Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården vid Försvarsmakten, Amfibieregementet (Amf 1) i Berga den 19 maj 2009.

Transkript

1 Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården vid Försvarsmakten, Amfibieregementet (Amf 1) i Berga den 19 maj Förelägganden. 1. Amf 1 ska, i enlighet med Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1994:6, ändrade 1997:3) och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler, se till att dess arkivhandlingar ges ett tillfredsställande skydd (se avsnitten 6, 7, 8 och 9). 2. Amf 1 ska, i enlighet med 3 och 6 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1, ändrade RA-FS 1997:4 och RA-FS 2008:4) om arkiv hos statliga myndigheter, se till att förteckna äldre originalhandlingar i Niordarkivet och i förekommande fall leverera dem till Krigsarkivet. Fotografier som tas till vara för arkivering ska också redovisas i arkivförteckningen. (Avsnitten 7 och 10) Anmärkningar. 1. Amf 1 bör slutföra arbetet med dokument- och arkivbildningsplaner. 2. Amf 1 bör avvakta med gallring av pappersförlagor, där innehållet skannats eller skrivits in i Profdoc Vision, tills nya gallringsföreskrifter för medicinska journalhandlingar utgivits (avsnitt 9). 3. Amf 1 bör göra ett urval av bildfiler, negativ och filmer som förekommer i försöksverksamheten vid Funktions- och typförbandsavdelningen (FTA) och upprätta ett register över dessa (avsnitt 10).. Krigsarkivet emotser en redogörelse för vidtagna åtgärder avseende ovan uppräknade förelägganden och anmärkningar senast den 18 december Krigsarkivets sammanfattande synpunkter. Krigsarkivet genomförde den 19 maj 2009 en inspektion av arkivvården vid Amf 1. Föregående inspektion ägde rum den 29 november Inspektionen var mycket väl förberedd av Amf 1:s och FMLOG:s personal och inspektörerna mottogs väl vid samtliga enheter. Krigsarkivet anser att arkivvården vid Amf 1 sammantaget är i huvudsak god. Det som framför allt ligger till grund för den bedömningen är att Amf 1 har en god styrning och planering av arkivets framväxt och organisation. Amf 1 har kommit långt med upprättandet av dokument- och arkivbildningsplaner (D/A-planer) för de olika avdelningarna. Planerna ger tydliga och ändamålsenliga riktlinjer för allmänna handlingars handhavande och arkivering. De relativt få brister som uppmärksammades vid inspektionen rör förvaringen av allmänna handlingar i arkivlokalerna och ute på vissa av enheterna. Inspektion 1. Verksamhet och organisation Amf 1 utbildar amfibiesoldater inom flera befattningar som t.ex. kustjägare,

2 attackdykare, amfibieskyttesoldater och tekniker. Amfibiebataljonen är den stridande enheten vid förbandet. Amf 1 är också funktions- och typförbandsansvarigt för Försvarsmaktens amfibieförmåga. 2. Inspektionens omfattning. Inspektionen inleddes med att Amf 1:s stabschef presenterade förbandets verksamhet och organisation. Därefter besöktes i tur och ordning: Närarkivet i byggnad Breidablick, arkivlokal i byggnad Niord, Utbildningsgrupp Södertörn, Försvarshälsan Berga samt Funktions- och typförbandsavdelningen (FTA). Sammantaget behandlades vid inspektionen frågor rörande styrning och planering av arkivbildning och därmed sammanhängande rutiner, arkivredovisning, redovisning av använda adb-system och förvaring av handlingar. 3. Förelägganden och anmärkningar från föregående inspektionstillfälle. - Amf 1 skall ytterligare komplettera fastställda rutiner för arkivtjänstens bedrivande. Åtgärdat. - Handlingar som skall bevaras digitalt skall, om så inte har skett, överföras till format för digitalt långtidsbevarande. En plan för digitalt långtidsbevarande av handlingarna skall också upprättas. Åtgärdat i så måtto att elektroniska kontorsdokument skrivs ut på papper. - Amf 1 arkiv fr.o.m skall förtecknas och i förekommande fall ordnas. Detta inkluderar handlingar i flyttkartong i Amf 1: s arkivlokal samt de äldre journaler som finns vid Försvarshälsan. I allt väsentligt åtgärdat. - Amf 1 skall inkomma med hemställan till KrA om fortsatt vård av äldre notbestånd. Åtgärdat. - Amf 1 skall upprätta förteckning över de ADB-system som används samt en beskrivning av ADB-register enligt 15 kap, 11 Sekretesslagen. Delvis åtgärdat. 4. Allmänt om arkivvården vid Amf 1. Styrning och planering av arkivbildningen. Grundläggande bestämmelser om myndigheters arkiv finns i arkivlagen (SFS 1990:782) och i Arkivförordningen (SFS 1991:446) samt i Riksarkivets författningssamling (RA-FS). I 3 Arkivlagen fastställs att en myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar skall tas om hand för arkivering. I enlighet med Förordning med instruktion för Försvarsmakten (2007:1266) är varje organisationsenhet inom Försvarsmakten att betrakta som myndighet i arkivhänseende och ansvarar därför för vården av sitt eget arkiv. I 3. kap i Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1991:1, ändrade 1997:4 och 2008:4) och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter föreskrivs att varje organisationsenhet fortlöpande ska planera och styra arkivets avgränsning och organisation. Bestämmelserna grundar sig i arkivlagens krav på att myndigheterna ska organisera

