Avställning och överlämnande av personakter inom socialtjänsten i Göteborgs stad

Transkript

1 Region- och Stadsarkivet Göteborg Katarina Lennartsson, tel Christer Hjärpe, tel Dnr 173/ Avställning och överlämnande av personakter inom socialtjänsten i Göteborgs stad Arkivmyndighet för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Region- och Stadsarkivet Göteborg Box 2154, GÖTEBORG Besök: Otterhällegatan 5 Tel: Fax: E-post: arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se Regionarkivet Vänersborg Box 297, VÄNERSBORG Besök: Niklasbergsvägen 14 Tel: Fax: E-post: regionarkivet.vanersborg@arkivnamnden.goteborg.se

2 Innehållsförteckning AVSTÄLLNING OCH ÖVERLÄMNANDE AV PERSONAKTER INOM SOCIALTJÄNSTEN...4 AVSTÄLLNING TIDPLAN...4 VARFÖR SKALL PERSONAKTER INOM SOCIALTJÄNSTEN AVSTÄLLAS OCH ÖVERLÄMNAS TILL REGIONARKIVET?...4 TRESERVA GALLRINGSMODUL RUTIN FÖR AVSTÄLLNING...5 AVSTÄLLNING PER SDN PERSON VERKSAMHETSGREN...6 PERSONLIG DOSSIE...6 DIGITAL AVSTÄLLNING ÖVERSIKT...6 PLOCKLISTAN...7 UNDANTAG FRÅN AVSTÄLLNING...8 PRAKTISKA ANVISNINGAR 1 ARBETSFLÖDET I RUTINEN...10 PRAKTISKA ANVISNINGAR 2 DELNING AV SOTIS-DOSSIE...10 PRAKTISKA ANVISNINGAR 3 HANTERING AV AVVIKELSER...11 Manuell registrering av undantag...11 Om akten eller dossien saknas i hyllan...12 Om endast del av befintlig akt saknas...12 Om tidigare saknad akt återfinns...12 Akter som saknas på plocklistan, men som förekommer fysiskt och har sista ärendeavslut 2007 eller tidigare...12 Felaktiga uppgifter: Datum för ärendestart och avslut...13 SKYDDADE PERSONUPPGIFTER...13 AKTER FRÅN ENSKILD VERKSAMHET...14 AKTER FRÅN KOMMUNALA VERKSAMHETER SOM ÄR UTFÖRARE...14 FÖRBEREDA DOSSIÉER INFÖR LEVERANS...14 HANDLINGAR SOM FINNS DIGITALT...16 PACKA OCH MÄRKA FLYTTLÅDOR...16 LEVERANS TILL REGIONARKIVET...17 FÅR SOCIALTJÄNSTEN TILLGÅNG TILL AKTERNA EFTER ÖVERLÄMNANDE TILL REGIONARKIVET?...17 GALLRINGSBESLUT OCH DOKUMENTHANTERINGSPLAN...17 KONTAKTUPPGIFTER...18 CHECKLISTA VID PACKNING AV SOCIALAKTER

3 HANDLINGAR I PERSONAKTER UPPRÄTTADE PÅ ANNAT ÄN PAPPER (UNDANTAGET UPPGIFTER I WEBBSOTIS OCH TRESERVA)...19 LITEN ARKIVORDLISTA

4 Avställning och överlämnande av personakter inom socialtjänsten Avställning 2013 Årets avställning gäller dossier i vilka den senast avslutade akten har avslutsdatum (ärendeavslut) under 2007 eller tidigare. Det är också den första avställningen som görs från Treserva. I år är det dock, i princip, endast Historikmodulen som berörs. Från och med årets avställning tillkommer ett moment i hanteringen av SOTISakterna/-dossierna. Det beror på att avställningen, även från Historik, utgår från de förutsättningar som gäller i Treserva: Avställning per person och verksamhetsgren Personliga dossier varje ärendebärare/huvudperson är sin egen registerledare. Dessa nya förutsättninar innebär att familjevisa SOTIS-dossier som innehåller en eller flera gallringsmogna akter behöver delas upp i samband med utplockningen. Varje aktbärare skall ha sin egen dossie. Det är lämpligt att dossien i sin helhet delas upp vid utplockningstillfället, även om inte alla akter i ursprungsdossien är gallringsmogna. Under våren pågår utvecklingen av rutinen Digital avställning i Treservas gallringsmodul. Avställningsrutinen kommer i leveransen av Treserva version 3.11, som beräknas bli installerad i september. Underlaget för årets avställning kommer därför att endast finnas i pappersform plocklistor till dess att version 3.11 är tillgänglig. Tidplan Tidplan för avställningen kommer att anges i en senare version av dessa anvisningar. Varför skall personakter inom socialtjänsten avställas och överlämnas till Regionarkivet? Enligt socialtjänstlagen 12 kap 1 skall socialtjänstens personakter med vissa undantag enligt SoL 12 kap 2 - gallras fem år efter det att sista anteckningen gjordes i akten. Gallringen skall vara avslutad senast kalenderåret efter det att gallringsskyldigheten inträdde. 4

