Nr Ärendemening Sidnr / Anm. Mål- och budget- Konsekvensbeskrivning Internkontrollplan - Åsa Forsman Budgetprocessen - Magnus Petersson

Transkript

1 KALLELSE till ledamöter UNDERRÄTTELSE till ersättare m.fl. Vård- och omsorgsnämnden OBS! Heldag OBS! Plats fm Tid och plats: Vård- och omsorgsnämnden kallas till sammanträde på Sjötången Mattias Jensen Pettersson Ordförande Agnetha West Sekreterare Nr Ärendemening Sidnr / Anm Förmiddag Sjötången Mål- och budget- Konsekvensbeskrivning Internkontrollplan - Åsa Forsman Budgetprocessen - Magnus Petersson Eftermiddag kommunhuset rum 293 Nr 1 Budgetuppföljning per mars 2 Nr 2 Mål och budget konsekvensbeskrivning 23 Nr 3 Behovs- och riskanalys för behörighetstilldelning i verksamhets- 36 systemet Treserva Nr 4 Yttrande över revisionsrapport: Intern kontroll av debiteringsrutiner 51 på Vård- och omsorgsnämnden Nr 5 Oxelösunds behandlingscentrum med HVB 65 Nr 6 Yttrande över remiss: Cykelplan för Oxelösunds kommun 75 Nr 7 Avtalsöverlåtelse gällande avtal för färdtjänst och sjukresor till *) Sörmlands kollektivtrafikmyndighet Nr 8 Öppna sammanträde för Vård- och omsorgsnämnden 103 Nr 9 Rapportering av ej verkställda gynnande beslut enligt SoL 104 och LSS Nr 10 Delgivningar 108 Nr 11 Redovisning av delegationsbeslut 114 Nr 12 MAS rapport 115 Nr 13 Förvaltningschefens rapport Nr 14 Övrig information Nr 15 Balanslista 121 *) Handlingar skickas ut senare i veckan alternativt så utgår ärendet.

2 Tjänsteskrivelse 1(1) Datum Dnr VON OXL2 621 v Vård- och omsorgsförvaltningen Iréne Bengtsson Vård- och omsorgsnämnden Budgetuppföljning per mars Vård- och omsorgsförvaltningens förslag till beslut Vård- och omsorgsnämndens beslut 1. Vård- och omsorgsnämndens ekonomiska uppföljning per mars 2015 godkänns. 2. Vård- och omsorgsnämndens åtgärder godkänns. 2. Sammanfattning Resultatet under perioden januari mars 2015 är tkr vilket utan åtgärder genererar en prognos för helår med -19,2 mkr. Stab +565 tkr Socialtjänst -598 tkr Hemvård tkr Säbo tkr Funktionsstöd -918 tkr Åtgärder för att nå budget i balans är sedan tidigare - förbättrad resursfördelning av personal mellan enheter - översyn av användandet av stjärnturer inom särskilt boende och funktionsstöd - bemanning och resursfördelning efter behov i hemtjänst, anpassning av schema - vikarier med kompetens inom hemtjänst - översyn och minskning av kostnader för egna familjehem - fortsatt fokus på åtgärder för att minska sjukskrivningar Ytterligare åtgärder utifrån nuläget är: Stänga avdelning D Björntorp, 1500 tkr per halvår Stänga avdelning Sjötången, ca 800 tkr (beroende på omställningstiden) Ej tillsätta vakanta tjänster, ca tkr Förvaltningen arbetar med att ta fram långsiktiga lösningar för hållbar verksamhet och ekonomi. Beslutsunderlag Ekonomisk uppföljning per område. Iréne Bengtsson Förvaltningschef Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND OXELÖSUND (fax) registrator@oxelosund.se

3 VON Totalt mar 15 RR per Kontogruppering Mars Mars Ack Årsbud Årsprogn Förändring Ack bud Ack utf Avvikelse I Intäkter Avgifter I Intäkter Bidrag I Intäkter Övrigt rest kkl I Intäkter Anslag Summa: I Intäkter K Kostnader Personal K Kostnader Lokaler , K Kostnader Köp av verksamhet K Kostnader Övrigt rest kkl Summa: K Kostnader SUMMA Resultat per område Mars Mars Ack Årsbud Prognos Förändring Ack bud Ack utf Avvikelse Stab Socialtjänst Hemvård Säbo Funktionsstöd Projekt SUMMA

4 Brukare Under årets första tre månader har inkommit sex Lex Sarah anmälningar och en anmälan enligt Lex Maria. Fem utredningar enligt Lex Sarah har slutförts och ingen av dessa har visat på allvarlig brist. De brister som identifierats har åtgärdats genom bland annat förändrade rutiner. En av utredningarna genomförs av extern utförare. Två utredningar som tidigare lämnats vidare till IVO (Inspektionen för vård och omsorg) har återkopplats och IVO är nöjd med nämndens åtgärder. Resultatet av kundenkät inom individ och familjeomsorg visar medelbra resultat för ekonomiskt bistånd och missbrukshandläggningen och sämre resultat inom barnhandläggningen. IVO har genomfört tillsyn på HVB-hemmet för ensamkommande barn. En ensamkommande ungdom har anlänt hittills i år. 11 av de tidigare anlända ungdomarna kommer att få PUT (Permanent uppehållstillstånd) inom kort. Medarbetare Samtliga medarbetare inom staben genomför utbildning i Leda för resultat och deltar i förbättringsarbete på olika sätt i verksamheterna. Rekrytering av IT-strateg/systemansvarig och processledare/chef till Gemensamt administrativt stöd pågår. Verksamhet - kvalité Arbetet med Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete fortgår bland med fokus på nio processer: brukarmedverkan, information, organisation, introduktion, rekrytering, nyanlända/integrationsplan, klart ledarskap, kompetensutveckling och karriärmöjligheter, friska medarbetare. Workshops har genomförts inom processena information och rekrytering. Arbetet med att revidera rutin/riktlinje för utredning av Lex Sarah har påbörjats. Den kommunövergripande integrationsplanen börjar ta form och bedöms kunna vara klar i slutet av mars. Arbete pågår genom LSG (Lokala samverkansgruppen) med processledare finansierad av RAR (Samordningsförbundet) för att skapa en gemensam plattform för samverkan mellan olika huvudmän. Framtid Fokus ligger främst på att minska sjukfrånvaron i hela vård- och omsorg. Planering av genomförandet av gemensamt administrativt stöd. Planering för uppstart av ytterligare ett HVB-hem för ensamkommande pågår. Ekonomi Stabens resultat till och med mars är +565 tkr.

5 Socialtjänst Socialtjänst mars -155 mar 15 RR per I Intäkter I Intäkter I Intäkter I Intäkter Summa: I Intäkter K Kostnader K Kostnader K Kostnader K Kostnader Summa: K Kostnader SUMMA Kontogruppering Avgifter Bidrag Övrigt rest kkl 3 Anslag Personal Lokaler ,46410 Köp av verksamhet Övrigt rest kkl 4 8 Mars Årsbud Årsprogn Förändring Ack bud Mars Ack Ack utf Avvikelse Brukare Inflöde av inkomna ärenden fördelar sig tämligen jämnt mellan månaderna på samtliga enheter. Enheten ekonomiskt bistånd/ /integration står för största delen av ärendena även denna månad.

6 Aktualiseringar under året BoU (Barn och Unga) Ackumulerat till och med mars Aktualiseringar och utredningar samt beslut att ej inleda utredning BoU (Barn och Unga) till och med mars 2015.

7 Placeringar familjehem/ HVB institutioner Aktuella under åren och pågående till och med mars Jourhemsplaceringar ingår liksom konsulentsödda familjehem. Ensamkommande flyktingbarn (eskfb)) redovisas separat. Insatser personligt stöd / intern öppenvård BoU (Barnn och Ungdom) Aktuella insatser , pågående till och med mars 2015.

8 Kontaktpersoner och kontaktfam iljer Aktuella under åren. Pågående till och med mars Faderskapsutredningar Öppnade under åren till och med mars 2015.

9 Aktuella ärenden för vård enligt LVU Pågående till och med mars Miljö= 2 Beteende= 3 Miljö o beteende= 2 o 3 Aktualiseringar under året, Vuxenn Ackumulerat

10 Aktualiseringar och utredningar samt beslut att ej inleda utredning, Vuxen Insatser personligt stöd/ intern öppenvård, Vuxen Aktuella insatser , pågående till och med mars 2015

11 Placeringar Vuxen Aktuella placeringar under åren, pågående till och med mars Våld i nära relation Antal aktualiserade inom BoU samt vuxen till och med mars 2015

12 Medarbetaree Socialtjänstenn har låg sjukfrånvaro (se tabell nedan). Det är totalt 44 medarbetare anställda. Samtliga tillsvidaretjänster, förutom enhetschef barn och enhetchef ekonomi/integration, är tillsatta. Enhetschefstjänsten barn och vikariat på grund av föräldraledigheter är tillsatta t medd konsulttjänster. Den till t förordnande enhetchefen på barn ansvarar ävenn för enheten ekonomi/ integration samt biståndshandläggarna under rekryterings tiden. 3 2,5 2 1, ,5 0 IFO sjukfrånvaro dag 1-14 sjukfrånvaro dag sjukfrånvaro dag 91- sjukfrånvaro totaltt Verksamhet Myndighetsutövningen befinner sig i ett lite mer stabilt läge än vad tidigare har rapporterats. Utöver de anmälninga ar och ansökningar somm inkommerr så har verksamheten tagit emott flera ensammankommande flyktingbarn än avtalet anger samt att det kommit flera vuxenflyktingar under årett som bosatt sig i Oxelösunds kommun. Inom integrationsområdet på HVB ensammankommande flykting flickor så har man startat upp en studiecirkel medd målsättning att lära de boende att simma. Inom enhetenn Barn och vuxen pågår en kvalitets- och verksamhetsutveckling där man startat upp ett förbättringsteam där medarbetarna ingår. Man utgår ifrån PWC-rapporten. Detta kommer att följas upp under september. Fokus 2015 är värdegrundsarbete för en gemensam socialtjänst somm arbetar tillsammans för kommuninvånarna. Framtid/Åtgärder Den i särklasss viktigaste åtgärden är att medarbetare säkerställer att anmälningar, utredningar och förbyggande arbete bedrivs med optimal rättssäkerhet.

