TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsen

Transkript

1 : Plats och tid Äppelkriget, kommunhuset i Tomelilla, den, kl Beslutande Se sidan två. Övriga närvarande Kommunchef Britt-Marie Börjesson Kanslichef Johan Linander Kommunikationschef Helene Grafman Skolchef Bengt Persson Fastighetschef Ulrika Olsson HR-chef Johan Lexfors HR-strateg Liselotte Skoglund Integrationsrådets ordförande Jerry Bergström (MP) Utses att justera Torgny Larsson (S) Justerade paragrafer Justeringens plats Kommunkansliet den 8 januari 2019 och tid Underskrifter Sekreterare Johan Linander Ordförande Justerare Leif Sandberg (C) Torgny Larsson (S) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Datum då anslaget sätts upp 8 januari 2019 Datum då anslaget tas ned 31 januari 2019 Förvaringsplats för protokollet Kommunkansliet, kommunhuset, Gustafs Torg 16 Underskrift Johan Linander 1

2 : Beslutande Leif Sandberg (C), ordförande Per-Martin Svensson (M), 1:e vice ordförande Lotta Hedström (MP) Marianne Åkerblad (M) Torgny Larsson (S), 2:e vice ordförande Sara Anheden (S) Ida Bornlykke (S) Anders Throbäck (S) Per Gustafsson (SD) Tjänstgörande ersättare Christer Yrjas (C), ersättare för Maria Mickelåker (C) Ewa Carnbrand (M), ersättare för Gun Fisker (SPI) Anders Rosengren (SD), ersättare för Tommy Falk (-) Ej tjänstgörande ersättare Charlotte Rosdala (C) Susanne Balczar Herou (KD) Tina Bergström-Darrell (S) Sejdi Karaliti (S) 2

3 : Ärenden vid dagens sammanträde med 203 Ändringar i föredragningslistan 204 Dialoger och informationsärenden 205 Fördjupningsuppdrag budget Arbetsmiljöpolicy inom Tomelilla kommun 207 Riktlinjer för trafiksäkerhet för Tomelilla kommun 208 Riktlinje för rekrytering 209 Uppdaterat reglemente gällande omställningsstöd och pension till förtroendevalda (OPF-KL) 210 Bostadsförsörjningsstrategi 211 Varumärkesstrategi för Tomelilla på Österlen 212 Grafisk handbok för Tomelilla kommun 213 Hantering av beräknade underskott i Ystad-Österlenregionens miljöförbund Grundprinciper för lokalförsörjningen och lokalinvesteringar 215 Svar på granskningsrapport angående lärarnas arbetsmiljö 216 Uppföljningsgranskning av nämnder och bolag 217 Rapportering av ej verkställda gynnande beslut inom stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), 2:a kvartalet Rapportering av ej verkställda gynnande beslut inom stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), 3:e kvartalet Rapportering av ej verkställda gynnande beslut inom äldre- och handikappomsorgen (SoL), 3:e kvartalet Delegeringsbeslut kommunstyrelsen Anmälningsärenden kommunstyrelsens arbetsutskott 14 november Anmälningsärenden kommunstyrelsens arbetsutskott 28 november Anmälningsärenden kommunstyrelsens arbetsutskott 7 december

4 Ks 203 Dnr KS Ändringar i föredragningslistan s beslut På förslag av ordförande Leif Sandberg (C) beslutar kommunstyrelsen om följande ändringar i föredragningslistan: - Dialogärende kommunpolis Mikael Svensson utgår. - Dialogärende kommunchef Britt-Marie Börjesson utgår. - Dialogärende fastighetschef Ulrika Olsson läggs till. 4

5 Ks 204 Dnr KS 2018/2 Dialoger och informationsärenden s beslut beslutar lägga informationen till handlingarna. Ärendebeskrivning Fastighetschef Ulrika Olsson informerar bland annat om följande: - Genomgång av utbyggnadsplanerna av Lindesborgsskolan och Byavångsskolan. Preliminär kostnad är 44 mnkr för Lindesborgsskolan och 27 mnkr för Byavångsskolan. Partigrupperna ska diskutera internt innan beslut fattas. Delegationen för arbetsmarknads- och näringslivsutvecklings ordförande Charlotte Rosdala (C) informerar bland annat om följande: - Delegationen har haft sitt sista möte och ordförande ger en slutrapport av delegationens verksamhet: Det kommunala aktivitetsstödet (KAA) har följts upp noga, samarbetet med Arbetsförmedlingen har förbättrats avsevärt, en industrimässa har skapats och mycket mer. - Delegationen har gjort en utvärdering som kommer att skickas ut till kommunstyrelsen. I början av 2019 kommer kommunstyrelsens arbetsutskott återkomma med förslag på framtida samarbetsformer för arbetsmarknads- och näringslivsutveckling samt skolan. Integrationsrådets ordförande Jerry Bergström (MP) informerar bland annat om följande: - Rådet har jobbat bra tillsammans med god gemenskap och samtalston. I somras anordnades bland annat sommarskola och cykeltur för ensamkommande tillsammans med verksamheterna. - Rådet föreslår att kommunens medarbetare ska få vidareutbildning i integrationsarbete. Finns en gratis utbildning på Österlens folkhögskola. 5

6 204 forts. - Integrationsrådet lyfter också frågan om ensamkommande som har fått tillfälligt uppehållstillstånd enligt gymnasielagen. Ansvaret för den frågan ligger på familjenämnden. Förvaltningens förslag till beslut lägger dialoger och informationsärenden till handlingarna. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kansliavdelningen, handlingsid: Ks