5 I socialtjänstlagen och framförallt i socialtjänstförordningen (7 kap 2 ) föreskrivs ett totalbevarande av personakter inom socialtjänsten och av tillhörande personregister i de kommuner som ingår i Östergötlands, Gotlands och Västernorrlands län samt i Göteborgs kommun (regionala urval) och i övriga kommuner beträffande ett representativt urval av personer (individurval). Individurvalet gäller alltså inte Göteborgs kommun här skall alla personakter bevaras oavsett födelsedatum! Eftersom det regionala urvalet (Göteborgs kommun) och individurvalet undantas från gallring endast för forskningens behov, inte för socialtjänstens behov, får de av integritetsskäl inte vara tillgängliga för socialtjänsten. De undantagna handlingarna ska därför överlämnas till arkivmyndigheten vid den tidpunkt då de annars skulle ha gallrats. Stadsdelsnämnderna i Göteborgs stad skall därför årligen avställa de av socialtjänstens personakter, där fem år gått sedan sista anteckning och överlämna dessa till sin arkivmyndighet - Regionarkivet. Av rättssäkerhetsskäl skall enligt 12 kap. 2 SoL följande handlingar bevaras under obegränsad tid: 1. utredning om faderskap eller föräldraskap enl 1 kap 9 föräldrabalken 2. utredning om adoption 3. handlingar som kommit in eller upprättats i samband med att ett barn har placerats eller tagits emot i ett hem för vård eller boende, i ett familjehem, i sådant boende som avses i 5 kap 7 tredje stycket eller i ett annat enskilt hem som inte tillhör någon av föräldrarna eller någon annan som har vårdnaden om barnet. De akter som bevaras av rättssäkerhetsskäl kan enligt Regionarkivets leveransrutiner överlämnas till Regionarkivet efter överenskommelse. Hantering av personakter enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade Motsvarande regler om bevarande som för socialtjänstens personakter finns även för LSS-akter enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade 21c och 21d samt förordningen om stöd och service till vissa funktionshindrade 12. Som nämnts ovan är Göteborg en sådan kommun där handlingar angående samtliga klienter undantas från gallring. Treserva Gallringsmodul Rutin för avställning Gallringsmodulen Digital avställning ger stöd för avställning inom IFO, Äldreomsorg, Funktionshinder/LSS och Flykting. I en senare version av rutinen kommer även utförarakter och resursregister att ingå. Avställningen görs samordnat från Historik och Treserva. Personens hela ärendestock inom en verksamhetsgren skall vara gallringsmogen i både Historik och Treserva för att avställning skall kunna ske. 5

6 Avställningsunderlaget plocklistan innehåller således ärenden från både Historik och Treserva. I denna första avställning är dock i princip alla ärenden från Historik. När rutinen är helt implementerad, 2014, kommer avställningsarbetet att starta under andra halvan av januari månad, vilket eliminerar förekomsten av återaktualiserade akter. (Akter i vilka ett nytt ärende startats inom 5-årsfristen) Därför behövs inte längre någon kontrollkörning för bevakning av återaktualiseringar. Avställning per SDN Person Verksamhetsgren Avställning från Treserva (inkl Historik) görs per person och verksamhetsgren. Personens samtliga ärenden inom verksamhetsgrenen skall vara gallringsmogna innan avställning kan ske. I Treserva finns följande sex verksamhetsgrenar. IFO FH (funktionshinder) ÄO (äldreomsorg) Flykting Familjerätt Adoption Leverans till Regionarkivet skall ske med en svit per verksamhetsgren. En och samma svit kan innehålla dossier från både Historik och Treserva. Personlig dossie Tillskillnad från tidigare system använder Treserva inga akt- och dossiebegrepp, som t ex akttyp, akt-id och registerledare. För att få en enhetlig struktur anpassas den fysiska arkivbildningen till Treserva: Personlig dossie. Varje huvudperson (ärendebärare) har egen dossie. En huvudperson är alltid sin egen registerledare. En dossie per verksamhetsgren. En och samma person kan ha flera dossier. Exempelvis en dossie för IFO och en för FH. Anpassning av arkivstrukturen handlar fr a om att dela upp SOTIS-dossierna, från familjevis till personlig, samt uppdelning per verksamhetsgren. Se avsnittet Praktiska anvisningar 2 Delsning av SOTIS-dossie, nedan. Digital avställning Översikt Kommer i en senare version av dess anvisningar. 6

7 Plocklistan Plocklistan är en utskrift av underlaget i bilden Bevara/Gallra-Lista. Listan innehåller både Historik- och Treservaärenden. (I denna första avställning är dock i princip samtliga ärenden från Historik) Plocklistan får inte behållas efter genomförd avställning, utan skall biläggas leveransen till Regionarkivet. Innan listan skrivs ut kan man sortera den på huvudperson (ärendebärare) eller registerledare. Förklaringar till fälten på plocklistan Personnummer: Huvudpersonens (ärendebärarens) personnr. Person: Huvudpersonens (ärendebärarens) namn. Registerledare: Registerledarens personnummer. Fältet används endast för Historik-ärenden. Öppningsdatum: Ärendets startdatum. Avslutsdatum: Ärendetyp: Ärendets avslutsdatum. Typ av ärende 7

8 Akt: Akt-id för den personakt som ärendet tillhör. Fältet används endast för Historik-ärenden Organisation: Den organisatoriska enhet där ärendet avslutades. För Historikärenden redovisas SDN-numret. Handläggare: Undantas: Bör bevaras: Regel: Senaste handläggaren i ärendet. Fältet är inte en markering av formellt undantag från gallring, utan är en möjlighet att av något skäl undanta ett ärende från avställning och radering ur Treserva/Historik. Markerad ruta innebär att ärendet föreslås för bevarande enligt gällande gallringsregler i SoL, SoF och LSS. Markeringen finns på samtliga ärenden eftersom Göteborg är en av de kommuner som skall bevara alla personakter oavsett födelsetid. Regel för undantag Anger vilken typ av undantag ärendet utgör. Regonalt urval / Geografiskt urval = Alla personakter, oavsett födelsetid, skall bevaras för forskningens behov. Adoption = Av rättssäkerhetskäl skall handlingar rörande utredning om adoption undantas från gallring i samtliga kommuner. Faderskap/Föräldraskap = Av rättssäkerhetskäl skall handlingar rörande utredning om faderskap /föräldraskap undantas från gallring i samtliga kommuner. Placering = Av rättssäkerhetskäl skall handlingar rörande placering av barn utanför det egna hemmet undantas från gallring i samtliga kommuner. Bevarat: Raderat: Resurs: Underresurs: Rutan markeras automatiskt när ärendet har markerats som bevarat i fönstret Bevara, eller genom att rutan Markera/avmarkera alla som bevarade har markerats i bilden Bevara/Gallara-Lista. Kommenteras ej här Kommenteras ej här Kommenteras ej här Undantag från avställning För att avställningsrutinen skall fungera fullt ut, bl a med avseende på undantagen, krävs att vissa inställningar görs i Inställningar-Gallring och Inställningar- Grundinställningar. För närvarande sköts inställningarna centralt. 8