13 Identifierade utvecklingsområden är: - Vård på hemmaplan - Våld i nära relation - Mottagningsfunktion - Kompetensutveckling - Rättssäker handläggningsprocess - Genomförandeplaner - Översyn och minskning av kostnader för arvoden och omkostnader inom familjehemmen Ekonomi Total budgetavvikelse mars -598 tkr Förslag till åtgärder ekonomi - Ej tillsätta den vakanta tjänsten på rådgivningsbyrån under Beräknad besparing: ca 420 tkr - Att avbryta rekryteringen av enhetschef ekonomi/integration och inte tillsätta denna tjänst de resterande 10 månaderna under Beräknad besparing: Ca 530 tkr. - Biståndshandlägger vakant 3 månader. Beräknad besparing ca Vikarierande biståndshandläggare arbetar 80% budgeterat 100%. Beräknad besparing ca 40 Totalt: tkr

14 Brukare

15 Medarbetare Inom Funktionsstöd så är den ligger den totala sjukfrånvaron på 8,86 %. Det pågår arbete med individuella uppföljningar, rehabiliteringsplaner och kompetensplaner. Vidare sker individuella uppföljningar med de medarbetare som har en tät korttidsfrånvaro. Från och med 1 oktober har man börjat använda sig av sjuk- och frisk i samarbete med företagshälsovården. Med hjälp av detta pågår kartläggningar där sjukfrånvaron tenderar att öka. Verksamhet/kvalité Utvecklingsarbete utifrån värdegrundsbegreppen gott bemötande, trygghet och delaktighet strategi som utgår från brukarnas önskemål (ESL-fokusgrupp) som formar verksamheten. Vidare pågår arbete med planering av kompetensutveckling för medarbetare som arbetar med personer med grava funktionsnedsättningar, både inom sysselsättning och i Bostad med särskild service. Genom att höja kompetensen fortsätter under Funktionsstöd arbetar med en kvalitetshöjande ökar medarbetarnas trygghet i bemötandet av brukarna. I förlängningen ses även tryggare brukare vilket förebygger svårhanterade beteenden. Medarbetare inom området funktionsstöd har erbjudits och genomgått ESL-utbildning i början av året (2015). Inom sysselsättningen för personer med funktionsnedsättning har enhetschefen påbörjat en studiecirkel där man jobbar med Lågaffektivt bemötande. Alla handledare deltar i denna studiecirkel och den beräknar vara klart till juni Fortsatt arbete pågår för att öka kunskapen och användet av SIP (samordnad individuell plan). Sysselsättningen LSS, SoL-psykisk funktionsnedsättning, Arbete och Praktik arbetar alltmer tillsammans och funktionen jobbcoach är inkluderad i utvecklingsarbetet. På en enhet inom bostad med särskild service håller man på att titta över schema för att använda den personal man har på ett så effektivt sätt som möjligt. Planering för sommarkollo 2015pågår tillsammans med utbildningsförvaltningen och kultur- och fritidsförvaltningen. Personal från Korttids kommer besöka studiegårdarna för att informera om sommarkollot så att de ska nå så många brukare som möjligt. Framtid - Fokus på ESL (Ett Självständigt Liv) som innebär att fånga det som motiverar brukarna och öka dess självständighet i vardagsarbetet. - Arbeta med kompetensutveckling och värdegrund för att på så vis öka trygghet för brukare och medarbetare - Planera för en ny gruppbostad för att bereda möjlighet att ta emot brukare med extern placering möjlighet att bo i Oxelösund och tillgodose behovet för nytillkommande brukare med behov - Fortsatt arbete med resultat från inventeringen av personer med omfattande

16 psykiatrisk problematik som gjordes hösten kopplat till PRIO- satsningen (Plan för riktade insatser inom området psykisk ohälsa). - Utveckla Sysselsättningen Ekonomi Total budgetavvikelse mars -918 tkr Förslag till åtgärder Ej utöka med den tilltänkta kompetensen inom servicebostäder under Beräknad besparing ca 420 tkr. Arbeta effektivt för att få ner sjuktalen. Se över alla stjärnturer och använda dem på ett mer kostnadseffektivt sätt. Sysselsättningen kan göra fler serviceinsatser

17 Brukare Hemtjänst SoL och HSL-insatser Månad Jan Febr. Mars April Maj Juni Juli Augu sti Brukare År År År Tim/mån År År År * 5073 * Sept Okt Nov Dec Månad Jan Febr. Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec Larm År 2014 År Städ-ink öp Tim/mån År 2014 År Antalet brukare är fortfarande jämt. Den tidigare ökningen med stödbehov nattetid börjar klinga av. Det varierade antalet hemtjänsttimmar under året beror till viss del på nytt planeringsverktyg där medarbetarna taggar in och ut vid besöken och tiden beräknas och rapporteras in i systemet. Det har tagit tid att komma in i ett nytt system. Utifrån analys i planeringssystemet TES framkommer att skillnader mellan beviljad tid och planerad tid är den samma som tidigare och till viss del minskar skillnaden mellan planerad tid och utförd tid. *Utförd tid ej mätt med TES (in- och urtaggning) under juli och augusti 2014 på grund av många vikarier i tjänst.

18 Medarbetare Statistik sjukfrånvaro per februari visas i tabellen. Sjukstatistik för mars kan inte visas på grund av nytt HR-system där statistiken inte är tillgänglig än. Arbetet med ökad frisknärvaro är fortfarande i fokus och årets två första månader har det varit hög sjukfrånvaro men förbättring kan ses mellan månaderna på 2,47%. Mars månad inte tillgänglig ännu. Med stöd av Previas tjänst Sjuk och frisk samt uppföljning var månad har verksamheten identifierat att infektionssjukdomar är en vanlig sjukdomsorsak. Arbete pågår i dialog med medarbetare enskilt och i grupp. Förfrågan till Katrineholm, Strängnäs, Eskilstuna och Nyköping angående branschjämförelser av sjuktal har gått ut. Statistik från dom har inte kommit än men muntligt besked är att de har en sjukfrånvaro inom hemtjänsten på runt 20%. Vidare analys kommer nästa uppföljning. Verksamhet/Kvalitet Arbete med att säkerställa kontinuitet och trygghet pågår: - Bemanning och planering; målsättningen att öka frisknärvaron genom ökad bemanning för att skapa trygghet och kontinuitet har genomförts- ej gett genomslag på sjuktalen. Nytt planeringssystem TES har införts. Med hög sjukfrånvaro och hög personalomsättning som det ger tar det tid att få systemet med in och urtaggning att fungera. - Information och kommunikation; arbete med ett hälsofrämjande och ansvarstagande förhållningssätt vid utvecklingsdagar och reflektionstider har skett - Lokaler och arbetsmiljö; anpassning av hemtjänstlokaler har gjorts under året, en hemtjänstgrupp har delats för bättre planeringsmöjligheter och översyn, riskbedömningar i enskilt hem har skett under årets slut och arbetssättet börjar fungera. - Planering pågår för tidsstudie som genomförs i maj - Planering av nyckelfri hemtjänst pågår för genomförande hösten 2015, pilotgrupp i ett geografiskt område Framtid Nyckelfri hemtjänst Må bra på jobbet- minska sjukfrånvaron Allt kvalitetsarbete startar hos medarbetarna som bär kvaliteten- identifiera processer Förbättra arbetet med kontaktpersonal och kontinuitet Fortsätta med besöksplaner med dokumentations-, rapport- och transporttid för minskad upplevselse av stress och ökad kvalitet Kost; hur ser nattfastan ut, varm mat, kall mat etc Uppmuntra avvikelser Utveckla demensvården/demensteamet och rehabiliterande insatser Revidera riktlinje och tillämpningsrutin utifrån SoL Snabbare uppföljningar på biståndsbeslut i samverkan med USO Tidsstudie sker maj månad

19 Tekniska lösningar i hemmet för ökad trygghet Utveckla samarbete med Samhall för att verkställa serviceinsatser Ekonomi Total budgetavvikelse per mars tkr Analys Hemtjänsten i Oxelösund är kostsam för den kvalitet som levereras. De senaste åren har verksamheten haft en snabb teknisk utveckling. All planering sker i planeringsverktyget TES och dokumentation sker i verksamhetssystemet Treserva. Kontinuitet är en utmaning på grund av hög sjukfrånvaro. Verksamhetens utvecklingsarbete tar tid- viktigt att ha fokus på få aktiviteter och mäta resultat. Åtgärder utifrån ekonomiskt resultat Se strategier under rubriken Framtid.

20 Brukare Flertal brukare har utökade individuella stödbehov som verksamheten hanterar med handlingsplaner med stöd av BPSD och andra individuella lösningar. Individuella biståndsbeslut har genomförts för en tredjedel av brukarna under 2014 och första månaderna av Medarbetare Inom vissa arbetsgrupper Särskilt boende har ett fåtal arbetsgrupper hög korttidsfrånvaro och den totala sjukstatistiken för medarbetarna på Särskilt boende är cirka 8% (kort- och långtid). Bedömningen är dock att genom dialog med medarbetarna utifrån samtal och ny rutin vid sjukfrånvaro så har kortidsfrånvaron minskat något. För medarbetare med långtidssjukskrivning har individuella rehabiliteringsåtgärder genomförts.