7 Ks 205 Dnr KS 2017/381 Fördjupningsuppdrag budget 2019 s beslut beslutar ge förvaltningen i uppdrag att sammanställa en förenklad delårsrapport för perioden januari till april 2019 och lämna denna till kommunstyrelsen. Förvaltningen ges även i uppdrag att i denna delårsrapport återrapportera hur de övergripande effektiviseringar i budget 2019 har fördelats inom verksamheterna och vilka åtgärder som har genomförts eller planeras att genomföras för att uppnå en ekonomi i balans. beslutar att delårsrapporten även ska sändas till kommunfullmäktige för information. Ärendebeskrivning Det budgeterade resultatet för 2019 utgör 1% av skatteintäkter, utjämningar och generella statsbidrag. Driftsbudgeten innehåller förvaltningsövergripande effektiviseringar motsvarande 2,9 mnkr samtidigt som ingen inflationsuppräkning har gjorts. Sammantaget innebär detta en minskning av driftsramarna jämfört med 2018, utöver det har kommunstyrelsens buffert för oförutsedda kostnader reducerats till 0,5 mnkr. För att uppnå en ekonomi i balans 2019 krävs fler åtgärder än vad som angetts i budgeten. Det kan inte uteslutas att riksdagen den 12 december antar en annan budget än det förslag som övergångsregeringen lämnat. En ny regering har dessutom möjlighet att när som helst under året ändra i budgeten, genom en s.k. ändringsbudget. Med anledning av det kärva ekonomiska läget för kommunen och den stora osäkerheten gällande de slutliga anslagen i statens budget behövs extra fokus på budgetuppföljning kommande år. 7

8 205 forts. För att säkerställa möjligheten att följa upp kommunens utveckling och ekonomiska ställning finns det behov av att lämna en förenklad delårsrapport omfattande perioden januari-april till kommunstyrelsen. Kommunförvaltningen ska då även redogöra för hur de övergripande effektiviseringar har fördelats i driftsramarna och vilka åtgärder som genomförts eller planerats genomföras. s arbetsutskotts förslag till beslut beslutar ge förvaltningen i uppdrag att sammanställa en förenklad delårsrapport för perioden januari till april 2019 och lämna denna till kommunstyrelsen. Förvaltningen ges även i uppdrag att i denna delårsrapport återrapportera hur de övergripande effektiviseringar i budget 2019 har fördelats inom verksamheterna och vilka åtgärder som har genomförts eller planeras att genomföras för att uppnå en ekonomi i balans. beslutar att delårsrapporten även ska sändas till kommunfullmäktige för information. Beslutsunderlag s arbetsutskott 318/2018, handlingsid: Ks Tidigare behandling s arbetsutskott 318/2018: beslutar ge förvaltningen i uppdrag att sammanställa en förenklad delårsrapport för perioden januari till april 2019 och lämna denna till kommunstyrelsen. Förvaltningen ges även i uppdrag att i denna delårsrapport återrapportera hur de övergripande effektiviseringar i budget 2019 har fördelats inom verksamheterna och vilka åtgärder som har genomförts eller planeras att genomföras för att uppnå en ekonomi i balans. beslutar att delårsrapporten även ska sändas till kommunfullmäktige för information. Beslutet skickas till: Kommunchef Britt-Marie Börjesson Tf. ekonomichef Eva Lundberg 8

9 Ks 206 Dnr KS 2018/338 Arbetsmiljöpolicy inom Tomelilla kommun s beslut beslutar anta ny arbetsmiljöpolicy inom Tomelilla kommun, handlingsid: Ks beslutar att upphäva riktlinjer för arbetsmiljö som antogs Ärendebeskrivning Nuvarande riktlinje för arbetsmiljön inom Tomelilla kommun togs av Det finns behov av att uppdatera riktlinjens innehåll och HR-avdelningen har därför tagit fram ett förslag om riktlinje som ger bättre förutsättningar för att kunna koppla rutiner inom arbetsmiljöområdet. Eftersom det vedertagna begreppet är arbetsmiljöpolicy och inte riktlinjer för arbetsmiljö så föreslår förvaltningen att kommunstyrelsen ska använda det undantag som finns i reglemente för hantering av styrdokument i Tomelilla kommun: Undantag från terminologin får endast göras inom de områden där lagstiftningen eller praxis är starkt styrande och där det ställs krav på att kommunen upprättar vissa styrdokument, exempelvis översiktsplan och jämställdhetsplan. s arbetsutskotts förslag till beslut beslutar anta nya riktlinjer för arbetsmiljö inom Tomelilla kommun. Beslutsunderlag s arbetsutskott 296/2018, handlingsid: Ks Arbetsmiljöpolicy för Tomelilla kommun, handlingsid: Ks Riktlinjer för arbetsmiljö antagna 2007, handlingsid: Ks Fördelning arbetsmiljöuppgifter i Tomelilla kommun, handlingsid: Ks

10 206 forts. Arbetsmiljöverkets broschyr om förtroendevaldas arbetsmiljöansvar, handlingsid: Ks SKL broschyr om förtroendevaldas arbetsmiljöansvar, handlingsid: Ks Tidigare behandling s arbetsutskott 296/2018: beslutar anta nya riktlinjer för arbetsmiljö inom Tomelilla kommun. Förslag till beslut under sammanträdet Lotta Hedström (MP) yrkar bifall till arbetsutskottets förslag med tillägget att riktlinjer för arbetsmiljö som antogs 2007 ska upphävas. Beslutsgång Efter ställd proposition finner ordförande att kommunstyrelsen beslutar i enlighet med Lotta Hedströms förslag. Beslutet skickas till: HR-chef Johan Lexfors KFS/Pamela Lindqvist 10

11 Ks 207 Dnr KS 2018/337 Riktlinjer för trafiksäkerhet för Tomelilla kommun s beslut och förslag till kommunfullmäktige beslutar anta riktlinjer för trafiksäkerhet för Tomelilla kommun, handlingsid: Ks , med ändringarna att för utlåning stryks i tolfte punkten under rubriken Det innebär att du som medarbetare oavsett uppdrag ansvarar för att du: samt i nionde punkten under rubriken Det innebär att du som chef. Kommunfullmäktige beslutar upphäva gällande reglemente för tjänsteresor, kf 126/2013. Ärendebeskrivning Arbetsgivaren ska enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1). I arbetet ingår bl.a. att undersöka, bedöma, åtgärda och följa upp risker i arbetsmiljön. Tomelilla kommun strävar i alla lägen efter att förebygga riskerna för att någon av våra anställda kan komma att drabbas av ohälsa och olycksfall. Detta innefattar även trafiksäkerheten. Tomelilla kommun saknar idag riktlinjer för trafiksäkerhet och HRavdelningen har därför gjort ett förslag som kompletterar Tomelilla kommuns reglemente för resor i tjänsten. s arbetsutskott diskuterar nuvarande riktlinjer för resor i tjänsten som antogs av kommunfullmäktige den 26 augusti 2013, kf 126/2013, och kommer fram till att dessa ska upphävas. s arbetsutskotts förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar upphäva gällande riktlinjer för resor i tjänsten. beslutar anta riktlinjer för trafiksäkerhet för Tomelilla kommun. 11

