Hemtjänst utan papper och penna - går det?

Transkript

1 Slutrapport 1. Hemtjänst utan papper och penna - går det? Upprättad

2 Innehåll Sammanfattning... 5 Web version... 7 Hemtjänst utan papper och penna - går det?... 7 En helhetslösning är drömmen... 7 Men kraven är många... 7 När användarna kommer till tals behöver systemutvecklarna lyssna... 8 Och så här skulle resultatet kunna bli... 8 Nu går arbetet vidare... 8 Ordförklaring... 9 Inledning Problemformulering Syfte och mål med förstudien Nulägesinventering Vad händer nationellt? eförvaltning E-delegationen Sambruk Nationell e-hälsa (f.d. Nationell IT-strategi) CeHis Nationellt fackspråk för vård och omsorg Outsourcing Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 2

3 Implementering av IT inom vård och omsorg Vad vill pensionärerna ha? Vad händer regionalt i Halland? Regional handlingsplan Hemtjänst i Halland State of market marknadsinventering Fördelar respektive nackdelar med dagens system? Utbud av vård- och omsorgssystem samt digitala nyckellösningar Företag och produkter Vilka system används i Hallands kommuner State of art forskning Forskning inom området äldreomsorg Forskning rörande IT-implementering i vård och omsorg Verksamhetsutveckling Checklista vid implementering av nya system Metodbeskrivning Projektplan Resultat Önskemål från kommunerna vad finns det för lösning? Så påverkas hemtjänsten av olika faktorer och beslut Behov från administrativ personal Övriga resultat från workshopen Diskussion Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 3

4 Förslag till åtgärder Samverkan Gemensam terminologi Politisk samverkan Gemensamma upphandlingar Verksamhetsutveckling Affärsmodeller Metod för implementering av IT-system Kvalitetssäkring Vad behöver vi i framtiden IT stöd för hemtjänstpersonal Framtida projektidéer Tillväxt Spin-off effekter... Fel! Bokmärket är inte definierat. Slutord Referenslista Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 4

5 Sammanfattning När man som äldre tar en första kontakt med kommunens äldreomsorg är det många kommunikationsprocesser som startar, beslut fattas, insatser skall planeras och genomföras, insatserna skall debiteras och personalen skall ha sin lön och så vidare. Det finns idag inget heltäckande IT-system för hemtjänsten utan man har många isolerade systemlösningar som inte alltid kan integreras med varandra. Alla halländska kommuners social/hemvårdsförvaltningar upplever samstämmigt problemet med floran av olika administrativa system. De efterlyser ett integrerat system som hjälper till att kvalitetssäkra hela omvårdnadsprocessen från beslut till genomförande. För kommunerna är införandet av nya system en kritisk faktor. Säkerhet och integritet är centrala frågor, men detta kan försvåra informationsutbytet. Systemet skall bland annat vara smidigt och kostnadseffektivt, det skall stötta det dagliga arbetet och uppföljning, samt möjliggöra mobil social dokumentation. Det är också viktigt att ha en bra dialog och ett samarbete mellan beställare, användare och leverantörer av IT-systemen. Syftet med den förstudie som Hälsoteknikcentrum genomfört kan förenklat sägas vara att få en överblick över vilka administrativa system kommunerna använder och hur väl systemen korresponderar mot kommunernas behov, samt ange eventuella utvecklingsmöjligheter. Förstudien omfattar såväl omvårdnadspersonalens som den administrativa personalens arbete och rutiner. Under förstudiens genomförande har en bild av hemtjänstorganisationen successivt vuxit fram, där man tydligt kan se vilken komplex verksamhet det är. Komplexiteten gör det enklare att förstå varför man använder så många system. Genom litteraturstudier har de många yttre och inre faktorerna som påverkar hemtjänsten lyfts fram. Här visas att hemtjänstgruppen som slutligen är utförare av uppgifterna, påverkas av bland annat regering, kommunpolitiker och kommuninvånare och många, många fler. I detta korsdrag är det svårt att få en samstämmig bild av hemtjänstens arbete och ibland tvingas personalen att tänja på gränserna för att klara av att utföra omvårdnadsuppgiften på bästa sätt. I förstudien har Hälsoteknikcentrum genomfört en serie workshops där man belyst vilka problem och möjligheter som olika personalgrupper stöter på. De arbetsgrupper som kommit till tals vid dessa tillfällen är bland annat hemtjänstpersonal, enhetschef, IT-utvecklare, arbetsterapeut, sjukgymnast, biståndshandläggare och sjuksköterska från fyra av sex kommuner i Halland. Vid workshoptillfällena kartlade man det informationsflöde som sker efter en första kontakt med kommunen. Många nya idéer och förslag på lösningar kom fram, och deltagarna under de här två tillfällena, var oerhört kreativa och måna om att det behöver ske förändringar på området. Förstudien har även kartlagt vilka systemlösningar som finns i Halland idag, samt studerat arbetsprocessen i hemtjänsten. Man har även schematiskt svarat på frågor om var kommunikationsproblemen i Hallands kommuner uppstår. Vidare har Hälsoteknikcentrum tagit hjälp av ett IT-konsultföretag för att undersöka om det finns en möjlig lösning inom räckhåll. Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 5

6 Resultaten från förstudien visar på flera olika saker, bland annat att det finns ett faktiskt behov av att hitta nya lösningar och att en helhetslösning skulle kunna innebära kostnadseffektivisering för kommunerna samt större flexibilitet i organisationerna. Hemtjänstens verksamhet är i ständig förändring och resultatet i förstudien får därför ses som en schematisk bild av Hallands hemtjänst idag. Litteraturstudierna visar att det händer oerhört mycket inom området runt om i landet. Man arbetar bland annat med handlingsplaner utifrån Nationell e-hälsa (f.d nationella IT-strategin) som regeringen tagit fram. Kommuner och landsting runt om i landet har bildat nätverk för att se om man kan finna lösning på problemet. Resultatet från förstudien diskuterades med IT-konsulter som visade att man kan lösa problemet med hjälp av en öppen teknisk plattform. Den möjligheten vill Hälsoteknikcentrum Halland tillsammans med Hallands kommuner och några företag inom området, undersöka vidare i ett utvecklingsprojekt. Ett resultat av ett sådant utvecklingsprojekt kan vara exempelvis en prototyp till ett heltäckande system. En öppen teknisk plattform skulle innebära stora innovativa möjligheter för etablerade och nystartade företag och därmed leda till ökad tillväxt i Halland. Alla resultat presenterades för kommunerna på ett seminarium i Falkenberg under september Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 6

7 Web version Hemtjänst utan papper och penna - går det? Hemtjänsten är en komplex verksamhet som engagerar stora grupper av människor, naturligtvis hemtjänstpersonal och brukare, men i kulisserna finns många fler. För verksamheten finns en rad olika IT-system som stöd till personalen, för beslut som skall dokumenteras, insatser som planeras och schemaläggs, avvikelser som rapporteras, kunder som skall faktureras och personal som skall ha lön. Listan kan göras längre och hela tiden kommer nya önskemål på funktioner. För kommunerna finns sannolikt stora pengar att spara, ett bekymmer är att förutsättningarna och de befintliga systemen ser ut på olika sätt i alla kommuner. Gemensamma kravställningar och upphandlingar verkar långt borta. Hälsoteknikcentrum vill driva på utvecklingen av en flexibel IT-lösning för hemtjänsten. En helhetslösning är drömmen - Vi har för många system och systemen kan inte kommunicera med varandra, säger flera av de personer Anna-Lena Gyllen intervjuat under den förstudie hon arbetar med för kommunerna och Hälsoteknikcentrum. Ett resultat av arbetet så här långt är ett identifierat behov av ett system, en helhetslösning, som kvalitetssäkrar äldreomsorgens verksamhet genom hela vårdkedjan från beställare till utförare. Men kraven är många IT-system i en föränderlig värld måste vara föränderliga, valfrihet i omvårdnaden, patientsäkerhet och integritet tillhör områden som riktar allt mer fokus på kommunernas sätt att hantera hemtjänsten. Men även personalens allt mer komplexa arbetssituation måste stödjas. Man har mycket att komma ihåg, ringa sköterskor, beställa mat, hämta och lämna nycklar, ringa anhöriga, passa telefontider mm. Ett minneshjälpmedel eller kommunikationshjälpmedel hade underlättat personalens dagliga arbete. Naturligtvis måste systemen vara integrerade, påminnelsen om att beställa mat, matbeställningen i sig, leverans och fakturering skall rymmas under samma tak. När användarna kommer till tals... Två stora workshops har genomförts, vid det ena fick personalen bygga prototyper för hur man vill utforma de IT-hjälpmedel man vill ha i arbetet. Med i arbetet var personal från flera hallandskommuner och från många yrkesgrupper, som hemtjänstpersonal, biståndshandläggare, områdeschefer m fl. Ett förslag var en dator med pekskärm där man kan få fram all den information man behöver för att genomföra dagens arbete. Här finns förutom dagens insatser även information om avvikelser, vilka som finns på sjukhus, kontaktuppgifter till anhöriga och de digitala nycklarna till omvårdnadstagarna. Men man skall också kunna gå in och se var personal finns som kan rycka ut på ett larm, uppgifter om medicinering, beställningsformulär med mera. Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 7

8 ...behöver systemutvecklarna lyssna - För framtiden behöver man flexibla system som är anpassade efter det man verkligen gör, systemen behöver samverka och samordnas, man behöver ny teknik som klarar högre krav, man måste möta den nya generationens vårdpersonal, ge möjligheter för nya tjänster, som effektiviserar verksamheten och så vidare. Systemen måste också vara intuitiva och kostnadseffektiva, svarar Anna-Lena på frågan hur hon vill sammanfatta uppfattningarna från personalen. Och så här skulle resultatet kunna bli Hälsoteknikcentrum tog hjälp av Cybercom för att blicka framåt och fundera på hur ett framtida IT-hjälpmedel för hemtjänsten skulle kunna se ut. - Vi tänker oss en tjänsteplattform för hemtjänsten, likna plattformen vid ett grundläggande ganska enkelt system, på vilket man bygger på med de funktioner man vill ha. Ungefär som en modern mobiltelefon, som man kompletterar med de funktioner man behöver, tänk på "appar" säger Martin Kristensson vid Cybercom. Nu går arbetet vidare En tredje workshop tillsammans med kommunerna planeras. Tanken då är att undersöka om man kan gå vidare i ett större gemensamt projekt. - Förutom att hemtjänsten blir bättre, kommer projektet att skapa tillväxt genom att många företag kan vara med och leverera tjänster till det nya systemet. Följ det fortsatta arbetet på Hälsoteknikcentrums hemsida, avslutar Anne-Christine Hertz vid Hälsoteknikcentrum. Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 8

