Avställning och överlämnande av personakter inom socialtjänsten i Göteborgs stad

Transkript

1 Region- och Stadsarkivet Göteborg Katarina Lennartsson, tel Christer Hjärpe, tel Dnr 165/ Avställning och överlämnande av personakter inom socialtjänsten i Göteborgs stad Arkivmyndighet för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Region- och Stadsarkivet Göteborg Box 2154, GÖTEBORG Besök: Otterhällegatan 5 Tel: Fax: E-post: arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se Regionarkivet Vänersborg Box 297, VÄNERSBORG Besök: Niklasbergsvägen 14 Tel: Fax: E-post: regionarkivet.vanersborg@arkivnamnden.goteborg.se

2 Innehållsförteckning AVSTÄLLNING OCH ÖVERLÄMNANDE AV PERSONAKTER INOM SOCIALTJÄNSTEN... 3 AVSTÄLLNING TIDPLAN... 3 VARFÖR SKALL PERSONAKTER INOM SOCIALTJÄNSTEN AVSTÄLLAS OCH ÖVERLÄMNAS TILL REGIONARKIVET?... 3 TRESERVA GALLRINGSMODUL RUTIN FÖR AVSTÄLLNING... 4 AVSTÄLLNING PER SDN PERSON VERKSAMHETSGREN... 5 PERSONLIG DOSSIÉ... 5 DIGITAL AVSTÄLLNING ÖVERSIKT... 5 PLOCKLISTAN... 6 UNDANTAG FRÅN AVSTÄLLNING PRAKTISKA ANVISNINGAR 1 DELNING AV SOTIS-DOSSIÉ PRAKTISKA ANVISNINGAR 2 HANTERING AV AVVIKELSER Manuell registrering av undantag Om akten eller dossién saknas i hyllan Om endast del av befintlig akt saknas Om tidigare saknad akt återfinns Akter som saknas på plocklistan, men som förekommer fysiskt och har sista ärendeavslut 2008 eller tidigare Felaktiga uppgifter: Datum för ärendestart och avslut SKYDDADE PERSONUPPGIFTER AKTER FRÅN ENSKILD VERKSAMHET AKTER FRÅN KOMMUNALA VERKSAMHETER SOM ÄR UTFÖRARE FÖRBEREDA DOSSIÉER INFÖR LEVERANS HANDLINGAR SOM FINNS DIGITALT PACKA OCH MÄRKA FLYTTLÅDOR LEVERANS TILL REGIONARKIVET FÅR SOCIALTJÄNSTEN TILLGÅNG TILL AKTERNA EFTER ÖVERLÄMNANDE TILL REGIONARKIVET? GALLRINGSBESLUT OCH DOKUMENTHANTERINGSPLAN ARKIVANSVARIG CHECKLISTA VID PACKNING AV PERSONAKTER/DOSSIÉER INOM SOCIALTJÄNSTEN KONTAKTUPPGIFTER LITEN ARKIVORDLISTA

3 Avställning och överlämnande av personakter inom socialtjänsten Avställning 2014 Årets avställning gäller dossiéer i vilka den senast avslutade akten har avslutsdatum (ärendeavslut) under 2008 eller tidigare. Avställningen görs huvudsakligen från Historikmodulen i Treserva, d v s från uppgifter som skapades i SOTIS, men även dossiéer skapade i Treserva kan beröras för de SDF som började registrera i Treserva under Från och med förra årets avställning tillkom ett moment i hanteringen av SOTISakterna/-dossiéerna. Det beror på att avställningen, även från Historik, utgår från de förutsättningar som gäller i Treserva: Avställning per person och verksamhetsgren. Personliga dossiéer varje ärendebärare/huvudperson är sin egen registerledare. Dessa nya förutsättningar innebär att familjevisa SOTIS-dossiéer som innehåller en eller flera gallringsmogna akter behöver delas upp i samband med utplockningen. Varje aktbärare skall ha sin egen dossié. Det är lämpligt att dossién i sin helhet delas upp vid utplockningstillfället, även om inte alla akter i ursprungsdossién är gallringsmogna. Till skillnad från förra året, då plocklistor på papper skickades ut från Regionarkivet, kommer varje SDF i år att själv svara för utskrift av plocklistan. Tidplan Avställningen skall vara genomförd före Målet är att de digitala underlagen skall kunna köras så snart som möjligt i början av (Rensning i Historik och Treserva, samt överföring av leveransfiler till Regionarkivet) Varför skall personakter inom socialtjänsten avställas och överlämnas till Regionarkivet? Enligt socialtjänstlagen 12 kap 1 skall socialtjänstens personakter med vissa undantag enligt SoL 12 kap 2 gallras fem år efter det att sista anteckningen gjordes i akten. Gallringen skall vara avslutad senast kalenderåret efter det att gallringsskyldigheten inträdde. I Göteborgs kommun skall akterna dock enligt SoL 12 kap 2 samt socialtjänstförordningen 7 kap 2 undantas från gallringen av hänsyn till forskningens behov. Av regeringens proposition, som föregick lagstadgandet av gallringsskyldigheten, framgår att socialtjänsten av integritetsskäl inte skall ha tillgång till dessa akter. Hantering av personakter enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade Motsvarande regler om bevarande som för personakter upprättade enligt SoL finns även för LSS-akter enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade 21c 3