9 För SOTIS-ärenden är reglerna för undantag delvis programmerade i Historikmodulen. I underlaget och på den utskrivna plocklistan anges undantagen i kolumnen Regel. Obs! Ärendestock som innehåller undantagskriterium (faderskap, adoption, placering) kommer ej med i underlaget direkt när gallringsmognad inträder, utan först när ålderskriteriet är uppfyllt. För närvarande 25 år. Utredning om faderskap, eller föräldraskap enl 1 kap 9 Föräldrabalken. Historik: U-akten innehåller beslut om faderskap/föräldraskap. (Ärendekod 60, 62, 63) Treserva: Ärendetyp Faderskap Föräldraskap I avvaktan på att avställningsrutinen kompletteras med ålderskriterium för den tidpunkt när ärendestock innehållande faderskap skall komma med i underlaget, används en gallringsfrist på 20 år. Utredning om adoption Historik: A-akten innehåller beslut om adoption. (Ärendekod 70, 72-77) Treserva: Händelsetyp Adoption, Uppföljningsraport, respektive beslutstyp Samtycke fortsatt adoptionsff 6:14 SoL har markerats för bevarande. I avvaktan på att avställningsrutinen kompletteras med ålderskriterium för den tidpunkt när ärendestock innehållande faderskap skall komma med i underlaget, används en gallringsfrist på 18 år. Placering av barn Historik: 10-ärendet innehåller beslut avs placering av barn utanför det egna hemmet. (Familjehem, HVB-hem, 12 hem). Alternativt, för äldre ärenden: I-akten har förvaringskod xxa999. (T ex 01A999) Treserva: Aktuella genomförandeformer har markerats för bevarande. Ärendestocken kommer med i underlaget när personen fyllt 25 år, och akten/akterna skall avställas. Undantag p g a att återkrav finns Används ej! Som en förberedelse inför stängningen av webbsotis och laddningen av Historik genomförde SDF en reglering av samtliga återkrav i SOTIS. I Treserva kommer ärenden inte att kunna avslutas om de innehåller oreglerat återkrav. Med anledning av ovanstående justeringar finns inte längre behov av undantagstypen. 9

10 Akten har blivit aktuell igen Används ej! (Kod 5 i SOTIS) Underlaget för avställning kommer fortsättningsvis att sammanställs under andra halvan av januari månad, vilket eliminerar risken för återaktualisering inom femårsfristen. Undantag p g a samordning med annan akt Används ej! (Kod X i SOTIS) Avställning från Treserva (inkl Historik) görs utifrån förutsättningen att varje huvudperson (ärendebärare) har egen dossie, samt att avställning sker per verksamhetsgren. Om personens ärendestock, inom verksamhetsgrenen, innehåller undantag kommer ärendena inte med i underlaget förrän ålderskriteriet är uppfyllt, och det är dags att avställa. Därmed upphör behovet att samordna familjens/personens aktbestånd. Praktiska anvisningar 1 Arbetsflödet i rutinen Kommer i nästa version av dessa anvisningar, i samband med att Treserva version 3.11 installeras. Preliminärt i september månad. Praktiska anvisningar 2 Delning av SOTIS-dossie Från och med årets avställning tillkommer ett moment i hanteringen av SOTISakterna/-dossierna. Det beror på att avställningen, även från Historik, utgår från de förutsättningar som gäller i Treserva: Avställning per person och verksamhetsgren. Personliga dossier varje huvudperson (ärendebärare) har egen dossie, och är sin egen registerledare. Dossie läggs upp för varje verksamhetsgren. En och samma person kan således ha flera dossier t ex en för IFO och en för ÄO. Leverans till Regionarkivet sker med en svit per verksamhetsgren. Dessa nya förutsättningar innebär att familjevisa SOTIS-dossier som innehåller en eller flera gallringsmogna akter behöver delas upp i samband med utplockningen. Varje aktbärare skall ha sin egen dossie per verksamhetsgren. Det är lämpligt att dossien i sin helhet delas upp vid utplockningstillfället, även om inte alla akter i ursprungsdossien är gallringsmogna. Anvisningar för delning av dossie SOTIS-dossie som endast innehåller akter för en person (= en aktbärare) 1. Fördela aktbeståndet på verksamhetsgren 2. Gör en dossie för varje verksamhetsgren 3. Infoga varje akt i den dossie vars verksamhetsgren akten tillhör 10

11 4. Gallringsmogen dossie infogas i sin leveranssvit, och eventuell icke gallringsmogen dossie insorteras i hyllan Om personen endast förekommer i en verksamhetsgren, behöver naturligtvis ingen uppdelning göras! Om flera verksamhetsgrenar är aktuella, kan ursprungsdossien användas för en av dem. SOTIS-dossie som innehåller akter för flera personer (= flera aktbärare) 1. Fördela dossiens aktbestånd på aktbärare 2. Fördela varje aktbärares akter på verksamhetsgren 3. Gör en dossie för varje verksamhetsgren där aktbäraren förekommer 4. Infoga respektive aktbärares akter i den dossie vars verksamhetsgren akten tillhör 5. Gallringsmogna dossier infogas i sina leveranssviter, och eventuella icke gallringsmogna dossier insorteras i hyllan Ursprungsdossien kan naturligtvis återanvändas! Uppdelning av en SOTIS-dossie med flera aktbärare (familjedossie) innebär att respektive nybildad dossie får ny registerledare, d v s aktbärarens personnummer. Därmed uppstår en avvikelse gentemot Historik, som ju inte kan uppdateras. Om en dossie inte kan återfinnas på den registerledare som anges i Historik, får det således förutsättas att den angivna ursprungsdossien har delats upp. Praktiska anvisningar 3 Hantering av avvikelser I avvaktan på att Treserva version 3.11 blir installerad under september månad, kommer det digitala underlaget inte att vara tillgängligt. Endast plocklista i pappersform kommer under denna period att kunna användas. Om det uppstår behov av korrigering eller komplettering av underlaget får noteringar göras manuellt på plocklistan respektive särskilt avsedd blankett se under respektive rubrik nedan. Observera att kompletteringar och justeringar av underlaget alltid skall anges på plocklistan eller särskilt avsedd blankett även i de fall uppdatering görs i Treserva. Manuell registrering av undantag Ärendestock som innehåller undantagskriterium (faderskap, adoption, placering) kommer ej med i underlaget direkt när gallringsmognad inträder, utan först när ålderskriteriet är uppfyllt, och det är dags att avställa. För närvarande innebär ålderskriteriet att personen skall ha fyllt 25 år, när det gäller placeringar. För faderskap och adoption gäller t. v. istället en förlängd gallringsfrist på 18 år. Det går ej att manuellt åsätta eller ta bort undantagsmarkering på ett ärende i underlaget. Om det finns behov av att åsätta undantag i syfte att förhindra avställning, kan 11

