Rapport efter inspektion av arkivvården vid Amfibieregementet (Amf 1) den 29 november

Transkript

1 INSPEKTIONSRAPPORT KrA Dnr / Rapport efter inspektion av arkivvården vid Amfibieregementet (Amf 1) den 29 november 2006 Förelägganden (jmf. Riksarkivets författningssamling (RA-FS) 1997:4) - Amf 1 skall ytterligare komplettera fastställa rutiner för arkivtjänstens bedrivande. - Handlingar som skall bevaras digitalt skall, om så inte har skett, överföras till format för digitalt långtidsbevarande. En plan för digitalt långtidsbevarande av handlingarna skall också upprättas. - Amf 1 arkiv fr.o.m skall förtecknas och i förekommande fall ordnas. Detta inkluderar handlingar i flyttkartong i Amf 1: s arkivlokal samt de äldre journaler som finns vid Försvarshälsan. - Amf 1 skall inkomma med hemställan till KrA om fortsatt vård av äldre notbestånd - Amf 1 skall upprätta förteckning över de ADB-system som används samt en beskrivning av ADB-register enligt 15 kap, 11 Sekretesslagen. Vidtagna åtgärder skall skriftligen redovisas KrA senast Anmärkningar - Amf 1 bör upprätta dokumenthanterings- och arkivbildningsplaner (D/A-planer). - Amf 1 bör komplettera den verksamhetsöverenskommelse rörande arkivtjänsten som är upprättad med FMLOG, med avseende på Amf 1 åtaganden som kund. - Amf 1 bör genomföra grundläggande utbildning av personalen i arkivtjänst. - Amf 1 bör se till att även arbetshandlingar och dyl. rörande projekt bevaras i högre utsträckning. Sammanfattning Den 29 november 2006 utförde KrA arkivinspektion av Amf 1. Vid inspektionen besöktes förutom arkiv och expedition följande enheter: Amfibiebataljonen (Amfbat), fartyget Loke, Försvarshälsan Berga, delar av staben samt Garnisonsenheten (GarnE) Amf 1 inspekterades senast 26 november Vid det tillfället kunde konstateras att arkivtjänsten var bristfällig och Amf 1 förelades att åtgärda de brister som påtalades vid inspektionen. KrA kan konstatera att delar av detta nu har åtgärdats. Arkiv- och expeditionstjänsten har emellertid återigen hamnat lite på undantag i och med Amf 1:s omlokalisering till Berga. KrA har dock, just med hänsyn till omlokaliseringen, en viss förståelse för att Amf 1:s arkivtjänst i dagsläget inte är utan anmärkningar. Vid inspektionen noterades bl.a. att personalens kunskaper om arkivhantering i vissa fall är otillräcklig, att arkivredovisningen släpar efter och att Amf 1 är i behov av bättre styrning och kontroll av sin arkivbildning. Sammantaget innebär detta att arkivtjänsten vid Amf 1 i nuläget inte är tillfredsställande. KrA

