Rapport efter Krigsarkivets inspektion av arkivvården vid Räddningsverket Sandö den 23 april 2008

Transkript

1 Rapport efter Krigsarkivets inspektion av arkivvården vid Räddningsverket Sandö den 23 april 2008 Närvaro: se bilaga. Förelägganden. I enlighet med RA-FS 1991:1 med ändring 1997:4, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter samt RA-FS 1994:6 med ändring 1997:3, ger Krigsarkivet följande förelägganden efter genomförd inspektion: 1. Arkivbildningen vid Räddningsverket (SRV) Sandö ska avslutas den 31/ , och skolan ska se till att samtliga handlingar som bevaras för framtiden redovisas i skolans arkivförteckning. En ny arkivförteckning påbörjas den 1/ för den nya myndigheten, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). 2. Arkivhandlingar som tillhör SRV Sandö t.o.m ska hållas åtskilda från arkivhandlingar som inkommer eller upprättas efter denna tidpunkt. 3. SRV ska i samarbete med SRV Sandö och övriga skolor fastställa såväl vilka utbildningshandlingar (digitala och pappershandlingar) som vilka övriga arkivhandlingar som finns på skolorna och arkivera dessa. 4. Om SRV avser att i original föra över vissa arkivhandlingar/databaser till den nya myndigheten, ska ansökan härom inkomma till Krigsarkivet. 5. SRV ska fastställa bevaranderutiner för tidigare och nuvarande diarieföringssystem samt eventuellt inkomma med hemställan om gallring av vissa uppgifter som ingår i eller har uttagits från dessa system. 6. SRV ska till Krigsarkivet inkomma med en gallringsutredning avseende systemet CuRSnet samt övriga system där gallringsföreskrift saknas. Krigsarkivet emotser en redogörelse för vidtagna åtgärder senast den 1 december 2008.

2 Krigsarkivets sammanfattande synpunkter. En ny myndighet övertar den 1 januari 2009 den verksamhet som idag finns vid SRV och två andra myndigheter. Krigsarkivet bedömer att SRV:s beredskap inför avslutandet av myndighetens arkivbildning är god men att ett omfattande arbete förestår. Ett grundläggande arbete har utförts inom en arbetsgrupp med representanter för de tre myndigheterna. Krigsarkivet har den 23 april 2008 inspekterat arkivvården hos SRV Sandö, en inspektion som var väl förberedd av skolan och av SRV:s arkivarier. Föregående inspektion ägde rum under hösten 2004 men dessvärre upprättades aldrig något protokoll vid det tillfället. Krigsarkivet bedömer att arkivtjänsten idag sköts på ett fullt tillfredsställande sätt och att rutinerna för hantering och arkivering av allmänna handlingar är goda. En del brister kvarstår; bl.a. så föreläggs skolan att bättre inventera och redovisa vid skolan förekommande undervisningshandlingar. Föreläggandena riktar sig både till skolan och till Räddningsverket centralt. Den viktigaste uppgiften för SRV och för skolan är att avluta arkivbildningen vid kommande årsskifte. Krigsarkivet tillåter sig förhoppningen att tillräckliga resurser ska ställas till förfogande för att utföra detta arbete. Inspektion. Regeringen redovisar i propositionen 2007/08:92 att en ny myndighet inrättas den 1 januari 2009, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). Samtidigt föreslås att SRV, Krisberedskapsmyndigheten (KBM) och Styrelsen för psykologiskt försvar (SPF) läggs ned. Stora delar av de verksamheter som de tre myndigheterna i dag bedriver överförs till den nya myndigheten. En arbetsgrupp har utfört ett förberedande arbete rörande MSB:s framtida dokumenthantering. Enligt gruppens förslag ska de tre nuvarande myndigheterna först och främst fatta beslut rörande avslutande av respektive arkiv. För SRV:s del blir det främst frågan om att - avsluta diariet; - inventera SRV:s allmänna handlingar; - gå igenom SRV:s olika databaser; - hos Krigsarkivet hemställa om att få föra över vissa handlingar/databaser till den nya myndigheten; - göra gallringsutredningar för handlingstyper där gallringsbeslut saknas. En handlingsplan för att implementera ett grundläggande stöd för ärende- och dokumenthantering bör upprättas före den 1 januari För att kunna påbörja införandet av ett sådant och för att strukturera arkivet efter den nya arkivredovisningsmetoden som kommer att fastställas av Riksarkivet att gälla från det första kvartalet år 2009, menar arbetsgruppen att det är nödvändigt att beskriva verksamheter/ processer för MSB. När nu två av SRV:s fyra skolor läggs ner, innebär inte detta att kursverksamheten drastiskt minskar. Det är i stället troligt att SRV Sandö och Revinge tar över ansvaret för en del av de utbildningar som idag ges i Skövde och Rosersberg, men på vilket sätt och i vilken utsträckning är i dagsläget oklart. SRV har beräknat att för nödvändiga inventerings-, ordnings- och förteckningsarbeten åtgår ca 100 timmar per skola. Skolorna kommer att få hjälp av SRV:s båda arkivarier samt av en projektanställd arkivarie. 1. Verksamhet och organisation Skolchefen Rune Moberg är sjuk så istället representeras skolans ledning av hans ersättare Anita Gahlin, biträdande skolchef tillika ansvarig för utbildningen. För närvarande är det c:a 80 anställda inom enheten, mot tidigare 130. Kursutbudet på Sandö är i mycket det samma som på verkets övriga skolor utöver att man här driver flera kurser med internationell inriktning så som minröjning och Partnerskap för fred,

