TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott

Transkript

1 : Plats och tid Svea Hund, Kommunhuset, den, kl Beslutande Övriga närvarande Leif Sandberg (C), ordförande Per-Martin Svensson (M), 1:e vice ordförande Torgny Larsson (S), 2:e vice ordförande Se sidan två. Utses att justera Torgny Larsson (S) Justerade paragrafer Justeringens plats Kommunkansliet 13 december 2018 och tid Underskrifter Sekreterare Johan Linander Ordförande Justerare Leif Sandberg (C) Torgny Larsson (S) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Datum då anslaget sätts upp 13 december 2018 Datum då anslaget tas ned 8 januari 2019 Förvaringsplats för protokollet Kommunkansliet, kommunhuset, Gustafs Torg 16 Underskrift Johan Linander 1

2 : Övriga närvarande Kommunchef Britt-Marie Börjesson Kanslichef Johan Linander Tf. ekonomichef Eva Lundberg Utvecklingschef Helena Berlin Kommunikationschef Helene Grafman Tf. samhällsbyggnadschef Anders Ledskog Fastighetschef Ulrika Olsson Säkerhetssamordnare Dan Bengtsson EU-samordnare Frida Lindén Tiberini Nämndsekreterare Olof Hammar Ärenden vid dagens sammanträde med Kommunstyrelsens arbetsutskott 316 Ändringar i föredragningslistan 317 Dialoger och informationsärenden 318 Fördjupningsuppdrag budget Varumärkesstrategi för Tomelilla på Österlen 320 Grafisk handbok för Tomelilla kommun 321 Grundprinciper för lokalförsörjningen och lokalinvesteringar 322 Anmälningsärenden kommunstyrelsens arbetsutskott 2

3 Ksau 316 Dnr KS Ändringar i föredragningslistan s beslut På förslag av ordförande Leif Sandberg (C) görs följande ändringar i föredragningslistan: - Beslutsärende grundprinciper för lokalförsörjningen och lokalinvesteringar läggs till. - Dialogärende tf. ekonomichef Eva Lundberg läggs till. 3

4 Ksau 317 Dnr KS 2018/2 Dialoger och informationsärenden s beslut beslutar lägga informationen till handlingarna. Säkerhetssamordnare Dan Bengtsson informerar bland annat om följande: - Har varit inbrott på Kastanjeskolan, finns misstänkta personer. - Viktigt att ha god planering inför jullovet då det finns större risker. Kommer att ha viss ökad bevakning av ordningsvakter med ingripanderätt. - Behövs det komplettering av kameror på skolorna så finns det resurser kvar i investeringsreserven. Översyn ska göras före jul. - I övrigt förhållandevis lugnt i samhället. Samarbetet mellan individoch familjeomsorgen och polisen fungerar allt bättre. Tf. ekonomichef Eva Lundberg informerar bland annat om följande: - KPA har räknat fram att vi och många andra kommuner ska betala in stora kompletteringar för pensionsåtagandet. Vi kräver att KPA ska redogöra exakt för hur fakturerade summor har räknats fram. Det är mycket svårt att förklara hur systemet fungerar. EU-samordnare Frida Lindén Tiberini informerar bland annat om följande: - Genomgång av EU-stödsansökningar och andra stödansökningar som har beviljats. Ansökan om digidelcentrum som gjordes till Internetstiftelsen i Sverige tidigare i år har dock avslagits. Diskussion om hur fler projektidéer kan tas fram och förverkligas. Frida får in många idéer om partnersök men ofta i ett för sent skede. - Leif Sandberg (C) efterfrågar en bättre långsiktig plan över vilka sorters ansökningar vi ska göra och hur vi förbättrar kvaliteten. Förvaltningen ska återkomma första kvartalet Många stöd och bidrag kräver medfinansiering och stora arbetsinsatser. Inte alltid lönt att göra ansökningar. 4

