Närvarande: Ledamöter Tjänstgörande ersättare

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1(21) Plats och tid: Plattform Norrköping, Repslagaregatan 12 Norrköping torsdag den 14 mars 2019 kl 8:30 Närvarande: Ledamöter Tjänstgörande ersättare P a t r i k l e v ( M ) Irma Görtz, ordförande, Norrköpings kommun Birgitta Wessman Thyrsson, vice ordförande, Region Östergötland Gabriella Gylling, Arbetsförmedlingenej närvarade Malin Masimov, Försäkringskassan Nhela Ali, Valdemarsviks kommun Boel Holgersson, Söderköpings kommun Marie Johansson, Finspångs kommun Ersättare Roger Eklund-Åkesson, Norrköpings kommun Anna Broman Butler, Region Östergötland Frida Ovelius, Arbetsförmedlingen Darin Murad, Försäkringskassan Carina Thuresson, Valdemarsviks kommunej närvarande Pia Dingsten, Söderköpings kommun Bert Egnell, Finspångs kommun Övriga Peter Johansson, förbundschef Therése Löwgren, administratör 25 Lisa Prytz, samordnare/processledare 25 Anna Hansdotter, samordnare/processledare 25 Linda Alexandersson, samordnare/processledare 25 Yvonne Hagström, ekonom Jessica Sandström, nämndsekreterare Frida Ovelius Utses att justera: Plats och tid för justering: Nhela Ali Tegelängsgatan 19A Sekreterare: Paragrafer: 25b- 41 Jessica Sandström Ordförande: Justerare: Nämnd eller dylikt: Irma Görtz Nhela Ali Sammanträdesdag: Datum för uppsättning av anslag: Datum för nedtagning av anslag: Förvaringsplats för protokollet: Underskrift: BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag på Norrköpings kommuns anslagstavla Samordningsförbundet Östra Östergötland Samordningsförbundet Östra Östergötland Jessica Sandström

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2(21) Innehållsförteckning 25b Fastställande av föredragningslistans innehåll 26 Resultat och måluppfyllelse helår 2018 SAMÖ 2018/ Godkännande av årsredovisning 2018 SAMÖ 2019/ Risk-och väsentlighetsanalys SAMÖ 2019/ Förslag till Internkontrollplan 2019 SAMÖ 2019/ Godkännande av nytt dataskyddsombud för Samordningsförbundet Östra Östergötland SAMÖ 2019/ Godkännande av samverkansavtal gällande samordningsansvaret (enligt arbetsmiljölagen) för Plattform Norrköping SAMÖ 2019/ Samordningsförbundet som eventuell ägare av ESF-projekt SAMÖ 2019/ Direktiv till stämmoombud på Nationella nätverket för samordningsförbunds (NNS) årsmöte SAMÖ 2019/ Tilläggsavtal insatskatalogen SAMÖ 2017/ Budgetuppföljning januari februari 2019 inklusive kommentarer SAMÖ 2019/ Åtagandebeskrivningar från Plattformarna SAMÖ 2019/ Utveckling av förbundets långsiktiga inriktning enligt verksamhetsplan 2019 SAMÖ 2019/ Rapporter med mera SAMÖ 2019/0001

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3(21) 39 Övrig frågor SAMÖ 2019/ Summering av dagens styrelsemöte SAMÖ 2019/ Anmälan av delegationsbeslut SAMÖ 2019/0002

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4(21) 25b Fastställande av föredragningslistans innehåll Styrelsen fastställer föredragningslistans innehåll, med tillägg av en övrig fråga, där Irma Görtz rapporterar från senaste styrelsemötet i Nationella nätverket för samordningsförbund. En övrig fråga anmäls; Irma Görtz rapporterar från senaste styrelsemötet i Nationella nätverket för samordningsförbund.

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5(21) 26 Resultat och måluppfyllelse helår 2018 SAMÖ 2018/0045 Styrelsen tar informationen till protokollet. Kansliet har tagit fram verksamhetsuppföljning och måluppfyllelse för helåret Analys av sammanställningen presenterades muntligt av Therése Löwgren på styrelsemötet.