12 207 forts. Beslutsunderlag s arbetsutskott 295/2018, handlingsid: Ks Riktlinjer för trafiksäkerhet för Tomelilla kommun, handlingsid: Ks F 13:1 Reglemente för tjänsteresor, handlingsid: Ks Tidigare behandling Kommunfullmäktige 126/2013: Kommunfullmäktige beslutar att anta riktlinjer för resor för Tomelilla kommun med den ändringen att näst sista meningen på sidan 2 i riktlinjerna ska ha följande lydelse: Resor längre än 15 mil bör i första hand ske med kollektivtrafik. s arbetsutskott 295/2018: Kommunfullmäktige beslutar upphäva gällande riktlinjer för resor i tjänsten. beslutar anta riktlinjer för trafiksäkerhet för Tomelilla kommun. Förslag till beslut under sammanträdet Ida Bornlykke (S) yrkar bifall till arbetsutskottets förslag med ändringen att för utlåning stryks i tolfte punkten under rubriken Det innebär att du som medarbetare oavsett uppdrag ansvarar för att du: samt i nionde punkten under rubriken Det innebär att du som chef. Beslutsgång Efter ställd proposition finner ordförande att kommunstyrelsen beslutar i enlighet med Ida Bornlykkes förslag. Beslutet skickas till: Kommunfullmäktige HR-chef Johan Lexfors KFS/Pamela Lindqvist 12

13 Ks 208 Dnr KS 2018/339 Riktlinje för rekrytering s beslut beslutar anta riktlinjer för rekrytering, handlingsid: Ks Ärendebeskrivning HR-avdelningen har tagit fram ett förslag på riktlinjer för rekrytering som ska gälla för Tomelilla kommun. Anledningen till förslaget är att det idag inte finns en riktlinje för rekrytering. Dessutom ska rutinen för rekrytering uppdateras för att följa riktlinjerna. Riktlinjerna sätter grunden för hur alla rekryteringar ska ske inom Tomelilla kommun. Syftet med riktlinjerna är att alla rekryteringar ska ske kompetensbaserat, utifrån lagstiftning samt som ett verktyg för att marknadsföra kommunen som arbetsgivare. s arbetsutskotts förslag till beslut beslutar anta riktlinjer för rekrytering. Beslutsunderlag s arbetsutskott 297/2018, handlingsid: Ks Förslag på riktlinje för rekrytering, handlingsid: Ks Tidigare behandling s arbetsutskott 297/2018: beslutar anta riktlinjer för rekrytering. Beslutet skickas till: HR-chef Johan Lexfors KFS/Pamela Lindqvist 13

14 Ks 209 Dnr KS 2014/220 Uppdaterat reglemente gällande omställningsstöd och pension till förtroendevalda (OPF-KL) s förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar anta uppdaterat reglemente gällande omställningsstöd och pension till förtroendevalda, handlingsid: Ks Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige antog den 17 september 2018, kf 99/2018, reglemente gällande omställningsstöd och pension till förtroendevalda på förslag av organisations- och arvodesberedningen. När organisations- och arvodesberedningen tog fram sitt förslag så hade Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) inte kommit med sitt nya förslag OPF-KL18 och därför fanns de gjorda förändringarna i OPF-KL18 inte med i organisations- och arvodesberedningens förslag. Den största förändringen i OPF-KL18 i jämförelse med OPF-KL14 är ett nytt kapitel om familjeskydd vid förtroendevalds dödsfall. Hela detta kapitel är infört i förslaget till uppdaterat reglemente gällande omställningsstöd och pension till förtroendevalda. De av fullmäktige tidigare beslutade förändringarna i förhållande till SKL:s OPF-KL finns kvar i det här förslaget. s arbetsutskotts förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar anta uppdaterat reglemente gällande omställningsstöd och pension till förtroendevalda. Beslutsunderlag s arbetsutskott 298/2018, handlingsid: Ks Reglemente gällande omställningsstöd och pension till förtroendevalda, handlingsid: Ks

15 209 forts. Tidigare behandling s arbetsutskott 298/2018: Kommunfullmäktige beslutar anta uppdaterat reglemente gällande omställningsstöd och pension till förtroendevalda. Beslutet skickas till: Kommunfullmäktige 15

16 Ks 210 Dnr KS 2018/268 Bostadsförsörjningsstrategi s förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar anta bostadsförsörjningsstrategin, handlingsid: Ks , med redaktionella ändringar. Ärendebeskrivning Den 1 januari 2014 reviderades lagen om kommunernas bostadsförsörjningsansvar. Varje kommun ska med riktlinjer planera för bostadsförsörjningen i kommunen. Syftet med planeringen ska vara att skapa förutsättningar för alla i kommunen att leva i goda bostäder och för att främja att ändamålsenliga åtgärder för bostadsförsörjningen förbereds och genomförs. Riktlinjerna ska antas av kommunfullmäktige varje mandatperiod och minst innehålla: 1. Kommunens mål för bostadsbyggande och utveckling av bostadsbeståndet. 2. Kommunens planerade insatser för att nå uppsatta mål. 3. Hur kommunen har tagit hänsyn till relevanta nationella och regionala mål, planer och program som är av betydelse för bostadsförsörjningen. Uppgifterna ska särskilt grundas på en analys av den demografiska utvecklingen, av efterfrågan på bostäder, bostadsbehovet för särskilda grupper och marknadsförutsättningar. s arbetsutskotts förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar anta bostadsförsörjningsstrategin, handlingsid: Ks Beslutsunderlag 180/2018, handlingsid: Ks Bostadsförsörjningsstrategi Tomelilla kommun ver2, handlingsid: Ks

