SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida1(15) Plats och tid Yxningen, kommunhuset, kl 13: Beslutande Ledamöter Elisabet Edlund (S), Ordförande Bo Hasselblad (M), 1:e vice ordförande Thomas Lidberg (S) Joakim Magnusson (C) Jonas Palmqvist (M) Övriga närvarande Ersättare Anders Byström (L) Övriga Närvarade Robert Bredberg, kommundirektör Justering Utses att Justera Thomas Lidberg (S) Justeringens plats och tid Kommunledningsförvaltningen, Underskrifter Sekreterare Paragrafer Joakim Karlsson Ordförande Elisabet Edlund (S) Justerare Thomas Lidberg (S) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Kommunledningsförvaltningen Underskrift Joakim Karlsson

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 2 (15) Ärendelista 40 ATVKS Dnr Information från verksamheten ATVKS Dnr Personal - uppföljning ATVKS Dnr uell strategisk utveckling ATVKS Dnr Ekonomi - uppföljning ATVKS Dnr Riktlinjer avseende kommunal medfinansiering till ideella föreningar ATVKS Dnr Motioner under beredning ATVKS Dnr Medborgarförslag under beredning ATVKS Dnr Avfallsplan för Åtvidabergs kommun ATVKS Dnr Uppföljning av internkontroll ATVKS Dnr Motion - Rent vatten till alla - uppdrag ATVKS Dnr Medborgarförslag - införande av informationsmöjlighet och hjälp med dataproblem i Grebo kombinerat med träffpunkt för äldre och daglediga - uppdrag... 15

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 3 (15) 40 ATVKS Dnr Information från verksamheten Beslut noterar informationen till protokollet. Kommundirektör Robert Bredberg föredrar ärendet. En chefsdialog är genomförd och i samband med den gjordes en rundtur i Facettens lokaler. En föredragning gjordes över de planerade etapperna i området. Ett ägarmöte med Riksbyggen har Robert deltagit i. Mötet handlade om att klargöra vart styrelsen stod i vissa kommunala angelägenheter. Bredbandsutbyggnaden går enligt plan och tätorten bör vara helt klart lagom till sommaren. Robert rapporterar om att han deltagit som kommundirektörsföreningen anhöll. SKL var inbjudan och diskuterade frågor som kompetensförsörjning, säkerhetsfrågor och höjd beredskap.

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 4 (15) 41 ATVKS Dnr Personal - uppföljning Beslut noterar informationen till protokollet. Kommundirektör Robert Bredberg föredrar ärendet. Man arbetar med att hitta lösningar på kommande kompetensförsörjningsbehov. Det handlar om att kunna locka till sig personal men också att kunna bibehålla personal över tid. Lönerevisionen är i sitt slutskede. Ett chefsinternat är inplanerat den 27 till den 28 september. Flera intressanta ämnen förväntas behandlas där såsom hållbarhetsarbetet, digitalisering och det pågående visionsarbetet.

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 5 (15) 42 ATVKS Dnr uell strategisk utveckling Beslut noterar informationen till protokollet. Kommundirektör Robert Bredberg föredrar ärendet. Migrationsverket kommer att stänga ner Stallet och lokalerna kommer stängas senast den 28 maj. Vad avser hållbarhet sker en översyn av källsortering inom de kommunala verksamheterna.

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 6 (15) 43 ATVKS Dnr Ekonomi - uppföljning s förslag till kommunstyrelsen Planerings- och utskottet noterar informationen till protokollet. Ekonomichef Sofie Malm Höglund föredrar ärendet och lämnar vid dagens sammanträde en årsprognos baserad på utfall till och med mars månad Budget anser resultat om 21 Mkr och det prognostiserade resultatet är 13,2 Mkr. Prognosen visar en avvikelse på minus 8,8 Mkr. Vård- och omsorgsförvaltningen visar upp ett underskott på 5 Mkr. Orsakerna är bland annat placeringar och hemtjänst då fler fått beviljade timmar inom hemtjänst. Vård- och omsorgsförvaltningen jobbar med handlingsplaner inom ramen för förvaltningen inom detta. Det finns en del viten avseende ej verkställda beslut inom vård- och omsorgsförvaltningen. De förväntade vitena kommer att överklagas och i dagsläget kostar dessa 65 tkr per månad i dagsläget. En ytterligare avvikelse är förväntade skatteintäkter vilket är ett underskott på ca 4 Mkr. Ingen prognos på investeringssidan finns i dagsläget. En sammanställning över pågående investeringar redovisas.

