det kommer att krävas gemensamma kreativa insatser av olika aktörer i samhället för att möta och skapa morgondagens samhälle beträffande välfärd och jobb och livskvalitet för alla innevånare (Regeringskansliet, En innovationsstrategi för Sverige, 2011) Nätverket för Innovativ upphandling Från politiskt håll, särskilt inom kommuner och landsting finns en efterfrågan på ökad innovationsupphandling inom offentlig verksamhet, men det saknas idag erfarenheter och goda exempel på modeller för Innovativ upphandling. Det saknas en tydlig praxis och juridik som kan ge offentliga aktörer verktyg att ta en aktiv roll beträffande innovativa upphandlingar. Då det finns behov av erfarenhetsutbyte för att öka kunskapen inom innovativa upphandlingar tog IVA (Kungliga Ingenjörs Vetenskaps Akademin) ett initiativ inom ramen för projektet Innovation för tillväxt till en workshop våren Utifrån denna workshop har ett nätverk för kunskaps- och kompetensutveckling kring innovationsupphandling etablerats. Initiativtagare till nätverket har varit Region Skåne, Region Gävleborg, Västra Götalandsregionen, Stockholms läns landsting, Vinnova, SKL

13 Projektrapport 13(27) (Sveriges Kommuner och Landstinget)och IVA (Kungliga Ingenjörs Vetenskaps Akademin). Syftet för nätverket är lärande i form av kunskapsspridning, erfarenhetsutbyte och samverkan. 2.7 Nulägesbeskrivning I Region Skåne genomfördes 2010 projektet Mat för äldre- Innovativ Upphandling (Thomasson & Knutsson, 2010) av Skånes Livsmedelsakademi. Studien gjordes på uppdrag av Vinnova för att genomföra en utvärdering av hinder och möjligheter för innovativ upphandling av mat för äldre. Studien visar på behov av såväl innovativ upphandling som innovationsvänlig upphandling och innovationsupphandling, där det uttrycks ett behov av att stimulera till framtagandet av nya ej ännu existerande lösningar. Arbetet med att ta fram nya underlag för upphandling av mat och måltid börjar direkt efter det att den senaste upphandling trätt i kraft. Upphandlingscyklerna beträffande mat och måltid omfattar som regel tre år. Den kommande mat- och måltidsupphandlingen inom Inköps Gävleborgs kommunförbund kommer därför att gälla from Den upphandling som kommer att gälla fram till och med 2015 startar Då tanken är att inför 2015 års mat- och måltidsupphandling införa en eller flera nya modeller för innovativ upphandling måste ett förberedande arbete starta tidigare än vad som annars är brukligt. Nya innovativa upphandlings modeller behöver förberedas och testas samt förberedande studier behöver genomföras innan de planerade upphandlingsmodellerna sätts i ordinarie drift. Dessa förberedelser startade i förstudieform (innovativa upphandlingsmodeller för Måltidstjänsten för äldre) En fortsättning på förstudien planeras som ett fyraårigt Vinnovaprojekt Innovativ upphandling X med start den 15 februari 2012, där Inköp Gävleborg planeras att vara projektägare av projektet.

14 Projektrapport 14(27) 3. Syfte och Målsättning 3.1 Syfte Syftet med förstudien har varit att; Ur ett holistiskt perspektiv identifiera olika intressenter och målgrupper inom upphandlingsprocessen av Måltidstjänsten för äldre. Implementera projekttankarna hos de 10 kommuner inom kommunförbundet Inköp Gävleborg och därigenom få en uppfattning i vilka kommuner (4 stycken) det finns störst potential att utveckla de pilotprojekt som kommande projekt avser bedriva. 3.2 Målsättning Den målsättning som förstudien haft har varit att; Samla kunskap om vad som finns gjort inom området Måltidstjänsten för äldre utifrån ett holistiskt perspektiv och med fokus på offentlig upphandling. Väcka intresse hos de olika identifierade intressenterna och målgrupperna inom Måltidstjänsten för äldre att delta aktivt i ett kommande projektarbete. Förankrar projektets syfte, värde och idé hos ägarrepresentanter(politiker) och Regionstyrelsen. Skapa förutsättningar för ett samarbete med andra regioner i Sverige men även inom Norden. Mynna ut i en färdig ansökan till Vinnova beträffande möjligheter att skapa Innovativa upphandlingsmodeller inom den offentliga upphandlingen av mat och måltider för äldre.

