Utbildningsförvaltningen 2015 Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare

Transkript

1 Utbildningsförvaltningen 2015 Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare Susanne Lingefjärd Hedqvist

2 Innehållsförteckning 2 Sammanfattning 3 Övergripande mål och strategier 6 Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet 8 Struktur för uppföljning/utvärdering 9 Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet 9 Uppföljning genom egenkontroll 10 Samverkan för att kunna förebygga vårdskador 10 Riskanalys 11 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet 11 Hantering av klagomål och synpunkter 11 Sammanställning och analys 11 Samverkan med patienter och närstående 11 Resultat 12 Övergripande mål och strategier för kommande år 14 Patientsäkerhetsberättelsen ska ha en sådan detaljeringsgrad att det går att bedöma hur det systematiska patientsäkerhetsarbetet har bedrivits i verksamhetens olika delar och att informationsbehovet hos externa intressenter tillgodoses. SOSFS 2011:9, 7.kap.3. 2

3 Sammanfattning Egenkontroll av kvaliteten för den medicinska insatsen av elevhälsan (EMI) var 2015 uppdelad i tre delar: dokumentation, läkemedel i skolsköterskans medicinskåp och rutiner för arbetet med nyanlända ungdomar. Hur dokumentationen ser ut och hur uppföljningen görs av skolsköterskan för elever som har något hälsoproblem diskuterades på workshops under vårterminen. På dessa möten diskuterades också eventuella värdeladdade ord i dokumentationen i elevernas journaler samt hur mycket och vad som är relevant att dokumentera. Nätverket för medicinskt ledningsansvariga (MLA) för de kommunala Göteborgsskolorna hade tagit fram patientfall och en arbetsgång för dessa möten. Diskussioner med förbättringsförslag och att skolsköterskorna lärde av varandra blev resultatet. Man var positiv till att upprepa arbetsformen framöver. Kvalitetsarbetet under det gångna året genomfördes också genom att följa upp vilka läkemedel som erbjuds på skolsköterskornas mottagningar. Listan av läkemedel sågs därefter över i MLA-nätverket och skolhälsovårdsöverläkaren gjorde justeringar i Metodhandboken. En uppföljning gjordes dessutom om hur många akut-p-piller som delades ut av skolsköterskorna på utbildningsförvaltningen under I december 2015 fick skolsköterskorna en enkät att besvara angående hur arbetet med nyanlända elever fungerade och hur det skulle kunna förbättras. Denna enkät skickades ut till alla skolsköterskor i de kommunala skolorna. Den sammanställdes för varje förvaltning och rapporterades dessutom till Center för skolutveckling för att där ska kunna göras en reflektion över hur det ser ut för hela staden. Några intressanta svar på denna enkät var: att de flesta nu svarar att de får information om att nya elever har börjat på deras skolor, så såg det inte ut för några år sedan. En klar förbättring. att det tar oftast mer än en månad från det att en elev har börjat på skolan till dess att man träffar skolsköterskan för ett hälsobesök för nyanlända. Det kan innebära hälsorisker för både eleven och samhället. att man ser som den potentiellt viktigaste utvecklingen framöver att få med elever som inte har fullständigt personnummer in i PMO för att öka patientsäkerheten. Här pågår ett arbete över staden med denna fråga. att samverkan med andra vårdgivare måste ökas för att utveckla patientsäkerheten kring de nyanlända. Under 2015 skrevs 36 avvikelserapporter av skolsköterskorna och skolläkarna på ubf inom de medicinska insatserna av elevhälsan. Ingen av dessa ledde till Lex Mariaanmälan. I huvudsak rörde avvikelserapporterna: Brister vid administrering av vaccin eller missade vaccinationer. Brister i elevregistret Gerda och/eller i it-journalen PMO (Profdoc Medical Office), med bland annat risker för förväxling av elever och dubbletter av elevers journaler. Dokument scannades in i fel journaler. Försvunna pappersjournaler. Avsaknad av översatta vaccinationsmedgivande. 3

