Granskning av underhåll av fastigheter

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av underhåll av fastigheter Halmstads kommun Stefan Karlsson 2012

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 2 Bakgrund och syfte Revisionsfråga och kontrollfrågor Metod 2 3 Dokumentation 3 4 Iakttagelser Kommunens fastighetsinnehav och investeringar HFAB:s fastighetsinnehav och investeringar 4 5 Granskningsresultat Fastighetskontoret. Hur styrs, samordnas och budgeteras fastighetsunderhåll? Revisionell bedömning HFAB. Hur styrs, samordnas och budgeteras fastighetsunderhåll? Revisionell bedömning Fastighetskontoret: Finns det underhållsplaner och hur ofta uppdateras de? Revisionell bedömning HFAB: Finns det underhållsplaner och hur ofta uppdateras de? Revisionell bedömning Vilka regler har fastighetskontoret för redovisning av underhåll? Revisionell bedömning 10 Vilka regler har HFAB för redovisning av underhåll Revisionell bedömning Är kommunens nuvarande underhåll tillräckligt i förhållande till verksamhetens egen bedömning av det egentliga behovet? Revisionell bedömning Är HFAB:s nuvarande underhåll tillräckligt i förhållande till verksamhetens egen bedömning av det egentliga behovet? Revisionell bedömning Fastighetskontoret: Finns ett eftersläpande underhåll? Revisionell bedömning HFAB: Finns ett eftersläpande underhåll? Revisionell bedömning Fastighetskontoret: Hur samordnas åtgärder för energieffektivisering med planering och utförande av fastighetsunderhåll Revisionell bedömning 15 Halmstads kommun

3 5.11 HFAB: Hur samordnas åtgärder för energieffektivisering med planering och utförande av fastighetsunderhåll Revisionell bedömning 16 Halmstads kommun

4 1 Sammanfattning De särskilda satsningar som genomförts för att komma tillrätta med eftersatt underhåll samt höjningen av budget för planerat underhåll är väsentliga åtgärder för att återställa och bibehålla ett eftersatt underhåll. Det finns oklarheter om de extraordinära insatserna för underhåll har eliminerat tidigare eftersläpande underhåll fullt ut. Besiktningar pågår fortfarande och beräknas enligt fastighetschefen inte vara klara förrän under hösten eller möjligtvis till årsskiftet. Det är först då som det står helt klart vilken status som uppnåtts på fastighetsbeståndet vad gäller eftersatt underhåll genom de extraordinära insatserna. Det är också oklart om budgeterad nivå för planerat underhåll är tillräckligt. Fastighetskontoret kommer inte att redovisa en status förrän tidigast till årsskiftet 2012/2013 då besiktningarna är klara. Med hänsyn till de omfattande satsningar som gjorts för att komma tillrätta med eftersatt underhåll bör fastighetsnämnden fastställa verksamhetsmål för fastighetsunderhåll och ange omfattning och sätt för uppföljning och utvärdering. HFAB arbetar med underhållsåtgärder med synsättet att säkra och utveckla värdet för fastighetsbeståndet. Underhållsplaner uppdateras samtidigt som förankring görs mot affärsplanen. HFAB har inte i väsentlig utsträckning något eftersläpande underhåll. Bolaget har ett tydligt mål att underhålla fastigheterna i sådan utsträckning att de värdesäkras och utvecklas. Fastighetskontoret har tillsatt en tjänst som underhållsförvaltare som arbetar löpande med underhållsplanering vilket ger förbättrade samordningsmöjligheter för underhållsåtgärder inom fastighetskontoret Fastighetskontoret har samordnat de två projekten EFU och EFC, dvs. projekten för extraordinära satsningar för eftersatt fastighetsunderhåll och energieffektivisering. HFAB samordnar åtgärder för energieffektivisering med planering och utförande av fastighetsunderhåll i de fall då energieffektiviseringen kan resultera i minskade kostnader som motiverar åtgärden. Halmstads kommun 1 av 17