12 rutan i kolumnen Undantas bockas i. Tänk på att personens samtliga ärenden då skall markeras. I avvaktan på Treserva 3.11: Markera rutan Undantas på plocklistan. Uppdatera sedan underlaget i Treseva när version 3.11 är på plats. Om akten eller dossien saknas i hyllan Ärendet/ärendena finns med på plocklistan men saknas i hyllan. Treserva: Bocka i rutan i kolumnen Fysisk akt saknas. Gör en markering för varje ärende i akten/akterna. Plocklistan: Ange xxaxxx (t ex 01AXXX) på raden för varje ärende i den saknade akten/akterna. Om endast del av befintlig akt saknas Treserva: --- Plocklistan: --- Blankett: När enstaka handlingar saknas i en akt skall blanketten Saknade handlingar ifyllas. Om tidigare saknad akt återfinns Treserva: --- Plocklistan: --- Blankett: Akter som saknats vid tidigare avställning, men återfunnits, förtecknas på blanketten Återfunna personakter. Obs! Dessa akter skall levereras i en separat svit för akter som saknas i systemet/leveransfilen. Akter som saknas på plocklistan, men som förekommer fysiskt och har sista ärendeavslut 2007 eller tidigare Obs! Avlidna personers akter, avslutade senare än 2007, skall inte levereras nu, utan först när akterna är gallringsmogna Kontrollera om personen har förekomst i Historik eller Treserva och/eller om personen har fysisk dossie inom samma verksamhetsgren som den upphittade akten. Om så är fallet kontakta Regionarkivet. (Kontaktuppgifter sid 1) Om personen saknar förekomst i systemet och fysisk dossie inom samma verksamhetsgren som den upphittade akten: Treserva: --- Plocklistan: --- Blankett: Akter som saknats vid tidigare avställning, men återfunnits, förtecknas på blanketten Återfunna personakter. 12

13 Forts. nästa sida! Obs! Dessa akter skall levereras i en separat svit för akter som saknas i systemet/leveransfilen Felaktiga uppgifter: Datum för ärendestart och avslut Gäller om uppgifterna på plocklistan är felaktiga. Treserva: --- Plocklistan: --- Blankett: Korrekta uppgifter anges på blanketten Rättning av felaktiga uppgifter avs ärendestart och -avslut. Skyddade personuppgifter Generellt gäller att fysiska akter avseende personer som är skyddade, eller kan antas vara skyddade, vid avställningstillfället skall levereras åtskilt från huvudleveransen. Akterna överlämnas personligen av särskilt utsedd personal från stadsdelsförvaltningen, efter överenskommelse med Regionarkivet. Leveransen av skyddade akter behöver delas upp i två sviter. 1. Svit för akter vilkas ärenden har hanterats i systemet och som därmed förekommer i den digitala leveransfilen. 2. Svit för akter vilkas ärenden har hanterats utanför systemet och därför inte förekommer i systemet. I övrigt gäller följande för akter avseende skyddade personer. Ärenden som har hanterats utanför systemet (Treserva eller webbsotis) Den manuellt upprättade akten bör förvaras åtskilt från förvaltningens övriga aktbestånd, även efter att skyddet upphört. Om personen, efter att skyddet upphört, blir aktualiserd i systemet skall den gamla, manuella akten, hållas åtskild från den nya akten. Bevakningen av gallringsmognad för den manuella akten får göras manuellt. Om personen fortfarande är skyddad/antas vara skyddad vid avställningstillfället skall den manuella akten levereras åtskilt från huvudleveransen. (Se ovan) Om skyddet har upphört vid avställningstillfället skall den manuella akten ingå i huvudleveransen, och i den särskilda sviten för akter som saknas i systemet. Ärenden som har hanterats i systemet (Treserva eller webbsotis) Hela den fysiska dossien bör förvaras åtskilt från förvaltningens övriga bestånd så länge skyddet pågår. När skyddet upphör kan dossien infogas i det övriga beståndet. Om personen fortfarande är skyddad/antas vara skyddad vid avställningstillfället skall den fysiska dossien levereras åtskilt från huvudleveransen. (Se ovan) Om skyddet har upphört vid avställningstillfället skall den fysiska dossien ingå i huvudleveransen. 13

