Intern styrning och kontroll av betalströmmar i spårvagnsprojekt M32

Transkript

1 Intern styrning och kontroll av betalströmmar i spårvagnsprojekt M32

2 INTERN STYRNING OCH KONTROLL AV BETALSTRÖMMAR I SPÅRVAGNSPROJEKT M32 2 Innehåll Inledning och läsanvisning 3 Sammanfattning 4 Bakgrund 5 Utgångspunkter i granskningen 7 Syfte 7 Metod och urval 7 Definitioner av begrepp 8 Bedömningskriterier 8 Resultat av granskningen 9 Attester 9 Andra typer av kontroller 11 Bokföring 11 Leasingkostnader 12 Underlag och dokumentation 13 Tillitsorganisering 15 Förändringar under Bedömning 18 Attest och kontroll 18 Bokföring 19 Ökad risk 19 Rekommendationer Stadsrevisionens uppdrag 21 Språkbruk och revisionstermer 21...

3 INTERN STYRNING OCH KONTROLL AV BETALSTRÖMMAR I SPÅRVAGNSPROJEKT M32 3 Inledning och läsanvisning Stadsrevisionens rapport Intern styrning och kontroll av betalströmmar i spårvagnsprojekt M32 blev klar i november månad år Till rapporten finns också ett rapportsammandrag. Rapporten handlar om intern styrning och kontroll i samband med betalningar av fakturor i spårvagnsprojekt M32. Granskningens syfte har varit att bedöma betalströmmarna i eller i anslutning till projektet med avseende på risk. Läsanvisning Vi inleder med en sammanfattning av vad vi har granskat och vad vi har kommit fram till. Därefter beskriver vi bakgrunden till granskningen och redogör för syfte, metod och de revisionskriterier som ligger till grund för våra bedömningar. På sidorna 9 till 19 följer resultatet av granskningen. Först redogör vi för iakttagelserna, därefter följer ett avsnitt där vi redogör för våra bedömningar. Sist i rapporten återfinns de rekommendationer vi riktar till berörda nämnder och bolag. Rapporten, med diarienummer 211/13, och rapportsammandraget finns tillgängliga på kommunens hemsida ( Om du vill prenumerera på stadsrevisionens rapporter, kontakta oss gärna på e-post stadsrevisionen@stadsrevisionen.goteborg.se eller på telefon

4 INTERN STYRNING OCH KONTROLL AV BETALSTRÖMMAR I SPÅRVAGNSPROJEKT M32 4 Sammanfattning Granskningens syfte har varit att riskbedöma betalströmmarna i anslutning till spårvagnsprojekt M32. Vi har granskat om hanteringen av kvitton och fakturor i projektet har motsvarat kraven på god sed och om fakturahantering och betalning skett med beaktande av rimliga krav på intern styrning och kontroll. Stadsrevisionen konstaterade i en rapport i februari 2014 att spårvagnsmodell M32 varit drabbad av relativt stora oförutsedda kostnader, vilket i allt väsentligt beror på leverantören AnsaldoBredas oförmåga att leverera funktionalitet i enlighet med ursprungsavtalet med staden. Samtidigt gjordes en del iakttagelser som ledde till bedömningen att det fanns vissa risker relaterade till den interna styrningen och kontrollen i projektet, vilket ledde fram till beslutet om en ny fördjupad granskning. Spårvagnsprojekt M32 är komplext med avseende på både uppdrag, styrning och omfattning. Ytterst ansvarar trafiknämnden för projektet, men Göteborgs Spårvägar AB har haft ett omfattande operativt ansvar och Kommunleasing i Göteborg AB (KLAB) har administrerat projektets betalningar och leasing. Stadsrevisionen slog i den första rapporten fast att risken för fel och oegentligheter ökar ju fler leden blir, och av det skälet är det viktigt med en stark intern kontroll i projekt av det slag som M32 utgör. I rapporten redovisas iakttagelser av vissa brister och fel. Följande iakttagelser utgör de mest väsentliga: Spårvagnsprojekt M32 har enligt stadsrevisionens bedömning i hög grad kommit att präglats av informella och ofta odokumenterad rutiner. Såväl uppdragsbeskrivningar, kontroller och uppföljningar uppfattar vi som i hög grad informella. Det har medfört bristande spårbarhet och dålig transparens i projektet. Beroendet av enskilda nyckelpersoner har varit mycket stort och därigenom har projektet varit alltför sårbart. Kontrollfunktionen innan beslutsattest har i perioder utförts av personer som antingen saknat tillräcklig inblick i projektet, vilket har försvagat kontrollmomentet, eller utförts av en externt anlitad person som själv varit mottagare av den aktuella betalningen, vilket ökar risken för oegentligheter. Underlag till fakturor är i flera fall bristfälliga. Vid resor framgår inte alltid syftet med resan, eller vilka personer som deltagit i olika aktiviteter. Underlag för utgifter angående måltider och övernattning saknas i vissa fall. Projektet har i hög grad anlitat konsulter. Fakturaunderlagen från konsulterna uppvisar ofta brister, vilka i något fall är så väsentliga att fakturorna inte borde ha betalats utan att kompletterande underlag krävts in. De fel eller brister som påtalas i denna rapport handlar om den interna styrningen och kontrollen. De medför att risken för felaktiga betalningar och eventuella oegentligheter ökar. Granskningen omfattar perioden 2014 fram till och med våren Under 2014 har förändringar genomförts som under året successivt stärkt den interna styrningen och kontrollen.