17 210 forts. Tidigare behandling s arbetsutskott 224/2018: s arbetsutskott beslutar överlämna ärendet till kommunstyrelsen utan förslag. 150/2018: beslutar att strategin ska remitteras till partigrupperna och Österlenhem AB. 180/2018: beslutar återremittera bostadsförsörjningsstrategin till förvaltningen för att inarbeta synpunkter från remissvaren. s arbetsutskott 304/2018: Kommunfullmäktige beslutar anta bostadsförsörjningsstrategin, handlingsid: Ks Förslag till beslut under sammanträdet Torgny Larsson (S) föreslår att kommunstyrelsen ska föreslå kommunfullmäktige att anta bostadsförsörjningsstrategin med redaktionella ändringar. Beslutsgång Efter ställd proposition finner ordförande att kommunstyrelsen beslutar i enlighet med Torgny Larssons förslag. Beslutet skickas till: Kommunfullmäktige 17

18 Ks 211 Dnr KS 2014/391 Varumärkesstrategi för Tomelilla på Österlen s beslut och förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige besluta anta varumärkesstrategin för Tomelilla på Österlen, handlingsid: Ks ger förvaltningen i uppdrag att implementera varumärkesstrategin. Ärendebeskrivning Bakgrund Tomelilla kommun har under lång tid arbetat med att marknadsföra Tomelilla som plats. Dock har marknadsföringen ofta spretat och saknat en röd tråd. Målet har alltför ofta varit att berätta allt till alla, vilket gjort att budskapet blivit urvattnat. För att göra marknadsföringen effektivare, både sett till resultat och kostnad, finns ett behov av att spetsa budskapet och välja målgrupper. En varumärkesplattform ska vara en hjälp för att få presumtiva besökare, inflyttare och företagsetableringar att bli intresserade av platsen, men ska också sätta fokus på att göra redan befintliga invånare till goda ambassadörer för platsen. En kommun kan ansvara för arbetet med bilden av en plats, eller platsvarumärket som man också säger, men kan aldrig helt styra denna bild. Människor, både invånare och andra, samt företag och organisationer delar hela tiden sina bilder av en plats, och är på så sätt medskapare av den totala bilden. Men om kommunen kan skapa en röd tråd i den kommunikation man själv gör om platsen, och om den röda tråden har en tydlig förankring i hur det faktiskt är på platsen, så kan man komma en bit när det gäller att effektivisera bilden och ta sig igenom bruset. 18

19 211 forts. Tomelilla kommun startade i december 2016 ett varumärkesarbete som kom att kallas Bilden av Tomelilla. Arbetet inleddes med att Demoskop gjorde en undersökning på invånare i Skåne och övriga Sverige för att se vad de kände till om Tomelilla och vilken bild de hade. Det som kom fram var att namnet Tomelilla var välkänt, men man visste mycket lite om vad som fanns här. Kopplingen mellan Tomelilla och Österlen var det också få som gjorde. Under 2017 fokuserade arbetet sedan på att samla in synpunkter från invånare, företagare, byalag, barn och unga, politiker och kommunens anställda om vad man gillar med platsen. Synpunkterna samlades in genom möten och webbenkäter. Därefter bearbetades materialet i en intern arbetsgrupp med representanter från många olika verksamheter inom kommunen. Under 2018 har så förslaget till varumärkesstrategi arbetats fram. Sammanfattning Varumärkesstrategin ska styra den marknadsföring kommunen gör för kommunen (det geografiska området). Men även företag och andra organisationer med bas i Tomelilla inbjuds att använde de delar de vill i strategin. Då strategin är beslutad kommer ett förankringsarbete riktad mot näringslivet och föreningarna att göras. Tre styrkeområden är valda för att kunna prioritera och förtydliga kommunikationen. Tre är ett lagom antal styrkeområden då det skapar en viss bredd, men ändå är tillräckligt få för att kunna ge en tydlig bild. Det är mycket vanligt att man använder just tre styrkeområden i arbete med platsvarumärken. Dessa styrkeområden kommer att styra prioriteringar av budskap och i vilka forum marknadsföring ska ske. För att ytterligare förtydliga bilden av Tomelilla, och för att spetsa till kommunikationen, är ett av styrkeområdena valt till huvudprofil. Den aktuella huvudprofilen är vald då det är det av styrkeområdena som är mest unikt och där Tomelilla har en möjlighet att sticka ut på riksnivå. Huvudprofilen är det område där störst fokus kommer att läggas rent kommunikativt. 19

20 211 forts. s arbetsutskotts förslag till beslut Kommunfullmäktige besluta anta varumärkesstrategin för Tomelilla på Österlen, handlingsid: Ks , med redaktionella ändringar. ger förvaltningen i uppdrag att implementera varumärkesstrategin. Beslutsunderlag s arbetsutskott 319/2018, handlingsid: Ks Varumärkesstrategi för Tomelilla på Österlen (ver2), handlingsid: Ks Tidigare behandling s arbetsutskott 319/2018: Kommunfullmäktige besluta anta varumärkesstrategin för Tomelilla på Österlen, handlingsid: Ks , med redaktionella ändringar. ger förvaltningen i uppdrag att implementera varumärkesstrategin. s arbetsutskott 317/2016: s arbetsutskott beslutar att uppdra åt förvaltningen att genomföra ett utvecklingsarbete som ska resultera i en varumärkesstrategi för Tomelilla kommun. Arbetet ska finansieras genom kommunchefens anslag för utveckling. Beslutet skickas till: Kommunfullmäktige 20