14 Akter från enskild verksamhet Den 1 april 2008 trädde vissa ändringar i SoL och LSS i kraft se SoL 7 kap 3 och 3 a och socialtjänstförordningen 7 kap 2 samt LSS 23 a och 23 b och förordningen om stöd och service till vissa funktionshindrade 12. Dessa ändringar innebär att handlingar som tillhör personakter i enskild verksamhet i bland andra Göteborgs kommun skall överlämnas till den kommun som beslutat om insatsen. Överlämnandet skall enligt huvudregeln ske två år efter senaste anteckning. När akter från enskild verksamhet kommer in till socialtjänstens arkiv skall dessa sorteras in i respektive klients dossié. Akten från enskild verksamhet skall ligga i dossién i ett eget aktomslag så att den inte blandas ihop med övriga handlingar i dossién. Akter från kommunala verksamheter som är utförare Om det är en nämnd som beslutar om en insats och det är en annan nämnd som genomför insatsen skall även den nämnd som genomför insatsen upprätta en egen personakt angående klienten. Klienten får alltså en akt hos den beslutande nämnden, där den information utföraren bedömer att den beslutande nämnden skall få översänt till sig kommer att ingå, och en komplett akt hos utföraren. Mer om detta finns att läsa i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd, SOSFS 2006:5. Ett problem när det gäller avställningsrutinen är att det finns verksamheter i Göteborgs Stad som är utförare, men som ännu inte har möjlighet att registrera sina akter i Treserva. Man måste när det gäller utförarakter från kommunala verksamheter manuellt hålla reda på när avställningsmognaden inträder, eftersom inga utförarakter alls än så länge kommer med på några plocklistor. Akter från varje utförare, vars verksamhet ingår i en stadsdelsnämnd, skall, när det är dags, levereras separat och var för sig från den stadsdelsnämnd, som är huvudman för respektive utförare, till Regionarkivet. En del utförare har inte bara pappershandlingar, utan använder också andra datasystem än Treserva för att lagra information om klienterna. Det är viktigt att man inte bara levererar pappershandlingar till Regionarkivet, utan också kontrollerar om akterna har digitala delar. Kontakta Regionarkivet om ni har sådana andra datasystem som ni skall leverera uppgifter ur! (Läs mer nedan i styckena Handlingar som finns digitalt och Handlingar i personakter upprättade på annat än papper.) Förbereda dossiéer inför leverans Arkivboxar, dossiéomslag och aktomslag Personakterna eller dossiéerna, som finns med på plocklistan, skall levereras i personnummerordning i aktomslag och arkivboxar. 14

15 Om en dossié är tjock och behöver delas upp använd flera aktomslag och sedan ett aktomslag runt allt som rör samma person eller registerledare. Aktomslagen märks med personnummer som skrivs med arkivbeständig bläck- eller kulspetspenna uppe i högra hörnet, så att det går lätt att leta fram rätt akt i boxen. Arkivboxarna skall vara välfyllda utan att bågna (halvtomma arkivboxar tar för mycket plats på våra hyllor). Det går bra att packa flera tunna dossiéer i samma box så länge hela leveransen är i personnummerordning. En riktigt tjock dossié kan behöva delas upp på flera boxar. Boxarna märks med förvaltningens namn, verksamhetens namn samt första och sista födelsedatum i boxen. Använd mjuk blyertspenna till detta. Gamla upphittade akter, som inte finns med på plocklistan och som borde varit levererade tidigare levereras i en svit för sig, och de skall som vanligt levereras i dossiéomslag med flikar vid kortändorna som håller handlingarna på plats och som går att ställa direkt på hyllan. Tänk på att alltid ha handlingarna i ett aktomslag, som skyddar dem mot pappen i dossiéomslaget. Personnummer och namn skrivs med arkivbeständig penna på dossiéomslaget. Finns redan etiketter med namn och personnummer klistrade på dossiéomslagen, går det bra att leverera dem så. Finns det någon särskilt tjock dossié bland dessa gamla akter kan den läggas i en arkivbox förutsatt att den fyller boxen väl utan att denna bågnar. Om du hittar lösa gamla papper som utgör en akt, skall du lägga dem i ett dossiéomslag i enlighet med ovanstående stycke. Gallring Inga gallringsbara handlingar får överlämnas till Regionarkivet. Handläggaren ansvarar för att handlingar av tillfällig eller av uppenbart ringa betydelse gallras ur personakten vid arkivering. Övriga handlingar som enligt dokumenthanteringsplanen får gallras skall plockas ur akterna före leverans och därefter finnas kvar ute på förvaltningarna till dess att gallringsfristen har uppnåtts. Detta gäller t.ex. viss ekonomisk redovisning i förmedlingsärenden. (Se även rensning). Rensning Innan akterna överlämnas till Regionarkivet ska de även rensas från kladdar, arbetsmaterial, dublettkopior, överexemplar, tomma blanketter, tillfälliga noteringar och referensinformation som inte tillför sakuppgift till ärendet. Dessutom ska metall och plast, såsom gem och plastfickor, tas bort eftersom det annars kan förstöra papperet på längre sikt. (Det är dock inte nödvändigt att ta bort häftklamrar!) Plastfickorna skall ersättas av aktomslag. Det skall vidare inte finnas några post-itlappar på handlingar, arkivboxar, dossié- eller aktomslag. Finns information (som hör till personakten) på CD- eller DVD-skivor eller på andra databärare som inte består av papper, så skall dessa plockas ur ärendet och förvaras skilt från pappershandlingarna i akten. Inför leveransen skall databärarna läggas i smala arkivboxar. Dessa boxar med databärare på annat medium än papper skall levereras separat. (Se nedan under rubrik Handlingar som finns digitalt ). 15

16 Handlingar som finns digitalt När information skapats i digital form är utgångspunkten att bevara i digital form. I allmänhet behöver man därför inte skriva ut den information som finns i sin fullständiga form i webbsotis eller Treserva. Detta gäller t ex även journalbladen. Trots att all överföring som medför informationsförluster för användaren ses som gallring, kan analog arkivering genom utskrift av digitala handlingar på papper ändå ibland vara motiverad t.ex. om den digitala långtidslagringen inte är säkerställd. Information på USB, CD- eller DVD-skivor etc. som hör till ett ärende skall därför i mesta möjliga mån skrivas ut på papper och sorteras in i respektive akt. Är detta inte möjligt dvs. om informationen som hör till ärendet ändå bevaras digitalt på andra databärare som inte består av papper, så skall dessa ska förvaras skilt från pappershandlingarna i akten. Obs! Finns informationen (som skall bevaras) på USB-minne skall informationen antingen skrivas ut på papper eller överföras till och sparas på CD-R eller DVD-Rskivor. USB-minnen får aldrig överlämnas till Regionarkivet! På varje box skall anges till vilket ärende/ärenden som informationen på databärarna hör; registerledarens/registrerledarnas personnummer (om t.ex. information som hör till flera ärenden bränts på samma CD-skiva), vilken SDN den hör till, vilken verksamhetsgren, vilket år den levererats samt att arkivboxen innehåller t.ex. CDskivor och/eller DVD-skivor alternativt andra databärare annat än papper. Gör en notering i WebbSotis alternativt i Treserva, där det framgår att det finns fler handlingar i akten på annat medium än papper och i IT-stödet. Lägg ett papper i den fysiska akten, där det framgår att det finns fler handlingar i akten på annat medium, hänvisa även till förteckningen. Följ anvisningarna för Handlingar i personakter upprättade på annat än papper nedan. Packa och märka flyttlådor Använd vanliga flyttlådor (med hål för händerna), som ej behöver tejpas i botten för att hålla. Arkivboxarna innehållande akter packas i lådorna i personnummerordning från vänster till höger börja från vänster med boxar angående de äldsta personerna. Packa bara en rad i varje låda. Akter angående personer födda på 1800-talet sorteras in före dem som är födda på 1900-talet. Dossiéomslagen med gamla akter packas för sig i en egen personnummerordning från vänster till höger. Akter angående personer födda på 1800-talet sorteras in före dem som är födda på 1900-talet. Lägg dossiéerna med ryggen nedåt. Flyttlådorna skall numreras, märkas med stadsdelsnämndens namn, verksamhetsgren samt födelseår för de personer som har den första respektive sista akten i lådan (skriv inte ut hela personnummer). Skriv stort och tydligt på papper i minst A5-format, vilka fästs på lådorna. Rör det sig om gamla akter (som ej finns på plocklistan) alternativt arkivboxar med CD-skivor etc. skall även det anges när lådorna märks. 16