4 och 21d samt förordningen om stöd och service till vissa funktionshindrade 12. Som nämnts ovan är Göteborg en sådan kommun där handlingar angående samtliga klienter undantas från gallring. Stadsdelsnämnderna i Göteborg skall därför årligen avställa de av socialtjänstens personakter, där fem år gått sedan sista anteckning och överlämna dessa till sin arkivmyndighet (Regionarkivet Göteborg). De undantagna handlingarna ska överlämnas till arkivmyndigheten vid den tidpunkt då de annars skulle ha gallrats. Av rättssäkerhetsskäl skall enligt 12 kap 2 SoL följande handlingar bevaras under obegränsad tid: 1. utredning om faderskap eller föräldraskap enligt 1 kap 9 föräldrabalken 2. utredning om adoption 3. handlingar som kommit in eller upprättats i samband med att ett barn har placerats eller tagits emot i ett hem för vård eller boende, i ett familjehem, i sådant boende som avses i 5 kap 7 tredje stycket eller i ett annat enskilt hem som inte tillhör någon av föräldrarna eller någon annan som har vårdnaden om barnet. Avtal enligt 6 kap 6,14 a andra stycket eller 15 a tredje stycket får inte gallras förrän barnet fyllt arton år. Av rättssäkerhetsskäl skall enligt 21 d LSS följande handlingar bevaras under obegränsad tid: 1. handlingar som kommit in eller upprättats i samband med att en insats lämnats enligt 9 8, det vill säga i samband med en insats i form av boende i ett familjehem eller i bostad med särskild service för barn och ungdomar som behöver bo utanför föräldrahemmet. De akter som bevaras av rättssäkerhetsskäl kan enligt Regionarkivets leveransrutiner överlämnas till Regionarkivet efter överenskommelse. Treserva Gallringsmodul Rutin för avställning Gallringsmodulen Digital avställning ger stöd för avställning inom IFO, Äldreomsorg, Funktionshinder/LSS och Flykting. I en senare version av rutinen kommer även utförarakter och resursregister att ingå. Avställningen görs samordnat från Historik och Treserva. Personens hela ärendestock inom en verksamhetsgren skall vara gallringsmogen i både Historik och Treserva för att avställning skall kunna ske. Avställningsunderlaget plocklistan kan således innehålla ärenden från både Historik och Treserva. I vilken utsträckning Treserva-ärenden förekommer på plocklistan beror på vilket år stadsdelsförvaltningen och verksamhetsgrenen började registrera i Treserva. 4

5 Avställning per SDN Person Verksamhetsgren Avställning från Treserva (inkl Historik) görs per person och verksamhetsgren. Personens samtliga ärenden inom verksamhetsgrenen skall vara gallringsmogna innan avställning kan ske. I Treserva finns följande sex verksamhetsgrenar. IFO FH (funktionshinder) ÄO (äldreomsorg) Flykting Familjerätt Adoption Leverans till Regionarkivet skall ske med ett skikt per verksamhetsgren och nämnd. Ett och samma skikt kan innehålla dossiéer/akter från både Historik och Treserva. Det blir alltså flera skikt ( lådserier ) som levereras från en och samma förvaltning: Ett skikt för FH, ett skikt för Flykting, ett skikt för IFO, ett skikt för ÄO. och för Familjerättsbyrån: Ett skikt för Adoption, ett skikt för Familjerätt. Personlig dossié Till skillnad från tidigare system använder Treserva inga akt- och dossiébegrepp, som t ex akttyp, akt-id och registerledare. För att få en enhetlig struktur anpassas den fysiska arkivbildningen till Treserva: Personlig dossié. Varje huvudperson (ärendebärare) har egen dossié. En huvudperson är alltid sin egen registerledare. En dossié per verksamhetsgren. En och samma person kan ha flera dossiéer. Exempelvis en dossié för IFO och en för FH. Anpassning av arkivstrukturen handlar framför allt om att dela upp SOTIS-dossiéerna, från familjevis till personlig, samt uppdelning per verksamhetsgren. Se avsnittet Praktiska anvisningar 1 Delning av SOTIS-dossié, nedan. Digital avställning Översikt I handboken Treserva Digital Avställning Avställning av socialakter i Göteborgs stad finns detaljerade anvisningar för den digitala avställningen. Avställningsunderlaget den digitala listan tas fram av Regionarkivet. Därefter kan rutinen delas in i följande huvudmoment och översiktliga arbetsflöde för SDF-arkiven. 1. Skriva ut plocklistan. a. Gå till fönstret Bevara/Gallra Ärende och öppna listan. b. Listan öppnas i fönstret Bevara/Gallra Ärende-Lista. c. Sortera listan på ärendebärarens/huvudpersonens personnummer. d. Skriv ut listan. 5

6 2. Utplockning från hyllan a. Plocka ut de akter/dossiéer som redovisas på listan. b. Gör nödvändig dossiédelning per person och verksamhetsgren. c. Notera avvikelser på plocklistan, t ex att den fysiska akten saknas. 3. Boxläggning och packning a. Boxlägg och packa dossiéerna enligt anvisningarna. 4. Registrera avvikelser i den digitala listan Du arbetar med listan i fönstret Bevara/Gallra Ärende-Lista. a. I kolumnen Fysisk akt saknas markerar du ärenden vars fysiska akt saknas i hyllan. Markera samtliga ärenden som ingår i den saknade akten. b. I kolumnen Undantas kan du markera om ett ärende av särskild anledning inte skall avställas, och alltså inte ingå i leveransen till Regionarkivet. Exempelvis om det visar sig att ärendet/akten kommit med i underlaget på felaktiga grunder. 5. Klarmarkera den digitala listan Registrera bevarande När all utplockning är klar och samtliga avvikelser har registrerats skall den digitala listan klarmarkeras, d v s ärendena på listan skall markeras för bevarande. Du arbetar med listan i fönstret Bevara/Gallra Ärende-Lista. a. Markera rutan i fältet Markera/avmarkera alla som bevarade i fönstrets övre del. b. Nu är du klar med din del av arbetet med den digitala listan. Plocklistan Plocklistan är en utskrift av underlaget i bilden Bevara/Gallra-Lista. Listan kan innehålla både Historik- och Treservaärenden, beroende på vilket år förvaltningen började registrera i Treserva. Plocklistan får inte behållas efter genomförd avställning, utan skall biläggas leveransen till Regionarkivet. Nytt för i år är att varje SDF själva skriver ut plocklistan för sina respektive verksamhetsgrenar. Innan listan skrivs ut är det viktigt att den sorteras på ärendebärarens/huvudpersonens personnummer. Det är alltså kolumnen Personnummer längst till vänster som skall sorteras. Så här gör du för att sortera och skriva ut plocklistan Via menyn Genvägar >Gallring på skrivbordet kommer du till fönstret Bevara/Gallra Ärende. Där öppnar du listan genom att markera raden och dubbelklicka, eller markera raden och klicka på knappen Välj. (Det kan ta lite tid att öppna listan) Fönstret Bevara/Gallra-Lista Ärende öppnas. När listan öppnas är den alltid sorterad i namnordning (kolumnen Person) och du måste således sortera om den i personnummerordning (kolumnen Personnummer). Följ sedan nedanstående sju steg: 6