9 Ordförklaring I texten används en del förkortningar och ord som kräver en förklaring. HCH Systemförvaltning Verksamhetsutveckling Outsourcing SKL Kompatibel Hälsoteknikcentrum Halland Förvalta och vidareutveckla ett system Allt man gör för att förbättra en verksamhet. Att låta ett annat företag sköta en eller flera processer Sveriges Kommuner och Landsting överensstämmer, förenlig. Att ITsystem kan prata med varandra (använda samma språk). Interoperabilitet Implementera Bluetooth Förmågan hos ett system att fungera ihop med andra system införa, realisera en standard som tagits fram för trådlös kommunikation mellan olika enheter, som till exempel mellan en mikrofon eller tangentbord och en dator. NFC (Near Field Communication) = en typ av trådlös kommunikation som nyligen började användas i vissa typer av mobiltelefoner. LOV LOU HSL SoL Ordinärt boende Lagen om Valfrihetssystem Lagen om Offentlig Upphandling Hälso- och Sjukvårdslagen Socialtjänstlagen Hemtjänst Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 9

10 Inledning Hälsoteknikcentrum Halland (HCH) besökte vid projektets start alla Halländska kommuner och inventerade kommunernas behov, det framkom då att de flesta kommunerna tyckte att de hade för många olika system och att systemen inte kunde kommunicera med varandra. De halländska kommunerna har system för beställare och utförare, system för registrering, planering och rapportering samt personalsystem för scheman och löner, utöver detta finns även ett antal system kopplade till olika ekonomifunktioner. De här systemen klarar sällan av att kommunicera med varandra vilket medför att personal får logga in och ur system samt att information och dokumentation lagras på flera ställen. Kommunerna önskar en helhetslösning, som tar hänsyn till de yttre - och inre faktorer som påverkar äldreomsorgen, och som kan stödja och kvalitetssäkra verksamhen. Önskemålet var att få en smidig kommunikations-/dokumentationsväg genom hela vårdkedjan, från beställare till utförare. HCH startade en förstudie inom området för att möta kommunernas behov. Den handlar bland annat om att kartlägga vad som finns på marknaden idag och se om det finns någon rimlig möjlighet att inom ramen för HCH genomföra ett större utvecklingsprojekt tillsammans med kommunerna i Halland och eventuellt intresserade företag. Problemformulering Sveriges kommuner står idag inför ett växande behov av kommunal verksamhet utifrån en åldrande befolkning. Andelen äldre kommer att öka kraftigt fram till år Kombinerat med att andelen yrkesverksamma minskar, förmodas även kraven på den kommunala servicen att öka. De flesta kommunerna inser att de måste använda sig av teknik för att klara framtida behov och då gäller det att redan nu välja vilken väg man ska gå. LOV, lagen om valfrihet, har öppnat nya affärsmöjligheter för den som driver eller som planerar att starta en verksamhet inom service, vård eller omsorg, vilket i sin tur ställer helt nya krav på den kommunala verksamheten. Det pågår en förskjutning av sjukhusvård till hemmet vilket ställer större krav på samordning av insatser. Vi kan också förvänta oss att de människor som får vård i hemmet, samt deras anhöriga, kommer att vara mer aktiva i vård- och omsorgsprocessen, och det ställer också större krav på bemötande och samverkan mellan alla inblandade. Det finns många faktorer som påverkar hemtjänsten och som måste tas hänsyn till. Den här förstudien ska analysera och ta hänsyn till dessa faktorer och utifrån detta undersöka möjligheten till en helhetslösning, som de halländska kommunerna kan använda, för att kvalitetssäkra äldreomsorgens verksamhet. Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 10

11 Önskemål som de halländska kommunerna har för att möta framtida behov och öka kvaliteten: Kunna integrera systemen på ett smidigt och billigt sätt. Undvika att logga in och ut mellan många olika administrativa system. Få bättre uppföljning och support. Undersöka mobila sätt att utföra dokumentation. Säkerställa säkerhet och integritet vid informationsutbyte. Få till en dialog och ett samarbete mellan beställare/användare och leverantör. Kunna sammanställa information från flera olika system. Kunna få tillgång till nyckellösa system som också är integrerade med information och dokumentation, att t ex få tillgång till ID. Kommunerna ser införandet av nya system som en kritisk faktor och man vill undersöka om det finns bra metoder att implementera system i komplexa organisationer. Syfte och mål med förstudien Att få en översikt av vad som finns på marknaden av administrativa vårdsystem samt få vetskap om vilka system som används av Hallands kommuner. Att få en helhetsbild av organisationsflödet för att se var problemen finns med de administrativa systemen, vad fungerar bra och dåligt? Att fånga upp idéer och behov som omsorgsorganisationerna i Halland har, som kan ligga till grund för eventuella framtida projekt. Att identifiera vilka bekymmer som uppstår när man arbetar med många olika IT-system i samma verksamhet. Nulägesinventering Vad händer nationellt? eförvaltning En handlingsplan för eförvaltning togs fram 2006 som en uppföljning av arbetet med 24- timmarsmyndighen (elektronisk förvaltning hela dygnet för att tillgodose medborgarnas behov). Handlingsplanen innehåller ett antal insatsområden som syftar till att förbättra förutsättningarna för myndigheternas kontakter med medborgarna. Bland annat ska myndigheternas informationshantering effektiviseras, informationssäkerheten höjas, och automatiserade IT-stöd för ärendehantering och inköp införas. Definition av eförvaltning är verksamhetsutveckling inom offentlig förvaltning som drar nytta av informations- och kommunikationsteknik kombinerad med organisatoriska förändringar och nya kompetenser. Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 11

12 Med hjälp av modern teknik och vissa andra åtgärder vill regeringen att kommunerna ska skapa en förvaltning som utgår från medborgarnas behov. Medborgare ställer idag höga krav på tillgänglighet och service inom offentlig sektor. Regeringen anser att det nu finns möjlighet att uppfylla vissa krav genom dagens tekniska lösningar som kan ge en snabb och dynamisk utveckling av e-förvaltningen. Det är ett mycket stort reformarbete och innebär att den svenska förvaltningsapparaten står inför en av sina största utmaningar i modern tid. Ett av de fyra prioriterade insatsområden som regeringen lagt fram är: Tekniska förutsättningar och it-standardisering. Regeringen ser höjd informationssäkerhet, viss teknisk struktur och tillgång till gemensamma standarder, krav och gränssnitt som förutsättningar för samverkan mellan myndigheter. E-delegationen För att det ska vara så enkelt som möjligt för medborgare och företag att ta del av offentlig förvaltning så inrättade regeringen i mars 2009 delegationen för e-förvaltning. Tidigare hade Verket för förvaltningsutveckling (Verva) ansvaret för området. E-delegation fick i uppdrag att utforma en strategi för arbetet med e-förvaltning och därefter koordinera de statliga myndigheternas IT-baserade utvecklingsprojekt och följa upp vilka effekter dessa har för medborgare och företag. Delegationen ska även koordinera IT-standardiseringsfrågor och stärka utvecklingen av e-förvaltning samt skapa goda möjligheter för myndighetsövergripande samordning. Delegationen ska även underlätta för myndigheter att utveckla gemensamma e-tjänster och öka spridningen av e-legitimationer. Att använda e-legitimation kommer att förenkla medborgarnas vardag och minska företagens administrativa kostnader, säger delegationens ordförande Mats Sjöstrand. Enligt delegationen är målet för svensk e-förvaltning är att den ska vara så enkel som möjligt för så många som möjligt. Med det menas bland annat att e-förvaltningen och e-tjänster ska: Vara enkla att använda, minska kostnader för företag och privatpersoner, öka servicen och tillgängligheten, öka kvaliteten och säkerheten, öka insynen och medinflytandet, öka samarbetet samt driva på utveckling och innovation Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 12

13 Fram till att Verva avvecklades den 31 december 2008 gav verket ut ett antal föreskrifter, vägledningar och rapporter. En av rapporterna behandlar Nationellt ramverk för interoperabilitet. Ramverket var tänkt att fungera som en referensmodell för att hålla samman den övergripande och gemensamma målbilden för e-förvaltning och har följande huvudrubriker: Gemensamma arkitekturprinciper för interoperabilitet Varje myndighet har ansvaret för sin verksamhet och då behövs ett ramverk för interoperabilitet för att nå samverkan och möjlighet till kommunikation myndigheter emellan. Vyer för att betrakta samma verklighet ur olika intressentperspektiv T ex gemensam terminologi Processorientering Identifiera processer för att bygga effektiva fungerande verksamhetsprocesser med tillhörande IT-stöd Tjänsteorientering Hur och på vilket sätt man levererar e-tjänster Standardisering Vikten av att använda standarder utan att peka ut någon specifik standard Sambruk Sambruk är en ideell förening där flera av Sveriges kommuner är medlemmar. Föreningen ska enligt stadgarna arbeta för en samverkan kring, och effektivisering av, de digitala processerna, samt främja utvecklingen av en sambruksplattform och olika e-tjänster och e-förvaltning. Sambruk bedriver ett antal utvecklings- forskningsarbeten: e-tjänster inom offentlig verksamhet med aktivt stöd från Vinnova. SAMSKOP, Verksamhetsmodeller för e-tjänster i samspel mellan stat och kommun tillsammans med SKL, CSN, Försäkringskassan, Verva och Linköpings universitet. BOSSANOVA, Affärsmodeller för öppen programvara i offentlig sektor, tillsammans med Linköpings universitet. Syftet med FoU-projektet är att praktiskt utveckla ett stöd för användning av öppen programvara i svensk offentlig sektor och teoretiskt att undersöka affärsmodeller för öppen programvara i offentlig sektor ur både kund- och leverantörsperspektiv. Innovativa e-tjänster för kompetensutveckling och verksamhetsstöd för kundservice tillsammans med Högskolan i Väst Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 13

