Protokoll Nr 16 Sammanträdesdatum Sammanträdestid

Transkript

1 Protokoll Nr 16 Sammanträdesdatum Sammanträdestid Kommunstyrelsens arbetsutskott Närvarande Ledamöter Tjänstgörande ersättare Ersättare Mari-Louise Wernersson (C), ordförande Gerry Norberg (S), 2:e vice ordförande Claës-L Ljung (M), 1:e vice ordförande Monika Bréti (S) Christer Norrman (M) Lars Fagerström (FP) Daniel Bernhardt (KD) Jan Dickens (S) Björn Jönsson (S) Övriga förtroendevalda - Tjänstemän Rolf Landholm, kommunchef Oskar Åhrén, utredningssekreterare Barbro Odelberg, informatör Henrik Lundahl, kanslichef, Peter Axelsson, personalchef, 194 William Hedman, ekonomichef, 194 Patrik Linné, verksamhetsekonom, 194 Inge Emanuelsson, stadsbyggnadschef, 194, Josefin Selander, planchef, 194, 198 Eva Jonsson, kvalitetsstrateg, socialförvaltningen, 196 Karin Delin, kvalitetsstrateg, barn- och utbildningsförvaltningen, 196 Patrik Annervi, säkerhetsansvarig, 197 Linda Larsson, gatuchef, 199 Torbjörn Larsson, IT-strateg, 201 Helene Lis, kultur- och fritidschef, 202 Katarina Nilsson, förvaltningsinformatör, 202 Ingela Molander, VD, Falkenbergs turistbyrå, 202 Paragrafer Justering Ordföranden samt Gerry Norberg Underskrifter Sekreterare... Oskar Åhrén

2 Ordförande... Mari-Louise Wernersson Justerare... Gerry Norberg Protokollet justerat och anslaget Underskrift... Oskar Åhrén 2 (12)

3 194 Förslag till budget för kommunstyrelsen Dnr KS KS Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta 1 Godkänna förslag till budgetunderlag 2013 samt förslag till budgetramar 2014, plan 2015 och investeringsplan för kommunstyrelsen. 2 Överlämna förslagen till budgetberedningen för vidare behandling. sunderlag Budgetunderlag KS Sammanställning äskande drift KS Investeringssammanställning KS Aktiviteter till övergripande mål KS Kommunledningskontoret har framlagt förslag till budgetunderlag 2013 samt budgetramar 2014, plan 2015 och investeringsplan för kommunstyrelsen. 195 Användning av läsplattor i beslutsprocessen. Dnr KS KS Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta 1 Läsplattorna kommer fortsätta användas bland ledamöter och ersättare i kommunstyrelsen och barn- och utbildningsnämnden. Papperskallelser kommer från och med oktober 2012 inte längre skickas till ledamöter och ersättare i kommunstyrelsen. 2 Läsplattor införs i fullmäktige och samtliga styrelser och nämnder förutom valnämnden och överförmyndarnämnden. 3 Kommunledningskontoret ges i uppdrag att, innan oktober 2012, anordna ytterligare ett utbildningstillfälle för de användare som har svårt att använda läsplattan för att hantera sammanträdena. 4 Kommunledningskontoret ges i uppdrag att, innan oktober 2012, anordna ett utbildningstillfälle som syftar till inspiration och fördjupning av hur läsplattorna kan användas i det politiska arbetet samt i kontakten med kommunmedlemmarna genom sociala medier. 5 Kommunledningskontoret ges i uppdrag att se vilka möjliga tekniska lösningar som finns för att underlätta arbetet ytterligare med användningen av läsplattor i sammanträdesprocessen. 3 (12)