7 1. Sortera listan genom att peka på kolumnrubriken Personnummer. 2. Klicka en gång, så ändrar sig sorteringsordningen till äldst > yngst, d.v.s den äldsta personen kommer överst i listan. (Sorteringsordningen växlar mellan äldst>yngst och yngst>äldst varje gång man klickar på kolumnrubriken) 3. Klicka på knappen Skriv ut lista. Listan öppnas i ett förhandsgranskningsfönster. 4. Klicka på ikonen Skriv ut i verktygsraden 5. Utskriftsdialogen i Windows öppnas. Där väljer Du lämplig skrivare. Kontrollera i skrivarinställningen att det blir en enkelsidig utskrift. 6. Klicka på Skriv ut för att skriva ut. 7. Klicka på knappen Stäng i förhandsgranskningsfönstret för att återgå till fönstret Bevara/Gallra-Lista. Obs! Plocklistan skall bifogas leveransen till Regionarkivet även den innehåller ju uppgifter som fövaltningen inte längre skall ha tillgång till. Tänk även på att eventuella extra exemplar av plocklistan eller enstaka sidor ur den också skall bifogas leveransen. 7

8 Så här ser plocklistan ut när den innehåller både Historik- och Treservaärenden På plocklistan har Treservaärenden följande kännetecken. Raden har vit bakgrund istället för grå. Ingen uppgift i kolumnen Registerledare. Ärendetypen redovisas med små bokstäver. Ingen uppgift i kolumnen Akt. I kolumnen Organisation redovisas den handläggande enheten i klartext. (För Historikärenden redovisas SDN-siffran) Uppgift kan förekomma i kolumnen Resurs/Unresurs. Förklaringar till fälten på plocklistan Personnummer: Person: Registerledare: Öppningsdatum: Avslutsdatum: Huvudpersonens (ärendebärarens) personnummer. Huvudpersonens (ärendebärarens) namn. Registerledarens personnummer. Fältet används endast för Historik-ärenden. Ärendets startdatum. Ärendets avslutsdatum. 8

9 Ärendetyp: Akt: Organisation: Undantas: Bör bevaras: Regel: Bevarat: Raderat: Resurs: Typ av ärende. Akt-id för den personakt som ärendet tillhör. Fältet används endast för Historik-ärenden. Den organisatoriska enhet där ärendet avslutades. För Historikärenden redovisas SDN-numret. Fältet är inte en markering av formellt undantag från gallring, utan är en möjlighet att av något skäl undanta ett ärende från avställning och radering ur Treserva/Historik. Markerad ruta innebär att ärendet föreslås för bevarande enligt gällande gallringsregler i SoL, SoF samt LSS med förordning. Markeringen finns på samtliga ärenden eftersom Göteborg är en av de kommuner som skall bevara alla personakter oavsett födelsetid. Regel för undantag Anger vilken typ av undantag ärendet utgör. Regonalt urval / Geografiskt urval = Alla personakter, oavsett födelsetid, skall bevaras för forskningens behov. Adoption = Av rättssäkerhetskäl skall handlingar rörande utredning om adoption undantas från gallring i samtliga kommuner. Faderskap/Föräldraskap = Av rättssäkerhetskäl skall handlingar rörande utredning om faderskap /föräldraskap undantas från gallring i samtliga kommuner. Placering = Av rättssäkerhetskäl skall handlingar rörande placering av barn utanför det egna hemmet undantas från gallring i samtliga kommuner. Rutan markeras automatiskt när ärendet har markerats som bevarat i fönstret Bevara, eller genom att rutan Markera/avmarkera alla som bevarade har markerats i bilden Bevara/Gallra-Lista. Samtliga ärenden på listan, utom dem som markerats med Undantas, har en bock i rutan om listan skrivs ut efter att radering har genomförts i Treserva och Historik. Namn på en resurs på överordnad nivå som finns registrerad inom familjehem/kontaktpersoner eller institutioner/öppenvård. Om personen har haft flera olika resurser visas resursen för den senaste genomförandeperioden. 9

10 Underresurs: Namn på en resurs på underordnad nivå som finns registrerad inom familjehem/kontaktpersoner eller institutioner/öppenvård. Om personen har haft flera olika resurser visas resursen för den senaste genomförandeperioden. Undantag från avställning I det digitala underlaget och på den utskrivna plocklistan anges undantagen i kolumnen Regel. Obs! Ärenden (läs: Dossiéer) som innehåller undantagskriterium (faderskap, adoption, placering) kommer ej med i underlaget direkt när gallringsmognad inträder, utan först när ålderskriteriet är uppfyllt - för närvarande 25 år. Utredning om faderskap, eller föräldraskap enl 1 kap 9 Föräldrabalken. Historik: U-akten innehåller beslut om faderskap/föräldraskap. (Ärendekod 60, 62, 63) Treserva: Ärendetyp Faderskap Föräldraskap Ärendet kommer med i underlaget när personen fyllt 25 år, och akten/akterna skall avställas. Utredning om adoption Historik: A-akten innehåller beslut om adoption. (Ärendekod 70, 72-77) Treserva: Händelsetyp Adoption, Uppföljningsraport, respektive beslutstyp Samtycke fortsatt adoptionsff 6:14 SoL har markerats för bevarande. Ärendet kommer med i underlaget när personen fyllt 25 år, och akten/akterna skall avställas. Placering av barn Historik: 10-ärendet innehåller beslut avseende placering av barn utanför det egna hemmet. (Familjehem, HVB-hem, 12-hem). Alternativt, för äldre ärenden: I-akten har förvaringskod xxa999. (T ex 01A999) Treserva: Aktuella genomförandeformer har markerats för bevarande. Ärendet kommer med i underlaget när personen fyllt 25 år, och akten/akterna skall avställas. Underlaget för avställning kommer fortsättningsvis att sammanställs under andra halvan av januari månad, vilket eliminerar risken för återaktualisering inom femårsfristen. 10