21 Verksamhet/kvalitet Fortsatt arbete pågår med Omsorgsmåltider. Alla medarbetare har gått utbildningen i omsorgsmåltider som handlar om upplevelsen kring måltiden. Metoden ska ge ökad kännedom om vikten av måltidens betydelse utifrån smak, miljö och sociala perspektiv. Under senhösten 2014 började resultat märkas och fortsätter nu att utvecklas. Medarbetarna har utbildning i BPSD som är ett register att ta stöd av för att kartlägga och identifiera Beteendemässiga och Psykiska Symtom vid demens. Bedömningar och registreringar har gjorts under Metoden ger en handlingsplan per brukare utifrån behov. Syftet är att genom medvetenhet om symtomen minska BPSD och lidandet som detta innebär och att genom detta öka livskvalitén för personen med demenssjukdom. För BPSD - Svenskt register för Beteendemässiga och Psykiska Symptom vid Demens. Verksamheten har förstärkt bemanning inom biståndshandläggare, samordnare, sjuksköterskor och omvårdnadspersonal för att möta upp och förbereda inför kommande föreskrift avseende ansvar för personer med demenssjukdom och bemanning inom särskilt boende där vikt läggs vid att verksamheten ska bemanna efter brukarens behov. För att kartlägga individernas behov pågår individuella biståndsbeslut. Sjötången är så gott som klar och en tredjedel av Björntorp är klart. Socialstyrelsens föreskrift för personer med demenssjukdom och bemanning inom särskilt boende var beräknad att gälla från 2014 sedan från mars 2015 och är nu framskjuten på obestämd tid. Verksamheten arbetar vidare med individuella biståndsbeslut och genomförandeplaner. En avdelning på särskilt boende är med i förändringsarbete Förändra radikalt som utarbetat en metod vid inflyttning på särskilt boende. Rutinen innebär att personal under en kort tid (cirka timmar) flyttar in till den som kommer att flytta till särskilt boende. För att på så vis lära känna personen utifrån exempelvis behov, önskemål, intressen och drömmar. Nu pågår arbete med att rekrytera intresserade medarbetare som vill vara en del i detta och flytta in för att ta del av brukarens liv innan flytten för att ge en djupare bild av brukarens behov och önskemål. Rekrytering av medarbetare som vill arbeta med rutinen inom särskilt boende pågår. På Sjötången är tre förbättringsteam i gång och förbättrar information till anhöriga, undersöker vad som ligger bakom brukarens upplevelse av känsla av ensamhet och vilka aktiviteter brukarna önskar. Uppföljning sker i april. Intensivt arbete med strategi angående flertalet lediga lägenheter inom särskilt boende. Verksamheten har nytt HR-system och arbetar med att finna en bra hantering i systemet av stjärnturer. Framtid - Implementera nationella värdegrunden; trygghet, gott bemötande och delaktighet. - Rätt resurser på rätt plats för rätt sak- brukarfokuserat individuellt arbete. - Reflektionstid - Social dokumentation - Individuella biståndsbeslut - Specialinriktade avdelningar exempelvis Kobben som specialister på psykiska funktionsnedsättningar - Strategi för att möta varierande behov av antalet lägenheter i särskilt boende

22 - Nytt HR-system Medvind, stjärnturer - Föreskrift bemanning särskilt boende Ekonomi Total budgetavvikelse per februari tkr Åtgärder ekonomi Stänga avdelning D Björntorp, 6 lägenheter, 4 bor där. Besparing: ca tkr halvår. Riskbedömning: brukarna har egna hyreskontrakt, det kan vara svårt att få brukarna att vilja byta lägenhet, fullvärdiga lägenheter på D, enda stället på Björntorp- går inte att erbjuda en likvärdig lägenhet. Sjötången har 4 lediga lägenheter på en avdelning, tenderar bli fler. Om/när 7 lediga lägenheter finns, stänga den avdelning. Besparing: 800 tkr halvår Riskbedömning: minskat antalet lägenheter äldreboende 6+7 blir totalt 13. Minskas det för mycket finns risk för kostnad för färdigbehandlade på sjukhus. Risk finns att det blir minskad valmöjlighet i Oxelösund. Är det viktigt för brukarna?

23 Tjänsteskrivelse 1(1) Datum Dnr VON OXL2 621 v Vård- och omsorgsförvaltningen Agnetha West Vård- och omsorgsnämnden Mål och budget konsekvensbeskrivning av preliminär ram 1. Vård- och omsorgsförvaltningens förslag till beslut Vård- och omsorgsnämndens beslut Godkänna förslagen till åtgärder och konsekvenser av föreslagen ram och överlämna konsekvensbeskrivningen till mål-och budgetberedningen. 2. Sammanfattning Mål- och budgetberedningen (MBB) har tagit fram preliminära ekonomiska ramar, investeringar, mål och prioriteringar. Nämnderna har beskrivit hur man kommer att arbeta med sina verksamheter utifrån detta. Dessutom ska nivåerna på taxor och avgifter ses över. Vård- och omsorgsförvaltningen har upprättat ett förslag till konsekvensbeskrivning i enlighet med mål-och budgetberedningens anvisningar. Ramen utöver demografipengen bör kvarstå de närmsta åren för att möta nuvarande behov och för att behålla och öka kvalitet samt måluppfyllelse. Verksamheten vill bedriva fortsatt utvecklingsarbete bland annat utifrån metoderna i Leda för Resultat och Förändra radikalt tillsammans med brukare, anhöriga och medarbetare. På sikt möjliggör det mer nöjda brukare och en mer effektiv verksamhet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från Vård- och omsorgsnämnden Förslag till konsekvensbeskrivning Iréne Bengtsson Förvaltningschef Titti Kendall Områdeschef Beslut till: Mål- och budgetberedningen (för åtgärd) Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND OXELÖSUND (fax) registrator@oxelosund.se

24 Vård- och omsorgsnämndens konsekvensbeskrivning Antagen av Vård- och omsorgsnämnden

25 1. Ekonomiska ramar I anvisningarna till konsekvensanalysen står att nämnden ska beskriva vilken verksamhet som kan bedrivas utifrån preliminära ramarna enligt bilaga 5. Det är utifrån dessa ramar som konsekvensbeskrivningen är gjord. NÄMNDERNAS ANSLAG År 2016 År 2017 År 2018 RAM RAM Vilken verksamhet kan nämnden bedriva utifrån preliminär ram (jämför med nivån som bedrivs 2015): Utifrån det ekonomiska läge som Vård- och omsorgsförvaltningen har under första kvartalet 2015 krävs omfattande arbete med att göra annorlunda för att höja kvaliteten, minska sjukfrånvaron och förbättra det ekonomiska resultatet. Socialtjänsten har minskat kostnaderna i relation till standardkostnaderna under de senaste åren. Nuvarande behov av vård och behandling av barn och unga bedöms inrymmas i de preliminära ramarna. Oförutsedda och tvingande placeringar av barn och vuxna vid kostsamma institutioner är en svårprognosticerad ekonomisk risk. Evidensbaserade öppna insatser är effektivt när det gäller att förbygga placeringar. Missbrukskostnaderna har minskat vilket är ett förväntat resultat av den omorganiserade verksamheten med Oxelösunds behandlingscentrum och HVB Oliven. På lång sikt förväntas kostnaderna minska ytterligare inom missbruksområdet. Samarbetet med utbildningsförvaltningen och kultur- och fritidsförvaltningen ska fortsätta för ett bättre och samlat stöd till unga i förebyggande syfte. Särskilt boende har under 2014 minskat antalet brukare och föranleder omställningar av verksamheten under innevarande år. Det påverkar verksamheten framöver och det är angeläget att tänka långsiktigt med flexibla lösaningar för omställningar i framtiden. Utifrån den utmaning som äldreomsorgen befinner sig i är det av största vikt att de förändringsarbeten som genomförs får spridning så att verksamheternas kvalitet ökar och kostnader minskar. Förbättringsteam är i gång i vissa delar av verksamheten och andra delar förändrar radikalt. Andra möjligheter att effektivisera och förändra är genom fortsatt arbete tillsammans med brukare, anhöriga och medarbetare i förbättringsteam utveckla verksamheten. På sikt är syftet att brukarens nöjdhet ska öka samt att det då kan innebära en minskning av kostnader för verksamheten. Medarbetare som känner sig tillfreds och nöjda med sitt arbete innebär också mindre sjukfrånvaro. Ramen utöver demografipengen behöver troligen kvarstå de närmsta åren för att möta nuvarande behov och för att behålla och öka kvalitet samt måluppfyllelse. 1