3 PFP-kurser. SRV Sandö har sedan 2005 en organisation som utgår från processer. Tre huvudprocesser finns, lednings-, utbildnings- och utvecklingsprocessen samt tre stödprocesser bestående av internat, service och administration. Processägare ansvarar för de strategiska besluten inom processerna, processledare ansvarar för den operativa styrningen och resursägarna ansvarar för personal, materiel och lokaler. Varje processledare ansvarar för ett processlag där det till exempel ingår lärare, administratörer, ekonomi-, internat- och servicepersonal. De olika lagen har fungerat olika bra men i stort är man nöjd med organisationsprinciperna. Grupperna har även gjort en mer detaljerad kartläggning av sina respektive processer och en inventering av den dokumentation som ingår är på gång. Alla dessa moment av processernas kartläggning kan vara till stor nytta inför verksamhetens övergång till ny myndighet. Att samtliga skolor snart är färdiga med processkartläggningen underlätta förberedelser för en mer enhetlig dokumenthantering inom utbildningsverksamheten framöver. Yttersta ansvaret för planering och genomförande av verkets utbildningar ligger hos Centrum för risk- och sårbarhetsutbildning, CRS, som ligger i Karlstad. Kopplingen mellan CRS och skolornas verksamhet kan tydligare definieras för att beskriva vem som ansvarar för vilka delar av den övergripande utbildningsprocessen och var dokumentationen bevaras. 2. Registratur och arkiv Sedan förra inspektionen har man tillsatt en ny registrator/arkivredogörare vilket har gett goda resultat inom arkivvården och samarbetet med SRV:s arkivarier fungerar utmärkt. Diarieförda handlingar förvaras på registrators rum och flyttas efter 2 år till arkivlokalen. Antalet registrerade ärenden ligger någonstans kring 300 under ett år. Hela SRV registrerar i ett gemensamt diarium men varje regional enhet arkivlägger i en egen serie efter dossiernummer. Förteckningen är uppdaterad till och med 2006 för flera serier. Uppdateringar skickas av arkivredogöraren till Arkis-ansvarig i Karlstad som skriver in dem i systemet och skickar tillbaka färdiga förteckningsblad. Trycksaker som upprättats av SRV Sandö regionalt ska samlas ihop och skickas till SRV:s centrala arkiv. Arkivlokalen är inte formellt godkänd men uppfyller synbart flera krav. Dörren är märkt A 120, strömbrytaren placerad på utsidan och rör med okänd funktion är avstängda. Brandsäkerhet vad gäller väggar och ventilation undersöks inte. I lokalen finns en sektion med främst bevarandehandlingar, grovt räknat 13 hyllmeter. Utöver detta finns här ett plåtskåp med draglådor för personalakter, både pågående och för dem som avslutat sin anställning. De sistnämnda utgör en egen serie. I en annan sektion av hyllor förvaras de gallringsbara handlingarna. Serien för fakturor fylls inte längre på då man sedan snart 2 år tillbaka skannar in hela verkets pappersfakturor i Karlstad och hanteringen sker sedan digitalt. Upphandlingsärenden finns inte här men alla direktbeställningar kommer att bevaras. Detta trots gallringsbeslut RA-MS 2007:1 där det framgår att man kan få gallra handlingar rörande direktupphandling, i de fall värdet inte överstiger ett ringa belopp. Verkets jurister har dock inte ansett att gränsen för ringa värde sammanfaller med den ekonomiska gränsen mellan upphandling och direktupphandling. I arkivet finns inga hemliga handlingar. SRV ställer frågan huruvida handlingar rörande kommunernas materielförråd skulle kunna utgöra en hemlig serie när de förvaras tillsammans, även då varje förråd för sig inte är hemlig. Med tanke på att SRV avvecklade verksamheten redan 1998 och ansvaret då övergick till respektive kommun anser KrA inte att det är troligt. 3. Utbildning Elevadministratören håller sina handlingar på tjänsterummet och de sorteras årsvis. Efter avslutade kurser