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 7 (15) 44 ATVKS Dnr Riktlinjer avseende kommunal medfinansiering till ideella föreningar s förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktige antar riktlinje avseende kommunal medfinansiering till ideella föreningar. Kommunstyrelsen beslutade att uppdra till kommunchefen att utarbeta ett förslag till riktlinjer för hur bidragsansökningar från föreningar vad avser erhållande medel bör behandlas. Bakgrunden till beslutet var att Hannäs-Kvarnviks Bygdegårdsförening inkommit med en bidragsansökan om medfinansiering för att kunna upprusta köket i Bygdegårdsföreningen. Nuvarande riktlinjer för föreningsbidrag saknar regler för medfinanseringsprojekt. Medfinansieringsprojekt uppgår inte heller sällan till stora belopp varpå det bör finnas en riktlinje för hur denna typ av ansökningar ska hanteras inom kommunen. Kommunchefen har uppdraget till kanslienheten att ta fram ett förslag till riktlinjer. Kanslienheten har samrått med samhällsbyggnadsförvaltningen vid framtagandet av riktlinjen. Beslutsunderlag Förslag till riktlinje.

8 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 8 (15) 45 ATVKS Dnr Motioner under beredning 2018 s förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktige beslutar godkänna informationen. Enligt arbetsordning för kommunfullmäktige ska kommunstyrelsen vid två tillfällen redovisa de motioner, vilkas beredning inte har slutförts. Nedan redovisas de motioner vilkas beredning inte slutförts och vilket kommunalt organ som bereder respektive motion. Av kommunallagen framgår att en motion bör beredas så att fullmäktige kan fatta ett beslut inom ett år från det att motionen väcktes. Beslutsunderlag Bevakningslista över motioner under beredning

9 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 9 (15) 46 ATVKS Dnr Medborgarförslag under beredning 2018 s förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktige beslutar godkänna informationen. Enligt arbetsordning för kommunfullmäktige ska kommunstyrelsen årligen vid två tillfällen redovisa de medborgarförslag vilkas beredning inte slutförts och vilket kommunalt organ som bereder respektive medborgarförslag. Nedan redovisas de medborgarförslag vilkas beredning inte slutförts och vilket kommunalt organ som bereder respektive medborgarförslag. Av kommunallagen framgår att ett medborgarförslag bör beredas så att fullmäktige kan fatta ett beslut inom ett år från det att förslaget har väckts. Beslutsunderlag Bevakningslista över medborgarförslag under beredning