5 INTERN STYRNING OCH KONTROLL AV BETALSTRÖMMAR I SPÅRVAGNSPROJEKT M32 5 Bakgrund Stadsrevisionen lade i februari 2014 fram en granskningsrapport om spårvagnsmodell M32, som varit och är drabbad av flera allvarliga fel och brister. 1 Syftet med granskningen var dels att undersöka vilka eventuella kostnadsökningar problemen med M32 har gett upphov till och hur dessa i så fall har hanterats, dels att belysa hur problemen med M32 har påverkat kollektivtrafikförsörjningen i staden. I rapporten konstaterades att spårvagn M32 till följd av problemen i betydande omfattning medfört oförutsedda kostnader för Göteborgs Stad, och i förlängningen även för Västtrafik. I rapporten konstaterades också att kostnadsökningarna i allt väsentligt beror på leverantören AnsaldoBredas oförmåga att leverera funktionalitet i enlighet med det avtal som upprättats mellan AnsaldoBreda och Göteborg Stad. Sedan det första avtalet mellan Göteborgs Stad och AnsaldoBreda har sju tilläggsavtal tecknats, och förhandlingar om ett åttonde tilläggsavtal är planerade att inledas inom en relativt snar framtid. I det sjunde tilläggsavtalet tar AnsaldoBreda på sig att åtgärda de fuktskadade golven och de allvarliga rostangrepp som redan har drabbat eller kan komma att drabba bärande balkar i vagnarnas underrede samt byte av stålpaneler som bedömts vara alltför veka. Göteborgs Stad ska stå för en del av kostnaderna för golven, plus en del andra åtgärder. Skälet till det är framförallt att samtliga golv ska bytas, även de som inte är fuktskadade, och detta betraktas enligt överenskommelsen som ett tillägg till den ursprungliga beställningen. I övrigt ska AnsaldoBreda bekosta åtgärderna. I de kommande förhandlingarna om ett åttonde tilläggsavtal är avsikten att återstående fel regleras, där Göteborgs Stad hävdar att det rör sig om seriefel och att leverantören därför ska stå för kostnaderna. I den första granskningsrapporten var syftet att bedöma kostnadsriskerna ur stadens perspektiv och inte primärt att bedöma projektorganisationen för M32. Under granskningen gjordes dock en del iakttagelser som ledde till bedömningen att det fanns vissa risker relaterade till projektstyrningen och projektets interna kontroll. För det första konstaterade vi ändamålsglidning i projektet. Det innebär att projektets initiala syfte gradvis har förändrats över tid. Projektet har kommit att hantera en rad frågor som inte var aktuella eller förutsågs när projektets inleddes. Detta är inget problem i sig, men när det sker utan att den förändrade inriktningen fastställs i beslut på rätt nivå och utan klargöranden av ansvar och projektmål, får det till konsekvens att styrningen riskerar att bli otydlig. Projektplanen borde därför uppdaterats, menade vi, i syfte att tydliggöra projektets uppdrag mot bakgrund av de förändrade förutsättningarna. Det har också skett under vintern och våren 2014, varför synpunkten inte längre är lika aktuell. Den andra risken gällde den omständigheten att det är flera olika parter inblandade i projektet. Ytterst ansvarar trafiknämnden för projektet, men Göteborgs Spårvägar AB (Göteborgs Spårvägar) har haft ett omfattande operativt ansvar i projektet och 1 Göteborgs Stad, Stadsrevisionen: Granskning av spårvagn M32, Dnr 0211/13

6 INTERN STYRNING OCH KONTROLL AV BETALSTRÖMMAR I SPÅRVAGNSPROJEKT M32 6 projektledaren med ansvar för hemtagningen till Göteborg av M32 var initialt engagerad på direkt uppdrag av Göteborgs Spårvägar. Ytterligare en part har varit Kommunleasing i Göteborg AB (KLAB), som har tagit emot och betalat projektets fakturor. Dessa fakturor passerar i normalfallet trafikkontoret för kontroll och beslut innan de når KLAB. En fråga med tanke på detta är om kostnadskontrollen har varit tillräcklig. Stadsrevisionen slog i den första rapporten fast att risken för fel och oegentligheter ökar ju fler leden blir, och av det skälet är det viktigt med en stark intern kontroll i projekt av det slag som M32 utgör ett exempel på. I den första rapporten kunde inga fall av väsentliga fel eller brister konstateras och det fanns inga misstankar om bedrägerier eller andra oegentligheter. Samtidigt hade syftet i den första granskningen i första hand ett kostnadsperspektiv och var inte primärt inriktad på att kartlägga risker i betalningsströmmar och redovisningsfrågor. Stadsrevisionen bedömde dock att de risker som är förknippade med det senare är av ett sådant slag att det motiverade en särskild fördjupning. Revisorsgruppen beslutade därför i mars år 2014 att ge revisionskontoret i Göteborg i uppdrag att genomföra en utökning av granskningen av projekt M32.

7 INTERN STYRNING OCH KONTROLL AV BETALSTRÖMMAR I SPÅRVAGNSPROJEKT M32 7 Utgångspunkter i granskningen Syfte Granskningen syfte är att bedöma betalströmmarna i eller i anslutning till spårvagnsprojekt M32 med avseende på risk. Det sker på två sätt. Vi granskar och bedömer om hanteringen av kvitton och fakturor i projektet motsvarar de krav som återfinns i god sed. Därtill granskar och bedömer vi om fakturahantering och betalning sker med beaktande av rimliga krav på intern styrning och kontroll. Metod och urval Granskningen baserar sig på stickprov av bokförda poster. Vi har gjort ett strategiskt urval i syfte att få ett så heltäckande urval som möjligt med mesta möjliga variation med avseende på olika slags betalningar. Sammanlagt har 139 poster granskats. De fakturor som ligger bakom varje post utgörs ofta av en så kallad samlingsfaktura. Det är en faktura där flera underfakturor lagts samman. Stickproven är från åren 2004 fram till och med maj Tidsperioden har valts med tanke på att det inte har funnits något krav att bevara underlagen längre än tio år. 2 Ställt i relation till de sammanlagda kostnaderna för spårvagn M32 representerar de granskade posterna en ytterst liten andel av de betalningar som genomförts inom ramen för projekt M32. Men syftet har inte heller varit att ge en bild av finansiella risker i samband med projekt M32. Det har blivit belyst i stadsrevisionens första granskningsrapport om M32. 3 Syftet är istället att belysa risken för fel i samband med betalningen av fakturor. Förekomsten av risk handlar i grunden om konsekvensen av fel eller brister. När vi granskar och bedömer den interna styrningen och kontrollen handlar det ytterst om sannolikheten för negativa konsekvenser till följd av de eventuella brister vi observerar. Kartläggningen av betalningsrutinerna och den interna styrningen och kontrollen baserar sig i stor utsträckning på intervjuer med personer med arbetsuppgifter inom eller i anslutning till projektet. Vidare har det ingått i kartläggningen att bedöma i vilken utsträckning det finns ändamålsenliga och dokumenterade instruktioner eller processbeskrivningar eller annan dokumentation som fastställer redovisningsprinciper eller kontrollaktiviteter. 2 (SFS 1997:614) Lag om kommunal redovisning, 2 kap, 11. Enligt bokföringslagen (SFS 1999:1078) 2 Kap, 2, skall räkenskapsinformationen sparas i sju år. Fakturor som inkommer till ett kommunalt bolag utgör dock allmän handling, och då träder istället arkivlagens (SFS 1990:782) bestämmelser in. Enligt beslut i Regionarkivet, Tjänsteutlåtande , Dnr 71/04 67, är huvudprincipen att leverantörsfakturor bevaras i tio år. Gallring kan ske tidigare under vissa förutsättningar och bara om dokumenthanteringsplan fastställts. Krav finns att fakturor vid gallring skall skannas för digital arkivering. 3 Göteborgs Stad, Stadsrevisionen: Granskning av spårvagn M32, Dnr 0211/13