4 går handlingarna relativt omgående till slutarkivet. Tidigare fanns ett närarkiv för de studieadministrativa handlingarna men sedan civilpliktsutbildningarna lades ned i augusti 2005 är handlingarnas omfång så litet att det inte längre behövs. Dokumentation från utbildningar som säljs och anpassas till specifika kunder finns samlad i akter och förtecknad som Övriga kurser i arkivet. Handlingar från den tvååriga kursen Skydd mot olyckor, SMO, förvaras i kursakter alltifrån välkomstbrev till avgångsbetyg. Ärenden rörande enskilda elever, såsom byte av kursort eller studieavbrott, förvaras separat och har en gallringsfrist på 10 år. Alla resultat från examinationer från och med 2007 ska bevaras i systemet Asur i enlighet med RA-MS 2007:34. För närvarande registreras de separat på en lista där varje elevs betyg redovisas per kursmoment och måste alltså läggas in i Asur i efterhand. Ett speciellt problem att ta ställning till vid övergången till ny myndighet är vilka handlingar rörande de ej godkända eleverna som måste bevaras t.ex. vad gäller deras uppsatser, och i så fall hur länge,. Eftersom skolan undervisar utifrån ett problembaserat lärande, PBL, ingår numera mycket få obligatoriska läroböcker men desto mer undervisningsmaterial i digital form, till exempel filmer. Här måste identifieras vad som är upprättat av SRV och vad av detta som i så fall bör överlämnas till den nya myndigheten istället för att arkiveras i SRV:s arkiv. En del av verksamheten drivs i projektform. De största projekten är utvecklingsprojekten och de drivs alltid enligt en speciell modell, praktiskt projektstyrning som även är ISO-certifierad. Här finns specificerade regler för vilken typ av dokumentation som ska bevaras, dock upplever registrator att det inte är något kontinuerligt flöde till arkivet av sådana handlingar. Ansvariga handläggare måste upplysas om betydelsen av att nu sammanställa dokumentationen. Mycket information har samlats på de gemensamma diskarna. Här måste en stor genomgång göras där samtliga inblandade aktiveras i att värdera materialet utifrån ett bevarandeperspektiv. När arkivet avslutas blir det en fråga om olika förfaranden med handlingar från olika typer av verksamhet. För sådan verksamhet som helt avslutas ska även arkivet helt avslutas. För verksamhet som fortsätter i den nya myndigheten kan det bli fråga om att antingen slutarkivera handlingarna i SRV:s arkiv eller att eventuellt överföra delar av bestånden till den nya myndigheten. Det är viktigt att skolan inför avvecklingen utreder vilken dokumentation, oavsett om den finns på papper eller i digital form, som absolut måste överföras till den nya myndigheten och vilka handlingar det räcker att kopiera eller att tillfälligt låna över. Med tanke på att två av SRV:s skolor kanske inte längre kommer att drivas i den nya myndighetens regi måste förmodligen en del av de studieadministrativa handlingarna från dem övertas av skolorna i Sandö och Revinge. Detta kommer att kräva en hel del samarbete och gemensamma överläggningar mellan skolorna. SRV Sandö handhar Vattenfall AB:s disciplinärenden för dem inom civilpliktsutbildningen som finns kvar där. Detta görs eftersom Vattenfall inte är en offentlig myndighet och därför inte kan handlägga den typen av ärenden. Ärendeslaget får inte glömmas bort inför genomgången av verksamheter som eventuellt ska föras över. Funktioner inom SRV Sandö har systemansvar för bland annat systemen Hotsoft för hotellbokningar (som ersatt tidigare Rebus), Chemsoft för att möjliggöra delad information om kemikalier på webben samt för RIB, Räddningsverkets informationsbas för alla som arbetar med skydd mot olyckor. Man är även systemansvarig för CuRSnet, som fysiskt ligger på en server i Norge och som används av alla skolorna för administration och presentation av utbildningar på distans. Det är för de vid denna inspektion närvarande ovisst huruvida information redan har gallrats ur systemet eller om vissa delar bara stängts av för vidare användning. Egna system är bland annat det nya Lectora, ett lärarstöd och författarverktyg, Didakt/Algori, ett

5 schemaläggningsprogram samt för skalskyddets räkning, Wincard lås- och passersystem och Tidomat, tidregistrering. Datum som ovan Lisan Nissar Borg