2 vill dock påpeka att man vid inspektionen gavs intrycket att Amf 1 har ambitionen att förbättra sin arkivtjänst och att det ändå bland delar av personalen finns goda kunskaper om hanteringen av handlingar. Det yttersta ansvaret för arkivtjänsten vid Amf 1 åvilar förbandschefen. Det är emellertid FMLOG ServE Öst som skall utföra stora delar av arkivtjänsten enligt upprättad verksamhetsöverenskommelse. 1. Krigsarkivet vill efter arkivinspektionen göra följande påpekanden rörande arkivtjänsten 1.1 Arkivbildning och rutiner Sedan förra inspektionen har Amf 1 upprättat vissa rutiner och anvisningar för arkiv- och expeditionstjänstens bedrivande ( , Amf 1 beteckning : 11281). Till stor del är anvisningarna bra, KrA ser särskilt positivt på att det på varje enhet skall finnas befattningshavare med ett visst arkivansvar. KrA anser ändå att rutinerna kan förbättras på ett flertal punkter. Det bör i anvisningarna särskilt understrykas vikten av att inkommen eller upprättad e-post som hör till ett ärende registreras vid expeditionen. KrA vet av erfarenhet att detta är ett problemområde vid i stort sett alla myndigheter. Vidare anser KrA att Amf 1 bör ha en årlig inventering även av de öppna handlingarna. En sådan inventering reducerar riskerna för att handlingar förblir ute på enheterna även när de inte längre behövs för verksamheten. De rutiner som fastställs skall korrespondera med eventuella fastställda D/A-planer (se nedan under ) Det är viktigt att understryka att fastställande av rutiner inte bara skall ske utifrån att detta föreskrivs i lagar och föreskrifter. Ett tungt vägande skäl är också att goda arkivrutiner är ett sätt att kvalitetssäkra den kärnverksamhet som bedrivs vid Amf 1 och som kontinuerligt genererar handlingar som skall tas om hand för arkivering KrA bedömer att Amf 1 är i behov av en inventering av det totala flödet av handlingar som förekommer i verksamheten. Inventeringen bör utmynna i D/A-planer. FMLOG kan vara Amf 1 behjälpligt vid utarbetandet av planer men det är viktigt att personalen vid förbandet stöder FMLOG i detta arbete samt att beslutet att utarbeta D/A-planer är förankrat på ledningsnivå. Även KrA kan ge råd och stöd i detta arbete. Planerna bör bl.a. innehålla uppgifter om vilka handlingar som skall gallras respektive bevaras, fastställda gallringsfrister, sorteringsordning och tidpunkt för arkivläggning. En D/A-plan är ett utmärkt instrument för att skapa en rationell och effektiv arkiv- och dokumenthantering som uppfyller kraven på en god offentlighetsstruktur. Planen är inte bara ett hjälpmedel för arkivpersonalen utan fungerar också som en lathund för den enskilde handläggaren. Planen skall omfatta alla typer av handlingar som inkommer, upprättas och hanteras i verksamheten oavsett om de är digitala eller i pappersform.

3 FMLOG utför stora delar av Amf 1 arkivtjänst enligt upprättad verksamhetsöverenskommelse. Exakt vad som ingår i FMLOG: s åtaganden framgår inte av den överenskommelse som presenterades för KrA vid inspektionen eftersom detta inte preciserats. I nuläget innehåller avtalet bara en uppräkning av vad FMLOG kan göra. Det är däremot bra att avtalet innehåller en rad punkter som tar upp Amf 1: s åtagande som kund. Vid inspektionen diskuterades dels vad överenskommelse bör innehålla och dels vilket ansvar som Amf 1 respektive FMLOG har för arkivtjänsten. Dessa frågor har varit föremål för diskussion sedan FMLOG skapades för snart fem år sedan och har ännu inte fått någon lösning. Vad gäller avtalens innehåll är det en fråga som bör utredas på en högre nivå än förbandsnivå. KrA har vid möten med Högkvarteret (HKV) påtalat behovet av att ta upp frågan på en högre nivå inom FM vilket också HKV anser vara nödvändigt. Ett generellt problem inom FM är att arkivarierna vid FMLOG sällan ges möjligheten att delta vid fastställandet av överenskommelserna och att bristen på kompetens i arkivfrågor vid organisationsenheterna gör att man inte vet vilka tjänster som bör upphandlas för att kunna upprätthålla en god offentlighetsstruktur. KrA anser därför att det vid organisationsenheterna måste finnas viss kompetens i arkivfrågor. Vad avser ansvaret för arkivet råder det inget tvivel om att Amf 1 är ansvarigt för vården av sitt arkiv, detta i enlighet med 4 i Arkivlagen. FMLOG är endast utförare av vissa tjänster. Det är sedan upp till Amf 1 att i dialog med FMLOG kontrollera att den tjänst som man köpt faktiskt i praktiken har blivit utförd. Enligt Amf 1: s avtal skall FMLOG minst en gång varje kvartal kalla till kundmöte för uppföljning etc. Vid dessa möten borde det finnas möjlighet att Amf 1 kan kontrollera i vilken utsträckning upphandlade tjänster utförts Amf 1 vårdar följande arkiv: - Amf 1 Ö, H, KH I Amf 1: s öppna arkivlokal finns även handlingar från KA 1 vars arkiv i övrigt är levererat till KrA. I Amf 1: s arkivlokal för hemliga handlingar finns en flyttkartong med oordnade handlingar. Den innehåller bl.a. upprättade betyg efter avslutad värnpliktstjänstgöring och p-tabell utryckning. Handlingar som skall bevaras skall snarast tas om hand för arkivering samt ordnas och förtecknas Vid Försvarshälsan Berga finns i närarkiv i källaren flera bestånd med äldre, avställda patientjournaler. Journalerna omfattar personal som varit anställd vid nu avvecklade organisationsenheter t.ex. Berga örlogsskolor, Marinens taktiska centrum och Kustflottan. KrA har vid en rad inspektionsrapporter vid Försvarshälsans föregångare (HSE) påpekat att journalerna skall ordnas i avställningsperioder och förtecknas. Ett problem i sammanhanget är att HSE har ingått i olika arkivbildare genom åren och att journalerna har överförts mellan dessa arkivbildare utan att hänsyn har tagits till deras proveniens och utan att KrA har fattat något beslut om överlämnande. Det förefaller som ett alltför omfattande arbete att i efterhand göra avställningar efter de olika arkivbildare som HSE har tillhört varför lösningen istället skulle vara att försöka samla journalerna till en serie och tillföras arkivet efter lämplig arkivbildare. KrA anser inte att journalerna skall tillföras Amf 1: s arkiv