8 INTERN STYRNING OCH KONTROLL AV BETALSTRÖMMAR I SPÅRVAGNSPROJEKT M32 8 Definitioner av begrepp I rapporten förekommer två begrepp vars innebörd i just denna rapport är viktiga att förstå: Spårbarhet: innebär att fullständig information för varje steg i en processkedja finns tillgänglig. Det innebär dessutom att varje händelse av betydelse i processen är verifierbar. I föreliggande rapport utgör alla steg innan och fram till betalningen av en faktura den granskade processkedjan. Kontrollaktivitet: alla moment i en given processkedja som avser att i rimlig grad säkerställa att inga väsentliga fel eller misstag begås. Kontrollaktiviteterna ska vara systematiska och planerade, inte slumpmässiga och godtyckliga, för att motsvara kraven på god intern styrning och kontroll. Misstag eller fel innefattar i detta sammanhang även oegentliga händelser. Observera att en kontrollaktivitet även kan ha till syfte att säkerställa spårbarhet, då avsaknad av spårbarhet är att betrakta som ett väsentligt fel. Vid betalningen av fakturor utgör kontrollaktiviteterna rent konkret sådana saker som till exempel attester, uppföljning av utförda tjänster eller uppföljning och efterkontroll vid leverans av varor, genomgångar i syfte att fastställa att alla underlag finns tillgängliga, att rutinbeskrivningar och så vidare är uppdaterade, med mera. Revisionskriterier Kriterier för granskningens bedömningar är god redovisningssed och etablerade principer för intern styrning och kontroll. Kommunernas redovisningsskyldighet och vad som gäller för denna följer av lagen om kommunal redovisning 4. I denna lag fastställs bland annat att bokföring och redovisning ska fullgöras på ett sätt som överensstämmer med god redovisningssed. Den mer exakta innebörden av det senare preciseras av rådet för kommunal redovisning. När det gäller intern styrning och kontroll är stadsrevisionens bedömningar ytterst förankrade i principer som återfinns i COSO-ramverket för intern styrning och kontroll. 5 4 SFS 1997:614 5 Wikland, Torbjörn: Intern styrning och kontroll både lönsamt och säkert, Stockholm 2011;

9 INTERN STYRNING OCH KONTROLL AV BETALSTRÖMMAR I SPÅRVAGNSPROJEKT M32 9 Resultat i granskningen Attester I syfte att bedöma vilka eventuella risker som kan finnas i samband med betalströmmarna i spårvagnsprojekt M32 har vi granskat om hanteringen av kvitton och fakturor motsvarar kraven på god sed. Vi har också granskat om fakturahantering och betalning sker med beaktande av rimliga krav på intern styrning och kontroll. För att säkerställa god intern kontroll är det normala förfaringssättet när en faktura ska gå till betalning att två personer oberoende av varandra attesterar fakturan. Detta kallas tvåhandsprincipen och syftar till att minska risken för fel eller oegentligheter. Den ena attestanten brukar utföra en så kallad kontrollattest. Den andra personen, som oftast är en chefsperson, utför en så kallad beslutsattest. Kontrollattestanten ska utföra någon form av kontrollaktivitet i syfte att i rimlig grad säkerställa att den uppgivna kostnaden är korrekt. Beslutsattestanten har å sin sida mandatet att godkänna en faktura för betalning, vilket ska ske efter att kontrollattestanten utfört sin kontroll. Under de år projekt M32 pågått har rutinerna kring attest förändrats över tid och personer har kommit och gått i projektet. Beslutsattestant på trafikkontoret har oftast varit trafikdirektören, i ett par fall i våra stickprov har biträdande trafikdirektören varit beslutsattestant. Över tid har det varierat vem som gjort kontrollattester. Vi har kunnat konstatera att attesteringar inte alltid har fungerat som det är avsett. Åtminstone periodvis har ansvaret för kontrollattesten legat på personer på trafikkontoret utan egentlig inblick i projektet, och utan att dessa attestanter har haft rimliga möjligheter att söka bättre information om projektets kostnader. I dessa fall menar vi att fakturor attesterats endast i formell mening. Kontrollattesten har blivit en rutin vars enda egentliga funktion i realiteten har blivit att uppfylla de formella kraven för att en faktura ska kunna gå till betalning. I våra stickprov har vi också sett ett exempel på vad som borde ha uppfattats som en uppenbart orimlig faktura. I det aktuella fallet har fakturan passerat både kontroll- och beslutsattest, utan att förklaringar eller kompletterande underlag har begärts in från den part som ställt ut fakturan. Det visar att kontrollen inte har varit tillräcklig. Om reella kontrollaktiviteter saknas i samband med kontrollattesteringar innebär det att en grundläggande princip ej uppfylls. Principen måste betraktas som en förutsättning för god intern kontroll. När det gäller bristen på dokumenterade rutiner i samband med manuellt utförda utlandsbetalningar, kan det också noteras att vi inte funnit några attester i systemet och inte heller någon dokumenterad rutin som anger något om hur attestering i dessa fall ska gå till. När det gäller attestrutinerna vid Göteborgs Spårvägar har vi under granskningen noterat att den konsult som anlitades av Göteborgs Spårvägar - och vars uppdrag ursprungligen var att leda hemtagningen av M32 - har debiterat sitt arvode och utlägg via sitt eget konsultbolag. Det betyder alltså att konsulten upprättar fakturor som går från det egna konsultbolaget till Göteborgs Spårvägar. På Göteborgs Spårvägar har konsulten sedan i sin egenskap av projektledare utfört en kontroll av samma fakturor.