5 317 forts. Utvecklingschef Helena Berlin informerar bland annat om följande: - Har haft ett första möte med näringslivet om ny bollhall. Föreningarna är inbjudna till en workshop 17 januari Ser över finansieringsmöjligheter genom stiftelser och fonder. - Har just nu 20 extratjänster i förvaltningen och det ska utökas till 40. Har skrivit en överenskommelse med Kommunal som innebär en begränsning till maximalt 30 extratjänster 2019 och sedan upp till 40 extratjänster Torgny Larsson (S) lägger till att han gärna skulle vilja se en snabbare ökning av antalet extratjänster än den som har överenskommits med Kommunal. Tf. samhällsbyggnadschef Anders Ledskog informerar bland annat om följande: - Tidigare beslutade inköp av tvättmaskiner hinner inte levereras 2018 och då kommer de tas inom 2019 års investeringsbudget. - SÖRF har fått erbjudande om att använda vår tvätthall, men de är tveksamma till om det är en lämplig lösning för dem. - På måndag kommer Miljöförbundets direktion att fatta beslut om nytt hyresavtal, därefter kan överförmyndarenheten flytta. - Byavångskolan och Lindesborgsskolan kan få nya lektionssalar inom befintliga detaljplaner och därmed kan också respektive skolas gymnastiksal bevaras. Information ska ges till kommunstyrelsen den 19 december Sopsug är inköpt och levererad till arbetsmarknadsenheten. - Diskussion huruvida kommunförvaltningen, genom gata/park, ska ha egen grävmaskin och grävmaskinist eller inte. - Karlsborg etapp 2 är klar och nu tar konsult fram plan för etapp3. Diskussion pågår om inköp av mark för etapp 4, men underlaget är inte klart ännu. Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen lägger dialoger och informationsärenden till handlingarna. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kansliavdelningen, handlingsid: Ks Sammanställning av EU-projekt i Tomelilla, handlingsid: Ks Pensionsåtagande KPA 2018, handlingsid: Ks

6 Ksau 318 Dnr KS 2017/381 Fördjupningsuppdrag budget 2019 s förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar ge förvaltningen i uppdrag att sammanställa en förenklad delårsrapport för perioden januari till april 2019 och lämna denna till kommunstyrelsen. Förvaltningen ges även i uppdrag att i denna delårsrapport återrapportera hur de övergripande effektiviseringar i budget 2019 har fördelats inom verksamheterna och vilka åtgärder som har genomförts eller planeras att genomföras för att uppnå en ekonomi i balans. Kommunstyrelsen beslutar att delårsrapporten även ska sändas till kommunfullmäktige för information. Ärendebeskrivning Det budgeterade resultatet för 2019 utgör 1% av skatteintäkter, utjämningar och generella statsbidrag. Driftsbudgeten innehåller förvaltningsövergripande effektiviseringar motsvarande 2,9 mnkr samtidigt som ingen inflationsuppräkning har gjorts. Sammantaget innebär detta en minskning av driftsramarna jämfört med 2018, utöver det har kommunstyrelsens buffert för oförutsedda kostnader reducerats till 0,5 mnkr. För att uppnå en ekonomi i balans 2019 krävs fler åtgärder än vad som angetts i budgeten. Det kan inte uteslutas att riksdagen den 12 december antar en annan budget än det förslag som övergångsregeringen lämnat. En ny regering har dessutom möjlighet att när som helst under året ändra i budgeten, genom en s.k. ändringsbudget. Med anledning av det kärva ekonomiska läget för kommunen och den stora osäkerheten gällande de slutliga anslagen i statens budget behövs extra fokus på budgetuppföljning kommande år. 6

7 318 forts. För att säkerställa möjligheten att följa upp kommunens utveckling och ekonomiska ställning finns det behov av att lämna en förenklad delårsrapport omfattande perioden januari-april till kommunstyrelsen. Kommunförvaltningen ska då även redogöra för hur de övergripande effektiviseringar har fördelats i driftsramarna och vilka åtgärder som genomförts eller planerats genomföras. Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar ge förvaltningen i uppdrag att sammanställa en förenklad delårsrapport för perioden januari till april 2019 och lämna denna till kommunstyrelsen. Förvaltningen ges även i uppdrag att i denna delårsrapport återrapportera hur de övergripande effektiviseringar i budget 2019 har fördelats inom verksamheterna och vilka åtgärder som genomförts eller planeras att genomföras för att uppnå en ekonomi i balans. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse tf. ekonomichef Eva Lundberg, handlingsid: Ks Förslag till beslut under sammanträdet Torgny Larsson (S) yrkar bifall till förvaltningens förslag med tillägget att delårsrapporten även ska sändas till kommunfullmäktige för information. Beslutsgång Efter ställd proposition finner ordförande att arbetsutskottet beslutar i enlighet med Torgny Larssons förslag. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen 7