10 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 10 (15) 47 ATVKS Dnr Avfallsplan för Åtvidabergs kommun s förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar skicka ut Avfallsplan för Åtvidabergs kommun på samråd Avfallsplanen är kommunens styrdokument för avfallshanteringen med syftet att minska mängden avfall och dess farlighet genom konkreta mål och åtgärder. Avfallsplanen utgör tillsammans med de lokala avfallsföreskrifterna kommunens renhållningsordning. Under 2017 publicerades Naturvårdsverket nya föreskrifter för kommunala avfallsplaner (NFS 2017:2). I dessa föreskrifter läggs större fokus på förebyggande av avfall, jämfört med de tidigare gällande föreskrifterna. Ett av de primära fokusområdena i denna avfallsplan har därför varit att ta fram åtgärder för att minska avfallsmängderna. De främsta syftena med denna avfallsplan är att avfallsplanen ska fungera som ett aktivt planeringsverktyg för kommunens avfallshantering sätta upp mål för avfallshanteringen på ett sätt så att planen bidrar till att nationella miljömål uppfylls och att nationella riktlinjer följs och för att främja en hållbar utveckling gällande lagstiftning följs inom området skapa en bred förankring i den kommunala organisationen vad gäller mål inom avfallsområdet. Arbetet med avfallsplanen har pågått under 2017 och 2018 och planen har arbetats fram genom ett samarbete mellan Åtvidabergs kommun, Åtvidabergs Renhållnings AB och ÅF Infrastructure AB. Under 2017 tillsattes en tjänstemannagrupp samt en politisk referensgrupp med syfte att skapa en bred förankring av avfallsplanen i kommunen I denna plan har fem övergripande mål tagits fram med tillhörande 14 delmål som är fördelade på de olika huvudmålen. En handlingsplan har även tagits fram där åtgärder för att uppnå varje delmål presenteras. De övergripande målen för denna avfallsplan är: Mål 1 - Återbruk, förebyggande av avfall och minskad nedskräpning Mål 2 - Hållbar hantering av matavfall Mål 3 - Ökad utsortering av förpackningsmaterial, tidningar och farligt avfall Mål 4 - God service Mål 5 - Minskad klimatpåverkan Beslutsunderlag Avfallsplan för Åtvidabergs kommun Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4

11 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 11 (15) Kommunstyrelsen

12 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 12 (15) 48 ATVKS Dnr Uppföljning av internkontroll 2017 s förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att godkänna internkontrollen för förvaltningsåret Kommunstyrelsen uppdrar till förvaltningarna att arbeta med att åtgärda de brister som framgår enligt internkontrollplanen. Förvaltningarna ska återrapportera arbetet med att åtgärda funna brister senast på kommunstyrelsens sammanträde i oktober Internkontroll är ett verktyg som primärt ska användas för att säkerställa att de av fullmäktige fastställda verksamhetsmässiga och ekonomiska målen uppfylls. Internkontrollen omfattar såväl de politiska som de professionella systemen och rutinerna som används för att styra verksamhet och ekonomi. Arbetet med internkontroll tar sitt ursprung i kommunallagen och utgör en central del i kvalitetssäkringen av kommunens verksamheter. Internkontroll har till syfte att säkerställa en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten samt efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm uppnås Internkontroll utgör en del i det totala kvalitetsarbetet. Genom rutinorienterade kontroller skall säkerhet i system och rutiner samt rättvisande räkenskaper uppnås. Ett hjälpmedel för planering, prioritering och uppföljning i kontrollarbetet är risk- och väsentlighetsanalysen i vilken organisationens viktigaste processer identifieras. Analysen identifierar sannolikheter och konsekvenser för olika presumtiva felaktigheter i den professionella yrkesutövningen. Kommunstyrelsens internkontrollplan sammanfattas i en övergripande plan som gäller för samtliga verksamheter underlydande kommunstyrelsen. Utöver den finns även verksamhetsspecifika internkontrollplaner. I den övergripande planen redovisas kommungemensamma rutiner/processer. Arbetet med dessa bör bedrivas på ett likartat sätt oavsett verksamhetsinriktning. De verksamhetsspecifika internkontrollplanerna ska ses som ett komplement där särskilda rutiner och regelverk står i fokus. Internkontrollen ska ses som ett hjälpmedel och inte ett mål eller rutin i sig själv. Internkontroll bör planeras och genomföras så att den uppfattas som en naturlig del i de olika verksamheterna. För att kunna genomföra och säkerställa en god internkontroll är det därför nödvändigt att varje verksamhet har dokumenterade rutiner som följs upp och revideras löpande enligt plan. En fungerande internkontrollplan bör kontinuerligt utvecklas och förändras i takt med att verksamhets- och ekonomistyrningen förändras. Det är alltså ett dynamiskt verktyg som hela tiden är aktuellt parallellt övriga styrdokument. Det