10 INTERN STYRNING OCH KONTROLL AV BETALSTRÖMMAR I SPÅRVAGNSPROJEKT M32 10 Dessa fakturor har sedan beslutsattesterats av Göteborgs Spårvägars verkställande direktör. Inom Göteborgs Spårvägar är uppfattningen att det inte är en kontrollattest utan endast en kontroll konsulten utfört. Göteborgs Spårvägar menar att det inte har funnits något krav att tillämpa tvåhandsprincipen före april Det vill säga att två personer ska attestera oberoende av varandra. Beslutsattestanten, i det här fallet Göteborgs Spårvägars verkställande direktör, har enligt Göteborgs Spårvägars uppfattning ensam attesterat fakturorna. Här blir det dock i praktiken en fråga om benämningar. Frågan blir vad som egentligen utgör en kontrollattest och inte vad det kallas. Vi har svårt att se att kontrollaktiviteten i det här fallet i praktiken skiljer sig från en kontrollattest - oavsett hur det benämns internt inom Göteborgs Spårvägar. Det är trots allt själva kontrollaktiviteten, innan fakturor godkänts för betalning, som ska bidra till god intern kontroll. Att denna kontroll av fakturor utförs av samma person som skickat fakturan till Göteborgs Spårvägar och som är mottagare av betalningen står helt klart i strid med god sed. För att undvika missförstånd om var ansvaret för den här aktuella bristen ligger vill vi understryka att det alltid är den aktuella organisationens ledning - och inte i det här fallet konsulten och projektledaren - som ansvarar för reglerna kring attest. Vi vill också understryka att vi i våra stickprov inte gjort några iakttagelser som ger oss anledning att misstänka att oegentligheter ägt rum. Vi noterar också att konsulten attesterat andra fakturor än de som avser det egna arvodet eller de egna utläggen. Sedan ett par år tillbaka har konsulten lämnat Göteborgs Spårvägar för att istället arbeta på uppdrag av trafikkontoret. I mars år 2014 togs det fram nya instruktioner för projektet vilka innebär att konsulten inte längre ska attestera fakturor. Det finns dock ett exempel i våra stickprov även efter detta där så har skett. Trots ändrade rutiner är det alltså även efter ändringen möjligt för en person utan behörighet att attestera fakturor utan att detta upptäcks och stoppas. 6 I våra stickprov har vi noterat att fakturor som avser betalningar till AnsaldoBreda i flera fall vandrat runt i systemet under lång tid innan de attesterats och betalats. Ibland har detta inneburit att fakturor betalats uppemot ett halvår efter förfallodatum. I anslutning till ovanstående vill vi framhålla att när en extern konsult eller annan extern expert anlitas till en roll som projektledare eller annan ledande roll, uppstår en rad frågor kring intern styrning och kontroll. Befogenheter och ansvar kan och bör inte påföras en extern person på samma sätt som kan ske till en anställd. Ansvarsförhållandena ser olika ut. Under alla omständigheter bör attester alltid utföras av någon anställd i det aktuella bolaget eller förvaltningen. Det är en tveksam ordning att externa personer attesterar i kommunens interna system. En annan fråga rör vilka krav stadens bolag och förvaltningar ställer på konsulter avseende offentligrättslig lagstiftning och stadens olika policydokument. För kommunen gäller bland annat LOU, stadens inköpspolicy och de ramavtal som staden har tecknat. Hur ska konsulter som företräder staden eller stadens bolag förhålla sig till dessa? I ett projekt som M32 utför 6 Den aktuella konsulten hade vid detta tillfälle lämnat Göteborgs Spårvägar och övergått att arbeta på uppdrag av trafikkontoret.

11 INTERN STYRNING OCH KONTROLL AV BETALSTRÖMMAR I SPÅRVAGNSPROJEKT M32 11 konsulten inte bara ett begränsat uppdrag, utan kan i stor utsträckning också sägas företräda staden gentemot andra externa parter. I praktiken ges konsulten en likvärdig ställning som en egen anställd, men i formell mening är konsulten en extern part i relation till staden (eller ett av stadens bolag). Vad det medför bör klargöras projekt av den typ som M32 utgör. Andra typer av kontroller Spårvagn M32 har varit och är fortfarande drabbad av många fel. Vid flera tillfällen under årens lopp har överenskommelser gjorts med framförallt AnsaldoBreda om olika typer av reparationer eller åtgärder för att komma tillrätta med fel som orsakat driftstörningar. I en del fall har AnsaldoBreda debiterat staden för dessa åtgärder. En fråga vi har ställt oss under granskningen är hur trafikkontoret och i förlängningen trafiknämnden vet att de åtgärder som betalas också har blivit utförda på ett tillfredsställande sätt? Ingen systematisk dokumentation finns där det i efterhand går att utläsa detta, och den dokumentation som eventuellt finns erbjuder inte någon lättillgänglig information. Inte heller har vi kunnat se att det finns dokumenterade rutiner eller instruktioner som anger hur en avstämning eller uppföljning ska ske efter utfört arbete. Givetvis finns kunskapen om hur åtgärderna fallit ut bland ansvariga på Göteborgs Spårvägars verkstad, men det finns inget system för hur denna information ska kommuniceras till kostnadsansvarig nämnd och förvaltning, det vill säga till trafiknämnden och trafikkontoret. De avstämningar som sker synes ske på ett muntligt och informellt plan, framförallt mellan den av Göteborgs Spårvägar på konsultbasis anlitade projektledaren och vissa personer vid Göteborgs Spårvägars verkstad, men vi har inte kunnat skapa oss en klar bild av hur detta går till då olika personer ger oss olika bilder av hur det fungerar. I sämsta fall är uppföljningen muntlig och mer eller mindre oregelbunden, i bästa fall har personer inom projektet full kontroll över detta. Men om det senare är fallet finns ändå ingen rutin eller instruktion som i rimlig utsträckning säkerställer detta. Inte heller kan en extern granskare i efterhand gå tillbaka och göra en bra uppföljning och analys - åtminstone inte utan en mycket stor arbetsinsats. Spårbarheten saknas. Bokföring Historisk har det varit en komplex redovisning runt projekt M32. Det är många gånger svårt att följa redovisningen från projektets start fram till idag eftersom det genomförts olika omstruktureringar och byten av konton. Ändrade ansvar och nya redovisningssystem har införts under den granskade perioden. Det har medfört att spårbarheten i vissa fall är bristfällig. Stadsrevisionen har i de granskade stickproven noterat ett mindre antal bokföringsfel. Sammantaget har vi i fem fall hittat felaktigt bokförda fakturor. Spårvagn M32 föregicks av en modell som går under beteckningen M31, och den kommande vagnen efter M32 har följdriktigt fått beteckningen M33. Under vår granskning på Kommunleasing i Göteborg AB (KLAB) har vi funnit att fakturor som avser både projekt M31 och M33 återfinns felaktigt bokförda i projekt M32. Vi har dessutom i ett

