Projektdirektiv. Projekt Nytt intranät. Falkenbergs kommun. Projektdirektiv. Organisatorisk enhet Projektbeställare Projektledare

Transkript

1 Falkenbergs kommun Kommunledningskontoret Strategienheten Mattias Törngren Projektdirektiv Dnr Projektdirektiv Projekt Nytt intranät Organisatorisk enhet Projektbeställare Projektledare Kommunledningskontoret Kommunstyrelsen Mattias Törngren Datum Dokumentbeteckning Distributionslista

2 Projektdirektiv 2 (6) Revisionshistorik Datum Ver Namn Kommentar Henrik Lundahl Utkast Mattias Törngren Utkast Mattias Törngren Lade till Godkännande av beställning

3 Projektdirektiv 3 (6) Innehållsförteckning 1 Godkännande av beställning Bakgrund Definition av intranät Syfte Nytt gränssnitt/estetiskt utseende Socialt intranät Rollstyrd information Gemensamt intranät för alla verksamheter Informationsgallring Projektmål Koppling till andra projekt och verksamheter Ramar Leverans och tidsram Budget Projektorganisation Styrgrupp Projektgrupp... 6

4 Projektdirektiv 4 (6) 1 Godkännande av beställning Beställaren, styrgrupp och projektledare godkänner härmed det som står skrivet i projektdirektivet. Datum: Datum: Underskrift Beställare Underskrift Styrgrupp Namnförtydligande Namnförtydligande Datum: Underskrift Projektledare Namnförtydligande

5 Projektdirektiv 5 (6) 2 Bakgrund Bakgrunden till projektet är att information, kommunikation och samarbete i allt högre grad sker digitalt inom kommunens verksamheter. På kort tid har digitaliseringen blivit avgörande för en väl fungerande verksamhet. För att svara upp till detta behöver vårt intranät omfatta fler funktioner, det behöver moderniseras så det möter alla verksamheters behov. Tidigare intranät har haft begränsningar i relevans för hela organisationen, vilket nu behöver åtgärdas. 2.1 Definition av intranät De interna webbsidor som har till syfte att underlätta och stödja information, kommunikation och samarbete i kommunens samtliga verksamheter. 3 Syfte Projektet har flera olika syften som listas nedan: 3.1 Nytt gränssnitt/estetiskt utseende Ett delsyfte med projektet är att införa ett nytt, mer tidsenligt gränssnitt på kommunens intranät. Ett gränssnitt som dessutom anpassas till att även fungera väl i alternativa plattformar till traditionella datorer, dvs. mobil och läsplatta. 3.2 Socialt intranät En ny plattform kommer att skapas för att underlätta och stödja kommunikation och samarbete vilket på ett effektivt sätt kan bidrar till att delaktighet och engagemang ökar. En arena för att på ett nytt sätt kommunicera alla typer av frågor och då inte minst bemötandefrågorna. 3.3 Rollstyrd information Genom möjligheten att styra informationen till olika roller i organisationen effektiviseras informationsflöden och mängden information för den enskilde minskar och blir mer relevant. 3.4 Gemensamt intranät för alla verksamheter Genom en ny rollstyrd funktionalitet kan intranätet bättre anpassas till kommunens olika verksamheter vilket kan stärka känslan av samhörighet; gemensamt men ändå relevant. 3.5 Informationsgallring Hela webbstrukturen skall gås igenom och gammalt, icke efterfrågat material skall gallras. 4 Projektmål Projektet ska utmynna i upplevelsen av ett modernt, tilltalande kommunal intranät med nya effektiva funktioner för information, kommunikation och samarbete. Det ska dessutom vara anpassat så att det bättre svarar upp till fler verksamheters behov, t.ex. ska Barn- och utbildningsförvaltningens samtliga verksamheter omfattas. Det finns ett intresse från de kommunala bolagen att också ta del av det nya intranätet och ett mål med projektet är därför att fungera som förstudie för i vilken utsträckning det är möjligt för de olika bolagen att omfattas av det nya intranätet.

6 Projektdirektiv 6 (6) 5 Koppling till andra projekt och verksamheter Ett rollstyrt intranät bygger på kopplingar till användarkataloger (Active Directory (AD) och Forefront Identity Manager (FIM)) vilket gör att dessa kan komma att påverkas av projektet. Våra e-tjänsteprojekt kan komma att påverkas då ingången till dessa tjänster eventuellt förändras i och med det nya intranätet. Skolans administrativa miljö i form av FirstClass byts ut och delar av den digitala kommunikationen mellan rektorer, lärare och elever förändras därmed i grunden. 6 Ramar 6.1 Leverans och tidsram Version 1.0 av intranätet ska vara klart I version 1.0 ingår nytt gränssnitt, uppsättning av grundfunktioner samt implementering i en pilotgrupp eller pilotorganisation. Version 2.0 ska vara klart och då ska samtliga förvaltningar inklusive elever omfattas av det nya intranätet. 6.2 Budget Projektet har en budget på 1 miljon kronor, av dessa bidrar VIVAB, FNAB, FaBo och FEAB med vardera. 7 Projektorganisation 7.1 Styrgrupp Rolf Landholm, kommunchef Henrik Lundahl, kanslichef (projektgruppens kontaktperson) Maj-Lis Wolfhagen, tf förvaltningschef BUF Malin Krantz, förvaltningschef SOC Peter Gerhardson, tf förvaltningschef KoF Anders Ramberg, förvaltningschef M&H Inge Emanuelsson, stadsbyggnadschef 7.2 Projektgrupp Mattias Törngren (Projektledare, KSF) Torbjörn Larsson (IT-strateg, KSF) Bo Anderberg (IT-utvecklare, KSF) Mattias Skoog (Webbstrateg, KSF) Tracy Rush (Utvecklare, BUF) Anders Störby (Utvecklare, BUF) Anders Hedenby (Nämndsekreterare, Soc) Martina Emretsson (Ekonom, M&H) Katarina Nilsson (Informatör, K&F)