Helårsuppföljning av internkontroll KS

Transkript

1 Helårsuppföljning av internkontroll KS

2 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Helårsuppföljning av internkontroll 2016 (KS ) Beslut Kommunstyrelsen godkänner den samlade bedömningen och nämndernas uppföljning av internkontroll. Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner uppföljningen. Ärendebeskrivning Enligt kommunens reglemente för internkontroll ska nämnderna löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom respektive verksamhetsområde enligt fastställd plan. Rapport över genomförd uppföljning ska lämnas till kommunstyrelsen och redovisas i samband med årsredovisningen för det gångna året. Kommunledningskontoret har utifrån nämndernas internkontrollrapporter för 2016 gjort en samlad bedömning av hur kommunens interna kontrollsystem fungerar. Internkontrollen upplevs god och kommunens interna kontrollsystem upplevs fungera bra. Där brister har konstaterats har åtgärder vidtagits. Yrkanden Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsen godkänner den samlade bedömningen och nämndernas uppföljning av internkontroll. Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner uppföljningen. Beslutsgång Ordförande, Parisa Liljestrand (M) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att kommunstyrelsen beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag Helårsuppföljning av internkontroll Tjänsteskrivelse, Helårsuppföljning av internkontrollplaner Beslut, helårsuppföljning 2016, internkontroll, kommunstyrelsen 4. Helårsuppföljning internkontroll 2016, kommunstyrelsen 5. Helårsuppföljning 2016, internkontroll, barn- och ungdomsnämnden 6. Helårsuppföljning, internkontroll 2016, utbildningsnämnden 7. Helårsuppföljning 2016, internkontroll, socialnämnden 8. Helårsuppföljning internkontroll 2016, fritidsnämnden 9. Helårsuppföljning internkontroll 2016, kulturnämnden 10. Helårsuppföljning, internkontroll 2016, miljö- och samhällsbyggnadsnämnden 11. Helårsuppföljning internkontroll, överförmyndarnämnden Expedieras till Akten Samtliga nämnder Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 14

3 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott Helårsuppföljning av internkontroll 2016 (KS ) Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen godkänner den samlade bedömningen och nämndernas uppföljning av internkontroll. Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner uppföljningen. Ärendebeskrivning Enligt kommunens reglemente för internkontroll ska nämnderna löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom respektive verksamhetsområde enligt fastställd plan. Rapport över genomförd uppföljning ska lämnas till kommunstyrelsen och redovisas i samband med årsredovisningen för det gångna året. Kommunledningskontoret har utifrån nämndernas internkontrollrapporter för 2016 gjort en samlad bedömning av hur kommunens interna kontrollsystem fungerar. Internkontrollen upplevs god. Yrkanden Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen godkänner den samlade bedömningen och nämndernas uppföljning av internkontroll. Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner uppföljningen. Beslutsgång Ordförande, Parisa Liljestrand (M) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse, Helårsuppföljning av internkontrollplaner Beslut, helårsuppföljning 2016, internkontroll, kommunstyrelsen 3. Helårsuppföljning internkontroll 2016, kommunstyrelsen 4. Helårsuppföljning 2016, internkontroll, barn- och ungdomsnämnden 5. Helårsuppföljning, internkontroll 2016, utbildningsnämnden 6. Helårsuppföljning 2016, internkontroll, socialnämnden 7. Helårsuppföljning internkontroll 2016, fritidsnämnden 8. Helårsuppföljning internkontroll 2016, kulturnämnden 9. Helårsuppföljning, internkontroll 2016, miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Expedieras till Akten Samtliga nämnder Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 16

4 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS KARIN KILERUD SID 1/5 KOMMUNCONTROLLER KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Helårsuppföljning av internkontroll 2016 Förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner den samlade bedömningen och nämndernas uppföljning av internkontroll. Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner uppföljningen. Ärendet i korthet Enligt kommunens reglemente för internkontroll ska nämnderna löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom respektive verksamhetsområde enligt fastställd plan. Rapport över genomförd uppföljning ska lämnas till kommunstyrelsen och redovisas i samband med årsredovisningen för det gångna året. Kommunledningskontoret har utifrån nämndernas internkontrollrapporter för 2016 gjort en samlad bedömning av hur kommunens interna kontrollsystem fungerar. Internkontrollen upplevs god och kommunens interna kontrollsystem upplevs fungera bra. Där brister har konstaterats har åtgärder vidtagits. Kommunledningskontorets synpunkter En del brister har uppmärksammats vid de genomförda granskningarna men i samtliga fall finns en åtgärdsplan. Genom den kontinuerliga kontrollen uppdagas svagheter på ett tidigt stadium och leder oftast till en snabb åtgärd. Under året har förvaltningarna redovisat uppföljningen av internkontrollen till respektive nämnd i samband med delårs- och årsbokslutet. Kommunledningskontorets bedömning är att den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig och väl fungerande inom Vallentuna kommuns nämnder. I början av 2016 antog varje nämnd i Vallentuna kommun en internkontrollplan. Planen anger vad som ska granskas under året. Uppföljningen visade god ordning och kontroll inom de flesta granskade områdena. Överförmyndarnämnden beräknas besluta om uppföljning av internkontroll 9 mars Nedan redovisas upptäckta brister i en sammanfattande text för varje nämnd tillsammans med planerade eller utförda åtgärder. Kommunstyrelsen Granskningen inom diarieföring i ärendehanteringssystemet Platina på samhällsbyggnadsförvaltningen medförde att kansliet gjorde en extra informationsinsats om rutinen kring avslutade ärenden. KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX KLK@VALLENTUNA.SE 8

5 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 2/5 Kontrollen av handläggares rutin för extern expediering av nämndbeslut visade på behov av en informationsinsats inom samhällsbyggnadsförvaltningen, vilket ska åtgärdas under våren Rutinen för utlämnande av allmän handling har granskats. Kansliet har uppmärksammat rutinen för att säkerställa att den efterlevs. Utfallet av granskning av avtalsprocessen visade på behov av ytterligare information och kunskap. Ekonomiavdelningen ska fortsätta det pågående arbetet med att säkerställa att kunskapen om rollerna avtalsansvarig och kvalitetsansvarig finns i organisationen. Granskningen av utbetalningar av ersättningar till familjehem och kontaktpersoner visade i flera fall att personuppgifter var felaktigt ifyllda. Komplettering och korrigeringar krävdes för att kunna registrera personuppgifterna. HR-avdelningen har arbetat med informationsinsatser samt sett över och reviderat blanketter för att ge bättre förutsättningar till korrekt uppgiftslämnande. HR-avdelningen har också tagit fram en ny rutin för månatlig uppföljning av utbetalda ersättningar. HRavdelningen kommer att tillsammans med socialförvaltningen undersöka möjligheten att få utbetalningsuppgifter till HR via filöverföring från försystem (Treserva) i stället för på pappersblanketter. Kontroll av utbetalning av ersättning för personliga utlägg via lönesystemet visade att i flera fall var underlagen bristfälligt ifyllda. I en del fall hade personliga utlägg kunnat undvikas då köp mot faktura funnits som möjlighet. HR-avdelningen arbetar med att informera om kommunens inköpsrutiner i olika sammanhang, till exempel vid introduktion av nya medarbetare och vid administratörsträffar/pa-forum. HRavdelningen ska också ta fram en specifik blankett för redovisning av personliga utlägg till socialförvaltningen (i de fall manuell redovisning av kvitton för utlägg behövs). Vid granskning av rutiner vid anställning av timavlönad personal och bevakning av anställningstid visades brister i anställningsunderlagen. HR-avdelningen har förtydligat på intranätet att rekryteringsprocessen gäller alla avlönings-och anställningsformer, samt på intranätet betona vikten av att kontrollera LAS-dagar innan anställning. HR-avdelningen kommer också att arbeta med utbildning i rekrytering och anställningsprocessen genom ett obligatoriskt inslag i kommande chefsintroduktionsprogram, liksom vid vidareutbildningar inom området. Det finns även två utbildningstillfällen per år för chefer och administratörer där HR går igenom företrädesrätt, konvertering samt hur LAS-dagar kontrolleras. IT-avdelningens granskning av om kommunen har systemdubbletter, fler programvaror som kan göra samma sak, visade att det fanns fem systemdubbletter i form av gamla kvarvarande versioner. IT-avdelningen arbetar med avveckling av system som systemförvaltare och systemägare i verksamheten ansvarar för. Befintliga gamla system ska avvecklas och nödvändiga rutiner för avveckling ska genomföras under Vid granskning av rutin angående kommunens kriskommunikation upptäcktes en del brister. Dels fanns oklarheter gällande ansvarsfördelning av, och kunskap om, 9

6 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 3/5 arbetsuppgifter kring kriskommunikation, dels konstaterades att sms inte är en tillräckligt säker och effektiv kanal vid angeläget behov av snabb kontakt. Kommunikationsavdelningen har informerat om kommunens rutiner gällande kriskommunikation och larmlistan vid ett avdelningsmöte. Ny rutin har upprättats där information till kommunikationschef ska ske via telefonsamtal. Kommunikationsavdelningen ska involvera medarbetare i kriskommunikationsnätverket för STONO. Kriskommunikationen ingår i den stora översyn av kommunikationsavdelningen som pågår fram till och med första kvartalet Kommunikationsavdelningen kommer att genomföra utbildningstillfällen inom kriskommunikation efter att planen "Kommunikation 2017" är klar under början av Utfallet av granskningen av försäkringsärenden visade på brist i rutinerna gällande byte av handläggare för försäkringsärenden. Staben arbetar med att se över dessa rutiner. Arbetsmarknadsavdelningen har genom internkontrollarbetet identifierat brister och åtgärder när det gäller resurser. I de fall där vakanser har konstaterats har rekryteringsprocess inletts. Granskning av rutinerna för tidsrapportering av servicelagens insatser vid olika helgarrangemang har lett till ny rutin. Arbetsmarknadsavdelningen visar genom internkontrollen att den ökande mängden med sommarjobbande ungdomar har gjort att personalen på arbetsmarknadsavdelningen upplever att de inte hinner med sin ordinarie verksamhet. Det kan lösas med tillfälligt anställd eller med annan resursperson från någon kommunal verksamhet. Administrativt stöd ska frigöra arbetstid för deltagare och anställda med stöd och blir en avlastning för chef och arbetsmarknadskonsulter. Arbetsmarknadsavdelningen påtalar genom internkontrollen ett förväntat underskott vad det gäller integration. I sin åtgärdsuppföljning skriver avdelningen att en översyn görs för att se om samtliga kostnader ska ligga på arbetsmarknadsavdelningen, samt att prognos görs för kommande kostnader. Arbetsmarknadsavdelningen har också genom internkontrollen påtalat behov av invändig ombyggnation för att åtgärda brist på antal kontorsrum. Internkontrollen utfördes innan branden bröt ut i arbetsmarknadsavdelningens lokaler. Vid granskning av nyckelord i receptionens arbetsverktyg Svara konstaterades att det finns brister gällande sökord, organisationstillhörighet och andra uppgifter. Receptionen har, för att åtgärda detta, tillsammans med telefoniansvarig på ITavdelningen och Telenor tagit fram ett beställningsformulär vid beställning av nytt abonnemang, ändring av befintligt abonnemang och vid överlåtande av telefon där bland annat kontaktuppgifter måste fyllas i. En påminnelse ska också skickas till chefer om att all personal måste se över sina uppgifter. Granskning av rutin för uppföljning av från kommunen utflyttade företag visade att rutin inte fanns. En rutin har skapats och gäller från och med Barn- och ungdomsnämnden Granskningen av delegationsordningen visade att det fanns behov av en revidering som en följd av en organisationsförändring. Förslag till reviderad delegationsordning 10

7 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 4/5 är framtagen och inväntar nämndbeslut. Mindre justeringar och revideringar görs löpande. Granskning av hantering av inköp på First Card visade på brister. I flera fall saknas kvitton som bilaga till fakturor. När det gäller förbindelse och ansökan av inköpskort ska dessa finnas samlade. Samtliga kort ska sägas upp och nya ska beställas under Förbindelse och ansökan ska sparas central på BUF-kontoret. Ett tydligt funktionsansvar för inköp kommer att utses under början av Funktionen ska ansvara för att föra ut kunskapen i organisationen, samt att genomföra löpande inköpskontroller under året. Rutiner för att hantering av kvitton ska ses över. Kontrollen av verksamheternas krisplaner visade att barn- och ungdomsförvaltningens övergripande huvudmannakrisplan inte har uppdaterats. En riskbedömning och handlingsplan för säkerhet för skolledare har genomförts. En huvudmannaövergripande krisplan ska tas fram under Utbildningsnämnden Granskningen av processerna utbildning, krishantering och arbetsplatsförlagt lärande (APL) visade inga brister. Socialnämnden Kontrollen av om en årlig sammanställning görs av det systematiska arbetsmiljöarbetet visade att de har en mycket varierande utformning. Under året har det tillkommit systematiska egenkontroller som även berör arbetsmiljöområdet. Egenkontrollerna kan sammanställas till rapporter för varje enhet och utgöra en grund för framtida sammanställningar. Att en sådan sammanställning görs på ett likartat sätt på inom samtliga verksamheter kommer att bli en förbättringsaktivitet under kommande år. Fritidsnämnden Granskning av anmälan av delegationsbeslut till nämnd visade att rutinen följts i bemärkelsen anmälan till nämnd. Därför beskrivs inte denna internkontrollpunkt i åtgärdsrapporten. Däremot upptäcktes det att avvikelse finns i det att anmälan inte gjorts till närmast påföljande nämnd, samt att det finns behov av utbildning på förvaltningen angående rutiner vid anmälan av delegationsbeslut. Granskningen visar även att delegationsordningen behöver uppdateras. Utfallet vid granskning av kontanthanteringen i ungdomsverksamheten visade att vid en första granskning fanns behov av skärpning av rutinen, framför allt med avseende på bankningsintervallet. Vid en andra kontroll konstaterades att rutinen efterlevs. När det gäller användning av relevant skyddsutrustning konstateras att rutinen följs men att förbättringar behöver göras inom området. Fortsatta åtgärder och uppföljning planeras inom ramen för systematiskt arbetsmiljöarbete. Kontrollen av riskbedömning vid farliga arbeten visade på brister, rutinen fungerar inte tillfredsställande. Till exempel dokumenteras inte alltid riskbedömning vid 11

8 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS farliga arbeten. Arbetet kommer att vidareutvecklas inom ramen för systematiskt arbetsmiljöarbete under Kulturnämnden SID 5/5 Vid granskning av processen värna/vårda, visa kulturmiljöer upptäcktes brister. En rekrytering av antikvarie för fysisk planering är gjord under Ett arbete har påbörjats för att förbättra rutinerna kring hanteringen av bygg- planärenden. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Granskningen av bygglovavdelningens hantering av öppna ärenden när handläggare slutar, visade på brister när det gäller noteringar i aktuell status för ärenden där en handläggare har avslutat sin tjänst i kommunen. Bygglovavdelningen har tagit fram en ny rutin för att avsluta ärenden som saknar giltighet. Avdelningen ska under 2017 arbeta för att säkerställa att avslutade ärenden också avslutas i Platina, samt att återkoppling säkerställs i äldre ärenden. Handlingar 1. Tjänsteskrivelse, Helårsuppföljning av internkontrollplaner 2016 Victor Kilén Kommundirektör Annika Hellberg Ekonomichef Ska expedieras till Akten Samtliga nämnder 12

9 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Internkontroll inom kommunstyrelsens verksamhetsområden för helåret 2016 (KS ) Beslut Kommunstyrelsen godkänner uppföljningen av internkontrollen 2016 samt föreslagna åtgärder inom de områden där brister har konstaterats. Ärendebeskrivning Internkontrollplanen för 2016 inom kommunstyrelsen gäller områdena verkställighet av politiska beslut, extern expediering av nämndbeslut på samhällsbyggnadsförvaltningen, utlämnande av allmän handling som regleras av sekretess, beställningsprocessen av tjänster, avtalsprocessen, utbetalningar av ersättningar, hantering av korttidsanställningar, externa webbens tillgänglighet, kriskommunikation, inköp av programvara (IT-system), hantering av försäkringsärenden, bemanning på arbetsmarknadsavdelningen, nyckelord i receptionens kontaktuppgifter, uppföljning av utflyttade företag från kommunen. Uppföljning och åtgärder redovisas i separata rapporter. Yrkanden Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsen godkänner uppföljningen av internkontrollen 2016 samt föreslagna åtgärder inom de områden där brister har konstaterats. Beslutsgång Ordförande, Parisa Liljestrand (M) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att kommunstyrelsen beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. 8 Internkontroll inom kommunstyrelsens verksamhetsområden för helåret Internkontroll inom kommunstyrelsens verksamhetsområden för helåret Internkontroll, helårsuppföljning 2016, kommunstyrelsen 4. Bilaga 1, Uppföljning av beslut, kommunstyrelsen och fullmäktige 5. Bilaga 2, Uppföljning av beslut, kommunstyrelsen och fullmäktige 6. Internkontroll, helårsuppföljning 2016, åtgärdsrapport 7. Internkontrollplan kommunstyrelsen 2016 Expedieras till Akten Samtliga avdelningschefer inom kommunledningskontoret och samhällsbyggnadsförvaltningen Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 13

10 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott Internkontroll inom kommunstyrelsens verksamhetsområden för helåret 2016 (KS ) Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen godkänner uppföljningen av internkontrollen 2016 samt föreslagna åtgärder inom de områden där brister har konstaterats. Anteckning Sammanträdet ajourneras mellan klockan Ärendebeskrivning Internkontrollplanen för 2016 inom kommunstyrelsen gäller områdena verkställighet av politiska beslut, extern expediering av nämndbeslut på samhällsbyggnadsförvaltningen, utlämnande av allmän handling som regleras av sekretess, beställningsprocessen av tjänster, avtalsprocessen, utbetalningar av ersättningar, hantering av korttidsanställningar, externa webbens tillgänglighet, kriskommunikation, inköp av programvara (IT-system), hantering av försäkringsärenden, bemanning på arbetsmarknadsavdelningen, nyckelord i receptionens kontaktuppgifter, uppföljning av utflyttade företag från kommunen. Uppföljning och åtgärder redovisas i separata rapporter. Yrkanden Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen godkänner uppföljningen av internkontrollen 2016 samt föreslagna åtgärder inom de områden där brister har konstaterats. Beslutsgång Ordförande, Parisa Liljestrand (M) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Internkontroll inom kommunstyrelsens verksamhetsområden för helåret Internkontroll, helårsuppföljning 2016, kommunstyrelsen 3. Bilaga 1, Uppföljning av beslut, kommunstyrelsen och fullmäktige 4. Bilaga 2, Uppföljning av beslut, kommunstyrelsen och fullmäktige 5. Internkontroll, helårsuppföljning 2016, åtgärdsrapport 6. Internkontrollplan kommunstyrelsen 2016 Expedieras till Akten Samtliga avdelningschefer inom kommunledningskontoret och samhällsbyggnadsförvaltningen Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 1416

11 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS KARIN KILERUD SID 1/4 KOMMUNCONTROLLER KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Internkontroll inom kommunstyrelsens verksamhetsområden för helåret 2016 Förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner uppföljningen av internkontrollen 2016 samt föreslagna åtgärder inom de områden där brister har konstaterats. Ärendet i korthet Internkontrollplanen för 2016 inom kommunstyrelsen gäller områdena verkställighet av politiska beslut, extern expediering av nämndbeslut på samhällsbyggnadsförvaltningen, utlämnande av allmän handling som regleras av sekretess, beställningsprocessen av tjänster, avtalsprocessen, utbetalningar av ersättningar, hantering av korttidsanställningar, externa webbens tillgänglighet, kriskommunikation, inköp av programvara (IT-system), hantering av försäkringsärenden, bemanning på arbetsmarknadsavdelningen, nyckelord i receptionens kontaktuppgifter, uppföljning av utflyttade företag från kommunen. Uppföljning och åtgärder redovisas i separata rapporter. Bakgrund Resultatet av 2016 års interna kontroll sammanfattas nedan utifrån perspektivet planerade åtgärder. Inom området verkställighet av politiska beslut är 12 beslut ej påbörjade eller vilande. Samtliga ansvariga chefer är kontaktade och vet vilka beslutsärenden de är ansvariga för. Granskningen av extern expediering av nämndbeslut på samhällsbyggnadsförvaltningen visade att samtliga beslut expedierats externt. Brister upptäcktes i rutinen att i ärendehanteringssystemet notera vilka ärenden som expedierats. Förvaltningen kommer att under början av 2017 informera berörda avdelningar om förfarandet vid extern expediering. När det gäller granskningen av utlämnande av allmän handling som regleras av sekretess så visade det första stickprovet delvis på brister. Kansliet har därefter aktualiserat rutinen som vid helårsuppföljningen nu efterlevs. Området granskning av avtalsprocessen visar att avtalsansvarig och kvalitetsansvarig KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX KLK@VALLENTUNA.SE 618

12 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 2/4 i stor utsträckning har kunskap om vad rollen innebär, men att själva begreppen avtalsansvarig och kvalitetsansvarig är mindre kända. Ekonomiavdelningen kommer att fortsätta det pågående arbetet med att säkerställa att kunskap om rollerna finns i organisationen. Inom området utbetalningar av ersättningar till familjehem och kontaktpersoner upptäcktes flera fall av felaktigt ifyllda personuppgifter samt att underlag från en förvaltning skickats för sent till HR-support på kommunledningskontoret. Detta föranledde att utbetalningar utförts som inte skulle göras. HR-support behövde i dessa fall korrigera utbetalningarna i lönesystemet och skicka faktura för de felaktigt utbetalda ersättningarna. HR-avdelningen har vidtagit en rad åtgärder, bland annat har verksamhetsansvariga på aktuell förvaltning informerats, blanketter och underlag för utbetalningar har reviderats och en ny rutin är skapad där en extra kontroll görs av ersättning och mottagare. HR-avdelningen kommer också under 2017 att i samarbete med socialförvaltningen undersöka möjligheten att få utbetalningsuppgifter till HR via filöverföring från försystem (Treserva) i stället för på pappersblanketter. Granskningen av utbetalningar av ersättningar för personliga utlägg visade på en del brister. I några fall har inköp skett genom personligt utlägg där inköpet istället borde skett via faktura. I flera fall har det saknats kvitto för de utlägg som gjorts och HRsupport har behövt begära in kompletteringar innan registrering kunnat göras. HRavdelningen har under 2016 informerat om kommunens inköpsrutiner i olika sammanhang, exempelvis vid introduktion av nya medarbetare och vid administratörsträffar. Inom hantering av korttidsanställningar har brister i anställningsunderlagen lett till en rad åtgärder. Informationen på intranätet har förtydligats om att rekryteringsprocessen gäller alla avlönings-och anställningsformer, samt vikten av att kontrollera LAS-dagar innan anställning. HR-avdelningen erbjuder två utbildningstillfällen per år för chefer och administratörer där HR går igenom företrädesrätt, konvertering samt hur LAS-dagar kontrolleras. Under 2017 kommer utbildning i rekrytering och anställningsprocessen vara ett obligatoriskt inslag i kommande chefsintroduktionsprogram, liksom vid vidareutbildningar inom området. Granskningen av kommunens kriskommunikation visade brister. Dessa föranledde följande åtgärder som utfördes under 2016: information till kommunikationsavdelningen om kommunens rutiner gällande kriskommunikation och larmlistan, deltagande i STONO:s kommunikationsnätverk, ny rutin där kommunikation till kommunikationschef ska gå via telefon istället för med sms. Under 2017 arbetar kommunikationsavdelningen med en stor översyn, Kommunikation 2017, där kriskommunikation ingår som en del. I detta arbete ska kommunikationsavdelningen bland annat genomföra utbildningar inom kriskommunikation. 719