12 INTERN STYRNING OCH KONTROLL AV BETALSTRÖMMAR I SPÅRVAGNSPROJEKT M32 12 fall sett en faktura som avser radiosystemet TETRA 7 bokförd på projekt M32. Vi noterar i sammanhanget att fakturor som kommer in från till exempel en konsult kan avse uppdrag utförda i olika projekt. Bland fakturorna från anlitade konsulter ser vi exempel på att de olika uppdragen inte hålls isär utan faktureras gemensamt på en och samma faktura. Detta fortplantar sig sedan in i de berörda organisationernas bokföring. När en faktura slutligen kommer till KLAB har vi sett att olika projekt har hamnat på samma faktura och bokförts på projekt M32. 8 Det ska understrykas att i samtliga av de fall av bokföringsfel vi påträffat har rättningar gjorts i efterhand, om än ibland flera år senare. Eftersom vi enbart genomfört stickprov kan vi inte bedöma totalt hur stora belopp som varit felaktigt bokförda. Ställt i relation till projektets samlade kostnader torde det med största sannolikhet dock röra sig om små belopp. Trafikkontoret anlitade under våren 2014 revisionsbyrån Deloitte med uppdrag att gå igenom redovisningen för projektet i syfte att bland annat åtgärda tidigare bokföringsfel. Vi kan i våra stickprov se att sådana rättningar genomförts både i samband med Deloittes granskning men också efter tidigare genomförda interna genomgångar. Stadsrevisionen noterar att betalningar till utlandet inte kunnat genomföras i betalningssystemet Gasell, 9 varför en manuell parallell rutin tillämpats för betalningar till AnsaldoBreda i Italien. Stadsrevisionen har under granskningen inte erhållit någon dokumenterad rutinbeskrivning för detta, det vill säga en beskrivning av hur betalningarna ska gå till och hur kontrollrutiner ska utföras samt vad som ska gälla för dokumentationen. Vad vi kan bedöma är detta en informell rutin. Vi har inte i efterhand kunnat ta del av någon systematisk dokumentation som visar om det har skett någon kontrollaktivitet i anslutning till betalningen av dessa fakturor. Leasingkostnader Göteborgs Spårvägar leasar spårvagn M32 av KLAB, som är ägare. Leasingkostnaden betalas av trafikkontoret. I slutändan är det Västtrafik som står för kostnaden. I princip alla de extrakostnader som fördyrat M32 har lagts på leasingkostnaden. Enligt god redovisningssed får dock en kostnad läggas på leasing- 7 TETRA är en förkortning för Terrestrial trunked radio, tidigare Trans-european trunked radio access. TETRA är en standard för mobila radiosystem. Systemet används bland annat inom räddningstjänst, polis, ambulans med flera vid nödsituationer. Göteborgs spårvägar har haft ett radiosystem som gått under benämningen TETRA, vilket användes för kommunikation mellan trafikledning och spårvagnar/bussar. Detta har 2013 ersatts av ett nytt system kallat RAKEL. Men även RAKEL är ett system baserat på TETRA-standarden. För ytterligare information om TETRA och RAKEL se < > 8 Innan spårvagn M32 fick sin modellbeteckning kallades projektet ny spårvagn, vilket även projekt M33 har kallats inledningsvis. Vi har sett fakturor som gått under beteckningen ny spårvagn som har avsett kostnader för både M32 och M33. Detta kan eventuellt vara en orsak till sammanblandningen av fakturor. 9 GASELL är ett s.k. affärssystem. Från och med hösten 2013 fram till våren 2014 är tanken att fasa ut Gasell och ersätta det av ett system kallat WINST 2.0. Ett affärssystem är ett programpaket med integrerade IT-system för att ta hand om informationshantering och administration. Affärssystem är komplexa och är ofta uppbyggda i moduler, varav redovisning normalt är en av de funktioner som tillhandahålls.

13 INTERN STYRNING OCH KONTROLL AV BETALSTRÖMMAR I SPÅRVAGNSPROJEKT M32 13 kostnaden endast då den kan anses höja det leasade objektets värde. 10 Vad detta innebär konkret är till viss del en tolkningsfråga, men om en kostnad inte kan sägas höja det leasade objektets värde då ska den inte heller utgöra en leasingkostnad. Vi har i granskningen påträffat fakturor som rimligen inte utgör leasingkostnader. Det gäller till exempel vissa konsultkostnader, bland annat kostnaden för de konsulter som anlitats för att gå igenom projektet i syfte att reda ut tidigare gjorda fel i redovisningen kring M32. Vi har inte kunnat se att det finns beslut i trafiknämnden eller i något annat beslutsforum om riktlinjer eller andra principiella ställningstaganden om hur kostnaderna ska fördelas som leasingkostnad eller som driftkostnad. Underlag och dokumentation När en faktura kommer till KLAB för betalning från trafikkontoret rör det sig som vi tidigare konstaterat oftast om en samlingsfaktura. Ett flertal olika fakturor samlas ihop på Göteborgs Spårvägar och skickas vidare till trafikkontoret som i sin tur skickar dessa som en samlingsfaktura till KLAB. Vanligen efter det att trafikkontoret dessutom har lagt till ytterligare fakturor. Det kan till exempel handla om konsulter som skickar sina fakturor direkt till trafikkontoret. När en samlingsfaktura ställs samman ska underlag finnas som anger vilka olika kostnader samlingsfakturan avser. De samlingsfakturor Göteborgs Spårvägar skickar till trafikkontoret och som går vidare till KLAB är i delar bristfälliga med avseende på fakturaunderlag. I ett flertal fall saknas sådana underlag helt. På vissa fakturor står att underlag har skickats med e-post till KLAB, men på KLAB uppges att så ej har skett. I dessa fall har KLAB å sin sida inte heller vänt sig till trafikkontoret och begärt in de saknade underlagen. Enligt uppgifter som framkommit under våra intervjuer har det aldrig ställts några kompletterande frågor från trafikkontoret avseende fakturor som Göteborgs Spårvägar skickar dit. Fakturorna från AnsaldoBreda är i de stickprov vi granskat inte tydliga. Det är vanligtvis svårt att med hjälp av fakturorna från AnsaldoBreda utläsa mer exakt vad för arbete som utförts och i vilken omfattning. Enligt avtal ska det dessutom vara svenska som gäller vid all kommunikation, men fakturor är många gånger utställda på engelska 10 Se Rådet för kommunal redovisning, Rekommendation Anskaffningsvärdet för en materiell anläggningstillgång utgörs av inköpspris och kostnader för att få tillgången på plats och i skick för att utnyttjas för sitt ändamål. Som exempel på vad som förutom inköpspriset ska ingå i anskaffningsvärdet för en materiell anläggningstillgång kan nämnas utgifter för iordningställande av plats eller område för installation; leverans och hantering; installation; konsulttjänster såsom arkitekt-, ingenjör- och juristtjänster; lagfart. Som exempel på vad som inte skall ingå i anskaffningsvärdet för en materiell anläggningstillgång kan nämnas administrationskostnader och andra allmänna omkostnader om de inte är direkt hänförbara till anskaffningen; utgifter för provkörning och intrimning eller andra löpande driftsförluster som uppstår i ett inledningsskede innan anläggningen når planerad driftsnivå.

