Protokoll styrelsemöte Samordningsförbundet Sundbybergs stad

Transkript

1 Protokoll styrelsemöte Samordningsförbundet Sundbybergs stad Närvarande Frånvarande Åsa Rundlöf ordförande, Morteza Pourdanandeh vice ordförande, Annika Zetterlund samt Morgan Lindqvist och Catarina Örtengren Marie Lundman-Völker, Ersättare: Sofie Ågren- Mandoki, Neda Seyfeddini, Johan Bogfors Tid , kl. 13:00-16:00 Lokal/plats Stadshuset, Ö Madenvägen 4, Sundbyberg Lokal: Gärdet, plan 1 Dagordning 1. Sammanträdets öppnande 2. Val av justerare: Morteza Pourdanandeh 3. Godkännande av föredragningslista 4. Föregående mötesprotokoll - inga synpunkter Informationspunkter Information från förbundschef: A. Verksamhet 1.a Projekt Finsamteam förbundschef redovisar nuläget angående arbetet med att starta teamet. Anställda på de olika myndigheterna har fått lämna intresse för att ingå i teamet samt att anmäla intresse för rollen som Finsamlots. Varje teammedlem kommer att vara utlånad till Finsamteamet 12,5 % av sin anställning. Teamet tar inte över ärenden utan ansvaret ligger kvar hos ordinarie handläggare. Teamet planeras starta fr om 1 september i år och under uppstartstiden t om årsskiftet kommer teammedlemmarna att vara utlånade till teamet på 25 % och fr om årsskiftet 12,5

2 %. Finsamlotsen är en sammanhållande funktion på 50 % som också ska stötta de deltagare som teamet bedömer behöver ett extra stöd. Planeringen är att Finsamlotsen ska börja den 14 augusti på 50 % och det är förbundschef samt representant från beredningsgruppen som kommer att intervjua de som anmält intresse för rollen. Insatskatalog ska sammanställas av kansliet, alla myndigheter har bidragit med sina insatser. Kansliet tar fram förslag till uppdrag till teamet samt dokumentations material. Samtycke från deltagare behövs för registrering i SUS. Syftet är att ha ett samordnat stöd från alla fyra myndigheter för att undvika att individen faller mellan stolarna. Målet är att göra en gemensam handlingsplan för nästa steg för individen. Handläggare behåller ansvaret för uppföljningen och ordinarie handläggare kan också vara med på möten i teamet. ESF projekt Mia som avslutas 2020 kommer göra en förlängningsansökan/nyansökan och Samsund har då anmält intresse för att vara med och ev driva ett delprojekt. Då kommer vi, utöver insatskatalogens insatser som finns inom ordinarie verksamheter, kunna få tillgång till flera insatser inom MIA. Styrelsen vill lämna över till beredningsgruppen att utforma teamets uppdrag, hur använder vi bäst de 12, 5 % som varje teammedlem ska arbeta i teamet, det ska inte vara en remissinstans eller femte myndighet. Ägarskapsfrågan diskuteras också. Vilken av myndigheterna ska vara ägare av insatsen Finsamteam? Det vanligaste är att kommunen är ägare av projektet och det som krävs är bland annat att sitta i styrgrupp vilket löser sig genom att beredningsgruppen är styrgrupp. Försäkringskassan kan inte ha en person utlånad som Finsamlots pga. myndighetens regelverk. Om någon av de som anmält intresse skulle vara aktuell som lots behöver detta lösas och möjligheten att någon av övriga myndigheter kan visstidsanställa personen och låna ut till samordningsförbundet med full löneersättning från Samsund. 2.a Remiss Stockholmsmodellen - förlängd remisstid t om 21/6, beredningsgruppen utformar ett svar på remissen och beslut i styrelsen tas 14/6. 3.a Ansökan om projektmedel från Vinnova - negativt besked, vilket innebär att konsulterande verksamhetsutvecklare i Samsund inte kommer att kunna fortsätta efter avtalets slut 30 juni om inte andra medel kommer in. 4.a Dialogmöte om kunskap samverkan och Samsunds uppdrag har genomförts vilket visar att många medarbetare inte känner till vad finansiell samordning är och gör. Hur ska förbundet verka för att nå fler medarbetare? Frukostmöten samt att använda varje myndighets kommunikationsavdelningar och