15 Projektrapport 15(27) 4. Datainsamling De metoder som används bottnat i ett kvalitativt arbetssätt där fysiska möten med olika aktörer varit prioriterade. Intervjuer, dialoger och ingående diskussioner har varit de huvudsakliga insamlingsmetoderna. En del av arbetet har även varit en översyn av vad som redan är gjort och finns beskrivet inom området måltidstjänst för äldre. Källa: Ett informationsmaterial arbetades fram som användes vid presentationen av projekttankarna ute i pilotkommunerna. De frågeställningar och synpunkter som framkom vid dessa möten lades till vid informationen till nästa möte, vilket ledde till ett levande informationsmaterial med möjlighet till interaktion från mötesdeltagarna. 5. Resultat 5.1 Omvärldsbevakning Det finns idag goda kunskaper samt ett flertal studier som beskriver äldres måltidssituation (MattsonSydner, 2002), (Holm, 2009), (Österman, 2004). Det saknas däremot ett samlad holistisk behovsanalys och beskrivning på äldres måltidssituation som skulle kunna ligga till grund för upphandling av motsvarande tjänst. Det går att säga att det finns en koppling mellan hur de offentliga insatserna beträffande äldres måltidssituation tillgodoser de äldres behov och hur den offentliga upphandlingsprocessen fungerar. Trots att maten som serveras äldre som erhåller offentligt upphandlad mat är näringsriktig och av god kvalitet visar studier på att äldre som bor på äldreboenden och i egna hem med insats från offentlig aktör lider av undernäring (Andersson, 2002), (Holm, 2009), (Fillion, 2001), (Österman, 2004). Den mat som äldre får hemkörd eller blir serverade i det särskilda boendet är upphandlad enligt lagen om offentlig upphandling (LOU 2007:1 091). Upphandlingen av livsmedel inom Inköp Gävleborg är idag bara en del av den helhet som eftersträvas inom Måltidstjänsten för äldre, då upphandlingen till största del omfattar livsmedel.

16 Projektrapport 16(27) Maten vi äter har ofta en stor betydelse, inte bara för att bli mätt och för att få i sig viktiga näringsämnen som ger oss energi och ork utan också för möjlighet av social gemenskap och avkoppling samt ett intag av livsnödvändiga näringsämnen Studier, projekt och andra aktiviteter inom området Måltid för äldre Det finns ett stort intresse angående äldrefrågor såväl nationellt som internationellt. I Sverige idag utgörs 18 % av befolkningen av personer som är 65 år eller äldre. I Gävleborgs län uppgår den gruppen personer till 20 % (Hjälpmedelsinstitutet, 2010). Det finns ett antal studier som pekar på att äldre människor både de som bor hemma och de som bor i särskilt boende lider av undernäring (Andersson, 2002), (Holm, 2009), (Fillion, 2001) trots att den mat som levereras är av god kvalitet (Österman, 2004). Möjlighet att välja vad, matplats och med vem man vill äta varierar beror mer på hur boendet för de äldre är utformat än på de behov och önskemål som de äldre själva upplever sig ha (Sydner & Fjellström, 2005). I Vinnovarapporten Tjänsteinnovationer i offentlig sektor- behov av forskningsbaserad kunskap och kompetens (Hovlin, Arvidsson, Hjort, & Ljung, 2011) beskrivs vikten av att forskning och praktik samverkar hur möjligheten för att utveckla tjänsteinnovationer stärks. Som t.ex; Synliggöra vad tjänsteinnovation i offentlig sektor är. Kunskapen kring tjänsteinnovationer är fortfarande låg även om det pågår utvecklingsarbete. Bidra till att skapa mötesplatser och öka rörligheten mellan forskning och praktik. Öka kunskaperna kring hur man kan organisera innovationsarbete i offentlig sektor vilket inkluderar frågor om ledarskap och medarbetarskap. Öka kunskap och kompetens kring användarnas behov och vad det innebär att utveckla verksamhet med användarens fokus. Ett utökat samverkansarbete mellan forskning och praktik planeras vara den grund på vilket det kommande projektet skall vila. Som ett resultat av arbetet i förstudien har inbjudan att berätta om projektet vid Upphandlingsdagarna i Stockholm den 1-2 februari 2012, där Johan Almesjö och Sigrid Pettersén kommer att medverka. Även vid Reglabs årskonferens den 7-8 februari 2012 i Malmö kommer projektet att presenteras vid en workshop, medverkande där är Magnus Ernström, Region Gävleborg, Sigrid Pettersén och Johan Almesjö, Inköp Gävleborg (REGLAB, 2012). Vid en av Länsstyrelsen i Dalarnas möte kommer Sigrid Pettersén att föreläsa om Innovativa upphandlingsmodeller och dess betydelse för små livsmedelsleverantörer i mars 2012.