5 2 Bakgrund och syfte Kommunens fastigheter och lokaler kräver såväl löpande- som periodiskt underhåll för att bevara sitt värde. Om underhållsnivån är otillräcklig kan detta leda till ett uppdämt behov av underhållsåtgärder som ackumuleras samt att investerings- och reinvesteringsbehovet måste tidigareläggas. Ytterligare konsekvenser är att fastighetsbeståndet får en försämrad standard vilket leder till försämrad arbets- och brukarmiljö. Kommunens fastigheter förvaltas av dels Fastighetsnämnden vad gäller främst verksamhetsfastigheter, dels kommunens bostadsbolag HFAB vad gäller bostäder. Revisorerna och lekmannarevisorerna har uppdragit åt att granska hur fastighetsnämnden och HFAB prioriterar, styr och följer upp användningen av resurser för fastighetsunderhåll. Granskningen omfattar även hur åtgärder för energieffektivisering samordnas med planering och genomförande av fastighetsunderhåll. 2.1 Revisionsfråga och kontrollfrågor Finns tydliga mål, riktlinjer och underhållsplaner samt tillräckliga ekonomiska resurser för ett underhåll som ger förutsättningar för en god ekonomisk hushållning av fastigheter och lokaler? Granskningen avgränsas till följande kontrollfrågor: Hur styrs, samordnas och budgeteras fastighetsunderhåll? Finns det underhållsplaner och hur ofta uppdateras de? Vilka regler har kommunen respektive bolaget för redovisning av underhåll? Är nuvarande underhåll tillräckligt i förhållande till verksamhetens egen bedömning av det egentliga behovet? Finns ett eftersläpande underhåll (underhållsskuld)? Hur samordnas åtgärder för energieffektivisering med planering och utförande av fastighetsunderhåll? Granskningen har genomförts under Metod Granskningen har genomförts genom genomgång av styrdokument, underhållsplaner, verksamhetsberättelse etc. samt ekonomisk uppföljning. Jämförelser med statistik och branschnyckeltal för fastigheter. Inom fastighetskontoret har intervjuer genomförts med fastighetschef och chef för drift och förvaltarenheten. I HFAB har intervjuer genomförts med VD och fastighetsutvecklingschefen. Halmstads kommun 2 av 17

6 3 Dokumentation Vi har gått igenom bl.a. följande dokumentation: Årsredovisning 2011, HFAB Affärsplan 2012, HFAB Presentation av data och nyckeltal Livskvalitet att hyra, HFAB Riktlinjer för projekt, HFAB Projektredovisning, HFAB Ägardirektiv för Halmstads Fastighets AB Bolagsordning för Halmstads Fastighets AB Planeringsdirektiv med budget , Fastställd KF Reglemente för Fastighetsnämnden, KF , 205. (Rev , 142) Förteckning aktiviteter, Fastighetskontoret Fördelning av underhållsanslaget 2012, Fastighetskontoret Tidplan för fastighetskontorets underhållsplan , Fastighetskontoret Internkontrollreglemente (antaget av KF ) Riktlinjer för ekonomistyrning, Fastställda KF , 108 Riktlinjer för verksamhetsstyrning, antaget av KF , 14 och , 159 Årsredovisning Iakttagelser 4.1 Kommunens fastighetsinnehav och investeringar Halmstads kommun är en stor användare av verksamhetslokaler. Fastighetsytan (BRA = Bruksarea) som förvaltas av fastighetskontoret uppgår till totalt m2. Fördelning enligt tabell nedan: Lokal, Vht 209 BRA yta Äldreomsorg, sjukhem - Vårdhem - Kontor Brandstationer Bibliotek och konsthall Barnomsorgsfastigheter Omsorgsfastigheter Idrottsanläggningar Fritidsgårdar Sålda äldreboenden Halmstads kommun 3 av 17

7 185,7 248,8 121,0 403,9 452,8 Granskning, Underhåll av fastigheter Förhyrda lokaler Bostäder, affärshus m.m Grundskolor Gymnasieskolor Parkdepåer Övriga fastigheter Totalyta var Fastighetsnämndens investeringsbudget totalt Tkr och investeringsnettot blev Tkr. Bland de största investeringarna var förskolor, Vittra/Södra Vårdskolan, Gruppbostäder, EPC, Klaragymnasiet m.fl. Budgetavvikelsen för år 2011 blev Tkr. Det berodde främst på senareläggningar och föreningar. Bland de större investeringsprojekten som utgjorde avvikelse fanns Skolor Tkr, Gruppbostäder Tkr, Förskolor Tkr och EPC Tkr m.fl. Nedanstående diagram visar investeringsvolymerna (Mkr) för Fastighetskontoret under senare år (Mkr) År 2007 År 2008 År 2009 År 2010 År HFAB:s fastighetsinnehav och investeringar HFAB:s fastighetsbestånd omfattar m 2 lägenhetsyta och m 2 lokalyta. I beståndet finns lägenheter och 300 lokaler. Det finns hyresgäster. HFAB har mycket hög uthyrningsgrad (99,5 %). Efterfrågan på bostäder gör att bolaget är beroende av nyproduktion. Det i sin tur gör att det finns ett behov av planlagd mark för nyproduktion. Bolaget investerade 109,2 Mkr i fastigheter inklusive pågående arbeten. De största enskilda investeringsutgifterna var nyproduktionerna Järneken och Simlångsdalen samt investeringsdelen av beståndet vid Maratonvägen. Dessa projekt stod för cirka 60 % av investeringarna. Under 2012 kommer nyproduktion i Oskarsström och Åled samt förnyelsen på Maratonvägen att generera omfattande utgifter. Nedanstående diagram visar investeringarna för HFAB under senare år (Mkr) Halmstads kommun 4 av 17