26 1.2. Vilken måluppfyllelse kan uppnås utifrån preliminär ram Med det utvecklingsarbete som pågått de senaste åren finns en utvecklingspotential med ökad måluppfyllse. Det beror mest på förändrat synsätt och beteendeförändringar hos alla medarbetare i förvaltningen så bedömningen är att måluppfyllelsen kvarstår. Strävan inom samtliga verksamheter inom vård och omsorg är att brukare, anhöriga och brukarföreträdare ges möjlighet att lämna synpunkter i verksamheterna och att dessa beaktas. Ramen utöver demografipengen bör kvarstå de närmsta åren för att möta nuvarande behov och för att behålla och öka kvalitet samt måluppfyllelse. Verksamheten vill fortsätta med pågående utvecklingsarbete bland annat utifrån metoderna i Leda för Resultat och Förändra radikalt tillsammans med brukare, anhöriga och medarbetare. På sikt möjliggör det mer nöjda brukare och en mer effektiv verksamhet. Utvecklingsarbetet innebär förändringar av medarbetarnas förhållningssätt och inställning och är långsiktigt arbete vilket inte gynnas av kortsiktiga besparingar. Viktiga delar i verksamheten för att nå målen är bland annat: - tidigt identifiera barn/familjer i behov av stöd för hjälp, undvika framtida placeringar och andra insatser - behandling via behandlingscentrum med HVB ska ge ökade möjligheter till liv utan missbruk. - att utgå från individens behov vid biståndsbeslut och den enskilde ska veta vilka förväntningar de kan ha på verksamheten. - att insatserna genomförs utifrån individuella behov och med större kvalitet. - Fortsatt arbete med brukarråd och brukarmedverkan - fortsatt arbete med förbättrat bemötande och att få nöjda kunder sker genom att införa förbättringsteam i verksamheterna. - brukare och anhöriga ges möjlighet att delta vid upprättandet av genomförandeplaner och dialog förs med den enskilde kontinuerligt. - fördelning av stjärnturer utifrån möjligheten att önska sysselsättningsgrad - minskat antal delade turer i arbetspassen. - minska de höga sjuktalen hos medarbetarna - kontinuerlig kompetensutveckling inom samtliga områden - vårdteam har skapats utifrån geografiska hemvårdsområden för att öka kontinuiteten kring brukarna och den ökade kvalitet det innebär med ett mindre antal medarbetare med god kännedom om brukarna. Teamet innebär att olika kompetenser arbetar tillsammans med kunden i fokus inom det geografiska området. Vård- och omsorgsförvaltningen utför sitt arbete med allt bättre kvalité och med mer nöjda och tryggare brukare. Med fortsatt god utveckling kan det bidra till att Oxelösund ses som en positiv bostadsort där man vill växa upp, leva och åldras. Socialtjänsten har de senaste åren minskat avvikelsen från standarkostnad inom flera områden. Det finns risker med att fortsätta minska avvikelsen i motsvarande takt 2

27 framöver. Det är angeläget att följa konsekvenserna och satsa mer på förebyggande arbete innan ytterligare anpassning till standardkostnaderna kan ske. Fler nyanlända personer bosätter sig i Oxelösund vilket är en utmaning för vård- och omsorgsförvaltningen i samarbete med andra verksamheter. 2. Avgifter och taxor I bifogat dokument redovisas taxor och avgifter med förklaringar. Avgifterna styrs av socialtjänstlagen och får inte tillsammans överstiga högkostnadsskyddet som baseras på gällande prisbasbelopp. Högkostnadsskyddet motsvarar ca 5,2 timmar av avgifterna för service, hemvård, boendestöd. Det innebär att kostnadshöjning av avgifterna inte genererar någon intäktsökning. Se separat bilaga. Vid genomgången av aktuella avgifter och taxor har identifierats avgifter som kan hanteras på annat sätt än enligt nuvarande fördelning. Detta behöver ses över och troligtvis förändras. 3. Preliminära mål Mod och framtidstro I Oxelösund har vi mod och framtidstro. Det betyder att vi vågar bryta mönster och prova nya sätt att göra gott för kommuninvånarna. Vi är stolta och gör andra stolta genom att lyfta goda exempel och marknadsföra kommunen och dess verksamheter. Det vi gör vi utifrån våra ledord medborgarperspektiv, helhetssyn, dialog och tydlighet. Vård-och omsorgsnämnden ställer sig positiv till målet som ger ökat stöd i det förändringsarbete som är nödvändigt inom verksamheterna. Målet är tydligt och bra beskrivet. Nämnden har inte några ytterligare tillägg och önskemål kring målet. Det är klart och tydligt med den nya strukturen. Utifrån det pågående utvecklingsarbete i Leda för resultat och Förändra radikalt där brukarmedverkan är central föreslår nämnden att förtydliga medborgarperspektiv och ändra till medborganas perspektiv Trygg och säker uppväxt Barn och ungdomar ska känna sig trygga såväl i samhället som i de kommunala verksamheterna. I Oxelösund betyder det att alla barn och ungdomar ska nå goda studieresultat utifrån sina förutsättningar, att barn och ungdomar aktivt deltar i kultur. Och fritidsutbudet och att barn och ungdomar växer upp med trygga föräldrar i trygg och säker miljö. Inga synpunkter God folkhälsa Oxelösundarnas faktiska folkhälsa och upplevda livskvalitet ska utvecklas positivt. I Oxelösund bertyder det att invånarna ska känna delaktighet och inflytande, att

28 invånarna deltar i aktiviteter som främjar hälsa och friskvård samt lever ett självständigt liv fritt från missbruk. Inga synpunkter Trygg och värdig ålderdom Det är värdigt, tryggt och säkert att åldras i Oxelösund. I Oxelösund innebär det att äldre med behov av stöd erbjuds möjlighet att bo kvar i egen bostad och att äldre har inflytande över hur beviljade insatser uförs. Insatser till äldre ska vara av god kvalitet, individinriktade samt ges med gott bemötande. Inga synpunkter Attraktiv bostadsort Oxelösund erbjuder ett havsnära boende och en hög kommunal servicenivå. I Oxelösund innebär det att kommunen erbjuder bra barnomsorg, skola, fritid och kulturliv. Ett bra och varierat bostadsutbud finns för olika behov och åldrar. Kommunen präglas av ett positiv företagsklimat som gör det enkelt att starta, driva och utveckla företag. Infrastrukturen håller god kvalitet och upplevs välfungerande. Inga synpunkter Hållbar utveckling Oxelösunds kommun tar ansvar för att långsiktigt säkra resurser för framtiden och för kommande generationer. I Oxelösund innebär det att kommunens ekonomi är stabil, att kommunen är en attraktiv arbetsgivare och att kommunen arbetar aktivt för att möta samhället krav inom miljöområdet. Förslag till komplettering: I Oxelösund arbetar vi för ökad integration så att minst 50 procent av alla nyanlända har egen försörjning inom etableringsperioden föreslås som ett område i kommande arbete med målformulering. 4

29 Bilaga 7: Segregation/integration/inkludering Bakgrund Kommunstyrelsen beslutade att ge kommunchefen i uppdrag att ta fram en kommunövergripande integrationsplan för att underlätta integrationen för nyanlända i Oxelösunds kommun. Förslag till Integrationsplan Att möta nyanlända i Oxelösund är framtagen i samverkan med tre grupper nyanlända som varit bosatta olika lång tid i Oxelösund. Planen presenterar vad de nyanlända själva tycker är viktigast för att få ett bra liv i Sverige. Integrationsplanen föreslås bestå av två delar. Del ett som presenteras för kommunstyrelsen i april 2015 innehåller förslag på vision och mål samt förslag på att ta fram del två vilket är en kompletterande åtgärdsplan. Förslag till vision: Alla nyanlända i Oxelösund ska kunna utvecklas optimalt utifrån sina förutsättningar. Alla ska känna sig delaktiga, behövda och ha möjlighet att behålla sin identitet och skapa sig ett bra liv Förslag till mål: I Oxelösund arbetar vi för en ökad integration så att minst 50 procent av alla nyanlända har egen försörjning inom etableringsperioden (2 år). Ekonomi-mål-uppdrag I förslag till kommunövergripande integrationsplan - Att möta nyanlända i Oxelösund föreslås att samtliga nämnder och styrelser ska ta ansvar för att främja integration och inkludering. Om integrationsplanens mål I Oxelösund arbetar vi för en ökad integration så att minst 50 procent av alla nyanlända har egen försörjning inom etableringsperioden inte uppnås finns risk att de statliga ersättningarna för flyktingmottagande inte kommer att vara tillräckliga. Det kan då uppstå behov av ökade resurser inom samtliga nämnder och styrelser. Uppföljning av integrationsplanens mål föreslås ske löpande i delårs- och helårsrapporter utifrån kommunmålen. Målet I Oxelösund arbetar vi för ökad integration så att minst 50 procent av alla nyanlända har egen försörjning inom etableringsperioden föreslås som ett område i kommande genomlysning av kommunens verksamheter. Effekter av gemensamt arbetssätt för ökad integrering Integrationsplanen kompletteras med en del 2 i form av en åtgärdsplan. Åtgärdsplanen planeras innehålla konkreta aktiviteter inom områden som är viktiga för de nyanlända. När integrationsplanen med åtgärder och aktiviteter implementeras i kommunens alla förvaltningar och i kommunbolagen kommer det att leda till att nyanlända ges 5

30 förutsättningar att känna sig delaktiga, har möjlighet att försörja sig själva och skapa sig ett bra liv i Oxelösund. Nyanlända blir värdefulla för att säkra personaltillgången inom de kommunala verksamheterna Tidplan för genomförande Integrationsplanen beslutas av kommunstyrelsen under