17 Projektrapport 17(27) Ett abstract som beskriver projektet till vissa delar är inskickat och accepterat till den vetenskapliga konferensen; Universal Design 2012 Oslo Public Space: Inspire, Challange and Empower (The Delta Centre, 2012) Diskussioner med forskare och juridisk expertis I förstudien har diskussioner förts med forskare inom de områden som Vinnova identifierat i rapporten Tjänsteinnovationer i offentlig sektor behov och forskningsbaserad kunskap och kompetens (Hovlin, Arvidsson, Hjort, & Ljung, 2011) för att få en uppfattning om hur studier kan genomföras genom aktionsforskning i ett kommande projekt. De forskningsområden som identifierats är; Folkhälsovetenskap, sensorisk analys, hälsoekonomi samt juridik. För att få en så relevant uppfattning av utvecklingen av innovativa upphandlingsmodeller bör forskningen i ett kommande projekt ske genom deltagande aktionsforskning (Rönnerman, 2004). Andra aktörer som är aktiva inom området Måltid för äldre som identifierats i förstudien är; Tvärlivs är en av statens och livsmedelsbranschens gemensamma satsning under perioden för att stödja svensk livsmedelsforskning. På uppdrag av regeringen har Formas och Vinnova i samverkan med livsmedelsbranschen utformas och genomförs ett tvärvetenskapligt forskningsprogram för livsmedel (Tvärlivs, 2011). Mat för äldre Innovativ upphandling, är ett projekt av Skånes Livsmedelsakademi som på uppdrag av Vinnova genomfört en utvärdering av hinder och möjligheter för innovativ upphandling av mat för äldre (Thomasson & Knutsson, 2010). Creator 7, är ett Eu- projekt där sju europeiska regioner, däribland Västerbotten i Sverige samverkar kring frågeställningar runt hur en åldrande population är en möjlighet för regional ekonomisk utveckling (Creator, 2011). HälsingeLivs, driver projektet Forskning och Utvecklings Center för Livsmedel, vars huvudsakliga uppgift är att svara upp mot det intresse beträffande lokalt producerade livsmedel med fokus mot företag och organisationer inom livsmedels och besöksnäringen (Hälsingelivs, 2011). Sverige- det nya matlandet (Jordbruksverket, 2011), en av regeringens främsta

18 Projektrapport 18(27) prioriteringar handlar om tillväxt och fler jobb genom satsningar på mat i kombination med turism. Det handlar även om den offentliga måltiden som ska; o o o genomsyras av kvalitet och matglädje. serveras i en miljö och i en omgivning som är tilltalande. öka förutsättningarna för små och medelstora företag att lägga anbud på marknaden för offentlig sektor. I ett processarbete i projektform via ett samarbete Hälsingekommunerna och Inköp Gävleborg har slutrapporten Livsmedelsupphandling med miljöprofil och stimulans av lokalt näringsliv tagits fram med syftet att kunna ligga till grund för politiska ställningstaganden i framtida livsmedelsupphandlingar (Persson & et al., 2010). Miljöstyrningsrådet beskriver en hållbar livsmedelsupphandling som en del i ett helhetsperspektiv där fokus inte ligger enbart på valet av livsmedel. Aspekter som t.ex. energieffektiv förvaring, metoder för tillagning, transporter blir viktiga att beakta, det innebär att det blir mer som ett systemtänkande med flera andra hänsynstaganden bl.a. matvanor och inte minst hälsa (Miljöstyrningsrådet, 2007). Det är också viktigt att lyfta frågor kring miljöpåverkan runt en måltidstjänst. Det krävs ett antal insatsfaktorer för att utföra en måltidstjänst, som råvaror, leveranser, tillagning och leverans av färdig måltid som alla påverkar den omliggande miljön. Miljöpåverkan från livsmedel är stor både vid primärproduktion och förädling, men också faktorer som förpackningar, förvaring och transporter har stor påverkan på miljön (Miljöstyrningsrådet, 2007).