4 eftersom de inte omfattar personal som varit anställda vid Amf 1. Då journalerna alltså i strikt mening egentligen härrör från olika arkivbildare finns det ingen idealisk lösning men efter att ha diskuterat med arkivarierna på FMLOG ServE Öst anser KrA att journalerna bör ingå i arkivet efter Ostkustens marinbas som utgör delproveniens i Marinbasen. HSE/Försvarshälsan tillhörde Ostkustens marinbas fram till dess att Amf 1 lokaliserades till Berga Journaler för de personer som nu är anställda vid någon av enheterna vid Berga skall ingå i arkivet efter Amf 1. Ytterligare ett problem i sammanhanget är vem som är ansvarig för att detta arbete utförs. Journalerna förvaras vid Försvarshälsan som ingår i Amf 1 men det rör ju sig om bestånd som inte har uppkommit genom Amf 1: s verksamhet och som Amf 1 formellt sett aldrig övertagit vården för. Oavsett detta skall de äldre journalerna ordnas, förtecknas och levereras. KrA föreslår att frågan om vem som bär ansvaret för journalernas ordnande avgörs av HKV Vid Amf 1 vårdas även ett äldre notarkiv. Beståndet tillhör formellt sett en äldre, redan avslutad arkivbildning. Enligt vad KrA erfar har Amf 1 velat behålla beståndet eftersom det fortfarande används i musikverksamhet. KrA har inte haft något att invända mot detta så länge Amf 1 inkommer med hemställan om fortsatt vård av notarkivet. KrA anmodade i september 2005 Amf 1 om en sådan hemställan men fick inget svar. En påminnelse sändes ut i mars 2006 men inte heller detta har givit något resultat. Amf 1 anmodas nu återigen om att inkomma med hemställan om fortsatt vård av notbeståndet Arkivförordningen och RA-FS 1997:4 föreskriver att även arbetshandlingar som är betydelse för den fortsatta verksamheten eller för framtida forskning skall tas om hand för arkivering. För Amf 1 del torde en del arbetshandlingar som upprättas vid uppsättandet av den internationella amfibiestyrkan (IAS) och handlingar som upprättas av Provturskommando Amfbåt (PTK Amfbåt) vara av sådan typ att de skall tas om hand för arkivering. Det är sannolikt att det är den enskilde handläggaren som själv är bäst ägnad att bedöma vilka arbetshandlingar som skall tas om hand för arkivering Personakterna för Amf 1: s anställda innehåller vitsord och tjänstgöringsomdömen. Enligt RA-MS 2004:46 skall vitsord och tjänstgöringsomdömen arkiveras enligt särskild ordning och skall inte medfölja personalakten vid byte av organisationsenhet. I övrigt skall rutiner för regelbunden avställning av personalakterna fastställas och inarbetas i D/A-plan Framställning av handlingar Om Amf 1 avser att bevara handlingar digitalt krävs att Amf 1 tar hänsyn till kraven på arkivbeständighet. Detta innebär att Amf 1 måste välja databärare och format som är godkända utifrån dessa krav (se RA-FS 2003:1 och RA-FS 2003:2). För ADB-system, databaser etc. som skall bevaras digitalt skall det finnas en plan för långtidslagring. (Se Arkiv F, kap 14) Grundläggande utbildning i arkivtjänst Enligt vad KrA erfar vid inspektionen föreligger det ett behov hos personalen vid Amf 1 att få någon form av grundläggande utbildning i arkivtjänst. Personalen bör ha grundläggande kännedom om de