3 kommunikationsvägar. 5.a Frukostmöte Stolta föräldrar 8/5 samt frukostmöte dialog företag i Sundbybergs stad. - Det var få deltagare på frukostmöte Stolta föräldrar, men uppskattat av de som deltog. Samma dag genomfördes ett frukostmöte med företag och Sundbybergs stad med syfte att hitta strukturer för att dialogisera om Samsund, målgrupp och behov. 6.a Administrativt stöd - Karin Sellin från Sundbybergs stad och representant i beredningsgruppen kommer att skriva protokoll på FINSAM:s styrelsemöten. B. Ekonomi 1. b Ekonomisk redovisning januari-april 2019, utskickat med kallelse, se bilaga. c. Övrigt 1 c. Medlemssamråd kommer att genomföras den 13/6 kl. 13:30-15:30. Ordförande och förbundschef förbereder detta möte. Information om aktuella insatser A. Strukturella insatser Planering frukostmöte med tema Finsamteam 3/9. Information om Finsamteam på frukostmöte för alla medarbetare i myndigheterna. B. Individinsatser Inget att redovisa Beslutspunkter 1. Återrapport av beslut gjorda med delegation 1.a Planering av Finsamvecka v 42 - med andra samordningsförbund i Norrort v 42. Stockholm, Roslagen och SUVS kommer att delta. Respektive förbund tar sina kostnader för de insatser de arrangerar. 2. Revisionsberättelse, - genomgång samt beslut. Styrelsen beviljas ansvarsfrihet. Årsredovisningen för 2018 är klar och läggs till handlingarna beslutar styrelsen. 3. Förslagen kommunikationsplan beslutas. Olika ansvarsområden finns och kansliet tar fram information i samråd med styrelsen och beredningsgrupp har ansvar för att sprida informationen inom sina organisationer. Kommunikationsplanen följs upp i maj varje år med första

4 utvärderingstillfälle i maj Viktigt att använda informationsavdelningar på de olika myndigheterna för att sprida information. 4. Förlag Arvoderingsplan styrelsen beslutar att den godkänns med komplettering i texten att det rör sig om årsarvode samt att SLL har bytt namn till Region Stockholm. 5. Uppdrag till kansli 5a. Deltagande ESF projekt MIA - Inför eventuellt deltagande i ESF finansierade projektet MIA (Mobilisering för arbete). Nyansökan/förlängning som Samsund kan vara med och söka. Östra Södertörn är ägare i dag och Samsund skulle kunna ha ett delprojekt med fokus på vad som är fungerande metoder i Sundbyberg. Inriktningen är att utveckla de metoder som MIA projektet redan tagit fram och som visat sig vara effektiva. I dag är det endast SUVS och Samsund som inte är med i MIA. Vad kan vi nyttja i de andra förbundens insatser inom MIA och vad kan vi inte nyttja?. Kansliet får i uppdrag att ta fram ett underlag till ansökan. 5 b Uppstart arbete VP Kansliet får också i uppdrag att tillsammans med beredningsgrupp förbereda uppstart arbete VP 2020 den 14/6 kl Beslut rörande förbundets kansli Inget att besluta om Diskussionspunkter 7. Övriga frågor Inför kommande styrelse Förberedelse för ordförandebyte när Åsa Rundlöf byter arbetsförmedling sista juni. Jan Karlsson ersätter Åsa 1 juli och blir då ny ledamot från AF i Samsunds styrelse. Styrelsens ledamöter väljer ordförande och vice ordförande. Extra styrelsemöte föreslås för att välja ny styrelseordförande måndag 15 juli v. 29. Förslag är att styrelsen vartannat år ser över ordförandeposten och att en valberedning bör ses ut. Ordförande sitter i två år och nästa val av styrelseordförande är december 2020 enligt detta förslag. Beslutspunkt till nästa styrelsemöte. 8. Kommande möten 2019 Förslag framförs att förlägga möten till kl. 14:00-16:00 istället för 13:00-16:00, beslutspunkt till nästa styrelsemöte. 14 juni kl Utvärdering o uppstart VP 2020

5 14 juni kl Styrelsemöte (tillsammans med beredningsgrupp) 15 juli Extra styrelsemöte på förslag 13 september kl Styrelsemöte 17 september kl Invigning finsamteam och insatskatalog Justering av protokoll Sundbyberg den / 2019 Sundbyberg den / Morteza Pourdanandeh, justerare Åsa Rundlöf, Ordförande Sundbyberg den / Catarina Örtengren, Förbundschef Bilagor: 1. Revisionsberättelse 2. Arvodering Kommunikationsplan 4. Ekonomisk rapport jan-april Projektplan