31 Nya nationella riktlinjer för missbruks- och beroendevård 1. Bakgrund År 2007 publicerades de första nationella riktlinjerna för missbruks- och beroendevården av Socialstyrelsen. Socialstyrelsens arbete pågår med att revidera dessa riktlinjer med anledning av att nya behandlingsmetoder introducerats. Den preliminära versionen av de reviderade riktlinjerna publicerades under mars 2014 och synpunkter på den preliminära versionen kunde lämnas till socialstyrelsen fram till 19 juni Slutversionen av de nya riktlinjerna beräknas att presenteras den 21 april 2015 av socialstyrelsen. De områden som kommer att tas upp i de nya riktlinjerna är: Bedömningsinstrument Medicinska test Läkemedelsbehandling och psykosocial behandling vid samsjuklighet Psykosocial behandling för ungdomar 2. Hur arbetar vi inom missbruksvården i Oxelösunds kommun? Vi arbetar med utgångspunkt från riktlinjer som togs fram av Socialstyrelsen år Vår målsättning är att genomföra ASI vid de flesta utredningar som genomförs på brukare med missbruksproblematik. Inom behandlingsdelen arbetar vi med evidensbaserade behandlingsmetoder som MI (motiverande samtal), KBT (kognitiv beteende terapi), ÅF (återfallsprevention), 12-stegs metoden samt CAP (cannabisprogram). Vi utgår från individens behov när vi upprättar en behandlingsplan. Utifrån behandlingsplanen genomförs en genomförandeplan tillsammans med brukaren. 3. Vilka förändringar behöver vi göra utifrån de nya riktlinjerna? Utbildning kommer att behövas för personal inom den kommunala öppenvården och socialsekreterare som utreder hjälp- och behandlingsbehov hos personer med missbruksproblematik. Personal vid enheterna barn/unga, vuxen, samt ekonomiskt bistånd inom området USO (utredning, stöd och omsorg) kommer att beröras. Socialstyrelsen rekommenderar att man använder AUDIT oh DUDIT för att tidigt upptäcka alkohol- och narkotikaproblematik. Detta arbetssätt kommer att införas i samband med att de nya riktlinjerna implementeras. Det kommer inte att medföra någon större kostnad för att personalen ska kunna utföra dessa bedömningsinstrument. Vid missbruk eller beroende av alkohol/narkotika rekommenderar de nya riktlinjerna i första hand motivationshöjande behandling (MET), Kognitiv beteendeterapi (KBT), Community Reinforcement Approach (CRA) eller 12-stegs behandling eftersom dessa metoder har bästa bevisade effekt. Vi kommer i första hand att utbilda personal i CRA samt MET som är de metoder som vi saknar idag. För de övriga metoderna finns viss personal som har utbildning. 7

32 Ett arbete har påbörjats inom enheten barn/unga för att få en tydlighet i hur vi ska arbete på ett rättsäkert sätt framåt utifrån det som framkommit i den PWC-rapport som tidigare redovisats i Vård- och omsorgsnämnden. I samband med detta arbete kommer vi att under våren 2015 starta förbättringsteam enligt modellerna leda för resultat samt förändra radikalt. Syftet är att enheterna inom USO ska arbeta närmare varandra än vad som sker i dag. I de reviderade nationella riktlinjerna framgår att man ska öka samverkan för att det ska gynna våra brukare på ett mer effektivt sätt. 4. Kostnads beräkning Initialt uppkommer kostnader för utbildning av personal i de nya behandlingsmetoderna där kostnaden beräknas uppgå till 10 tkr per person. Total beräknad kostnad är cirka 100 tkr under tre års tid och beräknas rymmas inom den preliminära ramen. 5. Tidsplan för genomförande Utbildningarna genomföras successivt under perioden

33 Föreskrifter äldreomsorgen Svar på: Ny info om att socialstyrelsens riktlinjer inte genomförs. I befintlig budget finns ett anslag på 4,5 mkr. Ligger nivån 4,5 mkr rätt utifrån den nya informationen? Bakgrund nationellt Socialstyrelsen har de senaste åren genomfört tillsyner i särskilt boende granskades 48 kommuner och 2011 genomfördes ytterligare en tillsyn som omfattade 168 särskilda boenden. Resultatet av granskningarna visade att bemanningen och personalens kompetens inte alltid vilar på ett planerings- och styrningssystem. Tillsynen visar också att många äldre inte upplever att de har en meningsfull tillvaro i det särskilda boendet. Bland annat saknas möjligheter till individuellt anpassade sysselsättningar som t.ex. ett samtal eller en promenad. Under 2014 genomförde Inspektionen för vård och omsorg (IVO) en tillsyn i syfte att granska socialnämndernas arbete med att tillgodose de äldres behov av stöd och hjälp i särskilt boende med utgångspunkt från det ansvar som följer av Socialtjänstlagen. Tillsynen visar bland annat att det uppdrag och den information om den äldres behov av service och omvårdad som nämnden överlämnar till boendena ofta är otydliga och ofullständiga. Biståndsbesluten anger inte vilken service och omvårdnad som ska tillgodose den äldres behov. Utifrån dessa tillsyner sammanställde Socialstyrelsen ett utkast på föreskrifter och allmänna råd om ansvaret för äldre personer och bemanning inom särskilt boende -rad-bemanning.pdf. Först föreslogs dessa gälla endast personer med demenssjukdom för att sedan gälla samtliga brukare inom särskilt boende. Förslaget återremitterades och sköts på framtiden. Bakgrund lokalt I budget 2014 riktades tkr till Vård- och omsorgsnämnden för att möjliggöra en förberedelse på att möta de direktiv som bemanningsföreskriften föreslog. Del av medlen har använts till att utöka biståndshandläggar-, rehabiliterings- och sjuksköterskeresurs för att möjliggöra individuella biståndsbeslut. Vård- och omsorgsförvaltningen har under 2014 påbörjat arbetet med individuella biståndsbeslut på särskilt boende. I mars 2015 har samtliga brukare på Sjötångens äldreboende individuella biståndsbeslut och cirka en tredjedel av brukarna på Björntorp har det. Biståndsbesluten utgår från brukarens behov och önskemål och beslutet bryts sedan ner i en genomförandeplan. Under 2015 kommer samtliga brukare på särskilt boende att ha individuella biståndsbeslut. Där brukarna har individuella biståndsbeslut framkommer vilka behov brukaren har och utifrån en skälig levnadsnivå anges vilka insatser brukaren har rätt till med angivelse om bedömd tidsåtgång till detta. Utifrån biståndsbesluten kan sedan personalresurs fördelas utifrån behov. I budget är behovet framräknat med 0,6 årsarbetare per brukare och för brukare med demens 0,65 årsarbetare. I Sörmland finns ett länsgemensamt program för vård och omsorg av demenssjuka som framarbetats med utgångspunkt från Socialstyrelsens nationella riktlinjer. I programmet anges metoden BPSD (Beteendemässiga och Psykiska Symtom vid Demens) som en viktig del i omvårdnadsarbetet med brukarna. Efter multiprofessionell kartläggning upprättas en vårdplan som omfattar medicinska, specifika omvårdnads- och sociala 9

34 åtgärder. Syftet med registret och metoden är att ge brukaren ökad livskvalité. Oxelösunds kommun är med i det länsgemensamma programmet och arbetar för måluppfyllelse på samtliga punkter. Hösten 2014 beslutade Vård- och omsorgsnämnden att införa ÄBIC (Äldres Behov I Centrum) vilket innebär att det är individens behov som anger insatsens utformning att jämföra med att brukaren får sina behov tillgodosedda utifrån vilka insatser verksamheten erbjuder. Detta är en mer rättssäker myndighetsutövning och ger en mer sammansatt bild av behovet till de som ska verkställa brukarens insatser. Den nationella värdegrunden för äldreomsorgen som Allmänt råd av Socialstyrelsen antogs Rådet gör gällande att socialtjänstens omsorg om äldre ska inriktas på att äldre personer får leva ett värdigt liv och känna välbefinnande. I det beskrivs att privatliv och integritet ska respekteras och att den äldre bland annat själv får bestämma om hur besök går till samt om den kroppsliga omsorgen. För Oxelösunds Vård- och omsorgsförvaltning innebär det att insatserna som ges måste vara individuellt utformade utifrån brukarens perspektiv och behöver bedömas multiprofessionellt. Ett multiprofessionellt team innebär biståndshandläggare, arbetsterapeut och sjuksköterska samt kontaktpersonal. Det kan i en initialfas innebära en fördyrande bedömning men säkrar att brukarens behov får rätt bedömning som också blir kommunicerad direkt till kontakpersonalen. Nuläge Socialstyrelsens förslag till föreskrift och allmänna råd om bemanning på särskilt boende kvarstår. SKL (Sveriges Kommuner och Landsting) vill inte detaljstyra bemanningen. SKL anger att arbetet med bemanningen ska systematiskt kvalitetssäkras och givetvis ska det finnas bemanning dygnet runt. Beslutet om den nya föreskriften är enligt en ny förordning beroende av regeringens medgivande. Regeringen kommer att behandla ärendet först efter att de fått en sammanställning av remissynpunkterna. Socialstyrelsen bedömer därför att det inte längre finns tidsmässiga förutsättningar för att föreskriften ska kunna träda ikraft den 31 mars 2015 som tidigare planerat. Datum för ikraftträdande kan meddelas först efter att regeringen har beslutat i frågan om medgivande. SKL (Sveriges Kommuner och Landsting) meddelar den att regeringen aviserat fortsatt dialog kring socialstyrelsens önskemål om ökad bemanning. Möjligheter De metoder som ingår i Leda för resultat inkluderar brukare, anhöriga och medarbetare för att göra brukarna mer nöjda med sitt boende. Beskrivning av insats och beräknad kostnad Personalbehov beräknad kostnad: 1 Biståndshandläggare 500 tkr. Utökningen av tjänst bidrar till att genomföra de individuella biståndsbesluten i Säbo samt när det är slutfört genomföra det kontinuerligt på alla beslut och kunna göra uppföljningar på besluten. 10

