Minnesanteckning till Beredningsgruppen

Transkript

1 Minnesanteckning till Beredningsgruppen Datum/tid: kl Plats: Samordningsförbundet, Platensgatan 5 A Närvarande: Karin Sköld, Lena Elf, Jessica Ängshammar, James Danielsson, Magnus Niklasson Beckkhus, Linn Karlsson, Lena Didriksson, Johanna Hedberg, Monica Du Ritz, Mattias Bergström Övriga: Lena Strindlund, Ruth Lund Sekreterare: Mattias Bergström Dagordning 1. Top of mind Gruppen delgav sina nulägesbilder. Digitalisering blev det gemensamma samtalsämnet, både ur ett verksamhetsperspektiv och ett individperspektiv. Där verksamheterna går mer och mer mot digitalisering av tjänster bland annat i syfte att skapa utrymme för mer personlig kontakt med klienterna, medan många medborgare saknar kunskap och därför söker stöd i att navigera i ett alltmer digitaliserat samhälle. 2. Föregående minnesanteckningar Föregående minnesanteckning tas upp. Överenskommelsen kring Koll behöver uppdateras och alla ombeds läsa och inkomma med reaktioner före nästa möte 13 juni. AF informerar om Samstart och ber att få lägga med information tillsammans med minnesanteckningarna. 3. Ekonomi Verksamheten rullar på enligt plan. 3 juni kommer nya utlysningar från ESF och AMIF har redan i skrivande stund utlyst 250 miljoner med sista ansökningsdatum 2 september. Styrelsen lyfte vid senaste mötet att man har för avsikt att revidera budget och sätta ett nytt ekonomiskt mål för förbundet och Frågan tas upp vid planeringsdagarna i juni. Var och en uppmuntras att undersöka huruvida någon av de diskuterade utlysningarna är intressanta.

2 4. Informationsbrev från förbundschef maj 2019 Mattias påminner om den nya funktionen Lediga platser i katalogen. Ett verktyg för alla handläggare och brukare att varje vecka få uppdaterad information om vilka insatser som har lediga platser. Idag har Drivbänk, Jonsbo, Stockholms stadsmission börjat använda tjänsten och flera andra förbereder uppstart. En annan funktion som är på gång är begreppslistan. Redaktionen räknar med att publicera inom en månad. Möten är bokade för samskapandet av denna lista och i arbetet kommer redaktionen att luta sig bland annat mot den begreppslista som Socialstyrelsen har tagit fram. 5. Junidagarna Programmet är nu klart och vi ser fram emot ett spännande dygn. Program och underlag för diskussion skickas ut inom kort. Jessica berättar att hon fått information med förfrågan om ställningstagande till ett ESFprojekt i Arbetsförmedlingens regi som har namnet Samstart. Projektet riktar sig till ungdomar/unga vuxna i åldern år och har samröre med Samma koll och påminner om Ung Komp. Information om projektet kommer att skickas ut med minnesanteckningarna och vi återkommer till detta i samband med juni-dagarna. Bildspel om Samstart bifogas minnesanteckningarna 6. Tjänstedesign Mattias inledde med att berätta om beredningsgruppens, styrelsens, kansliets och medlemsrådets respektive uppdrag och hur dessa förhåller sig till varandra. Det tydliggjordes att Beredningsgruppen är Samordningsbrons operativa styrgrupp. Vidare, arbete tillsammans med Ruth efter den användarresa som Beredningsgruppen gjorde före årsskiftet. Gruppen uppmuntrades att individuellt och tillsammans finna hinder och möjligheter före, under och efter ett beredningsgruppsmöte och att prioritera mellan dessa. Bland annat framkom ett tydligt önskemål om en bättre struktur i dagordningen. Mål och syfte med varje fråga och också tydliga förväntningar på representanterna. Det är viktigt att det framgår vad som är dialogpunkter och i vilka frågor gruppen förväntas nå ett beslut. En enad beredningsgrupp lyfter önskan om att bli mer konkreta och kansliet svarar att initiativet välkomnas. Ny ordning testas till junidagarnas kallelse. Till hösten ämnar vi också testa en ny rutin att fråga alla representanter via mail inför upprättande av dagordning för ökad delaktighet. Ett förslag om en tydlig tidslinje som visar var vi är i olika processer tas också upp. Kansliet tar idén till sig och tar fram ett förslag. Övrigt material kommer att sammanställas av Ruth som återkommer för fortsatt arbete med gruppen i syfte att vi tillsammans ska uppnå hög kvalitet och värde i vårt arbete.