8 19,1 81,3 109,2 138,9 156,4 Granskning, Underhåll av fastigheter År 2007 År 2008 År 2009 År 2010 År 2011 HFAB delar i sitt bestånd i olika lägen. Skälen till detta är att det marknadsmässiga värdet av fastigheterna är olika beroende på attraktionsvärdet. Den definition som HFAB använder är A-, B-, C- och D-läge. A-läge utgörs av vissa centralt belägna områden, B-lägen är övriga centrala områden samt stora delar av väster i Halmstads tätort. C-läge är övriga tätorten, exklusive Andersberg och Vallås, samt resten av kommunen. D-läge är Andersberg och Vallås. HFAB:s lägenhetsbestånd är fördelat enligt nedanstående diagram vad gäller ovan beskrivna lägen. D; 26 A; 10 B; 32 C; 32 Halmstads kommun 5 av 17

9 5 Granskningsresultat 5.1 Fastighetskontoret. Hur styrs, samordnas och budgeteras fastighetsunderhåll? Under 2010 har återställningen av värdena i kommunens fastighetsportfölj pågått. Utöver ordinarie underhåll har det avsatts 216 Mkr för återställningsinsatserna under 2 år. Parallellt med detta har ett projekt avseende energibesparingsåtgärder om ca 85 Mkr pågått. Arbetet har bedrivits i en mängd mindre projekt i nära samarbete med entreprenör och nyttjarna. Den särskilda satsningen för att komma i kapp med eftersatt underhåll kallas EFU (extraordinärt fastighetsunderhåll) arbetet har pågått från 2009 och färdigställdes under Avsikten med EFU var att återställa värdet i det kommunala fastighetsbeståndet. Enligt fastighetschefen går det ännu inte att säga att målet har uppfyllts förrän den nya underhållsplanen är helt avstämd och klar vid årsskiftet 2012/2013. Underhållsanslaget för låg på 217 miljoner kronor utöver ordinarie fastighetsunderhåll. Budgetnivån för ordinarie planerat underhåll har tidigare legat på 80 kr/m 2. Detta är höjt till 100 kr/m 2 för att planerat underhåll ska kunna ligga på en nivå där det inte uppstår nya problem med eftersatt underhåll. Fastighetschefen uttrycker en osäkerhet om huruvida denna nivå är tillräcklig på längre sikt. För närvarande kan ingen samlad bild av underhållsstatus redovisas för fastighetsnämnden enligt fastighetschefen. Detta kan ske först till kommande årsskifte då underhållsplanen är komplett och uppdaterad. Därefter kommer uppdateringen att ske löpande enligt fastighetschefen. Utöver planerat underhåll finns akut/dagligt underhåll. Fördelningen mellan planerat underhåll och akut underhåll bör enligt vanliga branschnyckeltal fördelas 70/30. Ur fastighetskontorets ekonomisystem är fördelningen cirka 77/23. Fastighetskontoret har anställt en underhållsförvaltare med särskilt ansvar för att planera och samordna underhållsfrågor. Tjänsten fungerar som ett stöd till övriga fastighetsförvaltare. Enligt fastighetschefen har fastighetsnämnden inte ställt upp några krav på intervall eller struktur för redovisning av underhållsstatus. Underhåll har tidigare varit ett av verksamhetsmålen som nämnden ställt upp. Det finns dock inte med som verksamhetsmål för år Enligt fastighetschefen är inte underhållsplanen förankrad fullt ut än. Upplägg, omfattning och tidplan är redovisat för fastighetsnämnden, men en komplett bild kommer först att redovisas vid årsskiftet 2012/2013, då det kommer att framgå i vilken utsträckning nu tilldelade medel räcker framöver. Halmstads kommun 6 av 17