35 2 sjuksköterskor 1000 tkr. Sjuksköterskorna ska delta i samtalen kring individuella beslut med fördjupande perspektiv på omvårdnad och medicinska behov belyses. 1 arbetsterapeut 500 tkr. Delta med fördjupande perspektiv på aktiverande och rehabiliterande förhållningssätt i besluten. Samordnare 450 tkr. Ska bidra till en bättre samordning av utnyttjandet av personalresursen i hela Säbo. Viktig förutsättning för att snabbt kunna styra om vid utökade behov hos brukare inom olika sektioner men också vid minskade behov. Omvårdnadspersonal 2050 tkr, ca 5 åa, fördelat på ca 140 brukare blir ca 3,6% ökad tid per brukare. Ska ge förutsättningar att tillgodose ökade omvårdnadsbehov som höjer kvaliteten på omvårdnaden och ge en ökad nöjdhet hos brukare och anhöriga. Analys Mål som anges av KF i Oxelösund beskriver att äldre upplever att de har en god livskvalitet och att insatser till äldre skall vara av god kvalité, individinriktade samt ges med gott bemötande. VON:s mål anger att insatser till äldre skall vara av god kvalité, individinriktade samt ges med gott bemötande. Insatserna ska utföras med ett bra bemötande. Därutöver finns målen god vård i livets slut och förebyggande av risker samt minskning av vårdrelaterade infektioner. I brukarundersökningen Vad tycker våra äldre om äldreomsorgen rankar Oxelösunds värden bland de lägsta i landet. I kommunens Genomlysningsrapport, 2015, blir slutsatserna för särskilt boende att brukarnas delaktighet behöver öka bland annat genom brukarråd och upprättande av genomförandeplaner i ökad utsträckning. Miljön inomhus såväl som utomhus behöver förbättras samt aktiviteter önskade från brukarna behöver ökas. För att åstadkomma en förändring för äldreomsorgen i sin helhet måste inställningen till det avancerade uppdraget som denna verksamhet innebär baseras på individens fysiska, psykiska, sociala, andliga och kulturella aspekter. Det innebär ett stort arbete med utbildningsinsatser bland annat inom värdegrund och ÄBIC och möjligheter till reflektion kring betydelsen av detta för det egna arbetet. Förbättringsteam bör implementeras i alla verksamheter för att medarbetarnas delaktighet och brukarengagemanget som utvecklingsmetod ska förankras. För att frigöra personal för att möjliggöra utbildning och reflektion åtgår medel i ökad utsträckning. På sikt är syftet att brukarens nöjdhet ska öka men också att det då kan innebära en minskning av kostnader för verksamheten. Medarbetare som känner sig tillfreds och nöjda med sitt arbete innebär också mindre sjukfrånvaro. 11

36 Tjänsteskrivelse 1(3) Datum Dnr VON OXL2 621 v Vård- och omsorgsförvaltningen Ingela Mindemark Vård- och omsorgsnämnden Behovs- och riskanalys gällande behörighetstilldelning i verksamhetssystemet Treserva och Nationell patientöversikt (NPÖ) 1. Vård- och omsorgsförvaltningens förslag till beslut Vård- och omsorgsnämndens beslut 1. Fastställa Behovs- och riskanalys gällande behörighetstilldelning för patientjournal i Treserva samt sammanhållen journalföring i Nationell patientöversikt (NPÖ), daterad Fastställa Behovs- och riskanalys gällande behörighetstilldelning för dokumentation i Treserva (icke legitimerad personal) daterad Upphäva fastställande av Riktlinjer för kontroll av åtkomst till patientuppgifter och behörighetstilldelning i Nationell patientöversikt (NPÖ), VON Godkänna information om Rutiner för informationshantering, journalföring och behörighetstilldelning till patientjournal i Treserva och sammanhållen journalföring i Nationell patientöversikt (NPÖ), legitimerad personal, daterade Godkänna information om Rutiner för kontroll av åtkomst till patientuppgifter i Treserva och sammanhållen journalföring i Nationell patientöversikt (NPÖ), legitimerad personal daterade Sammanfattning Inom vård och omsorgsförvaltningens äldreomsorg och funktionsstöd dokumenteras handläggning, beslut, verkställighet och hälso- och sjukvård i verksamhetssystemet Treserva. Var och en som är anställd har en skyldighet att vara informerad om vilka behov en brukare/patient har och vad som ska utföras. Dessutom ska allt som planeras och utförs dokumenteras. Detta kräver att all personal har tillgång till de brukare/patienter som de kan behöva läsa eller dokumentera om. De flesta anställda arbetar inom flera enheter. Systemadministratörer lägger in behörigheter i Treserva efter behovs- och riskanalys av enhetschef. Det är svårt att förändra behörigheterna med kort varsel utanför kontorstid. Därför bedömer vård och omsorgsförvaltningen att behörigheterna bör blir mer omfattande och följas upp med noggranna loggkontroller och därtill hörande åtgärder vid misstänkt eller konstaterad otillbörlig åtkomst. All personal ska informeras om vilka regler och rutiner som gäller, att loggkontroller sker och konsekvenser vid misstänkt och konstaterad otillbörlig åtkomst. För legitimerad personal (sjuksköterska, arbetsterapeut och sjukgymnast/fysioterapeut) tillkommer Nationell patientöversikt (NPÖ) där sammanhållen journalföring från många vårdgivare finns samlad. Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND OXELÖSUND (fax) registrator@oxelosund.se

37 Tjänsteskrivelse 2(3) Datum VON Ärendet Enligt Socialstyrelsen föreskrifter om informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården (SOSFS 2008:14) ska vårdgivaren ansvara för att det finns rutiner som säkerställer att hälso- och sjukvårdspersonalens och andra befattningshavares behörighet begränsas till vad som är nödvändigt för att ge en god och säker vård. Vårdgivaren ska ansvara för att varje användare tilldelas en individuell behörighet för åtkomst till patientuppgifter, som föregås av en behovs- och riskanalys. Vårdgivaren ska även ansvara för att det finns rutiner för tilldelning, förändring, borttagning och regelbundna uppföljningar av behörigheterna. Datainspektionen har våren 2014 gjort tillsyn i 18 kommuner av behörighetsstyrning och loggkontroll inom kommunal hälso- och sjukvård. Enligt Datainspektionen innebär en generös behörighetstilldelning ofta en obefogad spridning av personuppgifter och konstaterar därför att behovs- och riskanalyser har en avgörande betydelse för en väl avvägd behörighetstilldelning. Vård och omsorgsförvaltningen har därför gjort behovs- och riskanalyser gällande behörighetstilldelning i verksamhetssystemet Treserva och Nationell patientöversikt (NPÖ). Vid behovs- och riskanalysen har en riskmatris använts, där allvarlighetsgrad och sannolikhet för inträffande har beaktats. Behörighetstilldelningen ska vara sådan att personal har åtkomst till de personer de kan komma att behöva läsa eller dokumentera om. Förvaltningen har rutiner för behörighetstilldelning och loggkontroller Rutiner för förändringar och avslut av behörigheter ingår. Som otillbörlig åtkomst bedöms läsning av person-/patientuppgifter där det inte föreligger ett aktivt vårdåtagande/ärende. Undantag gäller för uppföljning av tidigare åtgärder och eftersökning av adressuppgifter/telefonnummer. 3.1 Förvaltningens ståndpunkt/motivering till beslutsförslaget Vård och omsorgförvaltningen bedömer att det innebär en större risk för att brukare/patienter inte får den vård och omsorg de har behov av än risken för att personal gör otillåtna eller obefogade åtkomster av personuppgifter. Beslutsunderlag Behovs- och riskanalys gällande behörighetstilldelning för patientjournal i Treserva samt sammanhållen journalföring i Nationell patientöversikt (NPÖ), legitimerad personal Behovs- och riskanalys gällande behörighetstilldelning för dokumentation i Treserva (icke legitimerad personal) Rutiner för informationshantering, journalföring och behörighetstilldelning till patientjournal i Treserva och sammanhållen journalföring i Nationell patientöversikt (NPÖ), legitimerad personal Rutiner för kontroll av åtkomst till patientuppgifter i patientjournal i Treserva och sammanhållen journalföring i Nationell patientöversikt (NPÖ), legitimerad personal

38 Tjänsteskrivelse 3(3) Datum VON Iréne Bengtsson Förvaltningschef Ingela Mindemark Medicinskt ansvarig sjuksköterska Beslut till: OC (FK) MAS (FÅ)

39 Datum Beteckning Riskanalys 1(2) Vård- och omsorgsförvaltningen Stab Ingela Mindemark Telefon , Behovs- och riskanalys gällande behörighetstilldelning för dokumentation i Treserva (icke legitimerad personal) I Oxelösunds kommun, inom vård och omsorgsförvaltningen, finns följande roller i verksamhetssystemet Treserva: Omvårdnadspersonal, handläggare, samordnare, enhetschef, debiteringsassistent, systemadministratör, Ansvarig chef behovs- och riskbedömer vilka behörigheter respektive personal ska ha. Ansvarig chef ska anmäla till systemadministratör vilka behörigheter en medarbetare ska ha. Enligt Datainspektionen innebär en generös behörighetstilldelning en risk för att personuppgifter sprids obefogat. Identifierade behov: 1. Handläggare täcker för varandra vid frånvaro, gäller både SoL och LSS 2. Enhetschefer täcker för varandra vid frånvaro inom de olika lagområdena 3. Omvårdnadspersonal har behov av att komma åt dokumentation och dokumentera på de vårdtagare som finns på de enheter/sektioner/avdelningar de tjänstgör 4. Systemadministratörer utbildar i Treserva och bistår med support Identifierade risker: 1. Medarbetare är inte informerad om loggkontroller 2. Loggar kontrolleras ej 3. Om handläggare/enhetschefer inte har tillgång till alla vårdtagare där det finns ett ärende och behov av tillgänglighet uppstår när systemadministratör inte är i tjänst kan stora risker för säkerheten uppstå. 4. Om vårdpersonal ej har behörighet till rätt vårdtagare finns risk för att man ej dokumenterar, ej läser och inte arbetar efter brukarens behov. Risk finns också för att medarbetare ber någon annan att dokumentera i sitt ställe. 5. Risk att personal läser information om personer där de ej har ett aktivt ärende Postadress Oxelösunds kommun Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax (vxl) (fax) Webb/E-post kommun@oxelosund.se Org.nr