13 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS När det gäller inköp av programvara upptäcktes att kommunen har en del systemdubbletter. Arbete har påbörjats för att avveckla de system som inte längre behövs. Granskningen av hanteringen av försäkringsärenden visade brist gällande handläggningstiden för några ärenden. Rutiner samt ansvarsförhållanden vid försäkringsskador ska under 2017 förtydligas. SID 3/4 När det gäller bemanning på arbetsmarknadsavdelningen har brister påtalats. Under 2016 har arbetsmarknadsavdelningen utfört en rad åtgärder. Rutinen för tidsrapportering har setts över, behovet av administrativt stöd och andra resurser har tillgodosetts. Internkontrollen ledde till att arbetsmarknadsavdelningen planerade att under 2017 arbeta med att se över tillgången till kontorsrum, besöksrum, vilorum och hiss. Dock har en brand i lokalen inträffat i slutet av året och det påverkar vilka åtgärder som blir aktuella att genomföra. För att kommunens växel ska fungera optimalt krävs att samtliga anställdas kontaktuppgifter och nyckelord om befattningar är uppdaterade. Granskningen visade brister. Receptionen har tillsammans med telefoniansvarig på IT-avdelningen och Telenor tagit fram ett beställningsformulär vid beställning av nytt abonnemang, ändring av befintligt abonnemang och vid överlåtande av telefon där bland annat kontaktuppgifter måste fyllas i. När det gäller kommunens uppföljning av utflyttade företag från kommunen så framkom av granskningen att rutin för uppföljning saknas. Rutin har under 2016 tagits fram och ska börja tillämpas under Handlingar 1. Tjänsteskrivelse, uppföljning av internkontrollplan halvår, kommunstyrelsen 2. Internkontroll inom kommunstyrelsens verksamhetsområden för helåret Internkontrollplan kommunstyrelsen Internkontrollplan kommunstyrelsen Förteckning över årets och tidigare års processer/rutiner 6. Protokollsutdrag, KSAU, 7 /2016 Victor Kilén Kommundirektör Annika Hellberg Ekonomichef 820

14 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 4/4 Ska expedieras till Akten Samtliga avdelningschefer inom kommunledningskontoret och samhällsbyggnadsförvaltningen 921

15 2016 Kommunstyrelsen Internkontroll: Helårsuppföljning 10 22

16 Innehållsförteckning Uppföljning internkontroll...3 Remisser och verkställighet av beslut...3 Nämndbeslut...4 Utlämnande av allmän handling...4 Avtalsprocessen...5 Utbetalning av ersättningar till familjehem och kontaktpersoner...6 Utbetalning av ersättning för personliga utlägg via lönesystemet...7 Hantering av korttidsanställning/timavlönad...8 Externa webben - Vallentuna.se...9 Inköp av programvara (IT-system)...10 Kriskommunikation...10 Försäkringsärenden...11 Beställningsprocessen av tjänster...12 Bemanning Arbetsmarknadsenheten...13 Nyckelord i receptionens kontaktuppgifter...14 Uppföljning av utflyttade företag från kommunen...15 Bilagor Bilaga 1: Bilaga 1, Uppföljning av beslut, kommunstyrelsen och fullmäktige Bilaga 2: Bilaga 2, Uppföljning av beslut, kommunstyrelsen och fullmäktige Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 2(15) 11 23

17 Uppföljning internkontroll Internkontrollen syftar till att verksamheten ska bedrivas effektivt och säkert. En kommuns verksamhet består av processer och rutiner och målet med internkontrollen är att ha ordning och reda på alla processer och rutiner. Den här rapporten visar de processer/rutiner och dess tillhörande kontrollmoment som har granskats inom nämnden samt granskningens genomförande och granskningens utfall. Remisser och verkställighet av beslut Uppföljning av alla beslut som fattas av KS/KF Granskningens genomförande För att få bättre kontroll på uppföljning och verkställighet av politiska beslut har kommunstyrelsens kansli sedan hösten 2011 följt alla beslut som kommunstyrelsen och fullmäktige fattat. På detta sätt får kommunstyrelsen ett helhetsgrepp över besluten och om de verkställts. Granskningens utfall Granskning 1 Av 151 beslut är: 78 verkställda 60 pågående 13 ej påbörjade eller vilande. För mer information om granskningen se Bilaga 1: Uppföljning av kommunstyrelsen och fullmäktiges beslut. Granskning 2 Av 98 beslut är: 26 verkställda 60 pågående 12 ej påbörjade eller vilande. För mer information om granskningen se Bilaga 2: Uppföljning av kommunstyrelsen och fullmäktiges beslut. Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 3(15) 12 24

18 Nämndbeslut Handläggarens externa expediering av nämndbeslut Granskningens genomförande Nämndsekreteraren har ansvar för att expediera internt, dvs. till övriga nämnder, till akten och till handläggaren. När extern part berörs av ett nämndbeslut ska handläggarna själva se till att ärendet expedieras, antingen genom att skicka brev eller mail. En dokumentation av expedieringen ska ske i aktuellt ärendehanteringssystem. Granskningen har genomförts genom stickprov vid två tillfällen under året. Urvalet har, vid första tillfället, varit fem slumpvis utvalda nämndbeslut från kommunstyrelsens näringslivs- och planutskott som ska expedieras till extern part. Vid andra tillfället har även beslut inom samhällsbyggnadsområdet som gått vidare till kommunstyrelse och kommunfullmäktige inkluderats för att uppnå antalet fem beslut. Granskningens utfall Granskningen visade: Stickprov 1 (juni 2016): Samtliga fem nämndbeslut har expedierats till berörd extern part. Stickprov 2 (december 2016): Samtliga beslut har expedierats till slutlig mottagare. Det saknas dock i tre fall en registrering av expedieringen i ärendehanteringssystem. Utlämnande av allmän handling Utlämning av handlingar som regleras av sekretess Granskningens genomförande Enligt på kansliet tidigare framtagen rutin ska kopia på maskade handlingar (partiellt nekande) förvaras i arkivbox i kansliets närarkiv. Handlingarna ska även registreras manuellt genom att uppgifter om handlingen fylls i ett register som förvaras i arkivboxen. Granskningen har inneburit att kontrollera genomförd sekretessprövning på samtliga handlingarna. Handlingarna har granskats genom att granskaren har jämfört originalhandlingen med den maskade handlingen för att bedöma om rätt uppgifter har maskerats. Dessutom har granskningen inneburit att granska rutinens efterlevnad. Granskningens utfall Stickprov 1 - september 2016 De fem granskade maskade handlingarna har enligt granskarens bedömning genomförts korrekt utan anmärkning. Vad gäller efterlevnaden av rutinen är resultatet inte utan anmärkning. En handling har registrerats i det manuella registret 2016, innan dess är senaste anteckning gjord i december Maskade handlingar för SN, BUN och UN 2015 finns sparade men är ej angivna i registret. Kan tyckas att maskade handlingar från ex. KS även borde förekomma. Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 4(15) 13 25

19 Stickprov 2 - december 2016 Fem av sju maskade handlingarna har enligt granskarens bedömning sekretessmarkerats korrekt utan anmärkning. Originalet till två handlingar hade gallrats och en granskning kunde således inte genomföras. Gällande en av dessa handlingar kan det dock antas att hanteringen har varit korrekt, eftersom det är uppenbart vilken typ av information som har maskats (namn m.m.) Sju handlingar har registrerats i det manuella registret från juli Alla maskade handlingar för socialnämnden, barn- och ungdomsnämnden, kommunstyrelsen och utbildningsnämnden finns sparade och är angivna i registret. Antalet handlingar som registrerats sedan sommaren har ökat. Därmed bedöms att rutinen efterlevs på ett bättre sätt än tidigare som en följd av att påminnelse genomförts under kanslimöte. Avtalsprocessen Avtalsansvarig - förståelse för roll och uppdrag Granskningens genomförande Val av metod: Redan efter fyra genomförda intervjuer konstaterades att kunskap om arbetet som avtalsansvarig och kvalitetsansvarig är känt, men att själva begreppen avtalsansvarig och kvalitetsansvarig är mindre kända. Därför gjordes ingen totalgranskning. Granskningens genomförande: Granskningen genomfördes genom intervjuer av fyra personer, avtalsansvariga för var sitt avtal. Tre av de intervjuade var relativt nyanställda. De intervjuade ombads redogöra för innebörden av sin roll som avtalsansvarig. Kommunens ledningsgrupp har beslutat om vilka ansvarsområden de olika rollerna har. Avtalsansvarig ska: - ha budgetansvar - ha kontroll över avtalsperioden - om det finns behov att göra en ny upphandling, signalera till upphandlingsenheten i god tid innan avtalet löper ut - om överenskommelse om prisjustering för vara/tjänt finns, rapportera till upphandlingsenheten för uppdatering i avtalskatalog - häva avtal i samråd med upphandlingsenheten Granskningens utfall I ett fall var den intervjuade väl medveten om att denne var avtalsansvarig och kunde även redogöra för innebörden av sin roll som avtalsansvarig. I två fall var den intervjuade medveten om att denne var avtalsansvarig och kunde delvis redogöra för innebörden av sin roll som avtalsansvarig. Efter att ha visat vilka ansvarsområden den avtalsansvarige har, så uppgav den intervjuade att ansvarsområdena ingår som en naturlig del i dennes arbete. I ett fall var den intervjuade inte medveten om att denne var avtalsansvarig. Kvalitetsansvarig - förståelse för roll och uppdrag Granskningens genomförande Val av metod Redan efter fyra genomförda intervjuer konstaterades att kunskap om arbetet som avtalsansvarig Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 5(15) 14 26

20 och kvalitetsansvarig är känt, men att själva begreppen avtalsansvarig och kvalitetsansvarig är mindre kända. Därför gjordes ingen totalgranskning. Granskningens genomförande Granskningen genomfördes genom intervjuer av fyra personer, kvalitetsansvariga för var sitt avtal. En av de intervjuade var relativt nyanställd. De intervjuade ombads redogöra för innebörden av sin roll som kvalitetsansvarig. Kommunens ledningsgrupp har beslutat om vilka ansvarsområden de olika rollerna har. Kvalitetsansvarig ska: - följa upp avtal och kvalitet - ha kontakten med beställare inom kommunen - ha kontakten med leverantören - kontrollera kvaliteten på leveranserna samt göra uppföljning - kontrollera avvikelser samt dokumenterar de - meddela avtalsansvarig om vite och eventuell hävning Granskningens utfall I ett fall var den intervjuade väl medveten om att denne var kvalitetsansvarig och kunde även redogöra för innebörden av sin roll som kvalitetsansvarig. I tre fall var den intervjuade medveten om att denne var kvalitetsansvarig och kunde delvis redogöra för innebörden av sin roll som kvalitetsansvarig. Efter att ha visat vilka ansvarsområden den kvalitetsansvarige har, så uppgav den intervjuade att ansvarsområdena ingår som en naturlig del i dennes arbete. Utbetalning av ersättningar till familjehem och kontaktpersoner Att ersättning utbetalas i enlighet med korrekta beslutsunderlag Granskningens genomförande Ersättning till familjehem och kontaktpersoner hanteras i lönesystemet. Hanteringen sker idag manuellt och underlagen för registrering av familjehem och kontaktpersoner kommer från socialförvaltningen. Underlagen består dels av en personuppgift dels av en ersättningsdel. Ersättningen består av ett arvode och en omkostnadsersättning. Granskningen har genomförts under en månad. Granskningen har inneburit kontroll av att personuppgiften är korrekt ifylld och kunnat registreras direkt i lönesystemet. Granskningens utfall Stickprov 1 Granskningen visade i flera fall att personuppgifterna var felaktigt ifyllda. Personnummer på en kontaktperson och ett familjehem stämde inte överens med namnet och komplettering krävdes för att kunna registrera personuppgifterna. Granskningen visade att två underlag för avslut av familjehem skickats in för sent till HR-support och resulterat i att familjehemmen fått ersättningar utbetalda som de ej skulle ha. HR-support behövde i dessa fall korrigera utbetalningarna i lönesystemet och skicka faktura för de felaktigt utbetalda ersättningarna. Stickprov 2 Personuppgifter för november månad granskades. Granskningen visade att samtliga personuppgifter var korrekt ifyllda. Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 6(15) 15 27

21 Utbetalning av ersättning för personliga utlägg via lönesystemet Förekomsten av inköp genom personligt utlägg som utbetalas via lönesystemet Granskningens genomförande Granskningen har genomförts under två på varandra följande månader. Totalt 39 personliga utlägg hanterades via lönesystemet under den angivna perioden. Underlagen har dels granskats genom att granskaren har kontrollerat att underlaget är korrekt ifyllt och att det är korrekt registrerat i lönesystemet. Dels har det kontrollerats att underlaget följer kommunens rutiner för inköp. Granskningens utfall Stickprov 1 Granskningen visade att i några fall har inköp skett genom personligt utlägg där egentligen inköpet borde skett via faktura. HR-support har före registrering kontaktat ansvarig chef och informerat om kommunens inköpsrutiner. Granskningen visade också underlagen i flera fall var bristfälligt ifyllda. Innan dessa har kunnat registreras har HR-support begärt komplettering. Stickprov 2 Granskningen visade att det i flera fall har saknats kvitto för de utlägg som gjorts och HR-support har behövt begära in kompletteringar innan registrering kunnat göras. Granskningen visar också i flera fall att kommunens inköpsrutiner inte följts då anställda har gjort inköp genom eget utlägg istället för att fakturera. Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 7(15) 16 28

22 Hantering av korttidsanställning/timavlönad Rutinerna vid anställning av timavlönad personal och bevakning av anställningstid (LAS-dagar) Granskningens genomförande Granskningen i augusti har genomförts genom samtal med HR-supprt som arbetar med timavlönades anställningsunderlag. Det andra stickprovet gjordes i december där underlag för november granskades. Granskningen genomfördes på samma sätt som i augusti. Granskningens utfall Stickprov 1 Granskningen i augusti visar att det finns brister i anställningsunderlagen. Vid ett tillfälle har det inkommit underlag om samma anställning från två chefer. En anställd hade fått ett nytt avtal med en ny lön utan att det hade inkommit till HRsupport. I vissa fall är det tveksamt om referenser har tagits innan anställningen. I vissa fall har inte LAS-dagar kontrollerats innan anställning. Stickprov 2 Granskningen i december visar att det finns brister i anställningsunderlagen. Vid flera tillfällen har det inte valts rätt anställningsform. Vid två tillfällen har inte befattning angetts. Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 8(15) 17 29

23 Externa webben - Vallentuna.se Tillgänglighet, nåbar Granskningens genomförande 1. TEKNISK TILLGÄNGLIGHET För att mäta den tekniska tillgängligheten (nåbarheten) har indexeringsrapporter i webbplatsens sökmotor SiteSeeker analyserats under perioderna 18/3-3/6 samt 1/9-31/10. Sökmotorn SiteSeeker indexerar webbplatsen varannan timma dygnet runt. Om webbplatsen och/eller webbservern inte är nåbar vid ett indexeringstillfälle visas det i indexeringsrapporten. När SiteSeeker indexerar webbplatsen surfar ett program (s.k. robot) in på webbplatsen och följer alla länkar* den hittar. För varje sida roboten besöker sparas information i en databas, s.k. sökindex. *) Roboten följer bara länkar som går till sidor på Vallentuna.se och inte externa webbplatser. 2. TRASIGA LÄNKAR För att ytterligare mäta tillgänligheten/nåbarheten har antalet trasiga länkar (icke fungerande länkar) studerats. En trasig länk innebär att webbsidan inte är nåbar för beöksaren som klickar på den trasiga länken. För att mäta antalet trasiga länkar på Vallentuna.se har kommunikationsavdelningens kvalitetsverktyget SiteImprove används. Granskningens utfall Stickprov 1: 1. TEKNISK TILLGÄNLIGHET Enligt indexeringsrapporterna har webbservern varit tekniskt tillgänglig vid alla indexeringstillfällen under perioden 18/3-3/6. 2. TRASIGA LÄNKAR Av 2212 sidor som har granskats av SiteImprove hittades 6 trasiga länkar på 4 olika sidor. Antalet sidor med döda länkar motsvarar 1,8 (promille) av alla granskade sidor. Stickprov 2: 1. TEKNISK TILLGÄNLIGHET Enligt indexeringsrapporterna har webbservern varit tekniskt tillgänglig vid alla indexeringstillfällen under perioden 1/9-31/ TRASIGA LÄNKAR Av 2335 sidor som har granskats av SiteImprove hittades 13 trasiga länkar på 2 olika sidor. Antalet sidor med döda länkar motsvarar 0,8 (promille) av alla granskade sidor. Stickprovet gjordes 11/11. Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 9(15) 18 30

24 Inköp av programvara (IT-system) Systemdubbletter - har vi köpt in flera programvaror som göra samma sak Granskningens genomförande Den 1 september skickades en fråga via mejl till samtliga systemförvaltare: "Vilka dubbla system finns hos er?" Stickprov 1 gjordes den 21 november genom att titta på aktuella servrar för att se vilka system som fanns kvar märkta "i drift". Stickprov 2 gjordes den 4 januari 2017 genom att titta på aktuella servrar för att se vilka system som fanns kvar märkta "i drift". Granskningens utfall Stickprov1: Det visade sig att 5 system var dubbletter (gamla kvarvarande versioner). Stickprov 2: Det visade sig att 5 system var dubbletter (gamla kvarvarande versioner). Avveckling och gallring återstår. Kriskommunikation Bemanning, få ut information inom tre timmar Granskningens genomförande Stickprov 1 Vid genomförandet använde sig kontrollanten av kriskommunikationsplanen för kriser. Kontaktade nummer två på larmlistan och informerade om en påhittad brand i östra Vallentuna, med risk för att branden skulle sprida sig vidare, och att kommunen behöver gå ut med information till invånare. Stickprov 2 Fiktiv händelse och uppgift: "Tågolycka vid Ormsta stn, tåg krockat med buss med skolbarn. Uppgift: Producera behövlig info. Återkoppla med uppgift om målgrupp, budskap och texter." Sänt som SMS till först en och en halvtimme senare till ytterligare en kommunikatör. Granskningens utfall Stickprov 1, augusti 2016 Informationen kom ut efter 45 minuter. Informationen var anpassad för externa webbsidan, Facebook och intranätet. Informationen var av god kvalitet. Brister: 1. nummer två på listan var inte informerad om det ansvar som personen hade 2. nummer två på listan ansåg sig inte vara förberedd för uppgiften 3. nummer två på listan ansåg sig sakna relevant utbildning/övning inför uppgiften Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 10(15) 19 31

25 Stickprov 2, Återkoppling direkt efter SMS till kommunikatör 2 att ärendet mottagits och skulle hanteras. Femton minuter senare presenterades en första text för publicering på intranät, webb och Facebook. Texten klar för publicering 1 tim 11 min efter första kontaktförsök. Brister: SMS inte tillräckligt säkert och effektivt vid angeläget behov av snabb kontakt. Försäkringsärenden Effektiv hantering av försäkringsärenden: från enskildas anmälan till beslut Granskningens genomförande Stickprov 1 Staben har tillsammans med gatu- och parkavdelningen på samhällsbyggnadsförvaltningen gått igenom de försäkringsärenden som finns i Platina. Stickprov 2 Platina användes för att söka fram ett försäkringsärende utifrån förmodad handläggare. Vald person visade sig ha varit handläggare för flera försäkringsärenden varför ett från 2016 valdes. Valt ärende KS är sekretessbelagt varför ett annat ärende från 2016 valdes, KS Ärendet granskades genom att ta del av översiktsvyn i Platina, kontroll av dess dokument i Platina samt genom att ta del av handläggarens muntliga redogörelse av ärendets handläggning. Granskningens utfall Stickprov 1, augusti Det upptäcktes i ärendehanteringssystemet Platina några äldre ärenden som inte var åtgärdade. Stickprov 2, Det granskade ärendet KS handlade om en medborgares begäran om ersättning för skada i samband med halkolycka på en kommunal gata/väg. Olyckstillbudet ska ha inträffat och inkom Någon aktivitet i handläggningen kan inte konstateras mellan och Under perioden och har ärendet handlagts och ett gynnande beslut meddelats den drabbade. Orsaken till dröjsmålet i handläggningen bedöms bero på bristande kommunikation vid byte av handläggare i ärendet. Ordinarie säkerhetssamordnare informerades inte om ärendet efter tjänstledigheten. Efter att handläggaren blivt varse ärendet skedde handläggningen tillfyllest. Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 11(15) 20 32

26 Beställningsprocessen av tjänster Utförande från samhällsbyggnadsförvaltningen föregås av en beställning Granskningens genomförande Kontrollmomentet är skapat för att uppdrag som utförs av fastighetsavdelningen åt en annan nämnd alltid ska ha en beställning. Det finns två typer av beställningar, nämligen uppdrag att bygga nytt eller att göra ombyggnader. Beställning beslutas i respektive nämnd och medel ska även vara avsatta i investeringsplanen i gällande kommunplan. Uppdrag om hyresgästanspassning eller mindre åtgärder åt verksamheterna ska alltid föregås av en beställning av förvaltningschef för den beställande förvaltningen eller av avdelningschef. Stickprov 1 Kontroll utfördes på tre projekt för nybyggnad och på ett projekt för ombyggnad. Kontroll utfördes av sju projekt gällande hyresgästanpassningar. Stickprov 2 Motsvarande kontroller har genomförts under tertial 3. Granskningens utfall Stickprov 1 Det visade sig att de tre projekten om nybyggnad, samt projektet om ombyggnad av fastigheter, fanns i investeringsplanen i gällande kommunplan och att nämnd har fattat beslut i samtliga dessa fall. De sju projekten om hyresgästanpassning har beställt av förvaltningschef. Stickprov 2 Utfallet visade att projekten i samtliga fall föregåtts av en beställning. Rutinen fungerar väl. Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 12(15) 21 33

27 Bemanning Arbetsmarknadsenheten Resurser kopplat till uppdrag Granskningens genomförande Följande frågor har i augusti ställts till chefen för arbetsmarknadsavdelningen: 1. Hur många medarbetare är ni på avdelningen när ni är fulltaliga? 2. Är samtliga tjänster tillsatta eller finns vakanser? 3. Förekommer beordrad övertid, och i så fall i vilken omfattning? 4. Hur ser arbetstidsförläggningen ut för medarbetarna? Dvs. är arbetstiden schemalagd, tillämpas flextidsavtalet eller ej, tillämpas annat system för plus- och minustid? 5. Har medarbetarna fått semester enligt regler för huvudsemester i år (2016)? Dvs. minst 20 dagar som läggas ut under juni-augusti 6. Hur ser avdelningens budgetuppföljningsprognos ut (beräknas över eller underskott och vad är skälen till det i så fall)? Då granskningen gripit över breda arbetsmiljöfrågor där åtgärder utförs under en längre tidsperiod, bedömer kommunledningskontoret att en ytterligare granskning inte är aktuell. Granskningens utfall Svar från arbetsmarknadsavdelningen, AMA, på granskningsfrågorna: 1. AMA har 9 tillsvidareanställda (för att vara fulltaliga 10 personer). 2. En vakant administrativ tjänst finns, rekryteringsprocessen är inledd. 3. Ersättning utgår för servicelagens insatser vid olika helgarrangemang. Granskningen visar att rutinerna för detta behöver ses över, egenrapportering ska användas. 4. Schemalagd arbetstid, personalen tillämpar arbetstider enligt beslut från KS (för de centrala förvaltningskontoren). 5. Alla medarbetare har haft en period om minst 20 semesterdagar men avdelningschefen och en arbetsmarknadskonsult har under sina semesterperioder gjort avbrott för administrativt arbete. Tiden som lagts ner under semesterledigheten finns ej registrerad i personalsystemet utan de för noteringar vid sidan av systemet. 6. Förväntat underskott vad det gäller integration. AMA säger sig inte ha resurser för allt som inkluderar bostäderna som, efter 2018, handlar om ett boende för minst 300 personer. Det berör både lägenheter och paviljonger. Avdelningschefen har i chefsgruppen tydligt talat om att AMA behöver en bovärd. AMAs egen bedömning är att det inte kommer att räcka med bara två anställda integrationshandläggare. AMA bedömer att det även kan uppstå ett underskott inom arbetsmarknadsområdet på grund av minskade intäkter och en ombyggnation. Den vakanta administrativa tjänsten är ej budgeterad men godkänd av kommundirektören och ekonomichefen. Den ökande mängden med sommarjobbande ungdomar sedan 2014 har gjort att personalen på AMA upplever att de inte hinner med sin ordinarie verksamhet. Det har påtalats av avdelningschefen i chefs- och ledningsgruppen att avdelningen behöver en extra resurs under den administrativa perioden av sommarjobben, december -augusti. Sedan sommarjobb åt alla infördes har AMA inte kunnat tillämpa förkortad arbetstid (sommartid) under perioden juni-aug. Företrädare för avdelningen beskriver det så här: "Vi har en otrolig mängd människor som vi hanterar dagligen och som lider brist på vår närvaro i och med att arbetsuppgifterna med sommarjobben tar så stor del vår tid. Vår lojalitet för arbetsgivaren har gjort att alla arbetat övertid, dock ej rapporterad. Vi förstår syftet med att det görs fortsättningsvis". Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 13(15) 22 34