5 krav som ställs i arkiv- och offentlighetslagstiftningen. En sådan utbildning kan ges av FMLOG eller av KrA. Som en del av en utbildning kan KrA ta emot Amf 1 för ett studiebesök Arkivredovisning Det föreligger eftersläpningar av Amf 1: s arkivredovisning. Arkivet från och framåt är till största delen oförtecknat, i Amf 1: s arkivlokaler finns ett antal hyllmeter handlingar som ordnats i någon mån. Handlingarna är dock utspridda på ett flertal ställen i lokalen vilket försvårar tillgängligheten till och återsökning i arkivet. Amf 1 skall se till att dessa handlingar ordnas ordentligt och att de förtecknas. Arkivförteckningen, som skall kompletteras årligen, är ytterst ett sökmedel i arkivet såväl för Amf 1 personal som för allmänheten. Avsaknad av arkivförteckning kan innebära att allmänhetens grundlagsstadgade rätt att ta del av allmänna handlingar försvåras. KrA informerades dock vid inspektionen om att detta arbete har påbörjats. Riksarkivet utarbetar för närvarande nya föreskrifter rörande redovisning av statliga myndigheters arkivhandlingar. De nu gällande föreskrifterna innebär att arkivbeståndet skall redovisas systematiskt enligt det s.k. allmänna arkivschemat. Redovisningen sker oavsett medium eller förvaringsplats. De nya föreskrifterna leder till att det gamla arkivschemat försvinner och att dagens arkivförteckningar måste avslutas. En ny förteckning skall påbörjas, där redovisningen knyts till den verksamhet som bedrivs hos myndigheten. Den nya förteckningen skall spegla myndighetens verksamhetsområden och de processer (eller motsv.) som förekommer inom verksamheten. Detta ställer högre krav på FM arkivarier vad gäller insyn och kunskap om den verksamhet som arkivredovisningen skall spegla. Hos myndigheterna skall finnas en verksamhetsstruktur eller registreringsplan som innehåller ett större eller mindre antal processer (eller motsv.) med därtill knutna aktiviteter. Till dessa knyts i sin tur ett antal olika handlingstyper. De faktiska handlingarna redovisas dock på ett sätt som påminner om dagens. Föreskrifterna träder i kraft , sannolikt med en tvåårig dispensperiod. Amf 1 skall lämna nödvändigt stöd för FMLOG arkivhandläggare vid avslutande av den nuvarande arkivförteckningen samt påbörjandet av ny förteckning. När de nya föreskrifterna har fastställts kommer dessa att tillsändas Amf 1 och FMLOG ADB-system Amf 1 saknar en fullständig förteckning över de ADB-system som används i verksamheten (jmf Arkiv F, punkt 12.29) samt beskrivningar av ADB-register i enlighet med kraven i Sekretesslagen 15 kap, 11.

6