13 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 13 (15) är viktigt att arbetet med internkontrollen dokumenteras och återrapporteras till beslutsfattarna. Åtvidabergs kommuns arbete med internkontrollen bör alltså regelbundet redovisas enligt överenskommen tidplan. I de fall det görs stickprovskontroller skall dessa dokumenteras enligt en gemensamt framtagen mall och dokumentationsblankett. Uppföljning Resultatet av internkontrollen presenteras enligt den struktur som återfinns i interkontrollplanerna. Vi har valt att överskådligt dela in resultatet av kontrollerna i tre kategorier. De tre kategorierna är Fungerar tillfredsställande, Fungerar delvis men behöver utvecklas, Fungerar dålig eller inte alls och ska utvecklas. Dessa tre presenteras med färgkoder enligt nedan: Fungerar tillfredsställande Fungerar delvis men behöver utvecklas x Fungerar dåligt eller inte alls och ska utvecklas Beslutsunderlag Sammanställning av uppföljning av internkontrollplan 2017 Kommunstyrelsen

14 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 14 (15) 49 ATVKS Dnr Motion - Rent vatten till alla - uppdrag Beslut remitterar motionen till kommundirektören för vidare hantering. Ann Hemmingsson (C) har inkommit med en motion gällande rent vatten till alla. Motionen föreslår att kommunen behöver en plan som belyser vattenresurserna som finns, både ytvatten och grundvatten. Vattenförsörjningen måste vara långsiktigt hållbar för att trygga medborgarnas hälsa nu och i framtiden Planen skall omfatta både tätorter, där kommunen idag ansvarar för vattenförsörjningen, samt landsbygden där vattenförsörjningen främst sker genom privata anläggningar. Tillgången till rent vatten följer inga kommungränser. Det grannkommunerna gör kan påverka vårt vatten och det vi gör kan påverka grannkommunernas vatten. Kommunfullmäktige föreslås besluta: Att ge kommunstyrelsen uppdrag att se över kommunens långsiktiga vattenplanering och samtidigt tar fram en lokal vattenförsörjningsplan. Att planen belyser både kvantitet och kvalitet av dricksvattnet. Att planen gäller hela kommunen, både tätort och landsbygd. Att kommunen samverkar med grannkommuner för en långsiktig och hållbar vattenförsörjning. Beslutsunderlag Motion Rent vatten till alla Samhällsbyggnadsförvaltningen

15 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 15 (15) 50 ATVKS Dnr Medborgarförslag - införande av informationsmöjlighet och hjälp med dataproblem i Grebo kombinerat med träffpunkt för äldre och daglediga - uppdrag Beslut remitterar medborgarförslaget till kommundirektören för vidare hantering Ett medborgaförslag har inkommit till kommunfullmäktige. Förslagsställaren föreslår att det ska inrättas en träffpunkt för äldre och daglediga där det ska finnas möjlighet att få hjälp med dataproblem i Grebo kombinerat med träffpunkt för äldre och daglediga. Med tanke på dagens utveckling av olika möjligheter till samhällsservice via internet borde Åtvidabergs kommun ordna någon form av hjälp och utbildning för sina äldre medborgare så att man kan tillgodogöra sig dessa möjligheter. En möjlig form skulle kunna vara genom att i Tex Gullvivan Grebo ordna så att någon med goda kunskaper finns tillgänglig vid vissa bestämda tillfällen för att hjälpa till med problem som uppstått i en dator, platta eller mobil. Ett annat behov kan vara att dom som inte har någon egen dator behöver betala sina räkningar. Det skulle då finnas en dator på plats där detta kan göras. Denna service kan också fungera som en träffpunkt för äldre och daglediga, ensamhet skapar ofta många sidoproblem och kan vara grund till ett för tidigt vårdbehov. En fika och lite prat om hur man hittar kontaktmöjligheter och information på internet kan vara en viktig väg till ett rikare liv Beslutsunderlag Medborgarförslag - införande av informationsmöjlighet och hjälp med dataproblem i Grebo kombinerat med träffpunkt för äldre och daglediga Samhällsbyggnadsförvaltningen