17 Leverans till Regionarkivet Alla plocklistor skickas med leveransen till Regionarkivet. Du skall inte behålla en kopia av listan. Socialtjänstlagens mening är att socialtjänsten inte skall veta att de avställda akterna funnits. Ordentliga reversal (kvitton), av vilka det framgår varifrån akterna kommer (dvs. vilken SDN och verksamhetsgren), vem som skickat dem (ansvarig för överlämnandet), flyttlådornas nummer samt födelseår (ej personnummer) för de personer som har den första respektive sista akten/dossién i varje låda, skall medfölja leveransen till Regionarkivet. Det är bra om du levererar akterna så snart som möjligt. Hör av dig till Regionarkivet och boka tid för när leverans skall ske. Detta är mycket viktigt så personal är på plats och kan ta emot leveransen! Leveransen till Regionarkivet skall ske under betryggande former flyttlådorna får inte stå öppet eller obevakat så att obehöriga kan få tillgång till innehållet. Se även Checklista vid packning av socialakter. Får socialtjänsten tillgång till akterna efter överlämnande till Regionarkivet? Akterna är undantagna från gallring och ska bevaras hos Regionarkivet för forskningens behov. Sekretess gäller mellan kommunala myndigheter, såväl som mellan kommunala myndigheter och allmänheten, för uppgifter om enskilds personliga förhållande (se offentlighets- och sekretesslagen 26 kap 1 ). Den överlämnande myndigheten har därför endast tillgång till akterna om det enligt offentlighets- och sekretesslagen står klart att uppgifterna kan röjas utan att den enskilde eller någon för honom eller henne närstående lider men. Gallringsbeslut och dokumenthanteringsplan Handlingar som är inkomna eller upprättade och förvarade på en myndighet är allmänna handlingar. De allmänna handlingarna kan antingen vara offentliga eller hemliga/sekretessbelagda eller innehålla både offentliga och sekretessbelagda uppgifter. Observera att inga allmänna handlingar får förstöras utan att man har ett formellt gallringsbeslut! Dokumenthanteringsplanen styr bl.a. bevarande och gallring. Av planen framgår vilka handlingar som får gallras (d v s förstöras/raderas) och vilka som skall bevaras, t ex i socialtjänstens personakter. Socialtjänsten i Göteborgs stad ska tillämpa följande gemensamma gallringsbeslut/dokumenthanteringsplaner: Gemensam dokumenthanteringsplan för stadsdelsnämnder i Göteborgs stad (arkivnämndens beslut , 38, dnr 134/11 73). Gallring i Göteborgs stad av handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse (servicenämndens beslut , 92 ). 17

18 Gemensamt gallringsbeslut för handlingar som är av tillfällig och ringa betydelse och dokumenthanteringsplanen för Göteborgs stadsdelsnämnder finns på Regionarkivets hemsida. Länk till Regionarkivets hemsida: Arkivansvarig Varje förvaltning skall ha en arkivansvarig. Om du har frågor om hur du ska tolka dokumenthanteringsplanen, inte har tillgång till den eller om du har övriga frågor om arkiv- och dokumenthantering på din arbetsplats bör du i första hand kontakta arkivansvarig. Informera arkivansvarig om du upptäcker handlingstyper som saknas i dokumenthanteringsplanen för stadsdelsnämnderna. På så sätt kan planen förbättras vid nästa revidering. Kontaktuppgifter Frågor som rör packningen och den fysiska leveransen av personakterna besvaras av Katarina Lennartsson, tfn , E-post: katarina.lennartsson@arkivnamnden.goteborg.se Har Ni frågor som rör listan eller dataregistret kontakta Christer Hjärpe, tfn , E-post: christer.hjarpe@arkivnamnden.goteborg.se Checklista vid packning av socialakter Akterna ligger i arkivboxar. Arkivboxen skall vara välfylld (halvtomma arkivboxar tar för mycket plats). Inga plastfickor eller gem. Använd aktomslag för att dela upp arkivboxens innehåll i olika akter och för att skydda handlingarna. Inga post-it-lappar på handlingar, aktomslag och arkivboxar. Personnummer skrivs uppe i högra hörnet på aktomslagen (arkivbeständig bläck- eller kulspetspenna). En av kortsidorna på arkivboxen märks med förvaltning, verksamhet, första och sista födelsedatum i boxen (mjuk blyertspenna). Akterna ligger i personnummerordning. Akter angående personer födda på 1800-talet sorteras in före dem födda på 1900-talet. Lämpliga flyttlådor används. I flyttlådan är arkivboxarna väl packade i en rad från vänster till höger. (Det skall inte ligga fler boxar ovanpå, då lådan kan bli för tung och/eller rörig.) 18