14 Nationell e-hälsa (f.d. Nationell IT-strategi) I SKL:s strategi för kommuner och landsting kan man läsa följande: För att tillgodose kommuninnevånarnas krav på mångfald och höjd servicenivå har det vuxit fram ett antal privata företag som ger vård och omsorg på uppdrag av kommunerna. För att undvika samordningsproblem bör kommunerna inledningsvis specificera vilka system som de olika aktörerna ska samverka med. Förändringar som kommunernas övertagande av hemsjukvården skapar också enligt SKL ett omgående behov av nya IT-baserade lösningar. De menar att utan en effektiv gemensam ITstrategi så kommer mångfalden av vård och omsorg innebära höga kostnader för kommunerna. Den digitala revolutionen ställer krav och SKL ser att medborgarna kommer att förvänta sig att kommunerna kan erbjuda samma tjänster som t ex banker och resebyråer. SKL ser också ett behov av att få till stånd en gemensam informationsstruktur och standardisering av den information som på olika sätt dokumenteras inom kommunal vård och omsorg. Att uppnå en snabb och kostnadseffektiv verksamhetsutveckling, kräver enl. SKL ett samarbete, både för att lära av varandra, men också för att dela på förändrings- och utvecklingskostnader. De ser att samarbetet framförallt sker på regional nivå. För att få en högre kvalitet i vården ser SKL behovet av att kommunerna har en helhetsbild av sina insatser. För att få detta krävs IT-stöd som kan kommunicera mellan privata utförare, landsting och kommuner samt mellan kommunen och medborgarna. Regeringen har beslutat om eförvaltning inom alla sektorer och alla nivåer i Sverige och eftersom kommunerna representerar 70 % av all den offentliga förvaltningen så kommer mycket av arbetet att läggas på kommunerna. SKL har identifierat tre insatsområden som de anser att kommunerna ska fokusera på: Teknisk infrastruktur för säker behörighetsinloggning och kommunikation baserad på elektronisk identifiering. Informationsstruktur och standarder för den information som dokumenteras i kommunal vård och omsorg. Organisation för erfarenhetsutbyte och samverkan kring IT-stöd av gemensamt intresse. CeHis CeHis, centrum för ehälsa i samverkan, är en sammanslutning av landsting och regioner för att gemensamt utveckla och införa gemensamt ehälsostöd, infrastruktur och regelverk. Sveriges landsting och regioner arbetar utifrån en gemensam handlingsplan för att förverkliga nationell ehälsa och syftet med detta är att förbättra tillgängligheten av information, kvalitet och patientsäkerhet. Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 14

15 Visionen i arbetet är att ge alla patienter en god och säker vård och service med hjälp av ändamålsenliga IT-stöd. IT ska användas som ett strategiskt verktyg och ge vårdpersonalen mer tid för patientarbete. CeHis arbetar med: Arkitektur och regelverk Bestämma vilka lösningar som behövs och hur man ska bygga dessa för att t ex kunna dokumentera på ett säkert sätt. Invånartjänster t ex 1177, och Mina vårdkontakter Vårdtjänster t ex Vårdhandboken och NPÖ (Nationell Patientöversikt) Infrastruktur Gemensam teknisk infrastruktur som möjliggör samverkan mellan kommuner, landsting och privata vårdgivare. t ex en nationell tjänsteplattform Nationellt fackspråk för vård och omsorg Socialstyrelsen har en pågående utredning, och skriver i sin rapport att en enhetlig, entydig och jämförbar terminologi är en viktig förutsättning för satsningen på en nationell ehälsa för vård och omsorg. Outsourcing Många kommuner väljer idag att själva inte stå för sin IT-drift utan lägga ut det på ett annat företag. Det kan vara komplicerat att driva IT-driften i egen regi och många kommuner vill, genom att lägga ut sin IT-drift, bättre tillgodogöra sig prestandautvecklingen på marknaden. Den 1:a juni 2010 kan man i IDG:s tidning, Computer Sweden, läsa att aldrig tidigare har så många kommuner, landsting och myndigheter varit på väg att lägga ut delar av sin verksamhet på andra företag. Nytt är också att även små kommuner är på väg dit. Det tenderar åt att de mindre kommunerna går samman och gör upphandlingar tillsammans. Ibland går ett par kommuner går samman för att gemensamt göra ett avrop på Kammarkollegiets ramavtal för IT-drift. Resultatet visar att de kommuner som gjort gemensam upphandling ser att de får ett betydligt större gensvar från de stora IT-företagen samt fått förmånligare priser. En upphandling är en svår uppgift som kräver specialkunskap om regler vid upphandling, denna specialkompetens och kostnad kan man dela på flera kommuner, vilket är en fördel. Region Skåne håller just på med ett omfattande projekt där de lägger ut den operativa IT-driften på ett privat företag. De stora IT-bolagen är med och slåss om upphandlingen som uppskattas till ett värde av miljoner årligen. Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 15

16 Haninge kommun framhåller att man satsar på verksamhetsutveckling med stöd av IT och detta tycker att man får bättre möjligheter att göra om IT-driften ligger hos ett annat företag. Implementering av IT inom vård och omsorg Vård IT-kartan utgiven av Useraward är en kartläggning av IT i vården och i den tar man upp en del synpunkter kring på hur teknik implementeras i vård och omsorgsverksamheter. En av brister som de ser är användbarheten. Att användarna inte är med och utformar systemen vilket gör att de flesta system brister i användbarheten. En annan brist är att användare inte är vana beställare och därför har svårt att formulera en kravspecifikation. Enligt undersökningen är användarmedverkan en tydlig framgångsfaktor vid införandet av IT i vård och omsorg. Att få vara med och påverka före och under implementeringen av ett IT-stöd gör att fler i personalgruppen: Vet varför man inför ett system Hur det ska användas Hinner anpassa sig till ett nytt arbetssätt Hinner lära sig systemet innan det går i skarpt läge Får vara med och utforma systemet efter verksamheten och verksamheten efter systemet Men om tekniken inte fungerar så spelar det ingen roll hur bra systemet är! Krånglande kommunikation, ostabila system och långa väntetider är sådant som kostar mycket. Det blir stress och irritation bland personalen när tekniken inte fungerar, det gäller också att ha tillräckligt med hårdvara så att personalen kan arbeta vid datorn när de behöver den. Om arbetsplatsen ligger utanför centralorten är det också viktigt med snabb uppkoppling eller täckning om det gäller mobilt bredband. Tanken är ju att IT-systemet ska stödja användarna i sin yrkesutövning och göra arbetet enklare och säkrare. Kravet man bör ställa på ett system är då att systemet ska vara: Lätt att förstå Lätt att navigera i Ge bra överblick IT-stödet bör vara utformat så att samarbete och kommunikation inom verksamheten stärks, och att olika yrkeskategorier känner en känsla av samhörighet kring kunden/brukaren. De är viktigt med tillgänglighet för att kunna använda information oavsett var man finns, t ex ute hos kund/brukare. Men även att kunna öppna upp möjligheten att kunden/brukaren själv ska kunna ha tillgång till sin egen information. Många användare önskar ett större inflytande över utveckling och uppgraderingar. Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 16

17 Mobila IT-system ökar i många fall de anställdas frihet och självständighet men har en del problem och svagheter som gör att många mobila lösningar fallerat under 2000-talet och det man kan se är att om personalen tycker att den mobila lösningen tar längre tid att utföra så kommer inte produkten att användas på rätt sätt. Alla så kallade IT-projekt handlar i slutändan om utveckling av verksamheten. Därför bör verksamheten och dess behov alltid utgöra grunden vid upphandling av ett nytt IT-system. Denna grund bör, för att införandet ska bli framgångsrikt, läggas redan vid framtagande av kravspecifikation och upphandlingsunderlag. Särskilt kritiskt är detta om upphandlingen sker inom ramen för Lagen om Offentlig Upphandling (LOU), då det ställer högre krav på urvals- och utvärderingsprocessen och då avsteg kan leda till stora ekonomiska konsekvenser. Helt avgörande för såväl val av system som införande är att involvera alla intressenter i arbetet, från ledningsnivå till slutanvändare. Frågorna är många som t ex: Vilken upphandlingsform ska vi välja? Vilka är målsättningarna? Hur ska systemet stödja arbetsprocesserna? Vilken information ska hanteras i systemet? Vilka rapporter efterfrågar ledningen? I vilket system ska vi följa vi upp mål och ekonomiskt resultat? Hur säkrar vi löpande ekonomiadministration och rapportering samtidigt som vi tänker framåt? Hur ska vi hantera övergången till det nya systemet? En förutsättning för att kunna använda och utnyttja IT-stöd och dess möjligheter på bästa sätt är att tekniken är anpassad till verksamheten. I många fall handlar det om stora investeringar som omfattar ställningstaganden som påverkar de långsiktiga utvecklingsmöjligheterna. Investeringarna förväntas dessutom leda till både effektiviseringar och utökad kvalitet. Utgångspunkten är alltid verksamheten med alla dess behov, möjligheter och utmaningar. Det som är avgörande för en framgångsrik upphandlingsprocess är att identifiera nuvarande och framtida behov och önskemål för det nya IT-stödet, och sen översätta dessa till en detaljerad kravspecifikation. Utöver det vore det bra att ha tillgång till en bra metodik och struktur i framtagandet och utvärderingen av ett upphandlingsunderlag. Dessutom bör man göra en kartläggning av den befintliga marknaden och vilken utveckling man kan förvänta sig. Allt detta för att underlätta ett ställningstagande. Upphandlingsuppdrag inom den kommunala sektorn lyder under Lagen om Offentlig Upphandling LOU, det gäller att ha god kunskap om de särskilda förutsättningar och regler som Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 17

18 råder för den upphandlande enheten. Här bör man kanske ta hjälp av experter för att inte göra fel och hamna i en situation där upphandlingen överklagas till domstol Verksamhetsutveckling är ett begrepp som handlar om att utveckla och ständigt förbättra sin verksamhet och kan därför innehålla det mesta. Inom den privata sektorn är verksamhetsutveckling är ett brett område som ofta handlar om att hitta rätt affärsupplägg, effektiva processer, utvecklande arbetssätt och bra systemstöd. Kommunerna har länge haft verksamhet som endast kommuner utfört men med lagen om valfrihet (LOV) så kommer också konkurrens från privata företag och i den konkurrensen bör kommunen också tänka affärsmässigt. Vad vill pensionärerna ha? PRO som är pensionärernas riksförbund ställde en del krav till politikerna inför 2010-års riksdagsval och ett av dessa var: För att skapa stabilitet bakom de politiska besluten, om samverkan inom vård och omsorgsverksamheten, krävs tvärpolitiska lösningar På PRO:s hemsida kan man även läsa om EU-konferensen som hölls i Stockholm i september 2009 och som tog upp hälsa och värdigt åldrade, Conference on Healthy and Dignified Ageing. I rapporten kan man läsa att Sverige är det land som satsar mest på äldreomsorg i hela Europa och som har de lägsta avgifterna inom äldreomsorg. Det som flera yrkesgrupper ansåg frustrerande var den dålig samverkan som finns inom vård & omsorg och önskar mer samverkan. Vad händer regionalt i Halland? Regional handlingsplan Utifrån den Nationella IT-strategin har konsultföretaget Ekan på Region Hallands uppdrag gjort en handlingsplan för hur arbetet med ehälsa kan utföras inom Region Halland. Region Halland har påbörjat arbetet med att skapa samverkan kommunerna emellan och mellan kommuner och landsting. Ett första steg är det webbaserade IT-stödet Meddix som upphandlades gemensamt och har till syfte underlätta kommunikationen mellan kommuner och landsting och effektivisera den samordnade vårdplaneringen. Meddix började användas i april Fler pågående projekt finns som berör: Säker kommunikation, Sjunet (säker nationella kommunikationslösningar för transport av vårdinformation). Patientdatalagen och säker inloggning med SITHS-kort (gäller legitimerad vårdpersonal). Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 18