10 5.1.1 Revisionell bedömning Vår bedömning är att de särskilda satsningar som genomförts för att komma tillrätta med eftersatt underhåll samt höjningen av budget för planerat underhåll är väsentliga åtgärder för att återställa och bibehålla ett eftersatt underhåll. Det är dock oklart om budgeterad nivå för planerat underhåll är tillräckligt. Fastighetskontoret kommer, enligt fastighetschefen, att redovisa en status till årsskiftet 2012/2013. Med hänsyn till de omfattande satsningar som gjorts för att komma tillrätta med eftersatt underhåll bör fastighetsnämnden fastställa verksamhetsmål för fastighetsunderhåll och ange omfattning och sätt för uppföljning och utvärdering. 5.2 HFAB. Hur styrs, samordnas och budgeteras fastighetsunderhåll? För att säkerställa värdet på fastighetsbeståndet och att de ska utvecklas positivt arbetar HFAB huvudsakligen med långtidsplanering för underhåll. Med begreppet planerat underhåll avses åtgärder som planeras i innevarande eller kommande års underhållsplan. Kostnaden för planerat underhåll uppgick under 2011 till 94,3 Mkr, vilket motsvarar cirka 136 kr/m 2. HFAB:s styrning hanteras i affärsplanen. Den omfattar projekt som löper över årsskiftet, rangordning av projekt som distrikten vill genomföra under kommande år. Fastighetsutveckling sammanställer och går igenom med VD och administrativ chef. Därefter har VD genomgång av affärsplanen med distrikt/avdelningar. För planerat underhåll finns en ettårig plan som läggs i samband med affärsplanen samt en plan som löper för perioden För övrigt underhåll finns en bonusfond samt underhåll i samband med uthyrning. De enskilt största projekten för 2011 var fasad- och takrenovering i Vallås (11,5 Mkr), Förnyelse av Maratonvägen (8,3 Mkr), Fönsterbyte Lönnen (3,9 Mkr) och Passersystem Linehed (2,5 Mkr). Kostnaderna för planerat underhåll fördelar sig enligt nedanstående diagram: Halmstads kommun 7 av 17

11 År 2007 År 2008 År 2009 År 2010 År 2011 För övrigt underhåll finns två olika typer. Den så kallade bonusfonden infördes 2007 och är en fondliknande modell som innehåller medel för underhåll och styrs av hyresgästen som vid inflyttning får en grundpoäng. Därefter tillförs ytterligare poäng som kan användas i nuvarande eller kommande boende hos HFAB. Bonusfonden följer alltså inte lägenheten utan hyresgästen så länge denne bor hos HFAB. Vid avflyttning går fonden tillbaka till HFAB. Åtgärder som görs ur bonusfonden kostnadsförs i takt med att de utnyttjas. Hyresgästens tillgodohavande i fonden skuldförs inte utan bokas enbart upp i kundreskontran. Utgående saldo i bonusfonden motsvarar underhållsåtgärder som kan komma att belasta resultatet i framtiden. Den andra typen av underhåll är löpande underhåll. Den används om det visar sig att det är bättre att vidta en icke planerad underhållsåtgärd istället för att laga icke förutsedda skador. Kostnaderna för övrigt underhåll uppgick under 2011 till 48 Mkr. Av detta var 20,6 Mkr kostnader från bonusfonden. Nedanstående diagram visar kostnadsutvecklingen för övrigt underhåll År 2007 År 2008 År 2009 År 2010 År 2011 Halmstads kommun 8 av 17