21 Ks 212 Dnr KS 2018/368 Grafisk handbok för Tomelilla kommun s beslut beslutar anta den grafiska handboken för Tomelilla kommun, handlingsid: Ks Ärendebeskrivning Tomelilla kommuns tidigare grafiska profil har gällt sedan Då den upplevdes som inaktuell och omodern har en ny grafisk handbok, som möter dagens och morgondagens krav, tagits fram. s arbetsutskotts förslag till beslut beslutar anta den grafiska handboken för Tomelilla kommun, handlingsid: Ks Beslutsunderlag s arbetsutskott 320/2018, handlingsid: Ks Grafisk handbok för Tomelilla kommun, handlingsid: Ks Tidigare behandling s arbetsutskott 320/2018: beslutar anta den grafiska handboken för Tomelilla kommun, handlingsid: Ks Beslutet skickas till: Kommunchef Britt-Marie Börjesson Kommunikationschef Helene Grafman 21

22 Ks 213 Dnr KS 2018/143 Hantering av beräknade underskott i Ystad- Österlenregionens miljöförbund s förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar godkänna att eventuella underskott för åren 2019 och 2020 upp till budgeterade belopp inte ska behöva återställas om de beror på riskinventering av enskilda avlopp, under förutsättning att övriga medlemskommuner fattar motsvarande beslut. Ärendebeskrivning Direktionen i Ystad-Österlenregionens miljöförbund har fattat beslut om budget för 2019 och plan för Beslutet innebär budgeterade underskott för åren 2019 och 2020 på tkr respektive 970 tkr. Orsaken till de budgeterade underskotten är att riskinventering av enskilda avlopp anses behöva genomföras under dessa båda år. Enligt kommunallagen ska en budget upprättas så att intäkterna överstiger kostnaderna. Lagen ger dock utrymme för undantag om det finns så kallade synnerliga skäl. Förbundets bedömning är att det denna gång finns grund att hävda dylika skäl för att inte behöva återställa de budgeterade underskotten. Det är medlemskommunerna, via sina fullmäktige, som i samband med fastställandet av förbundets årsredovisning för respektive år slutligen tar ställning till att godkänna hanteringen av eventuellt uppkomna underskott. Av handlingarna från förbundet framgår att frågan har varit föremål för förankring med företrädare för medlems-kommunerna vid ägarsamråd samt även med förbundets förtroendevalda revisorer. Enligt kommunledningskontorets bedömning bör det ses som rimligt att eventuella underskott för åren 2019 och 2020 upp till budgeterade belopp inte ska behöva återställas om de beror på riskinventering av enskilda avlopp. 22

23 213 forts. s arbetsutskotts förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar godkänna att eventuella underskott för åren 2019 och 2020 upp till budgeterade belopp inte ska behöva återställas om de beror på riskinventering av enskilda avlopp, under förutsättning att övriga medlemskommuner fattar motsvarande beslut. Beslutsunderlag s arbetsutskott 307/2018, handlingsid: Ks Tidigare behandling s arbetsutskott 307/2018: Kommunfullmäktige beslutar godkänna att eventuella underskott för åren 2019 och 2020 upp till budgeterade belopp inte ska behöva återställas om de beror på riskinventering av enskilda avlopp, under förutsättning att övriga medlemskommuner fattar motsvarande beslut. Beslutet skickas till: Kommunfullmäktige 23

24 Ks 214 Dnr KS 2018/197 Grundprinciper för lokalförsörjningen och lokalinvesteringar s beslut beslutar anta i ärendet beskrivna grundprinciper och organisation för lokalförsörjningen. Ärendebeskrivning Lokalkostnaderna är en av kommunens största kostnader. Utan en strategiskt bra lokalförsörjning ökar risken för kortsiktiga lösningar och felbedömningar som kan resultera i höga kostnader. Därför har kommunen ett avgörande ansvar för att lokaler och fastigheter förvaltas och utvecklas på ett sätt som är kostnadseffektivt och ändamålsenligt. Kommunens lokalförsörjningsplan utgår från att kommunens lokaler ska svara upp mot behoven som finns i den kommunala verksamheten. Den övergripande ambitionen ska vara att tillhandahålla ändamålsenliga lokaler till så låg kostnad som möjligt. Detta ska åstadkommas genom att inte ha överytor, samutnyttja lokaler samt avyttra lokaler som inte behövs för kommunens fortsatta verksamhet. Kommunens verksamhet ska bedrivas i lokaler som fyller kraven på god inomhusmiljö samt är Energieffektiva. För att åstadkomma bra förutsättningar för att med god framförhållning kunna planera och strukturera kommunens samlade lokalbehov i ett nuläge och i ett långsiktigt perspektiv behöver grundprinciper och strategier för lokalförsörjningen och lokalinvesteringar fastställas. Följande övergripande grundprinciper och strategier föreslås beslutas: 1. Kommunförvaltningen ska ha en övergripande lokalförsörjningsplan som samordnas med kommunförvaltningens planerade verksamheter. 24

25 214 forts. 2. All kommunal verksamhet ska i första hand utnyttja kommunförvaltningens egna befintliga lokaler. 3. Nyinvestering/Nyförhyrning ska endast göras om verksamheten har ett långsiktigt lokalbehov som, efter en behovsutredning, visar sig inte kunna lösas inom befintligt fastighetsbestånd /hyresbestånd. Vid varje investering i ny-, om- eller tillbyggnad ska i beslutsunderlaget redovisas framtida förändring av lokalkostnaden samt effekter på verksamheten. 4. Lokaleffektivitet och flexibilitet ska prioriteras vid ny-, om- eller tillbyggnader. Lokaler ska så långt som möjligt samnyttjas av flera verksamheter, vilket gäller även för befintliga lokaler. Vid tillfälliga lokaler ska dessa, i första hand, tillgodoses inom befintligt fastighetsbestånd, i andra hand genom extern förhyrning. 5. Lokaler ska avvecklas om det, efter analys av de kommunala verksamheternas behov, visar sig att de inte behövs. 6. Fastighetsenheten ansvarar för kommunförvaltningens lokalplanering och hanterar alla kommunens hyresavtal. 7. Förändring av lokalförhyrning beslutas av samhällsbyggnadschef respektive Samhällsbyggnadsnämnden. 8. Nyinvesteringar beslutas av Löpande arbete med lokalförsörjning I kommunens organisation ansvarar kommunens Fastighetsenhet för alla lokalfrågor. För att hantera lokalfrågor i kommunen föreslås finnas en lokalförsörjningsgrupp och en lokalsamordnare. Lokalförsörjningsgruppens uppgift är att matcha verksamheternas lokalbehov med lokaler och tillsammans med lokalsamordnaren ta fram en gemensam övergripande lokalförsörjningsplan som uppdateras, revideras och beslutas årligen. Lokalförsörjningsgruppen är en samverkansgrupp mellan lokalsamordnaren och verksamheterna och är en resurs för lokalsamordnaren. Lokalförsörjningsplanen ska vara knuten till den årliga verksamhetsplaneringen och budgetprocessen. Beslut om verksamhetsplaner tas i respektive nämnd i samband med budgetarbetet. Utifrån sin planering om behov av t.ex. utbildnings-, omsorgsplatser etc. ska varje förvaltning/verksamhet upprätta en prognos för de behov man har för fem år fram i tiden vilken revideras årligen och utgör underlag för lokalförsörjningsplanen. 25