19 BIF-tjänster (Bastjänster för Informationsförsörjning) en tjänst för att anpassa alla vårdsystem för att klara ökade krav på integritetsskydd och patientsäkerhet. Tillgång till rådgivning för sjuksköterskor. Hantering av avtal med privata vårdgivare. Mina vårdkontakter, (nationell webbtjänst). Kommunal portal för e-tjänster. Delta i det nationella arbetet med begrepp/termer för kommunal verksamhet. Frågor som gemensam teknisk plattform och gemensam IT-drift för att effektivisera IT-området finns men har ännu inte tagits upp. Frågor som gemensam upphandling inom IT-området ses som ett framtida samverkansområde som redan förekommer till viss del idag. Här ser man möjligheter som lägre priser, kompetens och synergieffekter samt att man minskar sårbarheten och beroendet till leverantören. ITutvecklingsarbetet kräver dock att man arbetar i en liknande systemmiljö. När det gäller en det gemensam journal NPÖ (Nationell Patient Översikt) så finns möjligheten att kommunerna kan dela journalinformation genom att använda landtingets system VAS. Enligt konsultbolagets åsikt krävs ett stort arbete med att förändra och anpassa omsorgssystemen i kommunerna, men ser ändå en möjlighet i att använda samma system som landstinget. Införandet av VAS inom landstinget ska vara slutfört Hemtjänst i Halland Under våren 2010 kom Region Hallands rapport Hemtjänst i Halland, en kartläggning av hemtjänstens organisation i de halländska kommunerna Boel Abelson-Crossley har gjort ett försök att kartlägga hemtjänsten i Halland men konstaterar att hemtjänstens organisation är stor och spretig och ser olika ut i varje kommun vilket gör att det är svårt att få en sammanhängande bild av dessa komplexa organisationer. Gränserna är suddiga och överlappar andra områden, förändringstempot är högt och hon beskriver att få personer har översikt över det arbete som utförs. I vissa kommuner har det förekommit motstridig information från personal i samma verksamhet, vilket tydliggör verksamhetens komplexitet. Hemtjänsten har förändrats mycket under de senaste tio åren och mycket av det kan kopplas till politiska beslut och införandet av kundval. På 80-talet kunde hemtjänstpersonalen hjälpa till med nästan vad som helst, medan idag har man ett specificerat uppdrag från biståndshandläggaren, som exakt talar om vad uppdraget är och hur mycket tid det genererar. Hemtjänstpersonalen har utöver att de fått ett mer tydliga och detaljerade biståndsbeslut att utföra också fått nya ansvarsområden. Dessa ansvarsområden sköttes tidigare av annan personal i Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 19

20 organisationen. Det är inte ovanligt att en undersköterska i hemtjänst är mobilansvarig, hörselombud, semestersamordnare och demensansvarig utöver det vanliga hemtjänstarbetet. De ökade kraven från Socialstyrelsen på dokumentation gör att hemtjänstpersonalen känner att detta tar en hel del tid från arbetet med pensionärerna. Personalen uttrycker att det vardagliga mötet präglas av ständiga etiska, moraliska och praktiska avvägningar. I januari 2009 trädde ett nytt avtal i kraft mellan kommuner och landsting. Avtalet innebär att de äldre som får sitt omsorgsbehov tillgodosett av kommunen, har tillgång till kommunens sjuksköterskor medan de äldre som bara har service t ex städ tillgodosett av kommunen ska vända sig till primärvårdens sjuksköterskor. När Boel Abelson-Crossley intervjuat äldre personer med hemtjänst så framgår det tydligt att man vill ha sällskap. För många äldre är ensamhet och isolering en påtaglig del av vardagen. Den största delen av de personer som får hemtjänst är över 85 år och på frågan om valfrihet att själv välja utförare så svarar de flesta: Sånt orkar jag inte med. Däremot vill man ha möjligheten att kunna välja att få hjälp med något oförutsett då och då. Hennes starkaste intryck från kartläggningen är hur oerhört komplex, svårgreppbar och föränderlig hemtjänstens verksamhet är. Boels fråga är om man kan skapa en bättre överblick och samordna resurserna på ett bättre sätt utan att öka dokumentationskrav och skapa extraarbete för hemtjänstpersonalen. State of market marknadsinventering Fördelar respektive nackdelar med dagens system? Systemen som finns idag är standardsystem, vilket innebär att det är en standard som är generell för hemtjänst. I Region Hallands rapport Hemtjänsten i Halland skriver Boel Abelson-Crossley att hemtjänst är ganska lik överallt när det gäller vad man gör hemma hos den person som får hemtjänst men att organisationen runt omkring skiftar från kommun till kommun. Detta blir ett problem när man köper ett standardsystem, vad man får är ett system som generellt löser problemen i verksamheten. Vad man måste tänka på, är att gå igenom verksamheten, och utveckla den så att den passar för systemet. Gör man detta så får också personalen tid att anpassa sig till det nya sättet att hantera arbetsuppgifterna. Den personal som finns i hemtjänsten har en ganska hög medelålder och man måste ta hänsyn till att många inte har någon större datavana och dessutom inte har vana av att använda mobil. Det kan då vara viktigt att ha en grunddatakurs samtidigt som man verksamhetsutvecklar. Till detta måste man också koppla personal med IT-kunskap som kan kontrollera om produkten/tjänsten är kompatibel med övriga verksamhetssystem. Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 20

21 Fram till nu så har många produkter tagits fram till speciella verksamheter. Kommunerna har köpt ett ekonomisystem, ett personalsystem, ett verksamhetssystem och till detta vill man sen koppla t ex ett planeringssystem och ett rapporteringssystem. Då är det viktigt att programmen är kompatibla och man kanske måste köpa planeringssystemet från samma företag som sålt verksamhetssystemet även om ett annat företag har ett bättre planeringssystem. Utbud av vård- och omsorgssystem samt digitala nyckellösningar Nu börjar marknaden satsa på helhetslösningar och detta är säkert av den anledningen att man ser kommunernas behov. Några företag har även tagit hänsyn till 24- timmarskommunens behov och håller på att ta fram verksamhetsstöd för detta. Företag satsar på att ta fram IT-system för vård och omsorg som stödjer hela socialtjänstens arbetsprocess, från ansökan via utredning och beslut till uppföljning av genomförda insatser i ett försök att ge, brukare, myndighet och utförare - tillgång till en webblösning med tillgänglighet 24 timmar per dygn. Om man inte satsar på en helhetslösning är problemet att finna vilket av marknadens system som dels passar verksamheten och dels passar ihop med övriga administrativa system som finns sen tidigare i verksamheten. Vård och omsorgsdelen är bara en del i den kommunala verksamheten och därför finns oftast ett redan andra befintligt system som man måste förhålla sig till, som ekonomi- och personalsystem. Utöver detta behöver hemtjänsten bra och funktionella verktyg för att klara av sin verksamhet. Här har vi inte bara beslut om system för den egna verksamheten men även hur och om dessa system även ska användas av privata aktörer. Hemtjänsten har behov av olika nyckellösningar och Stefan Lundberg på KTH har på Hjälpmedelsinstitutets begäran gjort en studie om digitala lås. Nyckelhantering är idag ett stort problem för vårdgivare och äldre som får vård och omsorg i sitt hem. Studien ger goda råd och synpunkter inför införandet av digitala lås. Stefan Lundberg har haft tre aspekter som varit vägledande i rapporten och det är: Användbarhet för personalen Likformighet för den boende Implementering i organisationen Det finns i Sverige sju tillverkare av elektroniska lås och sex av dessa blev tillfrågade om de ville medverka i studien. Tunstall tillkom senare i studien. Studien visar att det finns två typer av digitala lås. Den ena är ett fast installerat lås som på något sätt är anslutet i bostaden och som kan kommunicera via Internet. Låset öppnas/stängs med en nyckelbricka. Dessa lås är av typen permanentlås och erbjuder även tilläggstjänster för att underlätta kvarboende för den som är äldre. Dessa lås har ett högre pris än den andra typen av lås men är enligt användartestet mycket lätt att använda och behöver en liten insats av utbildning. De lås som testats är lås från ASSA, Aptus och Exma. Låsen från ASSA och Aptus öppnas med bricka medan låset från Exma kan öppnas med bricka eller mobiltelefon, här använder Exma inte Bluetooth utan NFC (Near Field Communication), detta finns inte som standard i alla mobiler och kräver att man väljer en viss mobiltelefon från Nokia. Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 21

22 Den andra typen av lås kan lätt installeras eller nedmonteras för att flyttas till en annan vårdkund. Kommunikationen sker via Bluetooth mellan låset och mobiltelefonen. De två digitala nyckellösningar, Phonirolock från Phoniro och Smithlock från Tunstall kan båda öppnas med mobiltelefon. Den här lösningen är billigare men kräver att personalen har mobiltelefon. De krävde också i testet mer utbildning för att fungera. I den här lösningen kan man få en digital nyckel sänd till mobilen med kort varsel för att kunna åka på ett larm, det fungerar inte med låsen som har nyckelbricka. Phoniro är idag det enda systemet som kan överföra in och utloggningsdata, systemet är kompatibelt med Tietos verksamhetssystem Procapita och TES planering från STT Condigi. Studien tar upp några viktiga punkter att ta hänsyn vid val av digitala lås och det är t ex: Kommer låset att passa till kommunens verksamhetssystem eller måste man ha en särskild databas för låsen? Är kommunen intresserad av att leverantören kan eller vill utveckla fler tjänster kring låset? Vad får det kosta? Vem sköter servicen? Vem ska underhålla systemet? Krävs det att IT-avdelningen i kommunens organisation blir inkopplade? Har kommunen andra behov som de behöver lösa samtidigt? Stefan Lundberg menar också att man bör ta fram en affärsmodell för att räkna ut den besparing som man önskar av ett digitalt låssystem, vilket han ser som en angelägen uppgift att gå vidare med. Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 22

23 Företag och produkter Företag Verksamhetssystem Planering Rapportering Dokumentation Nycklar Logica Treserva Pulsen Pulsen Combine Ja Ja ja Magna Cura Magna Cura planering Tieto Procapita Laps Care Movit Stt Condigi TES optimal planering TES mobil TES mobil Alfa Omsorg Alfa pen Alfa pen IntraPhone IntraPone IntraPhone Catrel Mobipen Mobipen Phoniro Tunstall Smith omsorgssystem Smith Plan Smith mobil Smith mobil, Phoniro Lock Smith Lock Smith activ Swedelock Nyckelgömmor Pulsen Pulsen ett av Sveriges större IT-företag. Pulsens verksamheter är indelade i samverkande affärsområden och har drygt 400 anställda. Företaget finns på ett flertal orter i Sverige och har sitt koncernsäte i Borås. Pulsen combine Pulsen combine ska enligt Pulsen stödja hela socialtjänstens arbetsprocess, från ansökan via utredning och beslut till uppföljning av genomförda insatser. Berörda personer - medborgare, myndighet och utförare - kommer att ha tillgång till en webblösning med tillgänglighet 24 timmar per dygn. Systemet är utvecklat tillsammans med tre kranskommuner till Stockholm som använder vissa processer av detta system, varav Tyresö är den kommun som använder flest processer. Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 23