12 De sammanlagda kostnaderna för HFAB:s underhåll uppgick under 2012 till 142 Mkr (cirka 204 kr/m 2 ) Revisionell bedömning Vår bedömning är att HFAB har ett målmedvetet sätt att arbeta med underhållsåtgärder med synsättet att säkra och utveckla värdet för fastighetsbeståndet. Det bonussystem som tillämpas ger hyresgästerna en möjlighet att påverka sitt boende. Eftersom hyresgästernas tillgodohavande i fonden inte redovisas som en skuld, och kan komma att uppgå till väsentliga kostnadsnivåer för enskilt år, kan resultatet påverkas för enskilda år på ett märkbart sätt. 5.3 Fastighetskontoret: Finns det underhållsplaner och hur ofta uppdateras de? Fastighetsunderhållet styrs utifrån fastighetskontorets underhållsplan. Det hålls speciella möten för planering, prioritering och samordning av underhållsåtgärder. Planering görs tillsammans med respektive område (dvs. förvaltare, fastighetsskötare, drifttekniker och områdeschef) samt med driftingenjörer i teknisk stab. Underhållsförvaltaren ansvarar för att göra inventering och lägger in grundläggande uppgifter om fastigheterna och arbetar fortlöpande i underhållsplanen efter hand som underhållsarbeten beställs och färdigställs. Avstämningar görs månadsvis i ovanstående angiven grupp i samband med planering och samordning, samt i fastighetskontorets ledningsgrupp Revisionell bedömning Vi bedömer att samordning är tillfredsställande då fastighetskontoret har tillsatt en tjänst som underhållsförvaltare som arbetar löpande med underhållsplanering. Det finns utvecklade rutiner med månadsvisa avstämningar med förvaltare, fastighetsskötare, drifttekniker och områdeschef inom varje område samt med driftingenjörer i teknisk stab. Avstämningar görs månadsvis mot fastighetskontorets ledningsgrupp. 5.4 HFAB: Finns det underhållsplaner och hur ofta uppdateras de? HFAB arbetar med en ettårig underhållsplan som läggs i samband med affärsplanen, samt en plan för åren som uppdateras i samband med affärsplanen. Underhållsplanen har redovisats i samband med granskningen, men då den även omfattar budgeterade kostnader och upphandling ännu inte gjorts, åberopar bolaget sekretess för denna. I underhållsplanen redovisas såväl underhållsåtgärder som investeringsdelar. Tidplanen anger perioder för utredning, projektering och byggnation. Halmstads kommun 9 av 17

13 5.4.1 Revisionell bedömning Vi bedömer att HFAB på ett tillfredsställande sätt arbetar med underhållsplaner som uppdateras i erforderlig utsträckning samtidig som förankring görs mot affärsplanen. 5.5 Vilka regler har fastighetskontoret för redovisning av underhåll? Under en fastighets livslängd behövs insatser för att bibehålla anläggningen i dess ursprungliga skick. Det kan också med tiden behövas åtgärder för att förbättra standarden och/eller förändra fastighetens användningsområde. Beroende på åtgärdens art redovisas utgiften som en kostnad för underhåll, något som belastar driften det år åtgärden utförs, eller som en investering, dvs. som en tillgång och där värdeminskningen (avskrivningarna) belastar driften under tillgångens livslängd. Enligt god redovisningssed är underhållskostnader sådana kostnader som vidtas i syfte att bevara eller återställa en anläggnings tekniska eller funktionella status till den som gällde när anläggningen anskaffades. Åtgärder som leder till standardförbättringar räknas som investeringar och skall aktiveras och skrivas av under sin ekonomiska livslängd. Vid större ombyggnationer eller renoveringar kan det uppstå definitionsproblem om vad som skall räknas som underhållskostnad respektive investering. Ofta måste det ske en fördelning av kostnaderna på underhåll och investering. Bedömning av hur kostnaderna ska bokföras måste ske redan i planeringsstadiet för att få ett rättvisande underlag till investeringsbudgeten. På frågan om vad som räknas som underhåll och investering så anger fastighetschefen att i normalfallet så innebär en investering att det görs en åtgärd som höjer standarden eller att det görs en anpassning i fastigheten för hyresgästen. Detta utgör en hyreshöjande grund i hyresavtalet. Underhåll är normalt att bibehålla den nivån som var när byggnaden uppfördes. Fastighetschefen anger också att det ibland kan förekomma reinvesteringar i samband med underhållsarbete som inte är hyresgrundande. Exempelvis kan det vara en felaktigt utförd konstruktion eller liknande som det tilldelas extra medel för Revisionell bedömning Vår bedömning är att fastighetsavdelningens hantering av underhållskostnader överensstämmer med de definitioner och specifikationer som finns i den kommunala redovisningslagen och i RKR:s (rådet för kommunal redovisning) rekommendation nr 11.1 Materiella anläggningstillgångar. Halmstads kommun 10 av 17