4 Brist i personalresurs som resulterat i försenade hälsobesök eller ej erbjudna samtal. Brister hos andra vårdgivare. Antalet avvikelserapporter har ökat med 29 % från Det är ett bra arbetssätt att utveckla och förbättra patientsäkerheten. Det tar tid att skriva avvikelserapporter och det tar också mycket tid att utreda dessa. Positivt är att förra årets arbete med avvikelserapporterna har bland annat lett till: Blanketter för vaccinationsmedgivande har översatts till de vanligast språken för våra elever. Rutiner för tilldelande av tillfälligt nummer till de elever som ej har fullständigt personnummer på grund av asylärende eller skyddat identitet ses över. Detta förväntas också leda till att alla elever ska kunna få en journal i PMO oavsett om de har fullständigt personnummer eller ej och det är något som vi verkligen ser som en kommande förbättring av patientsäkerheten. En ny tjänst som mottagningssköterska på Språkslussen på Center för språkintroduktion har inrättats som ett resultat av att inte allt arbete med nyanlända och deras hälsa har hunnits med tidigare. Vi ser fram mot att det här ska vara en hjälp för skolsköterskorna på mottagande skolor. Det är också ett sätt att snabba på folkhälsoarbetet som skolsköterskorna är en del av. Individens och samhällets hälsoförebyggande arbete. Antalet avvikelserapporter i staden som gäller misstag i vaccinationsprocessen har resulterat i att MLA-nätverket beslutade att egenkontrollen för 2016 kommer i huvudsak koncentreras på hur skolsköterskor och skolläkare arbetar med och dokumenterar vaccinationer. Utbildning i PMO, elevhälsans och rektorernas it-verktyg, erbjuds kontinuerligt av MLA som också är lokalt verksamhetsstöd för PMO. Under 2015 erbjöds utbildning vid tretton tillfällen. MLA arrangerade möten för skolsköterskor och skolläkare vid sju tillfällen under förra året. Punkter på dagordningarna var föreläsning om psykisk ohälsa, vaccinationer, avvikelserapporter, kvalitetsarbete, elevhälsans processer och fysisk aktivitet på recept. Vi hade inbjudna föreläsare från BUP och Center för skolutveckling i ämnet psykisk ohälsa då skolsköterskorna själva hade önskat kompetensutveckling av det preventiva arbetet med den psykiska ohälsan. Våra möten för skolsköterskor och skolläkare är av stort värde, dels för nätverkande med kollegor, dels för att tillse att vi bedriver en likvärdigt arbete i EMI på våra gymnasieskolor. Alla ska få möjlighet att ta del av information om nyheter och forskning samt ges möjlighet att diskutera svårigheter och dilemman. Elevhälsopersonal och rektorer på Utbildningsförvaltningen är hbtq-diplomerade sedan flera år och vi fortsätter med catchup utbildningar två gånger per år för nyanställda. Dessa utbildningar ges en gång per termin av Kunskapscentrum för sexuell hälsa och samordnas av medicinskt ledningsansvarig enligt vår likabehandlingsplan. 4

5 Introduktion av nyanställda och vikarierande skolsköterskor gjordes av MLA vid sex tillfällen under förra året. Introduktionerna görs enligt en mall som har tagits fram i MLA-nätverket för att säkerställa att alla kommunala skolsköterskor i staden får samma introduktion och utbildning i vårt dokumentationssystem. Detta är en fråga om patientsäkerhet. På utbildningsförvaltningen har vi dessutom infört mentorskap för skolsköterskorna, framför allt viktigt när man är ensam skolsköterska på en enhet. MLA har deltagit i meritvärdering och i anställningsintervjuer av skolsköterskor. I vårt ledningssystem framgår att det är så här vi säkerställer god kvalitet vid nyanställningar och där framgår också vilka specialistutbildningar skolsköterskorna och skolläkarna skall ha. Skolläkarna på utbildningsförvaltningen är upphandlade för två år, med möjlighet till två års förlängning om båda parter är nöjda. De två första åren sträcker sig till och med den 31 oktober I mål och riktlinjer för den gemensamma elevhälsan i Göteborgs stad framgår att antalet elever ej får vara fler än 500/heltid skolsköterska och 5000/heltid skolläkare. Antalet elever/heltid skolsköterska ligger lite i överkant för Centrum och Skånegatan, men något under för Lindholmen. Det är inte helt enkelt att bedöma vårdtyngden bara genom att jämföra dessa siffror, men det är det måttet vi har använt hittills. Antalet elever per skolläkare på gymnasiet har i alla år legat över detta riktvärde. Det är svårt att jämföra skolläkarens roll på gymnasiet med skolläkarollen på grundskolorna, där alla barn i förskoleklass eller år ett träffar skolläkaren tillsammans med föräldrar. Det tar mycket tid. På gymnasiet finns det inga undersökningar som måste erbjudas av skolläkaren. Skolläkaren har på gymnasiet ett stort ansvar för att ordinera vaccinationer och i övrigt är det mottagningsarbete som skolsköterskorna bokar till. På en del skolor och i arbetet med vissa elevgrupper kan arbetsbelastning bli för tung även om man håller sig till rekommenderat antal elever. Risken är då att det ändå blir svårt att kunna hålla en god och hög kvalitet och bedriva en god vård. En dialog mellan skolsköterska, skolläkare och rektor för att förhindra att detta uppstår är nödvändig. Bemanningen med skolsköterskor och skolläkare på våra gymnasieskolor såg i november 2015 ut enligt nedanstående tabell. Skolläkare är upphandlad på alla skolorna utom på Hvitfeldtska där skolläkaren är anställd sedan flera år tillbaka. Denna anställning kommer att upphöra våren 2016 i samband med pensionering. Därefter kommer alla skolorna att ha upphandlad skolläkare. Det har skett en viss ökning i område centrum för elever/skolsköterska i övriga områden har det istället minskat ngt sedan året innan. Siffrorna i tabellen visar vad som är upphandlat vad gäller skolläkartid. Det kan skilja något från vad skolorna får när tiderna fördelas. 5