24 Magna Cura - Vård och Omsorgs- samt Socialtjänstsystem Programmet har skapats för äldre- och handikappomsorgens samt individ- och familjeomsorgens specifika behov enligt de lagrum som gäller för handläggning och verkställighet. Logica Logica är ett ledande internationellt IT-tjänstföretag med kontor i Sverige. Treserva Treserva är enl. Logica ett modernt och öppet system för kommunal hälso- och sjukvård, omsorg om äldre och funktionshindrade samt individ- och familjeomsorg. Systemet ska minska det administrativa arbetet och ger därmed mer tid för kvalitativa uppgifter. Treserva bygger på den senaste tekniken och är förberett för framtidens e-förvaltning. Genom de utvecklade statistikfunktionerna som är framtagna så kan hela verksamheten utvärderas och förbättras löpande. STT Condigi STT Condigi utvecklar och säljer egna produkter och system och erbjuder lösningar för enskilt boende, internsystem för särskilt boende, utrustning för larmmottagning och avancerade omsorgssystem för effektivare omsorg och sjukvård. STT Condigi erbjuder en kommunplattform, som enligt STT kan sammankoppla alla applikationer i kommunen, dessa delar en gemensam databas som matas med data från verksamhetssystemet. TES Optimal planering Är ett system som planerar de dagliga insatserna inom hemtjänsten. Systemet kan integreras med flera olika verksamhetssystem och schemaläggningssystem. TES mobil Med TES Mobil hanterar schema och insatsrapportering via personalens mobiltelefoner. All information som personalen behöver inför ett besök hos vårdtagaren finns samlad i mobilen; tidpunkter, vårdtagarens adress- och kontaktuppgifter, information om besöket samt vilka insatser som ska utföras. TES direkt Är ett system för närvaro och insatsregistrering av utförda besök inom hemtjänst, hemsjukvård och LASS. Registreringen utförs i första hand på vårdtagarens egen telefon och i andra hand på personalens mobil. STT Mobillarm STT Condigi erbjuder även larmhantering via mobiltelefonen. Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 24

25 Tieto Enator Tieto är ett IT-tjänsteföretag som erbjuder IT-, FoU- och konsulttjänster. Procapita Procapita är ett verksamhetssystem för vård och omsorg inom lagstiftningsområdena SoL, LSS, HSL. Nu finns även Procapita Pocket som är ett mobilt IT-stöd. Kunden väljer själv de moduler och det upplägg som passar verksamhetens behov och arbetsprocesser Procapita Planering/Laps Care Tietos system Laps Care är ett IT-stöd för optimering och resursplanering av hemtjänst. Movit Arbetsschema, dokumentation och återrapportering via mobiltelefon integrerat med verksamhetssystemet Procapita. Alfa kommun & landsting AB Ett företag som fokuserar på att systemutveckling och marknadsföring av produkter och tjänster till kommuner och landsting. Omsorg 2000 Informationskedjan i Omsorg stödjer all personal från handläggare som fattar beslut om insatser enligt SoL, HSL och LSS, till omvårdnads/hemtjänstpersonal som utför åtgärderna hos vårdtagarna. Alfa Pen Återrapportering vid hembesök, tidsuppföljning av insatser, avvikelserapportering, dokumentation av insatser, utredningar vid hembesök, biståndsansökningar och signeringslistor för medicindelning m.m. IntraPhone IntraPhone är en multinationell koncern med verksamhetskontor i Sverige. IntraPhone IntraPhone är ett fältrapporteringsverktyg för vård och omsorg som ger insatsrapportering, kvalitetssäkring, dokumentation och kommunikation. Rapporteringen sker via vårdtagarens egen telefon eller personalens mobil. Catrel AB Utvecklar systemlösningar med digital bläckpenna och papper för tjänstelevererande verksamheter. Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 25

26 Mobipen Är en penna som utför dokumentation och tidsuppföljning. Pennan har en inbyggd klocka som registrerar tid för besök. Det är även möjligt att följa upp vilka insatser som utförs hos vårdtagaren. Utföraren använder då pennan för att bocka av alla utförda insatser på en pappersblankett hos vårdtagaren. Tunstall Tunstall grundades i Storbritannien 1957 och har idag utvecklats till ett globalt företag som utvecklar, producerar och marknadsför trygghetssystem i ett 30-tal länder världen över. Smith omsorgssystem Med Smith omsorgssystem kan man styra, planera, följa upp och dokumentera all verksamhet inom omsorgen och därmed skapa förutsättningar för att klara såväl dagens omsorg som den framtida tillväxten. Smith mobil Smith Mobile är ett mobilt IT-stöd som är utvecklat för att förenkla planering, dokumentation och uppföljning av hemtjänstens dagliga arbete. Smith Plan Smith Plan är ett planeringssystem för att på ett enkelt, säkert och effektivt sätt planera, styra och följa upp all omsorgsverksamhet. Smith Activ Är ett "smartcard" som används för registrering av insatser ute hos vårdtagaren. Kortet lagrar alla data som personalen registrerar i läsaren vid hembesöket. Till exempel ankomst- och sluttid samt de insatser som utförts under besöket, personlig eller medicinsk omvårdnad, städning, eller matleverans. Smith Lock Låsenheten monteras enkelt på ytterdörren. Den vanliga mekaniska nyckeln och vredet på dörrens insida används som tidigare av brukaren. Låset kan lätt flyttas till en annan dörr om brukarens behov förändras. Det nyckelfria systemet består av en mobiltelefon som utrustats med Smith Locks programvara. Till mobiltelefonen hämtas de digitiala nycklarna och den aktuella behörigheten on-line över det mobila nätet efter att behörigheten verifierats. Nycklarna hämtas till mobiltelefonen först när de ska användas hos ute hos brukaren. De kan även laddas ner i förväg innan besöken eller hos brukarna om det behövs. Vid ankomst till brukaren verifierar hemtjänstpersonalen sin identitet över bluetooth mellan mobiltelefonen och låsenheten som låser upp låset. Administrationen av behörigheter och uppdatering av programvaran hanteras centralt till alla mobila enheter. Phoniro Phoniro AB startades 2004 och målet att utveckla en lösning för att effektivisera nyckelhanteringen inom hemtjänsten. Idag levererar Phoniro en totallösning för nyckelfria hembesök som inkluderar låskontroller för lägenheter, villor och portuppgångar. Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 26

27 Ett Phoniro Lock System kan enkelt kompletteras med exempelvis medicinskåp, fjärrkontroll, blåtandsknapp och anhörigportal. Phoniro Lock Lock Base monteras enbart på insidan av brukarens ytterdörr och utan någon kabeldragning. Låset syns inte från utsidan och ingen åverkan görs på dörren eller låset vid installation. Phoniro Lock Base påverkar inte brukaren som fortsätter använda sin vanliga nyckel. Phoniro Lock Base drivs med miljövänliga batterier som endast behöver bytas en gång de första fem åren. Kommunikationen sker via så kallad Bluetooth vilket gör att det även fungerar vid strömavbrott och där mobiltäckning saknas. När hemtjänstpersonalen kommer väcker de låset genom en lätt knackning och kommunikation mellan mobiltelefonen, med den digitala nyckeln, och låset kan ske. Levereras med ett administrativt system för att möjliggöra uppföljning och statistik på gjorda besök, som standard loggas tidpunkter för upp- låsning och låsning samt vilken person som aktiverade systemet. Phoniro Admin kan integreras med Tietos verksamhetssystem och med STT Condigis TES planering. Swedelock Swedelock AB är ett företag som utvecklar och marknadsför nyckelhanteringslösningar för företag och kommuner som hanterar ett stort antal nycklar i sin verksamhet Nyckelgömma Med en Swedelock nyckelgömma öppnar man alla dörrar med en nyckel, brukarens nyckel ligger förvarad i nyckelgömman som sitter monterad i brukarens dörr. Till nyckelgömman har hemtjänsten en nyckel som passar i samtliga nyckelgömmor i det område som hemtjänstpersonalen jobbar i. Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 27

28 Vilka system används i Hallands kommuner Kommun Verksamhetssystem Planering Rapportering Dokumentation Nycklar Kungsbacka Magna Cura Har prövat Mobipen, ej kompatibelt med MagnaCura Phoniro börjar projekt till hösten Varberg Procapita Laps Care IntraPhone IntraPhone Falkenberg Magna Cura TES Projekt TES mobil Projekt Hylte Vård & Omsorg ska bytas mot Treserva TES Nyckelgömmor Halmstad Magna Cura och Procapita Magna Cura planering Phoniro Lock Laholm Treserva Upphandl. på gång Upphandling på gång I resultatdelen finns schematiska skisser av organisationen i de olika kommunerna. Verksamheten skiljer sig från alla kommuner så skissen är gjord med utgångspunkt från kunden och dess behov. Hur kommunen möter behovet och går vidare med utredning, beslut och verkställande av biståndet. Vi har försökt att från samma skiss visa de olika kommunernas verksamhet inom ordinärt boende. Det är precis som Boel Abelson-Crossley skriver, i rapporten Hemtjänst i Halland, en ögonblicksbild av kommunernas verksamhet våren Den kan vara annorlunda idag och får tas som ett arbetsmaterial för att kartlägga IT-systemen i kommunerna. Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 28