3 arkiven så att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas. Det övergripande syftet är att uppnå en god offentlighetsstruktur. En förutsättning för styrning och planering är fastställda rutiner för hur arkiv- och expeditionstjänst ska bedrivas. Rutinerna kan dels innehålla generell information om innehållet i relevanta lagar och föreskrifter på arkivområdet samt övergripande information om ansvarsförhållanden och roller inom myndigheten och dels särskilda rutiner för organisationsenhetens hantering av handlingar. Hanteringsrutinerna bör omfatta en handlings hela livscykel och däri förekommande moment, alltifrån framställning, över hantering och redovisning fram till omhändertagande för arkivering och långsiktigt bevarande. För organisationsenheter med omfattande arkivbildning bör s.k. dokumenthanterings-/arkivbildningsplaner (D/A-planer) upprättas. Det ska poängteras att rutiner inte ska fastställas enbart med anledning av de krav och rekommendationer som finns i lagar och föreskrifter. Ett för myndigheterna tungt vägande skäl torde vara att fungerande arkivrutiner är ett sätt att kvalitetssäkra den kärnverksamhet som bedrivs vid förbandet och som kontinuerligt genererar handlingar som ska tas om hand för arkivering. Fastställda rutiner som är väl kända och tillämpade ute i verksamheten torde för Försvarsmaktens del innebära att fokus kan läggas på kärnverksamhetens bedrivande samt att organisationsenheterna (och FMLOG) slipper tids- och kostnadskrävande efterarbete på samma gång som en god offentlighetsstruktur skapas. Med ledning av det underlag som Krigsarkivet har tagit del av före inspektionen samt vad som framkom vid inspektionen, gör Krigsarkivet bedömningen att Amf 1 har en god styrning och planering av arkivets framväxt och organisation. Som övergripande styrdokument för arkiv- och expeditionstjänsten finns ett avsnitt i Amf 1:s verksamhetsledningssystem (VHL). Detta kommer att ersättas av en arbetsordning (ArbO). Amf 1:s VHL innehåller i sin nuvarande utformning rutiner och ansvarsförhållanden för arkiv- och expeditionstjänst på en övergripande nivå. Krigsarkivet ser med särskild tillfreds-ställelse på att Amf 1:s ansvar för det egna arkivet framgår klart och tydligt, att det fastslås att arkivexemplar ska tas ut av digitala kontorsdokument samt att arkiv-bildningen omfattar även annat än registrerade skrivelser. Sammantaget ges Krigsarkivet genom detta intryck av att Amf 1 inte bara har förstått vikten av en väl fungerande arkiv- och expeditionstjänst utan också omsatt denna insikt i praktiken. Det intrycket förstärks av det faktum att Amf 1 har kommit långt med att utarbeta D/A-planer. Dessa har förvisso fastställts i varierande grad för förbandets olika enheter. Några planer är färdigställda medan det för andra återstår att fylla i en del kom-pletterande uppgifter. Enligt vad som uppgavs kommer arbetet med planerna att fortsätta under hösten. Krigsarkivet uppfattade att de företrädare för Amf 1 som deltog i inspektionen, betraktade planerna som de hjälpmedel vilka de bör ses som och att de rent faktiskt kommer till användning. Här vill också Krigsarkivet ge ett erkännande för det goda arbete som FMLOG: s arkivarier har utfört vad gäller de uppgifter som ingår i deras åtaganden enligt överenskommelsen med Amf 1. Båda parter vittnade också vid inspektionen om att samarbetet dem emellan är utmärkt. 5. Arkivredovisning. Inför inspektionen har Krigsarkivet tagit del av innehållsförteckning samt exempel på