19 Projektrapport 19(27) 5.2 Förankringsprocessen Arbetet med att förankra projektets syfte och mål gjordes genom följande upplägg; Dialogmöten har genomförts med Regionstyrelsen i Gävleborg och med Inköp Gävleborgs direktion. Den urvalsprocess som ledde fram till de pilotkommuner som är tänkt att arbeta fram olika innovativa upphandlingsmodeller i det kommande projektet inleddes vid möten i Inköp Gävleborgs direktion och beslutades vid möten med Regionstyrelsen. De urvalskriterier som ligger till grund för vilka kommuner som valdes ut byggde dels på ett uttalat intresse vid direktionsmötena samt påbörjade arbetsmodeller inom ett varierat intresseområde, men även på en geografisk spridning i länet och en variation av storlek på kommun beträffande såväl yta som innevånarantal. De utvalda kommunerna och dess intresseområde är; Ljusdal med intresseområde glesbygdsproblematik som leveranser och logistik. Hudiksvall med intresseområde närproducerade leveranser, andra aktörer och miljöaspekter. Ockelbo med intresseområde en helhetslösning beträffande matsituationen på ett särskilt boende för äldre. Gävle med intresseområde att utveckla och påverka dagens entreprenadlösningar. Dialogmöten med dessa pilotkommuner har genomförts under förstudieperioden och funnit att intresse för att arbeta vidare i nya projektformer finns uti i den kommunala verksamheten Förankring hos samverkanspartners i ett kommande projekt Som ett led i förankringsprocessen med andra samverkanspartners i ett kommande projekt har besök gjorts hos olika aktörer med kunskap om och intresse av att samverka när ett utökat projektarbete tar vid: Institutionen för kostvetenskap vid Umeå universitet, den september Kostvetenskap handlar om alla processer som sker i samband med människans möte med maten utifrån ett tvärvetenskapligt perspektiv (Umeå universitet, 2011). Med vid mötet var Petra Rydén, universitetslektor Umeå universitet, Åse Tieva, universitetslektor, Umeå universitet, Anette Jonsäll, sensoriker SUA(Sensorik- Utbildning- Analys), samt Sigrid Pettersén, Inköp Gävleborg. Institutionen för kostvetenskap vid Umeå universitet deltar i ett EU- samarbete,

20 Projektrapport 20(27) Creator 7, ett EU- projekt där sju europeiska regioner, däribland Västerbotten i Sverige samverkar kring frågeställningar runt hur en åldrande population är en möjlighet för regional ekonomisk utveckling (Creator, 2011). Region Skåne, Skånes Livsmedelsakademi har i projektet Mat för äldre Innovativ upphandling, på uppdrag av Vinnova genomfört en utvärdering av hinder och möjligheter för innovativ upphandling av mat för äldre (Thomasson & Knutsson, 2010). Den 20 oktober 2011 besökte Johan Almesjö och Sigrid Pettersén från Inköp Gävleborg samt Magnus Ernström från Region Gävleborg, Region Skåne på Regionhuset i Malmö. Med på mötet från Region Skåne var Björn Langevik, näringslivsutvecklare, Lars Wilander, enhetschef Koncern Inköp, Hans Knutsson, projektledare för projektet Måltid på sjukhus, Lennart Svensson, chef för Innovationssystem och kluster samt Gudmundur Kristijansson, biträdande näringslivschef. Projektets referensperson i den nationella referensgruppen från Region Skåne är Björn Langevik, näringslivsutvecklare. Nordiska högskolan för folkhälsovetenskap (NHV, 2011), har en naturlig koppling med såväl förstudien som vid ett kommande Vinnova projekt då forskning om folkhälsa och universell design är ett viktigt inslag i det planerade projektet och Sigrid Pettersén är doktorand vid NHV. Genom samverkan med NHV kommer de Nordiska länderna på ett naturligt sätt att kunna knytas till projektet i de frågor som anses relevanta för projektet, projektets referensperson i den nationella referensgruppen från NHV är Evastina Björk, universitetslektor. Statens Innovationsråd (Innovationsrådet, 2012)vill öka kunskap om främjande av innovation och kvalitet i offentlig verksamhet genom kunskapande, dialoger, utvecklingsarbete och kreativa försöksverksamheter. Referensperson i den nationella referensgruppen från Innovationsrådet är kanslichef, Martin Sparr. Handelshögskolan i Stockholm (Handelshögskolan i Stockholm, 2012), Referensperson i den nationella referensgruppen är Björn Axelsson, professor vid Department of Marketing and Strategy. Svenskt Näringsliv (Svenskt Näringsliv, 2012), har som sitt långsiktiga mål att Sverige ska ta sig tillbaka till toppen i tillväxtligan. Referensperson i den