14 INTERN STYRNING OCH KONTROLL AV BETALSTRÖMMAR I SPÅRVAGNSPROJEKT M32 14 och ibland på italienska. Det leder till att det i efterhand blir svårare följa upp reparationer eller andra insatser som AnsaldoBreda utfört i syfte att åtgärda problem och brister i vagnarna. Spårbarheten blir sämre. Enligt en rutin från år 2010 har trafikkontoret beslutat att det ska finnas hänvisning till ramavtal i Gasell. Till varje faktura ska således följa en hänvisning till gällande ramavtal. Vår granskning visar att det i flera fall saknas sådana hänvisningar. På motsvarande sätt ska det enligt en rutin från år 2010 finnas resemedgivande i Gasell, där sådant är aktuellt. Även detta saknas i ett flertal fall. 11 Detta innebär bland annat en risk för otillåten direktupphandling. I samband med resor har flygbiljetter och liknande redovisats i underlagen. Men underlag för utgifter angående måltider och övernattning saknas i vissa fall - åtminstone i anslutning till den aktuella fakturan. I de fall vi granskat framgår inte syftet med resan tydligt, eller så framgår det inte alls. Det kan till exempel anges att en resa har gjorts i studiesyfte, men vi menar att det tydligare och mer exakt bör dokumenteras vilka som deltar och vad det är som ska studeras. Det finns också exempel på representation i våra stickprov. I samband med ett restaurangbesök i Italien finns en notering om en "kvällsaktivitet" vilket vi indirekt kan sluta oss till avser ett restaurangbesök. Det är inget som är anmärkningsvärt med kostnaden men det framgår inte vilka som deltog, vilket som var syftet och det framgår inte tydligt vad det är för aktivitet som avsågs. På liknande sätt saknas även i andra fall uppgifter om syfte och deltagare i samband med restaurangbesök. Reglerna kring detta framgår bland annat av skatteverkets allmänna råd, vilket också god sed i det här fallet 12 baserar sig på. 11 Gasell ska fasas ut och ersättas av nytt system. Se fotnot Skatteverket, Skatteverkets allmänna råd. SKV A 2004:5. Den skattskyldige bör genom anteckning på restaurangnota eller liknande verifikat som utvisar representationsutgifternas storlek, kunna visa sambandet mellan de personer som deltar i representationen och den skattskyldiges förvärvsverksamhet. Detta kan ske genom att på verifikat antecknas uppgift om datum för representationen, namn, yrke eller funktion i företaget avseende samtliga personer mot vilka representationen utövas och det eller de företag som de företräder samt syftet med representationen. Uppgift på verifikat bör antecknas på varaktigt sätt. Enligt Göteborgs Stad Kommunfullmäktige, Göteborgs stads riktlinje för representation, Handling 2013, nr 66, gäller numera att: Redovisningsunderlaget för representationen ska innehålla uppgifter om: datum för representationstillfället; måltidens benämning (lunch, middag etc.); syftet med representationen; namn på samtliga deltagare; namn på de organisationer som gästerna företräder; i förekommande fall ska program bifogas; mervärdesskatt ska vara specificerad på restaurangnotan och andra kvitton; till faktura eller begäran om ersättning för utlägg ska bifogas kvitton i original; faktura/ restaurangnota ska innehålla specificerade uppgifter om mat och dryck; fakturan ska innehålla uppgift om eventuellt arrangemang; godkännande i förväg från närmast behörig chef ska bifogas om det krävs enligt riktlinjen.

15 INTERN STYRNING OCH KONTROLL AV BETALSTRÖMMAR I SPÅRVAGNSPROJEKT M32 15 Utöver projektledaren för projekt M32 har vid ett flertal tillfällen konsulter och konsultfirmor anlitats för längre eller kortare perioder. Generellt är underlagen för konsulternas fakturor bristfälliga i den meningen att det finns för lite information om de kostnader som faktureras. I ett fall är i fakturan angiven tidsperiod felaktig. Tillitsorganisering Som framgått omfattar projekt M32 två bolag och en nämnd. Det är sammantaget ett relativt stort antal personer som på ett eller annat sätt är eller har varit inblandade. Men många har varit inblandade på distans och ofta utan djupare inblick i projektet utan en bra helhetsbild. Det är endast ett mindre antal personer som har haft möjlighet att skapa sig en helhetsbild och som har haft en djupare insikt i de underhandsuppgörelser som har avtalats mellan AnsaldoBreda och trafiknämnden. Spårbarheten är dålig på grund av de historiska bristerna i dokumentationen. I vissa fall finns överhuvudtaget ingen dokumentation som medger spårbarhet. Ibland har det som borde dokumenterats vilat på muntlig kommunikation. Allt detta sammantaget har medfört sårbarheter och risker. Organiseringen av projekt M32 kan sett ur ett historiskt perspektiv beskrivas som en organisering byggd på tillit. Samtliga parter i projektet synes ha tagit som sin utgångspunkt att alla andra parter har gjort rätt. Ofta har utgångspunkten dessutom varit att någon annan också ägt och tagit ansvaret. Mycket av ansvaret mellan parterna och de inblandade nyckelpersonerna har varit oreglerat och odokumenterat och rutiner och annat har varit av informell natur. Säkerligen har muntliga överenskommelser förekommit, men det är också uppenbart under våra intervjuer att det ibland finns olika uppfattningar både om vad som har överenskommits och vad som i praktiken också har utförts mot bakgrund av sagda överenskommelser. Inte helt sällan har detta utmynnat i uppfattningen eller kommentaren att det är någon annan som har haft det egentliga eller slutgiltiga ansvaret. På Göteborgs Spårvägar har fakturor och tidrapporter över nedlagd tid samlats ihop. Dessa har attesterats på Göteborgs Spårvägar, sammanställts och skickats vidare till trafikkontoret. Till trafikkontoret har det dessutom inkommit andra fakturor som debiterats projekt M32. Det kan röra sig om till exempel kostnader för konsulter som har anlitats på uppdrag direkt av trafikkontoret. Dessa fakturor har kontrollattesterats på trafikkontoret och skickats till KLAB för betalning tillsammans med fakturorna från Göteborgs Spårvägar. Normalt har detta skett i form av samlingsfakturor. KLAB har betalat huvuddelen av projektets fakturor. Men på KLAB är det och har det varit uppfattningen att de fakturor som inkommer redan är kontrollerade i och med att de är attesterade, vilket i och för sig är ett rimligt antagande. KLAB menar att det egentligen inte är deras uppgift och ansvar att göra egna kontroller, men det har funnits fall där en muntlig avstämning med projektledaren ägt rum. Men någon dokumenterad rutin när och hur detta ska ske har inte funnits, liksom inte heller någon systematisk och transparent dokumentation över de avstämningar som trots allt gjorts. När underlagen som inkommit till KLAB har varit bristfälliga, vilket har förekommit, har detta som regel inte lett till några åtgärder i syfte att komplettera underlagen.