4 förteckning för vissa handlingsserier. Vid inspektionen uppgavs att Amf 1:s arkiv har redovisats i möjligaste utsträckning. Krigsarkivet ser givetvis positivt på att även denna del av arkivvården i allt väsentligt har uppfyllts i enlighet med arkivförfattningarnas bestämmelser. På en mer arkivteoretisk nivå har Krigsarkivet dock synpunkter på hur redovisningen av vissa serier har skett. Med hänsyn till arkivredovisningens syfte som insynsinstrument för allmänheten bör Amf 1 åtminstone överväga att minska antalet serier under vissa av huvudavdelningarna i arkivförteckningen. Som exempel kan nämnas de 20 serier som redovisas under huvudavdelningen A, Protokoll och föredragningslistor. Krigsarkivet föreställer sig att flera av serierna inte är eller förväntas bli särskilt omfattande varför det kan tänkas att de inte kommer att bilda egna volymer, utan förvaras tillsammans med andra serier och sålunda redovisas som s.k. luftserier. Ett sätt att minska antalet redovisade serier är att istället specificera volymernas innehåll i anmärkningskolumnen i arkivförteckningen. Krigsarkivet vill understryka att Amf 1:s nuvarande arkivredovisning inte strider mot arkivförfattningarna varför Krigsarkivets anmärkningar kan lämnas utan avseende. Det ska också nämnas att när Försvarsmakten börjar tillämpa Riksarkivets nya arkivredovisningsföreskrifter (RA-FS 2008:4) kommer arkivredovisningen att ske utifrån Amf 1:s verksamhetsprocesser och följaktligen kommer då arkivredovisningen att se annorlunda ut. I den nya ArbO kommer att redovisas vilka processer som finns (utbildnings-, utvecklings- och insatsprocesser). 6. Närarkiv Breidablick Lokalen fungerar som närarkiv för FMLOG:s expedition. Här förvaras t.ex. registrerade skrivelser, order och daglistor. Lokalen uppfyller inte skyddskraven i Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1994:6, ändrade 1997:3) och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler. De brister som Krigsarkivet kunde uppmärksamma var öppna vägguttag, ventiler som inte är försedda med brandgasspjäll samt eventuellt brandfarligt elkablage i taket. FMLOG ArkivE uppgav att bristerna redan har dokumenterats och redovisats för Amf 1. ArkivE upplyste också om att det kommer att genomföras en konsultledd inventering av samtliga arkivlokaler i Försvarsmakten i syfte att utreda åtgärdsbehovet. Krigsarkivet ser givetvis positivt på detta. 7. Arkivet i Niord. Arkivlokalen är inte godkänd enligt RA-FS 1994:6, med ändring 1997:3, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler, 10 kap. 10, då den är försedd med icke brandgodkända fönster. I lokalen finns AMF 1:s diarieförda handlingar för åren , däcksloggböcker samt handlingar från 4. sjöstridsflottiljen och en rad äldre handlingar från Kustflottan, Sjökrigsskolan m.fl., i många fall så långt tillbaka som 1940-talet. Det är inte bara vanliga pappersdokument utan även fotografier och disketter av äldre typ. Om det rör sig om originalhandlingar ska dessa äldre handlingar förtecknas och levereras till Krigsarkivet. Här finns också noter från Kustartilleriets musikkår, Vaxholms kustartilleriregemente, omkring 10 hyllmeter (storfolio). Amf 1 har nyligen till Krigsarkivet inkommit med en begäran om deponering av dessa noter hos förbandet. 8. Utbildningsgrupp Södertörn. På ett tjänsterum finns bl.a. utbildningskort för frivilligpersonal (från PLIS-systemet),