28 Nyckelord i receptionens kontaktuppgifter Rätt uppgifter Granskningens genomförande Svara är växelns arbetsverktyg. I detta är det viktigt med korrekta och uppdaterade kontaktuppgifter, som exempelvis uppgifter om organisationstillhörighet, namn, titel, chef, avvikande arbetstider. Särskilt viktigt är sökord gällande arbetsuppgifter. Felaktiga uppgifter försvårar växelns arbete att upprätthålla god service och kvalitet åt de externa kunder såsom näringsliv och medborgare som ringer växeln. Granskning genomförs med hjälp av stickprov i systemet Svara för att se om användarnas uppgifter är korrekta eller ej. Granskningens utfall Stickprov 1 - augusti 2016 Granskning har genomförts via stickprov av 20 till 25 anknytningar i systemet Svara. Systemet används för att koppla samtal. I systemet finns kontaktuppgifter, exempelvis sökord kopplat till arbetsuppgifter samt organisationstillhörighet. Kontaktuppgifterna till samtliga kontrollerade anknytningar är bristfälliga. Många saknade sökord kopplade till arbetsuppgifter och en del saknade även organisationstillhörighet Stickprov 2 - november 2016 I november 2016 har en granskning av 219 anknytningar i kommunens hänvisningssystem genomförts gällande tillförlitligheten i de uppgifter som finns om respektive användare. Av dessa visade sig 75 anknytningar vara bristfälliga eller missvisande. Flera användare saknar sökord kopplade till arbetsuppgifter, organisationstillhörigheter samt uppgift om närmaste chef. Dessutom förekommer dubbla anknytningsnummer på några personer. Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 14(15) 23 35

29 Uppföljning av utflyttade företag från kommunen Gör kommunen något för att ta reda på varför företag flyttar ut från kommunen Granskningens genomförande Kontrollen består i att undersöka om en rutin finns. Kontrollen har utförts i juni 2016 samt i december Granskningen omfattar också om rutinen ger användbar information om varför företagen väljer att flytta. Vid ingången av 2016 saknas rutin för uppföljning av utflyttade företag. Kommunen har under 2016 undersökt olika tillvägagångssätt för att framöver kunna identifiera utflyttade företag och hitta kontaktvägar till dem (och därmed skapa rutinen). Under arbetets gång har det visat sig att det genom den statistik som kommunen redan erhåller går att identifiera företagen men att hitta pålitliga kontaktvägar är begränsade. Till exempel är inte e-postadresser på ett enkelt eller tillförlitligt sätt tillgängliga. Den kontaktväg som är möjlig och mest pålitlig är via traditionellt utskickad fysisk post. För att få relevant information direkt från källan (företagen) består rutinen av att kommunen via brev ber företaget besvara en kortfattad enkät. Svaren sammanställs och används som underlag för utvecklingen av näringslivsarbetet i kommunorganisationen. Granskningens utfall Stickprov 1 Vid första granskingen för året saknades färdig rutin men arbetet pågick med att ta fram den. Stickprov 2 Andra granskingen visar att en rutin nu finns som ska börja tillämpas fr.o.m Övergripande består rutinen av att fysiska brev från kommunen skickas ut till de utflyttade företagen där de ombeds svara på ett fåtal frågor, antingen via e-post eller via en digital enkät. Brev skickas ut till företag 1 gång per tertial. Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 15(15) 24 36

30 VALLENTUNA KOMMUN Uppföljning av kommunstyrelsens och fullmäktiges beslut Utskriftsdatum: Beslutsdatum Paragraf Ärende Dnr Verkställighetsåtgärd Klart senast Ansvar Status Kommentar Handläggare Uppdaterad (datum, namn) KF 64 Lokala miljömål för Vallentuna KS och KS Ta fram lokala miljömål enligt miljögruppens förslag Staben Pågår Förslag på lokala miljömål ingår i miljöplan som kommer för antagande i KF hösten KS 129 Revidering av "Regler för styrning och uppföljning av ekonomi och verksamheter" KS Revidera KFS Ekonomiavdelningen Pågår Revidering av styrdokument pågår. Vid översyn beaktas bl.a. förändringar av lagstiftning och revisorernas rekommendationer. Ny finanspolicy fastställd av KF. Nytt reglemente för internkontroll fastställd av KF. Arbete kring översyn av policy för styrning av ekonomi och verksamheter har inletts 1 juni i samband med planeringsdag för tjänstemannaledningsgrupp, controllernätverk och kvalitetsnätverk KS 163 Utveckling av området Björkby- Kyrkviken KS Ta fram förslag till plan med möjliga åtgärder och anläggningar i Björkby- Kyrkviken (utöver café/rest). 2. ta fram konkreta förutsättningar för rest/café 3. påbörja arbete med att åstadkomma etablering. Planavdelningen Vilande A - Samhällsbyggnadsförvaltningen arbetar med förslag till föreskrifter som en del av kommunaliseringsprocessen. Preliminärt helt klart till hösten Förutsättning för utveckling av området. B - Försöksverksamhet med café/toaletter/toaletter året runt startades vid årsskiftet 2011/2012 i samverkan med Fritidsnämnden och privat entreprenör på Kvarnbadet / Anna Holm KS 158 FÖP Gillinge KS Ta fram förslag till FÖP för Gillinge, inklusive förstudie för ny trafikplats Planavdelningen Vilande Hanterat i NäPlu våren ÖPprocess avgör fortsättning / Anna Holm KS 157 Strukturplan Karby och Brottby KS Ta fram förslag till strukturplan för Karby och Brottby Planavdelningen Pågår Arbetet bedrivs som FÖP. Samråd genomfördes våren Stort engagemang och många synpunkter inkom. Omtag sommaren 2016 och nytt förslag förs upp hösten / Anna Holm KS 42 Principer för vägunderhåll, samt utvärdering av snöröjning KS Ta fram rutiner och principer för vägunderhåll. 2. Utvärdera snöröjningen. Exploateringsavdelningen Klart Redovisat för kommunstyrelsen KS 46 Grönplan Vallentuna KS Ta fram förslag till grönplan Planavdelningen Vilande Förslag bordlagt / Anna Holm SBN 5 Rivning av Veda parhus och arbetarbostad SBN Riva Veda parhus och arbetarbostad Fastighetsavdelningen Klart KS 49 Uppdrag aktualisera strukturplan centrala Vallentuna KS Aktualisera strukturplanen för centrala vallentuna Planavdelningen pågår Beslut om samråd togs i näplu Strukturplanen har övergått till programarbete som pågår. Samråd genomfört våren Hösten 2016 fokus på genomförandestrategi / Anna Holm 25 37

31 SBN SBN 210 Begäran om uppsättande av skyltar mot Lindholmen, Smidesvägen/Angarnsvägen SBN Tillskriva trafikverket Gatu- och parkavdelningen Klart Trafikverket har tillskrivits / Anna Holm Förstudie ändring av detaljplan för Mörbytorp SBN Uppdrag att ta fram ett start pm för ändring av befintlig detaljplan. Planutskottet klart PlanU 75 Återremitterat pga ändrade VA-förutsättningar. Studeras inom FÖP Lindholmen KS KS 24 Sälja de byggnadsobjekt som står Utvecklingsplan för Stockholms stads fastigheterna KS omnämnda i förslaget till handlingsplan etapp 1. Fastighetsavdelningen Pågår Övergångsställe på Stockholmsvägen KS Sätt upp belysning Exploateringsavdelningen Klart Återrapporterat till TeFau och KS Kvarstår en bostad som avvaktar avloppsutredning / Anna Holm Tefau 19 Skogens mångfald KS Förläng naturstig, märk upp och skylta, kultur- och naturvård vid torpruin Gatu- och parkavdelningen Klart Tefau 13 Gång- och cykelväg längs Angarnsvägen KS Ta fram avtal som möjliggör GC-väg Gatu- och parkavdelningen Pågår GC-vägen är i nuläget grusad. Hanterat i TeFau , beslut om finansiering av asfaltering av halva sträckan inom årets ram för cykelåtgärder. Kvarvarande sträcka liksom belysning avvaktar ytterligare finansiering / Anna Holm Näplu 33 Parken vid Hövdingavägen KS Utreda hur skyltning, iordningställande av entréer och belysning i parken vid Hövdingavägen kan utföras. Mitten av maj Exploateringsavdelningen Klart Samarbete med kulturförvaltningen. Belysning i form av solcellsdrivna, rörelsestyrda pollare installerat. tas bort tas bort Näplu Näplu 40 Gång- och cykelväg mellan Kårsta och Ekskogen Detaljplan för Kårsta-Rickeby Förstudie och planuppdrag KS Att genast påbörja arbetet med gångoch cykelväg mellan Kårsta och Ekskogen samt snarast återkomma med en plan. Gatu- och parkavdelningen Pågår Hanterat i TeFAu / Anna Holm 1. Uppdrag att ta fram en detaljplan för Kårsta-Rickeby 2. Geonmföra övergripande stråkutredning Planeringsavdelningen Klart Näplu 81 Avsiktsförklaring Utbyggnad av Roslagsbanan, etapp 2 KS Teckna asiktsförklaring. Exploateringsavdelningen Klart TefaU 67 GC-väg norr om Lindholmen KS Bygg gc-väg. Gatu- och parkavdelningen Pågår Näplu 98 Cykelled runt Vallentunasjön KS Utreda möjligheterna att skapa en cykelled runt Vallentunasjön i samarbete med Täby kommun Gatu- och parkavdelningen Pågår Näplu 126 Parken vid Hövdingavägen KS Sätta upp skyltar i Hövdingaparken Gatu- och parkavdelningen Klart Förhandling med markägare och projektering pågår för utbyggnad Kontakt har tagits med Täby som står redo att bygga med en budget på cirka Mkr. Kallas från Täbys del "Strandpromenad" som blir cykelbar till största delen. En inventering av sträckan inom Vallentuna kommun har påbörjats. Genomfört i samarbete med kulturförvaltningen / Anna Holm / Anna Holm / Anna Holm Näplu 132 Användning av kommunens tomt, Uthamra 1:24 KS Redovisa möjligheter att använda kommunens tomt Mark- och exploateringsavdelningen Pågår Näplu 124 Okvista arbetsområde KS Ta fram en detaljplan som ersätter stadsplanerna S och S i Okvista arbetsområde Planavdelningen Pågår Arbete pågår. Förslag till samrådshandling planeras till hösten / Anna Holm Näplu 119 Detaljplan för Grönlundsvägen KS Upprätta en ny detaljplan för området Grönlundsvägen i nordöstra Kårsta Planavdelningen Vilande Vilar enligt överenskommelse med markägare / Anna Holm Näplu 131 Kristineberg Påbörja arbetet med Kristineberg Planeringsavdelningen Klart Arbetet är påbörjat TefaU 91 Solceller Granåsa KS Installera solceller på Granåsa Fastighetsavdelningen Klart Nedlagt. Konstruktionen för svag. Återrapport tefau / Anna Holm Tefau 4 Skötselplan skog och natur KS Ta fram skötselplan för tätortsnära skog och natur. Gatu- och parkavdelningen Pågår Arbete pågår, klart hösten / Anna Holm 26 38

32 Tefau 20 Sopsug Kristineberg KS Utreda möjligheterna att anlägga sopsug i Kristineberg. Ska göras i samråd med SÖRAB Exploateringsavdelningen Klart Utredningen är klar och redovisad till KS Näplu 43 Utredning om Vallentuna station som brolösning KS Utreda förutsättningarna för att bygga Vallentuna station på broar Planavdelningen Klart Ingår i programarbete ks / Anna Holm Tefau 40 Åtgärder Gustavs udde KS Genomför föreslagna åtgärder Exploateringsavdelningen Klart Åtgärder är klara Avstämning pågår med Nicole SuAvstämning pågår med Nicole Sundin ( AH Näplu 77 Namn på gata öster om Torghuset KS Administrera (ex skyltar) gällande Nysäters gata på gatan öster om Torghuset Gatu- och parkavdelningen Pågår KS 100 Detaljplan Vallentuna-Mörby 1:103 och 1:112 KS Ta fram detaljplan. Planeringsavdelningen klart Planarbete har avbrytits enligt beslut i Näplu under våren KS 99 Detaljplan Ekskogen-Vivedal KS Ta fram detaljplan. Planavdelningen Vilande Markanvisningsstrategi för kommunal mark arbetas fram under / Anna Holm KS 101 Detaljplan Okvista arbetsområde KS Ändra stadsplaner Planavdelningen Pågår Se KS / Anna Holm Tefau 57 GC-väg Kårsta-Ekskogen KS Bygg gc-väg. Gatu- och parkavdelningen Pågår Hanterat i TeFAu / Anna Holm KS 141 Köp av brandstation KS Köp Vallentuna brandstation Fastighetsavdelningen Klart Klart november KS 223 Anläggande av infartsparkering KS Utred möjligheten att anlägga en ny infartsparkering Planavdelningen Pågår KS 9 Detaljplan Åbyholm KS Ta fram detaljplan. Planavdelningen Pågår Uppdrag att utreda Utreda förutsättningarna för en förutsättningar för cykelparkering på östra sidan om cykelparkering vid Bällsta Bällsta station vid perrongens södra Näplu 37 station KS ände Planeringsavdelningen Klart KS 78 Alkoholpolicy KS Revidera befintlig alkoholpolicy HR-avdelningen Klart Är antagen Arbete pågår. Utredning preliminär klar hösten / Anna Holm Samrådshandling återremitterad aug Ny samrådshandling hösten / Daniel Jarl TeFaU 50 Arrende för betesmark i Molnby KS Del av fastigheten Vallentuna-Veda 1:1 ska upplåtas för betesmark. Exploateringsavdelningen Klart Befintlig arrendator har sagt upp arrendet på grund av sjukdom TeFaU 66 Samarbetsavtal för insamling av kläder KS Ingå samarbetsavtal med Human Bridge Stiftelse ( ) avseende insamling av kläder samt teckna markupplåtelse- och skötselavtal för klädinsamlingscontainrar på kommunens mark. Exploateringsavdelningen Klart Markupplåtelse- och skötselavtal med Human Bridge tecknat avseende insamling av kläder på återvinningsstationer KS 169 Framtagande detaljplan för Frösunda-Sunnanå omfattande del av fastigheten Stora Luttergärde 1:1. KS Ta fram detaljplan. Planavdelningen Pågår Avvaktar viljeinriktning (ekonomiskt ställningstagande) från fastighetsägare utifrån framtagen VA-utredning / Daniel Jarl TeFaU 86 Våtmarksparken KS Ärendet återremitteras Exploateringsavdelningen Klart Uppdrag om projektering i TeFau Beslut om detaljprojektering har fattats och det finns nytt ärende. KS TeFaU 81 Rivning av byggnader KS Genomföra rivning av följande byggnader: Skolbyggnaden Valhall på Ormstaskolans område, Förskolan Åbygläntan samt ladan vid Molnbyvägen.I samband med ovanstående rivningar kommer också tidigare beslut om rivning av Veda Parhus att verkställas. Fastighetsavdelningen Klart Näplu 124 Detaljplan Snickerifabriken KS Sändas ut på samråd Planeringsavdelningen Klart Politiskt beslut om att avbryta arbetet Näplu 128 Detaljplan för Stensta Ormsta KS Utreda förförutsättningarna för att detaljplanelägga Stensta-Ormsta omfattande fastigheterna Ormsta 1:33 med fler. Planavdelningen Pågår Arbete pågår i samverkan med FÖP Lindholmen / Anna Holm Näplu 130 Björnboda Bällsta KS Utreda förutsättningarna för att detaljplanelägga Björnboda-Bällsta, etapp 1, omfattande fastigheterna Bällsta 2:928 med fler. Planavdelningen Pågår Arbete pågår. Förslag till samrådshandling planeras till hösten /Daniel Jarl 27 39

33 KS KF KS 201 Uppdrag att utreda ITstrukturen KS Uppdrag att kartlägga skollokaler och ta fram underhållsplaner KS Ansvarsfördelning gällande reservvattentäkter KS Utreda IT-strukturen utifrån den revisionsrapport. Utredningen ska stämmas av med en politisk referensgrupp. IT-avdelningen Klart Beslutats även på KS Kartlägga skollokaler och ta fram underhållsplaner Fastighetsavdelningen Pågår Arbetet med underhållsplan pågår. Inventering genomförd våren Hyresgästdialog genomförs hösten Förslag till underhållsåtgärder 2017 klart inför årsskiftet. Arbete med komponentavskrivning, hyresmodell, m m sker inför underhållsplanering / Anna Holm Uppdrag till kommundirektör att uppta förhandling med roslagsvatten med syfte att förtydliga ansvarsfördelningen för reservvattentäkterna Gatu- och parkavdelningen Avvaktar ny gatu- och parkchef / Anna Holm KF 153 Samordna utbildningsinsatser för ensamkommande flyktingbarn KS Uppdrag till socialnämnden att ta fram riktlinjer/ övergripande handlingsplan för berörda nämnder för arbete med ensamkommande flyktingbarn. Staben Klart Handlingsprogram är taget av KF KS 10 Verksamhetsplan KS Utreda förutsättningarna för fossilbränslefria fordon, utreda platser för laddstationer och tankmöjligheter Ekonomiavdelningen Klart Utredningen genomförs under 2015, i enlighet med verksamhetsplanen. Presenteras för kommunstyrelsen innan årsskiftet. Personuppgiftsbiträdesavtal KS 8 mellan Vallentuna kommun och Microsoft avseende Office 365 KS Tydliggöra biträdesavtalet, samt riskoch konsekvensanalys IT-avdelningen Klart Klart TeFaU 16 Beslut om samverkansavtal med förpacknings- och tidningsinsamlingen KS Teckna samverksansavtal mellan Vallentuna kommun och Förpackningsoch Tidningsinsamlingen AB Exploateringsavdelningen Klart Tas bort Tas bort TeFaU 15 Upphandling rivning av sex byggnader i Vallentuna kommun KS Teckna uppgörelseprotokol Fastighetsavdelningen Klart Ekonomiavdelningen KS 26 Investeringsbudget Kulturhuset KS Hur investeringen ska ske Klart KF har tagit beslut Omfördelning av investeringsbudget av kulturhuset KS 29 Fordonspolicy KS Ramverk, ej så detaljerat Ekonomiavdelningen Pågår KS 27 Servicemätning telefoni KS Arbeta m förbättringar Kommundirektör Klart TeFaU 32 Upphandling av entreprenad för offentliga rummen, etapp 2 KS TeFaU 37 Hagaskolan KS TeFaU 33 Optionsavtal del av Vallentuna- Ekeby 2:154 inom Rosendals arbetsområde KS Underteckna optionsavtalet Skicka handlingarna på anbudsförfrågan. Gatu- och parkavdelningen Pågår återkomma om hur befintliga transporter påverkas på IP när vägen in i IP stängs Gatu- och parkavdelningen Pågår Kommunikations- och marknadsavdelningen Klart Ett förslag har tagits fram utifrån en första återremiss Förslaget har presenterats och på nytt återremiss. Nytt förslag kommer att tas fram hösten Entreprenad etapp 2 pågår till oktober Godkännande av förfrågningsunderlag för etapp 3 TeFau , med start september / Anna Holm En översyn av hela trafiksituationen på IP påbörjas hösten / Anna Holm KSAU 62 Undersöka förutsättningar för att bygga nytt kommunhus KS Undersöka förutsättningar för att bygga nytt kommunhus Kommundirektör Klart Återrapportering av utredning till KS KSAU 72 Möjliga bidrag till infrastruktur och landsbyggdsutvecklingsprojekt KS Undersöka möjliga bidrag till infrastruktur och landsbyggdsutvecklingsprojekt Staben Klart Återremitterades från KSAU, redovisning på väg till KSAU TeFaU 47 Försäljning av tomt för hus på ofri grund, Vallentuna-Veda 1:1 KS Att till marknadsvärdet sälja tomtmark inom del av Vallentuna-Veda 1:1 runt ett fritidshus på ofri grund. Mark- och exploateringsavdelningen Pågår Värdering utförd, återkopppling till fastighetsägaren ska ske under hösten / Anna Holm TeFaU 45 Reglering av tillskottsmark för bostadsändamål till Vallentuna- Åby 1:49 KS Betala en ersättning om 5000 kr och överenskommelsen får undertecknas av samällsbyggnadschefen. Mark- och exploateringsavdelningen Pågår Hos lantmäteriet-fastighetsbestämning utförd, själva regleringen återstår / Anna Holm 28 40