11 Praktiska anvisningar 1 Delning av SOTIS-dossié I och med att avställningen numera sker från Treserva tillkommer ett moment i hanteringen av SOTIS-akterna/-dossiéerna. Det beror på att avställningen, även från Historik, utgår från de förutsättningar som gäller i Treserva: Avställning per person och verksamhetsgren. Personliga dossiéer varje huvudperson (ärendebärare) har egen dossié, och är sin egen registerledare. Dossié läggs upp för varje verksamhetsgren. En och samma person kan således ha flera dossiéer t ex en för IFO och en för ÄO. Leverans till Regionarkivet sker med en svit per verksamhetsgren. Dessa nya förutsättningar innebär att familjevisa SOTIS-dossiéer som innehåller en eller flera gallringsmogna akter behöver delas upp i samband med utplockningen. Varje aktbärare skall ha sin egen dossié per verksamhetsgren. Det är lämpligt att dossién i sin helhet delas upp vid utplockningstillfället, även om inte alla akter i ursprungsdossién är gallringsmogna. Anvisningar för delning av dossié SOTIS-dossié som endast innehåller akter för en person (= en ärendebärare) 1. Fördela aktbeståndet på verksamhetsgren 2. Gör en dossié för varje verksamhetsgren 3. Infoga varje akt i den dossié vars verksamhetsgren akten tillhör 4. Gallringsmogen dossié infogas i sin leveranssvit, och eventuell icke gallringsmogen dossié insorteras i hyllan Om personen endast förekommer i en verksamhetsgren, behöver naturligtvis ingen uppdelning göras! SOTIS-dossié som innehåller akter för flera personer (= flera ärendebärare) 1. Fördela dossiéns aktbestånd på aktbärare 2. Fördela varje aktbärares akter på verksamhetsgren 3. Gör en dossié för varje verksamhetsgren där aktbäraren förekommer 4. Infoga respektive aktbärares akter i den dossié vars verksamhetsgren akten tillhör 5. Gallringsmogna dossiéer infogas i sina leveransskikt, och eventuella icke gallringsmogna dossiéer insorteras i hyllan Uppdelning av en SOTIS-dossié med flera aktbärare (familjedossié) innebär att respektive nybildad dossié får ny registerledare, d v s aktbärarens personnummer. Därmed uppstår en avvikelse gentemot Historik, som ju inte kan uppdateras. Om en dossié inte kan återfinnas på den registerledare som anges i Historik, får det således förutsättas att den angivna ursprungsdossién har delats upp. Praktiska anvisningar 2 Hantering av avvikelser Observera att justeringar av underlaget alltid skall anges på plocklistan eller särskilt avsedd blankett även i de fall uppdatering görs i Treserva. 11

12 Manuell registrering av undantag Ärendestock som innehåller undantagskriterium (faderskap, adoption, placering) kommer ej med i underlaget direkt när gallringsmognad inträder, utan först när ålderskriteriet är uppfyllt, och det är dags att avställa. För närvarande innebär ålderskriteriet att personen skall ha fyllt 25 år. Det går ej att manuellt åsätta eller ta bort undantagsmarkering på ett ärende i underlaget. Om det finns särskild anledning att undanta ärende från avställning och leverans. Treserva: Bocka i rutan i kolumnen Undantas. Gör en markering för varje ärende i akten/akterna. Plocklistan: Ange Undantas på raden för varje ärende i akten/akterna. Om akten eller dossién saknas i hyllan Ärendet/ärendena finns med på plocklistan men saknas i hyllan. Treserva: Bocka i rutan i kolumnen Fysisk akt saknas. Gör en markering för varje ärende i akten/akterna. Plocklistan: Ange xxaxxx (t ex 01AXXX) på raden för varje ärende i den saknade akten/akterna. Om endast del av befintlig akt saknas Treserva: --- Plocklistan: --- Blankett: När enstaka handlingar saknas i en akt skall blanketten Saknade handlingar ifyllas. Blanketten viks på mitten, med texten utåt, och instoppas som försättsblad i akten. Om tidigare saknad akt återfinns Treserva: --- Plocklistan: --- Blankett: Akter som saknats vid tidigare avställning, men återfunnits, förtecknas på blanketten Återfunna personakter. Obs! Dessa akter skall levereras i en separat svit för akter som saknas i systemet/leveransfilen. Akter som saknas på plocklistan, men som förekommer fysiskt och har sista ärendeavslut 2008 eller tidigare Obs! Avlidna personers akter, avslutade senare än 2008, skall inte levereras nu, utan först när akterna är gallringsmogna 12