29 State of art forskning Forskning inom området äldreomsorg Enligt Socialstyrelsens litteraturstudie Arbetsorganisationen inom äldreomsorgen finns en hel den studier gjorda inom äldreomsorgen, men de kan också konstatera att de snabba förändringarna som skett inom äldreomsorgen gjort att de problem som funnits länge försvårats och inte hunnits med. Det gäller då framförallt frågor som handlar om omfattning av hjälpen, vårdtagarnas inflytande samt personalens arbetsvillkor och arbetsmiljö. Det senare är en avgörande fråga för att rekrytera ny personal, vilket ses som en ödesfråga för att verksamheten inte helt ska kollapsa i vissa kommuner. I samma rapport tar man också upp förändringsarbetet inom hemtjänsten och sammanfattar att förändringsarbete kräver extra tid. Personalen blir utlovad extra tid i samband med förändringar, men studier visar att den tiden oftast inte existerar i verkligheten. Nya projekt blir lidande och därför sällan förverkligade. Ett annat problem som uppmärksammats är att personalen inom hemtjänsten saknar inflytande över initieringen av projekten. Dessa initieras från ledningsnivå vilket gör att projektidén inte förankrats hos personalen. Personalen har små möjligheter att påverka syfte, uppläggning, omfattning och ekonomi. Projekten utformas ofta så att de ska passa den centrala administrationen. De ger råd för att ett förändringsarbete ska lyckas: Den berörda personalen måste ha ett reellt inflytande över utvecklingsarbetet, från början till slut. Även vårdtagarna bör känna till projektet. Det måste finnas stöd uppifrån. De ansvariga cheferna och politikerna måste vara införstådda med utvecklingsarbetets förutsättningar. Chefen för hemtjänstgruppen ansvarar och driver projektet tillsammans med personal och vårdtagare. Prioritera. Vad är viktigt på kort sikt och på lång sikt. Ha realistiska mål. Forskning rörande IT-implementering i vård och omsorg Centrum för ehälsa kom i december 2007 ut med rapporten IT-införande i vård- och omsorg: samspel mellan patientcentrerade vårdkoncept, teknik, ekonomi och juridik. Centrum för ehälsa finns numera på Institutet för Hälsoinformatik på Karolinska institutet i Uppsala. I rapporten tar man upp problematiken kring implementering av IT-system och visar på problem som gjort att lovande projekt fallerat. Sådana problem kan vara: Avsaknaden av standarder Enhetlig terminologi Oklara affärsmodeller Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 29

30 Lagstiftnigen Avsaknad av helhetsbild Slutsatsen i rapporten är att det finns behov av forskning och satsning på utvecklingsprojekt när det gäller IT inom vård- och omsorg, och det som de framhåller som allra viktigast är en helhetssyn. De efterlyser forskningsprojekt som kan kartlägga de komplexa sambanden inom vård- och omsorg för att få till en helhetssyn vid implementering av IT-system. De framhåller vikten av tvärvetenskapliga projekt som kan se problemen ur olika synvinklar. Några områden som de prioriterat är: Datasäkerhetsfrågor Ledarskap vid IT-införande Affärsmodeller som möjliggör långsiktig utveckling av komplexa IT-system Ekonomiska och kvalitetsmässiga konsekvenser av utvecklad hemsjukvård med IT-lösningar Metoder och modeller för systeminförande De anser att juridiska begränsningar och osäkerhet kommer att hindra både IT-företag och vårdoch omsorgsgivare från att investera i organisationsoberoende och enhetsövergripande IT-system och tjänster. Rapporten eftersöker affärsmodeller som är utvecklade på ett sådant sätt att vårdgivarens organisatoriska hemvist är ointressant. När vi får fler aktörer i vården så måste huvudmannaskap, informationshantering och ansvarförhållanden ses över för att kunna se vilka konsekvenser detta medför. Verksamhetsutveckling Verksamhetsutveckling är enligt litteraturen ett begrepp som handlar om att utveckla och ständigt förbättra sin verksamhet och kan därför innehålla det mesta. Inom den privata sektorn är verksamhetsutveckling är ett brett område som ofta handlar om att hitta rätt affärsupplägg, effektiva processer, utvecklande arbetssätt och bra systemstöd. Kommunerna har länge haft verksamhet som endast kommuner utfört, men med lagen om valfrihet (LOV) så kommer också konkurrens från privata företag, och i den konkurrensen bör kommunen också tänka affärsmässigt. Kommuner bör anpassa sin verksamhet så att den kan hålla jämna steg eller förbättras i en högre takt än konkurrenterna och då måste det finnas en vilja att vara med, utvecklas och ständigt förbättras. Hur ska en kommun hitta rätt affärsupplägg? I de privata företagen handlar affärsupplägg om hur man skapar omsättning och lönsamhet. I den nya tiden med effektivare hushållning av skattemedel får kommunen se över sin verksamhet och hitta ett kommunalt affärsupplägg. Att t ex se över och effektivisera flöden i verksamheten. Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 30

31 Att arbeta processinriktat är vanligt i många kommuner och processutveckling handlar om att identifiera och förbättra arbetsmoment så att det skapar mervärde för kunden. Att effektivisera processerna handlar om att få processerna att producera det som kunden efterfrågar. I de flesta verksamheter är effektiva och stabila IT-system en nödvändig grundförutsättning för att få en konkurrenskraftig verksamhet. Checklista vid implementering av nya system All forskning inom området visar att vi ofta tenderar att sätta en övertro till systemen eftersom vi lever i en tid när tekniken har gjort det mesta möjligt. Bra att tänka på före införandet av IT-system: Sätt upp mål och tänk över verksamhetsnyttan av systemet. Lita inte på att tekniken löser alla problem. Verksamhetsutveckla och undersök vilka problem som kan lösas med ett IT-stöd. Ta lärdom från andra kommuner med samma system. Ge personalen utbildning! Speciellt om det gäller personalgrupper med hög medelålder och lite datavana. Tänk på vikten av användarmedverkan. Användare som fått vara med från planering till genomförande har större känsla för det nya arbetssättet och kommer att anamma det snabbare, tar till sig utbildningen bättre och kan vara med och anpassa verksamheten till det nya systemet. Metodbeskrivning Metoderna som används i förstudien för att nå fram till resultatet är följande: Intervjuer med personal som arbetar inom ordinärt boende i alla kommuner i Halland, som t ex verksamhetsutvecklare, IT-strateger, vårdpersonal och chefer för hemtjänstgrupper, för att få en bild av hur arbetet är organiserat och vilka IT-stöd som finns. Litteraturstudie: Under projektet så har många rapporter, sammanställningar och utvärderingar studerats, referenslista finns i slutet av rapporten. Omvärldsanalys: Har genomförts genom att skanna marknaden på befintliga IT-stöd för vård och omsorg, samt besökt Vitalis-mässan i Göteborg för att få personliga besök hos de aktuella företagen. Två stycken workshops har genomförts under projektets genomförandefas för att hitta nya innovativa lösningar för ordinärt boende. Bakgrunden till att Hälsoteknikcentrum Halland har satsat på två stycken professionell workshops i den här förstudien, var för att lära känna situationerna. Vad är det för olika saker som hemtjänsten ställs inför, varje dag. Hur ser man på Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 31

32 sin kommunikation? Finns det någonting som man kan göra för att underlätta vardagen för personalen och framför allt undvika kommunikationsmissar. Hur kommunicerar man idag? Vilka olika lösningar finns det? I vilka situationer använder man dator, telefon/fax och personlig kommunikation? HCH ville få svar på många frågor och såg vikten av att involvera personalen i alla led som på något sätt är involverade i individens äldreomsorg inom hemtjänsten. Det var en stor variation av personal från de kommuner som deltog på workshoparna i Innovation Room, men intentionen var att hemtjänstpersonal skulle utgöra hälften av all personal under workshoparna. Det var konsultföretaget Innovation Team Sweden som arrangerade workshoparna och som ansvarade för att dokumentera resultaten för de två tillfällena. Workshop1 utforskande fas: Här skapades en översikt av kommunens arbete kring brukaren, en kartläggning av vilka uppgifter man utför och hur verksamheten fungerar Man identifierade olika exempel på vad som fungerar bra i den nuvarande verksamheten Man identifierade olika exempel på vad som fungerar dåligt i den nuvarande verksamheten Workshop 2 idégenerering Workshopen syftade till att uppnå följande mål: Att generera idéer utifrån patientresan och hur flödet av vårdtjänster kan struktureras och stödjas med ett administrativt system Att illustrera idéer och utvärdera deras potential som koncept för framtida utveckling. Projektplan Projektet Hemtjänst utan startade under våren 2010 och avslutades i och med ett slutseminarium i Falkenberg den 10 september De aktiviteter som genomförts inom projektet är baserade på aktivitetsplanen som upprättades i samband med förstudieplanen i Bilaga 1. Självklart har vissa justeringar gjorts under projektets gång jämfört med den initiala projektplanen men de huvudsakliga aktiviteterna är samma. Projektmöten har hållits kontinuerligt under projektet. Oftast har projektmötena genomförts i samband med de övriga aktiviteterna, antingen före eller efter. Omvärldsanalysen genomfördes av HCH på ett relativt tidigt stadium i projektet där företag inom branschen och system är kartlagda. Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 32

33 Inom projekt Hemtjänst utan har det genomförts två stycken workshops i Halmstad. Workshoparna genomfördes under april och maj månad. Resultat Resultaten struktureras utifrån de tre övergripande aktiviteterna: litteraturstudie, intervjusammanställning och workshops med analyser. Omvärldsanalyser finns under rubrik State of Market marknadsinventering. Idag finns IT-stöd i vård och omsorgsverksamheter i nästan alla Hallands kommuner och den kommun som inte har IT-stöd inom ordinärt boende, håller just nu på att upphandla detta. De kommuner som skött all redovisning och rapportering via papper har känt att det är dags att gå vidare och använda dagens teknik för att underlätta arbetet. Det är oftast en lång process som kräver en hel del av personalen som ska utföra detta. Upphandling av nya system utförs inte så ofta och därför har man heller ingen stor erfarenhet att luta sig mot. Ofta har kommunens personal haft svårt att skriva bra kravspecifikationer, vilket är svårt, och därför kanske man heller inte får det man önskar. Säljare som är bra på att säga rätt ord och som lovar guld och gröna skogar finns det gott om och personerna som gör upphandlingen vill gärna snabbt och lätt finna lösningar för verksamheten eftersom de ofta är ute efter en ekonomisk vinst. Många vård- och omsorgsverksamheter kostar och man ser en investering i t ex IT-baserad rapportering och dokumentation som en förenkling och därigenom också en kostnadsbesparing. Önskemål från kommunerna vad finns det för lösning? Vid de första samtalen med administrativ personal i de olika halländska kommunerna så fanns det önskemål om att: Kunna integrera systemen på ett smidigt och billigt sätt. Att integrera system på ett smidigt och billigt sätt är givetvis önskvärt i dessa tider av nedskärningar och när budgeten inte går ihop, men både smidigt och billigt går oftast inte ihop. Möjligheter finns men det kostar och svårigheten kan vara att från början veta om slutprodukten blir så bra som man förväntar sig. Ibland är system inte kompatibla med varandra och går alltså inte att koppla samman. Det finns möjligheter att koppla samman system via en portal men det är oftast inte ett billigt sätt. Här kan man igen titta på SKL:s rekommendationer om ett samarbete för att inte låsa in sig i system som ändå inte kommer att fungera i framtiden, som ska passa samverkan med både medborgare, landsting, privata vårdgivare och dessutom hantera specifika kommunala verksamheter. Fram till i början av 90-talet hade de flesta stora privata/statliga företag egenutvecklade IT-stöd, men ungefär vid den här tiden så insåg de att de var i behov av system som kunde prata med varandra och många företag var en del i en koncern som hade företag runt om i världen och Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 33

