att godkänna rapportering av genomförd internkontroll för år 2011.

Transkript

1 Dnr: 10MB60 1 (5) VDC Sophia Hansson Styrelsen för Stockholm Vatten AB Styrelsen för Stockholm Vatten VA AB Internkontroll 2011 för koncernen Stockholm Vatten FÖRSLAG TILL BESLUT Styrelsen föreslås besluta att godkänna rapportering av genomförd internkontroll för år Gösta Lindh Sophia Hansson ÄRENDET Styrelsen beslutade den 11 december 2008 att godkänna internkontrollplanen för åren Årligen upprättas en granskningsplan med utgångspunkt från den av styrelsen beslutade treårsplanen. Eventuella förändringar i förutsättningar för verksamheten hanteras inom ramen av granskningsplanen. Den årliga operativa granskningsplanen fastställdes av koncerncontrollern och anmäldes till ledningsgruppen i april I styrdokument H Intern kontrollgranskning, beskrivs rutin för internkontrollgranskning. Koncerncontrollern har ansvar för att det interna kontrollsystemet läggs upp i enlighet med gällande regler, fattade beslut och med hänsyn till rekommendationer från revisorer. Granskningsprogram har tagits fram för respektive beslutat granskningsområde och interna granskare har utsetts. Med granskningsprogrammen som underlag har intervjuer genomförts med berörd personal. Under granskningen beskrivs hur kontrollen är utformad, till exempel vem som har ansvaret och hur ofta kontrollen genomförs. Granskaren testar

2 2 (5) sedan stickprovsvis att kontrollen utförs enligt den beskrivningen. Därefter bedömer granskaren om kontrollen överensstämmer med beskrivningen och om kontrollen är ändamålsenlig. Utgångspunkten vid granskningen att säkerställa att ändamålsenliga rutiner finns upprättade, är kända och tillämpas. Granskningen är ett led i arbetet med ständiga förbättringar och syftar till att ge organisationen insikt i möjliga förbättringsområden. För 2011 omfattar internkontrollgranskningen (i enlighet med av styrelsen beslutad intern kontrollplan): Kostnader Intäkter (endast granskning av förvaltning) Personal och löner (endast granskning av förvaltning) Anläggningsredovisning (endast granskning av förvaltning) Skatter och avgifter (endast granskning av förvaltning) Koncernmellanhavanden (endast granskning av förvaltning) Information och rapportering (endast granskning av förvaltning) För området Kostnader har granskningen 2011 skett utifrån perspektiven: Existens och tillhörighet att endast inköp och kostnader som motsvaras av riktiga transaktioner och avser bolaget bokförs som sådana Fullständighet att alla kostnader och inköp avseende riktiga transaktioner redovisas med rätt belopp och i rätt period Värdering att rätt pris betalas för levererade varor/tjänster Förvaltning att hanteringen sker i enlighet med ledningens intentioner och att rutiner finns som säkerställer korrekta inköp och kostnadsredovisning För områdena Intäkter, Personal och löner, Anläggningstillgångar, Skatter och avgifter, Koncernmellanhavanden samt Information/rapportering har granskning 2011 skett utifrån perspektivet: Förvaltning att hanteringen sker i enlighet med ledningens intentioner Vidare har noteringar från 2010 års internkontrollplan följts upp i samband med 2011 års granskning.

3 3 (5) Internkontrollgranskning 2011 Rapportering av genomförd granskning sker i form av avvikelserapportering (ar och er), den granskning som skett utan granskningsnoteringar om fel eller problem kommenteras inte. Kostnader Även om inga faktiska felaktigheter framkommit vid granskningen kan det konstateras att det idag är möjligt att göra inköp från ej avtalade leverantörer, även inom de områden där avtal finns (med andra leverantörer). När det nya inköpssystemet är implementerat i hela organisationen kommer dessa risker att minimeras eller, i vissa fall, undanröjas. Systemet kommer att vara i full drift från och med hösten Intäkter Rutinerna för tidpunkt för tid- och projektfakturering bör förbättras. I nuläget kan faktureringen skjutas upp utan godkännande av överordnad och det finns inte heller någon rapport som visar ej fakturerade intäkter. Rapport bör tas fram som visar ej fakturerade intäkter. Rapporten bör ingå i den månatliga uppföljningen. Tid- och projektfakturering uppfattas som svår och tidkrävande. Vidare upplever man systemmässiga svagheter, t.ex. vad gäller konsekvenserna av att projekt har stängts vid faktureringstillfället. Fortsatt utbildning för projektledarna. Skapa rutin som säkerställer att upplevda systemmässiga brister anmäls till förvaltningsgruppen. Personal och löner inga granskningsnoteringar Anläggningsredovisning Rutinerna för att säkerställa att påbörjade projekt som inte slutförs hanteras på korrekt sätt och bokförda utgifter kostnadsförs bör förbättras.

4 4 (5) För att bevaka eventuella förgävesprojekteringar bör en rapport, utvisande projekt som under längre tid ej belastats med utgifter, tas fram inför periodboksluten. Motivet till varför aktiviteten är låg bör lämnas av respektive avdelningschef. I de fall en förgävesprojektering kan befaras bör kostnadsföring ske i anslutning till rapporteringstillfället. Skatter och avgifter inga granskningsnoteringar Koncernmellanhavanden inga granskningsnoteringar Information och rapportering inga granskningsnoteringar Uppföljning av 2010 års internkontrollgranskning Personal och löner 2010 En tydlig instruktion avseende kontroll av Lönekostnadsrapport bör upprättas och publiceras på Aqvanet tillsammans med andra chefsinstruktioner. Av instruktionen bör framgå vilka kontroller som ska göras och i vilken form (utskriven eller elektronisk) rapporten ska sparas. Anvisning för kontroll och arkivering har publicerats på Aqvanet. Rapporten kommer också att omarbetas för att bli mer användarvänlig Verksamhetscontrollers bör ges tillgång till lönekostnadsrapporten för att underlätta kontroll och rättningar. Verksamhetscontrollers har idag tillgång till de rapporter de anser vara nödvändiga.

5 5 (5) Anläggningsredovisning 2010 Färdigställ och publicera uppdaterade anvisningarna för redovisning av anläggningstillgångar. Uppdaterade anvisningar för redovisning av anläggningstillgångar har publicerats Projektansvariga bör påminnas om att administrativa projektavslut i anslutning till faktiskt projektavslut bör prioriteras högre i det löpande arbetet. Uppdaterade anvisningar för redovisning av anläggningstillgångar omfattar anvisningar om tidpunkt för administrativt projektavslut. Skatter och avgifter 2010 En enkel och tydliga instruktion med tillämpliga momssatser vid olika typer av fakturering bör tas fram för att underlätta för de som fakturerar. Beskrivning och anvisningar avseende mervärdesskatt har publicerats på Aqvanet. Information och rapportering 2010 En samlad rapportförteckning för webinfo och BEST bör finnas på Aqvanet. En förteckning över samtliga rapporter i webinfo och BEST har publicerats på Aqvanet. Här finns också blankett för anmälan av rapportönskemål, inkomna önskemål hanteras gemensamt av systemförvaltarna för Agresso och BEST.