8 Ksau 319 Dnr KS 2014/391 Varumärkesstrategi för Tomelilla på Österlen s förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktige besluta anta varumärkesstrategin för Tomelilla på Österlen, handlingsid: Ks , med redaktionella ändringar. Kommunstyrelsen ger förvaltningen i uppdrag att implementera varumärkesstrategin. Ärendebeskrivning Bakgrund Tomelilla kommun har under lång tid arbetat med att marknadsföra Tomelilla som plats. Dock har marknadsföringen ofta spretat och saknat en röd tråd. Målet har alltför ofta varit att berätta allt till alla, vilket gjort att budskapet blivit urvattnat. För att göra marknadsföringen effektivare, både sett till resultat och kostnad, finns ett behov av att spetsa budskapet och välja målgrupper. En varumärkesplattform ska vara en hjälp för att få presumtiva besökare, inflyttare och företagsetableringar att bli intresserade av platsen, men ska också sätta fokus på att göra redan befintliga invånare till goda ambassadörer för platsen. En kommun kan ansvara för arbetet med bilden av en plats, eller platsvarumärket som man också säger, men kan aldrig helt styra denna bild. Människor, både invånare och andra, samt företag och organisationer delar hela tiden sina bilder av en plats, och är på så sätt medskapare av den totala bilden. Men om kommunen kan skapa en röd tråd i den kommunikation man själv gör om platsen, och om den röda tråden har en tydlig förankring i hur det faktiskt är på platsen, så kan man komma en bit när det gäller att effektivisera bilden och ta sig igenom bruset. 8

9 319 forts. Tomelilla kommun startade i december 2016 ett varumärkesarbete som kom att kallas Bilden av Tomelilla. Arbetet inleddes med att Demoskop gjorde en undersökning på invånare i Skåne och övriga Sverige för att se vad de kände till om Tomelilla och vilken bild de hade. Det som kom fram var att namnet Tomelilla var välkänt, men man visste mycket lite om vad som fanns här. Kopplingen mellan Tomelilla och Österlen var det också få som gjorde. Under 2017 fokuserade arbetet sedan på att samla in synpunkter från invånare, företagare, byalag, barn och unga, politiker och kommunens anställda om vad man gillar med platsen. Synpunkterna samlades in genom möten och webbenkäter. Därefter bearbetades materialet i en intern arbetsgrupp med representanter från många olika verksamheter inom kommunen. Under 2018 har så förslaget till varumärkesstrategi arbetats fram. Sammanfattning Varumärkesstrategin ska styra den marknadsföring kommunen gör för kommunen (det geografiska området). Men även företag och andra organisationer med bas i Tomelilla inbjuds att använde de delar de vill i strategin. Då strategin är beslutad kommer ett förankringsarbete riktad mot näringslivet och föreningarna att göras. Tre styrkeområden är valda för att kunna prioritera och förtydliga kommunikationen. Tre är ett lagom antal styrkeområden då det skapar en viss bredd, men ändå är tillräckligt få för att kunna ge en tydlig bild. Det är mycket vanligt att man använder just tre styrkeområden i arbete med platsvarumärken. Dessa styrkeområden kommer att styra prioriteringar av budskap och i vilka forum marknadsföring ska ske. För att ytterligare förtydliga bilden av Tomelilla, och för att spetsa till kommunikationen, är ett av styrkeområdena valt till huvudprofil. Den aktuella huvudprofilen är vald då det är det av styrkeområdena som är mest unikt och där Tomelilla har en möjlighet att sticka ut på riksnivå. Huvudprofilen är det område där störst fokus kommer att läggas rent kommunikativt. 9