34 därför behövde kunna kommunicera med varandra. Standardsystemen började införas. Idag har kommunerna oftast standardsystem men tyvärr är dessa inte alltid kompatibla med varandra och därför kan man inte föra information mellan systemen, vilket resulterar i dubbellagring. Kommuninnevånarnas krav på e-tjänster kommer förmodligen också att ställa nya krav på vård och omsorgspersonalen. I vissa kommuner har förslaget uppkommit om en gemensam upphandling av system. Ett problem som då bör ses över är hur upphandlingsförfarandet sker. System för äldre- och funktionshindrade upphandlas oftast av personal inom den förvaltningen där verksamheten administreras och det kan innebära att vård och omsorg för äldre tillhör en förvaltning och vård och omsorg för funktionshindrade en annan. Dessa förvaltningar kan ha olika verksamhetssystem även om det är samma kommun. Ett annat problem är att kommunens olika förvaltningar ser till sin egen verksamhet när de köper in sina IT-system, men inte ser helheten i kommunen, och därför behövs en samordning av detta. Om hemtjänsten har ett verksamhetssystem, ett planeringssystem och ett rapporteringssystem och till detta vill de sedan koppla personalsystemet som förvaltas av personalavdelningen och ekonomisystemet som förvaltas av ekonomiavdelningen. Förmodligen har systemen upphandlats av olika förvaltningar och vid olika tidpunkter vilket gör att systemen inte är kompatibla. Undvika att logga in och ut mellan många olika administrativa system. Flera kommuner utarbetar lösningar för säker inloggning med SITHS-kort för att klara det ökade kravet på patientsäkerhet och integritetsskydd för individen enligt Patientdatalagen (PDL). Genom SITHS-kort kan man också slippa flera inloggningar genom att kortet ger tillgång till de system personalen har behörighet till. För att få tillgång till vårdinformation ställs det krav utifrån HSA (Hälso- och sjukvårdens adressregister) att man har stark autentisering, alltså SITHS-kort, e-legitimation eller säkerhetsdosa. HSA är en elektronisk katalogtjänst där all hälso- och sjukvårdspersonal är registrerad och det är ett av kraven för att få möjlighet att använda SITHS-kort. Patientdatalagen kommer med all sannolikhet att påverka informationshanteringen för de system som används inom hemtjänsten. Lagen är utformad med syfte att underlätta informationsutbyte mellan olika vårdgivare och patientens egna möjlighet till medverkan. I Halland kommer Varbergs kommun att ingå i ett pilotprojekt med användning av SITHS-kort och detta är under planering och kommer att starta under xxx Få bättre uppföljning och support. Uppföljning och support är något man måste se till att få med i avtalet och inget man bara kan förvänta sig. Det gäller att fråga leverantören i vilken mån det finns support och hur företaget fram tills nu utvecklat sina produkter. Här kan man gärna ta kontakt med kommuner som redan använder systemet. Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 34

35 Samverkan i upphandlingen ger också en större tyngd bakom kravet att få bra support och uppföljning. Här bör man också titta på vilken typ av personal som IT-företaget har. Många utvecklare av vård- och omsorgssystem har samlat personal som har sin bakgrund som kommun- eller landstingsanställda, vilket kan underlätta vid uppföljning och support. Men verkligheten förändras snabbt och alla kommuner har sin unika organisation, så även om företagen har personal med vårdbakgrund så stämmer deras bild av vård och omsorg inte alltid med verkligheten. Företagen rekryterar oftast personal med goda kunskaper om den administrativa delen i det kommunala arbetet men de har inte alltid samma förankring i det praktiska hemtjänstarbetet. Undersöka mobila sätt att utföra dokumentation. Det finns ett antal mobila sätt att utföra SOL dokumentation på, men HSL dokumentation saknas. Flera leverantörer erbjuder sig att ta fram denna lösning men gör det inte förrän de har en kommun eller fler som efterfrågar detta. Säkerställa säkerhet och integritet vid informationsutbyte När en pensionär med hemtjänst kommit in till Sjukhuset så har all information tidigare gått via fax. Numera använder alla hallands kommuner och landstinget det nätbaserade systemet Meddix, som kommunikationsverktyg. Systemet implementerades våren 2010 och än så länge fokuserar man på tre funktioner: Säkra meddelanden ang. generella frågor om inneliggande patienter. Säkra meddelanden ang. utskrivning av patienter Räkna ut betalningsansvar En styrgrupp av personal från landsting och kommuner har utarbetat riktlinjer för användandet i ett avtal. I avtalet är bestämt att sjukhuset ska meddela kommunen 24 timmar före en patient blir utskriven om patienten haft en vårdplanering. De patienter som inte behöver mer hjälp än tidigare kan bli hemskrivna med kort varsel. Detta verkar fortfarande vara ett problem som man måste arbeta vidare med för att få ett bra samarbete mellan kommun och landsting. Alla meddelanden måste kvitteras för att säkerställa att någon tagit emot meddelandet. Generellt bör personal kolla meddelanden 2ggr/dag. Få till en dialog och ett samarbete mellan beställare/användare och leverantör Här kan man hoppas och tro på ett bättre samarbete mellan beställare och leverantör om upphandling sker i samarbete kommuner emellan. Idag kan många av missförstånden mellan beställare och leverantör beror på felaktig tolkning av behoven. Om kommunen inte är tydliga i sin kravspecifikation, så har inte heller leverantören lätt att leverera tillfredställande system. Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 35

36 Visserligen kräver en gemensam upphandling stora krav på de enskilda kommunerna, och enligt SKL:s syn på de krav som kommer att ställas på kommunerna, så är det dags att börja nu. Kunna sammanställa information från flera olika system Här gäller det att vi har system som är kompatibla med varandra och det har vi inte alltid idag. Detta beror på att man börjat i liten skala och byggt på med nya system alltifrån uppkomna behov. Olika förvaltningar har också satsat på sina egna system som då kanske inte är kompatibla med en annan förvaltnings system. Det finns även olika system inom samma förvaltningar/avdelningar. Personal arbetar idag med att ta ut information ur olika system och sammanställa dessa i rapporter, vilket är ett merjobb som kunde elimineras om systemen kan kommunicera med varandra. Det här är ett påtagligt sätt att effektivisera och kvalitetssäkra. Kunna få tillgång till nyckellösa system som också är integrerade med information och dokumentation, att t ex få tillgång till ID Idag finns det två nyckellösa system som tillhandahålls av Phoniro och Tunstall. Phoniros administrativa system kan tillhandahålla loggar men ingen dokumentation. Kommunerna ser införandet av nya system som en kritisk faktor och man vill undersöka om det finns bra metoder att implementera system i komplexa organisationer. I dagsläget finns inga generella metoder och modeller. Pulsen har utvecklat en projektmodell tillsammans med företaget Wenells som används vid implementering ute hos kund. Även Centrum för ehälsa framhåller vikten av tvärvetenskapliga projekt för att ta fram metoder och modeller vid systeminförande. Så påverkas hemtjänsten av olika faktorer och beslut Hemtjänsten är en verksamhet som påverkas av olika beslut och kanske en av den kommunala verksamhet som varit under störst förändring de senast åren. I ett försök att ge en bild av de faktorer som påverkar kan vi i nedanstående bild se det komplexa i verksamheten. Kommunerna står inför krav från regeringen om eförvaltning och krav från medborgare på olika e-tjänster. Socialstyrelsen ställer nya krav på dokumentation och på kvalitetssäkring, de politiska partierna lägger nya beslut som gör att kommunens verksamhet förändras. När kundvalet är genomfört fullt ut i alla kommuner har man även att ta hänsyn till vilka system som ska användas av de privata aktörerna och om det ska de vara de samma som kommunen använder. I vilket fall bör dessa i en framtid kunna kommunicera med varandra. Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 36

37 Kommunen måste samverka med landstinget om de personer som får vård i primärvård eller slutenvård. Dessutom måste den förvaltning som tillhandahåller vård och omsorg i kommunen också samverka med andra förvaltningar i kommunen med t ex personal- och ekonomifrågor. De politiska besluten på både regerings och lokal nivå förändrar verksamheten. Socialstyrelsens krav på dokumentation och kvalitetssäkring. Allt detta påverkar i slutändan hemtjänstens arbete och får konsekvenser som ingen kunde förutspått när ett beslut togs. Hemtjänstgruppens behov påverkas av krav och beslut från många olika håll Ett politiskt beslut som t ex, att alla kunder i ordinärt boende ska serveras varm mat, förändrar vissa arbetsuppgifter. Politikerna tänker givetvis på kundens bästa och inser att det förändrar hemtjänstgruppens arbete men inte hur och i vilket omfattning det förändrar arbetet. Beslut som tas på olika nivåer påverkar på olika vis, och hemtjänstpersonalen ser sig ibland som Uppfinnar-Jocke, som får fixa och trixa för att få till vården på ett sätt som överensstämmer med det som beslutats. Hemtjänsten utförs på ungefär samma sätt i alla kommuner men den administrativa gången ser olika ut. Man har olika system och olika förvaltningar men schematiskt ser det ut ungefär som bilden nedan visar. Bilden har vi fått fram genom intervjuer med olika personalkategorier i alla hallands kommuner. Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 37

38 Schematisk bild av beslutsgången i utförandet av hemtjänst. Från behov till utförande, planering och dokumentation. Kunden har ett behov som utreds och hon/han får ett beslut som dokumenteras i verksamhetssystemet. Beslutet kan vara omvårdnad och verkställs av hemtjänstchef och personal. Hemtjänstpersonalen planerar in omvårdnaden och den utförs. Därefter sker en tid- och insatsrapportering och vid avvikelse av SOL insats, en dokumentation. HSL insatser som t ex medicin signeras på speciella signeringslistor. I de flesta kommuner i Halland sker dokumentationen fortfarande på papper. Arbetsterapeut, sjukgymnast och kommunsjuksköterska lägger in HSL insatser som också verkställs av chefen för hemtjänst. När en person som har hemtjänst läggs in på sjukhuset så har sjuksköterskan kontakt med sjukhuset via Meddix för att få veta om det blir en ny vårdplanering eller om patienten skrivs ut direkt. I avtalet mellan kommuner och landsting så ska landstinget meddela kommunen 24 timmar före hemgång av patient, men det är bara när det görs en ny vårdplanering. Ny vårdplanering görs om patienten blivit sämre än före sjukhusvistelsen och är i behov av mer hjälp i hemmet. Om inte patienten behöver en ny vårdplanering kan patienten skickas hem och meddelande skickas via Meddix. Här tycker kommunens personal att det inte Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 38