4 sunderlag Enkätsvar från kommunstyrelsen och dess ersättare Enkätsvar från barn- och utbildningsnämnden och dess ersättare Ledamöter i kommunstyrelsen och barn- och utbildningsnämnden har under en försöksperiod på tre månader använt läsplattor för att hantera information i den politiska beslutsprocessen. En utvärdering i form av en enkät till ledamöterna har genomförts. Enkät gick ut digitalt och i pappersform till samtliga ledamöter. För kommunstyrelsen svarade 16 ledamöter och 18 i barn- och utbildningsnämnden. Av dessa är det en klar majoritet på 32 personer positiva till att fortsätta med läsplattorna. Förutom att hantera möteshandlingar använder politikerna läsplattan för omvärldsbevakning, e- post, sociala medier. Över 90 % uppger att de använder e-posten via läsplattan. Drygt hälften av ledamöterna använder läsplattan i sin politiska roll för att kommunicera via sociala medier med allmänheten. Av de svarande anger ca 90 % att de alltid läser kallelserna på läsplattan, emedan de resterande ibland använder läsplattan för att läsa kallelsen. Ledamöternas syn på hur det fungerar med läsplattor under sammanträdet är inte riktigt lika positiv. Ca 30 % tyckte det fungerade bra och 60 % tyckte det fungerade ganska bra. Av enkätsvaren framgår att 50 % inte vet om ytterligare nämnder ska införskaffa läsplattor till sina förtroendevalda. 25 % anser att samtliga förtroendevalda ska få läsplattor, 19 % anser inte att valnämnden bör ha läsplattor och för de övriga nämnderna är siffran ännu lägre. Ekonomi En läsplatta kostar ca 5000 kr inköp per förtroendevald till detta kommer en årlig summa på ca 2000 kr för internetabonnemang och tillgång till sammanträdesapplikationen. I nedanstående tabell framgår vilka kostnader läsplattor till de förtroendevalda kommer medföra: Politiska organ Engångskostnad (tkr) Årlig kostnad (tkr) Idag, KS, BUN Samtliga politiska organ Utan KF, VN, ÖN Utan VN, ÖN Övervägande Då en klar majoritet av politikerna som svarat på enkäten är positiva till införandet av läsplattor anser utredaren att detta ska ske. Positiva effekter av läsplattorna är bland annat att utskicken till de förtroendevalda blir snabbare vilket ger förvaltningarna längre tid på sig att ta fram ett adekvat beslutsunderlag till politikerna. 4 (12)

5 Av undersökning framgår även att de förtroendevalda i princip använder läsplattorna dagligen samt i väldigt stor utsträckning använder e-postfunktionen, vilket medför att kommunikationsvägen mellan förvaltningen och de förtroendevalda stärks ytterligare. Sekundära positiva effekter av införandet av läsplattor, för förtroendevalda, är att ett stort antal av de förtroendevalda använder sig av läsplattorna till omvärldsbevakningen och användingen av sociala medier, vilket torde ge Falkenbergs kommun mer upplysta politiker, som i större omfattning än tidigare kommunicerar direkt med kommunmedlemmarna och där med vitaliserar vår representativa demokrati. Däremot anser kommunledningskontoret att det finns behov av ytterligare utbildningsinsatser, så att samtliga förtroendevalda behärskar tekniken att använda läsplattorna i sammanträdesprocessen. Utredaren föreslår att ett utbildningstillfälle inrättas för de förtroendevalda som önskar repetition av grunderna i sammanträdesprocessen för läsplattor. Dessutom förslås att ett inspirationstillfälle anordnas där intresserade förtroendevalda kan delta för att få fördjupade kunskaper samt tips på hur läsplattor kan användas för kommunicering till kommunmedlemmarna. Idag har kostanden för läsplattor till förtroendevalda uppgått till 195 tkr i fasta kostnader och 78 tkr i årlig kostnad. Utredaren förordar att läsplattor införs i samtliga politiska organ förutom valnämnden och överförmyndarnämnden. Orsaken till att dessa exkluderas är för att valnämnden sammanträder väldigt oregelbundet och kostnaderna därmed inte kan motiveras. Vad gäller överförmyndarnämnden omges ärendena ibland av sekretess, men främsta skälet till att i dagsläget inte införskaffa plattor till nämnden är att nämnden sannolikt kommer att omorganiseras år Därmed borde den bli den nya kommunsamverkande nämnden som bör ta beslut om läsplattor och om de ska användas vid deras sammanträden. Det kostar visserligen ca 100 tkr i fasta kostnader att införa läsplattor i fullmäktige utöver resterande nämnder. Detta skulle dock ge väsentliga tidvinster för förvaltningen och ge en stringens av sammanträdesprocessen, vilket skulle medföra att ytterligare värdefull tid som skulle kunna läggas på att förbättra den digitala sammanträdesprocessen. Om inte kommunfullmäktige övergår till digital ärendehantering, kvarstår en relativt stor pappershantering i den politiska organisationen. Det har i enkätundersökningen även framgått att det finns önskningar om förbättringspotential för sammanträdesapplikation. Utredaren förslår därför att kommunledningskontoret ges i uppdrag att se vilka möjliga tekniska lösningar som finns för att underlätta arbetet ytterligare med användingen av läsplattor i sammanträdesprocessen. 196 Övertagande av kostnads- och verksamhetsansvar för korttidstillsyn för barn över 12 år enligt LSS. Dnr KS KS Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta 5 (12)