13 Kontrollera om personen har förekomst i Historik eller Treserva och/eller om personen har fysisk dossié inom samma verksamhetsgren som den upphittade akten. Om så är fallet kontakta Regionarkivet. (Kontaktuppgifter sid 21) Om personen saknar förekomst i systemet och fysisk dossié inom samma verksamhetsgren som den upphittade akten: Treserva: --- Plocklistan: --- Blankett: Akter som saknats vid tidigare avställning, men återfunnits, förtecknas på blanketten Återfunna personakter. Obs! Dessa akter skall levereras i ett separat skikt för akter som saknas i systemet/leveransfilen Felaktiga uppgifter: Datum för ärendestart och avslut Gäller om uppgifterna på plocklistan är felaktiga. Treserva: --- Plocklistan: --- Blankett: Korrekta uppgifter anges på blanketten Rättning av felaktiga uppgifter avs ärendestart och -avslut. Skyddade personuppgifter Generellt gäller att fysiska akter avseende personer som är skyddade, eller kan antas vara skyddade, vid avställningstillfället skall levereras åtskilt från huvudleveransen. Akterna överlämnas personligen av särskilt utsedd personal från stadsdelsförvaltningen, efter överenskommelse med Regionarkivet. Leveransen av skyddade akter behöver delas upp i två sviter. 1. Svit för akter vilkas ärenden har hanterats i systemet och som därmed förekommer i den digitala leveransfilen. 2. Svit för akter vilkas ärenden har hanterats utanför systemet och därför inte förekommer i systemet. I övrigt gäller följande för akter avseende skyddade personer. Ärenden som har hanterats utanför systemet (Treserva eller webbsotis) Den manuellt upprättade akten bör förvaras åtskilt från förvaltningens övriga aktbestånd, även efter att skyddet upphört. Om personen, efter att skyddet upphört, blir aktualiserad i systemet skall den gamla, manuella akten, hållas åtskild från den nya akten. Bevakningen av gallringsmognad för den manuella akten får göras manuellt. Om personen fortfarande är skyddad/antas vara skyddad vid avställningstillfället skall den manuella akten levereras åtskilt från huvudleveransen. (Se ovan) Om skyddet har upphört vid avställningstillfället skall den manuella akten ingå i huvudleveransen, och i den särskilda sviten för akter som saknas i systemet. 13

14 Ärenden som har hanterats i systemet (Treserva eller webbsotis) Hela den fysiska dossién bör förvaras åtskilt från förvaltningens övriga bestånd så länge skyddet pågår. När skyddet upphör kan dossién infogas i det övriga beståndet. Om personen fortfarande är skyddad/antas vara skyddad vid avställningstillfället skall den fysiska dossién levereras åtskilt från huvudleveransen. (Se ovan) Om skyddet har upphört vid avställningstillfället skall den fysiska dossién ingå i huvudleveransen. Akter från enskild verksamhet Den 1 april 2008 trädde vissa ändringar i SoL och LSS i kraft se SoL 7 kap 3 och 3 a och socialtjänstförordningen 7 kap 2 samt LSS 23 a och 23 b och förordningen om stöd och service till vissa funktionshindrade 12. Dessa ändringar innebär att handlingar som tillhör personakter i enskild verksamhet i bland andra Göteborgs kommun skall överlämnas till den kommun som beslutat om insatsen. Överlämnandet skall enligt huvudregeln ske två år efter senaste anteckning. När akter från enskild verksamhet kommer in till socialtjänstens arkiv skall dessa sorteras in i respektive klients dossié. Akten från enskild verksamhet skall ligga i dossién i ett eget aktomslag så att den inte blandas ihop med övriga handlingar i dossién. Akter från kommunala verksamheter som är utförare Om det är en nämnd som beslutar om en insats och det är en annan nämnd som genomför insatsen skall även den nämnd som genomför insatsen upprätta en egen personakt angående klienten. Klienten får alltså en akt hos den beslutande nämnden, där den information utföraren bedömer att den beslutande nämnden skall få översänt till sig kommer att ingå, och en komplett akt hos utföraren. Mer om detta finns att läsa i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd, SOSFS 2006:5. Ett problem när det gäller avställningsrutinen är att det finns verksamheter i Göteborgs Stad som är utförare, men som ännu inte har möjlighet att registrera sina akter i Treserva. Man måste när det gäller utförarakter från kommunala verksamheter manuellt hålla reda på när avställningsmognaden inträder, eftersom inga utförarakter alls än så länge kommer med på några plocklistor. Akter från varje utförare, vars verksamhet ingår i en stadsdelsnämnd, skall, när det är dags, levereras separat och var för sig från den stadsdelsnämnd, som är huvudman för respektive utförare, till Regionarkivet. En del utförare har inte bara pappershandlingar, utan använder också andra datasystem än Treserva för att lagra information om klienterna. Det är viktigt att man inte bara levererar pappershandlingar till Regionarkivet, utan också kontrollerar om akterna har digitala delar. Kontakta Regionarkivet om ni har sådana andra datasystem som ni skall leverera uppgifter ur! (Läs mer nedan i styckena Handlingar som finns digitalt ) 14

15 Förbereda dossiéer inför leverans Observera att dossiéerna skall sorteras ihop i personnummerordning på huvudpersonens (ärendebärarens) personnummer i en serie per verksamhetsgren. kontrollera att ni hittat och sorterat ihop allt som skall ingå i samma box innan ni börjar fylla den. Kanske står sådant som skall sorteras ihop före leverans i olika arkivlokaler eller på olika hyllor hos er? för er som arbetar i en stadsdelsnämnd, som består av tidigare stadsdelsnämnder som slagits samman, betraktar vi de akter/dossiéer ni nu har kvar som införlivade i den nuvarande stadsdelsnämndens arkiv. Dossiéer från de gamla stadsdelsnämnderna skall alltså vara ihopsorterade vid leverans. Enda uppdelningen är som sagts ovan per verksamhetsgren. Arkivboxar, dossiéomslag och aktomslag Personakterna /dossiéerna, som finns med på plocklistan, skall levereras i personnummerordning i aktomslag och arkivboxar. Om en dossié är tjock och behöver delas upp använd flera aktomslag och sedan ett aktomslag runt allt som rör samma person. Aktomslagen märks med personnummer som skrivs med arkivbeständig bläck- eller kulspetspenna uppe i högra hörnet, så att det går lätt att leta fram rätt akt/dossié i boxen. Arkivboxarna skall vara välfyllda utan att bågna (halvtomma arkivboxar tar för mycket plats på våra hyllor samt deformerar handlingarna). Det går bra att packa flera tunna dossiéer i samma box så länge hela leveransen är i personnummerordning. En riktigt tjock dossié kan behöva delas upp på flera boxar. Det skall alltid vara ett aktomslag runt handlingarna innan de läggs i boxen, även när det bara är en dossié i boxen. Boxarna märks med förvaltningens namn, verksamhetens namn samt första och sista födelsedatum i boxen. När man levererar personakter/dossiéer inom socialtjänsten skall man skriva på en av boxens kortsidor. Använd mjuk blyertspenna till detta. Gamla upphittade akter/dossiéer, som inte finns med på plocklistan och som borde varit levererade tidigare levereras i en svit för sig, och de skall som vanligt levereras i dossiéomslag med flikar vid kortändorna som håller handlingarna på plats och som går att ställa direkt på hyllan. Tänk på att alltid ha handlingarna i ett aktomslag, som skyddar dem mot pappen i dossiéomslaget. Personnummer och namn skrivs med arkivbeständig penna på dossiéomslaget. Finns redan etiketter med namn och personnummer klistrade på dossiéomslagen, går det bra att leverera dem så. Finns det någon särskilt tjock dossié bland dessa gamla akter kan den läggas i en arkivbox förutsatt att den fyller boxen väl utan att denna bågnar. Om du hittar lösa gamla papper som utgör en akt/dossié, skall du lägga dem i ett dossiéomslag i enlighet med ovanstående stycke. Gallring Inga gallringsbara handlingar får överlämnas till Regionarkivet. Handläggaren ansvarar för att handlingar av tillfällig eller av uppenbart ringa betydelse gallras ur 15

