Presentationen Projektledning i tidiga skeden Hur startar t ett projekt, finns det en formaliserad process? Göran Lindahl Stefan Ziegler.

Transkript

1 Presentationen Projektledning i tidiga skeden Hur startar t ett projekt, finns det en formaliserad process? Göran Lindahl Stefan Ziegler Göran Lindahl Presentation Docent, Arkitekt, Construction Management, Bygg och miljöteknik, Chalmers Projektledare, Lokalförvaltningen, Göteborgs Stad Processledare GBP Stefan Ziegler, Projektchef, Lokalförvaltningen, Göteborgs Stad 1

2 Morgonagenda Varför Fråga/frågor Tidiga skeden Projektinitiering Teori Vad vi vet Diskussion Frågor Glöm inte heller mingel, nätverk, informella kontakter, snoka, höra om nytt och gammalt Forskningsprojektet Projektledning före start en studie avkunskapsbehov k och arbetsmetoder i faserna som föregår investeringsbeslut Göran Lindahl Stefan Ziegler 2

3 Varför? Projekt initieras, glider igång baserat på kontakter, telefonsamtal, en önskan om utredning, en enkel förfrågan, en koll Jo, det har vi observerat Har ni det också? Bakom detta finns behov, krav. Ofta inte dokumenterade eller artikulerade Kan man dokumentera, systematisera detta för att få transparens, uppföljningsbarhet och effektivitet i detta skede? Kanske krävs speciell kompetens, hur gör man detta, kan alla? Detta ledde till forskningsfrågan Vad vi ville veta Startas alla projekt medvetet och strukturerat? t? Vad blir effekten av tidiga kontakter och nätverk på inramning av projektets förutsättningar? 3

4 Intervjuer Hur vi gjorde 30 st Representerande Byggherrar, projektledningskonsulter och fastighetsägare Litteraturstudier Rubrik och startresonemang Projektledning före start en studie av kunskapsbehov och arbetsmetoder i faserna som föregår investeringsbeslut i t Två begrepp som regelmässigt används utan att närmare definieras är just projekt och tidiga skeden. Dessa är vad man skulle kunna kalla för vardagsbegrepp eller uttunnade begrepp. De bär med sig en mening som aktörer i byggsektorn är, i princip, överens om. Men vad är det som sker när projekt initieras, glider de igång eller finns det en formaliserad start och hur skall man se på aktörer och handlingar i detta skede? Den studie som redovisas belyser frågor kring detta ämnesområde och bjuder in till diskussion om frågan. 4

5 Startpunkt Projektledning före start en studie av kunskapsbehov och arbetsmetoder i faserna som föregår investeringsbeslut i t Två begrepp som regelmässigt används utan att närmare definieras är just projekt och tidiga skeden. Dessa är vad man skulle kunna kalla för vardagsbegrepp eller uttunnade begrepp. De bär med sig en mening som aktörer i byggsektorn är, i princip, överens om. Men vad är det som sker när projekt initieras, glider de igång eller finns det en formaliserad start och hur skall man se på aktörer och handlingar i detta skede? Den studie som redovisas belyser frågor kring detta ämnesområde och bjuder in till diskussion om frågan. Våra första frågor Vad är det för princip? När projekt initieras, vad menar vi med detta? Vilka ämnesområden är berörda? 5

6 Våra första frågor Vad är det för princip? Tidiga skeden, räcker en princip? När projekt initieras, vad menar vi med detta? Vilka ämnesområden är berörda? Teori, perspektiv och synsätt för detta? Vart leder denna fråga? Om det är något annat Tidiga skeden avser tidiga skeden i ett projekt Om det inte är projektknutet Då finns inga tidiga skeden innan projektet är definierat Om vi accepterar en strikt projektdefinition Då ligger tidiga skeden utanför projektet Då är tidiga skeden början på projektets genomförande Då är det något annat 6

7 Vanlig kurva Vanlig kurva med mer info 7

8 Vanlig kurva med detaljer När vi ber om specificering 8

9 Mer specificering Andras definitioner Övergripande, programmeringsfas och en del av projekteringen (Fristedt & Ryd 2004) Vid koll av anbudskalkyler (Skanska, anläggningsprojekt 2006) I tidiga skedet formuleras idéer, förutsättningar analyseras, lokalbehov identifieras (Akademiska hus) 9