39 fungerar optimalt. Det är viktigt att den här informationen går fram för att hemtjänstpersonalen ska veta när personen i fråga behöver hemtjänst igen. Behoven inom hemtjänst ser likadana ut i alla hallands kommuner men skiljer sig utifrån vilken kategori man tillhör. Här ser man att beroende på vilket perspektiv man har, så har man olika krav på vad systemet ska utföra. Behoven skiljer sig om man är kund/anhörig eller om man arbetar inom hemtjänst och då beroden på vad man arbetar med. De flesta system som finns idag används mestadels för- och av personal på den administrativa sidan. Detta belystes tydligt under de workshops som genomfördes, tillsammans med olika personalgrupper som arbetar praktiskt och administrativt inom ordinärt boende. Den administrativa personalen har ett väl anpassat IT-stöd, men den praktiskt arbetande personalen saknar ett användarvänligt och till verksamheten anpassat IT-verktyg. Kraven på dagens hemtjänstgrupper har ökat från tiden då hemtjänstpersonalen kunde hjälpa till med det mesta till dagens hemtjänst som är beslutsstyrd och väl kontrollerad. Dagens hemtjänstpersonal, som visas på bilden nedan, måste komma ihåg en mängd olika saker. Detta ser personalen som en svårighet och en risk att glömma viktiga saker. Man ser ett behov av ett ITstöd som är utformat för hemtjänsten. Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 39

40 Beslut som kan ges och som ska utföras samt de arbetsuppgifter som ligger på hemtjänstgruppen. Det som framkom under våra workshops som problem för hemtjänstpersonalen var t ex: Tidrapportering med papper och penna, tar tid och kan lätt bli fel Förslag till åtgärd: IT-stöd för rapportering Svårt att hålla reda på många saker samtidigt, informationsmissar Exempel: Personal är ute och arbetar hos Agda när sjuksköterskan ringer och säger att Hulda har fått en akutmedicin som måste hämtas ut idag. När personalen nästan är klara hos Agda så kommer det larm om att Kalle har ramlat och behöver hjälp. De måste snabbt avsluta sitt arbete hos Agda och åka via hemtjänstlokalen för att hämta nyckel så att de kommer in hos Kalle. Att åka på larm när personalen har sin ordinarie runda är avbrott i arbetet som kan leda till kvalitetsmissar. Efter larminsatsen är de sena i sitt ordinarie arbete och glömmer därför att hämta ut medicinen till Hulda. Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 40

41 Förslag på lösning: Vi var uppdelade i tre grupper och alla grupper tog upp problemet med en mängd information som kommer till personalen under en arbetsdag och det kom olika förslag. Alla handlade om information och kontakt. Informationsstöd för all information kring pensionären. Ute i arbetet händer det hela tiden saker som ska åtgärdas på något sätt. För att säkerställa detta behöver personalen ha tillgång till ett informationsstöd. Ett allt i ett hjälpmedel med en informationsskärm i grupplokalen, där man ser nya händelser och arbetsuppgifter, tillsammans med ett mobilt stöd. Informationsskärm i grupplokalen Nyckelhantering Detta är ett återkommande problem överallt. Förslag till åtgärd: Digitala nycklar med möjlighet att koppla till en helhetslösning. Behov från administrativ personal Vid intervjuer av chefer inom hemtjänstverksamheterna kom det fram att verksamheterna är i behov av en helhetslösning som innefattar: 1. Dokumentation, SOL +HSL Kunna utföra dokumentation på plats ute hos kunden. 2. Planering/logistik Kvalitetssäkra vård och omsorg genom ett system för planering av insatser. Dels för att göra rättvisare arbetsfördelning, att varje brukare får sina beviljade insatser och att man slipper lägga tid på pappersplanering, samt att planera utifrån ett miljötänkande. 3. Rapportering insatser/avvikelser Rapportera insatser eller avvikelser direkt ute hos brukaren genom ett mobilt verktyg. 4. Bemanning Många önskar en koppling mellan personalsystemet, där man ser vilka som arbetar och deras schema, till planeringssystemet som ska planera arbetet ute i hemtjänsten. Att automatiskt kunna Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 41

42 föra över nya personalscheman till planeringssystemet men även att kunna se om det finns tillgänglig personal, från andra grupper eller från en pool, vid sjukdom och semestrar. 5. Nyckelhantering, (digitala lås alt. nyckelgömmor) Nyckelhantering är ett stort gemensamt problem för att kommuner. Hemtjänstpersonal måste hantera en mängd nycklar till brukare. Ibland måste personalen stämma träff när de är ute på en runda för att växla nycklar. Nyckelhanteringen tar för mycket tid från arbetet. Nattetid så måste larmpatrullen ibland köra flera mil för att hämta nycklar så det finns mycket att vinna både för personalen och för miljön. 6. Information om brukare, speciellt nattetid för larmet De flesta larmpatruller har nattrundor till brukare de känner väl, men då och då larmar personer som de inte känner, och då måste de ibland köra långt för att komma åt nycklar och information. Det finns ett behov att larmpatrullen lätt ska kunna komma åt information om brukare som larmar sällan. 7. Statistik Kunna se antalet hemtjänsttimmar och för de kommuner som även gör anhörigstödstimmar få detta dokumenterat. Det finns ett behov att få ut statistik ur de system som finns men eftersom man inte samköra systemen får personal ta ut information ur olika system och därefter sammanställa dessa. Det mest prioriterade önskemålet från kommunerna är att systemen ska kunna kommunicera med varandra och att man ute i hemtjänsten kan rapportera och dokumentera på plats. Dessutom är nyckelhanteringen en prioriterad åtgärd. De system som används inom ordinärt boende i Halland idag Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 42

43 För att kvalitetssäkra vården vill man ha en dokumentation genom hela vårdkedjan, från beslut till utförande. Samt kunna kommunicera med landsting och privata utförare. Önskemål om en sammanhängande dokumentationskedja Fram tills nu har ofta upphandling och implementering av system gjorts av personal utan större IT kompetens och då blir det ofta inköpet på leverantörens premisser. Vår uppfattning efter intervjuer och litteraturstudier är att många implementeringar inte föregåtts av någon verksamhetsutveckling. Eftersom vi kan konstatera att verksamheterna skiljer sig i alla hallands kommuner så måste vi också inse att implementera ett standardsystem inte alltid passar den verksamhet som vi har och då måste man antingen anpassa systemet eller anpassa verksamheten till systemet. Att anpassa systemet blir oftast för dyrt och då återstår verksamhetsutveckling. Genom verksamhetsutvecklingen blir också berörd personal involverad i förändringen och implementeringen går smidigare. Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 43

44 Övriga resultat från workshopen Sammanställning av det som fungerar bra och dåligt ute i hemtjänstgrupperna i Halland utifrån det som kom upp i våra workshops. Exempel på vad som fungerar BRA Anhörigstöd Fixarverksamheter som t ex Fixar Malte Uppsökandeverksamhet Personlig omvårdnad Leverans av apodos (färdig paketerad medicin) och signeringslista Avlösning i hemmet Inköp Bedömning av dubbelbemanning (I Halmstad görs detta av arbetsterapeut eller sjukgymnast och det fungerar bra) Laholm har Hälsokonsulent och det fungerar bra Teamträffar i Laholm fungerar bra, tillfällen när olika personalkategorier samlas och pratar kring pensionären som har hemtjänst. Mötet leds av den som är kontaktman för respektive pensionär. Exempel på sådant som fungerar DÅLIGT: Sängar som är för låga och svåra att arbeta vid Svårt att få till det med dubbelbemanning när man behöver använda lift (Inom hemtjänsten är man alltid två när man använder lift) Pensionärer som är ensamma och som larmar ofta Vid hemgång från sjukhuset kan handläggare i vårdplaneringsteamet besluta om mer hemtjänstinsatser. Ofta känner sig pensionären sämre på sjukhuset och får insatser som kanske inte behövs. Hemtjänstpersonalen upplever att det är svårt att ta bort insatser som inte behövs när man kommer hem och mår bättre. Kommunsjuksköterskan tar blodprover hemma hos pensionärerna och hon/han måste då leverera proven till den vårdcentral som pensionären tillhör. Har sjuksköterskan många prover kan det bli en lång runda. Detta är en följd av vårdvalet. Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 44

45 Diskussion Kommunerna står inför en tid med fler äldre som behöver hemtjänst och detta kommer att ställa stora krav på oss alla. När vi startade förstudien så såg vi främst behovet av funktionella system som kan underlätta arbetet och säkerställa dokumentation i respektive kommun. När vi nu är klara ser vi en annan mycket större bild av framtiden. En bild av framförallt kommunen som en del i ett större sammanhang av ehälsa och det finns ett antal faktorer att ta i beaktning innan man bestämmer sig för att genomföra ett eller flera IT-projekt. När alla kommuner infört lagen om valfrihet (LOV) och de privata vårdföretagen börjar arbeta i kommunerna så får man även ta hänsyn till de externa utförarnas dokumentation och antal utförda timmar. När eförvaltning är införd i all förvaltning så måste kommunerna kunna erbjuda e-tjänster till alla kommuninnevånare och ha ett samarbete med landsting och primärvård. Problemställningen är att man under årens lopp upphandlat olika system i olika förvaltningar. Desto mer verksamheten förändras desto högre krav ställs på information och kommunikation: mellan system mellan kommunen och privata aktörer mellan kommun och landsting samt givetvis mellan kommun och medborgare Alla hallands kommuner har olika system och har organiserat sitt arbete på olika sätt men önskar en helhetslösning med flexibilitet som ger frihet att förändra efter den egna verksamheten. Vi ser idag att de system som finns i kommunerna inte kan kommunicera med varandra och beslutade att undersöka ett förslag till en ny lösning som skulle kunna växa med kommunerna in i framtiden. Regeringen ser en framtid där medborgaren inte ska behöva tänka på vem som är huvudman, vård och omsorg ska ges till de som behöver det, och detta kräver ett väl utvecklat samarbete mellan de huvudmän som finns idag. En samverkan mellan kommun, landsting, regioner och privata utförare. I en samverkan måste man också ha IT-stöd som kan kommunicera med varandra. Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 45

46 Vi tog kontakt med konsultbolaget Cybercom som gjorde följande förslag: En öppen tjänsteplattform som är lika för alla Hallands kommuner och som tar hänsyn till de säkerhetskrav och lagar som gäller. Till tjänsteplattformen kopplar man de äldre system som går att kommunicera med, och utvecklar nya till de nya behov som finns. Eftersom verksamheten förändras snabbt så kan man göra applikationer relativt snabbt och även privata tjänsteföretag som t ex vill sälja luncher kan göra sin egen applikation som kan tas emot av kommunen. Att få tillgång till system som kan kommunicera med varandra gör att statistik och uppföljning kan göras smidigare och med större säkerhet vilket är en kvalitetssäkring. Med en öppen tjänsteplattform behöver inte kommunerna bli låsta vid en leverantör utan kan köpa applikationer utifrån de som är bäst för verksamheten. I en av de interna rapporter vi läst fick en kommun köpa det näst bästa systemet eftersom det bästa inte var kompatibelt med verksamhetssystemet, ett sådant dilemma uppstår inte vid en öppen tjänsteplattform. Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se 46