16 personakten/dossién vid arkivering. Övriga handlingar som enligt dokumenthanteringsplanen får gallras skall plockas ur akterna/dossiéerna före leverans och därefter finnas kvar ute på förvaltningarna till dess att gallringsfristen har uppnåtts. Detta gäller till exempel viss ekonomisk redovisning i förmedlingsärenden. (Se även rensning). Rensning Innan akterna/dossiéerna överlämnas till Regionarkivet ska de även rensas från kladdar, arbetsmaterial, dublettkopior, överexemplar, tomma blanketter, tillfälliga noteringar och referensinformation som inte tillför sakuppgift till ärendet. Dessutom ska metall och plast, såsom gem och plastfickor, tas bort eftersom det annars kan förstöra papperet på längre sikt. (Det är dock inte nödvändigt att ta bort häftklamrar!) Plastfickorna skall ersättas av aktomslag. Det skall vidare inte finnas några post-itlappar på handlingar, arkivboxar, dossié- eller aktomslag. Kopiera post-it-lappen om den innehåller värdefull information, och spara kopian. Finns information (som hör till personakten/dossién) på CD- eller DVD-skivor eller på andra databärare som inte består av papper, så skall dessa plockas ur ärendet och förvaras skilt från pappershandlingarna i akten/dossién. Inför leveransen skall databärarna läggas i smala arkivboxar. Dessa boxar med databärare på annat medium än papper skall levereras separat. (Se nedan under rubrik Handlingar som finns digitalt ). Handlingar som finns digitalt När information skapats i digital form är utgångspunkten att bevara i digital form. I allmänhet behöver man därför inte skriva ut den information som finns i sin fullständiga form i webbsotis eller Treserva. Detta gäller till exempel även journalbladen. Trots att all överföring som medför informationsförluster för användaren ses som gallring, kan analog arkivering genom utskrift av digitala handlingar på papper ändå ibland vara motiverad till exempel om den digitala långtidslagringen inte är säkerställd. Enligt gallringsbeslut Gallring i Göteborgs stad av handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse (Servicenämndens beslut , 92 ) får exempelvis följande handlingar som är av tillfällig betydelse gallras genom att innehållet har överförts till nya databärare eller genom att handlingarna på annat sätt har ersatts av nya handlingar: Handling som inkommit till eller expedierats från myndigheten i elektronisk form, till exempel e-post, raderas om handlingen har överförts till annat format eller annan databärare, till exempel genom utskrift på papper. En förutsättning är att överföringen endast har medfört ringa förlust. För att förlusten skall anses ringa, krävs att handlingen inte är autenticerad (äkthetsgaranterad) genom elektronisk signatur eller motsvarande. Den får inte heller vara strukturerad på ett sådant sätt att betydande bearbetningsmöjligheter går förlorade. Handling som inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande, och som tillfört ett ärende sakuppgift, raderas 16

17 under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts övriga handlingar i ärendet. Information på USB, CD-/DVD-skivor etc skall i mesta möjliga mån skrivas ut på papper och sorteras in i respektive akt/dossié. Är detta inte möjligt till exempel på grund av att den digitala informationen är så strukturerad att betydande bearbetningsmöjligheter därmed skulle gå förlorade (se ovan) skall nedanstående anvisningar för handlingar i personakter/dossiéer upprättade på annat än papper följas: CD/DVD-skivor, USB-minnen, videoband, kassetter, negativ, bilagor till akter i form av föremål och andra databärare som inte består av papper, ska förvaras skilt från pappershandlingarna i akten/dossién. Obs! Finns informationen (som skall bevaras) på USB-minne skall informationen antingen skrivas ut på papper eller överföras till och sparas på CD-R eller DVD-Rskivor så tidigt som möjligt när ärendet är avslutat. USB-minnen är inte lämpliga för långtidsförvaring och informationen skall vara överförd till annat medium före leverans till Regionarkivet! Checklista för överlämnade (leverans) av handlingar i personakter/dossiéer upprättade på annat än papper 1. Gör en notering i Treserva, där det framgår att det finns fler handlingar i akten/dossién på annat medium än papper och i IT-stödet. 2. Lägg ett papper i den fysiska akten/dossién, där det framgår att det finns fler handlingar i akten/dossién på annat medium, hänvisa även till förteckningen (se punkt 6). 3. Informationsbärarna läggs i smala arkivboxar. 4. På varje arkivbox anges vilken förvaltning, t ex vilken SDN, den kommer ifrån, vilken verksamhetsgren, ärendebärarens/ärendebärarnas personnummer (om till exempel information som hör till flera ärenden bränts på samma CD-skiva), vilket år den levererats samt att arkivboxen innehåller till exempel CD-skivor och/eller DVD-skivor alternativt andra databärare annat än papper. 5. Dessa boxar skall levereras separat. 6. Bifoga ovan nämnda förteckning över de CD- eller DVD-skivor etc som överlämnas. Regionarkivet har gett ut en broschyr som heter Att framställa och lagra elektroniska handlingar. Den finns också tillgänglig på Regionarkivets hemsida. Följ anvisningarna i denna när det gäller filformat, framställning och förvaring av CD-skivor med mera. Packa och märka flyttlådor Använd vanliga flyttlådor (med hål för händerna), som inte behöver tejpas i botten för att hålla. Arkivboxarna innehållande akter/dossiéer packas i lådorna i personnummerordning från vänster till höger börja från vänster med boxar angående de äldsta personerna. Packa bara en rad i varje låda. Akter angående personer födda på 1900-talet sorteras in före dem som är födda på 2000-talet. 17