34 KS KS 80 Uppdrag:att förtydliga texten, i Taxan för upplåtelse av offentlig plats, avseende avgiftsbefrielse för ideella föreningar. Ge kommundirektören i uppdrag att svara för att folkhälsopolicyn tas fram Uppdrag:att förtydliga texten, i Taxan för upplåtelse av offentlig plats, avseende avgiftsbefrielse för ideella föreningar. Kommundirektör Klart Reviderad av fullmäktige kommundirektören i uppdrag att svara för att folkhälsopolicyn tas fram Staben Pågår Förslag skickat på remiss från KS. Remisstid fram till TeFa U 68 Rivning av skolhuvudbyggnaden på Ormstaskolan KS Genomföra rivning av skolhuvudbyggnaden på Ormstaskolan. Fastighetsavdelningen Pågår Rivning starta sommaren / Anna Holm KS 102 Uppdrag åt kommundirektören att sammanställa en lista över de fastigheter som kommunen äger där beslut finns om försäljning, men beslutet ej har verkställts. KS TeFa U 65 Armaturbyte 2014 KS TeFaU 77 Gång- och cykelväg mellan Ekskogen och Kårsta TeFaU 78 Nedläggning av Hjälmstabadet KS Uppdrag åt kommundirektören att sammanställa en lista över de fastigheter som kommunen äger där beslut finns om försäljning, men beslutet ej har verkställts. Mark- och exploateringsavdelningen Klart Hanterat i TeFau / Anna Holm att på delegation besluta om tilldelningsbeslut för antagande av entreprenör för byte av kvicksilverarmaturer Gatu- och parkavdelningen Pågår Arbete startar under sommaren / Anna Holm Utskottet ger förvaltningen i uppdrag att återkomma med en skriftlig rapport beträffande förhandlingarna med markägare rörande arbetet med att anlägga gångoch cykelväg mellan Ekskogen och Kårsta. Gatu- och parkavdelningen Klart Hanterat i TeFau / Anna Holm Utreda möjligheterna att upphöra med drift av Hjälmstabadet. Fastighetsavdelningen Klart Tefau har beslutat lägga ner badet För dåligt skick TeFaU KS KS KS 145 Upphandling av kylentreprenörstjänster KS Grundskyddet för nationella minoriteter KS Integrationsåtgärder för Vallentuna kommun KS Integrationsåtgärder för Vallentuna kommun KS Godkänna förfrågningsunderlaget för upphandling av kylentreprenörstjänster Samhällsbyggnadschef Klart Tas bort Tas bort Vidta åtgärder för att se till att kommunen kan säkerställa alla krav samt att ta fram en handlingsplan Kommundirektör Klart Ge soc i uppdrag att underlätta för engagemang från civilsamhället gällande mottagande och integration Kommundirektör Klart Åtgärdslista klar. Uppföljning sker efter ett år (utifrån nytt uppdrag). Inventera kommunens fastigheter samt de erbjudanden om boenden som kommer från civilsamhället. Kommundirektör Klart Återrapporterat till KS KF 106 Uppdrag till socialnämnden gällande ensamkommande flyktingbarn KS Påbörja ett strategiskt och utåtriktat arbete för fler familjehem Kommundirektör Klart Socialförvaltningen har under hösten haft 2 öppet hus, annonserat i lokalpressen, sociala medier samt deltagit i höstfesten. Arbetet med rekrytering av familjehem fortgår KF 119 Hemställan om investeringsmedel för konstgräs Össeby IP KS KF 113 Cykelplan KS Detaljplan för Kristineberg Näplu 77 etapp 1 samråd KS Genomförandebeslut Ekonomiavdelningen Klart Fritidsnämnden har tagit genomförandebeslut för konstgräsanläggning Össeby IP. Senast i november varje år redovisar förslag till prioriterade åtgärder för nästkommande år Gatu- och parkavdelningen Klart Beslut taget i KF / Anna Holm Ta med miljögruppen på en exkursion i området Samhällsbyggnadschef klart Näplu TeFaU 81 Inbjudan till markanvisning för Gärdesvägen KS Genomföra markanvisning Åtgärda bristen på Brist på papperskorger i papperskorgar/askkoppar där centrum torgytorna gjorts i centrum. Mark- och exploateringsavdelningen Klart Hanterat i NäPlu / Anna Holm Mark- och exploateringsavdelningen Klart / Anna Holm TeFaU 81 Underhållsplan Ishallarna Ta fram en konkret underhållsplan för ishallarna Fastighetsavdelningen Klart En 5-årig underhållsplan är framtagen. Löpande avstämningar med Fritid / Anna Holm TeFaU 81 Förråd bredvid Kårsta station Ta fram hyreskontraktet för byggnaden bredvid Kårsta stationshus som tidigare var en dasslänga Fastighetsavdelningen Klart Förråd ingår inte enl kontrakt, men hg har behov. Diskussion om försäljning pågår

35 KS TeFaU 93 Utvärdering av sommarjobb 2015 KS Bygganden bredvid Kårsta Stationshus TeFaU 93 Att E-on sköter sina åtaganden Näplu KSAU KF KF KS KS 193 Ändring av gatunamn, Västra Manhemsvägen inventera kommunala verksamheterna, titta på antalet sommarveckor 3-2, förslag på näringsliv, lokala företagares involvering, medel för handledare Kommundirektör klart Redovisning på väg till KS. Undersöka vilka möjligheterna är att riva byggnaden som ligger bredvid Kårsta stationshus. Fastighetsavdelningen Pågår Undersökning pågår / Anna Holm Rapportera till utskottet hur förvaltningen ska se till att E-on sköter sina åtaganden. Till början av 2016 Gatu- och parkavdelningen Vilande Avvaktar ny gatu- och parkchef / Anna Holm Administrera (ex skyltar) gällande ändring av gatunamn Västra Manhemsvägen Exploateringsavdelningen Klart Grundskyddet för nationella minoriteter KS Uppföljning ska ske efter ett år, och därefter i samband med Länsstyrelsens årliga uppföljning. Ge detaljerad redovisning vad gäller skolan och modersmålsundervisningen, med bland annat statistik över erbjudna tider för modersmålsundervisningen och antal elever som deltar i denna Kommundirektör pågår Uppföljning kommer ske under hösten Nya Taxor och avgifter fritidsnämnden KS Återremiss fritdsnämnden Ekonomiavdelningen Klart KS beslut Överenskommelse om boendeplatser för ensamkommande KS SBA undersökning av Nöjd Kundindex KS Organisationsförändring, flytt av trygghetssamordnarfunktionen till KLK KS Utarbeta överenskommelser om boendeplatser och underteckna för kommunens räkning Kommundirektör Klart Socialnämnden. Avtal utarbetade. Plan för att åtgärda och förbättra resultaten Kommundirektör Klart KS Remiss till fritidsnämnden. Förslag på organisationsförändring Staben Klart Förslaget skickat på remiss och behandlat av FN. Nytt ärende på väg upp till KS KS 226 Utredning av fossilbränslefri fordonsflotta KS uppdrag att ta fram underlag för totalkostnaden för ägande av fossilbränslefri fordonsflotta i jämförelse med fossilfordon Ekonomichef Klart Uppdraget utfört. Kommunstyrelsen har tagit beslut att notera informationen KS 229 Uppföljning av verkställigheten av beslut KS uppdrag att se över punkten KS Kommundirektör klart Punkten som tagits bort gällde kommunstyrelsebeslut där fullmäktige beslutat samma. Dubbleringen borttagen Näplu 101 Markanvisning för Kristineberg, etapp 1 KS Ta fram viktning samt en modell för utvärdering för godkännande Exploateringsavdelningen Klart NäPlu beslutade om uppdrag för markanvisningstävling. Senaste anbudsdag 19 augusti Näplu TeFaU KS KS AU 208 Detaljplan för Okvista arbetsområde, delplan I och II KS Kommunala lekplatser i Vallentuna kommun KS Uppdrag: Kartlägga och redovisa hur kommunen arbetar med att söka riktade statsbidrag samt EU-bidrag KS Riktlinjer för inköp av bostäder för nyanlända KS Arbeta fram principer för hållbart byggande i detaljplaneprocessen Planeringsavdelningen Klart Görs i kommande ÖP Genomföra en inventering av de kommunala lekplatserna i Vallentuna kommun samt ta fram strategier för kommunala lekplatser. Gatu- och parkavdelningen Pågår Pågår till sen höst/vinter / Anna Holm Uppdrag: Kartlägga och redovisa hur kommunen arbetar med att söka riktade statsbidrag samt EU-bidrag Staben Klart Beslut i KS Ta fram Riktlinjer för inköp av bostäder för nyanlända Kommundirektör klart KS 9 Sommarjobb 2016 KS Försöka skapa så många sommarjobbsplatser som möjligt i samarbete med det lokala näringslivet. Näringslivschef Klart Återrapporterad KS TeFaU 11 Avveckling av miljöstationer för farligt avfall under 2016 (KS ) Utreda hur mobil insamling av hushållens farliga avfall och mindre elavfall kan fungera i framtiden. Gatu- och parkavdelningen Pågår Arbete pågår. Inga miljöstationer avvecklas under Rapport om framtida insamlingssystem för omhändertagande av farligt avfall presenteras under våren / Anna Holm Näplu 30 Markanvisning för Kristineberg, etapp 1 KS Samhällsbyggnadsförvaltningen uppdras att genomföra utvärderting enligt viktning och modell för utvärdering ovan samt utse en eller flera vinnare i markansvingstävlan Mark- och exploateringsavdelningen Pågår Utvärdering av anbud pågår / Anna Holm 30 42

36 Näplu 28 VA-plan för vallentuna kommun KS Återremitteras med anledning av att yttrande från huvudman Vallentuna vatten inte inhämtats. Gatu- och parkavdelningen Pågår Skickad på remiss till Vallentunavatten (prel åter oktober) Åter till Näplu hösten / Anna Holm KSAU 26 Projektförslag: flyktingvän KS KSAU 61 Återrapportering uppdrag: Försäljning av fastigheter Kommunledningskontoret uppdras att skapa projektverksamhet redovisas januari 2017 Staben Klart Ytterliggare återrapportering kring försäljnng med förtydlingande ska presenteras Fastighetsavdelningen Klart Hanterat på TeFau / Anna Holm TeFaU 15 Upphandling av rivning av huvudbyggnad Ormstaskolan samt två mindre byggnader i Vallentuna kommun (KS ) Riva Ormstaskolans huvudbyggnad, Bleckingevägen 1, fastighet Ormsta 1:16 Fastighetsavdelningen Pågår Rivning pågår / Anna Holm TeFaU TeFaU TeFaU 20 Försäljning av mark inom Haga 3 (KS ) Trappa från allmänning ner till Hasseluddsvägens lekplats (KS ) Inköp av fastigheten Vallentuna Rickeby 1:221 (KS ) Underteckna avtal för markförsäljning och markreglering gällande fastigheter inom detaljplanen för Haga 3. Utreda förutsättning för anläggning av en trappa från berget på allmänning vid Blockstigen ner till Hasseluddsvägens lekplats i Uthamra samt genomföra Mark- och exploateringsavdelningen Pågår 11 tomter kvarstår. Fastighetsbildning pågår. Avvaktar försäljning tills ny upphandling av mäklare har skett / Anna Holm 2016 om det ryms inom budget. Gatu- och parkavdelningen Klart / Anna Holm Underteckna en avsiktsförklaring att inköpa bostadsrättslokal i Vallentuna Rickeby 1:221, Allévägen 10 i Vallentuna, Kontrakt skrivet och klart under maj kallad Träffpunkten, för att Under maj 2016 Fastighetsavdelningen Klart Övertag i september TeFaU 33 Kommunal trafiksäkerhetsrevision (KS ) Genomföra en kommunal trafiksäkerhetsrevision med hjälp av konsult. Gatu- och parkavdelningen Pågår Upphandling klar för genomförande under hösten 2016, klar januari / Anna Holm TeFaU 34 Förbättringar i cykelvägnätet år 2016 (KS ) Asfaltering och komplettering av belysning på GC-väg mellan Kragstalunds station och Bällstaberg 4 Uppsättning av cirka 20 vägvisningsskyltar för cyklister Inventering av cykelparkering vid kollektivtrafikknutpunkter Fler cykelparkeringsplatser vid Vallentuna station under förutsättning att överenskommelse med markägaren kan göras Inköp av 2 cykelräknare. Under 2016 Gatu- och parkavdelningen Pågår GC Kragstalund - Bällstaberg 4: Asfaltering klar, belysning beställt och utförs hösten Vägvisningsskyltar: Beställt. Inventering av cykelparkering: Redovisades TeFaU ; Cykelparkering Vallentuna stn: Avtal om markupplåtelse är hos kommun för påtecknande, därefter sker beställning / Anna Holm TeFaU 35 Trafiksäkerhetsåtgärder år 2016, del 1 (KS ) Hastighetspåminnare sätts upp på Lindholmsvägen vid Gästrikevägen. Övergångsställe och trottoar anläggs på Krokusvägen i Lindholmen. Med stöd av 10 kap. 1 andra stycket 16 och 3 första stycket trafikförordningen (1998:1276) föreskriva om förbud att parkera på del av Krokusvägen (zonområde enligt figur 3 i Trafiksäkerhetsåtgärder 2016 bilaga 1). Anlägga en trottoar en Bylevägen mellan Stockholmsvägen och förskolan Kragstatrollet Bygga om korsningen mellan Bylevägen och Zetterlunds väg Anlägga en trottoar på Lagerfelts väg Asfaltera gångvägen mellan Brottby infartsparkering och intilliggande busshållplats. Under 2016 Exploateringsavdelningen Klart Projektering och utbyggnad sker under TeFaU 39 Övrigt Återrapportering uppdrag: KS 86 Försäljning av fastigheter KS skicka ut ett brev till de boende längs Ormstaån med uppmaningen att de inte ska slänga ut sitt trädgårdsavfall och ris längs åkanten då detta drar till sig bäverns som har börjat bygga fördämningar i ån. Återrapportera kring bland andra Lövsättra och Kårsta staionshus innan sommaren Mark- och exploateringsavdelningen Klart Genomfört sommaren Samhällsbyggnadsförvaltning Återrapporterat till TeFau en Klart och KS

37 KS 70 Bisysslor 2016 KS se över rapporteringen som rör bisysslorna innan sommaren 2016HR-avdelningen Klart KS 82 Handlingsplan tryggare vallentuna KS återkoppla via tertialrapporten Staben Klart Uppföljning sker kontinuerligt via tertialrapporten TeFaU 44 Våtmarksparken, projektering (KS ) Påbörja detaljprojektering av Våtmarksparken enligt det underlag som presenteras i PM Vallentuna Våtmarkspark (bilaga A) med nytt slitlager och nya belysningsarmaturer för befintlig gång- och cykelväg. Gatu- och parkavdelningen Pågår Projektering och finansieringsförslag sommaren och hösten 2016 för upphandling och genomförande / Anna Holm TeFaU 47 Trafiksäkerhetsåtgärder 2016, del 2 (KS ) På Ekebyvägen sätts portabla refuger ut för att smalna av körbanan kring övergångsstället närmast Teknikvägen På Ekebyvägen vid Lugnets väg sätts pollare upp för att göra övergångstället tydligare och målningen förbättras. På Ekebyvägen norr om Lugnets väg återmålas gångbanan på vägens högra sida. Pollare sätts upp cirka var åttonde meter för att tydliggöra gångbanan. Med stöd av 10 kap. 1 andra stycket 14 och 3 första stycket trafikförordningen (1998:1276) föreskriver kommunen att fordon inte får föras med högre hastighet än 30 km/h på vardagar (utom dag före sönoch helgdag) mellan klocka 7 20 på del av Ekebyvägen, Stenvallavägen och Lugnets väg enligt karta i figur 4 i bilaga 1. Övriga tider föreskrivs på samma sätt högsta hastighet till 40 km/h på samma sträckor. På Skogsåsvägen i Uthamra målas en gångbana på vägens södra sida och tre av de portabla refugerna behålls, de övriga tas hem för användning på annan gata. Under 2016 Gatu- och parkavdelningen Klart / Anna Holm TeFaU TeFaU TeFaU 50 Uppdrag att redogöra för status för projektet Cykelväg Kårsta- Ekskogen (KS ) Hastighetsbegränsning på väg 973 vid Össeby-Garns kyrka (KS ) Sänkt hastighetsbegränsning på Kyrkvägen (KS ) Utredningen för utbyggnad av Cykelväg Kårsta-Ekskogen ska fortsätta i enlighet med föreslagen tidplan. Gatu- och parkavdelningen Pågår Utredningarna fortgår / Anna Holm Föreskriva att fordon inte får föras med högre hastighet än 30 km/h på del av väg 973 vid Össeby-Garns kyrka. Exploateringsavdelningen Klart Genomförs Föreskriva att fordon inte får föras med högre hastighet än 30 km/h på Kyrkvägen. Exploateringsavdelningen Klart Genomförs TeFaU 51 Väjningsplikt från Källvägen och Fornminnesvägen mot Mörbyvägen (KS ) Föreskriva att väjningsplikt gäller vid infart på Mörbyvägen o För förare av fordon i västlig riktning på Fornminnesvägen o För förare av fordon i östlig riktning på Fornminnesvägen o För förare av fordon i östlig riktning på Källvägen Exploateringsavdelningen Klart Genomförs Sänkt hastighetsgräns på Gamla Väsbyvägen, Rosengårdsvägen och Lillgårdsvägen (KS ) Föreskriva följande: o På Gamla Väsbyvägen, Rosengårdsvägen (norr om infarten till bussvändslingan) och Lillgårdsvägen får fordon inte föras med högre hastighet än 40 kilometer i timmen. Exploateringsavdelningen Klart Genomförs KS TeFaU 70 Uppdrag att pröva förutsättningarna för tillfälligt boende i Lindholmen KS Ansökan om anläggningsförrättning eller bildande av samfällighetsförening för Ansökan om anläggningsförrättning eller bildande av samfällighetsförening för Kårsta- Rickeby S:8 KS Samhällsbyggnadschefen uppdras att pröva förutsättningarna för tillfälligt boende för nyanlända vid Orkesta IP Fastighetsavdelningen Pågår Ansök hos lantmäteriet om bildande av en samfällighetsförening för Kårsta- Rickeby S:8 samt vid behov förskjuta kostnaden för bildandet av samfällighetsförening fram till dess att föreningen har bildats. Mark- och exploateringsavdelningen Pågår Utredningar pågår för att avgöra möjlighet till teknisk försörjning och etablering av paviljonger. Ansökan om bildande av samfällighetsförening är inskickad. Lant mäteriet beräknar att påbörja handläggning innan 12 augusti / Anna Holm / Anna Holm 32 44

38 TeFaU TeFaU 71 Tillgänglighetsanpassning av busshållplatser KS Tillgänglighetsanpassning av busshållplatser KS Tillgänglighetsanpassa följande hållplatser: Cedersdalsvägen (österut), Cedersdalsvägen (västerut), Ekebydal (österut), Vallentuna station västra (hållplats för norrgående ersättningsbuss) och Västanbergavägen (västerut). Gatu- och parkavdelningen Pågår Beställt. Utförs under hösten / Anna Holm Söka statsbidrag för en ombyggnad av två busshållplatser vid Ormsta station under år Gatu- och parkavdelningen Pågår Arbete med ansökan pågår / Anna Holm TeFaU 71 Tillgänglighetsanpassning av busshållplatser KS TeFaU 72 Trafiksäkerhetsåtgärder, del 3 KS TeFaU 72 Trafiksäkerhetsåtgärder, del 3 KS TeFaU 72 Trafiksäkerhetsåtgärder, del 3 KS TeFaU 72 Trafiksäkerhetsåtgärder, del 3 KS TeFaU 72 Trafiksäkerhetsåtgärder, del 3 KS TeFaU 72 Trafiksäkerhetsåtgärder, del 3 KS TeFaU TeFaU TeFaU 74 Trafiksäkerhetshöjande åtgärder på Karlavägen KS Trafiksäkerhetshöjande åtgärder på Karlavägen KS Trafiksäkerhetshöjande åtgärder på Karlavägen KS Löpande återkomma till utskottet angående tillgänglighetsanpassning av fler hållplatser. Gatu- och parkavdelningen Pågår Förprojektering pågår av några hållplatser / Anna Holm Anlägga en avsmalning med övergångsställe på Bergvägen vid anslutningen av GC-väg från Tornvägen. Gatu- och parkavdelningen Pågår Beställt, utförs under hösten / Anna Holm Anlägga två avsmalningar med övergångsställe på Karlbergsvägen, dels söder om Drakes väg, dels norr om Manhemsvägen. Gatu- och parkavdelningen Pågår Beställt, utförs under hösten / Anna Holm Ta bort avsmalning och övergångsställe på Karlbergsvägen vid Rosenlundsvägen. Anlägga ett gupp på Gärdesvägen direkt norr om övergångsstället vid Centralvägen. Gatu- och parkavdelningen Pågår Beställt, utförs under hösten / Anna Holm Gatu- och parkavdelningen Pågår Beställt, utförs under hösten / Anna Holm Staket (ca 50 meter) sätts upp längs GCvägen öster om Teknikvägen där denna korsar Ormstaån. Gatu- och parkavdelningen Pågår Beställt, utförs under hösten / Anna Holm Hastighetsgränsen sänks på del av Murkelvägen till 30 km/h enligt figur 7 i bilaga 1. Gatu- och parkavdelningen Pågår Beställt, träder i kraft 26 sep / Anna Holm Anlägga två cykelbommar på nuvarande GCvägen mellan Jarlavägen och Karlavägen. Komplettera skyltningen kring den nya GCvägen i Haga 3 för att styra över cykeltrafiken dit. Gatu- och parkavdelningen Pågår Göra en uppföljning under år 2017 för att se om trafiksituationen ändrats Gatu- och parkavdelningen Vilande Gatu- och parkavdelningen Pågår Beställt. Utförs under hösten / Anna Holm Skyltar är beställda och sätts upp hösten 2016 (under förutsättning att nya GC-vägen öppnat) / Anna Holm Karlavägen är f.n. avstängd mot Haga 3. Uppföljning görs när vägarna är åter öppnade / Anna Holm Näplu 59 Begäran om planbesked för fastighet Molnby 1:5 och Molnby 1:6, Molnbydepån KS Ta fram förslag till ny detaljplan alternativt ändring av gällande detaljplan med givet planbesked som inriktning när berörda fastighetsägare ger sitt medgivande till att ändra planen. Planavdelningen Pågår Regelbunden avstämning sker med fastighetsägarna / Anna Holm Näplu 60 Upphävande av detaljplaner för del av Roslagsbanans dubbelspår Kragstalunds station södra KS Upprätta förslag till upphävande av del av gällande detaljplaner som berör dubbelspårsutbyggnaden av Roslagsbanan för sträckan Kragstalund station Planavdelningen Pågår Arbetet har inletts i samverkan med Trafikförvaltningen / Anna Holm Näplu 62 Planuppdrag för detaljplan för Lindholmen-Strömgården KS Utreda förutsättningarna för att detaljplanelägga Lindholmen-Strömgården omfattande fastigheterna Slumsta 1:13, 1:108, 1:109 samt del av fastighet Slumsta 1:31. Mark- och exploateringsavdelningen Pågår Planarbetet har inletts, liksom förprojektering av GC-väg / Anna Holm Näplu 63 Planuppdrag för detaljplan för Lindholmen Uppsäter KS Utreda förutsättningarna för att detaljplanelägga Lindholmen-Uppsäter omfattande fastighet Slumsta 1:14. Mark- och exploateringsavdelningen Pågår Planarbetet har inletts / Anna Holm KSAU 113 Infomation: Nyanlända Näplu TeFaU 79 Markanvisningsavtal och planuppdrag Gärdesvägen KS Trafiksäkerhetshöjande åtgärder vid ICA Kragsta och förskolan Kragstalund KS Ta fram konsekvensanalys gällande om regeringens förslag går igenom Kommundirektör Pågår Remissvar skickat Ta fram förslag till detaljplan för Gärdesvägen Utifrån förslaget i skrivelsen förbättra trafiksäkerheten och effektivisera parkeringsytorna vid förskolan Kragstalund och ICA Kragsta. Mark- och exploateringsavdelningen Gatu- och parkavdelningen Pågår Markanvisningsavtal tecknas i enlighet med beslutet och planarbetet genomförs i samverkan med byggherren. Projektering inleds inom kort för utbyggnad snarast möjligt / Anna Holm / Anna Holm TeFaU 80 Förbättringar i cykelvägnätet år 2016, del 2 KS Ansöka om statsbidrag för att utöka antalet cykelparkeringsplatser vid Kragstalund, Ormsta och Lindholmen. Gatu- och parkavdelningen Projektering inleds inom kort för utbyggnad under / Anna Holm TeFaU 80 Förbättringar i cykelvägnätet år 2016, del 2 KS Asfaltera gång- och cykelvägen längs Angarnsvägen mellan Lindholmsvägen och Syrenelundsvägen Gatu- och parkavdelningen Projektering inleds inom kort för utbyggnad under / Anna Holm 33 45