14 Vilka regler har HFAB för redovisning av underhåll HFAB har dokumentet Riktlinjer för projekt (uppdaterat och fastställt av VD). Dokumentet ger anvisningar och riktlinjer för hantering av projekt för vilket även underhållsprojekt ingår. Riktlinjerna anger att vid prioritering mellan olika projekt väljs projekt som visar bäst lönsamhet och kortast återbetalningstid. I definitionerna framgår också att underhållsprojekt är åtgärder som krävs för att bibehålla fastighetens ursprungliga funktionalitet, men att det samtidigt kan finnas behov av att göra standardhöjande åtgärder, vilket i så fall normalt är en investering. I dokumentet definieras vem som har rätt att starta ett projekt, vilket beslutsunderlag som krävs, hur projekt ska följas upp, hur avvikelser i projekt ska hanteras och hur avslut av projekt ska ske. Projekt upp till 1 Mkr kan startas av driftchefen förutsatt att projektet finns med i godkänd affärsplan/prognos för året. I annant fall ska hantering ske enligt rutin för projekt överstigande 1 Mkr. Projekt mellan 1 Mkr och 10 Mkr skall presenteras på beredningsmöte där VD, ekonomichef, distriktschef, projektledare och fastighetsekonom deltar. Presentationen skall innehålla bakgrund, syfte, mål, tidplan, ekonomi, risker, och möjligheter. Beredningsmöte hålls en gång per månad med undantag för juli och augusti. Projekt överstigande 10 Mkr kräver styrelsebeslut. Projektet presenteras på beredningsmöte på samma sätt som för projekt mellan 1 Mkr och 10 Mkr. Om beredningsmötet tar vidare ärendet till styrelsen undertecknas förslaget av projektledare, distrikts- eller avdelningschef, ekonomichef samt VD. För beslutsunderlag finns en serie blanketter framtagna. Om projektet avser en investering skall en investeringskalkyl bifogas oavsett storleken på investeringen. Det gäller även när det är en blandning av investering och underhållsåtgärder. För uppföljning av projekt skall projektledaren kunna redovisa hur projektet fortgår. Projektgenomgångar hålls en gång per månad utom i juli och augusti. På projektgenomgången deltar fastighetsekonom och projektledare och i vissa fall även distriktschef. Vid projektgenomgången behandlas: Läget i projektet o Tidplan o Upphandlingar o Framgångar/motgångar Ekonomin i pågående projekt o Avvikelser (tid, kostnad, innehåll) o Risker och möjligheter o Prognos Kommande projekt o Planerade projekt att starta o Startbeslut som ligger för påskrift Halmstads kommun 11 av 17

15 o Prognos Avslut Två gånger per år, i samband med delårsbokslut skall även en skriftlig lägesrapportering ske på projekt som överstiger 10 Mkr. På beredningsmöten tas alla avvikelser i projekt upp som är större än 50 ooo kr alternativt större än 10 % av ursprunglig budget. Avvikelser som redovisas är utöver kostnad även om projektet förskjuts i tid eller om projektets innehåll ändras. När ett projekt är klart skrivs en slutrapport och en efterkalkyl två månader efter det att ett projekt är klart. Eventuella kostnader som uppstår efter avslut bokförs i förvaltningen Revisionell bedömning Vår bedömning är att HFAB:s rutiner och riktlinjer för underhållsprojekt utgör tydliga regler och säkerställer att styrelsen har en god kontroll över hur underhållsprojekt fungerar i företaget. 5.6 Är kommunens nuvarande underhåll tillräckligt i förhållande till verksamhetens egen bedömning av det egentliga behovet? Nuvarande budget för planerat underhåll uppgår till 100 kr/m2. Fastighetschefen uppger i intervju att han inte är säker på att denna nivå är tillräcklig på lång sikt. Ett skäl till att det råder oklarhet om detta är att fastighetskontoret har gjort omfattande satsningar för att komma till rätta med eftersatt underhåll. Den särskilda EFU-satsningen under två år och en höjning av budgetnivån från 80 kr/m2 till 100 kr/m 2 har ännu inte utvärderats. Enligt fastighetschefen kommer detta tidigast att vara klart till årsskiftet 2012/2013. I diagrammet nedan framgår redovisade siffror från fastighetsavdelningen avseende budgeterat underhåll gentemot utfört underhåll de senaste fyra åren. Halmstads kommun 12 av 17