6 1 Överföra kostnads- och verksamhetsansvar för korttidstillsyn för barn över 12 år enligt LSS från socialnämnden till barn- och utbildningsnämnden 2 Ansvaret för beslut om insatsen kvarstår hos socialnämnden 3 Överföringen ska vara genomförd senast årsskiftet 2012/2013 sunderlag och tjänsteskrivelse Socialnämnden Bilagor: tjänsteskrivelse till strategienheten kommunledningskontoret och personaltäthetsschema och tjänsteskrivelse Barn- och utbildningsnämnden Parallellt med förberedelserna för upphandling av all verksamhet inom LSS området hade ett arbete pågått med att tillsammans med barn- och utbildningsförvaltningen hitta en lokalmässig samordning av korttidstillsynen vid Villa Balder med Björksskolan. Syftet var att åstadkomma effektivare nyttjande av kommunens lokaler och därmed en mer normaliserad situation för de barn som är berörda. Vid socialnämndens arbetsutskotts sammanträde i november aktualiserades frågan om korttidstillsynen inte enbart lokalmässigt kan samordnas med skolan utan också om barn- och utbildningsnämnden skulle kunna överta hela ansvaret för att bedriva korttidstillsyn enligt LSS. Samtal hade redan inletts med barn- och utbildningsförvaltningen varvid information om omfattning i antal barn och prognostiserad kostnad 2011 för verksamheten lämnades efter utfall i oktober Det förslag i tjänsteskrivelse som därefter gick till beslut i socialnämnden i december 2011 överlämnades till barn och utbildningsförvaltningen därefter. Förslaget att barn- och utbildningsnämnden skulle ha kostnads- och verksamhetsansvar och socialnämnden behålla ansvaret för att fatta beslut i enskilda ärenden var barn- och utbildningsförvaltningens. Barn- och utbildningsnämnden fattade sitt beslut i februari Verksamheten omfattar i dagsläget 28 barn som barn- och utbildningsförvaltningen fått information om vilka de är för att kunna kartlägga var de har sin skolgång och för att planera för lokaler för verksamheten. Enligt socialförvaltningens tjänsteskrivelse uppgick den i oktober för 2011 prognostiserade årskostnaden till ca kr. I barn- och utbildningsförvaltningens skrivelse är ett belopp på kr angivet. Vid det tillfället hade verksamheten vid Varbergsvägen utgått då brukaren inte längre hade rätt till insatsen korttidstillsyn, kostnad kr. Därefter fick brukaren åter fått rätt till insatsen men i betydligt mindre omfattning och med komplettering med annan insats varför kostnaden avsevärt reducerats, kostnad kr. Från det ursprungliga beloppet är fråndraget denna kostnadsminskning samt kostnad för transporter till och från korttidstillsynen p.g.a. samlokaliseringen, kostnad kr. Resurs för arbetsledning och administration har baserats på 40 årsarbetare/enhetschef, kostnad ca kr. Kostnaden för verksamheten 2011 uppgick till kr. I beloppet ingår kostnader för personal i verksamheten samt ledning och administration. 6 (12)

7 Efter samråd mellan förvaltningarna har båda nämnderna beslutat att barn- och utbildningsnämnden ansvarar för insatsen korttidstillsyn för barn över 12 år under årets alla vardagar mellan kl. 06:30 och 17:00. För tid därutöver ansvarar socialnämnden fullt ut för verksamheten och dess kostnader. Personaltäthetsscheman för verksamheten där behovet av bemanning framkommer har överlämnats till barn- och utbildningsförvaltningen. Av dessa framkommer att i princip all verksamhet som barn- och utbildningsförvaltningen ska ansvara för bedrivs på eftermiddagen mellan kl. 12:00 och 17:00. Bemanningen av verksamheten har byggt på att ha det antal personal i tjänst som behövs när barnen faktiskt är närvarande i verksamheten. Det har inneburit som mest 7 personal samtidigt för att klara upp till 14 samtidigt närvarande barn. Sammantaget omfattar verksamheten idag 28 barn, övertagande av resurs motsvarande ca 8 årsarbetare samt resurser för ledning och administration till en årskostnad 2011 på ca 4 mkr. Den tillsvidareanställda personalen övertas av barn- och utbildningsnämnden. Ekonomi Förslaget förväntas minska kommunens kostnader för verksamheten. De kostnader kommunen haft för transport av barnen mellan skolan och korttidstillsynen försvinner genom samlokaliseringen mellan korttidstillsynen och skolan. Kommunens lokaler nyttjas bättre då skolans lokaler används och lokaler friläggs till annan verksamhet inom socialförvaltningen. Viss anpassning av lokalernas inredning och utrustning behöver vidtas (möbler, pedagogiskt material och liknande). Övervägande I flera kommuner i landet är det barn- och utbildningsnämnden eller motsvarande som ansvarar för fritidsverksamheten för de barn som har insatsen korttidstillsyn enligt LSS. Insatsen ges i anslutning till skoldagen. Motivet för dessa kommuner att ha denna lösning har bl.a. varit att normalisera förhållandena för barnen och att skapa en kvalitativt bättre verksamhet vad gäller verksamhetsinnehåll. Anknytningen till skolan genom den pedagogiska kompetens som tillförts sägs ha varit positiv för barnens utveckling i kommuner som har denna lösning. Ytterligare fördelar är att biltransporterna mellan skolan och korttidstillsynen försvinner till gagn för barnen, miljön och ekonomin. Vid samtal med representanter för barn- och utbildningsförvaltningen har intresse för att ta över verkställigheten av korttidstillsyn av liknande skäl som beskrivits av andra kommuner framkommit. Denna skrivelse till socialnämnden görs därför i samförstånd med barn- och utbildningsförvaltningen. 197 Yttrande över betänkandet En sammanhållen svensk polis SOU 2012:13. Dnr KS Arbetsutskottet beslutar 1 Avge yttrande i enlighet med gällande förslag 7 (12)