6 Område elever skolsköterskor skolläkare Centrum tjänster (545/ssk) 0,29 tjänst (15044/läk) Skånegatan ,6 tjänster (534/ssk) 0,28 tjänst (10689/läk) Lindholmen ,65 tjänster (367/ssk) 0,45 tjänst (8693/läk) GymnasieSär 355 1,5 tjänster (236/ssk) 0,15 tjänst (2366/läk) Siffrorna inom parentes är en genomsnittssiffra av antal elever per heltid skolssk och skolläk/område, vilket inte ger helt rättvisa siffror per mottagning där det kan se olika ut. Övergripande mål och strategier Patientsäkerhetslagen SFS 2010:659,3. kap.1 och SOSFS 2011:9,3. kap.1 Mål 2015 Egenkontroll av dokumentation i journalerna. Genomgång av vilka läkemedel som tillhandahålls i skolsköterskornas medicinskåp. Dessutom utökades kvalitetsarbetet med en enkät avseende arbetet med elevgruppen nyanlända på våra skolor under året. Uppföljning: Under våren 2015 bjöds skolsköterskorna in till möten där fiktiva patientfall dokumenterades och diskuterades. Diskussionen fokuserades på hur vi dokumenterar säkert utan värdeladdade ord på ett objektivt och strukturerat sätt och hur vi följer upp hälsoproblem som framkommer när eleverna besöker EMI. MLA bjöd in till workshops vid tre tillfällen under vårterminen för att alla skolsköterskorna skulle ha möjlighet att delta. Skolsköterskorna ombads göra en genomgång av sina medicinskåp, dokumentera detta och skicka in till MLA. MLA-nätverket tillsammans med skolshälsovårdsöverläkaren beslutade vad som får finnas i dessa framöver och justerade läkemedelslistan i Metodhandboken för EMI. En enkät skickades ut digitalt till alla skolsköterskor och besvarades av dem som arbetar med nyanlända elever. Svaren sammanställs per förvaltning och återkopplas i varje förvaltning för att förbättra och utveckla arbetet. Svaren sammanställs dessutom för hela staden av Center för skolutveckling. Upphandling av nytt IT-dokumentationsverktyg för elevhälsan. Uppföljning: Sent på höstterminen 2015 slutfördes upphandlingen och det är även fortsättningsvis PMO som levereras av företaget CGM som kommer att användas som it-verktyg. Under 2015 har arbetet för processteam elevhälsa på stadskansliet fortgått, i denna grupp är MLA en av representanterna för utbildningsförvaltningen. Processerna i elevhälsan har kartlagts och tanken är att man över staden ska arbeta så 6

7 likt som möjligt. MLA och samordnaren för specialpedagogerna besökte alla rektorsgrupper och elevhälsans övriga professionsgrupper under höstterminen för att påbörja implementeringen av processerna. Under 2014 skrevs akut-p-piller in på listan över läkemedel som kan delas ut på skolsköterskemottagningarna på gymnasiet. Ett kapitel i Metodhandboken avseende sexuell hälsa författades. Det här är delar i arbetet med att kvalitetssäkra vårt hälsoarbete vad gäller den sexuella hälsan. Under 2015 skulle vi utvärdera antalet akut-p-piller som delats ut på utbildningsförvaltningen. Uppföljning: Alla skolsköterskor fick frågan via mail om hur många akut-p-piller som delats ut under året och utifrån det en rad följdfrågor. Samtliga skolsköterskor svarade att inga akut-p-piller hade delats ut, eftersom ingen hade frågat efter dem. I första hand ska skolsköterskorna hänvisa till UM (Ungdomsmottagningarna) i andra hand till apoteken. Först i tredje hand erbjuda ett akut-p-piller på sin mottagning. En anledning till att inga akut-p-piller har delats ut skulle i bästa fall kunna vara att eleverna har sökt UM eller apotek. MLA ansvarar för att samordna utbildningstillfällen för hbtq-diplomering av nyanställd personal på utbildningsförvaltningen. Det är inskrivet i vår likabehandlingsplan att elevhälsans personal och rektorer ska vara diplomerade i kunskaper om hbtq-personers hälsa och levnadsvillkor. Det är ett samarbete mellan Kunskapscentrum för sexuell hälsa och Utbildningsförvaltningen, MLA fortsätter dessutom att delta i referensgruppen för sexuell hälsa. Uppföljning: I februari och oktober månad erbjöds nyanställd personal att delta i utbildning som leder till hbtq-diplomeringar. Man har från Kunskapscentrum för sexuell hälsa valt att ändra benämningen genom att lägga till q som i queer. I fortsättningen benämner vi oss som hbtq-diplomerade. 23 personer deltog vid dessa två utbildningstillfällen. MLA fortsätter delta i styrgruppen för unga med missbruk inom gymnasieskolan som en av utbildningsförvaltningens representanter. Frågan om central provtagningsmottagning är ännu inte löst. En sådan mottagning skulle kunna erbjuda säkrare och fler prover för att hjälpa eleverna i att bli drogfria. Frågan utreds vidare av Hälso- och sjukvårdskansliet under Uppföljning: Styrgruppen har träffats vid fyra tillfällen under Det är ett bra samarbete mellan Mini-Maria, Socialtjänsten och utbildningsförvaltningen. Överenskommelsen som ligger till grund för detta arbete finns på vår aktivitet i Hjärntorget, Centrala elevhälsan UBF och blanketterna som används vid anmälan om misstanke, ligger numera i PMO. Beslut har tagits från VG-regionen att man ska starta en mottagning på Sahlgrenska för urinprovtagning vid misstanke om drogmissbruk. Tyvärr har vi fortfarande inte fått besked om när den kan startas. Utbildningsförvaltningen har inget avtal med Karolinska i 7