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6(21) 27 Godkännande av årsredovisning 2018 SAMÖ 2019/0021 Styrelsen beslutar godkänna årsredovisning avseende år Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland skall, enligt gällande lagstiftning, senastre månader efter räkenskapsårets slut upprätta årsredovisning och årsbokslut. Kansliet har på uppdrag av styrelsen utarbetat årsredovisning och årsbokslut för Årsredovisningen har korrigerats efter kontakt med revisorerna. Peter Johansson, förbundschef, och Yvonne Hasgström, ekonom, presenterade innehållet i årsredovisningen Sänt till: Arbetsförmedlingen (årsredovisning) Försäkringskassan (årsredovisning) Revisorerna (årsredovisning) Kommunfullmäktige, Finspångs kommun (årsredovisning) Kommunfullmäktige, Norrköpings kommun (årsredovisning) Kommunfullmäktige, Söderköpings kommun (årsredovisning) Kommunfullmäktige, Valdemarsviks kommun (årsredovisning) Regionfullmäktige, Region Östergötland (årsredovisning)

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7(21) 28 Risk- och väsentlighetsanalys SAMÖ 2019/0005 Styrelsen tar informationen till protokollet. På föregående styrelsemöte föreslogs att det nya presidiet utökat med någon/några ledamöter skulle få i uppdrag att genomföra en risk- och väsentlighetsanalys samt utifrån analysen även utarbeta ett förslag till interkontrollplan 2019 som går upp till styrelsen i mars för diskussion och beslut. Presidiet har tillsammans tagit fram ett förslag till risk- och väsentlighetsanalys.

8 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8(21) SAMORDNINGSFÖRBUNDET ÖSTRA 29 Förslag till Internkontrollplan 2019 SAMÖ 2019/0005 Styrelsen beslutar godkänna internkontrollplan för Presidiet har utifrån arbetet med risk- och väsentlighetsanalysen utarbetat förslag till internkontrollplan för 2019.

9 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9(21) 30 Godkännande av nytt dataskyddsombud för Samordningsförbundet Östra Östergötland SAMÖ 2019/0022 Styrelsen utser Sara Resander som dataskyddsombud för Samordningsförbundet Östra Östergötland. De tre Samordningsförbunden i länet har haft ett gemensamt dataskyddsombud. Eftersom denna person avslutar sin anställning behöver samordningsförbundet Östra Östergötland utse nytt dataskyddsombud. Kansliet har varit i kontakt med Sara Resander som är dataskyddsombud för Norrköpings kommun och som har fått klartecken på att även vara dataskyddombud till Samordningsförbundet Östra Östergötland.

10 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10(21) 31 Godkännande av samverkansavtal gällande samordningsansvaret (enligt arbetsmiljölagen) för Plattform Norrköping SAMÖ 2019/0025 Styrelsen godkännersamverkansavtal gällande samordningsansvaret enligt arbetsmiljölagen för Plattform Norrköping. Inom plattform Norrköping bemannas verksamheten av sex organisationer som var och en har ansvar för arbetsmiljön för sina respektive medarbetare. Enligt arbetsmiljölagen ska de som samtidigt, eller i tidsmässig anslutning till varandra, bedriver verksamhet på ett gemensamt arbetsställe, samråda och gemensamt verka för att åstadkomma tillfredsställande skyddsförhållanden. Var och en av dem ska se till att den egna verksamheten och anordningarna på det gemensammarbetsstället inte medföratt någon som arbetar där utsätts för risk för ohälsa eller olycksfall (arbetsmiljölagen 3 kap. 7g ). Om ett fast driftsställe är gemensamt arbetsställe för flera verksamheter, är den som råder över arbetsstället ansvarig för samordningen av arbetsmiljöfrågor. Ansvaret kan överlåtas till någon som bedriver verksamhet på arbetsstället. (arbetsmiljölagen 3 kap. 7d ). Samordningsansvaret gäller endast samordningen och är inte något totalansvar för alla inblandande organisationerskyddsarbete, utan varje arbetsgivare har ansvar för sina egna arbetstagare. De som bedriver verksamhet eller arbetar på det gemensammarbetsstället ska följa anvisningar från den som är ansvarig för samordningen av arbetsmiljöfrågor. (arbetsmiljölagen 3 kap. 7g ). Samtliga parter är överens om att samordningsansvaret för arbetsmiljöfrågor vid plattform Norrköping åvilar förbundschef vid samordningsförbundet Östra Östergötland.