16 Granskning, Underhåll av fastigheter Fastighetsnämndens underhåll (belopp i kkr) Budget Fastighetsnämndens underhåll (belopp i kkr) Utfall År 2008 År 2009 År 2010 År 2011 Konsultföretaget REPAB redovisar årligen statistik och beräknar riktvärden för årskostnader rörande kommunal fastighetsförvaltning. Det nyckeltal som de anger som riktvärde för underhåll är 160 kr/m 2. Med hänsyn till de speciella förhållanden som gäller för Halmstad och den punktinsats som genomförts går det inte att utgå från generella nyckeltal för att dra några slutsatser om budgeterad nivå för underhåll. Ur diagrammet ovan framgår avvikelser för utfall mot budget. Särskilt är det noterbart för år Avvikelserna mellan budget och utfall år 2009 har resultatbalanserats till budget för På samma sätt har resultatbalansering gjorts mellan åren 2010 och Fastighetschefen och drift- och förvaltarchefen uppger i intervjuer att man under EFU-projektet konstaterat att besiktningarna fick göras om för att få ett användbart fastighetssystem. Ett nytt fastighetssystem (DeDu) har tagits i bruk och fastigheterna besiktigas om. Dessa besiktningar beräknas vara avklarade under Revisionell bedömning Vår bedömning är att fastighetschefens osäkerhet om nuvarande budget på 100 kr/m 2 är tillräcklig är motiverad. De extraordinära satsningar som genomförts på eftersatt underhåll och höjningen av budgetnivån för underhåll tillsammans med att statusen är oklar då besiktningar måste göras om, medför att det är rimligt med en viss osäkerhet om underhållskostnad. Jämförelser mot generella nyckeltal är inte heller relevanta då statusen på underhållsobjekten förändrats i så stor utsträckning på kort tid. Då status klarlagts genom pågående besiktningsinsatser kommer en tydligare nivå att kunna fastställas. Halmstads kommun 13 av 17

17 5.7 Är HFAB:s nuvarande underhåll tillräckligt i förhållande till verksamhetens egen bedömning av det egentliga behovet? Storleken på HFAB:s underhåll och hur det fördelas redovisas under punkten 5.2. HFAB har en uttalad princip att underhåll görs för att säkerställa och utveckla värdet i fastigheterna. Det sätt de redovisar att detta hanteras på och storleksordningen på underhållsåtgärderna antyder att så även sker. Fördelningen av underhållsåtgärder har en dominans av planerade underhållsåtgärder. För övrigt underhåll utgörs en väsentlig del av den s.k. bonusfonden som är en kombination av tekniska behov och hyresgästens trivselunderhåll, men som styrs av hyresgästens önskan Revisionell bedömning Vår bedömning är att HFAB:s nuvarande underhåll är tillräckligt i förhållande till verksamhetens bedömning av det egentliga behovet. Vi bedömer också att HFAB har en god planering och kontroll av att det fortlöpande finns förutsättningar för att fastigheternas värde inte omedvetet försämras genom eftersatt underhåll. 5.8 Fastighetskontoret: Finns ett eftersläpande underhåll? Den särskilda satsningen på att återgärda eftersatt fastighetsunderhåll har haft som syfte att återställa värdena i kommunens fastighetsportfölj, enligt fastighetskontorets verksamhetsberättelse Åtgärder har vidtagits i över 200 byggnader. För att undvika att en situation med eftersatt underhåll åter uppstår har ökade resurser för årligt underhåll tillförts och ett tydligt uppdrag för förvaltningar att ta fram väl utarbetade underhållsplaner Revisionell bedömning Vår bedömning är att satsningar genomförts som lett till att tidigare eftersläpande underhåll i allt väsentligt bör ha lett till att den s.k. underhållsskulden reglerats. Ökade resurser har också tillförts för årligt underhåll så att situationen inte ska uppstå igen. Det finns emellertid oklarheter om de extraordinära insatserna för underhåll har eliminerat tidigare eftersläpande underhåll fullt ut. Besiktningar pågår fortfarande och beräknas enligt fastighetschefen inte vara klara förrän till årsskiftet 2012/2013. Det är först då som det står helt klart vilken status som uppnåtts på fastighetsbeståndet vad gäller eftersatt underhåll genom de extraordinära insatserna. Det finns även en osäkerhet om huruvida nu budgeterad nivå för underhåll är tillräcklig på sikt. De nu pågående statusbesiktningarna är avklarade under slutet av innevarande år kommer de även att ge vägledning om de 100 kr/m 2 som avsätts för underhåll är rätt budgeterad nivå för underhållsbudget. Halmstads kommun 14 av 17