5 order, minnesanteckningar och handlingar från ca år 2005 och framåt, som ska ned till centralarkivet. Personalakter med avtal, sekretessbevis m.m. förvaras separat. Handlingarna i övrigt står oskyddat i hyllor och ska överföras till arkivlokaler eller säkerhetsskåp som erbjuder skydd mot brand, skadlig fukt m.m. i enlighet med RA- FS 1997:3. En fastställd D/A-plan finns för gruppen, innehållande alla nödvändiga uppgifter. 9. Försvarshälsan. De flesta pappersjournaler har nu förtecknats. Idag förs digital journal i Profdoc Vision och traditionell pappersjournal parallellt. Exempelvis labsvar tas idag inte in i Profdoc. Material från andra vårdgivare, som skannas in i systemet, orsakar en del problem hos Försvarshälsan. Högkvarteret har utgivit Riktlinjer för skanning för Profdoc Vision av datum där det meddelas att pappershandlingar som inskannats i systemet får förstöras. Krigsarkivet har inte godkänt dessa riktlinjer, och dessutom pågår arbete med att uppdatera den föreskrift, RA-MS 2005:50, som styr bevarande och gallring av medicinska journalhandlingar inom Försvarsmakten, varför Amf 1 bör avvakta med gallringen av de inskannade handlingarna. Den uppdaterade gallringsföreskriften kommer att ange gallringsfrist för handlingar som skannats eller skrivits in i systemet. En D/A-plan har utarbetats för Försvarshälsan, men den är ännu inte fastställd. Journaler från Amf 1 och 4.sjöstridsflottiljen finns i icke brandgodkända skåp inne på expeditionen. I enlighet med RA-FS 1997:3 får handlingar förvaras i skåp som ger motsvarande skydd som en arkivlokal utförd enligt föreskriften. Således bör dokumentskåp i brandklass minst 120 P väljas under förutsättning att det är pappershandlingar. Krigsarkivet vill dock påpeka att det under år 2009 vid Riksarkivet kommer att genomföras provningar av olika skåps brandsäkerhet. Det kan därför vara klokt för Amf 1 att avvakta resultaten av provningarna innan nya skåp eventuellt införskaffas. Journalerna är antingen ordnade efter första bokstaven i efternamnet och sedan födelsedatum (gäller de aktuella journalerna) eller enbart efter personnummer (äldre journaler). I ett källararkiv finns journaler ordnade efter verksamhetsort, tillsammans med bl.a. kopior av inkomna skrivelser, vilka kan gallras om originalen är arkiverade och de inte tillför information. 10. Funktions- och typförbandsavdelningen (FTA). Avdelningens uppgift är i korthet att genomföra olika materielförsök och delta i studier avseende båtar. Enheten PTK (Provtryckskommando) är starkt knuten till Försvarets materielverk. På den båt Krigsarkivet var ombord på förvarades däcks- och maskinloggböcker. De flesta handlingarna är annars diarieförda. Upprättade handlingar som remissvar, hemställan om tillstånd m.m., order och rapporter inlämnas till expeditionen och arkiveras. En D/A-plan har upprättats men ännu inte fastställts. Det som avdelningen närmare bör ta itu med är att göra ett urval av alla de fotografier, filmer och bildfiler som tas under försöksverksamheten. I D/A-planen anges att ett särskilt register över FTA:s fotografier och negativ ska upprättas. De fotografier som tas till vara för arkivering ska redovisas i arkivförteckningen. FMLOG ArkivE har för avsikt att inventera de analoga fotona vid Försvarsmaktens organisationsenheter och i ett senare skede även utreda dokumentation och bevarande av digitala bilder.

6 Datum som ovan Peter Nordström 1.arkivarie Carl Billengren Arkivarie