8 Stockholm längre, men fortsätter att skicka drogtester dit i väntan på att den centrala mottagningen i Göteborg ska ta fart. Under 2015 togs 46 drogtester på 38 unika elever inom vår förvaltning. Det är ett mycket litet antal på några av våra skolor och fler på andra. Med en central mottagning i staden skulle skolsköterskorna avlastas denna uppgift och provtagningen skulle kvalitetssäkras. Personal som hanterar helt andra volymer med prover får en annan säkerhet i utförandet och man kan använda sig av annan provtagningsutrustning. MLA ingick i en referensgrupp på avdelningen för Lika vård inom landstinget. Agendan för gruppen är att medverka till att fler unga flickor får vaccin mot HPV (humant papillomvirus) för att motverka antalet insjuknade i livmoderhalscancer. Hösten 2015 började eleverna som är födda 1999 på gymnasiet. Bland flickorna i denna åldersgrupp som enligt nationellt vaccinationsprogram ska erbjudas vaccinet i skolan, har man inte uppnått så högt deltagande som för andra barnvaccinationer. Stor anledning till detta är dels att det är ett vaccin som är relaterat till sexuell aktivitet men också konsekvenserna av massvaccinationen 2009 mot H1N1-influensan. Vi kommer att erbjuda dessa vaccinationer på gymnasiet också till de som tidigare tackat nej och till nyanlända som inte fått erbjudandet i sina tidigare hemländer. I åldersgruppen födda har landstinget uppdraget att erbjuda dessa flickor vaccinationen istället. Man har inte lyckats så bra hittills, endast 50 % av flickorna är vaccinerade. Därför kommer vi i referensgruppen att arbeta vidare med hur vi i skolan ska kunna bidra till att landstingets personal når flickorna för att kunna erbjuda fler att få skydd mot HPV. Uppföljning: Referensgruppen upplöstes under vårterminen Anledningen sas bero på ekonomiska aspekter. Man såg inte att det var möjligt att fullfölja idén om att erbjuda alla elever i åldersgruppen vaccinationerna på vårdcentralerna genom att marknadsföra det hela som det var tänkt. På gymnasieskolorna började vi under höstterminen att erbjuda alla flickor födda 1999 sina hpv-vaccinationer om de inte hade fått dessa tidigare. Nyanlända flickor erbjuds dessa vaccinationer i likhet med övriga vaccinationer som ingår i det nationella vaccinationsprogrammet. På flickor över tretton års ålder innebär detta tre vaccinationer inom ett halvår. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659, 3.kap.9 och SOSFS 2011:9, 7.kap.2, p 1. Vårdgivare Utbildningsnämnden är vårdgivare för den hälso- och sjukvårdsverksamhet som bedrivs inom elevhälsan av dess medicinska insatser. Vårdgivaren ansvarar för att verksamhetschef för de medicinska insatserna i elevhälsan utses. Vårdgivaren ska dokumentera hur det organisatoriska ansvaret för patientsäkerhetsarbetet är fördelat inom verksamheten. 8