3 Beredningsgruppen tackar för klargörande information och värdefull workshop. 7. Kartläggning Lena presenterade en nulägesrapport över arbetet med kartläggning och omvärldsanalys. Genom nya visuella verktyg är nu målsättningen att kunna illustrera den karta som vi talat om under en längre tid. Målsättningen är att parterna ska få ett värdefullt verktyg för överblick och samordning. Exempel på parametrar för de olika lagren i kartan skulle kunna vara: Målgrupp Insatser Organisation Arbetssätt Samverkan Ekonomi. Fortsatt dialog under junidagarna. SCÖ bygger upp kapacitet att skapa och uppdatera det här instrumentet löpande. Arbetsgruppen efterfrågar kontaktpersoner hos parterna för att få inblick och samarbete med respektive organisation. När verktyget fungerar och upplevs som överblickbart ämnar förbundet lägga ut tjänsten på hemsidan så att alla kan nyttja kartan i sin vardag. Beredningsgruppen tackar för informationen 8. Samordningsbron Johanna inleder med en hälsning från Brogruppen som just nu upplever att vårens intensiva arbete börjar ge frukt. Mycket återstår samtidigt som allt fler delar i bron faller på plats och ger förutsättningar för oss alla att nå målsättningen med bron ökad samordning som i sin tur leder till högre kvalitet i våra tjänster till brukarna. En rutin som ska förbättras till hösten är arbetet med att snabbt få fram minnesanteckningar så att alla kan följa arbetet och komma förberedda till beredningsgruppens möten i egenskap av operativ styrgrupp för Samordningsbron. Mål och mått har varit i fokus den senaste tiden och här möts vi av utmaningen att fånga obligatorisk data till flera system (ESF, SCB och SUS för att nämna några) samtidigt som alla rutiner ska fungera smidigt i vardagen. Linda, Lena S och Karin arbetar tätt tillsammans med Johanna och våra externa utvärderare, Serus, för att få fram ett optimalt system. Några frågor kvarstår kring vem som får göra vad och möjligen kan vi få viss hjälp av ESF som just nu testar ett nytt digitalt system för att nå förenkling. Till junidagarna ska ett förslag till hälvårsrapportering redovisas. En detalj som tas upp är att det är viktigt att det vid frågor om kön måste finnas minst tre alternativ. Utvecklingsarbetet har fått ett nytt verktyg i det som brogruppen kallar utvecklingsfilen. Där samlar vi alla frågor och utmaningar och kan tydligt se var vi står i respektive process. ESFs krav på lägesrapporter ger oss också goda rutiner att dokumentera vad som händer i de olika delarna av brobygget. Karin och Johanna har också gjort en GAP-analys av vår ansökan, avstämningsrapporten och andra dokument som beskriver mål och syfte med hela satsningen och även om det kvarstår mycket arbete innan alla mål är nådda kan vi konstatera att vi är på rätt väg.

4 Kommunikation är en av de allra viktigaste frågorna att ta tag i under sommaren och hösten. När vi nu blir fler och fler involverade är det av yttersta vikt att vara och en tar ansvar för att hålla sig informerad och samtidigt att det finns lättillgänglig information. Förbundets hemsida uppdateras i skrivande stund och målet är att alla rapporter, minnesanteckningar och metoder ska finnas öppet för alla. De så kallade In-gruppen och Utslussgruppen är nu fulltaliga i sin bemanning och har också kommit igång med sitt arbete. Målet är att det ska finnas tydliga och smidiga rutiner för hur en person kan få ta del av bron samt hur flödet mellan de olika delarna fungerar hela vägen till utslussning. Johanna är sammankallande för In-gruppen och Lena S. för Utslussgruppen. Båda grupperna har bred representation från parterna. Arbetsmiljön i alla de miljöer som vi nu delar är ett annat viktigt fokusområde. Johanna tar kontakt med er alla för att, tillsammans med de resurser som också finns inom organisationernas HR och den vägledning som förbundet fått genom sin arbetsgivarorganisation Sobona, åstadkomma ordning och reda i ansvar och mandatfrågan. En fråga från Brogruppen till Beredningsgruppen gäller Metoddagar eller Temadagar. Syftet är att alla inom bron ska få chans att hitta ett gemensamt språk och en förståelse för den grund som brobygget vilar på. Metodik som tjänstedesign, salutogent förhållningssätt och Agilt arbete är några teman. Beredningsgruppen svarar att detta låter intressant och att flera halvdagar är mer realistiskt än heldagar. Johanna tar fram ett förslag och hoppas att alla kan prioritera detta. Det första temat planeras att bli Tjänstedesign. Här finns ett färdigt koncept utifrån Innovationsguidens tvådagars grundkurs. Syftet är att skapa allmän kännedom, ett gemensamt språk och förhållningssätt. Kursen är utformad för 25 deltagare åt gången. Helst med blandade grupper. Beredningsgruppen enas om att Brogruppen, beredningsgruppen och den nu engagerade personalen i bron bör få gå först. 9. Sammanfattning Beredningsgruppen tackar för en värdefull förmiddag och ser fram emot ytterligare förbättringar i vårt arbete. Vid pennan/mattias Bergström Bilagor: Bildspel om Samstart Sammanställning från tjänstedesignworkshop /6 Lunch till lunch? 30/ Stormöte Drivbänk utv / / / Stormöte Drivbänk utv

5