18 Akter/dossiéer packas i en serie i personnummerordning per verksamhetsgren, allt från IFO i en serie, allt från ÄO i en serie etc. Dossiéomslagen med gamla akter packas för sig i en egen personnummerordning från vänster till höger. Akter/dossiéer angående personer födda på 1900-talet sorteras in före dem som är födda på 2000-talet. Lägg dossiéerna med ryggen nedåt. Flyttlådorna skall numreras, märkas med stadsdelsnämndens namn, verksamhetsgren samt födelseår för de personer som har den första respektive sista akten/dossién i lådan (skriv inte ut hela personnummer). Skriv stort och tydligt på papper i minst A5-format, vilka fästs på lådorna. Rör det sig om gamla akter/dossiéer (som ej finns på plocklistan) alternativt arkivboxar med CD-skivor etc skall även det anges när lådorna märks. Leverans till Regionarkivet Alla plocklistor skickas med leveransen till Regionarkivet. Du skall inte behålla en kopia av listan. Socialtjänstlagens mening är att socialtjänsten inte skall veta att de avställda akterna funnits. Ordentliga reversal (kvitton), av vilka det framgår varifrån akterna/dossiéerna kommer (det vill säga vilken SDN och verksamhetsgren), vem som skickat dem (ansvarig för överlämnandet), flyttlådornas nummer samt födelseår (ej personnummer) för de personer som har den första respektive sista akten/dossién i varje låda, skall medfölja leveransen till Regionarkivet. Det är bra om du levererar akterna så snart som möjligt. Hör av dig till Regionarkivet och boka tid för när leverans skall ske. Detta är mycket viktigt så personal är på plats och kan ta emot leveransen! Leveransen till Regionarkivet skall ske under betryggande former flyttlådorna får inte stå öppet eller obevakat så att obehöriga kan få tillgång till innehållet. Se även Checklista vid packning av socialakter. Får socialtjänsten tillgång till akterna efter överlämnande till Regionarkivet? Akterna är undantagna från gallring och ska bevaras hos Regionarkivet för forskningens behov. Sekretess gäller mellan kommunala myndigheter, såväl som mellan kommunala myndigheter och allmänheten, för uppgifter om enskilds personliga förhållande (se offentlighets- och sekretesslagen 26 kap 1 ). Den överlämnande myndigheten har därför endast tillgång till akterna om det enligt offentlighets- och sekretesslagen står klart att uppgifterna kan röjas utan att den enskilde eller någon för honom eller henne närstående lider men. 18

19 Gallringsbeslut och dokumenthanteringsplan Handlingar som är inkomna eller upprättade och förvarade på en myndighet är allmänna handlingar. De allmänna handlingarna kan antingen vara offentliga eller hemliga/sekretessbelagda eller innehålla både offentliga och sekretessbelagda uppgifter. Observera att inga allmänna handlingar får förstöras utan att man har ett formellt gallringsbeslut! Dokumenthanteringsplanen styr bland annat bevarande och gallring. Av planen framgår vilka handlingar som får gallras (det vill säga förstöras/raderas) och vilka som skall bevaras, t ex i socialtjänstens personakter. Socialtjänsten i Göteborgs stad ska tillämpa följande gemensamma gallringsbeslut/dokumenthanteringsplaner: Gemensam dokumenthanteringsplan för stadsdelsnämnder i Göteborgs stad (arkivnämndens beslut , 38, dnr 134/11 73). Gallring i Göteborgs stad av handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse (servicenämndens beslut , 92 ). Gemensamt gallringsbeslut för handlingar som är av tillfällig och ringa betydelse och dokumenthanteringsplanen för Göteborgs stadsdelsnämnder finns på Regionarkivets hemsida under rubriken Tillsyn och rådgivning. Klicka sedan på Styrande dokument och därefter på För myndigheter i Göteborgs Stad. Länk till Regionarkivets hemsida: Arkivansvarig Varje förvaltning skall ha en arkivansvarig. Om du har frågor om hur du ska tolka dokumenthanteringsplanen, inte har tillgång till den eller om du har övriga frågor om arkiv- och dokumenthantering på din arbetsplats bör du i första hand kontakta arkivansvarig. Informera arkivansvarig om du upptäcker handlingstyper som saknas i den dokumenthanteringsplan som gäller för din verksamhet. På så sätt kan planen förbättras vid nästa revidering. 19