9 Verksamhetschef enligt HSL Verksamhetschefen tillika utbildningsdirektören ansvarar för att alla medarbetare har rätt kompetens, får fortbildning, ansvar och befogenheter för att kunna bedriva en vård av god kvalitet. I det konkreta arbetet delegeras vissa organisatoriska uppgifter till rektorerna. Verksamhetschefen är den person som såväl tillsynsmyndighet (Inspektionen för vård och omsorg, IVO) som elever, föräldrar och personal ska kunna vända sig till när det gäller frågor som rör verksamheten. Verksamhetschefen i samverkan med MLA planerar, engagerar medarbetare, leder, kontrollerar, dokumenterar och redovisar resultatet. Medicinskt ledningsansvarig (MLA) På Utbildningsförvaltningen har utbildningsdirektören/verksamhetschefen enligt HSL uppdragit åt Susanne Lingefjärd Hedqvist att ha det medicinska ledningsansvaret för skolsköterskor och skolläkare. Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3.kap. 2 Kvalitetsarbetet beslutas i MLA-nätverket och struktur och material för egenkontroll tas gemensamt fram i nätverket. Kvalitetsgranskning för 2015 gällde dokumentation, läkemedel på mottagningarna och rutiner för arbetet med nyanlända elever. Skolsköterskorna samlades på möten/workshops under våren för att diskutera dokumentation av fiktiva fall och uppföljning av ohälsa hos eleverna. Läkemedel på mottagningarna kontrollerades och listades. Sammanställdes av MLA tillsammans med övriga i MLA-nätverket och skolhälsovårdsöverläkaren gjordes justeringar i läkemedelslistan i metodhandboken. Antalet utdelade akut-p-piller efterfrågades via mail till alla skolsköterskorna. Enkäter mailades ut till skolsköterskorna med frågor om hur arbetet med nyanlända är strukturerat och var det kan förbättras. Uppföljning av dessa svar kommer att sammanställas av Center för skolutveckling för en överblick av hela stadens arbete i EMI. Vårdskador mäts regelbundet genom avvikelserapportering till medicinskt ledningsansvarig med kopia till ansvarig rektor. Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3.kap.10 p 1-2 Genom månatliga möten för MLA-nätverket möjliggörs diskussioner om arbetssätt och metoder, lagar, riktlinjer, kvalitetsarbete och uppföljningar tillsammans med andra aktuella frågor. Där redogörs kvartalsvis för avidentifierade avvikelserapporter från hela stadens skolsköterskor och skolläkare och dessa återförs sedan till den egna verksamheten för att alla skall dra lärdom av det som inträffat och förhindra att det upprepas. 9

10 Patientsäkerhet och avvikelserapportering har varit en återkommande punkt på dagordningen för möten mellan skolsköterskor och skolläkare som MLA bjuder in till. När inte avvikelserapporterna hinns med att diskutera på möten mailas de ut för att alla ska kunna ta del av dem och förhindra att misstag återupprepas. Två gånger per månad skickas logglistor ut av MLA för att elevhälsoteamsansvarig rektor ska göra en bedömning om rätt personer tar del av elevernas journaler och akter i PMO. Rektor arkiverar efter utredning av loggarna listorna i tio år. Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9,5. kap.2, 7:e kap.2 p2 Antalet avvikelserapporter under året som inkom till MLA var 36. Kopia på avvikelserapporterna sänds till ansvarig rektor, utredningen genomförs av MLA tillsammans med skolsköterska och/eller skolläkare eller annan personal vid behov. Arbetet med avvikelserapportering är ett bra hjälpmedel i egenkontrollen. I de fall erbjudandet om ett hälsosamtal i år 1 på gymnasiet inte har hunnit ges till alla elever, ska rapport om avvikelse inkomma till ansvarig rektor och MLA. Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4. kap. 6, 7:e kap.3 p3 Intentionen i den hälso- och sjukvård som bedrivs i skolan precis som i all annan hälso- och sjukvård är att ingen ska komma till skada som patient. Samverkan med vårdinrättningar är viktigt för skolsköterskorna och skolläkarna, inte minst vad gäller remisser och konsultationer. Samverkan för medicinskt ledningansvariga förbättrar rutiner och kunskaper om lagar och förordningar. Samverkan sker dagligen inom skolan med skolans personal och den medicinska personalen inom elevhälsan och det är av största vikt att skolsköterskorna får information av expeditionspersonalen om när elever börjar eller slutar på enheten. Goda rutiner avseende in-och utflyttning av elever kan motverka att vårdskador inträffar. Även samverkan angående elever som byter personnummer/namn eller får skyddad identitet, är nödvändigt för att motverka vårdskador. Det har upptäckts dubbletter av TF-nummer i förvaltningen, en elev har kunnat ha flera TF-nr och dessutom journal i PMO. Det har dock inte inträffat någon vårdskada i samband med detta, men avvikelserapporteringarna gör att man nu arbetar intensivt med att bygga bort denna risk i systemen Gerda och PMO. Rutiner inom förvaltningarna behöver förbättras och ett samarbete över staden pågår vad gäller denna fråga. MLA har vid tre tillfällen varit inbjuden på möten för expeditionspersonal för att förtydliga vikten av att hela elevhälsan behöver få kännedom om när elever byter personnummer och/eller namn av någon anledning, för att minimera risken för dubbla journaler och utförande av dubbla åtgärder såsom exempelvis vaccinationer. 10