40 Sannolikhet för inträffande Datum Beteckning 2(2) Riskmatris Allvarlighetsgrad Katastrofal(4) Betydande(3) Måttlig (2) Mindre (1) Mycket stor (4) Stor (3) Liten (2) Mycket liten(1) Riskanalys Risk 1: Mycket liten sannolikhet (1) mindre allvarlig konsekvens(1) = 2 Risk 2: Måttlig sannolikhet (2) mindre allvarlig konsekvens(1) = 3 Risk 3: Mycket stor sannolikhet (4) betydande konsekvens(3) = 12 Risk 4: Mycket stor sannolikhet (4) betydande konsekvens(3) = 12 Risk 5: Liten sannolikhet (2) katastrofal konsekvens (4) = 8 Beslut Handläggare får tillgång till alla ärendetyper. Enhetschefer får tillgång till ärendetyper inom verksamhetsområdet. Omvårdnadspersonal får tillgång till brukare på de enheter där de tjänstgör, enhetschef beslutar. Systemadministratör får tillgång till brukare på de enheter som de ansvarar för, enhetschef beslutar. Postadress Oxelösunds kommun Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax (vxl) (fax) Webb/E-post kommun@oxelosund.se Org.nr

41 Datum Beteckning Riskanalys 1(3) Vård- och omsorgsförvaltningen Stab Ingela Mindemark Telefon , Behovs- och riskanalys gällande behörighetstilldelning för patientjournal i Treserva samt sammanhållen journalföring i Nationell patientöversikt (NPÖ), legitimerad personal I Oxelösunds kommun, inom vård och omsorgsförvaltningen, finns för närvarande 20 sjuksköterskor, 4 arbetsterapeuter och 4 sjukgymnaster (fast anställda). Tillkommer några (ca 5) timanställda sjuksköterskor. Tidigare rutin har varit att samtliga legitimerade befattningshavare har haft tillgång till alla patienter som har en patientjournal. Övriga personalkategorier har inte tillgång till patientjournaler. Undantag gäller undersköterskor med särskild delegering att bistå sjuksköterskor, främst sommartid. Studenter inom legitimationsyrken förekommer också i verksamheten. Medicinskt ansvarig sjuksköterska (Mas) och systemadministratörer (som är legitimerade sjuksköterskor) har också tillgång till alla patientjournaler. Behörighetstilldelningen styrs på roller. Enhetschef för legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal ska göra behovs- och riskanalys för varje användare samt meddela systemadministratör vilken behörighet användaren ska ha. Endast legitimerad personal har tillgång till Nationell patientöversikt (NPÖ). Enligt Datainspektionen innebär en generös behörighetstilldelning en risk för att patientuppgifter sprids obefogat. Identifierade behov: 1. Sjuksköterskor arbetar över hela kommunen kvällar och nätter 2. Sjuksköterskor täcker varandras områden vid frånvaro 3. Arbetsterapeuter och sjukgymnaster täcker varandras områden vid frånvaro 4. Medicinskt ansvarig sjuksköterska ansvarar för journalgranskning 5. Systemadministratörer utbildar i Treserva och bistår med support Postadress Oxelösunds kommun Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax (vxl) (fax) Webb/E-post kommun@oxelosund.se Org.nr

42 Sannolikhet för inträffande Datum Beteckning 2(3) Identifierade risker: 1. Medarbetare är inte informerad om loggkontroller 2. Loggar kontrolleras ej 3. Om leg personal inte har tillgång till alla patienter där det finns ett vårdåtagande och behov av tillgänglighet uppstår på icke kontorstid (när systemadministratör inte är i tjänst) kan stora risker för patientsäkerheten uppstå 4. Risk att leg personal läser information om patienter där de ej har ett aktivt vårdåtagande Riskmatris Allvarlighetsgrad Katastrofal(4) Betydande(3) Måttlig (2) Mindre (1) Mycket stor (4) Stor (3) Liten (2) Mycket liten(1) Riskanalys Risk 1: Mycket liten sannolikhet (1) mindre allvarlig konskevens (1) = 2 Risk 2: Mycket liten sannolikhet (1) mindre allvarlig konsekvens (1) = 2 Risk 3: Mycket stor sannolikhet (4) betydande allvarlighetsgrad (3) = 12 Risk 4: Liten sannolikhet (2) betydande allvarlighetsgrad (3) = 12 Beslut Risken bedöms som större för betydande risker för patientsäkerheten om legitimerad personal inte kommer åt patientjournalen för alla patienter. Legitimerad personal får tillgång till samtliga patientjournaler i Treserva och NPÖ. Undersköterskor med särskild delegering som bistår leg sjuksköterskor får bara tillgång till patientjournaler i Treserva på de enheter de tjänstgör. Medicinskt ansvarig sjuksköterska ansvarar för att journaler förs i den omfattning som föreskrivs i patientdatalagen och kontrollerar att lagen följs. Därför får Mas tillgång till alla patientjournaler i Treserva. Postadress Oxelösunds kommun Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax (vxl) (fax) Webb/E-post kommun@oxelosund.se Org.nr

43 Datum Beteckning 3(3) Systemadministratör av patientjournalen i Treserva får tillgång till samtliga patientjournaler för att kunna bistå med support. Studenter får samma behörighet som sin handledare. Ingela Mindemark Medicinskt ansvarig sjuksköterska Postadress Oxelösunds kommun Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax (vxl) (fax) Webb/E-post kommun@oxelosund.se Org.nr

44 Dokumenttyp Fastställd av Beslutsdatum Reviderat Rutiner (Riktlinjer Hälso- och sjukvård 6:1) Mas Dokumentansvarig Förvaring Dnr Mas Ingela Mindemark Mas Dokumentinformation Ersätter Riktlinjer för informationshantering och journalföring Rutiner för informationshantering, journalföring och behörighetstilldelning till patientjournal i Treserva och sammanhållen journalföring i Nationell patientöversikt (NPÖ), legitimerad personal Nedanstående lagar, förordningar föreskrifter och allmänna råd ligger till grund för omvårdnadsdokumentationen. 2008:355 Patientdatalagen (PDL) SOSFS 2008:14 Socialstyrelsens föreskrift om informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården SOSFS 2011:9 Socialstyrelsens föreskrifter om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete 2010:659 Patientsäkerhetslagen (PSL) 2010:1369 kap 7 3 Patientsäkerhetsförordningen 2009:400 Offentlighets och sekretesslagen (OSL) 1982:763 Hälso och sjukvårdslagen (HSL) SKL:s gallringsråd nr , Bevara och gallra När ska en patientjournal föras? Vid vård av patient inom hälso- och sjukvården ska patientjournal föras. Patientjournal ska föras för varje patient och får inte vara gemensam för flera patienter. Med vård avses även undersökning och behandling. Vad avses med patientjournal och journalhandling? Med patientjournal avses de anteckningar som görs och de handlingar som upprättats eller inkommer i samband med vården och som innehåller uppgifter om patientens hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden och om vårdåtgärder. Som journalhandling anses framställningen i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniska hjälpmedel. Rutiner för journalföring Det ska finnas rutiner för hur patientuppgifterna ska dokumenteras i patientjournalen. Rutinerna för dokumentation av patientuppgifter ska säkerställa att uppgifterna så långt som möjligt dokumenteras med hjälp av nationella begrepp och termer, klassifikationer och övriga kodverk. Rutinerna för dokumentation av patientuppgifter ska även säkerställa att patientjournalen kan utgöra ett underlag för uppföljning av vårdens resultat och kvalitet. Se Rutiner för dokumentation i patientjournal i Treserva Syftet med en patientjournal En patientjournal ska innehålla de uppgifter som behövs för en god och säker vård av patienten. Uppgifterna ska föras in i journalen så fort som möjligt. En vårdplan ska utformas snarast. Varje uppgift i patientjournalen ska utformas så att patientens integritet respekteras. En komplett patientjournal ska förutom sjuksköterskans dokumentation innehålla både arbetsterapeutens och sjukgymnastens dokumentation. En patientjournal ska vara ett stöd för den eller de personer som svarar för

45 patientens behandling, så att patienten får en god och säker vård. Patientjournalen ska utgöra underlag för bedömning av åtgärder som skall vidtas av dem som inte tidigare träffat patienten t ex. jourhavande läkare, avlösande sjuksköterska. Patientjournalen ska vara ett instrument i kvalitetssäkringsarbetet. Patientjournalen ska utgöra underlagsmaterial vid tillsyn och kontroll. Patientjournalen ska kunna ge patienten insyn i den vård och behandling hen erhållit. De patientjournaler som läkaren skriver vid vård och behandling av enskilda är landstingets journaler. Kommunens hälso- och sjukvårdspersonal får inte göra anteckningar i den. En patientjournal ska alltid innehålla: 1. uppgifter om patientens identitet och kontaktuppgifter 2. väsentliga uppgifter om bakgrunden till vården 3. uppgifter om ställd diagnos, aktuellt hälsotillstånd och medicinska bedömningar 4. väsentliga uppgifter om vidtagna och planerade åtgärder 5. uppgifter om ordinationer 6. uppgifter om förskrivningsorsak vid ordination av läkemedel 7. resultat av undersökningar/behandlingar 8. uppgifter om överkänslighet för läkemedel eller vissa ämnen 9. uppgifter om vårdhygienisk smitta 10.uppgifter om information som givits till patient och om ställningstagande som gjorts i fråga om behandlingsalternativ och om möjlighet till förnyad medicinsk bedömning Patientjournalen ska vidare innehålla uppgift om vem som har gjort en viss anteckning i journalen och när anteckningen gjordes. En journalanteckning ska signeras av den som svarar för uppgiften. Hur ska patientens integritet respekteras? Varje uppgift i en journalhandling som upprättats inom hälso- och sjukvården ska utformas så att patientens integritet respekteras. Om en patient anser att en uppgift i patientjournalen är oriktig eller missvisande, ska det antecknas i journalen. Vilket språk skall användas? De journalhandlingar som upprättats inom hälso- och sjukvården ska vara skrivna på svenska språket, vara tydligt utformade och så lätta som möjligt att förstå för patienten. Hur rättar man/ tar bort journaltext? Uppgifter i en journalhandling får inte utplånas eller göras oläsliga i andra fall än efter Socialstyrelsens beslut, när ansökan om förstörelse gjorts av patienten eller någon annan som omnämns i journalen. Vid rättelse av en felaktighet ska det anges när rättelsen har skett och vem som gjort den. Vad är det som gäller vid hantering, förvaring, utlåning och kopiering? Varje journalhandling ska hanteras och förvaras så att obehöriga inte får tillgång till den. Om en journalhandling eller en avskrift eller en kopia av handlingarna har lämnats ut till någon ska det antecknas i patientjournalen vem som har fått handlingen, avskriften eller en kopia och när denna har lämnats ut. Hur länge ska journalhandlingar bevaras? En journalhandling ska bevaras i minst tio år efter det att den sista uppgiften fördes in i handlingen. Vilka är skyldiga att föra journal? Skyldig att föra patientjournal är den som inom hälso- och sjukvårdens område har legitimation eller särskilt förordnade att utöva visst yrke Var och en som för patientjournal svarar för sina uppgifter i journalen. Den som enligt ovan är skyldig att föra journal ska på begäran av patienten utfärda intyg om vården. 2