39 TeFaU TeFaU 82 Trafikutredning Teknikvägen - Ekebyskolan Avveckling av nedlagda VAanläggningar KS KS Ta fram förslag på etappindelning och påbörja projektering utifrån materialet i bifogad utredning Trafikutredning Teknikvägen Ekebyskolan. Ta fram en tidssatt avvecklingsplan inklusive kostnadskalkyler för de nedlagda VA-anläggningarna. Gatu- och parkavdelningen Arbetet inleds inom kort / Anna Holm Mark- och exploateringsavdelningen Arbetet inleds inom kort / Anna Holm 34 46

40 VALLENTUNA KOMMUN Uppföljning av kommunstyrelsens och fullmäktiges beslut Utskriftsdatum: Beslutsdatum Paragraf Ärende Dnr Verkställighetsåtgärd Klart senast Ansvar Status Kommentar Handläggare Uppdaterad (datum, namn) KF 64 Lokala miljömål för Vallentuna KS och KS Ta fram lokala miljömål enligt miljögruppens förslag Staben Klart Under hösten 2016 har KF antagit miljöplanen med lokala miljömål. Dessa utgör grunden för fortsatt arbete med miljöcertifieringen enligt ISO KS 129 Revidering av "Regler för styrning och uppföljning av ekonomi och verksamheter" KS Revidera KFS Ekonomiavdelningen Pågår Revidering av styrdokument pågår. Vid översyn beaktas bl.a. förändringar av lagstiftning och revisorernas rekommendationer. Ny finanspolicy fastställd av KF. Nytt reglemente för internkontroll fastställd av KF. Arbete kring översyn av policy för styrning av ekonomi och verksamheter har inletts 1 juni i samband med planeringsdag för tjänstemannaledningsgrupp, controllernätverk och kvalitetsnätverk KS 163 Utveckling av området Björkby- Kyrkviken KS Ta fram förslag till plan med möjliga åtgärder och anläggningar i Björkby- Kyrkviken (utöver café/rest). 2. ta fram konkreta förutsättningar för rest/café 3. påbörja arbete med att åstadkomma etablering. Planavdelningen Pågår Samhällsbyggnadsförvaltningen för dialog med länsstyrelsen kring föreskrifter och möjligt övertagande av naturreservatet / Anna Holm KS 158 FÖP Gillinge KS KS 157 Strukturplan Karby och Brottby KS Ta fram förslag till FÖP för Gillinge, inklusive förstudie för ny trafikplats Planavdelningen Vilande Ta fram förslag till strukturplan för Karby och Brottby Planavdelningen Pågår Hanterat i NäPlu våren ÖPprocess avgör fortsättning / Anna Holm Arbetet bedrivs som FÖP. Samråd genomfördes våren Stort engagemang och många synpunkter inkom. Omtag inleds 2017 med en medborgardialog. Daniel Jarl / Anna Holm KS 46 Grönplan Vallentuna KS Ta fram förslag till grönplan Planavdelningen Klart Återremitterat vid NäPlu / Anna Holm KS 49 Uppdrag aktualisera strukturplan centrala Vallentuna KS Aktualisera strukturplanen för centrala vallentuna Planavdelningen Pågår Beslut om samråd togs i näplu Strukturplanen har övergått till programarbete som pågår. Samråd genomfört våren Fastighetsägardialog genomförd hösten Slutligt programförslag förs upp för beslut våren 2017 och tematiska fördjupningar genomförs för att bana väg för pågående och kommande detaljplaner. Björn Stafbom / Anna Holm KS 204 Utvecklingsplan för Stockholms stads fastigheterna KS Sälja de byggnadsobjekt som står omnämnda i förslaget till handlingsplan etapp 1. Fastighetsavdelningen Pågår Återrapporterat till TeFau och KS Kvarstår en bostad som avvaktar avloppsutredning / Björn Sundblad 35 47

41 Tefau 13 Gång- och cykelväg längs Angarnsvägen KS Ta fram avtal som möjliggör GC-väg Gatu- och parkavdelningen Pågår Sträckan Lindholmsvägen - Syrenelundsvägen asfalterades hösten 2016 och resten asfalteras våren Uppsättning av belysning avvaktar finansiering. Daniel Jäderland /Johan Carselind Näplu 45 Gång- och cykelväg mellan Kårsta och Ekskogen Att genast påbörja arbetet med gångoch cykelväg mellan Kårsta och Ekskogen samt snarast återkomma med en plan. Gatu- och parkavdelningen Klart Se KS Redovisning av status finns i det ärendet. Daniel Jäderland /Johan Carselind TefaU 67 GC-väg norr om Lindholmen KS Bygg gc-väg. Gatu- och parkavdelningen Pågår Näplu 98 Cykelled runt Vallentunasjön KS Utreda möjligheterna att skapa en cykelled runt Vallentunasjön i samarbete med Täby kommun Gatu- och parkavdelningen Pågår Förhandling med markägare och projektering pågår för utbyggnad Ewa Boo /Johan Carselind Kontakt har tagits med Täby som står redo att bygga med en budget på cirka Mkr. Kallas från Täbys del "Strandpromenad" som blir cykelbar till största delen. En inventering av sträckan inom Vallentuna kommun har påbörjats. Daniel Jäderland /Johan Carselind Näplu 132 Användning av kommunens tomt, Uthamra 1:24 KS Redovisa möjligheter att använda kommunens tomt Mark- och exploateringsavdelningen Pågår E.on har tagit på sig att ställa en bänk vid deras anläggning samt klippa gräs oftare /Sara Golkar Näplu 124 Okvista arbetsområde KS Näplu 119 Detaljplan för Grönlundsvägen KS Tefau 4 Skötselplan skog och natur KS Näplu 77 Namn på gata öster om Torghuset KS Ta fram en detaljplan som ersätter stadsplanerna S och S i Okvista arbetsområde Planavdelningen Klart Se KS Anna Helander / Anna Holm Vilar enligt överenskommelse med Upprätta en ny detaljplan för området Grönlundsvägen i nordöstra Kårsta Planavdelningen Vilande markägare. Prioritering framöver hanteras i bostadsbyggnadsprognosen / Anna Holm Ta fram skötselplan för tätortsnära skog och natur. Gatu- och parkavdelningen Pågår Arbete pågår, klart våren Anders Dagsberg /Johan Carselind Administrera (ex skyltar) gällande Nysäters gata på gatan öster om Torghuset Gatu- och parkavdelningen Pågår Skylt är bestäld i december 2016 Kenneth Holm /Johan Carselind KS 99 Detaljplan Ekskogen-Vivedal KS Ta fram detaljplan. Planavdelningen Vilande Markanvisningsstrategi för kommunal mark arbetas fram, prioritering hanteras i bostadsbyggnadsprognosen / Anna Holm KS 101 Detaljplan Okvista arbetsområde KS Ändra stadsplaner Planavdelningen Pågår Arbete pågår. Förslag till samrådshandling gällande detaljplan och gatukostnadsutredning förs upp för beslut kvartal Anna Helander / Anna Holm Tefau 57 GC-väg Kårsta-Ekskogen KS Bygg gc-väg. Gatu- och parkavdelningen Klart Se KS Daniel Jäderland / Anna Holm Utred möjligheten att anlägga en ny Frågan hanteras under 2017 i samband KS 223 Anläggande av infartsparkering KS infartsparkering Planavdelningen Pågår med parkeringsstrategin. Maia Rostvik / Anna Holm KS 9 Detaljplan Åbyholm KS Ta fram detaljplan. Planavdelningen Klart Hanterat i NäPlu Ola Magnusson / Anna Holm KS 169 Framtagande detaljplan för Frösunda-Sunnanå omfattande del av fastigheten Stora Luttergärde 1:1. KS Ta fram detaljplan. Planavdelningen Pågår Avvaktar viljeinriktning (ekonomiskt ställningstagande) från fastighetsägare utifrån framtagen VA-utredning. Prioritering hanteras i bostadsbyggnadsprognosen / Daniel Jarl Näplu 128 Detaljplan för Stensta Ormsta KS Utreda förförutsättningarna för att detaljplanelägga Stensta-Ormsta omfattande fastigheterna Ormsta 1:33 med fler. Planavdelningen Pågår Arbete inlett i samverkan med FÖP Lindholmen Ola Magnusson / Anna Holm Näplu 130 Björnboda Bällsta KS Utreda förutsättningarna för att detaljplanelägga Björnboda-Bällsta, etapp 1, omfattande fastigheterna Bällsta 2:928 med fler. Planavdelningen Pågår Arbete inlett. Ola Magnusson /Daniel Jarl 36 48

42 KF 144 Uppdrag att kartlägga skollokaler och ta fram underhållsplaner KS Kartlägga skollokaler och ta fram underhållsplaner Fastighetsavdelningen Pågår Arbetet med underhållsplan fram till 2022 pågår. Inventering genomförd våren Hyresgästdialog genomförd hösten Kostandsuppskattningar pågår. Förslag till underhållsåtgärder 2017 klara i början av januari. Arbete med komponentavskrivning pågår / Björn Sundblad KS 201 Ansvarsfördelning gällande reservvattentäkter KS Uppdrag till kommundirektör att uppta förhandling med roslagsvatten med syfte att förtydliga ansvarsfördelningen för reservvattentäkterna Gatu- och parkavdelningen Pågår Ny Gatu- och parkchef har initierat en uppstart av samarbetsavtal. Klart 3:e kvartalet 2017 Olle Nordberg /Johan Carselind KS 29 Fordonspolicy KS Ramverk, ej så detaljerat Ekonomiavdelningen Pågår Ett förslag har tagits fram utifrån en första återremiss Förslaget har presenterats och på nytt återremiss TeFaU 32 Upphandling av entreprenad för offentliga rummen, etapp 2 KS Skicka handlingarna på anbudsförfrågan. Gatu- och parkavdelningen Klart Entreprenad etapp 2 besiktigad och klar november Etappen 3 pågår klar sommaren Alla upphandlingar avklarade. Ewa Boo /Johan Carselind TeFaU 37 Hagaskolan KS återkomma om hur befintliga transporter påverkas på IP när vägen in i IP stängs Gatu- och parkavdelningen Pågår Beslut finns i TeFaU december 2016 på att se över trafiksituationen kring Hagaskolan och IP. Daniel Jäderland /Johan Carselind TeFaU 47 Försäljning av tomt för hus på ofri grund, Vallentuna-Veda 1:1 KS Att till marknadsvärdet sälja tomtmark inom del av Vallentuna-Veda 1:1 runt ett fritidshus på ofri grund. Mark- och exploateringsavdelningen Pågår Värdering utförd, återkopppling till fastighetsägaren har skett, inväntar fortfarande svar /Sara Golkar TeFaU KS 80 Reglering av tillskottsmark för bostadsändamål till Vallentuna- Åby 1:49 KS Ge kommundirektören i uppdrag att svara för att folkhälsopolicyn tas fram Betala en ersättning om 5000 kr och överenskommelsen får undertecknas av samällsbyggnadschefen. Mark- och exploateringsavdelningen Pågår Hos lantmäteriet-fastighetsbestämning utförd, själva regleringen återstår. kommundirektören i uppdrag att svara för att folkhälsopolicyn tas fram Staben Klart Antagen av KF /Sara Golkar TeFa U 68 Rivning av skolhuvudbyggnaden på Ormstaskolan KS TeFa U 65 Armaturbyte 2014 KS TeFaU 93 Bygganden bredvid Kårsta Stationshus Genomföra rivning av skolhuvudbyggnaden på Ormstaskolan. Fastighetsavdelningen Klart att på delegation besluta om tilldelningsbeslut för antagande av entreprenör för byte av kvicksilverarmaturer Gatu- och parkavdelningen Pågår Undersöka vilka möjligheterna är att riva byggnaden som ligger bredvid Kårsta stationshus. Fastighetsavdelningen Pågår Rivningen klar. Provisoriska paviljonger på plats. Tomten lämnas till markreserven vid utflyttning / Björn Sundblad Arbetet påbörjades sommaren 2016 och beräknas vara klart våren Kenneth Holm /Johan Carselind Antikvarisk utredning genomförd. Renoveringsbehov och kostnadsuppskattning pågår / Björn Sundblad TeFaU 93 Att E-on sköter sina åtaganden KSAU TeFaU 105 Grundskyddet för nationella minoriteter KS Kommunala lekplatser i Vallentuna kommun KS Rapportera till utskottet hur förvaltningen ska se till att E-on sköter sina åtaganden. Till början av 2016 Uppföljning ska ske efter ett år, och därefter i samband med Länsstyrelsens årliga uppföljning. Ge detaljerad redovisning vad gäller skolan och modersmålsundervisningen, med bland annat statistik över erbjudna tider för modersmålsundervisningen och antal elever som deltar i denna Staben pågår Genomföra en inventering av de kommunala lekplatserna i Vallentuna kommun samt ta fram strategier för kommunala lekplatser. Gatu- och parkavdelningen Pågår Mark- och exploateringsavdelningen Pågår Se tidigare uppdrag, KS /Sara Golkar Uppföljning kommer ske under våren Ett första utkast på strategi visat för TeFaU i november Beslut kvartal Nicole Sundin /Johan Carselind TeFaU 11 Avveckling av miljöstationer för farligt avfall under 2016 (KS ) Utreda hur mobil insamling av hushållens farliga avfall och mindre elavfall kan fungera i framtiden. Gatu- och parkavdelningen Pågår Arbete pågår. Inga miljöstationer avvecklas under Rapport om framtida insamlingssystem för omhändertagande av farligt avfall presenteras till sommaren Beri Fajic /Johan Carselind 37 49

43 Näplu 30 Markanvisning för Kristineberg, etapp 1 KS Samhällsbyggnadsförvaltningen uppdras att genomföra utvärderting enligt viktning och modell för utvärdering ovan samt utse en eller flera vinnare i markansvingstävlan Mark- och exploateringsavdelningen Pågår Utvärderingen avslutad och vinnare utsedda. Dialog om markanvisningsavtal påbörjas /Sara Golkar Näplu 28 VA-plan för vallentuna kommun KS Återremitteras med anledning av att yttrande från huvudman Vallentuna vatten inte inhämtats. Gatu- och parkavdelningen Klart VA-plan antagen av Vallentunavatten hösten /Johan Carselind TeFaU 15 Upphandling av rivning av huvudbyggnad Ormstaskolan samt två mindre byggnader i Vallentuna kommun (KS ) Riva Ormstaskolans huvudbyggnad, Bleckingevägen 1, fastighet Ormsta 1:16, samt byggnad vid stationshus i Kårsta samt gamla mejeriet i Brottby Fastighetsavdelningen Pågår Rivning av Ormstaskolan är klar. Beträffande byggnad vid stationshus i Kårsta och mejeriet i Brottby pågår en utredning om byggnaderna har kulturhistoriskt värde / Björn Sundblad TeFaU 19 Försäljning av mark inom Haga 3 (KS ) Underteckna avtal för markförsäljning och markreglering gällande fastigheter inom detaljplanen för Haga 3. Mark- och exploateringsavdelningen Pågår 11 tomter kvarstår. Fastighetsbildning pågår. Handläggare tilldelad /Sara Golkar TeFaU TeFaU 34 Kommunal trafiksäkerhetsrevision (KS ) Förbättringar i cykelvägnätet år 2016 (KS ) Genomföra en kommunal trafiksäkerhetsrevision med hjälp av konsult. Gatu- och parkavdelningen Pågår Asfaltering och komplettering av belysning på GC-väg mellan Kragstalunds station och Bällstaberg 4 Uppsättning av cirka 20 vägvisningsskyltar för cyklister Inventering av cykelparkering vid kollektivtrafikknutpunkter Fler cykelparkeringsplatser vid Vallentuna station under förutsättning att överenskommelse med markägaren kan göras Inköp av 2 cykelräknare. Under 2016 Gatu- och parkavdelningen Pågår Arbete pågår med revisionen. Slutmöte i januari Daniel Jäderland /Johan Carselind GC Kragstalund - Bällstaberg 4: Asfaltering klar, belysning klar. Vägvisningsskyltar: Skyltar har kommit men är ej uppsatta.inventering av cykelparkering: Redovisades TeFaU ; Cykelparkering Vallentuna stn: Klar hösten Daniel Jäderland /Johan Carselind TeFaU 44 Våtmarksparken, projektering (KS ) Påbörja detaljprojektering av Våtmarksparken enligt det underlag som presenteras i PM Vallentuna Våtmarkspark (bilaga A) med nytt slitlager och nya belysningsarmaturer för befintlig gång- och cykelväg. Gatu- och parkavdelningen Pågår Projektering och finansieringsförslag sommaren och hösten 2016 för upphandling och genomförande Ewa Boo /Johan Carselind TeFaU 48 Uppdrag att redogöra för status för projektet Cykelväg Kårsta- Ekskogen (KS ) Utredningen för utbyggnad av Cykelväg Kårsta-Ekskogen ska fortsätta i enlighet med föreslagen tidplan. Gatu- och parkavdelningen Pågår Utredningarna fortgår. Nytt ärende till TeFaU februari 2017 då även resultat av enkät redovisas. Daniel Jäderland /Johan Carselind KS TeFaU TeFaU TeFaU 71 Uppdrag att pröva förutsättningarna för tillfälligt boende i Lindholmen KS Ansökan om bildande av samfällighetsförening för Kårsta-Rickeby S:8 KS Tillgänglighetsanpassning av busshållplatser KS Tillgänglighetsanpassning av busshållplatser KS Samhällsbyggnadschefen uppdras att pröva förutsättningarna för tillfälligt boende för nyanlända vid Orkesta IP Fastighetsavdelningen Pågår Ansök hos lantmäteriet om bildande av en samfällighetsförening för Kårsta- Rickeby S:8 samt vid behov förskjuta kostnaden för bildandet av samfällighetsförening fram till dess att föreningen har bildats. Mark- och exploateringsavdelningen Pågår Tillgänglighetsanpassa följande hållplatser: Cedersdalsvägen (österut), Cedersdalsvägen (västerut), Ekebydal (österut), Vallentuna station västra (hållplats för norrgående ersättningsbuss) och Västanbergavägen (västerut). Gatu- och parkavdelningen Pågår Utredningar pågår för att avgöra möjlighet till teknisk försörjning och etablering av paviljonger. Lantmäteriet ska kalla till sammanträde under januari / Björn Sundblad /Sara Golkar Beställt. Utförs under vintern/våren Daniel Jäderland /Johan Carselind Söka statsbidrag för en ombyggnad av två busshållplatser vid Ormsta station under år Gatu- och parkavdelningen Klart Ansökan inskickad september Daniel Jäderland /Johan Carselind TeFaU 71 Tillgänglighetsanpassning av busshållplatser KS TeFaU 72 Trafiksäkerhetsåtgärder, del 3 KS Löpande återkomma till utskottet angående tillgänglighetsanpassning av fler hållplatser. Gatu- och parkavdelningen Pågår Anlägga en avsmalning med övergångsställe på Bergvägen vid anslutningen av GC-väg från Tornvägen. Förprojektering pågår av några hållplatser. Daniel Jäderland /Johan Carselind Gatu- och parkavdelningen Klart Utfört hösten Daniel Jäderland /Johan Carselind 38 50

44 TeFaU 72 Trafiksäkerhetsåtgärder, del 3 KS TeFaU 72 Trafiksäkerhetsåtgärder, del 3 KS TeFaU 72 Trafiksäkerhetsåtgärder, del 3 KS TeFaU 72 Trafiksäkerhetsåtgärder, del 3 KS TeFaU 72 Trafiksäkerhetsåtgärder, del 3 KS TeFaU TeFaU TeFaU 74 Trafiksäkerhetshöjande åtgärder på Karlavägen KS Trafiksäkerhetshöjande åtgärder på Karlavägen KS Trafiksäkerhetshöjande åtgärder på Karlavägen KS Anlägga två avsmalningar med övergångsställe på Karlbergsvägen, dels söder om Drakes väg, dels norr om Manhemsvägen. Gatu- och parkavdelningen Klart Utfört hösten Daniel Jäderland /Johan Carselind Ta bort avsmalning och övergångsställe på Karlbergsvägen vid Rosenlundsvägen. Anlägga ett gupp på Gärdesvägen direkt norr om övergångsstället vid Centralvägen. Gatu- och parkavdelningen Klart Utfört hösten Daniel Jäderland /Johan Carselind Gatu- och parkavdelningen Klart Utfört hösten Daniel Jäderland /Johan Carselind Staket (ca 50 meter) sätts upp längs GCvägen öster om Teknikvägen där denna korsar Ormstaån. Gatu- och parkavdelningen Klart Utfört hösten Daniel Jäderland /Johan Carselind Hastighetsgränsen sänks på del av Murkelvägen till 30 km/h enligt figur 7 i bilaga 1. Gatu- och parkavdelningen Klart Beställt, träder i kraft 26 sep. Daniel Jäderland /Johan Carselind Anlägga två cykelbommar på nuvarande GCvägen mellan Jarlavägen och Karlavägen. Komplettera skyltningen kring den nya GCvägen i Haga 3 för att styra över cykeltrafiken dit. Gatu- och parkavdelningen Pågår Göra en uppföljning under år 2017 för att se om trafiksituationen ändrats Gatu- och parkavdelningen Vilande Gatu- och parkavdelningen Klart Utfört hösten Daniel Jäderland /Johan Carselind Skyltar är beställda och sätts upp vintern/våren Daniel Jäderland /Johan Carselind Karlavägen är f.n. avstängd mot Haga 3. Uppföljning görs när vägarna är åter öppnade. Daniel Jäderland /Johan Carselind Näplu Näplu 60 Begäran om planbesked för fastighet Molnby 1:5 och Molnby 1:6, Molnbydepån KS Upphävande av detaljplaner för del av Roslagsbanans dubbelspår Kragstalunds station södra KS Ta fram förslag till ny detaljplan alternativt ändring av gällande detaljplan med givet planbesked som inriktning när berörda fastighetsägare ger sitt medgivande till att ändra planen. Planavdelningen Klart Hanterat vid Näplu Anna Dahlberg / Anna Holm Upprätta förslag till upphävande av del av gällande detaljplaner som berör dubbelspårsutbyggnaden av Roslagsbanan för sträckan Kragstalund station Planavdelningen Klart Hanterat vid Näplu Anna Dahlberg / Anna Holm Näplu 62 Planuppdrag för detaljplan för Lindholmen-Strömgården KS Utreda förutsättningarna för att detaljplanelägga Lindholmen-Strömgården omfattande fastigheterna Slumsta 1:13, 1:108, 1:109 samt del av fastighet Slumsta 1:31. Mark- och exploateringsavdelningen Pågår Planarbetet har inletts, liksom förprojektering av GC-väg /Sara Golkar Näplu 63 Planuppdrag för detaljplan för Lindholmen Uppsäter KS Utreda förutsättningarna för att detaljplanelägga Lindholmen-Uppsäter omfattande fastighet Slumsta 1:14. Mark- och exploateringsavdelningen Pågår Planarbetet har inletts /Sara Golkar KSAU 113 Infomation: Nyanlända Ta fram konsekvensanalys gällande om regeringens förslag går igenom Staben Klart Remissvar skickat Näplu 80 Markanvisningsavtal och planuppdrag Gärdesvägen KS Ta fram förslag till detaljplan för Gärdesvägen Mark- och exploateringsavdelningen Pågår Markanvisningsavtal tecknat i enlighet med beslutet och planarbetet pågår i samverkan med byggherren /Sara Golkar TeFaU 79 Trafiksäkerhetshöjande åtgärder vid ICA Kragsta och förskolan Kragstalund KS Utifrån förslaget i skrivelsen förbättra trafiksäkerheten och effektivisera parkeringsytorna vid förskolan Kragstalund och ICA Kragsta. Gatu- och parkavdelningen Pågår Delar av arbetet utfört hösten 2016, resten våren Daniel Jäderland /Johan Carselind TeFaU 80 Förbättringar i cykelvägnätet år 2016, del 2 KS Ansöka om statsbidrag för att utöka antalet cykelparkeringsplatser vid Kragstalund, Ormsta och Lindholmen. Gatu- och parkavdelningen Klart Ansökan inskickad september Daniel Jäderland /Johan Carselind TeFaU TeFaU TeFaU 82 Förbättringar i cykelvägnätet år 2016, del 2 Trafikutredning Teknikvägen - Ekebyskolan KS KS Avveckling av nedlagda VAanläggningar KS Asfaltera gång- och cykelvägen längs Angarnsvägen mellan Lindholmsvägen och Syrenelundsvägen Gatu- och parkavdelningen Klart Utfört hösten Daniel Jäderland /Johan Carselind Ta fram förslag på etappindelning och påbörja projektering utifrån materialet i bifogad utredning Trafikutredning Teknikvägen Ekebyskolan. Ta fram en tidssatt avvecklingsplan inklusive kostnadskalkyler för de nedlagda VA-anläggningarna. Gatu- och parkavdelningen Pågår Finansiering (2 Mkr) för år 2017 är taget av TeFaU. Daniel Jäderland /Johan Carselind Mark- och exploateringsavdelningen Pågår Arbetet pågår /Sara Golkar KS KS 175 Handlingsplan mot våldsbejakande extremism KS Ansökan om finansering av ny avloppsanläggning i Husbystiftelsens museum KS Ta fram handlingsplan anpassad till den lokala lägesbilden våren 2017 Staben Klart Informera sökanden om skälen till avslaget samt om andra möjligheter att söka finansiering Kansliet Klart KSAU 153 Nyanlända Ta fram ett förslag på formulering hur praktikplatser inom näringslivet skrivs in i förfrågningsunderlag för framtida upphandlingar. Ekonomiavdelningen Pågår Samråd med kommunjurist 39 51

