Projektbeskrivning Effektivare tillvals- och offerthantering vid byggprojekt Stockholm

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Projektbeskrivning Effektivare tillvals- och offerthantering vid byggprojekt Stockholm"

Ingeborg Bengtsson
för 5 år sedan
Visningar:

1 Projektbeskrivning Effektivare tillvals- och offerthantering vid byggprojekt Stockholm

2 1. Bakgrund och nuläge 1.1. Bakgrund Inom BEAst har byggsektorn i flera år arbetat för att skapa förutsättningar för effektivare logistik till, från och inne på byggarbetsplatsen. Det startade med en förstudie 2011, vilket ledde till ett utvecklingsprojekt (SBUF nr 12709) och där standarden BEAst Supply Material var det viktigaste resultatet. Standarden består av en beskrivning av processen för varuförsörjning, med ett arbetssätt som blir möjligt när entreprenörer, installatörer och leverantörer har system som kan utväxla information mellan varandra med hjälp av elektroniska standardiserade meddelanden. I nästa projekt, Effektivare varuförsörjning etapp 2 (SBUF 12977), fortsatte arbetet med att komplettera och förbättra standarden liksom att testa standarden i piloter Nuläge Standarden används inte i den omfattningen som skulle önskas, men alla större entreprenörerna har infört den, alternativt planerar för att göra det. Att det tar lång tid att genomföra beror på att det är en ganska stor omställning för arbetsplatserna och att det kräver ett systemstöd som många företag i branschen inte har. Den utvärdering som finns från de som infört standarden visar på mycket goda resultat i form av sänkta kostnader, kortare ledtider och ökad kvalitet. I omvärlden visar det sig att leverantörsledet ofta har bättre förutsättningar för att tillämpa standarden. Dels för att de i allmänhet har bättre systemstöd för t.ex. planering och orderhantering, men också för att de i många fall har digital integration mot kunder i andra branscher. I den andra etappen lades grunden till BEAst Portal som sedan hösten 2017 är helt klar och också så smått börjat användas för logistik. Det gör att även de mindre aktörerna i branschen kan få ett grundläggande systemstöd för att tillämpa standarden. I Norge har man sedan ett år valt BEAst Supply Material som branschstandard och det pågår flera aktiviteter för införande, bl.a. hos Statsbygg och i det som kallas Bygg 21. I slutet av 2017 bestämde man sig Rakennustieto i Finland, den finska motsvarigheten till Svensk Byggtjänst, för att rekommendera BEAst Supply Material som sin standard och den kommer att användas i en serie piloter under För att stötta införandet av standarden etablerades BEAst Logistikutskott i samband med att SBUFprojektet avslutades. I utskottet deltar mellan 20 och 30 företag och syftet är att förvalta standarden, utväxla erfarenheter av den samt diskutera fortsatt utveckling. 2. Projektförslag I diskussionen inom BEAst Logistikutskott har det kommit fram behov av vissa kompletteringar i standarden. Förslaget bygger på erfarenheter från de som börjat tillämpa standarden och som ser behov av vissa tillägg. Delvis diskuterades dessa redan i förra etappen men ansågs då inte helt mogna att prioritera. Det har också varit bra att kunna komma igång med praktisk användning av de grundläggande delarna först, innan arbetet går vidare i nästa fas. 2.1 Beskrivning Projektet föreslås bestå av dessa delar: 2

3 2.1.1 Offert och projektavtal a. I många fall är de produkter som levereras till byggarbetsplatser anpassade för det aktuella projektets behov och saknar då artikelnummer, pris och en del andra egenskaper. Även om det finns ett ramavtal mellan entreprenören och leverantören så är det inte säkert att det fångar upp alla aktuella artiklar, utan man inkluderar det i ett projektavtal. Hanteringen sker idag mer eller mindre manuellt i en ganska omfattande hantering som tar tid och driver kostnader samt genererar fel. Indata från denna hantering återanvänds sedan för planering, avrop etc och är viktig att få in korrekt och komplett i aktuella system. Att inkludera hanteringen av offert och projektavtal i det digitala flödet är viktigt för att minska det manuella arbetet och minimera antalet fel. Det gäller både byggvaror och anläggningsmaterial. b. Arbetet ska resultera i en komplettering av BEAst Supply Material-standarden för att möjliggöra en smidig integration mellan parterna. Det gäller såväl standardens arbetssätt, processbeskrivning, som standardmeddelanden, från förfrågan till projektavtal. Informationen finns allt oftare i en BIM-modell varför det ska inkludera gränssnitt från modellen och samordning med aktuella BIM-standarder. c. Test och utvärdering av detta i piloter Tillvalsprocessen a. I förra etappen av varuförsörjningsprojektet identifierades processen för tillval som komplex och i stort behov av en förenkling som ett digitaliserat flöde kan innebära. Det gäller i första flödet mellan byggherre, entreprenör och leverantör. b. Det behöver därför tas fram en komplettering av BEAst Supply Material-standarden i såväl processdelen som den för överföring av information i form av standardmeddelanden för planering, avrop, avisering och uppföljning. c. Test och utvärdering av detta i piloter Marknadsföring och spridning a. Att publicera standarden öppet på BEAst webbplats där den finns tillgänglig utan kostnad. b. På olika sätt och i olika kanaler förmedla till branschen vad den uppdaterade standarden innebär för de som använder den för att sprida kännedomen om standarden och dess möjlighet brett i branschen. c. Att i ett tidigt skede få acceptans hos berörda intressenter utanför arbetsgruppen. d. Ta fram en digital guide för att det ska bli enkelt att ta till sig standarden och börja arbeta efter den. 2.2 Projektets förväntade resultat Resultatet av projektet förväntas bli: a. En komplettering av standarden BEAst Supply Material enligt de behov som identifierats. b. Genomföra piloter för att samla och utbyta erfarenhet mellan en grupp entreprenörer och deras leverantörer för att harmonisera tillämpningen av standarden, för att i nästa steg bättre kunna guida andra i branschen och skapa förutsättningar för en effektivare implementering. 3