8 sunderlag Remiss En sammanhållen svensk polis Falkenbergs kommun tillstyrker förslagen och anser i likhet med polisorganisationskommittén att en sammanhållen myndighet ger de bästa förutsättningarna att bland annat förbättra verksamhetsresultatet, utjämna de skillnader som finns i dag mellan polismyndigheterna och ytterligare stärka polisens legitimitet hos medborgarna. Falkenbergs Kommun vill framhäva vikten av lokal förankring, tydlig närvaro för ökad trygghet. Falkenbergs kommun ifrågasätter underifrånperspektivet och ser hellre en tydligare styrning från centralnivå. Polismyndigheten bör vara den aktör som i framtiden för ett uttalat samordningsansvar i processarbetet med kommunerna. Falkenbergs kommun anser att SKL bör ges möjlighet att medverka i genomförandet av den nya organisationen, exempelvis som del i en referensgrupp till genomförandeutredningen, för att ta tillvara kommunernas intresse. Ekonomi Förslaget har ingen påverkan på Falkenbergs Kommuns ekonomi Övervägande Se vidare i remissvar En sammanhållen svensk polis samt PM En sammanhållen svensk polis 198 Återrapportering - genomlysning av kommunens planverksamhet. Dnr KS Arbetsutskottet beslutar 1 Notera redovisningen sunderlag Genomlysning av kommunens planverksamhet, upprättad av Owe Wigren kommunstyrelsens arbetsutskott , 385 Kommunledningskontoret fick i budget för 2011 i uppdrag att genomföra en genomlysning av kommunens planverksamhet. Uppdraget utfördes av Owe Wigren och rapporterades i KSAU , 385. KSAU beslöt att en återrapportering skall ske med anledning av föreslagna åtgärder. 1. Föreslagna förbättringar i planverksamheten 1.1 Prövning av planuppdrag 8 (12)

9 En mer restriktiv hållning till nya planuppdrag bör införas för att om möjligt utnyttja redan planlagd mark i större omfattning. Kommentar: Frågan har direkt inte aktualiserats sedan utredningen gjordes men synpunkten känns relevant och utredaren har noterat tidigare välvilliga inställning till många planuppdrag. Det senaste halvåret har det varit färre planförfrågningar än tidigare. 1.2 Minska antalet planprogram Kommentar: Eftersom ganska få nya planuppdrag har inletts efter genomlysningen har frågan inte aktualiserats i någon större omfattning. PBL ändrades 2011 ochprogram är inte längre obligatoriskt. 1.3 Begränsa antalet MKB Kommentar: Se svar 2.2 ovan men behovet av MKB regleras av lagstiftning. Behovsbedömning restriktiv på strikt professionella grunder 1.4 Förenkla planarbetet Utredaren menar att förenklingar kan göras genom att planen som genomgår flera skeden inte behöver redovisas lika fullständigt i alla lägen. Kommentar: Synpunkten är noterad. 1.5 Uppställda tider i ÖP skall hållas. Kommentar: Arbetet med ÖP 2013 har blivit betydligt mer omfattande än vad som tidigare förutsågs och fler perspektiv och parametrar har tagits med i underlaget. Som en konsekvens av detta har tidigare av lednings- och styrgrupp fastställda sluttider ej kunnat hållas. Dock anger tidplanen ännu antagande Planenhetens ledningsfunktion bör förstärkas med en halvtid Kommentar: En ny planchef har anställts som även tar hand om kollektivtrafik och infrastruktur som tillhör tekniska nämnden, vilket innebär an ökning med ½tjänst inm SBK. 1.7 Resursförstärkning med minst en planarkitekt Kommentar: Anställning av ytterligare en planarkitekt har skett. För närvarande är 6 planarkitekter i tjänst varav fyra huvudsakligen arbetar med detaljplaner och två med översiktsplanen. Ytterligare två förväntas återgå i tjänst under Återbesättning för översiktsplanerare som slutar i september pågår. Avsikten är att få kontinuitet i det fortsatta ÖP-arbetet inom kommunen. 1.8 Övriga förvaltningars medverkan i ÖP-arbetet Kommentar: I det nuvarande arbetet med ÖP 2013 har ett stort antal arbetsgrupper varit aktiva och i det arbetet har samtliga förvaltningar och bolag mer eller mindre engagerats, vilket har givit en stor förståelse och ett engagemang för ÖP-arbetet. Ekonomi En utökning av antalet medarbetare har skett vilket netto beräknas öka kostnaden f o m 2012 med ca 500 tkr. I den summan förutsätts att en stor del av kostnaden för den utökade bemanningen finansieras genom planavtal med exploatörer. 9 (12)