26 214 forts. Organisation lokalförsörjning Lokalförsörjningsgrupp Lokalsamordnaren är ansvarig och sammankallande. Lokalförsörjningsgruppen föreslås bestå av respektive verksamhetsansvarig eller den som denne sätter i sitt ställe, fastighetschefen och lokalsamordnaren. Till gruppen kan tillfälligt adjungeras ekonomichef, vd Österlenhem eller kommunchef efter behov. Lokalsamordnare: Lokalsamordnaren föreslås vara anställd på Fastighetsenheten och har rollen som kommunens beställare av lokaler och är ansvarig och sammankallande i lokalförsörjningsgruppen. Lokalsamordnarens uppgifter är att: 1. Tillse att lokalbehovsprocessen efterlevs. 2. Ansvara för att upprätthålla den kommunala lokalförsörjningsplanen och årligen förelägga den för KS. 3. Upprätthålla kunskap om den lokala hyresmarknaden gällande utbud av lokaler idag och i framtiden. 4. Följa upp nyttjandet, kvalité, och kostnaderna för lokalerna 5. Upprätthålla kunskap om de kommunala verksamheternas nuvarande och framtida lokalbehov. 7. Stödja förvaltningarna till effektivt lokalutnyttjande. 8. Fungera som beställare gentemot kommunens fastighetsbolag. 9. Leda och medverka i kommunens lokalplaneringsgrupp. 10.Utvärdera genomförda större lokalprojekt för vidare information i lokalplaneringsgruppen. s arbetsutskotts förslag till beslut beslutar anta i ärendet beskrivna grundprinciper och organisation för lokalförsörjningen. 26

27 214 forts. Beslutsunderlag s arbetsutskott 321/2018, handlingsid: Ks Tidigare behandling s arbetsutskott 182/2018: s arbetsutskott beslutar ge förvaltningen i uppdrag att skriftligt utarbeta en lokalförsörjningsplan enligt tidigare redovisning. s arbetsutskott 321/2018: beslutar anta i ärendet beskrivna grundprinciper och organisation för lokalförsörjningen. Beslutet skickas till: Familjenämnden Vård och omsorgsnämnden Kultur- och fritidsnämnden Kommunchef Britt-Marie Börjesson Tf. samhällsbyggnadschef Anders Ledskog Fastighetschef Ulrika Olsson Skolchef Bengt Persson Socialchef Viweca Thoresson Kultur- och fritidschef Marina Hansson 27

28 Ks 215 Dnr KS 2018/304 Svar på granskningsrapport angående lärarnas arbetsmiljö s beslut beslutar besvara granskningsrapporten med förvaltningens yttrande. Ärendebeskrivning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Tomelilla kommun granskat familjenämnden i syfte att bedöma ändamålsenligheten och regelöverensstämmelsen i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Revisorernas sammanfattande bedömning är att det finns brister i såväl familjenämndens som kommunstyrelsens systematiska arbetsmiljöarbete. Revisorerna grundar sin bedömning på att varken kommunstyrelsen eller familjenämnden lyft den årliga revisionen av SAM för 2017 i enlighet med fastställd rutin. Därtill kan revisorerna se brister och variationer i arbetsmiljöarbetet på enhetsnivå samtidigt som de också kan konstatera att uppföljningar och systematik i arbetsmiljöarbetet saknas. I enkät och intervjuer framkommer flertalet kritiska uppfattningar från lärare. Utifrån granskningsresultatet i rapporten från oktober 2018 rekommenderar revisorerna kommunstyrelsen att: - Säkerställa att rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet efterlevs och att uppföljning och återrapportering sker enligt plan. Revisorerna ser allvarligt på de brister som framkommit både gällande lärarnas arbetsmiljösituation och gällande avsaknad av systematik kring arbetet med lärarnas arbetsmiljö. Revisorerna ser särskilt allvarligt på situationen på Kastanjeskolan. Revisorerna önskar kommunstyrelsens skriftliga svar framfört senast den 20 december

29 215 forts. Förvaltningen, genom skolchef Bengt Persson och personalchef Johan Lexfors avger följande yttrande: Tomelilla kommunförvaltning jobbar med arbetsmiljöfrågor kontinuerligt under hela året. Som en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet kommer det under november och december att genomföras två medarbetarundersökningar för att förebygga ohälsa och säkerställa en god arbetsmiljö. En riktas till förvaltningens chefer med fokus på organisatoriskt och social arbetsmiljö. Därutöver genomförs en medarbetarenkät för samtliga tillsvidareanställda samt visstidsanställda med pågående månadsanställning om minst 6 månader. Dessa två enkäter kommer att ligga till grund för det framtida arbetsmiljöarbetet samt material för analyser om riktade insatser. Handlingsplaner kommer att utarbetas där respektive chef i samverkan får vidareutveckla det systematiska arbetsmiljöarbetet. En översyn av fördelning av arbetsmiljöuppgifter pågår. En ny fördelning är under framtagande. Under första delen av 2019 kommer den nya fördelningen och dokumentation därav att genomföras för samtliga chefer i Tomelilla kommunförvaltning. Arbetsmetoden för det systematiska arbetsmiljöarbetet uppdateras och kommer att implementeras samtidigt som den nya fördelningen av arbetsmiljöuppgifter genomlyses. Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska uppdateras. Samtliga rutiner, riktlinjer och arbetsmiljöpolicy samt arbetsmetoden för att skapa ett fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete är under översyn. Föregående års arbetsmiljöarbete sammanställs i SAM-revision. Sam-revision redovisas tillsammans med handlingsplan i kommunstyrelsens arbetsutskott. Handlingsplan för nästkommande år redovisas och beslutas därefter i kommunstyrelsen. Under första kvartalet 2019 kommer en arbetsmiljöutbildning att genomföras för nya chefer eller de chefer som upplever sig behöver fylla på sina arbetsmiljökunskaper. HR-avdelningen tar fram ett utbildningsmaterial som utgår från Sunt arbetsliv. Utbildningsmaterialet ska också kunna användas för att utbilda skyddsombud. 29