4 c. Dokumentation av positiva effekter och praktiska erfarenheter av att använda standarden i piloter, för att det ska bli enklare för företag att tillämpa standarden. 3. Mål och målgrupp Projektets målgrupp är byggentreprenörer, installatörer, byggherrar, materialleverantörer (producenter, grossister och återförsäljare) samt logistikföretag. Projektets mål är att etablera en standard för förenklad hantering av de områden i varuförsörjningsprocessen som beskrivs ovan och därmed bidra till att sänka byggkostnaderna. 4. Genomförande 4.1 Organisation Samtliga företag som nämns nedan ställer sig bakom ansökan och kommer att engagera sig i projektets arbete. Förslag till projektorganisation. Styrgrupp Deltagare i styrgruppen. Dessutom deltar projektledaren som föredragande. Deltagare Företag Henrik Hassler Skanska Per Hedenborn Peab Dag Bäckström Beijer Bygg Projektledare är Peter Fredholm på BEAst. Arbetsgrupp Arbetsgruppen består av dessa personer. Deltagare Benjamin Lindén och Rikard Larsson Johan Andersson Lars Edberg och Henric Jonsson Xxxx (återkommer med besked om namn) Stefan Andersson och Michael Peterson Greger Bergendal Mikael Gillberg Anders Berg och Magnus Eklund Dag Jarlson Jörgen Erlandsson och Mattias Nilsson Johan Fors Företag Skanska NCC Peab JM Inwido Jeldwen Vedum BB-Gruppen Lindab Tyringe Woody Bygghandel Referensgrupp Referensgruppen består av dessa parter som ges löpande information samt tillfälle att ge synpunkter på remiss. Dessa kan även bjudas in till vissa delar av arbetsgruppens aktiviteter där så är relevant. Medlemsföretag i BEAst 4

5 Aktuella branschorganisationer inklusive de BEAst samarbetar med i Norge och Finland BIM Alliance Kända systemleverantörer inom området 4.2 Utkast till aktivitets- och tidsplan Översiktlig aktivitets- och tidsplan för projektet som visar de huvudområden som planeras. Tider är uppskattningar och beroende av positivt beslut om finansiering och samordning mellan intressenterna. Önskemålet är att projektet ska löpa från mars En detaljerad planering upprättas under projektinitieringen. Nr Etapp Tider (vecka) 1. Projektinitiering Godkänd plan, projektorganisation och budget 2. Del 1 - Offerthantering Analys, standardisering, dokumentation 3. Del 2 - Tillvalsprocess Analys, standardisering, dokumentation 4. Del 3 - Pilot och utvärdering Planera, samordna, stötta, utvärdera, dokumentera 5. Del 4 - Marknadsföring och spridning Material för spridning 6. Avslutning, dokumentation, informationsträff Redovisning Det kommer att lämnas löpande information från projektet, hur det framskrider och vilka resultat som uppnås. Resultat kommer att redovisas i form av en slutrapport som redogör för standarden och pilotprojekten. Alla resultat, inklusive standarden, publiceras öppet på BEAst:s webbplats, medan pågående arbetsmaterial finns på en projektwebb som bara arbetsgruppen har tillgång till. 6. Kostnader och finansiering Deltagare i arbets-, styr- och referensgrupper står för sina egna kostnader. SBUF finansierar kostnader för projektledning, dokumentation mm. 5

Relevanta dokument

Projektbeskrivning Effektivare integration mot portaler och dokumentplattformar SBUF-projekt Stockholm

Projektbeskrivning Effektivare integration mot portaler och dokumentplattformar SBUF-projekt 13380 Stockholm 2017-03-15 1 1. Bakgrund och nuläge 1.1. Bakgrund På senare år har det växt fram en lång rad