19 Akter avslutade 2007 eller tidigare som inte finns med på plocklistan levereras separat och i dossiéomslag med flikar vid kortändorna. Dossiéomslagen är märkta med personnumer. Handlingar i dossién skyddas av aktomslag. Enstaka särskilt tjocka akter kan läggas i arkivboxar (förutsatt att de fyller arkivboxarna väl utan att de bågnar). Information som lagrats på t.ex. USB, CD, DVD eller andra databärare skall i mesta möjliga mån skrivas ut på papper. Är det inte möjligt (t.ex. information på ljudband eller ljudfiler) skall databärarna som informationen lagras på läggas i smala arkivboxar och märkas enligt anvisningar i detta dokument. Arkivboxar skall levereras separat. (Obs! USB-minnen får aldrig levereras.) Flyttlådorna är märkta med stadsdelsnämndens namn, verksamhetsgren samt födelseår (inte hela personnummer) för de personer som har första respektive sista akten i lådan. Lådorna skall vara numrerade. Uppgifterna finns på ett papper i minst A5-format, vilket fästs på lådan. Om leveransen inkluderar gamla akter (som ej finns på plocklistan) eller boxar med CDskivor etc skall även det framgå av flyttlådornas märkning. Leveransreversal och plocklista skickas med leveransen. Det skall också bifogas en förteckning över de akter som levereras separat (d v s gamla akter som missats i tidigare leveranser samt över eventuella arkivboxar med CD-skivor etc). Hör av er till Regionarkivet och boka tid för när (leveransen) överlämnandet skall ske. Leveransen skall ske under betryggande former så att obehöriga inte får tillgång till handlingarna. Handlingar i personakter upprättade på annat än papper (undantaget uppgifter i webbsotis och Treserva) Enligt gallringsbeslut Gallring i Göteborgs stad av handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse (Servicenämndens beslut , 92 ) får exempelvis följande handlingar som är av tillfällig betydelse gallras genom att innehållet har överförts till nya databärare eller genom att handlingarna på annat sätt har ersatts av nya handlingar: Handling som inkommit till eller expedierats från myndigheten i elektronisk form, t.ex. e-post, raderas om handlingen har överförts till annat format eller annan databärare, t ex genom utskrift på papper. En förutsättning är att överföringen endast har medfört ringa förlust. För att förlusten skall anses ringa, krävs att handlingen inte är autenticerad (äkthetsgaranterad) genom elektronisk signatur eller motsvarande. Den får inte heller vara strukturerad på ett sådant sätt att betydande bearbetningsmöjligheter går förlorade. 19

20 Handling som inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande, och som tillfört ett ärende sakuppgift, raderas under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts övriga handlingar i ärendet. Information på USB, CD-/DVD-skivor etc. skall i mesta möjliga mån skrivas ut på papper och sorteras in i respektive akt. Är detta inte möjligt (t.ex. pga. att den digitala informationen är så strukturerad att betydande bearbetningsmöjligheter därmed skulle gå förlorade, se ovan) skall nedanstående anvisningar för handlingar i personakter upprättade på annat än papper följas: CD/DVD-skivor, USB-minnen, videoband, kassetter, negativ, bilagor till akter i form av föremål och andra databärare som inte består av papper, ska förvaras skilt från pappershandlingarna i akten. En anteckning om att handlingar (t.ex. uppgifter på CD-R eller DVD-R-skiva) förvaras i särskild ordning införs i WebbSotis eller i Treserva och i akten. Obs! USB-minnen får inte användas för lagring av uppgifter som skall bevaras. Finns informationen (som skall bevaras) på USB skall dokumenten antingen skrivas ut på papper eller överföras till och sparas på CD-R eller DVD-R-skivor. Frågan om det fysiska formatet (på vilket media filerna lagras) är naturligtvis viktig, men av minst lika stor vikt är frågan om det logiska formatet (filformatet). Om man t.ex. använder instabila eller okända filformat spelar det mindre roll om informationen lagras på godkänt lagringsmedia informationen riskerar ändå att gå förlorad. 1. Använd lagringsmedier och filformat som är etablerade och följer internationella ISO-standarder 2. Sträva efter en enhetlig hantering inom hela myndigheten både vad gäller lagringsmedia och filformat. Detta underlättar på sikt och möjliggör framtida överföring till ny lagringsmedia. 3. Vid användandet av komprimerade filformat är det bra att använda ickeförstörande komprimering eller så låg komprimeringsgrad som möjligt. 4. Följ leverantörens rekommendationer gällande inspelning, förvaring, vård och övrigt handhavande av lagringsmedia. Digitalt lagrade dokument bör arkiveras i så stabila, standardmässiga och öppna filformat som möjligt. Detta för att säkerställa en framtida konvertering till nästa generation stabila, standardmässiga och öppna filformat. Följande filformat betraktas i dagsläget som de bästa: Typ Filformat Kontorsdokument (t.ex. doc, xls) PDF/A (SS-ISO :2005) E-postmeddelanden* PDF/A (SS-ISO :2005) Bilder TIFF (ISO 12639:2004) JPEG 2000 (ISO/IEC 15444), ISO Rörlig bild MPEG-4 (ISO/IEC 14496) eller MPEG-2 20

21 Ljud MP3 = MPEG-1 audio layer 3 ISO/IEC , ISO/IEC * I första hand rekommenderar ändå Regionarkivet att e-post med bilagor som ska bevaras skrivs ut på papper, se Servicenämndens beslut, ovan. Ge varje fil en unik beteckning Ge varje databärare med elektroniska handlingar som ska bevaras en unik beteckning (löpnr/år) Rekommendationer för hantering av CD- och DVD-skivor Använd märkesskivor av god kvalitet Kvaliteten på olika optiska skivor skiftar. Märkesskivor (t.ex. KODAK) brukar hålla högre kvalitet än icke märkesskivor. Använd inte skivor där leverantören är okänd. Använd brännare av god kvalitet Det är viktigt att själva brännaren är av god kvalitet. Följ alltid leverantörens råd avseende inställningar, skivor m.m. Bränn inte med för hög hastighet och i en vibrationsfri miljö Hastigheten ska inte vara den maximala för vad brännaren klarar, det ger dålig kvalitet. När uppgifterna brännts över till en CD- eller DVD-skiva skall uppgifterna raderas från datorns hårddisk. Det möter inget hinder att bränna filer som hör till flera ärenden som skall bevaras på samma skiva. Märkning av skivan och fodralet Båda sidorna är känsliga, men framförallt den sidan med tryck på. Skriv därför försiktigt med CD-penna eller mjuk vattenfast penna med rund spets i mitten av skivan. Märk både skivan och fodralet med förvaltning, ärende, löpnr, år och ev. andra uppgifter som behövs för återsökning. För en förteckning över CD-R och DVD-R (motsv.) En förteckning tjänar som sökingång till skivorna. Förteckningen/liggaren över skivorna bör finnas i anslutning till skivornas förvaring. I förteckningen bör finnas uppgift om: - Förvaltning - Verksamhet - Enhet (motsv.) - Lagringsmedium - Skivans (motsv.) löpnr/år - Datum för bränning - Filformat 21