30 215 forts. s arbetsutskotts förslag till beslut beslutar besvara granskningsrapporten med förvaltningens yttrande Beslutsunderlag s arbetsutskott 310/2018, handlingsid: Ks Missiv granskningsrapport angående lärarnas arbetsmiljö, handlingsid: Ks Granskningsrapport angående lärarnas arbetsmiljö, handlingsid: Ks Tidigare behandling s arbetsutskott 288/2018: s arbetsutskott beslutar remittera revisionsrapporten till förvaltningen för beredning. s arbetsutskott 310/2018: beslutar besvara granskningsrapporten med förvaltningens yttrande. Beslutet skickas till: Revisorerna 30

31 Ks 216 Dnr KS 2018/351 Uppföljningsgranskning av nämnder och bolag s förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar lägga informationen till handlingarna. Ärendebeskrivning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Tomelilla kommun följt upp de granskningar som genomfördes under Resultatet av uppföljningen skickas till kommunstyrelsen och nämnderna för hantering och kännedom. s arbetsutskotts förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar lägga informationen till handlingarna. Beslutsunderlag s arbetsutskott 309/2018, handlingsid: Ks Uppföljningsgranskning av nämnder och bolag, handlingsid: Ks Tidigare behandling s arbetsutskott 309/2018: Kommunfullmäktige beslutar lägga informationen till handlingarna. Beslutet skickas till: Kommunfullmäktige 31

32 Ks 217 Dnr KS 2018/132 Rapportering av ej verkställda gynnande beslut inom stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), 2:a kvartalet 2018 s förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar lägga informationen till handlingarna. Ärendebeskrivning Enligt 28 h lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) har vård och omsorgsnämnden skyldighet att till kommunfullmäktige lämna en statistikrapport över hur många av nämndens beslut enligt 9 LSS som inte verkställts inom tre månader från dagen för respektive beslut. Nämnden ska i rapporten ange vilka typer av bistånd dessa beslut gäller och hur lång tid som har förflutit från dagen för respektive beslut. Även beslut som avbrutits och inte på nytt verkställts inom tre månader från dagen då verkställigheten avbröts ska rapporteras. En kommun som inte verkställer gynnande beslut inom skälig tid riskerar vite. Rapporteringen ska ske en gång per kvartal. 32

33 217 forts. Datum för beslut Typ av beslut Boende enligt 9 p. 9 LSS Boende enligt 9 p. 9 LSS Boende enligt 9 p. 9 LSS Boende enligt 9 p. 9 LSS Väntat antal dygn Datum verkställt Föddår x x x x Orsak till dröjsmål Inget ledigt boende. Tackat nej en gång. Inget boende ledigt. Tackat nej en gång Inget boende ledigt. *Verkställt *I första hand erbjuds ledig lägenhet utifrån beslutsdatumet. Det är dock alltid det individuella behovet som styr. Finns det särskilda skäl så frångås turordningen. s arbetsutskotts förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar lägga informationen till handlingarna. Beslutsunderlag s arbetsutskott 312/2018, handlingsid: Ks Tidigare behandling Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott 78/2018: Vård och omsorgsnämnden beslutar överlämna rapporten till kommunfullmäktige. Vård och omsorgsnämnden 84/2018: Vård och omsorgsnämnden beslutar överlämna rapporten till kommunfullmäktige. 33

34 217 forts. s arbetsutskott 312/2018: Kommunfullmäktige beslutar lägga informationen till handlingarna. Beslutet skickas till: Kommunfullmäktige 34

35 Ks 218 Dnr KS 2018/132 Rapportering av ej verkställda gynnande beslut inom stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), 3:e kvartalet 2018 s beslut Kommunfullmäktige beslutar lägga rapporten till handlingarna. Ärendebeskrivning Enligt 28 h lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) har vård och omsorgsnämnden skyldighet att till kommunfullmäktige lämna en statistikrapport över hur många av nämndens beslut enligt 9 LSS som inte verkställts inom tre månader från dagen för respektive beslut. Nämnden ska i rapporten ange vilka typer av bistånd dessa beslut gäller och hur lång tid som har förflutit från dagen för respektive beslut. Även beslut som avbrutits och inte på nytt verkställts inom tre månader från dagen då verkställigheten avbröts ska rapporteras. En kommun som inte verkställer gynnande beslut inom skälig tid riskerar vite. Rapporteringen ska ske en gång per kvartal. 35

36 218 forts. Datum för beslut Typ av beslut Boende enligt 9 p. 9 LSS Boende enligt 9 p. 9 LSS Boende enligt 9 p. 9 LSS Boende enligt 9 p. 9 LSS Boende enligt 9 p. 9 LSS Boende enligt 9 p. 9 LSS Boende enligt 9 p. 9 LSS Boende enligt 9 p. 9 LSS Väntat antal dygn Datum verkställt Föddår x x x x x x x x Orsak till dröjsmål Inget ledigt boende. Tackat nej en gång. Inget boende ledigt. Tackat nej en gång Inget boende ledigt. *Verkställt Köper plats i väntan på ledigt boende Inget boende ledigt. Inget boende ledigt. Inget boende ledigt. *I första hand erbjuds ledig lägenhet utifrån beslutsdatumet. Det är dock alltid det individuella behovet som styr. Finns det särskilda skäl så frångås turordningen. s arbetsutskotts förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar lägga rapporten till handlingarna. 36