18 5.9 HFAB: Finns ett eftersläpande underhåll? HFAB redovisar såväl i årsredovisning som i interna styrdokument sin syn på hur underhållet skall utveckla de värden som utgörs genom fastigheterna och det nödvändiga behovet av långtidsplanerat underhåll. Genomgående i bolagets beskrivningar utgår underhållsarbetet från ekonomiska värden och dess säkerställande. Tekniska argument används enbart som medel för att uppnå målet med en värdesäkring av fastigheterna Revisionell bedömning Vi bedömer att HFAB inte i väsentlig utsträckning har något eftersläpande underhåll. Bolaget har ett tydligt mål att underhålla fastigheterna i sådan utsträckning att de värdesäkras och utvecklas Fastighetskontoret: Hur samordnas åtgärder för energieffektivisering med planering och utförande av fastighetsunderhåll Fastighetskontoret har arbetat med ett projekt som kallas EPC (Energy Performance Contracting) sedan Investeringen för projektet har kostat cirka 85 Mkr. Genomförandefasen avslutades under maj månad 2011 och har följts av en uppföljningsfas. Projektet har upphandlats och genomförts i samarbete med en extern totalentreprenör på incitamentsbas. Totalentreprenören har inventerat fastighetsbeståndet och funnit förutsättningar för förbättrad energieffektivisering. Av de minskade kostnader för energianvändning som kan uppnås får konsulten 30 % på mellanskillnaden av beräknad energikostnad och uppnådd besparing. Tanken med modellen är att skapa ett incitament för totalentreprenören att finna de bästa förslagen till energieffektivisering genom att det resulterar i en lönsamhetseffekt för dem samtidigt med kommunen. Åtgärder har vidtagits på ungefär 200 fastigheter och hela fastighetsbeståndet är besiktigat. Enligt fastighetschefen har den bedömda energibesparingen för de föreslagna åtgärderna uppgått till 6 Mkr (garanterad nivå 5,2 Mkr). Åtgärderna har resulterat i minskade energikostnader motsvarande cirka 11 miljoner kronor och totalentreprenören får 30 % av skillnaden mellan utfall och bedömd energikostnad, vilket blir drygt 1,5 Mkr. Kommunens minskade energikostnader exklusive ersättning till totalentreprenören uppgår till 9,5 Mkr. Kapitaltjänstkostnader under återbetalningstiden tillkommer Revisionell bedömning Fastighetskontoret har samordnat de två projekten EFU och EFC, dvs. projekten för extraordinära satsningar för eftersatt fastighetsunderhåll och energieffektivisering. Vår bedömning är att detta varit en riktig strategi då det är ett unikt tillfälle att gå igenom hela fastighetsbeståndet. Halmstads kommun 15 av 17

19 5.11 HFAB: Hur samordnas åtgärder för energieffektivisering med planering och utförande av fastighetsunderhåll Målen för HFAB anger att energianvändningen inom HFAB ska ytterligare optimeras samtidigt som inneklimatet ska förbättras. Användningen av förnybara, miljöanpassade och lokala energikällor ska eftersträvas. Det finns nedbrutna mål för nyckeltal som skall vara uppnådda år 2020 vad gäller energiförbrukning för uppvärmning, fastighetselförbrukning och vattenförbrukning. När det gäller samordning mellan energieffektivisering och fastighetsunderhåll anges i HFAB:s riktlinjer för projekt, att åtgärder som inte direkt är underhållsmässigt motiverade, men som genom ny teknik kan ge snabba kostnadsbesparingar genom t.ex. att minska energiförbrukningen, kan vara motiverade trots att utrusningen har en återstående livslängd. I HFAB:s riktlinjer krävs dock att en sådan investering ger ett långsiktigt förbättrat driftnetto i fastigheten. Åtgärderna ska redovisas enligt pay-off metod. Ägardirektiven ställer allmänna krav miljöpåverkan, men inte mer specifikt vad gäller energieffektivisering. I beskrivningen av ägardirektivets uppdrag för HFAB anges att bolaget skall bedrivas enligt affärsmässiga principer och vila på en långsiktigt hållbar grund Revisionell bedömning Vi bedömer att HFAB samordnar åtgärder för energieffektivisering med planering och utförande av fastighetsunderhåll i de fall då energieffektiviseringen kan resultera i minskade kostnader som motiverar åtgärden. Vi har inte funnit att bolaget har några direktiv om sådana åtgärder av miljöskäl där inte ett lönsamhetskriterium föreligger. Halmstads kommun 16 av 17

20 Halmstad den 27 mars 2012 Stefan Karlsson Projektledare Christel Eriksson Uppdragsledare Halmstads kommun 17 av 17