10 319 forts. Förvaltningens förslag till beslut Kommunfullmäktige besluta anta varumärkesstrategin för Tomelilla på Österlen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse kommunikationschef Helene Grafman, handlingsid: Ks Varumärkesstrategin för Tomelilla på Österlen, handlingsid: Ks Förslag till beslut under sammanträdet Leif Sandberg (C) yrkar bifall till förvaltningens förslag med tillägget att kommunstyrelsen ska ge förvaltningen i uppdrag att implementera varumärkesstrategin. Beslutsgång Efter ställd proposition finner ordförande att arbetsutskottet beslutar i enlighet med Leif Sandbergs förslag. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen 10

11 Ksau 320 Dnr KS 2018/368 Grafisk handbok för Tomelilla kommun s förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar anta den grafiska handboken för Tomelilla kommun, handlingsid: Ks Ärendebeskrivning Tomelilla kommuns tidigare grafiska profil har gällt sedan Då den upplevdes som inaktuell och omodern har en ny grafisk handbok, som möter dagens och morgondagens krav, tagits fram. Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar anta den grafiska handboken för Tomelilla kommun. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse kommunikationschef Helene Grafman, handlingsid: Ks Grafisk handbok för Tomelilla kommun, handlingsid: Ks Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen 11

12 Ksau 321 Dnr KS 2018/197 Grundprinciper för lokalförsörjningen och lokalinvesteringar s förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar anta i ärendet beskrivna grundprinciper och organisation för lokalförsörjningen. Ärendebeskrivning Lokalkostnaderna är en av kommunens största kostnader. Utan en strategiskt bra lokalförsörjning ökar risken för kortsiktiga lösningar och felbedömningar som kan resultera i höga kostnader. Därför har kommunen ett avgörande ansvar för att lokaler och fastigheter förvaltas och utvecklas på ett sätt som är kostnadseffektivt och ändamålsenligt. Kommunens lokalförsörjningsplan utgår från att kommunens lokaler ska svara upp mot behoven som finns i den kommunala verksamheten. Den övergripande ambitionen ska vara att tillhandahålla ändamålsenliga lokaler till så låg kostnad som möjligt. Detta ska åstadkommas genom att inte ha överytor, samutnyttja lokaler samt avyttra lokaler som inte behövs för kommunens fortsatta verksamhet. Kommunens verksamhet ska bedrivas i lokaler som fyller kraven på god inomhusmiljö samt är Energieffektiva. För att åstadkomma bra förutsättningar för att med god framförhållning kunna planera och strukturera kommunens samlade lokalbehov i ett nuläge och i ett långsiktigt perspektiv behöver grundprinciper och strategier för lokalförsörjningen och lokalinvesteringar fastställas. Följande övergripande grundprinciper och strategier föreslås beslutas: 1. Kommunförvaltningen ska ha en övergripande lokalförsörjningsplan som samordnas med kommunförvaltningens planerade verksamheter. 12