45 Näplu Näplu 90 Parkeringsstrategi för Vallentuna kommun KS Utredning lokalisering av laddstopar för elbilar - vägar framåt KS Ta fram förslag till parkeringsstrategi för kommunen Planavdelningen Pågår Arbetet inleds 2017 Maia Rostvik / Anna Holm Ta fram en strategi för det fortsatta arbetet. Innan sommaren 2017 Planavdelningen Pågår Näplu 91 Grönplan Vallentuna kommun KS Återremitteras för översyn. Planavdelningen Pågår Förslag klart, planeras till KF 13 mars 2017 Maia Rostvik /Anna Holm Arbetet genomförs parallellt med översiktsplanen. Christina Holmström / Anna Holm Näplu 98 Detaljplan Åbyholm KS Trafiksäkerhetshöjande åtgärder TeFaU 99 på Okvistavägen KS ) TeFaU 100 Huvudled på Lindholmsvägen KS Utreda möjligheten att inom detaljplanen att utöka ytan för bostadsbebyggelsen på den kommunalt ägda marken i detaljplanens östar dlear. Planavdelningen Pågår Samråd avslutas under januari Ola Magnusson / Anna Holm Sätta upp tre par med portabla refuger längs Okvistavägen. Gatu- och parkavdelningen Pågår Beställt, kommer i början på Daniel Jäderland /Johan Carselind 1. Genomföra kompletteringar av skyltning och målning för att tydliggöra huvudleden på Lindholmsvägen. 2.Ta bort skyltar Parkering förbjuden längs Lindholmsvägen. Gatu- och parkavdelningen Pågår Genomförs vår Daniel Jäderland /Johan Carselind TeFaU 101 Ombyggnad av tre busshållplatser längs Ekebyvägen KS Förlänga hållplatserna Blåmesvägen (västerut) och Koltrastvägen (västerut) med cirka 5 meter. 2. Bygga om hållplatsen Blåmesvägen (österut) för att inrymma ledbussar och inte blockera för bakomvarande bilar. Gatu- och parkavdelningen Pågår Beställt. Genomförs senast våren Daniel Jäderland /Johan Carselind TeFaU 105 Åtgärder i cykelvägnätet 2017 KS TeFaU 105 Åtgärder i cykelvägnätet 2017 KS TeFaU 105 Åtgärder i cykelvägnätet 2017 KS Samhällsbyggnadsförvaltningen återkommer med beslut avseende cykelparkeringar och cykelpumpar när det är klart om statsbidrag ges till cykelparkeringarna eller ej. Gatu- och parkavdelningen Pågår Samhällsbyggnadsförvaltningen återkommer med förslag till säkrare korsningspunkter mellan cykelvägar och bilvägar. Gatu- och parkavdelningen Pågår Samhällsbyggnadsförvaltningen återkommer med förslag till utbyggnad av cykelbana längs Teknikvägen. Gatu- och parkavdelningen Pågår Statsbidrag har tilldelats, genomförs 2017 Daniel Jäderland /Johan Carselind En inventering av GCM-passager pågår, klart våren Därefter förslag till åtgärder. Daniel Jäderland /Johan Carselind Finansiering (2 Mkr) för år 2017 är taget av TeFaU. Daniel Jäderland /Johan Carselind KS 219 Uppdrag redovisa arbetssätt utifrån JÄMÅ-planen, jämställdhets och mångfaldsplanen KS Utarbeta rutiner för nytt arbetssätt med jämnställdhets och mångfaslfrågor from 2017 utifrån de förändrade kraven i Diskimineringslagen HR Klart Jfr med nästa punkt, de går i varandra./agc KS 220 Förändrat arbetssätt med anledning av ny dirskimineringslag KS Arbeta vidare med ett strukturetat och systematiskt arbetssätt i enlighet med diskriminernglagens nya krav HR Pågår KF 185 Information om överförmyndarverksamhet KS Utreda möjligheterna till ny organisation av överförmyndarverksamhet. Samt återraportera möjligheterna Under kvartal Kommundirektör Pågår Förslag klart, planeras till KF 13 mars TeFaU 109 Trafiksäkerhetsåtgärder 2017 KS Genomföra en kartläggning av skolvägarna kring en av skolorna i kommunen och att återkomma med plan för arbetet med övriga skolor (F-6) i kommunen. Gatu- och parkavdelningen Utförs under 2017 Daniel Jäderland /Johan Carselind TeFaU 109 Trafiksäkerhetsåtgärder 2017 KS Köpa in 2 stycken hastighetsdisplayer Gatu- och parkavdelningen Utförs under 2017 Daniel Jäderland /Johan Carselind TeFaU 109 Trafiksäkerhetsåtgärder 2017 KS Genomföra målning av gångbanor längs nedre delen av Uthamravägen, längs delar av Rosenlundsvägen och längs Norrängsvägen. Gatu- och parkavdelningen Utförs under 2017 Daniel Jäderland /Johan Carselind TeFaU 110 Trafikinvesteringar 2017 KS TeFaU 110 Trafikinvesteringar 2017 KS Återkomma inför beslut om ombyggnad av busshållplatserna Ormsta station, Östra Ormsta och Tallhammarsvägen. Gatu- och parkavdelningen Utförs under 2017 Daniel Jäderland /Johan Carselind Påbörja studier kring objekten Hållsta Södra Lindholmen, GC-väg i östra Brottby, Uthamra Tingvalla, Hagaskolan och idrottsplatsen samt Rosengården Gatu- och parkavdelningen Utförs under 2017 Daniel Jäderland /Johan Carselind 40 52

46 TeFaU Näplu 1010 Hastighetsbegränsande åtgärder på Karlbergsvägen mellan Rosenlundsvägen och Björnbodavägen KS Ändring detaljplan för Molnbydepån omfattande fastigheterna Molnby 1:5 och Molnby 1:6 samråd KS Sätta ut två portabla refuger på Karlbergsvägen mellan Björnbodavägen och Rosenlundsvägen. Gatu- och parkavdelningen Utförs under 2017 Daniel Jäderland /Johan Carselind Genomföra erforderliga åtgärder samt återkommer med förslag på antagandehandlingar. Planavdelningen Pågår Samråd avslutas under januari Anna Dahlberg / Anna Holm 41 53

47 2016 Kommunstyrelsen Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 42 54

48 Innehållsförteckning Åtgärder...3 Diarieföring i Platina på samhällsbyggnadsförvaltningen...3 Nämndbeslut...3 Utlämnande av allmän handling...3 Avtalsprocessen...4 Systematiskt arbetsmiljöarbete...4 Utbetalning av ersättningar till familjehem och kontaktpersoner...4 Utbetalning av ersättning för personliga utlägg via lönesystemet...5 Hantering av korttidsanställning/timavlönad...6 Externa webben - Vallentuna.se...6 Inköp av programvara (IT-system)...7 Kriskommunikation...7 Försäkringsärenden...8 Bemanning Arbetsmarknadsenheten...9 Nyckelord i receptionens kontaktuppgifter...10 Uppföljning av utflyttade företag från kommunen...10 Kommunstyrelsen, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 2(10) 43 55

49 Åtgärder Vid brister i internkontrollen ska en årlig åtgärdsrapport lämnas till nämnden i samband med helårsuppföljningen. Den här rapporten visar de processer/rutiner och dess tillhörande kontrollmoment som har åtgärder. För varje åtgärd finns en beskrivning, åtgärdens status och en kommentar till åtgärden. Diarieföring i Platina på samhällsbyggnadsförvaltningen Kontrollmoment: Kontrollera att rutiner är kända och följs Åtgärd Kansliet gör en informationsinsats om rutinen kring avslutande av ärenden. Status Avslutad Nämndbeslut Kontrollmoment: Handläggarens externa expediering av nämndbeslut Åtgärd Information till samtliga på berörda avdelningar om att expediering av ärenden och annan extern korrespondens skall registreras i ärendehanteringssystem. Status Ej påbörjad Utlämnande av allmän handling Kontrollmoment: Utlämning av handlingar som regleras av sekretess Åtgärd Kanslichef går igenom rutinen på kanslimöte och följer sedan upp arbetet för att säkerställa att rutinen efterlevs. Status Avslutad Kommentar Har gått igenom rutin på kanslimöte Kommunstyrelsen, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 3(10) 44 56

50 Avtalsprocessen Kontrollmoment: Avtalsansvarig - förståelse för roll och uppdrag Åtgärd Ekonomiavdelningen ska fortsätta det pågående arbetet med att säkerställa att kunskapen om rollerna finns i organisationen. Status Pågående Kontrollmoment: Kvalitetsansvarig - förståelse för roll och uppdrag Åtgärd Ekonomiavdelningen ska fortsätta det pågående arbetet med att säkerställa att kunskapen om rollerna finns i organisationen. Status Pågående Systematiskt arbetsmiljöarbete Kontrollmoment: Åtgärdsplaner från medarbetarenkäten Åtgärd Under våren 2016 kommer HR-avdelningen att följa upp att resterande enheter (6%) också har, eller gör en handlingsplan. Status Ej påbörjad Utbetalning av ersättningar till familjehem och kontaktpersoner Kontrollmoment: Att ersättning utbetalas i enlighet med korrekta beslutsunderlag Åtgärd Möte med verksamhetsansvariga på socialförvaltningen planeras v. 37 för att gå igenom processerna. Blanketter / underlag för utbetalning av ersättning till familjehem, särskilt förordnade vårdnadshavare och kontaktpersoner kommer att ses över och revideras. Status Avslutad Avslutad Kommunstyrelsen, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 4(10) 45 57

51 Åtgärd I samarbete med socialförvaltningen undersöka möjligheten att få utbetalningsuppgifter till HR via filöverföring från försystem (Treserva) i stället för på pappersblanketter. Ta fram en ny rutin för månatlig uppföljning av utbetalda ersättningar. Rutinen innebär att HRsupport skickar analyslistor till socialförvaltningens familjehemssekreterare efter varje lönekörning. Familjehemssekreterarna stämmer av att det är korrekta ersättningar och mottagare. Vid eventuella felaktiga utbetalningar kontaktar socialförvaltningen HR-support för korrigering. Status Ej påbörjad Avslutad Utbetalning av ersättning för personliga utlägg via lönesystemet Kontrollmoment: Förekomsten av inköp genom personligt utlägg som utbetalas via lönesystemet Åtgärd Ta fram en specifik blankett för redovisning av personliga utlägg till socialförvaltningen (i de fall manuell redovisning av kvitton för utlägg behövs) Informera om kommunens inköpsrutiner i olika sammanhang, t.ex. vid introduktion av nya medarbetare och vid administratörsträffar/paforum. Status Pågående Avslutad Kommunstyrelsen, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 5(10) 46 58

52 Hantering av korttidsanställning/timavlönad Kontrollmoment: Rutinerna vid anställning av timavlönad personal och bevakning av anställningstid (LAS-dagar) Åtgärd Under hösten har intervjuer av chefer genomförts gällande rutinen för rekryteringsprocessen; hur det går till när en timavlönad anställs Vid intervjuerna har det framkommit att rekryteringsprocessen ser olika ut i olika verksamheter. En åtgärd för att hantera detta är att förtydliga på intranätet att rekryteringsprocessen gäller alla avlönings-och anställningsformer. Det finns två utbildningstillfällen per år för chefer och administratörer där HR går igenom företrädesrätt, konvertering samt hur LAS-dagar kontrolleras. Förtydliga på intranätet (vid rekrytering, bemanning vid tillfälliga behov, tidsbegränsade anställningsformer) kring vikten av att kontrollera LAS-dagar innan anställning. Utbildning i rekrytering och anställningsprocessen ska vara ett obligatoriskt inslag i kommande chefsintroduktionsprogram, liksom vid vidareutbildningar inom området. Status Avslutad Avslutad Avslutad Avslutad Avslutad Externa webben - Vallentuna.se Kontrollmoment: Tillgänglighet, nåbar Åtgärd Tillfredsställande resultat. Inga ytterligare åtgärder krävs. Status Avslutad Kommunstyrelsen, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 6(10) 47 59

53 Inköp av programvara (IT-system) Kontrollmoment: Systemdubbletter - har vi köpt in flera programvaror som göra samma sak Åtgärd Att systemdubbletter avskaffas ska hanteras av respektive systemförvaltare och kommer att följas upp under februari Status Pågående Kommentar Återstår avveckling av system som systemförvaltare och systemägare i verksamheten ansvarar för. Befintliga gamla system ska avvecklas och nödvändiga rutiner för avveckling ska genomföras. Avveckling av system Sofia Pågående Kommentar Systemet Sofia - pågående avveckling. Gallring av inaktuell information sker och aktuell information överförs till Treserva. Kriskommunikation Kontrollmoment: Bemanning, få ut information inom tre timmar Åtgärd Informerat om kommunens rutiner gällande kriskommunikation och larmlistan vid ett avdelningsmöte. Genomföra utbildningstillfällen inom kriskommunikation efter att planen "Kommunikation 2017" är klar (Q1 2017) Involverat medarbetare i kriskommunikationsnätverket för STONO Kriskommunikationen ingår i den stora översyn av kommunikationsavdelningen som pågår fram till och med Q Ny rutin där information till kommunikationschef ska ske via telefonsamtal. Status Avslutad Pågående Avslutad Pågående Avslutad Kommunstyrelsen, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 7(10) 48 60

54 Försäkringsärenden Kontrollmoment: Effektiv hantering av försäkringsärenden: från enskildas anmälan till beslut Åtgärd Förtydliga ansvarsförhållanden vad gäller skadeärenden. Se över om det är möjligt att tagga skadeärenden i ärendehanteringssystemet Platina. Granskningens utfall indikerar ett behov av rutin eller funktion för att hantera när ett byte av handläggare av försäkringsärenden sker. I det fall en funktion eller rutin finns behöver den göras mer känd för handläggande personal. Status Pågående Pågående Pågående Kommunstyrelsen, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 8(10) 49 61

55 Bemanning Arbetsmarknadsenheten Kontrollmoment: Resurser kopplat till uppdrag Åtgärd Intervjuer påbörjas och ska därefter leda till anställning. Servicelagens helg- och kvällsjobb vid olika evenemang kommer fortsättningsvis att rapporteras som arbetad tid. Administrativt stöd ska frigöra arbetstid för deltagare och anställda med stöd och blir en avlastning för chef och arbetsmarknadskonsulter. Omfattningen av kostnader för flyktingar klart först Flera kostnader har uppstått som tomhyra för paviljonger, möblemang och basutrustning, ombyggnation av lägenheter samt för lås m.m. Översyn görs för att se om samtliga kostnader ska ligga på AMA, samt att prognos görs för kommande kostnader. Ombyggnation invändigt har blivit ett måste med uppdraget nyanlända flyktingar och därför kommer den delvis att bekostas av verksamhet 600. Bristen på kontorsrum gör att personalen sitter flera i ett rum och det saknas besöksrum, vilorum och hiss för dem som har funktionsnedsättningar. Sommarjobbssatsningen och antalet sökande har ökat för varje år, och tiden för att finnas till för deltagare och anställda med stöd som ska ut i arbete eller studier är mycket begränsad under perioden december- augusti. Det kan lösas med tillfälligt anställd eller med annan resursperson från någon kommunal verksamhet. Status Avslutad Avslutad Avslutad Avslutad Pågående Avslutad Kommunstyrelsen, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 9(10) 50 62

56 Nyckelord i receptionens kontaktuppgifter Kontrollmoment: Rätt uppgifter Åtgärd Ta fram ett beställningsformulär som måste fyllas i vid beställning av nytt abonnemang, ändring av befintligt abonnemang och vid överlåtande av telefon. Status Avslutad Kommentar Receptionen har tillsammans med telefoniansvarig på IT-avdelningen och Telenor tagit fram ett beställningsformulär vid beställning av nytt abonnemang, ändring av befintligt abonnemang och vid överlåtande av telefon där bland annat kontaktuppgifter måste fyllas i. Skicka påminnelse till chefer om att samtlig personal måste se över sina uppgifter. Ej påbörjad Uppföljning av utflyttade företag från kommunen Kontrollmoment: Gör kommunen något för att ta reda på varför företag flyttar ut från kommunen Åtgärd Ta fram en rutin under 2016 som är enkel att genomföra men uppfyller syftet. Rutinen ska börja tillämpas fr.o.m Status Avslutad Kommentar Rutinen finns framtagen under 2016 men kommer att börja tillämpas från och med Kommunstyrelsen, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 10(10) 51 63

57 Internkontrollplan (Kommunstyrelsen) Process/rutin Kontrollmoment Ansvarig chef Remisser och verkställighet av beslut Nämndbeslut Utlämnande av allmän handling Avtalsprocessen Utbetalning av ersättningar till familjehem och kontaktpersoner Utbetalning av ersättning för personliga utlägg via lönesystemet Hantering av korttidsanställning / timavlönad Externa webben - Vallentuna.se Inköp av programvara (ITsystem) Kriskommunikation Försäkringsärenden Beställningsprocessen av tjänster Uppföljning av alla beslut som fattas av KS/ KF Handläggarens externa expediering av nämndbeslut Utlämning av handlingar som regleras av sekretess Avtalsansvarig - förståelse för roll och uppdrag Kvalitetsansvarig - förståelse för roll och uppdrag Att ersättning utbetalas i enlighet med korrekta beslutsunderlag Förekomsten av inköp genom personligt utlägg som utbetalas via lönesystemet Rutinerna vid anställning av timavlönad personal och bevakning av anställningstid (LAS-dagar) Tillgänglighet, nåbar Systemdubbletter - har vi köpt in flera programvaror som göra samma sak Bemanning, få ut information inom tre timmar Effektiv hantering av försäkringsärenden: från enskildas anmälan till beslut Utförande från samhällsbyggnadsförvaltningen föregås av en beställning Victor Kilén Anna von Axelson Mikael Carlgren Annika Hellberg Annika Hellberg Annika Colding Annika Colding Annika Colding Ansvarig för kontroll Mikael Carlgren Mikael Carlgren Metod Frekvens Sannolikhet/ risk Total granskning Konsekvens Riskvärde 3 ggr/år 3. Möjlig 4. Allvarlig 12 Stickprov 2 ggr/år 3. Möjlig 4. Allvarlig 12 Karolin Staaf Stickprov 2 ggr/år 2. Mindre sannolik Johan Lundin Johan Lundin Katharina Rahm Katharina Rahm Lina Hammarström Kajsa Tiren Andreas Hedlund Monika Smidestam Lars Sundström Kajsa Tiren Torbjörn Nyqvist Torbjörn Nyqvist Jonas Bergquist Dan Gustafsson Total granskning Total granskning 3. Kännbar 6 1 ggr/år 3. Möjlig 4. Allvarlig 12 1 ggr/år 4. Sannolik 2. Lindrig 8 Stickprov 2 ggr/år 3. Möjlig 4. Allvarlig 12 Stickprov 2 ggr/år 4. Sannolik 3. Kännbar 12 Stickprov 2 ggr/år 4. Sannolik 3. Kännbar 12 Stickprov 2 ggr/år 3. Möjlig 3. Kännbar 9 Stickprov 2 ggr/år 4. Sannolik 3. Kännbar 12 Stickprov 2 ggr/år 3. Möjlig 4. Allvarlig 12 Stickprov 2 ggr/år 3. Möjlig 4. Allvarlig 12 Mi Karnstedt Stickprov 2 ggr/år 3. Möjlig 4. Allvarlig sida 1 av 2 ( )

58 Process/rutin Kontrollmoment Ansvarig chef Ansvarig för kontroll Metod Frekvens Sannolikhet/ risk Konsekvens Riskvärde Bemanning Arbetsmarknadsenheten Resurser kopplat till uppdrag Rolf Zackrisson Monica Karlén Stickprov 2 ggr/år 3. Möjlig 4. Allvarlig 12 Nyckelord i receptionens kontaktuppgifter Rätt uppgifter Mikael Carlgren Keoma Lindroth Stickprov 2 ggr/år 4. Sannolik 2. Lindrig 8 Uppföljning av utflyttade företag från kommunen Gör kommen något för att ta reda på varför företag flyttar ut från kommunen Magnus Sjögren Anders Vikberg Stickprov 2 ggr/år 3. Möjlig 3. Kännbar sida 2 av 2 ( )

59 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Barn- och ungdomsnämnden Internkontroll helårsrapport och åtgärdsuppföljning 2016 (BUN ) Beslut Barn- och ungdomsnämnden godkänner helårsrapporten för internkontroll Ärendebeskrivning Barn- och ungdomsnämnden har i början av året antagit en internkontrollplan för Utifrån internkontrollplanen har granskning utförts för helåret. Resultatet av granskningen har sammanställts till en helårsrapport samt en åtgärdsuppföljning till barn- och ungdomsnämnden för godkännande. Yrkanden Ordförande, Johan Skog (M) yrkar att barn- och ungdomsnämnden godkänner helårsrapporten för internkontroll Beslutsgång Ordförande, Johan Skog (M) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att barn- och ungdomsnämnden beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse, Internkontroll - helårsrapport och åtgärdsuppföljning Internkontroll Helårsuppföljning (BUN) 3. Internkontroll Åtgärdsuppföljning (BUN) Expedieras till Kommunstyrelsen Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 166

60 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNING DNR BUN CHRISTIAN HEDBORG SID 1/1 CONTROLLER BARN- OCH UNGDOMSNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Internkontroll helårsrapport och åtgärdsuppföljning 2016 Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden godkänner helårsrapporten för internkontroll Ärendet i korthet Barn- och ungdomsnämnden har i början av året antagit en internkontrollplan för Utifrån internkontrollplanen har granskning utförts för helåret. Resultatet av granskningen har sammanställts till en helårsrapport samt en åtgärdsuppföljning till barn- och ungdomsnämnden för godkännande. Handlingar 1. Tjänsteskrivelse, Internkontroll - helårsrapport och åtgärdsuppföljning Internkontroll helårsuppföljning (barn- och ungdomsnämnden) 3. Interkontroll åtgärdsuppföljning (barn- och ungdomsnämnden) Henrik Lennermark Utbildningschef Ska expedieras till Kommunstyrelsen VALLENTUNA TFN FAX