11 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11(21) SAMORDNINGSFÖRBUNDET ÖSTRA Samordningsansvaret innebär samordning av arbetsmiljöarbetet och inte totalansvar för arbetsmiljöansvaret. Samtliga parter förbinder sig att följa de anvisningar som den samordningsansvarige ger. Det tidigare avtalet upphörde vid årsskiftet och gällde för perioden

12 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12(21) 32 Samordningsförbundet som eventuell ägare av ESF-projekt SAMÖ 2019/0017 Styrelsen ställer sig positiv till att kunna vara ägare av ESF-projekt. om att gå in som ägare av ESF-projekt fattas av styrelsen i varje enskilt fall. På föregående styrelsemöte diskuterades frågan om Samordningsförbundet Östra Östergötland kan anta rollen som ägare av projekt inom ramen för europeiska socialfonden (ESF). Förbundschefen har varit i kontakt med två förbund som har erfarenhet avatt vara ägare av ESF-projekt. Båda förbunden är positiva till projektägarskapet men poängterar vikten av att bygga upp administrativ, ekonomisk och processledarkompetens. Nationella rådet för samordningsförbund har antagit en rekommendation kring frågan om Samordningsförbund som projektägare av ESF-projekt. I rekommendationen ställer sig Nationella rådet mycket positiv till att Samordningsförbund blir projektägare för ESF-projekt men de betonar vikten av att känsliga personuppgifter hanteras inom ramen för respektive myndighet.

13 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 13(21) 33 Direktiv till stämmoombud på Nationella nätverket för samordningsförbunds (NNS) årsmöte SAMÖ 2019/0014 Styrelsen ställer sig bakom alla förslag, och ger detta direktiv till ombudet Birgitta Wessman Thyrsson i de olika ärenden som behandlas på NNS årsmöte. Nationella nätverket för Samordningsförbund (NNS) har sitt årsmöte den 26 mars. Styrelsen utsåg vid förra styrelsemötet Birgitta Wessman Thyrsson som ombud för Samordningsförbundet Östra Östergötland. Styrelsen har fått de ärenden som skall behandlas på årsmötet. Styrelsen ställer sig bakom dessa förslag, och lämnar detta direktiv till ombudet.

14 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 14(21) 34 Tilläggsavtal insatskatalogen SAMÖ 2017/0041 Styrelsen godkänner att tecknatilläggsavtal till huvudavtalet gällande insatskatalogen. Samordningsförbundet har sedan juni 2017 ett löpande avtal med Samordningsförbundet Centrala Östergötland kring insatskatalogen. Insatskatalogen är ett sökinstrument vars syfte är att effektivisera och rationalisera sökandet efter rätt insatser till rätt person. Katalogen kan användasom ett vardagsverktyg av medarbetare på såväl kommun, arbetsförmedling som Försäkringskassa och region/landsting. Katalogen är öppen för allmänheten och kan även användas av privatpersoner. Katalogen innefattar olika insatser och verksamheter i Östergötland som drivs av såväl kommuner, region/landsting, arbetsförmedling som kompletterande/externa aktörer och verksamheter finansierade av samordningsförbunden. Gemensamt för alla, som riktar sig till olika målgrupper och åldrar, är att de drivs av aktörer inom välfärden som arbetar med människor som står långt ifrån arbetsmarknaden. Samordningsförbundet Centrala Östergötland har avtal med 13 förbund i landet som använder sig av insatskatalogen. Förändringarna i tilläggsavtalet är kopplad till införandet av GDPR och behandling av personuppgifter samt en ökning av kostnaden från 3000 kr per månad till 5000 kr per månad.

15 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 15(21) 35 Budgetuppföljning januari februari 2019 inklusive kommentarer SAMÖ 2019/0003 Styrelsen godkänner budgetuppföljning för januari och februari Kansliet har tagit fram budgetuppföljning för januari och februari Uppföljningen bygger på faktiskt utfall och prognostiserad kostnad utifrån de beslut styrelsen fattat. Uppföljningen inkluderar även kommentarer till utfallet.