13 321 forts. 2. All kommunal verksamhet ska i första hand utnyttja kommunförvaltningens egna befintliga lokaler. 3. Nyinvestering/Nyförhyrning ska endast göras om verksamheten har ett långsiktigt lokalbehov som, efter en behovsutredning, visar sig inte kunna lösas inom befintligt fastighetsbestånd /hyresbestånd. Vid varje investering i ny-, om- eller tillbyggnad ska i beslutsunderlaget redovisas framtida förändring av lokalkostnaden samt effekter på verksamheten. 4. Lokaleffektivitet och flexibilitet ska prioriteras vid ny-, om- eller tillbyggnader. Lokaler ska så långt som möjligt samnyttjas av flera verksamheter, vilket gäller även för befintliga lokaler. Vid tillfälliga lokaler ska dessa, i första hand, tillgodoses inom befintligt fastighetsbestånd, i andra hand genom extern förhyrning. 5. Lokaler ska avvecklas om det, efter analys av de kommunala verksamheternas behov, visar sig att de inte behövs. 6. Fastighetsenheten ansvarar för kommunförvaltningens lokalplanering och hanterar alla kommunens hyresavtal. 7. Förändring av lokalförhyrning beslutas av samhällsbyggnadschef respektive Samhällsbyggnadsnämnden. 8. Nyinvesteringar beslutas av Kommunstyrelsen Löpande arbete med lokalförsörjning I kommunens organisation ansvarar kommunens Fastighetsenhet för alla lokalfrågor. För att hantera lokalfrågor i kommunen föreslås finnas en lokalförsörjningsgrupp och en lokalsamordnare. Lokalförsörjningsgruppens uppgift är att matcha verksamheternas lokalbehov med lokaler och tillsammans med lokalsamordnaren ta fram en gemensam övergripande lokalförsörjningsplan som uppdateras, revideras och beslutas årligen. Lokalförsörjningsgruppen är en samverkansgrupp mellan lokalsamordnaren och verksamheterna och är en resurs för lokalsamordnaren. Lokalförsörjningsplanen ska vara knuten till den årliga verksamhetsplaneringen och budgetprocessen. Beslut om verksamhetsplaner tas i respektive nämnd i samband med budgetarbetet. Utifrån sin planering om behov av t.ex. utbildnings-, omsorgsplatser etc. ska varje förvaltning/verksamhet upprätta en prognos för de behov man har för fem år fram i tiden vilken revideras årligen och utgör underlag för lokalförsörjningsplanen. 13

14 321 forts. Organisation lokalförsörjning Lokalförsörjningsgrupp Lokalsamordnaren är ansvarig och sammankallande. Lokalförsörjningsgruppen föreslås bestå av respektive verksamhetsansvarig eller den som denne sätter i sitt ställe, fastighetschefen och lokalsamordnaren. Till gruppen kan tillfälligt adjungeras ekonomichef, vd Österlenhem eller kommunchef efter behov. Lokalsamordnare: Lokalsamordnaren föreslås vara anställd på Fastighetsenheten och har rollen som kommunens beställare av lokaler och är ansvarig och sammankallande i lokalförsörjningsgruppen. Lokalsamordnarens uppgifter är att: 1. Tillse att lokalbehovsprocessen efterlevs. 2. Ansvara för att upprätthålla den kommunala lokalförsörjningsplanen och årligen förelägga den för KS. 3. Upprätthålla kunskap om den lokala hyresmarknaden gällande utbud av lokaler idag och i framtiden. 4. Följa upp nyttjandet, kvalité, och kostnaderna för lokalerna 5. Upprätthålla kunskap om de kommunala verksamheternas nuvarande och framtida lokalbehov. 7. Stödja förvaltningarna till effektivt lokalutnyttjande. 8. Fungera som beställare gentemot kommunens fastighetsbolag. 9. Leda och medverka i kommunens lokalplaneringsgrupp. 10.Utvärdera genomförda större lokalprojekt för vidare information i lokalplaneringsgruppen. Förvaltningens förslag till beslut föreslår Kommunstyrelsen att besluta att anta i ärendet beskrivna grundprinciper och organisation för lokalförsörjningen. 14

15 321 forts. Beslutsunderlag Grundprinciper för lokalförsörjningen och lokalinvesteringar, handlingsid: Ks Tidigare behandling 182/2018: beslutar ge förvaltningen i uppdrag att skriftligt utarbeta en lokalförsörjningsplan enligt tidigare redovisning. Förslag till beslut under sammanträdet Torgny Larsson (S) yrkar bifall till förvaltningens förslag med tillägget att under övergripande grundprinciper och strategier punkt 4 ska läggas till att det även gäller befintliga lokaler. Beslutsgång Efter ställd proposition finner ordförande att arbetsutskottet beslutar i enlighet med Torgny Larssons förslag. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen 15

16 Ksau 322 Dnr KS 2018/3 Anmälningsärenden kommunstyrelsens arbetsutskott 7 december 2018 s förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar lägga anmälningsärendena till handlingarna. Ärendebeskrivning Protokoll från vård och omsorgsnämnden den 22 november 2018, Förvaltningens förslag till beslut Redovisningen av anmälningsärendena läggs till handlingarna. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kommunledningskontoret, handlingsid: Ks Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen 16