22 - Vilket/vilka ärenden skivan innehåller (ange regledare, aktkod, uppläggningsdatum, ärendekod samt datum för öppnande och avslut, ärendebärarens personnummer) - Leveransdatum Exempel: Lagrings -medium Löpnr/ år Datum för bränning (om CD/DVD) Ärende/ Ärenden CD-R 1/ PDF-A Regled:xxxxxxxxxx, I , Ärende Avslut Persnr: xxxxxxxxxx Förvaltning/ Verksamhet SDN Angered Socialtjänsten IFO Filformat Leveransdatum Förvaring av CD/DVD-skivor CD/DVD-skivor ska inte förvaras tillsammans med papper. Förvara i en säker och dammfri miljö som är torr, sval och mörk, t.ex. i en godkänd arkivlokal eller i ett låsbart och brandsäkert skåp. Temperaturen bör vara ca. 18 C och den relativa luftfuktigheten om möjligt 30 %. Skivorna ska förvaras stående i fodral av hårdplast eller andra förvaringsboxar. De bör inte staplas på varandra i högar. Överlämnade (leverans) av handlingar i personakter upprättade på annat än papper 1. Gör en notering i WebbSotis alternativt i Treserva, där det framgår att det finns fler handlingar i akten på annat medium än papper och i IT-stödet. 2. Lägg ett papper i den fysiska akten, där det framgår att det finns fler handlingar i akten på annat medium, hänvisa även till förteckningen. 3. Informationsbärarna läggas i smala arkivboxar. 4. På varje arkivbox anges vilken SDN den kommer ifrån, vilken verksamhetsgren, registerledarens personnummer, samt vilket år den levererats. 5. Dessa boxar skall levereras separat. 6. Bifoga ovan nämnda förteckning över de CD- eller DVD-skivor etc. som överlämnas. 22

23 Liten arkivordlista Akt = sammanhållna handlingar i ett och samma ärende (se även Dossié) (I SOTIS terminologi kan samma akt innehålla flera ärenden om samma person) Aktomslag = förvaringsmedel, bestående av papper eller papp, som omsluter och avskiljer handlingar* (se även Dossiéomslag) Arkiv = bestånd av handlingar/uppgifter som har tillkommit i en myndighets verksamhet och som har arkiverats Arkivansvarig = person som formellt ansvarar för arkivverksamheten vid en myndighet (t.ex. stadsdelsnämnd) Arkivbildare = varje förvaltning, bolag eller stiftelse genom vars verksamhet ett arkiv uppstår Arkivbildning = ett arkivs successiva framväxt genom att handlingar kontinuerligt förs samman i planerad och strukturerad form Arkivbox = förvaringsmedel för arkivhandlingar i form av box med flik, lock eller annan tillslutsanordning avsedd att ge skydd åt handlingar (tillverkad av syrafri kartong)* Arkivmyndighet = Myndighet som har att utöva tillsyn gentemot andra myndigheters arkivfunktion och arkivbildning Arkivera = tillföra arkivet handlingar/uppgifter Arkivläggning = Placering av handlingar i en viss förutbestämd ordning sedan ett ärende avslutats Avställa = rutin att plocka ut information ur det system där den finns och spara den i ett sådant format att den kan läsas under en överskådlig framtid eller att ta ut inaktuella pappershandlingar som redan givits en bestämd ordning, för att ge dem en annan ordning för långtidsbevarande Bevara = handlingen skall bevaras för all framtid Dokumenthanteringsplan = styrinstrument för arkivbildning hos en arkivbildare, innehåller vägledande uppgifter om bl.a. arkivläggning och gallring Dossié = sammanhållna handlingar eller akter i samma ämne under en längre tidsrymd. En dossier kan innehålla flera akter (se även Akt) Dossiéomslag = förvaringsmedel, bestående av papper eller papp, som omsluter och avskiljer handlingar eller akter under en längre tidsrymd. Obs! De dossiéomslag som stadsdelsförvaltningarna vanligen använder uppfyller inte arkivkravet för förvaringsmedel för handlingar på papper därför skall inneliggande handlingar förvaras i ett aktomslag av papper som uppfyller kravet i Svensk Standard SS :2004, utgåva 2 (se även aktomslag) Gallra = förstöra/radera allmänna handlingar/uppgifter (omöjligt att återskapa) enligt ett i förväg fattat gallringsbeslut/dokumenthanteringsplan (se även Rensa) Gallringsbeslut = Formellt beslut om vad som får gallras i ett arkiv och under vilka former det skall ske. I Göteborgs stad fattas gallringsbeslut vanligen i form av en dokumenthanteringsplan Gallringsfrist = Tidsrymd mellan gallringsbeslut och verkställande av gallring Leveransreversal = följesedel vid leverans av arkivhandlingar Leverera = att fysiskt överföra arkivhandlingar (hela eller delar av arkiv) till centralarkiv eller arkivmyndighet (se även Överlämna) 23

24 Rensa = avskilja sådana handlingar/uppgifter som inte är allmänna och som inte skall arkiveras (se även Gallra) Sekretess = Begränsning av rätten att ta del av allmän handling regleras i tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen Överlämna = att formellt överföra ansvar för arkiv (se även Leverera) * På Regionarkivets hemsida finns listor över arkivprodukter för myndigheter inom Göteborgs stad. 24