16 INTERN STYRNING OCH KONTROLL AV BETALSTRÖMMAR I SPÅRVAGNSPROJEKT M32 16 När det gäller fakturor som under åren kommit till trafikkontoret har vi noterat att kontrollaktiviteterna i samband med attest, åtminstone tidvis och i vissa fall, har varit bristfälliga. Det är i många fall oklart vilka kontrollaktiviteter som egentligen genomförts då det saknats dokumenterade rutinbeskrivningar. I grund och botten kan frånvaron av denna typ av kontroller antas bygga på att ansvariga på trafikkontoret inte har haft skäl att anta annat än att fakturor som kommer från Göteborgs Spårvägar och från andra håll är korrekta. Det kan antas att detta har haft samband med att nyckelpersonerna i projektet uppfattar att de har arbetat nära varandra, och att detta även har gällt för externt anlitade konsulter. Som vi konstaterat tidigare i rapporten har den tidigare projektledaren för projekt M32, som driver ett privat konsultbolag, skickat fakturor från sitt eget bolag och sedan själv utföra kontrollen av dessa fakturor innan de nästa steg har gått vidare för beslutsattest. Beslutsattestant har normalt varit spårvägens VD. Även detta speglar ett beteende som kan antas vara grundat i att parterna har litat på varandra. På Göteborgs Spårvägar råder enligt vår uppfattning oklarheter om vad en kontrollattest egentligen innebär. Åtminstone såtillvida att den anlitade konsulten själv uppger att han inte attesterat fakturor utan bara stått för kontrollmomentet. Enligt vår bedömning är detta dock samma sak, eller bör vara samma sak, eftersom konsulten har gått in i systemet (Basware) och markerat klartecken. Detta klartecken har sedan följts av en beslutsattest. Detta visar enligt vår uppfattning att det funnits oklarheter kring innebörden av de tillämpade rutinerna. Givetvis måste det finnas tillit och förtroende mellan parterna i en projektorganisation såsom i fallet med M32, eller i vilken organisation som helst. Men förtroende och tillit får inte bli en ersättning för grundläggande intern styrning och kontroll. Chefer, anställda och anlitade konsulter måste kunna lita på varandra, men på systemnivå får tillvägagångssättet inte bygga på oreserverad och okontrollerad tillit. Informella och personrelaterade förhållningssätt ska inte ersätta de grundläggande opersonliga principer som säkerställer ändamålsenliga kontrollaktiviteter. Dessutom, när ett projekt är såpass komplext som i det här aktuella fallet, och då relativt många personer är inblandade, bör det finnas processbeskrivningar, rutinbeskrivningar och någon form av dokumenterad beskrivning av betalströmmarna. Saknas detta blir om inte annat spårbarheten dålig och svårigheter uppstår vid uppföljning. Särskilt om en viss tid förflutit och personer har lämnat projektet och andra som saknar historiken tillkommit. Det senare pekar på ytterligare en risk. Projektet blir alltför personberoende och därmed sårbart i en utsträckning som i sig utgör en stor risk. Förändringar under år 2014 De flesta av observationerna i granskningen avser händelser eller situationer som ägt rum eller uppstått innan år Under våren 2014 inledde trafikkontoret en översyn av projekt M32. Förändringar av projektstyrningen började genomföras. Det har tillsatts en ny projektledare. Projektledaren är anställd på trafikkontoret. Under sommaren 2014 beslutades om budget och om nya projektdirektiv. Mål för projektet har förtydligats, liksom avgränsningar avseende uppdraget. Projektledarens ansvar och mandat är också tydliggjort. Det har också uttryckligen fastställts att det är trafikdirektören som är projektägare, på uppdrag av trafiknämnden. Projektägaren beslutar om projektets direktiv och budget. Enligt det nya projektdirektivet har

17 INTERN STYRNING OCH KONTROLL AV BETALSTRÖMMAR I SPÅRVAGNSPROJEKT M32 17 projektet två referensgrupper en politisk grupp och en tjänstemannagrupp. I princip består dessa båda grupper av politiker och chefstjänstemän från de berörda förvaltningarna och bolagen. Det innebär att den tidigare styrgruppens mandat har preciserats. Det är nu klart uttalat att referensgruppernas mandat enbart är rådgivande. Enligt den nya instruktionen ska fakturor kontrollattesteras av den nya projektledaren.

18 INTERN STYRNING OCH KONTROLL AV BETALSTRÖMMAR I SPÅRVAGNSPROJEKT M32 18 Bedömning Stadsrevisionen bedömer att förutsättningarna för god intern styrning och kontroll har förbättrats i och med de förändringar som genomförts under I och med att kontrollattest överförts på den nya projektledaren bör bland annat förutsättningarna ha förbättrats när det gäller att utöva den kontroll som attesteringen förutsätter. Sett ur ett historiskt perspektiv är det dock stadsrevisionens bedömning att det i väsentliga avseenden brustit i fråga om rutiner och dokumentation. I vissa fall har tillvägagångssättet på ett uppenbart sätt brutit mot god sed inom redovisningsområdet. Attest och kontroll Det är olämpligt och strider mot god sed att en externt anlitad konsult så som skett kontrollgranskar sina egna fakturor. Detta har dock upphört. Frånvaron av dokumentation och tydliga och transparenta rutiner är en annan påtaglig brist. Framförallt finns en svag kontroll och därmed en risk när fakturor och ansvar skickas från en organisation till en annan. När fakturor har attesterats på trafikkontoret har det inte alltid motsvarats av rimliga kontrollaktiviteter. Samma sak kan sägas efter att fakturorna i nästa led skickats från trafikkontoret till KLAB (Kommunleasing i Göteborg AB). När det gäller KLAB menar vi dock att det ligger en viss rimlighet i synsättet att den som skickar fakturorna redan måste ha utfört tillräckliga kontrollaktiviteter, men å andra sidan är det ingen god ordning att förhålla sig passiv utifall väsentliga brister i underlagen ändå identifieras när fakturor anländer från andra förvaltningar eller bolag för betalning. Om så sker måste KLAB begära in ytterligare underlag. Den kontroll som har utövats inom eller i anslutning till projektet har ofta varit informell. Ofta har den varit odokumenterad och vid sidan av normala rutiner. Vi uppfattar att hanteringen från trafikkontorets sida åtminstone delvis och periodvis vilat på antagandet att Göteborgs Spårvägar har utövat tillräcklig kontroll. Ur ett ansvarsperspektiv har det förhållningssättet inte varit rimligt. Eventuellt har projektets styrgrupp bedömts vara en tillräcklig garant för den interna styrningen och kontrollen, men styrgruppen mandat och ansvar under projektets gång framstår som otydlig i detta avseende och kan under alla omständigheter inte överta trafiknämndens kostnadsansvar. Vi pekade i vår första rapport på behovet av en stark intern kontrollfunktion med uppdrag direkt från nämnden självständigt följa stora projekt av det slag som projekt M32 utgör. Våra iakttagelser i denna granskning menar vi stärker denna slutsats ytterligare. I våra stickprov har vi sett att en person utan behörighet har kunnat utföra attest. Detta strider mot gällande riktlinjer. Det rör sig visserligen bara om ett fall i våra stickprov, men det visar att det åtminstone vid det aktuella tillfället inte fanns någon rutin, varken manuell eller automatiserad, som förhindrade detta. Vi bedömer att detta är en väsentlig brist. När det gäller KLAB och projektets utlandsbetalningar är det en brist att rutinbeskrivningar saknas. Oavsett om rutinen är manuell eller inte bör det finnas en rutinbeskrivning som tydligt anger hur utlandsbetalningarna ska hanteras.