20 Checklista vid packning av personakter/dossiéer inom socialtjänsten Akter/dossiéer ligger i arkivboxar. Arkivboxen skall vara välfylld (halvtomma arkivboxar tar för mycket plats samt deformerar handlingarna). Inga plastfickor eller gem. Använd aktomslag för att dela upp arkivboxens innehåll i olika akter/dossiéer och för att skydda handlingarna. Inga post-itlappar på handlingar, aktomslag och arkivboxar. Personnummer skrivs uppe i högra hörnet på aktomslagen (arkivbeständig bläck- eller kulspetspenna). En av kortsidorna på arkivboxen märks med förvaltning, verksamhet, första och sista födelsedatum i boxen (mjuk blyertspenna). Akterna/dossiéerna ligger i personnummerordning, i en serie per verksamhetsgren. Akter angående personer födda på 1900-talet sorteras in före dem födda på 2000-talet. Lämpliga flyttlådor används. I flyttlådan är arkivboxarna väl packade i en rad från vänster till höger. (Det skall inte ligga fler boxar ovanpå, då lådan kan bli för tung och/eller rörig.) Akter/dossiéer avslutade 2008 eller tidigare som inte finns med på plocklistan levereras separat och i dossiéomslag med flikar vid kortändorna. Dossiéomslagen är märkta med personnummer. Handlingar i dossién skyddas av aktomslag. Enstaka särskilt tjocka akter kan läggas i arkivboxar (förutsatt att de fyller arkivboxarna väl utan att de bågnar). Information som lagrats på CD, DVD eller andra databärare skall läggas i smala arkivboxar och märkas enligt anvisningar i detta dokument. Arkivboxar skall levereras separat. (Obs! USB-minnen får aldrig användas för långtidsförvaring eller levereras.) Flyttlådorna är märkta med stadsdelsnämndens namn, verksamhetsgren samt födelseår (inte hela personnummer) för de personer som har första respektive sista akten/dossién i lådan. Lådorna skall vara numrerade. Uppgifterna finns på ett papper i minst A5-format, vilket fästs på lådan. Om leveransen inkluderar gamla akter/dossiéer (som ej finns på plocklistan) eller boxar med CD-skivor etc skall även det framgå av flyttlådornas märkning. Leveransreversal och plocklista skickas med leveransen. Det skall också bifogas en förteckning över de akter som levereras separat (d v s gamla akter/dosiéer som missats i tidigare leveranser samt över eventuella arkivboxar med CDskivor etc). 20

21 Hör av er till Regionarkivet och boka tid för när (leveransen) överlämnandet skall ske. Leveransen skall ske under betryggande former så att obehöriga inte får tillgång till handlingarna. Kontaktuppgifter Frågor som rör packningen och den fysiska leveransen av personakterna/dossiéerna besvaras av Katarina Lennartsson, tfn , E-post: Frågor som rör plocklistan och Treserva avställningsrutin besvaras av Christer Hjärpe, tfn , E-post: 21

22 Liten arkivordlista Akt = sammanhållna handlingar i ett och samma ärende (se även Dossié) (I SOTIS terminologi kan samma akt innehålla flera ärenden om samma person) Aktomslag = förvaringsmedel, bestående av papper eller papp, som omsluter och avskiljer handlingar* (se även Dossiéomslag) Arkiv = bestånd av handlingar/uppgifter som har tillkommit i en myndighets verksamhet och som har arkiverats Arkivansvarig = person som formellt ansvarar för arkivverksamheten vid en myndighet (t.ex. stadsdelsnämnd) Arkivbildare = varje förvaltning, bolag eller stiftelse genom vars verksamhet ett arkiv uppstår Arkivbildning = ett arkivs successiva framväxt genom att handlingar kontinuerligt förs samman i planerad och strukturerad form Arkivbox = förvaringsmedel för arkivhandlingar i form av box med flik, lock eller annan tillslutsanordning avsedd att ge skydd åt handlingar (tillverkad av syrafri kartong)* Arkivmyndighet = Myndighet som har att utöva tillsyn gentemot andra myndigheters arkivfunktion och arkivbildning Arkivera = tillföra arkivet handlingar/uppgifter Arkivläggning = Placering av handlingar i en viss förutbestämd ordning sedan ett ärende avslutats Avställa = rutin att plocka ut information ur det system där den finns och spara den i ett sådant format att den kan läsas under en överskådlig framtid eller att ta ut inaktuella pappershandlingar som redan givits en bestämd ordning, för att ge dem en annan ordning för långtidsbevarande Bevara = handlingen skall bevaras för all framtid Dokumenthanteringsplan = styrinstrument för arkivbildning hos en arkivbildare, innehåller vägledande uppgifter om bl.a. arkivläggning och gallring Dossié = sammanhållna handlingar eller akter i samma ämne under en längre tidsrymd. En dossié kan innehålla flera akter (se även Akt) Dossiéomslag = förvaringsmedel, bestående av papper eller papp, som omsluter och avskiljer handlingar eller akter under en längre tidsrymd. Obs! De dossiéomslag som stadsdelsförvaltningarna vanligen använder uppfyller inte arkivkravet för förvaringsmedel för handlingar på papper därför skall inneliggande handlingar förvaras i ett aktomslag av papper som uppfyller kravet i Svensk Standard SS :2004, utgåva 2 (se även aktomslag) Gallra = förstöra/radera allmänna handlingar/uppgifter (omöjligt att återskapa) enligt ett i förväg fattat gallringsbeslut/dokumenthanteringsplan (se även Rensa) Gallringsbeslut = Formellt beslut om vad som får gallras i ett arkiv och under vilka former det skall ske. I Göteborgs stad fattas gallringsbeslut vanligen i form av en dokumenthanteringsplan Gallringsfrist = Tidsrymd mellan gallringsbeslut och verkställande av gallring Leveransreversal = följesedel vid leverans av arkivhandlingar Leverera = att fysiskt överföra arkivhandlingar (hela eller delar av arkiv) till centralarkiv eller arkivmyndighet (se även Överlämna) Rensa = avskilja sådana handlingar/uppgifter som inte är allmänna och som inte skall arkiveras (se även Gallra) 22

23 Sekretess = Begränsning av rätten att ta del av allmän handling regleras i tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen Överlämna = att formellt överföra ansvar för arkiv (se även Leverera) * På Regionarkivets hemsida finns listor över arkivprodukter för myndigheter inom Göteborgs stad. 23