37 218 forts. Beslutsunderlag s arbetsutskott 313/2018, handlingsid: Ks Tidigare behandling Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott 82/2018: Vård och omsorgsnämnden beslutar överlämna rapporten till kommunfullmäktige. Vård och omsorgsnämnden 86/2018: Vård och omsorgsnämnden beslutar överlämna rapporten till kommunfullmäktige. s arbetsutskott 313/2018: Kommunfullmäktige beslutar lägga rapporten till handlingarna. Beslutet skickas till: Kommunfullmäktige 37

38 Ks 219 Dnr KS 2018/133 Rapportering av ej verkställda gynnande beslut inom äldre- och handikappomsorgen (SoL), 3:e kvartalet 2018 s beslut Kommunfullmäktige beslutar lägga rapporten till handlingarna. Ärendebeskrivning Enligt 16 kap 6 h socialtjänstlagen (SoL) har vård och omsorgsnämnden skyldighet att till kommunfullmäktige lämna en statistikrapport över hur många av nämndens beslut enligt 4 kap 1 SoL som inte verkställts inom tre månader från dagen för respektive beslut. Nämnden ska i rapporten ange vilka typer av bistånd dessa beslut gäller och hur lång tid som har förflutit från dagen för respektive beslut. Även beslut som avbrutits och inte på nytt verkställts inom tre månader från dagen då verkställigheten avbröts ska rapporteras. En kommun som inte verkställer gynnande beslut inom skälig tid riskerar vite. Rapporteringen ska ske en gång per kvartal. För tredje kvartalet 2018 finns inga beslut där verkställighet inte skett inom 90 dagar. s arbetsutskotts förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar lägga rapporten till handlingarna. Beslutsunderlag s arbetsutskott 314, handlingsid: Ks

39 219 forts. Tidigare behandling Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott 80/2018: Vård och omsorgsnämnden beslutar överlämna rapporten till kommunfullmäktige. Vård och omsorgsnämnden 88/2018: Vård och omsorgsnämnden beslutar överlämna rapporten till kommunfullmäktige. s arbetsutskott 314/2018: Kommunfullmäktige beslutar lägga rapporten till handlingarna. Beslutet skickas till: Kommunfullmäktige 39

40 Ks 220 Dnr KS 2018/4 Delegeringsbeslut kommunstyrelsen s beslut beslutar lägga redovisningen till handlingarna. Ärendebeskrivning 1. Anmälan av delegeringsbeslut för kommunchef m.fl. t.om. september Delegeringsbeslut från samhällsbyggnad oktober Delegeringsbeslut från samhällsbyggnad Delegeringsbeslut från samhällsbyggnad gällande parkeringstillstånd Förvaltningens förslag till beslut Redovisningen av delegeringsbesluten läggs till handlingarna. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kommunledningskontoret, handlingsid: Ks

41 Ks 221 Dnr KS 2018/3 Anmälningsärenden kommunstyrelsens arbetsutskott 14 november 2018 s beslut beslutar lägga anmälningsärendena till handlingarna. Ärendebeskrivning 1. Svar på motion med mera angående höjningar av priser i kollektivtrafiken. 2. Protokoll från sammanträde med Central Samverkansgrupp den 4 maj Protokoll från Sydöstra Skånes Räddningstjänst medlemskommuner den , Protokoll från kommunstyrelsen den 31 oktober 2018, Protokoll från vård och omsorgsnämnden den 25 oktober 2018, s arbetsutskotts förslag till beslut beslutar lägga anmälningsärendena till handlingarna. Beslutsunderlag s arbetsutskott 301/2018, handlingsid: Ks Tidigare behandling s arbetsutskott 301/2018: beslutar lägga anmälningsärendena till handlingarna. 41

42 Ks 222 Dnr KS 2018/3 Anmälningsärenden kommunstyrelsens arbetsutskott 28 november 2018 s beslut beslutar lägga anmälningsärendena till handlingarna. Ärendebeskrivning 1. Skrivelse från tf. verksamhetschef Anders Ledskog den 9 november 2018 om Vidaredelegering till administratör samhällsbyggnad angående parkeringstillstånd för rörelsehindrad. 2. Beslut från kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott den 26 oktober 2018, 49 Förslag på mål för samhällsbyggnadsnämnden Protokoll från kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott den 26 oktober Strukturbild för Skåne- Minnesanteckningar politisk styrgrupp från Koncernkontoret, avdelningen för regionalutveckling. 5. Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott den 7 november 2018, Protokollsutdrag från Vård och omsorgsnämnden 82/2018, Intern kontrollplan 2019 vård och omsorgsnämnden. 7. Minnesanteckningar från medlemssamråd Sydöstra Skånes Samordningsförbund Minnesanteckningar dialogmöte Ystad- och Österlenbanans utveckling Protokoll från valnämnden den 8 november 2018, Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott den 14 november 2018, s arbetsutskotts förslag till beslut beslutar lägga anmälningsärendena till handlingarna. 42

43 222 forts. Beslutsunderlag s arbetsutskott 315/2018, handlingsid: Ks Tidigare behandling s arbetsutskott 315/2018: beslutar lägga anmälningsärendena till handlingarna. 43

44 Ks 223 Dnr KS 2018/3 Anmälningsärenden kommunstyrelsens arbetsutskott 7 december 2018 s beslut beslutar lägga anmälningsärendena till handlingarna. Ärendebeskrivning Protokoll från vård och omsorgsnämnden den 22 november 2018, s arbetsutskotts förslag till beslut beslutar lägga anmälningsärendena till handlingarna. Beslutsunderlag s arbetsutskott 322/2018, handlingsid: Ks Tidigare behandling s arbetsutskott 322/2018: beslutar lägga anmälningsärendena till handlingarna. 44