19 INTERN STYRNING OCH KONTROLL AV BETALSTRÖMMAR I SPÅRVAGNSPROJEKT M32 19 Bokföring Vi har i våra stickprov i fem fall sett att fakturor blivit felaktigt bokförda på projekt M32. Vi har sett exempel på detta även efter det att projektorganisationen uppdaterades under våren Vi bedömer att detta är misstag snarare än slarv och vi anser oss inte kunna dra några långtgående slutsatser om brister i den interna kontrollen enbart baserat på dessa observationer av bokföringsfel. De fel vi har sett har i samtliga fall dessutom blivit rättade. Vi menar dock att KLAB borde ställa krav på trafikkontoren att undvika sammanslagningar av fakturor som avser olika projekt. Likaså borde trafikkontoret kunna ställa krav på anlitade konsulter eller andra leverantörer att leverera tillräckligt detaljerade och klargörande fakturaunderlag. Till det hör att begära separata fakturor för olika uppdrag. Vi ser att olika uppdrag faktureras på en och samma faktura. Utöver vad som påtalats ovan vill vi framhålla att projekt M32 bör göra en gränsdragning mellan leasingkostnader och andra tillkommande projektkostnader som inte kan eller bör påföras leasingkostnaden. Till övervägande delen torde alla tillkommande kostnader inom ramen för projekt M32 vara möjliga att betrakta som leasingkostnader. Men det finns också kostnader då en annan bedömning vore mer rimlig. Ökad risk God intern styrning och kontroll reducerar risker och främjar en ändamålsenlig verksamhet. De fel eller brister som påtalas i denna rapport handlar om den interna styrningen och kontrollen. Det medför att risken för felaktiga betalningar och eventuella oegentligheter ökar. Erfarenheten visar också att väsentliga brister i den interna styrningen och kontrollen förr eller senare leder till onödiga fel eller andra problem. Ytters leder det till en ökad risk för förtroendeskada. Samtidigt måste det också understrykas att de brister vi pekar på i denna rapport inte med automatik medför att felaktiga betalningar eller oegentligheter också har ägt rum. Visserligen har bokföringsfel påträffats i våra stickprov, men i dessa fall rör det sig om kostnader som belastar fel konto och inte om felaktiga betalningar. Det finns inget som framkommit i våra stickprov som visar på oegentligheter eller på felaktiga utbetalningar. Projekt M32 har drabbats av väsentliga fördyrningar, 13 men det vore ett felslut att tro att det beror på iakttagelser gjorda i denna rapport. De ökade kostnaderna beror i allt väsentligt på AnsaldoBredas oförmåga att leverera avtalad funktionalitet. Rekommendationer I föreliggande rapport redovisas en granskning av ett stort projekt som har haft flera olika parter inblandade men som trafiknämnden har haft det yttersta ansvaret för. I staden pågår flera olika projekt, inte bara hos trafiknämnden utan även hos andra förvaltningar och bolag. Stadsrevisionen tror att det finns lärdomar att dra från de iakttagelser som görs i denna rapport som inte bara är giltiga för trafiknämnden. 13 Göteborgs Stad, Stadsrevisionen: Granskning av spårvagn M32, Dnr 0211/13

20 INTERN STYRNING OCH KONTROLL AV BETALSTRÖMMAR I SPÅRVAGNSPROJEKT M32 20 Stadsrevisionen ger följande rekommendationer: Stadsrevisionen riktar en rekommendation till trafiknämnden och Göteborgs Spårvägar AB att överväga behovet av ytterligare åtgärder i syfte att stärka den interna styrningen och kontrollen. Rekommendationen ska ses mot bakgrund av de historiska fel eller brister denna rapport belyser. Bland det som bör övervägas är behovet av processbeskrivningar eller rutinbeskrivningar till exempel tydligare beskrivningar av faktureringsrutiner, betalningsrutiner och avstämningsrutiner mellan inblandade parter. Särskilt bör kontrollaktiviteterna lyftas fram i dessa beskrivningar och det bör klargöras om och i så fall när det finns behov av bättre dokumentation. Trafiknämnden rekommenderas att sammanställa bättre fakturaunderlag när samlingsfakturor skickas vidare till Kommunleasing i Göteborg AB. Olika uppdrag bör faktureras på olika fakturor. Trafiknämnden bör i sammanhanget även rikta krav till leverantörer av varor eller tjänster på bättre underlag, i de fall dessa uppvisar brister. Kommunleasing i Göteborg AB rekommenderas att kräva in bättre underlag från trafikkontoret om underlagen inte motsvarar de krav som finns Göteborgs Spårvägar AB rekommenderas att se över sina attestrutiner i syfte att säkerställa att tvåhandsprincipen tillämpas och att kontrollattester sker i enlighet med god sed. Kommunleasing i Göteborg AB rekommenderas att fastställa och dokumentera rutiner för utlandsbetalningar. Trafiknämnden rekommenderas att i sin egenskap som ytterst ansvarig för projektet överväga om nämnden behöver förtydliga eller klargöra sina krav gentemot andra parter i projektet. Trafiknämnden rekommenderas att ta initiativ i syfte att fastställa principer för fördelningen av kostnader mellan leasing och driftskostnader.