16 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 16(21) 36 Åtagandebeskrivningar från Plattformarna SAMÖ 2019/0023 Styrelsen tar informationen till protokollet. Plattformar hade den 30 januari en gemensam utvecklingsdag med samtliga medarbetare och samordnare. Ett av momenten på utvecklingsdagen var att påbörja processen med att utarbeta åtagandebeskrivningar. Uppdragetill Plattformarna enligt verksamhetsplan 2019 är; Individinriktat stöd och koordinering av ordinarie myndigheters insatser. Inom denna inriktning genomförs två olika insatser. Den ena insatsen riktar sig till personer som har behov av samordnade insatser. Insatsen kan pågå kortare tid eller upp till ett år. Förlängning kan ske efter uppföljning och förlängning av upprättad plan. Den andra insatsen riktar sig till personer med komplexa behov som har behov av samordnade insatser. Insatsen kan pågå kortare tid eller upp till två år. Förlängning kan ske efter uppföljning och förlängning av upprättad plan. Förstegsverksamhet med fokus på aktivering, motivations- och förändringsarbete, samt arbetsprövning upp till 10 timmar per vecka inkluderande arbetsgivarstöd. Samtalsledare för upprättande av och uppföljning av samordnad individuell plan (SIP) till individer inom ordinarie myndigheter. Samtliga plattformar har tagit fram förslag på hurde skall genomföra uppdraget under Förslagen har stämts av och diskuterats med respektive styrgrupp. En uppföljning av utvecklingsdagen och genomgång av samtliga åtagandebeskrivningar genomförs den 12 mars. Redovisning av åtagandebeskrivningarna skedde muntligt på styrelsemötet.

17 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 17(21) 37 Utveckling av förbundets långsiktiga inriktning enligt verksamhetsplan 2019 SAMÖ 2019/0024 Styrelsen tar informationen till protokollet. Enligt verksamhetsplanen är ett av fokusområdena för 2019 att utveckla förbundets långsiktiga inriktning. En anledning till detta är bl.a. bedömningen att den statligadelen av medlemsavgiften kommer att minska med 10% per år till år 2022 då förbundet når sitt målvärde som totalt ligger på 13,8 mkr. Det innebär att nuvarande verksamhet inte kan finansieras med dagens volym. Detta resonemang bygger dock på att inte mer medel tillskjuts från staten. Styrelsen kommer att få presenterad en kartläggningsintervju i vilken 25 representanter från förbundsmedlemmarna intervjuats och där bl.a. behov lyfts fram från deras sida kring behovsgrupper som de vill att förbundet arbetar med. Inspel kommer också att ges av medarbetare och samordnare utifrån deras kunskaper och erfarenheter. Styrelsen kommer också att arbeta med dialogfrågor kring utvecklingen av förbundets långsiktiga inriktning. Processen med förbundets långsiktiga inriktning fortsätter på den gemensamma workshopen med förbundsmedlemmarna den 15 mars, på samrådet kring årsredovisningen med förbundsmedlemmarna den 18 april, styrelsemötet den 24 maj, uppföljning av workshopen i slutet av augusti, samt styrelsemötet den 29 augusti och den 3 oktober.

18 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 18(21) 38 Rapporter med mera SAMÖ 2019/0001 Styrelsen tar informationen till protokollet. Styrelsen delges rapporter enligt förteckning nedan. Diarienummer Titel Från/till SAMÖ 2019/ Protokoll NNS styrelsemöte Nationella nätverket för samordningsförbund (NNS) SAMÖ 2019/ Protokoll NNS arbetsutskott Nationella nätverket för samordningsförbund (NNS)

19 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 19(21) 39 Övriga frågor SAMÖ 2019/0026 Styrelsen tar information till protokollet. Irma Görtz rapporterade från senaste styrelsemötet inom Nationella nätverket för samordningsförbund. Där framfördes att det måste bli tydligare hur anslagen fördelas mellan de olika samordningsförbunden. Enligt fördelningsmodellen, som ska bland annat ta hänsyn till förbundens egna kapital, så ska förbund som har stort eget kapital får lägre anslag, men flera förbund med stort eget kapital har fått utökade anslag. Information framkommer att fördelningsmodellen inte längre används, men det är oklart hur anslagen fördelas. Inspektionen för socialförsäkringar har gett ut en intressant rapport, Samordningsförbundens organisering och verksamheter. Denpresenteras på nästa styrelsemöte.

20 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 20(21) 40 Summering av dagens sammanträde SAMÖ 2019/0004 Styrelsen noterar informationen. Styrelsemötet avslutas med en reflektion över dagens sammanträde. Bra möte, lätt att komma in i resonemangen som ny. Viktigt med dialog med medarbetarna, så de känner att det händer någonting och att det går framåt,och att deras erfarenheter och kunskaper tas till vara. Samtidigt gäller det att inte gå för fort fram.

21 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 21(21) 41 Anmälan av delegationsbeslut SAMÖ 2019/0002 Styrelsen noterar informationen Nedanstående delegatbeslut anmäls på detta sammanträde