11 Riskanalys SOSFS: 2011:9,5. kap, 1 Skolsköterska, skolläkare och rektor ansvarar för att rapportera till MLA då de identifierar något i verksamheten som kan innebära risk för negativa händelser. Rektor skall informeras vid avvikelserapporter från skolsköterska och/eller skolläkare. MLA gör tillsammans med berörda en utredning och riskanalys, återrapporterar till rektor och verksamhetschef, samt informerar övriga MLA i nätverket och till skolsköterskorna i den egna förvaltningen. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6:e kap, 4 och SOSFS 7:e kap. 2 p5 Avvikelser Skolsköterska och skolläkare gör en avvikelserapport till MLA med kopia till rektor vid händelse som har medfört skada eller hade kunna medföra skada för elev i samband med vård och omhändertagande. MLA ansvarar för utredning och analys och utser analysteam vid behov. Verksamhetschef och MLA ansvarar för åtgärder och tidsplan. MLA sammanställer och återrapporterar till skolsköterska och rektor. I de fall avvikelserapporten syftar på händelse som annan vårdgivare är ansvarig för vidarebefordrar MLA till berörd verksamhet. Lex Maria Om avvikelseutredningen visat på händelser som har eller hade kunna medföra allvarlig vårdskada, ansvarar MLA för anmälningar till IVO enligt Lex Maria. MLA rapporterar till verksamhetschef och vårdgivare enligt HSL samt informerar i MLAnätverket. Antalet Lex Maria rapporteras i Stratsys. Skolsköterska eller skolläkare ansvarar för att elev med vårdnadshavare informeras om anmälan, samt dokumenterar i elevens journal. Hantering av klagomål och synpunkter Klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9,5. kap.3, 7:e kap. 2 p 6 I de frågor som rör patientsäkerhet är MLA en stödjande funktion, i övriga frågor hanteras klagomål och synpunkter av rektor och verksamhetschefen. Sammanställning och analys SOSFS 2011:9,5.kap.6 Verksamhetschef och MLA går igenom aktuella negativa händelser samt återför resultaten till verksamheten och vårdgivaren. Samverkan med patienter och närstående SFS 2010:659,3. kap 4 Skolsköterskor och skolläkare strävar alltid efter ett samarbete med eleven och i möjligaste mån involveras målsman. 11

12 Resultat SFS 2010:659, 3 kap.10 p 3 Förra årets avvikelserapporter har medfört flera förbättringar för patientsäkerheten, vilket också är avsikten med avvikelserapporteringsprocessen. Bland annat har blanketter för vaccinationsmedgivanden, på de vanligaste språken bland våra elever, tagits fram. Under flera år har frågan om översättning av blanketter bollats fram och tillbaka mellan våra förvaltningar och även mellan myndigheter. En avvikelserapport skrevs om svårigheten för skolsköterskorna i deras arbete att inte kunna tillhandahålla blanketter på språk som elever och/eller deras föräldrar förstår. Rapporten ledde till att beslut om att översättningar skulle beställas av Tolkcentralen. Dessa blanketter finns nu även i stadens Metodhandbok för EMI och har vidarebefordrats till MLA för stadsdelarna så att skolsköterskorna på grundskolorna kan använda desamma. Nyanlända är en elevgrupp som har ökat stort under Alla nyanlända ska erbjudas ett samtal där man kartlägger vaccinationsstatus och risker för ohälsa samt eventuellt pågående sjukdomar. Det är av stor vikt att detta sker så fort som möjligt, dels för individens bästa möjliga hälsa men också ur ett folkhälsoperspektiv. Det har inte alltid hunnits med på grund av för få skolsköterskor på skolorna, även detta har blivit uppmärksammat genom avvikelserapporter. För att underlätta i denna arbetsuppgift så bestämdes att man skulle utöka den medicinska insatsen på Språkslussen, Center för språkintroduktion, med en mottagningssköterska som i samband med introduktionssamtalen med de helt nya eleverna ska träffa eleverna för ett första samtal. Detta samtal fokuserar på vaccinationsstatus, aktuella sjukdomar, hinder för att kunna tillgodogöra sig utbildning, exempelvis syn och hörsel. Det är för att underlätta för eleven att nå sina mål och för att underlätta för skolsköterskan på den mottagande skolan. Denna tjänst startar i januari De nyanlända eleverna har till % inte fått sitt personnummer när de kommer till Språkslussen. När man inte har fått fullständigt personnummer, eller har tagit bort det av anledning såsom skyddad identitet t ex, då finns det risk för att man blandar ihop elever, ger dem samma tillfälliga personnummer, en elev får flera journaler och så vidare. Det har tyvärr visat sig vara en risk då varken grundskolans eller gymnasiets elevregistrering har kunnat garantera unika nummer. Fall av flera TF-nummer (tillfälliga nummer) på samma elev har uppmärksammats och genererat flera journaler. Man har på grund av detta gjort avvikelserapporter. Det finns nu en arbetsgrupp i staden där man har som uppgift att se över och säkra dessa system. När vi blir säkra på att vi har unika nummer för varje elev, har vi också möjlighet att köpa till att dessa elever kan registreras i PMO, det förbättrar patientsäkerheten. Vi närmar oss en sådan lösning, men är ännu inte där. Parallellt pågår en nationell utredning om möjligheten att ge alla utan fullständigt personnummer ett registernummer för att underlätta för både landsting och kommuner, utredningen ska vara klar i april Till årets möten för skolsköterskor bjöds även skolläkarna in, det blev bra tillfällen till diskussioner mellan professionerna. Datum för mötena ges redan terminen innan 12