61 2016 Barn- och ungdomsnämnden Internkontroll: Helårsuppföljning 68

62 Innehållsförteckning Uppföljning internkontroll... 3 Delegationsordningen... 3 First Card... 3 Krishantering... 4 Hantering av lokalhyror... 5 Barn- och ungdomsnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 69 2(5)

63 Uppföljning internkontroll Internkontrollen syftar till att verksamheten ska bedrivas effektivt och säkert. En kommuns verksamhet består av processer och rutiner och målet med internkontrollen är att ha ordning och reda på alla processer och rutiner. Den här rapporten visar de processer/rutiner och dess tillhörande kontrollmoment som har granskats inom nämnden samt granskningens genomförande och granskningens utfall. Delegationsordningen Revidering av delegationsordningen Granskningens genomförande Granskningen har genomförts genom att ett helhetsgrepp har tagits över hela BUN:s delegationsordning. Den har setts över ur ett rättsäkerhetsperspektiv, utifrån att den var alltför omfattande samt för att överensstämma med den nya organisationen som sattes den 15 augusti Granskningens utfall Granskningen visade att många punkter var onödiga (framgår redan av lag), den var omständlig och samma punkt uppkom på flera ställen samt möjliggjort ändrad delegation (fler delegater med sakkunskap) i och med ny organisation och nya avdelningschefer på plats. Överensstämmelsen mellan delegationsordningen, beslutsattestanter och motsvarande behörigheter i fakturahanteringssystemet (DCE) Granskningens genomförande Granskningen har genomförts genom att kontrollera beslutsattestanter gentemot delegationsordning och behörigheter i faktureringssystemet. Granskningens utfall Granskningen visar att delegationsordning stämmer överens med beslutattestanter. I höstas uppdagades felaktigheter i beslutbehörigheter i fakturahanteringssystemet (DCE). Felaktigheterna har åtgärdats. First Card Kontrollera att köp görs av upphandlade leverantörer Granskningens genomförande Granskningen har genomförts genom att välja 54 stycken First Card-fakturor ur kommunens fakturahanteringssystem, DCE. Det systematiska urvalet begränsades till varannan faktura ur fakturalistan med belopp över kr. Fakturor avseende resor och hotell ingick ej i granskningsunderlaget. Granskningens utfall Granskningen visar att alla inköp gjordes hos leverantörer utanför ramavtal, exempelvis Jysk, Barn- och ungdomsnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 3(5) 70

64 Rusta, Lejonkulan mm. De produkter som köptes har emellertid oftast inga ramavtal. Kontrollera att kvitton innehåller erforderliga uppgifter och överensstämmer mot specifikationer till fakturan Granskningens genomförande Granskningen har genomförts genom att välja 54 stycken First Card-fakturor ur kommunens fakturahanteringssystem, DCE. Det systematiska urvalet begränsades till varannan faktura ur fakturalistan med belopp över kr. Fakturor avseende resor och hotell ingick ej i granskningsunderlaget. Granskningens utfall Granskningen visade att i 81% av fallen har kvitton innehållit erforderliga uppgifter och överensstämmer mot fakturaspecifikationen. Åtta fakturor (15%) saknar bilagda kvitton i DCE, vilket kan bero på att kvitton glömts att bifogats i DCE, eller att de slarvats bort. I två fakturor (4%) uppdagades att kvitton saknades. Kontroll att förbindelse och ansökan av inköpskorten finns Granskningens genomförande Granskningen har genomförts genom att kontrollera förbindelserna för alla aktuella kort. Granskningens utfall Granskningen visade att förbindelsen och ansökan av inköpskortet fanns i 62% av fallen. I 38% saknades förbindelsen eller ansökan. Vissa av förbindelserna finns förmodligen sparade ute på enheterna eller på KLK eller annan förvaltning. Samtliga kort ska avslutas under 2017 och nya ska beställas. Kontroll av beloppsgränser Granskningens genomförande Granskningen har genomförts genom en avstämning av gränsbelopp på förbindelsen mot First Cards fakturor. Granskningens utfall Granskningen visar att 60% av inköpen gjordes upp till gränsbeloppet. I ett fall uppdagades att inköpet överskred gränsbeloppet. I 30% av fallen saknades underlaget för granskning (ansvarsförbindelse saknades). Frågan om beloppsgränsen överskreds kunde således ej besvaras. Krishantering Översyn av verksamheternas krisplaner Granskningens genomförande Granskningen har genomförts med alla verksamheter och 93% av dem har uppdaterat sin krisplan under det senaste året. Granskningens utfall Granskningen visade att Barn- och ungdomsförvaltningens övergripande huvudmannakrisplan inte Barn- och ungdomsnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 4(5) 71

65 har uppdaterats. Hantering av lokalhyror Kontroll av kodsträngar och fördelningar Granskningens genomförande Granskningen har genomförts genom att jämföra kodsträngarnas procentuella fördelning inom varje hyreskontrakt med den yta som de olika verksamheterna disponerar. Granskningen har även innefattat en kontroll om den förhyrda totalytan är korrekt utifrån gällande hyresavtal. Granskningens utfall Granskningen visade att aktuell fördelning av kodsträngar är korrekt. Detta gäller samtliga objekt. Totalyta som disponeras av enheterna stämmer överens med samtliga hyresavtal. Barn- och ungdomsnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 5(5) 72

66 2016 Barn- och ungdomsnämnden Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 73

67 Innehållsförteckning Åtgärder... 3 Delegationsordningen... 3 First Card... 3 Krishantering... 4 Barn- och ungdomsnämnden, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 74 2(5)

68 Åtgärder Vid brister i internkontrollen ska en årlig åtgärdsrapport lämnas till nämnden i samband med helårsuppföljningen. Den här rapporten visar de processer/rutiner och dess tillhörande kontrollmoment som har åtgärder. För varje åtgärd finns en beskrivning, åtgärdens status och en kommentar till åtgärden. Delegationsordningen Kontrollmoment: Revidering av delegationsordningen Åtgärd Anpassning efter ny organisation Status Avslutad Kommentar Reviderad delegationsordning är framtagen och ligger för beslut i barn- och ungdomsnämnden. Mindre justeringar och revideringar görs löpande. First Card Kontrollmoment: Kontrollera att köp görs av upphandlade leverantörer Åtgärd Inom ny avdelning ekonomi och admin organisera löpande inköpskontroll Status Pågående Kommentar Ett tydligt funktionsansvar för inköp kommer att utses under början av Funktionen ansvarar för att föra ut kunskapen i organisationen, samt att genomföra löpande inköpskontroller under året. Rekrytera avdelningschef med ansvar för upphandling och inköp Avslutad Kommentar Ny avdelningschef för ekonomi och administration är på plats och avdelningen ekonomi och administration förstärks ytterligare med en person under Med tydliga funktionsansvar inom ekonomisk uppföljning och kontroll stärks också de ingående ekonomifunktionerna inom avdelningen, bland annat löpande redovisning, inköp/upphandling, samt övriga ekonomifunktioner. För redovisningsansvarig driva frågan i skoladministrativt nätverk Pågående Kommentar Förstärkningen inom avdelningen för ekonomi och administration gör det möjligt att under 2017 driva frågan i organisationens skoladmninistrativa nätverket på ett effektivt sätt. För förvaltningschef driva frågan i huvudmannaledningsgruppen Avslutad Barn- och ungdomsnämnden, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 3(5) 75

69 Kontrollmoment: Kontrollera att kvitton innehåller erforderliga uppgifter och överensstämmer mot specifikationer till fakturan Åtgärd Fokus på rutiner för hantering av kvitton i administrativa nätverket Status Pågående Kommentar Rutiner för hantering av kvitton implementeras i administrativa nätverket under Kontrollmoment: Kontroll att förbindelse och ansökan av inköpskorten finns Åtgärd Redovisningsansvarig tillser att förbindelse och ansökan finns i samtliga fall, och sparas centralt i en pärm på BUF-kontoret. Status Pågående Kommentar Förbindelse för varje enskild ansökan ska finnas och vara underskrivna när de nya korten beställs under Ansökan och förbindelse ska sparas i en pärm på BUF-kontoret. Kontrollmoment: Kontroll av beloppsgränser Åtgärd Redovisningsansvarig tillser att ansvarsförbindelse finns i samtliga fall Status Pågående Kommentar Förbindelse för varje enskild ansökan ska finnas och vara underskrivna när de nya korten beställs under Närmsta chef har personligt samtal i fall för överskridning Avslutad Kommentar Med de nya korten följer en striktare hantering av beloppsgränser. I de fall då, av någon anledning, inte beloppsgränshanteringen fungerat, ska närmsta chef hålla personligt samtal hållas med berörd person. Krishantering Kontrollmoment: Översyn av verksamheternas krisplaner Åtgärd Riskbedömning och handlingsplan säkerhet för skolledare Status Avslutad Barn- och ungdomsnämnden, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 4(5) 76

70 Åtgärd Huvudmannaövergripande krisplan Status Pågående Kommentar En huvudmannaövergripande krisplan ska tas fram under Barn- och ungdomsnämnden, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 5(5) 77

71 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämnden Internkontroll, Helårsuppföljning 2016 (SN ) Beslut Socialnämnden beslutar att godkänna förvaltningens helårsuppföljning av internkontrollplanen Ärendebeskrivning Socialförvaltningen har upprättat en helårsuppföljning gällande internkontrollplanen 2016 för att visa vilka kontrollpunkter som granskats och vad resultatet blivit. Yrkanden Björn Furugren Beselin (C) yrkar att socialnämnden beslutar att godkänna förvaltningens helårsuppföljning av internkontrollplanen Beslutsgång Ordförande, Björn Furugren Beselin (C), ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att socialnämnden beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Internkontroll, Helårsuppföljning Tjänsteskrivelse, Internkontroll, Helårsuppföljning 2016 Expedieras till Kommunfullmäktige Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 178

72 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALFÖRVALTNING DNR SN DAVID GYLLENSTRÅLE SID 1/1 CONTROLLER BESLUTSINSTANS Tjänsteskrivelse Internkontroll, Helårsuppföljning 2016 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att godkänna förvaltningens helårsuppföljning av internkontrollplanen Ärendet i korthet Socialförvaltningen har upprättat en helårsuppföljning gällande internkontrollplanen 2016 för att visa vilka kontrollpunkter som granskats och vad resultatet blivit. Handlingar 1. Internkontroll, Helårsuppföljning Tjänsteskrivelse, Internkontroll, Helårsuppföljning 2016 Mojgan Alimadad Socialchef Vildana Zorlak Avdelningschef Ska expedieras till Kommunfullmäktige SOCIALFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA TFN FAX SF@VALLENTUNA.SE 79

73 2016 Socialnämnden Internkontroll: Helårsuppföljning 80

74 Innehållsförteckning Uppföljning internkontroll... 3 Personalkostnader... 3 Arbetsmiljö... 3 Information i datasystem... 8 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9) Socialnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 2(12) 81

75 Uppföljning internkontroll Internkontrollen syftar till att verksamheten ska bedrivas effektivt och säkert. En kommuns verksamhet består av processer och rutiner och målet med internkontrollen är att ha ordning och reda på alla processer och rutiner. Den här rapporten visar de processer/rutiner och dess tillhörande kontrollmoment som har granskats inom nämnden samt granskningens genomförande och granskningens utfall. Personalkostnader De personer som finns på lönelistan är rätt vid utbetalning. Granskningens genomförande Granskning har genomförts genom att i samverkan med systemförvaltare för HR-systemet analysera gjorda rättelse av felaktiga utbetalningar under året. I korthet har metoden varit att sätta socialförvaltningens lönenettoskuld i relation till utbetalda löner. Att det är "fel personer" som står på lönelistan är mycket ovanligt. Däremot förekommer utbetalningar på felaktiga grunder, det är de brister som granskats. Granskningens utfall Andelen felaktigt utbetalda löner är 0,35 % av totalt utbetalda löner under år De vanligaste orsakerna till att en person har fått felaktig lön utbetald är: Personen ifråga har avslutat sin anställning men chefen har ej meddelat HR och därför fortsätter lön att utbetalas. Utbetalningen fortgår fram till dess att HR får information och kan göra en rättning samt boka upp en skuld. Personen ifråga har avslutat sin anställning men hunnit utnyttja hela årets semester blir återbetalningsskyldig på den del av semestern som den inte har hunnit tjäna in innan anställningen upphörde. Vid föräldraledighet kan information blivit felaktigt registrerat och måste korrigeras. Felaktig arbetstid är registrerad, exempelvis hur mycket en person ifråga procentuellt arbetar. För att minimera ovanstående brister måste chefer kontrollera sina analyslistor kontinuerligt. Vid ekonomiuppföljningar med start 2017 kommer granskning av analyslistor vara en stående punkt som kontrolleras. Arbetsmiljö Risk- och konsekvensanalys görs, tillsammans med skyddsombud, innan förändringar i verksamheten Granskningens genomförande Granskningen har skett genom att sammanställa de riskanalyser som dokumenterats i KIA (Kommunernas informationssystem om arbetsmiljö), vilket är det system som ska användas enligt riktlinjen för systematiskt arbetsmiljöarbete inom socialtjänsten. Resultatet har sedan jämförts med den bild som utföraravdelningens ledningsgrupp har av vilka riskanalyser som genomförts under året. Ledningsgruppen har också fått lämna ett utlåtande om förekomsten av verksamhetsförändsocialnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 3(12) 82

76 ringar där riskanalys ej genomförts. Granskningens utfall Den samlade bedömningen av granskningens utfall är att riskanalyser görs i en god omfattning och att det sker i samverkan med fackliga organisationer. Nedanstående tabell visar de risk- och konsekvensanalyser som finns dokumenterade i KIA. Granskningen har uppmärksammat att det finns en otydlighet var riskanalyser ska dokumenteras vilket medför att många analyser skapas i andra typer av dokument. Socialförvaltningen bör förbättra organisationens kunskap om dokumentationsverktyget KIA för att förenkla uppföljningen av riskanalyser. Enhet-Objekt Orsak Antal analyser Alléns stödboende omorganisation av Boendestödet Allèn Omorganisation 1 Boendestödet Schemaändring 1 Boendestödet Boendestödet Uppsökeri, vräkningsförebyggande och boendelots 1 Fabriksvägen sysselsättning Omorganisation 1 Utflyttad verksamhet Borensberg 22-26/ Fabriksvägen sysselsättning Utflyttad verksamhet Utflyttad verksamhet 1 Hjälmstavägenssysselsättning Verksamhetsflytt 1 Kullen Minskade personalresurser 1 Smidesvägen Kom i tryck Flytt av verksamhet 1 Sörgårdens servicebostäder Byte av personalkontor 1 Träfflokalen i träffpunkten Ihopslagning av båda träfflokalerna. 1 Totalsumma 12 Anmälningar om allvarligatillbud och arbetsskador anmäls till arbetsmiljöverket Granskningens genomförande Anmälan av allvarliga arbetsskador till Arbetsmiljöverket ska enligt 2 arbetsmiljöförordningen ske vid: Olycksfall eller annan skadlig inverkan som lett till svårare personskada eller dödsfall Olycksfall som samtidigt drabbat flera personer Tillbud som inneburit allvarlig fara för liv och hälsa Det gäller alla som omfattas av arbetsmiljölagen, dvs. alla anställda och elever from förskoleklasserna (arbetsmiljölagen kap 1 3). Det är endast arbetsgivaren som ska lämna anmälan. Granskningen genomförs genom att ta ut en rapport ur avvikelsehanteringsystemet som är kopplat till arbetsmiljö. Granskningens utfall Granskningens utfall visar att händelser som bör rapporteras till arbetsmiljöverket blir rapporterade i tillfredställande omfattning. Underlaget i granskningen innefattar alla rapporterade olycksfall Socialnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 4(12) 83

77 (86 st) under perioden till och med inom socialtjänsten. Efter att informationen hämtats från avvikelsehanteringssystemet har samtliga chefer fått möjlighet att göra en bedömning ifall underlaget stämmer överens med verkligheten. Vid en genomgång med chefer framkommer det att utfallet speglar faktiska förhållanden och att inga ytterligare anmälningar till arbetsmiljöverket har skett under perioden. I 7 procent av olycksfallen har anmälan skickats till försäkringskassan. I 4 procent av olycksfallen har anmälan skickats till AFA Försäkring. Socialnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 5(12) 84

78 En procent av olycksfallen har anmälts till arbetsmiljöverket. En årlig sammanställning av det systematiska arbetsmiljöarbetet görs av alla enheter Granskningens genomförande Samtal med ett urval av verksamhetscheferna inom verksamheten. Granskningens utfall De årliga sammanställningar av arbetsmiljöarbetet som görs idag har mycket varierande utformning, vilket till viss del beror på att det saknas en gemensam utarbetad "mall" för hur sammanställning ska utformas. Vid samtalen framkom dock att chefer generellt har en god kunskap om faktiska förhållanden när det till exempel gäller utveckling av sjukfrånvaro, inträffade arbetsmiljörelaterade händelser med mera inom respektive verksamhet. Vidare framkom att en stor merpart av cheferna arbetar med ett särskilt årshjul där bland annat aktiviteter kopplade till arbetsmiljöarbetet planeras och genomförs under året. Exempel "årshjul" där bland annat aktiviteter kopplat till arbetsmiljö planeras på enhet. Det har inte påtalats någon tydlig förväntan eller efterfrågan av en årlig dokumenterad sammanställning av arbetsmiljöarbetet från varje enhet, varför fokus på en sådan rapport tonats ned. Under Socialnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 6(12) 85

79 året har det tillkommit systematiska egenkontroller som även berör arbetsmiljöområdet. Egenkontrollerna kan sammanställas till rapporter för varje enhet och utgöra en grund för framtida sammanställningar. Att en sådan sammanställning görs på ett likartat sätt på inom samtliga verksamheter kommer att bli en förbättringsaktivitet under kommande år. Tillbud och arbetsskador rapporteras i samband med händelsen Granskningens genomförande Granskningen genomförs genom att göra statistikuttag ur KIA (Kommunernas informationssystem om arbetsmiljö)under en tolvmånadersperiod där samtliga registrerade händelser finns. Informationen används sedan som underlag vid en analys med berörda chefer inom verksamheten. Granskningens utfall Granskningens resultat visar att rapportering sker från verksamhetens alla enheter i varierande omfattning. Bedömningen är att relevanta händelser i huvudsak rapporteras och att medarbetare har kunskap om hur det ska göras. Under granskningen uppmärksammades att det finns tekniska problem med den applikation som medarbetare har i sin telefon för rapportering. Verksamheterna rapporterar även tillbud och risker vilket indikerar ett proaktivt arbete kring arbetsmiljörisker. Socialnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 7(12) 86

80 Samtliga verksamheter finns representerade i statistiken, vilket tyder på att grundkunskap finns i alla verksamheter. Information i datasystem Informationen som finns i datasystemen är tillförlitlig och fullständig, särskilt fokus läggs på formulering av uppdrag i individinsatser från myndighetsavd. och uppföljning av inträffade avvikelser. Granskningens genomförande Granskningen genomförs i två delar: Kontroll av arbete med uppföljning av avvikelser, vård och omsorg görs genom statistikuttag ur avvikelsehanteringen i Treserva. Statistiken har följts löpande under senare år och ger en god bild av arbetet med uppföljningsprocessen för avvikelser. Granskning av uppdrag genomfördes genom ett stickprov där 19 slumpmässigt valda uppdrag fördelade mellan förvaltningens verksamhetsområden granskades. Granskningens utfall Information i datasystem avvikelser vård och omsorg Granskningens utfall visar att avvikelseuppföljningen märkbart förbättrats under de senaste åren. Nedan visas två diagram som illustrerar hur väl uppföljningsprocessen vad gäller avvikelser inom vård och omsorg tillämpas. Diagrammen visar antalet registrerade avvikelser samt hur väl olika moment i uppföljningsprocessen genomförs. Socialnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 8(12) 87

81 Ovanstående diagram jämför första halvåret under de tre år socialtjänsten registrerat avvikelser i systemet. Vi kan se en märkbar förbättring i uppföljningsprocessen mellan varje period. Ovanstående diagram visar hur situationen ser ut på respektive enhet. Diagrammet är ett bra underlag för prioritering av ytterligare utbildningsinsatser. Helheten är ändå att uppföljningen av avvikelser har förbättrats betydligt. Orsaken till förbättringarna är flera som samverkar: Utbildningsinsatser i hantering av systemet har genomförts. En utvecklingsgrupp har arbetat aktivt med utveckling av processen, där rutiner, manualer mm framställts. Förbättringar i gränssnittet för avvikelsehanteringen har genomförts. Formuleringar av uppdrag Äldreomsorg Samtliga uppdrag inom äldreomsorgen innehåller information om social situation, hälsa-/ funktionsnedsättning, aktuell situation, beslutade insatser samt mål. LSS Samtliga uppdrag inom LSS innehåller information om bakgrund, aktuell situation, funktionsnedsättning, hjälpbehov samt syfte/ mål med insatsen. Socialpsykiatri/ vuxenavdelningen. Socialnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 9(12) 88

82 Uppdrag inom socialpsykiatri (vuxenavdelningen) innehåller information om sammanfattande bedömning, diagnos/ funktionsnedsättning, arbetsplan (vissa) samt målsättning. Barn o ungdom Uppdrag inom barn och ungdom innehåller information som barnets kontakt med socialtjänsten, behovsområden, känsloliv och beteendemässig utveckling, familj och sociala relationer, vårdnadshavares förmåga. Granskningens utfall Granskningens resultat visar att det finns målformuleringar och information till utförare som är relevanta och rimliga. Däremot finns det en väsentlig skillnad i kvalité och relevans i uppdragen mellan de olika enheterna. Många gånger förväntas mycket detaljerad och djupgående information från utföraren som handläggaren inte har möjlighet att inhämta under utredningsperioden. Uppdragens utformning behöver följas upp och utvärderas löpande för att balansera mängden information och värdera så att inte ovidkommande information finns med i uppdragen. Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9) Nämndens och kommunens riktlinjer är kända och tillämpas i verksamheten. Granskningens genomförande Granskningen av hur väl nämndens och kommunens riktlinjer är kända och tillämpas i verksamheten gjordes medhjälp av den egenkontroll som genomförs återkommande i kvalitetsledningssystemet. Frågeställningarna har besvarats av chefer i hela organisationen. Nedan presenteras utfallet på ett mindre urval av frågeställningarna. Granskningens utfall Den sammantagna bilden är att informationsspridning och implementering av riktlinjer är god och att det medhjälp av det nya kvalitetsledningssystemet nu finns etablerade metoder för att följa upp kännedom och tillämpning. Några exempel på utfall: Stickprovskontroller av tillämpning av olika typer av riktlinjer och policys har gjorts med hjälp av den egenkontroll som genomförs varje höst. Nedan finns ett urval av kontrollpunkterna med kommentarer till samtliga. Socialnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 10(12) 89

83 Socialförvaltningen behöver säkerställa tillämpningen av gällande författning (SOFS 2008:4) för den dokumentation som förs för varje kund. Av den anledningen ska varje chef följa upp den dokumentation som görs. Det stora flertalet (94 %) gör det. Riktlinjen tillkom strax före årsskiftet, att en stor andel svarat nej på frågan beror främst på att hemtjänsten valt svaret "nej" istället för "ej aktuell". Kostpolicyn är känd och tillämpas på 70 % av verksamheterna. För 30 % av verksamheterna bedöms den ej vara aktuell vilket exempelvis kan bero på att det inte förekommer någon kosthantering i verksamheten. En del i tillämpningen av förvaltningens riktlinje för systematiskt arbetsmiljö arbete innebär att medarbetare ska känna till hur risker, tillbud och inträffade arbetsskador ska rapporteras. I 85 % av Socialnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 11(12) 90