10 Vår definition i detta projekt eller snarare, den fas vi avsåg att studera Vi undviker begreppet tidiga skeden Vad vi avser är den tidpunkt eller de skeden där man ännu inte fattat beslut om huruvida det blir ett projekt eller inte Från surr till investeringsbeslut En fas i relation till projekt, inte en del av projekt När initieras projekt Idé Surr Behov Krav Verksamhetsutveckling Informell kommunikation Beslut av något slag Projekt 10

11 Vad som intresserade oss Idé Surr Behov Krav Verksamhetsutveckling Informell kommunikation Beslut av något slag Vad sker här? Det informella molnet Begrepp och associationer Lunchmöte Delaktighet Makt Dokumentation? Transparens Möjlighet Nätverk Kreativitet Manipulation Insyn Mygel Samtal Ja men va fan Innovation Snack 11

12 Om integrerad verksamhetsutveckling Idé Surr Behov Krav Verksamhetsutveckling Informell kommunikation Formaliserad process Beslut av något slag Vad sker här? Integrerat och kontinuerligt Gränsdragning Vardagens logik Daglig verksamhet Användarens vardag En helhet Projektets logik Projektets ramar Användaren en part Professionella delar Denna sida måste artikuleras för kontinuerlig och integrerad verksamhetsutveckling skall fungera tillfredställande Tidsbrist ofta angiven som problem och skäl till att verksamhetens behov inte fångas Värderingsbaserat och kräver kommunikation! 12

13 Jo, att Så vad kan vi säga Nätverk styr kontaktmönster kt t Initiala kontakter sätter ramar Projektinitiering görs utanför projektstyrning Ingen såg initiala diskussioner utan insyn som ett problem, det är så man känner på en fråga Vad vi vet är bra sedan tidigare Jo, att detta är bra Tydlig målbild Behovsanalys Programarbete Delaktighet Kommunikation ato 13

14 Projektledning före start, en reflektion Att fundera över Bra med professionella processer Hur kontrollerat vill vi ha det? Uppföljning av grundläggande och informella beslut är viktigt Vi får inte strypa kreativiteten! Teoretisk ansats Perspektiv att se det som (när projekt initieras alltså) Sense making, meningsskapande Meningsfullhet, appropriering Rationalitet, rational hos individer Beslutsprocesser, hur går de till, mekanismer Makt, inkluderande respektive uteslutande Inramning Från verksamhet till järntriangel (tid, kostnad, kvalitet) Olika logiker, drivkrafter 14

15 Vad ville vi veta Startas alla projekt medvetet och strukturerat? t? Nej, Vad blir effekten av tidiga kontakter och nätverk på inramning av projektets förutsättningar? Beroende på beslutsprocess låses randvillkor fast och påverkar utveckling Kunskapsbehov Vad vi nu vet Vi behöver bättre förstå vad som sker i projektinitierande faser Arbetsmetoder Stöd för dokumentation, avgränsningar och beslut kan vara en väg framåt Finns det en formaliserad process Nej, detta är informella processer 15

16 Illustrerade frågor Kommunikation Hur påverkas aktörer här av tidigare beslut? Vad händer här? Vilken dokumentation skall finnas från föregående diskussioner i detta skede? En slags sammanfattning I surret kring en idé skapas tankar som ger de första ramarna och att detta sker ad hoc (som det alltid gjort). Detta sker såväl i politikers diskussion som i utvecklingen av affärer. Det behövs kunskap om vad som sker i dessa processer och därefter får man bestämma om man vill formalisera dessa processer. Då kraven ökar från projektens sida är det troligt att någon form av formalisering behövs. Yepp. That s it folks. 16

17 Och nu då Vad tänker ni om det här? Gruppdiskussion, 3p Utgångspunkt för samtal Erfarenhet av vad som sker innan projekt definieras? Effekter, påverkan på fortsatt arbete? Behövs en formaliserad process för detta? Hur förhåller sig detta till projektledningskompetens Tack för er tid denna morgon, ha en bra dag! Göran Lindahl 17