46 Bestämmelser om inre sekretess och elektronisk åtkomst inom en vårdgivares verksamhet. Ansvar för informationssäkerhet Vårdgivaren ska ansvara för att det finns en informationssäkerhetspolicy som ska säkerställa att patientuppgifter i vårdgivarens dokumentation är tillgänglig, riktiga för dem som är behöriga samt att obehöriga inte ska kunna komma åt patientuppgifterna. Informationssystemet ska ha möjlighet till spårbarhet, att kunna identifiera användare. Styrning av behörigheter Vårdgivaren ska ansvara för att det finns rutiner som säkerställer att hälso- och sjukvårdspersonalens och andra befattningshavares behörighet begränsas till vad som är nödvändigt för att ge en god och säker vård. Endast den som arbetar hos en vårdgivare och deltar i vården av patienten eller av annat skäl behöver uppgifterna för sitt arbete inom hälso- och sjukvården ska ha tillgång till journaluppgifterna. Vårdgivaren ska ansvara för att varje användare tilldelas en individuell behörighet, för åtkomst till patientuppgifter, som föregås av behovs- och riskanalys. Vårdgivaren ska även ansvara för att det finns rutiner för tilldelning förändring, borttagning och regelbundna uppföljningar av behörigheterna. Kontroll av åtkomst av patientuppgifter Se Rutiner för kontroll av åtkomst till patientuppgifter i Treserva och sammanhållen journalföring i Nationell patientöversikt (NPÖ), legitimerad personal Verksamhetschefens ansvar Verksamhetschefen ska ansvara för: - uppföljning av patientuppgifternas kvalitet och ändamålsenligheten - att utdelade behörigheter för åtkomst till patientuppgifter är ändamålsenliga och förenliga med hälso- och sjukvårdspersonalens och andra befattningshavares aktuella arbetsuppgifter - att hälso- och sjukvårdspersonalen och andra befattningshavare är informerade om de bestämmelser som gäller för hantering av patientuppgifter - uppföljning av informationssystemets användning genom regelbundna kontroller av loggarna Medicinskt ansvarig sjuksköterskas (Mas) ansvar Medicinskt ansvarig sjuksköterska i kommunen har ett övergripande ansvar för att se till att bestämmelserna i lagar och föreskrifter följs. Här ingår ansvar för att journaler förs i den omfattning som föreskrivs i patientdatalagen Ansvarar för att journalgranskning utförs. Hälso- och sjukvårdspersonalens och andra befattningshavares ansvar Den hälso- och sjukvårdspersonal, entreprenör, uppdragstagare eller annan som arbetar för en vårdgivare eller som slutit avtal med en vårdgivare ska: - ansvara för att personliga lösenord inte blir tillgängliga för obehöriga - ansvara för att datorer eller informationsbärare som använts inte lämnas utan att patientuppgifterna är skyddade från obehörig åtkomst - endast ta del av patientuppgifter, om han eller hon deltar i vården av patienten eller av något annat ändamål som anges i 2 kap. 4 och 5 patientdatalagen (2008:355) behöver uppgifterna för sitt arbete inom hälso- och sjukvården. 3

47 Hantering av patientuppgifter Patientuppgifterna som är dokumenterade i en patientjournal ska finnas tillgängliga på ett överskådligt sätt för den behöriga hälso- och sjukvårdspersonalen. Om en patient har motsatt sig att uppgifter görs tillgängliga för den som arbetar hos en annan vårdgivare ska det framgå att det finns spärrade patientuppgifter. Signering av utförd vård/behandling ska snarast utföras av den som svarade för uppgiften. Hantering av patientuppgifter ska säkerställa att uppgifter i patientjournalen inte kan ändras eller utplånas. Vid strykning av uppgifter ska texten ändå kunna läsas och orsaken till strykningen vara dokumenterad. Uppgifter i en patientjournal ska låsas en viss tid efter att de införts, dock senast efter 14 dagar. IT-säkerhet Oxelösunds informationssäkerhetspolicy finns på Oxman, IT-support, IT-säkerhet, Riktlinjer för IT-säkerhet i Oxelösunds kommun. Behörighetstilldelning i Treserva Enhetschef för legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal gör behovs- och riskanalys för varje användare samt meddelar systemadministratör vilken behörighet användaren ska ha via mail till treservasupport@oxelosund.se. Även förändringar i behörighet och avslut meddelas på detta sätt. Behörighetstilldelning i Nationell patientöversikt, NPÖ Ansvarig chef gör en behovs- och riskanalys före ett beslut av åtkomst till NPÖ. Ansvarig chef bedömer och beslutar sen den eventuella behörighet som respektive användare ska ha utifrån dennes arbetsuppgifter. Ansvarig chef meddelar varje ny behörighetstilldelning till medicinskt ansvarig sjuksköterska (Mas). Samtliga användare ska utbildas av Mas innan de får tillgång till NPÖ. I utbildningen ska ingå: - Genomgång av Patientdatalagen (PDL) - Rutiner för samtycke i NPÖ - Rutiner för kontroll av åtkomst till patientuppgifter i NPÖ - Praktisk hantering av NPÖ - Genomgång av ansvarsförbindelsen Användaren ska signera en ansvarsförbindelse i samband med utbildningen. Den signerade ansvarsförbindelsen godkänns av Mas och förvaras i personakten. Ingela Mindemark Mas 4

48 Dokumenttyp Fastställd av Beslutsdatum Reviderat Rutiner (Riktlinjer Hälso- och sjukvård 6:9) Mas Dokumentansvarig Förvaring Dnr Mas Ingela Mindemark Mas Dokumentinformation Ersätter Riktlinjer för kontroll av åtkomst till patientuppgifter och behörighetstilldelning i Nationell patientöversikt (NPÖ) Rutiner för kontroll av åtkomst till patientuppgifter i Treserva och Nationell patientöversikt (NPÖ), legitimerad personal Bakgrund Uppföljning och kontroll av åtkomst av patientjournal regleras i patientdatalagen (PDL, SFS 2008:355) och Socialstyrelsens föreskrifter om informationshantering och journalföring i hälsooch sjukvården (SOSFS 2008:14). Förtydligande av den praktiska hanteringen beskrivs ytterligare i Socialstyrelsens handbok till SOSFS 2008:14. Loggfunktionen och stickprovskontroll av loggar syftar till att följa upp att sekretessen efterlevs och att journaldokumentationen förvaras på ett säkert sätt med trygga rutiner för inloggning och åtkomst av journaler samt att säkerställa att tilldelning av behörigheter hanteras på ett säkert sätt till yrkeslegitimerad personal. Legitimerad personal i Oxelösunds kommun, Vård och omsorgsförvaltningen har läsbehörighet till patientuppgifter från andra vårdgivare genom sammanhållen journalföring via Nationell patientöversikt (NPÖ). Berörda vårdgivare inom NPÖ ska bistå varandra i alla ärenden som gäller misstanke om otillåten eller obefogad åtkomst till dokumentation. Denna samverkan innebär t ex gemensam aktivitetsspårning och logganalys. Samverkan gäller även efter det att avtal om tillgång till sammanhållen journal upphört avseende incidenter som inträffat under avtalstiden. Enhetschef ansvarar för att informera berörd personal om loggkontroller. Åtkomst och kontroll I 4 kap. PDL (patientdatalagen) beskrivs vad som gäller vid kontroll av elektronisk åtkomst av patientjournal. Vårdgivaren ska se till att åtkomst till sådana uppgifter om patienter som förs helt eller delvis automatiserat dokumenteras och kan kontrolleras Vårdgivaren ska göra systematiska och återkommande kontroller av om någon obehörigen kommer åt sådana uppgifter I 2 kap. (Socialstyrelsen föreskrifter om informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården (SOSFS 2008:14) beskrivs vad som gäller vid kontroll av åtkomst till patientuppgifter. Det ska framgå av dokumentationen av åtkomsten (loggarna), vilka åtgärder som har vidtagits med patientuppgifterna Det ska framgå av loggarna vid vilken vårdenhet och vid vilken tidpunkt åtgärderna har vidtagits Det ska framgå användarens och patientens identitet av loggarna Genomförda kontroller av loggarna skall dokumenteras Loggarna skall sparas i minst tio år