84 verksamheterna uppges att all personal har kunskap i hur en händelse kopplat till arbetsmiljö ska rapporteras. I 8 % av svaren framgår att det finns osäkerhet om samtliga medarbetare har kunskapen. Som en del i tillämpningen av samma riktlinje behöver chefer hålla sig uppdaterade på gällande regler inom arbetsmiljöområdet. 95 % av verksamhetscheferna och enhetsledarna hade vid frågetillfället genomfört den webbutbildning som publicerades under våren. Utbildningen informerar bland annat om nyheter inom arbetsmiljöområdet utifrån AFS 2015:4. Som en del av tillämpningen av riktlinjen för synpunkter och klagomål behöver kunskap om riktlinjen förmedlas. Vid frågetillfället hade 98 % av verksamheterna behandlat riktlinjen för hantering av synpunkter och klagomål tillsammans med personalgruppen. Även tillämpningen av riktlinje för Lex Sarah kontrolleras. På 98 % av verksamheterna uppges att samtliga medarbetare är införstådda med vad som gäller kring rapporteringsskylighet kring misstänkta missförhållanden (Lex Sarah). Den del som ej lämnat svar är verksamheter där tillämpningen ej är relevant. Socialnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 12(12) 91

85 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Fritidsnämnden Uppföljning internkontroll 2016 (FN ) Beslut Fritidsnämnden godkänner helårsrapporten av internkontrollen 2016, och överlämnar den till kommunstyrelsen. Ärendebeskrivning Granskning av områdena har gjorts enligt beslutad internkontrollplan. Yrkanden Ordförande, Lars Carlsson (C), yrkar att: Fritidsnämnden godkänner helårsrapporten av internkontrollen 2016, och överlämnar den till kommunstyrelsen. Beslutsgång Ordförande Lars Carlsson (C) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att fritidsnämnden beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. 4 Uppföljning internkontroll Tjänsteskrivelse , Uppföljning internkontroll 3. FN Internkontroll Atgardsuppfoljning FN Internkontroll Helarsuppfoljning 2016 Expedieras till Kommunstyrelsen Akten Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 792

86 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE FRITIDSFÖRVALTNING DNR FN THERESE NILSSON SID 1/1 CONTROLLER FRITIDSNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Uppföljning internkontroll 2016 Förslag till beslut Fritidsnämnden godkänner helårsrapporten av internkontrollen 2016, och överlämnar den till kommunstyrelsen. Ärendet i korthet Granskning av områdena har gjorts enligt beslutad internkontrollplan. Handlingar 1. Tjänsteskrivelse , Uppföljning internkontroll Henrik Thureson tf Förvaltningschef Ska expedieras till Kommunstyrelsen Akten FRITIDSFÖRVALTNINGEN ALLÉVÄGEN VALLENTUNA TFN FAX FRITID@VALLENTUNA.SE 595

87 2016 Fritidsnämnden Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 696

88 Innehållsförteckning Åtgärder...3 Kontanthantering i ungdomsverksamheten...3 Skyddsutrustning...3 Riskbedömning vid farliga arbeten...4 Fritidsnämnden, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 2(3) 797

89 Åtgärder Vid brister i internkontrollen ska en årlig åtgärdsrapport lämnas till nämnden i samband med helårsuppföljningen. Den här rapporten visar de processer/rutiner och dess tillhörande kontrollmoment som har åtgärder. För varje åtgärd finns en beskrivning, åtgärdens status och en kommentar till åtgärden. Kontanthantering i ungdomsverksamheten Kontrollmoment: Rutiner efterlevs Åtgärd Skärpning av rutinen, framför allt med avseende på bankningsintervallet. Status Avslutad Skyddsutrustning Kontrollmoment: Att relevant utrustning används Åtgärd Informera om vikten av att relevant skyddsutrustning används. Status Avslutad Riskbedömning vid farliga arbeten Kontrollmoment: Att riskbedömning utförs och dokumenteras Åtgärd Informera om vikten att riskbedöma och dokumentera vid farliga arbeten. Status Avslutad Fritidsnämnden, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 3(3) 898

90 2016 Fritidsnämnden Internkontroll: Helårsuppföljning 99

91 Innehållsförteckning Uppföljning internkontroll...3 Uppföljning av delegationsordning...3 Kontanthantering i ungdomsverksamheten...3 Upphandling...4 Uppdaterad kemikalieförteckning och säkerhetsdatablad i våra verksamheter...4 Kylsystem - Vallentuna Ishall...4 Badvattenkontroll - Kvarnbadet...5 Skyddsutrustning...5 Riskbedömning vid farliga arbeten...6 Fritidsnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 2(6) 100

92 Uppföljning internkontroll Internkontrollen syftar till att verksamheten ska bedrivas effektivt och säkert. En kommuns verksamhet består av processer och rutiner och målet med internkontrollen är att ha ordning och reda på alla processer och rutiner. Den här rapporten visar de processer/rutiner och dess tillhörande kontrollmoment som har granskats inom nämnden samt granskningens genomförande och granskningens utfall. Uppföljning av delegationsordning Anmälan av delegationsbeslut görs till nämnd Granskningens genomförande Delegationsbeslut ska göras av förvaltningschef i samband med inköp över 15% av tröskelvärdet enligt delegationsordningen. Granskningen utförs genom att kontrollera om detta gjorts, i de fall då kostnader över 270 tkr bokförts i ekonomisystemet. Granskningens utfall Under år 2016 har endast i två fall inköpsbeloppet varit över 15% av upphandlingsvärdet, nämligen vid inköpet av sarg och ismaskin. Där har rutinen följts; delegationsbeslut har fattats av förvaltningschef. Anmälan har gjorts till nämnd. Avvikelse finns gällande anmälan till närmast påföljande nämnd. Granskningen visar att det finns behov av utbildning på förvaltningen angående rutiner vid anmälan av delegationsbeslut. Granskningen visar även att delegationsordningen behöver uppdateras. Kontanthantering i ungdomsverksamheten Rutiner efterlevs Granskningens genomförande Granskning görs på rutinen för bankning av kontanta medel. Rutinen föreskriver att insättning ska göras en gång i veckan. Granskningens utfall Granskningen visar att regelbundna bankningar görs enligt rutin. Vid en första granskning framkom behov av åtgärder. Andra granskningen visar att rutinen fungerar. Fritidsnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 3(6)

93 Upphandling Upphandling sker enligt kommunens rutiner gällande dokumentation Granskningens genomförande Granskningen görs på förvaltningens dokumentation gällande upphandling. I samband med detta ses hela rutinen för upphandling över. Granskningens utfall Rutinen finns väl beskriven på intranätet. I samtliga fall då upphandling krävts (samt i en del fall då det varit oklart) har inköpen dokumenterats enligt rutin, samt med hjälp av upphandlingsenheten. Inga avvikelser, rutinen fungerar. Uppdaterad kemikalieförteckning och säkerhetsdatablad i våra verksamheter Se till att kemikalieförteckning och säkerhetsdatabladen finns och är tillgängliga i verksamheterna Granskningens genomförande Kontroll av att kemikalieförteckning och säkerhetsdatablad finns tillgängliga i verksamheterna. Granskningens utfall Kontrollen visar att säkerhetsdatablad och kemikalieförteckningar finns och är tillgängliga i verksamheterna. Vid varje nytt inköp av kemikalieprodukter säkerställer ansvarig att kemikalieförteckningen uppdateras och att säkerhetsdatabladen finns på plats. Inga avvikelser, rutinen fungerar. Kylsystem - Vallentuna Ishall Kontroll att besiktning av kylsystemets säkerhetsventiler är utförd av fastighetsägaren Granskningens genomförande Fastighetsägaren ska årligen göra besiktning av kylsystemets säkerhetsventiler i samband med säsongsuppstart. Granskningens utfall Brister i kylsystemets säkerhetsventiler har åtgärdats och besiktning har utförts. Inga avvikelser, rutinen fungerar. Fritidsnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 4(6)

94 Badvattenkontroll - Kvarnbadet Kemisk analys av badvattnet Granskningens genomförande Granskningen utförs genom kontroll på att rutinen fungerar och är känd i personalen. Granskningens utfall Kontrollen utförd. Inga avvikelser, rutinen fungerar. Automatiserad PH och klormätare Granskningens genomförande Granskningen utförs genom kontroll på att rutinen fungerar och är känd i personalen. Granskningens utfall Kontrollen utförd. Inga avvikelser, rutinen fungerar. Manuell PH och klorvärdeprov Granskningens genomförande Granskningen utförs genom kontroll på att rutinen fungerar och är känd i personalen. Granskningens utfall Kontrollen utförd. Inga avvikelser, rutinen fungerar. Skyddsutrustning Att relevant utrustning används Granskningens genomförande Granskningen utförs genom kontroll på att rutinen fungerar och är känd i personalen. Granskningens utfall Rutinen fungerar. Fortsatta åtgärder och uppföljning planeras inom ramen för systematiskt arbetsmiljöarbete.. Granskningar under året visar att vidare förbättringar behöver göras inom området. Påminnelser i vissa fall kan behövas när det gäller användandet av till exempel skyddshandskar. Fritidsnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 5(6)

95 Riskbedömning vid farliga arbeten Att riskbedömning utförs och dokumenteras Granskningens genomförande Granskningen utförs genom kontroll på att rutinen fungerar och är känd i personalen. Granskningens utfall Granskningen visar att riskbedömning vid farliga arbeten, exempelvis vid höghöjdsarbeten, inte alltid dokumenteras. Rutinen fungerar inte tillfredsställande, åtgärd krävs. Arbetet kommer att vidareutvecklas inom ramen för systematiskt arbetsmiljöarbete under Fritidsnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 6(6)

96 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kulturnämnden Uppföljning internkontroll 2016 (KN ) Beslut Kulturnämnden godkänner helårsrapporten av internkontrollen 2016, och överlämnar den till kommunstyrelsen. Ärendebeskrivning Granskning av områdena har gjorts enligt beslutad internkontrollplan Yrkanden Lovisa Kronsporre (C), Ordförande, yrkar att: Kulturnämnden godkänner helårsrapporten av internkontrollen 2016, och överlämnar den till kommunstyrelsen. Beslutsgång Ordförande Lovisa Kronsporre (C) ställer proposition på sitt yrkande och finner att kulturnämnden beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. 4 Uppföljning internkontroll Tjänsteskrivelse , Uppföljning internkontrollplan Internkontroll Helarsuppfoljning Internkontroll Atgardsuppfoljning 2016 Expedieras till Kommunstyrelsen Akten Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 6105

97 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KULTURFÖRVALTNING DNR KN THERESE NILSSON SID 1/1 CONTROLLER KULTURNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Uppföljning internkontroll 2016 Förslag till beslut Kulturnämnden godkänner helårsrapporten av internkontrollen 2016, och överlämnar den till kommunstyrelsen. Ärendet i korthet Granskning av områdena har gjorts enligt beslutad internkontrollplan Handlingar 1. Tjänsteskrivelse , Uppföljning internkontrollplan 2016 Henrik Thureson tf Förvaltningschef Ska expedieras till Kommunstyrelsen Akten KULTURFÖRVALTNINGEN ALLÉVÄGEN VALLENTUNA TFN FAX KULTUR@VALLENTUNA.SE

98 2016 Kulturnämnden Internkontroll: Helårsuppföljning 6109

99 Innehållsförteckning Uppföljning internkontroll...3 Rätt delegat fattar beslut...3 Avtal...3 Värna vårda, visa kulturmiljöer/6.6.1 Värna kulturmiljöer...3 Kulturnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 2(4) 7110

100 Uppföljning internkontroll Internkontrollen syftar till att verksamheten ska bedrivas effektivt och säkert. En kommuns verksamhet består av processer och rutiner och målet med internkontrollen är att ha ordning och reda på alla processer och rutiner. Den här rapporten visar de processer/rutiner och dess tillhörande kontrollmoment som har granskats inom nämnden samt granskningens genomförande och granskningens utfall. Rätt delegat fattar beslut Delegationsbeslut Granskningens genomförande Kontroll av beslut som fattats med stöd av delegationsordningen. Granskningens utfall Granskningen visar att diarieförda delegationsbeslut har fattats av rätt delegat. Vid tre tillfällen har delegationsbeslut fattats utan att meddela nämnd vid närmast påföljande möte. Avvikelser gäller direktupphandling över sek. Se process/ rutin avtal för närmare inforamtion. Åtgärder med nya kontrollmoment planeras i internkontroll Avtal Upphandling sker enligt kommunens rutiner Granskningens genomförande Granskningen utförs genom kontroll av inköp som görs på belopp över 100 tkr (över direktupphandlingsgränsen). Granskningens utfall Granskningen visar att beslut angående direktupphandling över sek inte alltid fattas av rätt delegat. I enstaka fall har fakturor med belopp över sek attesterats av enhetschef. Åtgärder planeras i internkontroll 2017 Värna vårda, visa kulturmiljöer/6.6.1 Värna kulturmiljöer Att vi värnar om våra kulturmiljöer Granskningens genomförande Granskningen utförs genom intervju med kommunantikvarie för att se om nämnden fullgör sitt uppdrag att värna om våra kulturmiljöer. Kulturnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 3(4) 8111

101 Häri ligger kontroll av nämndens funktion som remissinstans vid struktur- och detaljplaner. Granskningens utfall Årets granskningar visade att rutinerna inte fungerade tillfredställande. Åtgärder genomfördes, se åtgärdsuppföljning. Uppföljning sker fortsättningsvis inom kulturenhetens kvalitetsarbete inom ramen för verksamhetsplan. För informtion: tidigare granskning under året. Kulturenhetschef bjuder in till möte med Samhällsbyggnadsförvaltningens chef för att upprätta bättre rutiner kring hanteringen av bygg-och planärenden. På Kulturenheten förstärks dessa frågor i och med rekrytering av ny antikvarie som bara ska jobba med plan- och byggärenden from 1/ Kulturnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 4(4) 9112

102 2016 Kulturnämnden Internkontroll: Åtgärdsuppföljning

103 Innehållsförteckning Åtgärder...3 Värna vårda, visa kulturmiljöer/6.6.1 Värna kulturmiljöer...3 Kulturnämnden, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 2(3) 114

104 Åtgärder Vid brister i internkontrollen ska en årlig åtgärdsrapport lämnas till nämnden i samband med helårsuppföljningen. Den här rapporten visar de processer/rutiner och dess tillhörande kontrollmoment som har åtgärder. För varje åtgärd finns en beskrivning, åtgärdens status och en kommentar till åtgärden. Värna vårda, visa kulturmiljöer/6.6.1 Värna kulturmiljöer Kontrollmoment: Att vi värnar om våra kulturmiljöer Åtgärd Kulturenhetschef har haft möte med SBF-chef och kommit fram till bättre rutiner gällande startmöten som ska gå till ny antikvarie, samt närvaro av antikvarie på SBF en dag i veckan m.m. Rekrytering av antikvarie - fysisk planering är gjord från 1/ Status Avslutad Avslutad Kulturnämnden, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 3(3)

105 VALLENTUNA KOMMUN Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Sa mma nträdesprotokol 20t7-02-2L I g18 Internkontroll inom miljö- och samhätlsbyggnadsnämndens verksamhetsområden för helåret 2OL6(MSN 2016'003) i^ïït"" samhällsbyggnadsnämnden godkänner helårsuppfoljningen av internkontrollen' Ärendebeskrivning Miljö- och samhällsiyggnadsnämnden har i början av året antagit en internkontrollplan flor Utifrån internkontrollplanen har granskniäg utforts-under året' Resultatet av granskningen har ru,,'áánr,ãtts i en n"ra.r*ppàñ titt *i ti- och samhällsbyggnadsnämnden lor godkännande. iifffii (L), ordforande, yrkar att miljö- och samhällsbvggnadsnämnden helårsuppfoljningen av intemkontrollen' godkänner Beslutsgång \,1,,^ f,,^-i^ ^^h finner atf nämnden beslutar i ordlorandeställerpropositionpåyrkandefrånylvamozisochfinnerattnämnden enlighet därmed. ""iïi,:ffi:äoll inom miljö- och samhällsbyggnadsnämndens verksamhetsområden gnadsnäpndqn z ffl3ffiffi Îif"ll, herårsupprölj nin g, milj ö- och samhällsbvg 3 rnternkontr"ii; ä.ru;äröpråij"ñelfi1lj ö- och samhällsbvggnadsnämnden + Internkontr"iñffi--tÚ öt- ï"ë.uttiúails6yggnadsnämnden zo16 till Expedieras Akten KommunstYrelsen för Justerandes sign Justerandes sign nde 6 116

106 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR MSN KARIN KILERUD SID 1/1 KOMMUNCONTROLLER MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADSNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Internkontroll inom miljö- och samhällsbyggnadsnämndens verksamhetsområden för helåret 2016 Förslag till beslut Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden godkänner helårsuppföljningen av internkontrollen. Ärendet i korthet Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden har i början av året antagit en internkontrollplan för Utifrån internkontrollplanen har granskning utförts under året. Resultatet av granskningen har sammanställts i en helårsrapport till miljö- och samhällsbyggnadsnämnden för godkännande. Handlingar 1. Tjänsteskrivelse Internkontroll inom miljö- och samhällsbyggnadsnämnden verksamhetsområden för helåret Internkontroll, helårsuppföljning, miljö- och samhällsbyggnadsnämnden 3. Internkontroll, åtgärdsuppföljning, miljö- och samhällsbyggnadsnämnden 4. Internkontrollplan miljö- och samhällsbyggnadsnämnden 2016 Anna Holm Samhällsbyggnadschef Tobias Pettersson Kart och mätchef Ska expedieras till Akten Kommunstyrelsen SAMHÄLLSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX SBF@VALLENTUNA.SE

107 2016 Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Internkontroll: Helårsuppföljning 5118

108 Innehållsförteckning Uppföljning internkontroll...3 Uppföljning av öppna ärenden när handläggare slutar...3 Bygglovsavgifter, planavgifter, tillsynsavgifter...4 Uppföljning av beställningar av kartprodukter...4 Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 2(4) 6119

109 Uppföljning internkontroll Internkontrollen syftar till att verksamheten ska bedrivas effektivt och säkert. En kommuns verksamhet består av processer och rutiner och målet med internkontrollen är att ha ordning och reda på alla processer och rutiner. Den här rapporten visar de processer/rutiner och dess tillhörande kontrollmoment som har granskats inom nämnden samt granskningens genomförande och granskningens utfall. Uppföljning av öppna ärenden när handläggare slutar Avsluta och dokumentera sina ärenden Granskningens genomförande Stickprov 1: Tillsvidareanställd miljöinspektör med inriktning på tillsyn av enskilda avlopp, slutade på sin tjänst i april I samband med detta följdes särskilt upp (den 8 april 2016) att öppna ärenden som kunde avslutas, avslutades och inte lämnades kvar öppna. Övriga ärenden fördelades till andra handläggare som fortfarande jobbar på avdelningen. Dubbelkontroll har gjorts genom att söka ut på flera sätt i ärendehanteringssystemet och då framkommer att inga öppna ärenden står kvar på handläggaren. Stickprov 2: Granskningen är utförd på bygglovavdelningen. Granskningens syfte var att se hur rutinerna fungerar då en handläggare slutar sin anställning på bygglovavdelningen. Har en ny handläggare tilldelats ärendena, och vad är statusen på ärendena? Granskning har skett genom urval där nio före detta handläggares ärenden har sökts fram i ärendehanteringssystemet Platina. Dessa handläggare har avslutat sin anställning mellan åren Systemet Platina förvaltas av kansliet på kommunledningskontoret. Det är också kansliet som registrerar ärendena där. I Platina registreras endast de ärenden som läggs fram för beslut i nämnd. De ärenden som är registrerade i Platina är också registrerade i ByggR, eftersom de båda ärendehanteringssystemen kompletterar varandra. De ärenden som inte behöver nämndsbeslut sköts enbart i ärendehanteringssystemet ByggR, som förvaltas av bygglovavdelningen på samhällsbyggnadsförvaltningen. Dessa ärenden har inte varit föremål för granskning. Av de nio före detta handläggarnas ärenden har 71 ärenden granskats. Ärenden av kommunövergripande art, såsom exempelvis revidering av delegationsordning har ej granskats. Samtliga 71 ärenden är i Platina fortfarande registrerade på en handläggare som inte längre är anställd i kommunen. Vid granskningen har ärendena kontrollerats mot registreringen i ByggR, för att se om de har hanterats där. Ärendena har bedömts vara "avslutade", "pågående" eller "oklara". Av de ärenden som i ByggR är avslutade borde de också vara avslutade i Platina. Av de ärenden som bedömts vara pågående har t.ex. startbesked givits, bygglov beviljats, interimistiskt slutbesked givits, slutbesked inväntas eller det är en pågående överklagan. En del av de pågående ärendena är sådana att avdelningen borde ha agerat för en längre tid sedan då de borde ha vunnit laga kraft tidigare. Ärenden som i bedömningen fått status "Oklart" har fått det därför att det ej framgår ur varken Platina eller ärendehanteringssystemet ByggR vem som nu handlägger ärendet. Det är oklart om någon alls arbetar med ärendet då inget är antecknat i systemet på över 4 månader. Granskningens utfall Stickprov 1, april 2016: Handläggaren som har slutat i år har inte lämnat kvar några sådana öppna ärenden som avses med Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 3(4) 7120

110 internkontrollen. Stickprov 2, januari 2017: Utfallet visar att av totalt 71 ärenden är 20 avslutade (28 procent), 32 pågående (45 procent) och 19 ärenden (26 procent) är oklara om de hanteras eller inte. Av dessa 71 ärenden är samtliga i Platina registrerade på en handläggare som inte längre är anställd i kommunen. Av de 32 ärenden som bedöms som pågående är det en stor del som borde ha hanterats för en längre tid sedan för att nu ha vunnit laga kraft. Bygglovsavgifter, planavgifter, tillsynsavgifter Att korrekta belopp debiteras Granskningens genomförande Stickprov 1: Stickprov har utförts efter principen att ett ärende per nämndsammanträde från januari till augusti har granskats. Debiteringarna som har granskats har rört sig om förhandsbesked, bygglov, avslag och sanktionsavgift. Kontroll har gjorts att debiteringsposter stämmer med den för ärendet gällande taxan. Kontroll har även gjorts av att avgiften i debitering stämmer överens med nämndbeslut. Stickprov 2: Stickprov har utförts efter principen att ett ärende per nämndsammanträde från september till december har granskats. Debiteringarna som har granskats har rört sig om bygglov, avslag och förhandsbesked. Kontroll har gjorts att debiteringsposter stämmer med den för ärendet gällande taxan. Kontroll har även gjorts av att avgiften i debitering stämmer överens med nämndbeslut. Granskningens utfall Utfall av stickprov 1 och 2 är följande: I inget av ärendena har det varit aktuellt att ta ut planavgift. I inget av ärendena hittades någon felaktighet eller något frågetecken avseende debiteringen av de avgifter vi ska ta ut. Uppföljning av beställningar av kartprodukter Att alla beställningar debiteras korrekt Granskningens genomförande Stickprov har utförts för att kontrollera att rätt belopp blivit fakturerat enligt taxa. Intern beställningslista har kontrollerats. Granskningens utfall Inga anmärkningar finns. Har kontrollerat löpande och allt är ok. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 4(4) 8121

111 2016 Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 9122