13 för att dessa halvdagar ska kunna prioriteras. Rektorer med ansvar för elevhälsan får också dessa datum för att i möjligaste mån underlätta för skolsköterskorna att kunna delta på dessa möten. Föreläsningar om psykisk ohälsa och preventivt arbete var uppskattade. Önskemål i gruppen med skolsköterskor finns om att få ytterligare föreläsning om psykoedukation, verktyg att hjälpa eleverna med vid psykisk ohälsa. Egenkontroll av dokumentation, i form av workshops under våren, var lärorika och uppskattade. Man uppmärksammade framför allt nya och/eller alternativa sätt att dokumentera och att resonera angående uppföljning av ohälsa. Genomgång av läkemedelslistorna är något som sedan länge har varit efterfrågat. Läkemedelsskåpen på skolsköterskornas mottagningar ska ha samma uppsättning läkemedel. Oavsett vilken skola eleverna går på, ska de ges en säker och likvärdig medicinsk insats i elevhälsan. Det här gäller naturligtvis också läkemedelsadministration. Som tidigare nämts (se sidan 7) har uppföljningen av utdelade akut p-piller inte visat ett förväntat resultat. Att skolsköterskan kan erbjuda akut-p-piller till elever som inte har möjlighet eller inte vågar söka UM eller inte har råd att gå till apoteken, kan förändra livet för flickan. Vi har en skyldighet att arbeta preventivt för den sexuella hälsan likväl som övriga delar av hälsan. En del i det arbetet är att samarbete runt problemet med oönskade graviditeter. Resultaten från enkäten till EMI angående rutiner för arbetet med gruppen nyanlända gav indikation på vad som behöver förbättras men också en indikation på att mycket har förbättrats. Resultaten från dessa kommer MLA-nätverket att arbeta vidare med under Upphandlingen av it-system för elevhälsan resulterade återigen i PMO. Under året har det pågått ett stort arbete i processteam elevhälsa, delvis med frågor om itjournalen men också i huvudsak med elevhälsans processer och hur vi kan säkra upp så att elevhälsorna under ledning av stadens rektorer arbetar så lika som möjligt. Nyanställningar av skolsköterskor är alltid positivt om det innebär en utökning av tjänsterna. Så har under året skett dels på Katrinelund/Bernadotte och dels på Center för språkintroduktion. Men det har tyvärr också varit sjukskrivningar som bara till viss del har ersatts med vikarier, inte heller har man satt in vikarie efter 14 dagars sjukskrivning i motsats till vad som finns angivet i vårt ledningssystem. Det innebär att eleverna får mindre elevhälsa. Vid nyanställningar medverkar MLA för att utvärdera sökandes meriter och för att ge sitt perspektiv i anställningsintervjuerna. Det har blivit ett bra samarbete på de flesta skolorna. I Göteborg har vi beslutat att anställa endast sjuksköterskor med vidareutbildning inom distrikt, barn- och ungdom eller skolsköterskespecifik utbildning, i enlighet med vad Riksföreningen för skolsköterskor rekommenderar. Nya skolsköterskor och vikarier har fått en introduktion av MLA. Genom att MLA under 2015 gick handledarutbildning på avancerad nivå på Universitetet, så togs en plan för förbättring av introduktionen för nya skolsköterskor fram genom ett mentorskap för nya skolsköterskor. Att börja arbeta i EMI utan att ha erfarenhet av liknande arbete är ingen lätt uppgift. Det är en patientsäkerhetsfråga att underlätta för ny skolsköterska att lätt kunna konsultera en kollega vid osäkerhet inför nya 13