10 199 Avstämning inför sommaren uppställningsplats för husbilar. Dnr KS Arbetsutskottet beslutar 1 Anteckna informationen till protokollet. 2 Stadsbyggnadskontoret arbetar vidare enligt tidigare beslut. Linda Larsson, gatuchef, informerar om hur anläggandet av uppställningsplatser för husbilar fortskrider. 200 Information om klubbstugan på Falkenbergs idrottsplats. Dnr KS Arbetsutskottet beslutar 1 Anteckna informationen till protokollet. Rolf Landholm, kommunchef, informerar om kommunen sannolikt kommer köpa klubbstugan på Falkenbergs idrottsplats. 201 Bredbandsstrategi för Falkenbergs kommun. Dnr KS KS Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta 1 Fastställa bredbandsstrategin för Falkenbergs kommun. 2 Anteckna att kommunstyrelsens uppdrag till kommunledningskontoret därmed är utfört. sunderlag Bredbandsstrategi för Falkenbergs kommun (12)

11 Kommunstyrelsen beslutade att ge kommunledningskontoret i uppdrag att skyndsamt arbeta fram en bredbandsstrategi, vilken nu föreligger. I denna nya strategi är avsikten att Falkenbergs kommun skall ansluta sig till regeringens digitala agenda och med den som grund mer anpassa oss till framtiden och följa den ambition som regeringen har i sin strategi, dvs att 90% av alla hushåll bör ha möjlighet till 100 Mbit/s senast Kommunen skall i första hand se till att erhålla ett stomnät som genom marknadens aktörer erbjuder anslutningsmöjlighet till fiberföreningar som vill ansluta sig. Företrädesvis sker detta genom redan befintliga anslutningspunkter vid telestationer eller liknande, men det kan tillkomma nya anslutningspunkter också, för att möjliggöra för alla områden inom kommunen. Ytterligare sträckningar kan bli aktuella beroende på behov och var fiberföreningar etablerar sig. Anslutningsavgifter och driftkostnader kommer att bli de som ansvarig operatör tar ut. Falkenbergs kommun har med hjälp av konsulter inom området delat upp kommunen i lämpliga områden för etablering av fiberföreningar, dessa områden presenteras nedan. Falkenbergs kommun har inga åsikter om var gränserna dras mellan områdena, dock skall hela kommunen täckas och därmed skall ingen lämnas utanför eller hamna mellan två områden. Möjlighet finns även att samverka över kommungränser om det vore lämpligast. Ekonomi Ärendet i sig påverkar inte direkt kommunens ekonomi. Övervägande Kommunledningskontoret föreslår att strategin antas och att den skall utgöra grund för arbetet med att leva upp till regeringens ambition på området. 202 Information inför sommaren i Falkenberg. Dnr KS Arbetsutskottet beslutar 1 Anteckna informationen till protokollet. Ingela Molander, VD, Falkenbergs turistbyrån informerar om sommarens evenemang och nyheter inom besöksnäringen. Helene Lis, kultur- och fritidschef informerar om beredskapen på kultur- och fritidsförvaltningen och parkavdelningen, i synnerhet, under sommaren. 11 (12)

12 203 Arbetsutskottet beslutar anteckna till protokollet förteckning över inkomna skrivelser m m, daterad Bilaga AU 203/12 12 (12)