14 uppgifter. Det är också värdefullt för arbetsgivaren att minska omsättningen av skolsköterskorna genom att göra dem trygga. Det är brist på specialistsjuksköterskor i hela Sverige. De som söker sig till EMI vill vi behålla bland annat genom att underlätta för dem i arbetet och göra dem trygga i sin profession. Alla elevhälsoteam på Utbildningsförvaltningen kan beskriva sig som hbtqdiplomerade. Som ett resultat av detta förväntar vi oss förbättringar i vårt likabehandlingsarbete. Catchup-utbildningstillfällen erbjöds två gånger förra året för nyanställd personal. Nätverksträff för elevhälsan och ungdomsmottagningarna arrangerades av MLA under en halvdag i april. Inbjudna föreläsare talade om hur vi ska kunna identifiera ungdomar med sexuellt riskbeteende, samt hur vi bättre ska kunna bemöta ungdomarnas frågor i samband med att de genomgår medicinska aborter. Dessa kunskaper måste finnas hos elevhälsan, då EMI många gånger får frågor inför eller efter aborter har utförts. Centrala elevhälsan bjöd under vårterminen in elevhälsans alla professioner till en halvdag med föreläsare gällande samverkan på olika nivåer och med olika aktörer. Det handlade om Västbus, radikalisering, ungdomarnas upplevelser av samverkan mm. Övergripande mål och strategier för kommande år Kvalitetsuppföljning för 2016 avser en egenkontroll av hur skolsköterskorna och skolläkarna arbetar med vaccinationsprocessen. Under våren 2016 kommer alla skolsköterskor att få ett besök av MLA. En enkät som MLAnätverket gemensamt har tagit fram kommer att fyllas i, i samband med besöket. Resultatet sammanställs och följs upp av MLA. Skolläkarna kommer att få en enkät digitalt som sedan också följs upp av MLA. Nätverket och Center för skolutveckling följer upp resultatet för hela staden. Kvalitetsmått för elevhälsans medicinska insats är ett hjälpmedel som Riksföreningen för skolsköterskor har tagit fram. Under vårens besök på skolsköterskornas mottagningar kommer dessa mått att introduceras. Möten för skolsköterskor och skolläkare, med information, föreläsningar och uppföljning av avvikelserapporter kommer att under våren och hösten hållas vid tre tillfällen per termin. Till vårens första möte har dessutom skolkuratorerna bjudits in. Samordnare för kuratorerna och MLA har beslutat att vid gemensamma frågeställningar samordna möten för professionerna och inte minst för att stimulera till nätverkande. På första mötet deltar förvaltningens jurist för att svara på juridiska frågor angående elevhälsans arbete. Önskemål har kommit från skolsköterskorna att få fortbildning i psykoedukation på något av planerade möten. En fråga har ställts till utbildningsförvaltningens psykologer om de har möjlighet att bidra med föreläsning i ämnet. 14

15 Nätverksträff för elevhälsan och ungdomsmottagningarna kommer att arrangeras av MLA under höstterminen Metodhandboken som ägs av Center för skolutveckling kommer att revideras under 2016 med hjälp av MLA-nätverket. MLA ansvarar för att samordna utbildningstillfällen för att hbtq-diplomera nyanställd personal på utbildningsförvaltningen. Detta kommer att erbjudas i mars och i september under 2016 för nyanställd elevhälsopersonal och för rektorer. Det är ett samarbete mellan Kunskapscentrum för sexuell hälsa i VG-regionen och Utbildningsförvaltningen som finns inskrivet i likabehandlingsplanen. Dessutom fortsätter MLA att delta i referensgruppen för sexuell hälsa. Under 2016 kommer man att ha möten för uppföljning av hbtq-diplomeringen då det har gått tre år sedan grundutbildningen gavs. Det kommer att göras under en halvdag per område inom utbildningsförvaltningen. MLA fortsätter tillsammans med samordnare för kuratorerna att delta i styrgruppen för unga med missbruk inom gymnasieskolan. Frågan om central provtagningsmottagning är fortfarande inte klar. En sådan mottagning skulle kunna erbjuda säkrare och fler prover för att hjälpa eleverna i att bli drogfria. Frågan ägs av Hälso- och sjukvårdskansliet och mottagningen skulle ha startats redan hösten MLA och samordnare för kuratorerna kommer att under vårterminen 2016 revidera drogpolicyn på UBF. Skolsköterskorna bjuds varje år in för att delta i frikvotsmöten på Gymnasieantagningen. Under våren hålls möten för att bedöma angivna sociala och/eller medicinska skäl gällande val till kommunala gymnasieskolor. Det är viktigt att den medicinska delen av elevhälsan är representerad även här. För vårens möten har flera skolsköterskor och MLA anmält sig för att delta i dessa möten. Under 2016 kommer nya moduler i PMO att införas och elevhälsans processer att implementeras i de kommunala skolorna. Det kommer att innebära en förbättring för rektorernas och elevhälsoteamens dokumentation. MLA och övriga samordnare i den centrala elevhälsan deltar i detta arbete. Under våren kommer man att kartlägga hur man arbetar i PMO i varje förvaltning, vilka som saknar utbildning och vilka som saknar utrustning för att dokumentera i it-journalen. Grundutbildning i PMO erbjuds kontinuerligt av MLA. Under hösten 2016, vecka kommer utbildning i de nya modulerna att erbjudas. Till dess ska utbildningsmanualer tas fram, utbildare ska utbildas och arbetet ska koordineras. Skolsköterskor tillsammans med övrig personal i elevhälsan som arbetar på Språkintroduktion har erbjudits att under våren 2016 delta i utbildning i TMO 15

16 (Traumamedveten omsorg). En utbildningssatsning genom samarbete med Rädda Barnen. Susanne Lingefjärd Hedqvist Medicinskt ledningsansvarig för skolsköterskor och skolläkare Lokalt verksamhetsstöd för PMO 16